documentacion de sistema de registro academico

8/17/2019 documentacion de sistema de registro academico

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UNIVERSIDAD CAPITAN GENERAL GERARDO BARRIOS

FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGIA

CARRERA:

INGENIERIA EN SISTEMA Y REDES INFORMATICO.

CATEDRA:

INGENIERIA DE SOFTWARE II

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE REGISTRO

ACADEMICO FUNDAGEO PARA EL PROGRAMA

“VENTANA AL MUNDO”.

CATEDRATICO:

LICDA. CARMEN ELENA CRUZ

INTEGRANTES: HEYDI JULISSA VENTURA REYES

FATIMA YESSENIA HENRRIQUEZ SANDOVAL

CECILIA DEL CARMEN GOMEZ VILLALTA

JULIO CESAR MACHADO

JOSE MANUEL NIETO

SAN MIGUEL, JUNIO DE 2013


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Capítulo I

1. Planteamiento de Problema

1.1. Definición del tema

El desarrollo de un sistema para el registro académico de la FundaGeo

de las actividades que se desarrollan con los estudiantes del programa

denominado “Ventana al Mundo”


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1.2. Descripción de la Empresa.

Fundación La Geo tiene sus inicios en:

•

PACO (Programa de Atención Comunitaria): Enero del 2000

• APS (Área de Proyección Social): Enero del 2006

• Funda Geo (Fundación LaGeo): Enero del 2008

Objetivo de la Fundación La Geo

Apoyar iniciativas de desarrollo local sostenible en las Comunidades del

área de acción de las Centrales Geotérmicas, incidiendo y creando

sinergia con las Comunidad, Gobiernos Locales y otras Instituciones,

para la implementación de prácticas y acciones que permitan a las

Comunidades mejorar sus condiciones de vida y de su entorno, en sus

dimensiones económica, social y ambiental.

Áreas de Influencia

FundaGeo trabaja principalmente en las zonas vecinas a los Campos

Geotérmicos administrados por LaGeo (Ahuachapán y Berlín).

FundaGeodesea enfocar sus esfuerzos a la educación (formal y no

formal), así como al desarrollo de capacidades y habilidades, que

propicien el desarrollo integral de las Comunidades, su productividad y

auto sostenibilidad.

FundaGeo tiene presencia en 4 Municipios de El Salvador:

• Alegría

• Berlín

• Mercedes Umaña

• Ahuachapán


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Trabajando en 37 Comunidades (entre cantones, colonias, barrios y

caseríos), circunscritos en los Municipios antes mencionados.

La población total de las áreas de influencia donde trabaja FundaGeo

es de 16,048. Muchas veces esa población meta se ve superada debido

a proyectos o acciones de impacto desarrolladas en las áreas urbanas

de las Municipios.

Los ejes de acción en que se desarrollaFUNDAGEO son:

Infraestructura Social Básica

Proyectos productivos

Educación

¿Qué es Ventana al Mundo?

Ventana al Mundo es un Programa Educativo que consiste en impartir

paralelo al año lectivo escolar, clases de Inglés, Informática y

Arte/Creatividad a Centros Escolares, maestros, personal de salud e

instituciones vecinas de las Centrales Geotérmicas de Ahuachapán y

Berlín. El programa cuenta también con sub programas como lo son los

círculos de Lectura, Club de Tareas y Atención Psicológica.

Durante las vacaciones escolares, Ventana al Mundo, también imparte

“Cursos de Verano”, orientado a contribuir con la formación de niños y jóvenes, a efecto que puedan emplear su tiempo en actividades sanas

y productivas.


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Objetivo General

Implementar un Centro de Informática e idiomas y de desarrollo de

habilidades Artístico-Creativas para niños y jóvenes de las comunidades

vecinas a las instalaciones de LaGeo y en el área urbana de Berlín y

Ahuachapán con el objeto de acceder la adquisición de habilidades

que les permitirán reducir la brecha tecnológica y enfrentar los retos de

la modernización a través de la utilización efectiva de la tecnología que

faciliten tener mayores oportunidades de formación superior y un mejor

capacitación para cuando ingresen al mercado laboral.

Objetivos Específicos

Proporcionar conocimiento para el uso y acceso a herramientas

que permitan mejores oportunidades de desarrollo intelectual y

de habilidades en la población estudiantil.

Crear y mantener entornos de aprendizaje con acceso libre y

gratuito a tecnologías de información y conocimiento, incluyendo

Internet e inglés.

Objetivos Sociales

Contribuir con los Centros Escolares de la zona para el desarrollo

de habilidades y conocimiento para los estudiantes en el área de

informática, inglés y Arte-Creatividad.

Capacitar a personas de las comunidades para mejores y

mayores oportunidades de empleo.


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1.3. Situación Problemática

La fundación Geo brinda algunos beneficios a las comunidades

principalmente la educación con especialización en ingles,

computación y Arte-creatividad para lo cual hay instructores para

cada área.

Los inconvenientes que se han presentado en el registro académico es

que los instructores se demoran en presentar las notas de las

evaluaciones de sus alumnos/as ya que lo registran mediante hojas de

calcula de Excel

Con el uso del sistema que se va implementar se pretende facilitar el

trabajo a los instructores ya que además se presentan distintos reportes

como la asistencia, los promedios por materia, alumnos sobresalientes,

deserción de alumnos/as, etc. ya que todos estos informes son

entregados al Director de la FundaGeo y enviados a los docentes de los

Centros Escolares y al Ministerio de Educación semanal, mensual ytrimestralmente.


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1.4. Justificación

La implementación de un software en nuestras labores diarias se va

haciendo más necesaria ya que nos facilita nuestro trabajo, acortando

el tiempo, reduciendo costos y minimizando errores.

