Communication DC MRAI

8/3/2019 Communication DC MRAI

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RPUBLIQUE DU BNIN

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Thme : Gestion du temps et efficacitpersonnelle

Communication faite par :

Monsieur Amidou ADAMOUDirecteur de Cabinet du Ministre de

la Rforme Administrative et Institutionnelle

Cotonou, le 26 aot 2008


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GESTION DU TEMPS ET EFFICACITE PERSONNELLEGESTION DU TEMPS ET EFFICACITE PERSONNELLE


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Plan :

1/ Quest-ce que le temps et sa gestion ?

2/ Pourquoi la gestion du temps ?

3/ Les facteurs de perte ?

4/ Comment grer le temps ?

5/ Quels outils ou techniques pour amliorer la gestion du temps ?

Conclusion

Bibliographie


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1 QUEST CE QUE LE TEMPS ET SA GESTION ?- Le temps est une ressource, un facteur de production disponible en quantit limite.

- Il permet de produire des biens et services.- Il est une mesure de performance de toute organisation (Administration publique ouEntreprise).

Exemple : - 20 milliards de bnfice au premier trimestre 2008- 5.000 crations demplois en 2007

- Le temps est peru travers deux faons :

une approche rationnelleune approche non rationnelle

Approche rationnelle

Elle procde de la culture occidentale. Ici le temps est vu de faon linaire.Il est de lor Time is money , dans la conception occidentale.

On parle ici aussi du paradigme de la montre.

Approche irrationnelle

Elle est caractristique des cultures africaines et orientales. On a une vision infinie et cycliquedu temps (versus vision linaire) plus haut.Le symbolisme des saisons, des semailles et rcoltes marquent le temps.


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On parle ici du paradigme de la boussole.

Le temps est :

- un facteur de production disponible en quantit limite(24 heures dans une journe) ;- un facteur de production non stockable, cest--dire

quon ne saurait le suspendre pour une utilisation

ultrieure.A la diffrence du capital financier, il ne peut tre pargnen vue dune consommation diffre.

"Lessentiel dans votre vie est finalement votre

temps".(Alain Lakein)"Matriser son temps, cest matriser sa vie". (AlainLakein)


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2- POURQUOI LA GESTION DU TEMPS ?

Une bonne gestion du temps permet dtre organis, efficace, et performant.

Le temps doit dabord tre consacr des tches prioritaires entrant defaon certaine dans le champ des objectifs fixs. Il est donc important de

connatre lemploi de son temps afin de savoir :- ce que lon fait,

- ce que lon a faire,

- et comment on le fait.


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3- LES FACTEURS DE PERTE DE TEMPSLa mauvaise gestion du temps et la contre performance de lAdministration publique :

Sources : "Etude sur lamlioration de la performance de lAdministration publiquebninoise dans la Gestion du temps", PNUD, Mars 2006, Rapport ralis parAfrique Conseil.

Selon le rapport de cette tude, la perte du temps dans lAdministration publiquebninoise est multidimensionnelle. Elle tient des considrations :

conomiques et matrielles

- Conditions de travail qui influent sur la gestion du temps outils de travail ou decommunication parfois dfectueux ou insuffisants ;

- Promiscuit d au manque de locaux et sources de relations interpersonnellesinformelles et de diversions

- Qualit du cadre de travail (visibilit, aration, bruit) qui rend le cadre de travail

rpugnant.- Niveau des salaires non en phase avec progression de lindice des prix la

consommation do tendance voler le temps de ltat par les fonctionnairesqui devaient tre des homo conomicus.


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- Socioculturelles et psychologiques

la solidarit de famille, de clan, de religion prime sur la logique de rendement. une crmonie prive peut mobiliser toute une Administration le souci dappartenance communautaire prime sur lintrt gnral ou celui delorganisation. Ceci se traduit par de nombreuses absences au service pour desraisons prives.

