ระบบ AP, POการควบคมการจายเงนมดจำา (Payment Deposit)

การเพมเตมการทำางานในสวนของลกหนเงนมดจำา มวตถประสงค คอ

1. ใชควบคมการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา โดยระบการจายเงนมดจำาแยกตามเลขทใบสงซอได

2. ใชควบคมการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามรหสเจาหน โดยไมระบเลขทใบสงซอ กรณนจะสามารถหกเงนมดจำาไดโดยตรงทระบบ AP เทานน

วธการบนทกรายการ แบงการแสดงวธการบนทกรายการเปน 3 ประเภทดงน

A. วธการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามเลขทใบสงซอB. วธการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามรหสเจาหนC. วธการบนทกลดหนเงนมดจำาจาย

เรมตนการทำางาน ดวยการกำาหนดรหสบญชเงนมดจำาจาย เพอใชในการบนทกบญชรายการจายเงนมดจำาในระบบ ทระบบ AP เมน C.A.A กำาหนดคาเรมตนระบบงาน

A.วธการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามเลขทใบสงซอ

1. เมน E.D.A บนทกรายการใบสงซอ

2. ทำาการบนทกจายเงนมดจำาสนคาตามเลขทใบสงซอสนคา PO000261 ท เมน C.C.A.B บนทกรายการตงหน สำาหรบรายละเอยดการจายเงนมดจำาขนอยกบขอตกลงการซอ คอ2.1 จายเงนมดจำาเตมจำานวน หรอบางสวน 2.2 จายเงนมดจำาแบบบนทกภาษซอไดตงแตการจายเงนมดจำา หรอยงไม

บนทกภาษซอ

วธการบนทกจายเงนมดจำา

1. ฟลดรหสสนคา ใหคยขอความ DEPOSIT ดงรป 2. คลกเลอกประเภทเงนมดจำา P จายเงนมดจำา/Payment Deposit

โปรแกรมจะ Default เลขทบญชเงนมดจำาทกำาหนดไวทเมนคาเรมตนระบบ สามารถเปลยนแปลงได

3. คลกเลอกเลขทใบสงซอททำาการจายเงนมดจำา ตามตวอยางคอเลขท PO000261

4. ระบยอดจายเงนมดจำาเตมจำานวน หรอบางสวน5. เลอกการคำานวณภาษ 6. ผานรายการใบตงหน

1 คยขอความ 2 คลก

3คลกเลอกเลขทใบสงซอ ทจาย

4ระบยอดจายเงนมดจำา

5 คลกเลอกการคำานวณ6 ผานรายการใบตงหน

3. ทำาการรบสนคาตามเลขทใบสงซอ PO0002614. ทเมน E.G.A บนทกรายการ Invoice ทำาการกำาหนดเลขทใบแจงหนของ

รายการรบสนคา แลวทำาการสรางรายการตดเงนมดจำา โดยกดปม

เพอเปดหนาจอตรวจสอบเงนมดจำา หนาจอจะแสดงรายการตามเลขทใบแจงหนจากหนาบนทกรายการ Invoice โดยแสดงรายการจายเงนมดจำาตามเลขทใบสงซอทงหมดทระบเลขทใบแจงหนเดยวกน

วธการสรางรายการหกเงนมดจำา

1. คลกเลอกรายการทตองการหกเงนมดจำา 2. ระบยอดหกเงนมดจำา

3. กดปม เพอใหโปรแกรมสรางรายการหกเงนมดจำา

4.เมอทำาการสรางรายการหกเงนมดจำาแลว กรณตองการตรวจสอบหรอลบ ให

กดปม เพอทำาการตรวจสอบ หรอลบรายการหกเงนมดจำา 5.ผานรายการ Invoice

2 ระบยอดหกเงน

1 คลก

3 กดปมสรางรายการหกเงนมดจำา

6.ตรวจสอบรายการใบตงหนทระบบ AP โปรแกรมสรางรายการหกเงนมดจำาในใบตงหนใหอตโนมต จากรป เนองจากเปนการจายเงนมดจำาเตมจำานวน และไดคำานวณภาษไวตงแตการจายเงนมดจำา ดงนนใบตงหนดงกลาวจงมยอดหนเปน 0

B. วธการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามรหสเจาหน

1. ทำาการบนทกจายเงนมดจำาสนคา โดยไมอางถงเลขทใบสงซอ ท เมน C.C.A.B บนทกรายการตงหน สำาหรบรายละเอยดการจายเงนมดจำาขนอยกบขอตกลงการซอ คอ

1.1 จายเงนมดจำาเตมจำานวน หรอบางสวน 1.2 จายเงนมดจำาแบบบนทกภาษซอไดตงแตการจายเงนมดจำา หรอ

