PRIME Academy17 ianuarie 2010

Event managementCapitolul 1.

Planificare şi contactare

Gabriela Percagabriela.perca@gmail.com

Înainte de a începe...

PRIME Academy

Cine sunt? Din partea cui?

EU...ca parte a echipei

“Cultură organizaţională”- evenimentele PRIME – de ce sunt speciale?- evenimentul meu – printre altele- “serious business” – semnătura- logo-ul PRIME – foloseşte-l cu mândrie ;)

PRIME Academy

Planificarea…este cheia succesului…este cea mai importantă parte a organizării

unui eveniment

PRIME Academy

Planificare pre-eventO cercetare...fără sfârşitConcept eveniment

scopul evenimentului structură temă -> “hartă” a temei scopul şi relevanţa temei mijloace perioadă ->O + (N x S) +Cpm/T + He locaţie – vizitează şi află toate detaliile!

“Blueprints” – agenda, plan(uri) B, Gantt, “salvarea bugetului”

PRIME Academy

Planificare pre-event

BugetCercetare invitaţi, parteneri media,

sponsoriIdentitate vizuală ≠ DTP

concept vizual memorabilMape pentru invitaţi, parteneri media,

sponsoriCateringPromovare

PRIME Academy

Mapa de prezentare

PRIME Academy

Mapa de prezentare

Conţine:Descriere evenimentDescriere temă Descriere ediţie curentăEdiţii anterioareDetalii mediaBeneficii – (partener, PRIME)OrganizatorDate de contact

PRIME Academy

Contactarea

Ce-a fost mai întâi: mailul sau telefonul de contactare?

E-mailulcoerent, corect dpdv gramaticalinformaţii de bază: nume, organizaţia, date generale

despre eveniment şi invitaţia de colaborareinclude mapa personalizatămotivaţia

Telefon de confirmare/întărireIf(răspuns negativ) do {alt partener}

PRIME Academy

Un exemplu de email (invitaţie speaker)

BCC: coordonatori

Buna ziua!

Numele meu este Perca Gabriela si va scriu in calitate de organizator al Congresului National al Studentilor la Comunicare, un eveniment marca PRIME Romania (Asociatia Europeana a Studentilor la Comunicare si Relatii Publice). Evenimentul se afla la a sasea editie, iar anul acesta am optat pentru tema New Media.

Congresul National al Studentilor la Comunicare, editia a sasea, va avea loc in perioada ...... si se va concretiza intr-o serie de conferinte, workshop-uri si studii de caz care vor pune in evidenta atat tendintele din domeniu, cat si strategii si metode de abordare a specificului new media.

Consideram importanta participarea dumneavoastra la acest congres dedicat comunicarii deoarece.....

Conferinta "Social Networking - agora digitala" in cadrul careia avem placerea de a va invita va avea loc ........ Ne propunem ca tema sa fie dezbatuta in prezenta moderatorului ........, alaturi de .....si de..........

Pentru orice alte informatii va stau la dispozitie si, de asemenea, astept sugestii.Speram ca propunerea noastra va primi un raspuns pozitiv.Va multumesc pentru timpul dumneavoastra si va doresc o saptamana cat mai buna in continuare!

Cu stima,Gabriela Perca 

 ...semnătura cu nume, telefon, adresa PRIME si linkuri

PRIME Academy

Contactarea telefonicăTrebuie să ştim foarte bine datele evenimentului!Dacă noi credem în ceea ce spunem, vom

convinge!

2 tipuri de convorbiri telefonice:rececaldă

o Trăsăturile unui contact reuşit:o tonulo claritateo vocabularo optimism (entuziasm, friendly approach)

PRIME Academy

Contactarea telefonică

Fazele convorbirii: deschidere, formula de introducereprezentare personalăscurtă prezentare a problemei de interessolicitarea unei întrevederi – opţionaleventuale întrebăriîncheierea

PRIME Academy

Tips & tricksÎntrebi dacă deranjezi, când poţi reveni- propui

tu o dată, orăPregăteşte-te pentru mai multe încercăriInsistă, dar nu “persistă”Mesaj – scurt, clar + destule detalii a.î. să fie uşor de

amintit

Fişă a convorbiriiPortofoliu de obiecţiiSpune-mi “tu”Fii natural!Fii relaxat!

PRIME Academy

Exersează! (Practice makes perfect)

Mai multe în episodul următor...

PRIME Academy