eCH-0038 Framework Records Management...2016/04/25 · Ergänzend zum Standard ISO 15489, der mehrheitlich operative und technische Aspekte des Records Managements beinhaltet, beziehen

E-Government-Standards

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eCH-0038 Framework Records Management

Name Framework Records Management

eCH-Nummer eCH-0038

Kategorie Standard

Reifegrad Definiert

Version 2.0

Status Entwurf

Genehmigt am

Ausgabedatum 2016-04-25

Ersetzt Version 1.00 Major Change

Voraussetzungen

Beilagen Beil1_Übersicht_Normen_und_Standards_im_Dokumentenmanagement_(Würfel).xlsm

Sprachen Deutsch (Original), Französisch (Übersetzung)

Autoren Gregor Egloff, Staatsarchiv Luzern

Dimitri Gebhard, APP

Rahel Gimmel, Rexult AG

Erich Gollino, Kanton St. Gallen

Jörg Grabinski, UBit AG

Jürg Hagmann, RIM Consulting / KRM

Nina Klingler, nk consulting GmbH

Beat Siegrist, Bundeskanzlei

Herausgeber / Vertrieb Verein eCH, Mainaustrasse 30, Postfach, 8034 Zürich

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Zusammenfassung

Das Framework Records Management dient einer Organisation als Orientierungshilfe und

methodisches Arbeitsinstrument zur Strukturierung des Informationsmanagements. Es er-

laubt, konkrete Problemstellungen aus einer ganzheitlichen Sicht anzugehen. Entscheide,

Aktivitäten und Massnahmen, die das Records Management der Organisation betreffen,

können auf einer gemeinsamen Verständigungsbasis getroffen werden. Das Framework Re-

cords Management ist ein Hilfsmittel zur Umsetzung des internationalen Standards ISO

15489 unter Berücksichtigung schweizerischer Verhältnisse, insbesondere der von eCH ver-

öffentlichten Dokumente.


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Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ...................................................................................................... 4

1.1 Status ...................................................................................................................... 4 1.2 Anwendungsgebiet ................................................................................................ 4 1.3 Herleitung des vorliegenden Standards/Hilfsmittels ........................................... 5

2 Records Management .................................................................................. 6

2.1 Begriffseinordnung ................................................................................................ 6 2.2 Records Management nach ISO 15489 ................................................................. 6 2.3 Records Management im E-Government .............................................................. 6

2.3.1 Anforderungen an das Records Management .......................................................... 7

2.3.2 Verankerung des Records Managements in der Architektur E-Government Schweiz8

2.3.3 Nutzen des Records Managements ......................................................................... 9

3 Analyse- und Handlungsfelder des Records Managements ................... 10

3.1 Vorgaben .............................................................................................................. 11

3.1.1 Rechtliche Grundlagen (öffentliche Verwaltung) ..................................................... 11

3.1.2 Regulatorisches Umfeld (Corporate Governance) .................................................. 11

3.1.3 Führungsvorgaben ................................................................................................. 11

3.1.4 Ordnungsgemässe Geschäftsführung (Compliance) .............................................. 11

3.2 Organisation des Records Managements .......................................................... 12 3.3 Lebenszyklus von Informationen (Datenhaltung) .............................................. 13 3.4 Technologie .......................................................................................................... 14 3.5 Prozesse ............................................................................................................... 16 3.6 Projektführung ..................................................................................................... 19

4 Sicherheitsüberlegungen ........................................................................... 20

5 Haftungsausschluss / Hinweise auf Rechte Dritter ................................. 20

6 Urheberrechte ............................................................................................. 20

Anhang A – Referenzen & Bibliographie ............................................................... 21

Anhang B – Mitarbeit & Überprüfung .................................................................... 21

Anhang C – Abkürzungen und Glossar ................................................................. 22

Anhang D – Änderungen gegenüber Vorversion ................................................. 22

Anhang E – Abbildungsverzeichnis ...................................................................... 23


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1 Einleitung

1.1 Status

Entwurf: Das Dokument wurde von den zuständigen Referenten aus dem Experten-

ausschuss zur öffentlichen Konsultation freigegeben und entsprechend publiziert.

Vorschlag: Das Dokument wird dem Expertenausschuss zur Genehmigung vorgelegt, ist

aber normativ noch nicht gültig.

Genehmigt: Das Dokument wurde vom Expertenausschuss genehmigt. Es hat für das defi-

nierte Einsatzgebiet im festgelegten Gültigkeitsbereich normative Kraft.

Abgelöst: Das Dokument wurde durch eine neue, aktuellere Version ersetzt. Die Benutzung

ist zwar noch möglich, es wird aber empfohlen, die neuere Version einzusetzen.

Aufgehoben: Das Dokument wurde von eCH zurückgezogen. Er darf nicht mehr genutzt

werden.

1.2 Anwendungsgebiet

Das Framework Records Management betrifft das Records Management öffentlicher und

privater Organisationen gemäss der Definition des Standards eCH-0002, Kapitel 2. Das

Hilfsmittel richtet sich insbesondere an

Records Management und Informationsmanagement-Verantwortliche von Behörden

und privaten Unternehmen,

Führungsverantwortliche,

Anbietende von Records Management Systemen,

Compliance Verantwortliche (Rechtsdienste etc.),

Records Management Beratende,

welche sich einen Überblick über die für das Records Management relevanten Unterlagen

von eCH und weiteren in der Schweiz verbreiteten Standards und Hilfsmittel verschaffen wol-

len.


