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enlace Contabilidad Windows Suite – Manual del Usuario

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enlace Contabilidad Windows Suite – Manual del Usuario 1

enlace Contabilidad Windows Suite – Manual del Usuario Indice 1. Acceso ............................................................................................................. 8 2. Ingreso ............................................................................................................. 8 3. Ventana Principal................................................................................................ 8 4. Menú Datos.......................................................................................................10

4.1. Datos – Cuentas............................................................................................ 10

Eliminar Cuenta ([Suprimir] / [Delete] o botón ) ....................................................... 13 Estado de Cuenta (Botón ).................................................................................. 13 Reportes / Consultas (Botón ) .............................................................................. 14 Selección de columnas (Botón ) ............................................................................. 15 Consulta de cuentas (Botones y ) .................................................................... 16 Consulta / Edición de cuenta (Botones y ) ............................................................ 16 Datos adicionales (Botón )................................................................................... 17 Asignación de tipo de cambio Especial (Botón ).......................................................... 18 Asignación de moneda (Botón )............................................................................ 19 Asignación de tipo de cuenta (Botón )..................................................................... 19 Datos de Clientes/Proveedores (Botón ).................................................................. 19 Reporte configurable de Cuentas .............................................................................. 23

Vista Previa (Botón ): ............................................................................. 26

Guardar definición de reporte (Botón ):....................................................... 26

Recuperar reporte (Botón ): ..................................................................... 27 4.2. Datos – Bancos ............................................................................................. 29

Reportes (botón ):............................................................................................ 31 Saldo de la cuenta según estado de cuenta (botón ): .................................................. 32 Cargar estado de cuenta electrónico (botón ):.......................................................... 32 Cargar estado de cuenta en Excel (botón ): ............................................................. 34

4.3. Datos – Documentos ...................................................................................... 34

Encabezado General: ............................................................................................ 35 Encabezado del Columnar:...................................................................................... 37 Columnar:.......................................................................................................... 37 Ventana de selección de documentos pendientes de cobro o pago: ..................................... 39 Imprimir Documento en un Formulario (botón ): ....................................................... 44 Reporte del Documento actual (botón ):.................................................................. 44 Copiar un documento (botón ): ............................................................................. 45 Cambiar de Número de Documento (botón ): ............................................................ 47 Generar contra-asiento o documento de reversión (botón ):.......................................... 47 Eliminar documento (botón ): ............................................................................... 48


Anular documento (botón ): ................................................................................. 48 Balancear documento(s) (botón ): ......................................................................... 49 Ajustar Tipo de Cambio (botón ): .......................................................................... 50 Crear una cuenta (botón ): .................................................................................. 52

4.4. Datos – Docs. Historia .................................................................................... 53

Ejemplo de inconsistencia generada por alterar un documento histórico en una cuenta de tipo Corriente:.......................................................................................................... 53

4.5. Datos – Cheques ........................................................................................... 54 4.6. Datos – Cartera de Cheques ............................................................................. 54

Agregar cheque (botón ): .................................................................................... 56 Reporte de Flujo de Caja (botón ) ........................................................................ 57 Búsqueda por Beneficiario (botón ): ....................................................................... 57

4.7. Datos – Facturas Vencidas ............................................................................... 58 4.8. Datos – Tipos de Cambio ................................................................................. 60

Importar Tipo de Cambio (botón ): ........................................................................ 61 4.9. Datos – Unidades Operativas ó Compañías (sólo en versión UO)................................... 62

Unidades Operativas-Compañías: .............................................................................. 62 Información General: ............................................................................................ 62 Clasificación: ...................................................................................................... 63 Ubicación: ......................................................................................................... 63 Notas:............................................................................................................... 64 Columnar de Cuentas:........................................................................................... 64 Reportes de unidades operativas o compañías (botón ):............................................... 65

4.10. Datos – Reiniciar........................................................................................... 67 4.11. Datos – Salir ................................................................................................ 67

5. Reportes - Generalidades .....................................................................................68

5.1. Visor de Reportes ......................................................................................... 68

Configurar reporte (Botón ):................................................................................ 69 6. Menú Reportes ..................................................................................................71

6.1. Reportes – Balance........................................................................................ 71 6.2. Reportes – Saldos.......................................................................................... 72 6.3. Reportes – Movimientos – Movimientos ................................................................ 73 6.4. Reportes – Movimientos-Movimientos por Cuenta.................................................... 75 6.5. Reportes – Movimientos - Movs. Por Periodo.......................................................... 77 6.6. Reportes – Movimientos-Movs. Por Clasificación ..................................................... 78 6.7. Reportes – Movimientos-Movs. Periodo (comodines) ................................................ 79


6.8. Reportes – Movimientos-Detalle de Gastos............................................................ 81 6.9. Reportes – Comparativo Saldos ......................................................................... 82 6.10. Reportes – Consulta por Detalle ........................................................................ 83 6.11. Reportes – Resumen de Docs. ........................................................................... 84 6.12. Reportes – Antigüedad ................................................................................... 85 6.13. Reportes – Vencimientos ................................................................................. 87 6.14. Reportes – Monto Cobrado ............................................................................... 88 6.15. Reportes – Libro Bancos.................................................................................. 89 6.16. Reportes – Presupuestos - Presupuesto................................................................ 90 6.17. Reportes – Presupuestos - Presupuesto Anual ........................................................ 92 6.18. Reportes – Estados - Estados de Cuenta ............................................................... 93 6.19. Reportes – Estados - Estados Financieros.............................................................. 94 6.20. Reportes – Est. Cta. Formato Fijo ...................................................................... 95 6.21. Reportes – Revisión de Cheques ........................................................................ 96 6.22. Reportes – Emisión de Documentos .................................................................... 97 6.23. Reportes – Cheques Emitidos............................................................................ 98 6.24. Reportes – Documentos .................................................................................. 99 6.25. Reportes – Bitácora – Bitácora .........................................................................103 6.26. Reportes – Bitácora – Documentos Generados.......................................................104 6.27. Reportes – Tributación Directa – Rubros..............................................................106 6.28. Reportes – Tributación Directa – Docs. Sin Rubro - Beneficiario..................................107 6.29. Reportes – Compañías – Desbalance de Documentos ...............................................108

7. Menú Operaciones............................................................................................ 109

7.1. Operaciones – Cierre de Periodo.......................................................................109 7.2. Operaciones – Cierre de Cancelados ..................................................................110 7.3. Operaciones – Cierre de Históricos ....................................................................110 7.4. Operaciones – Cierre de Cuentas ......................................................................111 7.5. Operaciones – Aplicaciones .............................................................................113

Aplicar saldos al descubierto: .................................................................................114 Aplicar saldos en documentos no existentes: ...............................................................115 Reversión de saldos en documentos no existentes: ........................................................115


Reversión de aplicaciones: .....................................................................................115 Cambio de detalle: ..............................................................................................115 Cambio de Referencia: .........................................................................................116

7.6. Operaciones – Agregar...................................................................................117 7.7. Operaciones – Importar .................................................................................118 7.8. Operaciones – Exportar..................................................................................119 7.9. Operaciones – Cambio de Código – Genera Cuenta Nueva.........................................120 7.10. Operaciones – Cambio de Código – Traslado de Saldos.............................................121 7.11. Operaciones – Eliminar Documentos ..................................................................121 7.12. Operaciones – Desmarcar Conciliados ................................................................122 7.13. Operaciones – Borrar Cheques .........................................................................123 7.14. Operaciones – Anul./reimp. cheques .................................................................124 7.15. Operaciones – Aplica Cheques .........................................................................126 7.16. Operaciones – Solicitud Cheque....................................................................127 7.17. Operaciones – Diferencial Cambiario .................................................................128 7.18. Operaciones – Intereses Moratorios ...................................................................129 7.19. Operaciones – Trasferencias Bancarias - Generar Transferencia (Clientes/Proveedores) ....131 7.20. Operaciones – Trasferencias Bancarias-Generar Transferencia (Beneficiarios) ................133 7.21. Operaciones – Confirmar Transferencias .............................................................133 7.22. Operaciones – Tributación Directa – Beneficiarios y Rubros.......................................134 7.23. Operaciones – Tributación Directa – Fórmula D-151 ................................................136 7.24. Operaciones – Unidades Operativas - Balance entre Compañías.................................136 7.25. Operaciones – Unidades Operativas - Cambio de Código..........................................137

8. Menú Tablas ................................................................................................... 138

8.1. Tablas – Documentos ....................................................................................138

Configuración por sigla de documento (botones y ): ...............................................139 Lectura: ...........................................................................................................139 Propiedades: .....................................................................................................140 Funcionarios: .....................................................................................................141 Impresión: ........................................................................................................141 Seguridad: ........................................................................................................142 Variables Formato: ..............................................................................................143 Cambiar el rango de fechas de registro para todos los documentos (botón ): ...................144

8.2. Tablas – Formatos de Documentos ....................................................................144


8.3. Tablas – Clasificaciones de Documentos..............................................................146 8.4. Tablas – Formato de Código ............................................................................147 8.5. Tablas – Equivalencias...................................................................................148 8.6. Tablas – Funcionarios....................................................................................149 8.7. Tablas – Perceptores/Beneficiaciarios................................................................150

Cambiar la identificación de un sujeto (botón ): ......................................................151 8.8. Tablas – Rubros (Tributación) ..........................................................................151 8.9. Tablas – Parámetros (Tributación) ....................................................................152 8.10. Tablas – Parámetros .....................................................................................154

Documentos: .....................................................................................................154 Fechas: ............................................................................................................155 Vencimientos/Intereses: .......................................................................................156 Bancos: ............................................................................................................156 Transferencias: ..................................................................................................159 Parámetros por Bancos: ........................................................................................159 Tipo de Cambio: .................................................................................................160 Reportes:..........................................................................................................161 Seguridad: ........................................................................................................162 Cuentas Eliminadas:.............................................................................................162 Integración:.......................................................................................................163

8.11. Tablas – Auxiliar ..........................................................................................163 8.12. Tablas – Monedas.........................................................................................165 8.13. Tablas – Identificación ..................................................................................166 8.14. Tablas – Compañías – Código de Compañías .........................................................167 8.15. Tablas – Compañías – Clasificaciones .................................................................168 8.16. Tablas – Compañías – Clasificaciones 1, 2, 3, 4 y 5 .................................................168 8.17. Tablas – Compañías – Distribución de Montos........................................................169

9. Menú Archivos................................................................................................. 171

9.1. Archivos – Directorio de Datos .........................................................................171 9.2. Archivos – Reconstruir ...................................................................................173 9.3. Archivos – Reactualizar saldos .........................................................................175 9.4. Archivos – Estructuras ...................................................................................176 9.5. Archivos – Borrar Saldos.................................................................................177 9.6. Archivos – Borrar cheques ..............................................................................178 9.7. Archivos – Copiar datos..................................................................................178


9.8. Archivos – Comparar Documentos .....................................................................179 9.9. Archivos – Exportar Cheques ...........................................................................180

10. Menú Configuración .......................................................................................... 180

10.1. Configuración – Seguridad ..............................................................................180

Propiedades del usuario actual (botones ): .........................................................182 Propiedades del grupo actual (botones ): ...........................................................186 Copiar usuario / grupo actual (botón ): ..................................................................187 Cambiar el identificador del usuario / grupo actual (botón ): .......................................187 Cambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios (botón ): .........................187

10.2. Cambio de clave..........................................................................................189 10.3. Opciones...................................................................................................189

Fondo: .............................................................................................................190 Tablas columnares:..............................................................................................191

10.4. Directorio temporal......................................................................................192

11. Menú Herramientas .......................................................................................... 194

11.1. Herramientas – Convertidor ............................................................................194 11.2. Herramientas – Reporte Facturas Pendientes .......................................................195

12. Menú Ayuda.................................................................................................... 196

12.1. Contenidos ................................................................................................196 12.2. Indice ......................................................................................................196 12.3. Sitio Web de Análisis MBC s.a. .........................................................................197 12.4. E-mail de Análisis MBC s.a. .............................................................................198 12.5. Acerca de..................................................................................................199

13. enlace Toolkit Contabilidad (Microsoft Excel) ......................................................... 199

13.1. Instalación.................................................................................................199 13.2. Carpetas de Datos (enlace Toolkit – Parámetros)...................................................200 13.3. Construcción de Plantillas (enlace Toolkit – Parámetros y Funciones) ..........................201

Parámetros: ......................................................................................................201 Funciones: ........................................................................................................202

14. enlace Generador de Formularios ........................................................................ 205

14.1. Ventana Principal ........................................................................................205


enlace Contabilidad Windows Suite – Manual del Usuario 1. Acceso

Localice el icono de enlace Contabilidad Windows Suite y ejecute el programa con doble click o ENTER. 2. Ingreso

• Usuario: Identificación de cada usuario habilitado a utilizar el sistema. • Clave: Clave personal de acceso.

Una vez digitados el usuario y su clave se pulsa el botón OK. Al tercer intento con un usuario no registrado o una clave inválida, el sistema aborta la sesión y regresa a Windows. También se puede abortar la ejecución del sistema pulsando el botón Cancelar. Al instalar enlace Contabilidad se crea un usuario con derechos totales de administración del sistema para acceso inicial y configuración. Su identificador es SUPERVISOR y su clave es ANALISIS. Por razones de seguridad, se recomienda que el administrador del sistema cambie la clave de este usuario (Configuración – Seguridad, Configuración – Cambio de clave). 3. Ventana Principal En la parte superior se muestra el menú principal que provee acceso a todas las opciones del sistema. Bajo éste, se encuentra la barra de herramientas donde se ubican los botones de acceso rápido a opciones de uso frecuente. En la parte inferior izquierda (Actualmente:) se informa la ubicación (ruta o carpeta) de los datos en uso, el nombre de la compañía a la cual corresponden y una descripción adicional sobre los datos. En la parte inferior derecha se despliega el identificador y el nombre completo del usuario que utiliza el sistema. Menú Principal:

• Datos: Funciones para mantenimiento de datos, sean archivos maestros o transacciones de uso bastante frecuente.

• Reportes: Reportes generales. Algunos reportes específicos se encuentran encapsulados en

ventanas de mantenimiento de los datos que los originan.


• Operaciones: Operaciones especiales que realiza el sistema tales como cierres, asientos especiales, cambios de código, transferencias de información y otras.

• Tablas: Mantenimiento de tablas maestras de configuración y parámetros del sistema.

• Archivos: Funciones de administración de la(s) Base(s) de Datos tales como selección de la

carpeta de datos, crear archivos, reconstruir archivos y respaldos.

• Configuración: Administración de usuarios, grupos y derechos de acceso, cambio de clave, opciones de visualización de ventanas y selección de la carpeta temporal para reportes.

• Herramientas: (únicamente para el usuario SUPERVISOR). Funcionalidad para conversión de

datos de enlace Contabilidad DOS.

• Ayuda: Acceso al sistema de ayuda y al sitio en internet de Análisis MBC, información de versión y autoría del sistema.

Botones de la barra de herramientas: Botón Ventana (Menú)

Catálogo de Cuentas (Datos – Cuentas)

Conciliaciones bancarias (Datos – Bancos – Conciliaciones)

Documentos (Datos – Documentos)

Documentos históricos (Datos – Docs. Historia)

Cheques (Datos – Cheques)


Cartera de cheques (Datos – Cartera de Cheques)

Pago de facturas vencidas (Datos – Facturas Vencidas)

Tipo de Cambio (Datos – Tipos de cambio)

Catálogo de Compañías/Unidades Operativas (Datos – Compañías/Unidades Operativas) (únicamente para versión UO)

Reduce el despliegue de la ventana principal a las secciones superior e inferior

Despliega las ventanas del sistema que se encuentran abiertas

Cambia el idioma Español Inglés

Ayuda (Ayuda – Contenidos)

Salir (Datos – Salir) 4. Menú Datos 4.1. Datos – Cuentas

Mantenimiento del catálogo maestro de Cuentas. Al ejecutar esta opción se despliega la siguiente ventana:


Columnas: • Código: Código de identificación de la cuenta (identificador único). El código de cuenta es

configurable de acuerdo a los requerimientos de la organización (Tablas – Formato de Código) en un máximo de 25 dígitos y 24 niveles. Los niveles del código son jerárquicos, es decir, no se permite la creación de un código de un nivel superior al primero, si no ha sido creado el código para el nivel anterior. Si el usuario digita un código de cuenta existente, el sistema lo ubica en la cuenta correspondiente, caso contrario y si es válido (respeta jerarquía de niveles), crea una nueva cuenta. Al crear una nueva cuenta, esta es ubicada en la posición correspondiente de acuerdo a su código. Para buscar una cuenta específica por código, descripción en español, descripción en inglés o código alterno se utiliza la ventana de Consulta de Cuentas, la cual se invoca con la tecla [F9].

• Descripción (español): Descripción de la cuenta actual en el idioma principal (español). • Descripción (inglés): Descripción de la cuenta actual en el idioma alterno (inglés). • Tipo de Cuenta: Tipo de cuenta, Corriente, Histórica, Saldo.

- Corriente: Se utilizan para la administración de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar ya que funcionan con las siguientes particularidades: i) permiten el registro de documentos con un fecha de vencimiento (por cobrar o por pagar), ii) permiten el registro de documentos que cancelan total o parcialmente documentos por cobrar o por pagar, iii) mantienen un estado de cuenta detallado (obligaciones, cancelaciones o abonos y saldo por obligación) y iv) los documentos pendientes de cancelar no se eliminan al realizar cierres de periodo.

- Histórica: Se utilizan para la administración de movimientos que se desea conservar aunque se realicen cierres de periodo, principalmente cuentas de banco, cuyos movimientos no se eliminan con un cierre, si no más bien con una conciliación bancaria, y otras cuentas que se desee mantener historial de documentos registrados hasta que se realice un cierre de movimientos históricos.

- Saldo: Cuentas normales, al cierre de periodo se eliminan sus movimientos del periodo que se

cierra los cuales se suman y expresan como el saldo anterior de la cuenta. • Moneda: Indica la moneda cuyo saldo se mantiene fijo al realizar ajustes cambiarios.

• Tipo de cambio: Propiedades de la cuenta con respecto a la asignación y fluctuaciones del tipo de

cambio: Normal (default) y Especial.

- Normal: En el registro de documentos el sistema propone el tipo de cambio default del día de la transacción. En estas cuentas no se realizan ajustes cambiarios.

- Especial: Al asignar este valor, aparece la ventana de Tipos de Cambio a Utilizar…, en la cual se puede definir un tipo de cambio para los movimientos al Debe (Débitos), al Haber (Créditos) y si otro para realizar ajustes cambiarios. En concordancia con la NIC-21 y FASB-52, únicamente sobre las cuentas “monetarias” (Efectivo, Cuentas por Cobrar, Inversiones y Cuentas por Pagar) deberían realizarse ajustes cambiarios.

• Código alterno: Código adicional que se ofrece como un medio de localización alternativo de las

cuentas (código que tenía la cuenta en un sistema anterior) o como medio de agrupación de cuentas en una forma no jerárquica.

• Estado: Indica si la cuenta está activa o inactiva. La cuenta está activa si su saldo es distinto de

cero, o bien, tiene movimientos registrados.


• Saldo anterior: Saldo de la cuenta en la moneda indicada a la fecha en que se realizó el último cierre de periodo. Los saldos deudores (Débitos) se despliegan positivos, mientras que los saldos acreedores (Créditos) se despliegan negativos.

• Débitos: Monto acumulado en la moneda indicada de movimientos al debe (Débitos) registrados en

la cuenta desde el último cierre de periodo hasta la fecha actual. • Créditos: Monto acumulado en la moneda indicada de movimientos al haber (Créditos) registrados

en la cuenta desde el último cierre de periodo hasta la fecha actual. • Saldo Neto: Monto neto (Débitos – Créditos) en la moneda indicada de movimientos registrados en

la cuenta desde el último cierre de periodo hasta la fecha actual. Los saldos deudores (Débitos) se despliegan positivos, mientras que los saldos acreedores (Créditos) se despliegan negativos.

• Saldo Actual: Saldo actual de la cuenta en la moneda indicada (Saldo anterior + Débitos –

Créditos). Los saldos deudores (Débitos) se despliegan positivos, mientras que los saldos acreedores (Créditos) se despliegan negativos.

• Unidades Operativas: (únicamente en versión UO). Si está activo (marcado), indica que la cuenta

clasificará sus movimientos por Unidad Operativa, permitiendo así, consultar tanto movimientos como saldos, en forma separada por éstas, o en forma conjunta. Por el contrario, si está inactivo (sin marcar), indica que la cuenta no realizará clasificación alguna por Unidad Operativa.

• Presupuesto Anterior: (únicamente en versión UO). Saldo de presupuesto en la moneda indicada

asignado a la cuenta al momento de realizar el último cierre de periodo. • Presupuesto Periodo: (únicamente en versión UO). Monto acumulado de presupuesto en la

moneda indicada asignado a la cuenta desde el último cierre de periodo hasta la fecha actual. • Presupuesto Actual: (únicamente en versión UO). Monto de presupuesto total (Presupuesto

Anterior + Presupuesto Periodo) en la moneda indicada. • Disp./Falt.Anterior: (únicamente en versión UO). Monto de presupuesto disponible o faltante en

la moneda indicada al último cierre de periodo (Presupuesto Anterior – Saldo Anterior). • Disp./Falt.Periodo: (únicamente en versión UO). Monto de presupuesto disponible o faltante en la

moneda indicada desde el último cierre de periodo a la fecha actual (Presupuesto Periodo – Saldo Neto).

• Disp./Falt.Actual: (únicamente en versión UO). Monto de presupuesto disponible o faltante en la

moneda indicada a la fecha actual (Presupuesto Anterior + Presupuesto Actual – Saldo Actual). • % Disp./Falt.Anterior: (únicamente en versión UO). Porcentaje de presupuesto disponible o

faltante al último cierre de periodo (Disp./Falt.Anterior ÷ Presupuesto Anterior x 100). • % Disp./Falt.Periodo: (únicamente en versión UO). Porcentaje de presupuesto disponible o

faltante desde el último cierre de periodo a la fecha actual (Disp./Falt.Periodo ÷ Saldo Neto x 100).

• % Disp./Falt.Actual: (únicamente en versión UO). Porcentaje de presupuesto total disponible o

faltante a la fecha actual (Disp./Falt.Actual ÷ Saldo Actual x 100). Nivel de despliegue: • Nivel actual: Permite aumentar ( ) o disminuir ( ) el nivel máximo de las cuentas que se

despliegan en pantalla, ocultando todas aquellas cuentas de nivel superior al indicado.


Botones: Botón Función Tecla

Primera cuenta [Inicio] / [Home]

Pantalla anterior [RePág] / [PgUp]

Cuenta anterior [↑]

Siguiente cuenta [↓]

Siguiente pantalla [AvPág] / [PgDn]

Ultima cuenta [Ultimo] / [End]

Cambiar el orden en que se despliega la ventana que puede ser por código, descripción en español, descripción en inglés o código alterno. Se hace click en el encabezado de la columna por la cual se desea ordenar la pantalla.

Ubicar el cursor en la última línea para agregar un registro

Abrir una línea en el columnar para insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar la cuenta actual [Suprimir] / [Delete]

Estado de Cuenta [F5]

Reportes / Consultas [F7]

Selección de columnas a desplegar en pantalla

Consulta de cuentas manteniendo el orden en que se encuentran [F9]

Consulta de cuentas que al regresar y seleccionar una cuenta ordena la pantalla de acuerdo al campo que se haya utilizado para buscar (código, descripción en español, descripción en inglés, código alterno).

[F8]

Consulta/edición de datos completos de la cuenta actual

Datos adicionales (auxiliares) de la cuenta actual

Asignación de tipo de cambio especial a la cuenta actual o a grupos de cuentas [F6]

Asignación de moneda a la cuenta actual

Asignación de tipo de cuenta a la cuenta actual

Datos de clientes/proveedores (cuentas de tipo Corriente)

(Unicamnte versión ONG) Asociación de cuentas de gasto de proyectos a la cuenta actual

Cambio de Idioma Español Inglés

Ayuda [F1]

Salir de la ventana y regresar al menú principal [ESC]

Eliminar Cuenta ([Suprimir] / [Delete] o botón ) Si es posible eliminar la cuenta (su saldo es 0 y no tiene ningún movimiento registrado), el sistema confirma la eliminación (“¿Desea eliminar la cuenta xx-xx-xxx-xxx?), si se responde Sí, la cuenta es eliminada sin que haya forma de recuperar sus datos. Además, si la cuenta tiene sub-niveles o “cuentas hijas”, éstas son eliminadas también.

Estado de Cuenta (Botón ) Emisión de un reporte de estado detallado de la cuenta (movimientos y saldos) en la moneda que se seleccione en el diálogo que se despliega. Para las cuentas de tipo Corriente, el reporte es aún más detallado ya que despliega el detalle de obligaciones (facturas) y sus abonos y cancelaciones, indicando en cada caso el saldo pendiente y su antigüedad. Al final del estado de cuenta se presenta un resumen de antigüedad de saldos y otro resumen de los plazos en que se reciben (Cuentas por Cobrar) o realizan


(Cuentas por Pagar) los pagos. Los diálogos de selección de moneda que se despliegan por tipo de cuenta son los siguientes: Cuentas Tipo Saldo / Histórica Cuentas Tipo Corriente

• Colones / Dólares: Despliega los movimientos en la moneda seleccionada. • Moneda del Doc.: Despliega los movimientos en la moneda en que fueron registrados. • Ambas: Despliega los movimientos en ambas monedas. Reportes / Consultas (Botón )

• Tipo de Reporte: Tipo de reporte que se desea emitir.

- Listado de cuentas: Reporte configurable de cuentas. - Movimientos: Estado de cuenta.

- Movimientos por fecha: Estado de cuenta para un rango de fechas (cuentas tipo

Saldo/Histórica) o a una fecha (cuentas tipo Corriente).

- Movimientos pendientes: (cuentas de tipo Corriente). Estado de cuenta que únicamente presenta movimientos pendientes de cancelación.

- Pendientes por fecha: (cuentas de tipo Corriente). Estado de cuenta que únicamente presenta

movimientos pendientes de cancelación a una fecha. • Fecha inicial: (Movimientos por fecha en cuentas tipo Saldo/Histórica). Fecha inicial de los

movimientos a ser considerados en el reporte.


• Fecha final: (Movimientos por fecha, Pendientes por fecha). Fecha final de los movimientos a ser

considerados en el reporte. • Detalle por línea: (Movimientos, Movimientos por fecha, Movimientos pendientes, Pendientes por

fecha). Si se encuentra activo, aparece en el reporte el detalle extenso o descripción de cada movimiento, caso contrario, únicamente aparece el detalle corto.

• Moneda: Para seleccionar la moneda en que se presentarán los movimientos y saldos en los

reportes de movimientos. Selección de columnas (Botón ) Despliega una ventana para que el usuario seleccione las columnas que requiere que se desplieguen en el columnar de la pantalla de cuentas. Cuando una columna está activa (marcada) aparece en pantalla, caso contrario, no aparece.

Las columnas a partir de Unidades Operativas sólo se encuentran disponibles en la versión UO.


Consulta de cuentas (Botones y ) Consulta del catálogo de cuentas con búsqueda por código, descripción en español, descripción en inglés o código alterno. Despliega la siguiente ventana:

En esta ventana es posible navegar por el catálogo de cuentas utilizando los botones de navegación ( , , , , , ) o las teclas del cursor en la forma usual. También se puede cambiar el orden de despliegue haciendo click en el encabezado de la columna deseada. Una vez ubicada la cuenta

requerida se utiliza [ENTER], click en el botón , o doble click sobre la fila de la cuenta deseada y la la misma será utilizada en la ventana que originó la consulta. Para salir ignorando la

cuenta seleccionada, se utiliza la tecla [ESC] o el botón . Con el botón o la tecla [F9] se abre la siguiente ventana:

Esta ventana permite escribir una parte o la totalidad de cualquiera de los campos que se desea

buscar, y el sistema (al hacer click en o digitar [ENTER]), buscará la cuenta que más se acerque a lo que se escribió.

Consulta / Edición de cuenta (Botones y ) Despliega una ventana donde se observan todos los datos de una cuenta y se puede editar algunos de ellos (descripciones, tipo de cuenta, tipo de cambio, moneda y código alterno) y otras funciones:


Botones:

Botón Función Tecla


Cuenta anterior [RePág] / [PgUp]

Siguiente cuenta [AvPág] / [PgDn]

Ultima cuenta [Ultimo] / [End]

Reporte (impresión de la pantalla)


Ayuda [F1]

Salir de la ventana y regresar a la ventana de cuentas [ESC]

Datos adicionales (Botón ) enlace Contabilidad permite que el usuario defina para las cuentas algunos campos adicionales (Tablas – Auxiliar) a los definidos en el programa. Cuando se ha hecho la definición, se utiliza este botón para darle mantenimiento a dichos datos. Presenta una ventana como la siguiente:


Los nombres de los campos definidos, aparecen en la columna izquierda (Campo) y en la columna derecha (Nombre), el usuario observa/escribe el valor de cada campo.

Botones:


Primera cuenta en el archivo auxiliar [Inicio] / [Home]

Cuenta anterior en el archivo auxiliar [RePág] / [PgUp]

Siguiente cuenta en el archivo auxiliar [AvPág] / [PgDn]

Ultima cuenta en el archivo auxiliar [Ultimo] / [End]

Borrar la información auxiliar de la cuenta actual [Suprimir] / [Delete]


Ayuda [F1]

Salir de la ventana y regresar a la ventana de cuentas [ESC]

Asignación de tipo de cambio Especial (Botón ) El tipo de cambio Especial se usa para aquellas cuentas que requieren que el sistema proponga un tipo de cambio (compra, venta, etc) distinto del default en el registro de movimientos al debe (Débitos) o al haber (Créditos), o bien, para cuentas a las que se les aplican ajustes cambiarios periodicamente. Como ya se indicó, las únicas cuentas que, de acuerdo a las normas FSB-52 y NIC-21, requieren de ajuste cambiario, son aquellas que se consideren monetarias, a saber: Dinero en efectivo en caja y bancos, inversiones de corto y largo plazo, cuentas por cobrar de todo tipo, cuentas por pagar de todo tipo y obligaciones crediticias (pasivos monetarios) a corto y largo plazo. Al ejecutar esta función, se despliega la siguiente ventana:

• Cuenta: Código y descripción de la cuenta actual (sólo para información). • Columna CAMBIO para subcuentas: Si es una cuenta que tiene sub-cuentas, permite asignar el

tipo de cambio que será utilizado (Normal o Especial).


