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CAPÌTULO IV PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA QUE CONTRIBUYA A LA EFICIENCIA DE LA CADENA DE SUMINISTROS DE MATERIA PRIMA EN LAS EMPRESAS INDUSTRIALES DE MAQUILA DE ROPA UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE SANTA TECLA. 1. GENERALIDADES
En la búsqueda de la competitividad se han desarrollado distintas corrientes o enfoques
en la administración de empresas. En los últimos años se ha visto en nuestro país una
creciente atención intelectual, académica y empresarial en torno a los procesos
logísticos; argumentando principalmente problemas de coordinación y confianza entre
proveedores y clientes, un bajo nivel de intercambio de información en tiempo real, el
poco o bajo uso de tecnologías, argumentos a favor de tercerización de servicios, la
importancia de la trazabilidad, las nuevas y crecientes reglamentaciones ejercidas por
la apertura de nuevos mercados, por eso se convierte en ventaja competitiva la gestión
de la cadena de suministro de materia prima para las empresas maquiladoras de ropa,
porque asegura la sinergia entre todos los actores.
Con miras a mejorar la eficiencia en las empresas de maquila de ropa, se propone un
programa de mejora continua para la administración de la cadena de suministros de
materia prima.
La puesta en práctica de esta propuesta logrará la eficiencia en la cadena de suministro
de materia prima puede generar una ventaja en la eficiencia en el campo real, que de
hecho involucra actividades cotidianas propias de las empresas investigadas.
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2. OBJETIVO DE LA PROPUESTA
2.1 Objetivo General
Proponer un programa de mejora continua que contribuya a la eficiencia en la cadena
de suministro de materia prima en las empresas de maquila de ropa del Municipio de
Santa Tecla.
2.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS
a. Brindar un programa que permita minimizar los costos totales de transportación,
almacenamiento.
b. Facilitar la administración del flujo de materiales a las empresas de maquila de
ropa través de la cadena de suministro.
c. Proporcionar un programa de Mejora continúa para el abastecimiento de materia
prima en la cadena de suministros.
3. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA
En el comercio nacional e internacional cada segundo se producen millones de veloces
transacciones comerciales a través de las líneas telefónicas, las redes informáticas y
los equipos inalámbricos. Estos datos desencadenan el movimiento de mercancías y
fondos que conecta a compradores y vendedores, así como a todos los intermediarios
que hacen posible las operaciones comerciales de cada empresa.
Es así como toma importancia la cadena de suministros, cuya propuesta básica se
centra en la integración de procesos como elemento primordial para lograr la eficiencia
de las operaciones organizacionales.
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4. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
La maquila de ropa tiene una gran importancia en la economía del país. Es uno de los
sectores que ha contribuido al crecimiento del PIB y a la generación de divisas.
También genera empleos directos e indirectos. Es por esta razón, que el mejoramiento
continuo de procesos organizacionales, la disminución paulatina de inventarios y del
desperdicio, o el rediseño radical de procesos que contribuyan a la rentabilidad de las
empresas lo cual ha contribuido a hacer más eficiente las diferentes operaciones
empresariales y por lo tanto también han fortalecido tanto el comercio nacional como el
internacional.
Es necesario destacar la definición de una cadena de suministros y lo que esta
involucra. “Una cadena de suministro representa una sociedad de negocios autónomos
los cuales colaboran juntos en la solución de problemas comunes de optimización de
operaciones. Con la colaboración y esfuerzo colectivo, estos negocios alcanzan el
progreso de cada uno de sus miembros como en los restantes integrantes del grupo”.
Es importante visualizar que la integración de procesos y la confianza al intercambiar
información es vital para el funcionamiento eficiente de estos procesos, aunado al
apoyo concedido por el recurso humano y tecnológico, otorgaran a las organizaciones
involucradas magníficos beneficios globales. Algunos elementos que caracterizan este
enfoque de gestión a continuación: Integración de procesos tanto de proveedores,
fabricantes, mayoristas, distribuidores, y detallistas; como un todo económico global.
Fluidez de la información en línea a través de toda la cadena, sin temor o desconfianza
para compartirla a fin agilizar y ahorrar costos en las diferentes operaciones
empresariales.
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5. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA A fin de contribuir con la eficiencia de la cadena de suministros y compartir la
información oportunamente, es imprescindible la implementación de sistemas de
información homogéneos en todos los niveles o eslabones involucrados. Entendiéndose
como eslabón toda aquella organización involucrada en un mismo sistema, fabricación,
mayoreo, distribución y colocación final del producto. Un Programa adecuado sería una
herramienta indispensable para cumplir con este propósito.
Con las pautas anteriores, la internacionalización de la cadena de suministros sería
posible ya que el negocio estaría sincronizado, con la capacidad de responder
oportunamente a las exigencias cada vez más cambiantes del mercado.
Beneficios de la propuesta
a. Económicos: El sector maquila del país continúa siendo parte importante del
crecimiento del país por la contribución al PIB y los avances tecnológicos que las
empresas de maquila extranjeras traen al país.
b. Sociales: De acuerdo al estudio realizado si las empresas maquileras de ropa
tienen procesos eficientes, pueden entregar productos de calidad a sus
compradores lo que contribuye a mantener con empleo a una buena parte de la
población y con posibilidad de aumentar el empleo, situación que contribuye a
mantener un nivel de vida adecuado a la población.
c. A las empresas: El desequilibrio en el abastecimiento de materia prima en las
empresas de maquila de ropa, produce costos logísticos mayores, altera las
condiciones del espacio y reduce la competitividad del territorio. De esta manera,
la cadena de suministro surge para mitigar los efectos negativos de la nueva
economía.
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Examinando detalladamente la cadena de suministros se puede visualizar que
contribuye a mejorar los procesos de la empresa, ya que se conforman básicamente de
dos principales procesos integrados: La Planificación de la Producción y Control de
Inventarios que describe el diseño y administración del proceso global de fabricación,
incluyendo la programación y adquisición de materia prima, diseño y programación del
proceso de fabricación, diseño y control de la gestión de materiales.
Estos procesos interactúan unos con otros a fin de hacer eficientes los procesos que
contribuirán a mejorar la rentabilidad a las empresas.
6. DELIMITACIÒN DEL ALCANCE DE LA PROPUESTA Para el desarrollo de esta propuesta se analizaron los diferentes métodos de mejora
continua entre los cuales podemos mencionar Ishikawa, Poka Yoke, Justo a tiempo y
Ciclo de Deming.
A través del analices realizado a los métodos antes mencionados se optó por la
aplicación del método de Ciclo de Deming, que cumple con los pasos del marco
conceptual los cuales desarrollarán en la presente propuesta:
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7. ESQUEMA DE LA PROPUESTA DE PROGRAMA MEJORA CONTINUA DE LA CADENA DE SUMINISTRO
Programa de Mejora Continúa
Primera Fase Planeación
Proveedores, Producción Autorización de Plan
Retroalimentación Suministros, Almacén,
Producciòn
Segunda Fase Hacer
Departamento Suministros Proveedores autorizados
Tercera Fase Verificación
Almacén, Control de Calidad e Indicadores de Desempeño
Cuarta Fase Acciones
Preve3ntivas y Correctivas
Quinta Fase Plan de implementación
Retroalimentación a Proveedores.
Encargado Suministros Contacto a proveedores
Obtención de cotizaciones Elaboración orden
Seguimiento a la orden
Compartir resultado de indicadores
o de acciones correctivas
Encargado de Almacén Recepción de orden Control de Calidad
Seguimiento oportunidades de Mejora
Investigación y Selección de Proveedores
Autorización
Objetivos y Políticas y Acciones de La Cadena de
Suministros
Mejora Continua
CONTR I BUC I ON A L A EF I C I EN C I A
Capacitaciones
Internet
Equipo de oficina
Fuente: Equipo de Tesis
Indicadores Entregas a tiempo
Entregas completas Cumplimiento de Política de
Inventarios
Ejecución de las acciones Cambio de proveedor
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8. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA. 8.1 PRIMERA FASE: PLANEACIÓN
Paso 1 Proveedores, Producción y Autorización del Plan
En esta fase se propone la planeación del programa de mejora continua para el
abastecimiento de materia prima para las empresas maquiladoras de ropa con el objeto
de identificar y seleccionar proveedores a nivel nacional e internacional de tal forma de
proveer la materia prima (tela, hilos, botones) en los tiempos idóneos al Departamento de
Producción.
Esta selección de proveedores es realizada por el encargado de suministros del
Departamento de Suministros de cada una de las empresas maquiladoras en estudio y
autorizada por la alta gerencia.
Paso 2 Planeación
Este paso es esencial para el desarrollo de la propuesta del programa de mejora
continua debido a que se establecerán objetivos y políticas de compra. Estos
determinarán los lineamientos específicos a seguir por parte del Encargado de
Suministros, para realizar una adecuada selección de proveedores potenciales
nacionales e internacionales, que permita el eficiente abastecimiento de materia prima
requeridos por el departamento de producción. Para este efecto ambos el encargado de
suministros y encargado de producción deben determinar entre otras cosas:
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a. Ciclo Productivo Comprende las siguientes fases:
Procesado: Acá es donde se da la transformación de materia prima a
producto terminado optimizando el uso de mano de obra, maquinarias,
herramientas y energía.
Inspección: Verificación de cumplimiento de calidad de las prendas
terminadas.
Transporte: Para el traslado del producto terminado al almacén.
Almacén: Ubicación del producto terminado en la bodega.
b. Capacidad Instalada
El gerente de producción debe conocer el volumen de producción máximo que
tiene la planta para producir, de tal forma de tener la certeza de cumplir con los
requerimientos de la demanda de los clientes y o analizar la necesidad de
aumentar la capacidad para tal fin.
c. Ciclo Económico de Producción (CEP)
El objeto del Ciclo Económico de Producción dentro de la propuesta del Programa
de Mejora Continua es conocer con certeza la cantidad óptima de materia prima que
los proveedores deben suministrar a las empresas de maquila para cubrir las
necesidades del departamento de producción.
Por lo tanto el gerente de producción deberá conocer como se determina la
cantidad óptima de suministro y se conoce como OEQ (Order Economic Quantity) o
LOC lote óptimo de suministro (compra).
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Fórmula EOQ El gerente de producción deberá calcular el EOQ así:
LOC = √ (2demanda actual * costo por pedido
Costo de mantenimiento)1/2
Para conocer él número de pedidos a realizar debe utilizar la siguiente formula:
Pedidos= La demanda
Número de lote óptimo
PASO 3 EL PUNTO DE REORDEN
El gerente de producción deberá conocer con certeza el nivel de existencia mínimo
de un producto de materia prima que indique la necesidad de realizar un nuevo
suministro de esta al proveedor de tal manera que la producción no se vea afectada
negativamente por falta de materia prima.
El punto de reorden definido en la política de suministros debe ser analizado por el
encargado de suministros en conjunto con el encargado de producción para su
aprobación. Además es responsabilidad del encargado de producción y el
encargado del almacén el control y administración correcta de los inventarios.
Las empresas de maquila deben mantener un inventario óptimo para soportar las
necesidades del departamento de producción, y para ello debe definir un punto de
reorden que estará en función del consumo de materia prima que el departamento
de producción demande.
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a. Stock de Seguridad
Es de vital importancia que la alta gerencia del sector en estudio apruebe mantener
un óptimo stock de seguridad que permita la continuidad del proceso productivo, lo
anterior si la alta gerencia determina brindar un nivel de servicio que este por arriba
del 95% de entregas por cada orden, así será el nivel de Stock de Seguridad que se
debe mantener almacenado, esto implicará costos de almacenamiento y de manejo
los cuales debe asumir la empresa de maquila.
b. Necesidad de insumo
El encargado de producción debe hacer los requerimientos de materia prima a los
proveedores de acuerdo a la necesidad del departamento de producción, a
continuación se detallan:
a. Hilo
b. Botones
c. Remaches
d. Zipper
c. Mano de Obra: El gerente de producción es el responsable de contar con el
Recurso Humano capacitado para optimizar el proceso productivo. d. Maquinaria: También el gerente de producción es el responsable de re obtener la
maquinaria correcta de acuerdo a las necesidades de producción y mantenerla en
perfectas condiciones, realizar los mantenimientos correspondientes y las
reparaciones necesarias para evitar quiebres en el proceso productivo.
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Paso 4 OBJETIVOS Y POLÌTICAS DE SUMINISTROS
a. Objetivo General
Desarrollar los lineamientos específicos a seguir para la realización de los
compromisos de suministro de materia prima con los proveedores autorizados por
la alta gerencia de la empresa de maquila de ropa, planteadas en la fase I de la
propuesta.
b. Objetivos Específicos
1. Aplicar las mejoras o cursos de acción que contribuyan con la eficiencia del
programa de mejora continúa de la cadena de suministros.
2. Lograr que los diferentes integrantes de la cadena de suministros apliquen los
procedimientos definidos y puedan aprovechar los beneficios del programa.
3. Facilitar el suministro de materia prima por medio del programa de mejora
continúa de la cadena de suministros.
Paso 5 POLÌTICA DE SUMINISTROS
Los lineamientos que soportarán el suministro de materia prima deben ser conocidos,
entendidos y cumplidos por el encargado de suministros.
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A. Política
• La responsabilidad de adquirir la materia prima se confía al Departamento de
suministros, único autorizado para comprometer a la compañía con un proveedor.
• Es responsabilidad del Departamento de Producción llenar la forma. De
requisición de materia prima y enviarla al encargado de suministros del
Departamento de Suministros.
• El Departamento de suministros deberá obtener al menos tres cotizaciones,
escritas de diferente proveedor, para seleccionar al proveedor que cumpla con los
criterios que la empresa ha establecido en la selección de los mismos.
• Asegurar que los proveedores respeten íntegramente las condiciones definidas en
la cotización con las cuales se han comprometido.
• Analizar la disponibilidad existente de materia prima almacenada en bodega de la
empresa de maquiladora antes de adquirir un compromiso de suministro con un
proveedor para evitar excesos de inventarios y obsolescencia.
Paso 6 ACCIONES DE LA CADENA DE SUMINISTRO El encargado de suministro deberá seguir las siguientes acciones definidas para tener un
panorama completo del mercado de proveedores, debe seguir estas acciones por cada
necesidad de abastecimiento de materia prima, de tal manera de elegir al proveedor que
ofrezca las mejores ventajas del mercado.
1. Evaluar múltiples ofertas para seleccionar al mejor proveedor del requerimiento de
materia prima del departamento de producción.
2. Considerar factores internos y externos, la distancia y accesibilidad del proveedor,
la disponibilidad financiera de la empresa y la necesidad de materia prima en el
momento preciso.
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3. Incumplimiento por parte del proveedor de los términos y condiciones pactados, se
rechazara el producto, se cambiara de proveedor o se penalizará con 5% sobre el
costo de la compra. 4. Mantener una base de datos de proveedores en la cual se pueda consultar y
obtener la información pertinente de cada uno de los proveedores, datos
ordenados, confiables, históricos y estadísticos.
Paso 7 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE IMPORTACIÓN DE MATERIA PRIMA
El propósito de este paso es que el responsable de suministros conozca los diferentes
términos, condiciones y uso de los INCOTERMS y los pueda aplicar al realizar los
acuerdos de suministro de materia prima con los proveedores internacionales.
El conocimiento correcto por parte del encargado de suministros le permitirá identificar la
conveniencia en la negociación con los proveedores de materia prima y definir el alcance
del contrato de compra con proveedores internacionales evitando problemas derivados
de las diferentes interpretaciones que se puedan dar de acuerdo al tipo de países
involucrados y reducir al máximo la incertidumbre con las legislaciones, usos.
A continuación se detalla los principales INCOTERMS que el encargado de suministros
deberá conocer y que son de uso frecuente en las maquilas:
Precio FOB: Significa Franco a Bordo.
Precio FOB es el precio de un bien exportado en el punto de salida del país exportador,
cargado en la nave o sobre otros medios de transporte que lo llevarían al país
importador.
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Precio CIF: Sigla correspondiente a las expresiones en ingles de costo (cost), seguro
(insurance) y flete (freight).
La abreviatura va seguida del nombre del puerto de destino y el precio incluye la
mercadería puesta en puerto de destino con flete pagado y seguro cubierto.
DDU: Delivery Duty Unpaid
• El vendedor ha cumplido su obligación de entregar la mercancía cuando ha sido
puesta a disposición del comprador en el lugar convenido del país de importación.
• El vendedor ha de asumir todos los gastos y riesgos relacionados con llevar la
mercancía hasta aquel lugar, así como los gastos y riesgos de llevar a cabo las
formalidades aduaneras.
• El comprador ha de pagar cualesquiera gastos adicionales y soportar los riesgos
en caso de no poder despachar la mercancía en aduana para su importación a su
debido tiempo.
• Si las partes desean que el vendedor lleve a cabo los trámites aduaneros y
soporte los gastos y riesgos resultantes, esto ha de ser claramente expresado,
añadiendo las palabras pertinentes.
Obligaciones del encargado de suministros
El encargado de suministros tiene por obligación contactar a los proveedores de materia
prima, negociando los términos y condiciones bajo los cuales acordará el suministro de la
materia prima, definiendo el tipo de INCOTERMS que más sea conveniente para la
empresa.
Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de compraventa con el proveedor.
Garantizar las condiciones comerciales acordadas y la aplicación de los
INCOTERMS al momento de la firma del contrato. El comprador deberá realizar el reclamo a la compañía de transporte por daños en
la mercancía ocasionados en el transito y remitir una copia del mismo al
proveedor.
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El encargado de suministros es el responsable del cumplimiento de la normativa
legal y administrativa referente a importación, transporte, almacenamiento y
utilización de la mercancía. Es responsabilidad del encargado de suministros reclamar formalmente al
proveedor por los defectos de la mercancía identificados al momento de la
recepción por escrito designando con exactitud la cantidad, clase y magnitud de
los defectos.
Obligaciones del Proveedor
Parte importante para las empresas maquiladoras de ropa es contar con proveedores
que sean confiables y que cumplan con los acuerdos previamente acordados con el
responsable del abastecimiento de materia prima. Los proveedores deben mantener
comunicación constante con la empresa de tal manera que puedan juntos identificar
oportunidades de optimizar los costos, mejorar la relación comercial, la calidad de la
materia prima, identificar nuevas oportunidades de desarrollo y nuevas opciones para un
mejor desempeño para ambas compañías.
• Suministrar la mercancía y la factura comercial de conformidad con el contrato de
venta y obtener cualquier licencia de exportación u otras autorizaciones oficiales
precisas para llevar a cabo todos los trámites aduaneros para la exportación de la
mercancía.
• Tiene que contratar el transporte de la mercancía por una ruta usual y si no se ha
acordado ningún punto o si éste no viene determinado por la práctica, el vendedor
puede escoger el punto del lugar de destino que mejor le convenga.
• Tiene que poner la mercancía a disposición del comprador en la fecha o dentro del
plazo estipulado, así como asumir todos los riesgos de pérdida o daño de la
mercancía hasta el momento en que haya sido entregada al comprador, pagando
todos los gastos relacionados con la mercancía hasta dicho momento.
• Asume el gasto de los trámites aduaneros necesarios para la exportación.
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• Dar al comprador aviso suficiente del despacho de la mercancía, así como
cualquier otra información necesaria para que el comprador pueda adoptar las
medidas que normalmente hagan falta para permitirle retirar la mercancía.
• Tiene que facilitar la orden de entrega y/o el documento de transporte que pueda
necesitar el comprador para tomar posesión de la mercancía, así como pagar los
gastos de las operaciones de verificación necesarios para poder entregar la
mercancía y proporcionar a sus expensas el embalaje requerido para la entrega
de la mercancía.
Paso 8 MEDIOS DE TRANSPORTE PARA EL ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMA:
El encargado de suministros deberá tener presente la mejor opción del medio de
transporte a contratar para el traslado del suministro de materia prima, evaluando los
costos asociados de cada medio de transporte, dependiendo del origen de la materia
prima los cuales pueden ser nacionales o internacionales.
Debe tener en cuenta el valor del producto y el coste del transporte, la localización
geográfica, la obsolescencia del producto, para una adecuada selección del medio de
transporte.
Tipos y medios de transportes.
Existen diferentes medios de transporte que puede seleccionar el encargado de
suministros: Terrestre, aéreo, marítimo.
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1) Terrestre
El encargado de suministros debe seleccionar el medio que le sea conveniente para la
transportación de la materia prima, el transporte terrestre lo puede seleccionar cuando
sus proveedores estén ubicados dentro del territorio nacional o del área centroamericana
2) Transporte aéreo
Seleccionar este medio de transporte por parte del encargado de suministros como
última opción debido a que los costos de este medio son los más altos, sin embargo es el
medio más rápido y es una opción en los casos en que la materia se requiera disponible
con emergencia ya sea por la moda o por el cumplimiento de producción para cubrir los
compromisos de entrega a los clientes del producto terminado
4) Transporte marítimo
El encargado de suministros deberá seleccionar este medio siempre que el origen de la
materia sea fuera del área centroamericana o de otro de otro continente y por sus costos
que son los más bajos y por los volúmenes de compras que sean requeridas por
producción, sin embargo el tiempo de transito es más largo.
Paso 9 INVESTIGACIÒN Y SELECCIÒN DE PROVEEDORES El Encargado de suministros de la empresa maquiladora debe identificar a través de La
Asociación de Industriales de El Salvador (ASI) e Internet a proveedores potenciales a
nivel nacional e internacional de telas, hilos, botones, remaches, zipers, que son insumos
requeridos por el Departamento de Producción.
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La información que se obtenga se debe analizar detenidamente por la alta gerencia de la
empresa, de tal manera de asegurar una relación comercial con los proveedores
basados en confianza y orientados a obtener beneficios mutuos.
Los pasos a seguir en la investigación y selección del mejor proveedor se detalla a
continuación:
• Elaboración de lista de proveedores potenciales para el abastecimiento de
materia prima.
• Seleccionar a los potenciales proveedores de materia prima de tela, hilos y
botones.
• Contactar a los potenciales proveedores y plantearles las necesidades de compra
de materia prima
• Definir acuerdos comerciales entre la empresa y el proveedor basados en el
cumplimiento de tiempos de entrega, precios, calidad, capacidad de respuesta.
INFORMACIÒN DE LOS PROVEEDORES
Mantener información actualizada de los proveedores es clave para que el programa de
mejora continua sea funcional, esto ayudara a la empresa a identificar las oportunidades
en el mercado y conseguir precios competitivos y mejor calidad de materia prima. La
información a recopilar esta relacionada con:
1. Capacidad de producción:
• Obtener información de la capacidad real de producción del proveedor, a
fin de confiar el abastecimiento de materia prima al proveedor idóneo.
2. Cartera de clientes
• Conocer los principales clientes del proveedor, con el objeto de corroborar
el nivel servicio que suministrado.
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3. Ubicación geográfica
• Importante tener esta identificación con el objeto de determinar los tiempos
de transito correctos para el abastecimiento de materia prima.
4. Estados financieros
• Conocer la solvencia financiera del proveedor, a fin de confiar la relación
comercial entre ambas empresas.
5. Experiencia
• Conocer el tiempo de estar en el mercado, para tener la certeza de
establecer relación comercial sólida.
Con esta información el encargado de suministros podrá evaluar las fortalezas y
debilidades de cada uno de ellos, y en base al análisis de esta información seleccionar a
los que cumplan con los criterios por la empresa y que fueron definidos en el desarrollo
de los Objetivos y las Política de suministros.
Paso 10 Criterios de evaluación para proveedores
En la matriz siguiente se detallan los criterios que se utilizan por las empresas
maquiladoras para la evaluación de los proveedores:
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Criterios de Evaluación de Proveedores Cuadro No. 1
Calidad
Tiempos de
entregas
Crédito
Entregas
Completas
Precio
Óptimas
Condiciones
Sin daños
Sin averías.
Cumplimento
de tiempos
pactados.
Otorgamiento de
crédito a 60 días.
Cumplimiento
de la orden en
100%, en cajas
y unidad de
empaque
Respeto al
precio
pactado.
Financiamiento Otorgamiento
de un precio
menor si la
compra es a
escala
Fuente: Equipo de Tesis
Paso 11 AUTORIZACIÒN DE PROVEEDORES
Posteriormente a la selección de los potenciales proveedores realizada por el encargado
de suministros, presenta a la alta gerencia la lista para la elección y autorización con los
cuales mantendrá relaciones comerciales la empresa.
La alta gerencia debe realizar juntas con los potenciales proveedores para obtener de
primera mano información importante y en base a esta información tomar la desiciòn de
elección con los cuales podrá adquirir compromisos comerciales el responsable de
suministro de la empresa.
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Paso 12 POLÍTICA PARA LA CREACIÓN DE BASE DE DATOS
Importante que existan lineamientos a seguir para la creación de la base de datos de tal
manera de elegir al proveedor que mejor oferte, el encargado de suministros debe
mantener actualizada, a continuación se detallan:
a. La base de datos debe contener los datos actualizados. La base de datos se debe
actualizar constantemente, de preferencia mensualmente.
b. Adicionar a proveedores nuevos potenciales a la base de datos, para contactarles
en caso de ser necesario para el suministro de materia prima.
c. Mantener un registro ordenado y clasificado para facilitar cualquier consulta.
d. Realizar depuración de base de datos y documentación de los proveedores de tal
manera de administrar la base de manera óptima
Paso 13 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES Esta base de datos debe contener toda la información relevante e importante de cada
uno de los proveedores autorizados, de tal manera que al momento de consultar esta
base sirva para tomar la mejor decisión de suministro de materia prima al proveedor que
mejor ofrezca precios, calidad y fiabilidad. (Ver formato No. 1 Ficha de Proveedor).
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Ficha de proveedor Formulario No. 1
Fuente: Equipo de Tesis.
El encargado de suministros será el responsable de crear la base de los proveedores
realizando las siguientes actividades:
a. Archivar y guardar toda la información que se reciba de los proveedores
cotizaciones, presupuestos y ofertas.
b. Informarse de nuevos proveedores en revistas, directorios telefónicos, Internet y
gremiales.
c. Elaborar archivos históricos que contengan precios, tipos de productos,
cantidades y fechas de suministro a cada proveedor.
EMPRESAS MAQUILADORAS Ficha de Proveedor
Nombre del Proveedor: ________________________________________ Código del Proveedor: ________________________________________ Dirección: __________________________________________________ Teléfono: ___________________________________________________ E-mail: ___________________________________________________ Contacto: ___________________________________________________ Materiales que suministra: _________________________________________ _________________________________________ Condiciones que ofrece: _______________________________________ Otros Productos que puede ofrecer: ___________________________ Frecuencias de compras
Fecha Producto Cantidad Precio Comentarios ____________ __________ Elaborado Revisado
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d. Consultar archivo de proveedores siempre que haya necesidad de suministro de
materia prima que le permita seleccionar la mejor opción en cuanto a precio de
mercado y obtener los mejores acuerdos comerciales.
e. Clasificar o formar grupos de proveedores con las mismas características, para
una mejor comparabilidad0, y una más pronta ubicación.
Paso 14 PRODUCCIÓN
El gerente de producción es el responsable de conocer la capacidad instalada, mantener
en óptimas condiciones la maquinaria, contratar al personal idóneo tanto operativo como
administrativo y garantizar la eficiencia en la producción. También debe determinar el
gerente de producción los requerimientos de materia prima en base al consumo mensual
de los siguientes insumos:
1. Telas
2. Hilos
3. Botones
4. Remaches
5. Elástico
6. Zipers.
A través del siguiente formato se solicitarán al Departamento de suministro los
requerimientos de materias primas:
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Formulario No. 2
Requisición para solicitar materiales
Fuente: Equipo de Tesis
En el siguiente formato (Ver formulario No. 2) se registrara los consumos diarios de
materia prima utilizado para producción de producto terminado, de tal manera que se
pueda conozca el consumo mensual de cada una de los materiales utilizados y con
certeza poder realizar las estimaciones de consumo de materia prima para el proceso
productivo.
Departamento: Fecha:
CÓDIGO CANTIDAD
Solicitante
Empresa Maquiladora
PRODUCTO
Aprobado por
NO. 001
REQUISICIÓN DE MATERIALES
A USARSE
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CUADRO ESTADÍSTICO DE CONSUMOS DE MATERIA PRIMA Formulario No. 3
Fuente: Equipo de Tesis
Lo anterior con el objeto de garantizar la producción y así lograr tener la base para una
eficiente cadena de suministro.
Paso 15 AUTORIZACIÓN DE PLAN
La gerencia general es la responsable de la aprobación de los proveedores potenciales
elegidos para el abastecimiento de la materia prima, así como también definir y aprobar
los objetivos, procedimientos y políticas de suministros.
El gerente del departamento de suministro le presentará el listado de proveedores
seleccionados con el análisis por cada uno de los criterios definidos de evaluación por la
empresa. Este análisis facilitará la autorización del plan a la gerencia general.
PRODUCTO: CÓDIGO: PROVEEDOR: DEPTO. :
ENTRADA SALIDA SALDO ENTRADA SALIDA SALDO
EMPRESAS MAQUILADORAS HOJA DE CARDEX
FECHA No. DOCUMENTO CANTIDADES VALORES
PRECIO UN
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9. SEGUNDA FASE HACER - DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO, PROVEEDORES, AUTORIZACIÒN.
En esta fase del programa de mejora continua para el abastecimiento de materia prima
se propone la conformación de una estructura que soporte el departamento de
suministros, el cual puede estar conformado por un gerente de suministros, un
encargado de suministros y una secretaria, dependiendo del tamaño de la empresa de
maquiladora.
El Encargado de suministro será el responsable de hacer lo planificado en la fase I,
asegurando el cumplimiento de La Política de Suministro. .
Debe tener comunicación directa y constante con los proveedores autorizados,
procurando así mantener una relación transparente y confiable de tal manera que los
requerimientos de materia prima sean cubiertos en tiempo y calidad. Para ello debe
cumplir los siguientes requisitos:
a. Establecer relaciones comerciales confiables con los proveedores
b. Asegurar precios competitivos en las negociaciones de suministros
c. Claridad en las negociaciones en los términos y condiciones con los proveedores
d. