eNotaris Ms Word Manual Book Utility Microsoft Word untuk memudahkan Notaris dan PPAT dalam membuat dan mencetak akta

eNotaris.com Permata Jingga Blok G3 No. 27 Malang Jawa Timur

Telp/Fax. (0341) 484248, 7004009

| 2

eNotaris Ms Word

Sekilas Tentang eNotaris Ms Word

eNotaris Ms Word merupakan utility Microsoft Word yang memudahkan Notaris dan PPAT dalam membuat dan mencetak akta. Aplikasi ini bisa digunakan terpisah ataupun terintegrasi dengan aplikasi eNotaris lainnya seperti eNotaris Web dan eNotaris Sisminbakum dan fidusia.

Fasilitas dan Keunggulan

1. Dapat digunakan di berbagai versi Microsoft Word seperti, Ms Word 2000/XP, 2003, 2007, 2010, 2013 2. Shortcut keyboard (tombol F2-F12) 3. Tampilan shortcut perintah di toolbar (Ribbon) 4. Bantuan panduan singkat tentang daftar shortcut (F2-F12) 5. Panduan lengkap yang integrasi dengan aplikasi (pdf + video) 6. Setting format akta:

Isi pada bagian ini :

Sekilas Tentang eNotaris Ms Word ................................................................................................................ 2

Fitur dan Keunggulan ...................................................................................................................................... 2

Instalasi .......................................................................................................................................................... 3

Buka software eNotaris Ms Word ................................................................................................................... 5

Toolbar Menu eNotaris MsWord .................................................................................................................... 6

Membuka template akta ...................................................................................................................... 7

F2 = Setting Kertas Akta ....................................................................................................................... 7

F3 = Menengahkan Tulisan ................................................................................................................... 8

F4 = Membuat Terbilang Jam ............................................................................................................... 8

F4 = Membuat Terbilang Uang ............................................................................................................. 9

F5 = Membuat Terbilang Tanggal ......................................................................................................... 9

F6 = Membuat Mail Merge (Ambil Field Data dari eNotaris Web) .................................................... 10

F7 = Menarik Field Data Order dari eNotaris Web ke eNotaris Ms Word ......................................... 10

Membuat Garis Datar 1 Baris ............................................................................................................. 12

Membuat Garis Datar Semua Baris .................................................................................................... 12

F8 = Membuat Akta Minuta/Salinan/PPAT ......................................................................................... 12

Tampilan Akta ..................................................................................................................................... 14

F9 = Menghapus Garis Datar & Pinggir .............................................................................................. 14

F10 = Utility ........................................................................................................................................ 15

F11 = Mencetak Form PPAT ............................................................................................................... 15

F12 = Mencetak Akta Minuta ............................................................................................................. 15

Mengaktifkan macro ..................................................................................................................................... 16

Registrasi ....................................................................................................................................................... 17

| 3

Set jenis kertas Set ukuran kertas (panjang dan lebarnya) Set margin (kiri, kanan, atas, bawah) Set jenis dan ukuran huruf Set posisi huruf Set ukuran garis datar Hapus baris kosong Hapus track changes Hapus tabs stop

7. Tengahkan kata+ tambah garis - di depan dan belakang kata 8. Terbilang untuk tanggal dan angka (uang, jam, meter persegi) 9. Mailmerge data dengan sumber data lainnya 10. Proses minuta/salinan

Memilih proses akta (minuta atau salinan) Memilih proses akta PPAT Set garis datar, garis pinggir, check indent Set posisi garis tutup atas dan bawah Set sudut garis tutup atas dan bawah Set panjang garis tutup atas dan bawah Set posisi nomor halaman (atas, bawah, tanpa nomor) Set posisi nomor (tengah atau kanan) Set warna garis pinggir (hitam, merah, biru) Memilih model tampilan nama notaris dan kota Set nama notaris dan kota Set batas kiri nama notaries Set hasil proses disimpan ke file sementara (temporary)? Set tambahkan cap dan stempel Set posisi cap (di awal dan akhir, di tengah saja, di awal s/d akhir) Mengatur kalimat penutup salinan