• Asignar Cambio NORMAL a todo el Catálogo: Si se activa, asigna tipo de cambio Normal a todas las cuentas registradas en el catálogo.

• Movimientos al Debe: Tipo de Tipo de cambio que el sistema propondrá en los movimientos al

debe (Débitos). Para consultar-seleccionar entre los tipos de cambio disponibles (Tablas – Parámetros – Tipo de Cambio), se utiliza la tecla [F9].

• Movimientos al Haber: Tipo de Tipo de cambio que el sistema propondrá en los movimientos

al haber (Créditos). Para consultar-seleccionar entre los tipos de cambio disponibles (Tablas – Parámetros – Tipo de Cambio), se utiliza la tecla [F9].

• Ajustes Cambiarios: Tipo de Tipo de cambio que se utilizará para calcular ajustes cambiarios

(Operaciones – Diferencial cambiario). Para consultar-seleccionar entre los tipos de cambio disponibles (Tablas – Parámetros – Tipo de Cambio), se utiliza la tecla [F9].

Asignación de moneda (Botón ) Asignación de la moneda que permanece fija al realizar ajustes cambiarios periódicos. Presenta el siguiente diálogo para que el usuario seleccione entre las monedas definidas en Tablas – Monedas:

Asignación de tipo de cuenta (Botón ) Diálogo para asignar el tipo de cuenta.

Datos de Clientes/Proveedores (Botón ) Ventana para definir datos adicionales requeridos para el manejo y seguimiento a clientes y/o proveedores. Unicamente funciona para cuentas de tipo Corriente (Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar). Despliega la siguiente ventana:


• Cliente/Proveedor: Código y descripción de la cuenta actual de cliente o proveedor. Unicamente con fines informativos.

Información General: • Dirección: Dirección física (geográfica) del cliente o proveedor. • Nombre Contacto: Nombre de la persona de contacto administrativo para cobros o pagos.

• Cargo / Ocupación: Puesto que desempeña el contacto en la empresa.

• Teléfonos: Teléfonos de la empresa y/o contacto.

• Fax: Número de fax de la empresa y/o contacto.

• E-mail: Dirección de correo electrónico de la empresa y/o contacto.

• Código postal: Dirección postal del cliente o proveedor.

Condiciones de Venta y Pago: Definición de parámetros para ventas (clientes) o pagos (proveedores). • Vendedor: (Clientes) Código y nombre del vendedor asignado al cliente. Al digitar un código

válido (existe en la Tabla de Funcionarios), su nombre se despliega automáticamente. Para consultar-seleccionar en el catálogo de funcionarios se utiliza la tecla [F9].

• Comisión %: (Clientes) Porcentaje de comisión asignado al vendedor para el cliente actual.

• Horario de Pago: (Proveedores) Horario de pago del proveedor actual.


• Estado del Cobro: (Clientes) Si está Activo indica que se considere en las rutas y gestiones de cobro. Si está Suspendido, es ignorado en ambos casos.

• Forma de Pago: (Clientes y Proveedores) Indica si los pagos del cliente o al proveedor actual

son de Contado o de Crédito.

• Plazo de Pago: (Clientes y Proveedores) Plazo de pago (en días) en caso de que la forma de pago sea Crédito. El plazo que se define aquí se utiliza como base para calcular la fecha de vencimiento al registrar documentos por cobrar o por pagar.

• Tope de Crédito: (Clientes y Proveedores) Monto máximo de crédito otorgado al cliente o por

el proveedor.

• Bloquear Facturación a Crédito: (Clientes) Si está activo (marcado) impide que al cliente se le emitan facturas a crédito.

Intereses Moratorios (Clientes):


Parámetros para el cálculo de intereses moratorios. Encabezado: • Doc.Vencimiento: Descripción de la sigla de documento indicada en la celda “Doc.Venc.” de

la línea actual del columnar. • Doc.Generar: Descripción de la sigla de documento indicada en la celda “Doc.Gen.” de la

línea actual del columnar.

• Cuenta Ingreso: Descripción de la cuenta indicada en la celda “Cuenta Ingreso” de la línea actual del columnar.

Columnar: • Doc.Venc.: Siglas o códigos de los documentos por cobrar (vencen) sobre los que se cobrarán

intereses moratorios. Al digitar una sigla válida (existe en la Tabla de Documentos, no ha sido digitada previamente en el columnar de intereses moratorios, y la sigla digitada es de tipo Vencimiento o Doble), aparece su descripción en el encabezado (Doc.Vencimiento). Para consultar-seleccionar en el catálogo de documentos se utiliza la tecla [F9].

• Cuenta Ingreso: Código de la cuenta a la cual se acreditarán los ingresos por concepto de

intereses moratorios. Si se digita una cuenta válida (existe en el catálogo de cuentas y es de último nivel en su grupo), su descripción aparece en el campo “Cuenta Ingreso” del encabezado. Para consultar-seleccionar en el catálogo de cuentas se utiliza la tecla [F9].

• Doc.Gen.: Sigla del documento que se utilizará para registrar (generar) los documentos de

cobro de intereses moratorios. Al digitar una sigla váldida (existe en la Tabla de Documentos y es de tipo Vencimiento o Doble), aparece su descripción en el encabezado (Doc.Generar). Para consultar-seleccionar en el catálogo de documentos se utiliza la tecla [F9].

• Intereses Colones: Tasa de interés anual para el cálculo de intereses de documentos por

cobrar registrados en la moneda principal (colones).

• Intereses Dólares: Tasa de interés anual para el cálculo de intereses de documentos por cobrar registrados en la moneda extranjera (dólares).

• Tipo Ints.: Monto sobre el cual se calculan los intereses:

- Saldo: Sobre el saldo pendiente de cada documento por cobrar - Principal: Sobre el monto inicial de cada documento por cobrar

• Inicio de Cobro: Fecha a partir de la cual se inicia el cálculo de intereses moratorios:

- Fec.Vence: Se calculan intereses a partir de la fecha de vencimiento de cada documento

por cobrar - Fec.Factura: Se calculan intereses a partir de la fecha de registro de cada documento por

cobrar

• Gen.: Si está inactivo (marcado), indica que se generan (calculan y cobran) intereses moratorios únicamente al momento de registrar un documento de cancelación o abono sobre un documento por cobrar vencido. Si está activo, indica que se pueden generar (calcular y poner al cobro) en forma periódica en la función Operaciones – Intereses Moratorios.


Transferencias (Proveedores): Cuentas de banco para pagos a proveedores por transferencia electrónica.

• Banco: Banco origen de la transferencia. De momento los bancos disponibles para esta

función son: Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco Popular y CitiBank. • Cuenta Bancaria: Número de cuenta bancaria o cuenta cliente SINPE destino. El formato de

las cuentas se define en Tablas – Parámetros – Transferencias. Reporte configurable de Cuentas enlace Contabilidad ofrece reportes que pueden ser configurados (creados) en su totalidad: título, subtítulo, columnas, títulos de columnas, ancho de columnas, alineamiento de columnas, campos de agrupación y orden, rangos (filtros) y la posibilidad de imprimir o no el detalle de estos campos. Un reporte de configuración total presenta una ventana similar a la que se muestra a continuación: • Titulo: Título del reporte. • Subtítulo: Subtítulo del reporte. • Orientación del papel: Vertical (portrait) u horizontal (landscape). • Campos Disponibles – Columnas del Reporte: El usuario selecciona campos del cuadro de campos

disponibles y los mueve al cuadro de columnas del reporte, y así define las columnas que se listarán en el mismo. Así mismo, en cualquier momento puede eliminar columnas que no se requieran, regresándolas al cuadro de campos disponibles.

Mover campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas del reporte:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas.

- Pulsando doble click sobre cualquier campo del cuadro de campos.


- Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del cuadro de

campos y pulsando el botón .

- Si se pulsa el botón se mueven todos los campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de columnas del reporte.

Regresar campos (eliminar columnas) del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles.


columnas y pulsando el botón .

- Pulsando el botón se eliminan todos los campos del cuadro de columnas del reporte.

En el cuadro de columnas del reporte, el orden de arriba hacia abajo en que se ubican los campos seleccionados corresponde al orden de las columnas de izquierda a derecha en el reporte. Si se desea variar el orden de alguna columna se puede hacer con:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo seleccionado y ubicándolo en la posición deseada.

- El botón mueve el campo seleccionado una posición hacia arriba (izquierda).

- El botón mueve el campo seleccionado una posición hacia abajo (derecha).


Para cada campo (columna) seleccionada se pueden definir algunos aspectos de su presentación en el reporte seleccionando el campo con el cursor y modificando las variables que aparecen en un cuadro a la derecha:

Campo: Nombre del campo seleccionado Título 1: Título de la columna (primera línea)

Título 2: Título de la columna (segunda línea)

Longitud: Ancho máximo de la columna medido en caracteres.

Decimales (sólo campos numéricos): Cantidad de decimales con que se desea listar un

número (default = 2).

Alineamiento: Posición en la que se alinea el texto de la columna: Izquierda, Derecha o Centrado.

Líneas (sólo campos de texto): Si está marcado y el texto no cabe en la longitud de la

columna divide el campo en varias líneas. Si no está marcado y el texto no cabe en la longitud de la columna, lo “corta” al ancho máximo.

Unidades (reporte de Rubros): Si está marcado, indica que se listan las unidades pagadas o

rebajadas del rubro, caso contrario, se lista el monto pagado o rebajado del rubro. • Campos Disponibles – Agrupación/Orden: El usuario selecciona campos del cuadro de campos

disponibles y los mueve al cuadro de Agrupación/Orden y define la forma en que saldrá agrupado y ordenado el reporte. Los campos de más arriba definen los grupos, y el último campo define el orden en que aparecen los empleados. Por ejemplo, si se desea emitir un reporte agrupado por departamentos y que dentro de cada departamento los empleados aparezcan en orden alfabético, se seleccionan los campos: Departamento o Cód.Depto y luego el campo Nombre.

Mover campos del cuadro de campos disponibles al cuadro de Agrupación/Ordendel reporte:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de campos disponibles al cuadro de Agrupación/Orden.

- Pulsando doble click sobre cualquier campo del cuadro de campos disponibles - Seleccionando uno o varios campos (manteniendo pulsada la tecla Shift) del cuadro de

campos y pulsando el botón . Regresar campos (eliminar agrupaciones) del cuadro de Agrupación/Orden al cuadro de campos disponibles:

- Arrastrando y pegando (drag and drop) cualquier campo del cuadro de columnas del reporte al cuadro de campos disponibles.


Agrupación/Orden y pulsando el botón .

- Pulsando el botón se eliminan todos los campos del cuadro de Agrupación/Orden.

Para cada campo o llave del cuadro de Agrupación/Orden se puede definir en el recuadro a la derecha de la lista:

Campo: Nombre del campo seleccionado. Valor Inicial: Valor inicial deseado.


Valor Final: Valor final deseado.

Para que un registro aparezca en el reporte, el valor del campo debe ser mayor o igual al Valor Inicial y menor o igual al Valor Final.

Detalle: Indica si se listan los registros correspondientes a la agrupación (títulos de grupo y subtotales) o al orden (empleados).

Ejemplo: Si se desea emitir un reporte donde aparezcan los totales por departamento, más no el detalle de empleados por departamento se seleccionan los campos Departamento y Código, marcando al primero el atributo “Detalle” y desmarcando al Código dicho atributo.

Otros Botones:

Botón Función

Emitir una vista previa de la forma en que se visualizará el reporte de acuerdo a las columnas seleccionadas y formatos asignados a éstas

Guardar la definición del reporte actual para uso posterior

Recuperar un reporte previamente configurado

Vista Previa (Botón ): Ejemplo de vista previa, en esta no se despliega información como tal, únicamente la forma en que se visualizaría el reporte.

Guardar definición de reporte (Botón ): Permite almacenar la definición del reporte actual para uso posterior. Estas definiciones se guardan en la carpeta definida en “Directorio de Reportes:” en Tablas – Parámetros – Reportes. Se recomienda que ésta sea una carpeta fácilmente identificable o que sea la misma carpeta de datos para que sea respaldada constantemente, y así, en caso de algún contratiempo, no se pierdan las definiciones de reportes almacenadas. Al pulsar el botón “Guardar” aparece la siguiente ventana:


Encabezado: • Directorio: Directorio donde se almacenan las definiciones de datos. • Archivo: Nombre corto del archivo (8 caracteres) de definición del archivo. Si el archivo fue

creado previamente, el sistema propone el nombre que tenía, caso contrario, este campo aparece en blanco para que el usuario lo digite. Las definiciones de reportes aparecen en la respectiva carpeta con el nombre corto y la extensión PEM para los reportes configurables de empleados y PRU para los reportes configurables de rubros.

Columnar:

Lista de archivos guardados previamente, si se selecciona uno de ellos y se pulsa OK, se reemplaza (previa confirmación) la configuración previa con la configuración actual.

• Archivo: Nombres cortos de archivos almacenados. • Descripción: Título de los reportes almacenados.

• Detalle: Subtítulo de los reportes almacenados.

Si se desea eliminar algún reporte configurado previamente, se selecciona en la lista (columnar) y

se pulsa el botón .

Recuperar reporte (Botón ): Recuperar un reporte previamente configurado. Despliega la misma ventana que muestra “Guardar” para que el usuario seleccione entre los reportes existentes.

En particular el reporte configurable de cuentas presenta los siguientes campos que el usuario puede elegir para las columnas del reporte y para los criterios de agrupación y orden (A/O marcado con X): Campo Descripción A/O Código Código de la cuenta X Descripción (español) Descripción en español X Descripción (inglés) Descripción en inglés X

Tipo Tipo de Cuenta (para valores inicial/final: C: Corriente, H: Históri-ca, S:Saldo X

Moneda Moneda principal de la cuenta (para valores inicial/final: 0: Moneda principal o nacional (colones), 1: Moneda auxiliar o extranjera (dólares)

X

Cambio Clase de tipo de cambio que utiliza la cuenta (para valores inicial/final: N: Normal, E: Especial) X

Estado Estado de la cuenta (para valores inicial/final: A: Activa, I: Inactiva X

Unid.Oper. Marca si los saldos de la cuenta se clasifican en Unidades Operativas o no (para valores inicial/final: 0: no se clasifica, 1: si se clasifica)

Código alterno Código alterno de la cuenta X Saldo actual (¢) Saldo actual de la cuenta en la moneda principal (colones) Saldo actual ($) Saldo actual de la cuenta en la moneda extranjera (dólares)

Saldo anterior (¢) Saldo anterior (al último cierre de periodo) de la cuenta en la moneda principal (colones)

Saldo anterior ($) Saldo anterior (al último cierre de periodo) de la cuenta en la moneda extranjera (dólares)

Saldo Neto (¢) Saldo neto (Débitos – Créditos) de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones)


Saldo Neto ($) Saldo neto (Débitos – Créditos) de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares)

Débitos (¢) Débitos de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones)

Débitos ($) Débitos de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares)

Créditos (¢) Créditos de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones)

Créditos ($) Créditos de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares)

Presup.Ant. (¢) Presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo de la cuenta en la moneda principal (colones)

Presup.Ant. ($) Presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo de la cuenta en la moneda extranjera (dólares)

Pres.Periodo (¢) Presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones)

Pres.Periodo ($) Presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares)

Presup.Act. (¢) Presupuesto total actual (anterior + periodo) de la cuenta en la moneda principal (colones)

Presup.Act. ($) Presupuesto total actual (anterior + periodo) de la cuenta en la moneda extranjera (dólares)

Disp./Falt. Ant. (¢) Disponible o faltante de presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo en la moneda principal (colones) (Presup.Ant. – Saldo anterior)

Disp./Falt. Ant. ($) Disponible o faltante de presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo en la moneda extranjera (dólares) (Presup.Ant. – Saldo anterior)

Disp./Falt. Per. (¢) Disponible o faltante de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones) (Pres.Periodo – Saldo Neto)

Disp./Falt. Per. ($) Disponible o faltante de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares) (Pres.Periodo – Saldo Neto)

Disp./Falt. Act. (¢) Disponible o faltante de presupuesto actual de la cuenta en la moneda principal (colones) (Presup.Act. – Saldo actual)

Disp./Falt. Act. ($) Disponible o faltante de presupuesto actual de la cuenta en la moneda extranjera (dólares) (Presup.Act. – Saldo actual)

% Disp./Falt.Ant. (¢) Porcentaje de disponible o faltante de presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo en la moneda principal (colones) (Disp./Falt. Ant. x 100 / Presup.Ant.)

% Disp./Falt.Ant. ($)

Porcentaje de disponible o faltante de presupuesto de la cuenta al último cierre de periodo en la moneda extranjera (dólares) (Disp./Falt. Ant. x 100 / Presup.Ant.)

% Disp./Falt.Per. (¢)

Porcentaje de disponible o faltante de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones) (Disp./Falt. Per. x 100 / Pres.Periodo)

% Disp./Falt.Per. ($)

Porcentaje de disponible o faltante de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares) (Disp./Falt. Per. x 100 / Pres.Periodo)

% Disp./Falt.Act. (¢)

Porcentaje de disponible o faltante actual de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda principal (colones) (Disp./Falt. Act. x 100 / Presup.Act.)

% Disp./Falt.Act. ($)

Porcentaje de disponible o faltante actual de presupuesto de la cuenta en el periodo actual en la moneda extranjera (dólares) (Disp./Falt. Act. x 100 / Presup.Act.)

<Datos Adicionales> Campos incluidos en el Archivo Auxiliar de Cuentas X Columna en blanco Columna en blanco Contador Columna que numera en forma consecutiva (cuenta) los registros


incluidos en el reporte 4.2. Datos – Bancos

Por medio de esta opción se puede realizar la conciliación de las cuentas bancarias.

• Cuenta: Código de la cuenta contable que se desea conciliar, se puede consultar las cuentas

mediante la tecla F9.

• Fecha: Fecha de corte del estado de cuenta emitido por la entidad bancaria. • Saldo: Saldo de la cuenta bancaria según estado de cuenta. • Ordenado por: Permite listar los movimientos a conciliar ya sea por número o fecha del documento • Buscar: Se utiliza para consultar conciliaciones aplicadas y sin aplicar para las diferentes cuentas.

o Actual: La conciliación esta proceso, puede ser modificada e incluso eliminada.


o Anterior: La conciliación está aplicada, por tanto no puede ser modificada y eliminada,

solamente se podrá Reversar por lo que su estado cambiará a Actual.

Cuando se presiona el botón de la ventana de parámetros de Conciliación Bancaria se despliega la siguiente:

Columnar: • Documento: Número del documento registrado en el sistema.

• Fecha: Fecha del documento • Detalle: Detalle del documento • Débitos: Monto al débito incluido para la cuenta bancaria en el documento • Créditos: Monto al crédito incluido para la cuenta bancaria en el documento • Monto banco: Monto del débito o crédito incluido para la cuenta contable en el documento • Cta: Si está marcado, indica que el documento está registrado en el sistema, caso contrario es un

documento bancario que ha sido incluido en la conciliación pero aún no se encuentra registrado en el sistema.

• Bco: Se marca cuando el documento aparece en el estado de cuenta del banco.


Resultados de la conciliación (pie de ventana): • Saldo del banco: Saldo de la cuenta según el estado de cuenta. Es incluido por el usuario en la

ventana de parámetros, pero se puede cambiar mediante el botón . • Depósitos no acreditados: Monto de los depósitos registrados contablemente pero no acreditados

por el banco. • Créditos banco no registrados: Notas de débito no registradas contablemente. • Saldo actual: Saldo Bancario ajustado según movimientos no registrados. • Saldo de cuenta: Saldo contable según sistema, no es editable. • Cheques no pagados: Cheques registrados en la contabilidad pero no pagados por el banco • Débitos banco no registrados: Notas de crédito no registradas contablemente • Saldo Actual: Saldo Contable ajustado según movimientos no registrados Botones: Botón Función Tecla

Ubicar el cursor en la última fila para agregar un documento [Fin] / [End]

Reportes

Guarda los cambios en la conciliación (estado actual). Al finalizar el proceso indica si fue satisfactorio o no. Si no, intente grabar de nuevo.

Aplica la conciliación, pasando de estado Actual a Anterior. Se recomienda no aplicar conciliaciones que no estén balanceadas.

Elimina la conciliación (estado actual)

Recalcula los montos mostrados al final de la conciliación, Depósitos no acreditados, Créditos banco no registrados, Cheques no pagados y Débitos banco no registrados.

Modificar el saldo de la cuenta bancaria según estado de cuenta

Recalcular el saldo de la cuenta a nivel contable

Cargar estado de cuenta electrónico para conciliar

Cargar estado de cuenta en Excel

Cambia el orden de los documentos por Número Fecha

Búsqueda de documentos y montos, según la columna seleccionada

Repite la búsqueda anterior

Marcar todos los documentos incluidos en la conciliación

Desmarcar todos los documentos incluidos en la conciliación


Ayuda


Reportes (botón ):


Revisión: Lista todos los movimientos incluidos en la conciliación bancaria indicando si están marcas de

•

ntaCue y Banco.

ia bancaria y anexos de movimientos de los movimientos no registrados o conciliados.

• Errores: Reporte de documentos que fueron almacenados en la conciliación y que luego fueron modificados en Datos – Documentos

• Resumen y anexos: Resumen de la concil ción

.

a marcar como conciliados y emite un reporte de los que fueron marcados, documentos que por alguna razón (agregar datos reemplazand sistema al aplicar la conciliació

ldo de la cuenta según estado de cuenta (botón

• Corrección de documentos: (para conciliaciones aplicadas). Vuelve

o documentos), perdieron la marca de conciliados que realiza el n.

Sa ):

A ece la siguiente ventana: Modificar el saldo según el estado de cuenta. par

• Nuevo Saldo: Para digitar el nuevo saldo según el estado de cuenta.

• : Confirma el nuevo saldo y regresa a la ventana de conciliación.

• : Ignora el nuevo saldo y regresa a la ventana de conciliación.

Cargar estado de cuenta electrónico (botón ): Permite cargar archivos de estados de cuenta electrónicos emitidos por el banco. Aparece la siguiente ventana:


• Banco: Código y descripción del banco del cual se cargará el archivo electrónico. El código debe existir en la tabla de bancos. Para consultar-seleccionar en la tabla de bancos se utiliza la tecla [F9] y aparece la siguiente ventana:

• Código: Código de banco.

• r escripción o nombre del banco.

Boto

Desc ipción: D

nes: Bot n T ó Función ecla

Primer banco [Inicio ome] ] / [H


Banco Anterior [↑]

Siguiente banco [↓]


Ultimo banco [Fin] / [End]

la última fila para agregar un documento [Fin] / [End] Ubicar el cursor en

Insertar fila para incluir un nuevo código o buscar un código existente [Insert]

Eliminar el banco actual, previa confirmación [Suprim elete] ir] / [D

Reporte de bancos

Buscar código o descripción de bancose ubique el cursor

, según la columna donde [Ctrl] – [F]

Repetir la última búsqueda [F3]

Seleccionar el banco actual y regresar a la ventana anterior [ENTER] e-click / Dobl


Cambio de Idioma Español Inglés Ayuda

Salir de la ventana [ESC]

Archivo: R• uta completa y nombre del archivo de estado de cuenta electrónico. Para utilizar el

diálogo standard de windows para ubicar/abrir archivos se utiliza el botón .

• : Cargar el archivo indicado y con base en la información que contiene, realiza la conciliación bancaria en forma automática. Obviamente el archivo que envía el banco puede tener inconsistencias (números de documento, montos) con los registros del sistema, las cuales deben ser corregidas manualmente.

• : Regresa a la ventana de conciliaciones sin cargar archivo de estado de cuenta electrónico alguno.

rgar estado de cuenta en Excel (botón

Ca ):

ven

Permite cargar estados de cuenta desde Excel para realizar la conciliación. Se despliega la siguiente

tana:

Archivo: Ruta completa y nombre del archivo de estado de cuenta electrónico. Para utilizar el

iálo s para ubicar/abrir archivos se utiliza el botón

•

. d go standard de window

• : Cargar el archivo indicado y con base en la información que contiene, realiza la

eros de documento, montos) con los registros del sistema, las cuales deben ser corregidas manualmente.

•

conciliación bancaria en forma automática. Obviamente el archivo que envía el banco puede tener inconsistencias (núm

: Regresa a la ventana de conciliaciones sin cargar archivo de estado de cuenta electrónico alguno.

4.3. Datos – Documentos

Mantenimiento (registro, consulta, modificación, anulación, eliminación) de documentos. Presenta la siguiente ventana:


Encabezado General: • Número: Número de documento. Está compuesto de dos secciones, la primera, una sigla que

identifica el tipo de documento (Tablas – Documentos) de 2 o 3 caracteres alfanuméricos (Tablas – Parámetros – Documentos); y la segunda compuesta de hasta 12 caracteres numéricos o alfanuméricos (Tablas – Documentos – Configuración - Lectura) que corresponde al identificador único del documento. Cuando se digita un número de documento existente y el mismo está abierto (es del periodo actual), el sistema lo localiza y lo despliega; si el número digitado existe y está cerrado (Datos – Docs. Historia), el sistema indica que “existe un documento cerrado con ese número”; si el número digitado coincide con el de un cheque (Datos – Cheques) que no ha sido aplicado, el sistema indica que “existe un cheque con ese número”; por último, si el usuario indica un número de documento que no ha sido registrado previamente, los restantes campos de la ventana quedan limpios para que el usuario proceda a incluir la información de un nuevo documento. El usuario puede accesar el siguiente número de documento (consecutivo) presionando la tecla [ENTER]. Igualmente, puede digitar únicamente la sigla y presionar {ENTER] y el sistema le abrirá un nuevo documento. En este caso el número puede quedar en blanco hasta que se grabe el documento, si el parámetro “Consecutivo al grabar” está activo (Tablas – Parámetros – Configuración – Lectura) está activo. Para consultar la tabla de Tipos de Documento y eventualmente seleccionar una sigla se utiliza la tecla [F9] o el botón . Al hacerlo se despliega la siguiente ventana:


• Código: Código o sigla identificadora del tipo de documento. • Descripción: Descripción del tipo de documento.


Primer documento [Inicio] / [Home]


Documento anterior [↑]

Siguiente documento [↓]


Ultimo documento [Ultimo] / [End]

Selecciona la sigla señalada por el cursor, regresa a la ventana de documentos y despliega el primer documento registrado de esa sigla

[Ctrl] + [Inicio] / [Home]

Selecciona la sigla señalada por el cursor, regresa a la ventana de documentos y despliega el último documento registrado de esa sigla

[Ctrl] + [Ultimo] / [End]

Selecciona la sigla señalada por el cursor, regresa a la ventana de documentos y abre un nuevo documento con esa sigla

[ENTER] [Doble-click]

Ayuda [F1]

Salir de la ventana y regresar a la ventana de documentos [ESC] • Fecha: Fecha del documento. Dicha fecha se utiliza para determinar en cual periodo (mes) incide

el documento. Así mismo, se utiliza como base para calcular fechas de vencimiento (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar).


• Registra en: Moneda en la que se registra el documento. Es importante hacer notar que sea cual sea la moneda en que se registre el documento, el sistema inmediatamente traduce a la otra moneda al tipo de cambio que se indique.

• Concepto: Descripción (larga) de la función, objetivo o motivo general del documento. • Cuenta de diferencias: Código y descripción de la cuenta a la que el sistema balancea en forma

automática un registro contable cuyos Débitos difieran de sus Débitos. Esta únicamente se utiliza si ha sido habilitada en Tablas – Parámetros – Documentos, y puede ser cambiada de acuerdo a los requerimientos del documento. Para abrir la ventana de búsqueda y selección de cuentas, se utiliza la tecla [F9] o el botón . La cuenta de diferencias debe ser del nivel más bajo dentro de su familia de cuentas.

• Diferencial cambiario: Códigos y descripciones de las cuentas a las que se cargan las diferencias

cambiarias resultantes del documento. Si la diferencia cambiaria generada corresponde a un egreso, se carga a la cuenta indicada en la columna Débitos, caso contrario (ingreso), se carga a la cuenta indicada en la columna Créditos.

• Unid.Oper.: (únicamente en versión UO). Código y nombre de la Unidad Operativa a la que se

cargan los egresos o ingresos generados por diferencias cambiarias en el documento. El sistema propone aquella unidad operativa o compañía que ha sido definida para tal fin en Tablas – Parámetros – Documentos. Para abrir la ventana de búsqueda y selección de compañías o unidades operativas se utiliza la tecla [F9] o el botón . El código de esta unidad operativa o compañía debe ser del nivel más bajo dentro de su grupo.

Encabezado del Columnar: Datos reiterativos y complementarios de la línea del columnar señalada por el cursor. Cuando el cursor no se encuentra en el columnar, se despliegan datos de la primera línea del documento. Son datos meramente informativos, es decir, el usuario no puede realizar ningún tipo de cambio sobre estos. • Cuenta Actual: Código y descripción de la cuenta de la línea del columnar señalada por el cursor. • Monto: Despliega el monto de la línea actual en la otra moneda. • Unidad Operativa: Descripción de la unidad operativa o compañía indicada en la línea del

columnar señalada por el cursor. • Débitos: Total de débitos del documento (sumatoria de la columna “Débitos” del columnar). • Créditos: Total de créditos del documento (sumatoria de la columna “Créditos” del columnar). • Diferencia: Diferencia entre los totales de débitos y créditos del documento (Débitos – Créditos).

En caso de que la cuenta de diferencias esté habilitada, al grabar un documento con diferencia, la misma se carga a esa cuenta, caso contrario (cuenta de diferencias deshabilitada), el sistema no permite grabar un documento con diferencia (desbalanceado).

• Disponible Cta.: Disponible de presupuesto actual de la cuenta indicada en la línea del columnar

señalada por el cursor. • Disponible: Disponible de presupuesto actual de la cuenta y unidad operativa o compañía

indicadas en la línea del columnar donde se ubica el cursor. Columnar: • #: Número de cada línea del columnar para facilitar la ubicación del usuario.


• Código: Código de cuenta a la que se carga el monto especificado en las columnas de Débitos ó Créditos. El código de cuenta debe ser válido para registro, esto es, existir en el catálogo de cuentas y ser del nivel más bajo dentro de su grupo de cuentas. Cuando se digita un código de cuenta válido, su descripción se despliega en el campo de Cuenta Actual y el cursor avanza a la siguiente columna, caso contrario, el sistema rechaza el código indicado. Para acceder a la ventana de búsqueda y selección de cuentas se utiliza la tecla [F9] o el botón . Cuando se digita una cuenta inexistente, y el usuario tiene derechos para crear cuentas, el sistema pregunta si desea crearla, si la respuesta es afirmativa, el control pasa a la ventana de creación de cuentas.