Por la situación actual en que vivimos es importante y necesario el

desarrollo del sistema informático en la fundación FundaGeo el cual se

realizará un control académico en el proyecto “Ventana al Mundo” ya

que los instructores de las clases de inglés, computación y arte-

creatividad realizan los registros académicos manualmente en hojas de

cálculo de Excel ya que no poseen un software que les pueda ayudar

a facilitar estas actividades.


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1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo General.

Desarrollar un sistema de informático para la institución FundaGeo en el

cual se lleve el registro académico de los alumnos/as del programa

educativo denominado “Ventana al Mundo”.

1.5.2. Objetivo Especifico

Identificar los requerimientos fundamentales para el desarrollo del

sistema informático a desarrollarse en la FundaGeo.

Diseñar el sistema informático de registro académico con todos

los requerimientos necesarios para obtener un software de

calidad.

Implementar el registro académico en el área donde será

utilizado para tener especificaciones de las funciones que

realizara el sistema informático.

Documentar un manual de usuario sobre el registro académico

para que los usuarios puedan usarlo más fácilmente.


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1.6. Alcances y Limitaciones

1.6.1. Alcances.

1.6.1.1. Alcance Espacial

El desarrollo del software en la Fundación FundaGeo ubicada en Berlín

departamento de Usulután beneficia a los instructores de las diferentes

especialidades ya que les ayudara a llevar un mejor control de los

registros académicos.

1.6.1.2. Alcance Temporal

El sistema informático ha desarrollarse para mejorar el control

académico del proyecto “Ventana al Mundo” de la fundación

FundaGeo se realizara en un periodo de 8 meses.

1.7 Limitaciones.

La FundaGeo es una institución en donde hay mas instalaciones y

el sistema a desarrollar facilitara las actividades únicamente de

una instalación ya que estamos en proceso de aprendizaje, el

tiempo y los conocimientos no alcanza a cubrir todas las

necesidades generales de la Institución,

El sistema solo podrá ser utilizado para institución FundaGeo.

La institución tendrá que realizar la adquisición del equipo que

necesitaran para la implantación del sistema.

Sobre todas esas limitaciones antes mencionadas se hará todo lo

posible para cumplir con los objetivos propuestos.


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Capitulo II

2.1. MARCO TEORICO.

Sistemas de información

El desarrollo de un Sistema de Información, necesita que los

investigadores manejen de una manera profunda todo lo relacionado

con el problema que se desea resolver; es por ello que se debe tener

claro el significado del término sistema de información, según el libro

Análisis y Diseño de Sistemas de Kendall y Kendall lo define: “Sistemas

computarizados cuyo propósito es contribuir a la correcta interacción

entre usuarios, hardware y software, para que funcionen de manera

coordinada, con el fin de dar apoyo a tareas organizacionales”.

Es importante comprender que el sistema de información realiza cuatro

actividades básicas las cuales son:

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema

de Información interacciona con el usuario para obtener los datos

que necesita.

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de

Información para efectuar cálculos de acuerdo con una

secuencia de operaciones preestablecida.

Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de

las actividades más importantes que tiene un sistema de

información, ya que a través de esta propiedad el sistema puede

recuperar la información guardada en la sección o proceso

anterior.

Salida de Información: La salida de información es la capacidad

de un sistema de información para obtener la información

procesada o bien datos de entrada al exterior.


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Características de los sistemas de información

Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.

Tiene la propiedad de ser recolectores de información y son

capaces de manejar grandes cantidades de datos, para realizarsus operaciones que dan como resultado un gran volumen de

información.

Son adaptables a aplicaciones que se encuentran en el mercado.

Ventajas de los sistemas de información

Integridad de la información: hace referencia a que la

información se encuentra en óptimas condiciones al estar en un

medio informático seguro, diseñado especialmente para tal fin,

comparado con un medio manual ó físico.

Confidencialidad de la información y seguridad: solo personal

autorizado tiene acceso a determinada información, permitiendoque no pueda ser modificada o alterada.

Disponibilidad de datos estadísticos: al contar con información

debidamente organizada se pueden tener datos estadísticos en

tiempo real.

Eliminación de cuellos de botella: un aspecto importante en la

eficiencia organizacional es la eliminación de los cuellos de

botella, el sistema de información los elimina distribuyendo el

proceso de captura y salida de datos.


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IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

Para la implantación del sistema se determinaron los requerimientos de

Hardware y Software para que la aplicación, tanto en el Cliente comoen el Servidor, así como también se especificó como configurar cada

uno de estos componentes.

Por último se creó un manual para el usuario, a través del cual se explica

el funcionamiento del sistema para cada modulo, los cuales son:

Administración de Usurios y Perfiles

Búsquedas del sistema

Detalles de información (Edición de Información)

Reportes del sistema

ANTECEDENTES

En la actualidad los colegios desean mejorar la administración de los

procesos de registro académico, en lo que se refiere al expediente de

sus alumnos, inscripciones de grado y registro de notas. La planificación

académica se vuelve cada vez más compleja, por el incremento de

alumnos, secciones por grado y la propia infraestructura de la

institución, que tiene la necesidad de satisfacer su demanda.

Para ofrecer soporte a nuevos niveles de crecimiento y estar preparados

para el futuro, los colegios deben adquirir una solución informática

integrada y de fácil uso, diseñada para aportar la precisión y control

necesario que proporcione una fuente integral de datos y sofisticadas

herramientas de control administrativo.


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REGISTRO ACADEMICO

El registro académico de una institución de estudios superiores es el pilar

fundamental al momento de hablar del histórico académico de losestudiantes. En vista de lo anterior la universidad Albert Einstein decidió a

partir del año de 1984 adquirir su primer sistema informático de registro

académico, el cual ha sido actualizado frecuentemente para estar de

acuerdo con las necesidades de la institución.

La continua recopilación de información de los estudiantes juega un

papel determinante en los resultados que pueda brindar un sistema de

registro académico, siendo ésta lo más fiable, concisa y lo más exacta

posible.

