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El Documento Notarial

j o s É EMMANUEL CARDOSO PÉREZ GROVAS'

SUMARIO: 1. Introducción. 2. Los conceptos de acto, situación y documento. 3. El concepto de fe pública. 4. La escritura pública. 5. Medidas de seguridad en testimonios, copias certificadas y certificaciones. 6. Otras medidas urgentes para la seguridad en el

uso del documento. 7. Bibliografía.

El sistema de derecho latino, al cuál pertenece nuestra legislación tal como lo precisa el artículo 3, tercer párrafo de la Ley del Notariado para el Distrito Fe- deral , consagra como summa divisio la distinción entre documento público y privado. Prototipo del primero es el documento notarial. Se caracteriza por la intervención de un profesional del derecho (el notario), que asesora y aconseja jurídicamente a los particulares redactando el documento de acuerdo con las disposiciones de fondo y forma establecidos por la ley. Ésta valora la actuación del notario, mediante la presunción de legalidad del acto documentado, y en el plano de la prueba, considerando acreditados los hechos acaecidos en presencia del notario y de que éste da fe, de suerte que la autenticidad del documento sólo se puede destruir judicialmente mediante la alegación y demostración de su falsedad. En este sistema el notario asume la autoría de la redacción con todas las implicaciones que de ello se derivan. El notario debe penetrar en el fondo del acto a documentar, captando e interpretando la voluntad de las partes para expresar, en términos jurídicos correctos, sus declaraciones. Es, además, asesor de los interesados y debe sugerirles los medios jurídicos más adecuados para con- seguir los fines prácticos que se proponen alcanzar, todo ello con uteralteridad, definida por el artículo 7 de la Ley del Notariado del Distrito Federal como "la actitud y procedimiento de asesoría notarial y de conformación del instrumento notarial que va más allá de una simple imparcialidad, llevando al notario a ser un verdadero consultor o consejero de cada parte, con atención personal y entre-

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Revista Mexicana de Derecho, núm. 6, México, 2004. DR © 2004. Colegio de Notarios del Distrito Federal

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ga cuidadosa, de forma tal que se cubran los requisitos de asesoría y consejo para cada una de las partes o solicitantes del servicio, sin descuidar los de la contraparte, ni ser parcial contra ella, sino ejerciendo hacia ella la misma actitud, basada en lo justo concreto del caso que se trate".

El instrumento notarial, sea éste escritura o acta, según se trate de documentar un acto (negocio) o relacionar un hecho jurídico o material, como los descri- ben los artículos 100 y 125 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal, es en suma documento, del latín documentum que significa título o prueba escrita y contiene primordialmente nuestro propio acto, el acto notarial público, acto al que no le hemos venido dispensando la atención que merece y que a veces se confunde con el acto de las partes e inclusive con el propio documento, como cuando se habla de "escritura nula".

Es en la redacción de la escritura pública, que el notario despliega su actividad técnica de jurista, acomodando sus actuaciones y la voluntad de las partes a los preceptos de fondo exigidos por el ordenamiento jurídico para la perfecta eficacia del acto o contrato formalizado.

Las actas, por el contrario, sólo exigen del notario una actividad sensu et auditu, suis sensibus, la función del notario es abstracta, en cuanto que sólo re- laciona y da fe de lo que percibe por los sentidos, lo que ve, lo que oye, lo que toca, etc. y eso es lo que redacta en ese documento.

Son dos diversas maneras en que se manifiesta la actividad notarial. Una vez agotadas las fases de asesoría y consejo, y habiendo identificado el

acto jurídico que mejor se adecua a la voluntad de las partes y a sus fines prác- ticos, corresponde al Notario redactar el documento, ordenar metódicamente su texto y mostrar su tenor, cada día más complejo, en la forma más clara posible y dentro de los límites que la ley prescribe. De ahí que cada Notario deba tener su propio método y estilo de redacción, siempre buscando esa claridad y fácil comprensión de su contenido.

El oficio del notario es la escritura, de ahí que en sus orígenes se le cono- ciera como scriba y más cercanamente como escribano y debía ser lego en el arte de la redacción y la escritura. Debe el notario ser conocedor del lenguaje en general y del lenguaje jurídico en particular. Dentro del arte de la redacción y la escritura debe observar principalmente los principios de orden y precisión, para poder discernir qué elemento del escrito va en que lugar, sus anexos saber ubi- carlos dentro del apéndice con distinción clara de cada uno, utilizar todos los elementos a su alcance para lograr claridad, es decir, utilizar capitulados, subrayados, negrillas, cursivas, cambios de tipo, cambios de puntos, etcétera, y por supuesto una perfecta sintaxis y ortografía.