• Un.Oper.: (únicamente en versión UO). Código de la unidad operativa o compañía a la cual se

carga el monto especificado para la línea actual. El código de Unidad Operativa debe ser válido, esto es, existir en el catálogo de Compañías o Unidades Operativas y ser del nivel más bajo dentro de su grupo. Cuando se digita un código de Unidad Operativo válido, se despliega la descripción en el campo respectivo (Unidad Operativa) y el cursor avanza a la siguiente columna. Par abrir la ventanta de búsqueda y selección de Unidades Operativas se utiliza la tecla [F9] o el botón .

• Detalle: Descripción resumida de la función, objetivo o motivo de la línea actual del documento.

Si se desea una descripción más extensa de la misma, se hace click en el botón que aparece a la derecha de la celda. Al hacerlo se despliega la siguiente ventana, donde se hace referencia a la línea del columnar actual (Fila) a la cuenta que se indicó en ella (Cuenta), a su detalle breve (Detalle) y permite que el usuario escriba un detalle mucho más extenso sobre la naturaleza del movimiento.

Al concluir esa descripción, se confirma pulsando el botón . Si no se desea confirmar

la descripción escrita o los cambios realizados, se pulsa el botón . Además, si se desea

. eliminar una descripción previamente registrada, se pulsa el botón • Referencia: (sólo para cuentas de tipo Corriente y para documentos de tipo Vencimiento,

plicación o Doble). En el caso de un documento de tipo Vencimiento (y Doble) permite a de vencimiento (Vence) de la obligación por cobrar o por pagar. En el caso de

n documento de tipo Aplicación (y Doble) permite especificar el documento al cual se registra un

cobrdoccon la tecla [F9]. Los anticipos también se registran de dos formas, la primera, dejando en blanco corr ndo referendoc ndo este documento es registrado, el

Aespecificar la fechuabono o cancelación (Aplica) o registrar un anticipo (Saldo Descubierto / Saldo en) de cuentas por

ar o cuentas por pagar. Las aplicaciones se registran de dos formas, digitando el número de un umento pendiente de cobrar o de pagar, o invocando a la ventana de documentos pendientes

espondiente al documento aplicado (Saldo descubierto) ó hacie cia (digitando) un umento que aún no ha sido registrado en el sistema. Cua


sistema lo enlaza automáticamente con los anticipos que lo referencian. En un documento de tipo

Ventana de selección de documentos pendientes de cobro o pago:

Doble, se utiliza la tecla [F11] para cambiar la referencia de Vence a Aplica y viceversa.

Cuando se tiene una referencia Aplica, se invoca esta ventana con la tecla [F9].

Encabezado: • Monto a Aplicar: Para digitar el monto que se va a aplicar a los documentos por cobrar o por

pagar en la moneda en que se registra el documento que origina la operación. El cam

po para la otra moneda permanece deshabilitado y refleja el monto equivalente al tipo de cambio

dado. Cuando se digita este monto y se hace click en el botón , el sistema aplica el monto indicado en orden descendente hasta agotarlo.

• Tipo de Cambio: Al abrir esta ventana el sistema carga el tipo de cambio de la línea que

originó la llamada, pero puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades de registro.

Columnar:

• Documento: Número de documento por cobrar o por pagar. • Fecha: Fecha de registro del documento por cobrar o por pagar.

del documento por cobrar o por pagar.

• Detalle:

nes).

res).

ocumento se le realiza algún tipo de cancelación, sea por licar” o porque el usuario lo marcó y entonces, se aplica la

totalidad del saldo pendiente. En este caso, el monto a aplicar no puede ser modificado en

• Vence: Fecha de vencimiento

Detalle del documento por cobrar o por pagar.

• Saldo ¢: Saldo pendiente de cobro o pago del documento en la moneda principal (colo

• Saldo $: Saldo pendiente de cobro o pago del documento en la moneda extranjera (dóla

• Apl.: Si está marcado, indica que al ddistribución del “Monto a Ap


esta ventana, pero sí al regresar al documento. Si esta celda se encuentra desmarcada, no se realiza ninguna cancelación o abono al documento indicado.

Aplicado ¢: Monto aplicado al documento en la moneda principal (colones).

ambas monedas, tanto para los saldos pendientes

mo para los montos aplicados.

•

• Aplicado $: Monto aplicado al documento en la moneda extranjera (dólares).

Al pie de la ventana se despliegan Totales enco

emisión de un reporte de los documentos pendientes tal y como aparecen en la ntana. ve

confirmarlas mismas serán reflejadas en el columnar.

las aplicaciones realizadas y regresar a la ventana de documentos donde

regresar a la ventana de documentos descartando cualquier aplicación realizada. • D b

elda.

máximo en la celda correspondiente.

es bancarias de compra o venta de divisas) puede requerirse

é itos: Si la línea de asiento corresponde a un débito, el monto se anota en esta celda. • Créditos: Si la línea de asiento corresponde a un crédito, el monto se anota en esta c

Ambas columnas son excluyentes. Cuando la línea cancela/aplica a un documento por cobrar o pagar, el monto máximo que se puede anotar es el saldo pendiente del documento pendiente y según sea el caso, cobrar al haber, pagar al debe, el sistema propone el monto En algunas ocasiones (transaccionajustar el monto en la otra moneda, para ello, enlace Contabilidad ofrece una ventana muy simple y útil, que se activa pulsando la tecla [F8] cuando el cursor se encuentra en cualesquiera de las dos columnas y también en la de Tipo de Cambio.


• Monto en moneda original: Monto en la moneda de registro del documento.

• Tipo de cambio: Tipo de cambio de la moneda principal con respecto a la moneda extranjera.

• Valor Fijo: - Monto Original: el monto original permanece fijo, se puede digitar el tipo

en la otra moneda (y varía el tipo de cambio).

: el tipo de cambio permanece fijo, se puede digitar el monto en moneda original (y varía el monto en la otra moneda), o digitar el

se puede digitar el monto en moneda original (y varía el tipo de cambio), o digitar el tipo de cam io (y v a original)

• Monto: Indica en cual columna (Débitos o Créditos) coloca el monto resultante.

• Monto en la otra moneda: Monto en la otra moneda.

de Cambio (y varía el monto en la otra moneda), o digitar el Monto

- Tipo de Cambio

monto en la otra moneda (y varía el monto en la moneda original) - Otra Moneda: el monto en la otra moneda permanece fijo,

b aría le monto en la moned

• : Aplicar los cambios realizados en la línea actual y regresar a la ventana de documentos.

• : Ignorar cualquier cambio u operación y regresar a la ventana de documentos.

Tipo de Cambio: Tipo de cambio definido para convertir el monto de la línea actual a la otra moneda. Inicialmente propone el tipo de cambio por default que se haya asignado en el sistema (Tablas – Pa

mnas

•

rámetros – Tipo de Cambio), o el tipo de cambio Especial asignado a la cuenta de acuerdo a la fecha del documento.

Otras colu :

la cuenta que aparece en la línea actual a “funcionarios” (Tablas entos – Si se ha asignado – Docum Con gurfi ación – Funcionarios), aparecen las siguiente columnas para el pago de c nto cobrado

omisiones por mo (ver Reportes – Monto Cobrado).


• n ue recibe comisión sobre la transacción. Debe es ficarse un

nc o en la Tabla de FuncionariosFufu

c.: Código de funcionario qionario que haya sido cread

peci, cuando es así, se despliega su

m ar en dicha tabla, se utiliza la tecla [F9] o el botón no bre. Para consultar-seleccion . • m el funcionario que recibe comisión sobre la tra • to al funcionario. Si e documento

culado. Si se ha

No bre: Despliega el nombre d nsacción.

Mprov

.Comisión: Para asignar el monto de la comisión que se paga l iene de otro sistema (enlace Inventarios), este monto ya viene cal

n configurado perceptores y beneficiarios, así como rubros y parámetros para Tributación apa e es ir preparando, a lo largo de todo el periodo fiscal la declarac ación Directa

rec n las siguientes columnas, cuya finalidadión informativa D-151 (ver Reportes – Tribut , Operaciones – Tributación Directa).

• en nsacción. Debe digitarse un

en BeneficiariosBid

ef.: Identificador (cédula) de perceptor o beneficiario de la tratificador que haya sido creado en la tabla de Perceptores y , cuando es así, se

desp iza la tecla [F9] o el botón liega su nombre. Para consultar-seleccionar en dicha tabla, se util.

• N m • Rub que se clasifica la trans e

r os de tributación

o bre: Nombre del perceptor o beneficiario de la transacción.

ro: Código de rubro de la fórmula D-151 en el acción. Debe digitarsun ubro válido, esto es, que exista en la tabla de rubr . Para consultar-sele l botónccionar en esa tabla, se utiliza la tecla [F9] o e .

• es clasifica la transa ión. El usuar diferencial cambiario en el docu e Al final igitación de un documento nuevo o la modificación de un documento existente, el usuario [ESC]. Al hacerlo, y el documento está balanceado o se encuentra activa la nsajes de confirmaci ocu Documento Modificado:

D cripción: Descripción del rubro de la fórmula D-151 en el que se cc

io no debe preocuparse, por lo general, por registrar líneas por nto, el sistema las hace por usted.

izar la d

m

debe presionar la tecla cuenta de diferencias, el sistema despliega los siguientes me ón

D mento Nuevo:

• : Si el documento estaba previamente registrado, elimina los registros previos y reversa su aplicación en las cuentas involucradas. Luego graba el documento, aplica sus montos en las cuentas involucradas y regresa al campo número.


• : Ignora los cambios a un documento existente o los registros de un documento nuevo cumento que estaba en pantalla antes de iniciar la

odificación o registro.

•

y regresa al campo Número, desplegando el dom

: Interrumpe el proceso de salir del proceso de edición del documento y regresa al mento para que se revise/modifique cualquier detalle.

Botones

docu

: Botón Función Tecla

Primer documento (campo Número) [Inicio] / [Home]

Primer documento de la sigla actual (campo Número) [Ctrl] + [Inicio] / [Home]

Documento anterior (campo Número) [RePág] / [PgUp]

Siguiente documento (campo Número) [AvPág] / [PgDn] Ultimo documento de la sigla actual (Campo Número) [Ctrl] + [AvPág] / [PgDn]

Ultimo Documento [Ultimo] / [End] Primera línea del columnar [Inicio] / [Home] Pantalla anterior del columnar [RePág] / [PgUp] Línea anterior del columnar [↑]

[↓] Siguiente línea del columnar

Siguiente pantalla del columnar [AvPág] / [PgDn]

ltima línea del columnar U [Ultimo] / [End]

a sigla actual y creando el consecutivo siguiente

ible

Campo Número: Crear un documento nuevo buscando el último número de lColumnar: Mover el cursor a la última línea en blanco dispon

para agregar una nueva línea

Abrir una línea en el columnar para insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar la línea actual en el columnar [Suprimir] / [Delete]

Imprimir el Documento en un f ormulario

Reporte del documento actual Copiar la línea anterior del columnar en la línea actual. Si esta se encuentra con datos, no los reemplaza, sino que abre una nueva línea. [F5] La tecla [F5] en las columnas de Unid.Oper., Detalle y Tipo de Cambio copia esos datos de la línea anterior.

(Fuera del campo Número) Copiar un documento previamente registrado en el documento actual (nuevo) [F6]

Balancear un documento (Columnar) a la cuenta de la línea actual, cuyo monto debe estar en 0 [F7] [F7]

Cambiar de número al documento actual (Campo Número) Generar un contra-asiento o un documento de reversión

del

documento actual (Campo Número)

Eliminar el documento actual (Campo Número) [Suprimir] / [Delete] Anular el documento actual (Campo Número)

B ntalancear un docume o o un grupo de ellos Ajustar los tipos de cambio de un documento o de un grupo de d ocumentos B onar en c ocumentouscar-selecci atálogos de tipos de d (Número),

cuentas (Cuenta de dife vas (Unid.Oper.) y docume

rencias, Código), unidades operaties de cancelaciónntos pendient (Referencia

[F9]


Aplica)

Crear una cuenta nueva

Consultar el documento en la otra moneda (Campo Número)


Ayuda [F1]


rimir Documento en un Formular

Imp io (botón ):

Impresión del documento actual en un formulario, de acuerdo con el formato de impresión construido con enlace Formularios Contabilidad que se haya asignado para tal fin en Tablas –

Documentos – Configuración - Impresión. Al hacerlo, y de acuerdo con la definición que se haya hecho, puede aparecer una ventana para que el usuario complete alguna información adicional al documento que se requiere imprimir que no está incluida en la información manejada por el sistema. Una vez digitados y confirmados esos datos, el sistema procede a imprimir (o prevista en pantalla) en la impresora seleccionada para tal fin (Tablas – Documentos – Configuración – Impresión). Reporte del Documento actual (botón ): Reporte del documento actual en forma similar a como fue registrado. Al pulsar el botón, aparece la siguiente ventana:

eda: Moneda en la cual se emite el reporte, principal (Colones) o extranjera (Dólares). • Mon • ipo de Cambio: Si está activo, se imprime una columna adicional a la derecha de las

repocam

•

Tcolumnas del documento donde se informa el tipo de cambio que se aplicó en cada línea y el

rte aparece en forma horizontal. Caso contrario, se omite la información del tipo de bio y el reporte aparece en forma vertical.

: Confirma los parámetros especificados y emite el reporte.

• : Regresa a la ventana de Documentos sin emitir reporte.

ra un ejemplo de este reporte:

A continuación se muest


Copiar un documento (botón ):

Perpre ente el documento actual debe ser un ocumento nuevo (sin líneas). Al ejecutar el botón o la tecla [F6] aparece la siguiente ventana:

mite copiar los datos (concepto, cuentas, detalles, referencias, montos) de un documento viamente registrado al documento actual. Obviam

d

Copiar de: Carpeta de datos desde donde se desea copiar el documento. El sistema propone la

• carpeta de datos actual, pero puede utilizarse cualquier otra carpeta digitándola en este

campo o haciendo click al botón . En ese caso, se despliega la ventana de s delección de directorios de atos.

• T ento: Sigla o de documento que se desea importar. Las

s documentos deb entre sí como se muestra en la siguiente tabla:

ipo de docum y descripción del tipiglas de los en ser compatibles

Documento Actual Docu nte mento Existe(DESTINO) (ORIGEN) Normal Normal Vencimiento Vencimiento / Doble Aplicación Aplicación / Doble Doble Vencimiento / Aplicación / Doble Presupuesto Presupuesto

El sistema propone la misma sigla del documento actual, pero se puede escribir la sigla

nto:”. Para buscar-seleccionar entre los documentos de la sigla seleccionada en la carpeta de datos indicada, se utiliza la tecla [F9] o el botón

deseada, o seleccionarla de la lista de posibilidades que se ofrece en el combo de descripciones.

• Número: Número del documento que se desea copiar. Obviamente este debe existir en la carpeta de datos que se especificó en “Copiar de:” y su sigla ser idéntica a la que se haya definido en “Tipo de Docume

. Al hacerlo se despliega la siguiente ventana:


• Número: Número de documento. El usuario puede ordenar el despliegue de los

documentos por su número, haciendo click en esta celda en el encabezado del columnar. Al hacerlo el ícono se ubicará en esta columna y la lista aparece ordenada por número de documento.

• Fecha: Fecha del documento. El usuario puede ordenar el despliegue de los documentos

por su fecha, haciendo click en esta celda en el encabezado del columnar. Al hacerlo el ícono se ubicará en esta columna y la lista aparece ordenada por fecha de documento.

• Detalle: Detalle breve de la primera línea del documento.

l usuario puede: E

• Navegar por la lista de documentos utilizando los botones/teclas / [Inicio] [Home]

(primer documento), /[RePág] [PgUp] (pantalla anterior), /[↑] (documento anterior), /[↓] (siguiente documento), [AvPág] [PgDn] (siguiente pantalla) y /[Fin] [End]

(último documento).

Seleccionar el documento actual utilizando la tecla [ENTER] o haciend• o doble-click en el documento deseado.

Salir de la ventana de consulta sin seleccionar nungún documento con la tecla [ESC] o el

botón

•

.

• Tipo de Cambio: Seleccionar si a cada línea del documento actual se mantiene el tipo de cambio especificado en el “Documento Original”, o bien se le asigna del tipo vigente a la fecha de registro para cada cuenta (“Documento Nuevo”).

:• Si el documento especificado es válido, el sistema lo copia en el documento documentos.

actual y regresa a la ventana de


• : Regresa a la ventana de documentos sin copiar documento alguno.

Cambiar de Número de Documento (botón ): Si el usuario cuenta con derechos suficientes, permite cambiar el número a un documento. Al ejecutar este botón aparece la siguiente ventana:

• Número actual: Despliega el número actual del documento. • Nuevo número: Para digitar el nuevo número que se va a asignar al documento. Obviamente,

este número no debe estar registrado previamente en el sistema. Además, si se va a cambiar la sigla también, esta debe ser compatible con la sigla orig al como se muestra en la siguiente tabla:

in

Sigla del número actual Sigla del nuevo número Normal Normal Vencimiento Vencimiento, Doble Aplicación Aplicación, Doble Doble Doble, Vencimiento, Aplicación Presupuesto Presupuesto

• : Realiza el cambio de número y regresa a la ventana de documentos.

•

: Regresa a la ventana de documentos sin ejecutar ningún cambio de número.

Generar contra-asiento o documento de reversión (botón ):

Permite generar un contra-asiento o documento de reversión del documento actual. Consiste en e un documento con las mismas cuentas que el documento original, pero invierte la

ubicación de los montos al debe y al haber, y utiliza las referencias inversas (Vencimiento Aplicaciregistro ridespliegua ana:

que se construy

ón), por tanto, el efecto final de ambos documentos resulta nulo, pero deja rastro del o ginal del documento y del documento que lo anula. Al hacer click en el botón se

la siguiente vent


• Número: Número del documento de reversión. No debe estar registrado previamente en el sistema y su sigla debe cumplir lo siguiente:

Documento original Documento de anulación Normal Normal Vencimiento Aplicación, Doble Aplicación Vencimiento, Doble Doble Vencimiento, Aplicación, Doble Presupuesto Presupuesto

• : Genera el contra-asiento y regresa a la ventana de documentos.

• : Regresa a la ventana de documentos sin generar documento alguno.

Eliminar documento (botón ):

Al ejecutar este botón o presionar la tecla [Suprimir] / [Delete] (usuarios con derechos suficientes para eliminar documentos), el sistema confirma si el usuario realmente desea eliminar el documento actual:

• : Elimina el documento actual y reversa todos sus efectos sobre los saldos de las cuentas y otros documentos, y regresa a la ventana de documentos.

• : Regresa a la ventana de documentos sin eliminar ningún documento.

lar documento (botón

Anu ):

o actual. A diferencia de la función de

Anular el document inar documentoelim que borra m

ejec

co pletamente el documento, esta función conserva una referencia del mismo, la cual puede resultar importante para efectos de mantenimiento de consecutivos y fechas de registro. Al

utar el botón de anulación, el sistema solicita al usuario confirmación de la anulación:

• : Anula el documento y regresa a la ventana de documentos. Para documentos en una cuenta específica asociada (cheques, transferencias, depósitos), el usuario

debe seleccionar una de las cuentas que están registradas en el documento, para que esta quede como referencia de la anulación. Para ello, el sistema despliega la siguiente ventana:

que no tien


En esta ventana, el usuario navega con las flechas de cursor [↑] / [↓] y ubica la cuenta que

como referencia. Una vez seleccionada la

cuenta, confirma su selección pulsando la tecla [ENTER], el botón

desea que se mantenga en el documento anulado

, o ejecutando Al hacer esto, el sistema anula el documento y regresa

a la ventana de documentos. Al anular el documento, el encabezado se conserva tal y como uiente forma:

doble click en la cuenta seleccionada.

estaba, pero el detalle (columnar) se observa de la sig

• : Regresa a la ventana de documentos sin anular el documento actual.

Ni la función de eliminar documento

ni la de anular documento cuentan con algún mecanismo de reversión, es decir, no hay forma de recuperar un documento eliminado o anulado, salvo

pico ándolo de un respaldo o registrándolo nuevamente. Por ello, es importante que el usuario esté completamente seguro de que desea eliminar/anular el documento antes de confirmar la ejecución de la respectiva función.

Balancear documento(s) (botón ): Debido a pérdidas de precisión numérica por algoritmos de redondeo y manejo de cifras muy grandes por parte de la herramienta de programación utilizada, algunas pocas veces quedan

• Fecha Final: Fecha límite del análisis de documentos desbalanceados para corregirlos.

documentos registrados con pequeñas diferencias entre débitos y créditos, normalmente de 0.01 o -0.01. Para corregir un documento o grupo de documentos que presenten este problema se ofrece al usuario esta función. Al ejecutarla, el sistema despliega la siguiente ventana: • Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se analizan documentos desbalanceados para

corregirlos.


• Doc m mento que se desea analizar. Si se mantiene en blanco,

na p gi fecha inicial. Si a una sigla y el número se m liz primer doc ent de la sigla y la fecha inicial.

se desea analizar. Si se mantiene ZZZ-

umento registrado de la sigla y la fecha final.

.Inicial: Nú ero del primer docua liza desde el rimer documento re

blanco, se anastrado y la se especific

antiene en

a desde el um o registrado

• Doc.Final: Número del último documento que

999999999999, se analiza hasta el último documento registrado y la fecha final. Si se especifica una sigla y se mantiene la hilera de nueves en el número, se analiza hasta el último doc

• : Rev do se encuentren en los rangos de fechas y oc e do que se e uent anceados. Al

fina zar, regresa a la ve m

isa cada uno de los cumentos que d umentos esp cificados, corrigien aquellos nc ren desbal

li ntana de docu entos.

• : Regresa a la ventana de documentos sin realizar revisión/corrección alguna.

• Ejemplos:

Revisar y corregir todo documento desbalanceado del mes de oco tubre de 2006. Fecha

-999999999999.

o Revisar y corregir la FV-9241 del 30-09-2005. Fecha Inicial: 30-09-2005, Fecha Final: , Doc.Inicial: FV -9241, Doc.Final: FV -9241.

Ajustar Tipo de Cambio (botón

Inicial: 01-10-2006, Fecha Final: 31-10-2006, Doc.Inicial: en blanco, Doc.Final: ZZZ-999999999999.

o Revisar y corregir facturas de venta desbalanceadas del 20 al 30 de setiembre de 2005.

Fecha Inicial: 20-09-2005, Fecha Final: 30-09-2005, Doc.Inicial: FV - , Doc.Final: FV

30-09-2005

):

Podría ocurrir que el usuario encargado de registrar el tipo de cambio diario (Datos – Tipos de cambio) cometa el error involuntario de registrar la fecha y dejar el(los) tipo(s) de cambio en 0.0000 o con un monto erróneo como se muestra en los siguientes ejemplos:


Esto implica que mientras se mantenga esta situación, en cualquier documento que se registre con p

esta función para corregir documentos (asignar el tipo de cambio e a de cambio) cuyo tipo de cambio haya sido registrado

accidentalmente en 0.0000 o con un tipo de cambio equivocado. Al ejecutarse, muestra la siguiente ventana:

la fecha indicada (07-03-2007) o osterior, el sistema propondrá tipo de cambio 0.000000 en todas sus líneas. Si el(los) usuario(s) que registran documentos no se percatan de ello, los mismos quedarán registrados con tipo de cambio 0.000000 o uno que no es correcto, lo cual implica que tendrán monto en la moneda que se registraron, pero en la otra moneda todas sus líneas tendrán monto 0.00 o montos equivocados. Debido a que hay documentos (ajustes cambiarios) que requieren ser registrados a tipo de cambio 0.000000, el sistema no muestra ninguna advertencia en este sentido. Por ese motivo, el sistema ofrece d cuerdo a la tabla de tipos

• Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se analizan docu

cambio. mentos para asignarles tipo de

a asignarles tipo de cambio.

documento que se desea revisar. Si se mantiene en blanco,

a fecha inicial.

Z-o documento registrado y la ueves en el número, se revisa

bio sea 0.00 y no corresponden a ajustes cambiarios automáticos. de los documentos que estén en los si se asigna a todos los documentos

emplaza aquellos tipos de cambio particulares que hayan sido

• Fecha Final: Fecha límite del análisis de documentos par • Doc.Inicial: Número del primer

revisa y asigna tipos de cambio desde el primer documento registrado y la fecha inicial. Si se especifica una sigla y el número se mantiene en blanco, se revisa desde el primer documento registrado de la sigla y l

• Doc.Final: Número del último documento que se desea revisar. Si se mantiene ZZ

999999999999, se revisa y asigna tipos de cambio hasta el últimfecha final. Si se especifica una sigla y se mantiene la hilera de nhasta el último documento registrado de la sigla y la fecha final.

• Solo Docs. con TC 0.00: Si está marcado, asigna tipo de cambio únicamente a líneas de

documento cuyo tipo de camCaso contrario, asigna el tipo de cambio a cualquier línea rangos definidos. Hay que tener cuidado con esto, porque (no marcado), el sistema redigitados por los usuarios.

• : Asigna tipo de cambio a cada uno de los documentos que se encuentren en los

rangos de fechas y documentos especificados. Al finalizar, regresa a la ventana de documentos.


• : Regresa a la ventana de documentos sin realizar asignación de tipo de cambio

cambio a todo documento del mes de octubre de 2006. Fecha Inicial: Final: 31-10-2006, Doc.Inicial: en blanco, Doc.Final: ZZZ-

n tipo 2005, Doc.Inicial:

arcado.

l: 30-09-2005, Fecha

alguna.

• Ejemplos:

o Asignar tipo de01-10-2006, Fecha 999999999999, Solo Docs. con TC 0.00: sin marcar.

o Asignar tipo de cambio a facturas de venta del 20 al 30 de setiembre de 2005 co

de cambio en 0.00. Fecha Inicial: 20-09-2005, Fecha Final: 30-09-FV - , Doc.Final: FV -999999999999, Solo Docs. con TC 0.00: m

o Asignar tipo de cambio a la FV-9241 del 30-09-2005. Fecha Inicia

Final: 30-09-2005, Doc.Inicial: FV -9241, Doc.Final: FV -9241, Solo Docs. con TC 0.00: desmarcado.

Crear una cuenta (botón ):

Esta función permite al usuario (con derechos para hacerlo) crear una nueva cuenta sin tener brir la ventana de cuentas

que a . Al ejecutarse se despliega la siguiente ventana:

Có• digo: Código de la nueva cuenta. Si la ventana se abrió desde earece la cuenta que el usuario digitó.

l columnar de documentos, ap

De en español• scripción (Español): Descripción de la nueva cuenta.

• De glés scripción (Inglés): Descripción en in de la nueva cuenta.

• Tipo de cuenta: Tipo de la nueva cuenta.

Moneda: Moneda• de la nueva cuenta.

• Tipo cambio: Tipo de cambio para la nueva cuenta.

• : Confirmar los datos y registrar la nueva cuenta. Obviamente los datos deben ser correctos (la cuenta debe ser válida). Al finalizar regresa a la ventana de documentos.

• : Ignorar los datos sin crear cuenta alguna y regresar a la ventana de documentos.


4.4. Datos – Docs. Historia

Consulta y mantenimiento (usuarios de tipo ADMINISTRADOR) de documentos históricos. Lodocumentos históricos son aquellas líneas de documentos registrados en periodos ya cerrado

s s en

or sido eliminadas de las cuentas Históricas mediante el proceso respectivo peraciones – Cierre de históricos

cuentas de tipo Corriente o Histórico, que se conservan en los archivos de documentos porque al momento del cierre no habían sido canceladas o no cancelaban ningún documento (cuentas tipo

riente) o bien no hanC(O ) o no han sido conciliados (Datos – Bancos – Conciliaciones).

omo se indicó, esta función tiene como objetivo consultar los documentos descritos. Sin embargo, el

s, pero únicamente a usuarios de tipo ADMINISTRADOR, por la sencilla razón de que odificar montos de documentos de esta naturaleza puede generar inconsistencias en la información

que presenta el sistema en sus reportes, como se ilustra en el siguiente ejemplo. Así, el antenimiento de estos documentos únicamente se puede hacer con fines muy puntuales y por una

la in

Csistema ofrece la facilidad de dar mantenimiento (agregar, modificar, eliminar) este tipo de documentom

mpersona con dominio suficiente del sistema que le permita discernir y justificar las consecuencias sobre

formación. Ejemplo de inconsistencia generada por alterar un documento histórico en una cuenta de tipo Corriente:

póngase que una cuenta de tipo corriente (por cobrar) tiene el siguiente estado de cuenta Su Número Fecha Referencia Débitos Créditos Saldo Actual FV-1234 30-09-2006 Vence 31-10-2006 $1,000.00 $1,000.00 FV-123 01-10-2006 Vence 01-15 1-2006 $2,000.00 $2,000.00

** Totales ** $3,000.00 $3,000.00 ** Saldo de la cuenta ** $3,000.00 El documento FV-1234 del 30-09-2006 ya ha sido cerrado. Si a este documento se le modifica el monto, por ejemplo, se le aumenta a $1,200 el resultado sería el siguiente: Número Fecha Referencia Débitos Créditos Saldo Actual FV-1234 30-09-2006 Vence 31-10-2006 $1,200.00 $1,200.00 FV-1235 01-10-2006 Vence 01-11-2006 $2,000.00 $2,000.00

** Totales ** $3,200.00 $3,200.00 ** Saldo de la cuenta ** $3,000.00 Se presentaría el caso de que la suma de saldos de los documentos de la cuenta sería $3,200, lo cual es inconsistente con el saldo de la cuenta $3,000. Esto sucede, porque como debe ser, no se permite la

ación de los saldos de periodos ya cerrados, por tanto, aunque se modifique el(los) monto(s) de un umento histórico, el saldo anterior de la(s) cuenta(s) afectadas

varioc no se altera.

prác realizada únicamente por usuarios con amplio dominio del sistema.

d Por tanto, se reitera, la modificación, eliminación o creación de documentos históricos no debe ser una

tica común, y debe ser


La ventana que presenta el sistema en esta función es idéntica a la de Documentos, únicamente varían operaciones de mantenimiento de información, que quedan restringidas a usuarilas os de tipo

ADMINISTRADOR.

4.5. Datos – Cheques

Función para el registro, consulta, modificación, eliminación, impresión y aplicación de cheques. En e ta ventana se tienen exactamente las mismas funciones que en la ventana de Documentoss , con algunas leves diferencias:

cia.

eas de detalle del a tecla

spondiente a esta: cuenta de banco, mento.

