CARTERA MANUAL DE USUARIO 2018 - Hospital Salazar de Villetahospitalsalazardevilleta.gov.co/phocadownload/intranet/sistemas_de... · Una vez ubicada la empresa presionaremos el botón

CARTERA

MANUAL DE USUARIO

2018

SISTEMAS CITISALUD SAS. ESTA PROTEGIDO POR LEYES Y TRATADOS INTERNACIONALES SOBRE DERECHOS DE AUTOR

Introducción

Cartera es un programa Multiusuario desarrollado en Visual Basic 6.0 para trabajar en ambientes Windows xp, 7 o 8 y utilizando bases de datos SQL SERVER a partir de 2008, entre otras.

Inicio modulo

Para poder acceder al módulo debe buscar el siguiente icono en el escritorio de su equipo de trabajo.

Generalidades del sistema

El módulo de cartera ha sido diseñado con el fin de manejar un registro detallado de las cuentas por cobrar de su empresa, ofreciendo una información precisa y veraz de cada una de ellas, agrupadas por terceros y edades, con un control histórico de los movimientos efectuados en su cuenta por cobrar hasta el final de su proceso.

Este control cuenta con todos los movimientos posibles como lo son: definición de glosas antes y durante la amortización de la cuenta de cobro, reenvío de glosas, amortización de cartera, contestación de glosas y abonos a facturas; opciones de administración como son: suma de recibos, devolución de facturas, fusión de empresas, edición de recibos de cartera y cambio de mes, los cuales permiten un fácil y completo manejo de su cartera.

Nuestro módulo cuenta con diferentes formularios que serán explicados en detalle a continuación:

Formulario de registro de usuarios

Este formulario permite al programa identificar al usuario y su respectivo perfil de trabajo, ya que el programa de Citisalud trabaja sistema de interfaces en línea. Se valida el mes y año del usuario para identificar este con respecto al usuario y a la vez con contabilidad, ya que este se puede encontrar en un mes cerrado contablemente por lo cual no podrá trabajar en este.

Todo usuario es creado a través del administrador del sistema a los cuales se asigna mes, año, código y perfil, el usuario creara su clave (Pass Word). Para poder ingresar al sistema y estar listo para trabajar en el módulo de cartera, se deben ingresar los datos en las cajas de texto y oprimir aceptar


Formulario principal

Esta ventana es el formulario principal en el cual usted encontrara los menús y sub-menús de trabajo dentro de la aplicación, estos se pueden desplegar con el puntero del Mouse y haciendo clic sobre una de las palabras del menú o a través de la combinación de las teclas ALT + la letra subrayada, todas las opciones de los sub-menú se encuentran vinculadas a una tecla de acceso rápido, similares a las utilizadas en las aplicaciones de Microsoft entre otras, para mayor funcionalidad de nuestra aplicación.

Módulo de cartera

Iniciado el modulo aparece el siguiente Menú de opciones:

Las opciones que se encuentran en este menú son:

Archivo Movimientos Reportes Opciones Acerca de

Submenú Archivo

En este sub menú encontraras las opciones que se visualizan en la gráfica como lo son configuración y salir.

En el menú ArchivoConfiguración nos visualiza el siguiente formulario se puede seleccionar una de las dos opciones que nos aparece a continuación:


Hacemos clic en el botón que dice aceptar para guardar la opción y damos clic en

la opción que dice salir para salir del formulario.

El menú ArchivoSalir, solamente es para salir por completo del módulo de cartera.

Submenú Movimientos

En este sub menú de movimientos encontraras las siguientes opciones:

Saldos iníciales

Al seleccionar esta opción de saldos iníciales es porque se utilizara para cargar factura por factura de un paciente que no esté en el sistema, se utiliza en el momento en que se implementa el módulo de cartera en la Ips, nos muestra el siguiente formulario:


Nota: Los recuadros de la parte derecha y de la parte superior es la información necesaria que se debe completar para realizar el cargue del saldo inicial. El recuadro anterior es la acción que decidimos tomar después de haber llenado el formulario correctamente.

Una ayuda frecuente para la mayoría de los módulos en caso de no saber la información, es colocar el cursor en cualquiera de los campos y presionar F1 con el fin de que nos arroje un formulario para buscar la información solicitada. Como ejemplo vamos a buscar un paciente en el formulario de saldos iníciales colocamos el cursor en paciente

damos F1 y nos arroja un formulario de ayuda que es el siguiente:

En el campo descripción ingresamos el signo % para buscar toda la información relacionada o % y un indicio y damos enter y nos trae la información y hacemos doble clic en el nombre necesitado, y nos trae el registro en el campo paciente.

De esta manera podemos llenar los el formulario de saldos iníciales.

Cuentas de cobro

Está ubicado en el menú movimientosCuentas de cobro, esta tiene a su vez un sub-menú dividido de la siguiente manera:


Elaborar Cta. y/o Aplicar Glosas Radicar Devolución de facturas

Con la nueva versión de Cartera algunos trámites que se solían realizar por el ejecutable pasan a manejarse vía Web, (explicación del cambio), uno de estos cambios corresponden a la sección del menú que vamos a explicar a continuación.

Elaborar Cta. y/o Aplicar Glosas

Para la versión Web se maneja la misma ruta mencionada anteriormente.

Para la sección Elaborar Cta. y/o Aplicar Glosas, es utilizada para agrupar las facturas generadas por el módulo de facturación.

Para generar la cuenta de cobro deberemos diligenciar los datos que se muestran en la siguiente imagen y están encerrados en un recuadro de color rojo.

