Kuali Coe

 

Version 2

June 8, 20

Prepared 

 

Purpose: 

purposes.

  

Trigger / T

responsib

using a co

Prerequisand submavailable 

User Grou

Menu Pat

Tips and T  Results anThe data wan award   Process: 

An Institu

       us Research 

2.0 

011 

By: E. Serran

To create a re

. 

Timing / Freq

ble for the Ins

opy of the Pro

sites: (1) A promission, (2A pras a referenc

up Roles: Pro

th: Central Ad

Tricks: N/A 

nd Next Stepwill be uploadis made, the 

tional Propos

Managemen

no/K. Foster 

ecord capturi

quency: After

titutional Pro

oposal Summa

oposal log recroposal has be. 

oposals 

dmin > Pre‐Aw

s: An institutded nightly toinstitutional 

sal record is c

t (KCRM) Use

ing key data a

r a proposal h

oposal data en

ary Form as a

cord was creaeen submitte

ward > Institu

ional proposao the businesproposal reco

created after 

er Guide: Cre

about a subm

has been subm

ntry process c

a reference. 

ated for the ped to the spon

utional Propo

 

al record has s warehouse,ord can be lin

a proposal ha

ate Institutio

mitted propos

mitted to the 

creates an Ins

proposal whensor, (2) a Pro

osal 

been created, where it wilnked to the aw

as been subm

onal Proposal

sal for referen

sponsor, the

stitutional Pr

en it arrived aoposal Summ

d and is availal be availableward record. 

mitted to the s

l 

nce and repor

e staff membe

oposal record

t OSP for revmary Form is 

able for referee for reporting

sponsor. 

1

 

rting 

er 

d 

iew 

ence.  g. If 

ContenA. Cr

B. Se

C. Be

D. Co

E. Co

F. Co

G. Co

H. Co

I. Co

J. Ad

K. Cl

L. Cl

M.

N. Va

O. Fi

 

Kual

nts reate Institutio

earch for Prop

egin completi

omplete the In

omplete the S

omplete the F

omplete the N

omplete the D

omplete the P

dd Unit (depa

lick on the Cu

lick on the Sp

Complete the

alidate Institu

nalize the Ins

i Coeus Res

onal Proposal

posal Log reco

ing the Institu

nstitutional P

Sponsor and P

Financial Pane

Notes and Atta

Delivery Infor

Project Person

artmental) adm

ustom Data ta

pecial Review

e Cost Sharin

utional Propos

stitutional Pro

 

earch Manag

l ....................

ord ...............

utional Propos

roposal Panel

Program Infor

el. .................

achment Pane

rmation Panel

nnel panel. ....

ministration p

ab ..................

w tab and com

ng Panel. ........

sal .................

oposal Record

gement - Use

......................

......................

sal tab ...........

l. ...................

rmation Panel

......................

el. ..................

l. ...................

......................

personnel to th

......................

mplete the Spe

......................

......................

d. ...................

er Guide – C

.....................

.....................

.....................

.....................

l. ...................

.....................

.....................

.....................

.....................

he project. ....

.....................

ecial Review p

.....................

.....................

.....................

reate Institut

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

.....................

panel. ...........

.....................

.....................

.....................

tional Propo

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

......................

osal

2

....... 3

....... 3

....... 4

....... 5

....... 6

....... 7

....... 7

....... 8

....... 9

..... 10

..... 10

..... 11

..... 12

..... 13

..... 13

A. Creat

Start the tAdmin Ma

B. Searc

To create appropria

 

 

 

 

Kual

e Institutiona

transaction inain Menu Tab

h for Proposa

an Institutionate Proposal L

Lookup Fieldright of the ecriteria and aand click retu  You may byp

username, Lethat also havthe field andto make sure 

Date Fields: available to s 

i Coeus Res

al Proposal 

n the Kuali Cob.  2) Click Ad

al Log record 

nal Proposal yLog record on

ds:  Searchentry box alloavoid data enurn to popula

pass the Kual

ead Unit costve the Direct I verify the dae you have en

Dates shouldselect a date 

earch Manag

oeus Researchd Institutiona

you must firsn the Proposa

h criteria sectow you to lookntry errors. Clate the box.

i Lookup scre

t center, SponInquiry icon (ata by openinntered the co

 be specified from a calend

gement - Use

h Managemeal Proposal. 

t select the real Log Lookup 

tion fields mak up the inforick the icon to

een if the uniq

nsor ID).  Direopen book) ag a read onlyrrect criteria.

as mm/dd/yydar to popula

er Guide – C

nt portal and

elated PropoScreen. 