Les facteurs de perte de temps sont entre autres :les runions trop longues et trop frquentesles manifestions officielles qui ne dmarrent pas lheure et qui durentlongtemps ;

les visites intempestives (visites marchandes, prives, professionnelles) ; les interruptions incontrles des collaborateurs ainsi que des suprieurshirarchiques ; les appels tlphoniques incontrls ; le courrier qui interrompt longueur de journe ; la recherche dinformation son propre niveau ou au niveau descollaborateurs ( travers un courrier ou un dossier)


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les coupures dlectricit ou les pannes diverses ;les questions dordre priv (familial, empchements personnels)

les crmonies et manifestions prives qui ont des impacts sur la gestion dutemps des agents (fatigue extrme au retour des Week-ends, mauvais rendement,retard au service du lundi matin, retard dans le traitement des dossiers, soucidagent, mauvaises humeurs, mauvaise sant.- Dautres pertes de temps sont aussi imputables lorganisation de lentreprise :

information insuffisante en raison dune mauvaise communication avec lesresponsables ou les collgues ; do recherches, attentesralisation de tches inutiles ou peu importantes qui auraient pu tre effectuespar dautres personnes.Les rgles simples pour gagner du temps

Entre deux moyens dexcution, choisir le plus rapide.Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail faire.Terminer tout travail commenc (un travail inachev est pesant en mmoire etexigera une remise en train).En accord avec le responsable, savoir dlguermais contrler les rsultats.

Se mnager des pauses et des plages de scurit pour les imprvus.Pour transmettre une information simple, au lieu dcrire une lettre est-il possiblede tlphoner, ou, mieux, envoyer un mot par tlcopie ?Grouper les appels tlphoniques donner ; prvoir des plages pour les rendez-vous.

Ne pas se laisser accaparer par les collgues ; savoir refuser.


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4- COMMENT GERER LE TEMPS ?Bien grer le temps consiste planifier, placer par priorit, dlguer et organiserles activits quotidiennes.Mener bien une activit suppose laccomplissement de tches et la rsolutionde problmes selon un ordre dtermin :

- dtermination des objectifs -motivation fixation de dlais concentration des efforts pour atteindre le but fix

- planification prparation du travail exploitation optimale du temps disponible rduction du temps dexcution

- prise de dcision choix des problmes essentiels classement des tches selon leur

importance

- organisation dans le temps action plus productive

concentration sur les tches essentielles

- contrle du droulement du travail vrification des rsultats comparaison prvu/ralis


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- Comment prendre de dcision ?

Lune des plus grandes difficults que lon rencontre dans lorganisation du travailquotidien est laffectation dun ordre de priorit chacune des tches qui seprsentent. La tendance naturelle pousse agir dans une vision du court terme.Un outil utile pour tablir des priorits claires qui tiennent compte la fois delurgence et de limportance est la matrice de priorit (Principe dEisenhower) :

Importance de la tche/Urgence de latche

Tche non urgente Tche urgente

Tche importante Tche importante non urgente planifier Tche importante et urgente excuter en priorit

Tche peu importanteTche peu importante et non

urgente

laisser de ct

Tche peu importante mais urgente

dlguer si possible


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Importance et urgence

Pour le responsable il faut distinguer limportance de lurgence.

En classant les tches selon leur priorit, on sassure :

de travailler uniquement sur les tches importantes ou ncessaires,de traiter les affaires selon leur degr durgence,de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tche,datteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,dviter de laisser des tches inacheves.

Le cycle personnel defficacit

La planification des tches tient compte de la dure des tches, mais aussi ducycle personnel defficacit.


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Chaque personne doit prendre conscience des priodes o elle travaille plus viteet mieux :

dans la journe (tt le matin ? laprs midi ? le soir ?)dans la semaine (quel jour ?)

Les aides la prise de dcisionLe principe de Pareto rgle des 20/80

Le principe de Pareto affirme quau sein dun groupe ou dune populationdfinie, une faible partie reprsente un poids bien plus lev compar sa propreproportion correspondante dans ce groupe ou cette population.

Ce principe, appliqu au temps, peut se rsumer ainsi : "attaquer lesproblmes essentiels peu nombreux avant les problmes secondaires nombreux".

Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique gnrale applique lagestion du temps et inverser :


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Temps utilis Problmes rsoudre Rsutlats obtenus

80 % Nombreux problmes d'ordresecondaire 20 %

20 % Problmes essentiels peu nombreux 80 %


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Lanalyse ABC

Cette mthode est un driv de la mthode prcdente. La technique delanalyse ABC repose sur lexprience pratique suivant laquelle la proportion destches importantes et moins importantes est constante par rapport au total destches. Les diffrentes tches sont classes en trois catgories selon leur degrdimportance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :

Nature des tches% par rapport au volume total des

tchesValeur de ces tches pour atteindre

les objectifs

Groupe A : tches trs importantes 15 % 65 %

Groupe B : tches importantes 20 % 20 %

Groupe C : tches moins importantesou sans importance

65 % 15 %


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La dmarche pour grer le temps

Malgr une planification ordonne, certaines interruptions ou digressions sont

invitables.


