de Palmira Nit.: TABLA DE CONTENIDO · SECRETARIA G Alcaldía Municipal de Palmira Nit.: 891.380.007-3 ENERAL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL MN.1145.52.11.001

Alcaldía Municipal de Palmira

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SECRETARIA GENERAL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Centro Administrativo Municipal de Palmira - CAMP Calle 30 No. 29 -39: Código Postal 763533 www.palmira.gov.co PBX.2709500 Ext. 2229

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO .............................................................................................................................................. 4 2. ALCANCE ............................................................................................................................................... 4 3. GLOSARIO ............................................................................................................................................. 4 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................................ 8 5. CONDICIONES GENERALES ................................................................................................................... 8 6. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................. 9

6.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................ 9 6.1.1. Creación y diseño de documentos ...................................................................................... 11 6.1.2. Normalización de la producción documental ..................................................................... 11 6.1.3. Presentación y estilo de las comunicaciones oficiales ........................................................ 11

6.2. RECEPCIÓN .................................................................................................................................. 13 6.2.1. Radicación de documentos ................................................................................................. 14 6.2.2. Registro de documentos ..................................................................................................... 14

6.3. DISTRIBUCIÓN ............................................................................................................................. 14 6.3.1. Distribución de documentos externos ................................................................................ 15 6.3.2. Distribución de documentos internos ................................................................................. 15 6.3.3. Distribución de documentos enviados ................................................................................ 15

6.4. TRÁMITE ...................................................................................................................................... 15 6.4.1. Recepción de solicitud o trámite ......................................................................................... 16 6.4.2. Respuesta ............................................................................................................................ 17

6.5. ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................... 17 6.5.1. Clasificación documental ..................................................................................................... 20 6.5.2. Ordenación documental ...................................................................................................... 20 6.5.3. Descripción documental ...................................................................................................... 20 6.5.4. Tabla de Retención Documental ......................................................................................... 20

6.6. CONSULTA ................................................................................................................................... 20 6.6.1. Formulación de la consulta ................................................................................................. 22 6.6.2. Estrategia de búsqueda ....................................................................................................... 22 6.6.3. Respuesta a consulta ........................................................................................................... 23

6.7. CONSERVACIÓN ........................................................................................................................... 23 6.8. DISPOSICIÓN FINAL ..................................................................................................................... 26

6.8.1. Conservación total ............................................................................................................... 28 6.8.2. Eliminación .......................................................................................................................... 28 6.8.3. Selección .............................................................................................................................. 28 6.8.4. Microfilmación .................................................................................................................... 28 6.8.5. Digitalización ....................................................................................................................... 28

7. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................................................. 28


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8. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO .......................................................................................................... 29 8.1. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS .............................. 30

8.1.1. Archivo de Gestión .............................................................................................................. 30 8.1.2. Archivo Central .................................................................................................................... 30 8.1.3. Archivo Histórico ................................................................................................................. 30

9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION ....................................................................................... 31 9.1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 31 9.2. Procedimiento para la Elaboración y Aprobación de las Tablas de Retención Documental ...... 32

9.2.1. Elaboración .......................................................................................................................... 32 9.2.2. Análisis e interpretación de la información recolectada ..................................................... 33 9.2.3. Firmas Responsables ........................................................................................................... 34 9.2.4. Aprobación .......................................................................................................................... 34 9.2.5. Publicación .......................................................................................................................... 34 9.2.6. Presentación, Revisión y Ajustes ......................................................................................... 34 9.2.7. Aplicación ............................................................................................................................ 35 9.2.8. Actualización de la Tabla de Retención Documental .......................................................... 35

10. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS .............................................. 35 11. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ................................................... 36

11.1. Clasificación ............................................................................................................................. 37 11.2. Ordenación Documental ......................................................................................................... 39

11.2.1. Depuración ...................................................................................................................... 40 11.2.2. Retiro del Material Abrasivo............................................................................................ 41 11.2.3. Foliación .......................................................................................................................... 41 11.2.4. Formación de Legajos ...................................................................................................... 43 11.2.5. Embalaje y Rotulado de Unidades de Conservación ....................................................... 44 11.2.6. Marcación de la carpeta .................................................................................................. 45

11.3. Descripción .............................................................................................................................. 46 12. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ......................................................................... 46 13. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................................................................ 49