11. Baris dan Garis Set ukuran baris datar Memberi garis datar tunggal (1 baris) Memberi garis datar seluruh halaman akta Hapus sisa baris kosong Hapus garis datar Hapus garis pinggir Hapus garis datar dan pinggir Hapus track changes

12. Cetak form PPAT Set default printer Pengaturan posisi form PPAT

13. Cetak minuta dan salinan Memilih printer untuk tujuan cetak Set jenis printer (dot matrix/duplex, laser jet) dan ukuran kertas Cetak semua halaman atau halaman tertentu saja Set print range (halaman x sampai y) Pengaturan print section (khusus printer laser / deskjet), Berhenti setiap halaman.

Instalasi

1. File instalasi eNotaris Ms Word disimpan dengan nama "Setup_eNotaris_Ms_Word.exe" seperti

ditunjukkan pada gambar 1.1. kemudian jalankan file install eNotaris Ms Word dengan klik 2x pada file Setup_eNotaris_Ms_Word.exe".

| 4

2. Pilih bahasa, default yang muncul adalah bahasa inggris. Selanjutnya klik tombol OK untuk melanjutkan proses.

3. Tampil halaman wizard Klik tombol Next untuk mulai instalasi dan Cancel untuk membatalkan proses instalasi.

4. Klik tombol Install untuk mulai instalasi. Muncul proses instalasi, tunggu sampai dengan proses instalasi selesai dan muncul konfirmasi selesai.

Gambar 1.2. Halaman Instalasi

Gambar 1.1. File install eNotaris cetak akta

File install eNotaris cetak akta diakhiri dengan format .exe

| 5

Buka eNotaris Ms Word Untuk membuka eNotaris Ms Word caranya sama dengan membuka Ms Word yaitu dengan klik 2x shortcut Ms Word pada desktop atau taksbar.

Gambar 1.3. Proses Instalasi

Buka Ms. Word melalui desktop

Buka Ms. Word melalui taksbar

Gambar 1.4. Buka Ms. Word

| 6

Toolbar Menu eNotaris Ms Word ToolBar Menu eNotaris Ms Word merupakan kumpulan perintah-perintah yang digunakan untuk membuat akta pada Microsoft Word. Yang termasuk di dalam ToolBar Menu eNotaris antara lain:

ToolBarMenu

1. Menu Standar Menu standar berfungsi untuk mengatur file dokumen akta seperti membuat akta baru, membuka file template, menyimpan akta, serta menyimpan dan menambah akta.

a. Baru: Membuat file akta yang baru (kosong). b. Buka: Membuka File template akta. c. Simpan: Menyimpan dokumen akta. d. SimpanTambah: Menyimpan file akta yang sedang aktif dan menampilkan file baru (kosong).

2. Menu Setting Menu setting berfungsi untuk mengatur ukuran kertas, margin halaman, jenis dan ukuran huruf serta menengahkan tulisan.

a. F2= Setting Akta: Mengatur ukuran kertas, margin halaman, jenis dan ukuran huruf. b. F3= Tengahkan: Menengahkan tulisan dan disertai garis pinggir.

3. Menu Terbilang Menu Terbilang berfungsi untuk menampilkan terbilang angka dan tanggal dalam format huruf.

a. F4= Angka: Mengotomatisasi angka menjadi terbilang huruf. contoh: Rp.12.500.250, (dua belas juta lima ratus ribu dua ratus lima puluh Rupiah).

b. F5= Tanggal: Mengotomatisasi tanggal menjadi terbilang huruf contoh: Jum'at,tanggal 21-03-2014 (dua puluh satu Maret tahun dua ribu empat belas).

