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8/16/2019 Contaazul eBook Relatorios (1)
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1Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Relatóriosgerenciais: osuporte idealpara seusresultadosEntenda aimportância dessesdocumentos e como
eles se tornamprotagonistas natomada de decisões
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2Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Índice
Introdução
Capítulo 1 | O que é e para que serve um relatório?
Capítulo 2 | Relatórios aplicados na gestão empresarial
Capítulo 3 | A tomada de decisão baseada nos relatórios
Considerações nais
Mais conteúdos interesssantes
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3Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
IntroduçãoTomar decisões como quem faz uma experimentação não é uma atitude
aconselhável para quem quer ver o negócio prosperar. É preciso ter fundamentosque justiquem aquela ação que você pensa em levar adiante. Denir um rumo
para qualquer assunto sem ter um embasamento é tão arriscado quanto aqueles
remédios caseiros que nossos avós ou bisavós faziam para curar determinadas
doenças. Muitos até — com sorte — tinham sucesso, mas outros eram pura crendice
e acabavam não ajudando em nada. Pior, às vezes até prejudicavam mais ou
curavam uma coisa e faziam piorar outra.
Assim como a saúde do corpo, cuidar do bem-estar da empresa é extremamente
vital. E como dito, não se pode fazer isso correndo riscos desnecessários. Uma das
melhores formas de conhecer o andamento dos diversos setores do negócio, saber
quais decisões precisam ser tomadas e quais são as mais corretas a serem levadas
adiante é fazer um relatório.
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4Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Ele deve ser completo, preciso e retratar exatamente a realidade, com números
sempre atualizados. Até porque é com base nesses números que você vai poder
medir os resultados, rever as estratégias, seguir com o que está sendo feito e
acompanhar os processos. Tudo com muita segurança. Sem riscos desnecessários.
Sem experimentações perigosas. Sem comprometer o sucesso do seu negócio.
Então vamos entender um pouco sobre a importância dos relatórios, o que você
precisa observar e como fazer esse trabalho. Este é um grande passo para que
você tenha o domínio completo dos resultados da sua empresa.
Boa leitura!
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5Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
O que é e para queserve um relatório?
Capítulo 1
Um relatório reúne um conjunto de informações com o objetivo de reportar dados
de uma determinada atividade, projeto, ação, pesquisa ou trabalho. Especicamente
no que diz respeito aos relatórios gerenciais, trata-se de um documento baseado
em fatos e que contêm informações importantes para a condução das atividades
da empresa e o relacionamento com os clientes e fornecedores.
O desenvolvimento da empresa depende do conhecimento dessas informações
e da sua utilização de maneira estratégica. Elas devem servir para conduzir ações
corretivas, melhorar os processos e garantir resultados cada vez mais positivos.
Para isso, a elaboração desse material deve ser cuidadosamente planejada, de
maneira que os métodos contribuam para que as informações correspondam à
realidade, sejam úteis e fáceis de analisar.
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6Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Para que os dados expostos nos relatórios possam ser usados com segurança,
tanto a pesquisa quanto o resultado precisam obedecer alguns métodos que
garantam a qualidade e a veracidade das informações. Ou seja, o cuidado com o
desenvolvimento do documento é importante porque alguns métodos podem não
relatar exatamente a veracidade daquilo que está sendo analisado.
Isso acontece, por exemplo, em planilhas manuais. Preenchê-las depende de uma
frequência e atenção redobrada do responsável pelo trabalho. O fato de ocorrer
algum esquecimento, anotar os dados na hora errada, cometer qualquer equívoco
no momento de reportar a informação ou alguma falha na própria apuração, mesmo
que não intencionais, comprometem o resultado e causam um efeito cascata.
Anal, se as decisões são tomadas com base naquilo que diz o relatório, e ele traz
informações divergentes, essas decisões podem não ser as mais adequadas para
aquela realidade.
