Enterprise Resource Planning (ERP) I

0

Modul

Enterprise ResourcePlanning (ERP) I

Oleh:Galih Kurniawan Sidik

Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) TAZKIA

Modul ERP I STEI Tazkia

1

Daftar IsiDaftar Isi ................................................................................................................................1

Daftar Table ...........................................................................................................................6

Daftar Gambar .......................................................................................................................7

Kata Pengantar.....................................................................................................................10

Bab I.....................................................................................................................................11

Definisi dan Sejarah ERP ....................................................................................................11

1.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................11

1.2 Pendahuluan ...............................................................................................................11

1.3 Definisi ERP...............................................................................................................12

1.3.1 Karakteristik ERP................................................................................................14

1.4 Sejarah ERP ...............................................................................................................14

1.5 Kesimpulan ................................................................................................................23

1.6 Pertanyaan Review.....................................................................................................24

1.7 Tugas ..........................................................................................................................24

Bab II ...................................................................................................................................25

Sistem Informasi dan ERP...................................................................................................25


2.2 Pendahuluan ...............................................................................................................25

2.3 System........................................................................................................................26

2.3.1 Definisi System ...................................................................................................26

2.3.2 Karakteristik System ...........................................................................................27

2.4 Informasi ....................................................................................................................28

2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP................................................................29

2.5.1 Supply Chain Management (SCM) .....................................................................29

2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi ................................................................................30

2.5.3 Sistem Informasi Management............................................................................32

2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM) .....................................................35

2.6 Konsep Dasar ERP.....................................................................................................37

2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERP................................................................................40

2.8 Vendor dan Aplikasi ERP ..........................................................................................41

2.9 Kesimpulan ................................................................................................................43


2

2.10 Pertanyaan Review...................................................................................................45

BAB III ................................................................................................................................46

System Administrator ..........................................................................................................46


3.2 Definisi dan Kewenangan System Administrator.......................................................46

3.3 System Administrator vs. Database Administrator ....................................................47

3.4 Security pada Aplikasi Oracle....................................................................................47

3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi Oracle ..........................................................48

3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi ......................................................................48

3.7 Mendefinisikan Responsibility ...................................................................................49

3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum).................................................50

3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum) ....................................51

3.10 Latihan (Praktikum) .................................................................................................53

Bab IV..................................................................................................................................55

Overview Oracle General Ledger ........................................................................................55


4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi Oracle.............................................................55

4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General Ledger ............................................56

4.4 Overview Accounting Setup Manager........................................................................57

4.5 Konsep Mata Uang Asing ..........................................................................................57

4.6 Standard Reports dan Listing .....................................................................................58

4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG) .........................................................58

BAB V .................................................................................................................................60

Accounting Setup Manager ..................................................................................................60


5.2 Accounting Setup Manager........................................................................................60

5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum) ..........................................61

5.4 Latihan: ......................................................................................................................71

Bab VI..................................................................................................................................73

Ledger ..................................................................................................................................73


6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General Ledger ............................................73


3

6.3 Accounting Setup Step................................................................................................75

6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi Oracle .................................75

6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle ...............76

6.6 Keunggulan Struktur Akun yang Umum ...................................................................77

6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan Keuangan................................................77

6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum)........................................................79

6.9 Mendefinisikan Value Set ..........................................................................................81

6.10 Memilih Flexfield Qualifiers....................................................................................83

6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield) ........................85


Bab VII ................................................................................................................................91

Segment Values ...................................................................................................................91


7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum) ................................................91

7.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................93

Bab VIII ...............................................................................................................................96

Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations ...........................................96


8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account).........................96

8.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................99

8.4 Mendefinisikan Shorthand Aliases ..........................................................................100

8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun)....................................101


Bab IX................................................................................................................................103

Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)......................................................................103

9.1 Tujuan Pembelajaran................................................................................................103

9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)..................................103

9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode)..........................................................105

9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi)................................107

9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing AccountingPeriod)............................................................................................................................108



4

Bab X .................................................................................................................................111

Currency dan Set of Books ................................................................................................111

10.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................111

10.2 Mendefinisikan Currency.......................................................................................111

10.3 Mendefinisikan Conversion Rates Type.................................................................113

10.4 Mendefinisikan Daily Rates ...................................................................................113

10.5 Mendefinisikan Set of Books..................................................................................115

Bab XI................................................................................................................................117

Basic Jurnal Entry..............................................................................................................117


11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi.........................................................................117

11.3 Komponen Jurnal ...................................................................................................119

11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada Batch ...........................................................120

11.5 Membuat Batch Jurnal ...........................................................................................120

11.6 Manual Journal Entry.............................................................................................121

11.7 Memposting Batch Jurnal ......................................................................................122

11.8 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................124

Bab XII ..............................................................................................................................127

Reverse Journal Entry........................................................................................................127


12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry)......................................127

12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis .............................................129


Bab XIII .............................................................................................................................133

Recurring Journal...............................................................................................................133


13.2 Definisi dan Jenis Recurring Jurnal .......................................................................133


Bab XIV.............................................................................................................................138

MassAllocation ..................................................................................................................138


14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation .....................................................................138


5

14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocation ..................................................................139

14.4 Ketentuan Formula Alokasi ...................................................................................144

14.5 Contoh MassAllocation..........................................................................................144


Daftar Pustaka....................................................................................................................149


6

Daftar Table

Table 1.4.1 Perbedaan EOQ dan MRP

Table 1.4.2 Perbedaan antar Tahapan Evolusi ERP

Table 2.7.1 Kelebihan system ERP

Table 2.7.2 Kekurangan System ERP

Table 2.8.1 Jenis vendor ERP dan sample vendor


7

Daftar Gambar

Gambar 1.4.1 Bagan Alur MRP

Gambar 1.4.2 Bagan Alur MRP II

Gambar 1.4.3 Bagan Tahapan Evolusi ERP

Gambar 2.3.1 Bagan system model Scott

Gambar 2.3.2 Bagan system model Mc. Leod

Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI

Gambar 2.5.2 Struktur komponen SIM

Gambar 2.6.1 Konsep Dasar ERP

Gambar 2.8.1 Hasil Survey Vendor ERP tahun 2009

Gambar 3.5.1 Tampilan awal window login

Gambar 3.8.1 Window Define Responsibility

Gambar 3.9.1 Window Define User

Gambar 4.2.1 Proses Oracle General Ledger

Gambar 5.3.1 Window Modul General Ledger-Accounting Setup

Gambar 5.3.2 Window Tampilan Awal Accounting Setup

Gambar 5.3.3 Tampilan Awal Legal Entities

Gambar 5.3.4 Tampilan Mendefinisikan Legal Entities

Gambar 5.3.5 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-1




8


Gambar 5.3.9 Mendefinisikan Accounting Options-1




Gambar 5.3.13 Mendefinisikan Reporting Currency-1


Gambar 5.3.15 Konfirmasi Accounting Setup-1


Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger

Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step

Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment

Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield

Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment

Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set

Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers

Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition

Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values

Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values

Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set

Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges

Gambar 9.2.1 Tampilan Accounting Calendar

Gambar 9.3.1 Tampilan Period Types

Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency

Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle


9

Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal

Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation

Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation

Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation


10

Kata Pengantar

Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis panajatkan ke Khadirat Illahi,

atas rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Shalawat dan

salam semoga terlimpah ke Rosul Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, dan para

pengikutnya hingga akhir zaman. Amma ba’du.

Modul ERP I ini penulis susun dengan menggunakan pendekatan praktis sehingga

diharapkan para pembaca bisa lebih mudah dalam memahami konten modul ini. Modul ini

terdiri dari dua yaitu teori ERP dan aplikasi Oracle (salah satu aplikasi ERP). Penulis

secara sengaja menjadikan porsi pembahasan materi aplikasi Oracle jauh lebih banyak dari

pada pembahasan teori ERP (sekitar 70:30) karena penulis berpendapat bahwa untuk teori,

sumber rujukannya sudah sangat banyak dari buku yang beredar atau juga bisa surfing di

internet mencari jurnal online baik yang berbayar maupun yang free. Sedangkan sumber

rujukan untuk aplikasi Oracle masih sangat jarang, dan kalaupun ada perlu pendalaman

lebih lanjut untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dan hampir semua dalam

bahasa inggris.

Penulis berharap semoga modul ini dapat berguna bagi semua pembacanya. Penulis

sadar bahwa modul ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis

mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Terakhir penulis menyampaikan terima

kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik berupa moriil maupun spiritual

sehingga modul ini dapat diselesaikan.

Bogor, Agustus 2010

Penulis


11

Bab I

Definisi dan Sejarah ERP

1.1 Tujuan Pembelajaran:

1. Memahami definisi ERP

2. Memahami karakteristik ERP

3. Memahami tahapan evolusi ERP

4. Memahami definisi dan teori dasar setiap tahapan evolusi ERP

5. Memahami perbedaan diantara tahapan evolusi ERP

1.2 Pendahuluan

Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-

cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat

efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan

bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.

Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang

terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang

sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan

Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang

karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan

Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis

sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Pada tahun 1950-an bisnis yang berkembang pesat pada saat itu adalah

manufacturing. Pada saat itu terdapat teori yang terkenal untuk meningkatkan efisiensi

perusahaan yaitu Economic Order Quantity (EOQ). Teori ini dipakai untuk mencari


12

jumlah pemesanan persediaan dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan

sehingga dicapai tingkat keseimbangan yang ekonomis.

Semakin berkembangnya dunia bisnis, ternyata teori EOQ tersebut dianggap

kurang memadai sehingga sekitar tahun 1965 muncul teori baru yaitu Materials

Requirement Planning (MRP). Formula MRP ini didesain untuk memenuhi keperluan

material yang tergantung terhadap keperluan material lain yang diperlukan untuk keperluan

bahan mentah dan pendukung untuk proses manufaktur produk.

Sekitar tahun 1975, formula MRP lebih disempurnakan sehingga muncul MRP II.

MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan

perusahaan yang lain seperti perencanaan bisnis dan perencanaan produksi.

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, sekitar tahun 1990-an, formula

MRP II lebih disempurnakan dengan teknologi informasi yang ada sehingga muncul yang

namanya Enterprise Resources Planning (ERP). Dengan digunakannya teknologi

informasi yang mutakhir, ERP lebih mengintegrasikan semua komponen bisnis termasuk

didalamnya system akuntansi dan keuangan sehingga tahap perencanaan akan lebih

matang. Dengan ERP ini, focus bisnis tidak hanya ditujukan untuk manufacturing tetapi

untuk hampir semua jenis bisnis yang ada.

1.3 Definisi ERP

Sesuai dengan akronimnya, ERP berasal dari tiga suku kata yaitu Enterprise,

Resources, dan Planning. Dalam bahasa Indonesia, Enterprise berarti organisasi atau

perusahaan, Resources berarti sumber daya, dan Planning berarti perencanaan.

Secara konseptual, Enterprise dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang

mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

Kata Resource, secara singkat bisa diterjemahkan sebagai sumber daya. Dalam kaitannya

dengan Enterprise, Resource ini dapat berupa asset perusahaan yang meliputi asset

keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Jadi

sebenarnya kata Resource ini adalah semua hal yang bisa dikelola dan dimanfaatkan oleh

Enterprise untuk mencapai tujuannya (keuntungan). Sedangkan kata Planning dapat


13

didefinisikan sebagai suatu konsep perencanaan atau strategi yang dipakai untuk

mengoptimalkan Resource yang ada sehingga tujuan Enterprise bisa tercapai.

Jika dilihat dari ketiga suku kata tersebut, memang terlihat agak rancu dan kurang

menggambarkan makna sesungguhnya. Kata yang lebih menggambarkan tujuan dari ERP

adalah Enterprise yaitu bagaimana caranya mengintegrasikan semua department dan

fungsi-fungsi yang ada kedalam satu system yang terkomputerisasi dan dalam satu

database sehingga akan lebih mudah menshare informasi dan mengkomunikasikannya dari

satu department ke department yang lainnya sesuai dengan kebutuhan.

Ada beberapa definisi ERP dari beberapa ahli yaitu:

- Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software

information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan

memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas

perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

(O’Leary, 2000)

- ERP dapat didefinisikan sebagai pengintegrasian seluruh resources di dalam

organisasi (enterprise) dari sudut pandang informasi. (Jacobs dan Whybark, 2000)

- Enterprise Resource Planning(ERP) melingkupi teknik dan konsep yang diterapkan

untuk mengintegrasikan manajamen proses bisnis sebagai sebuah kesatuan. Dilihat

dari sudut pandang keberhasilan manajemen penggunaan sumber daya, ERP

bertujuan untuk meningkatkan ketepatgunaan dari sebuah perusahaan. (Leon, 2005)

- ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan

mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk

menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder)

atas organisasi tersebut. (DhewanTo dkk, 2007)

- Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi

yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya

perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang,

waktu, material dan kapasitas. (Linawati, 2006)

- Sistem ERP merupakan sistem informasi berorientasi akuntansi (Accounting-

oriented information system) untuk mengidentifikasi dan merencanakan sumber-

sumber daya lingkup perusahaan yang dibutuhkan guna memenuhi pesanan-


14

pesanan pelanggan (customer orders). Sistem ERP merupakan sistem manajemen

manufaktur berorientasi pelanggan (customer oriented manufacturing management

system) (APICS, 1998; Dykstra and Cornelison, 1998).

- ERP merupakan sistem informasi yang mendefinisikan dan merencanakan sisi

sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk mengintegrasikan semua fungsi

bisnis yang ada agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan. (Roby dkk,

2009)

1.3.1 Karakteristik ERP

Menurut O’Leary (2000), ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:

1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan

pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan

setiap data sekali saja.

4. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

5. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan

kegiatan perencanaan.

6. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan

oleh perusahaan multinasional.

7. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa

melakukan pemrograman kembali.

1.4 Sejarah ERP

Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-

cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat

efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan

bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.

Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang

terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang


15

sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan

Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang

karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan

Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis

sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Sedangkan dari kedua kata terpenting itu, kata Planning merupakan kata yang

paling penting karena merupakan tahapan yang menjadi sumber/paTokan bagi tahapan

yang lainnya. Dalam pengembangan management, fungsi Planning ini mengalami

perubahan yang sangat signifikan. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo, perubahan

tersebut dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang pertama adalah fungsi

perencanaan dalam kepentingan suatu entitas atau perusahaan, dan yang kedua integrasi

fungsi perencanaan dalam berbagai bagian di perusahaan.

1. Perkembangan Kepentingan Perencanaan dalam Perusahaan.

Perencanaan adalah subyek yang sukar dipahami. Perencanaan adalah akvititas

kompleks yang tidak dapat secara mudah diatur dengan suatu prosedur kuantitatif tertentu.

Esensi perencanaan ialah pengorganisasian, dengan disiplin tertentu, tugas-tugas utama

yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memelihara efisiensi dalam lingkungan bisnis

yang sedang berjalan dan memandu perusahaan untuk masa datang yang baru dan lebih

baik. Sistem perencanaan harus berhadapan dengan dua dimensi yang berhubungan, yaitu

menanggapi perubahan lingkungan eksternal dan secara kreatif memanfaatkan sumber

daya internal untuk memperbaiki posisi kompetitif dari perusahaan. Cara untuk mengenal

tantangan dan pengembangan perencanaan ialah dengan mengenal perkembangan evolusif

selama tiga dekade terakhir dalam hubungan dengan kepentingan perusahaan, yaitu dari

perencanaan biasa ke perencanaan strategis perusahaan. Ada lima tahapan dalam evolusi

pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu :

• Penganggaran dan pengawasan keuangan.

• Perencanaan jangka panjang.

• Perencanaan strategi bisnis.

• Perencanaan strategi korporat.


16

• Manajemen strategi.

Tahap 1 : Penganggaran dan Pengawasan Keuangan.

Ini adalah bentuk pertama dari manifestasi sistem manajemen yang berkembang

sekitar sebelum tahun 1950-an. Keduanya adalah alat manajemen yang dipandang ampuh

waktu itu untuk perencanaan dan pengendalian perusahaan. Kinerja keuangan adalah

jantung dari setiap perusahaan. Meskipun keuntungan bukan satu-satunya fakTor penentu

keberhasilan perusahaan, tetapi merupakan suatu hal yang sangat penting dan tidak dapat

diabaikan. Pendapatan keuangan dalam jangka pendek sering kali merupakan jebakan

perusahaan. Oleh karena itu kedua hal tersebut mempunyai kemampuan terbatas dalam

perencanaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk pertahanan hidup dan pengembangan

untuk waktu yang akan datang.

Tahap 2 : Perencanaan Jangka Panjang.

Suatu perkembangan cukup besar terjadi pada waktu diperkenalkannya

perencanaan jangka panjang pada tahun 1950-an. Sistem ini membutuhkan usaha lebih luas

dalam perusahaan, yang meliputi penentuan obyektif, tujuan, program, dan anggaran untuk

jangka waktu beberapa tahun. Waktu itu, sistem ini dikembangkan untuk antisipasi

booming industri setelah selesainya Perang Dunia II, di mana perusahaan menganggap

tidak cukup memadai kalau hanya mempunyai perencaaan jangka pendek saja. Meskipun

sistem ini lebih baik daripada sistem pada tahap I, namun hanya cocok untuk pasar yang

berkembang cepat, yang mudah diramalkan, dan secara relatif kurang kompetitif.

Tahap 3 : Perencanaan Strategi Bisnis.

Selama tahun 1960-an, beberapa perubahan penting terjadi dalam lingkungan bisnis

di Amerika Serikat. Perkembangan cepat yang terjadi sebelumnya mulai melambat dan

menyebabkan persaingan yang makin ketat antar perusahaan. Sebagai akibatnya ialah

bahwa fokus perhatian perusahaan berpindah dari produksi ke marketing. Tadinya, semua

yang diproduksi hanyalah yang proses produksinya mudah dan cepat laku terjual. Tetapi

keadaan berubah, yaitu bahwa hanya dengan marketing yang jitu, penjualan dapat

dilakukan dapat menguntungkan. Dengan demikian, perencanaan menjadi lebih sulit,

sehingga timbullah konsep perencanaan strategi bisnis yang memperhitungkan hal-hal


17

seperti misi perusahaan, kinerja perusahaan, keadaan lingkungan luar. Atas dasar itu

dikembangkan perencanaan perusahaan dengan program yang lebih konkrit, alokasi

sumber daya perusahaan yang lebih tepat, dan anggaran yang diperlukan.

Tahap 4 : Perencanaan Strategi Korporat.

Tahun 1960-an juga ditandai dengan perubahan dalam lingkungan sosio-politik di

Amerika Serikat dan di dunia. Tahun 1970-an, perubahan ini berlanjut terus secara lebih

mendalam. Yang paling signifikan adalah dalam hal kesulitan energi dan pencemaran

lingkungan. Perubahan besar juga terjadi di bidang teknologi khususnya teknologi

elektronika. Jepang muncul sebagai pesaing utama industri Amerika Serikat dan pasaran

dunia sudah merupakan suatu permulaan kecenderungan tersendiri. Perkembangan ini

membawa perkembangan pula di bidang perencanaan strategis, dengan munculnya

perencanaan strategi korporat, yang merupakan proses disiplin dan usaha organisasi yang

disusun dengan baik, dan ditujukan untuk suatu perencanaan strategis yang lengkap dari

perusahaan. Andrews (1980) memberikan definisi sebagai berikut.

‘Corporate strategy is the pattern of decisions in a company that determines

and reveals its objectives, purposes, or goals, procedures the principle policies and

plans for achieving those goals, and define the range of business the company is To

pursue, the kind of economic and human organization it is or intends To be, and the

nature of the economic and noneconomic contribution it intends To make To its

shareholders, employees, customers, and communities.’

Tahap 5 : Manajemen Strategi.

Manajemen strategi sebagai perkembangan terakhir dari perencanaan strategis,

muncul sebagai tanggapan atas kritik, bahwa perencanaaan saja betapapun strategisnya,

akan kurang mencukupi bagi perusahaan untuk mempertahankan hidupnya, menjalankan

misinya, dan mencapai visinya, dalam lingkungan persaingan yang terus berubah. Untuk

itu, perencanaan harus diintegrasikan dengan sistem administrasi penting seperti

pengawasan manajemen, komunikasi dan informasi, motivasi, pengganjaran dan

sebagainya. Oleh karena itu, dalam manajemen strategi, pengembangan nilai perusahaan,

kemampuan manajemen, tanggungjawab organisasi, sistem administrasi dihubungkan


18

dengan strategi dan proses pengambilan keputusan, pada semua tingkat atau hirarki , dan di

semua fungsi bisnis dalam perusahaan.

2. Perkembangan Integrasi Perencanaan dalam Perusahaan.

Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu

integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi

juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan

kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut

kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya.

Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya.

Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials),

Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan

material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum,

persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun

1950-an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time invenTory

control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru

dikembangkan tahun 1980-an, sebagai pendukung MRP dan MRP II.

Konsep EOQ ini berawal dari sebuah pemikiran yang sangat sederhana dan logis

yaitu Makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, persediaan rata-rata akan

semakin kecil dan ini berakibat bahwa nilai biaya penyediaan barang akan makin kecil.

Tetapi di lain pihak, makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, maka biaya

pemesanan akan semakin besar pula. EOQ adalah formula untuk mencari titik

keseimbangan yang paling ekonomis atau paling optimal dari dua hal yang saling

bertentangan tersebut.

Sedikitnya terdapat tiga teori untuk menentukan formula EOQ yaitu:

- Teori Persediaan Rata-Rata, dan

- Teori Biaya Minimum.

Namun walaupun pada saat itu teori ini terkenal dan secara luas digunakan oleh

dunia bisnis terutama manufaktur, ternyata menurut Indradjit dan DjokopranoTo ada

beberapa kelemahan jika EOQ ini digunakan yaitu:


19

- Asumsi yang dipakai untuk data dianggap tetap, sehingga hasilnya menjadi kurang

tepat.

