EMC Documentum Capital Projects · EMC® Documentum® Capital Projects Versão 1.10 Guia de Referência Rápida EMC Corporation Corporate Headquarters Hopkinton, MA 01748-9103 1-508-435-1000

EMC ® Documentum ®

Capital ProjectsVersão 1.10

Guia de Referência Rápida

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Hopkinton, MA 01748-91031-508-435-1000

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Sumário

Histórico de revisão ............................................................................................................ 9

Capítulo 1 Introdução ................................................................................................... 11Visão geral ....................................................................................................... 11Configurando a tela inicial e os logotipos de aplicativos ...................................... 12Configurando as preferências do usuário ........................................................... 12

Capítulo 2 Criando um novo projeto ............................................................................. 17Iniciando um novo projeto ................................................................................ 17Configurando grupos de projetos ...................................................................... 18

Capítulo 3 Gerenciamento de documentos .................................................................. 19Criando um documento .................................................................................... 19Importando um documento .............................................................................. 20Criando um documento de outro documento ..................................................... 20Exibindo ou modificando propriedades de documento ....................................... 21Modificando o conteúdo de um documento ....................................................... 21Modificando o acesso a documentos .................................................................. 22Exibindo uma representação ............................................................................. 22Adicionando ou atualizando manualmente uma reprodução............................... 22Editando um nome de reprodução..................................................................... 23Removendo uma representação ......................................................................... 23Exibindo versões de documentos ....................................................................... 23Exibindo revisões de um documento.................................................................. 23Criando uma revisão de documento .................................................................. 24Exibindo os desenhos CAD nativos.................................................................... 24Status do documento ........................................................................................ 24

Definindo o status inicial de um documento................................................... 24Alterando o status de um documento ............................................................ 24Cancelando um documento........................................................................... 25Substituindo um documento ......................................................................... 25

Adicionando comentários a um documento ....................................................... 25Conjuntos de documentos ................................................................................. 26

Criando um conjunto de documentos ............................................................ 26Exibindo as propriedades de um conjunto de documentos .............................. 27Executando ações em um conjunto de documentos ......................................... 27Executando ações nos documentos de um conjunto de documentos ................. 28Comparando conjuntos de documentos ......................................................... 28

Progresso do documento de cronograma............................................................ 29

3

Sumário

Capítulo 4 Mantendo pastas ......................................................................................... 31

Capítulo 5 Carregamento em massa ............................................................................. 33Criando uma planilha de upload em massa........................................................ 33Definindo regras de correspondência................................................................. 34Validando uma planilha de upload em massa..................................................... 35Resolvendo erros da planilha de upload em massa ............................................. 35Importando uma planilha de upload em massa .................................................. 36Adicionando conteúdo a um espaço reservado (upload em massa) ...................... 36Carregando uma planilha de upload em massa .................................................. 37

Estados de planilha de carregamento em massa.............................................. 37Assistência de valores para carregamento em massa ........................................... 38

Capítulo 6 Matriz de distribuição .................................................................................. 39Criando uma matriz de distribuição................................................................... 39Adicionando colunas a uma matriz de distribuição............................................. 40Adicionando linhas a uma matriz de distribuição ............................................... 41Editando as células de uma matriz de distribuição.............................................. 41Adicionando condições a uma matriz de distribuição.......................................... 42Salvando e publicando uma matriz de distribuição ............................................. 42Aplicando uma matriz de distribuição a um documento ..................................... 43Importando matrizes de distribuição ................................................................. 44Exportando a matriz de distribuição como um arquivo do MicrosoftExcel................................................................................................................ 45

Capítulo 7 Análise e aprovação de documentos .......................................................... 47Processos de ação ............................................................................................. 48Criando uma ação de resposta........................................................................... 48

Usando a pasta Processos de ação.................................................................. 48Atualizando executores em um processo de ação................................................ 49Aplicando uma matriz de distribuição ............................................................... 50Adicionando documentos a um processo de ação ............................................... 50Iniciando um processo de ação .......................................................................... 51Aceitando uma tarefa do processo de ação ......................................................... 51Preparando documentos para um processo de ação ............................................ 51Verificando os documentos para um processo de ação ........................................ 52Aprovando documentos para um processo de ação............................................. 52Retificando documentos para um processo de aprovação .................................... 53Aprovando documentos para um processo de aprovação .................................... 53

Capítulo 8 Transmissões .............................................................................................. 55Transmissões gerais .......................................................................................... 55

Criando uma transmissão geral ..................................................................... 55Adicionando ou removendo documentos em uma transmissão........................ 56Definindo revisões de documentos ou reprodução anexada a umatransmissão geral.......................................................................................... 56Distribuindo uma transmissão geral ou recebida ............................................ 57

4

Sumário

Possíveis métodos de entrega .................................................................... 57Possíveis motivos ..................................................................................... 58

Adicionando conteúdo a uma transmissão geral ............................................. 58Criando uma transmissão geral de uma transmissão geral existente................. 58Salvando e enviando uma transmissão geral................................................... 59Status da transmissão geral ........................................................................... 59

Em preparação ......................................................................................... 59Aguardando confirmação.......................................................................... 59Aguardando resposta ............................................................................... 60Aguardando confirmação/Aguardando resposta ........................................ 60Cancelado ................................................................................................ 60Concluído ................................................................................................ 60

Transmissões recebidas ..................................................................................... 61Criando uma transmissão recebida ................................................................ 61Adicionando conteúdo a uma transmissão recebida........................................ 61Salvando e recebendo uma transmissão recebida ............................................ 61Marcando uma transmissão recebida como recebida ....................................... 62Confirmando uma transmissão recebida ........................................................ 62Respondendo a uma transmissão recebida ..................................................... 63Criando uma transmissão geral a partir de uma transmissão recebida.............. 63Criando uma transmissão de análise de uma transmissão recebida .................. 64Cancelando uma transmissão recebida........................................................... 64

Transmissões de análise .................................................................................... 64Criando uma transmissão de análise .............................................................. 64Distribuindo uma transmissão de análise ....................................................... 65

Adicionando um revisor-chefe/aprovador de análise .................................. 66Adicionando um revisor (comentários) ou outros destinatários ................... 66

Adicionando conteúdo a uma transmissão de análise...................................... 66Iniciando uma transmissão de análise ............................................................ 66Fazendo comentários em uma transmissão de análise ..................................... 67

Adicionando um comentário ..................................................................... 67Modificando um comentário ..................................................................... 67Excluindo um comentário ......................................................................... 67Respondendo a um comentário existente ................................................... 68

Executando tarefas do revisor-chefe............................................................... 68Iniciando a fase de consolidação ................................................................ 69Configurando o status do comentário ........................................................ 69Consolidando comentários........................................................................ 69Configurando o código de aceitação do documento .................................... 70Concluindo a consolidação........................................................................ 70

Executando tarefas do aprovador da análise................................................... 70Concluindo a análise................................................................................. 70Reabrindo uma consolidação..................................................................... 71

Gerando várias transmissões ............................................................................. 71Habilitando o encaminhamento automático de uma transmissão recebida ............ 72

Capítulo 9 Entrega ........................................................................................................ 75Marcando um documento para entrega.............................................................. 75Desmarcando um documento para entrega ........................................................ 75Marcando o documento como pronto para entrega ............................................. 76Criando um pacote de entrega........................................................................... 76Iniciando uma transferência .............................................................................. 78Cancelando uma entrega................................................................................... 78Concluindo uma entrega................................................................................... 78

5

Sumário

Capítulo 10 Correspondências ....................................................................................... 79Visão geral ....................................................................................................... 79

Criando uma pasta de correspondência.......................................................... 79Adicionando um documento de correspondência recebido.............................. 79Adicionando um documento de correspondência de saída .............................. 80Importando mensagens de e-mail do Outlook como documentosde correspondência recebidos ou de saída ...................................................... 80

Criando um processo Enviar ação de resposta .................................................... 80Iniciando um processo enviar ação de resposta................................................... 81

Capítulo 11 Exportar biblioteca ...................................................................................... 83

Capítulo 12 Relatórios .................................................................................................... 85Criando um modelo de relatório........................................................................ 86Configurando os valores de parâmetro do modelo de relatório ............................ 86Configurações de relatório ................................................................................ 89Definindo o cronograma de um relatório............................................................ 90Ativando o relatório.......................................................................................... 91Executando um relatório ................................................................................... 91

Capítulo 13 Supplier Exchange ...................................................................................... 93Registrando o Capital Projects com o projeto do Supplier Exchange..................... 93Registrando o documento externo de entrega do Supplier Exchange.................... 93Enviando transmissões gerais para Supplier Exchange........................................ 94Fechar a entrega ............................................................................................... 94

6

Sumário

Lista de Tabelas

Tabela 1. Relatório do status da aprovação ........................................................................... 86Tabela 2. Relatório do status da entrega ............................................................................... 87Tabela 3. Relatório de transmissão atrasada – pendente......................................................... 87Tabela 4. Relatório de documentos mestre............................................................................ 88Tabela 5. Relatório de documentos mestre com relatório de progresso ................................... 88Tabela 6. Relatório de transmissões do projeto...................................................................... 88Tabela 7. Relatórios de transmissões de projeto (XLS)............................................................ 89Tabela 8. Relatório de registro do documento recebido.......................................................... 89Tabela 9. Relatório de transmissões de revisão...................................................................... 89

7

Sumário

8

Histórico de revisão

Data de revisão Descrição

Julho de 2015 Publicação inicial.

9

Prefácio

10

Capítulo 1Introdução

Este capítulo contém os seguintes tópicos:

• Visão geral, página 11

• Configurando a tela inicial e os logotipos de aplicativos, página 12

• Configurando as preferências do usuário, página 12

Visão geralA solução do Documentum Capital Projects faz parte do pacote de soluções EMC Documentumfor Engineering, Plant, and Facilities Management (EPFM). Trata-se de uma solução completa degerenciamento de conteúdo que possibilita o controle seguro de documentos para colaboração emequipe. Sendo totalmente configurável, essa solução acelera cronogramas de implantação e elimina anecessidade de usar uma programação personalizada. A solução agiliza o processo de transmissão,automatizando a importação, a análise interna e a distribuição externa de documentos controladospara várias pessoas envolvidas. Os recursos de acompanhamento do progresso em vários níveisincluem painéis e relatórios que ajudam a rastrear entregas de projetos e marcos de progresso, alémde comunicarem com precisão o status e o custo dos projetos.

O pacote de soluções EPFM permite às empresas que projetam, constroem, operam e mantêm grandesplantas e instalações gerenciar conteúdo não estruturado e transformar a maneira pela qual elas usaminformações, incluindo documentações técnicas e processos de negócios relacionados.

O pacote de soluções EPFM está expandindo para oferecer suporte à cadeia de valor completa deEnergia e Engenharia. O Pacote de soluções também inclui a solução EMC Documentum AssetOperations e o serviço EMC Supplier Exchange. A solução do Capital Projects aborda os requisitosde gerenciamento de informações para atividades de projeto de engenharia e de construção degrande escala em toda a empresa estendida para incorporar as entregas de fornecedores internos eexternos. As organizações são capazes de reduzir o risco operacional e de negócios, acelerar o tempode conclusão do projeto e garantir a conformidade com as regulamentações do setor.

O Capital Projects inclui novas instalações de transmissão, melhorias nas funções de gerenciamentode Distribuição, de Transmissões e de Correspondência, melhor interoperabilidade com Operações declasses do recurso, e várias melhorias de usabilidade, bem como a atualização do suporte para asmais recentes versões de plataformas do Documentum.

O Guia de Referência Rápida foi projetado para oferecer um suporte fácil de usar para obter o melhorda solução do Capital Projects.

11

Introdução

A tela inicial do Capital Projects Home é ilustrada da seguinte forma:

Configurando a tela inicial e os logotipos deaplicativos1. Faça login no Capital Projects como gerente de configurações.

2. Clique em Administração do site.

3. Clique em Identidade visual.

4. No painel Gerenciamento de identidade visual, selecione um idioma na caixa de listagem. Combase no idioma selecionado, o resto das opções será alterado de forma apropriada.

5. Clique em Procurar ao lado do logotipo da tela para carregar o logotipo da tela. De maneirasemelhante, clique em Procurar ao lado do Logotipo do aplicativo para carregar um logotipo deaplicativo.

Observação: O aplicativo oferece suporte apenas a arquivos .gif.

6. Insira o título do aplicativo, o título do login, a mensagem de login e o rodapé nos respectivoscampos.

7. Clique em Atualizar para salvar as alterações.

8. Clique em Redefinir para reverter as alterações.

Configurando as preferências do usuário1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Clique em Ferramentas > Preferências. Você tem as seguintes guias e opções:

12

Introdução

Guia Opções Descrição

Seção para Iniciar em Selecione a seção que desejaexibir quando fizer loginno aplicativo. Você podeselecionar as seguintesopções.• Administração

• Gabinetes

• Mensagens

• Meus arquivos

• Administração do projeto

• Pesquisas Salvas

• Administração do site

• Inscrições

• Tarefas

Local de check-out Selecione o local ondedeseja fazer o check-out dosdocumentos pertencentes aum projeto.

Credenciais salvas As credenciais de usuáriosalvas para um repositório sãoexibidas aqui.

Tema Selecione um tema na caixade listagem para alterar aaparência do aplicativo.

Arrastar e soltar Selecione a opção parahabilitar o recurso arrastar esoltar. Isso permite que vocêarraste os itens entre oWebtope sua área de trabalho.

Conclusão automática Selecione esta opção parahabilitar o recurso deconclusão automática paracampos de formulário.