• otón de aplicación contable (

• eneficiario: Campo para consignar el nombre del beneficiario del cheque o la transferenB • Auto-balanceo con la cuenta de bancos: Cuando se han registrado todas las lín

eque o transferencia, excepto la correspondiente a la cuenta de banco, se presiona lch[ENTER] y el sistema genera automáticamente la línea corre

plica el nombre del beneficiario en el detalle y balancea el monto del docure

B ): Los documentos registrados en este módulo o en el módulo de trado como documentos contables definitivos, por tanto no

fectan los saldos de las cuentas incluidas en él. Si los documentos son impresos de uno en uno Facturas Vencidas, no quedan regisa

(botón ), y se confirma su impresión, puede aplicarse de una vez a contabilidad con el botón indicado. Al final del proceso de aplicación del documento, el sistema indica que ha sido aplicado

regresa a la ventana de cheques, pero el documento recién aplicado desaparece de ésta, ya que y ha pasado a ser un Documento contable.

4.6. Datos – Cartera de Cheques


La cartera de cheques permite tener control sobre los cheques emitidos, entregados y no entregados. Para habilitar la cartera de cheques es necesario seleccionar en Tablas-Parámetros-Bancos la marca Cartera para cada una de las cuentas bancarias. • Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del documento cheque sobre la cual se desea

realizar la entrega o consulta de cartera. Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado directamente con la sigla de cheque seleccionada anteriormente y definida en Tablas – Parámetros - Bancos

• Cheques: Permite seleccionar el tipo de movimiento a realizar:

- No Entregados: Cheque emitidos pendientes de entrega - Entregados: Cheques entregados - Cambiados por el Banco: Cheques que ya han sido cambiados en el banco de acuerdo a estados

de cuenta electrónicos

- Excluidos de Cartera: Cheques excluidos de la cartera por usuario(s) autorizado(s) a hacerlo - Todos: Lista todos los cheques ya sea entregados y no entregados

• Rango de Fechas: Permite filtrar los cheques a listar en pantalla según sea la fecha de emisión o

bien la fecha de entrega, esta opción aplica solamente para los cheques Entregados, Cambiados por el Banco y Excluidos de Cartera

• Fecha Inicial - Final: Rango de fechas de los cheques a listar. Cartera de Cheques (No Entregados)


• igla, Cuenta, Fechas: Hace referencia a los datos indicados por el usuario al ingresar a la opción Sde cartera de cheques

• Documento: Número del cheque

•

Monto: Monto del cheque

• suario que hace la entrega del cheque, este campo no es editable por el usuario, el sistema asigna automáticamente el nombre del usuario que realiza la entrega del cheque

Fecha de Entrega: Fecha de la entrega del cheque, es asignada por el sistema Hora de Ent

R e ser completado por el usuario Identificación: Número de identificación de la persona que retira el cheque

Beneficiario, Retirado por, Identificación: Muestra los datos relativos al cheque seleccionado Total: Monto total de los cheque mantenidos en cartera, según sea el rango de fechas indicado por

otones

• Fecha: Fecha del cheque

Beneficiario: Nombre de la persona física o jurídica a favor de la cual se emite el cheque

• Entregado por: U

•

• rega: Hora de la entrega del cheque, es asignada por el sistema • etirado por: Nombre la persona que retira el cheque, este campo deb

• •

• el usuario.

B : Botón Función Tecla

Agregar cheque

Repite la búsqueda anterior [F3]

Búsqueda. Los campos posibles a buscar son: número del documento, fecha del documento, beneficiario, entregado por, fecha de entrega, hora de entre a e identificación.

[F4] g

sido entregados [F5] Guarda los cambios, eliminando de la ventana los cheques se han

Marcar el documento seleccionado como entregado [F7]

Lista el detalle de cheques pendientes de entrega en el rango de fechas indicado, mostrando los montos correspondientes

Reporte de flujo de caja

Accede a la consulta por detalle

Búsqueda por beneficiario


Ayuda

Salir de la ventana

Agregar cheque (botón ): Permite agregar un cheque que no se encuentra en cartera y se requiere que lo esté. Despliega la

gusi iente ventana:


• Número de Cheque: Número de cheque que se desea agregar a la cartera. Obviamente debe

estar registrado en el sistema y aplicado a contabilidad.

Reporte de Flujo de Caja (botón )

Gen acheque varias formas:

er los montos totales comprometidos por la empresa según los datos mantenidos en la cartera de

s, este reporte se puede listar de

• n • uenta: Muestra el monto total comprometido, detallado por cuenta bancaria

• Sigl ancaria y sigla de cheque

• cy n

úsq ciario (botón

Ni guno: Muestra el monto total comprometido, no lista por cuenta, sigla o documento

C

a: Muestra el monto total comprometido, detallado por cuenta b Do umento: Muestra el monto total comprometido, detallado por cuenta bancaria, sigla de cheque

úmero de cheque

):B ueda por Benefi

Buscar por beneficiario según tabla de beneficiarios para Tributación Directa

. Despliega la siguiente pantalla:

• diente Jurídica, Extranjero o No Aplica)

número de identificación del beneficiario cuyo(s) cheque(s) se desea localizar.

Identificación: Tipo (Física, Jurídica, Pendiente Física, Peny


• rimer Apellido: Primer apellido del beneficiario. • egundo Apellido: Segundo apellido del beneficiario. • ombre: Nombre del beneficiario. 4.7

P

S

N

. Datos – Facturas Vencidas

Mediante el uso de esta opción se podrán generar los cheques en forma automática, seleccionando sola n

me te las facturas que se desean cancelar.

• Cuen enerar el cheque. Se puede r fer mayor y entonces se listarán todas las facturas p s

fere

ta: Código de la cuenta contable sobre la cual se desea g

e enciar una cuenta endientes para lantes subcuentas. El tipo de cuenta debe ser CORRIENTE di

• V c er fecha igual o inferior a la fec r el

ar

• Comp pañía

enu

imiento: Las facturas a cancelar deben ten ha indicada pous

io en este campo

añía: Permite digitar el código de la Unidad Operativa o Com desplegando entonces s lam nidad o

• uen ancaria) con la cual se cancelarán las facturas,

•

o ente las facturas pendientes de pago de para dicha compañía o u perativa

Cdicha

ta de Banco: Código de la cuenta contable (bcuenta puede ser en Colones o Dólares

: Despliega las listas de facturas vencidas generadas previamecione alguna de ellas.

nte para que el usuario s ec

el


Al pulsar el botón , el sistema acepta los parámetros y despliega la ventana de facturas

venc as. n id El botó , regresa al menú principal.

• Cuen rriente: Código y ipción de la cuenta del proveedor actual

• Cuen anco: Código ncaria para ambas monedas, en gris aparece la moneda nacional a (dólares)

• Docu mero de la fa

•

• Des

• d ta ficado por el usuario.

• • Sald e la factura

• Menos Cheques: Monto total de los abonos realizados a la factura mediante cheques sin aplicar.

Posicionado en este campo y presionando el botón

ta Co descr

ta de B y descripción de la cuenta ba(colones), en blanco la moneda extranjer

mento: Nú ctura pendiente de pago Cuenta: Código de la cuenta del proveedor

cripción: Nombre del proveedor Detalle: El detalle indicado en este campo será el detalle que se mostrará en el cheque. Este e lle puede ser modi

Vence: Fecha de vencimiento de la factura

o: Saldo d

se despliega el detalle de cheque que abonan a la factura

• Monto: Monto del abono o cancelación, el sistema sugiere el saldo actual de la factura el cual puede ser modificado por el usuario

• Apl: La facturas que tengan este campo marcado serán canceladas o abonadas


• : Búsqueda por cuenta o descripción de proveedor

• : Repite la búsqueda anterior

• : Accede a la ventana para la generación de los cheques. El usuario podrá modificar el número inicial del cheque, la fecha de la factura el número de facturas por cheque (número de líneas del detalle contable que caben en el formulario)

4.8.

Datos – Tipos de Cambio

antenimiento diario del(los) tipo(s) de cambio, los cuales pueden ser digitados por el usuario o bien importa sM

do . Pueden existir varios tipos cambio, antes deben definirse en Tablas-Parámetros - Tipo de Cambio

• Fecha: Fecha a partir de l

a cual el tipo de cambio entra en vigencia

TC y columnas subsiguientes: Valores del (los) tipo(s) de cambio

•



Tipo de cambio por omisión. Se fija haciendo click en la columna de tipo de cambio deseada.

Posicionar el cursor en la última fila para agregar un tipo de cambio [Fin] / [End]

Insertar fila [Insert]

Eliminar tipo de cambio [Suprimir] / [Delete]

Importar tipos de cambio

Reporte de tipos de cambio para un rango de fechas


Ayuda

Salir de la ventana

):Importar Tipo de Cambio (botón

• Archivo o que se va a importar. La

est ctu a columna especifi la fecha en formato antes columnas los distintos tipos de cambio vigentes para cada fecha.

01-01-202-01-2

• Tipos de Cambio Agregados: Cantidad de registros de tipos de cambio agregados del archivo.

•

: Ruta completa y nombre del archivo de tipos de cambira del archivo es en columnas delimitadas (csv), la primer dd-mm-aaaa y las rest

ru ca

Ejemplo:

007;500.3 007;510.2

: Importar el archivo especificado y regresar a la ventana de tipos de cambio.

• : Regresar a la ventana de tipos de cambio sin importar ningún archivo.


4.9. Da n versión UO)tos – Unidades Operativas ó Compañías (sólo e

Mu

an ivas o compañías. Trabajar con compañías o simplemente con nid n Tablas - Formato de Código

tenimiento de unidades operatades operativas se define durante la configuración del sistema e .

En el columnar superior de la izquierda, se da mantenimiento a la información básica de las compañías o un des operativas.

Unidades Operativas-Compañías:

ida

• Código: Código de la unidad operativa o compañía

• Nombre: Nombre de de la unidad operativa o compañía actual En las cejillas (Información General, Clasificación, Ubicación y Notas) de la derecha se da manteni ación complementaria de cada compañía o unidad operativa.

Información General:

miento a inform


• Descripción: Campo de texto mediante el cual se podrá detallar ampliamente información de la unidad operativa o compañía

• Clasificación 1: La compañía o unidad operativa podrá relacionar a las diferentes

clasificaciones definas por el usuario en Tablas - Clasificación 1 • Clasificación 2: La compañía o unidad operativa podrá relacionar a las diferentes

clasificaciones definas por el usuario en Tablas - Clas icación 2if

Clas a

ific ción:

• Clasificación 3: La compañía o unidad operativa podrá relacionar a las diferentes



clasificaciones definas por el usuario en Tablas - Clasificación 5 Ubicación:


• Teléfono: Números telefónicos y extensiones de la compañía o unidad operativa • Fax: Número de fax de la compañía o unidad operativa • E-mail: Dirección electrónica de la compañía o unidad operativa • Otro E-mail: Dirección electrónica adicional de la compañía o unidad operativa Notas:

• Notas: Comentarios y anotaciones relativas la unidad operativa o compañía

El olumnar inferior despliega información y saldos de las cuentas asociadas a la compañía o unidad operativa actual. Sobre este columnar no se edita la información, únicamente se puede navegar en él.

c

Column

ar de Cuentas:

mpañías se adas como

Actual (Colones-Dólares): Saldo actual de la cuenta para la unidad operativa o s – Créditos). Los saldos deudores

os acreedores (Créditos) se despliegan negativos.

• Cuenta: Código de la cuenta contable. Si la configuración es para utilizar codesplegarán todas la cuentas contables caso contrario solamente las cuentas asignunidad operativa.

• Descripción (español): Descripción de la cuenta actual en el idioma principal (español).

Saldo •compañía en la moneda indicada (Saldo anterior + Débito(Débitos) se despliegan positivos, mientras que los sald


• aldo anterior (ColonS es-Dólares): Saldo de la cuenta para la unidad operativa o compañía en la moneda indicada a la fecha en que se realizó el último cierre de periodo. Los saldos deudores (Débitos) se despliegan positivos, mientras que los saldos acreedores (Créditos) se despliegan negativos.


Primera compañía o unidad operativa (columnar de compañías o unidades operativas) / Primera cuenta (columnar de cuentas) [Inicio] / [Home]


Compañía o unidad operativa anterior (columnar de compañías o unidades operativas) / Cuenta anterior (columnar de cuentas) [↑]

Siguiente compañía o unidad operativa (columnar de compañías o unidades operativas) / Siguiente cuenta (columnar de cuentas) [↓]


Ultima compañía o unidad operativa (columnar de compañías o unidades operativas) / Ultima cuenta (columnar de cuentas) [Fin] / [End]

Agregar nueva unidad operativa-compañía [Fin] / [End] Insertar fila para incluir una nueva compañía o unidad operativa [Insert]

asociadas con saldo o movimientos registrados. Si se elimina un código de nivel superior, todos sus descendientes se eliminan también.

[Suprimir] / [Delete]

Eliminar unidad operativa-compañía, en tanto no tenga cuentas

Reportes de unidades operativas o compañías

Buscar código o descripción de compañía o unidad operativa [Ctrl] – [F]

Repite la búsqueda anterior [F3] Selección de columnas

a desplegar en el columnar de cuentas similar

a la que se hace en Datos – Cuentas.

Consulta, búsqueda por código o descripción de cuenta [Ctrl] – [F]

compañía actual en forma similar a la consulta de cuentasResumen de saldos de la cuenta actual para la unidad operativa o


Ayuda [F1]


o compañías (botón

Reportes de unidades operativas ):


• Configurable de Unidades Operativas o Compañías: Reporte configurable de unidades operativas o compañías. Su operación es idéntica al reporte configurable de cuentas. Los campos disponibles para este reporte son:

Campo Descripción A/O Código Código de la compañía o unidad operativa X Nombre Nombre de la compañía o unidad operativas X Clasificación 1 Código de la primera clasificación X Desc. Clasificación 1 Descripción de la primera clasificación Clasificación 2 Código de la segunda clasificación X Desc. Clasificación 2 Descripción de la segunda clasificación Clasificación 3 Código de la tercera clasificación X Desc. Clasificación 3 Descripción de la tercera clasificación Clasificación 4 Código de la cuarta clasificación X Desc. Clasificación 4 Descripción de la cuarta clasificación Clasificación 5 Código de la quinta clasificación X Desc. Clasificación 5 Descripción de la quinta clasificación Ubicación Ubicación, dirección Teléfono Primer teléfono Teléfono 2 Segundo teléfono Teléfono 3 Tercer teléfono Fax Fax Otro Fax Segundo fax E-mail Dirección de correo electrónico Otro E-mail Dirección de correo electrónico alterna Columna en blanco Para dejar espacios entre columnas Contador Para numerar las líneas del reporte

• Configurable de cuentas: Reporte configurable de cuentas por compañía o unidad operativa

cuyo funcionamiento es idéntico al reporte configurable de cuentas, salvo que se circunscribe (cuentas asociados y montos) a la compañía o unidad operativa actual.

• Información General: Resumen de información general tipo expediente de la compañía o

unidad operativa.

l columnar de cuentas con la unidad operativa actual o un rango de estas. Al seleccionarlo, se despliega la siguiente

• Estado de Cuenta: Estado de cuenta de la cuenta actual en e

ventana:


• Movimientos: Lista todos los movimientos de la cuenta actual para las unidades operativas

• Movimientos por fecha: Lista los movimientos de la cuenta actual en el rango de fechas

estas (Del/al).

vimientos pendientes: (solo para cuentas de tipo Corriente). Lista los movimientos pendientes de cancelar de la cuenta actual para las unidades operativas o compañías

en el reporte. Para consultar-de unidades operativas se utiliza la tecla [F9].

• al: reporte. Para consultar-tecla [F9].

), o la moneda extranjera (Dólares).

delimitadas por el rango de estas (Del/al).

establecido en Fecha inicial/Fecha final, para las unidades operativas delimitadas por el rango de

• Mo

delimitadas por el rango de estas.

• Fecha inicial: Fecha inicial del rango de fechas para el reporte por fecha.

• Fecha final: Fecha final del rango de fechas para el reporte por fecha.

• Del: Primera compañía o unidad operativa a considerarseleccionar en el catálogo

Ultima compañía o unidad operativa a considerar en el

seleccionar en el catálogo de unidades operativas se utiliza la

• Moneda: Para seleccionar la moneda en que se emite el reporte, la moneda principal (Colones

• : Emitir el reporte con los parámetros indicados.

• : Regresar a la ventana de compañías o unidades operativas sin emitir reporte

.10. Datos – Reiniciar

alguno.

4

Cerrar la ventana del menú principal y reiniciar el programa desde la ventana de ingreso.

Datos – Salir

.11. 4

Finalizar la ejecución de la aplicación. Si se desea volver a ingresar debe realizar el proceso de acceso a la misma.


5. Reportes - Generalidades 5.1. Visor de Reportes Todos los reportes del sistema aparecen en pantalla en el visor de reportes, de forma similar a la siguiente ventana:

Bo nes de las barras de navegación y barra de tareasto :

n Función Botó Tecla

/ Retroceder / Avanzar una línea en la página actual (barra de desplazamiento vertical) ↑ / ↓

Desplazar la ventana hacia la izquierda / derecha (barra de ← / → / desplazamiento horizontal)

Primera página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [Inicio] / [Home]

Página anterior (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [RePág] / [PgUp]

Siguiente página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [AvPág] / [PgDn] Ultima página (barra de herramientas inferior) [Ctrl] + [Fin] / [End]


bloque selec-Imprimir el reporte (total, rango de páginas,

cionado). Previamente se muestra el diálogo estándar de impresión de Windows.

Configurar impresión: diálogo estándar de Windows para configurar tamaño de papel, orientación de la impresión (vertical/horizontal) y propiedades de la impresora Pone el cursor en forma de lupa (default) lo cual permite

alejar (zoom-out) o acercar (zoom-in) el reporte al hacer click sobre éste

Crear o eliminar marcas para imprimir una sección del reporte. Se hace click en el botón y el cursor se pone en forma de ↔, con él, se marca el inicio y el final del bloque que se desea imprimir, y luego se activa el botón de impresión y se indica que se va a imprimir el bloque seleccionado (Selección / Selection). Si se desea deshacer el bloque marcado, se hace click en el botón otra vez

Configuración del reporte

Exportar a ASCII. Se abre un diálogo estándar windows para guardar. Una vez que el usuario ha especificado la ruta y el nombre del archivo, queda en formato texto con las columnas delimitadas con ; lo cual hace posible cargarlo desde aplicaciones de hoja electrónica o base de datos

Exportar el reporte a Microsoft Excel. Si se tiene un bloque marcado, sólo se exporta la porción marcada.

Guardar el reporte para recuperarlo posteriormente

Enviar el reporte por correo electrónico

Cambiar idioma Español Inglés

Permite señalar la línea del reporte donde se haga click con una sombra para dar mejor seguimiento en reportes muy anchos

Salir del visor de reportes [ESC]

Configurar reporte (Botón ):

Configurar algunos detalles de visualización del reporte actual: o Tipo de Letra:

• Estilo: Fuente (font) o estilo de letra del reporte. • Tamaño: Tamaño de la letra.


• Ancho: Factor por el que se multiplica el ancho promedio del estilo/tamaño de la letra seleccionada para calcular el ancho de las columnas del reporte. A mayor ancho, las

• Sombreado Interlínea: Si está marcado el reporte aparece y se imprime con líneas

columnas se amplían, a menor ancho, las columnas se reducen.

sombraeadas / no sombreadas alternas. Esto es bien útil para examinar el reporte en pantalla, sin embargo, imprimir de esta forma produce un mayor consumo de tinta.

o Márgenes:

• Izquierdo: Medida del márgen izquierdo (en pulgadas). • Derecho: Medida del márgen derecho (en pulgadas).

Superior: Medida del márgen superior (en pulgadas).

•

• Inferior: Medida del márgen inferior (en pulgadas). o Pie de Página:

• Fecha / hora: Indica si aparece la fecha y hora al pie de cada página. • Número página: Indica si se numeran las páginas.

• Ancho Línea: Ancho (en puntos) de la línea que separa el cuerpo del reporte de los datos

del pie de página. o Formato Números:


• Negativos: Forma en que se presentan los números negativos:

- Despliega negativos sin signo menos y color rojo: -123.00 123.00 - Despliega negativos usando paréntesis: -123.00 (123.00)

is: -123.00 -123.00

6. enú Reportes

- Despliega negativos sin paréntes

M

1

6. . Reportes – Balance

Permite generar el balance de comprobación en un periodo determinado o bien el saldo actual, s, créditos, neto y saldo actual. listando saldo anterior, débito


• Nivel: El balance se podrá generar a cualquier nivel, la cantidad de niveles depende de la

estructura del código.

• Saldo:

- Periodo: Genera el balance en un rango de fechas

- Actual: No considera fechas, por tanto lista los saldos de las cuentas al momento de la generación

• Fecha Inicial-Final: Rango de fechas para la generación del balance, aplica solamente cuando el

balance es para un periodo.

• Imprimir Código Alterno: Si está en uso el código alterno, el reporte mostrará dicho código en vez del código de la cuenta contable

• Detalle por Compañía: Permite generar el balance detallado por compañía o unidad operativa • Ordenado por: Su funcionalidad es solamente cuando los datos están configurados para compañías

(Tablas - Formato de Código).

- Cuenta: Ordena primero por cuentas y dentro de cada cuenta por compañías.

- Compañía: Ordena primero por compañías y dentro de cada compañía por cuentas.

• Desde - Hasta: Rango de compañías para las cuales se generará el balance. Moneda: El balance se podrá generar en la moneda principal (Colones) o en la moneda extranjera • (Dólares)

• Orientación: Orientación del reporte Horizontal o Vertical

6.2. Reportes – Saldos


Permite generar por medio de un balance los saldos de las cuentas en un periodo determinado o bien el

• Nivel: El balance se podrá generar a cualquier nivel, la cantidad de niveles depende de la estructura del código (Tablas - Formato de Código

saldo actual

)

- Periodo: Genera el balance a la fecha definida por el usuario

- Actual: No considera fechas, por tanto lista los saldos de las cuentas al momento de la generación

• Fecha: Fecha a la cual se listarán los saldos de las cuentas, aplica solamente cuando el balance es

para un periodo.

• Detalle por Compañía: Permite generar el balance detallado por compañía • Ordenado por: Su funcionalidad es solamente cuando los datos están configurados para compañías

(Tablas - Formato de Código

• Saldo:

).

- Cuenta: Ordena primero por cuentas y dentro de cada cuenta por compañía

- Compañía: Ordena primero por compañías y dentro de cada compañía por cuenta

• Desde - Hasta: Rango de compañías para las cuales se generará el balance

• Moneda: la moneda principal (Colones) o en la moneda extranjera (Dólares) 6.3. Reportes – Movimientos – Movimientos

Po medio deen un rango de fechas

r l reporte de movimientos se puede obtener un detalle de los documentos registrados para


• Fecha Inicial - Final: Periodo para el cual se va a generar el reporte

• ntos de:

a los documentos registrados en Datos-Documentos

Movimie

- Contabilidad: List , excepto aquellos de tipo

presupuesto

Presupuesto: Lista solamente los documentos tipo presupuesto

- Cheques: Lista los documentos registrados en Datos-Cheques

-

• oncepto: Imprime el concepto de cada documento

• etalle por Línea: Imprime el detalle de cada línea del documento

• olo Inconsistencias: Imprime únicamente aquellos documentos desbalanceados

Hecho por: Imprime el nombre del usuario que hizo el registro del documento

- Detalle: Imprime los documentos en forma detallada

C D

S

•

• Tipo Despliegue:


- Tots x Doc.: Imprime solamente el monto total de los débitos y créditos del documento, sin

- Tots x Sigla: Imprime solamente el monto total de los débitos y créditos de la sigla, sin detallar

documentos • Moneda:

- Colones: Imprime todo el reporte en colones sin importar la moneda de registro del documento - Dólares: Imprime todo el reporte en dólares sin importar la moneda de registro del documento

- Moneda del Doc: Imprime en el reporte según la moneda de registro del documento

- Ambas: Imprime el reporte tanto en colones como en dólares

• Ordenado por:

- Número: El reporte se ordenará por Sigla+Número de Documento - Fecha: El reporte se ordenará primeramente por fecha y posteriormente por Sigla+Número de

Documento • Proyecto: Cuando se requiera imprimir solamente los movimientos de una compañía o unidad

operativa se puede indicar en este campo

Columnar

detallar cuentas contables.

: • Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla F9 se puede consultar la tabla de

documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se imprimirán todos los documentos • Descripción: Descripción de las sigla del documento seleccionado

Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

6.4. ta

• reporte

Reportes – Movimientos-Movimientos por Cuen

a para una cuenta o uList n rango de cuentas todos los documentos que la afectaron en un rango de fechas


• De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables a listar en el reporte

• Fecha Inicial-Final: Periodo para el cual se va a generar el reporte

odo

• Movimientos:

- Abiertos: Lista los movimientos registrados a partir del último cierre de peri

e periodo - Cerrados: Lista los movimientos registrados antes del último cierre d

•

able

lle por línea y referencia, solamente

o la referencia del documento

to

- Todos: Lista movimientos abiertos y cerrados

Totalizar documentos cerrados: Si está activo, muestra un total de los documentos históricos

• Detalle por línea: Imprime el detalle por línea del registro cont • Movimientos:

- Referencia o detalle (1 línea): Si el documento tiene detase listará la referencia.

- Referencia y detalle (2 líneas): Lista tanto detalle com

- Solo detalle: Lista solamente el detalle del documen

• oneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares M


6.5. Reportes – Movimientos - Movs. Por Periodo

Este e r porte es una combinación del reporte de movimientos y movimientos por cuenta, ya que

i definir un rango de cuentas y el tipo de documento que la afectó. perm te

• Nivel: El reporte se podrá generar a cualquier nivel, la cantidad de niveles depende de la

estructura del código (Tablas - Formato de Código) • De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables a listar en el reporte

Saldos: Muestra el saldo anterio• r, neto y actual, siempre y cuando en el tipo de documento esté definido 000 (triple cero)


Niveles Superiores: Si el reporte se está generado a uno o más niveles, esta marca hace que liste en panta

• lla las cuentas superiores al nivel seleccionado en el reporte

Ninguno: No detalla compañías o unidad operativa

pañías o unidad operativa

- Todos: Detalla todas compañías o unidad operativa • Nivel de Compañía: Indica a que nivel de compañía o unidad operativa se quiere listar en el

reporte • Orden por Compañía Si se habilita esta marca el reporte se ordenará por Compañía o Unidad

Operativa + Cuenta, caso contrario, se ordenará por Cuenta + Compañía o Unidad Operativa

unidades operativas superiores al nivel seleccionado en el reporte

Compañía: Código de la compañía que se quiere listar en el reporte.

No detalla documentos

o

on

Columna

• Incluir Compañías:

-

- Específico: Detalla una com

:

• Niveles Superiores: Si el reporte se está generado a uno o más niveles, esta marca hace que se

liste en pantalla las compañías o •


• Detalle por Línea: Imprime el detalle por línea del registro contable • Mostrar Documentos:

- Ninguno:

- Detallado: Detalla documentos

- Resumido: No detalla documentos, pero si totaliza por tipo o sigla de document • M eda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

r:

Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla F9 se puede consultar la tabla de • documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se imprimirán todos los documentos

• Descripción: Descripción de las sigla del documento selecci

onado

l-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

6.6.

• Num Iniciareporte Reportes – Movimientos-Movs. Por Clasificación


Cuando se habilita en las propiedade s de los documentos las clasificaciones por documento, se podrá enerar un reporte detallando los documentos para cada una de estas clasificaciones en un periodo

determinado.

g

• Desde - Hasta: Rango de las cl

asificaciones

• e por línea del registro contable

7 odo (comodines)

• el – Al: Rango de fechas Detalle: Imprime el detall

D

• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

6. Reportes – Movimientos-Movs. Peri.

Cuando se diseña un catálogo de cuentas de modo vertical donde las cuentas departamentales tienen la

isma codificación en los niveles inferiores se puede hacer uso de este reporte, el cual permite

0-00-00 Costos de Producción 0-01-00 Departamento de Corte

80-01-01 Salarios 80-01-02 Cargas Sociales 80-01-03 Materiales y Suministros 80-02-00 Departamento de Costura 80-02-01 Salarios 80-02-02 Cargas Sociales 80-02-03 Materiales y Suministros

magrupar las subcuentas. Ejemplo:

88



• Saldos: Muestra el saldo anterior, neto y actual, siempre y cuando en el tipo de documento esté

definido 000 (triple cero)

Niveles Superiores: Esta marca hace que se liste en pantalla las cuentas de nivel superior olumnar de Cuentas

• Detalle de Cuentas: Permite detallar las cuentas contable a último nivel •

C :

• e requiere el reporte, en caso de hacer uso de los comodines completar el nivel requerido con signos de pregunta, por ejemplo, si se desea listar

Cuenta: Código de la cuenta contable para la cual s

todas las cuentas de salarios, 80-??-01, todas las cuentas de cargas sociales, 80-??-02, etc.

• Descripción: Descripción de la cuenta contable indicada anteriormente

Columnar de Tipos de Documento:

Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla F9 se puede consultar la tabla de s

reporte

Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

• documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se imprimirán todos los documento

• Descripción: Descripción de las sigla del documento seleccionado • Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

•


6.8 Reportes – Movimientos-Detalle de Gastos.

Cuando se hace uso de los perceptores y beneficiarios, se puede listar un detalle de los movimientos registrados a cada uno de ellos, para un rango de cuentas determinado

• De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables a listar en el reporte

• De la compañía – a la compañía: Rango de compañías o unidades operativas a listar en el reporte • Desde – Hasta: Rango de perceptores o beneficiarios a listar en el reporte

Fecha Inicial - Final: Periodo para el cual se va a generar el reporte • Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

•


6.9. Reportes – Comparativo Saldos

itir un report istinto directorio de datos. Em e para diferentes periodos ya sea para el mismo o d

niveles depende de la estructura del código (Tablas - Formato de Código

• Nivel: El reporte se podrá generar a cualquier nivel, la cantidad de )

ntables a listar en el reporte

ar de tipos de documento

• De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas co Column :

F9 se puede consultar la tabla de documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se imprimirán todos los documentos

• Descripción: Descripción de las sigla del documento seleccionado • Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

reporte Columnar de directorios

• Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla

: • Directorio: Dirección que ubica los datos que se van a comparar

• Tipo Dato: La comparación se puede realizar para el saldo (saldo actual), débitos, créditos, neto y

anterior (saldo anterior)


• Fecha Inicial: Indica la fecha inicial del periodo a comparar

• Fecha Final: Indica la fecha final del periodo a comparar

• Título Columna: Campo editable por el usuario para escribir el título de la columna

• Moneda: Moneda de los datos a comparar 6.10. Reportes – Consulta por Detalle

Permite lis r línea del registro contable, vencimientos, etc.

tar documentos según sea el detalle po

• Buscar: Los documentos a listar en el reporte pueden tener la siguiente característica:

- Detalle por línea: Detalle del documento - Vencimientos: Fecha de vencimiento indicada en el campo referencia


- Aplicaciones: Aplicaciones a documentos (campo referencia)

- Saldos al descubierto: Documentos cuya referencia es Descubierto (Saldo) (Anticipos)

- Saldos en: Documentos aplicados a documentos no registrados

- Trámites de facturas: Documentos de trámite de facturas

- Aplicaciones a no existentes: Aplicaciones a documentos que ya no existen en el sistema

• Desde - Hasta: Se habilita indicar los rangos requeridos por el usuario para filtrar los documentos a listar en el reporte

• De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar la búsqueda


Subtotal x detalle: Habilitada esta marca se presentarán totales detalle contable

• totales desbalanceados: Listar el saldo neto cuando un sub-total del reporte quede esbalanceado entre débitos y créditos

• íneas separadoras de totales: Si quedan varios sub-totales seguidos, insertar líneas para


6.11. Reportes – Resumen de Docs.

• Subtotal x cuenta: Habilitada esta marca se presentarán totales por cuenta •

Neto end

Lsepararlos y visualizarlos mejor

•


Permite listar para una o varias cuentas contables los movimientos realizados por un tipo de umento en particular doc

• escripción: Descripción de la cuenta contable indicada anteriormente

Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del documento

• Cuenta: Código de la cuenta contable para la cual se quiere generar el reporte

D

• cheque sobre la cual se desea

realizar el reporte. Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

el reporte

- Documento: Imprime el detalle por línea del documento - Cuenta: Imprime la descripción de la cuenta contable

- Ninguno: No imprime detalla alguno

• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

Reportes – Antigüedad

• Desde – Hasta: Periodo para el cual se va a generar

• Incluir Detalle:

6.12.


Mediante este reporte se listan los vencimientos o saldos pendientes para las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. • Tipo de reporte:

- Antigüedad de Vencimientos: Detalla por cuenta las facturas pendiente de cobro y pago, así como los montos vencidos a la fecha de reporte. El rango de antigüedad se define en Tablas –Parámetros - Vencimientos/Intereses - Antigüedad/Vencimientos. La antigüedad se calcula con base a la fecha de vencimiento de cada documento

- Antigüedad de Saldos: Detalla por cuenta las facturas pendientes de cobro y pago, así como la

cantidad de días de vencimiento. El rango de antigüedad se define en Tablas –Parámetros - Vencimientos/Intereses - Antigüedad/Vencimientos. La antigüedad se calcula con base a la fecha de registro de cada documento

- Proyección de Cobro: Detalla por cuenta las facturas que se espera cobrar en periodos futuros

próximos. Los rangos de proyección de cobro se definen en Tablas - Parámetros - Vencimientos/Intereses - Cobro/Pagos

- Proyección de Pago: Detalla por cuenta las facturas que se deben pagar en periodos futuros

próximos. Los rangos de proyección de cobro se definen en Tablas - Parámetros - Vencimientos/Intereses - Cobro/Pagos

ía-unidad operativa, se

• l vendedor: Permite indicar el rango de vendedores a considerar para generar el

imientos y proyección

orte se emita por vendedor, muestra cada cuenta por vendedor

• et ientes e c

fe os

Solo Cuentas con Diferencias de Saldo: Lista en pantalla solamente las cuentas que presentan ue el monto total de los documentos no es equivalente al saldo de la

• Moneda: El reporte se podrá generar en Colones, Dólares o bien en la moneda de registro de cada documento

• Orden por: Este reporte se puede generar ordenado por cuenta contable, descripción de la cuenta

contable, vendedor o bien por compañía o unidad operativa

• De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el reporte

Subtotales por: En caso de que el reporte se ordene por vendedor o compañ• podrá generar subtotales en cualquiera de estas dos opciones

el vendedor - aD

reporte Fecha de Corte: Fecha límite con la cual se comparan los vencimientos y proyecciones de cobro y

pago •

• esumir Columnas: No lista los diferentes rangos de venc

R

• Detalle por Cuenta: Cuando el rep

D alle de Documentos: Detalla para cada cuenta contable los documentos que están pendobro o pago d

• Di rencias de Saldo: Indica cuando hay diferencias de saldos entre la suma de documentos y lsaldos actuales de las cuentas.

•

diferencia de saldo, es decir qcuenta


6.13. Reportes – Vencimientos

Con os los documentos pendientes de cancelación a una fecha determinada

el reporte de vencimientos se podrán listar tod

• Fecha Inicial - Final: Rango de fechas en la cual se determinará cuales documentos están

pendientes de cancelación Fecha de Corte: Fecha que permite determinar cuales documentos se encuentran vencidos

Detalle por Línea: Imprime el detalle por línea del registro contable

Orden por:

- Los documentos pendientes de cancelación serán ordenados por fecha de vencimiento

•

•

•

Fecha:


- Cuenta: Los documentos pendientes de cancelación serán por cuenta contable

- Unidad Operativa: Los documentos pendientes de cancelación serán ordenados por unidad

cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el reporte

Desde – Hasta: Rango de unidades operativas o compañías

Moneda:

s: Imprime todo el reporte en colones sin importar la moneda de registro del documento


olones como en dólares

6 1

operativa o compañía

• De la cuenta – a la cuenta: Rango de • Corte por Compañías: Permite agrupar los documentos por unidad operativa o compañía

•

•

- Colone

- Dólares: Imprime todo el reporte en dólares sin importar la moneda de registro del documento

- Ambas: Imprime el reporte tanto en c

. 4. Reportes – Monto Cobrado

Con este reporte se podrá determinar el monto cobrado de las ventas al crédito por vendedor, para con

ocer el monto de comisión a cancelar al vendedor


• eporte: El reporte se puede generar por Vendedor o Cobrador

Fecha de Recibos: Rango de fechas válido para la cancelación de las facturas al crédito

• Fecha de Facturas: Periodo para delimitar sobre cuales facturas de venta se desea calcular el monto cobrado

• iere calcular la comisión Columna

R

•

Del vendedor – al Vendedor: Rango de vendedores a quienes se le qu

r de rangos de cuentas:

entas por cobrar sobre las cuales se quiere calcular el monto r

• Descripción: Descripción de las cuentas contables indicadas anteriormente • Total por Cuenta: Muestra el subtotal cobrado por cuenta contable

• Detalle: Lista los documentos cobrados

• Incluye Facturas Vencidas: Incluir facturas vencidas a la fecha del reporte

Incluye Fecha de Factura: Imprime la fecha de la factura de venta

olumnar de tipos de documento

• Cuenta Inicial – Final: Rango de cucob ado

•

• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares C :

Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla F9 se puede consultar la tabla de e imprimirán todos los documentos

eleccionado

ico que delimita los documentos a listar en el

.15.

•

documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) s • Descripción: Descripción de las sigla del documento s • Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumér

reporte 6 Reportes – Libro Bancos

Lista los os de la cuenta de banco en un rango de fechas y el saldo correspondiente posterior

movimienta cada registro


• Fecha Inicial - Final: Rango de fechas del reporte

• caria de la cual se quiere listar los movimientos

Imprime el concepto del registro contable

• on .16.

Cuenta: Cuenta ban

• Concepto:

M eda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

Reportes – Presupuestos - Presupuesto 6

on este reporte se podrá detallar la ejecución presupuestaria tanto para ingresos como egresos, para

dife

Crentes rangos de fechas


• Nivel: El reporte se podrá generar a cualquier nivel, la cantidad de niveles depende de la

estructura del código (Tablas - Formato de Código)

De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el reporte

mpañía: Rango de unidades operativas o compañías

• Fecha Inicial - Final: Rango de fechas del presupuesto, se pueden ingresar diferentes rangos de fechas para cada fila

•

obregirado

rcentual del disponible

iferentes cuentas contables


• • De la compañía - a la co

• Presupuesto: Listará en el reporte la columna con el monto presupuestado

Acumulado: Listará en el reporte la columna con el monto gastado o ingresado

• Disponible: Listará en el reporte la columna con el monto de presupuesto disponible o s • Porcentaje: Listará en el reporte la columna con la representación po • Detalle: Muestra el detalle de documentos que afecta las d

•


• Orden por:

- General: El reporte no detalla Compañía o Unidad Operativa - Compañía: El reporte se ordenará por Compañía o Unidad Operativa + Cuenta

- Cuenta: El reporte se ordenará por Cuenta + Compañía o Unidad Operativa

6.17. Reportes – Presupuestos - Presupuesto Anual

A diferencia del reporte anterior, el presupuesto anual lista para un rango de meses el detalle presupuestario, listando el saldo anterior, presupuesto para los rangos de meses referenciados por el usuario y saldo disponible

• De la compañía - a la compañía: Rango de unidades operativas o compañías


• Mes Inicial - Final: Rango de meses para los cuales se quiere generar el reporte


• Imprimir a Partir del Mes: Número de mes a partir del cual se listará el presupuesto en el reporte • Detalle por Cuenta: Detalla las cuentas contables a último nivel • Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares

6.18. Reportes – Estados - Estados de Cuenta

ste reporte requiere el previo diseño del formato de impresión (estado de cuenta) por parte del E

usuario mediante el Generador de Documentos. Su función es mostrar un detalle de los documentos udados por el clieade nte.

Archivo: Ruta completa y nombre del archivo que tiene el formato del estado de cuenta

•

•

: Permite buscar el archivo que se desea imprimir • De la cuenta – a la cuenta: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el reporte


• Fecha Inicial - Final: Rango de fechas de los documentos que se quieren listar en el estado de cuenta

Corte de Aplicaciones: Fecha límite para determinar cuales documentos están pendientes de cobro

Solo Vencimientos: Lista en el reporte solamente las facturas están pendientes de cobro y además vencidas según la fecha de Corte de Aplicaciones

•

• Solo Pendientes: Lista en el reporte solamente las facturas pendientes de cobro •

• Solo Facturas Marcadas: Esto es para • Saldos al Descubierto: Lista los documentos que presenten saldo al descubierto • Moneda:

- Colones: Imprime todo el reporte en colones sin importar la moneda de registro del documento

el documento

6.19. os

- Dólares: Imprime todo el reporte en dólares sin importar la moneda de registro d

- Solo Colones: Lista únicamente los documentos registrados en colones

- Solo Dólares: Lista únicamente los documentos registrados en dólares

Reportes – Estados - Estados Financier

Opc n pió ara configurar y generar estados financieros de formato fijo

Botones:


Botón Función

Agregar nueva cuenta, unidad operativa-compañía

Permite buscar el archivo para cargar el estado financiero

Guardar cambios

Insertar fila

Eliminar unidad operativa-compañía

Muestras los campos a listar en el estados financiero

Permite configurar el encabezado de estado financiero

Define los rangos de fechas para los estados financieros

Accede a la consulta de cuentas

Imprime el estado financiero

Operador matemático para sumar

Operador matemático para restar

Operador matemático para multiplicar

Operador matemático para dividir

Operador matemático para aplicar porcentaje • Código, descripción, débitos, créditos, saldo neto, saldo actual: Campos que listarán en el estado

financiero, su posición puede variar según las necesidades del usuario, incluso se puede repetir algún campo para hacer un comparativo mediante el botón

6.20. Reportes – Est. Cta. Formato Fijo


Genera un estado de cuenta con formato predefinido para los diferentes clientes en un rango de fechas. • Fecha Inicial - Final: Rango de fechas de los documentos que se quieren listar en el estado de

cuenta


• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares 6.21. Reportes – Revisión de Cheques

Permite imprimir un reporte con los cheques registrados en Datos-Cheques para la revisión previa antes de la impresión definitiva de estos documentos

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del documento cheque de la cual se quiere imprimir

el reporte. Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado directamente con la sigla de cheque seleccionada anteriormente y definida en Tablas – Parámetros - Bancos

•

Rango por Número: Con esta marca la impresión de los cheques a revisar será definida por un

Número Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir

Rango por Fecha: Con esta marca la impresión de los cheques a revisar será definida por un rango

•

rango numérico

• •

de fechas

Fecha Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir •


6.22. Reportes – Emisión de Documentos

Una vez revisados los cheques se procede a la impresión de los mismos mediante esta opción de reporte


el reporte. Presionando el botón se despliegan las diferente nes de los documentos existentes para la posi

s descripcioble selección por parte del usuario.

Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado directamente con la sigla de cheque seleccionada anteriormente y definida en Tablas - Parámetros - Bancos

•

Rango por Número: Con esta marca la impresión de los cheques a revisar será definida por un

revisar se

Fecha Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir

•

rango numérico

• Número Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir

• Rango por Fecha: Con esta marca la impresión de los cheques a rá definida por un rango de fechas

•


6.23. Reportes – Cheques Emitidos

Permite generar un reporte con los cheques impresos, para este reporte el cheque puede estar aplicado (Datos-Documentos) o bien sin aplicar (Datos-Cheques)


el reporte. Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado directamente con la sigla de cheque seleccionada anteriormente y definida en Tablas – Parámetros - Bancos

• Rango por Número: Con esta marca la impresión de los cheques a revisar será definida por un

rango numérico

• Número Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir

s a imprimir pueden estar:

- Sin Aplicar: Lista solamente los cheques que se encuentran registrados en Datos-Documentos

• Rango por Fecha: Con esta marca la impresión de los cheques a revisar será definida por un rango

de fechas

• echa Inicial – Final: Rango de cheques a imprimir

F

Los cheque - Aplicados: Lista solamente los cheques que se encuentran registrados en Datos-Cheques


- Ambos: Lista los cheques Aplicados y Sin Aplicar 6.24. Reportes – Documentos

rm ngo de fechas todos los campos de los documentos registrados, para realizar v

Pe ite listar para un rare isiones filtradas de los movimientos.

• Fecha Inicial – Final: Rango de documentos a listar en el reporte

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del documento que se quiere imprimir el reporte.

Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• ovimientos:

M

- Abiertos: Lista los movimientos digitados en Datos - Documentos - Cerrados: Lista los movimientos digitados en Datos – Docs. Historia

- Todos: L

spliega la siguiente ventana:

ista tanto movimientos abiertos como cerrados

Al confirmar los parámetros del reporte y generarse el mismo se de



• Número: Número de documento. • Línea: Número de línea del documento. • Fecha: Fecha del documento.

Descripción: Descripción de la cuenta.

e tipo Corriente (Fecha de vencimiento, documento

• Moneda: Moneda de registro, nacional (Colones) o extranjera (Dólares). • Estado: Estado del documento, Abierto (del periodo vigente), Cerrado (anterior al último cierre de

• Cuenta: Código de cuenta. • • Detalle (Español): Detalle en español. • Detalle (Inglés): Detalle en inglés. • Referencia: Referencia para cuentas d

aplicado, saldo al descubierto).

periodo). • Origen: Módulo de enlace Windows Suite donde se originó el documento (Contabilidad,

Inventarios, Planillas, etc)

ones). Los montos al debe aparecen positivos, los montos al haber aparecen negativos.

Monto Dólares: Monto en la moneda extranjera (Dólares). Los montos al debe aparecen positivos, los montos al haber aparecen negativos.

. • Monto Colones: Monto en la moneda nacional (Col

•


• Tipo de Cambio: Tipo de cambio de la línea del documento.

• : Seleccionar las columnas que se despliegan en el reporte, el orden de despliegue y filtrar por rangos de valores en sus campos. Se despliega la siguiente ventana:

Hasta: Rango de valores (inicial – final) que se desea que aparezcan en el reporte.

rario, no aparece.

P ara efectos de ordenamiento. 0: No se considera para ordena ía de ordenamiento. Por ejemplo, en la pantalla que se muestra, Estado aparece con 1, Número con 2 y Línea con 3, esto significa que el reporte aparece ordenado por Estado + Número + Línea.

no aparece.

•

• Columna: Nombre de la columna del reporte • Desde –

• Mostrar: Si está activo (marcado) la columna aparece en pantalla, caso cont

• rioridad: Prioridad de la columna p

miento. 1,2,3,…: Jerarqu

• Imprimir: Si está activo (marcado) la columna aparece en el reporte, caso contrario,

: Aceptar los cambios en la configuración del reporte y regresar a la ventana del reporte.

• : Ignorar los cambios en la configuración del reporte y regresar a la ventana del reporte.

• : Emitir reporte de los datos que se muestran en pantalla. Antes de emitir el reporte le ofrece al usuario la siguiente ventana de configuración:


• Título: Título para el reporte.

Orientación del papel: Orientación del papel al imprimir, vertical u horizontal.

Colu el ancho (en caracteres) para cada una d

•

•

• mna / Ancho: Nombre de la columna del reporte y

e ellas.

: Confirmar la configuración y emisión del reporte.

• : Cancela la emisión del reporte y regresa a la ventana anterior. .25. Reportes – Bitácora – Bitácora6

Tod erar (agregar, modificar o eliminar) información es registrada en la bitácora del sistema. El reporte de bitácora tiene como objeto permitir a la administración o a la

a acción del usuario que signifique alt

auditoría dar seguimiento a estas operaciones.


os campos disponibles para este reporte son:

echa: Fecha al momento del registro del documento.

ora: Hora al momento del registro del documento.

e

umento: Número del documento a listar en bitácora.

l Doc.: Fecha con la cual se guardó el documento.

Cuenta del Doc.: Cuenta contable que está en el documento

001= Crear documento. 002= Modificar documento. 003= Eliminar documento.

6.26. Reportes – Bitácora – Documentos Generados

L

F

H

Tipo de Dato: Permite listar el reporte según sea el tipo de dato:

A= Activos. D= Documentos. O= Operaciones.

Cu nta: Código de la cuenta contable Doc

Fecha de

Operación: Para cada opción, se permite seleccionar la operación específica que significa un cambio en la información del sistema:


Permite generar el reporte de bitácora para diferentes rangos y tipos de documento

• Fecha Inicial – Final: Rango de documentos a listar en el reporte

• Usuario: Nombre del usuario para quien se quiere generar el reporte de bitácora

• Orden por: El reporte se podrá ordenar por número, registro, cuenta o descripción

• Desde - Hasta: Este campo varía según sea la selección anterior ORDEN POR y permite definir un

valor inicial y final Moneda:

Dólares: Imprime todo el reporte en dólares sin importar la moneda de registro del documento

•

- Colones: Imprime todo el reporte en colones sin importar la moneda de registro del documento -



- Ambas: Imprime el reporte tanto en colones como en dólares

Columnar de tipos de documento:

mento seleccionado

.27. Reportes – Tributación Directa – Rubros

• Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con la tecla F9 se puede consultar la tabla de documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se imprimirán todos los documentos

• Descripción: Descripción de las sigla del docu

• Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

reporte 6

Cuando está en uso los perceptores y beneficiarios se podrá listar el reporte con la información para el formulario D.151 de la Administración Tributaria

• Rubro: Rubro de tributación que se desea consultar


• Desde – Hasta: Rango de perceptores o beneficiarios a listar en el reporte

• Fecha Inicial - Final: Periodo para el cual se va a generar el reporte • Periodo Anterior: Cuando la información a listar en el reporte se encuentra en dos directorios de

datos, aplica para las empresa que tienen como periodo fiscal el año natural • Fecha Inicial - Final: Periodo del cual se quiere agregar la información • Directorio: Directorio de datos del cual se quiere agregar la información • Buscar: Permite definir el directorio de datos • Detalle: Lista los documentos que afecta a cada uno de los perceptores y beneficiarios

• Solo TD: Lista en el reporte solamente aquellos perceptores y beneficiarios que califiquen para ser

reportados en el formularios D.151 de la Administración Tributaria

• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares 6.28. Reportes – Tributación Directa – Docs. Sin Rubro - Beneficiario

Pe ite listar un reporte con los documentos y cuentas contables que no tengan asignado el rm rubro de tributación o el beneficiario


• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del documento que se quiere imprimir en el reporte.

Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• Desde – Hasta: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el reporte • Fecha Inicial - Final: Periodo del cual se quiere listar la información

• Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares 6.29. Reportes – Compañías – Desbalance de Documentos

Lis a de documentos desbalanceados entre compañías. t

Fecha Inicial - Final: Periodo del cual se quiere listar la inf• ormación

lu

Moneda: El reporte se podrá generar el Colones o Dólares•

o mnar de tipos de documentoC :

Tipo: Sigla del documento que se quiere imprimir, con • la tecla F9 se puede consultar la tabla de

primirán todos los documentos

Descripción: Descripción de las sigla del documento seleccionado

documentos. Si el tipo es 000 (triple cero) se im •


• Num Inicial-Final: Rango numérico o alfanumérico que delimita los documentos a listar en el

7. Menú Operaciones

reporte

7.1. Operaciones – Cierre de Periodo

Una vez realizado el cierre de cuentas de resultados, se procede al cierre de periodo, proceso que elimina todos los documentos con fecha igual e inferior a la indicada por el usuario y actualiza el saldo anterior de rrer este proceso es de vital importancia realizar un respaldo para rec e rante el cierre

todas las cuentas, antes de coup rar los datos en caso de algún error du

• Fecha: Fecha a la cual se realizará el cierre. Los movimientos cuya fecha sea menor o igual a esta,

serán cerrados.

• Eliminar documentos de presupuesto: Si selecciona este campo eliminará los documentos tipo presupuesto

• Respaldar: Realiza una copia de los datos antes de proceder con el cierre de periodo • Directorio - Buscar: Si la opción Respaldar está habilita se podrá definir en cual directorio se desea

realizar la copia de datos, mediante el uso del botón Buscar


7.2. Operaciones – Cierre de Cancelados

ierre de periodoEl c no elimina los documentos de las cuentas tipo Corriente, sino que los pasa a ocumentos históricosd , tanto documentos pendientes de cobro/pago, como documentos cancelados y s nta de clientes y oveedores de aquellos documentos ya cancelados, y por consiguiente, liberar el espacio en disco que

su respectivos abonos y cancelaciones. Si se desea “limpiar” el estado de cueprocupan, se procede a ejecutar un cierre de cancelados.

• Fecha: Fecha a la cual se efectuará el cierre de cancelados

.3. Operaciones – Cierre de Históricos7

El cierre de periodo no elimina los documentos de las cuentas de tipo Histórico, sino que los pasa a documentos históricos. Si se desea eliminar estos documentos y liberar el espacio en disco que ocupan, se utiliza el cierre de históricos.

Una vez dig ar la tecla OK se muestra la siguiente ventana:

nto será eliminado. Si la cuenta a conciliados

• Cuenta: Código de la cuenta contable a la cual se le aplicará el cierre de históricos

itada la cuenta y presion • limina: Si se encuentra activa (marcada) indica que el documeE

la cual se le practica el cierre de históricos es una cuenta bancaria, los movimientos previamente aparecen marcados.


Al hacer click-derecho en la columna Elim., aparece el siguiente menú:

- Marcar Todos: Seleccionar todos los documentos para ser eliminados - Desmarcar Todos: Limpiar la lista de documentos a ser eliminados

smarcados

el cursor se mantiene en la columna Elim. y avanza a la a celda

nto: Información de los documentos históricos de la

4

- Invertir Selección: Desmarcar los documentos marcados y marcar los documentos de

- Marcado Rápido: Al activar esto,

siguiente fila al marcar/desmarcar un • Cuenta, documento, detalle, fecha, mo

cuenta seleccionada para el cierre. 7. Operaciones – Cierre de Cuentas.

Cierre automático de las cuentas de resultados una (cierre de año fiscal: limpiar las cuentas de

es/pérdidas del periodo). Este proceso crea un documentoresultados contra la cuenta de utilidad de que pueden ser eliminadoscierre para cada moneda, documentos en caso necesario.

Al ejecutar esta opción, el programa ofrece la siguiente ventana:


• Contra cuenta Colones: Cuenta (utilidad/pérdida del periodo) contra la cual se cerrarán los

resultados en la moneda nacional (colones)

Fecha: Fecha a la cual se realizará el cierre de cuentas

• etalle Inglés: Detalle por línea del asiento contable en inglés

• contable que se quiere cerrar. Si se especifican cuentas de primer nivel el cierre se hace para todas sus sub-cuentas

• Descripción: Nombre de la cuenta contable

Documento Colones: Número de documento que se creará en la moneda nacional (Colones)

cu a extranjera (Dólares)

• Contra cuenta Dólares: Cuenta (utilidad/pérdida del periodo) contra la cual se cerrarán los

resultados en la moneda extranjera (dólares) •

• Detalle español: Detalle por línea del asiento contable en español

D

Cuenta: Código de cuenta

• • Do mento Dólares: Número de documento que se creará en la moned


7.5. Operaciones – Aplicaciones

Mediante esta opción se podrán realizar modificaciones a las referencias registradas de los documentos tipo vencimiento, aplicación y doble, o cambiar el detalle de cualquier documento.

Aplicar saldos al descubierto• : Permite hacer aplicaciones a los mentos que presenten saldos

io docu

al descubierto, la importancia de esta opción es que no genera diferencial cambiar

• Aplicar saldos en documentos no existentes: Permite aplicar a documentos que aún no han sido registrados en el sistema (cambiar una referencia “Saldo Descubierto” a “Saldo XXX-99999999”).

• Reversión de saldos en documentos no existentes: Cuando se encuentran aplicaciones a un

documento que no exista se podrá cambiar la referencia a saldo descubierto mediante esta opción

licaciones: • Reversión de ap Permite quitar la aplicación a un documento dejando como referencia

o saldo descubiert • Cambio de detalle: Permite cambiar el detalle por cada línea del asiento contable

Cambio de referencia • : Permite cambiar la referencia de vence a aplica y viceversa • Cuenta: Cuenta contable sobre la cual se quiere aplicar el movimiento


Aplicar saldos al descubierto: En pantalla se mostrarán todas las facturas con saldo al descubierto a las cuales se les quiera cambiar la referencia mediante la aplicación a una factura pendiente.

Al p sire onar el botón se muestra una ventana con las facturas pendientes de cancelación ales se le puede realizar un abono o cancelación a las cu

l presionar el botón A se muestra una ventana donde se ingresará el monto de la

aplicación


Aplicar saldos en documentos no existentes:

Al hacer click en el botón el, cuya referencia es “Saldo XXX

sistema busca todos aquellos documentos de las cuentas indicadas -99999999” donde XXX-99999999 son documentos que al mo e to taban registrados en el sistema, y para aquello ya han sido egis 9999”. Reve ión de

m n de registrar la referencia no es s que r trados, los aplica, es decir, cambia la referencia a “Aplica XXX-9999

rs saldos en documentos no existentes:

l ha er click en el botón el sistema busca todos aquellos documentos de las cuentas 9 donde XXX-99999999 son documentos que al

i sistema, y para aquellos que aún no aplicación, es decir, cambia la referencia a “Saldo Descubierto”.

ión de aplicaciones:

A cindicadas, cuya referencia es “Saldo XXX-999999 9”

omento de registrar la referencia no estaban reg strados en el mhan sido registrados, reversa la Revers

na talla todos los documentos de la cuenta contable que aplican a algún otro ocu or en la línea sobre la cual se desea efectuar el cambio y presionar el

botón

U vez que se listan en pan

mento, se posiciona el cursd

y la referencia pasará a ser saldo al descubierto

lle: ambio de detaC

Una la todos los documentos que afectan a la cuenta contable, posicionado en la

línea so

vez se listan en pantal

para poder ingresar el bre la cual se desea efectuar el cambio presionar el botón nuevo detalle de la línea


Cambio a: de Referenci

Una z

línea so ar el botón

ve se listan en pantalla todos los documentos que afectan a la cuenta contable, posicionado en la

bre la cual se desea efectuar el cambio presion se accede a la ventana para to

cambiar la referencia del documen


.6. Operaciones – Agregar 7

Esta permite agregar cuentas contables, tablas de documentos y documentos (abiertos, cerr

operación ados y cheques) desde otros directorios de datos con estructuras idénticas al directorio actual

•

agre

•

Directorio fuente - Buscar: Ruta completa donde se encuentran los documentos y cuentas a gar

Fecha Inicial - Final: Rango de fechas para delimitar los documentos a agregar


• Tipo Documento: Sigla del documento que se quiere agregar. Presionando el botón se pliegan las diferentes dedes scripciones de los documentos existentes para la posible selección por

•

parte del usuario.

Documentos: Agrega solo los movimientos registrados en Datos - Documentos y Datos – Docs.Historia

heques: Agrega solo los movimientos registrados en Datos - Cheques • C • mbos: Agrega documentos y cheques • Solo documentos activos: Si se marca esta opción los documentos a agregar serán aquellos

registrados posteriormente al último cierre de periodo

A

. • Sustituye documentos: Al marcar esta opción reemplazará documentos que se estén agregando y

existan en el directorio actual • Agrega cuentas: Cuando se marca esta opción se agregarán las cuentas que existan en el directorio

origen y no existan en el directorio actual • Sustituye descripciones: Actualiza las descripciones en caso de que sean distintas en el directorio

fuente

eemplaza la tabla de documentos • Sustituye tablas: Agrega o r de acuerdo a la información del

.7. Operaciones – Importar

directorio fuente 7

Importar asientos contables así como el catálogo de cuentas que se originen en otras aplicaciones como hojas electrónicas u otros sistemas contables.


• Cuentas: Indica que se importará el catálogo de cuentas

• Archivo - Buscar: Dirección donde se encuentra el archivo delimitado por comas (*.csv) • Importar saldos: Indica que además de las cuentas contables se importarán los saldos

• : Muestra la estructura requerida para importar el catálogo de cuentas

• : Muestra la estructura requerida para importar documentos • Documentos: Indica que se importarán documentos • Código de cuenta: Indica que en el archivo de importación se está utilizando como identificación

contable el código de cuenta, el código alterno o bien la equivalencia • Recalcular tipo de cambio: Indica que se asigne el tipo de cambio según la fecha y los registros en

la tabla de tipos de cambio y el tipo de cambio asignado a cada cuenta • Balanceo automático: En caso de que el asiento contable esté desbalanceado incluirá la cuenta de

balance • Cuenta de balance: Cuenta contable para balancear los asientos contables 7.8. Operaciones – Exportar

Permite exportar el catálogo de cuentas y los documentos a archivos de texto para ser cargados en hojas electrónicas, documentos u otras aplicaciones.