13.1. Archivo de Gestión .................................................................................................................. 50 13.2. Archivo Central ........................................................................................................................ 50 13.3. Archivo histórico ...................................................................................................................... 51 13.4. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS .............................................................. 51

14. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................. 52 14.1. Limpieza de la documentación ................................................................................................ 52 14.2. Eliminación de material metálico ............................................................................................ 52 14.3. Identificación del material afectado por biodeterioro ............................................................ 53 14.4. Revisión y Foliación ................................................................................................................. 53 14.5. Unidades de conservación....................................................................................................... 53 14.6. Amarre ..................................................................................................................................... 54


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14.7. Embalaje .................................................................................................................................. 54 15. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ................................................................................... 54 16. DOCUMENTOS RELACIONADOS ...................................................................................................... 55 17. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................... 55 18. ANEXOS............................................................................................................................................ 55 19. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTO ............................................................ 55


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1. OBJETIVO Este instructivo tiene como principal objetivo proporcionar pautas que garanticen la correcta aplicación de los principios archivísticos y la gestión eficiente de la documentación producida y recibida en desarrollo de las funciones asignadas a la Alcaldia de Palmira, de manera que se garanticen tanto la normalización en la producción y el manejo de los documentos, como la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la entidad. Se pretende además brindar a los funcionarios una herramienta básica que defina parámetros de aplicación general en la gestión documental y facilite su comprensión bajo un lenguaje normalizado, a la vez que da una clara idea de la importancia del acervo documental y de la responsabilidad de cada funcionario en el manejo de los documentos. 2. ALCANCE Este instructivo se conceptualiza en un programa de gestión documental y se determinan los procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las dependencias y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). 3. GLOSARIO Acceso a los Archivos. Derecho de los ciudadanos a consulta la información que conservan los archivos, en los términos consagrados por la Ley. Administración de Archivo. Operaciones Administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de la institución. Almacenamiento de Documentos. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. Archivo Central. En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta. Archivo de Gestión. Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.


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Archivo Histórico. Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente, para facilitar la consulta y el apoyo a la investigación académica. Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Ciclo Vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de Documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Consulta de Documentos. Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y obtener una copia de los mismos. Disposición final de los documentos. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres etapas, con miras a su conservación, temporal, permanente o a su eliminación. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.


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Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Entrepaño. Cada una de las tablas horizontales de una estantería. Estante. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y recibidos orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente. Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos. Se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fase de descripción y difusión). Instrumento de Control. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros en la fase de identificación, lo siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, reportorio de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración, tabla de retención documental, registro de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación. Inventario. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales: Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Ordenación documental. Ubicación física de los documentos de acuerdo al as series documentales en el orden previamente acordado.


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Ordenación. Operación de unir elementos o unidades de un conjunto relacionadas unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Organización de documentos. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la entidad. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Retención de documentos. En el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión, archivo central tal como lo consigna la tabla de retención documental. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mimo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones específicas ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes entre otros. Servidor Público. Son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la administración pública. El término de servidor público se utiliza desde la Constitución de 1991, en donde se afirma que éstos son empleados al servicio del Estado y de la comunidad. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Subserie documental. Conjunto de unidades documentales que conforman parte de la serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto por los tipos documentales que varían de acuerdo al trámite o asunto. Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipología documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. Transferencias Documentales. Remisión de los documentos de archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad a las tablas adoptadas. Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.


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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Dentro del marco de documentación e implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), se han generado un conjunto de criterios de estandarización para la elaboración y presentación de documentos, según en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación (AGN), y le elaboración de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC 3393 Guía para la elaboración de cartas, NTC 3397 Guía para la elaboración de memorandos, NTC 3393 Guía para la elaboración de circulares), en concordancia a otras normas que reglamentan la materia como las emitidas por la Real Academia de la Lengua Española.

Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la República y por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones.

“Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental”, elaborado por el Archivo General de la Nación en el cual se busca dotar a las entidades públicas y privadas que presten servicios públicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un Programa de Gestión Documental (PGD).