Objetos ocultos Selecione esta opção paramostrar objetos ocultos dentrode um projeto.

Opções de acessibilidade Selecione esta opção parahabiiltar os recursos deacessibilidade.

Geral

13

Introdução


Restaurar padrões Clique nesta opção pararestaurar todas as preferênciasaos padrões do sistema.

Colunas Gabinetes A guia de colunas permiteselecionar atributos que vocêdeseja mostrar para umarespectiva coluna. Você podedefinir os atributos para asseguintes colunas:• Gabinetes

• Categorias

• Meu gabinete inicial

• Caixa de entrada

• Meus arquivos

• Inscrições

• Documentos virtuais

• Resultados da pesquisa

Opções de abertura Selecione a opção sobre comodeseja exibir os documentosvirtuais. Selecione uma dasseguintes opções:• Exibir estrutura

• Exibir conteúdo

• Avise-me a cada vez

Associações Selecione a opção Mostrarassociações interrompidaspara exibir qualquerassociação interrompidadentro de um projeto.

Copiar Selecione a opção padrãosobre como deseja que os itenssejam copiados quando vocêexecuta a operação copiar:• Raiz apenas

• Raiz e descendentes

• Raiz e link paradescendentes existentes

Documentos virtuais

14

Introdução



Fazer check-out Selecione a ação padrãoquando você executar umaoperação de check-out:• Baixar como somente

leitura


Repositórios Selecione seus repositóriosfavoritos da lista existente derepositórios.

Locais de pesquisa padrão Selecione os locais de pesquisapadrão. Você pode escolherentre as seguintes opções.• Meus repositórios favoritos

• Apenas o repositório atual

• Outros

Clique em Restaurar padrõespara restaurar os padrões dosistema.

Pesquisar

Pesquisar agrupamentos deresultado

Selecione se deseja habilitarou desabilitar o agrupamentodos resultados de pesquisa.• Desabilitado

• Habilitado

Clique em Restaurar padrõespara restaurar os padrões dosistema.

Formatos Exibição e ediçãopersonalizadas de aplicativos

Defina as opções sobre comodeseja exibir seu aplicativoClique em Adicionar paraabrir a janela Formatos, quepode ser usada para definir asseguintes opções:• Escolher tipo de objeto

• Formato primário

• Exibição

— Formato para exibição

— Gostaria de exibir esteconteúdo no navegador

15

Introdução


da Web? Selecione Simou Não.

— Aplicativo para exibição

• Edição

— Aplicativo para edição

3. Clique em OK.

4. Faça logout e login novamente no aplicativo Capital Projects.O aplicativo é aberto na exibição que você selecionou na caixa de lista Seção para iniciar em.

16

Capítulo 2Criando um novo projeto

Este capítulo contém os seguintes tópicos:• Iniciando um novo projeto, página 17

• Configurando grupos de projetos, página 18

Iniciando um novo projetoA solução do Capital Projects oferece um mecanismo simples para a criação de um novo projeto.Um modelo é fornecido para a criação de novos projetos. Depois que o projeto é criado, você podeconfigurá-lo (por exemplo, criar pastas, adicionar matrizes de distribuição e assim por diante) deacordo com os seus requisitos.

1. Clique em Administração do projeto.

2. No painel Administração do projeto, clique em Configurações do projeto.

3. Selecione um modelo de projeto apropriado no qual o novo projeto se baseará.

4. Selecione Ferramentas > Ações.

5. Selecione Iniciar novo projeto.

6. Digite um valor para as seguintes propriedades. Esses campos são obrigatórios.

Propriedade Tipo

Referência do projeto Texto (no máximo 6 caracteres)

Nome do projeto Texto

Dias padrão para resposta ao projeto Número

Dias padrão para resposta externa Número

Dias padrão para análise e comentário Número

Observação: Essas propriedades são usadas para criar o nome da pasta na raiz do projeto, ouseja, que é, abaixo do gabinete Projetos.

7. Digite os valores para as outras propriedades que são apropriadas para o seu projeto.

8. Clique em Executar ação & Fechar.

17

Criando um novo projeto

Configurando grupos de projetosComo parte do processo de criação de um novo projeto, uma série de grupos de projetos será criada(por exemplo, gerentes de projetos, consumidores, colaboradores e controladores). Esses gruposprecisam ser preenchidos para que os usuários possam procurar, trabalhar e gerenciar a nova áreade projeto.

1. Navegue até a pasta Administração do projeto > Grupos de projetos.

2. No painel Grupos de projetos, selecione um projeto apropriado.

3. Clique duas vezes no nó project-name_project group relevante. Por exemplo,eifqs1_project group.

4. Clique duas vezes no grupo de projetos ao qual você deseja adicionar um novo membro(usuário/grupo).

5. Selecione Arquivo > Adicionar membro(s).

6. Clique em Todos os membros.

7. Digite os primeiros caracteres do sobrenome ou do nome do grupo em Começa com.

8. Pressione Enter ou clique em Pesquisar por nome.

9. Selecione o usuário/grupo relevante no painel esquerdo e clique na seta para a direita paraadicioná-lo ao painel direito.

10. Clique em OK.

18

Capítulo 3Gerenciamento de documentos

O Gerenciamento de documentos é uma das capacidades vitais oferecidas pelo Capital Projects. Paratrabalhar com o gerenciamento de documentos de forma eficiente, você deve estar conectado aoprojeto obrigatório no aplicativo Capital Projects.

Este capítulo contém os seguintes tópicos:• Criando um documento, página 19

• Importando um documento, página 20

• Criando um documento de outro documento, página 20

• Exibindo ou modificando propriedades de documento, página 21

• Modificando o conteúdo de um documento, página 21

• Modificando o acesso a documentos, página 22

• Exibindo uma representação, página 22

• Adicionando ou atualizando manualmente uma reprodução, página 22

• Editando um nome de reprodução, página 23

• Removendo uma representação, página 23

• Exibindo versões de documentos, página 23

• Exibindo revisões de um documento, página 23

• Criando uma revisão de documento, página 24

• Exibindo os desenhos CAD nativos, página 24

• Status do documento, página 24

• Adicionando comentários a um documento, página 25

• Conjuntos de documentos, página 26

Criando um documento1. Navegue até a pasta Projects/<project_name>.

2. Navegue até a pasta na qual você deseja criar um documento. Por exemplo, 01.MasterDocuments/Brisco Engineering/Architectural/Calculation.

19

Gerenciamento de documentos

3. Navegue até a pasta na qual você deseja criar um documento.

4. Selecione Arquivo > Novo > Documento.

5. Na guia Criar, insira um nome para o documento. Se a numeração automática estiver configuradapara o tipo de documento selecionado, o campo de nome será imutável e um nome será geradoautomaticamente na criação. Se a convenção de nomenclatura estiver configurada para o tipo dedocumento selecionado, você pode escolher o nome de uma lista.

6. Selecione um tipo de documento, um modelo de documento e o estado de ciclo de vida.

7. Clique em Avançar.

8. Atualize as propriedades com os valores apropriados. Alguns campos são pré-preenchidosconforme a herança de atributo de pasta configurada.


10. Na guia Conteúdo, clique em Avançar.

11. Na guia Membros, atualize as funções com membros obrigatórios para o documento.Modificando o acesso a documentos, página 22 fornece informações detalhadas.

12. Clique em Concluir.

Importando um documento1. Navegue até a pasta da qual você deseja importar um documento.

2. Selecione Arquivo > Importar.

3. Clique em Adicionar arquivos.

4. Procure e selecione o documento que você deseja importar. Clique em OK.


6. Selecione Tipo de documento.

Observação: A tela é atualizada cada vez que você seleciona um tipo diferente.

Os tipos de documentos disponíveis dependem da pasta da qual você está importando odocumento. Cada pasta tem uma Content Rule que define os tipos de documentos que vocêcria nela.

7. Atualize as propriedades com os valores apropriados. Alguns campos são pré-preenchidosconforme a herança de atributo de pasta configurada. Você também pode atualizar as associaçõesde funções clicando em Alterar associação junto ao título Associação de função.


Criando um documento de outro documentoEste procedimento detalha o processo de copiar o conteúdo de um documento existente para umnovo documento. Ele não copia as propriedades, os metadados ou as representações associadasao documento.

20


1. Selecione um documento que tenha conteúdo primário.

2. Clique em Arquivo > Novo > Documento – Copiar conteúdo.

Observação: O item de menu Documento – Copiar o conteúdo estará disponível somente sevocê tiver acesso de leitura ao documento.

3. Na guia Criar, insira um nome para o documento.

Observação: Se o documento não estiver automaticamente numerado, o campo Nome seráativado.

4. Clique no link Novo local para alterar o local padrão do novo documento. É possível selecionarqualquer local em um projeto para armazenar seu novo documento.

5. Selecione o tipo e o modelo de documento nas caixas de lista correspondentes.

6. Selecione um estado de ciclo de vida para o documento na caixa de lista.

7. Marque a caixa de seleção Excluir documento existente para excluir o documento original.

Observação: A caixa de seleção estará disponível se você tiver permissão para excluir odocumento e se não houver erros de validação no mesmo.


9. Na guia Informações, insira os detalhes obrigatórios. Os detalhes variam de acordo com o tipode documento selecionado.


Exibindo ou modificando propriedades dedocumento1. Navegue até a pasta que contém os documentos.

2. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Propriedades.

3. Clique em uma guia para exibir ou atualizar propriedades.As guias exibidas na caixa de diálogo de propriedades varia conforme o estado do documento,por exemplo, a guia Informações de entrega só é exibida se o documento estiver marcadopara entrega. A guia Progresso de cronograma só é exibida se o progresso de cronograma forhabilitado no documento.

Modificando o conteúdo de um documento1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Editar.

2. Execute as alterações necessárias no documento.

3. Salve e feche o documento.

4. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Fazer check-in.

5. Selecione a versão que você deseja criar.

21


6. Altere as outras propriedades, se relevantes, e clique em OK.Uma nova versão do documento é criada.

7. Para modificar propriedades:

a. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Propriedades.

b. Altere as propriedades necessárias e clique em OK.

Modificando o acesso a documentos1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Propriedades.

2. Clique em Membros.As funções e seus membros atuais são exibidos.

3. Clique em Alterar membros.

4. Clique duas vezes em Grupo de todos os usuários ecs.

5. Digite os primeiros caracteres do nome do usuário em Começa com e pressione Enter.

6. Selecione o usuário necessário no painel esquerdo e clique na seta para a direita ao lado dafunção à qual você deseja adicionar o usuário. Repita essa etapa para adicionar mais usuários, senecessário.Para remover um usuário de uma função, selecione-o no painel direito e clique na seta para aesquerda para removê-lo.

7. Clique em OK para salvar suas alterações.

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades.

Exibindo uma representação1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Conteúdo.

A caixa de diálogo Propriedades é exibida com a guia Conteúdo selecionada.

2. Clique em Exibir ao lado da representação que você deseja abrir.

Adicionando ou atualizando manualmente umareproduçãoA solução do Capital Projects gera representações automaticamente. Você também pode adicioná-lasmanualmente. Você não pode adicionar uma reprodução a um documento se o documento nãotiver um conteúdo principal.

1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Conteúdo.

2. Clique em Adicionar representação de documento.

22


3. Selecione um nome para a representação na caixa de listagem.

4. Clique em Procurar.

5. Selecione o documento que você deseja adicionar como uma representação e clique em Abrir.

6. Clique em OK.Sua representação é adicionada à guia Conteúdo do documento.

7. Clique em OK.

Observação: Adicionar uma reprodução com o mesmo nome de uma já existente substitui areprodução existente.

8. Você também pode atualizar o nome de uma reprodução já adicionada. Basta selecionar areprodução e clicar no botão Editar, que ativa uma tela onde é possível escolher o novo nomeda reprodução.

Editando um nome de reproduçãoVocê também pode atualizar o nome da reprodução já adicionada.

1. Selecione a reprodução.

2. Clique em Editar.

3. Atualize a reprodução com o novo nome.

4. Clique em OK.

Removendo uma representação1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Conteúdo.

2. Selecione a representação que você deseja remover e clique em Remover.

Exibindo versões de documentos1. Navegue até a pasta que contém os documentos.

2. Clique com o botão direito do mouse no documento obrigatório e selecione Exibir > Versões.

Exibindo revisões de um documento1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Exibir > Revisões.

2. Clique em Fechar para retornar à pasta (ou clique nessa pasta no painel de navegação).

23


Criando uma revisão de documentoVocê poderá criar uma nova revisão somente se o status do documento estiver definido comoMaisrecente.

1. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Ações.

2. Clique em Criar nova revisão.

3. Digite os atributos obrigatórios da nova revisão.

4. Para adicionar um arquivo de conteúdo:

a. Clique em Procurar ao lado do campo Novo conteúdo.

b. Procure e selecione o documento. Clique em OK.

5. Clique em Executar ação & Fechar.O status da nova revisão é definido como Em preparação, e o status da revisão anterior é definidocomoMais recente (em revisão).

Exibindo os desenhos CAD nativos1. Navegue até a pasta que contém o desenho.

2. Clique com o botão direito do mouse no desenho e selecione Exibir com Brava! (Somente leitura).

Observação: A opção Exibir com Brava! (somente leitura) é habilitada apenas se a integraçãoBrava estiver instalada.

Status do documento

Definindo o status inicial de um documento

• Para definir o status ao criar um documento, use a caixa de listagem Estado do ciclo de vida.

• Para definir o status ao importar um documento, defina o Status do documento usando a caixa delistagem.

• Para definir o status de um upload em massa, digite o status na coluna Status do documento.

