Controlling as a Function of Nursing Management

7/24/2019 Controlling as a Function of Nursing Management

1/8

Controlling as a function of Nursing Management

Control is the management function in which performance is measured and corrective

action is taken to ensure the accomplishment of organizational goals. Control includescoordination of numerous activities : decision making related to planning and organizing

activities and information from directing and evaluating each workers performance.

Control is also viewed as being concerned with records, reports, organizational progress

toward aims, and effective use of resources. Controll uses evaluation and regulation;

controlling is identical to evaluation. oontz and !eihrich defined controlling as the

measurement and correction of the performance in order to make sure that enterprise

ob"ectives and the plans devised to attain them are accomplished.

#$stem %heor$

&eedback and ad"usment comprise the control element of nursing management. 'utput is

described or defined in terms of the patient in the patient care model and is measured b$

(ualit$ indicators and outcomes. )n case management, these indicators are predicted and

met on a timed basis. *ischarge planning will take note of them. !hen the outcomes or

indicators fall short, the information is fed back to the clinical nurses who make

ad"ustments in the case management plan and the process controlled b$ the critical path.+oth the patient and nurse are s$stem inputs, whereas throughput consists of nursing

actions related to patient outcomes and managerial actions related to setting goals for

nurses behavior. ualit$ management is the process b$ which the nursing product or

process is measured and action prescribed to correct deficiencies.

#imilarl$, s$stems theor$ can be applied to perfomance evaluation of the registered nurse

as output. )nput is still the patient and the nurse, with throughput the managerial actions

related to goals for nurse behavior. - performance results contract between clinical nurse

and nurse manager spells out agreedon perfomance goals or results. !hen the$ are not

being met, the nurse manager discusses the deficienc$ with the clinical nurse and the$agree on corrective actions. )n tan open s$stem the process is continuous.

-n effective control s$stem has standards, measuring tools, and a surveilance process

culminating in corrective action. - (ualit$ control program for measuring patient care

will have these same components.

Controlling is the second ph$sical act of administration, the fist ph$sical act being

directing. )t is the founthand final elements of the administrative composite process

/-C01, planning and organizing being the conceptual acts. -ll functions of management

planning, organizing, directing, and controllingoccur simultane ousl$. )nputs would


2/8

include resources other than the clinical nurse, such as supplies, e(uipment, and plant,

plus all of the direct and indirect cost elements, used in achieving the outputs.

Control as Management %ools

)n the process of measuring the degree of which predetermined goals are achieved and of

appl$ing necessar$ corrective actions to to improve performance, policies and procedures

are used as standard. -lso, observations, (uestion, patient charts, patients, and health care

team members serve as sources of data. Corrective actions can be corroborative,

disciplinar$, or education. in the process of feedback a positive e2perience will stimulate

motivation and contribute to the growth of emplo$es.

Controls are management tools for improving performance. -mong the controls are rules

that are needed to let people know what is e2pected of them and how functions are to be

coordinated. Communication as information is essential to control. #elfcontrol is

essensial to managerial control because it is the highest from the control. #elfcontrol

includer being uptodate in knowledge, giving clear orders, being fle2ible, under

standing reason for behavior, helping others improve, increasing problemsolving skills,

standing calm under pressure, and planning ahead. 3mplo$es should be told the pacts in

language that the$ understand and words that have the intended meaning. 3ffective

nursing managers set limits and make them known to their emplo$es. %hen, when the line

is crossed, the appropriate disciplinar$ action can be taken. %he latter is achieved b$corrective action that is consistentl$ applied after check in the facts.

Controls can be separated into two elements, mechanical and sosiological. %here are three

stages of control, the firts two being the mechanical elements and the third the

sociological element.

4. - predetermined definition of standards for level of performance

5. Measurement of current performance against the standards

6. Corrective action when indicated

Nurse managers will avoid the unintended conse(uence of control, that is,

noncompliance. +ecause control can be perceived as a threat from unwanted power and

authorit$, it can trigger defense mechanism such as aggression and repression. 7emin

advocated the following approaches to control b$ Mc8regor: time, a high degree of

mutual trust, a high degree of mutual support, open and authentic communication, clear

understanding of ob"ective, respect for differences, utilization of member resources, and a

supportive environment. %hese approaches will lead to conflict resolution, changed

believes and attitudes, genuine innovation, genuine commitment, strenghned

management, and prevention of unintended conse(uences of control.


