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INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 1 de 64
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN IT-TEC-006
TABLA DE CONTROL
4
3
2
1 02/10/2017 Líder de
proyectos Director de Proyectos
Director de Proyectos
Segunda Edición
Inicial 24/04/2016 Asistente Sistemas
Líder de Proyectos
Director de Proyectos
Primera Edición
Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó
Descripción de la Revisión
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
CONTROL DEL DOCUMENTO
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 2 de 64
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO .................................................................................................................. 3 2 ALCANCE ................................................................................................................... 3 3 REFERENCIAS ........................................................................................................... 3 4 DEFINICIONES ........................................................................................................... 3 5. ACCIONES Y METODOS ........................................................................................... 4 5.1 NIVELES DE ACCESO ............................................................................................... 4 5.2 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO ............................................................................ 8 5.3 CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA……………………………………………57 5.4 CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA ....................................................... 62 5.5 CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA .................................................. 63 5.6 AUTORIZAR Y FIRMAR............................................................................................ 63 6. DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................... 64 7. RESULTADOS .......................................................................................................... 64
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 3 de 64
1. OBJETIVO Describir el funcionamiento del aplicativo Id3 Autenticación mencionando las pautas operativas para llevar acabo la realización de todos los trámites notariales por medio de la identificación en línea de los comparecientes para corroborar la veracidad de la información detallada en el documento generado.
2. ALCANCE Enfocado hacia el funcionario encargado de las autenticaciones biométricas, con el propósito de esclarecer dudas respecto al aplicativo y efectuando así un mejoramiento en el oficio de la creación de trámites.
3. REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de la
Calidad - Requisitos.
▪ Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
4. DEFINICIONES
Compareciente: El que se presenta verbalmente o por escrito, personalmente o por apoderado, ante una autoridad, un notario o un órgano público. Biothentic: Es un lector de huellas dactilares y tarjetas inteligentes.
Futronic: Escáner de huellas dactilar, utiliza avanzada tecnología de sensor y sistema óptico preciso para entregar la imagen de alta calidad de huellas a un PC.
Tableta Wacom: Las tabletas de Wacom utilizan una tecnología, patentada, de lápiz digital sin cable, sin pilas, sensible a la variación de presión y que recoge a alta frecuencia las posiciones de la punta del lápiz respecto a la superficie de la tableta con mucha predictibilidad.
Cotejo: Análisis y examen de dos cosas para apreciar sus semejanzas y diferencias; Comparación de las huellas del ciudadano con la información que sobre él reposa en la base de datos de la Registraduría, el sistema tarda unos segundos en hacer el cotejo y si la información coincide se comprueba que la persona sí es quien dice ser.
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5. ACCIONES Y METODOS
5.1. NIVELES DE ACCESO
NOTARIO TITULAR / ENCARGADO
- Acceso por tarjeta biométrica personal.
• Debe Ingresar la tarjeta al Biothentic.
• Ingresar al aplicativo Autenticación.
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• Deslizar un dedo por el Biothentic para capturar la huella.
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FUNCIONARIO
- Acceso por nombre de usuario y contraseña.
- En el momento de crear la cuenta se establece la contraseña y cuando se
requiera puede ser modificada.
• Digitar usuario y contraseña correspondiente.
Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.
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OPERADOR
- Notario titular / encargado / funcionario
- Guiado por la aplicación en la pantalla del equipo de cómputo.
COMPARECIENTE
- Guiado por la información en su pantalla Wacom
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5.2. CREAR UN NUEVO DOCUMENTO
• Antes de lanzar la aplicación, asegúrese de que los siguientes elementos estén
conectados:
- Pantalla Wacom
- Webcam
- Escáner
- Futronic, captor biométrico
- Biothentic (solo titulares y encargados)
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• Dar clic en el botón «Nuevo trámite».
• en esta observación se puede validar si hay alguna autorización o documento que no se haya cargado correctamente en el repositorio.
La creación de un nuevo documento consiste en realizar las siguientes etapas:
- Escoger cantidad de comparecientes + trámite notarial
- Capturar foto del compareciente + escanear su C.C.
- Capturar huellas dactilares del compareciente
- Cotejar la información con la Registraduría
- Capturar firma manuscrita del cliente
- Finalizar documento
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ESCOGER CANTIDAD DE COMPARECIENTES
• Diligenciar la cantidad de comparecientes o dar clic en los botones +/-.