El testimonio, conforme al artículo 143 de Ley del Notariado del Distrito




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Federal, "es la copia en la que se transcribe íntegramente una escritura o acta, y se transcriben, o se incluyen reproducidos, los documentos anexos que obran en el apéndice, con excepción de los que ya se hayan insertado en el instrumento y que por la fe del notario y la matricidad de su protocolo tiene el valor de instrumento público." Como tal, es el producto de la actividad del notario, que se in- serta en el tráfico normal de la vida jurídica, cada día más acelerado, que ha de- jado de ocupar el fondo de una caja de seguridad, de un cajón de escritorio o del estante de un ropero y anda ahora por el mundo siendo leído, releído, inter- pretado, ajado, estrujado, usado, exigiendo imperiosamente ser comprendido a la primera lectura, al primer vistazo, a la primera impresión.

Reclama también ser seguro, que de primera se sepa que es legítimo y no falso, verdadero producto de la actividad del Notario a que se le imputa y no tener que andar perdiendo valioso tiempo en averiguar si debe o no confiarse en su contenido.

Todo esto afecta a la actividad del notario, la va minando. Si ese producto no es fácilmente comprensible y seguro, es prescindible, y por ende su autor, el notario. Esto requiere ser analizado y resuelto so pena para el notario de perder valor para la sociedad en la que está inserto.

En lo que se refiere al método de redacción propondré uno que a mi parecer es eficaz, para lo cuál discurriré brevemente sobre el Derecho y su mundo, por cuanto ello es imprescindible para estar en condiciones de analizar lo que es la escritura pública, dejando a un lado lo que es el acta notarial, en ello identifica- ré el acto, la situación y el documento.

Posteriormente analizaré las medidas que se han tomado para la seguridad de los testimonios y certificaciones y propondré otros medios que den seguridad a los mismos y a nuestra actuación en uso de testimonios que provengan de notario distinto a nosotros.

El ser humano vive comportándose, vulgarmente decimos "haciendo cosas". Algunos de nuestros comportamientos le interesan al Derecho ( otros al arte, a la moral, a la ciencia). Aquellos de nuestros comportamientos que le interesan al derecho son los comportamientos jurídicamente relevantes, y cuando de ellos se trata ocurre que a la acción u omisión humanas se les imputa una situación jurídica. Comportamiento y situación. El comportamiento nos supone en "actividad", declarando nuestra voluntad (compraventa, donación, mutuo, hipoteca), realizándola mediante operaciones materiales (tradición, pago, entrega) e inclu- so omitiendo la conducta prevista (silencio ante la intimación). La situación, por




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el contrario, nos supone "estáticos", expectantes ante la posibilidad o necesidad de volver a comportarnos, según la posición en que aparezcamos colocados respecto a los demás y respecto, asimismo, de los bienes jurídicamente tutelados.

El comportamiento ocupa un lugar en el tiempo y el espacio, trasciende ex- teriormente y es, por consiguiente, susceptible de percepción.

La situación, en cambio, no puede percibirse por cuanto sólo consiste en relaciones o vínculos entre sujetos y objetos, mera creación del espíritu humano que las valora.

El comportamiento es temporalmente fugaz, pasa en instantes, y a su expre- sión negocia1 corresponde una finalidad dinámica, de iniciativa y renovación; la situación perdura, subsiste pese a sus transformaciones y traducida a derecho subjetivo cumple una función estática, de conservación y tutela. El comportamiento es la fuente, la situación la consecuencia, y comportamientos y situacio- nes, normativamente enlazados en un continuo proceso, conforman el mundo jurídico.

Cabe agregar que del género comportamiento son especie los conceptos de hecho, acto, negocio, contrato, convenio, acuerdo, pacto, estipulación, autoriza- ción, aprobación, etcétera. Y que a la situación corresponden los de relación, estado, posición, poder, deber, facultad, obligación, derecho, carga, potestad, suje- ción, etcétera.

Algunos de nuestros comportamientos, por fin, no sólo le interesan al Dere- cho sino que además le preocupan. Sea en razón de la trascendencia social y económica de su causa, sea como consecuencia del valor patrimonial de los in- tereses que mediante aquellos se regulan, lo cierto es que frente a ellos el Dere- cho se ve obligado a adoptar una política legislativa destinada a tutelarlos de manera especial. Y la preocupación del derecho se debe, en buena parte, a aquella fugacidad temporal que se advierte en el comportamiento humano, de ahí la necesidad de fijarlas, de reproducirlas, de reflejarlas, de representarlas, en fin, para que de ellas quede memoria, y para lograrlo el derecho se vale del documento, que en definitiva no es sino un objeto destinado a representar los hechos de este mundo. Claro está, sin embargo, que la sola documentación suele no re- sultarle suficiente, y es entonces que surge la fe pública.