Alterando o status de um documento

Você pode alterar o status do documento, dependendo do tipo de documento e de seu status atual.

1. Clique com o botão direito do mouse no documento e clique em Ações.

24


2. Selecione a ação para alterar o documento para o status necessário. Por exemplo, Marcar comoem preparo, Marcar como mais recente, e assim por diante.


Cancelando um documento1. Selecione um documento.

2. Clique com o botão direito do mouse e selecione Ações.

3. Clique emMarcar como cancelado.


Substituindo um documento1. Selecione um documento a ser substituído.


3. SelecioneMarcar como substituído.

4. Digite o nome ou o número do documento de substituição.


Adicionando comentários a um documentoVocê pode adicionar comentários a um documento usando qualquer um dos métodos a seguir:• Usando o botão Adicionar comentário, página 25

• Usando a guia Comentários nas propriedades do documento, página 26

Usando o botão Adicionar comentário

1. Navegue até a pasta necessária e selecione um documento.

Observação: Não selecione um documento que tenha o status de Espaço reservado já que oscomentários estão desabilitados nos documentos de Espaço reservado.


3. Clique em Adicionar comentário.Você pode inserir um resumo, adicionar comentário textual, adicionar um anexo comocomentário ou adicionar uma marcação como comentário, se o Brava estiver integrado.


Observação: Com a integração do Brava instalada, é possível adicionar marcações enquantovocê comenta.

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Usando a guia Comentários nas propriedades do documento1. Navegue até a pasta necessária e selecione um documento.

Observação: Não selecione um documento que tenha o status de Espaço reservado já que oscomentários estão desabilitados nos documentos de Espaço reservado.

2. Clique com o botão direito do mouse e selecione Propriedades.

3. Clique na guia Comentários.

4. Use os botões apropriados para adicionar, editar ou excluir comentários.

Conjuntos de documentosEste capítulo contém os seguintes tópicos:

• Criando um conjunto de documentos, página 26

• Exibindo as propriedades de um conjunto de documentos, página 27

• Executando ações em um conjunto de documentos, página 27

• Executando ações nos documentos de um conjunto de documentos, página 28

• Comparando conjuntos de documentos, página 28

Criando um conjunto de documentos1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue até a pasta <nome do projeto>/03 Conjuntos de documentos.A seção Configurando modelos de projeto existentes para recursos novos no Guia de configuraçãodo Capital Projects fornece detalhes para criar uma pasta de conjuntos de documentos parao processo de atualização.

3. Clique em Arquivo > Novo > Conjunto de documentos.Digite os seguintes detalhes:• Nome: especifique o nome obrigatório do conjunto de documentos.

• Tipo de documento: selecione o tipo de conjunto de documentos. Por padrão, é possívelobservar o tipo de Conjunto de documentos. Depois de criar o tipo de pacote de trabalho,você pode selecionar Pacote de trabalho padrão.

• Modelo de documento: selecione um modelo de conjunto de documentos. Por exemplo:Conjunto de documentos vazio.

• Ciclo de vida: se vários ciclos de vida estiverem disponíveis, selecione um ciclo de vidaapropriado.

• Estado do ciclo de vida: selecione um estado do ciclo de vida, como Ativo ou Em preparação.


5. Na guia Informações, digite os detalhes obrigatórios.

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7. Especifique um nome para o documento.



10. Na guia Documentos, clique em .

11. Para adicionar um documento:• Da pasta de documentos mestre, clique em Procurar.

• Da lista de documentos no projeto atual, clique em Lista.

• Na folha de carregamento, clique em De cargas.

12. Selecione o(s) documento(s) obrigatório(s) e clique na seta à direita para incluir o documentona área de conteúdo.

13. Clique em OK.

14. Os documentos selecionados estão listados na tabela.

15. Clique em + para adicionar mais documentos ou em - para remover os documentos selecionadosda lista.

16. Clique em Concluir para salvar as alterações.

17. Clique em OK.

18. Clique em Concluir depois de adicionar os documentos solicitados.É criado o conjunto de documentos.

Exibindo as propriedades de um conjunto dedocumentos1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue até a pasta onde você criou os conjuntos de documentos. Por exemplo: pasta <nome doprojeto>/03 Conjuntos de documentos.

3. Clique com o botão direito do mouse no conjunto de documentos e selecione Propriedades.

4. Clique nas diferentes guias da tela Propriedades para exibir os detalhes.

Executando ações em um conjunto de documentos1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue até a pasta onde você criou os conjuntos de documentos. Por exemplo:<nome doprojeto>/03. Conjuntos de documentos.

3. Selecione um conjunto de documentos.

4. Clique em Ferramentas > Ações.

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5. Com base no status atual do conjunto de documentos ou pacote de trabalho, o conjunto deoperações estará visível.Por exemplo: no caso de pacotes de trabalho no estado Em preparação, a operação Conjuntode documentos ativo é permitida.No caso de conjuntos de documentos ativos, a operação Desativar conjunto de documentosou Criar nova revisão é permitida.

6. Clique em Ativar conjunto de documentos ou em Desativar conjunto de documentos com baseno status atual do conjunto de documentos.

7. Clique em Executar ação ou Executar ação & Fechar.

Executando ações nos documentos de um conjuntode documentos1. Faça login no aplicativo Capital Projects.


3. Selecione um conjunto de documentos.

4. Clique em Ferramentas > Ações (documentos anexados).

5. Clique na ação necessária e siga o procedimento.

Comparando conjuntos de documentos

Com o recurso Comparar conjuntos de documentos, você pode comparar duas versões diferentesde conjuntos de documentos ou outros contêineres. O relatório de comparação exibe detalhes dedocumentos que foram adicionados, removidos ou revisados.

Para comparar um conjunto de documentos:1. Faça login no aplicativo Capital Projects.


3. Selecione um conjunto de documentos,clique com o botão direito do mouse e selecione Comparar.

A página Executando relatório exibe uma lista de versões diferentes do documento selecionado.

A página Executando relatório contém duas opções Versões (selecionada por padrão) e Outroscontêineres.

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Versõesa. Para comparar uma versão anterior, selecione uma das versões disponíveis.

b. Clique em Avançar.

c. A tela Executando relatório exibe o formato e o modo do relatório. As opções de formato derelatório são pdf, xls e csv. For exemplo: selecione o formato pdf.

d. Clique em Executar.

Outros contêineres

a. Para comparar o conjunto de documentos com outros contêineres, selecione a opção Outroscontêineres.

Uma caixa de texto Nome/título da pesquisa é exibida junto com a caixa de seleção Todas asversões e Todas as revisões.

b. Digite o valor de pesquisa obrigatório e selecione Todas as versões ou Todas as revisões.

c. Clique em Pesquisar.

O resultado da pesquisa exibe a lista de contêineres disponíveis.

d. Selecione uma das versões na tabela.

e. Clique em Avançar.

f. A tela Executando relatório exibe o formato e o modo do relatório. As opções de formato derelatório são pdf, xls e csv. For exemplo: selecione o formato pdf.

g. Clique em Executar.

4. O relatório é gerado e abre um visualizador apropriado para o formato de relatório selecionado.

Observação: Na pasta Conjuntos de documentos é possível comparar vários conjuntos dedocumentos. Depois você pode selecionar o formato de relatório obrigatório.

Progresso do documento de cronogramaO recurso Progresso do cronograma ajuda a monitorar o progresso realizado em um documento.Você pode configurar e monitorar o progresso de um documento usando cronogramas baseados emesforço ou cronogramas baseados em progresso. O cronograma pode ser aplicado a documentos emtodos os estados de ciclo de vida, exceto Nulo, Cancelado e Substituído. Para aplicar o cronograma adocumentos, crie um modelo de cronograma e aplique-o no objeto de documento.

Você pode controlar o progresso do documento usando modelos definidos no cronograma dodocumento ou progresso baseado em esforço.

Ativando o progresso do cronograma do documento1. Selecione os documentos necessários para aplicar a opção de progresso do cronograma.


3. No painel Ações disponíveis, clique em Habilitar cronograma ou progresso.

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4. Na tela Habilitar cronograma ou progresso, selecione Habilitar cronograma do documentoou Habilitar progresso baseado em esforço.

5. Se você selecionar a opção Habilitar cronograma do documento, deverá também selecionaro modelo necessário.O Guia de configuração do EMC Documentum Capital Projects oferece as instruções para criar omodelo de progresso do cronograma.

6. Se você selecionar a opção Habilitar progresso baseado em esforço, deverá também definir otempo necessário para concluir a tarefa.

7. Defina a data de início para iniciar o progresso do cronograma do documento.


9. SelecioneMostrar progresso do documento para exibir o progresso do documento.

10. Clique com o botão direito do mouse no documento e clique em Propriedades para monitorar oprogresso da tarefa.

11. Para Habilitar progresso baseado em esforço, na guia Cronograma\progresso, digite o temporestante e clique em Atualizar para exibir o progresso atual.Para Habilitar cronograma do documento, os marcos de conclusão e pendente são exibidos naguia Cronograma\progresso.

12. Clique em OK.

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Capítulo 4Mantendo pastas

As pastas de retenção fornecem os detalhes sobre como criar uma nova pasta de retenção e como criarum novo documento dentro dessa pasta de retenção.

Criando uma nova pasta1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue para a pasta <nome do projeto>/01.Documentos mestre > 00.Mantendo pastas.

3. Clique em Arquivo > Novo > Pasta.

4. Especifique um nome para a pasta.


6. Na guia Informações, insira os detalhes obrigatórios.


8. Na guiaMembros, adicione as regras obrigatórias para o documento. Modificando o acesso adocumentos, página 22 contém informações detalhadas.


Criando um novo documento1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue para a pasta <nome do projeto>/01.Documentos mestre > 00.Mantendo pastas.

3. Clique em Arquivo > Novo > Documento.

4. Especifique um nome para o documento.


6. Na guia Informações, insira os detalhes obrigatórios.


8. Na guia Documentos, clique em .• Para adicionar da pasta de documentos, clique em Procurar.

• Para adicionar dos documentos no projeto atual, clique em Lista.

• Para adicionar da planilha de carregamento, clique em De cargas.

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Mantendo pastas

9. Na guiaMembros, adicione as regras obrigatórias para o documento. Modificando o acesso adocumentos, página 22 contém informações detalhadas.


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Capítulo 5Carregamento em massa

Criando uma planilha de upload em massaA ferramenta de upload em massa usa uma planilha de dados (planilha do Excel) para importar umgrande número de documentos e/ou espaços reservados.

1. Navegue até a pasta <project name>/07.Loading/01.Documents.

2. Selecione Arquivo > Novo > Carregamento de documentos.

3. Digite um nome no campo Nome.

4. Selecione um modelo no campoModelo de carregamento de documento.Os modelos de carregamento de documentos são ilustrados da seguinte forma:


6. Na guia Informações, selecione Pasta do repositório ou Compartilhamento de arquivos no campoOrigem do conteúdo.

7. Se você selecionar Pasta do repositório como a Origem do conteúdo, clique em Editar, ao lado docampo Local do conteúdo e navegue até um arquivo, por exemplo, na guia Procurar, navegue

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Carregamento em massa

até <project name>/07.Loading/03.Temporary Loading Folders. Os documentos aserem carregados devem ser importados na pasta de repositório escolhida.

8. Se você selecionar Compartilhamento de arquivos como a Origem do conteúdo, o Local de conteúdopoderá estar vazio e os documentos a serem carregados devem ser colocados no local configuradopara o compartilhamento de arquivos.

9. Clique em OK.


11. Na guiaMembros, adicione as regras obrigatórias para o documento. Modificando o acesso adocumentos, página 22 fornece informações detalhadas.

12. Clique em Concluir. O cabeçalho da linha 1 na nova planilha de dados em branco estárelacionado às propriedades do tipo de documento selecionado. Cada entrada da segunda linhana planilha do Microsoft Excel corresponde a um documento a ser criado ou atualizado.

13. Preencha as propriedades apropriadas na planilha do Microsoft Excel. As entradas obrigatóriasestão marcadas com o símbolo de * (asterisco).Preencha as propriedades obrigatórias na planilha do Microsoft Excel.

14. Salve e feche a planilha de dados.

15. Clique com o botão direito do mouse no documento e selecione Fazer check-in.

Definindo regras de correspondênciaAs regras de correspondência definem como os documentos serão processados quando existir umdocumento idêntico em uma pasta.

1. Navegue até <project name>/07.Loading/01.Documents.

2. Selecione uma planilha de carregamento de documento apropriada.

3. Clique com o botão direito do mouse, selecione Propriedades e clique na guia Carregarconfigurações.

4. Clique em Editar para Regras de correspondência de documentos.

5. Clique em Adicionar para especificar as condições que qualificam um documento como idêntico.As regras de correspondência de documentos estão ilustradas a seguir:

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6. Clique em OK para especificar a ação a ser realizada com base na condição usando os valores dacaixa de listagem. A lista de ações que você pode executar são as seguintes:• Ação Ignorar

• Ação Versão Principal

• Ação Versão Secundária

• Ação Nova Revisão

• Ação Substituir

7. Clique em Adicionar para adicionar mais condições.

8. Clique em OK para salvar e fechar.

Validando uma planilha de upload em massaVocê precisa validar a planilha antes de fazer o upload de documentos/espaços reservados.

1. Clique com o botão direito do mouse na planilha de upload em massa e selecione Ações.

2. Na caixa de diálogo Ações, clique em Validar.

3. Clique em Executar ação.Linhas inválidas são mostradas no relatório de resultados da ação.

4. Clique em Fechar.Se não houver erros, o status da planilha será definido como Pronto.

Resolvendo erros da planilha de upload emmassaSe você visualizar erros ao validar a planilha, será possível editá-la e resolver esses erros antes deexecutar a ação de carregamento.