ESCOGER TRÁMITE NOTARIAL – INTRODUCCIÓN
Se pueden escoger 8 tipos de trámites
Los campos obligatorios son marcados con un «*»
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Escoger trámite notarial (1/8)
Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado
- Acto(s)
- Firmantes
- Detalle
Escoger trámite notarial (2/8)
Autenticación biométrica para escritura pública
- Acto(s): Enumeración de actos
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- Fecha trámite
- Número de referencia (máx. 30 caracteres)
Escoger trámite notarial (3/8)
Autenticación biométrica para declaración extra-proceso
- Título (Obligatorio, máx. 256 caracteres)
- Destinatario (máx. 256 caracteres)
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Escoger trámite notarial (4/8)
Diligencia de presentación personal
- Destinatario (Obligatorio, máx. 256 caracteres)
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Escoger trámite notarial (5/8)
Diligencia inscripción de registro civil.
- Tipo registro civil (Obligatorio) Nacimiento, Matrimonio o Defunción
- Nombres y apellidos de inscritos (Obligatorio) 1 persona por línea
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Escoger trámite notarial (6/8) Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado con
firma a ruego.
- Acto
- Descripción
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En este trámite se debe indicar que son dos (2) comparecientes, rogante y rogado, el sistema realizara automáticamente la selección de los dos (2) comparecientes y procederá con el támite cuando estos no hayan sido seleccionados.
Escoger trámite notarial (7/8)
Diligencia de reconocimiento de firma y contenido de documento privado de
persona invidente.
Este trámite aplica para autenticaciones biométricas donde el compareciente es invidente.
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• Seleccionar el trámite y diligenciar los datos del mismo.
- Acto
- Descripción
- Si el compareciente “Invidente” no sabe o no puede firmar, seleccionar el recuadro “No sabe firmar” para realizar la firma a ruego.
Escoger trámite notarial (8/8)
Autenticación de Firma.
- Acto(s)
- Firmantes
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- Detalle
Escoger trámite notarial – fin
• Dar clic en el botón «Validación compareciente».
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Escoger trámite notarial – Validación El operador o el usuario pueden confirmar el trámite al dar clic sobre el botón
«Aceptar».
• Dar clic en “Aceptar”.
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TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL COMPARECIENTE – Autorización
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El compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos biográficos y
biométricos dando clic sobre el botón «Autorizo» de la pantalla Wacom. El
operador no lo puede hacer por él.
Por lo menos un compareciente debe autorizar el tratamiento de sus datos
para crear un documento.
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Tratamiento de datos personales del compareciente – Rechazo El compareciente puede rechazar el tratamiento de sus datos biográficos y
biométricos al dar clic sobre el botón «No autorizo» de la pantalla Wacom.
Si el compareciente desea no autorizar y no puede interactuar con la pantalla
Wacom, dar clic en el botón «El compareciente no autoriza».
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE
• Pedir al compareciente que se ubique frente a la cámara.
• Dar clic en el botón «Capturar».
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TOMAR FOTO DEL COMPARECIENTE – VOLVER A CAPTURAR
Pueden volver a capturar la foto de un cliente al dar clic sobre el botón «Nuevo
intento».
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1/2)
• Ubicar la C.C. del cliente en el escáner
- La tarjeta debe ser ubicada horizontal con la primera cara arriba
• Coloque la pestaña gris en la opción de escaneado independiente.
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• Dar clic en el botón «Escanear cédula».
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El escáner debe estar configurado de la siguiente manera:
• Al final dar clic en «Escanear».
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• Se visualiza los datos de la cédula escaneada.
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (1BIS/2)
Si el escáner no funciona y no permite escanear
- Existe la posibilidad de utilizar una imagen de la segunda cara de la C.C.
- Dar clic en el botón «Abrir imagen»
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• Seleccionar la imagen
La información de la cédula es visualizada en cada uno de los campos
- Nombres
- Apellidos
- NUIP (10 dígitos)
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ESCANEAR LA C.C. DE UN COMPARECIENTE (2/2)
Sólo si es necesario, modificar el nombre del dedo de la huella dactilar de la C.C.
(indicado debajo de la huella sobre la C.C.). Por defecto, el sistema selecciona el
índice derecho, que es el dedo más frecuente, pero puede cambiar.
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PRESENTACIÓN DE «CONTRASEÑA»
• Dar clic sobre el botón «Contraseña».
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Si el cliente no tiene su C.C., esta opción permite diligenciar “Nombres”,
“Apellidos” y “NUIP” manualmente.
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- El dedo de la imagen de la C.C. queda como «Desconocido»
• Dar clic en «Aceptar».
VERIFICACIÓN DE DATOS BIOGRÁFICOS POR EL COMPARECIENTE
Solicitar al compareciente que verifique y valide la información en la pantalla
Wacom.
• Dar clic en «Aceptar»
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PROCESO PARA CAPTURAR LAS HUELLAS DEL COMPARECIENTE
• Dos (2) huellas dactilares son necesarias.
• Verificar las manos del compareciente, es decir que no tenga nada adherido a sus
huellas (Colbón, silicona, papel etc.).