- Persediaan pengaman tidak diperhitungkan. Persediaan pengaman adalah

persediaan tambahan yang harus disediakan sebagai antisipasi habisnya persediaan

karena sebab-sebab tertentu.

- Semua barang harus dihitung EOQ nya satu per satu.

- Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau.

- Perubahan harga tidak diperhitungkan.

Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning)

Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung

dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan

ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung

untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.

MRP adalah teknik perencanaan dan teknik penjadwalan yang digunakan oleh

perusahaan manufaktur sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan

komunikasi perihal aliran material atau barang ke dan melalui proses pembuatan barang

jadi.

Pada tahapan ini, computer baru ditemukan sehingga MRP ini sudah mulai

menggunakan perangkat computer (dikomputerisasi). MRP digunakan untuk mengelola

persediaan material, mengurangi kekurangan material, mengurangi biaya pembelian, dan

memperbaiki ketepatan waktu penyerahan barang pada pelanggan. Pada waktu itu MRP

dilihat hanya sebagai meToda perencanaan berbasis komputer. Pada waktu itu penggunaan

MRP terbatas pada perencanaan dan penjadwalan, sistem informasi, keuangan, dan

produksi. Manajemen belum menggunakannya untuk kegiatan atau bagian lain seperti

bagian penjualan, teknik, dan perekayasaan. MRP hanya terutama dilihat sebagai meToda

perencanaan berbasis komputer untuk membantu bagian material dan produksi untuk

melaksanakan tugasnya.

Sistem yang dirancang adalah sejumlah langkah atau proses yang diatur sedemikian

rupa sehingga menghasilkan pelaksanaan suatu fungsi tertentu yang dalam hal ini

menghasilkan keluaran yang dikehendaki. Selanjutnya, jumlah, jenis, mutu, frekuensi

keluaran haruslah diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan atau


20

kemampuan perusahaan untuk menjual atau menyalurkan. Demikian pula, jumlah, jenis,

mutu tersedianya masukan juga harus diatur sedemikian rupa sehingga menjamin

pelaksanaan proses yang menghasilkan keluaran tersebut, sesuai pula dengan tersedianya

sumber daya yang ada maupun penggunaan sumber daya tersebut secara efisien. Ini semua

diatur dan dikerjakan oleh manusia dengan suatu kemampuan dan keterampilan tertentu

maka diperlukan penanganan manajemen. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.4.1

dibawah ini:

Gambar 1.4.1

Berikut ini adalah perbedaan antara system MRP dan system sebelumnya (EOQ &

perangkatnya):

Table 1.4.1

System EOQ & Perangkatnya System MRP

Dihitung berdasarkan independent

demand

Dihitung berdasarkan derived demand

Reorder dilakukan untuk mengganti

barang yang terpakai

Reorder dilakukan berdasarkan pemakaian yang

lalu dan keperluan yang akan dating

Perencanaan berdasarkan pemakaian

sebelumnya

Perencanaan berdasarkan keperluan yang akan

dating

Pemesanan dilakukan untuk

pengisian kembali persediaan

Pemesanan dilakukan berdasarkan keperluan nyata

Meramalkan semua barang Meramalkan barang dalam Master Production

Schedule

Atas dasar reorder point Atas dasar berkala


21

Just-in-Case Just-in-Time

Berorientasi pada bagian atau suku

cadang

Berorientasi pada produksi atau pemeliharaan

Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning)

Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama

tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan

kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis,

perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975.

MRP II adalah suatu pendekatan yang terstruktur, suatu jalan pemikiran proses,

suatu cara formal untuk mengelola suatu perusahaan manufaktur. MRP II mulai dengan

perencanaan tingkat manajemen puncak, dilanjutkan dengan perencanaan tingkat

manajemen operasi dan selanjutnya dilengkapi dengan suatu pelaksanaan manajemen

operasi. MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan

bisnis, perencanaan penjualan, produksi, dan perencanaan keuangan.

Gambar 1.4.2

Sumber: M.G.Tincher & D.H.Sheldon Jr


22

Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning)

Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan

teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi.

Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990.

Perbedaan antara MRP II dan ERP adalah pada core bisnisnya. MRP II cenderung

hanya ditujukan untuk bisnis manufacturing. Sedangkan ERP tidak hanya manufacturing

tapi hampir bisa mengakomodir semua core bisnis yang ada sehingga fungsi bisnis yang

ada pun lebih banyak. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo fungsi bisnis yang ada pada

sebuah system ERP berjumlah 75 atau lebih, dan semuanya terintegrasi dalam satu system

ERP yang sama.

Integrasi dari sekian banyak fungsi bisnis hanya dapat dilakukan dengan baik

apabila menggunakan teknologi informasi yang termutakhir. Oleh karena itu, seperti

disebutkan di depan, ERP sangat sarat dalam penggunakan teknologi, khususnya teknologi

informasi. Kemampuan sistem untuk mengintegrasikan beberapa sampai banyak fungsi

bisnis dimungkinkan oleh penggunaan dan pengembangan teknologi computer.

Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management)

Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah

hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi

manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000. Ada perbedaan

pendapat diantara para ahli, ada yang berpendapat bahwa ERM ini sama atau masih disebut

ERP, namun ada juga yang berpendapat bahwa ERM itu berbeda dengan ERP karena ERM

itu cakupannya lebih luas.

Menurut pandangan yang menyebutkan bahwa ERM itu berbeda dengan ERP

adalah dilihat dari akronimnya bahwa ERP akronim dari Enterprise Resource Planning,

dan ERM akronim dari Enterprise Resource Management. Dilihat dari kata ketiganya, ERP

adalah Planning sedangkan ERM adalah Management. Planning merupakan bagian dari

fungsi management sehingga fungsi Management lebih luas dari sekedar fungsi Planning.

Oleh karena itu, systemnya pun secara logis akan berbeda. System ERM itu akan lebih luas

dari ERP karena fungsi yang ada pun bukan hanya terdiri dari fungsi Planning saja

melainkan mempunyai fungsi-fungsi management yang lainnya.


23

Selanjutnya, tahapan evolusi ERP bisa dilihat pada bagan dibawah ini:

Gambar 1.4.3

Sedangkan perbedaan antara tahapan evolusi bisa dilihat pada table dibawah ini:

Table 1.4.2

Sumber : Indradjit dan DjokopranoTo

1.5 Kesimpulan

1. ERP merupakan akronim dari Enterprise, Resources, dan Planning.

2. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software

information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan


24

memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas

perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

(O’Leary, 2000)

3. ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:

- Server based

- System yang terintegrasi

- Database tunggal

- Real time

- Perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

- Multi Currency, Multi Language dan Multi Baranch

- Customizable tanpa merubah hardcode

4. Sejarah ERP merupakan evolusi dari beberapa tahapan berikut ini:

- EOQ dan perangkat lainnya (tahun 1950-an)

- MRP (tahun 1965)

- MRP II (tahun 1975)

- ERP (tahun 1990)

- ERM (tahun 2000)

1.6 Pertanyaan Review

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ERP?

2. Jelaskan karakteristik ERP?

3. Jelaskan tahapan evolusi ERP?

1.7 Tugas

Buatlah makalah secara berkelompok dengan memilih pokok pembahasan

mengenai masing-masing tentang tahapan evolusi ERP yaitu:

1. EOQ

2. MRP

3. MRP II

4. ERP dan ERM


25

Bab II

Sistem Informasi dan ERP

2.1 Tujuan Pembelajaran

1. Memahami pengertian system informasi

2. Memahami pentingnya system informasi pada sebuah perusahaan

3. Memahami struktur system informasi pada sebuah perusahaan

4. Memahami teori SCM, SIA, SIM, dan CRM

5. Memahami konsep dasar ERP

6. Memahami kelebihan dan kekurangan system ERP

7. Mengetahui Vendor dan Aplikasi ERP

2.2 PendahuluanSystem Informasi merupakan sekumpulan komponen atau sub system yang

bergabung menjadi satu kesatuan dengan alur pertama adalah input berupa informasi untuk

kemudian diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan.

System informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat

penting. Setidaknya system informasi dalam sebuah perusahaan akan terdiri dari Supplier,

internal perusahaan dan Customer. Semua elemen ini harus dimanage sehingga tingkat

efisiensi sebuah perusahaan dapat dicapai.

Hubungan dengan supplier dapat dilakukan dengan teori SCM (Supply Chain

Management), hubungan diantara internal perusahaan dengan SIA (Sistem Informasi

Akuntansi) dan SIM (Sistem Informasi Manajemen), sedangkan hubungan dengan

customer dilakukan dengan teori CRM (Customer Relationship Management).

ERP sebagai sebuah system aplikasi berusaha mengintegrasikan semua elemen dan

teori tersebut sehingga diharapkan system informasi pada sebuah perusahaan dapat

berjalan dengan lancar sehingga tingkat efisiensi menjadi maksimal. Di lain pihak, proses


26

integrasi tersebut merupakan sesuatu yang sangat kompleks. Proses integrasi ini akan

berhasil jika menggunakan teknologi informasi yang sangat mutakhir.

2.3 System

2.3.1 Definisi System

System dapat didefinisikan berdasarkan dua sudut pandang yaitu:

1. Berdasarkan fisik

Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan system sebagai seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk tujuan bersama.

Scott (1996) mendefinisikan system sebagai sesuatu yang terdiri dari

beberapa unsur yaitu input, processing, dan output yang kesemuanya saling

berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Berikut adalah system

model Scott:

Gambar 2.3.1

2. Berdasarkan fungsi

Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr.

mendefinisikan system sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan dan berkumpul bersama dalam melakukan aktivitas untuk mencapai

tujuan tertentu.

Mc. Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Input Process Output

Umpan Balik


27

Sumber daya mengalir dari elemen input sampai ke elemen output dan untuk

menjamin prosesnya berjalan lancer dengan baik maka dihubungkan mekanisme

control. Berikut adalah system model Mc. Leod:

Gambar 2.3.2

2.3.2 Karakteristik System

Dari beberapa definisi system yang telah dipaparkan diatas, maka kita bisa

mengambil beberapa point penting yang bisa dijadikan sebagai karakteristik sebuah system

yaitu:

a. Komponen atau subsystem. Setiap system baik besar ataupun kecil akan terdiri dari

beberapa komponen atau subsystem yang bergabung menjadi sebuah kesatuan.

b. Boundary (batas). Boundary adalah daerah yang menjadi pembatas antara satu

system dengan system yang lainnya sehingga boundary bisa juga disebut sebagai

scope (ruang lingkup system).

c. Environment (lingkungan luar). Yang dimaksud environment ini adalah segala

sesuatu yang berada diluar system.

d. Interface (penghubung). Interface adalah penghubung diantara subsystem yang

menjadi penyusun sebuah system sehingga semua subsystem tersebut bisa menjadi

sebuah kesatuan.

e. Input. Input adalah semua yang masuk ke system yang nantinya akan diproses

untuk menghasilkan output.

Tujuan

Mekanisme Kontrol

Proses TransformasiInput Input


28

f. Output. Output adalah produk yang dihasilkan oleh sebuah system .

g. Process. Process adalah bagian yang mengolah input untuk menghasilkan output

yang diinginkan.

h. Goal. Goal adalah tujuan atau sasaran yang dimiliki sebuah system.

2.4 Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diproses menjadi bentuk yang

memiliki arti dan berguna bagi user baik berupa fakta atau sesuatu nilai yang bermanfaat.

Jadi informasi itu berasal dari sebuah data yang telah melalui sebuah proses tertentu.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data

sangat relative tergantung pada nilai gunanya bagi user yang memerlukan. Sebagai contoh,

sebuah informasi bagi level management tertentu bisa menjadi data bagi management pada

level diatasnya ataupun sebaliknya. Hal ini dikarenakan sebuah informasi dapat menjadi

sesuatu yang bermanfaat secara signifikan bagi suatu level tertentu, tapi bisa jadi tidak

bermanfaat secara signifikan bagi level yang lainnya.

Sebuah informasi dapat dikatakan berkualitas jika;

1. Akurat, maksudnya adalah sebuah informasi harus bebas dari error dan tidak bias

sehingga maksudnya menjadi jelas.

2. Timelines (tepat waktu), maksudnya adalah sebuah informasi akan dikatakan

berkualitas jika terdapat pada waktu yang tepat.

3. Relevan, maksudnya adalah sebuah informasi harus bermanfaat secara signifikan

terhadap pemakainya (user).

Sedangkan nilai sebuah informasi dapat dilihat dari dua hal yaitu manfaat dan

biayanya. Sebuah informasi dikatakan bernilai jika manfaat yang dihasilkannya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya perolehannya. Biasanya pengukuran nilai informasi ini

dihubungkan dengan analisis cost benefit.


29

2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP

Menurut Robert A. Leitch, system informasi adalah suatu system di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.

Secara umum, system informasi dalam sebuah perusahaan setidaknya akan terdiri

dari tiga komponen pembentuk yaitu:

1. Supplier

2. Internal Perusahaan, dan

3. Customer

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa system ERP adalah sebuah

system yang mengintegrasikan semua lini dalam perusahaan sehingga bisa meningkatkan

tingkat efisiensi. Untuk memanage hubungan kepada Supplier diperlukan Supply Chain

Management (SCM), untuk memanage internal perusahaan diperlukan Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Management (SIM), sedangkan untuk memanage

customer diperlukan Customer Relationship Management (CRM). Sebuah system ERP

yang baik haruslah mempunyai ketiganya.

2.5.1 Supply Chain Management (SCM)

Menurut Mentzer (2000) SCM adalah

Systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a

particular company and across businesses within supply chain, for the purposes of

improving the long-term performance of the individual companies and the supply chain as

whole.

Sedangkan menurut Habibi (2007), supply chain management adalah suatu sistem

yang ditujukan untuk mengendalikan supplier dengan tujuan utama untuk memastikan

ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan

secara keseluruhan.


30

Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:

- Manajemen Stok bahan baku

- Manajemen Utang dan Aging Utang

- Manajemen Reorder Point

- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data

Interchange (EDI) yang akan memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara

realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global,

ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI

Sumber: Habibi (2007)

2.5.2 Sistem Informasi AkuntansiSistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya

(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input

berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk


31

melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-

pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu

pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk

Security), dan penghasil informasi.

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui

formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan

kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum

dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan

lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi

pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah

ditetapkan.

b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

c. Mengurutkan, atau menysusun data menurut karaktersitiknya.

d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

f. Melakukan penghitungan.

g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang

ada.

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan,

pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan

merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut

arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan


32

disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data

yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau

untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data

mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan

pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai

pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen

data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.

Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses

menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan

menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin

bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.

Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan

pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti

penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

2.5.3 Sistem Informasi Management Beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi management,

antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif

dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa

yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang

mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan

Periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi


33

digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat

keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat

waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan

membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif

dan pengendalian (SToner, 1996)

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas

perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan

sehari-hari. Menurut Habibi (2007), sebuah system informasi manajemen setidaknya harus

memiliki komponen-komponen pembentuk dibawah ini yaitu:

Gambar 2.5.2

Sumber: Habibi (2007)

a. Asset Management

Asset Management mempunyai fungsi utama untuk mencatat, mengendalikan, dan

mengamankan seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam

laporan keuangan kedalam pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah

- Manajemen kas dan setara kas.

- Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak

tertagih, serta aging pencairan piutang.


34

- Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan

pembelian, costing persediaan dengan metode rata-rata realtime

atau FIFO.

- Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk

amortisasinya.

- Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan

aktiva tetap, impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva

tetap

- Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance

perusahaan secara keseluruhan.

b. Liabilities Management

Liabilities Management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan

sedapat mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu

yang telah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam

komponen ini adalah

- Manajemen kewajiban lancar.

- Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya

adalah membuat schedule perencanaan pembayaran kewajiban

jangka panjang perusahaan.

c. Equity Management

Equity management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan

memberikan penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,

serta menghitung rasio Earning Per Share (EPS).

d. Production and Related System

Production Management system merupakan sub sistem manajemen yang sangat

kompleks. Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam tiga sub

kelompok:

1. Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk

mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :


35

- Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat

waktu, tepat guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.

- Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat.

Kesalahan produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin,

kesalahan operator, kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada

faktor lain.

- Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun

fasilitas pabrik lain.

- Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.

2. Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan

harga pokok produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan

(costing) yang sesuai dengan kebutuhan manajemen.

3. Sub kelompok akuntansi keuangan.

Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi yang relevan kepada

sistem informasi akuntansi perusahaan.

e. Costing and Expense System

Sub sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan

oleh perusahaan.

2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM)Ada beberapa ahli yang memberikan definisi mengenai CRM yaitu:

1. Definisi menurut Kalakota dan Robinson (2001), CRM didefinisikan sebagai

integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.

Ada tiga tahapan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu :

a. Mendapatkan pelanggan baru (acquire). Pelanggan baru didapatkan dengan

memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan

pelayanan yang menarik.


36

b. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance).

Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui

pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service).

Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat

meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk

memperoleh pelanggan (reduce cost).

c. Mempertahankan pelanggan (retain). Tahap ini merupakan usaha

mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan

berusaha memenuhi keinginan pelanggan.

2. Definisi menurut Laudon dan Traver (2002), CRM menyimpan informasi

pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan

perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang

memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.

3. Definisi menurut Kotler (2003), CRM mendukung suatu perusahaan untuk

menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dan menjalin

hubungan dengan tiap pelanggan melalui penggunaan informasi tentang

pelanggan.

Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu:

1. CRM Operasional

CRM Operasional dikenal sebagai “front office” perusahaan. Aplikasi CRM

ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional

mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses

bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan. Salah satu

penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah

dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat

memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya

(Greenberg, 2002):

1. Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami

kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu

diperlukan fasilitas search


37

2. Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik

pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau

pelayanan gratis

3. Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

4. Menyediakan pemesanan on line

5. Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik

CRM Analitik dikenal sebagai “back office” perusahaan. Aplikasi CRM ini

berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan

dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend

pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM

Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional.

Menurut Kurniawan (2009), munculnya CRM sebagai alternatif solusi dalam

mengelola Hubungan Pelanggan umumnya dipicu oleh beberapa konsekuensi dari

perkembangan lingkungan strategis perusahaan yaitu :

Pergeseran paradigma baru dari transactional marketing ke relationship

marketing

Adanya transisi perkembangan struktur organisasi perusahaan dari yang semula

berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses

Adanya pemahaman bahwasanya pendekatan secara proaktif lebih baik relatif

dibandingkan secara reaktif.

Pemanfaatan Kapabilitas informasi teknologi dalam memaksimalkan nilai

Pelanggan

Diyakininya pendapat bahwa Pelanggan bukan hanya merupakan mitra

perusahaan namun merupakan asset bisnis perusahaan.

2.6 Konsep Dasar ERPSeperti yang telah dijelaskan terlebih dahulu bahwa system informasi dalam sebuah

perusahaan setidaknya akan terdiri dari tiga komponen pembentuk yaitu:

1. Supplier


38

2. Internal Perusahaan, dan

3. Customer

Sebuah system ERP didesign untuk memaksimalkan tingkat efisiensi sebuah

perusahaan dengan cara memadukan ketiga komponen pembentuk system informasi

tersebut. Berikut adalah gambaran sederhana tentang konsep dasar ERP:

Gambar 2.6.1

Sumber: Linawati (2006)

Dari Gambar tersebut di atas secara jelas dapat dilihat bahwa sistem ERP berusaha

mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem

komputer berdasarkan satu database pusat. Jadi tidak ada lagi database yang

dikembangkan oleh masing-masing bagian atau fungsi. Juga tidak ada lagi berbagai sistem

atau perangkat lunak yang dikembangkan oleh masing-masing bagian dan fungsi. Sistem

tersebut dikembangkan sehingga tidak hanya dapat menghubungkan dan mengkaitkan

semua bagian, tetapi juga memuaskan semua bagian tersebut. Jadi hanya ada satu sistem

yang terintegrasi, hanya ada satu database, dan hanya ada satu perangkat lunak.

Dalam sistem lama, misalnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara tipikal

ialah bahwa setelah pelanggan melakukan pesanan, yang umumnya masih menggunakan

formulir kertas, berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan


39

dalam komputer bagian satu, dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya.

Proses ini sering menimbulkan kelambatan bahkan kehilangan pelacakan. Kehilangan

pelacakan dapat diperparah dengan kekacauan data, karena ada berbagai database yang

dikembangkan, yang masing-masing mungkin tidak sama. Sementara itu tidak ada

seorangpun dalam perusahaan bersangkutan betul-betul mengetahui status terakhir dari

pesanan tersebut, karena sangat sulit bagi orang di bagian keuangan misalnya mengakses

data dari bagian pergudangan dan sebaliknya.

Sistem ERP menghilangkan kelambatan dan ketidak-tahuan semua ini. Sistem

komputer yang berdiri sendiri di masing-masing bagian seperti keuangan, produksi, dan

pergudangan diganti dengan sistem komputer satu dengan perangkat lunak yang terpadu

dan berdasarkan database yang satu. Perangkat lunak ini mungkin dibagi menjadi beberapa

modul, namun tetap terpadu satu sama lain. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya

integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan

pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan

standarisasi informasi karyawan.

1. Integrasi Informasi Keuangan.

Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai

informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan

sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan

sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing

menggunakan database dan sistem yang sama.

2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.

Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat

oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan

siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan

koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.

3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.

ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur

yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan


40

sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas,

dan mengurangi jumlah tenaga kerja.

4. Mengurangi Persediaan.

Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan

bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi

tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku

untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat

direncanakan dengan lebih baik.

5. Standarisasi Informasi Karyawan.

Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang

mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga

pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara

optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit

bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERPSystem ERP adalah sebuah system yang didesign menggunakan teknologi

informasi yang paling mutakhir sehingga aplikasi yang terbentuk bisa mengintegrasikan

semua fungsi yang ada pada sebuah perusahaan. Hal ini menjadi kelebihan sekaligus

kekurangan system ERP. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan system ERP (Linawati,

2006), yaitu:

Table 2.7.1 Kelebihan System ERP

Kelebihan Bagaimana

Akses Informasi yang

dapat dipercaya

DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report

yang ditingkatkan.