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1.3 Herleitung des vorliegenden Standards/Hilfsmittels

Das Framework Records Management strukturiert die fachlichen Aspekte und Elemente des

Records Managements und trägt dazu bei, die Informationskompetenz in Organisationen zu

verbessern.

Das Framework dient als Instrument zur Betrachtung von sechs Aspekten des Records Ma-

nagements:

Vorgaben (Gesetze und Regularien),

Organisation des Records Managements,

Datenhaltung während des Lebenszyklus,

Technologie,

Prozesse,

Projektführung.

Das Framework bezieht unterschiedliche Fachdisziplinen mit ein. Entscheide, Aktivitäten und

Massnahmen, die das Records Management einer Organisation betreffen, können somit auf

einer gemeinsamen Verständigungsbasis getroffen und koordiniert werden.

Als methodisches Instrument erlaubt es das Framework,

komplexe Themenstellungen des Informationsmanagements strukturiert anzugehen.

einzelne Problembereiche bezüglich seiner verschiedenen Aspekte zu analysieren.

die zu den einzelnen Aspekten aussagekräftigen Standards und Hilfsmittel von eCH

sowie weitere in der Schweiz relevanten Unterlagen zu identifizieren.

Die Nutzung des Frameworks als methodisches Instrument setzt voraus, dass der systema-

tische Verfahrensansatz des Records Managements gemäss dem internationalen Standard

ISO 15489 in seinen Grundzügen bekannt ist.


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2 Records Management

2.1 Begriffseinordnung

„Records Management“ ist der englische Fachbegriff für „Aktenführung“ und „Aktenbewirt-

schaftung“. Im deutschen Sprachraum ist auch der Begriff „Schriftgutverwaltung“ gebräuch-

lich. In der Gesetzesterminologie werden als weitere Synonyme für „Records“ auch die Be-

griffe „Unterlagen“, „Dokumente“ und „Akten“ verwendet.

Records Management ist Teil der „Information Governance“ innerhalb einer Organisation,

deren Hauptziel die gezielte und proaktive Steuerung und Lenkung von Informationen

zwecks Optimierung der Geschäftsabwicklung sowie Minimierung entsprechender Risiken

und Wertsteigerung ist.

In der öffentlichen Verwaltung der Schweiz ist Records Management zusammen mit der Ab-

laufsteuerung und Geschäftskontrolle Bestandteil der elektronischen Geschäftsverwaltung

(GEVER).

2.2 Records Management nach ISO 15489

Der Verein eCH empfiehlt ein Records Management gemäss dem internationalen Standard

ISO 15489 Records Management (eCH-0002). Records Management steht demnach für ei-

nen ganzheitlichen, prozessorientierten Ansatz im Informationsmanagement und umfasst

sämtliche strategischen, organisatorischen und technischen Massnahmen, Konzepte, Re-

geln, Verfahren und Instrumente, die für einen rechtskonformen und wirtschaftlichen Um-

gang mit der betrieblichen Ressource Information notwendig sind.

Der Standard ISO 15489 regelt die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Aufbewahrung

von Records, welche bei privaten und öffentlichen Organisationen für den internen und ex-

ternen Gebrauch entstehen, unabhängig des Trägermediums oder Formats.

Ergänzend zum Standard ISO 15489, der mehrheitlich operative und technische Aspekte

des Records Managements beinhaltet, beziehen sich die Standards ISO 30300, ISO 30301

und ISO 30302 auf die strategische Ebene und zeigen auf, wie Records Management ge-

steuert und kontrolliert wird.

2.3 Records Management im E-Government

Die Sicherstellung eines Records Managements im E-Government erfordert rechtliche, orga-

nisatorische und technische Vorgaben und Massnahmen – in dieser Reihenfolge. Für deren

erfolgreiche Umsetzung müssen Führungspersonen ihre Verantwortung erkennen und wahr-

nehmen. E-Government bedingt einen Kulturwandel im betrieblichen Umgang mit Ge-

schäftsinformationen sowie die Überprüfung und Anpassung von Prozessen.


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2.3.1 Anforderungen an das Records Management

Die Anforderungen an das Records Management leiten sich gemäss dem Standard ISO

15489 vom Erfüllungsgrad folgender vier Kriterien ab:

1. Zuverlässigkeit (reliability): Geschäftsvorgänge werden in den Records korrekt, d.h.

systematisch und vollständig aufgezeichnet.

2. Authentizität (authenticity): Die Urheberschaft ist überprüfbar, und die (zeitlichen)

Umstände einer dokumentierten Geschäftstransaktion lassen sich eindeutig bestim-

men.

3. Integrität (integrity): Aufbewahrte Records sind bezüglich Inhalt, Geschäfts- und Ab-

lagekontext sowie Struktur (d.h. der originalen Darstellung einer aufgezeichneten In-

formation) geschützt.

4. Benutzbarkeit, Verfügbarkeit und Archivierbarkeit (usability & accessibility):

(Elektronische) Records müssen so lange wie erforderlich benutzbar, verfügbar und in

ihrem originalen Entstehungskontext verständlich bleiben.

Die Kriterien 2 und 4 decken sich weitgehend mit den Anforderungen an die IKT-Sicherheit.

Bei den Kriterien 1 und 4 werden angemessene organisatorische Massnahmen vorausge-

setzt.

