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Cómo usar q4 ebook faCtory
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© Esta obra es propiedad de QSystems. Queda prohibida su reproducción total o parcial sin permiso expreso del fabricante.
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ÍndiceIntroducción 5Cómo entrar al sistema 7Interfaz del sistema 9Ventana de navegación 11Ventana de propiedades 12Ventana de consultas 13Ventana de planillo 14Ventana de contenidos 15Ventana de índices 16Ventana de gestión de documentos 17Crear una publicación y sus partes 19Navegar por los libros 21Gestionar los listados 23Importar documentos 25Retirar y depositar páginas y grupos 27Definir consultas 31El XML en Q4 37Fundamentos del etiquetado 43Exportar contenidos 47Grupos de exportación 49
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IntroducciónA menudo vamos a referirnos en este manual a Q4 eBook Factory (EBF) como Q4. Esto es porque las explicaciones que damos para EBF son válidas para Q4. Y esto es porque EBF es un subconjunto de Q4, orientado específicamente a la producción de publicaciones cross-media.
El sistema editorial Q4 permite crear contenido XML desde una obra InDesign y mantener un vínculo dinámico entre ambas cosas. A través de la paleta flotante “Contenidos”, disponible en InDesign o InCopy, podemos crear una estructura XML y añadirle contenidos que están en el documento InDesign.
Esta paleta también está disponible en nuestro editor XML, TXTool, lo que abre la puerta a la publicación desde otros marcos como Word o XML directamente.
Además, el plugin del sistema crea imágenes JPG de cualquier objeto que se encuentre en las páginas, ya se trate de una caja de imagen como de un grupo de líneas y cajas.
Gracias a estas características, todo el contenido de una obra puede residir en el sistema, listo para ser transformado en HTML, ePub, Mobipocket, RTF, XML, PDF… o cualquier formato que deseemos.
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Cómo entrar al sistemaEntrar al sistema editorial Q4 es muy sencillo. Al ejecutar la aplicación nos aparece un diálogo que nos pregunta nuestro alias y nuestra clave de acceso. Estos datos no tienen nada que ver con los del sistema operativo, las sesiones de nuestras máquinas o el acceso a redes o equipos externos. Ambas cosas nos las otorga el administrador del sistema, y debemos haberlas pactado con antelación.
El sistema es completamente insensible a mayúsculas, por lo que da igual si tenemos activadas o no las teclas de mayúsculas al introducir los datos.Podemos optar por no tener clave de acceso, o que ésta tenga tantos dígitos como queramos.
Posibles problemasEl cliente no accede al server 1. Si al confirmar nuestros datos el sistema nos devuelve un error, las causas pueden ser las siguientes:
No existe el usuario especificado en el sistema editorial•No existe fichero ini en nuestra máquina•Los datos de IP o puerto en el ini son incorrectos o no existen•El server está parado•No hay conexión a la máquina donde reside el server (comprobar con un simple ping)•Los datos del ini del server referentes al puerto no coinciden con los de nuestro ini•Los datos de DSN, user, password, o IP en el ini del server son incorrectos•El server no tiene acceso a la base de datos•
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Interfaz del sistemaLa interfaz del sistema Q4 consta de una ventana principal, que puede ser de dos tipos: de navegador o de consultas. El usuario puede decidir si prefiere navegar por las obras y sus partes para localizar los trabajos, o bien hacer consultas específicas al sistema para encontrar dichos trabajos.
Además de la ventana principal, podemos abrir muchas otras ventanas de diferentes tipos. Sólo hay que ir pidiéndolas en el menú “Ventanas”, y disponerlas en pantalla en cualquier posición. El sistema guardará esta posición relativa y los tamaños de las ventanas cuando salgamos de nuestra sesión.
De todas formas, tener las ventanas flotantes puede causar cierta sensación de desorden. El Sistema permite anclar las diferentes ventanas en la ventana principal, en una posición concreta, arrastrando dicha ventana mientras se mantiene pulsada la tecla ctrl.qs
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Arrastre la ventana de propiedades con la tecla “ctrl” pulsada; el sistema sugiere una posición en las inmediaciones del cursor.
Tras el arrastre, tenemos la ventana de propiedades anclada a la izquierda del navegador.
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Ventana de navegaciónLa ventana de navegación, o navegador, cumple con la función de permitirnos navegar por las obras y sus partes. Es parecida en muchos aspectos a un típico árbol de datos como los que podemos encontrar en el explorador de archivos de Windows o ciertos modos de visualización de las carpetas de Mac, pero ofrece algunas características importantes cuando manejamos muchas publicaciones:
un filtro mediante consulta previa1. una rejilla de datos con información relevante2. la posibilidad de saltar más de un nivel3.
Mediante el combo de consultas que hay en la parte superior derecha, conseguiremos filtrar el listado de obras en producción. Las consultas deben definirse antes de poder ejecutarse en esta ventana. Dependiendo del libro que seleccionemos, nos aparecen diferentes fichas en el navegador. Puede haber desde dos fichas a cualquier número de ellas, dependiendo de las diferentes agrupaciones de página que contenga.
Puede abrirse tantas ventanas de navegación como queramos.Ver el apartado “Navegar por los libros” para saber más acerca del uso de esta ventana.
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Ventana de propiedadesLa ventana de propiedades nos va a ser útil para conocer las características de cualquier objeto que seleccionemos en cualquier ventana de la aplicación. También podremos modificar algunas o todas las propiedades de esos objetos, simplemente pulsando encima de los valores para editarlos.