Menghindari redundansi

dari pemasukan data dan

operasi

Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang

berulang


41

Mengurangi jeda waktu

penampilan informasi dan

laporan

Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan

sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision

support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce & E-

Business

Web based, internet connection

Table 2.7.2 Kekurangan System ERP

Kekurangan Bagaimana

High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga

jutaan dollar. Biaya Business Process

Reengineering akan sangat tinggi.

Ketergantungan terhadap satu vendor

tertentu

Memerlukan jangka panjang support dari

vendor tertentu yang mengimplementasikan

ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang

sangat banyak dan sangat komleks untuk

digunakan oleh end user.

2.8 Vendor dan Aplikasi ERPSystem ERP adalah system yang sangat kompleks dan tentunya kekompleks-an ini

menjadikan system ERP ini menjadi system yang high cost. Hal ini menjadikan perusahaan

vendor yang mengembangkan system ERP berlomba-lomba membuat system yang

aplikable dengan teknologi yang mutakhir sehingga otomatis bisa mengambil pangsa pasar

ERP dan meraup laba.


42

Menurut Panorama Consulting (sebuah perusahaan konsultan dalam implementasi

software ERP di USA), vendor ERP itu dibagi menjadi tiga grup yaitu Tier I, Tier II, dan

Tier III. Berikut adalah daftar contoh vendor pada masing-masing group.

Table 2.8.1

Sample Vendors

Tier I Tier II Tier IIII

SAP

Oracle

Oracle eBusiness

Suite

Oracle JD Edwards

Oracle Peoplesoft

Misrosoft Dynamics

Epicor

Sage

Infor

IFS

QAD

Lawson

CDC

Software

ABAS

Activant Solutions

Inc.

Bowen and Groves

Compiere

Exact

NetSuite

Visibility

CGS

Hansa World

Consona

Syspro

Software Tier III biasanya digunakan untuk perusahaan yang skoping bisnisnya

kecil dan biasanya usernya berjumlah kurang dari 30 user. Software Tier II digunakan

untuk perusahaan menengah yang sedang berkembang dan biasanya usernya kurang dari

100 user. Sedangkan software Tier III digunakan oleh perusahaan yang berskala besar.


43

Berikut adalah hasil survey tentang market share vendor ERP:

Gambar 2.8.1

Sumber: Panorama Consulting (2009)

Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Panorama Consulting pada tahun 2009,

menunjukkan bahwa market share vendor ERP dipegang oleh vendor dari Tier I. berikut

adalah hasil surveynya.

2.9 Kesimpulana. System Informasi merupakan suatu system di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.

b. Komponen pembentuk system informasi pada sebuah perusahaan yaitu

Supplier (dimanage dengan teori SCM), Internal perusahaan (dimanage

dengan SIA dan SIM), dan Customer (dimanage dengan CRM).

c. System ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam

perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu aplikasi dan satu

database pusat.

d. Kelebihan system ERP adalah sebagai berikut:


44

Kelebihan Bagaimana

Akses Informasi yang

dapat dipercaya

DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report

yang ditingkatkan.

Menghindari redundansi

dari pemasukan data dan

operasi

Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang

berulang

Mengurangi jeda waktu

penampilan informasi dan

laporan

Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan

sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision

support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce & E-

Business

Web based, internet connection

e. Kekurangan system ERP adalah sebagai berikut:

Kekurangan Bagaimana

High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga

jutaan dollar. Biaya Business Process

Reengineering akan sangat tinggi.

Ketergantungan terhadap satu vendor

tertentu

Memerlukan jangka panjang support dari

vendor tertentu yang mengimplementasikan

ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang

sangat banyak dan sangat komleks untuk

digunakan oleh end user.

f. Vendor ERP dibagi menjadi 3 golongan yaitu Tier I (untuk Perusahaan

skala besar), Tier II (untuk Perusahaan skala menengah), dan Tier III (untuk

perusahaan skala kecil).


45

2.10 Pertanyaan Review1. Jelaskan pengetian dari beberapa kata dibawah ini:

a. System

b. Informasi

c. Data

d. System Informasi

e. System Informasi Akuntansi

f. System Informasi Manajemen

g. SCM

h. CRM

2. Jelaskan system informasi pada sebuah perusahaan. Bagaimana ERP bisa

mengintegrasikan system informasi dalam sebuah perusahaan?

3. Jelaskan konsep dasar ERP (Design Arsitektur)?

4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan ERP?


46

BAB III

System Administrator

3.1 Tujuan Pembelajaran:1. Memahami definisi dan tanggung jawab system administrator

2. Memahami perbedaan antara system administrator dan database administrator

3. Mengetahui gambaran umum mengenai tingkat Security yang ada pada

aplikasi Oracle

4. Bisa mendefinisikan user account

5. Bisa mendefinisikan responsibility

3.2 Definisi dan Kewenangan System AdministratorMenurut user guide oracle, definisi System Administrator adalah seseorang yang

bertanggung jawab untuk mengontrol akses terhadap aplikasi Oracle dan memastikan

pengoperasian aplikasinya sehingga bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini merupakan

tugas dari system administrator:

- Managing and Controlling Security. System administrator harus menentukan

siapa user yang mempunyai kewenangan terhadap sebuah aplikasi, bagian aplikasi

tertentu, form-form tertentu, fungsi-fungsi tertentu, dan laporan-laporan tertentu.

- Setting up New Users. System administrator bisa me-Register user account

aplikasi Oracle dan memberikan kewenangan (Responsibility) yang bisa diakses

oleh user tersebut.

- Auditing User Activity. System administrator bisa memonitor apa dan kapan

aktivitas yang dilakukan oleh seorang user, juga bisa memilih siapa saja yang bisa

melakukan audit dan tipe data yang bisa diauditnya.

- Setting User Profiles. Sebuah user profile adalah sebuah setingan option yang

dapat diubah yang bisa mempengaruhi cara kerja dan tampilan aplikasi Oracle.

System administrator menseting nilai dari user profile yaitu pada site, application,

responsibility, dan level user.


47

- Managing Concurrent Processing. Concurrent processing adalah sebuah fasilitas

yang disediakan oleh aplikasi Oracle yang memungkinkan tugas long-running of

data-intensive berjalan secara simultan dan dilakukan secara online. Hal ini sangat

berguna pada saat proses multitasking sehingga bisa dikerjakan secara parallel.

Seorang system administrator dapat memonitor dan mengontrol concurrent

processing hanya dengan menggunakan beberapa form sederhana.

3.3 System Administrator vs. Database AdministratorAnda bisa melihat bahwa aplikasi Oracle itu mempunyai dua sisi berbeda yaitu:

1. Front end, sisi ini merupakan sisi dimana user dapat melihat tampilan aplikasi yang

sudah jadi;

2. Back end, sisi ini merupakan sisi yang terdiri dari coding sehingga bisa melakukan

manipulasi data.

Biasanya, antara user applications dan struktur database itu dipisahkan menjadi dua

fungsi pekerjaan yang berbeda yaitu: system administrator dan database administrator.

Seorang system administrator mengadministrasikan sisi aplikasi dan user interface

dari sebuah aplikasi Oracle. Sedangkan seorang database administrator (DBA)

mengadministrasikan data yang dimasukan, diupdate, dan didelete oleh user ketika

menjalankan aplikasi Oracle.

3.4 Security pada Aplikasi OracleElement kunci dalam Security aplikasi oracle adalah pendefinisian atas sebuah

responsibility. Sebuah responsibility harus mendefinisikan:

- Application database privileges (Kewenangan aplikasi database)

- Fungsi aplikasi yang dapat diakses

- Concurrent programs dan reports yang tersedia

Sebagai seorang system administrator, kita bisa mendefinisikan user account

aplikasi Oracle, dan sekaligus memberikan satu atau lebih responsibility bagi setiap user.


48

3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi OracleSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seorang system administrator dapat

menambahkan user baru dengan cara mendefinisikan application user. Sebuah application

user mempunyai user Name dan password.

Pada saat awal mendefinisikan user account, maka password yang dimasukkan

hanyalah initial password atau password sementara karena pada saat login pertama, user

harus memasukkan password baru (rahasia dan harus beda dengan password sementara).

Setelah login ke aplikasi oracle, maka user hanya akan melihat responsibility sesuai

dengan yang telah ditambahkan pada saat mendefinisikan user. Bisa dilihat pada tampilan

window saat pertama kali login seperti gambar 3.5.1 berikut:

Gambar 3.5.1

Pada saat muncul window seperti diatas, kita diminta untuk mengisi pada field

Current Password dengan initial password yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian

isikan pada field New Password dengan password baru yang diinginkan, dan password

baru ini harus berbeda dengan initial password. Setelah itu, pada field Re-enter New

Password isikan kembali password baru yang telah diisikan pada field New Password dan

pastikan isinya harus sama.

3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi Responsibility merupakan tingkat kewenangan yang ada dalam aplikasi Oracle

sehingga memungkinkan user untuk hanya mengakses fungsi aplikasi dan data tertentu


49

sesuai dengan fungsi jabatannya pada sebuah perusahaan. Setiap responsibility

memungkinkan user untuk mengakses:

- Aplikasi khusus seperti Oracle General Ledger atau Oracle Receivable.

- Sebuah Set of Books seperti operations, sales, atau berupa cabang perusahaan.

- Sebuah list responsibility yang tampil pada windows. User dibatasi hanya bisa

mengakses terhadap list tersebut.

- Sebuah list fungsi yang bisa diakses user. Sebagai contoh, dua responsibility

mungkin mempunyai hak akses yang sama, tapi mungkin juga ada satu

responsibility yang mempunyai tambahan Tombol fungsi yang tidak dimiliki oleh

responsibility yang lain.

- Reports yang bisa diakses pada aplikasi tertentu.

Setiap user minimal harus mempunyai satu atau lebih responsibility dan beberapa

user bisa saling berbagi menggunakan responsibility yang sama. Seorang system

administrator dapat mengalokasikan responsibility standar yang disediakan aplikasi Oracle

atau bisa juga meng-create custom responsibility sesuai dengan keinginan.

3.7 Mendefinisikan ResponsibilityPada saat mendefinisikan sebuah responsibility ada beberapa field yang harus diisi

seperti yang dijelaskan dibawah ini:

- Data Group (Required; Mandatory field). Sebuah data group mendefinisikan

pemetaan antara produk aplikasi oracle dan oracle ID. Data group tersebut akan

menentukan akun database oracle yang digunakan sebagai koneksi bagi form

responsibility, concurrent program, dan reports.

- Request Security Group (Optional). Sebuah request Security group akan

mendefinisikan concurrent program.

- Menu (Required; Mandatory field).

- Function and Menu Exclusion (Optional). Sebuah responsibility mungkin

mempunyai fungsi dan menu tambahan.


50

3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum)Untuk memulai mendefinisikan custom responsibility, maka kita sebagai user

(system administrator) bisa mengakses modul/responsibility system administrator >

Security > responsibility > Define, sehingga tampil window seperti gambar 3.8.1 dibawah

ini:

Gambar 3.8.1

Isi field-field tersebut seperti dijelaskan dibawah ini:

- Responsibility Name diisi dengan nama unik dari responsibility yang kita

definisikan, nantinya nama ini yang akan muncul pada list responsibility.

- Application diisi dengan aplikasi yang akan digunakan pada responsibility yang

kita definisikan.

- Responsibility Key diisi dengan nama unik dari responsibility yang nantinya

akan digunakan oleh concurrent program. Isi dari Responsibility key ini bisa

disamakan dengan isi responsibility Name, atau juga bisa dibedakan.


51

- Effective Dates field ‘From’ diisi dengan tanggal mulai efektifnya dan field ‘To’

diisi dengan tanggal kadaluarsa dari responsibility yang kita definisikan.

- Data Group data group ini menghubungkan antara aplikasi yang dipakai dan

userName oracle. Field ‘Name’ diisi dengan nama data group yang sudah tersedia

di database disesuaikan dengan responsibility yang kita definisikan. Filed

‘Application’ diisi dengan aplikasi yang dipakai disesuaikan dengan responsibility

yang sedang kita definisikan.

- Menu diisi dengan menu yang akan dipakai pada responsibility yang kita

definisikan.

- Request Group diisi dengan concurrent program yang akan dipakai. Jika field ini

tidak diisi, maka responsibility ini tidak bisa menggunakan concurrent program.

Field-field yang berwarna orange menunjukkan bahwa field tersebut adalah

mandatory field (field yang wajib diisi), sedangkan field yang berwarna putih merupakan

field optional. Setelah field-field tersebut selesai diisi, klik save .

3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum)Untuk mendefinisikan atau men-create useraccount, system administrator masuk

ke Security > User > Define sehingga tampil windows seperti gambar 3.9.1 dibawah ini:


52

Gambar 3.9.1

Isi field-field tersebut seperti yang dijelaskan dibawah ini:

- User Name diisi dengan user Name yang diinginkan, jenis karakter yang

digunakan adalah alphanumeric. User Name ini nantinya akan digunakan pada saat

login ke aplikasi oracle.

- Password diisi dengan initial password seperti yang telah dijelaskan

sebelumnya. Password yang dimasukkan harus alphanumeric yaitu A-Z atau 0-9

dengan panjang karakter minimal lima karakter dan maksimal seratus karakter.

Window tidak akan menampilkan password yang dimasukkan. Setelah password

dimasukkan maka system akan meminta memasukkan ulang password yang tadi

sebagai konfirmasi untuk memastikan tidak ada typing error.

- Description diisi dengan keterangan tambahan atas user account yang sedang

dibuat.

- Status field status ini akan terisi secara otomatis setelah semua field terisi dan

disimpan ke system.


53

- Person, Customer, Supplier field-field ini hanya diisi salah satu sebagai

informasi tambahan mengenai user account. Person diisi dengan nama karyawan,

customer diisi dengan nama pelanggan, dan supplier diisi dengan nama pemasok.

- Email, Fax diisi dengan alamat email dan nomor fax.

- Effective dates diisi dengan tanggal efektif user account. ‘From’ diisi dengan

tanggal mulai efektif, sedangkan ‘To’ diisi dengan tanggal kadaluarsa.

- Password Expiration diisi jika password untuk user account yang sedang dibuat

mempunyai batas kadaluarsa. ‘Days’ dipilih jika batas kadaluarsanya berdasarkan

jumlah hari, ‘Accesses’ dipilih jika batas kadaluarsa berdasarkan jumlah akses

terhadap aplikasi, sedangkan defaultnya adalah ‘None’ yang berarti passwordnya

tidak mempunyai batas kadaluarsa.

- Responsibility diisi dengan responsibility yang akan diberikan kepada user

tersebut.

3.10 Latihan (Praktikum)Sebelum mengerjakan, perhatikan asumsi berikut ini:

- Ganti XX dengan inisial masing-masing dan usahakan tidak sama.

- Untuk mengerjakannya, Anda harus bisa mengakses aplikasi Oracle, dengan

responsibility System Administrator.

1. Buat Custom Responsibility untuk General Ledger dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Responsibility Name = XX_General Ledger

b. Application = General Ledger

c. Responsibility Key = XX_GL

d. Description = Custom General Ledger XX

e. Data Group = Standard (Name); General Ledger (Application)

f. Menu = General Ledger Super User

g. Request Group = General Ledger Concurrent Program Group


54

2. Buat User Account aplikasi oracle dengan ketentuan sebagai berikut:

a. UserName = NIM masing-masing

b. Password = tazkia123

c. Description = nama user

d. Password Expiration = None

e. Effective Dates = From diisi dengan tanggal latihan

f. Responsibility = system administrator dan XX_General Ledger


55

Bab IV

Overview Oracle General Ledger

4.1 Tujuan Pembelajaran:1. Memahami gambaran umum tentang modul Oracle General Ledger

2. Memahami alur proses general ledger pada aplikasi Oracle

3. Mengetahui gambaran umum mengenai Accounting Setup Manager

4. Memahami konsep Multi Currency pada Oracle General Ledger

5. Mengetahui Report dan Report GeneraTor pada aplikasi Oracle General

Ledger

4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi OracleGeneral ledger pada aplikasi Oracle merupakan pusat dari sistem informasi

akuntansi. Tujuan utama sistem general ledger adalah untuk merecord semua aktivitas

finansial perusahaan untuk kemudian bisa menghasilkan laporan keuangan sehingga bisa

membantu semua pihak yang berkepentingan dalam mengambil keputusan. Untuk lebih

jelasnya, bisa dilihat pada gambar 4.2.1 dibawah ini:


56

Gambar 4.2.1

Sumber: Oracle General Ledger Fundamental-Student Guide

Oracle general ledger merupakan sebuah solusi manajemen keuangan yang sangat

komprehensiv sehingga memungkinkan kita untuk:

a. Merecord dan mereview informasi akuntansi

b. Import data dari subsidiary ledger, atau input jurnal untuk merecord transaksi

aktual dan budget secara langsung ke general ledger

c. Mereview saldo akun secara online atau melaui laporan-laporan yang dihasilkan

d. Menganalisa, mengoreksi, dan melakukan penyesuaian terhadap informasi

akuntansi

e. Melakukan konsolidasi dari beberapa ledger

f. Terintegrasi dengan aplikasi oracle planning & budget, Oracle Discoverer, atau

dengan aplikasi web deskTop integraTor sehingga memudahkan dalam proses

budgeting dan peramalan proses.

4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General LedgerAplikasi Oracle General Ledger dapat terintegrasi dengan aplikasi-aplikasi oracle

yang lain yaitu:


57

a. Financial. Yang termasuk didalamnya yaitu Modul Payables, Modul Receivables,

Modul Assets, Modul Purchasing, Modul Projects, Modul Treasury, Modul

Property Manager, dan Modul Lease Management.

b. Human Resources Management System (HRMS). Yang termasuk didalamnya yaitu

Modul Human Resources dan Modul Payroll.

c. Manufacturing. Yang termasuk didalamnya yaitu Modul InvenTory, Modul Work

in Process, dan Modul Labor Distribution.

d. Public Sector. Yang temasuk disalamnya yaitu Modul Grants Accounting, Modul

Public Sector Budgeting, Modul Public Sector Financials, dan Modul Federal

Financials.

4.4 Overview Accounting Setup ManagerAda beberapa aspek yang harus diperhatikan pada saat kita akan mendefinisikan

Accounting setup manager yaitu:

a. Legal Entities

b. Operating Units

c. Primary ledger dan Secondary Ledger (jika ada)

d. Reporting Currencies

e. Subledger Accounting

f. Intercompany dan Intracompany Balancing

g. Sequencing (Accounting dan Reporting Sequencing)

4.5 Konsep Mata Uang AsingAda tiga konsep penting yang harus dipahami pada saat kita berhubungan dengan

mata uang asing (foreign currency) pada oracle general ledger yaitu:

a. Conversion yaitu transaksi foreign currency dimana nilai kurs mata uang akan

dikonversi secara langsung ke mata uang lokal pada saat entry ledger.

b. Revaluation yaitu proses penyesuaian terhadap akun asset atau liability pada ahir

Periode dengan menyesuaikan nilai akunnya terhadap kurs saat itu sehingga


58

memungkinkan terjadinya overstated atau understated yang material terhadap nilai

pencatatan akun tersebut.

c. Translation yaitu sebuah proses restating untuk ledger atau balance perusahaan dari

mata uang lokal ke mata uang asing.

Sedangkan pada tataran report, kita bisa menset tingkat multiple currency yaitu:

a. Balance Level yaitu jika kita melakukan proses translation maka hasilnya akan

disimpan di balance level currency.

b. Journal Level yaitu jika kita memposting jurnal maka akan langsung disimpan di

journal level currency.

c. Subledger Level yaitu report multiple currency yang rinci yang sudah disimpan dari

mulai tingkat Subledger. Jadi sebelum jurnal diposting, maka reporting currency

sudah menyimpan data.

4.6 Standard Reports dan ListingOracle General Ledger menyediakan lebih dari 70 standard reports dan listing (ex.

List akun, etc) baik yang berupa financial reports maupun nonfinancial reports. Dengan

standard reports dan listing yang telah disediakan ini, kita bisa mengakses informasi

analisis akun, informasi budget, list chart of account, dan data-data lain yang dibutuhkan

tanpa harus melakukan kustomisasi.

Fungsionality yang dimiliki oleh standard reports aplikasi oracle general ledger

yaitu:

a. Bisa diakses secara online

b. Bisa menggunakan fasilitas reports set sehingga bisa menghemat waktu

c. Bisa dijadwalkan sehingga beberapa reports bisa keluar sesuai dengan interval

jadwal yang telah ditentukan.

4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG)FSG adalah Tools yang sangat powerful dan flexible yang bisa digunakan untuk

membangun custom reports yang diinginkan tanpa harus melakukan programming


59

(coding). Kita bisa mendefinisikan custom financial reports seperti laporan rugi laba dan

neraca secara online dengan menentukan isi reports (konten), kolom, dan barisnya. Kita

juga bisa menentukan akun yang terkait, header, keterangan, format, dan metode

kalkulasinya. Untuk mempermudah, kita juga bisa meng-copy dari satu reports yang

dianggap mirip atau mendekati dari reports yang kita inginkan dan merubahnya sedikit

sehingga menjadi reports yang diinginkan.


60

BAB V

Accounting Setup Manager

5.1 Tujuan Pembelajaran:1. Memahami esensi Accounting Setup Manager

2. Memahami keyword Accounting Setup Manager

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan Accounting Setup Manager

5.2 Accounting Setup ManagerAccounting setup mendefinisikan framework akuntansi untuk satu atau lebih entitas

legal (Legal entity) atau untuk sebuah kebutuhan bisnis tertentu (jika tidak menggunakan

legal entity).