O relatório, no entanto, não deve ser visto como sendo um produto, menos ainda
como o resultado nal de um trabalho. Ele é o ponto de partida. É o motor para o
desenvolvimento de uma estratégia. Não deve, também, ser encarado como uma
mera ferramenta de comunicação, nem mesmo ser usado apenas para centrar-se
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nos indicadores quantitativos, que dizer, relacionados à quantidade, focados apenas
nos números e dados. Este material exige um diálogo interno, entre os setores da
empresa, que vai acabar pautando também o diálogo externo, com os clientes, por
meio de ofertas mais direcionadas e produtos mais adequados às demandas deles.
É preciso discutir os resultados, olhar para o que está posto e elaborar ações a partirde tudo o que for discutido.
Em suma, desenvolver um relatório contribui para que se tenha uma visão ampla
sobre o funcionamento, o desenvolvimento e o resultado da empresa. Mas para que
a razão dele ser feito se justique, há a necessidade de tudo ser conduzido com
precisão e critério. Senão, o relatório não cumpre sua função e a empresa podeestar caminhando numa direção contrária a que deveria.
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8Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Relatórios aplicadosna gestão empresarial
Capítulo 2
Relatórios são importantes aliados na gestão de uma empresa. Como dissemos, é
com base nas informações contidas neste documento que se recomenda tomar as
decisões. Mas o que deve fazer parte dele? Efetivamente, como ele pode auxiliar
numa gestão mais eciente?
Primeiramente é preciso considerar que esse material deve abranger vários
segmentos da empresa. Ele tem de ser revisado e permitir análises, além de
oferecer informações precisas que contribuam para a redução de custos. É
preciso também que ele estimule transformações positivas para o desempenho
das atividades dos colaboradores. O ideal é que os resultados sejam capazes de
motivar o desenvolvimento de soluções ecientes, conáveis, rápidas e adequadasà realidade da empresa.
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9Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
As informações precisam ser atualizadas sempre que ocorrerem mudanças nas
operações. Anal, elas precisam permanecer válidas para que qualquer ação
pensada a partir delas esteja de acordo com as necessidades da organização.
O recomendável é que os relatórios gerenciais sejam:
Concisos: tudo precisa ser assimilado e analisado de maneira rápida. Então,
quanto mais direto, melhor.
Funcionais: devem atender as necessidades daqueles que vão utilizar as
informações ou estejam envolvidos nos processos.
Claros: as informações precisam ser acessíveis e de fácil entendimento, para evitar
interpretações divergentes.
Completos: não podem faltar informações. Mais vale investir um tempo levantando
tudo o que for necessário para tomar uma decisão rápida adiante do que perdertempo na hora da decisão buscando o que é preciso saber. Deixá-lo completo
também é essencial para não ter o trabalho dobrado, de fazer o relatório e depois
ter que voltar à pesquisa para colher o que faltou.
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10Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Boa apresentação visual: ela precisa estar a serviço dos itens anteriores. Ou seja,
tem o desao de contribuir para que tudo seja bem compreendido e torne a análise
das informações mais fácil.
Tipos de relatórios
Relatórios gerenciais contemplam várias ações. Passam pelo orçamento,
desempenho, custos e até ações não rotineiras, mas que sejam importantes para a
denição de estratégias.
A intenção é se inteirar do presente e planejar o futuro, buscando um conhecimento
profundo do que pode ser feito para estimular o máximo do potencial de cada setor
e fazer os ajustes necessários para resultados promissores.
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11Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Faturamento por cliente: organiza as distribuições dofaturamento por cliente, para conhecer a contribuição
de cada um para as nanças da empresa.
Relatório de clientes: permite conhecer os clientes e as
informações sobre cada um deles. Com isso, é possível
oferecer soluções mais adequadas e personalizadas.
Produtos e serviços mais vendidos: auxilia no controle dos
produtos e serviços mais requisitados da empresa.
Permite trabalhar no desenvolvimento deles e colabora
na organização da disponibilidade.
Giro de estoque: demonstra o que tem mais e menos saída no
estoque, o que é vital para planejar os investimentos e ter a
quantidade e reposição adequadas para atender a demanda.
Abaixo, elencamos alguns tipos de relatórios que podem ser aplicados a uma
empresa e que contribuem em diversos aspectos, para diferentes atividades.
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12Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Fluxo de caixa diário e mensal: contribui para uma visão mais
imediata sobre as entradas e saídas. Permite corrigir distorções
com base em informações fornecidas em tempo real.
Análise de despesas e centro de custos: faz um controleminucioso das despesas da empresa e organiza a forma de
cuidar das nanças com mais precisão.
Relatório de lançamentos no caixa: oferece uma visão dos
valores atualizados de entrada e saída do caixa da empresa.
É mais um importante controle nanceiro.
Vendas por cliente: possibilita conhecer melhor o
comportamento de cada cliente, para saber o que oferecer
e o que é da preferência de cada um deles. Organiza as
informações mais importantes sobre as vendas.
Análise de pagamentos: facilita o controle do quanto a sua
empresa está gastando em determinado período de tempo.
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13Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Perceba que esses relatórios contemplam uma visão abrangente de todos os
processos da empresa: o estoque, as vendas, o pós-venda, o relacionamento com o
cliente, as despesas (inclusive com fornecedores), o uxo de caixa. É um panorama
geral do funcionamento de todos os processos.
Integrados, esses relatórios são capazes de renar as atividades de uma maneira
única, permitindo um controle preciso do estoque, um relacionamento com o cliente
mais pautado nas reais necessidades dele e uma organização das nanças ideal
para pensar no futuro com mais segurança.
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15Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
E são vários os estudos e pesquisas que relacionam a qualidade das informações
contidas nesses relatórios ao nível de acerto nas decisões administrativas.
Obviamente que esses acertos resultam, também, em uma condução mais segura,
ecaz e eciente da empresa, com resultados que podem ser comprovadospelos próprios relatórios que auxiliaram no alinhamento dos processos. Então
tudo é um ciclo: relatórios que auxiliam no ajuste dos rumos permitem decisões
mais corretas e proporcionam desenvolvimento da empresa, o que poderá ser
novamente constatado pelos próprios relatórios. O desao é continuar fazendo essa
engrenagem funcionar e manter a qualidade dos trabalhos e do relacionamento
com o cliente. Nesse sentido, estes materiais continuam a desempenhar um papelfundamental.
O alcance de um resultado positivo não deve ser visto como um motivo para
desconsiderar os relatórios. Pelo contrário: se tudo está dentro das conformidades
e caminhando de acordo com o planejamento estratégico, as informações são
valiosas para conrmar a qualidade das decisões e acompanhar a continuidade douxo já adotado.
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16Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Por outro lado, a necessidade de correções no processo não demonstra inecácia
ou ineciência, até porque a iniciativa de se buscar um resultado que retrate
realmente como tudo está ocorrendo já é um importante passo e faz parte desse
processo de ajustes.
O erro seria não utilizar esses levantamentos para o bem da empresa: desconsiderá-
los ou vê-los como um m em si mesmos, não os utilizando como um meio de
desenvolvimento e alinhamento, não os aproveitando para identicar oportunidades
de melhoria.
Empresas que cercam-se de dados corretos e estrategicamente coletados sobreos seus processos e decisões enfrentam um grau de incerteza menor. Algumas
até integram recursos humanos e tecnológicos em um sistema de informações
abrangente e conável, fazendo com que sua estrutura administrativa esteja mais
preparada para alcançar os resultados desejados.
Como vimos na denição do relatório, o importante, no entanto, não é se ater aosnúmeros. É preciso discutir, levar para a empresa, identicar os gargalos, observar
de que maneira os colaboradores enxergam as situações colocadas no material.
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17Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Essa discussão é necessária para se ter uma visão mais ampla das soluções que
devem ser pensadas. O compartilhamento dos dados é válido até mesmo para
aquilo que está dando certo.