rked with thermation to seo display a lis

que identifier

ect Inquiry Fieappearing to ty view of the d. 

yyy format. Cate date fields

reate Institut

 1) navigate t

sal Log record

e Lookup iconelect from in ost of valid valu

r for the field 

elds:   Seathe right enadocument (i.e

Click the date s.  

tional Propo

to the Centra

d. Search for 

n (magnifyingorder to specues from whi

is known (i.e

rch criteria seble you to ene. Person, Lea

 selector icon

osal

3

l 

 

the 

g glass) on thecify search ch to select 

e. PI 

ection fields nter a value inad Unit, etc) 

n  where 

e 

n 

Click 4) thdirectly berecord by

Once the 

C. Begin

Begin com

Enter Doc

Data Qua

Descriptio

Kual

he Search Butelow the sear clicking on th

Proposal Log

 completing t

mpleting the I

cument Descr

lity 

on 

i Coeus Res

ton once yourch form.  Scrhe 5) select a

g is selected, a

the Institution

nstitutional P

ription for the

SOP Defi

The docuaward tit

earch Manag

u have filled inroll down to vction link. 

an Institution

nal Proposal t

Proposal by st

e Institutiona

inition / Use

ument descriptle.  There is a

gement - Use

n the approprview the resu

al Proposal re

tab 

tarting the on

l Proposal.  

ption should ba 30 characte

er Guide – C

riate fields.  Tlts.  Select th

ecord is creat

n the Instituti

be the first poer limit on this

reate Institut

The results ofe appropriate

ted in the sys

ional Proposa

ortion of the s field. 

tional Propo

f a search appe Proposal Lo

stem.   

al document t

Required

Yes 

osal

4

 

pear og 

tab.   

d 

 

D. Comp

You will n(i.e. Propoit most likProposal 

 

Data Qua

1) Status

2) Activi

*If an instentered o

Kual

plete the Insti

otice that a fosal Type, Prokely should harecord is crea

lity 

s 

ty Type 

titutional proon the Financi

i Coeus Res

tutional Prop

few fields fromoject Title).  Ifave the Statuated. 

SOP Def

The stat Pendingnot madPendingrequestNot FunsponsorDeactivWithdraFundedfunded.automato an In

The Actithe activIndirect PersonnActivity Activity 

posal record ial Panel (des

earch Manag

posal Panel.  

m the Proposf a proposal hs of "Pending

finition / Use

tus of the pro

g: The proposde a funding dg‐Revised: Thed a revised pnded: The pror ated Record:awn The resea: An award ha  Note:  You ctically sets thstitutional Pr

ivity Types devity types ideCost Rate Ag

nel AgreemenType to easilType will ma

is edited to cscribed below

gement - Use

sal Log have bhas just been g.” This is the 

e 

oposal with th

sal has been sdecision e proposal is proposal (i.e.oposal was no

: The proposaarcher has wias been receican’t select a he status to Fuoposal.  

efined in the sentified on thegreement (NICnts (IPAs) wery identify thep to SAP Func

hange the staw) should not 

er Guide – C

been copied tsubmitted todefault value

he sponsor: 

submitted, bu

 still pending revised budgot funded (rej

al record was ithdrawn theived and the status of Fununded when 

system are die University’sCRA).  Intergore determinedese agreemenctional Area

atus to Pendibe revised. In

reate Institut

to the Instituto the sponsore when an Ins

ut the sponso

, but the spoget). * jected) by the

created in er proposal  proposal has nded.  The sysan Award is l

irectly relateds  Negotiatedovernmental d to be a sepants in the futu

ng‐Revised, tnstead, an att

tional Propo

tional Proposr for their revistitutional 

Requ

or has 

nsor 

e 

rror 

been stem inked 

Yes

d to  

arate ure. 

Yes

the data origitachment wit

osal

5

al iew, 

 

uired 

nally th the 

revised buNotes and

The followinto work

Field Nam

Institution

Institution

Fiscal Mo

Updated B

Last Upda

 

 

 

E. Comp

Some of tpurposes.

 

Data Qua

1) Spons

2) Prime

3) Major

4) Confe

Kual

udget informad Attachment

wing fields arekflow, or upda

me 

nal Proposal I

nal Proposal V

nth / Year 

By 

ate Date 

InstitutionaProposal is 

 

plete the Spon

the informatio.   

lity 

sor ID 

e Sponsor ID 

r Project 

erence Grant 

i Coeus Res

ation should ts panel, desc

e automaticaated. 

