CITY OF MONCTON/VILLE DE MONCTON Request for Proposals/Demande de propositions

MONCTON PLAZA SCULPTURE/FOUNTAIN

FONTAINE-SCULPTURE POUR L’ESPLANADE DE LA PLACE MONCTON

CITY CONTRACT NO. W03U 05AL/CONTRAT

MUNICIPAL NO W03U 05AL

ADDENDUM NO. 1/ADDENDA NO 1

Please be advised that the Site/Supplementary Information Meeting that was scheduled for 12 noon on March 18 has been changed to 12 noon on March 20. Sachez que la réunion de visite du site et de présentation de renseignements supplémentaires prévue pour le 18 mars à midi aura plutôt lieu le 20 mars à midi.

CITY OF MONCTON

REQUEST FOR PROPOSALS DEMANDE DE PROPOSITIONS

MONCTON PLACE PLAZA SCULPTURE/FOUNTAIN

FONTAINE-SCULPTURE POUR L’ESPLANADE DE LA PLACE MONCTON

CITY CONTRACT NO. W03U 05AL

March, 2003

Moncton Place Plaza Sculpture/Fountain Request For Proposals

The Project The City of Moncton is seeking proposals for the creation and installation of a large-scale sculpture/fountain for the plaza in front of Moncton City Hall. The Goal The goal of this public art competition is to ensure that there is an expression of the community in front of the public facility, that reflects the spirit of the community, enhances the aesthetic ambiance of the public building, and attests to the city's commitment of its support and encouragement of the arts. Eligibility The competition is open to all amateur and professional visual artists, designers or teams thereof, who reside in the Province of New Brunswick. The Site The site for the sculpture/fountain is the grass berm area located in front of Moncton City Hall, Located at 655 Main Street. Water and electrical services are in place in this location, and specific information will be made available to any interested proponent(s). Project Budget The overall budget for the design and construction/production of the sculpture/fountain is $125,000 which includes the HST, and the proponent(s) commission fee. The Process This is a two-stage competition. A jury will review and select finalists from among the submissions received from all proponents. The jury will make a final selection based on the maquettes that are received from the finalists. Submission Requirements:

Stage One- All Proponents • The proponent(s)s contact information and biographical information, highlighting

comparable projects. • 12 - 15 slides/photographs labelled with the name, title, dimensions of the work, and

the orientation of the slide. • A detailed description of the concept of the work (including materials/scale/

dimensions etc.) • A detailed sketch of the proponent(s)'s design concept for the sculpture/fountain. • The names and contact information of two references. • The projected time frame for the completion of the work. • An estimated general budget for the project, outlining the proponent(s)'s commission

fees. • A declaration of any special considerations with respect to the submission.

Stage Two-Finalists Only: • A maquette of the design that captures the essence of the final piece. • A maintenance plan for the long term care of the work. • A complete detailed budget for the project, including installation/lighting. • A list of all of the artists/sub-contractors who may be involved in the execution of the

project. Selection Criteria A jury composed of city officials and experts in the visual arts will be assembled to review proposals on the basis of:

• Quality and degree of interaction with the community • Demonstrated experience • Creativity of approach • Accessibility to the general public • Relevance to the site • Consideration of the characteristics of the community • The project's lasting impact in the community • Maintenance and safety considerations. • The feasibility of the project.

Design Guidelines Proponent(s) are encouraged to experiment with different themes. Designs must be durable, vandal proof, technically feasible, and weather-resistant. Special considerations must be given with respect to maintenance, security, and safety issues. Design Requirements

• The integration of the piece into the aesthetics of the surrounding environment (ie its compatibility with the design and scale of the plaza and colonnade).

• Seasonal presence-The intent is to have a sculpture integrated into the fountain such that the sculpture has presence during winter, and both the sculpture, the fountain and its associated movement and sounds have presence during the warm season.

• The design may be representational or abstract. • The materials must be permanent and compatible with the materials of the

City Hall complex: stone (granite) is the preferred material. • There should be consideration as to the incorporation of a seating area. • Thought should be given regarding the effect of the wind on the water.