3. EL CONCEPTO DE FE PÚBLICA

La fe pública es un elemento de técnica jurídica que, coactivamente y en uso de la facultad de imperio que tiene el Estado impone a actos, hechos y objetos la presunción juris tantum de ser verdaderos. Es una fe a la fuerza (impuesta por el Estado) y supone investidura oficial y una seria, grave responsabilidad





que recae en los funcionarios encargados de imponerla. Esa responsabilidad se funda en que el Derecho, al adoptar la fe pública, está presumiendo que los funcionarios encargados de imponerla no mienten, y en que cuando el Derecho presume lo hace para lograr seguridad aún a costa de la justicia (basta para com- prenderlo el pensar en los casos de la capacidad legal, la inexcusabilidad del error de derecho o la cosa juzgada, donde el Derecho respectivamente presume que los menores de 18 años carecen de aptitudes, que todo el mundo conoce las leyes y que los jueces no se equivocan). Fe pública es, sencillamente, fe impuesta por el Estado en la autenticidad de ciertos objetos (moneda, sellos, tim- bres y marcas oficiales, documentos públicos) y en la veracidad de ciertos actos (públicamente instrumentados). La fe pública notarial, por su parte, se caracteriza por ser mucha fe, en el sentido de que el notario no sólo la impone a los objetos que crea (documentos que autoriza) y a sus propios actos, sino también a los actos que percibe.

Así el artículo 6 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal dice: "Esta Ley regula el tipo de ejercicio profesional del derecho como oficio jurídico con- sistente en que el Notario, en virtud de su asesoría y conformación imparcial de su documentación en lo justo concreto del caso, en el marco de la equidad y el Estado Constitucional de Derecho y de la legalidad derivada del mismo, reciba por fuerza legal del Estado el reconocimiento público y social de sus instrumentos notariales con las finalidades de protección de la seguridad jurídica de los otorgantes y solicitantes de su actividad documentadora." Así mismo, el artículo 102, al hablar de las reglas para la redacción de las escrituras, dice en el inciso g de su fracción XX que el notario hará constar bajo su fe "g) Los hechos que el Notario presencie y que guarden relación con el acto que autorice, como la entrega de dinero o de títulos y otros". Por su parte el artículo 156 del mismo ordenamiento estatuye: "En tanto no se declare judicialmente la falsedad o nuli- dad de un instrumento, registro, testimonio o certificación notariales, éstos serán prueba plena de que los otorgantes manifestaron su voluntad de celebrar el acto consignado en el instrumento de que se trate, que hicieron las declaraciones que se narran como suyas, así como de la verdad y realidad de los hechos de los que el Notario dio fe tal como los refirió y de que observó las formalidades co- rrespondientes."

4. LA ESCRTTURA PÚBLICA

Dice el artículo 100 de la Ley en cita: "Escritura es cualquiera de los instrumentos públicos siguientes: 1. El original que el notario asienta en folios, para hacer constar uno o más actos jurídicos y que firmado por los comparecientes,




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el Notario autoriza con su sello y firma; 11. El original integrado por lo siguiente: a) Por el documento en el que el Notario consigna uno o más actos jurídicos y que deberá llenar las formalidades que este capítulo establece, ser firmado en cada una de sus hojas y al final por los comparecientes y el Notario, llevar el sello de éste en los expresados lugares y agregarse al apéndice con sus anexos. Hará mención de la escritura de la que forma parte y el o los folios en los que se contiene la síntesis a que se refiere el inciso siguiente, y; b) Por la síntesis asentada por el Notario en los folios que correspondan, en la que se señalen los elementos personales y materiales del o de los actos consignados. Dicha síntesis contendrá el número de hojas de que se compone así como una relación completa de sus anexos, y una vez firmada por los comparecientes será autorizada por el Notario con su sello y firma."

Como puede apreciarse, el artículo 100 de la Ley del Notariado para el Dis- trito Federal nos ofrece dos opciones para realizar metódicamente el instrumen- to. La primera es redactarlo completo en folios. La segunda redactarlo en papel común, que firmado en cada una de sus hojas y al final por las partes y el Nota- rio, llevar el sello de éste en los expresados lugares y agregarse al apéndice con sus anexos, haciendo mención de la escritura de la que forma parte y el o los folios en los que se contiene la síntesis que el Notario asienta en los folios, en la que se señalan los elementos personales y materiales del acto o actos consignados, síntesis que contendrá el número de hojas de que el documento se compone así como una relación completa de sus anexos, firmada por las partes y autorizada por el Notario con su sello y firma.

El artículo 102 de la ley en cita establece: "El notario redactará las escrituras en español, sin perjuicio de que pueda asentar palabras en otro idioma, que sean generalmente usadas como términos de ciencia o arte determinados, y ob- servará las reglas: 1. Expresará en el proemio el lugar y fecha en que se asiente la escritura, su nombre y apellidos, el número de la notaría a su cargo, el acto o actos contenidos y el nombre del o de los otorgantes y el de sus representados y demás comparecientes, en su caso; 11. Indicará la hora en los casos en que la ley así lo ordene y cuando a su juicio sea pertinente; 111. Consignará los antecedentes y certificará haber tenido a la vista los documentos que se le hubieren pre- sentado para la formación de la escritura; IV. Si se tratare de inmuebles, exami- nará el título o los títulos respectivos; relacionará cuando menos el último título de propiedad del bien o del derecho objeto del acto contenido en la escritura y citará los datos de su inscripción en el Registro Público, o señalará, en su caso, que dicha escritura aún no está registrada; V. En los títulos o documentos pre- sentados o exhibidos al Notario con motivo de la constitución, enajenación, gra- vamen o liberación de la propiedad de inmuebles o de derechos reales, al mar-