1. Seleccionaremos el lugar del cual queremos traer información, de

la facturación realizada.

2. Seleccionaremos una o más vías de ingreso (traerá facturas

referentes a el tipo de ingreso seleccionado)

3. Buscaremos (F1) la empresa a la que le realizaremos la cuenta de

cobro, podremos buscar por código o nombre de la empresa.


Una vez ubicada la empresa presionaremos el botón . 4. Una vez seleccionada la empresa, el recuadro de contratos se no

habilitara y nos traerá información acerca de los contratos que posee la entidad con la empresa a quien le va a generar el documento. Seleccionaremos uno o más para la generación de la cuenta de cobro (los contratos seleccionados se marcaran de un color azul, de lo contrario quedaran en blanco).

5. Filtraremos una fecha inicial y final y presionaremos el botón hecho esto se traerá todas las facturas que cumplan con los criterios anteriores. De lo contrario nos mostrara el siguiente mensaje;

Cuando tengamos la información de las facturas traídas según los parámetros dados, podremos seleccionar a su vez facturas las cuales deseamos hacer parte de la cuenta de cobro. Para el ejemplo suministramos la siguiente información:

Las facturas seleccionadas para la cuenta de cobro se mostraran resaltadas de color azul. Ingresaremos un detalle a la factura y la guardaremos presionando el botón

en este punto nos mostrara lo siguiente.

Una vez seleccionada una de las opciones se generara un documento junto con el número de Cuenta de cobro, En caso de ser definitiva la cuenta de cobro estará lista para ser radicada.


Para poder modificar una cuenta de cobro seguimos la ruta en el menú de cartera Movimientos Cuentas de cobro elaborar Cta. y/o Aplicar Glosas estando en el

formulario presionamos el botón ; Y se nos habilitara la casilla N° Cta. Cobro buscaremos la empresa o el número de cuenta de cobro (F1)

Este formulario se despliega con la tecla F1, se selecciona la empresa o el rango de numero de cuentas de cobro y para realizar la búsqueda debe dar clic en alguna de las opciones que se encuentran encerradas en el rectángulo rojo, luego de encontrar el número de la cuenta dar clic en la flecha para seleccionar y automáticamente carga la cuenta de cobro.

Cuando se tengan habilitadas las facturas en el formulario se pueden hacer 5 acciones dentro del mismo:

Enviar a Excel: Sirve para exportar a Excel la cuenta de cobro. Imprimir Documento: Permite imprimir el documento. Adicionar más Facturas: Permite adicionar facturas a las cuentas

de cobro, si desea quitar una factura de la cuenta de cobro da clic encima de la factura para deseleccionarla.

Guardar: Guarda las modificaciones realizadas. Nueva cuenta: Limpia el formulario para realizar una cuenta de

cobro nueva.

Radicar

Es cuando se carga la fecha de cuando el cliente (Eps) ya sabe que debe el dinero, el cliente ya tiene la cuenta de cobro del grupo de facturas que le estamos pasando, la ruta a seguir para iniciar esta sub opción es:

Damos doble clic y nos muestra el formulario de Radicación de Cuentas de Cobro, existen dos opciones para buscar la cuenta de cobro, por empresa (si no lo recordamos podemos utilizar la ayuda F1) o por número de cuenta de cobro, cuando se tengan los datos diligenciados se da clic en buscar .


Para radicar las Cuentas de cobro existen dos formas la primera consiste en pararnos en el campo vacío de la columna Fecha Radicación seleccionar la fecha en la que se radico (esta opción sirve cuando se hace una a una) la otra forma es cuando se realiza en masa y todas las cuentas de cobro van con la misma fecha, para esto seleccionamos la Fecha de Radicación como señala el rectángulo y damos la tecla F4.

Para guardar la radicación se da clic en el botón guardar

Nos muestra el siguiente mensaje de que se actualizaron correctamente las fechas de radicación.

Para verificar la radicación de la cuenta de cobro se puede hacer por el menú en la ruta en ReportesEdades de Cartera.

El cual más adelante lo explicaremos más detallado.

Devolución de Facturas

Esta opción permite sacar facturas de una cuenta de cobro ya cerrada o radicada. Es utilizada cuando la factura relacionada tiene una glosa y la Ips la acepta como definitiva o por falta de soportes u otro motivo por el cual no se pueda enviar, De


esta forma no es necesario anular toda la cuenta de cobro para separar una factura, la ruta en donde se encuentra esta opción es ArchivoCuentas de cobroDevolución de Facturas.

Para iniciar el proceso de devolución de facturas hacemos doble clic en Devolución de Facturas o el acceso rápido Ctrl+Z, nos mostrara un formulario, en el cual debemos tener presente los parámetros que necesita el formulario para el proceso que son los campos de Buscar Empresa que es la (Eps) a la cual enviamos la factura en una cta. de cobro, Documento Factura es el documento equivalente que utilizan para facturar ( factura de venta, orden de servicio) una factura de venta o es orden de servicio, existen dos formas para buscar: por No. Factura si contamos con el número se ingresa en este campo si no se busca por No. Cta. cobro.