Actualmente la universidad Albert Einstein cuenta con una aplicación

desarrollada en Microsoft Visual Basic 5.0 que interactúa con una Base

de Datos diseñada en Microsoft Access 97, la cual se encuentra

instalada en las computadoras del Departamento de Secretaría

Académica. Los usuarios asignados al sistema son: personal de

Secretaría Académica, personal de Secretaría Académica, Docentes y

demás personal de la universidad que piden autorización para su uso

por motivos determinados.

Dicha aplicación permite:

Asignar cuotas a los alumnos.

Inscribir materias.

Retirar materias.

Generar una vista del detalle de los alumnos que se cambiaron

de carrera.

Generar una vista del detalle de los alumnos que ingresaron a la

universidad por equivalencias. Hacer cálculos de C.U.M. de un alumno en particular.


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Generar reportes de alumnos y profesores.

Generar boletas de notas, etc.

Registro de Notas

Utilice este proceso para el registro de calificaciones en períodos

activos, es decir, trabajando de acuerdo al calendario académico

publicado por el Departamento de Acreditación Institucional.

Cada una de las opciones que se describirán a continuación las

encontrará en el módulo de notas, al entrar con el usuario de registro

académico de la institución.

Orden Original del menú Orden de opciones a seguir en esta sección

El orden de las opciones se alterará, pues se indicará el proceso de

Registro de notas, sin embargo se tomarán en cuenta todas las

opciones de acuerdo a la sección.


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Existen además usuarios docentes quienes tendrán a su cargo una

sección en especifico, sin embargo este tipo de usuarios no verá todo el

menú que en la pantalla se despliega, pues no tiene asignados los

mismos privilegios de registro académico. Pueden usar este manualsolamente en la parte que les corresponde.

Opción Iniciar Registro

Se encuentra en la primera posición del menú este proceso debe

ejecutarse antes del ingreso de notas, pues lo que hace es:

Identificar a cada uno de los alumnos matriculados en la institucion,

sección por sección, a fin de colocar el plan de estudios respectivo.

Debe ejecutarse en dos circunstancias:

1‐ Cuando se esta empezando con el registro, es decir, es el inicio del

año escolar, no hay ninguna nota registrada, y se comenzará con el

primer período de todas las secciones de la institución

2‐ Cuando se matriculen alumnos de forma extemporánea, por

cualquier motivo (ej.

Traslados, movilidades horizontales, falta de documentación… etc.)

Asegúrese que el proceso se ha ejecutado con el mensaje “Proceso

ejecutado con éxito”, este puede tardar varios minutos dependiendo

de la cantidad de matricula que posea la institución.


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Opción Registro de Notas

Se encuentra en la tercera posición del menú

Una vez ejecutado el proceso “iniciar Registro”, puedo pasar a la

opción “Registro de notas” que encontraré siempre en el módulo de

notas. En esta opción podrá ver la nomina de los alumnos matriculados

y validados de una sección en especifico. Para utilizar esta opción:

Debe seleccionar el servicio educativo, utilizo solamente un filtro

Al hacer clic en el botón aparecerá la siguiente pantalla, siga el

orden de los pasos:

Tras haber seleccionado el servicio educativo, tengo que escoger el

plan de estudios, la materia a la que le registrará notas


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Luego, escoger el periodo :

Dar clic en “filtrar” para ver la nomina de estudiantes. Vea la pantalla

con el orden de los pasos a seguir.


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Opción Control de Notas

Se encuentra en la penultima posición del menú

Tiene como objetivo permitir al registro académico hacer el control de

calidad del dato ingresado. Pasa las notas de un estado “digitado” a

“registrado” para asegurar que las notas estan correctas. La forma de

uso se parece a la de registro de notas, vea la pantalla a continuación:

Pantalla general de Control de notas:


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Opción Registro de Conducta

Se encuentra en la cuarta posición del menú

Esta opción permite llevar el registro de la conducta del alumno,

período por período. Utilice los filtros para llegar hasta la sección a la

que desea registrarle conducta


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Siga los pasos en el orden que se muestran en la pantalla:

Recuerde que la conducta se ingresa de forma conceptual, teniendo la

siguiente escala:

· Excelente

· Muy Bueno· Bueno

· Regular

Debe seleccionar una por cada alumno, en cada uno de los cuatro

períodos.


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Opción Registro de Asistencia

Se encuentra en la quinta posición del menú

Permite al usuario , registrar la cantidad de días asistidos por el alumno.

Teniendo un máximo de 50 días por período, haciendo un total de 200

días al año. (ej. El Alumno Oscar Santiago

Domínguez asistio 48 días del primer período, eso equivale a un 98% de

la asistencia total del período)

Recuerde que una vez cerrado el tiempo de ingreso, no será posible

hacer este registro, por lo que recomendamos que se apegue al tiempoestablecido en el calendario académico institucional. La forma de filtrar

es parecida a las de las opciones anteriores.

Habiendo seleccionado la sección, siga los pasos a continuación


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Opción Emitir Notas (Para construir la boleta de notas)

Se encuentra en la sexta posición del menú

Al haber ingresado las notas, utilice este proceso para contruir el reporte

“boleta de notas”, el proceso se hace para cada una de las secciones

creadas en un año escolar.Utilice los filtros para llegar hasta la sección que desea:


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Filtre y guarde período por período, para asegurarse de ver los datos

completos. Asegúrese que todos los alumnos esten marcados con el

cheque

El resultado será ver una boleta de notas completa o parcial

dependiendo de el período en el que se encuentre.


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REPORTES DE NOTAS

Existen varios reportes que facilitarán al encargado de registro

académico la entrega de notas a los alumnos. Los reportes que se

describirán a continuación son:

· La Boleta de Notas

· Cuadro de Notas

· Cuadro de Promoción

· Acta de Segunda Matrícula

· Certificados

Debe asegurarse que el navegador que utilice, este configurado de tal

manera que vea las ventanas emergentes, pues de lo contrario no

podrá ver este tipo de reportes.