gen de la descripción de la finca o fincas o derechos objeto del contrato, o al pie del documento, pondrá el Notario autorizante de la nueva operación certifica- ción respecto de la transmisión o acto de los referidos de que se trate, con la fecha, su firma y sello. Cuando fueren varios los bienes o derechos será suficiente < con poner una sola nota al pie del documento; VI. Los documentos exhibidos al Notario para la satisfacción de requisitos administrativos o fiscales, deberán ser relacionados; VII. Si no le fuese exhibido el documento que contenga los antecedentes en original, el Notario podrá imponerse, por rogación de parte y bajo su responsabilidad y criterio notarial, de la existencia de documentos o de asientos que obren en archivos y registros públicos o privados y que tutelen a su en- tender a certidumbre o apariencia jurídica necesarias para hacer la escritura. De ello hará mención en el instrumento; VIII. No deberá modificarse en una escritura la descripción de un inmueble, si por una modificación se agrega un área que no le corresponde conforme a sus antecedentes de propiedad. La adición podrá ser hecha si se funda en una resolución o diligencia judicial, o en una orden o constancia administrativa que provenga de autoridad competente. Por el contrario, cualquier error aritmético material o de transcripción que conste en asientos o instrumentos registrales si podrá rectificarse mediante escritura, sin los requisitos señalados, teniéndose esto en cuenta para que el Registro haga posteriormente la rectificación correspondiente en términos del Código Civil en el asiento respectivo. En todo caso el Notario asentará expresamente el haber efectuado dicha rectificación por la rogación de parte pudiendo expresar las evi- dencias que le indujeron a efectuarla; IX. En las protocolizaciones de actas que se levanten con motivo de reuniones o asambleas, se relacionarán únicamente, sin necesidad de transcribir, o transcribirán los antecedentes que sean necesarios en concepto del Notario para acreditar su legal constitución y existencia, así como la validez y eficacia de los acuerdos respectivos, de conformidad con su régimen legal y estatutos vigentes, según los documentos que se le exhiban al Notario. En caso de duda judicial ésta deberá ser sobre la situación jurídica de fondo de existencia o no de dicha acreditación en el plano de los derechos sub- jetivos y no por diferencias de criterio formales sobre relación o transcripción. En este caso, sobre dichos antecedentes y dicha acreditación, la carga de la prueba corresponde a quien objeta la validez de los actos contenidos en el documento; X. En caso de urgencia, a juicio del Notario, los interesados podrán libe- rarlo expresamente en la escritura de tener a la vista alguno de los documentos antecedentes; XI. Al citar un instrumento pasado ante otro Notario, expresará el nombre de éste y el número de notaría a la que corresponde el protocolo en que consta, así como el número y fecha del instrumento de que se trate, y en su caso, su inscripción en el Registro Público; XII. Redactará ordenadamente las




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declaraciones de los comparecientes, las que en todo caso se consideran hechas bajo protesta de decir verdad. El notario les enterará de las penas en que incu- rren quienes declaren con falsedad; XIII. Consignará el acto en cláusulas redactadas con claridad, concisión y precisión jurídica y de lenguaje, preferentemente sin palabras ni formulas inútiles o anticuadas; XIV. Designará con precisión las cosas que sean objeto del acto, de tal modo que no puedan confundirse con otras, y si se tratare de bienes inrnuebles, determinará su naturaleza, ubicación, colindancias o linderos, y en cuanto fuere posible sus dimensiones y extensión superficial; XV. Determinará las renuncias de derechos que los otorgantes hagan válidamente conforme a su voluntad manifestada o las consecuencias del acto, y de palabra, subrayando su existencia, explicará a los otorgantes el sentido y efectos jurídicos de las mismas, cuidando proporcionar, en el caso de personas que recientemente hayan cumplido la mayoría de edad, o de cónyuges que por su situación pudieran requerirla, y en general, de grupos sociales vulne- rables, una mayor explicitación (sic) oral de sus términos y consecuencias, y respondiendo todo cuestionamiento al respecto; XVI. Dejará acreditada la per- sonalidad de quien comparezca en representación de otro o en ejercicio de un cargo, por cualquiera de los siguientes medios: a) Relacionando o insertando los documentos respectivos o bien agregándolos en original o copia cotejada al apéndice haciendo mención de ellos en la escritura, o b) Mediante certificación, en los términos del artículo 155 fracción IV de esta Ley. En dichos supuestos los representantes deberán declarar en la escritura que sus representados son ca- paces y que la representación que ostentan y por la que actúan está vigente en sus términos. Aquellos que comparecen en el ejercicio de un cargo protestarán la vigencia del mismo; XVII. Cuando se presenten documentos redactados en idioma distinto al español, deberán ser traducidos por un perito reconocido como tal por autoridad competente del Distrito Federal. El Notario agregará al apéndice el original o copia cotejada del documento con su respectiva traduc- ción; XVIII. Al agregar al apéndice cualquier documento, expresará la letra o el número que le corresponda en el legajo respectivo; XIX. Expresará el nombre y apellidos paterno y materno, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ocupación y domicilio de los otorgantes y de sus representados, en su caso. Sólo que la mujer casada lo pida, se agregará a su nombre y apellidos, el apelli- do o apellidos paternos del marido. En el caso de extranjeros pondrá sus nom- bres y apellidos tal como aparecen en la forma migratoria correspondiente. El domicilio se anotará con mención de la población, el número exterior e interior, en su caso, del inmueble, el nombre de la calle o de cualquier otro dato que pre- cise la dirección hasta donde sea posible. Respecto de cualquier otro compare- ciente, el Notario hará mención también de las mismas generales, y; XX. Hará