1. Clique com o botão direito do mouse na planilha de upload em massa e selecione Editar.Se uma linha não passar na validação, seu status será definido como Inválido. Passe o mousesobre a dica de ferramenta vermelha para revelar os detalhes do erro. Cada célula com errotambém é realçada em vermelho.

2. Resolva os erros.Em geral, os valores fornecidos na planilha não correspondem aos valores da lista de seleção naspastas de lista de seleção de configurações do projeto relevantes.

3. Salve e feche a planilha.

4. Clique com o botão direito do mouse na planilha de upload em massa e selecione Fazer check-in.

5. Clique em OK.

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6. Valide a planilha. A seção Validando uma planilha de upload em massa, página 35 contéminstruções detalhadas.

Importando uma planilha de upload em massaVocê também pode importar uma planilha de upload em massa (se um fornecedor/provedor a tiverpreenchido para você).


2. Selecione Arquivo > Importar documento.


4. Procure e selecione a planilha que você deseja importar e clique em OK.


6. Selecione oModelo de documento na caixa de listagem.

7. Adicione as funções obrigatórias.

8. Clique em Concluir.A planilha é importada para o aplicativo Capital Projects.

Adicionando conteúdo a um espaço reservado(upload em massa)Se você importar um espaço reservado usando a ferramenta de upload em massa, poderá usar amesma planilha para fazer upload do arquivo de conteúdo.


2. Clique com o botão direito do mouse na planilha de upload em massa e selecione Editar.

3. Exclua o valor de Status da linha (por exemplo, Processado [Novo documento criado]) para odocumento necessário. Isso permite reimportar a linha.

4. No campo Conteúdo, digite o nome do documento.O arquivo de conteúdo (documento) precisar ser carregado no respectivo local conforme o tipode conteúdo selecionado.

5. Salve e feche a planilha de upload em massa.

6. Valide a planilha. A seção Validando uma planilha de upload em massa, página 35 forneceinstruções detalhadas.

7. Carregue a planilha. A seção Carregando uma planilha de upload em massa, página 37 forneceinstruções detalhadas.

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Carregando uma planilha de upload em massaVocê precisa validar a planilha antes de carregá-la. Realize as instruções fornecidas na seçãoValidando uma planilha de upload em massa, página 35.

1. Clique com o botão direito do mouse na planilha de upload em massa e selecione Ações.

2. Selecione Carregar.

3. Especifique uma data e uma hora para a execução do trabalho de carregamento. Comoalternativa, deixe essas informações em branco para que o carregamento comece imediatamente.

4. Clique em Executar ação & Fechar.Você receberá uma mensagem quando o carregamento estiver concluído. O conteúdo docarregamento entra em uma fila e leva algum tempo para receber a mensagem indicando queo trabalho de carregamento está concluído.

5. Clique na mensagem para ler o relatório de carregamento.

Estados de planilha de carregamento em massa

A tabela a seguir descreve os estados da planilha de upload em massa.

Estado Descrição

Em preparação A planilha está sendo preparada. Você aindapode editar a planilha.

Pronto A planilha foi validada. Você não pode editá-la.

Para editar a planilha:1. Clique com o botão direito do mouse e

selecione Ações.

2. Selecione Retornar para mais preparação.


Em fila A ação de carregamento da planilha foi realizadacom êxito, e os documentos/espaços reservadosestão em uma fila aguardando upload. Você nãopode editá-la.

Processado A planilha foi processada. Os documentos/espaços reservados foram carregados no CapitalProjects. Você não pode editá-la. Quando vocêfizer check-in da planilha, ela retornará aoestado Em preparação.

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Assistência de valores para carregamento emmassaA funcionalidade de carregamento em massa cria uma planilha que contém os atributos de ummodelo de documento. Você pode digitar e editar valores para esses atributos e criar entradas paravários documentos. Importe a planilha para importar muitas propriedades.

Os tipos de documentos disponíveis estão ilustrados a seguir.

Para criar uma planilha de carregamento em massa:

1. Navegue até o nó Carregamento > Documentos no seu projeto.

2. Selecione Arquivo > Novo > Carregamento de documentos.

3. Digite um nome para o documento.

4. Selecione um modelo necessário.

5. Clique em Concluir. Uma planilha em branco é exibida. As linhas de cabeçalho indicam osatributos do modelo que você selecionou nas etapas anteriores.

6. Digite os valores para as linhas. Crie quantas linhas forem necessárias.

Observação: alguns dos atributos na planilha são caixas de listagem. A lógica desses atributosdepende de como eles estão definidos no modelo selecionado.

7. Clique em Salvar e feche a planilha.

8. Selecione o documento no Capital Projects, clique com o botão direito do mouse e selecioneFazer check-in.

9. Clique em OK.

Observação: Se novos valores de listas de opções forem criados no repositório depois da criação daplanilha, o mesmo não será atualizado na planilha. Você deve criar uma planilha de carregamento emmassa nova para recuperar os valores de assistência mais recentes.

38

Capítulo 6Matriz de distribuição


• Criando uma matriz de distribuição, página 39

• Adicionando colunas a uma matriz de distribuição, página 40

• Adicionando linhas a uma matriz de distribuição, página 41

• Editando as células de uma matriz de distribuição, página 41

• Adicionando condições a uma matriz de distribuição, página 42

• Salvando e publicando uma matriz de distribuição, página 42

• Aplicando uma matriz de distribuição a um documento, página 43

• Importando matrizes de distribuição, página 44

As matrizes de distribuição permitem configurar rapidamente a distribuição de uma transmissãoou de um processo de ação com base em uma matriz predefinida. Você pode configurar a matrizcom muitas condições para poder reutilizá-la em várias situações.

Criando uma matriz de distribuição1. Navegue até a pasta <project name>/05 Distribution/01 Management.

2. Selecione Arquivo > Novo >Matriz de distribuição.

3. Digite um nome para a matriz de distribuição.A seguinte captura de tela mostra os modelos de documento disponíveis para uma matriz detransmissão:

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Matriz de distribuição

4. No campo Tipo de documento, selecione o tipo de matriz que você deseja criar. Esse tipo podeser Processo ou Transmissão (para transmissões Gerais, Recebidas ou de Análise).

5. No campoModelo de documento, selecione o tipo de transmissão para o qual você deseja criar amatriz e clique em Avançar.


Adicionando colunas a uma matriz dedistribuiçãoAs colunas de uma matriz de distribuição especificam os usuários ou grupos que fazem parte dessamatriz.

1. Clique emModificar colunas.

2. Clique em Adicionar usuário/grupo.Para transmissões gerais, você também pode adicionar um participante externo como umacoluna. Realize as seguintes etapas:a. Clique em Adicionar participante externo.

b. Forneça o nome e os detalhes de e-mail. Estes são campos obrigatórios.

c. Clique em OK.


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4. Digite o nome completo ou parcial do usuário/grupo no campo Começa com e pressione Enter.

5. Selecione o usuário/grupo no painel esquerdo e clique na seta para a direita para adicioná-lo aopainel direito. Repita essa etapa para adicionar mais usuários, se necessário.

6. Clique em OK.

Adicionando linhas a uma matriz dedistribuiçãoCada linha da matriz especifica um tipo específico de distribuição. Por exemplo, se a matriz for parauma transmissão de análise, ela especificará os revisores-chefe, os revisores em geral e os aprovadoresde análise (opcional). Uma matriz pode ter várias linhas, cada uma com uma condição diferente. Issopermite que uma determinada linha seja aplicada a uma transmissão em uma instância (dependendodas condições) e outra linha seja aplicada a outra instância (porque as condições eram diferentes).

1. Clique em Adicionar linha.

2. Digite um nome para a linha. Este é um campo obrigatório.

3. Clique em OK. Uma nova linha é adicionada à matriz. Repita essa etapa para adicionar maislinhas, se necessário.A seguinte captura de tela mostra as opções disponíveis em uma tela de distribuição:

Editando as células de uma matriz dedistribuiçãoVocê precisa editar as células e especificar os usuários/grupos que recebem as tarefas ou notificaçõespara definir a distribuição da transmissão.

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1. Selecione a célula que você deseja editar.

2. Clique em Editar células.

3. Selecione uma tarefa ou um motivo apropriado.

Observação: as opções exibidas na caixa de listagem Tarefa ou motivo dependem do tipo dematriz de distribuição que você está criando.

4. Selecione um método de entrega apropriado. Clique em OK.

5. Repita as etapas até que você tenha editado as células obrigatórias.

Adicionando condições a uma matriz dedistribuição1. Clique em Adicionar condições.

2. Selecione um tipo de documento apropriado.

3. Clique em Adicionar.

4. Selecione uma propriedade condicional.

5. Selecione o operador.

6. Digite o valor apropriado.

7. Clique em Aplicar.

8. Repita as etapas para adicionar mais condições, se necessário.

9. Clique em OK.

Observação: se você fornecer mais de uma condição, elas serão calculadas usando a condiçãoAND.


Salvando e publicando uma matriz dedistribuição1. Selecione uma matriz de distribuição.

Observação: Depois de criar a matriz de distribuição, o status é definido como Em preparação.Você não pode usá-la até sua publicação.


3. Selecione Publicar matriz.


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Aplicando uma matriz de distribuição a umdocumentoAplicar uma matriz de distribuição a um documento inicia um processo de ação ou transmissão(dependendo do tipo definido nessa matriz) com o documento adicionado como conteúdo.

1. Selecione o(s) documento(s) que você deseja enviar em um processo de ação/transmissão.


3. Selecione Aplicar matriz de distribuição.

4. Selecione Tipo de matriz para indicar se deseja enviar seu documento através de um processo detransmissão ou ação.

5. Selecione o tipo de processo de transmissão ou ação.

6. Selecione a matriz que você deseja aplicar aos documentos.

Observação: somente as matrizes que corresponderem ao tipo de matriz e ao tipo de destinoserão exibidas. Por exemplo, se você escolher uma transmissão de análise, poderá selecionarapenas as matrizes de transmissão de análise que tiverem o status definido como Publicado.

A seguinte captura de tela mostra as etapas para aplicar a matriz de distribuição:

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7. Selecione uma opção na Lógica de distribuição para escolher como aplicar a matriz dedistribuição. A lógica de distribuição é aplicada da seguinte forma:a. Distribuição múltipla: selecionar qualquer opção aqui resultará na criação de várias

transmissões ou processos. Você pode selecionar as seguintes opções.• Agrupar por linha correspondente: cria várias transmissões: se você selecionar esta

opção, todos os documentos correspondentes a uma linha em particular na matriz dedistribuição serão agrupados juntos e enviados com base no tipo de matriz selecionada.Isso pode ser uma transmissão ou um processo. Entre oito documentos, por exemplo,quatro poderiam corresponder a uma determinada linha na matriz de distribuição e osquatro restantes poderiam corresponder a outra linha. Como resultado, haveria duasdistribuições separadas.

• Distribuir documentos individualmente: se você selecionar esta opção, documentosindividuais serão enviados como distribuições separadas com base no tipo de matrizselecionada.

b. Distribuição única: selecionar qualquer opção aqui resultará na criação de uma transmissãoou processo único. Você pode selecionar as seguintes opções.

• Onde as condições correspondem a um ou mais documentos: se você selecionar estaopção, todos os documentos que correspondem a uma linha em particular são agrupadosjuntos e enviados como uma transmissão ou processo único.

• Onde as condições correspondem a cada documento: se você selecionar esta opção,apenas os documentos que correspondem a todas as condições de uma linha em particularsão agrupados e enviados como uma transmissão ou processo único.


9. Preencha os detalhes do processo de ação/transmissão. As seções Processos de ação, página 48 eCapítulo 8, Transmissões fornecem mais informações.

Importando matrizes de distribuiçãoVocê pode importar os detalhes da matriz de distribuição usando uma planilha. A planilha fornece osdetalhes da matriz de distribuição e das informações do destinatário.

1. Navegue até a pasta <project name>/05 Distribution/01 Management.

2. Selecione Arquivo > Importar.


Observação: Exemplos de arquivos do Excel para cada tipo de matriz estão disponíveis na pasta/Samples/04. Distribution Matrices. O arquivo do Excel tem duas planilhas. Umaplanilha contém as informações de destinatário e a outra contém a matriz real entre as condiçõese as atribuições de função para cada destinatário.

O Guia de Configuração do Capital Projects fornece mais detalhes sobre matrizes de distribuição.

4. Na caixa de diálogo Selecionar arquivos, selecione o arquivo de matriz de distribuição necessário.

5. Clique em OK.

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6. Na tela Importar: seleção do arquivo, selecione Avançar.

7. Na tela Importar: definição de objeto, selecioneMatriz de transmissão ao lado do rótulo Tipode documento.

8. Selecione uma matriz de transmissão na caixa de listagemModelo de documento.


Observação: Após a importação da matriz de distribuição, se você notar que o ícone de planilhaestá presente em vez do ícone de distribuição, clique com o botão direito do mouse, selecionePropriedades e navegue até a guia Problemas ao importar distribuição para exibir os detalhesdo problema.

Exportando a matriz de distribuição como umarquivo do Microsoft Excel1. Navegue até a pasta <project name>/05 Distribution/01 Management.

2. Selecione um documento nessa pasta.

3. Selecione Arquivo > Exportar.

4. Selecione um diretório de destino para onde deseja exportar esse arquivo e clique em OK.O aplicativo cria o arquivo do Excel nesse diretório e você verá uma notificação do sistemaconfirmando se a exportação foi bem-sucedida ou não.