4. Menu Integrasi eNotaris Menu Integrasi eNotaris digunakan untuk menarik data dari eNotaris Web ke eNotaris Ms Word sehingga data order yang sudah diinput pada eNotaris web secara otomatis anda mengisi field-field pada cetak akta eNotaris Ms Word.

a. F6= Field Data: digunakan untuk menarik field data dari eNotaris web b. F7= Data Order: digunakan untuk menarik data order dari eNotaris web

5. Menu Proses Menu file berfungsi untuk mengatur garis datar, garis pinggir dan setting minuta/salinan.

a. Garis Datar 1 Baris: digunakan untuk membuat garis datar hanya 1 (satu) baris b. Garis Datar Semua Baris: digunakan untuk membuat garis datar untuk seluruh baris c. F8=Proses Minuta/Salinan: digunakan untuk mensetting minuta/salinan.

6. Menu Utility Menu Utility berfungsi untuk menghapus garis datar dan pinggir,

a. F9= Hapus garis datar dan Pinggir: digunakan untuk mengembalikan garis datar dan pinggir. b. F10= Utility: digunakan untuk mengapus baris 1 baris, semua baris dan lain sebagainya.

7. Menu Cetak Menu Cetak digunakan untuk mencetak akta baik akta minuta/salinan.

a. F11= Cetak Form PPAT: digunakan untuk mencetak akta form PPAT. b. F12= Cetak Minuta/Salinan: digunakan untuk mencetak akta minuta/salinan.

1 2 3 4 5 6 7 8

Gambar 1.5. Toolbar eNotaris Ms Word

| 7

8. Menu Bantuan

Menu Bantuan berisi informasi tentang pembuatan eNotaris Ms Word, video panduan, buku panduan dan registrasi eNotaris Ms Word.

a. Tentang b. VideoPanduan c. BukuPanduan d. Registrasi

Membuka template akta

Untuk membuka file template akta, silahkan klik icon [buka] pada toolbar eNotaris Ms. Word, kemudian pilih lokasi file penyimpanan template akta contoh: C:\eNotaris\CetakAkta\Contoh.

F2= Setting Kertas Akta Setting kertas akta digunakan untuk mengatur jenis dan ukuran kertas, margin halaman, jenis dan ukuran huruf. Untuk mensetting kertas akta, silahkan tekan F2 pada keyboard, maka akan tampil window setting akta yg menampilkan default setting akta pada notaris/PPAT seperti jenis kertas yang digunakan adalah kertas ukuran A3 (21 cm x 29,7 cm), jenis font courier new dengan ukuran huruf 12.

Gambar 1.6. Buka File Template Akta eNotaris Ms Word

Gambar 1.7. Setting Kertas dan Huruf Pada eNotaris Ms Word

| 8

F3= Menengahkan Tulisan

Fasilitas ini digunakan untuk menengahkan tulisan dengan tambahan awal dan akhir --- biasanya digunakan untuk tulisan judul akta, pasal dan sebagainya. Untuk menengahkan tulisan, pilih tulisan kemudian tekan F3 pada keyboard untuk menengahkan tulisan dan membuat garis.

F4= Membuat Terbilang Jam

Fasilitas ini digunakan untuk mengotomatisasi terbilang jam dalam format huruf. Untuk membuat terbilang jam, silahkan tekan F4 pada keyboard maka akan muncul window terbilang. Selanjutnya, masukkan jam misal 1212 kemudian pilih pop up [jam] dan pilih waktu dilaksanakan akad [WIB/WITA/WIT] kemudian klik tombol [OK] maka otomatis muncul terbilang jam dalam format huruf contoh: Pukul 12.12 WIB (dua belas lebih dua belas menit waktu Indonesia bagian barat).

Gambar 1.8. Menengahkan Tulisan dan Garis Awal dan Akhir Pada eNotaris Ms Word

Gambar 1.9. Terbilang Angka Jam

| 9

F4= Membuat Terbilang Uang

Fasilitas ini digunakan untuk mengotomatisasi terbilang uang dalam format huruf. Untuk membuat terbilang uang, silahkan tekan F4 pada keyboard maka akan muncul window terbilang. Selanjutnya, masukkan angka misal 2000000000 kemudian pilih pop up [uang] kemudian klik tombol [OK] maka otomatis muncul terbilang uang dalam format huruf contoh: Rp. 2.000.000.000 (dua milyar rupiah).

