Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de AgronomíaCurso: Administración de Sistemas de Producción AgrícolaCatedrático: Ing. Fermín Velásquez

Michael Emanuel Yos Sicaján – 201310609Christian Rafael Hernández Carcamo – 201310580

Fecha: 08/09/2015

Dirección

CONCEPTO: es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida en base a decisiones, ya que son tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en forma adecuada todas las ordenes emitidas. Se considera el punto central y mas importante de la administración.

o  Segun Koontz y O’Donnell la dirección es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados.

o  Segun Fayol define indirectamente la dirección al decir: una vez constituido el grupo social se trata de hacerlo funcionar.

Al respecto se trata de obtener los resultados que se habian previsto y planeado, y para los que se habia organizado e integrado, pero existen dos estratos distintos para obtener dichos resultados:

a) En el nivel de producción se trata de hacer, ejecutar, llevar a cabo aquellas acciones que seran productivas.

b) En el nivel administrativo se trata de dirigir, no de ejecutar como tal una accion productiva.

SU IMPORTANCIA: se puede dividir en dos partes:o  En relación con los demas elementos: es la parte esencial y central de

la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar los demas elementos. En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es solo para el bien realizar.

o  En razón de su caracter: radica en que este elemento de la administración es mas real y humano. Aqui se tienen que ver en todos los casos “con hombres concretos“, a diferencia de la parte mecanica en que se trataba mas bien con relaciones.

SUS FASES O ETAPAS: la dirección de una empresa supone: o  Que se delegue autoridad, ya que administrar es “hacer a traves de otros“o  Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos,

elementos, clases, etc.o  Que se establezcan canales de comunicación a traves de los cuales se

ejerza y controlen sus resultados.o  Que se supervice el ejercicio de la autoridad en forma simultanea a la

ejecucion de las ordenes.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN:

Principio de la coordinación de intereses: El logro del fin comun se hara mas facil cuanto mejor se logren coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la busqueda de aquel. Por ello, comete un grave error quien ejerce el mando con la idea de que la maxima eficiencia se obtiene sacrificando los intereses particulares o individuales en aras del fin general, con lo cual solo se conseguira disminuir la colaboracion y coordinacion.

Principio de la impersonalidad de mando: La autoridad de una empresa debe ejercerse mas como producto de una necesidad de todo el organismo social como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Asi, como es natural la tendencia a mandar e imponer la voluntad propia sobre la de los demas, es tambien igualmente natural el rechazo a recibir la imposición de otros.

Principio de la via jerárquica: al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamas omitirlos sin razon ni en forma constante. Cuando circunstancias especiales o extraordinarias exijan que un jefe superior de ordenes directamente sin pasarlas a traves de los jefes inmediatos, debe explicarse la razon de haber tomado esta medida excepcional y notificarla.

Principio de la resolución de conflictos: debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo mas pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzca el menor disgusto de las partes. El conflicto es un obstaculo para la coordinación.

Principio del aprovechamiento del conflicto: debe procurarse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Para este efecto, Mary Parker Follet divide la forma de resolver los conflictos en tres:

o  Por dominación: cuando una de las partes en conflicto obtiene todo lo que deseaba, con base en la perdida correspondiente de la otra de sus pretenciones.

o  Por compromiso o conciliación: cuando ambas partes solucionan su conflicto cediendo cada una parte de sus pretensiones.

o  Por integración o coordinación: cuando ambas partes logran realizar de manera integra sus pretensiones, aparentemente antagonicas o irreductibles.

LA COMUNICACIÓN: SISTEMA NERVIOSO DE LA ADMINISTRACIÓN: es un proceso mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros.