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Ventana de consultasLa ventana de consultas permite ejecutar cualquier consulta predefinida al sistema. Algunas consultas nos pueden preguntar por ciertos parámetros en el momento de ejecutarse (por ejemplo, si la consulta es para listar los artículos de un libro, podría preguntarnos de qué libro). Se puede abrir tantas ventanas de consultas como deseemos. Las ventanas de consultas son multipropósito, es decir, sirven tanto para consultar como para realizar buen número de operaciones, como mover tareas entre usuarios, exportar reportes de actividad, priorizar los trabajos...
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Ventana de planilloEn la ventana de planillo vemos despliegues de páginas de una publicación o cualquiera de sus partes. Se puede especificar la disposición de páginas, y visualizarlas en su estado real. Además esta pieza será fundamental para dirigir publicaciones en las que debe controlarse el alzado o la distribución publicitaria desde un puesto de mando centralizado. Es en esta ventana donde puede diagramarse la publicidad y controlarse el estado de la producción o producir cualquier repaginación en tiempo real. Para ver las paginas de un objeto editorial, pulsar alt clic (opción clic en Mac) sobre un objeto editorial en cualquier otra ventana (consultas, navegador...).
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Ventana de contenidosLa ventana de contenidos nos permite realizar búsquedas, como la de consultas, pero dispone de un área donde se puede visualizar los contenidos XML en forma de árbol. Resulta útil para leer parte de los contenidos, ordenarlos secuencialmente, exportarlos a otros formatos, o cambiar el esquema XML por el que se rige (siempre que sea compatible con el actual).
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Ventana de índicesLa ventana de índices nos muestra todos los índices definidos para un libro, y todas sus entradas con el número de folio actualizado. Se puede buscar cualquier término en todo el índice y cambiar el aspecto de visualización. Dichos índices abarcan todos los documentos de una obra, y se pueden exportar a cualquier formato, tal como se describe en el apartado de exportación.
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Ventana de gestión de documentosEn esta ventana podemos ver listados todos los documentos que se adjuntan a una obra. Se trata de documento de cualquier índole que los usuarios deseen mantener a mano para el manejo de sus obras (fuentes tipográficas, gráficos, notas, borradores en Word...).También permite a los usuarios insertar, borrar y obtener en su máquina dichos documentos. La ventana mostrará los documentos asociados al objeto seleccionado en ese momento en cualquier ventana del sistema.
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Crear una publicación y sus partesCrear un libro es una operación muy sencilla. En el menú “Archivo” encontramos la opción de “Crear libro”. Nos ofrece el diálogo siguiente, donde debemos especificar:
La estructura (configuración estructural)1. Nombre2. Escandallo (o identidad del libro)3.
Todos esos datos pueden cambiarse a posteriori, excepto el escandallo, por lo que es esencial que ese dato no haya de cambiar a lo largo del proceso de producción. Si el libro cumple los criterios de alguna consulta definida en el sistema (puede ser una consulta tan general que encuentre cualquier libro), lo encontraremos en el navegador y en las ventanas de consultas.
La forma más cómoda de crear las partes de un libro es utilizar el navegador, aunque no es la única. Lo que debe cumplirse para crear una parte es que esté seleccionada una parte de un nivel superior (por ejemplo, si queremos crear capítulos, hay que tener seleccionado el libro (suponiendo que los capítulos sean la única partición posible). Debemos fijarnos que dependiendo de la parte del libro que tengamos seleccionada, el segundo menú de la aplicación, el que está a la derecha del menú “Archivo”, va cambiando de nombre. Nos muestra las opciones que tenemos de realizar operaciones sobre la selección actual.
La operación que nos interesa se llama “Crear [nombre del nivel siguiente]”. Siguiendo el ejemplo anterior, si tenemos seleccionado un libro, el menú se llama “Libro”, y entre las operaciones del menú encontramos “Crear capítulo”. Si lo que tuviéramos seleccionado fuera el capítulo y en el siguiente nivel ya estuvieran las páginas, el menú se llamaría “Capítulo” y la operación “Crear página”.
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Método abreviadoUtilizar el menú es sólo una forma de las tres que tenemos para crear las partes de un libro. Las otras dos son:
El menú contextual. Seleccionado el elemento al cual queremos añadir partes, encontraremos la 1. operación de crear una parte en el menú contextual de ese elemento, por lo que no es necesario acudir al menú principal. Botón derecho en Windows. Control clic en Mac.Con el atajo “ctrl + n” (en ambas plataformas)2.
En cualquiera de los tres casos (menú, menú contextual, atajo de teclado), nos aparece un sencillo diálogo para introducir un nombre (que podremos cambiar a posteriori mediante la paleta de propiedades si lo necesitamos).
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Navegar por los librosEl funcionamiento del navegador es sencillo. Lo primero que hay que hacer es ejecutar una consulta en la parte superior derecha. En pocas ocasiones nos vamos a encontrar con el navegador vacío y sin consulta ejecutada, pero si es así sólo tenemos que abrir el combo y escoger la que nos interese de las que aparecen.