Anal, compartilhar aquilo que você sabe e buscar o conhecimento das pessoasque atuam nas áreas analisadas podem trazer resultados surpreendentes.
Questões administrativas e estratégicas, porém, não precisam ter o mesmo
tratamento. Mas é indispensável que uma reexão seja feita, a exemplo dos
relatórios sobre processos, para que a denição de ações seja completa e esteja
pautada nas reais necessidades da empresa.
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18Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Considerações naisInformações desencontradas, em qualquer âmbito, são capazes de criar situações
completamente fora do planejamento: geram ruídos, dicultam o desenvolvimentodos projetos, atrapalham o alcance das metas. Nas questões administrativas,
gerenciais e referentes à rotina, esse desencontro pode ser ainda mais prejudicial,
especialmente porque impacta diretamente nos resultados da empresa.
Por isso, buscar informações torna-se essencial. E essas informações precisam ser
coletadas no local onde elas são geradas: nas vendas, no estoque, no caixa, narelação com o cliente. Essa coleta precisa de métodos, critérios, análises e ações.
Diante desse contexto, os relatórios colocam-se como materiais importantes para o
conhecimento real do que acontece na empresa. É esse retrato que será capaz de
ajudar a denir rumos.
O processo decisório, um dos assuntos mais debatidos neste e-book, precisa contarcom esses relatos precisos do que a empresa gerencia e produz e a forma como ela
se relaciona com clientes e credores.
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19Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
São os relatórios que vão permitir uma gestão mais qualicada e alinhada com o
planejamento estratégico.
Anal, não é possível saber se o caminho trilhado é o correto sem ter uma visão de
como está a caminhada.
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20Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Gestão por resultados
Gestão de custos eciente para empreendedores
Gestão de estoque, pra quê te quero?
Tomada de decisão: o que avaliar
Processo de desenvolvimento de um produto
Gaste menos tempo com nanceiro e mais com a estratégia de vendas
Controller na ContaAzul.
Formação nas áreas de
Computação, Gerenciamento deProjetos e Gestão Financeira,
certicação PMP pelo PMI, ITIL
Foundation pelo EXIN e Microsoft
Certied Professional.
Marcio Roberto
Andrade
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21Como os relatórios podem ajudar nos resultados.
Revista de Administração
Portal Administradores
Portal Contábeis
Universidade Federal de Santa Catarina
Sebrae 1
Sebrae 2
Referências
http://revistas.fw.uri.br/index.php/revistadeadm/article/view/763/1321http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/a-importancia-dos-relatorios-para-a-gestao-eficiente-das-empresas/101409/http://www.contabeis.com.br/artigos/83/a-utilidade-dos-relatorios-contabeis-como-meio-de-informacao-no-processo-de-tomada-de-decisao/http://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis294291http://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/AABA27FA43CD38C183257589005C3406/$File/NT0003FD3E.pdfhttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/$File/NT00035B26.pdfhttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/5AE25A158E8CCB37832572F0006F5180/$File/NT00035B26.pdfhttp://www.portaleducacao.com.br/administracao/artigos/54735/planejamento-tributario-conceito-importancia-e-objetivoshttp://www.bibliotecas.sebrae.com.br/chronus/ARQUIVOS_CHRONUS/bds/bds.nsf/AABA27FA43CD38C183257589005C3406/$File/NT0003FD3E.pdfhttp://tcc.bu.ufsc.br/Contabeis294291http://www.contabeis.com.br/artigos/83/a-utilidade-dos-relatorios-contabeis-como-meio-de-informacao-no-processo-de-tomada-de-decisao/http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/a-importancia-dos-relatorios-para-a-gestao-eficiente-das-empresas/101409/http://revistas.fw.uri.br/index.php/revistadeadm/article/view/763/1321
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Sobre o ContaAzulO ContaAzul é o mais simples sistema de gestão on-line para micro e pequenas
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