Boleta de Notas

Este reporte se genera para un solo alumno, previo a este reporte, debo

haber efectuado la Emisión de las notas (Opción Emitir Notas).

Para generarlo debo de seleccionar el módulo de “Reportes” la opción

“Reporte de Notas” la categoría del reporte “Alumno”.


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En esta pantalla se solicitarán filtros de búsqueda, utilice solamente uno,es decir, puedo utilizar unicamente el NIE del alumno de la siguiente

forma:

De clic en el vinculo en rojo “Boleta de Notas” y le mostrara la siguiente

ventana de búsqueda:


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2.2 DEFINICION DE TERMINOS.

Usuario:

Son personas que están interactuando con el sistema; los cuales sebenefician con el resultado de procesamiento de datos que se

ejecutan.

Usuarios finales:

Son personas que interactúan con un sistema de información en el

medio que realizan su trabajo dentro de una organización.

Software:

Es la parte intangible (no se puede tocar) o conjunto de programas, e

instrucciones que ejecutan procedimientos asociados con la operación

de un computador.

Ingeniería de sistema:

Conjunto de herramientas de software (programas) que ayudan a los

profesionales para la elaboración de sistemas.

Actualizar:

Esta operación permite al sistema modificar o actualizar los valores

actuales de las clases existentes.

Eliminar:

En esta acción el usuario puede eliminar algún dato u registro que ya

no sea de utilidad.

Ingreso al sistema:

Las cuentas de acceso (usuario y clave) son personal e intransferible


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Análisis:

Primera fase del ciclo de vida del desarrollo de software, en la cual se

definen las necesidades, se analizan los sistemas actuales; se desarrollan

soluciones alternativas y se selecciona la mejor solución y sus funciones.

Actualización:

Mantener al día todos los datos que se manejan en el Registro

Académico de la institución.

Diseño:

Segunda fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la que el

equipo del proyecto investiga y desarrolla alternativas para satisfacer las

necesidades de cómputo de una organización.

Identificación:

Determinación de los datos o información que se desea organizar.

Implementación:

Cuarta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, en la que se

instalan software y hardware nuevos en el ambiente del usuario, se

ofrece capacitación y se completa la prueba del sistema.

Instalación:

Consiste en transferir componentes del programa de un disquete o CD-

ROM a un disco duro y dejar listo el programa para su operación.

Reportes:

Son documentos impreso, para este caso referente a registros de notas,

estadísticas y otros.


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Requisitos de ingreso:

Son las normas y procedimientos que regulan el ingreso al plan curricular

de un programa.

Requerimientos:

Características que describen el tipo de información que se desea

organizar dentro del sistema.

Matrícula:

Registro oficial de los cursos u otras actividades académicas que el

estudiante realiza para cumplir con el plan curricular, siendo autorizadas

por las instancias académicas competentes.

Sistema de información:

Conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan entre sí,

para darle solución a un mismo problema.


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Capitulo III

3. Metodología de la Investigación

3.1. Tipo de Investigación

El tipo de investigación será Descriptiva ya que conoceremos los

requerimientos o necesidades de los instructores, para poder realizar

el cuadro de notas, a través de la descripción exacta de las

actividades, objetivos, procesos y demás funciones para poder

desarrollar el sistema de control de notas del proyecto ventana al

mundo de la fundación FundaGeo.

Además se caracterizará la investigación cualitativa es ver los

acontecimientos, acciones, normas, valores, etc., desde la

perspectiva de la gente que está siendo estudiada.

Sustentada en las tendencias subjetivistas, las que pretenden una

comprensión del fenómeno social, concediendo a lo subjetivo la

principal fuente de los datos; antes que generar leyes universales,

buscan la descripción y comprensión de escenario particulares. El

mundo social depende de los sujetos y son ellos quienes los

construyen y lo vivencian; por lo tanto, para conocerlo no es

suficiente generar explicaciones objetivas sobre él, no es posible

considerar que el mundo social este regido por leyes universales,

puesto que las realidades son para los sujetos y grupos una realidaddiferente.

En este sentido, una realidad social no puede cuadricularse en un

plano cartesiano y tabla porcentual, puesto que la sociedad es

dinámica de significantes y significados que constituyen dicha

realidad.


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3.2. Técnicas e instrumentos para la recolección de información.

Las técnicas utilizadas para obtener los requerimientos del software que

vamos a desarrollar para la institución FundaGeo fueron:

Entrevista.

Realizamos una entrevista a El Director del la FundaGeo y a los

instructores de la institución.

Cuestionario.

Realizamos un cuestionario que consistió en hacerles una serie de

preguntas al Director y los instructores relacionadas con variosaspectos para tomar nota de los requerimientos, conociendo las

necesidades o las dificultades que se presentan en la institución.

Sistemas existentes.

Hemos recopilado información sobre sistemas que ya han sido

diseñados para el control de notas para analizar que

requerimientos nos hace falta o para mejorar la calidad del

sistema.

Lluvia de ideas.

Como equipo de trabajo hemos aportado nuestras ideas con el

objetivo de desarrollar un software de calidad, que el director y

los instructores de la institución queden satisfechos con el

producto.

Casos de Uso.

Hemos realizado e ilustrado los casos de uso que nos permitió

descubrir la posible secuencia de interacciones entre el sistema y

uno o más actores, una descripción de un conjunto de

escenarios, cada uno de ellos comenzando con un evento inicialdesde un actor hacia el sistema.


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Los instrumentos utilizados para obtener los requerimientos del software

que vamos a desarrollar para la institución FundaGeo fueron:

IBM RationalRequisitePro.