Al ejecutarla, nos aparecerá la lista de libros en la pestaña “Libro”. A partir de este momento, podemos seleccionar uno o varios libros en la lista. Al hacerlo, el sistema analiza la estructura del libro y nos presenta una serie de pestañas correspondientes a cada una de las posibles partes del libro, es decir, si el libro tiene partes y las partes tienen capítulos, nos enseñará las pestañas “Libro”, “Parte”, “Capítulo” y “Página”. Las pestañas que siempre aparecen son “Libro” y “Página”. Para ver las partes que tiene un libro (o comoquiera que llamemos a las diferentes agrupaciones de páginas de dicho libro) tenemos dos formas de hacerlo. Una vez seleccionado dicho libro:
teniendo un libro seleccionado, pulsar en la pestaña del tipo de agrupación que deseemos conocer (por 1. ejemplo pulsar sobre “capítulo” para conocer los capítulos de un libro) hacer doble clic en un libro. Esto nos lleva directamente a la siguiente pestaña, por tanto sólo nos servirá 2. si deseamos conocer los ítems del nivel inmediatamente inferior
En cualquiera de los dos casos, los ítems que estábamos viendo en la parte principal del navegador pasan a la parte izquierda, y queda resaltado en negrita justo el elemento que teníamos seleccionado o aquel en el que hemos hecho doble clic. Aparte de la utilidad de ver el elemento del que procede la lista de la derecha, podemos utilizar la lista de la izquierda para ir recorriendo las partes de un libro, es decir, si estamos viendo, por ejemplo, las páginas de un capítulo, podemos ver las del siguiente capítulo haciendo simplemente doble clic en el siguiente capítulo de la lista de la izquierda, sin necesidad de volver a atrás y empezar de nuevo.
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Gestionar los listadosEn muchas de las ventanas del sistema desearemos ordenar los listados, así como eliminar algunos de los campos que vemos en las rejillas, o incluso elementos de la lista que no nos interesa ver. Por ejemplo, cuando aprendamos a ver las listas de tareas de un libro, seguramente querremos ordenarlas por varios criterios, como fecha de asignación, fecha de finalización... Además, es posible también que lo que queremos hacer con estas listas pertenece a otros ámbitos (control de costes, análisis financieros...), para lo cual usted necesitará exportar estas listas en un formato compatible con otras aplicaciones.
Ordenar por un criterioPara ordenar una lista por un solo criterio, basta con pulsar una vez en el nombre del campo. Cada vez que pulsemos el sistema ordenará la lista por ese campo, en orden ascendente y descendente alternativamente.
Ordenar por varios criteriosSi deseamos ordenar por varios criterios a la vez, debemos pulsar con el botón derecho del ratón (control clic en Mac) en cualquiera de los nombres de los campos, y nos aparecerá la lista de campos más dos elementos de menú en la parte inferior, uno de los cuales dice “Ordenar”. Si lo seleccionamos nos aparece el cuadro siguiente:
En este cuadro podemos usar hasta tres criterios simultáneos de ordenación, para obtener una lista ordenada. Si deseáramos usar más criterios, tenemos la opción de exportar la lista y usar una aplicación, como Excel, Filemaker...
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ExportarSi desea exportar una lista, en las ventanas de consulta dispone de un botón “Exportar”. Sólo tiene que pulsarlo y le aparecerá un diálogo preguntando por el formato.
Debe escoger la plataforma de datos, ya que en Windows y Mac el cambio de registro es diferente, y puede especificar cualquier separador de campo, así como si desea incluir los nombres de los campos en la primera fila del fichero. El fichero tiene codificación UTF-8, debe usted tenerlo en cuenta al importar el fichero a la aplicación deseada.
Esconder camposPara esconder campos que no le interesa visualizar, sólo tiene que pulsar con el botón derecho en cualquier nombre de campo, y desmarcar los campos que no desea ver, en la lista que le aparecerá.
Esconder registrosSi desea ocultar temporalmente un elemento de una lista, pulse sobre esa línea con el botón derecho (control clic en Mac) y escoja “Ocultar fila”. Si desea en algún momento volver a ver dicha fila, deberá primero activar la visualización de filas ocultas: pulse con el botón derecho en cualquier nombre de campo y utilice “Ver filas ocultas” (puede volver a esconderlas utilizando el mismo menú contextual). Entonces podrá seleccionar la fila (destacada en amarillo, que simboliza su condición de oculta) y utilizar el menú contextual “Mostrar fila”.
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Importar documentosAunque podemos crear páginas “virtuales” con el menú “Crear páginas” desde cualquier parte de un libro (tanto mediante el menú o el menú contextual), normalmente nos interesa que éstas sean reales, por lo que tenemos dos métodos para crearlas:
Que las cree el sistema a partir de plantillas.1. Importar un documento y enviar las páginas a 2. la parte del libro que corresponda.
Ya veremos la creación automática en el apartado correspondiente, por el momento veamos qué debemos hacer para convertir un documento externo al sistema en uno interno. La operación es muy sencilla: se trata de abrir un documento, seleccionar luego en el sistema editorial la parte del libro (también puede seleccionarse el libro entero) y utilizar el menú contextual (o el de la aplicación) “Importar documento”. Nos aparece un diálogo como el de la derecha. La lista que vemos corresponde con las páginas del documento activo (se requiere que sólo haya un documento abierto). Cada fila nos muestra qué podemos hacer con la página entrante. En la columna de enmedio, podemos escoger cinco operaciones:
Insert before. Para insertar dicha página antes de la página enumerada a la derecha.1. Insert after. Para insertar dicha página después de la página enumerada a la derecha.2.
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Replace. Para reemplazar la pagina enumerada a la derecha.3. Append. Para añadir al final del conjunto de páginas.4. Ignore. Para ignorar esa página entrante en concreto.5.
Por defecto, al importar un documento, el sistema nos propone hacer un append de todas las páginas del documento entrante, lo cual suele ser lo habitual a menos que el documento esté introducido a destiempo. Es decir, si el documento que introducimos es el del capítulo 3 cuando no hemos introducido el 2, entonces al introducir el 2 debemos cuidar de especificar la opción “Insert before”. No tendremos ningún problema si no lo hacemos, pero el orden interno de las páginas en la base de datos estará mal y eso ocasionará una creación de PDFs incorrecta, y para arreglarlo necesitaremos la ayuda del administrador.En cuanto aceptemos este diálogo, las páginas aparecerán en el aplicativo.