ยงไมบนทกภาษซอ

วธการบนทกจายเงนมดจำา

1. ฟลดรหสสนคา ใหคยขอความ DEPOSIT ดงรป 2. คลกเลอกประเภทเงนมดจำา P จายเงนมดจำา/Payment

Deposit โปรแกรมจะ Default เลขทบญชเงนมดจำาทกำาหนดไวทเมนคาเรมตนระบบ สามารถเปลยนแปลงได

3. ระบยอดจายเงนมดจำาเตมจำานวน หรอบางสวน4. เลอกวธการคำานวณภาษ 5. ผานรายการใบตงหน

1 คยขอความ 2 คลก

3ระบยอดจายเงนมดจำา

4 คลกเลอกการคำานวณ5 ผานรายการใบตงหน

2. วธการหกเงนมดจำา ใหทำาการบนทกรายการใบตงหน โดยบนทกรายการคาใชจายใหครบถวนกอน แลวจงมาทำาการบนทกรายการหกเงนมดจำา โดยกดปม

วธการบนทกหกเงนมดจำา

1. กดปม ตรวจสอบเงนมดจำา เพอเปดหนาจอ 2. คลกเลอกรายการทตองการหกเงนมดจำา3. ระบยอดหกเงนมดจำา

4. กดปม เพอใหโปรแกรมสรางรายการหกเงนมดจำา

1 กดปม ตรวจสอบ

3 ระบยอดหกเงน

2 คลก

4 กดปมสรางรายการหกเงนมดจำา

3. ตรวจสอบรายการหกเงนมดจำาทโปรแกรมสราง ดงรป

C.วธการบนทกลดหนเงนมดจำาจาย

สำาหรบการบนทกลดหนเงนมดจำาจาย ใชในกรณททำาการจายเงนมดจำาเกนกวายอดซอสนคา วธการนใชไดทงการจายเงนมดจำาแบบอาง PO หรอการจายเงนมดจำาแยกตามเจาหน แสดงตวอยางการทำางานดงน

1. จากตวอยางขอมลในขอ B. วธการจายเงนมดจำา และตดเงนมดจำา แยกตามรหสเจาหน มรายละเอยดดงน1.1 บนทกรายการจายเงนมดจำาเลขท APA00038 ใหกบผขาย DP01

จำานวนเงน 20,000.- ภาษซอ 1,400.- รวมสทธ 21,400.-1.2 ทำาการหกเงนมดจำาตามเลขทใบตงเจาหน AP000307 จำานวนเงน

3,000.- ภาษซอ 210.- รวมสทธ 3,210.-1.3 ทำาใหมเงนมดจำาจายคงเหลอ จำานวนเงน 17,000.- ภาษซอ

1,190.- รวมสทธ 18,190.-2. กรณนยกตวอยางวายอดเงนมดจำาจายคงเหลอนไมมรายการทจะนำามาหกแลว ก

ใหทำาการบนทกลดหนท เมน C.C.A.B บนทกรายการตงหน ดงน1. สรางรายการใบลดหน กำาหนดรหสผขายทตองการลดหน2. กำาหนดประเภทรายการ = D3. อางถงใบสำาคญตงหนทตองการลดหนในทนคอเลขท APA00038

1กำาหนดรหสผขาย

2 ประเภทรายการ =

3 อางถงใบสำาคญ

4. สวนของรายการทฟลดรหสสนคา ใหคยขอความ DEPOSIT ดงรป 5. กำาหนดเลขทเงนมดจำาทตองการลดหนคอ APA000386. ระบยอดเงนทตองการลดหนเปนคาบวก

7. กดบนทกรายการโปรแกรมแจงขอความสอบถาม ดงรป ใหตอบ YES เพอทำาการสรางรายการบญชพก เนองจากลดหนเกนจากยอดคงเหลอ สำาหรบบญชพกนจะนำาไปอางองในรายการรบเงนหลงจากทผขายทำาการจายคนเงนมดจำา ซงจะอธบายตอไป

4 คยขอความ

5 เลอกเลขทเงน

6ระบยอดเงน

7 ตอบ Yes เพอสรางบญช

8. รายการบญชพกทโปรแกรมสรางให ทำาการกำาหนดบญชพก9. พมพใบสำาคญ และผานรายการใบลดหน

8 กำาหนดบญชพก9 พมพใบสำาคญและผาน

3. จากนนเมอผขายทำาการจายคนเงนมดจำา ใหทำาการบนทกรายการรบเงนท เมน B.E.A บนทกแกไขรายการรบเงน เปนการรบเงนแบบ REVENUE และกำาหนดรหสบญชรายไดเปนบญชพกทไดระบไวตงแตการลดหน