Si no se conoce el número se digita en esta casilla de lo contrario para habilitar la opción de ayuda con la tecla F1, se abrirá una ventana donde tiene la opción de buscar por Rango de documento (Si conoce los numero de cuenta se ingresan en este campo) si no sabe los números únicamente da clic en el círculo como indican las flechas para que la búsqueda se realice en Cuentas sin cerrar, cuentas cerradas o cuentas radicadas, Para seleccionar la cuenta de cobro se da clic en la flecha azul

Al dar clic en la cuenta de cobro se abrirá una ventana donde se relacionan todas las facturas que están asociadas a la cuenta, se puede seleccionar todas las facturas o las que necesite devolver como se muestra en la imagen y finalmente clic en el

botón .

Se cargara el formulario con las facturas seleccionadas.


Para seleccionar un motivo de devolución se da clic en buscar mostrará el siguiente mensaje:

Después de seleccionar Si o No, aparecerá una ventana donde seleccionaremos el motivo correspondiente a la devolución, seleccionamos y clic en aceptar.

Si se necesita cambiar el motivo de la devolución se da clic en buscar y aparecerá una ventana avisando que ya existe uno, damos si y realizamos del mismo proceso que se hizo anteriormente.

Después de tener diligenciado el formato con las facturas y los motivos correctos

damos clic en y saldrá un mensaje relacionando las facturas que se devolvieron.


La factura a la que se le hizo devolución no queda atada a ninguna cuenta de cobro por lo tanto si es necesario se puede realizar una nueva cuenta de cobro para la factura separada.

Para validar la devolución lo podemos hacer por varias formas, una es validando la ruta del menú Movimientos Cuenta de cobro Elaborar cta. y/o Aplicar Glosas nos debe dejar crear una cuenta de cobro, la otra opción es en Reportes Edades de Cartera visualizaremos la cuenta en el reporte pero no debe estar asociada la factura que realizamos la devolución.

Nota débito

Este formulario permite generar un mayor valor a la factura la ruta para ingresar a este submenú es Movimientos Notas Debito Este proceso se debe realizar en una factura con cuenta de cobro, si no tiene cuenta de cobro no estará asociada en el módulo de cartera.

Damos clic y nos muestra un formulario, es indispensable llenar el dato Numero Factura, que es a la factura que se le va aplicar la nota debito después de tener diligenciada la información damos enter y nos trae los datos que se relacionan con el número de factura como Paciente, Cuenta Cobro N°, Estado Cta. Cobro, Empresa, Contrato y los procedimientos que tiene asociada esa factura, el usuario visualiza el formulario con los datos incorporados así:

Para generar el incremento se debe adicionar un procedimiento, para adicionar nos paramos en cualquier campo de procedimientos y damos clic derecho.


Seleccionamos el mensaje de adicionar procedimiento y damos enter nos mostrara un formulario de ayuda para saber que procedimiento adicionamos, lo podemos buscar por:

Área: Que es de donde pertenece el procedimiento seleccionado. Código: El código del procedimiento. Descripción: De lo que trata el procedimiento.

Para buscar en cualquier campo colocamos el signo % y una descripción; en el ejemplo, %mil y damos enter, nos despliega una lista en la que podemos escoger el procedimiento.

Seleccionamos el procedimiento que vamos adicionar y damos doble clic, en algunos procedimientos indica que no tiene un centro de costos asociado y le damos aceptar

En otros procedimientos nos solicita el centro de costo que realizo el procedimiento y seleccionamos con doble clic la opción correcta.

Ya nos muestra el procedimiento que adicionamos que es el que está encerrado en rojo.

Después se le debe generar el incremento el cual se va a escribir manualmente en el campo de la columna incremento del procedimiento adicionado.


Debemos dejar un detalle para que nos deje guardar la nota débito.

Para guardar la nota debito se debe ingresar al menú Archivo Grabar damos clic y nos arroja un mensaje informativo el cual damos aceptar.

Después nos muestra la confirmación del registro que se creó con éxito.

Para corroborar la información podemos darle ingreso al menú Reportes Detalle de Facturas.

Amortización

Seleccionando esta opción nos arroja a un submenú:

Amortización de Cartera

En esta opción lo que se hace es identificar los pagos de facturas que nos están realizando, los clientes (EPS) con base en lo que nos han pagado y lo que nos deben, (debemos tener en cuenta que se debió haber generado el proceso en el menú del módulo de tesorería en el menú Movimientos Facturación Recibos de Cartera que es el ingreso al sistema del pago que realizo el cliente para llevar un presupuesto y para realizar el cruce con la cuentas de cobro).

En el momento de ingresar en la ruta MovimientosAmortización Amortización de Cartera nos encontraremos con el formulario Cartera.


El primer paso es buscar la empresa a la cual se le realizara la aplicación de pagos, al seleccionar la empresa aparece una ventana preguntando qué forma va a utilizar para aplicarlo.

Amortización por archivo plano:

Esta opción sirve para aplicar los pagos de forma masiva, se crea un archivo .txt donde este el código de documento, el número de la factura y valor amortizar como muestra el ejemplo:

En esta opción se habilita en la parte de inferior los recibos de cartera pendientes para aplicar el pago, se selecciona el que utilizaremos dando clic encima, luego en la

casilla importar se da clic en el botón para cargar el archivo .txt; después de que el archivo haya cargado se da clic en el botón señalado en la siguiente imagen.


Cuando se termina de cargar el archivo el valida que los datos correspondan, y que no existan inconsistencias entre el archivo y las facturas a amortizar.

Si se requiere validar las inconsistencias detalladamente se da clic en el botón

Enviar a Excel. Si los datos corresponden aparecen las siguientes ventanas.

Si el archivo ya se ha utilizado anteriormente aparece el siguiente mensaje.

Al darle NO, el proceso se cancelara mostrándonos un mensaje de validación.