constar bajo su fe: a) Su conocimiento, en caso de tenerlo, o que se aseguró de la identidad de los otorgantes, y que a su juicio tienen capacidad; b) Que hizo saber a los otorgantes el derecho que tienen de leer personalmente la escritura y de que su contenido les sea explicado por el Notario; c) Que les fue leída la escritura a los otorgantes y a los testigos e intérpretes, o que ellos la leyeron, manifestaron todos y cada uno su comprensión plena; d) Que ilustró a los otorgantes acerca del valor, las consecuencias y alcance legales del contenido de la escritura cuando a su juicio así proceda, o de que fue relevado expresamente por ellos de dar esa ilustración, declaración que asentará; e) Que quien o quienes otorgaron la escritura, mediante la manifestación de su conformidad, así como mediante su firma; en defecto de ésta, por la impresión de su huella digi- tal al haber manifestado no saber o no poder firmar. En sustitución del otorgan- te que no firme por los supuestos indicados, firmará a su ruego quien aquél eli- ja; fl La fecha o fechas en que se firme la escritura por los otorgantes o por la persona o personas elegidas por ellos y por los testigos e intérpretes si los hu- biere, y g) Los hechos que el Notario presencie y que guarden relación con el acto que autorice, como la entrega de dinero o de títulos y otros ..."

De el análisis de el artículo anterior, que establece las reglas de actuación en la elaboración y redacción de las escrituras, y aún cuando contenga ciertas faltas de orden en el mismo (por ejemplo la contenida en la fracción IX que se refiere a actas y no a escrituras), podemos colegir que la estructura cie la escritura debe contener:

a) PROEMIO, con los datos requeridos por las fracciones 1 y 11, en su caso, de ese artículo.

b) El ACTO O NEGOCIO KJRÍDICO que se consignará en cláusulas, redactadas con claridad, concisión y precisión jurídica y de lenguaje, designando con preci- sión las cosas objeto del acto de tal modo que no puedan confundirse con otras y si se tratare de inmuebles, determinando su naturaleza, ubicación, colindancias, o linderos, y en cuanto fuere posible sus dimensiones y extensión superficial y determinando las renuncias de derechos que los otorgantes hagan válida- mente, etcétera. (Fracciones XIII, XIV y XV)

c) ANTECEDENTES, con sus diferentes Capítulos: declaraciones de los otorgantes, títulos de propiedad, gravámenes, certificados, avalúos, certificaciones administrativas y fiscales, personalidades de representantes, datos generales, et- cétera, (Fracciones 111 , IV, VI a VIII, XII, XVI, XVII y XIX) y;

d) FE NOTARIAL: con el contenido de la fracción XX del artículo en cita, que contendrá la fe de conocimiento o identidad, fe de capacidad, fe de lectura





y explicación del instrumento, fe de declaración de comprensión plena del mismo por los otorgantes y la fe de otorgamiento mediante la firma del instrumento y su fecha o fechas, y en su caso, los hechos que el notario presencie y guarden relación con el acto.

Si, como ya se apuntó arriba, el documento que redactamos para formalizar un acto o negocio jurídico es la escritura pública, el eje sobre el que se mueve ese documento es precisamente el acto o negocio que formaliza, y por tanto debe privilegiarse en su método de redacción, por lo que debe ser el elemento principal.

Es decir, lo que debe resaltar a primera vista es precisamente el ACTO (COMPORTAMIENTO NEGOCIAL) y todo lo demás, la SITUACIÓN jurídica inicial o previa en que las partes se encontraban antes de realizarlo serán ANTECEDEN- TES. Conforme al ordenamiento que nos rige deberemos anteponer el PROEMIO

y cerrar con la FE NOTARIAL. El capítulo de ANTECEDENTES ha crecido en la misma medida que los do-

cumentos previos a obtener para el otorgamiento de un negocio jurídico, papeles y más papeles que proliferan y nos agobian, y no parece que sea más fácil en el futuro, por ello es que ubico ese capítulo, que no indica otra cosa que la situación previa que guardan los otorgantes y los objetos antes del comportamiento negocial, después del acto o comportamiento negocial en sí, que es el centro mismo de la escritura, por economía y facilidad de comprensión del documento.