Aus der Sicht des Lebenszyklus der Records mit teilweise langen Aufbewahrungsfristen bie-

tet der internationale Standard ISO 14721 eine Präzisierung der oben genannten Qualitäts-

kriterien:

1. Haltbarkeit, Verfügbarkeit (durability, preservation, persistence): Haltbarkeit, Ver-

fügbarkeit: Elektronische Records müssen technisch lesbar, unversehrt und verstehbar

sein.

2. Sicherheit, Vertrauenswürdigkeit (security & trustworthyness): Die Sicherheit und

Vertrauenswürdigkeit elektronischer Records werden mittels Konversions- und Migrati-

onsarbeiten oder sonstiger geeigneter (zu dokumentierender) Massnahmen gewahrt.

Welcher Erfüllungsgrad in Bezug auf diese Kriterien gilt, ist organisationsspezifisch im Rah-

men von Führungsvorgaben festzulegen (Kapitel 3.1.3).


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2.3.2 Verankerung des Records Managements in der Architektur E-Government Schweiz

Der Standard eCH-0122 „Architektur E-Government Schweiz: Grundlagen“ behandelt we-

sentliche Elemente des Anwendungsgebiets Records Management unter dem Begriff „Ge-

schäftsfall dokumentieren“ als Bestandteil des Unterstützungsaufgabenfelds „Geschäftsab-

wicklung“ (s. Abbildung 1).

Abbildung 1: Records Management als Bestandteil der unterstützenden Aufgabe ‚Geschäftsabwicklung’ gemäss eCH-0122

Die in der Abbildung 1 aufgeführten Geschäftsfähigkeiten der Aufgabe „Geschäftsfall doku-

mentieren“ verteilen sich im Framework Records Management auf die beiden Aspekte „Or-

ganisation“ (Kapitel 3.2) und „Lebenszyklus“ (Datenhaltung, Kapitel 3.3)“:

Geschäftsfähigkeit nach eCH-0122 Framework Records Management eCH-0038

Registraturplan anlegen Organisation: Ordnungssystem

Dossier verwalten Organisation: Dossierbildung

Dokument in Dossier ablegen Datenhaltung & Lebenszyklus: Verwaltung von Ge-

schäftsablagen

Dossier aussondern Datenhaltung & Lebenszyklus:

Information Lifecycle Management

(inkl. Abgrenzung von Archivierung)

Dossier aufbewahren

Dossier archivieren


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2.3.3 Nutzen des Records Managements

Neben der Sicherstellung einer hohen Informationsqualität und Rechtssicherheit stiftet das

Records Management weiteren Nutzen:

1. Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Nachvollziehbarkeit und Transparenz stel-

len eine grundlegende Anforderung der Rechtsstaatlichkeit dar. Sie bilden eine Vo-

raussetzung für die ordnungsgemässe Geschäftsführung in Unternehmen sowie für

die Auskunftsbereitschaft und Rechenschaftsablage der Öffentlichen Verwaltung ge-

genüber den Bürgerinnen und Bürgern resp. den demokratischen Aufsichtsorganen

(Compliance). Im E-Government kommt weiter dem Nachweis der Rechtsverbindlich-

keit, d.h. der Nichtabstreitbarkeit von elektronischen Geschäftstransaktionen, eine

überragende Bedeutung zu. 2. Prozessbeherrschung: Die Qualität von Prozessen, Produkten und Dienstleistun-

gen sowie die Effizienz im Verwaltungshandeln hängen direkt von der Qualität der

verwendeten und erzeugten Informationen ab. Records Management erhöht die Pro-

duktivität der Organisation im Umgang mit Geschäftsinformation (Zugänglichkeit, Ver-

fügbarkeit und Umgang mit Information).

3. Informationssicherung und Wissensbewahrung: Prozesswissen und -

informationen stellen bedeutende strategische Ressourcen dar, die es zu schützen

und zu fördern gilt.

4. Wirtschaftlichkeit: Mit der Nutzung von Informationstechnologien geht eine starke

Zunahme der Informationsmenge einher und damit ein schwer zu kontrollierendes

Wachstum der direkten und indirekten Informationskosten. Diese teilweise versteck-

ten Kosten entstehen bei der Ablage, Bewirtschaftung, Aufbewahrung und Archivie-

rung sowie bei der Suche von Informationen. Records Management gewährleistet die

schnelle Auffindbarkeit und Nutzung von Information während des gesamten Lebens-

zyklus (Kapitel 3.3). Zudem sind strukturiert abgelegte Informationen verlässlicher

und dienen als Grundlage für Führungsentscheide, was die Reputation des Unter-

nehmens stärkt. Des Weiteren kann die Anzahl von Fachanwendungen reduziert

werden, was zur Senkung der IKT-Kosten (Infrastruktur, Betrieb, Support und War-

tung) beiträgt.


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3 Analyse- und Handlungsfelder des Records Ma-nagements

Das Framework Records Management verknüpft sechs verschiedene Analyse- und Hand-

lungsfelder. Zum besseren Verständnis werden die fachlichen Aspekte, Sichtweisen und Zu-

sammenhänge des RM nachfolgend mit einem Würfel visualisiert. („RM-Würfel“: s. Ab-

bildung 2).