El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. 5. CONDICIONES GENERALES Los archivos son un componente básico del proceso de modernización de la Alcaldía de Palmira y desde el punto de vista de la información son la base para el logro de los objetivos. De aquí depende la necesidad de instaurar normas que reglamenten la elaboración y manejo de los documentos como algo exclusivo a la administración pública, vigilando por su mantenimiento, clasificación y ordenamiento que permita hacer seguimiento a las funciones de la Alcaldía de Palmira. Por tanto lo tanto es de vital importancia que la Alcaldía y la Gestión documental se realicen mediante la observancia de las siguientes políticas:

Cada una de las Secretarías u oficinas, debe realizar y actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestión de la misma y de acuerdo a la tabla de retención documental y al plan de transferencias realizar el envío de sus documentos al archivo central.

Los funcionarios de la Alcaldía de Palmira al desvincularse de la entidad o a la terminación del contrato o al ser trasladados de sus dependencias, deberán hacer entrega con el lleno de los requisitos establecidos en el presente manual de los documentos producidos y recibidos y relacionados en las TRD en desarrollo de sus labores.


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Cada dependencia debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de Retención Documental – TRD; al requerir ajustes, deben presentar en la solicitud a la Secretaría General para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada mediante acta por el Comité de Archivo.

De acuerdo al plan de Transferencias definido por Gestión Documental y aprobado por el Comité de Archivo, cada dependencia debe hacer transferencia al Archivo Central.

El Comité de Archivo es el único órgano competente para autorizar la eliminación de documentos.

6. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL "Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos". Se presenta el PGD de la Alcaldía de Palmira, como una herramienta que consolida las acciones de tipo legal, administrativo, tecnológico y económico que se deben aplicar en cumplimiento de los procesos documentales internos. 6.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Definición Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Marco Normativo del Proceso

Ley 43 de 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999: Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal: Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio


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Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994: Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio

Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999. No deben utilizarse micropuntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo

Actividades La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En este proceso se señalan las actividades de:


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6.1.1. Creación y diseño de documentos

Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).

Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinación de uso y finalidad de los documentos.

Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografía.

6.1.2. Normalización de la producción documental

Identificación de dependencias productoras.

Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

Directrices relacionadas con el número de copias.

Control de la producción de nuevos documentos.

Determinación de la periodicidad de la producción documental. 6.1.3. Presentación y estilo de las comunicaciones oficiales Para mantener la uniformidad, el estilo y la buena presentación de los actos administrativos y las comunicaciones oficiales se deben seguir las recomendaciones de carácter tipográfico, gramatical y de estilo, (puntuación, fuentes, márgenes, titulaciones) que se presentan a continuación: El encabezado y pie de página que se muestra a continuación será utilizado para la documentación interna en documentos que se generen en las Dependencias y revisten carácter obligatorio para todos los funcionarios y contratistas de la Alcaldía de Palmira. ENCABEZADO

CASILLA 1

CASILLA 4

CASILLA 9

CASILLA 5

CASILLA 6

CASILLA 7

CASILLA 2 CASILLA 3

CASILLA 8

CASILLA 10

CASILLA 1: Escudo del Municipio de Palmira (V)


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CASILLA 2: Palabra: Alcaldía de Palmira (V)

CASILLA 3: NIT: 891.380.007-3

CASILLA 4: Palabra: República de Colombia

CASILLA 5: Palabra: Departamento del Valle del Cauca

CASILLA 6: Palabra: Alcaldía de Palmira

CASILLA 7: NOMBRE DE LA SECRETARÍA, DIRECCIÓN U OFICINA

CASILLA 8: NOMBRE DEL DOCUMENTO ( formato-registro)

CASILLA 9: ESCUDO PALMIRA AVANZA

CASILLA 10: CÓDIGO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Y CONSECUTIVO

PIE DE PÁGINA

CASILLA 11

CASILLA 12

CASILLA 13

CASILLA 14

CASILLA 11 : Palabra: Centro Administrativo Municipal de Palmira

CASILLA 12: Dirección Centro Administrativo Municipal de Palmira y código postal

CASILLA 13: Página WEB

CASILLA 14: PBX y números telefónicos directos De acuerdo con la estructura orgánica y al Mapa de Procesos de la Alcaldía de Palmira se establece la siguiente codificación, el cual comprende de 4 dígitos en la para cada una de las dependencias, la cual se requiere para la producción y distribución de comunicaciones oficiales y para la codificación de las Tablas de Retención Documental. La codificación de las áreas productoras se ha estructurado así:

CÓDIGO DEPENDENCIA PRODUCTORA

1141 Despacho del alcalde

1161 Oficina de gestión del riesgo y ambiente

1142 Oficina de control interno

1143 Oficina de informática y gobierno en línea

1144 Oficina asesora de comunicaciones

1145 Secretaria general

1146 Secretaria jurídica

1148 Secretaria de gobierno

1150 Secretaria de hacienda


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1149 Secretaria de planeación

1160 Secretaria de desarrollo y renovación urbana

1152 Secretaria de salud

1151 Secretaria de educación

1156 Secretaria de desarrollo económico y agrícola

1153 Secretaria de integración social

1155 Secretaria de movilidad

1159 Secretaria de participación comunitaria

1158 Secretaria de cultura y turismo

6.2. RECEPCIÓN Definición Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Marco Normativo del Proceso

Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.


Actividades Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.


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Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, radicador).

6.2.1. Radicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Impresión de rótulo de la radicación.

Registro impreso de planillas de radicación y control. 6.2.2. Registro de documentos

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.

Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

6.3. DISTRIBUCIÓN Definición Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Marco Normativo del Proceso

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.


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Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

Actividades La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 6.3.1. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.

Organización de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignación de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos. 6.3.2. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos. 6.3.3. Distribución de documentos enviados

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Métodos de empaque y embalaje.

Peso y porteo de documentos.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guías y planillas de entrega.

Control de devoluciones.

Organización mensajería externa.

Registro de control de envío de documentos. 6.4. TRÁMITE Definición Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.


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Marco Normativo del Proceso

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22, 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado.

Decreto 1222 de 1999

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.


Actividades En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera documentos que integran sus respectivas series y subseries documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 6.4.1. Recepción de solicitud o trámite

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.


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6.4.2. Respuesta

Análisis de antecedentes y compilación de información.

Proyección y preparación de respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 6.5. ORGANIZACIÓN Definición Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 7 Marco Normativo del Proceso

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.


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Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Artículo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.


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Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución MinSalud 1995 de 1999. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud).

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

Resolución Min Protección Social 001715 de 2005. Por la cual se modifica la

Resolución 1995 de 1999.

Acuerdo 4 de 2013 (15 de marzo). Por el cual se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo AGN 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. Actividades El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:


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20 6.5.1. Clasificación documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”

Identificación de unidades administrativas y funcionales.

Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.

Conformación de series y subseries documentales.

Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo.

Control en el tratamiento y organización de los documentos. 6.5.2. Ordenación documental Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Conformación y apertura de expedientes.

Determinación de los sistemas de ordenación.

Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.

Foliación. 6.5.3. Descripción documental Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

Análisis de información y extracción de contenidos.

Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.

Actualización permanente de instrumentos. 6.5.4. Tabla de Retención Documental Instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases.

Investigación preliminar sobre la entidad

Análisis e interpretación de la información recolectada

Elaboración y Aprobación de la Tabla de Retención Documental

Aplicación

Actualización de las Tablas de retención Documental 6.6. CONSULTA Definición Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.


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Marco Normativo del Proceso

Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Art. 315. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Art. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.

Art. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa.

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Ley 57 de 1985 Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.

Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.


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Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

Actividades La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. 6.6.1. Formulación de la consulta

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.

Determinación de competencia de la consulta.

Condiciones de acceso.

Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

Reglamento de consulta. 6.6.2. Estrategia de búsqueda

Disponibilidad de expedientes.

Disponibilidad de fuentes de información.

Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicación de los documentos.


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6.6.3. Respuesta a consulta

Atención y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.

Sistemas de registro y control de préstamo.

Uso de testigos y formatos para el control de devolución.

Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

6.7. CONSERVACIÓN Definición Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Marco Normativo del Proceso

Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla.

Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificioso similares”.

Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.


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Ley 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la DIAN sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.


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Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

Acuerdo 002 de 2014. Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de expedientes de archivo.

Actividades En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

Diagnóstico integral.

Sensibilización y toma de conciencia.

Prevención y atención de desastres.

Inspección y mantenimiento de instalaciones.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Limpieza de áreas y documentos.

Control de plagas.

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.


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Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).

Apoyo a la reproducción.

Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Establecimiento de medidas preventivas.

Implantación de Planes de contingencia.

Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. 27 6.8. DISPOSICIÓN FINAL Definición Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Marco Normativo del Proceso

Constitución Política de 1991 Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación.

Ley 39 de 1981.


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Artículos 1-4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.