Pada saat mendefinisikan Accounting setup, ada beberapa hal yang perlu

dipertimbangkan yaitu:

a. Legal Environment

b. Jumlah legal entity yang dipakai pada primary ledger yang sama

c. Kebutuhan bisnis

d. Kebutuhan proses transaksi

Jika menggunakan legal entity maka sudah menjadi ketentuan umum bahwa kita

harus menentukan setingan Accounting setup berbeda diantara legal entity yang digunakan

untuk menentukan primary ledger yang digunakan. Dengan kata lain, jika kita

menginginkan legal entity yang menggunakan atribut yang berbeda dengan yang lainnya,

maka legal entitynya harus menggunakan primary ledger yang berbeda. Berikut adalah

setingan berbeda yang dibutuhkan pada Accounting setup:

- Chart of accounts: sebuah legal entity menggunakan enam Segment chart of

account, sedangkan legal entity yang lainnya hanya menggunakan empat Segment.


61

- Accounting Calendar: sebuah legal entity menggunakan kalender mingguan

(weekly calendar) dan yang lainnya menggunakan monthly calendar (kalender

bulanan)

- Primary Currency: seperti lazimnya, jika sebuah perusahaan berbeda negara, maka

mata uang lokalnya pun berbeda, sesuai dengan tempat dimana perusahaan tersebut

beroperasi.

- Subledger Accounting Method: legal entity yang beroperasi pada negara yang

berbeda atau pada jenis industri yang berbeda, maka biasanya standar akuntansi

yang digunakan juga berbeda.

- Ledger Processing Options: legal entity yang beroperasi pada industri yang berbeda

tentunya menggunakan ledger processing option yang berbeda.

5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum)Saat kita mendefinisikan Accounting Setup, ada 3 tahapan yang harus kita kerjakan

yaitu:

a. Assign Legal Entities;

b. Define Accounting Representations; dan

c. Save Accounting Structure.

Untuk mendefinisikan Accounting setup manager, kita harus menggunakan modul

General Ledger, masuk ke menu Setup > Financial > Accounting Setup Manager >

Accounting Setups seperti yang terlihat pada gambar 5.3.1 dibawah ini:


62

Gambar 5.3.1

Doubleclick Accounting Setups atau arahkan kursor ke Accounting Setups

kemudian klik Open sehingga muncul windows seperti gambar 5.3.2 dibawah ini:

Gambar 5.3.2

Sebelum kita memulai menset Accounting Setups, lebih baik sebelumnya kita

definisikan legal entity dari tab Legal Entities.


Klick pada Tombol

Gambar 5.3.4 T

Isi semua field yang dibutuhkan. Field yang bertanda bintang (*) berarti

field dan wajib diisi. Setelah semua field diisi, tekan

Setelah itu, masuk lagi ke tab


Create Legal entity untuk memulai mendefinisikan

Gambar 5.3.4 Tampilan Setting Legal Entities

Isi semua field yang dibutuhkan. Field yang bertanda bintang (*) berarti

Setelah semua field diisi, tekan Tombol Save and Add Details.

Setelah itu, masuk lagi ke tab Accounting Setups dan klik Create Accounting


63

untuk memulai mendefinisikan legal entity.

Isi semua field yang dibutuhkan. Field yang bertanda bintang (*) berarti mandatory

Save and Add Details.

Accounting Setups, isi


64

semua field yang dibutuhkan sesuai perintah yang ada pada aplikasi sehingga muncul

windows seperti dibawah ini:


Jika kita sudah mendefinisikan legal entity, maka kita tinggal tekan Tombol add

another row, kemudian isikan dengan legal entity yang telah kita definisikan. Tapi jika kita

belum mendefinisikan legal entity, maka tekan Tombol create legal entity. Setelah itu klik

next untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya yaitu define Accounting representations.


Pada tahapan ini kita akan mendefinisikan primary ledger. Field Name diisi dengan

nama primary ledger yang akan kita pakai. Field Chart of accounts diisi dengan

Accounting Flexfield yang kita pakai. Accounting Flexfield ini nantinya akan dijadikan

sumber pada settingan kombinasi akun selanjutnya. Field Accounting Calendar diisi

dengan Accounting Calendar dan jenis kalender yang akan kita pakai. Field Currency diisi


65

dengan kode mata uang yang akan kita pakai sebagai local curreny. Field Subledger

Accounting Method diisi jika kita menggunakan Subledger Accounting. Field Add

Reporting Currency diisi jika kita akan mendefinisikan reporting currency (bisa diisi

nanti). Klik Next untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya.


Pada tahapan ini, system akan menampilkan settingan yang sudah kita definisikan

sebagai konfirmasi. Apa bila ada yang masih akan diubah, klik Tombol Back untuk

kembali ke tahapan sebelumnya. Sedangkan kalau sudah benar klik Tombol Finish

sehingga muncul windows seperti dibawah ini:


Windows diatas menunjukkan bahwa kita baru saja menyimpan setingan

Accounting Structure dengan ledger yang telah kita definisikan. Seperti yang telah

dijelaskan sebelumnya, untuk bisa melakukan transaksi akuntansi, kita harus


66

mendefinisikan Accounting Options. Tahapan ini bisa dikerjakan nanti yaitu dengan

mengklik Tombol Return To Accounting Setup untuk kembali ke windows Accounting

Setup, atau bisa juga langsung dikerjakan yaitu dengan mengklik Tombol Define

Accounting Options. Pada Accounting Options ini yang pertama kita kerjakan adalah

mengupdate ledger seperti windows dibawah ini:


Isi field-field yang ada sesuai dengan ketentuan yang akan kita set. Ingat, field yang

bertanda bintang (*) harus diisi. Kemudian klik Tombol Next sehingga muncul windows

seperti dibawah ini:


67


Pada field Retained Earnings Account, isi dengan kombinasi akun untuk Retained

Earning sesuai dengan Accounting Flexfield yang kita pakai. Field-field untuk Journal

Processing diisi jika kita akan menggunakan secondary ledger. Setelah itu klik Tombol

Next untuk melanjutkan pada tahapan review seperti windows dibawah ini:


Pada tahapan Review ini kita dikonfirmasi untuk meyakinkan apakah setingan yang

telah kita buat sudah benar atau belum. Jika sudah benar, klik Tombol Finish sehingga

muncul windows dibawah ini:


68


Lihat pada setup step ada dua tahapan yang mempunyai tanda bintang sehingga

tahapan tersebut harus diisi secara kumplit. Status akan terlihat pada kolom Status. Jika

suatu tahapan pada kolom Status berisi thick (contreng) berarti tahapan tersebut sudah

kumplit. Jika tanda statusnya berupa gambar jam berarti tahapan tersebut sudah berjalan

tapi belum kumplit, sedangkan jika tanda statusnya berupa kotak berarti tahapan tersebut

belum tersentuh sama sekali.

Klik pada Tombol update pada row Reporting Currencies, sehingga muncul



69


Isi field Currency Conversion Level dengan tingkat konversi currency yang

dinginkan. Isi field currency dengan kode mata uang yang dijadikan local currency. Isi

field Reporting Currency Name dengan nama reporting currency yang diinginkan. Isi field

Short Name dengan nama pendek reporting currency yang kita buat. Isi field Period End

Rate Type dan field Period Average Rate Type dengan jenis rate untuk transaksi translasi.

Setelah itu klik Tombol Apply untuk menyimpan settingan dan melanjutkan ketahapan

berikutnya.


Pada windows tersebut, klik Tombol Complete sehingga muncul windows dibawah

ini:


70


Windows tersebut kita dikonfirmasi tentang setingan Accounting setup yang

setingan tersebut nantinya tidak bisa dihapus. Klik Tombol Yes untuk mengkonfirmasi,

sehingga muncul windows seperti dibawah ini:


Setelah tampil windows diatas berarti kita sudah selesai melakukan tahapan

Accounting Setup. klik Return To Accounting Setups untuk kembali ke window Accounting

Setup awal, atau kita juga bisa menuju window yang lainnya.


71

5.4 Latihan:Sebelum mengerjakan, perhatikan asumsi berikut ini:



responsibility General Ledger Super User.

a. Buat legal entity dengan ketentuan sebagai berikut:

TeriTory Pilih negara yang ada di databse oracle sesuai keinginan

Legal entity Name XX_Legal entity

Organization Name Isi dengan nama perusahaan sesuai keinginan

Legal entity

Identifier

Isi dengan nomor SIUP/TDP (bisa mengarang)

Transacting Entity Yes

Address Diisi dengan alamat perusahaan disesuaikan dengan teriTory yang

dipilih

b. Definisikan Accounting Setup dengan ketentuan sebagai berikut:

- Legal entity = XX_Legal entity (Legal entity masing-masing yang sudah dibuat)

- Untuk mengisi primary ledger ketentuannya adalah sebagai berikut:

Name Chart of

accounts

Accounting

Calendar/Period Type

Currency Subledger

Accounting

Method

XX_Ledger Primary

ledger Flex

Accounting13/Month IDR Standard Accrual


72

- Lengkapi tahapan seting Primary ledger Definition dengan ketentuan sebagai

berikut:

Name XX_Ledger

Short Name Isi sesuai keinginan

First Opened Period 13-04

Number of Future Enterable 1

Currency Balancing Account 101.100.29900.0000.000.000.000

Retained Earnings 101.100.33100.0000.000.000.000

Default Period End Rate Type Period End875

Default Period Average Rate Type Period Average875

Cumulative Translation Adjustment Account 101.100.35000.0000.000.000.000

- Lengkapi tahapan seting Reporting Currency dengan ketentuan sebagai berikut:

Name XX_Reporting Currency

Short Name Diisi sesuai keinginan

Rounding Difference Tracking Account 101.100.78550.0000.730.000.000

Default Rate Type Corporate

Retain Transaction Type Yes


73

Bab VI

Ledger

6.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui Gambaran Umum Ledger pada aplikasi Oracle

2. Memahami keyword pada setup Ledger

3. Memahami Struktur Akun pada aplikasi Oracle

4. Mengerti dan mampu mendefinisikan Accounting Flexfield

5. Mengerti dan mampu mendefinisikan Segment

6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General LedgerLedger merupakan konsep dasar yang ada pada aplikasi oracle. Sebuah ledger akan

menggambarkan gambaran akuntansi sebuah perusahaan. Pada aplikasi oracle, sebuah

ledger mungkin dimiliki oleh sebuah legal entity, sebuah grup perusahaan pada lingkungan

legal (industri) yang umum, atau sebuah cabang yang asing (beda secara lingkungan

industri atau beda secara geografis). Ledger nantinya akan sangat berguna pada saat akan

dilakukan konsolidasi dan memudahkan dalam memanage reports yang dinginkan.

Sebuah ledger akan menyediakan saldo ledger akuntansi sebuah entitas akuntansi

dan juga sebagai tempat menyimpan informasi keuangan. Oleh karena itu, ledger

merupakan sumber informasi utama bagi analisis aplikasi oracle.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, lingkungan bisnis yang ada sekarang

sangatlah kompleks, berbeda satu sama lain, sehingga memungkinkan satu perusahaan

mempunyai cabang yang lingkungan bisnisnya berbeda dengan lingkungan bisnis

induknya. Untuk mengakomodir keadaan tersebut, maka ledger bisa dibagi menjadi dua

yaitu:

a. Primary ledger. Biasanya primary ledger dipakai sebagai corporate ledger yang

sesuai dengan lingkungan bisnis korporasi.


74

b. Secondary Ledger. Biasanya secondary ledger dipakai sebagai ledger pembantu

bagi primary ledger. Hal ini bisa terjadi jika lingkungan bisnis yang ada pada

sebuah cabang berbeda dengan lingkungan bisnis korporasinya.

Hubungan kedua jenis ledger tersebut bisa dilihat pada gambar 6.2.1 berikut:

Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger

Pada saat mendefinisikan ledger, para implementaTor sering menyebut istilah “3

C” yaitu:

1. Chart of account yaitu mendefinisikan kode akun

2. Calendar yaitu mendefinisikan tanggal dan kalender akuntansi (Accounting

calendar)

3. Currency yaitu mendefinisikan mata uang transaksi (transaction currency)


75

6.3 Accounting Setup Step

Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step

Gambar diatas menggambarkan alur tahapan seting Accounting setup. Seting

Accounting setup berawal dari Setting GL yaitu mendefinisikan Chart of accounts,

mendefinisikan Calendar, Mendefinisikan Currency (mata uang), dan terakhir adalah

melengkapi tahapan setup yang belum lengkap. Setelah itu baru kita mendefinisikan

Accounting setup melalui Accounting setup manager yaitu mendefinisikan legal entity,

menghubungkan legal entity yang telah kita buat ke Accounting setup, mendefinisikan

primary ledger, mendefinisikan secondary ledger (jika pakai secondary ledger),

melengkapi opsi akuntansi (Accounting Options), dan terakhir adalah melengkapi tahapan

seting yang belum lengkap. Jadi sebenarnya, sebelum mendefinisikan Accounting Setup,

sebelumnya kita harus sudah mendefinisikan setingan GL.

6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi OracleAda beberapa element ledger yang di-share dengan modul-modul yang lain pada

aplikasi oracle yaitu:


76

a. Struktur akun (account structure) yaitu Value Set, Segment Values, Security Rules,

dan Cross-Validation Rules.

b. Kalender Akuntansi (Accounting Calendar) yaitu Periods dan Periods Type.

c. Mata Uang (Currencies) yaitu Daily Rates dan Rates Type.

d. Journal yaitu Categories dan Sources.

6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle

Tahapan untuk mendefinisikan struktur akun adalah tahapan yang pertama dan

utama yang harus dilakukan pada saat kita akan mendefinisikan sebuah ledger. Dalam

dunia akuntansi struktur akun itu lebih lazim dikenal sebagai chart of accounts (COA).

COA merupakan struktur akun yang dimiliki oleh sebuah entitas yang digunakan

untuk me-record transaksi-transaksi materil yang terjadi dan untuk me-maintain saldo

akun. Pada aplikasi Oracle General Ledger, kita bisa mendefinisikan struktur COA pada

sebuah menu yang disebut Accounting Flexfield. Struktur yang dibuat nantinya bisa

memungkinkan sebuah entitas untuk menelompokkan informasi akuntansi yang ada pada

saat terjadi transaksi. Sebuah struktur COA terdiri dari beberapa Segment unik yang

terdefinisikan. Masing-masing Segment berisi sebuah list of values, seperti list of Cost

Centers atau juga Natural Accounts. Berbagai macam kombinasi dari nilai Segment yang

ada nantinya akan menggambarkan kombinasi akun tersendiri yang menunjukkan transaksi

akuntansi yang diposting dan saldo akun yang di-maintain.

Ketika mendefinisikan Segment pada Accounting Flexfield, aplikasi Oracle

membutuhkan minimal dua Segment yaitu sebuah Segment digunakan sebagai Balancing

Segment, sedangkan sebuah Segment lagi untuk digunakan sebagai natural account

Segment. Balancing Segment digunakan untuk mengakomodir saldo trial balance tersendiri

seperti perusahaan. Sedangkan natural account Segment digunakan untuk mengakomodir

list akun yang nantinya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan, seperti Cash,

A/R, A/P, Revenue, atau yang lainnya. Sebagai tambahan, aplikasi Oracle juga

membolehkan untuk senambahkan Cost Center Segment untuk mengidentifikasi area

fungsi sebuah bisnis seperti Finance dan Marketing. Pada dasarnya, Cost Center Segment

digunakan untuk laporan pada Oracle Asset atau Oracle Projects.


77

Ada beberapa constraint (batasan) yang harus diperhatikan pada saat mendefinisika

COA yaitu:

a. Struktur COA harus terdiri dari minimal dua (2) Segment dan maksimal tiga puluh

Segment.

b. Total panjang kombinasi Segment tidak lebih dari 240 karakter.

c. Setiap nilai dari natural account harus terdiri dari satu jenis akun seperti asset,

expense, etc.

6.6 Keunggulan Struktur Akun yang UmumBerikut ini adalah beberapa keunggulan menggunakan struktur akun (COA):

a. Bisa meningkatkan konsistensi informasi yang dilaporkan diantara unit bisnis yang

ada dan memastikan kecocokan laporan yang ada pada setiap unit bisnis.

b. Bisa mengurangi effort pada saat melakukan konsolidasi informasi yang

dibutuhkan sesuai dengan keinginan management.

c. Bisa mengurangi tahapan prosedur pada saat rekonsiliasi.

d. Bisa mempermudah dalam melakukan benchmarking (perbandingan) diantara unit

bisnis yang berbeda.

e. Bisa melakukan analisis leverage terhadap karyawan diantara unit bisnis yang ada.

6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan KeuanganTujuan utama dari sebuah general ledger adalah laporan keuangan dan analisis

keuangan. Struktur COA mendefinisikan sifat, range, dan pengelompokan informasi yang

tersedia untuk dijadikan sebagai laporan dan analisis. Laporan (report) dihasilkan dari

range dan pengelompokkan dari sebuah nilai Segment. Management harus mendefinisikan

dimensi data-data keuangan yang nantinya akan dianalisis dan dilaporkan dan juga harus

memastikan dimensi-dimensi yang ada tersebut telah terefleksikan dalam struktur COA.

Pedoman Mendefinisikan COA adalah sebagai berikut:

1. Structure. Beberapa yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

a. Tentukan scoping yang harus dimiliki oleh COA. Scoping yang disusun harus

berdasarkan GAAP yang diikuti oleh keinginan management, bukan sebaliknya.


78

b. COA harus didesign secara flexible yang menggambarkan proses bisnis saat ini

dan juga harus bisa mengakomodir kemungkinan perubahan yang terjadi di

masa yang akan dating. Perlu dipertimbangkan Future Segment untuk

mengakomodir kemungkinan perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh

tingginya pertumbuhan skala bisnis, dinamisnya industry, dan dinamisnya

lingkungan. Hal ini dikarenakan design struktur akun tidak bisa ditambahkan

dimasa yang akan datang, yang bisa hanyalah perubahan minor.

c. Setiap dimensi yang diukur untuk sebuah bisnis harus dipisahkan menjadi

Segment yang berbeda. Jika disatukan dalam satu Segment maka akan

mempersulit proses konsolidasi dan pengalokasian, validasi/Security rules, dan

proses laporan.

2. Values. Beberapa yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut:

a. Hindari penggunaan dependent Segment. Hal ini akan menyulitkan pada saat

pengalokasian.

b. Definiskanlah Segment yang kita buat dengan menggunakan character Type.

c. Hindari penggunaan alpha characters pada Segment kecuali untuk nilai parent.

Alpha character akan menyulitkan system pada proses sorting data, penggunaan

range, penggunaan kode, dan pada saat pembuatan validasi/Security rules.

d. Gunakan huruf capital untuk data entry. Ini akan menambah tingkat konsistensi

data.

e. Gunakan hubungan parent/child untuk memfasilitasi pelaporan dari pada harus

menambahkan Segment values.

f. Jika menggunakan default Segment, maka gunakanlah pada awal atau akhir

struktur Accounting Flexfield yang didefinisikan.

g. Dokumentasikanlah pemetaan Chart of accounts beserta turunan-turunannya.

Hal ini akan memudahkan kita pada saat melakukan rekonsiliasi akun-akun

yang tidak sinkron.


79

6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum)Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dalam aplikasi oracle, sebuah struktur

akun lebih umum dikenal sebagai Accounting Flexfield. Setiap Accounting Flexfield akan

terdiri dari beberapa Segment dengan kualifikasi tertentu, dan setiap Segment akan terdiri

dari beberapa values.

Oleh karena itu, yang pertama harus dilakukan adalah mendefinisikan Accounting

Flexfield. Untuk mendefinisikannya dari modul General Ledger, masuk ke Setup >

Financials > Accounting Flexfield > Key > Segment, lebih jelasnya bisa lihat pada gambar

berikut.

Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment

Double klik pada Segment atau arahkan kursor ke Segment kemudian klik Open,

sehingga muncul gambar 6.8.2 dibawah ini:


80

Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield

Pada saat kursor aktif pada field Application tekan Ctrl + F11 (keyboard) atau klik

Tombol Find, dan pastikan field Application terisi General Ledger, dan field Flexfield Title

berisi Accounting Flexfield sehingga pada field-field Structures terisi sesuai data yang ada

pada database. Untuk mendefinisikan sebuah Accounting Flexfield, arahkan kursor aktif

pada field Structures kemudian klik Tombol New untuk menambahkan row (baris) baru.

Isi field Code dengan nama Accounting Flexfield yang diinginkan, kemudian tekan Tab

(keyboard) dan isi field Descriptions dengan deskripsi singkat yang menggambarkan

Accounting Flexfield yang sedang didefinisikan. Klik Tombol Save, kemudian klik Tombol

Segments sehingga muncul windows seperti gambar dibawah ini:


81

Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment

Isi field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field Number. Isi dengan nomor urut Segment yang akan kita definisikan.

b. Field Name. Isi dengan nama Segment yang sedang didefinisikan.

c. Field Window Prompt. Setelah mengisi field Name, tekan Tab (keyboard) maka

field Window Prompt akan terisi secara otomatis disamakan dengan nilai pada field

Name.

d. Field Column. Isi dengan kolom Segment yang diinginkan. Biasanya diisi berurutan

sesuai Segment yang sedang didefinisikan.

e. Field Value Set. Isi dengan Value Set yang diinginkan (untuk mendefinisikan Value

Set akan dibahas setelah ini).

6.9 Mendefinisikan Value SetValue Set adalah sebuah fungsi yang mendefinisikan validasi attribut nilai (value)

untuk sebuah Segment yang kita definisikan. Untuk mendefinisikannya kita bisa

menggunakan menu General Ledger, Setup > Financials > Flexfields > Validation > Sets.