• Directorio - Buscar: Dirección donde se guardará el archivo delimitado por comas (*.csv)

• Cuentas: Indica que se exportará el catálogo de cuentas • Códigos: Rango de cuentas a exportar • Niveles: Indica hasta que nivel de las cuentas se quiere exportar • Saldos: Permite exportar el saldo:

- Actual: Saldo al momento de la exportación

- Periodo: Saldo según el rango de fechas indicado por el usuario

Fechas: Aplica cuando los saldos a exportar son por Periodo y su función es definir el rango de

: Indica cuales de las cuentas contenidas en el documento se quieren exportar

•

Tipo de Exportación:

Tamaño Fijo: No tiene separador alguno y cada columna tiene longitud fija

.9. Operaciones – Cambio de Código – Genera Cuenta Nueva

•

fechas en que debe calcularse el saldo

• Documentos: Indica que se exportarán los documentos

• Números: Rango de documentos a exportar • Códigos • Fechas: Delimita el rango de fechas de documentos a exportar

Archivo: Nombre del archivo a exportar

•

- Delimitada: Campos separados por comas (,) o punto y coma (;) -

7


Esta oper ambio de código a cuentas contables y traslada todos los movimientos de la cuen a a table • C en go que va a ser cambiado. Obviamente debe estar registrad

• C en cuenta anterior, dicho código no pued 7.10 O de Código – Traslado de Saldos

ación permite el ct un nuevo código con

u ta anterior: Códi o.

u ta nueva: Código que se va a asignar a la e existir

. peraciones – Cambio

Traslado de saldos y movimientos de una cuenta existente a otra cuenta existente.

• Cuen : Cuenta origen de los saldos y movimientos. Debe existir. • en a destino de los saldos y movimientos. También debe ex 7.11 Operaciones – Eliminar Documentos

ta Fuente

Cu ta Destino: Cuent istir.

.

documentos Permite registrados o bien un tipo particular de docum ara un rang mento.

eliminar todos los ento po de fechas o un rango de números de docu


• Tipo Documento: Sigla del documento que se quiere eliminar. Presionando el botón se

registrados después

despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• Solo activos: Si se marca esta opción los documentos a eliminar serán aquellos del último cierre de periodo, caso contrario elimina tanto documentos abiertos como cerrados que

• Rango de fechas: Si está marcado, se eliminan documentos evaluando un rango de fechas • Fecha Inicial – Final: Rango de fechas que delimita los documento a eliminar

arcado, se eliminan documentos evaluando un rango de números

• Número Inicial – Final: Rango de documentos a eliminar

7.12. Operaciones – Desmarcar Conciliados

cumplan con los rangos de fechas ó números establecidos

• Rango por Número: Si está m

Desmarca documentos conciliados de una cuenta, lo cual puede ser necesario cuando se elimina alguna conciliación o se copia algún archivo de conciliación de otro directorio de datos.


• C en e la cuenta bancaria cuyos documentos se desea desm r como nci

• F ch go de fechas que delimita los documento a desmarcar 7.13 O

u ta: Código contable d arcaco liados

e a Inicial – Final: Ran

peraciones – Borrar Cheques .

Eliminar grupos de cheques que, de previo a su impresión, se decida que no van a ser emitidos.

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del cheque que se quiere eliminar. Presionando el

botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

Rango por Número: Con esta marca los cheques a eliminar serán definidos por un rango numérico

• N me ngo de cheques a eliminar • ang sta marca los cheques a eliminar serán definidos por un

• ch de fechas que delimita los cheques a eliminar

•

ú ro Inicial – Final: Ra

R o por Fecha: Con e rango de fechas

Fe a Inicial – Final: Rango


7.14. Operaciones – Anul./reimp. cheques

Cuando se imprimen cheques en lote, pueden ocurrir errores en la impresión por los cuales se dañe(n) algún(os) formulario(s) cuyo(s) cheque(s) sea necesario reimprimir posteriormente en otro(s) formulario(s), y al detener el proceso, que quede(n) algún(os) cheque(s) pendiente(s) de impresión. Además, por razones de corte operativo, puede ser necesario anular uno o más cheques que ya han sido impresos. Este proceso requiere que los cheques no hayan sido aplicados.

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla de cheques que se quiere anular-reimprimir.

Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para selección por parte del usuario.

• Rango por Número: Con esta marca los cheques a anular-reimprimir serán definidos por un rango numérico

• Número Inicial – Final: Rango de cheques a anular-reimprimir

r un rango de

Fecha Inicial – Final: Rango de fechas que delimita los cheques a anular-reimprimir

• Rango por Fecha: Con esta marca los cheques a anular-reimprimir serán definidos po

fechas

•


En pantalla, aparece la lista de cheques en proceso (número de cheque, beneficiario y monto), y el

ario puede asignar diferentes estados: u su

pr rrectamente, y además, va a ser entregado a su beneficiario y

• Anulado: El cheque pudo haber sido impreso correctamente o no, o no impreso del todo, y se ha tomado la decisión de NO emitirlo, por tanto no será aplicado contablemente y su formulario será marcado como “NULO”.

• Reasignado: Cuando se e tá imprimiendo un cheque, un error de impresión produce que el

formulario que le correspondía se dañara, por lo que dificilmente sería recibido por el banco. El

será asignado al siguiente número consecutivo de formulario disponible.

un error de impresión, es normal que el usuario que está a ues pendientes de ser impresos.

em

• Im eso: El cheque se imprimió copor tanto, aplicado contablemente.

s

pago que especifica ese cheque siempre debe realizarse por lo que debe ser impreso en otro formulario. Entonces, se reasigna el cheque, con lo cual el número correspondiente al formulario dañado quedará NULO, y el pago

• No Impreso: Igualmente, al ocurrir

cargo del proceso, detenga la impresión, por lo que quedan cheq j ploE :

n a lista de cheques en la ventana que se desplegó como muestrE

l a, supóngase lo siguiente:

• CH-5358: fue impreso correctamente y se va a entregar y aplicar se marca con estado Impreso. • CH-5359: fue impreso correctamente, pero se determina que el pago no correspondía, por tanto

no se va a entregar se marca con estado Anulado. • CH-5360: su formulario lo arruinó la impresora, debe ser impreso nuevamente se marca con

estado Reasignado, lo cual producirá que el número CH-5360 quede anulado y sea trasladado, en este caso al CH-5362 CH-5361: al arruinarse l CH-5360, el usuario detuvo el proceso y quedó pendiente de imprimir • ese marca con estado No Impreso.


Al ejecutar en la lista, el sistema aplica los cambios indicados y genera el siguiente porte: re

Esto end la siguiente impresión de cheques t rá como efecto, que en , se imprima5361 (Acu 7.15 O a Cheques

n únicamente el CH-eductos…) y el CH-5362 (Compañía…).

. peraciones – Aplic

Cuando el cheque tenga estado impreso o anulado, podrá entonces aplicarse lo cual lo convierte de un cheque en proceso a un documento contable afectando entonces los saldos de las cuentas

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla del cheque que se quiere aplicar. Presionando el

botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

• Rango por Número: Con esta marca los cheques a aplicar serán definidos por un rango numérico

• Número Inicial – Final: Rango de cheques a aplicar


• Rango por Fecha: Con esta marca los cheques a aplicar serán definidos por un rango de fechas

• Fecha Inicial – Final: Rango de fechas que delimita los cheques a aplicar 7.16. Operaciones – Solicitud Cheque

Conversión de solicitudes de cheque en cheques, evitando así la redigitación del documento

Sigla de Solicitu d: Permite seleccionar la sigla de solicitud de cheque• que se quiere aplicar.

Presionando el botón se despliegan las diferentes descripciones de lpara la posible selección por parte del usuario.

os documentos existentes

amente con la sigla de solicitud de seleccionada anteriormente y definida en Tablas - Parámetros - Bancos

Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado direct• cheque

• Sigla de Cheque: Permite seleccionar la sigla de cheque que se quiere crear. Presionando el botón

se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible

sigla de cheque

seleccionada anteriormente y definida en Tablas - Parámetros - Bancos

selección por parte del usuario.

• Cuenta: Código de la cuenta contable, está relacionado directamente con la

Fecha: Fecha con la cual se crearán los cheques

d s parámetros y presionado la botón

•

Una vez efinidos lo se listan las solicitudes pendientes de aplica podrá marcar cuales solicitudes quiere convertir en ch o el documento en la columna Generar

r, donde el usuario eque seleccionand


7.17. Operaciones – Diferencial Cambiario

Mediante esta operación se actualizan los saldos de las cuentas en colones y dólares. Este diferencial aplica solamente para aquellas cuyo Tipo de Cambio esté definido como Especial.


• Fec • Solo ente, en cuentas de tipo Corriente, por

motivos de redondeo, pueden quedar documentos cancelados en una moneda, pero en la otra on un saldo despreciable (0.01, 0.02). Si se marca esta opción, el sistema NO genera

diferenciales cambiarios como tales, si no que genera documentos de ajuste para cancelar esos saldos insignificantes.

• erior y permite especificar el monto de saldo que se considera insignificante. Al hacerlo, el sistema cancela los documentos que estén

n un saldo menor al especificado aquí.

• Con p

• Dife n contables para diferencial cambiario, se

ha: Fecha de cálculo y registro del diferencial cambiario

Facts. Canceladas en alguna Moneda: Eventualm

quedar c

Cancelar saldos menores a: Funciona relacionado al ant

cancelados en una moneda y en la otra tenga

ce to: Concepto del documento

re cial cambiario para Débitos / Créditos: Cuentasdefinen en Tablas – Parámetros - Documentos

• Agr acup ión Ajuste: Clase de Tipo de cambio a utilizar para realizar el ajuste cambiario.

• Tipo de Cambio: Monto del tipo de cambio de la fecha de registro contable, se actualiza en Datos -Tipo des Cambio

• Mon el primer caso y Dólares en el segundo caso.

• lares: Número del documento que se creará para los ajustes cambiarios en la moneda respectiva

• Detalle: Detalle por línea del documento 7.18. Operaciones – Intereses Moratorios

Cuentas y Documentos Colones-Dólares: Indica si se ajustan las cuentas y documentos cuya eda de registro sea Colones en

Documento Colones – Dó


Cálc lo y registro de intereses moratorios a Cuentas por Cobrar a una fecha, para aquellos clientes que tengan defi po de intereses en Datos – Cuentas - Clientes-Proveedores -

unido que se les cobra este ti

Intereses Moratorios • Fecha d

• Cuenta interese

e Corte: Fecha a la cual se hará el cálculo de intereses

Inicial – Final: Rango de cuentas contables sobre las cuales se debe realizar el cálculo d el s

• Cliente-Proveedor: Nombre del cliente a quien se le está calculando los intereses moratorios

• gla cumento a utilizar para realizar el registro contable • Fecha de Corte: Fecha de corte para el cálculo de los intereses • Resumido por Cuenta: Genera un solo documento con el monto total de los intereses, caso

contrario genera un documento por cada factura pendiente atrasada • Cliente-Proveedor: Cuenta del cliente a quien se le está calculando los intereses moratorios • Documento: Número de factura que adeuda el cliente • e la factura • Fecha de Corte con la Fecha de

Vencimiento (días de morosidad de cada documento)

Monto Factura: Monto original (inicial) de la factura

Saldo Factura: Saldo actual de la factura

Cuenta de Ingresos: Cuanto contable de ingreso por intereses •

Si para Generar Vencimientos: Tipo de do

Vence: Fecha de vencimiento d

Días: Cantidad de días resultantes de la diferencia de la

•

•


• Por

Interés Cobrado: Monto de intereses cobrados • Tot

7.1 s/Proveedores)

centaje Interés: Porcentaje de interés aplicado al cliente

•

al: Monto total de los intereses moratorios

9. Operaciones – Trasferencias Bancarias - Generar Transferencia (Cliente

Una vez ing sferencias en Datos - Chequesresadas las tran , se procede a la generación del archivo para realizar t cia bancaria, los parámetros a definir para pode hacer uso de esta opción están en:

Parámetros - Bancos

la ransferen

- Tablas - - Tablas – Parámetros - Transferencias - Datos – Cuentas - Clientes-Proveedores

• Tipo Documento: Permite seleccionar la sigla de transferencia que se quiere generar. Presionando

el botón se despliegan las diferentes descripciones de los documentos existentes para la posible selección por parte del usuario.

o

• Número Inicial – Final: Rango de transferencias a generar

• Rango por Número: Con esta marca las transferencias a generar serán definidos por un rangnumérico


• Rango por Fecha: Con esta marca las transferencias a generar serán definidos por un rango de

• Fec as transferencias a generar

fechas

ha Inicial – Final: Rango de fechas que delimita l

• : despliega la siguiente ventana

• Banco: Nombre del banco con el cual se realizará la trasferencia bancaria, los posibles bancos a

seleccionar son:

• rchivo iA : D rectorio donde se guardará el archivo, con el botón permite acceder a la i ara definir el directorio venta abr r p

• o. Tra fe

Motivo por el cual se realiza la transferencia, aplica para el Banco Nacional de

Grupo Transferencia: Cuando se tiene diferentes identificadores se podrá hacer uso de los grupos n ias

• Mon a

N ns rencia: Número consecutivo de las transferencia que se va a generar

Detalle Transferencia: •

Costa Rica •

de transfere c

ed : La transferencia se podrá generar en Colones o Dólares


7.20. Operaciones – Trasferencias Bancarias-Generar Transferencia (Beneficiarios)

Este tipo de transferencia con Beneficiarios varía únicamente en comparación con la transferencia de Clientes/Proveedores en que las cuentas bancarias de los proveedores se definen en Tablas - Perceptores/Beneficiarios 7.21. Operaciones – Confirmar Transferencias

Una vez realizada la trasferencia bancaria se procede a confirmar los pagos que efectivamente fueron real d

iza os.


• doc sConf.: Al seleccionar este campo se aplicará la transferencia bancaria razón por la cual el

umento pasará de Datos - Cheque a Datos - Documentos

• Número de trasferencia registrado por el banco, esto con el propósito de facilitar la labor de conciliación bancaria

• Transferencia: Número con el cual se generó la transferencia

• Documento Inicial – Final: Rango de documentos incluidos en la transferencia bancaria

7.22. Operaciones – Tributación Directa – Beneficiarios y Rubros

# Generar:

Mediante e uenta contable todos los documentos que la afectaron durante el periodo fiscal y determinar así cuales documentos o líneas de documentos no tienen relacinmediata e

sta ventana se podrán listar para una c

ionado el Beneficiario o el Rubro de tributación y de ser así se puedan actualizar en forma stos datos necesario para la elaboración de la Fórmula D-151


Encabezado:

Cuenta: Código de cuenta contable a la cual se le quieren consultar los perceptores y rubros

• Ordenado por: Forma de desplegar las documentos ya sea por número de cédula o por el nombre del beneficiario

• Fecha Inicial – Final: Rango de fechas de los documentos a listar Columnar de documentos

•

:

La información de este columnar se refiere a la cuenta sobre la cual se realiza la consulta. • Número: Número de registro contable

•

Detalle: Detalle por línea del documento • Mon

Beneficiario: Cédula asignada en el documento, en caso de estar vacío este campo se puede

m

Nombre: Nombre del perceptor o beneficiario asociado con la cédula digitada previamente • Rub o del rubro tributario asignado en el documento, en caso de estar vacío este campo se

puede completar y quedará actualizado en los registros contables

n del rubro ingresado previamente

Columnar de detalle de documentos

Fecha: Fecha de registro del documento

•

to: Monto girado o recibido

• co pletar y quedará actualizado en los registros contables

•

ro: Códig

• Descripción: Descripció

:

En esta sección se despliegan las restantes líneas (cuentas contables) del documento actual en el columnar de documentos • Cuenta: Código de cuenta • Descripción: Descripción de la cuenta • Detalle: Detalle de la línea del documento • Monto: Monto de la línea del documento Botones: Botón Función Tecla

Copiar datos (Beneficiario o Rubro) de la línea anterior

Copiar el rubro actual en todas las filas en que no se haya definido

Consulta – Selección de Beneficiarios o Rubros [F9]



7.23. Operaciones – Tributación Directa – Fórmula D-151

Prepara la declaración informativa D-151. Permite combinar la información de dos periodos fiscales para uso de aquellas empresas cuyo periodo fiscal no sea del 01-10 al 30-09.

•

la f

Per inal: Rango de fechas del periodo anterior sobre el cual se

• Dire

ant

Periodo Actual, Fecha Inicial - Final: Rango de fechas del periodo vigente sobre el cual se genera órmula D-151

iodo Anterior, Fecha Inicial - F•genera la fórmula D-151

ctorio: Directorio donde se buscará la información de la declaración D-151 del periodo

erior, con el botón permite acceder a la venta abrir para definir el directorio

.24. Operaciones – Unidades Operativas - Balance entre Compañías

7

En de para balanc

caso existir asientos desbalanceados entre compañías el sistema genera un documento resumen ear dichos documentos para un rango de fechas


• ch en las cuales se determinará el desbalanceo de las

comp

Moneda: Moneda en la cual se realizará el asiento contable

.25. Operaciones – Unidades Operativas - Cambio de Código

Fe a Inicial – Final: Rango de fechasañías

• 7

sta operación permite el cambio de código de una compañía o unidad operativa, trasladando todos sus E

movimientos a un nuevo código

• Código anterior: Unidad operativa o compañía qu

e requiere el cambio de código

• Código nuevo: Código de la nueva unidad operativa o compañía, dicho código no puede estar en uso


. Menú Tablas 8

.1. Tablas – Documentos

8

Mantenimiento de las siglas de identificación de los documentos contables.

• Código: Sigla que identifica el tipo de documento. Los documentos son utilizados para realizar los

registros contables en Datos - Documentos, Datos - Cheques y Datos - Docs. Historia. El código res lo cual se define en Tablas – Parámetros – Documentos puede estar compuesto por 2 o 3 caracte

- Longitud Código Tipo de Documento

Descripción: Nombre del documento

Tipo: Tipo de documento, el cual podrá ser:

- Normal: Los documentos de este tipo pueden ser utilizados en cuentas de tipo Saldo

• •

e Histórico, no así en cuentas de tipo Corriente, ya que estos documentos no utilizan la columna referencia

- Vencimiento: Admite el uso de todo tipo de cuentas. Cuando la cuenta es de tipo Corriente

solicitará el ingreso de la fecha de vencimiento en la columna referencia, con lo cual posteriormente se podrán registrar aplicaciones (cancelar, abonar), así como generar reportes de antigüedad, vencimientos, etc. Todo documento de Cuentas por Cobrar o Cuentas por pagar que implique el aumento de la deuda por cobrar o pagar (facturas, notas de débito), debe ser de este tipo o bien, de tipo Doble

- Aplicación: Admite el uso de todo tipo de cuentas. Cuando la cuenta es de tipo Corriente permitirá realizar abonos o cancelaciones a documentos que presenten algún vencimiento

- Doble: Adminte el uso de todo tipo de cuentas. En cuentas de tipo Corriente, permite cambiar la referencia del documento a Vencimiento o Aplicación según se requiera

- Presupuesto: Se utiliza para registrar asignaciones presupuestarias a cualquier tipo de cuentas. No tiene efecto alguno sobre los saldos de las cuentas, se utiliza solamente para comparar el presupuesto vs el real mediante los reportes de Presupuesto y Presupuesto Anual.


Botones:

n Función Tecla Botó

Primera sigla [Inicio] / [Home]

Pantalla anterior [RePág] / [PgUp] [↑] Sigla anterior

Siguiente sigla [↓]


Ultima sigla [Fin] / [End]

Ubica el cursor en la última fila para digitar una sigla de documento [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar una sigla de documento [Insert]

documentos registrados [Suprimir] / [Delete] Elimina la sigla de documento seleccionada, siempre que no tenga

Reporte de siglas de documentos

Configuración de la sigla actual [F8]

Cambiar el rango de fechas de registro para todos los documentos


Ayuda

Salir de la ventana

Con u

fig ración por sigla de documento (botones y ):

Lectura:

Número de documento

• Lectura numérica: Indica que el número (después del guión) de documento solo admitirá números, ejemplo CK1-00000001


• No. de campos: Permite definir la cantidad del número del documento, por ejemplo si el número de campos es 5 se desplegará CK1-00001

• Formato de lectura:

- Numérico: Admite solamente números, ejemplo CK1-000000001 - Alfanumérico: Admite la combinación de letras y números, ejemplo CK1-abc00001

- Mayúscula: Alfanumérico pero las letras se convertirán siempre a mayúscula, ejemplo CK1-01

• M forma como se desplegará el número del documento s e

lectura definido previamente

• R ita los números de documento que se pueden registrar

• C abar: No asigna el número del documento hasta que el mism ara e el mismo número

• Im o a Administradores: Evita que ningún usuario

re n fuera del rango de fechas válido

F ch

• F cumento nuevo, el sistema propone una fecha, la cual puede ser:

- (fecha del computador) - Ultimo Documento (fecha del último documento registrado) - Fecha de Cierre

ABC000

ascara: Muestra la egún el formato d

ango válido: Delim

onsecutivo al gr o se grabe, pvitar que dos o más usuarios registren un documento con

pedir registro documentos fuera de ranggistre documentos que esté

e a del documento

echa inicial: Cuando se ingresa un do

Fecha de máquina

- Inicio Rango Válido - Final Rango Válido

• Rango Válido: Delimita el rango de fechas permitido al ingresar documentos

Propiedades:

Moneda:

• Inicial: Moneda que el sistema propone cuando se ingresa un documento nuevo • Fija: Solo admite ingresar documentos con la moneda definida anteriormente


Aplicaciones:

rmitir aumentos al saldo del vencimiento: Permite modificar el monto de un documento de tipo Vencimiento

• Pe

que tenga abonos o cancelaciones asociados, siempre y cuando la

e clasificaciones por documento: Desplegar el campo clasificaciones en Datos -

modificación signifique que el saldo aumenta.

Otros:

• Le Documentos, lo cual permite agrupar las transacciones según los códigos de clasificación d reviamente

efinidos p

Funcionarios:

Cuando en enlace Inventarios se definen vendedores para efectos de calcular comisiones, en contabilidad hay que definir las cuentas sobre las que se debe asignar dicha comisión, generalmente las cuentas por cobrar

• Cuenta: Código de la cuenta contable a la cual se le asignará la comisión • Descripción: Nombre de la cuenta contable definida anteriormente

• : Copiar las cuentas definidas para otra sigla de documento

Impresión:

Parámetros para la impresión de documentos en formularios preimpresos con formatos especiales diseñados con el Generador de Formularios. La impresora debe ser definida en cada estación de trabajo. Los restantes parámetros son comunes a todas las estaciones.


• Estación de trabajo: Nombre del computador donde se está configurando la impresora • Impresoras Instaladas: Despliega la lista de impresoras instaladas en el computador

e el documento será impreso en forma automática

ultar al reimprimir documento: Si el documento ya fue impreso y se requiere imprimir uario que el documento fue impreso y será decisión del

pantalla

de formato de impresión: Permite definir el directorio y archivo que se utilizará como

o de impresión.

• Impresora asignada: Nombre de la impresora a utilizar para imprimir el docum

• Imprimir el documento al grabar: Indica qu

ento

cuando se grabe

• Consnuevamente el programa le avisa al ususuario realizar o no la impresión

• Habilitar impresión directa: Al habilitar esta opción el documento se imprimirá directamente, es decir, el usuario no lo verá previamente en

• Resumir líneas al reimprimir: Cuando en el documento se repiten cuentas, el programa las

totaliza e imprime una sola línea

• Archivo

format El botón ejecuta el diálogo standard de Windows para

S

buscar archivos

eguridad: D s por usuario a efectos de habilitar o restringir las posibles operaciones a nto

efinir derechos particulare realizar con el docume


• Grupos y Usuarios: Para seleccionar el grupo o usuario al cual se le van a modificar sus atributos de seguridad

sobre la sigla actual

• Crear: El usuario podrá ingresar documentos nuevos cuya fecha esté dentro del rango válido de fechas general del sistemay del documento

• Modificar: El usuario podrá modificar los documentos cuya fecha esté en el rango válido de

fechas general del sistema y del documento

• Eliminar: El usuario podrá eliminar documentos cuya fecha esté en el rango válido de fechas general del sistema y del documento

• Anular: El usuario podrá anular documentos cuya fecha esté en el rango válido de fechas

general del sistema y del documento

• rá ingresar un número de documento distinto al consecutivo

• usuario podrá modificar, eliminar y anular documentos

• d io podrá modificar documentos que fueron

Variar consecutivo: El usuario podque trae el documento

Digitar fechas fuera de rango: El aunque el rango de fechas no lo permita

Mo ificar documentos integrados: El usuargenerados en otros sistemas enlace

• Crear documentos fuera del rango: El usuario podrá crear documentos aunque el rango de

números no lo permita

Variables Formato:

Cuando se realiza un formato de impresión el cual requiera imprimir solamente ciertas cuentas que integran al documento, se podrá hacer una definición de estas cuentas asignándoles un número de ítem el cual posteriormente deberá indicar en el formato de impresión


• Item: Número del campo

• Tipo: Solamente admite el tipo cuenta

• Código: Código de la cuenta

• Descripción: Descripción de la cuenta

Cambiar el rango de fechas de registro para todos los documentos (botón ): Cambiar el rango válido de fechas de registro a todas las siglas de documento. Despliega la siguiente ventana:

• Fecha In i fechas.

• Fecha Final: Fecha final del rango válido de fechas. 8.2. os de Documentos

ic al: Fecha inicial del rango válido de

Tablas – Format

Cuando existen asientos contables que tienen una estructura de cuentas muy similar de un documento a otro, se podrá d olamente complete los montos o porciones del código de cuenta al momento de realizar el registro

efinir un formato de manera tal que el usuario s


Encabezado: • Documento: Sigla de documento al que se le define el formato • Código actual: Código y descripción de la cuenta de la línea actual en el columnar • Compañía: Código y descripción de la compañía o unidad operativa de la línea actual del columnar Columnar:

•plo una cuenta por pagar 2-01-001-???. Los

signos de pregunta serán reemplazados, durante el registro de documentos, por valores digitados p

Compañía: Código de la compañía a utilizar en el formato, en caso de requerir códigos variables se puede hacer uso de los signos de pregunta (??). Por ejemplo una compañía 1-01-??. Los signos de pregunta ser or el usuario.

etalle será el que se completará en la columna detalle del documento, este podrá ser:

Personalizado: El usuario digita el detalle que quiere desplegar en los documentos

- Cuenta: El sistema propone Línea 1 Nivel 1, donde la cuenta 1 hace referencia al número de cuenta incluida en el formato y nivel 1 al número de nivel de la cuenta seleccionada, el usuario podrá cambiar el número de cuenta y nivel según la necesidad del usuario, esta combinación completará el detalle del documento describiendo el nivel de la cuenta seleccionada

- Nivel: El sistema propone Nivel 1, el cual se refiere al nivel de la cuenta seleccionada, el usuario podrá cambiar el número de nivel. Una vez referenciado el nivel se desplegará su descripción en el detalle del documento.

• Refer: Si la cuenta es de tipo Corriente

Código: Cuenta contable a utilizar en el formato, en caso de requerir cuentas variables se puede

hacer uso de los signos de pregunta (???). Por ejem

or el usuario.

•

án reemplazados, durante el registro, por valores digitados p • Tipo de Detalle: El tipo de d

-

, permite definir la referencia que el sistema propone: Vence a Aplica

• Clase: Indica que el monto a ingresar por el usuario será un débito o crédito Botones: Botón Función Tecla







Ultima cuenta [Fin] / [End]

Ubica el cursor en la última fila para digitar una cuenta [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar una cuenta [Insert]


Guardar los cambios [ESC]

Consulta de cuentas [F9]

Eliminar el formato [Suprimir] / [Delete]


Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.3. Tablas – Clasificaciones de Documentos

Mantenimiento de clasificaciones de documentos para agrupar diversas siglas cuya funcionalidad es similar. Despliega la siguiente ventana:

• Código: Identificador de la clasificación de documentos


• Descripción: Nombre de la clasificación de documentos Botones: Botón Función Tecla

Primera clasificación [Inicio] / [Home]


Clasificación anterior [↑]

Siguiente clasificación [↓]

Siguiente pantalla [AvPág] / [PgDn] Ultima clasificación [Fin] / [End]

Ubica el cursor en la última fila para digitar una clasificación [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar una clasificación [Insert] Eliminar la clasificación actual [Suprimir] / [Delete]

Buscar una clasificación por código o descripción, según la columna donde se encuentre el cursor [Ctrl] – [F]

Repetir búsqueda [F3]


Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.4. Tablas – Formato de Código

Antes de incluir cuentas, debe definirse la estructura de su código. Cuando ya se han incluido cuentas, únicamente se podrá ampliar la cantidad de dígitos y niveles, pero no podrá variarse la estructura que ya se encuentra en uso.

• N ero de dígitos: Cantidad de caract

úm eres que tendrá el código de cuenta (máximo 25)


• Estructura: Máscara que tendrá la cuenta, por cada guión (-) se define un nivel (máximo 24) • Solo números: Si está activo, solo se admitirán números como parte de la cuenta, caso contrario,

el código de cuenta es alfanumérico. • Cuentas auxiliares (sólo en versión UO): Define si el sistema funcionará para:

- Unidades Operativas: Indica que solamente las cuentas de catálogo seleccionadas por el usuario (columna Unid.Oper.) estarán relacionadas con el catálogo de unidades operativas

- Compañías: Todas las cuentas de catálogo estarán relacionadas con el catálogo de compañías

8.5

. Tablas – Equivalencias

Cuando se importan documentos puede ser que algunas cuentas indicadas en el archivo que se importa

fieran o no existan en el catálogo de cuentas. Por esta razón se hace uso de lasdi equivalencias para especificar cuales serán las cuentas que deben afectarse

• Equivalencia: Código de cuenta que difiere a la definida en enlace Contabilidad • Cuenta: Código de cuenta equivalente en enlace Contabilidad • Descripción: Nombre de la cuenta en enlace Contabilidad Botones: Botón Función Tecla

Primera equivalencia [Inicio] / [Home]

Pantalla anterior [RePág] / [PgUp] [↑] Equivalencia anterior [↓] Siguiente equivalencia


Ultima equivalencia [Fin] / [End] Ubica el cursor en la última fila para digitar una equivalencia [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar una equivalencia [Insert]

Eliminar la equivalencia actual [Suprimir] / [Delete]

Buscar una equivalencia por código o descripción, según la columna [Ctrl] – [F]


donde se encuentre el cursor



Ayuda [F1]


Tablas – Funcionarios

8.6.

uando en enlace Inventarios C

contabilidad se definen vendedores para efectos de calcular comisiones, en

hay que definir la misma lista para poder relacionar el monto a comisionar y hacer uso del Monto Cobradoreporte

• Código: Identificador de funcionario

Nombre: Nombre del funcionario

Tipo: Indica si es vendedor o cobrador

Comisión: Porcentaje de comisión asignado al funcionario

• •

• Botones: Botón Función Tecla

Primer funcionario [Inicio] / [Home]


Funcionario anterior [↑]

Siguiente funcionario [↓]


Ultimo funcionario [Fin] / [End]

Ubica el cursor en la última fila para digitar un funcionario [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar un funcionario [Insert]

Eliminar el funcionario actual [Suprimir] / [Delete]

Buscar un funcionario por código o nombre, según la columna donde se encuentre el cursor [Ctrl] – [F]




Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.7. Tablas – Perceptores/Beneficiaciarios

Mantenimiento de perceptores y beneficiarios para el formulario D-151 de Tributación Directa

• Tipo: Los posibles tipos de cédulas son:

- Física: Cédula de identidad de una persona física - Jurídica: Cédula de una persona jurídica - Pend.Física: Física, pero se desconoce - Pend.Jurídica: Jurídica, pero se desc

su número, se deja pendiente onoce su número, se deja pendiente

e cédula del perceptor/beneficiario

o 1 del

l apellido 2 del or/beneficiario

ceptor/beneficiario • b bina los campos primer apellido, segundo apellido y nom Boto s

- Extranjero: Identificación para extranjeros - No aplican: No requieren identificación porque no se usan en la declaración D-151.