Abbildung 2: Das Framework Records Management als Sichtenwürfel

Nachfolgend werden die sechs Analyse- und Handlungsfelder erläutert. Dazu werden die

fachlich dazu gehörenden Standards, Hilfsmittel und Geschäftsanforderungen (Gesetze,

Führungsvorgaben) aufgeführt. Des Weiteren bietet die Beilage 1 „Übersicht über Normen

und Standards im Records Management“ den Anwendern ein Werkzeug zur Konkretisierung

der Sichten im Hinblick auf eigene Projekte.


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3.1 Vorgaben

3.1.1 Rechtliche Grundlagen (öffentliche Verwaltung)

Wichtige rechtliche Vorgaben zur Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung von Re-

cords in der öffentlichen Verwaltung finden sich in den einschlägigen Gesetzen und Verord-

nungen zur Verwaltungsorganisation sowie zu den Sachthemen Archivierung, Datenschutz

und Öffentlichkeitsprinzip.

3.1.2 Regulatorisches Umfeld (Corporate Governance)

Weitere für das Records Management relevante rechtliche Vorgaben, die teilweise auch pri-

vate Organisationen, Institutionen und Personen betreffen, ergeben sich insbesondere aus

dem Obligationenrecht (vgl. Art. 957 bis 963 OR; SR 220), der Geschäftsbücherverordnung

(GeBüV; SR 221.431), dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG; SR 641.20) oder den Prozess-

ordnungen der Rechtspflegeorgane. Bei der Einführung des Records Managements ist das

regulatorische Umfeld in Bezug auf das Führen und die Aufbewahrung von Records zu prü-

fen. Die für die eigene Organisationrelevanten Vorgaben sind zu identifizieren und anzuwen-

den.

3.1.3 Führungsvorgaben

Zu dieser Sicht gehören bezüglich Records Management die organisationsinternen Füh-

rungsvorgaben:

Strategien stellen zukunftsgerichtete, organisationsweite Leitplanken zur operativen

Umsetzung des Records Managements (Records Management-Strategie), zur Einord-

nung von Records Management in einen übergreifenden Kontext (z.B. E-Government-

Strategie, Information Governance) sowie zur Evaluation von Records Management-

Produkten (Produktestrategie) dar.

Policies sind verbindliche Vorgaben, welche die Umsetzung von Records Management

in einer Organisation beschreiben. Eine Policy fasst aus Unternehmenssicht u.a. die

Grundmotive des betrieblichen Informationsmanagements (Rechtskonformität, Innovati-

onsbereitschaft, Ressourcensicherung, Qualitätsziele, Risikomanagement etc.) zusam-

men.

3.1.4 Ordnungsgemässe Geschäftsführung (Compliance)

Behörden und private Unternehmen müssen Aufsichtsorganen und Gerichten gegenüber ei-

ne ordnungsgemässe Geschäftsführung belegen können. Geschäftshandeln muss aufge-

zeichnet werden und überprüfbar bleiben. Im Rahmen des Risikomanagements müssen so-

mit mögliche Risiken und Schadensfolgen analysiert und die nötigen Gegenmassnahmen

definiert werden.

Relevante eCH-Dokumente:

eCH-Dokumente Bedeutung


eCH-0049 Themenkataloge zur Gliederung des Leistungsangebots der öffentli-

chen Verwaltung der Schweiz aus der Perspektive von Leistungsbe-


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zügern – Hauptdokument

eCH-0107 Gestaltungsprinzipien für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM)

eCH-0118 GML Kodierungsregeln für INTERLIS

eCH-0126 Rahmenkonzept „Vernetzte Verwaltung Schweiz“

eCH-0128 Fachsprachliche Glossare in eCH Dokumenten

eCH-0167 SuisseTrustIAM Rahmenkonzept

eCH-0169 SuisseTrustIAM-Geschäftsarchitektur

eCH-0170 eID Qualitätsmodell

eCH-0172 IAM-Maturitätsmodell

eCH-0174 SuisseTrustIAM‐Implementierung mit SAML 2.0

3.2 Organisation des Records Managements

Die betriebliche Organisation des Records Managements innerhalb einer Verwaltungseinheit

oder eines privaten Unternehmens beinhaltet drei grundlegende Umsetzungsinstrumente:

Die Organisationsvorschriften regeln die Aufbau- und Ablauforganisation im Re-

cords Management. Insbesondere werden Zuständigkeiten, Verfahren und Instru-

mente des Records Managements einer Organisationseinheit festgelegt.

Das Ordnungssystem (Registratur- / Aktenplan) ermöglicht eine geschäftsbezoge-

ne, einheitliche Ablage und stellt damit ein Instrument zu einer rechtskonformen und

effizienten Bewirtschaftung derselben dar (Festlegung von Zugriffsrechten, Aufbe-

wahrungsplanung etc.).

Die Dossierbildung unterstützt die Sicherung des Geschäftskontexts einzelner Re-

cords.