Utilizamos este instrumento ya que es una herramienta fácil de

usar, nos permitió crear y compartir los requerimientos utilizando

métodos familiares basados en documentos potenciados por la

aplicación de las capacidades de una base de datos como la

trazabilidad y análisis de impacto ya que era tan necesario e

importante que todos los miembros de nuestro equipo posean un

entendimiento compartido de la visión del proyecto, las metas,

especificaciones y requerimientos.

3.3 PROCESAMIENTOS Y ANALISIS DE LAS NECESIDADES.

¿El programa ventana al mundo no cuenta con un sistema adecuado

para el buen manejo de registro académico y control de notas de sus

estudiantes?

3.3 JUSTIFICACIÓN

Se formula el análisis y diseño de un sistema de información para el

sistema registro académico y control de notas de sus estudiantes

debido a que es necesario e indispensable.

En el Programa Ventana al mundo para poder llevar el registro

académico y control de notas cuenta con algunas dificultades debido

a que no cuenta con un Sistema adecuado esto interfiere con la

demora del registro académico; entrega de informes como: notas

,asistencias, libreta de Notas a cada Estudiante etc.

Tomando en cuenta la tecnología de los sistemas de información y para

poder innovar, se tiene tomar a bien la implementación del diseño de


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un sistema correctamente planteado, que facilitara el proceso de

ingreso académico de estudiantes y el buen manejo de Notas.

Por ello nuestra investigación se centra en el análisis y diseño del sistema

de información para el buen manejo de Notas, estamos consiente de la

ubicación geográfica en donde se encuentra fundación La Geo

(FUNDAGEO) dando un seguimiento continuo, rápido y fiable en cada

proceso.

OBJETIVO GENERAL

Analizar y diseñar un programa eficaz para el buen funcionamiento de

un sistema para el registro académico y control de notas de sus

estudiantes del Programa Ventana al Mundo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar los procesos sistema para el registro académico y control de

notas de sus estudiantes del Programa Ventana al Mundo.

• Diseñar un programa efectivo para un vertiginoso procesamiento de

Nota del Programa Ventana al Mundo(FUNDAGEO).

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

4.2 ANÁLISIS:

Análisis de requerimientos:

Esta disciplina tuvo como objetivo establecer lo que el sistema debe

hacer según la especificación de requerimientos, este análisis consiste

en describir lo que el sistema para el registro académico y control de

notas de sus estudiantes del Programa Ventana al Mundo

proporcionará en términos de funcionalidad, el cual define requisitos

funcionales y operativos del sistema.


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Capitulo IV

4. Especificación de Requerimientos del sistema.

4.1 Modelo A Utilizar

El modelo a utilizar en nuestro proyecto es el lineal secuencial.

4.1.1 Etapas

1) Análisis y Definición de Requerimientos. Los servicios, restricciones ymetas del sistema se definen a partir de las consultas con los usuarios;

que luego se definen en detalle como « Especificación del Sistema ».

2) Diseño del Sistema y del Software. El Diseño del Sistema divide losrequerimientos en: Hardware o Software. Establece una Arquitecturacompleta del Sistema. El Diseño del Software identifica y describe lasabstracciones fundamentales del Software y sus relaciones. Modelo en

Cascada Etapas

3) Implementación y Prueba de Unidades. Como el diseño del softwarese lleva a cabo como un conjunto de unidades de programas. Esta

prueba implica verificar que cada una cumpla su especificación.

4) Integración y prueba del sistema. Los programas o las unidadesindividuales de programas se integran y prueban como un sistemacompleto para asegurar que se cumplan los requerimientos delsoftware. Después de las pruebas, el sistema software se entrega alcliente.

5) Funcionamiento y mantenimiento. Por lo general es la fase más larga

del Ciclo de Vida. El sistema se instala y se pone en funcionamientopráctico. El mantenimiento implica: Corregir errores no descubiertos enlas etapas anteriores del ciclo de vida. Mejorar la implementación de lasunidades del sistema. Aumentar los servicios del sistema una vez que sedescubren nuevos requerimientos.

4.1.2 Ventajas

Modelo y planificación fácil y sencillos.

Sus fases son conocidas por los desarrolladores. Los usuarios lo pueden comprender fácilmente.


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4.1.3 Inconvenientes

Es general establecer todos los requisitos al principio de proceso

de desarrollo es un mito inalcanzable. Los usuarios no pueden

imaginarse lo que quieren hasta que no ven un sistema

funcionando.

Los requisitos no se pueden congelar mientras dura el desarrollo.

El usuario debe esperar mucho tiempo hasta ver los resultados.

Se genera mucho mantenimiento inicial debido al periodo de

congelación de requisitos y este recae, en su mayor parte.

Alto riesgo en sistemas nuevos debido a problemas en lasespecificaciones y en el diseño.

Bajo riesgo para desarrollos bien comprendidos utilizando

tecnología conocida.

4.2 Descripción técnica del software

4.2.1 Tipo Software

El tipo de Software que aplica para el desarrollo de sistema

informático en registro Académico de la Funda-Geo es el de

aplicación o de gestión, porque existe una interacción con el

usuario, ya que es un conjunto de procedimientos específicos a

gestionar en dicho software, que se obtienen entrada y salida de

información es decir llenado de ficha de estudiante, matricula del

estudiante, registro de notas, ingreso de asistencia, ingreso de

conductos y generar reportes que el usuario requiera.

4.2.2 Plataforma a Utilizar

El tipo de plataforma a utilizar para la realización de sistema de

información del registro académico en la Funda-GEO son:

MySQL: Es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo ymultiusuario muy utilizado en aplicaciones web, como Drupal o PHP.


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Características de MySQL

La siguiente lista describe algunas de las características más importantes

del software de base de datos MySQL.

Escrito en C y en C++

Probado con un amplio rango de compiladores diferentes

Funciona en diferentes plataformas.

APIs disponibles para C, C++, Java, Perl, PHP, Python, Ruby, y Tcl.

Joins muy rápidos usando un multi-join de un paso optimizado.