• Identificación: Número d • Primer Apellido: En caso de no ser cédula jurídica permite ingresar el apellid

perceptor/beneficiario • Segundo Apellido: En caso de no ser cédula jurídica permite ingresar e

percept • Nombre: Nombre del per

Nom re Completo: Com bre

ne : Botó Fn unción Tecla

Primer sujeto [Inicio] / [Home] Pantalla anterior [RePág] / [PgUp]


S [↑] ujeto anterior Siguiente sujeto [↓] Siguiente pantalla [AvPág] / [PgDn] Ultimo sujeto [Fin] / [End] U fila para digitar un sujeto bica el cursor en la última [Fin] / [End] I [Insert] nserta una fila para digitar un sujeto

E [Suprimir] / [Delete] liminar el sujeto actual B se e [Ctrl] – [F] uscar un sujeto por código o nombre, según la columna donde ncuentre el cursor

R [F3] epetir búsqueda Cambiar la identificación del sujeto actual


Ayuda [F1]

S

am

alir de la ventana [ESC] C biar la identificación de un sujeto (botón ): Perm

ite cambiar el tipo y número de identificación de un sujeto:

• Identificación Actual: Tipo y número de la identificación registrada para el sujeto.

• Nombre: Nombre del sujeto

• Identificación Nueva: Permite al usuario seleccionar el nuevo tipo y digitar el nuevo número de

identificación del sujeto que se registrará en el sistema. 8.8. Tablas – Rubros (Tributación)

Man ni nistración Tributaria así como

s m nte miento de los rubros a reportar en el formulario D.151 de la Admi

o tos límites anuales su


• • esc • po

Código: Identifica el rubro tributario

ripción: Nombre del rubro tributario D

Ti : Los posibles tipos a asignarle a un rubro tributario son:

• Mon

formular

Botones

to Actual: Monto a partir del cual se deberá reportar al perceptor/beneficiario en el io D.151

:

Bot ón Función Tecla

Primer rubro [Inicio] / [Home] Pantalla anterior [RePág] / [PgUp]

[↑] Rubro anterior Siguiente rubro [↓]

Siguiente pantalla [AvPág] / [PgDn] Ultimo rubro [Fin] / [End]

rsor en la última fila para digitar un rubro [Fin] / [End] Ubica el cu

Inserta una fila para digitar un rubro [Insert]

E iminar el rubro actual [Suprimir] / [Delete] lBu ión, según la columna donde se encuentre el cursor [Ctrl] – [F] scar un sujeto por código o descripc

R petir búsqueda e [F3]

C mbio de Idioma Español Inglés a

Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] Tablas – Parámetros (Tributación)8.9.


Activar el registro de información ción D-151 y relacionar cuentas con perceptores/beneficiarios

para la declara y/o rubros de tributación.

Encabezado: • Llen ar información de tributación en el Módulo de Documentos: Habilita en Datos - Documentos

mnas requeridas para ingresar los datos relativos al perceptor/beneficiario y las colu el rubro corr p

Beneficiario

• Rubro: Columnar

es ondiente

: Despliega la descripción del perceptor/beneficiario actual •

Despliega la descripción del rubro de tributación actual

: • Cuenta:

tributac• Descrip • Benefic • Rubro: Botones

Código de cuenta que se desea relacionar con perceptores/beneficiarios y/o rubros de ión ción: Nombre de la cuenta

iario: Cédula del perceptor/beneficiario relacionado a la cuenta contable

Rubro de tributación relacionado a la cuenta contable

:


Botón Función Tecla Pr cio] / [Home] imera cuenta [Ini






Ubica el cursor en la última fila para digitar una cuenta [Fin] / [End]

Inserta una fila para digitar una cuenta [Insert]


Reporte de cuentas y sus perceptores/beneficiarios y rubros asociados

Consulta de cuentas [F9]


Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] 8.10. Tablas – Parámetros

Par etros de configuración del sistema.

Doc

ám

umentos:

Longitud código tipo de documento: Cantidad de caracteres de las siglas de documento•

diferencias: Cuando un registro contable pre ta

• uenta sen desbalance entre los débitos y dito

• Aplicaciones ite realizar aplicaciones a documentos que

sido

Ccré s, dicha diferencia se registrará en la cuenta de diferencias asignada en este campo

a documentos no existentes: Permhan registrados en el sistema.


• Diferencial cambiario para débitos - créditos: Indica la cuenta contable a utilizar cuando se

• idad operativa o

compañía definido en este campo será aquel que registrará los montos relativos al diferencial

genera el diferencial cambiario para registrar el gasto o ingreso

Compañía o Unidad Operativa para diferencial cambiario: El código de un

cambiario

• Cuenta para anulaciones de solicitud de cheque: Cuando se convierte una solicitud de cheque en cheque (Operaciones – Solicitud de Cheque), la cuenta que se mantendrá como detalle de la solicitud será la indicada en este campo, con el propósito de evitar se liste en las cuentas de banco todos lo movimientos con solicitud de cheque

Fechas:

• Fecha cierre: Fecha de finalización del periodo fiscal

Rango de fechas global para reporte

s:

• registro de documentos:

rar y modificar

Fecha para consulta de documentos: El tipo de fecha seleccionado será la que se imprima al

momento de generar reportes

•

- Desde – Hasta: Indica el rango de fechas permitido al momento de generar reportes - Activo: Habilita el rango definido anteriormente Rango de fechas global para

- Desde – Hasta: Indica el rango de fechas permitido al momento de regist

documentos - Activo: Habilita el rango definido anteriormente

•


Vencimientos/Intereses:

• Rango de vencimientos en días: Permite definir la cantidad de días para los reportes de antigüedad, vencimientos y la proyección de cobros y pagos

- Período: Número de periodo - Antigüedad y Vencimientos: Cantidad de días para cada rango, se utiliza únicamente el

reporte de antigüedad y vencimientos (Reportes - Antigüedad)

- Cobros y Pagos: Cantidad de días para cada rango, se utiliza únicamente el reporte de proyección de cobro y pago (Reportes - Antigüedad)

• Cálculo automático de intereses moratorios: Una vez definidos los parámetros en Datos –

Cuentas - Clientes/Proveedores y seleccionado este parámetro, cuando se registre un abono o en caso de

presentarse días de morosidad

o de los intereses calculado al momento del abono o cancelación será rebajado del abono realizado por el cliente

eleccionar este campo y hacer uso de la opción Operaciones – Intereses Moratorios

cancelación de una cuenta por cobrar se realizará el cálculo de intereses

• Rebajar intereses al monto de la aplicación: El mont

• Generar intereses resumidos por cuenta: Al s cuando se genere el asiento de intereses, se calculará un

• Fecha de último cobro total de intereses: Fecha a partir de la cual se quiere iniciar el cálculo

monto total de intereses sin importar a cual factura corresponda

de intereses

Bancos:


Definir las siglas de documento que se podrán registrar en Datos - Cheques y definir las siglas para la confección de depósitos, cheques, solicitudes y transferencias. • Documento: Descripción del documento actual

• Cuenta de banco: Descripción de la cuenta de banco actual

• Cuenta detalle: Descripción de la cuenta de banco detalle

• Cuenta de transferencia: Descripción de la cuenta de banco transferencia

• Proyecto: Descripción del proyecto

• Sigla: Sigla de documento

Los posibles movimientos a reali on la sigla son • Tipo:

zar c


• Cuenta banco: Código de la cuenta de asignará a la sigla de documento

lle: Se asigna esta cuenta cuando se utiliza multicompañía y una empresa paga deudas y recibe dinero de otras compañías, para efectos de llevar un detalle de los fondos

• Cuenta transferencia: Se asigna esta cuenta cuando se utiliza multicompañía y una empresa paga deudas y recibe dinero de otras compañías, para efectos de llevar un detalle de los fondos

mpañí de la compañía a la cual pertenece la cuenta bancaria

• Cartera: Habilita el uso de la cartera de cheques (Datos - Cartera de Cheques

banco que se

• Cuenta deta

girados para cada empresa

girados para cada empresa

• Co a: Código

)

lusivo Banco: Relaciona de manera exclusiva la sigla con la cuenta de banco

• Monto Máximo Firma: Indica el monto máximo de los cheques que se firmarán digitalmente

• Cartera de Cheques (Marcar cheques cambiados por el banco): Permite marcar los cheques entregados como cheques cambiados por el banco:

- Manualmente - Desde archivo

Ambos Ninguno

• Exc

- -


Transferencias:

ción de los parámet cos con los cuales se realizan transferencias bancarias

• del ban istema genera el archivo para cargarlo en la página del banco. El Ba

Configura ros de los ban

Banco: Nombre co para los cuales el snco de Costa Rica y Banco Popular requieren datos particulares los

cuales se pueden incluir presionando el botón • n gu

• Defin

separan con guiones (-)

• una misma cuenta, en e transferencia

• o id

• Cuenta Banco: Numero d

Código: Cuenta contable que hace referencia a la cuenta bancaria

Parámetros por Bancos:

Directorio de transfere

Dígitos-Estructura:

cias: Directorio donde se ardará el archivo generado por sistema

e la cantidad de dígitos de la cuenta así como sus niveles los cuales se

Grupo Trasferencia: El Banco Nacional permite tener diferentes códigos identificadores parase caso, será necesario entonces crear igual cantidad de grupos de

Identificador: Númer entificador remitido por el banco

e la cuenta bancaria (cuenta corriente)

•

• Descripción: Nombre de la cuenta contable

Banco de Costa Rica:


Se debe incluir los datos del funcionario autorizado para realizar la transferencia bancaria

• Cédula Funcionario: Número de cédula de la persona autorizada

• Tipo Cédula: En caso de ser persona física digitar cero (0) caso contrario digitar uno (1)

• Cédula Jurídica: Número de cédula jurídica de la empresa

Banco Popular:

Se debe incluir los datos del funcionario autorizado para realizar la transferencia

bancaria

• Cédula Jurídica: Número de cédula jurídica de la empresa

• Nombre de la Empresa: Razón social de la empresa

• Número: Número de cliente

Tipo de Cambio:


• Directorio de tabla de tipos de cambio: Define el directorio de datos del cual quiere utilizar el atostipo de cambio. En principio el sistema sugiere el directorio de d pero este se puede

cambiar en caso de querer centralizar el ingreso de tipos de cambio evitando así el tener que

mbio propuesto para Aplicaciones a Vencimientos: Al momento de realizar un abono o cancelación si la empresa quiere utilizar el tipo de cambio del día del vencimiento de

, es decir utilizará el tipo de cambio vigente la fecha en la cual realizará el pago o cobro

• Código: Sigla que define las diferentes columnas de tipo de cambio a utilizar en Datos - Tipo de

actualizar tipos de cambio en todos los directorios de datos existentes

• Tipos de ca

la factura deberá entonces utilizar del día del vencimiento, caso contrario del día de la aplicación

Cambio

• Descripción Español – Inglés: Nombre de la tabla de tipo de cambio definida en el campo

• Usar por omisión: La sigla de tipo de cambio que tenga marcado este campo, será entonces la

que sugiera el tipo de cambio según sea la fecha de registro de los documentos

Reportes:

anterior

se guardarán en el directorio definido en este campo, algunos reportes configurables están en Datos - Cuentas

• Directorio de reportes: Los reportes configurables , Datos – Compañías /

Unidades Operativas

• Tamaño de las columnas de descripción de cuentas: Determina el ancho de la columna donde

• Tamaño de las columnas de detalle de documentos: Determina el ancho de la columna donde

de la impresión de los reportes

• Mostrar líneas de ajuste cambiario con valor 0.00: Si este campo está activo en los reportes se mostrarán las líneas de documento afectas por el diferencial cambiario cuyo monto se 0.00

• Consulta de documentos por Cuenta – Detalle: Mostrar el detalle de documentos en los

reportes de consulta de cuentas

está el nombre de la cuenta al momento de la impresión de los reportes

está el detalle por línea de documento al momento


Seguridad:

• Acceso restringido al directorio para los usuarios: - Ninguno: Todos los usuarios podrán acceder a directorios cerrados y documentos de otros

períodos pudiendo realizar modificaciones - No Administradores: Solamente los usuarios tipo Administrador podrán acceder a

directorios cerrados y documentos de otros períodos pudiendo realizar modificaciones

otros períodos pudiendo realizar modificaciones

ntos

- No Administradores: Solamente los usuarios tipo Administrador

- Todos: Ningún usuario podrá acceder a directorios cerrados y documentos de

• Impedir registro de documentos fuera de rango:

- Ninguno: Todos los usuarios podrán acceder a directorios cerrados y crear docume

podrán acceder a torios cerrados y crear documentos

- Todos: Ningún usuario podrá acceder a directorios cerrados y crear documentos

Cuentas Eliminadas:

direc

• Activar control de cuentas eliminadas: Activo, indica que cada cuenta que se elimine, será almacenada en un archivo de bitácora de cuentas eliminadas.


• Advertir al re-utilizar un código de cuenta eliminada: Al habilitar este control, cuando se ingrese una cuenta que antes había sido eliminada el programa enviará un mensaje diciendo que la cuenta ya existía

• Cuentas de las que se deben registrar las eliminaciones: Para seleccionar cuentas que deben

incluirse en la bitácora de cuentas eliminadas cuando eso suceda.

Integración:

• Cuenta para cheques Pos-Fechados: Indica a enlace Inventarios la cuenta donde se registran cheques pos-fechados para validar al momento de facturar a crédito

• Sigla para notas de débito sobre cheques rebotados: Indica a enlace Inventarios la sigla que

se utiliza para registrar devoluciones de cheques rebotados, para así buscar si el cliente ha tenido cheques rebotados y determinar si se le puede facturar o no

• Activos para cambio de código: Activar la siguiente lista de directorios de datos de enlace

Inventarios para realizar los cambios de código que se ejecuten en el sistema

• Directorio de Inventario: Lista de directorios de enlace Inventarios activos para cambios de cód

8.11. Tablas – Auxiliar

igo.

Mantenimiento de la estructura del archivo auxiliar de cuentas. Este archivo permite incluir en el sistema información (campos) adicional sobre cuentas que no se encuentra en los archivos diseñados originalmente y utilizarla con fines de consulta, reportes y filtro en el reporte de Lista de Cuentas. Al ingresar, se despliega la siguiente ventana:


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

• Tipo: Tipo de campo. Existen los siguientes tipos de campos:

- Carácter: Hilera de caracteres.

forman parte del tamaño total. Por ejemplo, si se especifica un campo numérico con comas de tamaño 10 y con 2 decimales, el

- Numérico sin comas: Numérico sin comas separadoras de miles. Se debe especificar la

ifica un campo numérico sin comas de tamaño 10 y con 2 decimales, el valor máximo sería 9999999.99.

- Telefónico local: Telefónico en formato 999-9999

- Telefónico internacional: Telefónico con código de área, en formato (999) 999-9999

Existen varias opciones para seleccionar el tipo de campo: i) Abriendo el combo que el sistema ofrece en cada celda y seleccionando el tipo deseado. ii) Digitando la letra identificadora de cada tipo: (C): Caracter, (N): Numérico con comas, (S):

Numérico sin comas, (F): Fecha, (T): Telefónico local, (I): Telefónico internacional.

iii) Utilizando la lista de “Tipos de datos:” que se presenta a la izquierda. En ella se puede

seleccionar un tipo marcándolo con el cursor y haciendo click al botón

- Numérico con comas: Numérico con comas separadoras de miles. Se debe especificar la cantidad de decimales, y estos, así como el punto y las comas

valor máximo sería 999,999.99.

cantidad de decimales, y estos, así como el punto, forman parte del tamaño total. Por ejemplo, se espec

- Fecha: Campo en formato de fecha (dd-mm-aaaa)

, haciendo doble click sobre un tipo, o arrastrando un campo desde la lista y soltándolo en el columnar.


• Nombre: Nombre del campo. Tal y como se defina aquí, aparecerá en la pestaña “Auxiliar” en la ventana de Cuentas.

• Tamaño: Tamaño del campo medido en caracteres. El tamaño total máximo del archivo auxiliar

es de 2000 caracteres. Cada vez que se especifica el tamaño, se va acumulando en el campo “Total”, y el sobrante se despliega en el campo “Disponible”.

• Decim.: Cantidad de decimales para los campos numéricos. Botones: Botón Función Tecla

Insertar un campo [Insert]

Elimina el campo actual [Suprimir] / [Delete]

Reporte


Ayuda

Salir de la ventana [ESC] 8.12. Tablas – Monedas

Co ación de monedas en el sistema. El sistema tiene c

l) y una moneda adicional (extranjera). Despliega la nfigur apacidad de manejar una moneda principal aciona siguiente ventana:

(n

Pa a ambas monedas los datos son: r

Nombre: Nombre de la moneda. •


Símbolo: Símbolo que representa la moneda. •

ntes de la cantidad), Sufijo (después de la cantidad).

Separador de miles: Símbolo separador de miles: Coma (,), Punto (.) o Ninguno. • Separador de • Números nega (-), entre

paréntesis, o e o • En uso: Indica cuá 8.13. Tablas Id

• Posición del símbolo: Posición del símbolo en cantidades numéricas: Prefijo (a

•

decimales: Símbolo para separar decimales: Punto (.) o Coma (,).

tivos: Representación de los números negativos: con signo menosn c lor rojo.

l de las monedas está activa.

– entificación

Identificación de la organización a la cual pertenecen los datos de la carpeta actual. El sistema presenta la siguiente ventana:

• Empresa: Nombre breve de la organiza ventana principalción para la , iden arpetas tificación de c

de datos y reportes.


• Unidad de datos: Descripción de los datos contenidos en la carpeta actual.

completo de la rego inscripción legal de la mis

• Cédula jurídica: Número de cédula jurídica de la organización.

n física de las oficina gani

• Teléfonos: Hasta tres números de teléfono de la organización. • Fax: Número de fax de la organización.

ina . • Sitio web: Dirección de la página web (en internet) de la organización. • E-mail: Dirección de correo electrónico de la organización.

8.14. Tablas – Compañías – Código de Compañías

• Razón social: Nombre organización tal y como estáma.

istrado en las actas de constitución

• Dirección: Direcció s o sitio de operaciones de la or zación.

• Código postal: Dirección postal (ofic de correos) de la organización

Previo a la inclusión de las unidades operativas y compañías, debe definirse la codichas códigos caso contrario la modificación drá real

rrecta estructura para izarse para dicha estructura no po

• Número de dígitos: Cantidad de caracteres que tendrá el código

que tendrá la códig define un n • Solo números: Con este campo seleccionado solo se admitirán números com

• Estructura: Máscara o, por cada guión (-) se ivel

o parte del código


8.15. Tablas – Compañías – Clasificaciones

Las clasificaciones permiten categorizar las co

o de siete clasifi tuladas a conveniencia del

Con esta opción solamente se define el nombre de la clasificación pero no su co

diferentes unidades operativas ocaciones las cuales pueden ser ro

mpañías por medio detablas, se admite un máximusuario.

ntenido

• Campo: Número de clasificación que se quiere editar

lar-Plural: Nombre qu ato in mostrará en s - Compañías y en era

• Nombre Singu e tendrá la clasificación, el dDatos -

gtivas

resado se el menú de Tabla Compañías/Unidades Op

8.16. Tablas – Compañías – Clasificaciones 1, 2, 3, 4 y 5

A cada clasificación se le podrá incluir las lista de códigos que permitirán c operativas/compañías, sin importar cual sea la clasificación la operación de est

ategorizar las unidadesa tabla es idéntica


• Código: Identificador de la tabla de clasificación

Nombre: Nombre del funcionario • Título: Si el código hace referencia al nombre de una persona se le podrá asignar cualquiera de los

siguientes un títulos:

•


Primer registro [Inicio] / [Home]


Registro anterior [↑] [↓] Siguiente registro


Ultimo registro [Fin] / [End]

Ubica el cursor en la última fila para digitar un registro [Fin] / [End] Inserta una fila para digitar un registro [Insert]

Eliminar el registro actual [Suprimir] / [Delete]

Buscar un registro por código o descripción, según la columna donde se encuentre el cursor [Ctrl] – [F]


Cambio de Idioma Español Inglés Ayuda [F1]


8.17. Tablas – Compañías – Distribución de Montos

Permite definir los porcentajes de distribución que se le darán a los montos para cada compañía/unidad operativa en cuentas específicas


• Compañía: Código de la unidad operativa/compañía entre las cuales se hará la distribución del

gasto

• Nombre de Compañía: Nombre de la unidad operativa/compañía definida anteriormente • Porcentaje: Valor porcentual de distribución que se le asignará a cada unidad operativa/compañía Botones: Botón Función Tecla


Cuenta anterior [RePág] / [PgUp]

Siguiente cuenta [AvPág] / [PgDn]


Ubica el cursor en la última fila para agregar una compañía/unidad operativa [Fin] / [End]

Inserta una fila para agregar una compañía/unidad operativa [Insert]

Elimina la compañía/unidad operativa seleccionada [Suprimir] /[Delete]

Guarda los cambios de los distribución de montos por cuenta

Permite consultar cuentas y unidades operativas/compañías [F9]

Elimina la distribución de montos de la cuenta seleccionada [Suprimir] / [Delete]


Ayuda [F1]

Salir de la ventana [ESC] Una vez definidos estos parámetros cuando se incluya una cuenta asociada a la distribución de montos se mostrará la siguiente ventana, donde únicamente se tendrá que digitar el monto del gasto y el sistema hará la distribución respectiva



9. Menú Archivos 9.1. Archivos – Directorio de Datos

Selección del HTdirectorio o carpeta de datos actualTH. Despliega la siguiente ventana:


• Disco: Unidad de disco actual. Para cambiar a otra unidad de disco se abre el combo haciendo click en la y seleccionando la unidad deseada.

• Columnar de carpetas: Despliega las carpetas de la unidad actual o subcarpetas de la carpeta

actual.

- Directorio: Nombres de las carpetas. - Empresa: Si en la carpeta hay datos de enlace Contabilidad se despliega el nombre de la

HTempresaTH definida en HTTablas – Identificación TH.

- Descripción: Si en la carpeta hay datos de enlace Contabilidad se despliega la HTdescripción de la carpeta TH definida en HTTablas – IdentificaciónTH.

Acciones: Acción Descripción Cambiar de disco Utilizar el combo HTDiscoTH

Abrir carpeta Colocar el cursor en la carpeta que se desea abrir y pulsar la tecla [ENTER] Hacer doble click en la carpeta que se desea abrir

Cerrar carpeta y regresar al nivel anterior en el árbol de carpetas

Hacer click en el botón . Si está en el primer nivel de la unidad de disco, este botón aparece deshabilitado.

Crear una nueva carpeta

i) Hacer click en el botón , esto creará una carpeta llamada Directorio Nuevo x o DirNuex.

ii) Ubicar el cursor en la nueva carpeta y hacer un click en esta o pulsar la tecla [F2]

iii) Escribir el nombre que desea dar a la nueva carpeta y pulsar [ENTER]

Una vez creada y nombrada la carpeta, esta debe ser habilitada para almacenar datos lo cual se hace en HTArchivos – EstructurasTH

Borrar una carpeta

Hacer click en el botón . Si la carpeta contiene archivos de datos de enlace Contabilidad, el sistema lo indicará al usuario y pedirá confirmación antes de borrar. Resulta complicado recuperar una carpeta borrada, por lo que el usuario debe estar bien seguro de que desea hacerlo antes de confirmar esta acción.

Cuando se abre una carpeta de red en la que el usuario no tiene derechos de acceso o una unidad de disco que no tiene medio magnético, el sistema despliega un mensaje que indica “Unidad no accesible”.

• Directorio de datos actual: Despliega la carpeta, el nombre de la HTempresaTH (si hay datos del

sistema), y la HTdescripciónTH (si hay datos del sistema) del directorio de datos en que se encontraba el sistema antes de ingresar a la opción de seleccionar directorio.

• Cambiar a: Despliega la carpeta en la que el usuario se encuentra ubicado en cada momento como

resultado de las acciones de navegación (HTcambiar de discoTH, HTabrir carpeta TH, HTcerrar carpetaTH) que haya ejecutado.

Para confirmar que se desea cambiar a la carpeta seleccionada y regresar al menú principal se utiliza

el botón , mientras que para ignorar la carpeta seleccionada y simplemente regresar a la

ventana principal, se utiliza el botón .


9.2. Archivos – Reconstruir

Reconstruir archivos de datos (índices) que pueden dañarse por motivos externos al sistema tales como: interrupciones en el fluido eléctrico, el usuario apaga o reinicia el computador o servidor cuando hay archivos del sistema abiertos o daños físicos en la unidad de disco donde se almacenan los datos. Normalmente, no se requiere ejecutar esta opción, pero ante los siguientes errores es conveniente utilizarla:

• ERROR 02: ARCHIVO DAÑADO • ERROR 04: ARCHIVO DAÑADO • ERROR 06: INDICE INVALIDO • ERROR 07: INDICE INCORRECTO • ERROR 14: PREIMAGEN INACCESIBLE • ERROR 15: PREIMAGEN INACCESIBLE • ERROR 19: ARCHIVO SERIAMENTE DAÑADO • ERROR 56: INDICE INCOMPLETO

Cuando el sistema presenta algún error en un archivo, indica su nombre. Resulta conveniente anotarlo para que no tener que reconstruir todos los archivos, ya que esta función tiene una duración proporcional a la cantidad de registros que tenga almacenados cada archivo. Presenta la siguiente ventana:


Cada casilla corresponde a un archivo. El usuario puede marcar (activar) únicamente aquel(los) que necesite reconstruir. La cejilla “Unidades Operativas” muestra los archivos para unidades operativas o compañías (sólo para versión UO).

Botones:

Botón Función

Marcar (activar) todos los archivos


Desmarcar (inactivar) todos los archivos

Invertir la selección de archivos. Todos los que estaban marcados (activos), quedan desmarcados (inactivos) y viceversa.

Confirmar la reconstrucción de los archivos marcados (activos). Cuando esto sucede, el sistema muestra en la parte inferior de la pantalla, el nombre del archivo y el porcentaje de avance de la reconstrucción en forma numérica y gráfica. Al finalizar, regresa al menú principal.

Cancelar la operación y regresar al menú principal

9.3. Archivos – Reactualizar saldos

Existe la posibilidad de que ante una interrupción anormal en la ejecución del programa o por una caída en el servidor de datos, algunos documentos queden registrados pero sin actualizar los saldos de las cuentas. La función de reactualizar saldos, revisa todos los documentos registrados y actualiza los saldos nuevamente. Para poder ejecutar esta función, no puede haber otros usuarios utilizando el programa ni sus archivos de datos.

• Reactualizar saldos anteriores: Recalcular los HTsaldos anterioresTH de las cuentas de nivel superior

con base en los saldos anteriores de sus sub-cuentas.

• : Reactualizar saldos. Al finalizar el proceso, si encuentra desbalances en documentos emite un reporte que los detalla.

• : Regresa a la ventana principal sin reactualizar los saldos.


9.4. Archivos – Estructuras

Crear nuevos archivos de datos. Presenta la siguiente ventana:

Cada casilla corresponde a un archivo. El usuario puede marcar (activar) únicamente aquel(los) que necesite crear. Botones:

Botón Función

Marcar (activar) todos los archivos

Desmarcar (inactivar) todos los archivos

Invertir la selección de archivos. Todos los que estaban marcados (activos), quedan desmarcados (inactivos) y viceversa.


Confirmar la creación de los archivos marcados (activos). Cuando esto sucede, el sistema muestra en la parte inferior de la pantalla el nombre del archivo que se está creando. Si el sistema detecta que en la HTcarpeta de datos actualTH hay archivos de datos de enlace Contabilidad, muestra una advertencia y pide confirmación antes de proceder, ya que esta operación BORRA POR COMPLETO cualquier dato previamente registrado de forma IRRECUPERABLE.

Cancelar la operación y regresar al menú principal

9.5. Archivos – Borrar Saldos

Esta función, conserva todos los catálogos (HTcuentasTH, HTunidades operativasTH y HTtipos de cambioTH) y HTconfiguración del sistemaTH, pero elimina todos los movimientos y inicializa todos los acumuladores de saldos en 0.00. Puede utilizarse en dos casos: • Cuando se inicia el uso del sistema, se realizan registros de documentos de prueba que se desean

eliminar. • Si se copian los datos de una compañía a otra carpeta, y en esta última, se desea eliminar todos los

documentos y saldos para iniciar con registros nuevos, pero conservando los catálogos y configuración.

• Borra saldos y documentos del directorio actual: Advertencia que debe ser tomada en cuenta,

ya que si se ejecuta la función, la información borrada es IRRECUPERABLE.

• : Borra los saldos y movimientos, al finalizar, regresa a la ventana principal.

• : Regresa a la ventana principal sin borrar nada.


9.6. Archivos – Borrar cheques

Eliminar todos los registros de documentos (cheques, transferencias) de HTDatos – ChequesTH.

• Eliminar los cheques de todas las siglas en el directorio actual: Advertencia sobre los alcances

de esta función, la cual debe ser considerada en vista de que la información, una vez eliminada, resulta IRRECUPERABLE.

• : Elimina los cheques y regresa a la ventana principal.

• : Regresa a la ventana principal sin eliminar cheque alguno. 9.7. Archivos – Copiar datos

Copiar datos de una carpeta a otra carpeta. Tiene como finalidad realizar o recuperar respaldos.