Atau langsung dari window Segment klik Tombol Value Set, sehingga muncul window



82

Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set

Isi field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Value Set Name. isi dengan nama Value Set yang diinginkan dan disesuaikan

dengan Segment yang kita buat.

b. Description. Isi dengan keterangan pendukung mengenai Value Set yang kita

definisikan.

c. List Type. Pilih jenis list yang akan digunakan. Untuk mempermudah, gunakan List

of Values.

d. Security Type. Pilih jenis Security yang diinginkan, apakah Hierarchical Security

(digunakan untuk memprotect per header account); Non-Hierarchical Security

(digunakan untuk memprotect per Child Account); atau No Security (tanpa

proteksi).

e. Format Type. Pilih jenis format yang diinginkan, seperti yang telah dijelaskan

sebelumnya, gunakan jenis Char sehingga nantinya bisa diisi baik dengan alphabet

maupun number.

f. Numbers Only. Dicontreng apabila nilai Segmentnya hanya berupa nomor.

g. Uppercase Only. Dicontreng apabila nilai Segmentnya hanya uppercase.

h. Right-Justify and Zero Fill Numbers. Dicontreng apabila nantinya nilai yang

digunakan membaca nilai nol (0), sebagai contoh 0001 akan diakui sebagai 0001

jika field ini dicontreng, tapi jika tidak dicontreng, maka system akan membacanya

sebagai 1.


83

i. Min Value. Isi dengan nilai minimal yang diinginkan, dipakai sebagai batas bawah

jika diinginkan.

j. Max Value. Isi dengan nilai maksimal yang diinginkan, dipakai sebagai batas atas

jika diinginkan.

k. Maximum Size. Diisi dengan jumlah maksimum karakter yang diperbolehkan untuk

mengisi nilai Segment.

l. Validation Type. Isi dengan jenis validasi yang diinginkan. Seperti yang sudah

dijelaskan didepan, untuk mempermudah proses ke depannya, gunakan jenis

Independent sehingga untuk validasinya tidak bergantung terhadap yang lain.

Setelah field-fieldnya diisi tekan Tombol save untuk menyimpan ke dalam system

database.

6.10 Memilih Flexfield QualifiersFlexfield Qualifiers merupakan jenis kualifikasi yang harus dipilih untuk masing-

masing Segment yang nantinya akan sangat menentukan saat kita mendefinisikan nilai

Segment tersebut. Sekali kita salah mendefinisikan Flexfield Qualifiers ini akan

menjadikan inkonsistensi nilai Segment, maka kita harus mengulangi proses pendefinisian

Segment dari awal.

Untuk memilih Flexfield Qualifiers, pada windows Segment yang sedang kita

definisikan, arahkan kursor aktif ke Segment yang akan kita kualifikasikan, kemudian klik

Tombol Flexfield Qualifiers sehingga muncul window seperti dibawah ini:


84

Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers

Pilihlah Flexfield Qualifiers yang sesuai dengan Segment yang kita definisikan

dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Cost Center Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi Segment Cost

Center. Segment Cost Center ini mengindikasikan area fungsional dari sebuah

organisasi, seperti Accouting, Facilities, Shipping, etc. Ini akan sangat diperlukan

jika menggunakan Oracle Asset dan Oracle Project.

b. Natural Account Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi natural

account Segment. Atribut ini biasanya digunakan untuk Segment chart of account.

Natural account ini berisi nilai-nilai yang menggambarkan jenis akun seperti cash,

account receivable, etc.

c. Balancing Segment. Atribut inidigunakan untuk mengidentifikasi Balancing

Segment. Atribut ini biasanya digunakan untuk perusahaan. Atribut ini akan

memastikan semua saldo jurnal untuk setiap saldo Segment. Atribut ini hanya bisa

digunakan oleh Segment yang Value Set nya independent.

d. Intercompany Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi intercompany

Segment.


85

e. Management Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi Management

Segment.

f. Secondary Tracking Segment. Atribut ini digunakan untuk mengidentifikasi

secondary tracking Segment.

Pilih/contreng pada Flexfield Qualifiers yang diinginkan kemudian klik Save.

Ulangi proses ini untuk Segment yang lain. Perlu diingat bahwa atribut Flexfield Qualifiers

ini hanya bisa dipakai untuk satu Segment tidak bisa digunakan oleh dua Segment atau

lebih secara bersamaan.

6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield)Freeze The Flexfield Definition yaitu proses untuk menjadikan definisi Flexfield

yang telah kita buat menjadi beku atau permanen. Langkah ini harus dilakukan untuk

menjaga konsistensi data sehingga kedepannya system bisa membaca Flexfield yang telah

kita definisikan, dengan kata lain jika kita lupa atau tidak mem-freeze Flexfield definition,

maka ketika nantinya kita membutuhkan Flexfield yang telah kita definisikan, system tidak

bisa membacanya seakan-akan datanya tidak ada, padahal data tersebut sudah ada dalam

database.

Untuk mem-freeze Flexfield definition, pada window Key Flexfield Segment seperti

dibawah ini:


86

Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition

Arahkan kursor aktif ke struktur Flexfield yang kita definisikan, contreng pada field

Freeze Flexfield Definition, kemudian klik Tombol Compile dan tekan Tombol Save.





1. Definisikanlah Value Sets dengan keetentuan sebagai berikut:

a. Company

Field Name Value

Value Set Name XX_Company

Description Company

List Type List of Values


87

Security Type Non-Hierarchical Security

Format Char

Max. Size 2

Uppercase Only Yes

Right Justify/Zero Fill Yes

Validation Type Independent

b. Branch

Field Name Value

Value Set Name XX_Branch

Description Branch



Format Char

Max. Size 3

Uppercase Only Yes



c. Future1

Field Name Value

Value Set Name XX_Future1

Description Future1




88

Format Char

Max. Size 3

Uppercase Only Yes



d. Cost Center

Field Name Value

Value Set Name XX_Cost Center

Description Cost Center



Format Char

Max. Size 3

Uppercase Only Yes



e. Account

Field Name Value

Value Set Name XX_Account

Description Account



Format Char


89

Max. Size 4

Uppercase Only Yes



f. Product

Field Name Value

Value Set Name XX_Product

Description Product



Format Char

Max. Size 2

Uppercase Only Yes



2. Definisikanlah sebuah Accounting Key Flexfield dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Name Value

Code XX_Accounting Flexfield

Title XX_Accounting Flexfield

Description Chart of account XX

Enabled Checked

Segment SeparaTor Period (.)

Cross Validate Segment Checked


90

Freeze Rollup Groups Unchecked

Allow Dynamic Inserts Checked

3. Definisikanlah Segment-Segment berikut pada Accounting Key Flexfield =

XX_Accounting Flexfield:

Number Name Window Prompt Column Value Set

1 Company Company SEGMENT1 XX_Company

2 Branch Branch SEGMENT2 XX_Branch

3 Future1 Future1 SEGMENT3 XX_Future1

4 Cost Center Cost Center SEGMENT4 XX_Cost Center

5 Account Account SEGMENT5 XX_Account

6 Product Product SEGMENT6 XX_Product

4. Definisikanlah Flexfield Qualifiers dengan ketentuan sebagai berikut:

Segment Flexfield Qualifiers

Company Balancing Segment

Branch Secondary Tracking Segment

Cost Center Cost Center Segment

Account Natural Account Segment

5. Freeze Flexfield Definition dan compile


91

Bab VII

Segment Values

7.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengerti dan bisa mendefinisikan Segment Values

2. Memahami keyword pada setup Segment Values

3. Memahami trouble shooting pada segment values

7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum)Setelah kita mendefinisikan Segment beserta Value Set-nya, maka kita harus

mendefinisikan nilai dari Segment-Segment yang telah kita definisikan. Untuk

mendefinisikan nilai Segment, dengan menggunakan menu General Ledger Super User,

masuk ke Setup > Financials > Flexfield > Key > Values. Window pertama yang muncul

adalah menu pencarian value yang akan kita definisikan. Pada field Value Set, isi atau cari

Value Set yang akan kita definisikan, kemudian klik Tombol Find, sehingga muncul

window seperti berikut ini:

Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values


92

Seperti yang terlihat diatas, window yang ada terbagi menjadi dua tab, yaitu

1. Tab Values, Effective. Tab ini untuk mendefinisikan nilai dan masa efektivenya.

2. Tab Values, Hierarchy, Qualifiers. Tab ini untuk mendefinisikan nilai, hirarki dan

kualifikasi dari nilai yang kita definisikan.

Isi field-field yang dibutuhkan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Value. Isi dengan nilai yang diinginkan.

b. Translated Value. Setelah mengisi field Value tekan Tombol Tab (keyboard), maka

field Translated Value akan secara otomatis terisi dengan nilai yang sama dengan

field Value.

c. From, To. Isi dengan tanggal efektivenya, field From dengan tanggal mulai,

sedangkan field To dengan tanggal akhir.

d. Enabled. Contreng untuk mengktifkan dan meng-nonaktifkan.

e. Parent. Contreng jika value yang kita definisikan merupakan induk dari yang lain.

f. Qualifiers. Konten dari field ini sangat bergantung terhadap Flexfield Qualifiers

yang dipilih saat mendefinisikan Segment. Isi field-field yang muncul sesuai

dengan value dan qualifikasi yang diinginkan.

Pada saat mengisi qualifiers ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

a. Allow Budgeting. Field ini untuk menentukan apakah sebuah value dari Segment

yang kita definisikan itu diperbolehkan/didesain untuk bisa dipakai budgeting atau

tidak. Jika tipe akunnya berperan sebagai parent, maka set field ini menjadi No,

karena akun parent tidak akan bisa dipakai untuk budgeting.

b. Allow Posting. Field ini untuk menentukan apakah sebuah value dari Segment yang

kita definisikan itu diperbolehkan/didesain untuk bisa dipakai posting jurnal atau

tidak. Jika tipe akunnya berperan sebagai parent, maka set field ini menjadi No,

karena akun parent tidak akan bisa dipakai untuk melakukan posting jurnal.

c. Account Type. Field ini dipakai untuk Segment dengan qualifikasi natural account.

Kita hanya bisa mengisi field ini dengan nilai yang ada pada combo yaitu Asset,

Liability, Owner’s Equity, Revenue, atau Expense. Atau kita juga bisa memasukkan

nilai dari tipe budget apakah Budgetary Dr atau Budgetary Cr. Untuk statistical

Account, pilih diantara Asset, Liability, atau Owner’s Equity. Jika kita memilih

Revenue atau Expense untuk statistical account, maka saldo akun pada akhir


93

Periode akan menjadi nol. Hati-hati pada saat mengisi field ini karena nilai

defaultnya adalah Expense.

d. Third Party Control Account. Isilah dengan Payables, Receivables, atau Yes untuk

menentukan bahwa value yang kita definisikan akan dijadikan sebagai control

account. Hak akses terhadap akun ini akan terbatas hanya bagi Oracle Payables,

Oracle Receivables, atau Oracle InvenTory, sedangkan Subledger Accounting akan

secara otomatis meng-create saldo detailnya. Akan tetapi jika kita tidak

menentukan ini (set No) maka akun ini bisa diakses oleh seluruh aplikasi Oracle.

e. Reconciliation Flag. Field ini untuk menentukan apakah sebuah akun yang sedang

didefinisikan ini diperbolehkan untuk proses rekonsiliasi atau tidak. Setelah proeses

rekonsiliasi maka saldonya akan menjadi nol.

Setelah semua field terisi, klik Tombol Save untuk menyimpan, dan ulangi

langkah-langkah diatas untuk mengisi Value yang lain.





1. Definisikanlah Value dari Segment yang telah didefinisikan sebelumnya dengan

ketentuan sebagai berikut:

a. Company

Value Description Enabled Parent Allow Budgeting/Posting

00 Corporate Yes No Yes, Yes

01 Domestic Ops Yes No Yes, Yes

T Total All Companies Yes Yes No, No

b. Branch


94


000 Branch A Yes No Yes, Yes

001 Branch B Yes No Yes, Yes

T Total All Branch Yes Yes No, No

c. Future1


000 Future1 Yes No Yes, Yes

d. Cost Center


000 Cost Center Yes No Yes, Yes

e. Account

Value Description Enabled Parent Allow

Budgeting/Posting

Account Type

1110 Cash Yes No Yes, Yes Asset

1210 Account

Receivable

Yes No Yes, Yes Asset

1260 Allow. For Bad

Debt


1550 Vehicles Yes No Yes, Yes Asset

1560 Computer/Software Yes No Yes, Yes Asset

1570 Asset Clearing Yes No Yes, Yes Asset

2210 Account Payables Yes No Yes, Yes Liability


95

2225 Accrued Expense

Payable

Yes No Yes, Yes Liability

2990 Suspense Yes No Yes, Yes Liability

3310 Retained Earnings Yes No Yes, Yes Ownership/STock

3500 Translation Adjust Yes No Yes, Yes Ownership/STock

4100 Total Revenue Yes Yes No, No Revenue

4110 Software Sales Yes No Yes, Yes Revenue

4120 Support Contracts Yes No Yes, Yes Revenue

4130 Hardware Sales Yes No Yes, Yes Revenue

5100 Total Expense Yes Yes Yes, Yes Expense

5105 Salaries Yes No Yes, Yes Expense

5150 Bonus Yes No Yes, Yes Expense

5510 Telephone Yes No Yes, Yes Expense

5650 Bad Debt Expense Yes No Yes, Yes Expense

7690 Meals Yes No Yes, Yes Expense

7990 Rounding

Difference

Yes No Yes, Yes Expense

7999 Suspense-Manual Yes No Yes, Yes Expense

8100 Unrealized

Gain/Loss


f. Product


00 No Product Yes No Yes, Yes

01 Software A Yes No Yes, Yes

02 Hardware A Yes No Yes, Yes


96

Bab VIII

Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations

8.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui gambaran umum hirarki akun pada aplikasi Oracle

2. Mengerti dan bisa mendefinisikan Hirarki Akun

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan Shorthand Aliases

4. Mengerti dan bisa mendefinisikan Account Combinations

8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account)Parent Account merupakan akun yang nilai saldonya merupakan penjumlahan dari

sejumlah akun detail yang merupakan anak dari akun tersebut. Parent Account merupakan

jenis akun yang dependent terhadap anak dari akun tersebut. Namun sebenarnya kita juga

bisa membuat Parent Account sebagai akun yang independent, tapi akan banyak

keterbatasan ketika dipakai dengan dependent Segment. Akun yang dijadikan sebagai

Parent Account tidak bisa dipakai untuk melakukan posting jurnal dan entry budget

kalaupun pada setingan quaalifiernya di set Allow Posting and Budgeting. Parent Account

(summary account) akan digunakan pada saat kita menginginkan untuk melihat summary

secara online (proses laporan keuangan), Mass Allocation, dan formula recurring journal.

Child Account (akun anak) merupakan kebalikan dari Parent Account, yaitu akun

yang nilainya merupakan link untuk parentnya dan bisa digunakan untuk melakukan

posting jurnal dan entry budget. Child Account ini merupakan akun yang independent yang

tidak dipengaruhi oleh nilai dari akun yang lainnya baik dengan Segment yang sama atau

dengan Segment yang berbeda. Oleh karena itu, sebuah Child Account bisa dimiliki oleh

satu atau lebih Parent Account.

Hubungan diantara keduanya bisa dilihat pada bagan berikut ini:


97

Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values

Untuk mendefinisikan Parent Account, pada menu General Ledger Super User,

masuk ke Setup > Financials > Flexfiled > Key Values, cari nilai Segment yang akan kita

definisikan hubungan Parent-Child Accountnya sehingga muncul window key values



98

Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set

Kemudian cari akun yang akan dijadikan sebagai Parent Account, klik pada

Tombol Define Child Ranges sehingga muncul window seperti dibawah ini:

Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges

Isi field From dengan kode akun yang paling awal dari child ranges berdasarkan

akun parent yang kita definisikan. Isi field To dengan kode akun yang paling akhir dari

child ranges berdasarkan akun parent yang kita definisikan. Isi field Include dengan Child

Values Only yang berarti bahwa yang termasuk dalam ranges yang kita definisikan adalah

hanya akun yang berstatus sebagai child (tidak di set sebagai parent). Sebagai contoh, pada


99

Segment Departemen nilainya adalah Departemen A (001), Departemen B (002),

Departemen C (003), dan Total Departemen (T). misalkan pada Segment ini kita akan

mendefinisikan akun T sebagai Parent Account dari semua departemen yang ada (001;

002; 003), maka pada child ranges, isi field From dengan 001 dan isi field To dengan 003.

Ini berarti bahwa T merupakan Parent Account dengan Child Accountnya adalah 001,002,

dan 003. Sehingga nilai saldo akun T akan merupakan Total penjumlahan dari nilai saldo

akun 001, 002, dan 003.




1. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Company dengan ketentuan sebagai

berikut:

Parent Account Child Ranges

T 00-01

2. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Branch dengan ketentuan sebagai

berikut:


T 000-001

3. Definisikanlah Parent Account untuk Segment Account dengan ketentuan sebagai

berikut:


4100 410-4120

5100 5105-8100


100

8.4 Mendefinisikan Shorthand AliasesShorthand aliases merupakan sebuah kata atau kode yang merepresentasikan

sebagian atau seluruh dari sebuah kombinasi akun. Shorthand aliases ini digunakan untuk

mempermudah pada saat entry sehingga bisa memaksimalkan tingkat produktivitas dan

tingkat akurasi.

Shorthand aliases akan merepresentasikan nilai dari sebuah Segment tunggal,

beberapa Segment atau dari sebuah kombinasi akun. Kita bisa mendefinisikan akun

shorthand aliases ini dengan sebanyak mungkin (unlimited) untuk merepresentasikan

sebagian atau seluruh akun.

Untuk memulai mendefinisikan shorthand aliases, dengan menggunakan menu

General Ledger Super User masuk ke Setup > Financials > Flexfields > Key > Aliases.

Yang pertama harus dilakukan adalah mendefinisikan shorthand aliases nya dulu yaitu

dengan mengisi field berikut ini:

- Field Enabled. Contreng untuk meng-enable shorthand aliases.

- Max Aliase Size. Isi dengan jumlah karakter maksimal yang diperbolehkan untuk

shorthand aliases.

- Field For the Prompt. Isi dengan kata kunci yang menggambarkan shorthand aliases


Setelah itu kita bisa membuat template shorthand aliases untuk keperluan transaksi

masing-masing account yang akan dipakai yaitu dengan mengisi field-field berikut ini:

- Field Alias. Isi dengan kata kunci template akun yang kita definisikan .

- Field Template. Isi dengan template akun yang kita definisikan.

- Field Alias Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan alias


Setiap kali kita mendefinisikan shorthand aliases ini kita harus me-recompile Key

Flexfield dengan cara masuk ke menu Setup > Financials > Flexfields > Key > Segment

dan unthick (menghilangkan tanda contreng) pada field Freeze Flexfield Definition, klik

OK pada warning yang muncul. Setelah itu contreng kembali field Freeze Flexfield

Definition, klik OK pada warning yang muncul, kemudian klik Tombol Compile.

Untuk menampilkan shorthand aliases yang kita definisikan, kita harus men-set

value dari Profile Option dengan menggunakan menu General Ledger Super User masuk


101

ke Other > Profile. Cari field Shorthand Entry profile option, kemudian set field User

Value dengan Always atau Yes.

8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun)Settingan default dari account code combinations adalah enabled. Bahkan jika pada

saat mendefinisikan Key Flexfield kita mencontreng Allow Dynamic Insert, secara

otomatis system akan meng-create kombinasi yang valid diantara akun yang telah

didefinisikan, sehingga kita sudah tidak perlu lagi men-set menu account combinations ini.

Namun jika ternyata kita sudah menentukan untuk tidak mencontreng field Allow

Dynamic Insert, maka kita harus mendefinisikan kombinasi akun yang nantinya akan

dipakai pada saat transaksi.

Sekali kita mendefinisikan kombinasi akun maka valuenya tidak bisa dihapus. Kita

bisa mengatur agar akun tersebut tidak dipakai lagi adalah dengan men-diselect Enabled

pada akun yang kedepannya tidak akan dipakai. Selain itu kita juga bisa mengaturnya

dengan menentukan tanggal efektiv kombinasi akunnya. Sehingga secara otomatis jika

melewati batas tanggal efektiv, system akan men-disable kombinasi akun tersebut. Ex. Jika

suatu kombinasi akun diset tanggal efektivnya From 1-JAN-2009 To 30-JUN-2009 maka

kombinasi akun yang didefinisikan hanya bisa dipakai dari mulai tanggal 1 Januari 2009

sampai tanggal 30 Juni 2009. Setelah tanggal 30 Juni 2009, system akan secara otomatis

men-set disable kombinasi akun tersebut.




1. Definisikanlah Shorthand Aliases dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Value

Enabled Checked

Max Alias Size 20


102

For the prompt Shorthand Aliases

2. Definisikanlah Template Alias dengan ketentuan sebagai berikut:

Alias Template Alias Description

Cash 00.000.000.000.1110.00 Cash

Account Payable 00.000.000.000.2210.01 Trade Account Payable

Accrued Expense 00.000.000.000.2225.00 Accrued Expense Payable

Salaries 00..000.000.5105.00 Template Salaries

Software Sales 00..000.000.4110.01 Template Software Sales


103

Bab IX

Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)

9.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui gambaran umum kalender akuntansi pada aplikasi Oracle

2. Mengerti dan bisa mendefinisikan kalender akuntansi

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan jenis Periode

4. Mengerti dan bisa mendefinisikan kalender transaksi

5. Mengerti dan bisa membuka Periode akuntansi

6. Mengerti dan bisa menutup Periode akuntansi

9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan pada saat mendefinisikan

kalender akuntansi diantaranya:

- Definisikanlah setidaknya untuk waktu satu tahun. Dengan melakukan seting

Periode tersebut, ini akan mengurangi effort saat melakukan maintenance Periode

pada setiap awal Periode akuntansi.

- Proses translasi mata uang asing tidak akan bisa dilakukan pada awal Periode

akuntansi yang dibuka.