Las funciones SQL están implementadas usando una librería

altamente optimizada y deben ser tan rápidas como sea posible.

El servidor está disponible como un programa separado para usar

en un entorno de red cliente/servidor.

Ventajas de MySQL

MySQL software es Open Source

Velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los

gestores con mejor rendimiento.

Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de

datos, ya que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en

una máquina con escasos recursos sin ningún problema.

Facilidad de configuración e instalación.

Soporta gran variedad de Sistemas Operativos.

Baja probabilidad de corromper datos, incluso si los errores no se

producen en el propio gestor, sino en el sistema en el que está.

Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL Server

altamente apropiado para acceder bases de datos en Internet.


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Leguaje de programación

El lenguaje a utilizar por los programadores es un lenguaje de alto nivel

ya que está diseñado para las personas que lo escriban y lo entiendan

es mucho más fácil. Un programa escrito en lenguaje de alto nivel es

independiente de la máquina, por lo que estos programas son portables

o transportables y pueden ser ejecutados con poca o ninguna

modificación en diferentes tipos de computadoras.

Dentro de los lenguajes de programación más conocidos podemos

mencionar los siguientes: Basic, Pascal Prolog, C, C++, Perl, Python, Java,

Java Script, PHP, ASP, ActionScript.

PHP:

Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado originalmente

para la creación de páginas web dinámicas. Se usa principalmente

para la interpretación del lado del servidor pero actualmente puede ser

utilizado en la creación de otros tipos de programas incluyendoaplicaciones con interfaz gráfica; entre sus ventajas están:

Es un lenguaje multiplataforma.

Orientado al desarrollo de aplicaciones web dinámicas con

acceso a información almacenada en una base de datos.

El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador web y al

cliente ya que es el servidor el que se encarga de ejecutar elcódigo y enviar su resultado HTML al navegador. Esto hace que la

programación en PHP sea segura y confiable.

Capacidad de conexión con la mayoría de los motores de base

de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su

conectividad con MySQL y PostgreSQL.


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Posee una amplia documentación en su sitio web oficial, entre la

cual se destaca que todas las funciones del sistema están

explicadas y ejemplificadas en un único archivo de ayuda.

La plataforma a utilizar para el desarrollo de sistema de Registro

Académico es Windows, ya que es el que actualmente es compatible

con diferentes programas, y su entorno es de facilidad para el usuario.

4.2.3 Problemas a Resolver

El sistema de información beneficiara a la institución de FUNDAGEO en

su programa Ventana al Mundo, con el propósito de mejorar y facilitarsu trabajo. Ya que vimos la necesidad que la institución tenia, pues le

costaba mucho realizar este trabajo, se demoraban mucho para

entregar los reportes de las notas, etc. Lo que antes se hacía en una

semana, hoy se realizara en dos días.

Con el sistema de información se podrá resolver:

Llevar un control eficiente de matrículas de los estudiantes por

años.

Ingreso de ficha de Estudiante.

Generar registro de conducta de los estudiantes.

Generar los listados por cursos de los estudiantes.

Generar control de notas por alumno individual o por curso.

Generar los reportes de notas mensuales y trimestrales de losestudiantes para los instructores.

Generar los reportes de asistencias mensuales o trimestrales de los

estudiantes para los instructores.

Mejorar el tiempo de entrega de todos los informes por parte de

los instructores al coordinador del programa.

Mejorar el tiempo de entrega de las notas a los estudiantes del

programa.


38/66

Generar reportes estadísticos de alumnos aprobados, reprobados.

4.3 Descripción funcional

4.3.1 Requerimientos del sistema

4.3.1.1 Lista de requerimientos Funcionales

El sistema para el registro académico de la FundaGeo tendrá

identificados los usuarios.

Cuando los instructores o Director ingresen su usuario y contraseña

correctamente tendrán acceso al sistema de FundaGeo.

Luego de acceder al sistema presentara las opciones:

Ingreso de ficha del estudiante: el instructor ingresara el nombre,

fecha de nacimiento, grado, curso a recibir, dirección, teléfono y

matricula.

Registrar notas: las evaluaciones serán realizadas en 9 meses

distribuidos por periodos de tres meses, se desarrollaran 3

evaluaciones por cada trimestre, luego estas notas obtenidasserán ingresadas y guardadas en el sistema por el instructor.

Ingreso de asistencia: la asistencia se tomará, ingresará y

guardará la asistencia de los alumnos.

Ingreso de conducta: la conducta se tomará dependiendo de

notas, asistencia y comportamiento de los estudiantes obtenidos

trimestralmente.

Generar reportes: Los reportes se generaran de los datos

ingresados ficha de datos, notas, asistencia y conducta de los

estudiantes.

El usuario ingresara a la opción que desee, el sistema mostrara

pantalla de acuerdo al orden que se halla ejecutado el usuario.


39/66

El sistema identificara los alumnos que ya estén registrados en el

sistema para no volver a llenar nueva ficha.

4.3.1.2 Lista de requerimientos No Funcionales

Cuando se le dé una orden incorrecta al sistema de FundaGeo se

obtendrá dará un mensajes de error.

El sistema tendrá una base de datos de los estudiantes que han

cursado las materias impartidas por FundaGeo.

Con la utilización dl software se facilita el desarrollo de las

actividades de los instructores ya que tomaran menos tiempo

para generar los reportes, ingresar las notas y llevar un mejor

control de todas las actividades, ya no se harán manualmente.

El número de usuarios concurrentes serán 4 (los tres instructores y el

Director).

El sistema dará mensajes de confirmación para la mayoría de

órdenes dadas al sistema con el objetivo de tener una mayor

seguridad en la hora de trabajar en el sistema y que no hayan

posibles pérdidas o daños de información.

Cada usuario tendrá su respectiva contraseña en el caso de

insertar contraseña invalida por tres veces consecutivas el sistema

bloqueara el usuario por 15 minutos para volver a intentar

acceder.