Diese Elemente lassen sich auch in Rahmen eines betrieblichen Qualitätsmanagements rea-

lisieren.




eCH-0061 Leitfaden Erfolgskriterien für eGovernment

eCH-0105 Übersicht zu Standards im Bereich des Personen Meldewesens

eCH-0127 Glossar Objektwesen

eCH-0130 Objektwesen - Domäne Bauwesen

eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen

der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0145 Aufgabenlandkarte der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0164 Lebenszyklus-Modell für Geschäfte


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eCH-0167 SuisseTrustIAM Rahmenkonzept



eCH-0172 IAM-Maturitätsmodell

eCH-0192 Terminologie

3.3 Lebenszyklus von Informationen (Datenhaltung)

Ein grundlegendes Element des Records Managements stellt die Bewirtschaftung von ge-

schäftsrelevanten Records über deren gesamten Lebenszyklus (Lifecycle) dar. Dieser ist

wesentlich an die Dauer der Geschäfte und Aufgaben einer Organisation gebunden. Sowohl

aus rechtlichen als auch wirtschaftlichen Gründen ist im Lebenszyklus-Modell die Aufbewah-

rungsplanung ein Schlüsselelement des Records Managements. Im Unterschied zur Privat-

wirtschaft endet die Verantwortung einer Behörde mit der Übergabe der Unterlagen an das

zuständige (historische) Archiv oder mit deren Vernichtung.

Das Lebenszyklus-Modell für Geschäfte, Dossiers und Dokumente bildet die Grundlage des

Records Managements. Es existieren verschiedene Varianten. Das Hilfsmittel eCH-0164 de-

finiert Elemente für die generische Beschreibung und grafische Darstellung der Lebenszyk-

lus-Modelle von Geschäften (Prozesse, Dossiers und Dokumente).

Abbildung 3: Das Lebenszyklus-Modell




eCH-0045 Datenstandard Stimm- und Wahlregister

eCH-0097 Datenstandard Unternehmensidentifikation

eCH-0098 Datenstandard Unternehmensdaten

eCH-0108 Datenstandard Unternehmensregister

eCH-0110 Schnittstellenstandard Abstimmungs- und Wahlresultate

eCH-0112 Datenstandard Drittmeldepflicht

eCH-0115 Datenstandard NOGA Codes


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eCH-0117 Meta-Attribute für INTERLIS Modelle

eCH-0129 Datenstandard Objektwesen

eCH-0130 Objektwesen - Domäne Bauwesen

eCH-0131 Meldungen der amtlichen Vermessung an Dritte

eCH-0132 Objektwesen – Domäne Versicherung

eCH-0133 Objektwesen – Domäne Steuern

eCH-0134 Grundbuchmeldungen an Dritte

eCH-0135 Datenstandard Heimatort

eCH-0136 Datenstandard Zuständigkeiten im Zivilstandwesen

eCH-0148 Meldegründe Unternehmen - Domäne Steuern

eCH-0149 Datenstandard Suchen und melden von Fundgegenständen

eCH-0155 Datenstandard politische Rechte

eCH-0156 Datenstandard ISA-Datenimport aus den Einwohnerregistern

eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle

eCH-0164 Lebenszyklus-Modell für Geschäfte

eCH-0165 SIARD -Formatspezifikation

eCH-0175 Modell des elektronischen Ablieferungsprozesses für Dossiers

3.4 Technologie

Die Sicht Technologie auf das Records Management beinhaltet sowohl die Beschaffung oder

Entwicklung als auch den Betrieb von IKT-Anwendungen für das Records Management. Da-

bei steht die Nutzung bestehender Standards im Vordergrund.

Um die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) des Records Mana-

gements zu gewährleisten, soll auf die bestehenden ISDS-Vorschriften der jeweiligen

Organisation zurückgegriffen werden. Falls keine ISDS-Vorschriften bestehen, ist ei-

ne Ausrichtung am Standard ISO 27001 empfehlenswert.

Im Bereich der digitalen Signatur und Verschlüsselung sind für IT-Anwendungen

die gesetzlichen Vorgaben für ein rechtskonformes Records Management einzuhal-

ten (vgl. eCH-0092).

Im Bereich der Interoperabilität von IT-Anwendungen im Records Management ist

die Verwendung von Technologie unabhängigen Standards für den Austausch von

Records und den Aufbau von Datenmodellen zu Records sinnvoll.

Im Bereich der Aussonderung von Records sind die technischen Vorgaben des zu-

ständigen Archivs für die Ablieferung und die Vorgaben der zuständigen Stellen für

die Vernichtung einzuhalten.

Für den Betrieb und die Wartung von Records Management Systemen kann auf

Best Practices des ITIL-Frameworks zurückgegriffen werden.



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eCH-0006 Datenstandard Ausländerkategorien

eCH-0007 Datenstandard Gemeinden

eCH-0008 Datenstandard Staaten und Gebiete

eCH-0010 Datenstandard Postadresse

eCH-0011 Datenstandard Personendaten

eCH-0018 XML Best Practices

eCH-0020 Schnittstellenstandard Meldegründe Personenregister

eCH-0021 Datenstandard Personenzusatzdaten

eCH-0033 Beschreibung von XML Namespaces


eCH-0039 E-Government Schnittstelle für Dossiers und Dokumente

eCH-0044 Datenstandard Personenidentifikation

eCH-0046 Datenstandard Kontakt

eCH-0048 PKI-Zertifikatsklassen

eCH-0050 Hilfskomponenten zur Konstruktion von XML Schemas

eCH-0051 Standard für den Austausch von Daten im polizeilichen Anwendungs-

bereich

eCH-0056 Anwendungsprofil Geodienste

eCH-0058 Schnittstellenstandard Meldungsrahmen

eCH-0059 Accessibility Standard

eCH-0060 Accessibility-Hilfsmittel

eCH-0062 Design von XML Schemas – Zusammenfassung

eCH-0064 Spezifikationen für das System Versichertenkarte

eCH-0067 Elektronische Formulartechnologien: Anforderung und Vergleich

eCH-0069 SwissDIGIN-Inhaltsstandard

eCH-0089 Spezifikation zum elektronischen Austausch von medizinischen Do-

kumenten in der Schweiz

eCH-0090 Sedex Umschlag

eCH-0091 XML-Signatur und Verschlüsselung.doc

eCH-0092 Signatur und Verschlüsselung im digitalen Dokumentenverkehr

eCH-0106 Spezifikation für das System Versichertenkarte

eCH-0107 Gestaltungsprinzipien für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM)

eCH-0113 Spezifikation SuisseID

eCH-0119 E-Tax Filing


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eCH-0121 CDA-CH-II: Spezifikation zum Erstellen von Vorlagen für die Health

Level 7 Clinical Document Architecture

eCH-0122 Architektur E-Government Schweiz: Grundlagen

eCH-0123 Architektur E-Government Schweiz: Vertrieb

eCH-0124 Architektur E-Government Schweiz: Produktion

eCH-0125 Architektur E-Government Schweiz: Kommunikation

eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung und Dokumentation von Aufgaben,

Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Ver-

waltung der Schweiz

eCH-0147 Nachrichtengruppe GEVER

eCH-0153 eGRSIDM

eCH-0157 Schnittstellenstandard Kandidatenliste

eCH-0159 Schnittstellenstandard Abstimmungsvorlagen

eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle

eCH-0165 SIARD -Formatspezifikation

eCH-0168 SuisseTrustIAM technische Architektur und Prozesse

eCH-0171 Qualitätsmodell der Attributwertbestätigung zur eID

eCH-0174 SuisseTrustIAM‐Implementierung mit SAML 2.0

eCH-0178 Datenstandard notarielle Grundbuchbelege

eCH-0185 Datenstandard Zusatzdaten Wegzug / Zuzug

eCH-0186 Beschreibung von Behörden der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0194 Schnittstellenstandard eUmzug

3.5 Prozesse

Records Management ist eng mit dem Geschäftsprozessmanagement verknüpft. Beide Dis-

ziplinen beschäftigen sich mit Arbeitsabläufen und deren Ergebnisse, setzen dabei aber un-

terschiedliche Schwerpunkte:

Im Geschäftsprozessmanagement steht der Prozess im Mittelpunkt, der die Schritte (Aktivitä-

ten) beschreibt, welche zur Erledigung einer Aufgabe nötig sind. Arbeitsabläufe werden also

anhand von Prozessen formalisiert (und standardisiert). Dahingegen dokumentiert das

Records Management einzelne Geschäftsfälle und ermöglicht damit den Nachvollzug von

operativem Handeln. In beiden Fällen werden Dokumente oder Datenobjekte (Daten, Datei-

en) zur Erledigung eines Geschäfts benötigt oder erzeugt. In der Prozessdokumentation

können diese (bspw. Formular, Vorlage, Antrag) ausgewiesen werden. Im Records Ma-

nagement wird definiert, nach welchen Regeln und Verfahren diese Records zu erstellen, zu

bewirtschaften, abzulegen, aufzubewahren und zu vernichten oder zu archivieren sind. An-

hand eines Beispiels wird nachstehend aufgezeigt, wie Records Management und Ge-

schäftsprozesse zusammenhängen.


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Abbildung 4: Records Management als integraler Bestandteil der operativen Geschäftsabwicklung. Das Records

Management stellt den administrativen Kernprozessen, hier „Antrag bearbeiten“ generische Unterstützungs-

prozesse, hier „Geschäft eröffnen“ oder „Geschäft bearbeiten“, bereit.

Abbildung 4 zeigt, dass der Beispiel-Geschäftsprozess „Antrag bearbeiten“ durch einen

Dokumenteneingang angestossen wird und drei Arbeitsschritte beinhaltet, welche alle ein

Dokument entweder benötigen oder erstellen. Abgeschlossen wird das Geschäft mit einem

Ergebnisdokument. Damit sind mindestens drei Records Management relevante Unterstüt-

zungsprozesse verbunden, nämlich bei der Eröffnung, Bearbeitung und beim Abschluss des

Geschäfts:

Die Initialisierung eines Geschäfts ist zugleich der Startpunkt für dessen Dokumentati-

on durch das Records Management („Geschäft eröffnen“, „Geschäft bearbeiten“, „Ge-

schäft abschliessen“). Die Dokumentation setzt sich im Unterlagen-Lebenszyklus bis

zur (nicht mehr veränderbaren) Aufbewahrung, Aussonderung und Archivierung fort.

Die Dokumentation des Geschäfts erfolgt im Kontext eines Dossiers. Dieses wird einer

Position des Ordnungssystems zugeordnet.

Der eingegangene Antrag bildet das Startereignis und löst (im Normalfall) die Eröff-

nung eines zugehörigen Dossiers aus („Geschäft eröffnen“).

- Im Rahmen der Bearbeitung des Geschäfts werden sämtliche ein- und ausgehenden

sowie die bearbeiteten Dokumente und sonstigen Datenobjekte (z.B. PDF-Versionen

von Datenbank-Inputs oder -Outputs oder Verweise auf Datenbanktransaktionen) im

angelegten Dossier registriert.

Die durch das Geschäftsprozessmanagement vordefinierten Aktivitäten und Arbeits-

schritte erlauben eine jederzeitige Geschäftskontrolle (inkl. Prüfung des Status und der

Einhaltung gesetzter Fristen), für welche das angelegte Dossier sämtliche relevanten

Informationen zur Verfügung stellt.

Mit dem Abschlussereignis des Prozesses („Entscheid senden“) wird das zugehörige


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Dossier geschlossen.

Dieses Beispiel zeigt die enge, sowohl konzeptionelle als auch operative Verzahnung des

Records Managements mit dem Geschäftsprozessmanagements, insbesondere in der alltäg-

lichen Geschäftsabwicklung.

Ein weiteren naheliegenden Berührungspunkt der beiden Fachdisziplinen bildet die gleichar-

tige Ausgestaltung (oder gemeinsame Nutzung) von Ordnungssystemen, zum Beispiel auf

der Basis der Aufgabenlandkarte.




eCH-0042 Vorgehen zur Identifizierung von eGovernment-relevanten Geschäfts-

feldern

eCH-0070 Leistungsinventar eGov CH

eCH-0071 Datenstandard Historisiertes Gemeindeverzeichnis der Schweiz

eCH-0072 Datenstandard Verzeichnis der Staaten und Gebiete

eCH-0073 Vorgaben zur Beschreibung von Leistungen der öffentlichen Verwal-

tung der Schweiz

eCH-0074 Geschäftsprozesse grafisch darstellen (BPMN)

eCH-0088 Vorgaben zur Beschreibung von Behördengängen in der Schweiz

eCH-0093 Prozess Wegzug / Zuzug

eCH-0096 BPM Starter Kit (wird nicht mehr bewirtschaftet)

eCH-0099 Lieferung EWR-Daten an die Statistik

eCH-0102 Meldungsrahmen E-Voting

eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung und Dokumentation von Aufgaben,

Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Ver-

waltung der Schweiz

eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen

der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung und Darstellung von Prozessen der öf-

fentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0141 Vorgaben zur Beschreibung und Gliederung des Leistungsangebots

der öffentlichen Verwaltung der Schweiz aus der Perspektive von

Leistungsbezügern (Themenkataloge)

eCH-0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement - optimiert für Gemein-

den

eCH-0145 Aufgabenlandkarte der öffentlichen Verwaltung der Schweiz

eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen für die öffentliche Verwaltung

eCH-0168 SuisseTrustIAM technische Architektur und Prozesse


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eCH-0177 Informationsmodell zur Geschäftsabwicklung in einer Vernetzten Ver-

waltung Schweiz

3.6 Projektführung

Für die Einführung von Records Management ist eine etablierte Projektmanagementmethode

zu verwenden (vgl. Standard ISO 21500). Der Verein eCH hat die Projektmanagementme-

thode HERMES (eCH-0054) zum Projektführungsstandard erklärt.

Records Management-Projekte sind typische Changemanagement-Projekte mit organisatori-

schen und technischen Aspekten. Deren Umsetzung bringt in einer Organisation sowohl

funktions- und prozessbezogene Veränderungen (Produkte, Prozesse, Funktionen) als auch

organisations- und personenbezogene Veränderungen (Struktur, Kultur, menschliches Ver-

halten) mit sich. Aus technischer Sicht beinhaltet die Einführung des Records Managements

die Evaluation, Integration und Einführung geeigneter Komponenten mittels entsprechender

IT-Projekte.

Die im Rahmen des Projekts etablierten organisatorischen Elemente und technischen Kom-

ponenten sind bei Projektabschluss in den ordentlichen Betrieb zu übergeben. Die Nutzung

des Records Managements ist durch geeignete Instrumente zu begleiten (Controlling). Die

Weiterentwicklung wird durch die Integration in das Change und Release Management si-

chergestellt.




eCH-0054 Projektmanagementmethode HERMES

eCH-0122 Architektur E-Government Schweiz: Grundlagen

eCH-0123 Architektur E-Government Schweiz: Vertrieb

eCH-0124 Architektur E-Government Schweiz: Produktion

eCH-0125 Architektur E-Government Schweiz: Kommunikation

eCH-0142 Handbuch zur Optimierung des Zugangs zu öffentlichen Leistungen

auf Behördenportalen

eCH-0150 Change und Releasemanagement von eCH-Standards



eCH-0176 Referenzmodelle für eine „Vernetzte Verwaltung Schweiz“

eCH-0177 Informationsmodell zur Geschäftsabwicklung in einer Vernetzten Ver-

waltung Schweiz


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4 Sicherheitsüberlegungen

Bei der Lancierung eines Projekts zur Einführung oder zur Erneuerung von Records Ma-

nagement muss jede Organisation eine Risikoabschätzung (z.B. Schutzbedarfsanalyse) ih-

res Schutzbedarfs durchführen. Aufgrund des festgelegten Schutzbedarfs sind die entspre-

chenden technischen und organisatorischen Vorkehrungen in die Wege zu leiten.

5 Haftungsausschluss / Hinweise auf Rechte Dritter

eCH-Standards, welche der Verein eCH dem Benutzer zur unentgeltlichen Nutzung zur Ver-

fügung stellen oder welche eCH referenzieren, haben nur den Status von Empfehlungen.

Der Verein eCH haftet in keinem Fall für Entscheidungen oder Massnahmen, welche der Be-

nutzer auf Grund dieser Dokumente trifft und / oder ergreift. Der Benutzer ist verpflichtet, die

Dokumente vor deren Nutzung selbst zu überprüfen und sich gegebenenfalls beraten zu las-sen. eCH-Standards können und sollen die technische, organisatorische oder juristische Be-

ratung im konkreten Einzelfall nicht ersetzen.