- Hati-hati pada saat memilih Periode yang paling awal. Setelah kita mengaktifkan

(membuka) Periode akuntansi yang pertama, Periode sebelumnya tidak akan bisa

dibuka kembali.

- Jumlah maksimum Periode yang diperbolehkan untuk di-set adalah sebanyak enam

puluh Periode.

- Ketika Periode akuntansi berikutnya sudah dibuka, maka saldo akun yang ada pada

Periode sebelumnya akan berpindah ke Periode berikutnya.

- Pastikan tidak ada gap diantara non-adjusting Period. Karena jika terdapat gap

diantara non-adjusting Period, General Ledger akan melaporkan sebuah warning

error.


104

- Periode akuntansi tidak boleh saling overlap kecuali untuk Periode adjustment. Jika

diantara non-adjusting Period terdapat Periode yang overlap, General Ledger akan

melaporkan sebuah warning error.

- Sebaliknya, adjusting Period (Periode adjustment) harus overlap terhadap non-

adjusting Periods (boleh diantara satu Periode atau lebih).

Untuk mulai mendefinisikan kalender akuntansi, kita bisa memulainya dengan cara

masuk ke menu GL Super User > Setup > Financials > Calendar > Accounting sehingga

muncul window seperti dibawah ini:

Gambar 9.2.1 tampilan Accounting Calendar

Isi field-field tersebut dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field Calendar. Isi dengan nama calendar akuntansi yang diinginkan.

b. Field Description. Isi dengan deskripsi singkat yang menggambarkan calendar

akuntansi yang sedang kita definisikan.

c. Field Prefix. Isi dengan prefix Periode yang kita definisikan.

d. Field Type. Isi dengan jenis Periode yang akan kita gunakan. Pilihlah jenis Periode

yang sesuai dengan calendar akuntansi yang akan kita definisikan.


105

e. Field Year. Isi dengan angka tahun yang akan kita definisikan.

f. Field Quarter. Isi dengan tahapan quarter Periode yang sedang kita definisikan.

Quarter ini mengasumsikan bahwa dalam satu tahun calendar akuntansi itu dibagi

kedalam empat, sehingga dalam satu tahun itu menjadi empat quarter yaitu quarter

ke-1, quarter ke-2, quarter ke-3, dan quarter ke-4.

g. Field Num. isi dengan nomor urut Periodenya, isi secara berurut (sequensial).

h. Field From. Isi dengan tanggal awal Periode yang kita definisikan dengan format

DD-MON-YYYY.

i. Field To. Isi dengan tanggal akhir Periode yang sedang kita definisikan dengan

format DD-MON-YYYY.

j. Field Name. isi dengan nama Periode yang kita definisikan. Field ini akan terisi

secara otomatis pada saat kita menekan Tombol Tab (keyboard) dengan template

defaultnya adalah dengan menggabungkan isi dari field Prefix dan field Year.

k. Field Adjusting. Field ini merupakan field pilihan untuk menentukan apakah

Periode yang sedang kita definisikan itu merupakan Periode untuk melakukan

adjustment atau bukan. Sebuah Periode disebut Periode adjustment ketika field

adjusting ini dipilih (dicontreng).

9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode)Period Types (Jenis Periode) digunakan pada saat mendefinisikan kalender

akuntansi. Kita bisa menggunakan Period Types yang sudah ada pada database. Kita juga

bisa mendefinisikan Period Types ini sehingga kriterianya sesuai dengan yang kita

inginkan.

Setiap Set of Books harus mempunyai Periode tertentu. Ketika kita men-set

calendar akuntansi kedalam sebuah Set of Books, maka Set of Books ini hanya akan

mengakses Periode yang telah di set pada calendar akuntansi tersebut.

Untuk mulai mendefinisikan Period Types ini, gunakan menu General Ledger

Super User kemudian masuk ke Setup > Financials > Calendar > Types sehingga muncul



106

Gambar 9.3.1 tampilan Period Types

Untuk menampilkan data yang ada di database tekan Ctrl + F11 (keyboard). Untuk

menambah row klik New. Isi field-fieldnya sesuai dengan ketentuan berikut ini:

a. Field Period Types. Isi dengan nama Period Types yang dinginkan.

b. Field Periods per Year. Isi dengan jumlah Periode dalam satu tahun kalender

akuntansi. Sebagai contoh, kita bisa mendefinisikan sebuah jenis Periode mingguan

(week), sehingga jumlah Periode per tahunnya adalah 52. Kita bisa mengisi jumlah

Periode per tahun ini sampai maksimal 366 Periode per tahun fiskal

c. Field Year Type. Isi dengan jenis tahun apakah Periode tersebut merupakan bagian

dari sebuah fiscal atau kalender. Jenis “Calendar” dipilih jika tahun Periode

akuntansinya diawali oleh nama system. Sedangkan jenis “Fiscal” dipilih jika tahun

Periode akuntansinya diakhiri oleh nama system. Sebagai contoh, diasumsikan

bahwa kita mempunyai kalender fiscal dari 1 Juli dampai 30 Juni sedangkan saat

ini adalah tanggal 15 Juli 2010. Jika kita memilih jenis tahunnya adalah

“Calendar”, maka General Ledger akan menambahkan tahun 2010 tersebut

kedalam nama Periode (Jul-10) karena bulan Juli itu mulai pada tahun 2010.

Sedangkan jika kita memilih jenis tahunnya adalah “Fiscal”, maka General Ledger


107

akan menambahkan tahun 2011 kedalam nama Periode (Jul-11) karena tahun fiscal

sebenarnya berakhir pada tahun 2011. Dengan asumsi yang sama seperti diatas,

misalkan tanggal saat ini adalah 15 Maret 2010. Jika kita memilih jenis tahun

“Calendar”, General Ledger akan menambahkan 2010 kedalam nama Periode

(Mar-10). Begitu pula jika kita memilih jenis tahunnya dengan “Fiscal”, maka

General Ledger juga akan menambahkan tahun 2010 kedalam nama Periode (Mar-

10) karena tahun fiscal baru akan berakhir pada 2010.

d. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan Period

Types yang sedang kita definisikan.

9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi)Transaction Calendars adalah sebuah fungsi untuk mengontrol proses posting

sebuah transaksi. Fungsi ini dipakai jika average processing pada Set of Books diset enable.

Ketika kita mendefinisikan Transaction Calendars ini, kita akan menset hari apa saja yang

merupakan business days (hari kerja). Selain itu kita juga bisa menspesifikasikan hari-hari

libur, seperti hari Iedul Fitri atau hari libur nasional lainnya dengan menggunakan fungsi

maintenance Transaction Calendars.

Untuk mendefinisikan Transaction Calendars, masuklah ke window Calendar

Transaction, kemudian nama dan deskripsi sesuai dengan keinginan. Untuk

mempermudah, pilih Defaults untuk menset hari kerja default (bawaan system) sehingga

General Ledger akan secara otomatis meng-create Transaction Calendar dengan

menggunakan kelender Default.

Untuk me-maintain Transaction Calendars, dari window Calendar Transaction,

cari calendar yang telah kita definisikan sehingga General Ledger akan menampilkan

Transaction Calendar yang diminta. Perhatikan bahwa business days yang valid adalah

yang ditandai chek list pada check box sebelah kanan. Jadi jika kita akan menset sebuah

hari itu bukan business day, maka kita tinggal menghilangkan tanda check list pada check

box sebelah kanan.


108

9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing Accounting Period)

Opening and closing Accounting Period dilakukan untuk mengontrol journal entry

dan journal posting sehingga system bisa menghitung nilai actual per Periode atau nilai

actual akhir tahun, dan nilai saldo budget akun untuk keperluan laporan.

Accounting Periods akan mempunyai status Periode dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Open. Status ini berarti pada Periode tersebut diperbolehkan melakukan entry

jurnal dan posting jurnal.

b. Closed. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak diperbolehkan melakukan

entry jurnal dan posting jurnal sampai Periodenya dibuka kembali (re-open). Pada

Periode ini, masih diperbolehkan untuk menghasilkan report dan melakukan

inquiry data.

c. Permanently Closed. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak diperbolehkan

melakukan entry jurnal dan posting jurnal. Statusnya sudah tidak bisa diubah lagi

(re-open is not allowed). Pada Periode ini, masih diperbolehkan untuk

menghasilkan report dan melakukan inquiry data.

d. Never Opened. Status ini berarti pada Periode tersebut tidak boleh melakukan entry

jurnal dan posting jurnal. General Ledger akan secara otomatis menetapkan status

ini bagi semua Periode yang baru saja dibuka, atau bagi semua Periode yang telah

didefinisikan tapi belum diset future-enterable. Status ini tidak bisa diganti.

e. Future-Entry. Status ini berarti pada Periode tersebut diperbolehkan melakukan

entry jurnal, tapi tidak diperbolehkan untuk melakukan posting jurnal. Periode ini

sebenarnya belum dibuka, akan tetapi Periode tersebut sudah masuk masa future-

enterable yang ketentuannya disesuaikan dengan settingan pada Set of Books.

Status ini hanya bisa dirubah menggunakan concurrent processing untuk membuka

status Periodenya.

Pada saat kita mendefinisikan Set of Books, hati-hatilah dalam memilih Periode

akuntansi pertama yang akan dibuka. Karena sekali kita membuka first Accounting Period,

General Ledger tidak memperbolehkan kita untuk membuka Periode sebelumnya. Oleh

karena itu, untuk kehati-hatian lebih baik first Accounting Period yang dibuka adalah

minimal satu Periode sebelum Periode yang akan kita jadikan untuk bertransaksi.


109

Untuk membuka status Periode akuntansi, masuklah ke window Open and Close

Periods, General Ledger akan menampilkan Periode akuntansi yang terakhir dibuka,

namun jika ini pertama kali maka status yang muncul adalah Closed. Pilihlah Open Next

Period sehingga General Ledger akan secara otomatis menghitung saldo Periode

bersangkutan dan langsung menjalankan concurrent process untuk membuka Periode

selanjutnya. Pada keadaan ini, status Periode bersangkutan akan tetap berstatus open.

Untuk menutup status Periode akuntansi, masuklah ke window Open and Close

Periods sehingga General Ledger akan menampilkan semua Periode akuntansi yang ada

pada kalender kita yang di set pada Set of Books. Pilih Periode yang akan di-close

kemudian masukkan status baru apakah Closed sehingga statusnya masih bisa dibuka

kembali atau Permanently Closed yang tidak bisa dibuka kembali.

Untuk me-reopen (membuka kembali) Periode akuntansi yang statusnya Closed,

masuklah ke window Open and Close Periods sehingga General Ledger akan

menampilkan semua Periode akuntansi yang ada pada kalendar kita yang di set pada Set of

Books. Pilihlah Periode yang statusnya Closed yang akan dibuka kembali kemudian ubah

statusnya menjadi open untuk membuka Periodenya.





1. Definisikanlah Period Type dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Description

Period Type XX_Period

Period per Year 13

Year Type Calendar

Description 12 Periods and 1 Adjusting

2. Definisikanlan Accounting Calendar dengan ketentuan sebagai berikut:


110

a. Calendar Definition

Field Description

Name XX_Accounting Calendar

Description Accounting Calender XX

b. Periods

Prefix Type Year Qtr Num From To Adj

Dec XX_Period P 4 12 01-Dec-P 31-Dec-P

Adj XX_Period P 4 13 31-Dec-P 31-Dec-P Yes

Jan XX_Period Q 1 1 01-Jan-Q 31-Jan-Q

Feb XX_Period Q 1 2 01-Feb-Q 28/29-Feb-Q

Mar XX_Period Q 1 3 01-Mar-Q 31-Mar-Q

Apr XX_Period Q 2 4 01-Apr-Q 30-Apr-Q

May XX_Period Q 2 5 01-May-Q 31-May-Q

Jun XX_Period Q 2 6 01-Jun-Q 30-Jun-Q

Jul XX_Period Q 3 7 01-Jul-Q 31-Jul-Q

Aug XX_Period Q 3 8 01-Aug-Q 31-Aug-Q

Sep XX_Period Q 3 9 01-Sep-Q 30-Sep-Q

Okt XX_Period Q 4 10 01-Okt-Q 31-Okt-Q

Nov XX_Period Q 4 11 01-Nov-Q 30-Nov-Q

Dec XX_Period Q 4 12 01-Dec-Q 31-Dec-Q

Adj XX_Period Q 4 13 31-Dec-Q 31-Dec-Q Yes

Untuk tahun (Year) ganti P dengan tahun sebelum Periode yang akan didefinisikan,

sedangkan Q dengan tahun Periode yang akan didefinisikan.

c. First Accounting Period = Desember tahun P


111

Bab X

Currency dan Set of Books

10.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui gambaran umum mata uang pada aplikasi Oracle

2. Mengetahui gambaran umum rates konversi pada aplikasi Oracle

3. Mengetahui gambaran umum set of books pada aplikasi Oracle

4. Mengerti dan bisa mendefinisikan mata uang

5. Mengerti dan bisa mendefinisikan jenis rates konversi

6. Mengerti dan bisa mendefinisikan rates harian

7. Mengerti dan bisa mendefinisikan Set of Books

10.2 Mendefinisikan CurrencyPada database sebenarnya sudah terdapat mata uang (currency) default sesuai

dengan ISO tentang mata uang. Akan tetapi kita bisa mendefinisikan mata uang yang

belum ada (custom sendiri) dan meng-enable atau men-disable mata uang yang nantinya

akan diperbolehkan dipakai untuk transaksi pada aplikasi Oracle.

Default yang ada pada system bawaan database pertama kali meng-enable $ USD,

sehingga untuk menggunakan mata uang lainnya kita harus meng-enable-kan mata uang

yang nantinya akan kita pakai.

Untuk mendefinisikan mata uang baru, dengan menggunakan modul General

Ledger Super User, masuklah ke Setup > Currencies > Define seperti gambar dibawah ini:

Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency


112

Isi field-field tersebut dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field Code. Isi dengan kode mata uang yang kita definisikan. Code yang

dimasukkan harus unik berbeda dengan yang lain.

b. Field Name. isi dengan nama mata uang yang kita definisikan.

c. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan mata uang


d. Field Issuing Teritory. Isi dengan Negara yang mengeluarkan mata uang yang

sedang kita definisikan.

e. Field Symbol. Isi dengan symbol mata uang yang kita definisikan.

f. Field Precision. Isi dengan jumlah karakter dibelakang koma (,) pada keadaan

transaksi normal ex. Untuk Rp. Precision=2 maka transaksi nilai seribu akan

muncul pada saat transaksi adalah Rp. 1.000,00.

g. Field Effective Dates - From. Isi field From dengan tanggal mulai efektiv mata

uang yang sedang didefinisikan.

h. Field Effective Dates – To. Isi field To dengan tanggal akhir efektiv mata uang yang


i. Field Enabled. Pilih (contreng) untuk meng-enable mata uang yang sedang kita

definisikan atau Hilangkan tanda contreng untuk men-disable mata uang yang



113

10.3 Mendefinisikan Conversion Rates TypeConversion Rates Type digunakan untuk meng-otomatisasi proses konversi mata

uang asing pada saat entry jurnal dengan mengkonversi dengan rates yang telah

didefinisikan sehingga menghasilkan nilai equivalent transaksi. Kita bisa mendefinisikan

rates konversi harian (daily) dengan kombinasi tertentu yang berbeda berdasarkan mata

uang, tanggal, dan jenis rates-nya.

Ketika kita memasukkan jurnal mata uang asing, General Ledger akan otomatis

menampilkan nilai tukar (exchange rates) sesuai dengan parameter yang telah

didefinisikan sebelumnya berdasarkan mata uang, Rates Type, dan tanggal konversi yang

kita masukkan. Akan tetapi jika kita ingin mengubah nilai tukarnya, maka kita tinggal

memasukkan nilai tukar yang diinginkan.

General Ledger mempunyai predefined jenis rates konversi harian sebagai berikut:

1. Spot yaitu nilai tukar berdasarkan nilai tukar pada tanggal tertentu.

2. Coorporate yaitu nilai tukar yang sengaja distandarisasikan untuk digunakan secara

umum oleh sebuah perusahaan.

3. User yaitu nilai tukar yang akan didefinisikan (dientry langsung) saat melakukan

jurnal transaksi.

4. EMU Fixed yaitu nilai tukar yang akan secara otomatis diisi oleh General Ledger

ketika melakukan jurnal yang erat kaitannya dengan mata uang Euro.

Kita bisa menggunakan keempat jenis rates konversi diatas atau kita juga bisa

mendefinisikan jenis rates konversi custom sesuai dengan kebutuhan kita. Untuk

mendefinisikannya, masuklah ke window Conversion Rates Type, dan isilah field Name

dan Description sesuai dengan Jenis rates konversi yang kita definisikan.

10.4 Mendefinisikan Daily RatesDaily Rates akan digunakan oleh General Ledger pada saat melakukan transaksi

mata uang asing sebagai acuan dalam proses konversi. Jika kita menggunakan feature

Multiple Reporting Currencies, Daily Rates yang kita definisikan akan digunakan untuk

mengkonversi jurnal pada primary Set of Books ketika jurnal pada Set of Books dicopy ke


114

reporting sets of books. Sebelum melakukan posting jurnal ke Set of Books, terlebih dahulu

kita harus mendefinisikan daily rates.

Untuk mendefinisikan Daily Rates, masuklah ke window Daily Rates. Isi field-field

pada Daily Rates dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field From Currency. Isi dengan mata uang asing yang akan kita definisikan

ratesnya terhadap mata uang fungsional kita.

b. Field To Currency. General Ledger akan otomatis mengisi field ini dengan mata

uang fungsional kita. Akan tetapi, jika diperlukan, kita juga bisa mengubah field ini

dengan mata uang yang lain.

c. Field Conversion Date and Type. Isi dengan tanggal konversi dan jenis konversi

yang diinginkan.

d. Field Conversion Rates. Isi dengan nilai rates konversi dari mata uang yang ada

pada field From Currency untuk dikonversikan ke nilai equivalen berdasarkan mata

uang yang ada pada field To Currency. General Ledger akan secara otomatis

menghitung nilai inverse dari rates yang telah kita definisikan pada field lawannya.

Jika pada Profile Option pada window Daily Rates kita menset Inverse

Relationship During Entry menjadi Yes, maka General Ledger akan memastikan bahwa

rates dari dua kolom berlawanan tersebut akan bernilai saling inverse. Jadi jika nilai dari

salah satu kolom kita ubah maka nilai kolom lawannya akan selalu otomatis menghitung

dan merubahnya menjadi nilai inverse dari kolom lawannya.

Tapi jika setingan Profile Optionnya di set No, General Ledger tidak akan secara

otomatis menghitung nilai inverse bagi kolom lawannya sehingga jika kita ingin

mengubahnya, kita harus mengubahnya secara sendiri-sendiri secara manual. Sebagai

contoh:

- Isi field rates pada kolom pertama dengan rates konversi dari From Currency ke To

Currency. Rates ini akan menjadi dasar operasi perkalian dari amount From

Currency ke nilai equivalen berdasarkan mata uang fungsional. Ex. Kita akan

mengkonversi dari AUD (dollar Australia) ke USD (dollar Amerika), masukkan

nilai .7793 jika rates yang diinginkan adalah .7793 US Dollars per Australian

Dollar.


115

- Isi field rates pada kolom kedua dengan rates konversi dari To Currency ke From

Currency. Ini adalah kebalikan dari yang pertama yaitu menjadikan rates yang

dimasukkan sebagai dasar perkalian dari mount To Currency di-equivalen-kan ke

nilai berdasarkan From Currency. Ex. Untuk mengkonversi dari USD ke AUD,

masukkan nilai rates 1.2832 jika rates yang diinginkan adalah 1.2832 Australian

Dollars per US Dollars.

10.5 Mendefinisikan Set of BooksSebuah Set of Books akan menentukan fungsional dari currency (mata uang),

struktur akun, dan kalender akuntansi yang dipakai oleh masing-masing perusahaan.

Sebuah Set of Books primer harus menggunakan mata uang fungsional. Setiap laporan Set

of Books harus memakai satu dari beberapa reporting currency yang telah kita definisikan

sebelumnya.

Ketika mendefinisikan Set of Books, kita bisa memilih untuk mengenablekan

average balance processing sehingga General Ledger akan men-trace dan me-maintain

saldo rata-rata dan saldo akhir harian secara otomatis.

Sebelum kita mendefinisikan Set of Books, pastikan kita sudah mendefinisikan

beberapa hal berikut ini yaitu:

1. Period Types

2. Accounting Calendar

3. Transaction Calendar jika menginginkan average balance processing

4. Fungsional Currency (enable)

5. Reporting Currency

6. Account Structure

Untuk memulai mendefinisikan Set of Books, bukalah window Set of Books. Isi

field-field yang ada dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field Name. Masukkan nama Set of Books yang diinginkan. Nama ini nantinya

akan muncul pada list ketika kita akan memilih Set of Books, dan menjadi header

pada report.

b. Field Short Name. Isi dengan nama pendek atau inisial Set of Books yang kita

definisikan.


116

c. Field Description. Isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan Set of

Books yang sedang kita definisikan.

d. Field Chart of account. Isi dengan chart of account yang akan digunakan pada Set

of Books yang sedang kita definisikan.

e. Field Functional Currency. Isi dengan mata uang fungsional yang akan digunakan.

Local currency ini juga dikenal sebagai base currency, local currency, atau primary

currency.

f. Field Accounting Calendar dan Period Type. Isi dengan calendar akuntansi dan

jenis Periode yang akan dipakai pada Set of Books yang sedang kita definisikan.

g. Field Future Period. Isikan jumlah future Period yang akan digunakan.