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Acuerdo AGN 04 de 2013. Artículo 15: Eliminación de Documentos Actividades 6.8.1. Conservación total Se aplica a los documentos que tienen valor perma1nente, es decir, que informan sobre el origen, el desarrollo, la estructura y políticas de la entidad. Son testimonio de su actividad y trascendencia, y patrimonio documental de la sociedad que los produce para la investigación, la ciencia y la cultura. 6.8.2. Eliminación Actividad resultante de la disposición final señalada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, previa aprobación del Comité de Archivo. Se emplea el método de picado con el fin de contribuir a la conservación del medio ambiente (Acuerdo 46 de 2000-AGN). 6.8.3. Selección Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de seleccionar una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. 6.8.4. Microfilmación Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. 6.8.5. Digitalización Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. 30 7. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL En el Artículo tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia, encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y con los medios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Todas las comunicaciones oficiales podrán salir de la entidad solo a través de la Unidad de Correspondencia.


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En la Unidad de Correspondencia se desarrollan los siguientes procesos:

Recepción

Distribución

Trámite

Conservación

Consulta de documentos 8. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina, trámite, distribución, organización, consulta, conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.


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8.1. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 8.1.1. Archivo de Gestión Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados” (Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Producción

Recepción

Distribución

Trámite

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final de documentos 8.1.2. Archivo Central En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general” Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final de documentos 8.1.3. Archivo Histórico Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente” Ley 594 de 2000). En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Organización

Consulta


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Conservación

Disposición final de documentos 9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION Por medio del Acuerdo No.042 del 31 de octubre de 2002 el Archivo General de la Nación estableció los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000. El mismo acuerdo en su artículo 2° establece la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad Posteriormente el Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014 establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. 9.1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Definición Las Tablas de Retención Documental son un listado de series y subseries documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


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Importancia Las ventajas que ofrece la aplicación de las Tablas de Retención Documental al proceso administrativo son las siguientes:

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

9.2. Procedimiento para la Elaboración y Aprobación de las Tablas de Retención Documental La metodología para la elaboración y aprobación de las tablas de Retención se estableció mediante Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 (Título II), que modifica el Acuerdo 039 de 2002 el cual regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. 9.2.1. Elaboración En cumplimiento del Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013, Título II, Artículo 5, las Tablas de Retención Documental deben elaborase teniendo en cuenta las etapas descritas en el Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (AGN, 2001):


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Investigación preliminar sobre la institución

Compilación de la información institucional: Disposiciones legales relativas a cambios estructurales de la entidad (Decretos, Acuerdos, Resoluciones) Estructura interna vigente Manuales de funciones y de procedimientos Entrevista con los productores de los documentos de la entidad: Identificación y definición de unidades documentales Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de

procedimientos de las dependencias Identificación de valores primarios de la documentación

9.2.2. Análisis e interpretación de la información recolectada

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación.

La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

La propuesta de Tabla de Retención Documental se elabora teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD se presentan acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.


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9.2.3. Firmas Responsables Las Tablas de Retención Documental deben ser suscritas por el Secretario General y por el responsable del área de Archivo y Correspondencia y gestión documental de la Entidad. 9.2.4. Aprobación Las Tablas de Retención Documental deberán será aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, y convalidadas por el Consejo Departamental de Archivo 9.2.5. Publicación De acuerdo a lo establecido en al Acuerdo AGN 04 de 2013, en su artículo 9, las Tablas de Retención Documental deberán publicarse en la respectiva página Web de la entidad y mantenerse en dicho sitio permanentemente. 9.2.6. Presentación, Revisión y Ajustes De acuerdo a lo establecido en el Acuerdo 004 de 2013 (art.10):

Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General o quien haga sus veces presentará las TRD al Comité Evaluador de Documentos

Dentro de los treinta (30) días siguientes a la convalidación, el Secretario General o quien haga sus veces solicitará la inscripción de las TRD en el “Registo Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación.

Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación determina que las Tablas de Retención no reúnen los requisitos técnicos, se solicitará a la


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entidad que haga los ajustes correspondientes. La entidad tendrá un máximo de treinta (30) días para hacer los ajustes y remitirla nuevamente al Comité Evaluador de Documentos.

Si la entidad no realiza los ajustes en el tiempo establecido, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

Transcurridos noventa (90) días desde la presentación de las TRD sin la instancia correspondiente se haya pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación.