ID 

Version 

al Proposal Veedited and sa

nsor and Prog

on collected i

SOP Defi

The orgasponsore

The KCRMa situatio

Indicatesaccordan

Indicatesconferen

earch Manag

be uploadedcribed below.

lly generated

ersion:  KC incaved.  

gram Informa

in the Sponso

inition / Use

nization or aged project.     

M identifier foon where a su

s whether or nnce with the d

s whether or nnce grant. 

gement - Use

to the Institu 

d by the syste

crements the 

ation Panel.  

or & Program 

gency providi 

or the prime,ubaward will b

not the projedefinition pro

not the propo

er Guide – C

utional Propo

m when the 

sequence nu

Information 

ing support fo

, or originatinbe made to t

ect is a "majorovided in A21

osal is propos

reate Institut

sal record. Pl

Proposal Log 

umber each ti

tab is used fo

or this 

ng, sponsor inhe university

r project" in . 

sal for a 

tional Propo

ease see the 

is saved, rou

ime the Instit

or reporting 

Required

Yes 

n y. 

 

 

 

osal

6

ted 

tutional 

 

d 

F. Comp

The Finanincluding project pe

 

 

Data Qua

3) InitialRate(s

4) ApproWaive

 

Click buttand proje

G. Comp

The Notesused to u

 

 

 

Kual

plete the Fina

ncial panel of total direct aeriod (2nd Co

lity  

 Period‐ F&A s) 

oved F&A er 

on ct period. 

plete the Note

s and Attachmpload attachm

Only one tproposal wInstitution

i Coeus Res

ncial Panel.   

the Institutiond total indirolumn).  The t

SOP Defi

The rate 

This fieldhas been

.  The syste

es and Attach

ment panel isments. 

type of attachwith a status onal Proposal r

earch Manag

onal Proposal rect costs for total costs fie

inition / Use

or split rate f

d is checked ifn submitted w

em will autom

hment Panel. 

 used to add 

hment shouldof pending‐reecord. 

gement - Use

tab contains the initial bulds are autom

for the initial 

f an approvedwith the propo

matically calc

  

notes to the 

d be added toevised, the re

er Guide – C

information dget period (matically calcu

period 

d F&A waiver osal. 

ulate total co

proposal reco

o the proposaevised budget

reate Institut

about the pro(1st Column) ulated by the

request form

osts for the in

ord, as neede

al record. In tht should be at

tional Propo

oject costs, and the total system.   

Required

 

m   

itial period 

ed, and can a

he case of a ttached to the

osal

7

l 

 

d 

lso be 

e 

 

Data Quali

1) Note 

2) Note 

3) Restri

 

Use your attachme

 

H. Comp

 

The Delivesponsor. 

 

 

Kual

ity 

Topic 

Text 

icted 

operating sysnts by clickin

plete the Deliv

ery Info sectio

i Coeus Res

SOP Defin

This field

This fieldrelevant t

This fieldpurposesreports. 

stem’s 4) browg the 5) the A

very Informat

on contains t

earch Manag

nition / Use 

 is used to ca

 can be used to the receipt

 should be ms only and doe

wse dialogueAdd button fo

tion Panel.  

he informatio

gement - Use

tegorize the 

to capture not and interna

arked if the nes not need t

 box to choosor each item. 

 

on about how

er Guide – C

note text 

otes or otherl review of th

note is for intto display on e

se the file.  Ad  

w the proposa

reate Institut

r information he proposal. 

ernal OSP external 

dd as many n

 

al was deliver

tional Propo

Required 

Conditiona

Conditiona

 

notes and 

red to the 

osal

8

ally

ally

 

Data Qua

1) Mail B

I. Comp

 

 

The ProjeThe 1) Pri To add ormust be abefore the The 2) Ememployeddatabase.Once haveproject.  Nfield.  

 When usiclick the 2table to a 

Kual

lity 

By 

plete the Proj

ct Personnel ncipal Investi

 change contat least one Pe Institutiona

mployee Searcd at Boston U.  If the persoe selected apNote:  If you s

ng the Emplo2) Search Buttdd the perso

i Coeus Res

SOP Defi

The officeMail By o

ect Personne

panel is wheigator is auto

acts, use the rincipal Invesal Proposal ca

ch allows youniversity. Infon has receiveppropriate peselect Key Per

oyee Search, eton.  Once yon to the prop

earch Manag

nition / Use

e responsibleoffice to selec

el panel. 

re you identifmatically cop

Person box.  stigator selectn be finalized

 to look up frormation is sted a paycheckrson, providerson as a role

enter the appou have foundposal. 

