12/06/2012

1

Matt Markve  MA CRC

TACE Region 8

December 10, 2012

1

Why does this topic matter? Ubiquitous – ever growing force in society

Growing use/implementation in variety of VR settings

Consumer use

Employer use

Personal implications

2

Session Overview Risks and benefits inherent in social media use

Informed consent and professional disclosure issues surrounding use of Internet technologies

Boundary/therapeutic relationship issues to consider when engaging in social media use

CRCC updates since the last code release

Relevant enforceable standards from the Code

The personal/professional continuum of social media use

Talking to consumers about electronic communication restrictions

Taking control of your information

3

12/06/2012

2

Aspirational Principles Main three involved

Beneficence

Nonmaleficence

Autonomy

CRCC does not strictly prohibit use

4

CRCC (2011) Webinar FAQ/Advisory Opinion Update Q: What is CRCC’s opinion regarding the use of social media (Twitter, Facebook, etc.) in the counseling relationship?

Advisory opinions and webinar FAQ updates can be found here:

http://www.crccertification.com/pages/advisory_opinions/129.php

5

CRCC (2011) FAQ/Update Emerging issue requiring additional exploration and monitoring

Policy development

Know how the various sites operate

Disclosure and informed consent

Difference between ‘counseling’ and ‘communicating’

Proper encryption

Site controls and maintenance of professional boundaries

(A.3.a, A.3.b, A.5.d, Section J)

6

12/06/2012

3

Four themes to consider Benefits must outweigh risks

Foreseeable risks must be anticipated

Initial and ongoing professional disclosure crucial

Consumer consent

Blurring of boundaries and impact on the therapeutic relationship

7

Benefits of Social Media Over 1,000,000,000 users can’t be wrong

Networking vital aspect of job placement

Expanded employment network

Heightened importance and risk in rural environments

Single ongoing point of contact

‘Cold case’ tracking/caseload attrition

Social profiles as professional resume

Risks and considerations follow for remainder of presentation

8

What benefits do you see from social media use? Personally?

Professionally?

9

12/06/2012

4

Knowledge of site J.1.a.: Application and competence

Facebook example Privacy controls

History of unintended disclosure of private communication

Privacy policy Facebook’s privacy policy: 5,830 words

50 privacy buttons with 170 options

45,000 word privacy ‘FAQ’

http://www.nytimes.com/2010/05/13/technology/personaltech/13basics.html

10

11

Trend Data: American Adults Search for info about someone you know or might meet: 69%

Visit a local, state or federal government website: 67%

Use a social networking site like Facebook, LinkedIn or Google Plus: 66%

Look online for info about a job: 56%

Rate a product, service or person using an online rating system: 37%

Post a comment or review online about a product you bought or a service you received: 32% *Pew Internet & American Life Project (2012) 

http://pewinternet.org/Trend‐Data‐(Adults)/Online‐Activites‐Total.aspx

12

12/06/2012

5

Awareness of online presence Aware of your own online presence

Test what others can see

Importance of consumers monitoring their own online presence

Loss of control: ‘Friends’ sharing your information

Solicit ‘expert’ help 

Blending of professional and personal

Loss of control of traditional disclosure

13

Discuss with Consumers How Internet impacts job search

How Internet activities can impact employment

Monitoring and implications of online ‘footprint’

Web page archiving

Unintended disclosure

*Jekyll and Hyde strategy

14

15

12/06/2012

6

Current State of Professional Use in State Agencies VR State Agency: Variance in implementation and policy

Job posting, listing

Community outreach

Consumer networking

Consumer monitoring (individual counselors)

16

Dialogue: Is it ethical to ‘google’ consumers?

17

Considerations: Duffy (2012) Is it ethical to conduct an online search on a client without the client’s knowledge? 

Without the client’s informed consent?

If counselor’s Google their clients with neither the client’s knowledge or consent, must they inform the clients after they have Googled them?

If counselors find clinically significant info on their clients via online searches, do they have to tell clients what they have discovered?