Posibles problemasLa mayor parte de errores durante este procedimiento son debidos a:
Una descoordinación entre las versiones del servidor de Q4 y el cliente o el plugin. 1. En este caso, consultar con el administrador del sistema. Las últimas versiones disponibles están en la páginas de descargas de QSystems (www.qsystems.es). La inexistencia de un preset para la creación automática de PDFs. 2. Debe existir un preset de PDF en InDesign, llamado “Q4” y personalizado a gusto del cliente, pues en la operación de importar documento se generan ya los PDFs de las páginas.
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Retirar y depositar páginas y gruposUna vez las páginas existen físicamente en el sistema, podemos obtenerlas en nuestras máquinas mediante la operación “Retirar página” (menú contextual al seleccionar una página) o “Retirar páginas” (menú contextual al seleccionar un libro o una parte de un libro). Inmediatamente, el servidor comprime el documento y lo envía a nuestro cliente, que lo descomprime, lo renombra y lo presenta en pantalla. Nosotros simplemente lo vemos aparecer.
Las páginas retiradas (puede ser una, varias o todas las del documento) aparecen bordeadas en color rojo. Sólo en estas podemos hacer cambios. Las páginas retiradas no estarán disponibles para otros usuarios mientras permanezcan retiradas por nosotros.
Posibles problemasNo puedo modificar un texto 1. Si tratamos de editar un texto que recorre varias páginas y una de ellas no está retirada, el sistema nos bloqueará la caja impidiendo editarla. Para liberarla, tenemos que retirar todas las páginas donde pise la cadena de cajas de texto.
En los menús de InDesign, encontraremos uno añadido, “Q4”, con algunas operaciones posibles:
DepositarDevuelve la página activa al sistema. Si solo deseamos depositar los cambios de una página y liberarla para otros usuarios pero seguir trabajando en el resto, debemos asegurarnos de estar en dicha página (mediante doble clic en la paleta de páginas de XPress o inDesign), y usar esta opción. La página depositada perderá el recuadro rojo, y cualquier cambio que hagamos en ella no servirá de nada pues no se llevará al sistema. Si la página depositada es la única que estaba retirada, el documento se cierra y desaparece de nuestra vista.
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Depositar revisiónMantiene la página retirada, pero lleva al servidor una copia de los cambios que hemos estado realizando. Además realiza un PDF para el módulo de control de producción.
Deshacer retirarPodríamos llamar a esta operación “devolver sin cambios, abortar retirar... Lo que significa es que devuelve la página al sistema sin ningún cambio. Hay que entender que si hemos hecho un depositar revisión, esta operación sólo deshará los cambios hasta ese preciso instante. La página devuelta perderá el recuadro rojo, y cualquier cambio que hagamos en ella no servirá de nada pues no se llevará al sistema. Si la página devuelta es la única que estaba retirada, el documento se cierra y desaparece de nuestra vista.
Deshacer retirar docSe trata de la operación anterior, pero aplicada al documento entero. Resulta imprescindible cuando la cantidad de páginas retiradas es muy grande.
Depositar documentoSe trata de la misma operación que “Depositar”, pero aplicada al documento entero. Resulta imprescindible cuando la cantidad de páginas retiradas es muy grande.
Es posible que algunas de ellas estén deshabilitada, dependiendo de permisos o del modo operativo en que se encuentre el sistema editorial. Consulte con su administrador.El resto de operaciones disponibles en este menú las comentamos en sus correspondientes secciones.
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Cerrar vs depositarEs muy posible que se nos vaya el dedo al cuadro de cierre cuando acabemos un trabajo. En este caso, el sistema no libera o que hemos depositado, simplemente guarda los cambios (sólo en nuestra máquina). Nadie más puede acceder a las páginas. Sólo las puede volver a retirar el usuario que las cerró. Aunque el administrador las puede desbloquear centralizadamente, sólo accediendo físicamente a la máquina puede tener la última versión disponible, a menos que el usuario haya depositado una revisión justo antes de cerrar. Resulta una opción muy útil cuando debemos ausentarnos por un rato pero no deseamos liberar nuestro trabajo.
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Definir consultasUna de las partes fundamentales del sistema son las consultas. Éstas han sido diseñadas para que los usuarios puedan obtener cualquier tipo de información, y para ello ha sido necesario inventar una forma visual, sencilla pero muy potente de utilizar todos los elementos del sistema, los objetos y sus propiedades.Quien tenga permiso para definir consultas, debe abrir en primer lugar una ventana de consultas, para acceder a los botones de consultas. La lupa con el signo más es el que debe usar para abrir el siguiente diálogo:
El objetivo principal de la consulta es devolver al usuario una serie de objetos. Éstos pueden ser publicaciones, páginas, capítulos, usuarios, tareas, entidades de información, secciones... cualquier cosa que el sistema contenga. Por tanto, lo primero que haremos es definir qué tipo de objeto estamos buscando. Si estamos buscando más de un tipo, podemos usar el operador “+”, como veremos más adelante.
Lo siguiente que debemos hacer es escoger una propiedad de ese objeto, a no ser que deseemos que encuentre absolutamente todos los objetos del tipo escogido. El campo “field” nos permite seleccionar una de sus propiedades, por ejemplo el nombre. Si deseáramos usar más de una propiedad, podemos usar el operador “AND”, como veremos en los siguientes pasos. Bien, ahora que hemos determinado filtrar por una propiedad,
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tenemos que darle un argumento. Es decir, hasta este momento lo que le hemos dicho al sistema es: “dame objetos de tipo X cuya propiedad Y...”. Nos falta acabar la pregunta, darle el argumento. Para ello utilizaremos los campos “Operator”, “1st Value” y “2nd Value”. Los valores que aparecen en la casilla “Operator” son:
= “igual a 1st Value”> “mayor que 1st Value”< “menor que 1st Value”<> “diferente a 1st Value”BETWEEN “entre 1st Value y 2nd Value”CONTAIN “contiene 1st Value”START WITH “empieza con 1st Value”
En el ejemplo siguiente, la consulta es: “dame libros cuyo nombre contiene la cadena “prac”.
Por consiguiente, la consulta devolverá todo libro que se llame práctica, pero también los que contengan la palabra “practicante”, por ejemplo. Por lo demás, esta consulta es muy poco eficiente. No podemos tener una consulta para cada cosa que deseamos encontrar, por eso existen las consultas dinámicas con diálogo, llamadas en adelante DDQ (dialog dynamic queries).
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DDQ (consultas dinámicas con diálogo)Las DDQ son una variante de las consultas dinámicas, que no son más que consultas que utilizan argumentos y objetos cambiantes. Por ejemplo, cuando en el navegador seleccionamos un libro y le damos a la pestaña siguiente –digamos que es la pestaña “parte”– el sistema está utilizando una consulta predefinida que dice “dame las [parte] de [lo que está seleccionado]. Es como si tuviera el esqueleto de una consulta esperando que le pongamos el objeto (“parte” en este caso) y los argumentos (la selección). Por tanto no es una consulta estática, que devuelve siempre lo mismo, sino que usa elementos que cambian con el entorno. Otro ejemplo de consulta dinámica es la consulta “mis tareas”. Esa consulta utiliza la información de la sesión para saber qué debe poner como argumento a la consulta “devuelve las tareas del usuario [sesión actual]”.Pues bien, las DDQ lo único que hacen es ofrecer al usuario un diálogo al que poner los argumentos. Y esto se logra sencillamente poniendo la expresión “?n” en los campos “1st Value” y “2nd Value”, donde “n” es un entero, empezando por 1, que identifica la casilla del diálogo. En otras palabras, lo que se escriba en la primera casilla del diálogo se le pasará a la consulta allá donde esté escrita la expresión “?1”. Lo que se escriba en la segunda se trasladará a “?2”, y así sucesivamente. Esto es realmente útil en consultas como la de la derecha:
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Esta consulta dice: “devuelve entidades de información, que no sean de página, contenidas en apartados cuyo nombre contenga [casilla1], de libros cuyo nombre contenga [casilla2], y dame también objetos de tipo capítulo/ley residentes en apartados cuyo nombre contenga [casilla1], de libros cuyo nombre contenga [casilla2]”. El diálogo que aparece al ejecutar esta consulta es así:
De esta forma, usar dos veces “?1” y “?2” nos ha servido para economizar casillas en el diálogo, obteniendo varios tipos de objetos.
V de visibleSi deseamos que en la ventana de consultas se nos devuelva la información acerca de los argumentos, sólo tenemos que añadir la letra V delante de la expresión “?n”, es decir, que nos quede “V?n”. Veamos la siguiente consulta:
Cuando ejecutemos esta consulta, el sistema nos devolverá las tareas del usuario que especifiquemos en el diálogo, pero como hemos puesto una V, ademas la ventana mostrará el nombre del usuario.
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Consultas complejas HAVE El sistema permite refinar las consultas hasta límites muy elevados, gracias a un operador que relaciona objetos entre sí: el operador “HAVE”. Cuando usamos este operador, estamos diciéndole al sistema algo así como “relacionado con”, o “perteneciente a”. Y esto tan simple es un paso gigantesco hacia el espejito mágico. En teoría sería posible enlazar cualquier número de elementos, hasta conseguir preguntas tan enrevesadas como “libros de autores menores de 50 años que hayan escrito hasta este momento más del 50% de la obra, pero cuyas tareas de maquetación no hayan sido ejecutadas por Ramírez”. Esto es quizá algo que nadie preguntaría a un sistema informático, pero muestra claramente la diferencia con otros sistemas en que sólo podemos utilizar las propiedades directas de un objeto. Si no existiera este operador no podríamos crear consultas como ésta:
Resulta obvio que un sistema de consultas que no tenga este tipo de operador no puede resultar muy útil a una empresa con una cantidad importante de objetos editoriales. El operador HAVE juega un papel fundamental en la construcción de consultas.
Consultas compuestasEl operador “+” nos permitirá crear varias consultas en una sola. Es así como podremos localizar varios tipos de objetos en una sola ejecución. El resultado al ejecutar una consulta compuesta se nos mostrará en la ventana de consulta mediante pestañas que separarán los diferentes tipos de objeto.
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Criterios múltiplesLos operadores AND y OR nos van a permitir especificar más de una propiedad de un objeto. Cuando los usamos, la siguiente línea no nos permite más que seleccionar propiedades del objeto de la fila anterior. Así es como podemos refinar la búsqueda. El operador AND nos servirá para añadir otras propiedades que queremos cumplan condiciones de búsqueda, por ejemplo, “libros cuyo nombre contenga “márqueting” y cuyo número de páginas no exceda 150”. El operador OR, sin embargo, nos permite alternativas. Aplicado al caso anterior (“libros cuyo nombre contenga “márqueting” o cuyo número de páginas no exceda 150”), nos devolvería todos los libros de márqueting y además todos los libros de menos de 150 páginas. Un uso más común del OR sería utilizar la misma propiedad con argumentos diferentes, por ejemplo “libros cuyo nombre contenga “márqueting” o [cuyo nombre contenga] “ventas”.
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El XML en Q4Cuando se dio inicio al desarrollo de Q4, tras numerosos análisis de distintas publicaciones de todo tipo, quedó patente que toda publicación tiene una doble estructura que el sistema debía manejar, dos caras de una misma moneda. La información, por sí misma, está organizada y ordenada según estructuras definidas por los autores, las colecciones y la naturaleza de las publicaciones.
Pero esa información reside en un medio físico cuyas características nada tienen que ver con la naturaleza de la información. En unos casos, como los periódicos, se cuida de que la distribución de la información en el medio físico coincida con la partición del medio físico. Raramente se cambia de sección a media página. Aunque cada vez observamos más subsecciones que ocupan sólo partes de una página. La estructura de la información, en estos casos, “se revela” en las páginas.
En los libros y revistas es más fácil encontrar ejemplos de esa doble naturaleza. Las páginas se usan más como partes de un pergamino. La información fluye como si estuviera escrita en un rollo de pergamino, en galerada, y la división natural de la información se establece con recursos gráficos. Es decir, en un libro, una expresión cultural mucho más imprevisible y menos pautada que un periódico, probablemente existirán diferentes, cambiantes unidades de información que configuran, o incluso exceden, las unidades de partición previstas a nivel físico, como los capítulos. A menudo cuesta determinar con certeza si el “átomo” de contenido es el capítulo o algo más pequeño, o más grande.
Y todo esto es sumamente importante, porque el sistema tiene que ser capaz de manejar ambas cosas. Los contenidos y los medios físicos tienen que controlarse y dirigirse a la vez en un sistema editorial, y en un mundo rápidamente tendente a la digitalización, a la publicación simultánea en diferentes medios, no podemos limitarnos a contemplar y manejar las publicaciones sólo en base a su realidad física. Es obligado que un sistema editorial pueda manejar los medios tradicionales al tiempo que da un tratamiento independiente a
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la información. Y todo tiene que estar estrechamente ligado. La publicación “en papel” ha de pasar a ser solamente una de las implementaciones del contenido, y debemos ir preparando los mecanismos para que el alma de las publicaciones, el contenido, pueda ser fácilmente llevado a otros medios. La clave de esto es el XML.
Por ello, en Q4 podemos asignar contenido XML a cualquier entidad editorial, e incluso inventar sobre la marcha nuevos tipos de entidades a las que asignar XML.
OFs y EIsQ4 fue diseñado para usarse con cualquier tipo de publicación. Esto planteó varias dificultades derivadas de la naturaleza de estas publicaciones. La consecuencia más directa fue que no podíamos admitir en nuestra arquitectura objetos fijos como “secciones”, “capítulos” o “artículos”. Así pues, en Q4 existen las publicaciones, las páginas y los contenidos, como únicos objetos reales, pero no existe ningún otro objeto hasta que el administrador lo da de alta y lo nombra.
Estos objetos (capítulos, secciones...) cumplen unas determinadas funciones dentro del sistema editorial (la más habitual es la de agrupar páginas, pero pueden tener otras), por ello se llaman objetos-función (OF), y los mencionamos aquí porque resulta que estos objetos pueden contener información XML. El caso más claro es el de un capítulo en una obra de narrativa.
Ahora bien, el mundo de las publicaciones es extraordinariamente complejo, y no podemos prever qué tipos de informaciones existen en este universo. Por ello inventamos para Q4 las entidades de información (en adelante EIs). Las EIs, como su nombre indica, son objetos pensados para tener un alma, la información, y una o varias representaciones físicas. No están limitadas a ser informaciones textuales o de una naturaleza específica, aunque innegablemente las de tipo textual son las primeras candidatas a ser implementadas, y el XML ha sido el medio perfecto para hacerlo.
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Así pues, el sistema permite dar de alta una entidad de información, otorgarle unas características (nombre, esquema XML, tipo...) y trabajar entonces en ellas. Al crear una EI, el sistema crea un XML en la base de datos. Este XML es editable desde las herramientas más usadas en los entornos editoriales, InDesign e Incopy, gracias a nuestros plugins; y también desde TXTool, la herramienta de edición de textos de Q4.
Crear OFs y EIsAunque no lo crea, si usted ha leído las páginas anteriores usted ya sabe crear un OF. En la página 19 se describe cómo crear un libro y sus partes. Pues bien, las partes son los OFs. Para que usted pueda crear un OF el administrador del sistema debe configurarlas primero, pero si al seleccionar una publicación usted ve alguna pestaña en el navegador, aparte de las de publicación y páginas, quiere decir que ese trabajo está hecho.
Una EI se da de alta en el sistema seleccionando una publicación o una de sus partes y utilizando el menú contextual “Nueva entidad de información”. Aparece un diálogo como el de la derecha.
Al crearse, la EI pertenece al objeto editorial seleccionado en el momento de la creación, y por extensión al resto de objetos editoriales superiores de la jerarquía. Por ejemplo, si se creó la EI en la página 3 del capítulo 6 de la parte contenido, del libro “Más allá del siglo XXI”, la EI pertenece a todos esos objetos. Gracias a esto podemos utilizar el sistema de consultas para localizar las EIs no sólo por su nombre, esquema o tipo, sino también por su pertenencia. Si nos hemos equivocado al crearla bajo un “padre” equivocado, siempre podremos darle otra familia, sencillamente usando la paleta de propiedades del sistema. También usando la paleta podremos cambiar el tipo, esquema o nombre de la EI.
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Anidamiento y órden de OFs y EIsPor lo explicado anteriormente, una publicación podría contener varios OFs y EIs. Un ejemplo podría ser una enciclopedia o un libro de leyes. Las unidades de información, los ladrillos en que se constituye el libro, son los artículos, por encima de ellos las secciones, y su orden y pertenencia son vitales. Por eso existe lo que llamamos secuencia de contenidos. Internamente, OFs y EIs del sistema poseen un número de órden absoluto con respecto a los demás. Para cambiar este orden, tenemos que hacer lo siguiente:
Ordenar la lista de OFs o EIs por el campo “secuencia de contenidos”1. Arrastrar los objetos a la posición deseada.2.