Con la utilización del sistema los instructores tendrán mayor

confianza con los datos que se manejarán más fácilmente. El sistema de FundaGeo tendrá un sistema de ayuda.

4.3.2 Modelado del requerimientos del sistema

4.3.2.1 Listado de Casos de Uso

Caso de uso Registro de ficha de datos

Caso de uso Matricula

Caso de uso Registrar las notas


40/66

Caso de uso Ingreso de asistencia

Caso de uso Elaboración de reporte

4.3.2.2 Diagrama de Casos de Uso

Caso de uso Registro de ficha de datos

Caso


41/66

Caso de uso Matricula


42/66

Caso de uso Registrar las notas


43/66

Caso de uso Ingreso de asistencia


44/66

Caso de uso Elaboración de reporte


45/66

4.3.2.3

Descripción de Casos de usos

NOMBRE: Registro de Ficha de datos.

DESCRIPCION: Ingresar todos los datos de los estudiantes

DEPENDENCIA: Acceso al sistema

ACTORES: Instructores.

PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tener

el permiso del acceso a la ficha.

POSTCONDICIONES:----------

ESCENARIO PRINCIPAL

INSTRUCTOR SISTEMA

1. El instructor Accesar al

sistema

2. Permitir el acceso

3.

El instructor ingresa a laopción ficha de datos.

4.

Mostrar la ficha y valida quesea nuevo el estudiante.

5. Ingresar los datos básicos

como nombre, fecha de

nacimiento, dirección,

teléfono, nombre del

centro escolar, entre otros.

6. El sistema valida que los datos

ingresados estén correctos y

completos.

7. Guardar la ficha de datos

del estudiante

8. Genera reporte de la ficha

9. Imprime la ficha

ALTERNATIVA: Ninguna

OBSERVACIONES:


46/66

NOMBRE: Matricula

DESCRIPCION: Matricular a los estudiantes en diferentes curso

DEPENDENCIA: Registro de la Ficha de datos

ACTORES: Instructor


el permiso del acceso a la matriculaPOSTCONDICIONES:Una nueva matrícula registrada en el sistema.

ESCENARIO PRINCIPAL

INSTRUCTOR SISTEMA

1. El instructor ingresa a la

opción de matrícula del

estudiante.

2. Mostar el formulario de la

matricula

3.

Llenar los datos de la

matricula

4.

El sistema valida que los datos

ingresados estén correctos y

completos

5. Guardar la matricula del

estudiante

6. Genera reporte.

ALTERNATIVA: Tiene que estar registrado los datos del alumnos

OBSERVACIONES:


47/66

NOMBRE: Registrar las Notas

DESCRIPCION: Ingreso de notas del estudiantes de cada una de las

áreas.

DEPENDENCIA: Matricula

ACTORES: Instructor.

PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tenerel permiso del acceso al registro de notas.

POSTCONDICIONES:-------------------------

ESCENARIO PRINCIPAL

INSTRUCTOR SISTEMA


opción registrar nota

2. Mostrar el formulario de

registro de notas

3.

Llenar los datos de la

notas

4.

El sistema validad los datos

ingresados y que estén

correctos.

5. Guardar las notas del

estudiante

6. Generar Reporte


OBSERVACIONES:


48/66

NOMBRE: Ingreso de Asistencia

DESCRIPCION: Ingreso de la asistencia de los estudiantes.

DEPENDENCIA: Registro de Notas

ACTORES: Instructor.


el permiso del acceso al ingreso de asistenciaPOSTCONDICIONES:----------------

ESCENARIO PRINCIPAL

INSTRUCTOR SISTEMA

1. El instructor ingresa la

opción de asistencia

2. Mostrar el formulario de

ingreso de asistencia

3. Llenar la asistencia de los

estudiantes

4. El sistema validad los datos

ingresados y que estén

correctos

5. Guardar la asistencia del

estudiante

6. Generar reporte.


OBSERVACIONES:


49/66

NOMBRE: Elaboración de Reporte

DESCRIPCION: Adjuntar todos los reportes del estudiantes para realizar

la estadística de cada uno de ellos

DEPENDENCIA: Registro de Notas y Registro de estudiantes

ACTORES: Instructores

PRECONDICIONES: El instructor debe estar conectado al sistema y tenerel permiso del acceso para generar reporte

POSTCONDICIONES:----------------

ESCENARIO PRINCIPAL

INSTRUCTOR SISTEMA


opción generar reporte

2. Mostrar los reportes que el

instructor necesita

3.

Visualizar el reporte que

selecciono y realizar la

estadística del estudiante

4.

Generar la estadística de los

estudiantes.

5. Imprimir reporte 6. Guardar reporte


OBSERVACIONES:


50/66

Instructores Notas y

Conducta

Evaluaciones

4.3.2.4 Diagrama conceptual

Estudiantes

Curso

DirectorMINED

Generador de

Reportes


51/66

4.3.2.5 Diagrama de Clases

Estudiantes

Nombre

Fecha de nacimiento del

estudiante

Edad del estudiante

Genero del estudiante

Cursos

Dirección del estudiante

Teléfono del estudiante

Modificar()

Guardar()

Eliminar()

Buscar()

Director

Nombre

Usuario

Password

Administrador

Actualizar ()Eliminar()

Agregar()

Generar()

Buscar()

Curso

Nombre

Instructor

EstudiantesEliminar()

Actualizar()

Registrar()

Instructor

Nombre

Usuario

Password

Cursos

Auxiliar

Ingresar()

Generar()

Buscar()


52/66

4.1.1 Modelado de datos

4.1.1.1

Datos de Entrada

4.1.1.2

Datos de Salida

DATOS DE ENTRADA

Ingresar fichas de datos de los estudiantes

Ingresar conducta de los estudiantes según su

comportamiento.

Ingresar asistencia de estudiante.