• Se debe colocar un paño seco junto al captor para limpiar con frecuencia el captor
biométrico y alejarlo de una fuente de luz directa si es necesario.
• Indique al compareciente que coloque el dedo, este deberá ser colocado sobre el
dispositivo en el centro de captor y durante el tiempo que el captor se encuentre
encendido.
• La posición CORRECTA es la que se muestra en la imagen:
• Posiciones INCORRECTAS de colocar el dedo
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
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Colocar sólo Colocar el dedo la punta del dedo al extremo del captor
Colocar el dedo de lado Colocar el dedo muy por debajo del captor
• Al colocar el dedo sobre el dispositivo, debe presionarlo ligeramente para que el
área escaneada sea mayor
En caso de no obtener cotejo exitoso o que este sea inferior al
60% de la calidad de la huella se sugiere las siguientes acciones:
• Si el resultado es rechazado por el sistema, pruebe con los otros 8 dedos.
• Si no es posible registrar los índices, pruebe con los dedos medio y pulgar,
dependiendo de con cuál se sienta más cómodo el compareciente.
• Los dedos anular y meñique, son generalmente los que menos desgaste
presentan. Por lo que se sugiere utilizarlos para obtener una mejor calidad de
cotejo.
• Revise que los dedos estén limpios y secos. Algunos tipos de empleo, cómo el
manejo de cartón, material de construcción, agricultores, tintas, polvo, etc.,
pueden ensuciar los dedos o desgastar las huellas dificultando la lectura de la
huella digital. En este caso se recomienda solicitar al compareciente que antes de
colocar la huella, se lave las manos.
• Se sugiere mojar los dedos con glicerina o humedecedor dactilar para que la
huella se note al momento de la toma.
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IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 38 de 64
• Una opción adicional es frotar los dedos en el cuero cabelludo.
• Coloque el dedo en una superficie plana y luego en el captor biométrico.
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (1/6)
• La 1ra huella para capturar corresponde a la de la C.C.
- Si es conocida, el dedo correspondiente ya aparece en gris oscuro sobre la
silueta de las manos.
- Si es desconocida (opción contraseña), seleccionar dando clic sobre uno de los
10 dedos.
• Solicitar al compareciente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.
NOTA: Recuerde que en la parte inferior de las manos se visualiza un círculo azul
que corresponde a 3 minutos disponibles para la captura de las huellas del
compareciente, según requerimientos de la Registraduría, al agotarse este tiempo
el círculo desaparece y retornará a la pantalla inicial de Nuevo trámite. Tendrá que
iniciar de nuevo si no completó la captura y cotejo en los 3 minutos.
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Puede capturar varias huellas para obtener cotejos exitosos. CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (2/6)
• Solicitar al cliente que ponga el dedo correspondiente sobre el captor.
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (3/6)
• Si la calidad es buena, el dedo capturado aparece en color verde.
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CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (4/6)
• Si la calidad no es buena, solicitar al cliente que vuelva a poner su dedo sobre
el captor biométrico.
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (5/6)
• Una vez esté capturada de manera correcta la huella dactilar, su imagen
aparece a la derecha de la pantalla.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 41 de 64
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 42 de 64
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE (6/6)
Repetir el mismo proceso que para el 2° dedo de la mano izquierda.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 43 de 64
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE - RESULTADOS
Los Dos (2) dedos deben aparecer en verde y las dos (2) huellas deben aparecer
a la derecha de la pantalla.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 44 de 64
CAPTURAR HUELLAS DEL COMPARECIENTE – FIN
Dar clic en el botón «Verificar con Registraduría» para seguir con el proceso
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 45 de 64
VERIFICAR CON REGISTRADURÍA – VERIFICACIÓN BIOGRÁFICA
La información biográfica extraída de la C.C./Contraseña es comparada con la
de la Registraduría:
- Nombres
- Apellidos
- NUIP
El compareciente se considera autenticado si y solamente si por lo menos 1
resultado de la comparación de sus huellas es válido.
• Al obtener Cotejo exitoso con la Registraduría, solicitar al compareciente que
firme manualmente en la pantalla Wacom.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 46 de 64
Nota: Los datos biográficos que serán utilizados en el documento final serán los de la Registraduría Verificar con Registraduría – Cotejo fallido
Si la autenticación falló y si el compareciente lo desea, es posible reintentar
seleccionando el dedo que se requiere capturar de nuevo.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 47 de 64
Indicarle al compareciente el dedo que debe colocar en el captor.
Al finalizar la captura de las huellas, volver a dar clic en «Verificar con Registraduría».