Amortización por cuenta de cobro:

Esta opción permite dos formas de aplicar los pagos, la primera es seleccionando el recibo y la cuenta de cobro a la que se va realizar el pago, y dar clic en la pestaña relación facturas.


Nota: Se pueden asociar varias cuentas de cobro a un recibo, más no varios recibos a una cuenta de cobro, se si desea unir varios recibos debe ser por la opción (SUMA DE RECIBOS que se explicara en detalle mas adelante)

Se da clic en la pestaña relación facturas y se aplica el pago a las facturas que se deseen dando clic sobre la factura o se puede colocar el valor manual en la columna Vr aplicado.

Cuando el saldo aparece en cero, saldrá un mensaje para que rectifique si se puede aplicar el pago.

La segunda forma es seleccionando únicamente el recibo de cartera y en la pestaña relación facturas ingresar una a una las facturas a las cuales se le aplicara el pago,

en el campo No. Factura se ingresa el número y se da el clic en botón buscar Si se desea eliminar alguna de las facturas antes de guardar, presionaremos el botón

y finalmente clic en guardar .


Para validar la transacción o el documento de amortización nos podemos dirigir a la opción del módulo de cartera menú Opciones Consultar Documentos.

Amortización por factura

Esta opción es similar a la Amortización por archivo plano con la salvedad de que en este no generaremos ningún archivo de texto (.txt), para su validación, sino que cargaremos manualmente factura a factura a amortizar sin importar la cuenta de cobro relacionada a estas, es decir las facturas cargadas por esta opción pueden tener un número de cuenta de cobro distinto entre sí, aunque las facturas deben ser de la misma empresa quien nos genera el pago.

Ingresaremos el nombre de la empresa a la que deseamos amortizar facturas, y seleccionaremos la opción “Por factura”, se cargaran los recibos de cartera (Pagos realizados por la empresa), seleccionaremos el recibo a amortizar y nos dirigiremos a la pestaña “Relación facturas” marcada de color rojo en la siguiente imagen.

Nos ubicaremos en la sección “No. factura” marcada de color azul en la imagen anterior, y buscaremos las facturas que deseamos asociar al pago realizado, se debe tener claro el número de las facturas a relacionar ya que no se cuenta con el botón de ayuda en esta parte del formulario.


En caso de que la factura consultada bien sea no esté relacionada a la empresa, no tenga una cuenta de cobro asociada y/o no esta creada, nos mostrara el siguiente mensaje de error.

Una vez relacionada las facturas el formulario deberá verse similar a la imagen mostrada a continuación

Si deseamos guardar la amortización realizada, presionaremos el botón y nos mostrara el siguiente mensaje de confirmación.

Para validar la transacción o el documento de amortización nos podemos dirigir a la opción del módulo de cartera menú Opciones Consultar Documentos.

Amortiza Cápita

Para ingresar a esta opción seguimos la ruta del módulo de cartera MovimientosAmortizaciónAmortiza Capitación.


Al activar esta opción vemos el siguiente formulario, la información que se carga en la parte superior es de las cuentas de cobro que ya se ha visto el proceso anteriormente, para ´poder hacer el procesos de la cuenta de cobro se debe generar la factura de cápita por el módulo de facturación.

La parte de recibos de cartera se realiza en el módulo de tesorería, que es el pago de la Eps a la institución, y el detalle de factura es la factura de cápita, se ingresa el valor amortizar y damos guardar.

Aplicación de Glosas.

Para encontrar este formulario deberemos acceder al ejecutable es su versión web y acceder en la siguiente ruta MovimientosGlosasAplicación de Glosas.

El siguiente es el formulario general para la aplicación de glosas


1. Seleccionar el tipo de documento al que se le aplicara la glosa, de la

lista de desplegable. 2. Digitar el número de factura, en caso de no existir nos mostrara un

mensaje, de caso contrario cargara todo lo relacionado en la factura buscada.

3. En este se cargaran los datos correspondientes a la factura buscada con anterioridad.

4. Podremos buscar un servicio en específico de la factura, esta resaltara de color verde los procedimientos que cumplan con la palabra clave asignada.

5. Aquí podremos aplicar dos casos en específico: 5.1 El primero el que esta resaltado en la anterior imagen del

punto 5 nos dará las opciones de realizar la glosa para toda la factura en general. Antes de realizar cualquier acción en totalidad nos mostrara un mensaje donde se confirme la acción.

1. Digitaremos el valor que aplicaremos a la glosa. 2. Seleccionaremos la fecha donde se realiza la glosa 3. Motivo de esta 4. Seleccionaremos un de los ítems de la lista que cumplan

el motivo de la glosa, estos debieron ser configurados con anterioridad. Una vez realizado lo anterior y verificar la información daremos aceptar y los servicios de la factura se


resaltaran de un color amarillo en caso de ser parcial de lo contario se resaltara de un color rosa si es definitiva .

5.2 En caso de que la glosa a aplicar se quiera realizar para alguno servicios en específico, seleccionaremos dicho servicio nos dirigiremos al final del formulario y no habilitara la siguiente sección

1. Seleccionaremos si la glosa es parcial o definitiva. 2. Cantidad: Este junto al punto 3 se traerán de manera

automatice según el servicio seleccionado, aunque los mismos podrán ser modificados de ser necesario.

3. Vr Unitario Glosa: Cumple la misma función que el punto anterior.

4. Fecha en la que se realiza la glosa. 5. Observación: Breve descripción del porqué de la glosa 6. Motivo: De la lista desplegable seleccionaremos el

motivo de la glosa estos debieron ser configurados con anterioridad. Una vez realizada esta última acción el servicio seleccionado con anterioridad se resaltara de un color azul si es parcial de lo contrario de color rosa de ser definitiva. Esta acción la podremos realizar las veces que queramos con los servicios presentados en la factura.

Para guardar la glosa nos dirigimos al botón Guardar y lo seleccionaremos.

Otros botones que encontraremos en este son:

Tips: Esta nos mostrara la siguiente ventana.

Guardara los datos suministrados con anterioridad.

Limpiar: Limpiara el formulario en su totalidad.

Contestación Glosas

La glosa a la que se va a generar contestación debe estar en la respectiva cuenta de cobro radicada, ingresamos a la ruta MovimientosRespuesta a GlosasContestación Glosas


Una vez seleccionada la opción no redirigirá automáticamente a la versión web donde seguiremos la ruta MovimientosGlosasContestación de Glosas.

Estando en esta ruta nos abre un formulario el cual es indispensable saber cuál es el número de factura que tiene la glosa para poder ingresar a la información el número en el campo No. Factura damos la tecla Enter. La contestación de glosas permite dos estados, en proceso y conciliada.

En proceso: Cuando la glosa está en proceso de conciliación y aun no tienen respuesta definitiva (el motivo que se incluya en las Contestaciones con este estado son de carácter informativo).

Conciliada: Cuando la glosa esta conciliada es porque se llegó a un acuerdo entre las partes, el motivo que se asocie a este estado Se tomará como definitiva creando los respectivos documentos contables si son necesarios como es el caso de las notas crédito, Dependiendo del motivo que se le dé a la respuesta.

Para seleccionar el motivo de respuesta se da clic sobre la glosa y desplegara un formulario donde se deben ingresar los datos de la respuesta y finalizar dando clic en aceptar.

O si se desea dar la misma respuesta a todas las glosas siempre y cuando los motivos sean 996 - 997 - 999 se da clic en la opción

Automáticamente me coloca el código del motivo y la observación en todos los procedimientos que tengan la glosa, es importante siempre colocar el número y la fecha de objeción ya que sin esto no nos permite guardar.


Finalmente clic en el botón guardar

Cuando se contenta la glosa como conciliada y debe crear nota crédito muestra el mensaje:

Nos sale los mismos mensajes que anteriormente vimos, para consultar el documento lo visualizamos en el menú de cartera OpcionesConsultar Documento y escogemos el documento a consultar y damos buscar hay nos sale el registro buscado.

Consulta / Impresión

Por esta opción se puede observar una glosa contestada

Una vez seleccionada la opción no redirigirá automáticamente a la versión web donde seguiremos la ruta MovimientosGlosasConsulta/Impresión.

Damos doble clic y abrirá un formulario:


Seleccionaremos un rango de fechas para la búsqueda. Buscaremos la empresa a la que queremos consultar, presionando

F1 y buscándola en la barra de ayuda. Por ultimo seleccionaremos uno de los filtros mostrados “Por No

de Objeción” o “Por documento de Contestación”. Realizado esto nos traerá información en el campo Respuestas de

lo contrario nos mostrara un mensaje informativo de que le empresa no tiene contestaciones relacionadas.

El siguiente es un ejemplo de cómo debería verse la consulta con registros

Hacemos doble clic en algún registro para consultar el documento y enviarlo a imprimir si es necesario.

Fusión de Empresas

Esta opción permite trasladar recibos de una empresa a otra por que una empresa este asumiendo la cartera de otra o porque en el momento del ingreso se haya realizado a la empresa equivocada.

Para abrir este formulario se encuentra la opción MovimientosFusión de Empresas

Se da clic y nos carga el formulario de Fusión de Empresas en el cual debemos seleccionar:

Lugar: que es la Ips (Recuadro Rojo). Empresa Origen: es la Eps que tiene el recibo (Recuadro Azul). Empresa el Destino: a la que se le traslada el recibo (Recuadro

Naranja). Descripción: la observación o detalle del cambio. (Recuadro Verde).


Si vamos a pasar algún recibo específico simplemente seleccionamos el recibo y nos va a totalizar el valor del traslado.

Si el traslado que se va a generar de un recibo no es el total sino un valor diferente, lo digitamos manual, trasladándonos al campo valor aplica en la parte de los documentos.

Para guardar vamos a la opción del menú del formulario ArchivoGrabar.

Me deja el formulario en blanco y en la parte de arriba me muestra el número del documento


Aplicación Giros Directos.

Para este ítem es necesario ingresar por la ruta MovimientosAplicación Giros Directos,

Antes de hacer la aplicación de un giro directo debemos tener configurado dos procesos uno en el módulo de administrador y el otro en el módulo de tesorería.

En el módulo de administración por la opción del menú Tablas AdministrativasTipos de Empresa en el formulario que se abre se debe crear dos tipos de empresa la Giros Directos y Giros Directo Recobro Fosyga.

Para cuando es Giros Directos se debe:

Asociar la cuenta contable para entidad pública correspondiente al auxiliar de la subcuenta 140981, este auxiliar se pone desde la columna Cta. por Cobrar hasta la de amortización, también la columna Cta. CxC Radica.

Confirmar el, con el área de presupuesto en que rubros registrarían esa información cuando hace la consignación el tercero encargado del convenio.

En la columna Tipo Capitación se debe poner el indicador 4.

Para cuando es Giros Directos Recobros Fosyga se debe:

Asociar la cuenta contable para entidad pública correspondiente al auxiliar de la subcuenta 140982, este auxiliar se pone desde la columna Cta. por Cobrar hasta la de amortización, también la columna Cta. CxC Radica.

Confirmar el con el área de presupuesto en que rubros registrarían esa información cuando hace la consignación el tercero encargado del convenio.

En la columna Tipo Capitación se debe poner el indicador 4.

Para cuando es consignaciones sin identificar se debe parametrizar la columna Tipo Capitación con el indicador 5.

Después no dirigimos al menú de ContrataciónContratos, Se debe buscar la empresa correspondiente al cliente, y crear un contrato llamado giros directos y giros directos recobro fosyga, aquí terminamos el procedimiento en el módulo de administrador.

En el módulo de tesorería se debe crear un recibo de cartera el cual en el campo empresa se asocia al cliente y en el tipo de empresa se asocia giros directos, se debe digitar el nit que realiza la consignación, terminar la digitación del recibo de cartera y damos guardar.

Para iniciar en el módulo de cartera hacemos clic en la ruta MovimientosAplicación Giros Directos, nos aparecerá el siguiente formulario el cual llenamos el lugar (Recuadro rojo), digitaremos el nit del tercero correspondiente al tercero que realiza las consignaciones en el campo Nit de origen (Recuadro Azul), se cargan los recibos de caja con saldo correspondientes a giros directos (recuadro negro).


Se digita el código de la empresa o se busca por (F1) en empresa de destino y se selecciona el combo de tipo de empresa al que se realizara el giro.

Seleccionamos los recibos dándole doble clic y cambiara de color verde o digitamos el valor a pasar si no es el total del giro, el total del traslado debe ser la suma de las casillas Valor Aplica.

Damos grabar el documento.

Nos genera el último documento guardado .

Se puede consultar la fusión de cartera por OpcionesConsultar Documentos y buscamos fusión de empresas.


Después de estas fusiones nos encontramos disponibles para la empresa en el formulario de Amortización de Cartera y/o Amortiza Capitación.

Suma de Recibos

Como su nombre lo indica este ítem se genera para unificar el costo en un solo recibo de una misma empresa, la ruta a seguir es MovimientosSuma de Recibos

Nos abrirá un formulario, el parámetro que se debe colocar es el de la empresa, y nos mostrara en la malla los recibos que tenga saldo.

Para seleccionar los recibos a sumar se deben seleccionar y se deben colocar de color naranja.

Se le debe adicionar un recibo al que se le va hacer la suma con clic derecho y se colocara el campo verde.


Le damos aceptar , podemos visualizar la suma en amortización porque se encontrara el recibo al que sumamos que el valor de todos los recibos seleccionados para hacer la amortización. También podemos anular la suma hecha anteriormente en la opción Anular suma digitamos el número de recibo al cual se le hizo la suma y damos buscar y después anular y nos mostrara el mensaje de que la suma fue anulada correctamente.

Podemos consultar los recibos con suma de saldos, por la opción Consultar y nos mostrara las empresas y podemos desplegar la información por recibos.

Por ultimo tenemos la opción de salir de formulario

Editar Recibos

Esta opción permite modificar un recibo de cartera al cual no se le hayan cargado los descuentos pertinentes, el valor cargado al banco no puede ser modificado lo único que permite es cargar descuentos o quitar si fuera el caso, Si el recibo editado fue generado en el mismo mes y año del usuario, se modificara el documento original de lo contrario el programa genera un ajuste contable al documento, para abrir el formulario está en el menú MovimientosEditar Recibos.


Nos mostrara un formulario con el fin de editar el detalle de la factura que necesitemos adicionar alguna descripción, es necesario colocar el código de la empresa en el campo Empresa si no lo sabemos lo buscamos en la barra desplegable del formulario.

Buscamos el documento a editar con F1 o si lo sabemos lo digitamos.

Nos muestra la descripción de pago, la forma en que se pagó y el valor de la factura, en la malla de descuentos se podrán agregar o quitar descuentos estos conceptos se pueden digitar sobre la malla o utilizar la ayuda con la tecla F1 para buscar el concepto de descuento que se requiere, en la columna valor se debe digitar el valor por cada uno de los conceptos cargados.


Se podría adicionar información en las pestañas de Formas de Pago y Detalle Contable como descripción también en la malla. Damos archivo grabar y quedan los cambios guardados.

Submenú Reportes

En este sub menú encontraras las opciones que se visualizan en la gráfica como:

Reportes Generales

La ruta en donde se ubica este ítem es ReportesReportes Generales el programa genera los informes reglamentarios pero otorga al administrador del sistema esta opción, a través de la cual se pueden generar otros informes requeridos por la empresa, estos informes solicitaran en cajas de texto los parámetros específicos por cada informe en particular Ej.: Año, mes o fechas de inicio y fin del informe.

Del listado de reportes que se observa en la siguiente imagen se debe seleccionar el reporte específico a generar, esto se puede hacer con doble clic izquierdo o enter.


El reporte cargara el formulario de parámetros que constara de unas cajas de texto por cuantos parámetros requiera el reporte se deben digitar todos los parámetros

luego damos clic en aceptar.

En el formulario posterior se cargara la presentación preliminar para ser revisada.

Podemos cambiar de reporte sin necesidad de salirnos del sistema.


Se puede imprimir o enviar a Excel, en los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda del formulario.

Detalle Factura

Este formulario detalla el estado de una factura registrada en el sistema, desde su creación hasta el saldo final de la misma, el formulario cargara incluso aquellos documentos que no se cargan a cartera como son las facturas de particulares y ordenes de servicio. Lo encontraras en la ruta ReportesDetalle Factura.

Seleccionado nos redirigirá a la versión web, el formulario se ve de la siguiente manera:

Explicaremos alguna de la secciones del formulario y cómo manejarlo de manera correcta

En la parte principal del formulario se compone de lo siguiente:

1. Fecha de corte: Se selecciona y por defecto se trae automáticamente la fecha en la que se realiza el formulario.


2. Código de Factura: Seleccionamos el tipo de documento de la lista desplegable, por defecto se trae en primera instancia Factura de Venta.

3. No. Factura: Digitaremos el número de factura que deseamos visualizar.

4. Estado Factura: Estado en la que se encuentra la factura en el momento en que se visualiza.

5. Limpiar: Presionando este botón limpiara el formulario.

Esta sección se habilitara y se podrá visualizar una vez ingresemos la factura y la busquemos, explicaremos el uso de cada una de las secciones:

1. Factura: Este nos traerá el valor de la factura en su totalidad. 2. Radicación: Este se divide en Radicado y sin Radicar el cual trae los

valores respectivos para cada uno. 3. Recibos: Este contiene la siguiente lista:

Nos traerá el valor por amortizaciones realizados a la factura por los siguientes conceptos: Definitivo Provisional Reversión

4. Notas: Traerá los valores realizados por conceptos de Notas Crédito y/o Notas Debito.

5. Glosas: Este contiene la siguiente línea:

Las glosas se dividen en lo siguiente: Inicial: Saldo por el cual se realiza la glosa. No Aceptado: Valor no aceptado de la glosa una vez contestada. Aceptada: Valor aceptado de la glosa una vez contestada En Proceso: Valor de la glosa que a un no ha sido contestada.

6. Saldo: Este será el valor real de la factura el cual se trae de la siguiente forma (Radicado - Sin Radicar + Definitivo + Provisional – Reversión + No aceptado – En proceso) este será el saldo que en cualquiera de los caso debería tener un valor en 0 o en positivo. En caso contrario que este sea negativo deberá revisarse.

La siguiente es la explicación de cada una de las pestañas que se muestran en esta sección:


: En esta pestaña se traerá el procedimiento, Motivos de glosa y la observación de la misma, en caso de que la factura no presente datos mostrara los campos en blanco.

: Nos traerá toda la información correspondiente a las notas débitos y/o créditos que tenga la factura.

: Mostrara toda la información correspondiente a los pagos realizados a la factura.

: Mostrara toda la información correspondiente a devoluciones realizadas a la factura.

: Mostrara las glosas que han sido aceptadas o no aceptadas por parte de la institución.

: Mostrara un documento correspondiente a cada una de las pestañas anteriormente señaladas.

Facturas sin cuentas de cobro

En este formulario podemos sacar un reporte de que facturas no sabe el cliente que debe porque no están asociadas a cuenta de cobro, nos situamos en la ruta ReportesFacturas sin cuenta de cobro damos clic.

Nos abre un formulario en el cual podemos dar unos parámetros como el rango de

fecha que va el reporte o una fecha de corte si lo necesitamos por empresa o total, si lo necesitamos en forma general o detallado y damos cargar .

En forma general (Recuadro rojo) solo se presentara el número de facturas pendientes (Recuadro Azul) por empresa y su valor total (Recuadro naranja).


En forma detallada se presentan el número de factura y la empresa (Recuadros negros), documento del paciente (Recuadro azul), fecha de la factura (Recuadro rojo) y valor por factura (Recuadro verde), valor total de facturas y cantidad de facturas (Recuadros Amarillos).

Edades de Cartera

Este formulario nos permite tener la información del estado y valor de mis cuentas por cobrar, el programa detalla las facturas que presenten notas crédito con un signo (–) en la parte izquierda del formulario factura a factura y con un signo (+) a aquellas facturas que tengan abonos, los reenvíos de glosa están identificados con un signo para su mejor identificación. Para abrir el formulario nos vamos al menú de ReportesEdades de Cartera.

En este momento Citisalud maneja dos tipos de versiones para este tipo de reporte la versión en visual 6 y la versión web.

Versión Visual 6

Damos doble clic y nos desplegaría un formulario en el cual podemos escoger si es por empresa (Eps) o si es tipo de empresa (Pos, Soat, Arl…), si escogemos por empresa debemos agruparle el tipo de contrato o

seleccionar todos y damos cargar nos muestra un informe el cual se visualiza

el código y nro. De cuenta en un (Recuadro Rojo), fecha en la que fue radicada la cta. de cobro (Recuadro azul), días de mora (Recuadro verde) este reporte es de opción general.


Se puede escoger de otros modos como la opción detallado en esta nos va a mostrar el número de factura (Recuadro azul) y la fecha de la factura (Recuadro Rojo).

Esta la opción detallado paciente incluye el nombre del hospital en donde se atendió el paciente (Recuadros rojos) y el nombre del paciente (Flecha azul).


Versión Web

1. Traerá datos referentes al el hospital y el usuario quien ingreso al

módulo. 2. Seleccionaremos el tipo, dependiendo de cual sea seleccionado el

reporte cambiara de información. 3. Seleccionamos de la lista desplegable. 4. Seleccionamos el contrato de la lista desplegable. 5. Seleccionaremos una de las opciones encerradas en el recuadro, cada

una de estas trae el reporte con información diferente. 6. Seleccionaremos la fecha en que se genera el reporte.