In eCH-Standards referenzierte Dokumente, Verfahren, Methoden, Produkte und Standards

sind unter Umständen markenrechtlich, urheberrechtlich oder patentrechtlich geschützt. Es

liegt in der ausschliesslichen Verantwortlichkeit des Benutzers, sich die allenfalls erforderli-

chen Rechte bei den jeweils berechtigten Personen und / oder Organisationen zu beschaf-

fen.

Obwohl der Verein eCH all seine Sorgfalt darauf verwendet, die eCH-Standards sorgfältig

auszuarbeiten, kann keine Zusicherung oder Garantie auf Aktualität, Vollständigkeit, Richtig-

keit bzw. Fehlerfreiheit der zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente gegeben

werden. Der Inhalt von eCH-Standards kann jederzeit und ohne Ankündigung geändert wer-

den.

Jede Haftung für Schäden, welche dem Benutzer aus dem Gebrauch der eCH-Standards

entstehen ist, soweit gesetzlich zulässig, wegbedungen.

6 Urheberrechte

Wer eCH-Standards erarbeitet, behält das geistige Eigentum an diesen. Allerdings verpflich-

tet sich der Erarbeitende, sein betreffendes geistiges Eigentum oder seine Rechte an geisti-gem Eigentum anderer, sofern möglich, den jeweiligen Fachgruppen und dem Verein eCH

kostenlos zur uneingeschränkten Nutzung und Weiterentwicklung im Rahmen des Vereins-

zweckes zur Verfügung zu stellen.

Die von den Fachgruppen erarbeiteten Standards können unter Nennung der jeweiligen Ur-heber von eCH unentgeltlich und uneingeschränkt genutzt, weiterverbreitet und weiterentwi-

ckelt werden.

eCH-Standards sind vollständig dokumentiert und frei von lizenz- und / oder patentrechtli-

chen Einschränkungen. Die dazugehörige Dokumentation kann unentgeltlich bezogen wer-

den.

Diese Bestimmungen gelten ausschliesslich für die von eCH erarbeiteten Standards, nicht

jedoch für Standards oder Produkte Dritter, auf welche in den eCH-Standards Bezug ge-


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nommen wird. Die Standards enthalten die entsprechenden Hinweise auf die Rechte Dritter.

Anhang A – Referenzen & Bibliographie

ISO ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open ar-

chival information system (OAIS) -- Reference model

ISO ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management

-- Part 1: General

ISO ISO / TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records mana-

gement -- Part 2: Guidelines

ISO ISO 21500:2012 Guidance on project management

ISO ISO / IEC 27001:2013 Information technology -- Security techniques -- In-

formation security management systems -- Requirements

ISO ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems

for records -- Fundamentals and vocabulary


for records -- Requirements


for records -- Guidelines for implementation

eCH eCH-0002: Records Management

eCH eCH-0054: HERMES Projektmanagement Methode

eCH eCH-0092: Signatur und Verschlüsselung im digitalen Dokumentenverkehr

eCH eCH-0164: Lebenszyklusmodell für Geschäfte

eCH eCH-0192: Records Management / GEVER-Terminologie

Anhang B – Mitarbeit & Überprüfung

Liliane Mollet insecor gmbh

Elfriede Schalit Bundesarchiv

Nicole Simonet Bundesarchiv

Mitglieder eCH-Fachgruppe Records Management / Geschäftsverwaltung


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Anhang C – Abkürzungen und Glossar

Glossar Bezüglicher der Terminologie des Records Managements wird auf die

Terminologie des eCH-Standards eCH-0192 verweisen.

eCH Verein zur Förderung, Entwicklung und Verabschiedung von E-

Government-Standards.

GeBüV Geschäftsbücherverordnung

GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung.

ISDS Informationssicherheit und Datenschutz

ISO International Organization for Standardization.

IT Informationstechnik

ITIL IT Infrastructure Library

MWSTG Mehrwertsteuergesetz

SR Systematische Rechtssammlung

vgl. Vergleiche

Die Terminologie des Anwendungsgebiets Records Management / GEVER wird im eCH-

Hilfsmittel eCH-0192 beschrieben und in der Terminologie-Datenbank TermDat der Bundes-

verwaltung gepflegt.

Anhang D – Änderungen gegenüber Vorversion

Das Dokument wurde komplett überarbeitet.


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Anhang E – Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Records Management als Bestandteil der unterstützenden Aufgabe

‚Geschäftsabwicklung’ gemäss eCH-0122 .................................................................................. 8

Abbildung 2: Das Framework Records Management als Sichtenwürfel ............................... 10

Abbildung 3: Das Lebenszyklus-Modell ............................................................................... 13

Abbildung 4: Records Management als integraler Bestandteil der operativen

Geschäftsabwicklung. Das Records Management stellt den administrativen Kernprozessen,

hier „Antrag bearbeiten“ generische Unterstützungsprozesse, hier „Geschäft eröffnen“

oder „Geschäft bearbeiten“, bereit. ..................................................................................... 17


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Documents

eCH-0038 Framework Records Management...2016/04/25 · Ergänzend zum Standard ISO 15489, der mehrheitlich operative und technische Aspekte des Records Managements beinhaltet, beziehen