El anidamiento también es importante. El sistema anida el XML de OFs y EIs en forma de árbol, para construir un XML complejo a partir de muchos XML básicos. Pero para ello necesita tener esa estructura de árbol en alguna parte. Creando OFs y EIs en el sitio correcto le estamos diciendo al sistema cómo tiene que construir el XML completo de una publicación.
La piedra angular del cross-mediaMedia selva amazónica ha sucumbido bajo las impresoras y rotativas de los medios que hablan del cross-media todos los días. Ahora bien, una de las máximas del XML es que XML sólo debe albergar contenido, nunca formato. Esto adolece de la concepción idealista y científica de dicho formato, y ha sido malinterpretado por muchos fabricantes de sistemas, que sin saberlo han enfocado sus sistemas a un esquema muy cacareado: “un contenido, múltiples salidas”.
Esta relación 1 a n implica que el contenido puro será escrito o importado adecuadamente en un centro de información (seguramente le son familiares las siglas CMS, content management system) y formateado particularmente en la salida a papel, web, ebook, etc.Es por ello que la mayoría de sistemas no incorporan, cuando más, más que algunas instrucciones básicas
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(negrita, cursiva), y por si fuera poco agunos lo hacen haciendo un uso muy poco ortodoxo de los axiomas del XML. En otras palabras, se ciñen al estándar en el concepto de contenido puro pero se lo saltan en la implementación.
En este sentido, Q4 es un gestor de XML poco común.
En primer lugar se ciñe al estándar para albergar el formato. Usa solamente las instrucciones de 1. proceso, que son instrucciones destinadas a ser leídas y utilizadas por las diferentes aplicaciones que leen el XML. Es decir, en ninguna parte dice que el XML no deba incluir instrucciones, lo que dice es que no debemos encontrar cosas como <Bold> en los nodos.
En segundo lugar, el XML de Q4 contiene, en esas instrucciones de proceso, no solamente los 2. formatos básicos, sino todas las instrucciones tipográficas que es capaz de generar Adobe InDesign y QuarkXPress. Y eso es de vital importancia en el siguiente punto.
En efecto, en tercer lugar, y esto es la clave del cross-media, Q4 es capaz de mantener sincronizados los 3. textos de InDesign o InCopy con el XML en la base de datos, puesto que al incluir todas las instrucciones de formato de InDesign, que son cientos, dicho XML puede ser editado independientemente desde cualquier plataforma sin que al volver a InDesign, una de las principales salidas, se pierdan esos formatos. ¿Alguien se puede imaginar un sistema cross-media en que si editamos el contenido desde un editor de texto al volver a InDesign pierda los formatos locales, los espacios eme, el tracking de ajuste...? Claro que no, la alternativa que dan muchos CMS es que el flujo de trabajo sea unidireccional hasta un punto, y a partir de ahí se ramifique de forma independiente.
Pues bien, esto es un serio inconveniente para implantar el cross-media en las empresas editoriales, y es una de las causas de que hoy en día no se esté funcionando plenamente en ese modelo. Por ello, Q4 ha sido diseñado para que el XML sea realmente cross-media, y que no sólo pueda ser publicado en cualquier medio
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(incluido InDesign) sin modificar los flujos naturales de trabajo en las redacciones, sino para que ese XML pueda ser modificado con las herramientas naturales de trabajo del sector, sin necesidad de conocer XML.
Así pues, el etiquetado de Q4 es fundamental en la gestión XML y en el concepto cross-media.
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Fundamentos del etiquetadoEtiquetar significa poner etiquetas. ¿Que clase de etiquetas? Etiquetas que identifican un texto o cualquier otro elemento de un documento. Analicemos el texto siguiente:
1. La Constitución Artículo 1 1: España se constituye en un Estado social y democrático…
Una persona, al leer este texto, sabe separar perfectamente sus partes e identificar automáticamente cada una de ellas, a pesar, muy probablemente, de no ser consciente de ello. Una persona está estructurando la información, al tiempo que lee, como a la derecha:
Ley
Número de ley: 1
Identificador: 1
Apartado: 1
Texto: españa se constituye...
Título: La Constitución
Contenido
Artículo
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Pues bien, el etiquetado consiste en aplicar todo eso que tenemos enterrado en nuestro cerebro a los elementos de información que tenemos en un documento, por ejemplo, InDesign. La finalidad no es otra que “pegarle” a esos elementos no solamente la información de su identidad, sino la información de la estructura. Si el texto del final del árbol anterior fuera una persona, le estaríamos diciendo: eres el texto del apartado 1 del artículo 1 de la ley primera de la constitución española.
Hasta nuestros días, esta tarea de etiquetado no ha sido necesaria, al menos a gran escala, puesto que normalmente los contenidos de las publicaciones sólo residían en papel, o de forma transitoria en dispositivos electrónicos, y sólo como medio de almacenamiento. Pero la evolución de la tecnología nos llevó hacia la revolución de las comunicaciones, y lógicamente, de la misma forma que una lengua (o unas pocas) se han impuesto como interfaz de comunicación universal entre culturas muy diferentes, el formato XML se ha acabado imponiendo como plataforma de información universal entre los diferentes formatos, y muchas empresas almacenan sus contenidos en este formato.Por decirlo de otra forma, antes alguien veía un texto en negrita y cuerpo 20 y sabía que eso era un titular, pero las máquinas todavía no piensan, y la forma de que cualquier máquina sepa que ese texto es un titular no puede ser su tamaño o talla tipográfica.