Los tipos de reportes que se pueden generar son 5, los cuales son: Cuadro 2193, Detallado, Detallado pacientes, General y Resumido. Los cuales explicaremos con mayor claridad a continuación.


Detallado

1. Mostrará el nombre de la empresa a la cual se le genera el reporte. 2. Mostrará el número de cuenta asociado a las facturas. 3. Traerá todos los números de facturas asociadas a las cuentas de cobro. 4. Todas las cuentas de cobro tendrán este campo el cual contiene, los días

totales que tiene la factura y el día en que esta fue radicada. 5. Mostrará la fecha en que la factura fue creada. 6. Dependiendo el total de días que tenga la cuenta de cobro, esta traerá

información correspondiente a l campo que cubra estas características, esta información es el valor a la fecha de la factura.

7. Mostrará el valor total de cada factura asociada a la cuenta de cobro. 8. Si la factura tiene glosas parciales, traerá la información a la fila

correspondiente. 9. Si la factura tiene abonos, traerá la información a la fila correspondiente. 10. Mostrará el valor actual de la factura. 11. Mostrará el valor actual de la factura.


Detallado Paciente

1. Mostrará el contrato que tenga facturas pendientes de pago. 2. Mostrará la empresa a la que se le está generando el reporte. 3. Esta columna contendrá las facturas pendientes de pago. 4. Esta columna contendrá la fecha de la creación de la factura. 5. Esta columna contendrá el nombre del paciente al que se le asocia la

factura. 6. Esta columna contendrá el valor actual de la factura. 7. Si fue creada una nota crédito para la factura, esta columna contendrá el

valor de la misma. 8. Si la factura tiene un abono asociado, esta columna contendrá el valor del

mismo. 9. Dependiendo de la cantidad de días que tenga la factura esta será asociada

a una de las columnas mostradas, traerá la información del valor de esta. 10. Si tiene glosas, esta columna traerá la información del valor de esta. 11. Esta columna contendrá el valor neto de la factura, a la fecha donde se

consulta. 12. Mostrará la página actual y la cantidad de páginas generadas para el

reporte.

Cuadro 2193

Este se generara por todos los contratos que tenga creados la clínica con otras entidades, es decir las empresas se repetirá según los contratos creados para esta.


1. Esta columna contendrá las empresas asociadas al tipo de contrato. 2. Dependiendo de la cantidad de días que tenga la factura esta será asociada

a la columna correspondiente a esta. 3. Esta columna contendrá el saldo total de la facturación radicada a la fecha. 4. Esta columna contendrá el saldo total pendiente por radicar a la fecha. 5. Esta columna contendrá el saldo total de la facturación sin cuentas de

cobro. 6. Si la empresa tiene glosas en su facturación, esta columna traerá el saldo de

estas. 7. Esta columna contendrá el valor neto por empresa. 8. Mostrará el nombre del contrato que estamos visualizando. 9. Mostrará por todas la columna anteriormente mencionadas, el valor total

que tiene el contrato al momento de consultar el reporte.

Resumido


Este formulario maneja la misma información que el 2193, con algunas pequeñas modificaciones en algunas columnas, pero maneja en su mayoría la misma estructura explicada en dicho reporte.

General

Este formulario maneja la misma información que el 2193, con algunas pequeñas modificaciones en algunas columnas, pero maneja en su mayoría la misma estructura explicada en dicho reporte.

Submenú Opciones

En este sub menú encontraras las opciones que se visualizan en la gráfica como:

Consultar Documentos

Este formulario nos permite consultar los documentos generados por la aplicación con el fin de verificar o anular aquellos que presentaron algún error de digitación.

Para abrir este formulario seguimos la ruta Opciones Consultar Documentos cargara un documento, nos pedirá un rango de fecha y que seleccionemos el tipo de documento a validar.


Si sabemos el número de documento lo digitamos en No documento o simplemente

le damos buscar y nos mostrara en la malla los documentos del tipo de selección que estén dentro de la fecha que seleccionamos.

Teniendo esta información nos paramos encima de un documento y damos clic derecho y nos mostrara unas opciones el cual podemos escoger.

Vista previa: Nos mostrara el documento en pantalla. Anular cuenta: Anula el documento y lo coloca de color gris. Anular: toma el nombre de la opción escogida, y es para anular el

documento en caso de alguna equivocación al momento de realizar el proceso, después de anular un documento nos muestra un mensaje de la anulación, simplemente damos aceptar.

Cambio de mes

Esta opción permite registrar un usuario en el mes siguiente o el mes anterior si este no se encuentra cerrado en contabilidad, este formulario tiene dos botones de opción anterior y siguiente para registrar en el mes que desee el usuario. Para ingresar a este formulario se debe ingresar por OpcionesCambio de mes.


Al darle clic nos muestra el siguiente formulario, el cual nos indica el usuario en que mes está registrado y si queremos que pase al mes siguiente o al mes anterior, o el botón de salir.

Cuando hacemos el cambio de mes nos muestra el siguiente mensaje, damos aceptar.

Submenú Acerca de

Cuando ingresamos a esta opción despliega la opción Acerca de Cartera

Al hacer clic en esta opción de menú arroja una ventana informativa.

Documents

CARTERA MANUAL DE USUARIO 2018 - Hospital Salazar de Villetahospitalsalazardevilleta.gov.co/phocadownload/intranet/sistemas_de... · Una vez ubicada la empresa presionaremos el botón