How do you document online searches of clients? Are the results part of the client’s file?

18

12/06/2012

7

CRCC (2011) GuidanceQ: How should RC address information gained about a client that was obtained in a nonprofessional setting that would be important to the counseling process but the client has purposely not brought to the attention of the RC?  Would it be unethical to bring up the information in a later session, given that the info was obtained outside of the formal counseling environment?

19

CRCC (2011) Response:  A.3.a: Professional disclosure

Info obtained outside counseling should be discussed with client next session

Address limits of confidentiality in the initial professional disclosure process

20

Applicant Screening “Employer practices might constitute another form of pre‐employment testing, one in which job applicants do not even know they are being screened and rehabilitation counselors should be aware of how these practices could be used to discriminate against people with disabilities” (Lehmann, 2009).

21

12/06/2012

8

Employer/Personal Profile Snooping Employer screening

Cases of employers demanding access to prospective hires passwords

(ACLU) 

State of Maryland now illegal

Practice is still occurring

Consumers may feel pressured to comply in job environment

22

Dialogue: Is it ethical to have a client as a Facebook ‘friend’?

23

‘Friend’ Requests “Many – if not most‐ psychotherapists and counselors cringe at the idea and dread the moment when a client presents a Facebook Friend Request.  They wonder whether it is ethical to accept such a request, and they are concerned with the clinical and relational ramifications of ignoring it” (Zur, 2011).

24

12/06/2012

9

Personal and Professional Roles

25

Implications of Responses?  Block and ignore

Ignore with no follow‐up

Deny with explanation

Accept with explanation

26

Personal or Professional Client perception of the action

Disclosure

Type of account: Continuum of risk

Personal

Professional

Organizational

Monitoring

Control over postings/monitoring private correspondence

27

12/06/2012

10

Professional Twitter Account

28

Internet Boundaries J.12.c.: Boundaries

RCs discuss and establish boundaries with clients, family members, service providers, and/or team members regarding the appropriate use and/or application of technology and the limits of its use within the counseling relationship

29

Dialogue: So…How do you set appropriate boundaries with consumers regarding social media/electronic communication?

30

12/06/2012

11

Boundaries in electronic communication Personal phone/texting

Personal email

Facebook/other social media

Running into someone in public (confidentiality)

Public published phone number (boundaries)

31

Models of communication J.3.a: Transmitting confidential information

Minimal Information (next two slides stolen from Montana presentation)

32

Hi Jim Smith! You forgot your Voc Rehab appointment. I wanted to talk with you about your medication. Call me at 555-1212.

Barb Schiedermayer

Example of BAD communication

33

12/06/2012

12

Hi Jim! Did you forget your appointment? Please call to reschedule. Look forward to seeing you.

Barb S

Example of GOOD Communication

34

Professional Technology Considerations

Section J in entirety

J.1.b. update from CRCC:

Q: Define “behavioral differences with the use of the internet”?

A: When engaged in distance counseling:

Visual cues and voice intonations not present in face‐to‐face

35

Professional Considerations CRCC (2011):   J.6.a: Records Management

Q: If a client requests a copy of their records, are electronic notes also a part of the client record?

A: Rehabilitation Counselors must be aware that electronic messages are a part of the client record

Do you make these notes a part of the official electronic record?

36

12/06/2012

13

How to respond? (Nicholson, 2009) Utilize highest privacy settings

Proactive information control – information on professional website

May not be perceived as boundary issue to consumer

37

38

39

12/06/2012

14

40

41

42

12/06/2012

15

43

44

45

12/06/2012

16

46

Questions for Consideration (Zur, 2011) What is on the profile? Is the profile professional or personal? Privacy controls? Context/nature of therapeutic relationship Who is the client? Client motivation for request Effect on other clients Confidentiality, privacy and legal considerations Does accepting constitute a multiple relationship? How will the response impact the therapeutic relationship 

Adapted from (Zur, 2011)

47

Personal considerations Maintain confidentiality, watch what you post about work (or what you post)