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46

Capítulo 7Análise e aprovação de documentos

Este capítulo contém os seguintes tópicos:• Processos de ação, página 48

• Criando uma ação de resposta, página 48

• Atualizando executores em um processo de ação, página 49

• Aplicando uma matriz de distribuição, página 50

• Adicionando documentos a um processo de ação, página 50

• Iniciando um processo de ação, página 51

• Aceitando uma tarefa do processo de ação, página 51

• Preparando documentos para um processo de ação, página 51

• Verificando os documentos para um processo de ação, página 52

• Aprovando documentos para um processo de ação, página 52

• Retificando documentos para um processo de aprovação, página 53

• Aprovando documentos para um processo de aprovação, página 53

47

Análise e aprovação de documentos

Processos de açãoHá três tipos de processos de ação na solução do Capital Projects. Você pode usá-los para aprovardocumentos e desenhos formalmente.• O processo PVA é um processo de aprovação de três etapas:

— Prepare

— Verify

— Approve

Você pode anexar os seguintes tipos de documentos a um processo PVA:

— Documento interno de entrega

— Documento de projeto

• O processo de Aprovação é um processo de aprovação de uma etapa:— Approve

— Rectify (opcional)

Você pode anexar os seguintes tipos de documentos a um processo de aprovação

— Documento de correspondência

— Documento de projeto

• O processo Enviar ação de resposta é usado como um processo de ação implícito para documentosde Correspondência recebida.

Criando uma ação de respostaHá duas maneiras de criar um processo de ação.• Usando a pasta Processos de ação, página 48

• Aplicando uma matriz de distribuição a um documento, página 43

Usando a pasta Processos de ação

1. Navegue até Projects/<project name>/06.Action Processes folder.

2. Com base no tipo de processo de ação que será criado, navegue até 01.PVA Processes,02.Approval Processes ou 03.Send Response Actions folder.

3. Selecione Arquivo > Novo > Processo de ação.

Normalmente os processos de ação são numerados automaticamente, mas se for preciso,nomeie-os também.

4. Clique em Avançar para mover até a guia Informações do processo a fim de atualizar osexecutores em um processo de ação.

48


Para obter mais informações, consulte Atualizando executores em um processo de ação, página 49.

5. Clique em Avançar para mover até a guia Itens a fim de adicionar documentos que não devemser incluídos no processo de ação.

Para obter mais informações, consulte Adicionando documentos a um processo de ação, página50.


Atualizando executores em um processo deaçãoNavegue até a guia Informações do processo na caixa de diálogo Propriedades do processo de açãoselecionado para adicionar ou atualizar os executores de cada atividade. Para o PVA, as atividadessão Prepare, Verify e Approve; para o Processo de aprovação, as atividades são Approval e Rectify.

1. Clique no link relacionado ao executor que você deseja especificar.

2. Selecione uma data prevista usando o seletor de calendário (opcional).



5. Digite o nome total ou parcial do usuário/grupo que você deseja adicionar no campo Começacom e pressione Enter.

6. Selecione o usuário/grupo no painel esquerdo, clique na seta para a direita para adicioná-los aopainel direito e clique em OK. Repita essa etapa para adicionar mais usuários, se necessário.Clique em OK.

7. Repita as etapas para definir todos os executores do processo. Os executores também podem seratualizados com o botão Aplicar matriz. Para obter mais informações, consulte Aplicando umamatriz de distribuição, página 50.

8. Determine as notificações que você deseja enviar aos controladores desse processo. Selecioneentre as seguintes opções disponíveis na guia Processo:• Quando uma etapa é concluída:

— Não envie nenhuma notificação

— Envie uma notificação à medida que cada etapa é concluída

— Envie apenas uma notificação quando todas as etapas forem concluídas

• Quando um convite é recusado:

— Não envie nenhuma notificação

— Envie uma notificação sempre que um convite for recusado

— Envie apenas uma notificação se todos os convites de uma etapa forem aceitos


49


Aplicando uma matriz de distribuiçãoVocê pode aplicar uma matriz de distribuição para adicionar executores a um processo de transmissãoou ação já criado. Você pode selecionar uma matriz de distribuição e escolher se prefere substituir asconfigurações de executor existentes ou anexá-las.1. Clique com o botão direito em um processo de transmissão ou ação e selecione Propriedades.

2. Vá até a guia Distribuição e clique no botão Aplicar matriz.

3. A captura de tela a seguir fornece detalhes sobre a guia

Distribuição:Defina os valores apropriados para o seguinte:

• Matrizes disponíveis

• Opções de aplicação

• Opções de cálculo

4. Clique em OK.

Adicionando documentos a um processo deação1. Navegue até a guia Itens na caixa de diálogo Propriedades do processo de Ação para adicionar

ou atualizar os documentos anexados ao processo de Ação.

2. Clique em Adicionar itens.

3. Navegue até a pasta na qual o documento está localizado.

4. Selecione o documento no painel esquerdo e clique na seta para a direita para adicioná-lo aopainel direito. Repita essa etapa até adicionar todos os documentos, se necessário. Clique em OK.


Observação: Os erros de validação são exibidos na tela se o documento não satisfizer a condição. Forexemplo, Documentos de entrega externa prontos para uso não podem ser adicionados a um processo de ação.

50


Iniciando um processo de ação1. Clique com o botão direito do mouse no processo de ação e selecione Ações.

2. Selecione Iniciar processo de ação.

3. Digite observações, se necessário. Essas observações ficam visíveis para os executores.

4. Clique em Executar ação & Fechar.O processo começa e um convite para executar a primeira atividade é enviado aos executoresda primeira atividade do processo de ação (Prepare no caso de PVA e Approval no caso doprocesso de aprovação).O status do processo é definido como Ativo.

Aceitando uma tarefa do processo de açãoSe você é o executor de uma tarefa de processo PVA ou de aprovação, primeiro é necessário aceitá-la.Clique no link no e-mail de notificação recebido para abrir a tarefa.

A solicitação para realizar a tarefa também está disponível na Seção atual da sua lista de tarefas noCapital Projects. Clique na tarefa para abri-la.

1. Clique em Aceitar solicitação.

2. Clique em Executar ação & Fechar. A tarefa é exibida na Seção atual da sua lista de tarefas. Vocêtambém pode clicar em Recusar solicitação para remover a solicitação da sua lista de tarefas epermitir que outro executor a aceite.

Preparando documentos para um processo deação1. Clique em Execute a etapa ’Preparar documento(s)’ em ’pva_process_number’ na sua lista

de tarefas.

2. Clique em Exibir processo PVA.

3. Selecione Itens e clique duas vezes em um documento para exibi-lo.

4. Para editar um documento:a. Selecione um documento na guia Itens.

b. Clique em Editar.

O documento é aberto em seu aplicativo nativo.

c. Realize as alterações necessárias, salve e feche o documento.

d. Clique em Fazer check-in e depois em OK.

e. Quando terminar de preparar um ou mais documentos, clique em Concluir a sua etapa.

51


O botão Concluir a sua etapa também está disponível na tela principal da tarefa.

f. Digite observações para o executor (opcional).

g. Clique em Executar ação & Fechar.

h. Clique em OK.

A tarefa é removida da lista de tarefas.

O status do documento é definido como Requer verificação. Agora, as propriedades Revisãopreparada em e Revisão preparada por têm valores.

Verificando os documentos para um processode ação1. Clique em Execute a etapa Verificar documento(s) em ’pca_process_number’ na sua lista de

tarefas.


3. Selecione Itens e clique duas vezes em um documento para exibi-lo.A seção Preparando documentos para um processo de ação, página 51 fornece instruções paraeditar um documento.

4. Quando terminar de verificar os documentos, clique em Concluir a sua etapa.

5. Digite observações para o executor (opcional).Decida se deseja encaminhar o processo para aprovação ou rejeitar para prepará-lo novamente.


7. Clique em OK.A tarefa é removida da lista de tarefas.

O status do documento é definido como Requer aprovação. Agora, as propriedades Revisãoverificada em e Revisão verificada por têm valores.

Aprovando documentos para um processo deação1. Clique em Execute a etapa ’Aprovar documento(s)’ em ’pca_process_number’ na sua lista

de tarefas.



4. Quando terminar de aprovar os documentos, clique em Concluir a sua etapa.Decida se deseja encaminhar o processo para aprovação ou rejeitar para prepará-lo novamente.


6. Clique em OK.

52


A tarefa é removida da lista de tarefas.O status do documento é definido comoMais recente. Agora, as propriedades Revisão aprovada eme Revisão aprovada por têm valores.

Retificando documentos para um processo deaprovação1. Clique em Execute a etapa ’Retificar documento(s)’ em ’pca_process_number’ na sua lista

de tarefas.

2. Clique em Exibir processo de aprovação.


4. Para editar um documento:a. Selecione um documento na guia Itens.

b. Clique em Editar.

O documento é aberto em seu aplicativo nativo.

c. Realize as alterações necessárias, salve e feche o documento.

d. Clique em Fazer check-in e depois em OK.

e. Quando terminar de retificar os documentos, clique em Concluir a sua etapa.

f. Clique em Executar ação & Fechar.

g. Clique em OK.

O status do documento é definido como Requer aprovação.

Aprovando documentos para um processo deaprovação1. Clique em Execute a etapa ’Aprovar documento(s)’ em ’approval_process_number’ na sua

lista de tarefas.

2. Clique em Exibir processo de aprovação.


4. Quando terminar de aprovar os documentos, clique em Concluir a sua etapa.O botão Concluir a sua etapa também está disponível na tela principal da tarefa.

5. Digite observações para o executor (opcional).


7. Clique em OK.A tarefa é removida da lista de tarefas.

53


Se você aprovar o(s) documento(s), um documento de correspondência mudará para o statusAprovado para envio e um documento de projeto mudará para o statusMais recente. Agora, aspropriedades Revisão aprovada em e Revisão aprovada por têm valores.

Se você rejeitar os documentos para retificar o estado deles, o status será definido como Empreparação.

54

Capítulo 8Transmissões

Este capítulo contém os seguintes tópicos:• Transmissões gerais, página 55

• Transmissões recebidas, página 61

• Transmissões de análise, página 64

• Gerando várias transmissões, página 71

• Habilitando o encaminhamento automático de uma transmissão recebida, página 72

Transmissões geraisVocê pode usar uma transmissão geral principalmente para registrar a transmissão de um documentode sua empresa para qualquer outra empresa. No entanto, ela também pode ser usada paratransmissões internas. Por exemplo, de um departamento para outro dentro da mesma organização.

Criando uma transmissão geral1. Navegue até Projects/<project_name>/05.Distribution/03.General

Transmittal.

Observação: você também pode iniciar uma transmissão geral aplicando uma matriz dedistribuição diretamente a um documento. A seção Aplicando uma matriz de distribuição a umdocumento, página 43 fornece mais detalhes.

2. Clique em Arquivo e selecione Novo > Transmissão.


4. Preencha as propriedades da transmissão geral.

5. Clique em Avançar para mover até a guia Documentos a fim de adicionar documentos a umatransmissão. Para obter mais informações, consulte Adicionando ou removendo documentos emuma transmissão, página 56.

6. Clique em Avançar para mover até a guia Distribuição a fim de adicionar destinatários a umatransmissão. Para obter mais informações, consulte Distribuindo uma transmissão geral ourecebida, página 57.

55

Transmissões


Adicionando ou removendo documentos em umatransmissão1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão e selecione Propriedades.

2. Na guia Documentos, clique em .

3. Escolha entre a seguintes opções para localizar os documentos que deseja adicionar:• Procurar: permite percorrer a estrutura da pasta Master Documents para selecionar

documentos.

• Correspondência : permite percorrer a estrutura da pasta Correspondence para selecionardocumentos.

• Lista: fornece uma lista plana de todos os documentos em um projeto.

• De cargas: fornece uma lista de planilhas do Excel para carregar documentos processados eescolhe quais documentos processados através da planilha serão adicionados à transmissão.

• Da área de transferência: permite adicionar arquivos que estão disponíveis na área detransferência.

• Do conjunto de documentos: permite adicionar arquivos que fazem parte de um conjuntode documentos

4. Depois que você localizar os arquivos usando qualquer uma dessas opções, selecione os arquivosno painel esquerdo e clique na seta direita para adicioná-los ao painel direito.

5. Repita as etapas 2 e 3 para todos os documentos que deseja adicionar.

6. Clique em OK.Se os documentos não corresponderem aos critérios de transmissão, eles não serão adicionados àgrade na guia Documento, mas uma mensagem de validação será exibida com os motivos.

7. Você também pode remover um documento já adicionado com o botão -.

Definindo revisões de documentos ou reproduçãoanexada a uma transmissão geral1. Selecione a transmissão geral e clique com o botão direito para selecionar Propriedades.

2. Vá até a guia Documentos.

3. Selecione o documento na lista.

4. Clique no botão Editar.

5. Selecione a Revisão e a Reprodução do documento que deve ser associado à transmissão eclique em Ok.

6. Repita as etapas 3-6 para cada documento.

56

Transmissões

7. Na tela Propriedades, clique em OK para salvar as alterações.

Distribuindo uma transmissão geral ou recebida

1. Na guia Distribuição, clique em .

2. Selecione um tipo de destinatário apropriado.

• Destinatário interno



3. Digite o nome total ou parcial do membro no campo Começa com e pressione Enter.

4. Selecione o usuário necessário e clique em OK.

5. Selecione as opçõesMotivo e Entrega por na caixa de listagem.

6. Clique em OK.

• Destinatário externo (aplicável apenas para Transmissão geral)

1. Insira o nome do destinatário.

2. Selecione as opçõesMotivo e Entrega por na caixa de listagem.

3. Clique em OK.

3. Você também pode clicar no botão Aplicar matriz para aplicar uma matriz de distribuição àstransmissões. Para obter mais informações, consulte Aplicando uma matriz de distribuição,página 50.