Algo que considero importante, y que nos facilita el artículo 101 de la Ley es la utilización de guarismos, aunque tenga que agregarse la cantidad con letra, éstos porque los guarismos pueden aprehenderse a un solo golpe de vista, y aunque no lo parezca, eso es importante en un mundo en que el negocio jurídi- co, como instrumento de un tráfico cada vez más acelerado, cumple su dinámica finalidad de iniciativa y renovación.

Otra cosa importantísima es el uso de negritas, subrayados, y cambio de ta- maño de letra en títulos y subtítulos de los capítulos, ya que eso hace más fácil la lectura del documento y fácilmente localizables las partes que puedan llegar a interesar a un lector del mismo.

La opción que nos da el artículo 100 fracción 11 de nuestra Ley del Notaria- do ha sido, creo yo, poco explotada y tiene a mi parecer una gran ventaja: que la síntesis que se lleva a folios hace más fácil y rápida la consulta del instrumento, toda vez que con una sola mirada a esa síntesis podemos tener una clara idea del acto que se otorga, los elementos personales y materiales del mismo, sin tener que leer en su totalidad el clausulado del negocio, lectura que podrá




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hacerse para precisar alguno de sus puntos, si se juzga necesario, consultando el documento completo en el apéndice.

Recordemos que nosotros no somos los destinatarios de nuestros documentos, que mientras más claros, concisos y ordenados seamos en nuestra redacción mayor será el impacto que causemos a los lectores, quienes sin duda lo agrade- cerán. Se trata, nada más pero nada menos, que de ser comprendidos y de com- prender.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN TESTIMONIOS, COPIAS CERTIFICADAS Y CERTIFICACIONES

El artículo 148 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal faculta al Colegio de Notarios para imponer medidas de seguridad en la expedición de testimonios. Dicho articulo dice a la letra: "Los Notarios al expedir los testimonios deberán tomar las medidas de seguridad que señale el Colegio. Lo mismo harán respecto a aquellas que el Colegio disponga en relación con el protocolo y los folios". Por tanto, la Ley deja en manos del Colegio el tomar todas las medidas que sean necesarias para asegurar que los medios (folios de protocolo, fo- l i o ~ de libro de cotejos, testimonios y certificaciones) sean protegidos contra la falsificación.

Por acuerdo del Consejo del Colegio, tomado en su sesión de fecha 22 de noviembre de 1999, se determinó adquirir de la empresa OVD KINEGRAM los kinegramas que esa empresa fabrica a efecto de anunciarlos en la Asamblea Ge- neral Ordinaria de fecha l de diciembre de 1999. En dicha Asamblea, el entonces Presidente del Consejo Mario Pérez Salinas informó respecto de los disposi- tivos visuales de seguridad llamados kinegramas, que son sellos tipo calcomanía de forma rectangular de 3 cm. de alto por 1.7cm. de ancho, contienen el escudo del Colegio de Notarios de Distrito Federal, numeración progresiva y contienen medidas de seguridad, según lo dicho por la empresa fabricante, de muy dificil falsificación.

Por acuerdo del Consejo del Colegio de Notarios del Distrito Federal, tomado en su sesión de fecha 29 de mayo de 2000, y con fundamento en los artículos 148, 248, 249 fracción XIV y 251 de la Ley del Notariado del Distrito Federal, se acordó establecer como medida obligatoria de seguridad para los testimonios el uso de los kinegramas a partir de 1 de julio de 2000. Este dispositivo de seguridad se debe adherir en el anverso de cada hoja de testimonio, no siendo obligatorio adherirlo en los documentos anexos al mismo. El Colegio recomen- dó su uso también en las certificaciones de cotejos, copias certificadas de instrumentos y en general en las comunicaciones y asientos que legalmente autorice-




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mos. Todo ello se informó a los miembros del colegio mediante circular número 73 de fecha 30 de mayo del año 2000.

No se indicó en dicho acuerdo si se debería llevar relación de el uso de los kinegramas, que indicara a que testimonio, cotejo o certificación se adhirió cada uno de ellos, pero sería recomendable, toda vez que la numeración de los kinegramas es distinta para cada Notario, lo que podría dar indicios en alguna falsi- ficación de a que notario se asignó ese kinegrama y en que documento lo utilizó.

Por acuerdo del Consejo del Colegio tomado en su sesión de fecha 10 de julio de 2000, en relación al uso de los kinegramas se acordó que dichos medios de seguridad se utilizaran exclusivamente en una parte visible del anverso de todas las hojas de los testimonios, incluyendo aquella en la que consta la firma que autoriza el testimonio (pie de testimonio), y que no es forzoso llevar una numeración continua en el uso de los kinegramas. Dicho acuerdo, así como su- gerencias en su uso en certificaciones y redacción del pie de testimonio se cir- cularon con fecha 11 de junio de 2000, circular 101 de ese año.