gement - Use

e for submittinct either OSP o

fy personnel pied over from

The Person bted from eithd.   

om the Persotored in a Perk from the Une their 3) Proje type, the Pro

propriate seard the person, 

er Guide – C

ng the propoor Departme

on the projecm the Propos

box is markedher an employ

on table the inrson Table thaniversity, theyect Role and oject Role fie

rch criteria inclick on 3) re

reate Institut

sal. Click nt 

ct and their aal Log.   

d as required yee or non‐em

ndividual(s) wat is linked toy can be founclick 4) Add tld below bec

 look up 1) fieeturn value fr

tional Propo

Required

 

ssociated role

because thermployee sear

who are activo the SAP HR d in the systeto them to thomes a requi

elds below anom the result

osal

9

 

e.  

re rch 

ely 

em.  e red 

 

nd ts 

 The Non‐Enot yet emthe Unive

If a persomanually  

 

J. Add U

 Click on thsame manselect eithProject Ro 

K. Click o

Complete

 

 

Kual

Employee Seamployed withersity).   

n on the projentered into 

Adding a perappropriate  

Unit (departm

he Unit Contanner as searcher Pre‐Awarole.   Click 4) A

on the Custom

e the proposa

i Coeus Res

arch allows yoh Boston Univ

ect isn’t incluthe rolodex a

rson to the rosystem maint

mental) admin

acts 1) Show/h for key persd DepartmenAdd.   

m Data tab 

l specific field

earch Manag

ou to look upversity (i.e. a n

uded in the HRand then add

olodex must btenance perm

nistration pers

/Hide button sonnel in Stepnt Administrat

ds found on e

gement - Use

p from the Ronew faculty m

 R data fed inted to the pro

be done by thmissions. 

sonnel to the

and 2) searchp I.   One the tor or Post‐Aw

each panel, if 

er Guide – C

lodex table tomember still i

 

to KCRM fromoposal via the

e KCRM Adm

e project. 

h for the depaperson has bward Departm

any of this da

reate Institut

o identify indn the process

m SAP, the pee non‐employ

ministrator, wh

artment admbeen returnedment Admini

ata is applica

tional Propo

dividuals who s of transferri

erson must beyee lookup.  

ho has the 

inistrator in td to Unit Panestrator as 3) 

ble. 

osal

10

 

are ing to 

e 

the el, 

 

 

 

The Custoand Clinicthat are ty

 

Data Qua

1) PrevioSegm

2) Pre‐dCount

3) Post‐dCount

L. Click o

 

A special official (e.

Kual

om Data tab ccal Trial Informypically know

lity 

ous Competitent 

octoral Trainet 

doctoral Traint 

on the Specia

review refers.g. proposals 

i Coeus Res

contains threemation.  If apwn at time of a

SOP De

tive  If the pSegmedocumsegme

ee  If the acaptureapplicaleft bla

nee  If the acaptureas applleft bla

al Review tab 

s to a proposathat include t

earch Manag

e panels, Projplicable to a pa proposal. 

efinition / Us

proposal is a rnt lookup shoent that reprnt.   

award is a traie the numberable. If this daank. 

award is a traie the numberlicable. If thisank. 

and complet

al that requirethe use of hu

gement - Use

ject Relationsproject, the t

se 

renewal, the ould be used resents the pa

ining grant, thr of predoctoata is not avai

ining grant, thr of postdoctos data is not a

e the Special 

es additional man particip

er Guide – C

ships, Traininhree fields in

1) Previous Cto identify tharent of the p

his field is useoral trainees pilable, this fie

his field is useoral trainees available, this 

Review pane

review by anants in resea

reate Institut

g Grant Suppndicated abov

Competitive he Award previous 

ed to proposed, as eld can be 

ed to proposed, field can be 

el. 

n institutionalrch). The Spe

tional Propo

plemental Datve are attribut

Required

 

 

 

 committee oecial Review p

osal

11

 

ta, tes 

 

or page 

captures rrelevant t

 

 

Select theremainingbecome r

M. Comp

 

 

The Cost Scommittecost sharesharing,  5added in t

 

Multiple lare differe

 

Data Qua

1) Fiscal

2) Cost S

Kual

relevant reseto the specific

e 1) Special Reg fields.  If theequired fields

plete the Cost

Sharing Distried in the prope on the proje5) Amount ofthe provided 

ines of cost sent types of c

lity 

Year 

Share Type 

i Coeus Res

arch compliac project. 

eview Type, te Approval Sts.  Click 3) Ad

t Sharing Pane

ibution sectioposed budgetect,  4) the naf cost‐share, afield. 

haring shouldcost sharing o

SOP Defi

This fieldsharing is

This fieldproposedMemo M

earch Manag

nce‐related i

he 2) Approvatus is set to d to insert a 

el. 

on of the Cost.  Enter the 1ame of the orand click 6) Ad

d be added foon the project

nition / Use

 captures thes associated.

 captures thed (MandatoryMatch). 

gement - Use

nformation a

val Status, andApproved, thspecial review

t Sharing tab ) Fiscal yea,r rganizational dd.   Any com

or each Fiscal t or source ac

e fiscal year w

e type of cost‐y, Voluntary‐C

er Guide – C

and other spe

d enter any ahe Protocol Nw item in the 

is used to allo2) Type of counit responsi

mments relate

 Year.  Also inccounts contr

with which the

‐sharing that Committed, C

reate Institut

ecial permissio

pplicable infoNumber and A system. 

ocate any cosost sharing, 3)ible for covered to the cost

nsert additionributing to th

e cost‐

has been Cost‐Share 

tional Propo

ons that may 

ormation in thApproval Date

st sharing ) Percentage ring the cost‐t sharing shou

nal lines if thee cost share. 

Required

Yes 

Yes 

osal

12

be 

 

he e 

of 

uld be 

ere   

 

4) Sourc

 

 

N. Valida

 

 

The Data there is inbutton to

 

The systeon validat(page) wh

 

Once ther

O. Finaliz

 

To finCommsubm 

Kual

ce Account 

The Cost Shshare 

 

ate Institution

Validation Pancomplete inf view any err

m will indicattions button. here the miss

re are no valid

ze the Institu

nalize the Insitmand buttonsitted on the u

i Coeus Res

This fieldif known;Office,” eentered, contribut

hare Memo M

nal Proposal 

anel is where formation on rors or warnin

te whether or If errors or ving data is req

dations or err

tional Propos

titutional Pros at the bottoupper left han

earch Manag

 captures the;  for exampleetc. An accoujust the namting the cost‐

Match value is

you can activthe Institutiong in the reco

r not there arvalidations exquired. 

rors present, 

sal Record. 

oposal record,om of the pagnd corner. 

gement - Use

e source of the, “department number doe of the unit sharing. 

s used when t

vate a validatonal Proposalord. 

re errors or vaxist, the syste

the record is

, click the 1) Be.  Confirm th

er Guide – C

e proposed cntal funds,” “oes not need who will resp

there is a a th

ion check to d record.  Click

alidations prem will provid

s ready to be f

Blanket Approhat the docum

reate Institut

cost‐sharing, “Provost’s to be ponsible for 

hird party con

determine if k the 1) Turn 

esent directlye you with a 

finalized. 

ove button foment was suc

tional Propo

Yes 

ntributing to t

any errors exon Validation

y below the tulink to the ta

ound in the Accessfully 

osal

13

the cost 

xist or ns 

 urn b 

Action 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kual

KCRM Docu

Submit 

Save 

Blanket Approve 

Close 

Cancel 

i Coeus Res

ment Action 

Moves the a documentaken placeworks the s

Allows the The documand routingBypasses adocument document action maySignifies thasking the Action Reqaction. If yocanceling tDenotes thdocumentsmay be cop

earch Manag

Command B

document (tnt is submittee.  If there is nsame as Blan

initiator of a ment may be rg at a later timll subsequentto final statufor approval y only be takeat you wish tyou if you wauests, Route ou initiate a dhat documenhat the docums cannot be mpied, howeve

gement - Use

uttons Defini

hrough workfd, it remains no workflow ket Approve.

document toretrieved fromme.  t levels steps s. Anyone whreceives an Aen by an Admto exit the doant to save thLogs or docudocument andnt. ment is void amodified in aner, to a new d

er Guide – C

itions 

flow) to the nin ‘ENROUTEfor a specific  

o save their wm the initiato

in the procesho would norAcknowledgeministrator.  cument. The he document ument status od close it with

nd should beny way and doocument. 

reate Institut

next step in thE’ status until document, t

work and closeor’s Action List

ss and immedmally have rement request

system displabefore closinoccur as a reshout saving, i

e disregardedo not route fo

tional Propo

he process. Oall approvalshe submit bu

e the documet for complet

diately moveseceived the t instead. This

ays a messagng. No changesult of a Closeit is the same

. Canceled or approval. T

osal

14

Once s have utton 

ent. tion 

s a 

s 

e es to e e as 

They