3/8

%he following are ten characteristics of good control s$stem, controls:

4. Must reflect the nature of the activit$

5. #hould report errors prompltl$

6. #holud be forwanr looking

9. #hould point out e2ceptions at critical points

. #hould be ob"ective

. #hould be fle2ible

. #hould be understanding

4?. #hould indicate corrective action

Nursing managers will remain aware that the best wa$ to ensure the (ualit$ of nursing

services provided in the patient units is to establish philosoph$, standards of care, and

ob"ective, involve planning, further evidence that the ma"or functions of management take

place simultaneousl$. Controlling mechanisms also include accreditation procedures,

consultants, evaluation devices, rounds, reports, inspections, and nursing audits.

Nurses activate the process of control. %his function involves the use of power and should

be used b$ nurse managers to promote openness, honest$, trust, competence and even

confrontation. %his function also involves value s$stems, ethical decisionmaking, self

control, professional selfregulation, and control b$ an aggregate of professionals. %he

processes of control function is emerging as a s$stem of (ualit$ control programs. %he

dimensions of (ualit$ management programs are (ualit$ of care, including accessibilit$,

beliefs and attitudes of patients about health care, structure of health care, processes of

care, professional competence, outcomes of care, and self regulation. -udits and budgets

are the ma"or techni(ues of control.

Control functions can be differentiated among levels of managers. &or e2ample, the nurse

managers of a unit is concerned with shortrange operational activities, including dail$

and weekl$ schedules, assignments, and effective use of resources. %his nurse manager

also keeps records of absences and incidents and prepares personnel appraisals, which are

control activities sub"ect to (uick changes.

%wo measurement methods are used to assess achievement of nursing goals : task

anal$sis and (ualit$ control. )n task anal$sis, the nurse manager inspects the motions,

actions, and procedures laid out in written guidelines, schedules, rules, records, and

budgets. %ask anal$sis is a stud$ of the process of giving nursing care. )t measuresph$sical support onl$; a few tools have been developed to do task anal$sis in nursing. )n


4/8

(ualit$ control the nurse manager is concerned with measurement of the (ualit$ and

effects of nursing care. %he -merican Nurses -ssociation /-N-1, the @oint Commission

on -ccreditation of Aealthcare 'rganizations /@C-A'1, and other organizations have

developed mechanisms or models for measuring nursing care. Man$ (ualit$ management

techni(ues are referred to as audits.

TERJEMAHAN


5/8

Mengontrol sebagai fungsi Mana"emen eperawatan

ontrol adalah fungsi mana"emen dimana kiner"a diukur dan tindakan korektif diambil

untuk memastikan pencapaian tu"uan organisasi. 0engendalian meliputi koordinasiberbagai kegiatan: pembuatan keputusan $ang berkaitan dengan perencanaan dan

pengorganisasian kegiatan dan informasi dari mengarahkan dan mengevaluasi kiner"a

masingmasing peker"a. ontrol "uga dipandang sebagai hal $ang berkaitan dengan

catatan, laporan, kema"uan organisasi ke arah tu"uan, dan penggunaan sumber da$a secara

efektif. ontrol menggunakan evaluasi dan regulasi; pengendalian identik dengan

evaluasi. oontz dan !eihrich didefinisikan mengendalikan sebagai pengukuran dan

koreksi kiner"a dalam rangka untuk memastikan bahwa tu"uan perusahaan dan rencana

$ang dirancang untuk mencapai mereka $ang dicapai.

%eori sistem

Bmpan balik dan pen$esuaian terdiri unsur pengendalian mana"emen keperawatan.

'utput di"elaskan atau didefinisikan dalam hal pasien dalam model perawatan pasien dan

diukur dengan indikator kualitas dan hasil. *alam mana"emen kasus, indikator ini

diperkirakan dan bertemu secara waktun$a. 0erencanaan debit akan mencatat mereka.

etika hasil atau indikator "atuh pendek, informasi diumpankan kembali ke perawat klinis$ang melakukan pen$esuaian dalam rencana mana"emen kasus dan proses dikendalikan

oleh "alur kritis. edua pasien dan perawat input sistem, sedangkan throughput $ang

terdiri dari tindakan keperawatan $ang berhubungan dengan hasil pasien dan tindakan

mana"erial $ang berhubungan dengan menetapkan tu"uan untuk perilaku perawat.