Assume that anything posted could become visible regardless of ‘privacy controls’ (illusion)

Assume permanence of information once you submit

Self‐monitoring

Thoughtful consideration prior to posting

Thoughtful consideration prior to reacting

48

12/06/2012

17

Bernie’s Traffic Light Zones

49

Green Zone Class Mates

Family & Relatives you like

Co‐Workers

Business Associates

Neighbors you trust & like

Originations you are Involved with

Fan Clubs

Other Interest Areas:

https://www.facebook.com/#!/pages/South‐Dakota‐Coalition‐of‐Citizens‐with‐Disabilities‐Coalition/183208825109091

Yellow Zone Supervisors

Past Consumers now co‐workers

Co‐workers and Family you don’t get along with

12/06/2012

18

Red Zone Current Consumers

Ex friends

Bernie’s list of things to Avoid Posting pictures of new boyfriend while going through divorce (Facebook and cell phone logs are an attorney’s best friends)

Where you work if your wages may get garnished Telling the world you are going on vacationMaking inappropriate racial, gender comments Talking about work Playing games on work time and being friends with your supervisor

Giving your ex your password

‘Friending’ Co‐workers How do you feel about ‘friending’ co‐workers?  Are there any potential ethical issues you can anticipate?

54

12/06/2012

19

Co‐worker relationships and social media H.3.a: Relationship boundaries with supervisees or trainees

H.3.h.: Potentially beneficial relationships

Resolution of work disputes:

D.5.a.: Disparaging remarks

E.1.b.: Questionable conditions

E.1.c: Employer policies

L.1.f: Organization conflicts

L.3.a: Informal Resolutions

55

‘Friending’ co‐workers Bank intern (Lehmann, 2009)

NLRB non profit social services ruling (2011)

Protected activities

Working conditions

Disparaging (vs. Wright line)

‘Nonworking time’

56

Non‐protected online speech Critical of workplace tweet

Did not try to resolve with coworkers

Did not relate to terms and conditions of employment

57

12/06/2012

20

Another example Employee comments on facebook about ‘mentally disabled clients’

On the clock

Had former client as ‘friend’

Conversing on wall with two other ‘friends’ about clients on the job

58

How supervisors have been alerted: Open profiles

Closed profiles:

Co‐workers or former clients as friends

Phone calls

Print outs (at times from multiple individuals)

59

Further considerations of use J.3: Confidentiality, Informed Consent and Security

J.3.c.: Security

Encryption

Strong passwords

J.3.d.: Imposters

Plan for containment

J.10: RC Unavailability

State policy

J.7.b: Laws and statutes

60

12/06/2012

21

CRCC Social Media Policy (2012) Available online: http://www.crccertification.com/pages/social_media_policy/254.php

Policy for CRC’s interacting with CRCC related media platforms

Good guidelines to follow regardless of where you are posting

Reminded to check back regularly to ensure you are current with their policy

61

CRCC Social Media Policy (2012) Required to follow terms and conditions of sites you use

Forbids defamation, harassment, discrimination and law violations

Be:

Honest

Transparent

Truthful

62

CRCC Social Media Policy (2012) Be respectful of fellow professionals

Share with caution

Obey the law

Add value

Fix mistakes

63

12/06/2012

22

Further Reading Facebook Privacy: A Bewildering Tangle of Options –Visual Representation of Privacy Settings http://www.nytimes.com/interactive/2010/05/12/business/facebook‐privacy.html?ref=personaltech

Martin (2010) The Internet’s ethical challenges http://www.apa.org/monitor/2010/07‐08/internet.aspx

CRCC Code of Professional Ethics: 

Section A: The Counseling Relationship:  A.3.a, A.3.b, A.5.d.

Section J: Technology and Distance Counseling: J.1.a, J.1.b, J.1.c, J.2.a, J.3.a, J.3.b, J.3.c, J.3.d, J.6.a, J.10.a, J.10.b, J.10.c, J.12.a, J.12.b.

64