Remuneration The proponent(s) is/are asked to include their commission fee into their submitted budget for the work. The selected finalists will be requested to submit more detailed information with respect to the project, as well as a maquette of their work. These finalists will be paid an honorarium of $500 for the development of these materials, and may be interviewed to provide additional information. Timelines

12 noon March 20 Site meeting for all interested proponents 2:00 pm April 11 The deadline for the first stage (concept) submissions Late submissions will not be accepted.

April 16/17 The Jury will select the finalists. 12 noon May 30 The deadline for receiving the maquettes from the finalists.

June 6 The Jury to make its recommendation to Moncton City Council, A schedule and a contract will be developed with the successful proponent(s).

Confidentiality All information provided to, or created by the proponents(s) shall be considered confidential, until such time as a media advisory is released. Final Decision The Jury will make its recommendation to Moncton City Council for final decision. The Jury/City of Moncton reserves the right not to award a commission if there isn't a submission that it deems appropriate. In this event, the selected proponent will be paid $ 5,000 in lieu of the commission. Ownership The sculpture/fountain will become the property of, and be maintained by the City of Moncton. The successful proponent will be required to sign a Copyright Agreement with the City of Moncton. Site/ Supplementary Information Meeting A site meeting is scheduled for 12 noon, on March 20th, in the 1st floor boardroom of Moncton City Hall. Attendance is not mandatory, but is recommended. Some technical information support/assistance may be available through the City of Moncton's Engineering Department. Contact Information For additional information with respect to this call for proposals, please contact Mr. Ron Leblanc Director of Special Projects, City of Moncton Telephone: (506) 853-3435 Email: ron.leblanc@moncton.org **All proposals will be received and administered by the City of Moncton through the City Clerk's Office, 655 Main Street, Moncton, New Brunswick E1C 1E8.**

Fontaine-sculpture pour l’esplanade de la Place Moncton Demande de propositions

Le projet La Ville de Moncton sollicite les propositions pour la création et l’installation d’une fontaine-sculpture de grande taille pour l’esplanade à l’avant de l’hôtel de ville de Moncton. L’objectif L’objectif de ce concours public de sculpture est de trouver une œuvre artistique qui sera placée à l’avant de l’hôtel de ville, l’œuvre devant exprimer la communauté, refléter l’esprit de la communauté, améliorer l’ambiance esthétique du bâtiment public et témoigner de l’engagement de la Ville envers les arts. Admissibilité Le concours s’adresse à tous les artistes visuels amateurs et professionnels ainsi qu’à tous les concepteurs (individuels ou en groupe) qui résident dans la province du Nouveau-Brunswick. Le site La fontaine-sculpture sera installée dans le secteur où se trouve actuellement la butte de terre gazonnée à l’avant de l’hôtel de ville de Moncton, au 655, rue Main. Cet endroit est déjà muni des services d’eau et d’électricité nécessaires. Les détails à ce sujet seront fournis aux soumissionnaires intéressés. Budget du projet Le budget total pour la conception, la construction et la production de la fontaine-sculpture est de 125 000 $, y compris la TVH et la rétribution du ou des soumissionnaires. Le processus Le concours se compose de deux phases. Un jury examinera et choisira les finalistes parmi les soumissions reçues de tous les soumissionnaires. Le jury fera la sélection finale à partir des maquettes reçues des finalistes. Exigences relatives aux soumissions :

Première phase – Tous les soumissionnaires • Les coordonnées et renseignements biographiques des soumissionnaires, y compris

les détails concernant les projets semblables réalisés. • De 12 à 15 diapositives ou photographies accompagnées du nom, du titre et des

dimensions des œuvres. Il faut indiquer l’orientation des diapositives. • La description détaillée du concept de l’œuvre, y compris les matériaux, l’échelle, les

dimensions, etc. • Un croquis détaillé du concept de la fontaine-sculpture des soumissionnaires. • Le nom et les coordonnées de deux références. • Le délai prévu pour réaliser l’œuvre. • Le budget général estimatif pour le projet, y compris la rétribution du ou des

soumissionnaires. • La présentation de toute particularité relative à la soumission.