Muchas personas lo primero que dicen en cuanto se aborda este tema es: ¿por qué no se hace un mapeo de estilos a etiquetas? La respuesta es: los estilos se crearon para el formato, se usan para el formato, y un mismo estilo se usa a veces para textos que son claramente cosas diferentes en el plano identitario. También ocurre que no siempre se usan estilos. Y finalmente, la taxonomía usada para los estilos no tiene por qué coincidir (de hecho muchas veces no coincide) con la estructura informativa de un documento.
Esquemas XMLLa estructura en árbol que hemos definido antes es totalmente arbitraria. Aunque responde a la lógica y es coherente, a cualquier podría habérsele ocurrido llamar “texto” a lo que nosotros hemos bautizado como
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“contenido”. En la mente de las dos personas está el mismo concepto, concedámonos que quizá “contenido” sea la más apropiada opción, pero se han usado palabras diferentes. Asimismo, alguien podría haber decidido que en vez de poner el número 1 como parte de un nodo llamado “identificador” podría haberse puesto directamente “Artículo 1” en el nodo superior.
Precisamente por ello, se ha intentado proponer, y se sigue intentando, una serie de estándares, una normalización, alrededor de las estructuras de información, partiendo de la base de que ciertos tipos de contenidos se caracterizan por su estructura fija. Esto es así, claramente, en el caso de los artículos periodísticos (mientras alguien no invente un nuevo tipo de información), pero es menos claro en la mayoría de casos. Existen algunos esquemas XML claramente orientados, como DocBook, para documentos técnicos acerca de hardware o software, pero cuesta encontrar otros esquemas estandarizados para otros tipos de contenidos. Por ello, nuestro sistema permite incorporar y usar cualquier esquema, ya sea un estándar o bien un esquema hecho a medida para nuestros contenidos. La naturaleza y composición del esquema utilizado ha de responder únicamente a los fines que se persiguen con la estructuración del contenido.
La paleta de etiquetadoVéase el manual de etiquetado.
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Exportar contenidosUna de las cosas más interesantes del etiquetado XML es la posibilidad de transformar esos contenidos en multitud de formatos electrónicos, desde RTF o HTML hasta epub o mobipocket. El sistema ha sido provisto de mecanismos potentes para realizar desde exportaciones individuales de contenidos hasta exportaciones de publicaciones enteras, a uno o varios formatos simultáneamente.Para exportar un objeto editorial a uno o varios formatos, debe seleccionarse éste en cualquiera de las ventanas del sistema, y escoger la opción “Exportar contenido”. Nos aparece el siguiente diálogo:
– Transformación La transformación que escojamos determinará el formato o formatos de salida y la carpeta donde aparecerá el (o los) fichero(s). Lógicamente, esta transformación debe ser programada de acuerdo con estos objetivos, e incorporada al sistema antes de que pueda escogerse en este diálogo.
– Información parental Hace referencia a los nodos superiores de información. Recordemos en este punto que el objeto que estamos escogiendo puede ser un simple capítulo de un libro, un artículo de una sección, de un ejemplar... Si exportamos el contenido sin información parental, y la transformación la necesita, faltará información en el documento exportado. Por ejemplo, si la transformación tuviera que producir una página WEB con el nombre de la publicación encima del contenido, no marcar esta casilla provocaría que ese nombre no apareciera. O incluso peor: podría producir un archivo ilegible si la transformación no se ha preparado teniendo esto en cuenta.
– Individual Al seleccionar un elemento en el sistema y escoger la opción de exportar, por defecto el sistema entiende que vamos a generar habitualmente un sólo fichero de salida a partir del objeto seleccionado. Sin embargo, si
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seleccionamos la opción “Individual” se va a exportar todo el objeto seleccionado (y también los objetos que cuelguen de el) en ficheros de salida individuales, correspondiendo cada fichero a un objeto función o a una entidad de información.
– Include children Incluye los hijos del objeto seleccionado. Esta opción aparece seleccionada por defecto cuando aparece el diálogo, ya que se sobreentiende que se suele desear exportar la información completa. Si se desea exportar sólo la información del elemento seleccionado, desactivarla.
– Agrupar por Por defecto, el objeto escogido al exportar es el que sale seleccionado en el combo del diálogo. Esto produce un fichero de salida en que el contenido está agrupado en una sola unidad, la del objeto seleccionado. Sin embargo, podemos escoger objetos inferiores en la jerarquía, y lo que obtendremos es un fichero de salida con el contenido desglosado, reagrupado, en torno a esos objetos. Por ejemplo, si seleccionamos un libro y escogemos “capítulo” como unidad de agrupación, tendremos un fichero de salida con los capítulos separados.
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Grupos de exportaciónCuando la exportación de contenidos se convierte en algo más ambicioso que la exportación de un objeto editorial, suele ser necesario encadenar varias exportaciones. Por ejemplo, tenemos una publicación periódica, o una colección editorial, de la que queremos conseguir habitualmente una versión HTML, una tabla de contenidos, un índice analítico, y dos formatos de ebook, además de los datos comerciales del libro en formato XML. Pues bien, el sistema permite preparar todas estas transformaciones, hacer un paquete con ellas, ponerle un nombre a ese “paquete” y utilizarlo cuando más nos convenga. De tal forma que sólo necesitamos seleccionar una publicación o un objeto y usar la opción “Grupo de exportaciones”. Nos aparece esto:
Sólo tenemos que escoger un grupo de exportaciones en el combo y todo sucederá de forma completamente automática.Las transformaciones y operaciones que se esconden tras cada grupo deben ser programadas en XSL y preparadas por los administradores del sistema, antes de poderse utilizar.
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