Possíveis métodos de entrega

A seguir os possíveis métodos de entrega para transmissões:• Anexo de e-mail

• Cópia impressa

• Notificação do sistema

• FTP — (a configuração FTP deve ser implementada)

• Syncplicity — (a integração do Documentum Syncplicity Connector deve ser implementada)

• Supplier Exchange — (a integração do Supplier Exchange deve ser implementada)

57

Transmissões

Possíveis motivos

Estes são os possíveis motivos pelos quais uma transmissão pode ser gerada:• Informações

• Notificação

Adicionando conteúdo a uma transmissão geralFolha de rosto

Uma folha de rosto é gerada automaticamente para uma transmissão geral.

Folha de comentários

Para gerar uma folha de comentários para essa transmissão:

1. Clique na guia Conteúdo.

2. Selecione Gerar uma folha de comentários.

3. Clique no link Opções.

4. Use a caixa de listagem para decidir que comentários devem ser adicionados (por status)enquanto gera a folha de comentários.

5. Marque a caixa de seleção para decidir se os arquivos de conteúdo também devem seradicionados à transmissão.

6. Clique na seção Outros arquivos para adicionar qualquer outro documento junto coma transmissão.

Normalmente, um modelo de folha de rosto é associado por padrão, mas se preferir usar um modeload hoc, você pode carregá-lo usando a seçãoModelo de folha de rosto. De forma semelhante, ummodelo de folha de comentários é associado por padrão, mas se preferir usar um modelo ad hoc, vocêpode carregá-lo usando a seçãoModelo de folha de comentários.

Criando uma transmissão geral de uma transmissãogeral existente1. Navegue até Projects/<project_name>/05.Distribution/03.General

Transmittal.

2. Selecione uma transmissão que esteja no estado Em preparação ou Concluído.


4. Clique Repetir transmissão.

5. Marque as caixas de seleção obrigatórias no campo Dados a copiar.


58

Transmissões

7. Modifique os detalhes obrigatórios e envie a transmissão. Salvando e enviando uma transmissãogeral, página 59 fornece informações detalhadas.

Salvando e enviando uma transmissão geral1. Clique no botão Salvar e enviar na página de propriedades de uma Transmissão geral para salvar

as propriedades atualizadas e envie a transmissão.

2. Use as caixas de seleção para especificar se uma Confirmação ou Resposta, ou ambas, sãonecessárias. Se uma resposta for necessária, especifique a data usando o seletor de calendário.

3. Clique em Executar ação & Fechar. A transmissão será distribuída aos destinatários.

4. Clique em OK.

Observação: Transmissões gerais normalmente são preenchidas automaticamentecom base nos valores de atributo selecionados Para e Motivo da edição. Porexemplo: /PROJECTS/<project name>/05. Distribution/03. GeneralTransmittals/Brisco Engineering/Issued For Review

Status da transmissão geral

Em preparação

Se você clicar em Concluir antes de salvar e enviar uma transmissão geral, ela terá o status Empreparação. A transmissão será armazenada na pasta 05.General Transmittals.

1. Para enviar a transmissão geral, selecione a transmissão necessária.

2. Clique com o botão direito do mouse e selecione Propriedades.

3. Preencha os detalhes da transmissão.

4. Clique em Salvar e enviar.

5. Siga as etapas 2–7, conforme explicado na seção Salvando e enviando uma transmissão geral,página 59.

Aguardando confirmação

Se você clicar em A confirmação é obrigatória, o status da transmissão geral será definido comoAguardando confirmação.

Para confirmar a transmissão e marcá-la como concluída:

1. Selecione a transmissão necessária.


3. Clique emMarcar como confirmado.

59

Transmissões

4. Selecione a Data da confirmação usando o seletor de data.


Aguardando resposta

Se você selecionar Uma resposta é obrigatória ao salvar e enviar a transmissão, esta terá o statusAguardando resposta. Quando a resposta for recebida:



3. Clique emMarcar como concluída.

4. Selecione a data em que a resposta foi recebida usando o seletor de calendário.


Aguardando confirmação/Aguardando resposta

Se você selecionar A confirmação é obrigatória e Uma resposta é obrigatória ao mesmo tempo, atransmissão terá o status Aguardando confirmação:

1. Confirme a transmissão – Aguardando confirmação, página 59 fornece os detalhes.

2. Registre a resposta — Aguardando resposta, página 60 fornece os detalhes.

Cancelado

Você pode cancelar uma transmissão antes de marcá-la como concluída.



3. Clique emMarcar como cancelado.


Concluído

A transmissão está concluída. Você não pode realizar ações adicionais nessa transmissão.

60

Transmissões

Transmissões recebidas

Criando uma transmissão recebida

Antes de poder registrar uma transmissão recebida, você precisa carregar todos os documentos eespaços reservados no Capital Projects.

1. Navegue até a pasta Projects/<project name>/05.Distribution/02.IncomingTransmittal.

2. Selecione Arquivo > Novo > Transmissão.

3. Digite um nome para a transmissão.O valor fornecido no campo Nome é transferido para a propriedade Número da transmissão.


5. Digite as propriedades da transmissão recebida.

6. Clique em Avançar para mover até a guia Documentos a fim de adicionar documentos a umatransmissão. Para obter mais informações, consulte Adicionando ou removendo documentos emuma transmissão, página 56.

7. Clique em Avançar para mover até a guia Distribuição a fim de adicionar destinatários datransmissão. Para obter mais informações, consulte Distribuindo uma transmissão geral ourecebida, página 57.


Adicionando conteúdo a uma transmissão recebida1. Usando a guia de conteúdo, você pode carregar a folha de rosto, a folha de comentários ou

qualquer outro arquivo associado.

Na respectiva seção da página, clique em para adicionar um arquivo.

2. Navegue até o arquivo, selecione-o e clique em OK.

Salvando e recebendo uma transmissão recebida1. Na página Propriedades de transmissão recebida, você pode clicar no botão de atalho Salvar e

receber para salvar a atualização das propriedades e marcá-las como recebidas.

2. Selecione Confirmação e Resposta, se necessário.


4. Clique em Fechar.A transmissão é criada, e a notificação é enviada.

61

Transmissões

Observação: Transmissões recebidas são normalmente armazenadas automaticamente equando prontas para uso são armazenadas automaticamente com base nos valores de atributoselecionados De e Motivo da edição. Por exemplo: /PROJECTS/<project name>/05.Distribution/02.Incoming Transmittals/Brisco Engineering/Issued ForReview

Marcando uma transmissão recebida como recebida

1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão recebida e selecione Ações.

2. Clique emMarcar como recebido.

3. Selecione A confirmação é obrigatória ou Uma resposta é obrigatória e forneça as datasapropriadas.

4. Clique em Executar e Fechar. A seguinte captura de tela mostra as ações disponíveis para umatransmissão recebida:

Confirmando uma transmissão recebida1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão e selecione Ações.

2. Clique emMarcar como confirmado.

3. Selecione uma data usando o seletor de calendário para Data da confirmação.A seguinte captura de tela mostra as etapas para marcar a transmissão como confirmada.

62

Transmissões

4. Clique em Executar ação & Fechar.O status da transmissão é definido como Concluído.

Observação:• Se você selecionar A confirmação é obrigatória, mas não fornecer uma data, o status da

transmissão será definido como Aguardando confirmação.

• Se você selecionar A confirmação é obrigatória e fornecer uma data, o status da transmissãoserá definido como Concluído.

Respondendo a uma transmissão recebida

Para transmissões recebidas que estão Aguardando confirmação ou Aguardando resposta, é necessárioconcluir explicitamente usando o seguinte processo:

1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão recebida e selecione Ações.

2. SelecioneMarcar como concluída.

3. Selecione uma data usando o seletor de calendário para Data de conclusão.

4. Clique em Executar ação & Fechar.O status da transmissão é definido como Concluído.

Criando uma transmissão geral a partir de umatransmissão recebida1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão recebida e selecione Ações.

2. Selecione Criar uma resposta para.

3. No campo Tipo, selecione Transmissão geral.


5. Insira os detalhes obrigatórios para a transmissão e clique em Salvar e enviar.

63

Transmissões

Criando uma transmissão de análise de umatransmissão recebida1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão recebida e selecione Ações.

2. Selecione Criar uma revisão com.

3. No campo Tipo, selecione Transmissão de análise.


5. Insira os detalhes obrigatórios para a transmissão e clique em Salvar e iniciar.

Cancelando uma transmissão recebida1. Clique com o botão direito do mouse na transmissão e selecione Ações.

2. SelecioneMarcar como cancelado.


Transmissões de análiseUma transmissão de análise permite que você inicie e gerencie a análise de documentos.

Criando uma transmissão de análise1. Navegue até a pasta Projects/<project name>/05.Distribution/04.Review

Transmittal.você também pode iniciar uma transmissão de análise aplicando uma matriz de distribuiçãodiretamente a um documento. A seção Aplicando uma matriz de distribuição a um documento,página 43 fornece as instruções.

2. Selecione Arquivo > Novo > Transmissão.Normalmente, uma transmissão de análise é automaticamente numerada.


4. Na guia Informações, selecione um motivo para editar a transmissão de análise a partir dacaixa de listagemMotivo da edição.


6. Na guia Documentos, clique em para adicionar documentos à transmissão.

Observação: Para obter mais informações, consulte Adicionando ou removendo documentos emuma transmissão, página 56.


64

Transmissões

8. Na guiaDistribuição, você pode aplicar uma matriz de distribuição ou selecionar os destinatáriospara a transmissão.

Observação: Para obter mais informações, consulte Distribuindo uma transmissão de análise,página 65.


10. Na guia Conteúdo, clique em para adicionar outros arquivos.


12. Na guiaMembros, selecione os membros para a transmissão.

13. Clique em Concluir. Para obter mais informações, leia as próximas seções para obter informaçõesdetalhadas.

Distribuindo uma transmissão de análise

Uma transmissão de análise inclui os quatro tipos de funções a seguir:• Revisor: executa revisões e comentários nos documentos anexados. Pode haver vários revisores e

as revisões podem acontecer em série ou paralelamente.

• Revisor-chefe: consolida todos os comentários de revisões diferentes, atualiza o status doscomentários (aceita, rejeita ou fecha os comentários) e finaliza os comentários para envio. Vocêpode escolher apenas um Revisor-chefe.

• Aprovador: executa uma aprovação final dos documentos e comentários. Você pode escolherapenas um Aprovador.

• Outros destinatários: espectadores que recebem uma notificação referente a uma revisão emandamento.

É obrigatório ter um Revisor-chefe (LR - revisor-chefe) e pelo menos um Revisor (C - comentário).O Aprovador da análise e Outros destinatários são opcionais.

A seguinte captura de tela mostra as etapas para adicionar revisores a uma transmissão de análise:

Você pode consultar as subseções a seguir para atualizar os respectivos executores ou usar o botãoAplicar matriz para atualizar todos os executores de uma vez. A seção Aplicando uma matriz dedistribuição, página 50 fornece mais detalhes.

65

Transmissões

Adicionando um revisor-chefe/aprovador de análise

1. Na página Propriedades da transmissão de análise, vá para a guia Distribuição e clique emEditar na seção LR - principal revisor ou na seção AP - aprovador da análise para atualizar orespectivo executor.


3. Digite o nome completo ou parcial do usuário em Começa com e pressione Enter (ou cliqueem Pesquisar).

4. Selecione o nome de usuário necessário e clique em OK.

5. Clique em OK.

Adicionando um revisor (comentários) ou outros destinatários

1. Na página Propriedades da transmissão de análise, vá para a guia Distribuição e clique

na seção C- comentário ou na seção Outros destinatários para adicionar os respectivosdestinatários.


3. Digite o nome completo ou parcial do usuário em Começa com e pressione Enter (ou cliqueem Pesquisar).

4. Selecione o nome de usuário necessário no painel esquerdo e clique na seta para a direita paraadicioná-lo ao painel direito. Repita essa etapa para adicionar mais usuários, se necessário.

5. Clique em OK.Você pode determinar se os revisores recebem a tarefa de comentários no modo paralelo (padrão)ou serial por intermédio da caixa de listagem.

Adicionando conteúdo a uma transmissão de análise1. Na guia Conteúdo, clique em + na seção Outros arquivos.

2. Navegue até o arquivo, selecione-o e clique em OK.

Observação: Folha de registros no início e Folha de registros na conclusão é geradoautomaticamente pelo sistema.

Iniciando uma transmissão de análise1. Na página Propriedades da transmissão de análise, clique em Salvar e iniciar para salvar as

propriedades, atualizar e começar a revisão.

2. Selecione uma data prevista usando o seletor de calendário para Data prevista da análise.


66

Transmissões

4. Clique em OK.As notificações são distribuídas e o status da transmissão é definido como Em comentário.

Observação: Transmissões de análise são normalmente armazenadas automaticamente e quandoprontas para uso são armazenadas automaticamente com base no valor de atributo selecionadoMotivo da edição. Por exemplo: /PROJECTS/<project name>/05. Distribution/04.Review Transmittals/Issued For Review

Fazendo comentários em uma transmissão de análise

Você pode criar e gerenciar comentários como parte de um processo de análise formal (transmissão).

Adicionando um comentário

1. Na guia Documentos, selecione o documento obrigatório e clique em .

2. Na guia Comentários, clique em para adicionar um comentário.

3. Você pode inserir os seguintes detalhes:• um resumo

• um comentário textual

• um anexo como um comentário

• uma marcação como um comentário se o Brava estiver integrado

Modificando um comentário

1. Clique em Documentos.

2. Clique no ícone de Comentários ao lado do documento relevante.

3. Clique no botão Editar em relação ao comentário que deseja atualizar.

Observação: a opção Editar somente está disponível para os comentários que você adicionou.

4. Realize as alterações necessárias e clique em OK.

Excluindo um comentário



3. Clique em Excluir.

Observação: a opção Excluir somente está disponível para os comentários que você adicionou.

67

Transmissões

Respondendo a um comentário existente



3. Clique em Responder ao lado do comentário ao qual você deseja responder.

4. Digite uma resposta na forma de texto ou anexe um documento, ou faça ambos.

5. Clique em OK.

Executando tarefas do revisor-chefe

Depois que um documento tiver sido revisado, será responsabilidade do revisor-chefe:

• Decidir fechar a etapa de análise mais cedo. A seção Iniciando a fase de consolidação, página 69fornece as instruções.

• Decidir quais comentários são válidos. A seção Configurando o status do comentário, página 69fornece as instruções.

• Consolidar os comentários. A seção Consolidando comentários, página 69 fornece as instruções.

Se você for um revisor-chefe de uma tarefa, receberá uma tarefa de análise depois que a transmissãofor enviada, com o nome Revisor-chefe em - <número da transmissão>. Clique no link para abrir atarefa.

Se você for um revisor-chefe, também receberá uma notificação por e-mail sobre a tarefa de análise.Clique no link no e-mail para abrir a tarefa.

Depois de abrir uma tarefa, você pode clicar no botão Exibir transmissão de análise para exibiras transmissões de análise.

A tarefa do revisor-chefe é enviada como uma tarefa pendente no começo da transmissão. Você podeabrir a tarefa para exibir o progresso da etapa de análise.

Os nomes dos revisores são listados na seção de comentários da guia Distribuição.

A seguinte tabela descreve o status:

Status Descrição

Pendente Indica uma tarefa futura

Em andamento Indica que um usuário recebeu a tarefa, mas nãoa concluiu

Concluído - (Comentários feitos/nenhumcomentário)

Indica que a tarefa foi concluída

68

Transmissões

Iniciando a fase de consolidação

A fase de consolidação da transmissão de análise será iniciada automaticamente depois que todosos revisores tiverem concluído suas tarefas. Você pode iniciar a fase de consolidação mais cedo, senecessário:

1. Abra a tarefa do revisor-chefe.

2. Clique em Iniciar consolidação.


Observação: todas as tarefas de análise incompletas são removidas.

Configurando o status do comentário

1. Abra a tarefa de revisor principal e clique em Exibir transmissão de análise.

2. Na página Propriedades de transmissão, clique na guia Documentos.

3. Selecione um documento para o qual deseja atualizar o status de seus comentários.

4. Clique em Comentários.

Observação: por padrão, as opções novo e abrir comentários são exibidas. Use a lista de opçõesFiltrar por status para exibir comentários com um status diferente.

5. Selecione os comentários para os quais deseja alterar o status.

6. Clique em Definir status.

7. Selecione um novo status na caixa de listagem e clique em OK.A seguinte tabela descreve as opções disponíveis:

Status Descrição

Novo Novo comentário. Status não definido.

Abrir Comentário válido ainda não resolvido.Geralmente incluído na folha de comentários.

Fechado Comentário válido que foi resolvido ouconsolidado com outro comentário.

Rejeitado Comentário inválido.

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo de propriedades.

Observação: Você também pode clicar no link Definir status para definir o status de comentáriosindividuais.

Consolidando comentários

Como revisor-chefe, você também pode consolidar comentários. Você pode criar um novo comentáriousando o conteúdo de um ou mais comentários.

69

Transmissões

1. Na página Propriedades de transmissão, vá para a guia Documentos e clique no ícone decomentários.

2. Clique no ícone de comentários em relação aos documentos para os quais deseja consolidaros comentários.

3. Clique em Consolidar.

4. Digite os detalhes do novo comentário consolidado. O campo Resumo é obrigatório.

5. Para adicionar um anexo ou um texto de um comentário existente, clique em +.

6. Selecione um status para os comentários novos e antigos, e clique em OK.

Configurando o código de aceitação do documento

1. Na página Propriedades de transmissão de análise, vá para a guia Documentos.

2. Selecione um documento.


4. Selecione um código de aceitação e clique em OK.

Concluindo a consolidação

1. Abra a tarefa do revisor-chefe.

2. Clique em Concluir consolidação.


Executando tarefas do aprovador da análise

O aprovador da análise é uma tarefa opcional no processo de transmissão de análise. Depois que orevisor-chefe conclui a fase de consolidação, a transmissão entra na fase Em aprovação. O aprovadorda análise pode optar por concluir a análise ou reabrir a fase de consolidação.

Se você for um aprovador da análise de uma tarefa, receberá uma tarefa de análise depois que atransmissão for enviada, com o nome Aprovador da análise em - <número da transmissão>. Cliqueno link para abrir a tarefa.

Se você for um aprovador da análise, também receberá uma notificação por e-mail sobre a tarefa deanálise. Clique no link no e-mail para abrir a tarefa.

Concluindo a análise

1. Abra a tarefa do aprovador de análise.

2. Clique em Concluir análise.

70

Transmissões


4. Clique em OK.

Reabrindo uma consolidação

1. Abra a tarefa do aprovador de análise.

2. Clique em Reabrir consolidação.

3. Digite uma mensagem para o revisor-chefe no campoMensagem. Isso é opcional.


5. Clique em OK.

Gerando várias transmissõesAs transmissões podem conter vários documentos. Você pode dividir e enviar uma transmissão combase nas condições definidas para uma matriz de distribuição. Os revisores e usuários são definidospara cada condição. Quando um documento associado a uma transmissão atende a uma condição, eleé enviado a todos os revisores e usuários definidos para essa condição.

Para gerar várias transmissões:

1. Navegue até o nó Documentos mestre no projeto.

2. Selecione os documentos que você deseja incluir na transmissão dividir e enviar.


4. Na área Ações disponíveis, clique em Aplicar matriz de distribuição.

5. Defina Tipo de destino como Transmissão de análise.

6. Selecione uma matriz de distribuição.

71

Transmissões

7. Selecione uma lógica de distribuição:a. Distribuição múltipla

a. Agrupar por linha correspondente: cria várias transmissões. As transmissões incluem osdocumentos que atendem às condições de uma determinada linha.

b. Distribuir documentos individualmente: cria várias transmissões, adiciona osdocumentos que atendem às condições definidas para a matriz de distribuição e cria umatransmissão exclusiva para cada documento.

c. Distribuição única

a. Onde condições correspondem a um ou mais documentos: criará uma única transmissãoe aplicará a matriz de distribuição à transmissão, se as condições corresponderem a pelomenos um documento.

b. Onde condições correspondem a cada documento: criará uma única transmissão eaplicará a matriz de distribuição à transmissão se as condições corresponderem a todosos documentos.

8. Clique em Executar ação. O Capital Projects faz o seguinte:• Cria transmissões com base na matriz de distribuição selecionada.

• Envia uma mensagem que lista os erros de validação durante a adição de documentos edestinatários às transmissões.

• Exibe a lista de transmissões criadas da distribuição e a lista de documentos e destinatáriosexcluídos.

Observação: Documentos são excluídos de uma transmissão se:• Um documento não corresponder a alguma condição definida para a matriz de distribuição.

• Um erro de validação ocorrer quando o documento estiver sendo adicionado à transmissão.

9. Clique no ícone de informações para exibir os detalhes de uma transmissão.

10. Clique em Salvar e enviar para iniciar uma transmissão.

Habilitando o encaminhamento automático deuma transmissão recebidaA opção de envio automático de transmissão de análise na solução do Capital Projects ajuda vocêa criar novas transmissões de análise no recebimento de uma transmissão recebida. Quando atransmissão recebida está no estado Being Prepared, você pode habilitar a transmissão paraencaminhamento automático. Você pode executar essa tarefa durante a criação de uma novatransmissão recebida ou atualização de uma transmissão recebida existente.

Se você habilitar a caixa de seleção Encaminhar transmissão automaticamente, a solução do CapitalProjects não somente criará uma transmissão de análise, mas também a enviará para todos osdestinatários. Se você não habilitar a caixa de seleção Encaminhar transmissão automaticamente, asolução do Capital Projects somente criará automaticamente uma transmissão de análise.

Execute as seguintes etapas para habilitar o encaminhamento automático de uma transmissãorecebida existente:

72

Transmissões

1. Navegue até a pasta Projects/05.Distribution/02.Incoming Transmittal.

2. Clique com o botão direito do mouse na transmissão e selecione Propriedades.

3. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione Informações.

4. Habilite Encaminhar transmissão automaticamente.

5. Conclua a transmissão e clique em Salvar e receber.

Execute as seguintes etapas para habilitar o encaminhamento automático de uma nova transmissãorecebida:

1. Navegue até a pasta Projects/05.Distribution/02.Incoming Transmittal.

2. Selecione Arquivo > Novo.

3. Na caixa de diálogo Propriedades, selecione Informações.

4. Habilite Encaminhar transmissão automaticamente.

5. Conclua a transmissão e clique em Salvar e receber.

73

Transmissões

74

Capítulo 9Entrega


• Marcando um documento para entrega, página 75

• Desmarcando um documento para entrega, página 75

• Marcando o documento como pronto para entrega, página 76

• Criando um pacote de entrega, página 76

• Iniciando uma transferência, página 78

• Cancelando uma entrega, página 78

• Concluindo uma entrega, página 78

O Capital Projects progride das fases de projeto e criação para a fase de entrega-para-operações. Esseciclo de vida também inclui a geração de relatórios. Posteriormente, com base no requisito, o grupode operações pode devolver os documentos que foram entregues de volta para o Capital Projects.

Com base na configuração do Pacote de entrega, que é um conjunto de documentos escolhidos paraentrega, ele geralmente é exportado a um compartilhamento de arquivos ou zip dos arquivos, e omanifesto dos metadados é adicionado como uma reprodução do próprio objeto do pacote de entrega.

Marcando um documento para entrega1. Selecione um documento que você deseja incluir em um pacote de entrega.


3. Clique em Marcar para entrega.


Observação: Um plug-in do RCF também pode ser configurado para marcar documentosautomaticamente para entrega no ponto de criação.

Desmarcando um documento para entrega1. Selecione um documento marcado para entrega.


75

Entrega

3. Clique em Desmarcar da entrega.


Marcando o documento como pronto paraentrega1. Selecione um documento que você deseja incluir em um pacote de entrega.


3. Clique emMarcar como pronto para entrega.


Observação: Um plug-in do RCF também pode ser configurado para marcar documentosautomaticamente como Prontos para entrega na mudança do estado de ciclo de vida.

Criando um pacote de entrega1. Selecione Arquivo > Novo > Transmissão de entrega.

A caixa de diálogo Novo pacote de entrega é exibida.

2. Especifique o nome do pacote de entrega. Esse campo é obrigatório.

3. Selecione um tipo de transmissão.

4. Selecione um modelo de transmissão.


6. Especifique um resumo, se necessário.

7. Defina Destino da entrega como Desired Handover Target. Esse campo é obrigatório.

76

Entrega


9. Na guia Documentos, clique em .Você pode anexar documentos recebidos e documentos correspondentes a uma transmissãorecebida.

10. Navegue até a pasta que contém os documentos.

11. Para adicionar um documento:• Da pasta de documentos mestre, clique em Procurar.

• Da lista de documentos no projeto atual, clique em Lista.

• Da área de transferência, clique em Da área de transferência.

• Do conjunto de documentos, clique em Do Conjunto de documentos.

12. Selecione o documento no painel esquerdo e clique na seta para a direita para adicioná-lo aopainel direito. Repita essa etapa até adicionar todos os documentos, se necessário. Clique emOK.


14. Selecione o documento na tabela Documentos e clique no ícone – para remover um documentodo pacote.

15. Clique em OK.


77

Entrega

O novo pacote é de entrega é listado na página Entrega.

Iniciando uma transferência1. Selecione o pacote de entrega, clique com o botão direito do mouse e selecione Ações.

2. Clique em Iniciar entrega.

3. Clique em Executar ação & Fechar.Quando você começa o processo de entrega, o pacote de entrega passa para o estado Pendente. Umtrabalho HandoverQueueProcessor que processa o pacote de entrega e exporta os documentos dopacote de entrega para o local de destino designado é executado em segundo plano. As notificaçõesdo sistema são enviadas aos destinatários apropriados.

O pacote de entrega é definido com o status Publicado, que indica que o pacote está pronto paraconsumo.

Cancelando uma entrega1. Selecione um pacote de entrega, clique com o botão direito do mouse e clique em Cancelar

entrega.

2. Forneça uma justificativa para o cancelamento da entrega na caixa de texto, se necessário.

3. Clique em Executar ação & Fechar.O status do pacote de entrega é definido como Cancelado.

Concluindo uma entregaO pacote de entrega processado é definido com o status Publicado, que indica que o pacote estápronto para consumo. Depois que o pacote de entrega publicado é consumido pelo aplicativo dedestino, os controladores devem marcar manualmente o pacote de entrega como Concluído.