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5- QUELS OUTILS OU TECHNIQUES POUR AMELIORER LA GESTION DU

TEMPSLe pendulage

Cette mthode fonde sur le chronomtrage, permet dvaluer la moyenne de

temps ncessaire lexcution de travaux administratifs rptitifs.

Le pendulage est utilis pour fixer des normes de travail. Il consiste valuerle temps moyen ncessaire pour lexcution dune tche.

Un excutant expriment est choisi pour effectuer, allure normale, unesrie de tches de mme nature.

Temps dexcution moyen dune tche = temps global/nombre de tches

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et dorganiser le travail.


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Lauto-analyse continue

La mesure des temps permet de dcouvrir les temps improductifs et ainsidamliorer la productivit. La mthode de contrle des temps la plus utilisedans les services administratifs est lauto-analyse continue. Elle est basesur lenregistrement, par lexcutant lui-mme, des oprations effectues.

Elle a pour but de connatre le temps dexcution normal des oprationsconfies un poste. Elle consiste calculer les moyennes de temps partirdenregistrements effectues sur des imprims dauto-analyse oudautopointage.

La planification

Ordonnancer des activits, les planifier, cest les rpartir dans le temps defaon tenir les dlais imposs et optimiser lutilisation des moyens :

hommes, machines.

La planification dfinit la situation future daprs les rsultats obtenir, entenant compte des ressources disponibles en matriels et personnel. Elle sedcline en trois tapes :


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-Dfinir les tches et prciser le dlai dexcution :

Quel travail excuter ?Quel volume (nombre de documents) ?Quelle difficult ? De quel dlai dispose-t-on ?

Ordonnancer les tches : les rpartir dans le temps

Comment raliser la planification ?Quelles sont les tches les plus urgentes ?

Quelles sont les priorits ?Quelles sont les antriorits ?

-Suivre la ralisation et faire face limprvu

Le planning est-il respect ?Comment faire face aux imprvus : absences, pannes, urgences


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Les agendas

Pour les activits courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mmoireet de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant.

L'agenda lectronique peut tre usage individuel ou usage collectif. C'estalors un agenda classique tenu sur ordinateur.

Les plannings et chanciers

Un planning permet de :

visualiser les prvisions concernant l'excution d'un travail, le droulementd'une activit,

suivre l'excution des diffrentes phases,

raliser des contrles sur l'avancement des travaux.


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Quelques cueils viter

Ecueil n1 La procrastination (latin : crastinus : du lendemain) : tendance tout remettre au lendemain, ajourner, temporiser.

Cette tendance se rsume par lexpression je travaille mieux sous

pression ; cest pourquoi je suis souvent la dernire minute .Pour certains, la crativit et la productivit rsident dans la pression. Or, laprocrastination, le report au lendemain finit par rduire lespace de tempsallou une tche.

Conseil : essayer de morceler les grandes tches et consacrer de courtespriodes chacune des activits.


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Ecueil n2 La tendance mener plusieurs tches de front. Selon cette

tendance, jeffectue deux fois plus de travail lorsque je mne plusieurstches de front or, selon les recherches, les rsultats sont moins bonsdans ce cas que si vous nen accomplissez quune seule. Et pour cause, lamultitche est source de perte de temps et de vitesse.

Ecueil n3 La tendance renoncer, sorganiser je nai pas le temps demorganiser parce que je suis trs occup. Or sentourer de dsordre etdinorganisation est source dinefficacit, de gaspillage de temps, dedistraction voire de frustration.

Un travailleur perd en moyenne une heure de temps pour retrouver desrenseignements ou du matriel selon les recherches.

Solutions possibles :

mettre de lordre dans le dsordre rgulirementconsacrer 10 15 minutes par jour pour se maintenir en ordrequelques minutes suffisent pour prvenir le dsordre du temps.


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CONCLUSION

Grer son temps est indispensable, la fois pour dployer danslorganisation (Administration publique ou Entreprise) une efficacit maximaleet pour prserver son propre quilibre. Les pertes de temps sont duesessentiellement des dfauts de comportement ou dorganisation personnelle.

La bonne gestion du temps nous aide tre organis et efficace. Elleconsiste mieux investir le temps dont on dispose en :

- planifiant ;

- dfinissant par priorit ;

- dlguant ;

- organisant les activits quotidiennes.


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BIBLIOGRAPHIE

" Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000.

" Les stratgies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; MoniqueSelles et Jean-Pierre Testa) mai 2000.

" Le culte de l'urgence : la socit malade du temps" (Nicole Aubert ;Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003.

" Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-tre au travail" (MarcLoriol) 2000.


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