A cuatro años de haberse establecido esa medida de seguridad su utilidad no está aún a prueba. Baste mencionar que del cúmulo de falsificaciones que el Colegio circula mensualmente el 99 % se refiere a documentos supuestamente expedidos con anterioridad al establecimiento de la medida, por lo que su utilidad se verá reflejada a futuro. Sin embargo si es necesario acotar que al no haberse hecho obligatorio por el Colegio el llevar una relación de la utilización de los kinegramas en testimonios y certificaciones, su utilidad no se verá reflejada al cien por ciento, ya que, en casos de falsificación no se podrá saber en qué documento especifico se utilizó un kinegrama distribuido a un Notario, con lo que la posibilidad de rastrear al falsificador se minimiza. En mi opinión, deberá haber un acuerdo del Consejo del Colegio en el sentido de hacer obligatoria la re- lación de utilización de kinegramas para hacer más efectiva la medida de seguridad impuesta y poder lograr, con rapidez y eficiencia, la identificación de las bandas de falsificadores que tanto afectan la seguridad del documento.

Hasta este momento no se ha detectado la falsificación de ningún kinegrama, pero sí la utilización de kinegramas auténticos sobrepuestos en documentos apócrifos, de ahí la necesidad de llevar un control de los kinegramas y saber en que testimonio o certificación fueron adheridos, para poder rastrear ese documento y tener una mejor expectativa de encontrar quién lo utilizó en ese apócrifo.

Muchas otras medidas se han buscado, tanto en el Colegio de Notarios del Distrito Federal como en otros de la República para poder dar seguridad al documento.

Mencionaré sólo algunas de las que he tenido noticia.





El establecimiento, impreso en las hojas de testimonio, de un código de barras generado por un programa de cómputo, código que contendría el número y fecha del instrumento, el nombre y número del Notario ante quien se otorgó, el nombre de los otorgantes y el acto jurídico contenido en el mismo, dicho código de barras puede ser leído con un aparato lector de códigos y software especial- mente diseñado. Su costo es alto ya que requiere invertir en hardware y software, pero su utilidad es alta también, ya que se puede dotar de lectores de esos códigos a las oficinas públicas que entran en contacto con los testimonios, ase- gurando así su autenticidad, no sólo ante el notariado sino al Registro Público de la Propiedad, Catastro, etcétera. Este sistema fue ofrecido al Colegio de No- tarios del Distrito Federal por la empresa "Graphic Security Systems de Méxi- co", SA de CV, y su cotización fue alta, como es de esperarse de un sistema so- fisticado y confiable.

Otra medida, menos costosa pero a la vez menos eficaz, sería el establecer el uso obligatorio de hojas de testimonio con papel especial, con sellos de agua, cuya producción podría ser ordenada por el Colegio, con sellos predeterminados uniformes y vendido a cada notario, como el caso de los folios. Otra opción se- ría que el propio notario mandara a hacer su papel testimonio con sello de agua especifico para su notaría. La lámpara de rayos ultravioleta para la visualización de sellos de agua es barata. Este medio no es tan seguro pues se ha detectado en otras áreas la falsificación de papel con sellos de agua, pero si es, al menos, un elemento más para que los falsificadores se pongan a pensar.

Otro método que ha sido explorado es el uso de firmadoras electrónicas, que imprimen la firma en cuatro colores mezclados, aplican relieve a la misma haciéndola de 3 dimensiones, lo que la hace infalsificable por métodos de co- piado a color o de scanner. Las máquinas firmadoras son caras y los consumi- bles también, por otro lado, la firma que producen no es firma autógrafa y por tanto deberá utilizarse además de la firma autógrafa que prevé la Ley del Nota- riado. Métodos para evitar la falsificación hay muchos, baste ver la cantidad de sistemas de seguridad que ha buscado la Comisión de Defensa del Documento Público del Colegio de Notarios del Distrito Federal y cuyos resultados obran en sus archivos, para saber que sí hay preocupación en este sentido, pero creo que es hora de aterrizar alguna o algunas de ellas. El mayor o menor costo en esas medidas de seguridad, afirmo, debemos afrontarlo y el Colegio, con fundamento en el citado artículo 148 de la Ley del Notariado del Distrito Federal de- berá hacerlo obligatorio para todos los Notarios de la Entidad (y sería deseable que en las demás Entidades fuere igual), ya que de otra manera el documento público, fruto de la actividad notarial, va a dejar de ser seguro, y como ya dije será prescindible y nuestra función será aún más atacada y a la larga dejará de





existir, no lo dudemos, debemos asumir la modernización de nuestra profesión y sus costos.

Al respecto se ha pronunciado la Unión Internacional del Notariado Latino, y en las conclusiones y recomendaciones emanadas del Congreso de Buenos Ai- res, 1973 propuso se afirmara que el notario, en su continua y necesaria actividad de adaptación, debe estar preparado para contar con todos los instrumentos que la ciencia y la tecnología pongan a su alcance.