117

Bab XI

Basic Jurnal Entry

11.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui gambaran umum basic jurnal entry dan siklus akuntansi pada

aplikasi Oracle

2. Mengetahui gambaran umum batch jurnal entry pada aplikasi Oracle

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan batch jurnal

4. Mengerti dan bisa melakukan manual jurnal entry

5. Mengerti dan bisa memposting jurnal entry

11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi

Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle

Jurnal entry merupakan bagian yang terintegrasi dalam siklus akuntansi. Dari

gambar diatas dapat kita lihat siklus akuntansi yang terdiri dari:

a. Open Period, yaitu kita akan menentukan Periode akuntansi yang akan kita

jalankan untuk kemudian kita membukanya sehingga bisa dipakai untuk melakukan

transaksi.


118

b. Create/Reverse Journal Entries, yaitu kita melakukan entri jurnal baik itu berupa

transaksi dengan mata uang fungsional maupun menggunakan mata uang asing.

Selain itu, apabila terdapat kesalahan maka kita juga bisa melakukan jurnal reversal

(jurnal balik) untuk membalik jurnal yang salah tersebut.

c. Post, yaitu kita akan memposting jurnal yang telah kita entry ke buku besarnya

(general ledger).

d. Review, yaitu kita melakukan analisa review terhadap transaksi yang telah

diposting ke buku besar dikhawatirkan terdapat kesalahan baik dalam transaksi

detil ataupun dalam saldonya.

e. Revalue / Translate, yaitu kita melakukan revaluasi atau translasi saldo mata uang

asing.

f. Consolidate, yaitu kita melakukan konsolidasi ke perusahaan pusat.

g. Review/Correct Balances, yaitu kita melakukan analisa review kembali terhadap

saldo akun yang telah dikonsolidasikan untuk menghindari kesalahan saldo akun di

pusat konsolidasi.

h. Run Reports, yaitu kita menghasilkan reports/laporan yang dibutuhkan.

i. Closing Period, yaitu kita melakukan transaksi closing entry dan menutup Periode

yang telah berjalan untuk selanjutnya membuka Periode selanjutnya.

Dengan menggunakan Oracle General Ledger, kita bisa melakukan fungsi jurnal

entry yang telah disediakan yaitu:

- Meng-create jurnal entry,

- Import Jurnal Entry,

- Posting Jurnal Entry,

- Melihat informasi akun dan informasi jurnal entry,

- Menelusuri Subledger,

- Menghasilkan Reports, dan

- Melakukan jurnal reversal.

Dalam aplikasi Oracle General Ledger, kita bisa membagi jenis jurnal entry sebagai

berikut:


119

a. Manual Journal Entries. Ini merupakan jenis basic jurnal entry yang digunakan

pada hamper semua transaksi akuntansi, sebagai contoh untuk melakukan transaksi

adjustment atau transaksi reclassification.

b. Reversing Journal Entries. Ini dihasilkan dari proses reverse (membalik) jurnal

transaksi yang ada. Kita bisa me-reverse jurnal entry dan memposting ke Periode

akuntansi berjalan atau ke future Period yang statusnya open.

c. Recurring Journal Entries. Kita bisa menggunakan recurring jurnal entries ini untuk

mendefinisikan jurnal transaksi berulang. Recurring jurnal entry ini didefinisikan

sekali, sehingga pada saat recurring jurnal ini akan dipakai kita tinggal meng-

generatenya saja.

d. Mass Allocation. Ini digunakan untuk meng-create jurnal yang menggunakan

formula untuk mengalokasikan saldo revenue dan expense diantara Cost Center,

department, divisi, atau diantara Segment yang lainnya.

11.3 Komponen JurnalSetiap jurnal yang dibuat akan selalu memiliki tiga komponen utama yaitu

a. Batch,

b. Header, dan

c. Lines.

Setiap jurnal entry akan dimiliki oleh sebuah batch. Kita meng-create sebuah batch

dengan cara memasukkan nama, Total control, dan keterangan. Tahapan ini merupakan

tahapan opsional, artinya, kita sebenarnya tidak diwajibkan untuk mendefinisikan batch

terlebih dahulu sebelum membuat jurnal. Akan tetapi, jika kita tidak mendefinisikannya,

system Oracle General Ledger akan dengan otomatis membuatkan sebuah batch untuk

setiap jurnal entry yang kita buat.

Informasi dari header sebuah jurnal akan mengidentifikasi deskripsi umum dari

sebuah jurnal entry seperti nama, tanggal efektiv, sumber, kategori, mata uang, keterangan,

dan Total control.

Semua baris (lines) pada sebuah jurnal entry harus share dengan mata uang dan

kategori yang sama. Jika informasi jurnal entry-level tidak didefinisikan, Oracle General


120

Ledger akan otomatis memasukkan nama default, kategori, dan mata uangnya dengan mata

uang fungsional.

Baris jurnal akan menspesifikan informasi akuntansi untuk setiap jurnal entry yang

dibuat. Untuk setiap jurnal entry yang dubuat, Total debit harus sama dengan Total kredit

kecuali untuk Jurnal entry Budget dan Statistik.

11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada BatchSeperti yang telah dipaparkan sebelumnya, penggunaan batch ini merupakan

pilihan opsional. Jika tidak akan menggunakan batch, kita bisa melakukan jurnal entry

secara langsung tanpa meng-create sebuah batch terlebih dahulu dengan cara mengklik

New Jurnal. Akan tetapi system akan secara otomatis membuatkan sebuah batch dengan

mengkombinasikan nomor batch dan tanggal transaksi <BatchID><Date>.

Sebuah batch bisa berisikan jurnal entry yang jumlahnya tidak terbatas. Semua

jurnal entry yang ada pada sebuah batch harus share dengan semua jurnal entry dengan

Periode yang sama.

Jika kita mem-posting sebuah jurnal entry, maka sebenarnya kita sudah mem-

posting satu batch yang memuah jurnal entry yang kita posting. Akan tetapi, jika kita akan

melakukan fungsi reversing entry, maka kita bisa memilih apakah mereverse semua jurnal

entry pada sebuah batch secara simultan atau hanya salah satu jurnal entry saja.

Kita bisa memposting sebuah jurnal entry yang saldo debet dan kreditnya tidak

balance jika settingan Suspense Posting diset enabled. Sehingga selisih

ketidakseimbangannya akan dipindahkan ke akun suspense. Akan tetapi, jika settingan

Suspense Posting tidak diset enabled, maka kita tidak akan bisa memposting jurnal entry

yang tidak balance kecuali untuk jurnal entry budget dan statistic.

11.5 Membuat Batch JurnalUntuk membuat batch jurnal, pastikan kita menggunakan menu General Ledger,

kemudian masuk ke window pencarian jurnal, Journals > Enter (B) New Batch. Klik pada

Tombol New Batch sehingga muncul window batch. Isi field-field dengan ketentuan

sebagai berikut:


121

a. Field Batch. Isi dengan nama batch yang diinginkan.

b. Field Period. Isi dengan Periode atau tanggal transaksi.

c. Field Control Total. Isi dengan Total control batch yang diinginkan.

Setelah itu klik Tombol Journal untuk masuk ke header journal dan lines journal.

Pada informasi header, isi field-field dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Field Journal. Isi dengan nama atau keterangan jurnal yang akan kita transaksikan.

b. Field Category. Isi dengan kategori jurnal yang sesuai dengan transaksi yang kita

entry.

c. Field Currency. Isi dengan mata uang yang akan dipakai untuk transaksi, bisa

dengan mata uang asing ataupun mata uang local (fungsional). Jika field ini tidak

diisi, maka system akan secara otomatis mengisikan mata uang fungsionalnya

kedalam field ini.

Pada lines journal isikan jurnal entry yang akan kita transaksikan dengan ketentuan

sebagai berikut:

a. Field Line. Isi dengan nomor urutan baris jurnal.

b. Field Account. Isi dengan akun transaksi.

c. Field Debet. Isi dengan nilai debet.

d. Field Credit. Isi dengan nilai kredit.

e. Field Description. Isi dengan keterangan akunnya.

Setelah selesai melakukan jurnal entry, klik Tombol Save untuk menyimpan jurnal

entry yang telah dibuat, klik Yes pada warning yang muncul. Untuk membuat jurnal entry

baru pada batch yang sama, kita tinggal mengklik Tombol New sehingga system akan

langsung menampilkan header dan lines jurnal yang baru.

11.6 Manual Journal EntryPada saat kita membuka window Journal Entry, maka secara default, General

Ledger akan menampilkan mata uang fungsional pada field Currency.

a. Transaksi Jurnal Entry Mata Uang Asing

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat melakukan entry jurnal dengan

mata uang asing yaitu:


122

- Untuk melakukan entry jurnal dengan menggunakan mata uang asing, tentukan

mata uang asing yang akan dipakai transaksi dan masukkan informasi tentang

konversinya.

- Jenis konversi yang bisa dipakai adalah Spot, Corporate, User, atau jenis lain yang

sebelumnya telah didefinisikan.

- Tanggal Konversi harus diisi dengan tanggal yang sesuai dengan Periode akuntansi

yang telah didefinisikan.

- Jika kita menggunakan jenis konversinya User, maka kita harus mengisikan rate

konversinya.

b. Transaksi Jurnal Entry Statistik

Beberapa yang harus diperhatikan pada saat akan melakukan transaksi jurnal entry

statistic yaitu:

- Untuk melakukan transaksi jurnal entry statistic, pilih STAT sebagai mata uang

pada field Currency.

- Sebuah transaksi jurnal entry statistic bisa dengan hanya entry satu sisi. Sehingga

untuk mempostingnya, nilai saldo debet tidak harus sama dengan nilai saldo kredit.

- Kita bisa meng-entry jurnal statistic dengan dikombinasikan dengan jurnal

currency. Akan tetapi, untuk bisa melakukannya kita terlebih dahulu harus menset

Profile Option pada settingan journal: Mix Statistical and Monetary diset menjadi

Yes.

- Definisikanlah satuan unit statistic untuk setiap Segment natural account yang akan

dipakai untuk dikombinasikan antara statistic dan monetary journal entries.

- Pada saat melakukan jurnal entry, gunakan field debet dan kredit untuk

memasukkan nilai moneternya. Akan tetapi, untuk statistic, isi field debet dan

kredit dengan nilai kuantitas statistiknya.

11.7 Memposting Batch JurnalAda tiga cara untuk memposting sebuah jurnal atau batch, yaitu:

1. Batch Posting. Kita bisa melakukan posting dengan cara masuk ke window Post

Journal, sehingga General Ledger akan memposting seluruh jurnal yang ada pada

batch yang kita buka. (N) Journals > Post


123

2. Manual Posting. Kita bisa melakukan posting pada saat melakukan jurnal entry

dengan mengklik Tombol More Action pada window Journal maupun window

Batch. Cara ini hanya bisa dilakukan jika settingan profile option Journal: Allow

Posting During Journal Entry diset Yes. Akan tetapi, ketika kita memposting salah

satu jurnal dalam satu batch, maka General Ledger akan secara otomatis

memposting semua jurnal yang ada pada batch tersebut. Kita tidak bisa

memposting hanya salah satu jurnal yang ada pada batch tersebut. (N) Journals >

Enter (B) More Actions

3. Automatic Posting. Kita bisa menggunakan program AutoPost untuk memposting

batch jurnal secara otomatis sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. (N) Setup

> Journal > AutoPost

Jika settingan yang kita buat menentukan bahwa system harus mengecek Control

Total pada batch jurnal, maka jika system General Ledger tidak akan bisa memposting

sebuah jurnal batch jika Total debet yang dimasukkan tidak sesuai dengan nilai Control

Total yang ada pada batch tersebut.

Ada beberapa alasan sebuah batch tidak bisa diposting adalah sebagai berikut:

a. Control Total violations,

b. Posting To unopened Periods,

c. Unbalanced journal entries,

Jika terjadi hal seperti itu, periksa dan koreksi sesuai dengan kesalahannya dengan

menggunakan window More Actions.

Berikut ini adalah status posting untuk sebuah batch jurnal:

a. Unposted,

b. Pending,

c. Processing,

d. Selected for Posting,

e. Posted, dan

f. Error.


124

11.8 Latihan (Praktikum)- Ganti XX dengan inisial masing-masing dan usahakan tidak sama.



1. Buatlah sebuah batch dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Value

Batch XX Softwares Purchase and Sales

Period Current Period

Control Total 200000

2. Pada batch diatas, buatlah jurnal dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Header

Field Value

Journal XX Hardware Purchase

Category Addition

Currency Mata Uang Fungsional

b. Lines

Line Account Debit Credit Description

10 00.000.000.000.1560.02 50000 Hardware/Software

20 00.000.000.000.2210.02 50000 Account Payable

3. Pada batch yang sama buatlah jurnal lain dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Header

Field Value


125

Journal XX Hardware Sales

Category Revenue


b. Lines


10 00.000.000.000.1210.02 90000 Account Receivables

20 00.000.000.000.4130.02 90000 Hardware Sales

4. Buatlah batch baru dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Value

Batch XX Meals Expense


Control Total 10000

5. Pada Batch XX Meals Expense, buatlah sebuah jurnal dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Header

Field Value

Journal XX Meals Expense- Branch B

Category Expenditure


b. Lines



126

10 00.001.000.000.7690.00 500 Meals Expense-Branch B

20 00.001.000.000.1110.00 500 Cash

6. Postinglah jurnal entry yang sebelumnya sudah dibuat dan pastikan status

postingnya adalah Posted.


127

Bab XII

Reverse Journal Entry

12.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui definisi dan tujuan jurnal reversal pada aplikasi Oracle

2. Mengetahui metode jurnal reversal pada aplikasi Oracle

3. Mengerti dan bisa melakukan manual jurnal reversal

4. Mengerti dan bisa mendefinisikan jurnal reversal secara otomatis

12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry)Jurnal Reversal adalah jurnal balik dari jurnal originalnya. Kita bisa menggunakan

jurnal reversal ini untuk mereverse transaksi akrual, estimasi, adjustment sementara dan

reklasifikasi, atau untuk mengoreksi kesalahan jurnal.

Kita bisa mereverse sebuah jurnal dengan menggunakan dua cara yaitu:

1. Switch Dr/Cr. Artinya adalah kita mereverse sebuah jurnal dengan menukar posisi

debet (Dr) dan kreditnya (Cr). Jika pada jurnal originalnya posisi akun transaksinya

pada debet, maka pada jurnal reversalnya dibalik menjadi berada pada posisi kredit.

Sebaliknya jika pada jurnal originalnya posisi akun transaksinya pada kredit, maka

pada jurnal reversalnya dibalik menjadi berada pada posisi debet. Metode ini

biasanya digunakan untuk mereverse transaksi akrual.

2. Change Sign. Artinya adalah kita mereverse sebuah jurnal dengan merubah tanda

dari nilai transaksinya dari positif menjadi negative. Sebenarnya tujuannya sama

saja dengan metode yang pertama, karena jika ada transaksi dengan nilai negative

pada posisi debet maka sebenarnya posisi akun untuk nilai positifnya berada pada

kredit, begitu pula sebaliknya jika ada transaksi dengan nilai negative pada posisi

kredit maka sebenarnya posisi akun untuk nilai positifnya berada pada posisi debet.

Metode ini biasanya digunakan untuk mengoreksi data jurnal entry yang salah.

Sebuah jurnal entry hanya bisa direverse sekali. Kita tidak akan bisa mereverse

jurnal entry yang sebelumnya sudah pernah direverse.


128

Jika jurnal entry originalnya merupakan transaksi multi currency, maka ketika kita

membuatkan jurnal reversalnya, General Ledger akan mereverse semua jurnal yang

berkaitan dengan transaksi tersebut. Selain itu, General Ledger untuk reporting currency

akan menggunakan rate konversi yang sama dengan rate konversi yang dipakai pada jurnal

entry originalnya.

Kita bisa membuatkan jurnal reversal untuk satu buah jurnal entry atau untuk satu

buah batch. Jika kita membuatkan jurnal entry untuk satu batch, maka General Ledger

akan membuatkan jurnal reversal dari masing-masing jurnal entry original yang ada pada

batch tersebut. Metode yang digunakan untuk membuatkan jurnal reversal untuk semua

jurnal entry originalnya menggunakan metode yang sama sesuai dengan kategori jurnalnya

atau sesuai dengan metode yang dipilih pada saat muncul window Journal Reversal

Category.

Pada saat kita akan mengcreate jurnal reversal secara manual, kita diberikan dua

opsi yang harus dipilih yaitu apakah kita akan mengcreate jurnal reversal tersebut langsung

pada saat itu atau kita hanya memasukkan Periode saja dan menggenerate jurnal

reversalnya di kemudian hari.

Kita bisa menggunakan fungsi More Actions untuk langsung mengcreate jurnal

reversal untuk sebuah jurnal atau batch yang sudah diposting maupun belum diposting. Ini

bisa dilakukan pada Periode dibentuknya jurnal original atau pada Periode selanjutnya

dengan syarat masih berada pada enterable Period (future enterable Period).

- (N) Journals > Enter (B) Review Journal (B) More Actions

- (N) Journals > Enter (B) Review Batch (B) More Actions

Selain itu, kita juga bisa menggunakan fungsi More Details untuk mendefinisikan

Periode jurnal reversal untuk sebuah jurnal entry. Kemudian pilih fungsi jurnal entry at a

later time, sehingga jurnal reversal akan dibentuk menggunakan window Reverse Journal.

Akan tetapi, jika kita mengklik Tombol Reversal pada window More Details, maka pada

saat itu juga General Ledger akan langsung membuatkan jurnal reversalnya.

- (N) Journals > Enter (B) Review Journal (B) More Details

Untuk menggenerate jurnal reversalnya, masuk ke window Reverse Journal. Pada

window ini kita bisa menggenerate jurnal reversal yang sebelumnya sudah didefinisikan


129

Periode reversalnya, seperti transaksi akrual bulanan yang harus dibuatkan jurnal

reversalnya pada setiap awal Periode yang bersangkutan.

- (N) Journals > Generate > Reversal

12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis

Gambar 11.3.1 Bagan alur AutoReverse

Jika kita secara rutin harus menggenerate dan memposting jurnal reversal yang

banyak sebagai prosedur bulanan misalnya untuk closing dan opening Accounting Periods,

kita bisa menggunakan fungsi Automatic Journal Reversal untuk mengotomatisasi

prosesnya sehingga bisa menghemat waktu dan tenaga kita. Fungsi ini bisa disetting untuk

secara otomatis mereverse jurnal entry akrual bulan sebelumnya dan secara otomatis

mempostingnya.

- Enable AutoReverse, secara opsional bisa juga memilih untuk AutoPost Reversal,

ini digunakan untuk option pada journal category.

- Saat melakukan jurnal entry, gunakan journal category yang sebelumnya sudah

disetting AutoReverse Enabled.

- Untuk memproses program Automatic Reversal dengan cara:


130

o Mengirim request dengan menggunakan window Submit Request untuk

memproses program Automatic Reversal untuk semua jurnal yang telah

disetting sebelumnya. Atau

o Dengan mensetting profile option pada GL: Launch AutoReverse After

Open Period, menjadi Yes. Sehingga ketika kita membuka Periode

selanjutnya, program AutoReverse akan mencari semua jurnal entry yang

menggunakan journal category yang disetting AutoReverse-nya enabled,

untuk kemudian diproses untuk dibuatkan jurnal reversalnya.

General Ledger akan secara otomatis menggenerate dan memposting reversal

sebuah jurnal jika:

a. Tipe saldo jurnalnya adalah actual;

b. Category jurnal yang dipakai mempunyai settingan AutoReverse enabled;

c. Jurnalnya sudah diposting tapi belum dibuatkan jurnal reversalnya; dan

d. Periode jurnal reversalnya masih berada pada status open atau future enterable.




1. Buatkanlah jurnal reversal dengan metode manual dari satu buah jurnal entry yang

telah dibuat (jurnal pembelian).

2. Pilihlah jurnal yang telah dibuat (Meals Expense), kemudian buatkanlah jurnal

reversal dengan ketentuan sebagai berikut:

Field Value

Period Pilih next Period, tapi pastikan bukan adjusting Period

Method Switch Dr/Cr

3. Generate jurnal yang akan dibuatkan reversalnya.


131

4. Buatkan settingan untuk AutoReverse sebuah jurnal. Tapi sebelumnya buatkan

journal category: XXAccrual (masuk ke Setup > Journal > Categories). Ketentuan

AutoReverse yang dibuat sebagai berikut:

Field Value

Category XXAccrual

Reversal Period Pilih next Period, tapi pastikan bukan adjusting Period

AutoReverse Checked

AutoPost Reversal Checked

5. Buatkan sebuah jurnal entry dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Header

Field Value

Journal XXSalary Accrual


Category XXAccrual

b. Line

Line Account Debet Credit Description

10 00.000.000.000.5105.00 15000 Salary Expense (Branch A)

20 00.001.000.000.5105.00 20000 Salary Expense (Branch B)

30 00.001.000.000.2225.00 35000 Accrued Salaries Payable

c. Posting jurnal diatas.

6. Masuklah ke window Standard Report, (N) Reports > Request > Standard , isi

field-fieldnya dengan ketentuan sebagai berikut:


132

Field Value

Name Program – Automatic reversal

Period All

Lihat jurnal yang terbentuk.


133

Bab XIII

Recurring Journal

13.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui definisi dan tujuan recurring journal pada aplikasi Oracle

2. Mengetahui jenis recurring journal pada aplikasi Oracle

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan recurring journal

13.2 Definisi dan Jenis Recurring JurnalRecurring Journal adalah sebuah formula jurnal berulang yang digunakan untuk

transaksi-transaksi yang sering terjadi pada setiap Periode akuntansi seperti transaksi

akrual, pembebanan depresiasi, dan allocations. Kita bisa dengan cepat membuat formula

recurring dengan mengcopy dan memodifikasi formula yang ada.