Ingresar notas de los estudiantes de acuerdo a los resultados

obtenidos en sus actividades.

DATOS DE SALIDA

Genera reporte de ficha de datos.

Genera reporte conducta de los estudiantes

Genera reporte de asistencia de estudiantes.

Genera reporte de notas de los estudiantes.

Promedio para identificar los alumnos sobresalientes.


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Capitulo V

5. Diseño de Software

5.1 Carta estructurada

Menú

Ficha de

Estudiante

Registro de

Notas

Registro de

Asistencia

Registro de

Conducta

Reporte SalirAyuda

Búsqueda

Nuevo

Ficha del Es.

Nota

Asistencia

Conducta

Manual de

Usuario

Nuevo Nuevo Nuevo


54/66

5.2 Diagrama Entidad Relación

Estudiantes

cod_estudiante

Nombre

Fecha de nacimiento del

estudiante

Edad del estudiante

Genero del estudiante

Cursos

Dirección del estudiante

Teléfono del estudiante

cod_instructor

Director

cod_director

Nombre

Usuario

Password

Administrador

Instructor

cod_instructor

Nombre

Usuario

Password

Cursos

Auxiliar

cod_director

Curso

cod_curso

Nombre

Instructor

Estudiantes

cod_estudiantecod_instructor

Asistencia

cod_asistencia

Instructor

Estudiantes

cod_estudiante

Conductacod_conducta

Instructor

Estudiantes

cod_estudiante


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5.3 DISEÑO DE INTERFAZ

5.3.1 PANTALLAS PRINCIPALES

Acceso al Sistema

Menú


56/66

Modulo de Ficha del estudiante

Pantalla de Búsqueda de Ficha de Estudiante.


57/66

Formulario de Ficha del Estudiante

Formulario de registro de Notas

Guardar Im rimir Lim iar



58/66

Formulario de registro de Conducta

Formulario de Registro de Asistencia

Im rimir


Lim iar


59/66

5.3.2 Dialogo de Usuario


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61/66

Cuadro WBS

Sistema deRegistro

Academico

Ingrese Usuario

y Contraseña

Ficha de

Estudiante

Buscar

Ingresar datos

Estudiante

Impresion

Registro de

Estudiante

Ingresar

Estudiante

Actualizar

Estudiante

Eliminar

Estudiante

Buscar

Estudiante

Reportes

Impresion

Registro de

Notas

Ingresar Notas

Actualizar Notas

Eliminar Notas

Buscar Notas de

Estudiante

Reportes

Impresion

Registro de

conducta

Ingresar

Conducta de

Estudiante

Actualizar

Conducta de

Estudiante

Eliminar

Conducta de

Estudiante

Buscar Conducta

de Estudiante

Impresion

Administrador

de alumnos

Ficha de

Estudiante

Registro de

Estudiante

Registro de

Notas

Registro de

conducta

Reportes

Impresion


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Diagrama de Gantt


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Instrumentos.

Objetivo: recolectar datos e información para el desarrollo de aplicaciones automatizadas para

la empresa

Saludo: Estimado Sr(a) ________________________ cargo: ___________________, deseamos

éxitos en su quehacer diario y agradecemos de antemano el brindarnos la información para

facilitar el proceso de registro y control de notas que ayudaran a crear una aplicación a la

medida.

Indicación: Responda cada interrogante planteada:

1. ¿Quiénes son los encargados y como realizan el registro académico de alumnos?

__________________________________________________________________________

2. ¿Considera usted que el personal administrativo lleva un buen control?

__________________________________________________________________________

3. ¿Cuántos registros se procesan anualmente en su institución?

__________________________________________________________________________

4. ¿Se lleva un control de pagos por el uso del aula de informática?

__________________________________________________________________________

5. ¿Cuánto tiempo se tarda su personal en realizar informes de alumnos aprobados y

reprobados con graficas o estadísticas?

__________________________________________________________________________

6. ¿Qué otras funciones le gustaría que el sistema realizara?

__________________________________________________________________________

UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS.FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA.Guía de Entrevista dirigido a: Personal Administrativo de FundaGeo.


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Objetivo: recolectar datos e información para el desarrollo de aplicaciones automatizadas para

la empresa

Saludo: Estimado Sr(a) ________________________ cargo: ___________________, deseamoséxitos en su quehacer diario y agradecemos de antemano el brindarnos la información para

facilitar el proceso de registro y control de notas que ayudaran a crear una aplicación a la

medida.

Indicación: subraye la opción que a su criterio mejor responde a cada interrogante.

1-¿Tiene usted un sistema que controle el registro académico de su institución?

a) Si b) No.

2- ¿Se lleva registro manual para el control de la institución?

a) Si b) No.

3--¿Cuánto tiempo tarda el proceso de cálculo y entrega de notas promedios de los alumnos?

a) 2-3 día b) 3-4 días c) 4-5 días d) Mas de 6 días

4- Al realizar el proceso de entrega de notas y promedios ¿Quiénes son los encargados del

registro?

a) Director b) Secretaria c) Docente d) Otros

5-¿Piensa usted que le beneficiara un sistema de registro académico en su institución?

a) Si b) No.

UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS.FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGIA.Cuestionario dirigido a: Personal Administrativo de FundaGeo.


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Indicación: Responda cada interrogante planteada:

6- ¿Se lleva registro manual de todas las operaciones realizadas para controlar el registro

académico y control de notas?

__________________________________________________________________________

7- ¿Consideran que un sistema de información les ayudaría a hacer eficiente en su institución o

trabajo?

__________________________________________________________________________

8- ¿Qué documentos se llenan para el registro académico de los alumnos?

__________________________________________________________________________

9-¿hay personal autorizado para el registro académico en su institución?

__________________________________________________________________________

10- ¿De qué manera o que objetos utiliza para guardar los reportes de las notas?

__________________________________________________________________________


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Documents

documentacion de sistema de registro academico