F5= Membuat Terbilang Tanggal

Fasilitas ini digunakan untuk mengotomatisasi terbilang tanggal dalam format huruf. Untuk membuat terbilang tanggal, silahkan tekan F5 pada keyboard maka akan muncul window terbilang. Selanjutnya, masukkan tanggal dengan format dd/m/yyyy contoh: 24-3-2014 kemudian klik tombol [OK] maka otomatis muncul hari, tanggal dan terbilang tanggal dalam format huruf contoh: Senin, tanggal 24-03-2014 (dua puluh empat maret tahun dua ribu empat belas).

Gambar 1.10. Terbilang Angka Uang

Gambar 1.11. Terbilang Tanggal

| 10

F6= Membuat Mail Merge (Ambil Field Data dari eNotaris Web)

Anda dapat membuat template akta mail marge dengan menarik field-field data yang berasal dari eNotaris Web.

Langkah-langkah membuat mail merge

1. Buka template akta misal akta pendiran perseroan terbatas. 2. Selanjutnya sorot kursor ke bagian yang akan diambil fieldnya dan tekan F6 pada keyboard. 3. Pilih kategori misal: order, kemudian pilih field yang dibutuhkan misal: nama_usaha, kab/kota_nama,

nomor akta dan seterusnya. 4. Setelah selesai klik [Simpan] untuk menyimpan mail merge akta yang Anda buat. 5. Simpan file dan kumpulkan dalam satu folder supaya mudah ditemukan.

F7= Menarik Field Data Order dari eNotaris Web ke eNotaris Ms Word

Fasilitas ini digunakan untuk menarik field data order yang telah diinputkan melalui eNotaris Web ke dalam template akta mail merge yang telah Anda buat sebelumnya. Dengan sekali klik, field-field akan ditarik ke akta Ms Word.

Langkah-langkah ambil data order dari eNotaris web:

1. Buka template akta mail merge. 2. Lakukan proses integrasi ke eNotaris web dengan setting seperti gambar berikut:

Gambar 1.12. Ambil Field Data dari eNotaris Web

Gambar 1.13. Integrasi database

| 11

3. Selanjutnya sistem akan menampilkan data order yang telah diinput pada eNotaris Web. Pilih order

yang akan ditarik datanya ke template akta mail merge kemudian klik tombol [Proses Set Data]

4. Klik tombol [Tutup] untuk menutup window data order dan lakukan pengecekan data atas data order yang telah ditarik dari eNotaris web ke eNotaris Ms Word.

Gambar 1.14. Data order eNotaris Web

Gambar 1.15. Tarik Field Data order eNotaris Web

Tampilan template akta mail merge sebelum tarik data dari eNotaris Web

Tampilan template akta mail merge setelah tarik data dari eNotaris Web

| 12

Membuat Garis Datar 1 Baris

Untuk membuat garis datar 1 baris, silahkan pilih baris kemudian klik tombol [Garis Datar 1 Baris]. Maka akan tampil baris datar seperti gambar dibawah ini.

Membuat Garis Datar Semua Baris

Untuk membuat garis datar semua baris, silahkan pilih baris kemudian klik tombol [Garis Datar Semua Baris]. Maka akan tampil baris datar seperti gambar dibawah ini.

F8= Setup Akta Minuta /Salinan

Minuta Akta adalah asli akta Notaris. Minuta Akta dibuat untuk disimpan sebagai Protokol Notaris. Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip Negara yang harus disimpan dan dopelihara oleh Notaris.

Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah salinan akta tercantum frasa diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya.