• Directorio fuente: Directorio DESDE donde se copian los archivos de datos. Si se desea utilizar la

ventana de selección de directorios, se hace click en el botón . • Directorio destino: Directorio HACIA donde se copian los archivos de datos. Si se desea utilizar la

ventana de selección de directorios, se hace click en el botón . • Copiar Archivo de Derechos: Activo, copia el archivo de derechos de usuarios y grupos del

directorio fuente al directorio destino, caso contrario, únicamente copia los archivos de datos. Debe tenerse especial cuidado al ejecutar esta función cuando el directorio destino es el mismo HTdirectorio actual de datosTH, ya que toda la información que se copie en ella, reemplaza la información existente, lo cual sería catastrófico si la información copiada está desactualizada.

• : Realiza la copia de datos y al finalizar regresa a la ventana principal.

• : Regresa a la ventana principal sin realizar copia alguna. 9.8. Archivos – Comparar Documentos

Comparar documentos de una sigla registrados en dos carpetas distintas. Tiene como finalidad determinar si los documentos seleccionados tienen alguna diferencia en ambas carpetas.

• Directorio fuente: Primer directorio donde se comparan los documentos. Si se desea utilizar la

ventana de selección de directorios, se hace click en el botón . • Directorio destino: Segundo directorio donde se comparan los documentos. Si se desea utilizar la

ventana de selección de directorios, se hace click en el botón .


• Sigla para Comparación: Código y descripción de la sigla de documentos que se desea comparar.

Si se deja en blanco, compara todos los documentos. Para consultar-seleccionar siglas de documentos se utiliza [F9].

• : Realiza la comparación de documentos. Si encuentra diferencias, emite un reporte indicándolas.

• : Regresa a la ventana principal sin realizar comparación alguna.

9.9. Archivos – Exportar Cheques

Exportar cheques a una carpeta.

• Directorio destino: Directorio HACIA donde se exportan los cheques. Si se desea utilizar la

ventana de selección de directorios, se hace click en el botón .

• : Realiza la exportación de cheques y regresa a la ventana principal.

• : Regresa a la ventana principal sin realizar exportación alguna.

10. Menú Configuración 10.1. Configuración – Seguridad


Configuración de usuarios, grupos de usuarios y derechos de acceso al sistema individuales o grupales. Despliega la siguiente ventana:

Columnar superior (usuarios): • Usuario: Nombre breve (máximo de 20 caracteres) de identificación de cada usuario. • Nombre: Nombre completo del usuario. • Descripción: Descripción del puesto del usuario dentro de la organización o de su rol como usuario

del sistema. Columnar inferior (grupos): • Grupo: Nombre breve (máximo de 20 caracteres) de identificación de cada grupo. • Descripción: Descripción de las características o roles de los usuarios del grupo. Botones: Botón Función Tecla

Primer registro [Inicio] / [Home]


Registro anterior [↑]

Siguiente registro [↓]



Ultimo registro [Ultimo] / [End]

Cambiar el orden de despliegue de los columnares. Se hace click en el encabezado de la columna por la cual se desea ordenar. [F6]

Posicionar el cursor en la última fila del columnar para agregar un registro [Ultimo] / [End]

Insertar un registro [Insertar] / [Insert]

Eliminar el registro actual [Suprimir] / [Delete]

Reporte de usuarios / grupos, según el columnar en el que se encuentre el cursor

Reporte de derechos por usuario(s)

HTPropiedades del usuario actualTH / HTPropiedades del grupo actualTH [F5]

HTCopiar usuario / grupo actualTH

HTCambiar el identificador del usuario / grupo actualTH

HTCambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios TH

Ayuda [F1]


Propiedades del usuario actual (botones ):

Definición de diversos atributos para cada usuario, a saber: clave de acceso, políticas de cambio y expiración de la clave, directorio de datos, HTgruposTH y HTderechos de acceso TH al sistema. Presenta la siguiente ventana:

• Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se configuran sus propiedades

(para información). • Clave de acceso: Clave de acceso al sistema del usuario actual.


• Confirmación de clave de acceso: Para confirmar la clave de acceso indicada en el campo anterior. Para que la clave de acceso sea aceptada por el sistema, debe ser idéntica en ambos casos.

La clave de acceso debe ser de longitud mayor o igual a 2 caracteres y menor o igual a 20 caracteres. No hay que preocuparse por el uso de letras mayúsculas o minúsculas, para este efecto, el sistema las considera iguales. De la misma manera, la clave de acceso puede incluir número u otros caracteres. Cuando el SUPERVISOR del sistema crea un usuario nuevo, no es necesario definir de inmediato su clave de acceso, el sistema la define en forma automática utilizando el mismo identificador que se le asignó al usuario, y la primera vez que este ingresa al sistema, se le pide que cambie su clave (en tanto se mantenga activo el indicador “Debe cambiar la clave en el siguiente acceso”). • No puede cambiar su clave de acceso: Si está activo, el usuario no podrá cambiar su clave de

acceso, únicamente lo podría hacer el SUPERVISOR. • Debe cambiar la clave en el siguiente acceso: Si está activo, indica que la próxima vez que el

usuario ingrese al sistema, se le solicitará que cambie la clave.

• Clave de acceso expira: Expiración de la clave de acceso.

- Nunca: Si está activo, indica que la clave de acceso no expira, o sea, la misma se mantiene vigente hasta que el usuario la cambie si tiene permiso para hacerlo. Si no está activo, se le define un periodo (días), al fin del cual, el programa le solicitará que cambie de clave.

- Cada días: Plazo en que la clave de acceso se mantiene vigente. Cada vez que finalice

ese periodo, el usuario tendrá que cambiar su clave de acceso.

- Próxima fecha: Indica la próxima fecha en que el usuario debe cambiar la clave de acceso.

• Directorio de datos: Directorio de datos sobre el cual se definen los derechos de acceso del

usuario. Si el sistema trabaja en varios directorios de datos, los usuarios pueden tener distintos derechos en cada uno de ellos. Puede digitarse el directorio o bien hacer uso de la

función para seleccionar HTdirectorios de datosTH, utilizando el botón .

• Botón : Asignación de los grupos a los cuales pertenece el usuario en el HTdirectorio de datosTH. Despliega la siguiente ventana:


- Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se configura los grupos a

que pertenece (para información). - Grupos disponibles: Lista de grupos disponibles para asignar al usuario.

- Grupos asignados: Lista de grupos a los que pertenece el usuario.

El simple hecho de indicar que un usuario pertenece a determinado grupo, hace que el mismo adquiera todos los HTderechos de accesoTH que han sido definidos para el grupo. Si el usuario pertenece a dos grupos cuyos derechos sobre determinada(s) opción(es) del sistema son distintos, prevalece aquel derecho que le otorga mayores privilegios. Por ejemplo si pertenece a un grupo donde el derecho sobre los HTdatos de empleadosTH es de Lectura (consulta) y a otro grupo donde el derecho sobre esa misma función es de Lectura-Escritura, prevalece este último. Hay dos grupos fijos en el sistema:

ADMINISTRACION: Usuarios con acceso total y permiso para administrar la seguridad.

TODO USUARIO: Usuarios con acceso mínimo (ingresar, salir, cambiar clave),

salvo que un usuario del grupo de ADMINISTRACION los amplíe.

Para indicar que un usuario pertenece a un grupo hay varias formas: i) Señalando con el cursor el(los) grupo(s) deseado(s) en la lista de grupos disponibles y

haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el grupo deseado en la lista de grupos disponibles

y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el grupo deseado de la lista de grupos disponibles y soltándolo (drop) en la lista de grupos asignados.

Para eliminar la pertenencia de un usuario a un grupo hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) grupo(s) que va(n) a ser excluido(s) en la lista de grupos

asignados y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el grupo que va a ser excluido en la lista de grupos

asignados y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el grupo excluido de la lista de grupos asignados y soltándolo (drop) en la lista de grupos disponibles.

• Botón : Definición de los derechos del usuario en el HTdirectorio de datosTH. Despliega la siguiente ventana:


- Usuario: Identificación y nombre completo del usuario al cual se definen sus derechos

(para información). - Opciones: Lista de opciones (en forma de árbol jerárquico) del menú principal, menús y

submenús, sobre las cuales se definen los derechos del usuario actual.

- Opciones especiales: Lista de opciones especiales (secciones de pantalla o datos específicos de algunas pantallas) sobre las cuales se definen derechos.

- Derechos: Lista de derechos posibles para asignar al usuario actual. Para las opciones que

realizan funciones de mantenimiento de datos (menús de Datos y Tablas) los derechos posibles son: Lectura y escritura (permite tanto observar como dar mantenimiento - agregar, modificar, eliminar - los datos), Lectura (permite únicamente consultar los datos), Ninguno (no permite accesar los datos) y Derechos de grupo (hereda el derecho del grupo al cual pertenece el usuario). Para los demás menús (Reportes, Operaciones, Archivos, Configuración y Ayuda) los derechos posibles son: Total (permite emitir el reporte o realizar la función), Ninguno (no hay acceso al reporte o función) y Derechos de grupo (hereda el derecho del grupo al cual pertenece el usuario). Para modificar o asignar un derecho, se selecciona el derecho deseado (haciendo click en su respectivo de tal forma

que quede activo (marcado) y luego, se hace click en el botón . Si no se utiliza

el botón o se utiliza el botón , los cambios en los derechos quedan sin efecto. Dada la estructura jerárquica de la lista de opciones, es posible modificar derechos en forma masiva seleccionando una opción de nivel superior excepto Menú Principal y al asignar derechos a ésta, se asigna en forma automática a todos sus descendientes.


Propiedades del grupo actual (botones ):

Definición de atributos para cada grupo: miembros y HTderechos de accesoTH. Despliega la siguiente pantalla:

• Grupo: Identificador y descripción del grupo al cual se le definen sus propiedades (únicamente

para información). • Usuarios disponibles: Lista de usuarios que no pertenecen al grupo y por tanto, son

seleccionables para pertenecer a éste.

• Usuarios miembros: Lista de usuarios que pertenecen al grupo.

Para incluir usuarios en el grupo actual hay varias maneras:

i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) deseado(s) en la lista de usuarios disponibles

y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el usuario deseado en la lista de usuarios

disponibles y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario deseado de la lista de usuarios disponibles y soltándolo (drop) en la lista de usuarios miembros.

Para eliminar la pertenencia de usuarios al grupo hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) que va(n) a ser excluido(s) en la lista de

usuarios miembros y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse al usuario que va a ser excluido en la lista de

usuarios miembros y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario que se va a excluir de la lista de usuarios miembros y soltándolo (drop) en la lista de usuarios disponibles.


• Botón : Definición de derechos del grupo (afectan a todos sus miembros). Se hace de la misma forma que los HTderechos de usuariosTH individuales, salvo por el hecho de que, por razones obvias, en la sección de HTderechosTH no aparece la opción “Derechos de grupo”.

Copiar usuario / grupo actual (botón ):

Copiar el usuario / grupo y todas sus propiedades o atributos en un nuevo usuario / grupo. Al hacer click en este botón se despliega el siguiente diálogo:

• Nuevo código: Nuevo código de usuario / grupo.

Una vez especificado el nuevo código se hace click en y el nuevo usuario / grupo es creado con todas las propiedades del usuario / grupo que le dio origen.

Cambiar el identificador del usuario / grupo actual (botón ):

Cambiar el nombre corto o identificador del usuario o grupo actual conservando todas sus propiedads o atributos. Al hacer click en este botón se despliega el siguiente diálogo:

• Nuevo código: Nuevo identificador al cual será cambiado el usuario / grupo actual.

Una vez especificado el nuevo código se hace click en y el usuario / grupo es renombrado.

Cambiar el directorio de datos o directorio temporal a usuarios (botón ):

Cambiar el HTdirectorio de datosTH o el HTdirectorio temporalTH a uno o más usuarios. Se despliega la siguiente ventana:


• Directorio de Datos / Directorio Temporal: Seleccionar cuál directorio será cambiado a los

usuarios, el de datos o el temporal. • Directorio: Directorio (de datos ó temporal) que será asignado a los usuarios seleccionados.

Puede ser digitado o bien hacer click en el botón para abrir la ventana de HTselección de directoriosTH.

• Usuarios disponibles: Lista de usuarios disponibles para cambiar el directorio.

• Usuarios seleccionados: Lista de usuarios seleccionados para cambiar el directorio. Existen varias maneras para incluir usuarios en la lista de usuarios seleccionados:

i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) deseado(s) en la lista de usuarios disponibles

y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse el usuario deseado en la lista de usuarios

disponibles y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario deseado de la lista de usuarios disponibles y soltándolo (drop) en la lista de usuarios seleccionados.

Para excluir usuarios de la lista de usuarios seleccionados hay varias formas similares: i) Señalando con el cursor el(los) usuario(s) que va(n) a ser excluido(s) en la lista de

usuarios seleccionados y haciendo click en el botón . ii) Señalando con el puntero del mouse al usuario que va a ser excluido en la lista de

usuarios seleccionados y haciendo doble click.

iii) Arrastrando con el mouse (drag) el usuario que se va a excluir de la lista de usuarios seleccionados y soltándolo (drop) en la lista de usuarios disponibles.


10.2. Cambio de clave

Permite cambiar su clave al usuario actual en tanto tenga HTpermisoTH (derecho) para hacerlo. Presenta el siguiente diálogo:

• Nombre del usuario: Identificador del usuario actual (únicamente para información). • Clave actual: Como medida de seguridad (para que otro usuario no cambie la clave del usuario

actual), el usuario debe indicar su clave actual o vigente. • Nueva clave: Nueva clave digitada por el usuario. • Confirmación de clave de acceso: Para verificar que fue correctamente digitada en el campo

anterior, el usuario debe volver a digitar su nueva clave.

Para confirmar el cambio de clave, se hace click en el botón . Si se utiliza el botón

, el cambio queda sin efecto. 10.3. Opciones

Configuración del fondo de las ventanas o pantallas y del aspecto de las secciones de tablas columnares.


Fondo:

En el cuadro de la izquierda, aparece un combo de unidades de disco y un arbol de navegación en carpetas. Con éstos, el usuario puede navegar por las diversas unidades de disco y carpetas que tiene acceso y seleccionar entre los diversos archivos de formato “mapa de bits” (bitmaps) (extensión bmp) que disponga en ellos (le aparecen en el cuadro superior de la derecha) y seleccionar el que le guste más como fondo de pantalla. En el cuadro inferior de la derecha aparece una muestra del fondo seleccionado. Los sistemas enlace Windows Suite proveen cuatro tipos de fondos que han sido seleccionados para armonizar con su diseño de pantallas:

Fondo Muestra

Beige.bmp

Blanco.bmp


Desert.bmp

Gris.bmp (default)

Tablas columnares: Aspecto de las tablas columnares de mantenimiento de datos y de consulta.

Los diversos aspectos disponibles son:

Fondo Muestra

Normal

Resaltado


Hundido

Reporte

Liso

• Directorio temporal

Definición del directorio o carpeta donde se generan los archivos temporales que utiliza el sistema cuando genera reportes. Se recomienda que esta carpeta sea totalmente aparte de carpetas de datos o de programas, ya que en ocasiones, por interrupciones anormales en la ejecución del sistema u otras razones, dichos archivos no se borran en forma automática como debería ocurrir, entonces, al estar en una carpeta independiente de las mencionadas, no afectan respaldos, y además son fáciles de borrar. Se despliega la siguiente ventana:


• Disco: Unidad de disco actual. Para cambiar a otra unidad de disco se abre el combo haciendo

click en la y seleccionando la unidad deseada. Columnar de carpetas: Despliega las carpetas de la unidad actual o subcarpetas de la carpeta actual.

Directorio: Nombres de las carpetas. Acciones: Acción Descripción Cambiar de disco Utilizar el combo HTDiscoTH

Abrir carpeta Colocar el cursor en la carpeta que se desea abrir y pulsar la tecla [ENTER] Hacer doble click en la carpeta que se desea abrir

Cerrar carpeta y regresar al nivel anterior en el árbol de carpetas

Hacer click en el botón . Si está en el primer nivel de la unidad de disco, este botón aparece deshabilitado.

Crear una nueva carpeta

Hacer click en el botón , esto creará una carpeta llamada Directorio Nuevo x o DirNuex. Ubicar el cursor en la nueva carpeta y hacer un click en esta o pulsar la tecla [F2] Escribir el nombre que desea dar a la nueva carpeta y pulsar [ENTER]

Borrar una carpeta

Hacer click en el botón . Si la carpeta contiene archivos, el sistema lo indicará al usuario y pedirá confirmación antes de borrar. Resulta complicado recuperar una carpeta borrada, por lo que el usuario debe estar bien seguro de que desea hacerlo antes de confirmar esta acción.

Cuando se abre una carpeta de red en la que el usuario no tiene derechos de acceso o una unidad de disco que no tiene medio magnético, el sistema despliega un mensaje que indica “Unidad no accesible”.

Actualmente en: Despliega la carpeta temporal en que se encontraba el sistema antes de ingresar a la opción de seleccionar directorio temporal. Cambiar a: Despliega la carpeta en la que el usuario se encuentra ubicado en cada momento como resultado de las acciones de navegación (HTcambiar de discoTH, HTabrir carpetaTH, HTcerrar carpetaTH) que haya ejecutado. Para confirmar que se desea cambiar a la carpeta seleccionada y regresar al menú principal se utiliza

el botón , mientras que para ignorar la carpeta seleccionada y simplemente regresar a la

ventana principal, se utiliza el botón .


• Menú Herramientas • Herramientas – Convertidor

Convertidor de datos de enlace Contabilidad DOS a enlace Contabilidad Windows Suite.

Columnar de Directorios: • Directorio Origen: Carpeta de datos de enlace Contabilidad DOS. • Directorio Destino: Carpeta de datos de enlace Contabilidad Windows Suite. Debe ser diferente

de la carpeta actual. • Sobreescribir: Reemplazar archivos existentes en el directorio destino.

• Incluir Sub-Dirs.: Convertir también sub-directorios del directorio origen que contengan datos.

Otros parámetros: • Versión: Versión de enlace Contabilidad DOS en que se encuentran los datos que van a ser

convertidos. • Crear Directorios Destino no Existentes: Si los directorios destino no existen, los crea.

• Detener Ejecución en caso de error: Si se presenta algún error, termina el proceso de

conversión.


• Debe Existir Archivo de Documentos en el Directorio Fuente: Obliga a que en el directorio fuente exista el archivo de documentos (CG-MOVS.DTA), caso contrario, no convierte los datos.

• Herramientas – Reporte Facturas Pendientes

Reporte columnar de facturas pendientes a una fecha para un rango de cuentas: Cuenta, Descripción, Documento, Fecha, Referencia, Moneda, Monto en Colones, Saldo en Colones, Monto en Dólares, Saldo en Dólares.

• Fecha final: Fecha a la que se calcula el saldo de cada factura. Las facturas y cancelaciones

posteriores a esta fecha no se consideran en el reporte. • Cuenta Inicial: Código y descripción de la cuenta inicial que se considera para el reporte. Para

HTconsultar-seleccionar cuentas TH se utiliza [F9]. • Cuenta Final: Código y descripción de la cuenta final que se considera para el reporte. Para

HTconsultar-seleccionar cuentas TH se utiliza [F9].

• : Emite el reporte, cuyo resultado se muestra:

• : Regresa a la ventana principal sin emitir el reporte.


• Menú Ayuda • Contenidos

Despliega la ventana principal del sistema de ayuda interactiva de enlace Contabilidad:

A partir de esta ventana, el usuario puede ingresar a algún tema haciendo click en los hipervínculos

señalados en verde subrayado, ver el contenido de la ayuda, haciendo click en el botón , o

buscar algún otro HTtema particular TH, haciendo click en el botón . • Indice


Despliegue del sistema de ayuda interactiva del sistema accesando directamente el índice de temas.

En la barra de texto superior el usuario digita el tema que busca (en forma total o parcial), y en el cuadro inferior aparecen los distintos temas y se va señalando el que más se parece a lo que se digita.

Una vez que se ha encontrado el tema, se despliega haciendo click en el botón . • Sitio Web de Análisis MBC s.a.

Vínculo con el sitio web de Análisis MBC s.a. (HTwww.analisis.co.crTH).


En este sitio, además de información sobre la empresa, productos y servicios, podrá encontrar información útil acerca del funcionamiento y resolución de problemas en los sistemas en la sección de

. • E-mail de Análisis MBC s.a.

Abre el programa de envío de correo electrónico principal que esté instalado en la estación de trabajo listo para enviar un mensaje a la dirección de correo [email protected] como destinatario para que el usuario nos envíe cualquier consulta que requiera acerca del sistema. Obviamente debe estar conectado al internet para poder enviar el correo.


• Acerca de...

Información general del programa: Versión, ubicación de la Análisis MBC s.a. (dirección, teléfonos, dirección postal), créditos del personal participante en análisis, diseño, programación, control de calidad y otros, enlace al sitio web HTwww.analisis.co.crTH y al correo electrónico [email protected]. • enlace Toolkit Contabilidad (Microsoft Excel) enlace Toolkit Contabilidad para Excel es una herramienta compuesta de un menú y funciones que se incorporan en el la hoja electrónica Microsoft Excel y que permite la construcción de plantillas de reportes de emisión periódica tales como el Estado de Resultados, el Balance de Situación y muchos otros reportes. • Instalación enlace Toolkit Contabilidad para Excel consta de dos componentes, normalmente ubicados en la carpeta cg_toolkit del disco compacto de instalación.

• : Es el componente que incorpora el menú y funciones en Excel. Se debe instalar en

C:\Program Files\Microsoft Office\Officexx\Library (en inglés), o bien en C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Officexx\Macros o Library (en español).

• : Es el componente que realiza el interfaz o conección entre Excle y la base de datos de enlace Contabilidad. Debe ser instalado en C:\Windows, o bien en C:\Windows\System.

Ambos componentes deben instalarse en cada computador en el que se requiera utilizar enlace Toolkit Contabilidad para Excel. Para activar el toolkit en Excel, se ingresa a este programa, y en el menú de Herramientas (Tools), se ejecuta la opción Complementos (Add-Ins) y se desplegará una ventana similar a la que sigue:


En el cuadro se localiza el archivo “enlace_tk.xla” y se activa el check que tiene a la izquierda. Al hacerlo y click en el botón Aceptar (OK), se activa un menú denominado “enlace Toolkit” el cual se ubica entre el menú de Tabla (Table) y el menú de Ventana (Window). Una vez concluidos estos procesos, enlace Toolkit Contabilidad para Excel está listo para usarse. • Carpetas de Datos (enlace Toolkit – Parámetros)

Al igual que el programa principal, a esta aplicación debe indicarse la(s) HTcarpeta(s) de datosTH con que va a trabajar. Al ejecutar esta función, aparece la siguiente ventana:


• Databases (Bases de Datos): Nombre corto (de 20 caracteres máximo) que se utiliza para

identificar el directorio o carpeta de datos. • Directory (Directorio): Ruta completa de la carpeta de datos. Puede ser digitada, o bien, se

puede utilizar la ventana de selección de HTdirectorios de datosTH haciendo click en el botón

. • Databases (Bases de datos): Lista de Bases de datos (Identificador / Ruta) disponibles. Botones:

Botón Función

Eliminar la referencia (no elimina la carpeta ni sus archivos) a la Base de Datos que se encuentra señalada por el cursor en la lista de HTbases de datos (databases)TH. Antes de hacerlo, el sistema solicita confirmación por parte del usuario.

• Grabar la base de datos: Cuando se ha especificado un HTidentificadorTH y una HTcarpetaTH de base de datos, se utiliza este botón para incorporarla a la lista de HTbases de datos (databases) TH y de esta forma, que quede disponible para su utilización.

Salir de la opción de Directorios y regresar a la ventana principal de Excel.

Ayuda

• Construcción de Plantillas (enlace Toolkit – Parámetros y Funciones) La utilidad de enlace Toolkit Contabilidad para Excel, es que el usuario puede construir una plantilla de reporte y utilizarla tantas veces como requiera para emitir el mismo documento para diversos periodos. La construcción de plantillas se hace de forma muy simple. Se ubican parámetros clave (Base de Datos, Idioma, Moneda, Fechas) en las primeras celdas (filas) de la hoja electrónica, se escriben los títulos del reporte y columnas, y luego se construye la plantilla del reporte utilizando las funciones que ofrece enlace Toolkit. Parámetros: Parámetro Descripción DSN HTNombre corto de base de datos TH

Idioma Idioma para descripciones (0: Español, 1: Inglés)


Moneda Moneda para cantidades (0: Moneda principal – Colones, 1: Moneda extranjera – Dólares)

Fechas Fechas de inicio y fin de un periodo Funciones: Función Descripción Parámetros

ECG_Anticipos(DSN,Cuenta,FecIni,FecFin,Moneda) Total de anticipos (saldos al descubierto) de una cuenta en un periodo

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta

(tipo corriente) • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_Creditos(DSN,Cuenta,FecIni, FecFin,Moneda)

Total de créditos de una cuenta en un periodo

• DSN: Base de Datos • Cuenta: Código de cuenta • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_CreditosX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,FecIni,FecFin, Moneda)

Total de créditos de una cuenta y un proyecto, compañía o unidad operativa en un periodo

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • Pry_Uni_Cia: Código de

Proyecto, Compañía o Unidad Operativa

• FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_Debitos(DSN,Cuenta,FecIni, FecFin,Moneda)

Total de débitos de una cuenta en un periodo

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_DebitosX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,FecIni,FecFin, Moneda)

Total de débitos de una cuenta y un proyecto, compañía o unidad operativa en un periodo




ECG_FactPend(DSN,Cuenta,FecIni,FecFin,Moneda) Total de facturas pendientes de una cuenta en un periodo


(tipo corriente) • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_Movimientos(DSN,Cuenta, Sigla,FecIni,FecFin,Moneda)

Total neto (débitos – créditos) de movimientos de una cuenta y una sigla en un periodo

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • Sigla: Código de HTsigla de

documentoTH • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_MovimientosX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,Sigla,FecIni,FecFin, Moneda)

Total neto de movimientos de una cuenta, un proyecto, compañía o unidad operativa, y una sigla en un periodo



• Sigla: Código de HTsigla de documentoTH


ECG_MovimientosXG(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,CtaGasto,Sigla,FecIni,FecFin, Moneda)

Total neto de movimientos de una cuenta, un proyecto, compañía o unidad operativa, una cuenta de gastos de proyectos y una sigla en un periodo




• CtaGasto: Código de cuenta de gasto de proyectos

• Sigla: Código de HTsigla de documentoTH


ECG_Nombre(DSN,Cuenta,Idioma) Descripción de una cuenta • DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • Idioma: HTIdioma TH

ECG_NomCia(DSN,Compania) Descripción de una compañía o unidad operativa

• DSN: HTBase de Datos TH • Compania: Código de

Compañía o Unidad Operativa

ECG_NomCtg(DSN,CtaGasto) Descripción de una cuenta de gasto de proyectos

• DSN: HTBase de Datos TH • CtaGasto: Código de

Cuenta de Gasto de Proyectos

ECG_NomProy(DSN,Proyecto) Descripción de un proyecto • DSN: HTBase de Datos TH • Proyecto: Código de

Proyecto

ECG_Presupuesto(DSN,Cuenta,FecIni,FecFin,Moneda) Total de presupuesto de una cuenta en un periodo

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • FecIni: Fecha inicial • Fecfin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_PresupuestoX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,FecIni,FecFin, Moneda)

Total de presupuesto de una cuenta y proyecto, unidad operativa o compañía en un periodo




ECG_PresupuestoXG(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,CtaGasto,FecIni, FecFin,Moneda)

Total de presupuesto de una cuenta, un proyecto, compañía o unidad operativa y una cuenta de gasto de proyectos en un periodo





ECG_Saldo(DSN,Cuenta,Fecha, Moneda)

Saldo de una cuenta a una fecha dada. Si no se especifica fecha, se obtiene el HTsaldo actual TH de la cuenta

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • Fecha: Fecha de corte para

el saldo • Moneda: HTMoneda TH

ECG_SaldoX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,Fecha,Moneda)

Saldo de una cuenta y un proyecto, compañía o unidad operativa a una fecha dada. Si no se especifica fecha, se obtiene el HTsaldo actual TH de la cuenta


proyecto, unidad operativa o compañía

• Fecha: Fecha de corte para el saldo

• Moneda: HTMoneda TH

ECG_SaldoXG(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,CtaGasto,Fecha, Moneda)

Saldo de una cuenta, un proyecto, compañía o unidad operativa y una cuenta de gasto de proyectos a una fecha dada. Si no se especifica fecha, se obtiene el HTsaldo actual TH de la cuenta


proyecto, unidad operativa o compañía


• Fecha: Fecha de corte para el saldo

• Moneda: HTMoneda TH


ECG_SaldoPeriodo(DSN,Cuenta, FecIni,FecFin,Moneda)

Saldo neto de una cuenta en un periodo. Si no se especifican fechas, se obtiene el HTsaldo netoTH de la cuenta

• DSN: HTBase de Datos TH • Cuenta: Código de cuenta • FecIni: Fecha inicial • FecFin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_SaldoPeriodoX(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,FecIni,FecFin, Moneda)

Saldo neto de una cuenta y proyecto, unidad operativa o compañía en un periodo. Si no se especifican fechas, se obtiene el HTsaldo neto TH de la cuenta


proyecto, compañía o unidad operativa

• FecIni: Fecha inicial • FecFin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_SaldoPeriodoXG(DSN,Cuenta, Pry_Uni_Cia,CtaGasto,FecIni, FecFin,Moneda)

Saldo neto de una cuenta, proyecto, unidad operativa o compañía y cuenta de gasto de proyectos en un periodo. Si no se especifican fechas, se obtiene el HTsaldo netoTH de la cuenta


proyecto, compañía o unidad operativa


• FecIni: Fecha inicial • FecFin: Fecha final • Moneda: HTMoneda TH

ECG_TopeCredito(DSN,Cuenta) Monto de HTtope de créditoTH para una cuenta


(tipo HTCorriente TH) Una vez concluida una plantilla, quedaría como la que se muestra a continuación:

La plantilla puede ser guardada con el comando Archivo – Guardar (File – Save). Una vez construidas las plantillas, basta cambiar parámetros para obtener reportes como el que se muestra a continuación:


Si se va a guardar el documento, se recomienda no guardarlo con el mismo nombre que la plantilla, ya que si se hace de esta forma, se pierde la plantilla. Para ello, se utiliza el comando Archivo – Guardar como (File – Save As). • enlace Generador de Formularios • Ventana Principal


Documents

enlace Contabilidad Windows Suite – Manual del Usuario DE ENLACE... · Funcionalidad para conversión de datos de enlace Contabilidad DOS. • Ayuda: Acceso al sistema de ayuda