Mana"emen mutu adalah proses dimana produk keperawatan atau proses diukur dan

tindakan diresepkan untuk memperbaiki kekurangan.

*emikian pula, teori sistem dapat diterapkan untuk kiner"a evaluasi perawat terdaftar

sebagai output. Masukan masih pasien dan perawat, dengan throughput tindakan

mana"erial $ang berhubungan dengan tu"uan untuk perilaku perawat. #ebuah hasil kiner"akontrak antara perawat klinis dan mana"er perawat merinci tu"uan kiner"a $ang

disepakation atau hasil. etika mereka tidak terpenuhi, mana"er perawat membahas

kekurangan dengan perawat klinis dan mereka setu"u pada tindakan korektif. *alam

sistem terbuka tan proses kontinu.

#ebuah sistem kontrol $ang efektif memiliki standar, alat ukur, dan proses surveilance

$ang berpuncak pada tindakan korektif. #ebuah program pengendalian mutu untuk

mengukur perawatan pasien akan memiliki komponenkomponen $ang sama.

0engendalian adalah tindakan fisik kedua administrasi, tin"u tindakan fisik $angmengarahkan. )ni adalah elemen akhir founthand dari proses komposit administrasi


6/8

/-C01, perencanaan dan pengorganisasian men"adi tindakan konseptual. #emua fungsi

mana"emen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalianmenerus

ter"adi simultan. )nput akan mencakup sumber selain perawat klinis, seperti perlengkapan,

peralatan, dan pabrik, ditambah semua elemen bia$a langsung dan tidak langsung, $ang

digunakan dalam mencapai output.

ontrol sebagai Management %ools

*alam proses mengukur dera"at $ang tu"uan $ang telah ditentukan tercapai dan

menerapkan tindakan perbaikan $ang diperlukan untuk meningkatkan kiner"a, kebi"akan

dan prosedur $ang digunakan sebagai standar. @uga, pengamatan, pertan$aan, grafik

pasien, pasien, dan anggota tim kesehatan berfungsi sebagai sumber data. %indakankorektif dapat n$ata, disiplin, atau pendidikan. dalam proses umpan balik pengalaman

positif akan merangsang motivasi dan kontribusi pada pertumbuhan emplo$es.

ontrol adalah alat mana"emen untuk meningkatkan kiner"a. *i antara kontrol aturan

$ang diperlukan untuk membiarkan orang tahu apa $ang diharapkan dari mereka dan

bagaimana fungsi harus dikoordinasikan. omunikasi informasi sangat penting untuk

mengontrol. ontrol diri adalah essensial mana"erial kendali karena itu adalah tertinggi

dari kontrol. 0engendalian diri ikutsertakan $ang uptodate di pengetahuan, memberikan

perintah $ang "elas, men"adi fleksibel, di bawahberdiri alasan untuk perilaku, membantu

orang lain meningkatkan, meningkatkan kemampuan memecahkan masalah, berdiritenang di bawah tekanan, dan perencanaan ke depan. %enaga er"a harus diberitahu pakta

dalam bahasa $ang mereka mengerti dan katakata $ang memiliki arti $ang diinginkan.

Mana"er keperawatan $ang efektif menetapkan batas dan membuat mereka dikenal

emplo$es mereka. emudian, ketika garis disilangkan, tindakan disipliner $ang tepat

dapat diambil. ang terakhir ini dicapai dengan tindakan korektif $ang diterapkan secara

konsisten setelah checkin faktafakta.

ontrol dapat dipisahkan men"adi dua unsur, mekanik dan sosiologi. -da tiga tahap

kontrol, menggoda dua men"adi elemen mekanik dan ketiga unsur sosiologis.