6. OTRAS MEDIDAS URGENTES PARA LA SEGURIDAD EN EL USO DEL DOCUMENTO

Una de las principales preocupaciones del Notario hoy en día, es el poder confiar en los testimonios que, para documentar una escritura, le presentan los interesados, sea que fuese otorgado ante un notario de la misma Entidad o de Entidad diversa a la suya. Esto, a últimas fechas, nos obliga a ponernos en contacto directo con el notario ante quien se supone se otorgó el acto, para verificar su autenticidad, y por ende la autenticidad del testimonio o copia certificada del mismo que se nos exhibe. Dicha verificación implica gastos en dinero y en tiempo, a veces consulta tardadísima a los Archivos de Notarías, que podrían evitarse si se contara en el Colegio de Notarios del Distrito Federal de un medio confiable de verificación, vía electrónica, en donde pudiésemos saber si la nu- meración de los instrumentos coincide con la del notario ante quien supuestamente se otorgó el acto, con una imagen de su sello de autorizar, de su firma y de su rúbrica, del diseño de sus hojas de testimonio y otras medidas de seguridad que contengan, para compararlas con lo que se nos exhibe, y si se lograra el llevar la relación de kinegramas a que me refería antes, con la numeración de los que deban llevar las hojas del testimonio que se nos exhibe, todo ello nos ahorraría tiempo, dinero y esfuerzo.

Para lograr ese objetivo se tienen dos caminos. O se utiliza la página WEB del Colegio (www.colnotdf.com.mx), dotándola de medidas de seguridad para el acceso a cierta información, que será limitada a su uso por Notarios, en la que se tenga una base de datos de apócrifos, de un catálogo de sellos de autorizar, firmas y rúbricas, y diseño de hojas de testimonio de los Notarios de la Entidad, numeración de kinegramas asignados y otra información que se considere pertinente. Este sistema, accesible por INTERNET es conocido como Extranet (el concepto extranet nace cuando una empresa quiere dar acceso a unas determinadas personas o grupos de personas a una específica información de su Intranet. Sin hacerla pública, la hace accesible a otras personas que puedan necesitarla o con quien mantienen relaciones comerciales. El ejemplo más claro es la accesibili-





dad que una empresa da a una parte de sus clientes o proveedores. Este es el caso, por ejemplo de los portales bancarios en los que el cliente accede a su in- formación pertinente en tiempo real, con alto índice de seguridad, certificada por compañías ad hoc (ejemplo Verisign), en la que el cliente accede sólo a una parte de la información, la que el banco decide poner a su disposición).

La opción que, en mi concepto, específicamente podría lograr el fin que se pretende, es el establecimiento de una red interna o Intranet a la que los Nota- rios miembros tuviésemos un acceso controlado, con clave particular para cada Notario y password o clave personal, en un servidor, al que se podría acceder por vía remota (INTERNET) y que tendría además muchas más funciones de utilidad como consulta de leyes y reglamentos, formas de pago de impuestos, fede- rales y locales, relación de documentos detectados como apócrifos de que el Colegio tenga noticia y los que los miembros le vayamos aportando, catalogo de circulares, etcétera. (Una Intranet en su definición más simple es una red de computadoras, programas, documentos y bases de datos que se agrupan y actua- lizan vía Internet, de acuerdo a un estricto sistema de autorización y control de- finidos por la empresa usuaria de la solución. Las Intranet utilizan estrictamente la misma tecnología en la que se basa Internet. Su idea principal se basa en car- gar todo el trabajo sobre un ordenador, llamado servidor, al que se conectan los equipos que manejan simultáneamente las diferentes personas que deseen traba- jar en el sistema).

Con el establecimiento de esa Intranet, la comunicación del notariado del Distrito Federal sería una realidad y dotaría de auténtica seguridad a nuestra ac- tuación.

Por supuesto, la implementación, diseño, control y seguridad de esta Intra- net y aún de la página web del Colegio con accesos controlados a cierta in- formación, debe quedar en manos de especialistas en sistemas. Su implementa- ción no es tan costosa, si la comparamos con los beneficios que aportaría a nuestra función y con ello a la seguridad jurídica que la misma brinda a la sociedad.

Creo que, como siempre, es el notariado de nuestra Entidad quien debe ini- ciar este camino, para que con su experiencia, sea llevado a las demás Entidades y a la Asociación Nacional del Notariado Mexicano, con lo que realmente se lo- graría una integración total y la seguridad jurídica que la sociedad reclama y de la que el Notario debe ser garante.

Reitero lo que antes dije, nuestra profesión está en riesgo de existencia, pongamos los medios para que la misma sea necesaria y útil para la sociedad o preparémonos para ver su fin.




266 JOSÉ EMMANUEL CARDOS0 PEREZ GROVAS

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www.webcom.com.mx Página web de la empresa wEBCOM, especialista en diseño y operación de intranets y Extranets, Webhosting, etcétera.

www.1inetex.com.e~ Pagina web de la empresa Line Tex, SA, maquinas firmadoras electrónicas y máquinas aplicadoras de hologramas




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