Creating  and  embedding  a  Google  Form  1  /  13  

 

   

   

1. Go  to:    https://www.google.com.au/forms/about/  

2. Click  on  Go  to  Google  Forms.  

 

Google  Forms  is  a  free  form  builder  that  works  seamlessly  with  the  sponsor-­‐ed  system.    Displaying  forms  on  your  site  for  absences,  feedback  and  contact  us  are  very  popular  amongst  our  schools.    Here  you  will  find  out  how  to  create  a  Google  form  and  embed  it  on  your  site.    The  responses  can  then  be  emailed  directly  to  one  or  multiple  email  addresses  of  your  choice.    If  it  all  seems  to  much  –  please  ask  us,  we’ll  do  it  for  you!  

3. You  will  need  to  be  logged  in  to  your  google  to  access  this.    You  will  see  in  this  example,  all  the  forms  that  we  manage  are  listed.    To  create  a  new  form,  click  on  the  +  button  at  the  top  left  of  the  page.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  2  /  13  

   

5.   We  like  to  put  the  school  logo  on  the  form  –  to  do  this,  make  sure  your  logo  is  saved  on  your  computer.    Click  on  the  Image  button.  

  Browse  your  computer  to  insert  the  logo.  

4.    Give  the  form  a  title  and  description.  

Creating  and  embedding  a  Google  Form  3  /  13  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.   Type  in  the  question  title,  then  click  on  the  drop  down  menu  to  choose  the  question  type.    In  this  instance  it  will  be  a  short  answer.    

7.   Move  the  toggle  to  make  it  a  required  question.  

Creating  and  embedding  a  Google  Form  4  /  13  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.   Click  on  the  +  button  to  the  right  to  add  the  next  question.  

9.   You  can  add  a  date  field  so  that  parents  can  choose  from  a  calendar.  

   

10.   If  your  question  requires  help  text  you  can  click  on  the  three  dots  on  the  right  to  add  a  description.  

   

Creating  and  embedding  a  Google  Form  5  /  13  

 

11.   If  you  would  like  a  multiple  choice  question  or  drop  down  menu  question  just  keep  adding  items  until  all  your  choices  have  been  made.  

 

Help Text

12.  When  all  your  fields  have  been  completed,  click  on  the  settings  icon  at  the  top  of  the  form.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  6  /  13  

13.  Under  GENERAL  –  ensure  that  all  boxes  are  unchecked.  

  Under  PRESENTATION  –  you  can  change  the  text  that  appears  when  the  form  has  been  submitted.    Hit  SAVE.  

 

   

14.   Click  on  the  colour  palette  at  the  top  of  the  screen  to  change  the  theme  colours.    

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  7  /  13  

15.   If  none  of  the  colours  or  themes  are  appropriate  –  you  can  upload  your  own  image.    In  this  form  we  are  using  a  simple  white  background  that  we  will  upload  as  our  own  image.  

 

16.   Click  on  the  preview  icon  to  view  your  form.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  8  /  13  

Creating  and  embedding  a  Google  Form  9  /  13  

17.   To  get  an  email  every  time  your  form  is  filled  out  –  you  must  get  an  ADD  ON  for  your  form.    Click  on  the  3  dots  at  the  top  of  the  form,  then  select  ADD  ONS.  

 

18.   Search  for  Email  Notifications  for  Forms  and  add  it  to  google  forms.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  10  /  13  

18.  Go  back  to  your  form  and  click  on  the  ADD  ONS  icon  and  choose  Email  Notifications  for  Forms.  

 

19.   The  form  is  sent  from  the  google  account  that  it  is  created  in  –  but  you  can  choose  where  the  responses  are  sent.    Click  on  CONTINUE.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  11  /  13  

20.   You  can  change  the  subject  line  of  the  email  notification.    Click  on  CREATE  RULE.    Then  you  can  click  on  “No  Thanks”  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  12  /  13  

 

 

 

 

 

 

21.   To  embed  your  form  on  your  site  –  click  on  SEND.  

 

22.   To  embed  your  form  on  your  site  –  click  on  SEND.      Then  click  on  the  embed  icon.  

 

23.   Change  the  width  to  900  and  the  height  to  approximately  1500.    Copy  the  code.    Go  to  the  CMS  of  your  website  and  find  or  create  the  page  you  wish  your  form  to  appear.    Click  on  the  HTML  button  and  paste  your  code  in.  

 

Creating  and  embedding  a  Google  Form  13  /  13  

 

 24.   Click  on    UPDATE,  then  make  sure  you  SUBMIT  or  UPDATE  your  page.    Visit  your  site  

to  see  your  form.