Ada tiga tipe recurring journal pada aplikasi Oracle General Ledger yaitu:

1. Skeleton Journals. Skeleton journal didefinisikan dengan membuat recurring

jurnal entry tanpa memasukkan amount. Skeleton journal ini digunakan untuk

transaksi yang sering terjadi dan mempunyai kombinasi akun jurnal entry yang

sama tapi nilainya (amount) berbeda. Sebagai contoh adalah transaksi labor

expense yang biasanya setiap Periode akan berbeda tergantung labor hours (jam

kerja). Skeleton journalnya sebagai berikut:

Dr. Temporary Labor Expense ……… <No Amounts>

Cr. Salaries Payables…………………. <No Amounts>

2. Standard Journals. Standard journal didefinisikan dengan membuat recurring

jurnal seperti jurnal entry biasa. Standard journal ini digunakan untuk transaksi

yang sering terjadi dengan kombinasi akun dan amount yang sama setiap Periode

akuntansi. Sebagai contoh adalah transaksi Auto Lease expense yang setiap

bulannya akan sama. Standard journalnya sebagai berikut:


134

Dr. Auto Lease Expense…………. <1000>

Cr. Account Payables…………… <1000>

3. Formula Journals. Formula journal digunakan untuk transaksi yang menggunakan

formula tertentu untuk menghitung amount yang akan bervariasi dari setiap

Periodenya. Sebagai contoh adalah untuk transaksi Bonus Expense yang nilainya

bergantung pada nilai penjualan akhir bulan. Formula journalnya adalah sebagai

berikut:

Dr. Bonus Expense …………. <Variable Amounts>

Cr. Cash ……………….. <Variable Amounts>

13.3 Membuat Recurring Journal

Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal

Bagan diatas menjelaskan tentang alur penggunaan recurring journal. Ketika kita

ingin menggunakan recurring journal, pertama kita harus mendefinisikan recurring

jurnalnya untuk kemudian digenerate. Setelah digenerate, maka kita lihat lagi jurnal yang

terbentuk sudah benar atau tidak. Jika dirasa sudah benar maka sudah bisa kita lakukan

posting. Tapi jika ternyata jurnal yang terbentuk salah, maka kita harus menghapusnya dan

mendefinisikan ulang recurring jurnalnya.


135

Untuk mendefinisikan recurring journal, dengan menggunakan menu General

Ledger Super User, masuk ke Journals > Define > Recurring. Kemudian lakukan empat

tahapan berikut ini:

1. Buatlah definisi recurring journal. Definisikanlah apakah menggunakan template

Skeleton, Standard, atau Formula.

2. Generate recurring journal yang sebelumnya telah didefinisikan.

3. Lakukan review terhadap jurnal yang telah dibuat untuk menjamin tingkat

keakurasian.

4. Lakukan posting




1. Definisikanlah recurring journal dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Batch Header

Field Value

Batch XX Skeleton Recurring Journal

Journal XX Salary Expense

Category Payroll

Currency Mata uang fungsional

b. Line


10 00.000.000.000.5105.00 Salary Expense (Branch A)

20 00.001.000.000.5105.00 Salary Expense (Branch B)

30 00.001.000.000.2225.00 Accrued Salaries Payable


136

2. Cari Skeleton journal yang telah dibuat, kemudian gunakan untuk melakukan

transaksi dengan ketentuan sebagai berikut:


10 00.000.000.000.5105.00 1700 Salary Expense (Branch A)

20 00.001.000.000.5105.00 2000 Salary Expense (Branch B)

30 00.001.000.000.2225.00 3700 Accrued Salaries Payable


a. Batch Header

Field Value

Batch XX Standard Recurring Journal

Journal XX Annual Support Contract

Category Revenue


b. Line

Line Account Description Step Oprtr Amt

10 00.000.000.000.4120.00 Supp. Cont-Branch A 1 Enter -5000

20 00.001.000.000.4120.00 Supp. Cont-Branch B 1 Enter -7000

30 00.000.000.000.1210.00 Acc. Receivable 1 Enter 12000


a. Batch Header

Field Value

Batch XX Formula Recurring Journal

Journal XX Bonus Accrual


137

Category Accrual


b. Line 1

c.

d.

c. Formula 1, diasumsikan Branch A mendapat bonus 5% setiap bulannya

dihitung dari support contract yang didapat.

Step OperaTor Amount Account

1 Enter 00.000.000.000.4120.00

2 X -0.05

d. Line 2

e. Formula 2, diasumsikan Branch B mendapat bonus 5% setiap bulannya

dihitung dari support contract yang didapat.

Step OperaTor Amount Account

1 Enter 00.001.000.000.4120.00

2 X -0.05

Line Account Description

10 00.000.000.000.5150.00 Bonus-Branch A

Line Account Description

10 00.001.000.000.5150.00 Bonus-Branch B


138

Bab XIV

MassAllocation

14.1 Tujuan Pembelajaran:1. Mengetahui definisi dan tujuan recurring journal pada aplikasi Oracle

2. Mengetahui jenis recurring journal pada aplikasi Oracle

3. Mengerti dan bisa mendefinisikan recurring journal

14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation

Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation

MassAllocation adalah sebuah formula jurnal entry yang mengalokasikan revenue

dan expense diantara grup Cost Center, department, divisi, atau diantara Cost Center.

Berikut adalah beberapa perbedaan antara MassAllocations dan Recurring Journals:

Tipe Jurnal MassAllocations Recurring Journals

Formula Ya Ya

Standard Ya Ya

Skeleton Ya Ya

Mata Uang Fungsional, Foreign, atau

STAT

Fungsional atau

STAT


139

Formula per Line

Jurnal

Satu formula untuk semua line Satu formula per line

Formula A*B/C Any Formula

Ada 5 tahapan untuk membuat jurnal MassAllocation yaitu:

1. Definisikan MassAllocation

o Isi informasi batch

o Create formula MassAllocation

o Masukkan formula MassAllocation

2. Validasi Definisinya

3. Generate Jurnal MassAllocation, pilih batch yang akan degenerate.

4. Review jurnal entry untuk memastikan keakurasian jurnalnya.

5. Posting jurnal MassAllocationnya

14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocationUntuk mendefinisikan batch MassAllocation, kita bisa mengcreate batch

massallocation yang baru atau mengcopy batch MassAllocation yang sudah ada dan

merubah sesuai keinginan. Untuk mengcreate batch MassAllocation yang baru, pertama

kita harus membuatkan jurnal untuk costpoolnya dan mempostingnya. Setelah dipastikan

bahwa jurnal untuk cost poolnya telah diposting, baru kita definisikan batch

MassAllocation.

Adapun langkah-langkah untuk mendefinisikan batch MassAllocation adalah

sebagai berikut:

1. Menggunakan menu General Ledger, masuklah ke windows Define

MassAllocation dengan cara masuk ke: Journal > Define > MassAllocation.


140

Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation

2. Masukkan nama batch MassAllocation yang diinginkan.

3. Pilihlah jenis balance yaitu Actual atau Encumbrance.

4. Masukkan keterangan pada field Description, yang menggambarkan keterangan

singkat dari batch massallocation yang kita definisikan.

5. Klik Tombol Formulas untuk mendefinisikan formula AutoMassAllocation

Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation


141

6. Definisikan formula yang diinginkan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Header

o Field Name, isi dengan nama yang dinginkan.

o Field Description, isi dengan keterangan singkat yang menggambarkan

formula yang sedang didefinisikan.

o Field Category, isi dengan category yang sesuai. Ini akan menggrupkan

jurnal yang terjadi sehingga pemilihan category ini nantinya akan

membantu dalam reporting dan analisis.

o Field Currency, isi dengan mata uang transaksi yang diinginkan.

o Entered Currency Allocation, pilih option antara Converted Amount atau

Calculated Amount. Converted Amount dipilih jika kita ingin jurnal entry

yang terbentuk saat menggenerate formula MassAllocation mempunyai

amount (nilai) yang setara dengan mata uang fungsional, sehingga system

akan otomatis mengkonversi nilai mata uangnya. Sedangkan Calculated

Amount dipilih jika kita ingin jurnal entry yang terbentuk saat menggenerate

MassAllocation tetap sesuai dengan nilai mata uang yang ditransaksikan,

tidak otomatis dikonversikan. Jika jenis balance yang dipilih adalah

Encumbrance, maka kita harus memilih option yang Converted Amount,

tidak bisa memilih Calculated Amount.

o Option Full Cost Pool, option ini akan sangat berguna untuk proses

pembulatan (rounding difference). Jika option ini dipilih, maka saat proses

generate MassAllocation, jika terjadi perbedaan karena pembulatan, maka

system akan otomatis membebankan selisihnya ke cost pool yang saldo

relativnya paling besar. Sedangkan jika option ini tidak dipilih, maka saat

proses generate MassAllocation, jika terjadi rounding difference, maka

selisihnya akan tetap berada pada akun originalnya.

b. Lines

o Semua MassAllocation menggunakan formula yang sama yaitu

Cost Pool * (Usage Factor / Total Usage)

Atau dalam bentuk formula: A*B/C

o Masukkan akun untuk line A, B, atau C pada formula yang sedang

didefinisikan. Masukkan akun yang value Segmentnya berupa parent


142

sehingga nantinya akan merefer terhadap akun anak-anaknya. Ketika kita

memasukkan sebuah akun, General Ledger akan secara otomatis

memastikan bahwa akun tersebut valid dan enabled.

o Tentukan jenis Segment untuk setiap Segment akun. Kombinasi dari

parent/child dan jenis Segment akan menjadi dasar bagi General Ledger

untuk menentukan akun-akun tertentu yang dipengaruhi oleh porsi sebuah

formula yang kita definisikan. Ada beberapa jenis Segment yang bisa kita

gunakan yaitu:

Looping (L) : jenis ini dipilih untuk sebuah parent Segment sehingga

nantinya formula yang dipakai akan otomatis memasukkan semua

anak-anak dari parent tersebut. Makanya, proses loop ini hanya bisa

digunakan untuk parent.

Summing (S) : jenis ini dipilih untuk sebuah parent Segment untuk

menjumlahkan (sum) semua saldo akun Segment anak-anaknya

terhadap parentnya. Sebagai contoh, jika kita memasukkan sebuah

parent Segment yang mempunyai lima anak Segment, program

alokasi akan menambahkan saldo akun kelima anak-anak Segment

tersebut dan menggunakan Summing pada setiap formula

MassAllocation. Kita bisa menggunakan Summing ini hanya untuk

yang bernilai sebagai parent.

Constant (C) : jenis ini dipilih untuk nilai Segment anak sehingga

yang dipakai adalah saldo akun detil. Kita bisa menggunakan jenis

ini untuk parent Segment hanya jika parent Segment tersebut

mempunyai summary account terhadap parent yang lain. Untuk

menggunakan summary account pada formula MassAllocation,

semua Segment pada formula tersebut harus menggunakan jenis

Constant (C).

o Pilih dan masukkan jenis amount yang diinginkan yaitu :

Period-To-Date, jika per Periode.

Quarter-To-Date, jika per quarter (triwulan).

Year-To-Date, jika per tahun.

Project-To-Date, jika per projek.


143

Jika settingan Average Balance Processing di set enabled dan settingan

jenis balancenya Actual, ada beberapa pilihan lain yaitu:

Period Average-To-Date

Quarter Average-To-Date

Year Average-To-Date

End-of-Day

o Pilih dan masukkan Relative Period untuk account balance yang diinginkan

yaitu:

Current Period

Previous Period

Year Ago, Same Period

o Masukkan jenis saldo akun yang diinginkan untuk menggunakan formula

line. Jika kita menggunakan Budget Balance, maka kita harus memasukkan

nama budgetnya. Jika kita menggunakan Encumbrance Balance, maka kita

harus memasukkan jenis encumbrancenya.

c. Masukkan akun pada Target Line (T) untuk menentukan tujuan alokasinya.

Ketika hasil dari formula alokasinya merupakan nilai yang positif, maka jurnal

entry yang terbentuk adalah akun target pada posisi debet, sedangkan akun

offset pada posisi kredit. Sebaliknya, jika hasil dari formula alokasinya bernilai

negative, maka jurnal entry yang terbentuk adalah akun target pada posisi

kredit, sedangkan akun offset pada posisi debet.

d. Masukkan akun pada Offsetting Line (O) sebagai akun yang bertindak sebagai

offsetting account (penyeimbang) untuk debet atau kredit dari formula

alokasinya. Akun offset biasanya disamakan dengan akun yang berada pada

line A untuk mengurangi cost pool dari amount yang dialokasikan.


144

14.4 Ketentuan Formula AlokasiAda beberapa aturan yang harus diperhatikan pada saat mendefinisikan formula

alokasi sehingga bisa meminimalkan resiko terjadinya kesalahan (error), diantaranya

adalah sebagai berikut:

a. Untuk formula lines A, B, dan C

Kita bisa memasukkan pada line A, B, dan C berupa amount atau juga berupa akun.

Jika yang kita masukkan berupa akun, nilai anak Segment harus diset untuk

Segment Typenya menjadi constant (C). sedangkan untuk Segment parent bisa

menggunakan Constant (C), Summing (S), atau Looping (L).

b. Untuk line Target dan Offset (T dan O)

Untuk line target dan offset hanya bisa diisi dengan nilai berupa akun. Nilai

detailnya harus mempunyai jenis Segment Constant (C). sedangkan untuk parent

harus mempunyai jenis Segment Looping (L). akun target harus berbeda dengan

akun offset.

c. Untuk line Target (T)

Jika jenis Segment yang dipakai pada line A, B, atau C menggunakan jenis Looping

(L), maka pada target line harus menggunakan jenis Looping (L) pada Segment dan

parent yang sama.

d. Untuk line Offset (O)

Kita hanya bisa menggunakan jenis Segment pada line offset dengan Looping (L)

jika line targetnya menggunakan Looping (L). jika kita menggunakan Looping (L)

pada line offset, maka akun yang dipakai harus mempunyai parent yang sama

dengan akun pada target line bersangkutan.

14.5 Contoh MassAllocationMisalkan perusahaan kita mempunyai 3 Segment yaitu Company, Department, dan

Account. Kita akan mendistribusikan biaya sewa gedung bulanan dari department 100 ke

masing-masing department berdasarkan luas ruangan yang dipakainya.

Diasumsikan department 999 merupakan parent dari seluruh department kecuali

department 100. Department 100 adalah department yang digunakan untuk menyimpan

seluruh biaya sewa. Akun 5740 merupakan akun untuk biaya sewa (rent expense). SQFT


145

(square footage) merupakan akun statistic yang digunakan untuk merecord luas ruangan

untuk masing-masing department.

Untuk mengalokasikan biaya sewa bulanan company 01, maka formula yang harus

didefinisikan adalah sebagai berikut:

Co Dept Acct

Balance

Type

Relative

Period Currency

Amount

Type

C C C

A 01 100 5740 A Current Period USD PTD

* C L C

B 01 999 SQFT A Current Period STAT YTD

/ C S C

C 01 999 SQFT A Current Period STAT YTD

C L C

T 01 999 5740 A Current Period USD PTD

C C C

O 01 100 5740 A Current Period USD PTD

Row A merupakan cost pool yang akan dialokasikan ke semua department. Row B

dan C menghitung amount relative dari luas ruangan yang dipakai oleh masing-masing

department. Row B dan C ini akan mengakses akun statistic dari 01-101-SQFT, 01-102-


146

SQFT, dan seterusnya. Row B akan melooping semua nilai Segment department. Row C

akan menghitung luas Total keseluruhan lantainya.

Diasumsikan ada 3 department selain department 100 pada perusahaan tersebut

yaitu 101, 102, dan 103. Ketiga department tersebut mempunyai prosentase luas lantai

adalah 45%, 30%, dan 25%. Ketiga department tersebut merupakan anak dari 999. Maka,

ketika kita me-run formula MassAllocation ini pada suatu Periode akuntansi tertentu yang

biaya sewanya $ 100,000. Maka jurnal entry yang terbentuk akan seperti dibawah ini:

Debet 01 - 101 - 5740.......45,000 Rent Expense - Dept 101



Credit 01 - 100 - 5740.......100,000 Rent Expense - Dept 100

Kita bisa menggunakan lebih dari satu Segment yang diset Looping pasa sebuah

formula. Sebagai contoh, dengan menggunakan alokasi diatas, pertama kita definisikan

parent dari Segment company (missal 99), yang merupakan induk dari seluruh nilai detil

company. Kemudian gunakan company 99 untuk menggantikan company 01 diatas pada

lima baris formulanya. Terakhir, gunakan jenis Segment Looping untuk company 99 pada

setiap barisnya.




1. Buatkan Segment untuk struktur akun dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Nama struktur akun : XX_COA_2

b. Segment yang dibuat:

o XXCompany


00 Company A Yes No Yes, Yes

01 Company B Yes No Yes, Yes


147

99 Total All Companies Yes Yes No, No

o XXDepartment


100 Department 100 Yes No Yes, Yes




999 Parent Dep. 101-103 Yes Yes No, No

o XXAccount

Value Description Enabled Parent Allow

Budgeting/Posting

Account Type

1110 Cash Yes No Yes, Yes Asset

1210 Account

Receivable


1260 Allow. For Bad

Debt


1550 Vehicles Yes No Yes, Yes Asset

1560 Computer/Software Yes No Yes, Yes Asset

1570 Asset Clearing Yes No Yes, Yes Asset

2210 Account Payables Yes No Yes, Yes Liability

2225 Accrued Expense

Payable

Yes No Yes, Yes Liability

2990 Suspense Yes No Yes, Yes Liability

3310 Retained Earnings Yes No Yes, Yes Ownership/STock

3500 Translation Adjust Yes No Yes, Yes Ownership/STock

4100 Total Revenue Yes Yes No, No Revenue


148

4110 Software Sales Yes No Yes, Yes Revenue

4120 Support Contracts Yes No Yes, Yes Revenue

4130 Hardware Sales Yes No Yes, Yes Revenue

5100 Total Expense Yes Yes Yes, Yes Expense

5105 Salaries Yes No Yes, Yes Expense

5150 Bonus Yes No Yes, Yes Expense

5510 Telephone Yes No Yes, Yes Expense

5650 Bad Debt Expense Yes No Yes, Yes Expense

5740 Rent Expense Yes No Yes, Yes Expense

7690 Meals Yes No Yes, Yes Expense

7990 Rounding

Difference


7999 Suspense-Manual Yes No Yes, Yes Expense

8100 Unrealized

Gain/Loss


2. Definisikanlah sebuah formula MassAllocation untuk Telephone expense dengan

asumsi bahwa department 100 digunakan untuk menyimpan semua Telephone

expense untuk semua department. Teknik pengalokasian didasarkan pada

banyaknya karyawan per masing-masing department. diketahui pada department

101, 102, dan 103 jumlah karyawan berturut-turut 40 orang, 30 orang, dan 30

orang.

3. Generate atau run formula MassAllocation tersebut dengan Total telephone

expense sebesar $ 1,000.


149

Daftar Pustaka

APICS. 1998. “APICS Dictionary”, 9 ed., APICS—The Educational Society for

Resource Management, Wisconsin.

Bosin, Brent and Marilyn Crawford. 2007. Student Guide R12 Oracle General

Ledger Management Fundamentals ed. 1.0. USA: Oracle Corp.

Bosin, Brent and Marilyn Crawford. 2007. Activity Guide R12 Oracle General

Ledger Management Fundamentals-Demos and Practices ed.1.0. USA: Oracle

Corp.

Carter, Steve. 1998. Oracle Application Administrator’s Guide. Redwood City:

Oracle Corporation.

Daniel E. O’Leary. 2002 Enterprise Resource Planning System, Systems, Life

Cycle, Electronic Commerce, and Risk. Cambridge University Press, USA.

Daniel E. O’Leary. 2000. Enterprise Resource Planning System-Systems, Life

Cycle, Electronic Commerce, and Risk. United Kingdom: Cambridge

University

Dhewanto, Wawan dan Falahah. 2007. ERP(Enterprise Resource Planning) :

Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung :

Informatika Bandung.

Dykstra, I. And Cornelison, R. G. 1998. “ERP—It’s MRP and More!”, 1998

APICS International Conference and Exposition, pp. 50-52.

Greenberg, Paul. 2002. CRM at the speed of Light: Capturing and Keeping

Customers in Internet Real Time. 2nd Edition. California : McGraw-Hill

Book Co.

Habibi, Hafid. 2007. Pengembangan Sistem ERP. Theaccountant.info

http://download.oracle.com/docs/cd/A60725_05/html/comnls/us/gl

http://erp-edu.blogspot.com/

http://forums.oracle.com/forums/

http://www.klik-oracle.web.id/

http://www.panorama-consulting.com/resource-center/

Indradjit, Eko dan Djokopranoto. Perkembangan Integrasi Perencanaan dari MRP

sampai ke ERP. REI-Ebook


150

Jill Dyche. 2002. The CRM Handbook. USA: Addison-Wesley.

Kalakota, Ravi dan Robinson, Marcia. 2001. E – Business 2.0 Roadmap For

Success. USA: Addison – Wesley.

Kotler, P., & Armstrong, G. 2004. Principles of marketing. New Jersey: Prentice

Hall

Kurniawan, Daniel. PENERAPAN APLIKASI CRM (CUSTOMER

RELATIONSHIP MANAGEMENT) BERBASIS WEB DALAM BIDANG

JASA. 2009. Jakarta : Binus University

Laudon, Kenneth C., and Laudon, Jane P. 2003. Essentials of Management

Information System. New Jersey: Prentice-Hall.

Leon, Alexis. 2005. ERP Demystified. New Delhi: Tata McGraw-Hill.

Linawati. 2006. ERP Infrastruktur Vital sebuah Industri. IlmuKomputer.com

Mentzer, Jhon T. Supply Chain Management. 2000. California: Sage Publication.

Michael G.Tincher and Donald H.Sheldon Jr .1997. The Road to Class A

Manufacturing Resource Planning (MRP II). USA: Bucher Inc.

Robby dkk. 2009. Analisis dan Perancangan Basis Data untuk Mendukung ERP

Education pada Bina Nusantara University. Jakarta: Binus University.

Documents

Enterprise Resource Planning (ERP) I