Gambar 1.16. Membuat garis 1 baris

Gambar 1.17. Membuat garis semua baris

| 13

Keterangan Gambar:

1. Proses Akta: minuta, salinan, PPAT. 2. Informasi Halaman & Baris Judul Akta: otomatis menghitung jumlah halaman yang akan diproses. 3. Garis Akta: untuk membuat garis datar dan check indent (memeriksa lekukan). 4. Posisi Nomor Halaman: hanya untuk akta salinan, nomor halaman tampil disebelah bawah. 5. Informasi Notaris: menampilkan informasi nama notaris dan muncul pada halaman akhir. 6. Warna Garis Pinggir: terdapat 3 (tiga) pilihan warna: hitam, merah dan biru. 7. Kalimat Penutup: digunakan untuk mensetting informasi halaman terakhir pada akta salinan. 8. Fitur Plus: pilihan untuk menampilkan kalimat penutup, nama notaris, stempel dan cap.

Langkah-Langkah Proses Akta:

1. Tekan F8 pada keyboard untuk menampilkan proses minuta/salinan maka akan tampil window proses minuta dan salinan.

2. Selanjutnya pilih jenis akta: [Minuta/Salinan/PPAT]. 3. Pastikan cekbox garis pinggir dan chek indent aktif. 4. Cek semua setting proses akta jika sudah ok, silahkan klik tombol [Simpan Setting] untuk menyimpan

setting default dan klik tombol [Proses] untuk mulai proses buat akta. Tunggu proses sampai dengan selesai dan muncul konfirmasi sebagai berikut:

1

3

5

7

8

2

4

6

Gambar 1.18. Proses Akta Minuta/Salinan

Gambar 1.19. Konfirmasi Selesai Proses Akta

| 14

Tampilan Akta

F9= Menghapus Garis Datar & Pinggir

Tombol F9 digunakan untuk menghapus garis datar dan garis pinggir yang sebelumnya telah kita buat.

Garis Pinggir

Garis Datar

Gambar 1.20. Tampilan Akta

Gambar 1.21. Hapus baris datar dan garis pinggir

| 15

F10= Utility

F11= Mencetak Form PPAT

Window cetak form PPAT terdapat navigasi geser kiri/kanan dan atas/bawah untuk mengatur kertas blangko.

F12= Mencetak Akta Minuta/Salinan

Window cetak minuta/salinan menampilkan pilihan default printer, jenis printer, ukuran kertas, cetak halaman, informasi jumlah halaman dan jumlah kertas. Klik tombol [Simpan Setting] untuk menyimpan setting default dan klik tombol [Cetak] untuk proses cetak akta minuta/salinan

Garis Datar

Tab Stops

Garis Pinggir Gambar 1.22. Utility

Gambar 1.23. Cetak Form PPAT

Gambar 1.23. Cetak Akta Minuta/Salinan

| 16

Mengaktifkan Macro

1. Buka dokumen word dan klik pada tombol Microsoft Office di pojok kiri atas.

2. Geser ke sebelah kanan bawah dan klik Word Options.

3. Klik Trust Center, klik Trust Center Settings, dan kemudian klik Pengaturan Makro

Gambar 1.24. Halaman Ms. Word

Gambar 1.25. Halaman Ms. Word Word Options

| 17

4. Klik Aktifkan semua macro untuk mengaktifkan semua macro tanpa peringatan.

Registrasi

Pada eNotaris Ms Word versi free (Gratis) ada beberapa pembatasan fasilitas seperti maksimal cetak hanya 10 lembar, tidak terintegrasi ke program eNotaris Web (ambil data field dan order), tidak bisa memproses baris datar untuk semua halaman, serta tidak bisa proses minuta/salinan. Untuk menggunakan secara full, anda harus melakukan registrasi software. Nomor registrasi software eNotaris Ms Word bisa anda dapatkan dengan langsung mengajukan registrasi ke eNotaris.com yaitu dengan mengirimkan nama notaris/PPAT dan ID Komputer melalui email atau sms. Setelah Anda mendapatkan nomor registrasi, segera lakukan registrasi yaitu dengan klik [Registrasi] kemudian masukkan nama notaris/PPAT dan nomor serial kemudian klik tombol [Proses]. Jika proses registrasi berhasil, titlebar akan berubah dari eNotarisMs.Word2.0FREE menjadi eNotarisMs.Word2.0FULL.

Gambar 1.26. Halaman Ms. Word Aktifkan Macro

Gambar 1.27. Registrasi