SUS ELEMENTOS: o  Fuente de comunicación: es aquella persona o aquel grupo emisor en el

que se origina la comunicación y quien dirige todo su proceso.

o  Receptor de la comunicación: persona o grupo a quien va dirigida dicha comunicación.

o  Canal de comunicación: toda comunicacion necesita de un medio o canal por el cual pasar: la palabra hablada, la palabra escrita, gestos, etc.

o  Contenido de comunicación: es aquello que queremos comunicar, es decir, el mensaje que queremos transmitir.

o  Respuesta: es la retroalimentación del proceso.o  Ambiente de la comunicación: en gran parte la claridad, la fidelidad y la

reacción dependen del estado en que se encuentran las relaciones fuente y receptor.

ESPECIES DE COMUNICACIÓN: o  Por razón de los canales que sigue y su contenido: se divide en formal e

informal. La primera lleva un contenido deseado u ordenado por la empresa. Por lo contrario la informal no se refiere a las cosas que la empresa desea que se comuniquen ni sigue los canales fijados.

o  Por razón del receptor: puede ser individual o generica, segun vaya dirigida a una persona concreta o a un grupo en general.

o  Por razón de la obligariedad que se espera en la respuesta: puede ser imperativa, exhortativa o informativa. La primera precisa una respuesta precisa: una acción, una omisión, etc. La segunda sugiere y espera alguna acción, sin ponerla obligatoriamente. La tercera simplemente comunica algo, sin señalar en concreto nada que se espere.

o  Por razón de su forma: puede ser oral, escrita o grafica. Es importante elegir el tipo de comunicación segun sea el caso.

o  Por su sentido puede ser verticl u horizontal: segun se realice dentro de una linea de mando o entre varias lineas. La vertical se subdivide en; comunicación vertical descendentes y comunicacion vertical ascendente. Mientras que la comunicación horizontal comprende: juntas, comites, consejos, asambleas, paneles, etc.

PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN: estos principios estan intimamente relacionados con los elementos antes mecionados.

Principio de la responsabilidad: es responsable del exito de la comunicación aquel en que se origina la misma. Surge aqui el problema de que la comunicación que tiene origen en un nivel superior no sea adecuada a juicio del jefe que va comunicarla directamente a quien ha de ejecutar lo que se ordena por ella.

Principio de la adaptación: la comunicación debe adaptarse no a la persona que la da (fuente), sino al que la recibe. Resulta obvio que cuando el que recibe es de nivel cultural inferior, la comunicacion debe realizarse a ese nivel, pues de lo contrario no se comprenderá.

Principio de la efectividad: la comunicación debe usar aquel canal que sea mas efectivo para realizarla. Esto significa que debe escogerse entre los medios de comunicación aquel en que cada caso resulte mas eficaz.

Principio de la bilateralidad: la comunicación es tanto mas perfecta cuanto mas sea posible tener una respuesta completa por parte del receptor. La bilateralidad sirve:

o  para saber que el receptor lo capto adecuadamente.o  para que el receptor la reciba con mucha mayor aceptación.

Una orden o instrucción cuanto mas espontanea, es mas agradable de cumplir, y cuanto mas impuesta es mas pesada.

Principio de la integridad: el mensaje debe llegar integro y sin distorsiones de la fuente al receptor. La razón de este es que el mensaje o contenido de la misma llegue al receptor exactamente como se encuentra en la mente de la fuente. En este principio existen tres riesgos:

o  Que la fuente comunique un mensaje sin entenderlo completo.o  Aunque transmitido el mensaje este se distorsione.o  Que el mensaje pierda fuerza o precisión.

Principio de la circunstancialidad: es evidente que el ambiente en el que se transmite el mensaje condiciona que éste llegue adecuadamente al receptor.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN: se refiere a todo lo que impide o reduce la posibilidad, la precisión o fidelidad de la comunicación. La clasificación de las barreras de comunicación se hace de la siguiente manera:

o  Barreras semánticas: estan formadas por todo uso inadecuado del lenguaje.

o  Psicológicas: turbación o irritación en quien da el mensaje o lo recibe.o  Sociológicas: choque, antipatias o resentimientos entre quienes se da la

comunicación.o  Culturales: distinto nivel de preparación intelectual entre quienes se da la

comunicacióno  Administrativas: sistemas inadecuados de organización; canales

innecesariamente largos, papeleo, etc.o  Fisiológicas: dificultad de la audición del receptor o en la expresion del

comunicador.o  Fisicas: ambiente de ruidos, ecos, etc.

LA AUTORIDAD Y EL MANDO EN LA EMPRESA: algunos definen la autoridad como “la facultad o el derecho de mandar y la obligación correlativa de ser obedecido por otros“. Sin embargo desde el punto de vista eminentemente administrativo podria definirse mas bien como “la faculta de tomar decisiones que produzcan efectos“. De hecho quien decide es quien tiene la autoridad.

El mando es el ejercicio de la autoridad respecto de cada función determinada; puede decirse que es: “la autoridad puesta en acto“. Asi surge el problema de cual es el origen de la autoridad en la empresa. Suelen mencionarse tres:

o  El convenio o  La propiedad de los bienes productivoso  El régimen económico-social imperante

Tipos de autoridad:

Autoridad formal: es aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas subordinadas. Ésta puede ser a la vez de dos tipos: autoridad lineal o autoridad funcional, ya sea que se ejerza sobre una persona o grupo de trabajo exclusivamente por un jefe o por varios que manden el grupo, cada uno para funciones distintas.

Autoridad operativa: es la que no se ejerze directamente sobre las personas, sino que da la facultad para decidir sobre determinadas acciones.

Autoridad técnica: es aquella en que se tiene en razón del prestigio la experiencia y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teoricos o practicos, que una persona posee en determinada materia.

Autoridad personal: es la que poseen ciertos hombres en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicos, etc., que los hacen adquirir un ascediente indiscutible entre los demás, aun sin haber recibido autoridad formal alguna.

Los elementos de mando: el poder de mandar incluye necesariamente tres elementos diversos:

o  Determinar lo que debe hacerse.o  Establecer como debe hacerse.o  Vigilar que lo que debe hacerse se haga.

Algunos llaman a estos tres elementos de manera distinta, al primero propiamente administrativo, al segundo ejecutivo y al tercero supervisor. Así en una empresa el primero esta ligado al Consejo directivo, el segundo se vincula a la Dirección General y el tercero a los supervisores inmediatos.

AUTORIDAD

JURIDICA (Se impone por obligación)

Formal

Lineal

Funcional

Operativa

MORAL (Se impone por

convencimiento)

Técnica

Personal

Formas del mando: se distinguen dos formas basicas en que puede ejercerse el mando:

o  Órdenes: consiste en el ejercicio de la autoridad por el que un superior transmite a un inferior. Los elementos básicos de la orden son, segun Pigors: 1) Emisión, 2) Ejecución, y 3) Verificación. A estos debe agregarsele como corriente derivada que la refuerza la orden, lo siguiente: 1) Recomendación del subordinado, 2) Reporte, y 3)Reacción humana.

o Instrucciones: la instrucción difiere de la orden en que no se refiere a una situación particular y concreta, sino a la norma o procedimiento en que ha de aplicarse una serie de casos identicos o similares, que se presentarán en forma repetida.

El análisis señalado para los elementos de la orden sirve de base para las siguientes reglas:

1) Deben planearse las ordenes e instrucciones.2) Deben transmitirse las ordenes e instrucciones adecuadamente.3) Deben revisarse su cumplimiento y las reacciones que produjeron.

Complementos y auxiliares de la autoridad: la mera autoridad juridica no es suficiente, sino que existen otras formas de verdadera autoridad que son complementos y auxiliares de la misma. Segun Robert Dahl, existe influencia cuando una persona logra que otra haga algo, por ello hay tres clases de influencia principales: el poder, la motivación y el liderazgo.

o  El poder: existen diversas formas de poder: Juridico Fisico Poder económico Social Cultural Carismático Poder moral

o  La motivación: es indiscutible que un jefe logra ser obedecido mucho mejor cuando consigue motivar a la persona a quien le mando algo, que cuando ésta no tiene otro motivo que obedecer la misma orden. Los motivos pueden agruparse en diversas categorías:

Motivos racionales y emocionales: los primeros se basan en una razón. Los segundos son aquellos que se fundan en un sentimiento.

Egocéntricos o altruitas: los primeros son aquellos en los que hacemos algo en favor nuestra, mientras que los altruitas son motivos que se dan a causa de hacer algo por otras personas.

De atracción o de rechazo: segun muevan a hacer algo en favor de los demas o dejar de hacer algo que se está realizando o podría realizarse.

AUTORIDAD Y LIDERAZGO: Líder es la persona que poseyendo ciertas cualidades personales las aprovecha para ejercer sobre el grupo de sus seguidores una influencia excepcional, que los inspira a seguirlo constantemente. Existen dos teorias fundamentales del liderazgo:

o  La de las cualidades o características propias del lider, que se refiere a lo que el lider es.

o  La situacional, que alude al estilo que el lider ejercita en su actuacion en relación con le grupo que lo sigue, es decir, lo que el lider hacer y como, donde y cuando lo hace.

Kast señala que las características del lider son cuatros, las cuales son las siguientes:

o  Inteligencia práctica: se trata de la capacidad de captar las situaciones y encontrar los medios para resolverlas.

o  Madurez Social: la posee aquella persona a la que ni la derrota lo anula, ni el triunfo lo excita para complacerse en el.

o  Motivación interna: el lider actua no por influencia de los fenenomenos externos, sino por su propia tension interna.

o  Actitud de relaciones humanas: el lider sabe tratar a cada quien como lo necesita.

Estilos de liderazgo: White y Lippitt señalan tres tipos principales:

o  Estilo autoritario: 1. Toda la determinacion de politicas es realizada por el lider.2. Las reglas y actividades son dictadas por la autoridad.3. El lider señala a cada miembro la tarea que debe realizar y con que

compañeros la debe desempeñar.4. El lider tiende a ser personal en los juicios y criticas sobre el trabajo

de cada miembro.o  Estilo democrático:

1. El lider procura que todas las politicas sean resultado de las discusiones y decisiones de grupos.

2. El lider procura obtener una perspectiva de la actividad que se va a realizar durante el periodo de discusion.

3. Los miembros del grupo son libres de trabajar con aquellos compañeros que escojan.

4. El lider busca ser completamente objetivo en sus alabanzas y criticas.

o  Estilo Laissez Faire (Dejar hacer):1. Existe completa libertad para las decisiones individuales o de

grupo.2. El presunto lider procura que todos sientan que cuando se solicite

proporcionar la informacion necesaria, pero no toma parte en la discusion del grupo.

3. Con poca frecuencia comenta espontaneamente acerca de las actividades de los miembros.

4. No existe una plena participación del lider. DECISIONES: La toma de decisiones es la llave final de todo proceso

administrativos: ningun plan, ningun control, ningun sistema de organización tiene efecto mientras no se da una decisión; es tan importante que surge una escuela que quiere reducir exageradamente el estudio de la administración al aprendizaje de una tecnica para la toma de decisiones. Por lo cual a continuación se presentan algunas pistas para dicha actividad:

o  Debe identificarse con toda claridad el problema sobre el que debemos decidir.

o  Debemos asegurarnos que tenemos la infomación necesaria para poder decidir.

o  Debemos plantear con claridad las diversas posibilidadees de acción y ponderarlas.

o  Deben ir eliminandose las diversas alternativas de acuerdo con su valor practico decreciente.

o  Deben tomarse todas las decisiones necesarias.o  Hay que establecer un sistema de control de resultados de nuestras

principales decisiones.

AUXILIARES TECNICOS DEL MANDO:

Disciplina: consiste en el mantenimiento del orden o su restitución por diversos medios. Asi surgen dos tipos de disciplina:

o  Disciplina positiva (recompensas): Mark Parker Follet la define como autocontrol organizado. Se puede decir que es el orden que se obtiene por la obediencia espontanea de las reglas, debido a los sistemas que facilitan y favorecen el autocontrol.

o  Disciplina negativa (sanciones y castigos): son auxiliares al mando menos recomendables, pues implican forzosamente una confesion tactica de que la disciplina positiva ha fallado.

REGLAS DE LA DELEGACIÓN:

Concepto de delegación: es comunicar a otra persona parte de nuestra autoridad, para que ejercite la primera a nuestro nombre.

Beneficios de la delegación: o  Permite desatender detalles para ocuparse mejor en las cosas de mayor

importancia.o  Aumenta la eficiencia administrativa en proporcion geometrica.o  Favorece la especialización.o  Permite que las decisiones que las decisiones sean tomadas en mayor

base sobre la realidad.

Desventajas de la delegación: o  Aumenta los riesgos.o  Debilita el controlo  Divide el mando.o  Reduce la uniformidad.

Reglas de la delegación: o  Deben fijarse controles apropiados por cada grado de delegación que se

realiza.o  Debe delegarse con base en politicas y reglaso  Debe evitarse la delegación por ensayo y erroro  Cuanto mayor delegacion exista, mas se requiere mejorar la

comunicaciono  La delegacion requiere preparacion en el delegado.o  Debe delegarse gradualmenteo  Debe adiestrarse a los jefes delegados.o  Debe proveerse a los delegados toda la informacion necesaria para que

puedan tomar decisiones sobre lo que van a resolver.o  Debe delegarse tan pronto se observa que el tramo de control empieza

a entorpecer las decisioneso  La delegacion debe ser clara y precisao  La delegacion debe hacerse fijando al delegado algunos resultados que

debe obtener

Sistemas de delegación: son fundamentalmente dos:o  La delegación general: se concede al jefe toda la autoridad del

departamento que se le encomienda y se señalan casos de exepción en los cuales no debe decidir, sino que requiere someterlos a sus jefes para que estos decidan.

o  Delegación sobre las funciones concretas: se le señalan al jefe los aspectos concretos que puede y debe decidir.

LA SUPERVISIÓN

Concepto: supone ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas. Predomina en los niveles inferiores, llamados por ello supervisiores inmediatos, gerentes, mayordomos, etc.

Importancia: o  Ser el encargado directamente de la labor de vigilancia. Es quien

realmente ve que las cosas se hagan.o  Es el eslabón que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y

empleados.

o  Es el transmisor no solo de las ordenes e informaciones de la jerarquia superior, sino tambien de las inquietudes, deseos, temores de los obreros y empleados.

Reglas de la supervisión:o  De la unidad del cuerpo administrativo: deben usarse todos aquellos

miembros que hagan sentir a los supervisores que son parte del cuerpo administrativo, ya que tienen el caracter de jefes.

o  De la doble preparación: todo supervisor necesita ser preparada no solo en las tecnicas de producción, ventas, contabilidad, etc., que va a manejar sino al mismo tiempo en las que requiera por su caracter de jefe.

o  Del fortalecimiento de la autoridad supervisora: la autoridad del supervisor tiene que ser fortalecida, procurando sobre todo, que toda orden o instrucción, asi como queja, sugerencia, etc., pasen por él.

Funciones del supervisor: todo supervisor necesita: o  Distribuir el trabajoo  Saber tratar al personalo  Calificar a su personalo  Instruir a su personalo  Realizar entrevistas con los subordinadoso  Mejorar los sistemas a su cargoo  Coordinarse con los demas jefeso  Mantener la disciplinao  Conducir reunioneso  Hacer informes, reportes, etc.