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 48 de 64
FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (1/2)
Solicite al cliente que firme manualmente en la pantalla Wacom
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 49 de 64
FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE (2/2)
Solicite al cliente que valide su firma dando clic sobre el botón aceptar (verde) de
su pantalla Wacom
Firma manuscrita del compareciente – nuevo intento
Si el no queda conforme con su primera firma, puede volver a intentar al dar clic
sobre el botón «Volver a firmar» (azul) de la pantalla Wacom
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 50 de 64
Firma manuscrita del compareciente – no puede firmar (1)
El compareciente (o su acompañante) puede notificar su incapacidad para firmar
manualmente al dar clic sobre la opción «No puede firmar» (rojo) de la pantalla
Wacom.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 51 de 64
Firma manuscrita del compareciente – No puede firmar (2)
El operador también puede registrar la incapacidad del cliente para firmar
manualmente al seleccionar esta opción dando clic sobre la casilla
correspondiente de su pantalla.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 52 de 64
Firma manuscrita del compareciente – Volver a firmar
Si el operador considera que la firma no está correcta, aún si el compareciente la
validó, él puede dar clic en el botón «Nuevo intento» de su pantalla y solicitar al
compareciente que vuelva a firmar.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 53 de 64
FIRMA MANUSCRITA DEL COMPARECIENTE – FIN
Si el operador considera que la firma está bien hecha, puede dar clic sobre el
botón «Aceptar» y seguir con el proceso.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 54 de 64
INFORMACIÓN DEL COMPARECIENTE
En cualquier momento, el operador puede dar clic sobre el botón «Compareciente
x de y» para ver la información de los comparecientes ya autenticados del trámite
en curso.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 55 de 64
FINALIZAR DOCUMENTO (1/4)
Se visualiza el documento con los datos del compareciente.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 56 de 64
FINALIZAR DOCUMENTO (2/4) Verificar el documento.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 57 de 64
FINALIZAR DOCUMENTO (3/4)
El compareciente puede verificar el documento dando clic sobre los botones con
símbolo flecha arriba y flecha abajo.
FINALIZAR DOCUMENTO (4/4)
Visualizar en el documento el número de trámite.
Se finaliza el proceso al dar clic sobre el botón «Página principal».
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 58 de 64
FINALIZAR DOCUMENTO – FIN => El documento queda pendiente de ser firmado por el notario titular o encargado a través del aplicativo de autorización y firma.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 59 de 64
5.3. CREAR UN DOCUMENTO SIN BIOMETRIA.
• Con la nueva versión se pueden realizar los tramites que no son posibles realizar con biometría, estos solo generan costo de la autenticación.
Para iniciar es necesario seleccionar la casilla .
• Recuerde que este proceso solo se realiza cuando hay dificultades técnicas o excepciones de ley.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 60 de 64
• Dar clic en la franja y seleccionar la opción.
• Se desplegara el siguiente menu:
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IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 61 de 64
• Posterior a la selección de la justificación, dar clic sobre el trámite que se va a realizar.
• Realizamos el diligenciamiento de los datos, como en los pasos anterior mente descritos.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 62 de 64
FINALIZAR DOCUMENTO
• Se visualiza el documento con los datos del compareciente, y aparece la especificación que el tramite fue generado sin biometría.
5.4. CONSULTAR LA INFORMACIÓN ARCHIVADA
Consultar información archivada La información archivada puede ser consultada al dar clic sobre el botón con
símbolo de tipo lupa (Visualización de entradas)
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 63 de 64
5.5. CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE LA CUENTA
Información de cuenta de usuario La información de la cuenta abierta puede ser consultada al dar clic sobre el botón
con símbolo de tipo silueta humana (Información de usuario)
5.6. AUTORIZAR Y FIRMAR
Permite acceder al aplicativo Id3 firma en el cual el notario titular o encargado
podrá realizar la autorización de los documentos o trámites.
INSTRUCTIVO DE USO DEL APLICATIVO AUTENTICACIÓN
IT-TEC-006 Fecha de emisión: 06/12/2017 Versión:3 Página 64 de 64
6. DISPOSICIONES GENERALES
Solamente operadores con cuenta registrada en la notaría pueden acceder a la solución instalada en la misma.
Si el ingreso se realiza con la tarjeta biométrica personal, primero debe ser insertada al Biothentic y luego abrir el aplicativo Id3 Autenticación. El cobro de la autenticación biométrica se realiza en el momento en que el cotejo con la Registraduría es exitoso.
Cada tres cotejos, se recomienda limpiar el Futronic (Captor biométrico) con un paño húmedo en alcohol o limpia vidrios, para retirar el exceso de grasa. Si al momento de capturar las huellas la calidad no es buena, verificar que se esté
colocando correctamente, que no se encuentre sucia o reseca y solicitar al cliente que
vuelva a poner su dedo sobre el captor biométrico; intentar con los diez (10) dedos, en
especial pulgares y meñiques.
7. RESULTADOS
Excelente manejo del Sistema de identificación Biométrica en Línea.