Deuxième phase – Finalistes seulement • Une maquette qui exprime l’essence de l’œuvre finale. • Un plan d’entretien à long terme de l’œuvre créée. • Un budget détaillé complet pour le projet, y compris les frais d’installation et

d’éclairage. • Une liste de tous les artistes et sous-traitants susceptibles de participer à l’exécution

du projet. Critères de sélection Un jury composé de représentants municipaux et de spécialistes des arts visuels sera constitué pour évaluer les propositions selon les critères suivants :

• Qualité et degré d’interaction avec la communauté • Expérience confirmée • Créativité • Accessibilité au grand public • Pertinence par rapport au site • Adaptation aux caractéristiques de la communauté • Incidence du projet à long terme sur la communauté • Facteurs d’entretien et de sécurité • Faisabilité du projet

Lignes directrices relatives à la conception La Ville encourage les soumissionnaires à exploiter les thèmes de leur choix. L’œuvre créée doit être durable, à l’épreuve du vandalisme, techniquement réalisable et à l’épreuve des intempéries. Les soumissionnaires doivent porter une attention spéciale aux questions liées à l’entretien, à la sécurité et à la sûreté. Exigences relatives à la conception

• L’intégration de l’œuvre à l’esthétique de l’environnement immédiat (c’est-à-dire sa compatibilité avec la conception et les dimensions de l’esplanade et de la colonnade).

• Présence saisonnière - L’objectif consiste à obtenir une œuvre qui intègre une sculpture et une fontaine de sorte que la sculpture puisse agrémenter les lieux pendant l’hiver, alors que l’été, les passants pourront apprécier à la fois la sculpture et la fontaine, y compris le mouvement et le bruit de l’eau.

• Le style peut être réaliste ou abstrait. • Les matériaux utilisés doivent être permanents et compatibles avec les matériaux du

complexe de l’hôtel de ville, la pierre (granit) étant le matériau préféré. • L’œuvre créée doit intégrer un espace qui permet de s’asseoir. • Il est important de tenir compte de l’effet du vent sur l’eau.

Rémunération Les soumissionnaires doivent inclure leur rétribution dans le budget présenté pour l’œuvre. Les finalistes sélectionnés devront présenter des renseignements plus détaillés sur leur projet ainsi qu’une maquette de leur œuvre. Les finalistes recevront une rétribution de 500 $ pour l’élaboration de ce matériel et pourront être convoqués en entrevue pour fournir de plus amples renseignements. Calendrier

Midi Le 20 mars Réunion avec les soumissionnaires intéressés. 14 h Le 11 avril Date limite des soumissions de la première phase (concept). Les soumissions en retard seront refusées.

Les 16 et 17 avril Le jury sélectionnera les finalistes. Midi Le 30 mai Date limite de réception des maquettes des finalistes.

Le 6 juin Le jury doit présenter sa recommandation au conseil municipal de Moncton. Un calendrier et un contrat seront élaborés avec le ou les soumissionnaires retenus.

Confidentialité Tous les renseignements fournis aux soumissionnaires ou créés par les soumissionnaires seront considérés comme confidentiels jusqu’au moment de la diffusion d’un avis aux médias. Décision finale Le jury présentera sa recommandation au conseil municipal de Moncton pour une décision finale. Le jury et la Ville de Moncton se réservent le droit de ne pas accorder de contrat s’ils estiment qu’aucune soumission n’est appropriée. Dans ce cas, le soumissionnaire sélectionné recevra 5000 $ au lieu de la rétribution précisée. Propriété La fontaine-sculpture deviendra la propriété de la Ville de Moncton qui sera responsable d’en assurer l’entretien. Le soumissionnaire retenu devra signer une entente relative aux droits d’auteur préparée par la Ville de Moncton. Réunion de visite du site et de renseignements supplémentaires Une réunion aura lieu à midi, le 20 mars dans la salle de réunion du 1er étage de l’hôtel de ville de Moncton. Il n’est pas obligatoire d’assister à la réunion. La Ville recommande toutefois d’y assister. Il est possible d’obtenir des renseignements techniques et de l’aide auprès du Service de l’ingénierie de la Ville de Moncton. Personne-ressource Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la présente demande de propositions, veuillez communiquer avec : Monsieur Ron Leblanc Directeur des projets spéciaux, Ville de Moncton Téléphone : (506) 853-3435 Courriel : ron.leblanc@moncton.org **Toutes les propositions seront reçues et administrées par la Ville de Moncton par le biais du Bureau de la greffière municipale, 655, rue Main, Moncton (Nouveau-Brunswick) E1C 1E8.**