9.2.7. Aplicación

Una vez aprobadas y convalidadas la entidad deberá proceder a su aplicación o implementación. Si no se cumple este proceso, la entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000 (Acuerdo AGN 04 de 2013, art.13).

La TRD se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD.

9.2.8. Actualización de la Tabla de Retención Documental Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse en los siguientes casos:

Cuando existan cambios en la estructura orgánica o en las funciones.

Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.

Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país.

Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.

Cuando se generen nuevas series y tipos documentales.

Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos.

38 10. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Secretario o Jefe de Oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.


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11. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 1. La organización en el archivo de gestión se basa en la estructura establecida en las Tablas de Retención Documental las cuales permiten agrupar y codificar los documentos según series y subseries documentales. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. En la organización documental se llevan a cabo los siguientes procesos:


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11.1. Clasificación Por medio de este proceso se identifican las series y subseries documentales que componen cada dependencia, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. La clasificación se basa en los principios de procedencia (identifica los creadores o productores de los documentos) y de orden original (secuencia administrativa de producción. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales (carpetas, AZ) de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ej. Historias Laborales, Actas, Contratos, Informes, etc. La Serie documental está constituida por unidades documentales que pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes).


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SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE COMPLEJA Acuerdo Historia laboral Resolución Contrato Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se diferencian del conjunto de la serie por los tipos documentales que la conforman. SERIE SUBSERIE UNIDADES DOCUMENTALES Contratos Contratos de Compraventa Solicitud de Contratación Contratos de Obra Pública Acta de inicio Informes de supervisión Apertura de Series Documentales 1. A partir de las TRD se identifican las series y subseries documentales. Por ejemplo: A partir de su TRD, la Dirección de Contratacion podrá identificar los CONTRATOS que produce, teniendo en cuenta la siguiente clasificación:

Contratos de prestacion de servicios CONTRATOS

Contratos de consultoria

Contratos de apoyo a la gestión 2. Se elaboran los separadores o guías escribiendo en el borde superior derecho el código y nombre de la SERIE en mayúscula sostenida o el código y el nombre de la Subserie en mayúscula inicial.


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Posteriormente se calcula la cantidad de expedientes que deberán abrirse para cada serie y subserie, dejando el espacio suficiente proyectando el crecimiento con base en el volumen de crecimiento del año inmediatamente anterior. Ejemplo:

Lo anterior evitará que al agregarse los correspondientes tipos documentales disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. 11.2. Ordenación Documental


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Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente. En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, se organizarán siguiendo dicha secuencia (Acuerdo 002 de 2014). En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo. El principio de orden original busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad (Ac. 02 de 2014). El ordenamiento de los documentos según el orden original en que fueron producidos dará como resultado unidades documentales que describen perfectamente el trámite, en donde el primer documento (al inicio de la carpeta) corresponderá al más antiguo y el último documento (al final de la carpeta) corresponderá al más reciente. Los documentos que contienen anexos no deben desagregarse. En la ordenación se tomará como referencia la fecha del oficio remisorio y no la de los anexos. En el caso de documentos con radicado, se dará prioridad a la fecha del sello del radicado sobre la fecha de producción del documento. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos. 11.2.1. Depuración La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del Acuerdo 002 de 2014, deberá ser autorizada por el Comité de Archivo y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:

Copias idénticas de un mismo documento de archivo.

Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible.


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Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente.

Documentos de apoyo. 11.2.2. Retiro del Material Abrasivo El retiro del material abrasivo como clips y ganchos legajadores o de cosedora se hará únicamente después de finalizar la ordenación completa del expediente para evitar la desagregación de anexos

11.2.3. Foliación

La foliación consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o carpeta. 1. Se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números. 2. No utilizar números con el suplemento A, B, C, ó bis. 3. Escribir el número en la esquina superior derecha del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. No escribir con trazo fuerte para evitar daño en el papel. 5. No foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.


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6. Escribir el número de manera legible, en tamaño adecuado y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 7. En las series documentales simples (acuerdos, circulares, resoluciones, decretos) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. 8. En las series documentales complejas (contratos, procesos contencioso administrativos, historias laborales, etc.), cada expediente tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de tal forma que la segunda carpeta será la continuación de la primera. 9. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el numero de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en éste se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. 10. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia del título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. 11. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a este se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, titulo, asunto y fecha de los mismos. 12. Las fotografías cuando están sueltas se foliaran en la otra cara del documento, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 13. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 14. En casos de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. Debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o paginas que contiene. 15. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.


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16. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con UNA línea oblicua, evitando tachones. 17. La foliación es una previa a cualquier empaste, proceso de descripción o técnico de reprografía (microfilmación o digitalización 18. No se deben enumerar los folios totalmente en blanco (cosidos, empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero si dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 19. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando estos cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. 20. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales-CD, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 11.2.4. Formación de Legajos Los documentos dentro de la unidad de conservación (carpeta) deben estar alineados de acuerdo al borde superior. Si los folios varían en tamaño y se van a perforar para introducir un gancho legajador, dichas perforaciones deben hacerse tomando como referencia el centro de los folios de mayor tamaño, manteniendo siempre la alineación.

Cada folio deberá ubicarse al interior la carpeta atendiendo al sentido del texto del documento. Cada carpeta podrá contener un máximo de 200 folios. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los doscientos (200) folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas, es decir sin desagregar documentos.


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11.2.5. Embalaje y Rotulado de Unidades de Conservación Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones Cajas

Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, cara interna recubierta con una película la base de

parafina y ceras vegetales. Cada caja con dos fuelles elaborados en el mismo cartón.

Tamaño: 27 cm de alto, 40 cm de ancho y 12.5 cm de profundidad (caja X-200). El diseño con pliegues y lengüetas a presión permiten el ensamblaje sin el uso materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, que pueden causar deterioro.

Capacidad: Las carpetas no deben quedar ni muy ajustadas ni muy sueltas, de manera que conserven la verticalidad y sea sencilla su manipulación.

Carpetas


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Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto cartulina bond (blanca).

Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes.

Las unidades de conservación deben identificarse de manera que se garantice su ubicación y la recuperación oportuna de la información. 11.2.6. Marcación de la carpeta

Instalar el gancho en la primera tapa

Instalar la hoja de control de documentos

Archivar los documentos


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11.3. Descripción Una vez concluidos los procesos descritos anteriormente se debe diligenciar el formato único de inventario documental, tal como se estableció mediante Acuerdo AGN No.038 de 2002 que desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, que junto con su instructivo se regulan mediante Acuerdo AGN No.042 de 2002 que establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas y regula el Inventario Único Documental. Se destaca la importancia del inventario como instrumento de control y registro de series o asuntos sobre el cual se soporta el proceso de valoración. Dadas sus características como instrumento de control que “describe las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series” el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el proceso de valoración. Es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la información que aporta el inventario para el conocimiento de la producción documental de cada una de las dependencias de la entidad. Específicamente el inventario:

Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias.

Permite controlar la producción documental específica por dependencias.

Determina las fechas reales de cada asunto o serie.

Registra la frecuencia de consulta que indicará el carácter semiactivo o inactivo de cada asunto o serie.

Registra los soportes de la información de cada serie o asunto.

Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie o asunto.

Señala el volumen para cada serie documental.

Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto.

El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad productora.

12. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 2. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.


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3. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación. 4. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 5. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia. 6. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 7. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 8. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

9. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO: Debe registrarse datos específicos como los apellidos y nombres; números de documentos de identificación, expedientes, contratos o resoluciones (judicaturas); clase de contratos o convenios, determinar la Regional o la Seccional, entre otros. Es decir, los datos claves que nos ayudarán a encontrar la carpeta en el proceso de búsqueda con agilidad y precisión. 2 10. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950- 1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.


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11. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. 12. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. 13. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 14. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 15. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Documentación ordenada numéricamente (actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros): registrar faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Expedientes: registrar la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Anexos legibles por máquina: registrar características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

Impresos: asignar número de folio y registrar el número de páginas que lo componen.

Estado de conservación de la documentación registrando tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

16. SIGNATURA ARCHIVO CENTRAL: Debe escribirse la identificación de la documentación dentro del depósito. Esta columna la tramita el funcionario de Archivo Central. 53 17. TOTAL: Se registrará el total de cajas y carpetas de la transferencia remitida a Archivo Central.


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18. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 20. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió. Las columnas Descripción del Contenido, Signatura Archivo Central y Total se agregaron a partir de un concepto técnico solicitado al Archivo General de la Nación, con el fin de atender necesidades específicas de la Defensoría del Pueblo en lo referente a las Transferencias Documentales Primarias. 13. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES MARCO NORMATIVO

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional. Las transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.


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Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuación: 59 13.1. Archivo de Gestión En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados (respetando la secuencia de su producción) y previamente depurados (extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios). Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central. 13.2. Archivo Central A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.


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Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. 13.3. Archivo histórico Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 60 Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica. 13.4. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS 1. Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 14°, 15º y 16º del Decreto 2578 del 13 de Diciembre de 2012. 2. Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso. 3. Cada oficina productora deberá organizar sus archivos de gestión aplicando la Tabla de Retención Documental vigente. 4. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar estrictamente las Series y Subseries Documentales correspondientes a cada oficina productora. 5. La documentación a transferir al Archivo Central para custodia debe haber sido previamente clasificada, ordenada (respetando el principio de “orden original”), depurada (retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, copias en fax y documentos de apoyo), sin materiales metálicos (clips, ganchos, grapas, etc.), foliadas, inventariadas, embaladas y rotuladas. 6. Realizados los anteriores pasos, se procede a identificar, marcar y rotular todas las unidades de conservación (carpetas) colocándole a cada una la serie, subserie código, año, sección, número de caja, número de carpeta, número de caja a la que pertenece y fechas extremas. 7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros


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cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos. 8. Se diligencia el Formato Único de Inventario Documental, (FUID) este contendrá los datos anteriormente referenciados y se entregara en documento físico y magnético, el formato Único de Inventario Documental se podrá solicitar al Archivo Central quien lo suministrara vía correo electrónico; este formato contendrá la relación de cada carpeta con su respectivo número de caja, este proceso terminara con la verificación de la información relacionada en el FUID vs Archivo Físico y con la firma de entrega y recibido de las partes. 9. Las transferencias primarias recibirán de conformidad con la programación enviada por el archivo central en cronograma de fechas cumpliendo a cabalidad con la fecha de revisión y de recibo final. 10. El archivo central no recibirá transferencias documentales que no estén debidamente organizadas de conformidad con los requerimientos mínimos establecidos anteriormente, asimismo no recibirá archivo que no haya cumplido su tiempo de retención en el archivo de gestión o que se encuentre activo, es decir que su proceso no haya finiquitado. 14. PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación: 14.1. Limpieza de la documentación Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. a. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorro, tapabocas y guantes. b. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora (partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones), brochas, telas de algodón blancas, bayetilla (parte interna e interior del pliegue de los cuadernillos). La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave. 14.2. Eliminación de material metálico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.


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a. Eliminar el material metálico (clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.) procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. b. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación. c. Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca. 14.3. Identificación del material afectado por biodeterioro a. Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. b. Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. c. Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito. 14.4. Revisión y Foliación La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las recomendaciones señaladas en el aparte “CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN”. 14.5. Unidades de conservación Además de lo tratado anteriormente, debe tenerse en cuenta lo siguiente: Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cm de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez protegen la documentación del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cm de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.


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En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de acido. 14.6. Amarre Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior. 14.7. Embalaje Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así:

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible. 15. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS A continuación se describe el procedimiento de consulta y préstamo de documentos que tiene como finalidad facilitar el rápido acceso a la información de manera que se garantice la respuesta ágil y oportuna a los requerimientos tanto internos como externos. La consulta es dar acceso a usuarios internos y externos autorizados, a los documentos que se encuentran en el Archivo Central, para ser consultados en la sala dispuesta para tal fin. Este servicio se controla a través del Formato de Solicitud, así:

Diligenciar el formato de Consulta y Préstamo de Documentos y presentarlo a Archivo central para su autorización de ingreso.


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Enviar copia de la autorización al Archivo Central por parte del Proceso de Gestión Documental

Presentar la autorización para poder ingresar al Archivo Central. 16. DOCUMENTOS RELACIONADOS

PR.1145.52.11.001 Organización, Custodia y Transferencia de Archivos PR.1145.52.11.002 Ventanilla Única

17. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Inicial

Identificación del Cambio Versión Final

08/10/2016 N/A Creación 1

18. ANEXOS

No aplica. 19. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Documents

de Palmira Nit.: TABLA DE CONTENIDO · SECRETARIA G Alcaldía Municipal de Palmira Nit.: 891.380.007-3 ENERAL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL MN.1145.52.11.001