1. Selecione um pacote de entrega, clique com o botão direito do mouse e clique em Concluirentrega.

2. Clique em Executar ação & Fechar. O status do pacote de entrega é definido como Concluído.

78

Capítulo 10Correspondências

Visão geralO Capital Projects oferece suporte à criação de documentos de correspondência que são categorizadoscomo Correspondência recebida e Correspondência de saída. Se os e-mails forem importados para osistema, o Capital Projects adicionará os valores de algumas das propriedades de e-mail, comoAssunto, Para, De, CC, data de envio do e-mail, às propriedades correspondentes do documento.

Criando uma pasta de correspondência1. Navegue até a pasta Projects/<Project Name>/02.Correspondence/.

2. Selecione Arquivo > Novo > Pasta

3. Na lista Tipo de pasta, selecione Documentos de correspondência.

4. Digite o nome obrigatório.


Adicionando um documento de correspondênciarecebido1. Selecione Arquivo > Novo > Documento.

2. Na lista Tipo de documento, selecione Correspondência recebida.


4. Na guia Informações, clique em Editar ao lado dos rótulos De e Para, e selecione os detalhesde destinatário necessários.

5. Selecione o motivo da Edição obrigatório.

6. Clique em Concluir.Depois de criar um documento de correspondência, você pode executar as seguintes ações:• Criar resposta

• Marcar como recebido

• Marcar como concluída

79

Correspondências

Adicionando um documento de correspondência desaída1. Selecione Arquivo > Novo > Documento.

2. Na guia Criar, selecione Correspondência de saída ao lado da lista Tipo de documento.


4. Na guia Informações, clique em Editar ao lado dos rótulos De e Para, e selecione os detalhesde destinatário necessários.


6. Clique em Concluir.Depois de criar um documento de correspondência, você pode executar as seguintes ações:• Marcar como registrado

• Marcar como concluída

• Criar e-mail relacionado

Importando mensagens de e-mail do Outlook comodocumentos de correspondência recebidos ou de saída1. Selecione Arquivo > Importar.


3. Selecione o e-mail do Outlook obrigatório.

4. Na caixa de diálogo Procurar, clique em OK.


6. Forneça os detalhes do destinatário obrigatórios De e Para.

7. Selecione o tipo de documento como Correspondência recebida ou Correspondência de saída.



10. Na mensagem importada, clique com o botão direito do mouse e selecione Propriedades paraexibir os detalhes E-mail de e E-mail para.

Criando um processo Enviar ação de respostaUm processo Enviar ação de resposta pode ser usado para notificar sobre ’Correspondência deentrada’ procurando uma ação para responder.

1. Navegue até <project name>/06.Action Process/03.Send Response Actions

2. Clique em Arquivo > Novo > Processo de ação.

80

Correspondências

3. Escolha um nome para o processo (se ele não for numerado automaticamente).

4. Deixe o tipo e o modelo padrão como estão, por exemplo, Enviar ação de resposta e Processode ação, respectivamente.


6. Na guia Informações do processo, clique no link Enviar resposta para escolher o executor.

Para obter mais informações, consulte Atualizando executores em um processo de ação, página49. Outra alternativa é usar o botão Aplicar matriz. Para obter mais informações, consulteAplicando uma matriz de distribuição, página 50.


8. Na guia Itens, clique em + para adicionar os documentos do tipo de correspondência de entrada.Para obter mais informações, consulte Adicionando documentos a um processo de ação, página50.


Iniciando um processo enviar ação de resposta1. Navegue até <project name>/06.Action Process/03.Send Response Actions

2. Clique com o botão direito domouse no processo enviar ação de resposta criado e selecioneAções.

3. Selecione Iniciar processo de ação.

4. Digite observações para o executor (opcional).


81

Correspondências

82

Capítulo 11Exportar biblioteca

Exportar biblioteca é um método para extrair os metadados e a estrutura de uma pasta.

1. Faça login no aplicativo Capital Projects.

2. Navegue até <project name>/01. Master Documents folder.


4. Na tela Ações disponíveis, clique em Exportar biblioteca.

5. Na tela Exportar biblioteca, selecione as opções necessárias.


7. Com base na configuração, a pasta selecionada é extraída para uma pasta de compartilhamentode arquivos ou zipada e importada para a pasta <project name>/04.Library Export

.

83

Exportar biblioteca

84

Capítulo 12Relatórios


• Criando um modelo de relatório, página 86

• Configurando os valores de parâmetro do modelo de relatório, página 86

• Configurações de relatório, página 89

• Definindo o cronograma de um relatório, página 90

• Ativando o relatório, página 91

• Executando um relatório, página 91

Os seguintes tipos de relatório estão disponíveis na solução do Capital Projects:

• Relatório do status da aprovação

• Relatório do status da entrega

• Relatório de comparação de conjuntos de documentos

• Relatório de transmissões atrasadas/pendentes

• Relatório de documentos mestre

• Relatório de documentos mestre com relatório de progresso

• Relatório de transmissões do projeto

• Relatórios de transmissões de projeto (XLS)

• Relatório de tarefa de revisão

• Relatório de transmissões de revisão

Você pode modificar ou criar um tipo de relatório ou anexar um modelo de relatório ao tipo. Nacriação de um relatório de um determinado tipo, você pode usar qualquer um dos modelos anexadosao respectivo tipo de relatório e determinar o conteúdo e o projeto do relatório gerado.

O modelo determina:

• O tipo de relatório.

• Parâmetros do relatório – você pode usá-los para filtrar o relatório. O projeto do relatório gerado édeterminado pelo modelo do relatório.

• Opções de saída – você pode usar essas opções para salvar ou abrir (ou ambos) um relatório eselecionar os formatos nos quais pode visualizar ou salvar o relatório.

85

Relatórios

Criando um modelo de relatório1. Navegue até o nó Relatórios >Modelos no seu projeto.

2. Selecione Arquivo > Novo > Relatório.

3. Digite um nome para o modelo de relatório.O seguinte diagrama ilustra os tipos de relatório disponíveis:

4. Selecione um tipo de relatório e clique em Avançar.


Configurando os valores de parâmetro domodelo de relatórioDigite valores para as propriedades disponíveis para adicionar filtros padrão a um relatório. Nenhumdos parâmetros é obrigatório. Os valores padrão são usados para o modelo durante a execuçãodo relatório. Diferentes tipos de relatório têm diferentes parâmetros que você pode definir. Osparâmetros para alguns dos relatórios fornecidos prontos para uso estão descritos nas tabelas a seguir.

Os mesmos parâmetros são exibidos como parte da guia Parâmetros de cronograma durante ageração de relatórios agendados.

Tabela 1. Relatório do status da aprovação

Parâmetro Tipo

Tipo de aprovação Texto

Data de início a partir de Data

86

Relatórios

Parâmetro Tipo

Data de início até Data

Data de conclusão a partir de Data

Data de conclusão até Data

Data prevista a partir de Data

Data prevista até Data

Status do processo de aprovação Lista de opções

Tipo de documento Lista de opções

Status do documento Lista de opções

Remetente Texto

Número da edição do documento Texto

Tabela 2. Relatório do status da entrega

Parâmetro Tipo


Remetente Texto

Motivo da emissão do documento Texto

Área Texto

Sistema Texto

Tabela 3. Relatório de transmissão atrasada – pendente

Parâmetro Tipo

Motivo da edição da transmissão Texto

Tipo de transmissão Lista de opções

De Texto

Para Texto

Dias pendentes Inteiro

Status da transmissão Lista de opções


Remetente Texto


Código de aceitação Lista de opções

87

Relatórios

Tabela 4. Relatório de documentos mestre

Parâmetro Tipo


Remetente Texto

Motivo da emissão do documento Data


Tabela 5. Relatório de documentos mestre com relatório de progresso

Parâmetro Tipo

Mostrar todas as revisões do documento Caixa de seleção


Remetente Texto



Tabela 6. Relatório de transmissões do projeto

Parâmetro Tipo



De Texto

Para Texto

Da data de envio Data

Até a data de envio Data

Da data de recebimento Data

Até a data de recebimento Data

Da data prevista Data

Até a data prevista Data



Remetente Texto



88

Relatórios

Tabela 7. Relatórios de transmissões de projeto (XLS)

Parâmetro Tipo



De Texto

Para Texto

Da data de envio Data

Até a data de envio Data

Da data de recebimento Data

Até a data de recebimento Data




Tabela 8. Relatório de registro do documento recebido

Parâmetro Tipo


Remetente Lista de opções

Motivo da edição do documento Lista de opções

Tabela 9. Relatório de transmissões de revisão

Parâmetro Tipo






Remetente Texto



Configurações de relatório1. Nos modelos de relatório disponíveis, clique com o botão direito do mouse e selecione

Propriedades.

89

Relatórios

2. Na guia Configurações, clique em Editar ao lado do rótulo Formatos disponíveis.

3. Selecione um formato obrigatório e clique em Adicionar.

4. Adicione mais formatos, se necessário.

5. Clique em OK.

6. Selecione um modo de execução:• Assíncrona: executa o relatório como um job agendado.

• Síncrona: executa o relatório imediatamente.

7. Selecione um modo de relatório. Se Salvar ou Salvar e abrir estiver selecionado, informe oLocal do relatório salvo.

8. Selecione um usuário de execução:• Superusuário: executa o relatório em nome do superusuário.

• Usuário de sessão: executa o relatório em nome da pessoa que executa o relatório.

9. Selecione Bloquear local e detalhes para impedir que o usuário que executa o relatório altere asconfigurações.O seguinte diagrama ilustra os formatos disponíveis:

Definindo o cronograma de um relatórioVocê pode definir o cronograma de um relatório da seguinte forma:• Habilitar agendamento: selecione esta opção para habilitar o agendamento de um relatório com

base nas configurações desta página.

• Formato: selecione o formato no qual deseja gerar o relatório. Você pode escolher entre osseguintes formatos disponíveis:

— pdf

— xls

— csv

— xlsx

90

Relatórios

— xhtml

— rtf

— docx

• Local do relatório salvo: clique em Editar para definir uma pasta para salvar os relatórios gerados.

• Detalhes do relatório salvo: clique em Editar para selecionar um nome e tipo de documentopara salvar os detalhes do relatório gerado.

• Usuário de execução: selecione se deseja definir um superusuário para o relatório ou um Usuárionomeado. Clique em Editar para definir um Usuário nomeado.

• Data e hora de início: defina a data e hora de início para a geração dos relatórios.

• Repetir: defina a duração da geração dos relatórios. Selecione uma opção na caixa de listagem.

• Frequência: defina a frequência dos relatórios. Digite um número.

• Data e hora de término: defina a data e hora de término para que a geração dos relatórios sejainterrompida.

• Máx. Iterações: selecione o número máximo de iterações para os relatórios.

Ativando o relatórioDepois que você salva o relatório, o status é definido como Em preparação. Você precisa ativá-loantes que possa usar o modelo para criar relatórios.

1. Navegue até o nó Relatórios >Modelo no seu projeto.

2. Selecione o nó 08.Relatório dentro do seu projeto.


4. Selecione Ativar relatório.


Executando um relatório1. Navegue até o nó Relatórios >Modelo no seu projeto.

2. Selecione o nó 08.Relatório dentro do seu projeto.

3. Clique nele com o botão direito do mouse e selecione Executar relatório.

4. Digite os detalhes necessários.


6. Selecione um formato de saída para exibir o relatório.

7. Selecione um modo de relatório.

91

Relatórios

8. Clique em Executar.

92

Capítulo 13Supplier Exchange

O Capital Projects Connector for Supplier Exchange conecta o Capital Projects a um ambiente doSupplier Exchange de software como um serviço.

Registrando o Capital Projects com o projetodo Supplier ExchangeQuando você registra o projeto no Capital Projects, o conector do Supplier Exchange verifica se há umprojeto no Supplier Exchange com o mesmo código do projeto. Caso contrário, um novo projeto serácriado no Supplier Exchange com a referência e o nome do projeto do Capital Projects. Você podeatribuir a função de coordenador do projeto ao projeto recém-adicionado. Essas configurações sãocontroladas pelas configurações definidas no arquivo xchange_config.xml.

Para registrar o projeto:1. Faça login no Capital Projects.

2. Navegue até a área de trabalho do projeto.

3. Selecione o projeto a ser registrado.


5. Clique em Registrar projeto com Supplier Exchange.

Registrando o documento externo de entregado Supplier ExchangeOs documentos externos de entrega criados no Capital Projects podem ser registrados com o SupplierExchange por meio da ação Registrar entrega com o Supplier Exchange ou automaticamente peloplug-in quando o documento é criado no projeto. Os documentos serão automaticamente registradoscom o Supplier Exchange se o projeto já estiver registrado. Para documentos criados antes do registrodo projeto, é necessário registrá-los com o Supplier Exchange.

93

Supplier Exchange

Para registrar o documento no Supplier Exchange, faça o seguinte:

1. Faça login no Capital Projects.

2. Navegue até a área de trabalho do projeto.

3. Selecione o documento a ser registrado.


5. Clique em Registrar produto com Supplier Exchange.

Enviando transmissões gerais para SupplierExchangePara possibilitar o envio da Transmissão geral para o Supplier Exchange, siga os seguintesprocedimentos:

1. Navegue até Transmissões > Tipos > Transmissão geral > Propriedades.

2. Na guia Configurações, edite oMétodo de entrega de destinatário.

3. Adicione Site de Supplier Exchange como um dos métodos de entrega.

Quando você enviar as transmissões gerais, esta opção estará disponível como uma das opçõesna lista Entregar por.

Você deve definir o valor da empresa igual ao valor do contrato no Supplier Exchange quandoenviar a transmissão geral.

Fechar a entregaQuando o documento de produto externo atingir o estado de cancelado, nulo ou substituído, oplug-in será acionado para excluir o produto no Supplier Exchange.

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