4. *efinisi $ang telah ditentukan standar untuk tingkat kiner"a

5. 0engukuran kiner"a saat melawan standar

6. %indakan korektif ketika ditun"ukkan

Mana"er perawat akan menghindari konsekuensi $ang tidak diinginkan dari kontrol, $aitu,

ketidakpatuhan. arena kontrol dapat dianggap sebagai ancaman dari kekuasaan $ang

tidak diinginkan dan wewenang, hal itu dapat memicu mekanisme pertahanan seperti

agresi dan penindasan. 7emin mengan"urkan pendekatan berikut untuk mengontrol oleh

Mc8regor: waktu, tingkat tinggi saling perca$a, tingkat tinggi saling mendukung,


7/8

komunikasi $ang terbuka dan otentik, pemahaman $ang "elas tentang tu"uan,

menghormati perbedaan, pemanfaatan sumber da$a anggota, dan lingkungan $ang

mendukung. 0endekatan ini akan men$ebabkan resolusi konflik, berubah perca$a dan

sikap, inovasi asli, komitmen $ang tulus, mana"emen strenghned, dan pencegahan

konsekuensi $ang tidak diinginkan dari kontrol.

+erikut ini adalah sepuluh karakteristik sistem kontrol $ang baik, kontrol:

4. Aarus mencerminkan sifat kegiatan

5. Aarus melaporkan kesalahan prompltl$

6. sholud men"adi forwanr mencari

9. Aarus menun"ukkan pengecualian pada titiktitik kritis

. Aarus ob$ektif

. Aarus fleksibel

. Aarus pemahaman

4?. Aarus menun"ukkan tindakan korektif

Mana"er keperawatan akan tetap sadar bahwa cara terbaik untuk memastikan kualitas

pela$anan keperawatan $ang diberikan dalam unit pasien adalah untuk membangun

filosofi, standar perawatan, dan ob$ektif, melibatkan perencanaan, bukti lebih lan"ut

bahwa fungsi utama dari mana"emen ter"adi secara simultan. Mekanisme pengendalian ini

"uga mencakup prosedur akreditasi, konsultan, perangkat evaluasi, putaran, laporan,

inspeksi, dan audit keperawatan.

0erawat mengaktifkan proses kontrol. &ungsi ini melibatkan penggunaan kekuasaan dan

harus digunakan oleh mana"er perawat untuk mempromosikan keterbukaan, ke"u"uran,

keperca$aan, kompetensi dan bahkan konfrontasi. &ungsi ini "uga melibatkan sistem nilai,etika pengambilan keputusan, pengendalian diri, pengaturan diri profesional, dan kontrol

oleh agregat profesional. 0roses fungsi kontrol $ang muncul sebagai sistem program

kendali mutu. *imensi program mana"emen mutu adalah kualitas pela$anan, termasuk

aksesibilitas, ke$akinan dan sikap pasien tentang perawatan kesehatan, struktur pela$anan

kesehatan, proses perawatan, kompetensi profesional, hasil perawatan, dan regulasi diri.

-udit dan anggaran adalah teknik utama dari kontrol.

&ungsi kontrol dapat dibedakan antara tingkat mana"er. #ebagai contoh, mana"er perawat

dari unit $ang bersangkutan dengan kegiatan operasional "arak pendek, termasuk harian

dan "adwal mingguan, tugas, dan penggunaan sumber da$a secara efektif. Mana"er


8/8

perawat ini "uga men$impan catatan absensi dan insiden dan mempersiapkan penilaian

personil, $ang kegiatan pengendalian tunduk pada perubahan $ang cepat.

*ua metode pengukuran $ang digunakan untuk menilai pencapaian tu"uan keperawatan:

analisis tugas dan kontrol kualitas. *alam analisis tugas, mana"er perawat memeriksa

gerakan, tindakan dan prosedur ditata secara tertulis pedoman, "adwal, aturan, catatan,

dan anggaran. -nalisis tugas adalah studi tentang proses pemberian asuhan keperawatan.

Mengukur dukungan fisik sa"a; beberapa alat telah dikembangkan untuk melakukan

analisis tugas dalam keperawatan. *alam kontrol kualitas mana"er perawat berkaitan

dengan pengukuran kualitas dan efek dari asuhan keperawatan. -merican Nurses

-ssociation /-N-1, omisi +ersama -kreditasi esehatan 'rganisasi /@C-A'1, dan

organisasi lainn$a telah mengembangkan mekanisme atau model untuk mengukur asuhan

keperawatan. +an$ak teknik mana"emen mutu $ang disebut sebagai audit

Documents

Controlling as a Function of Nursing Management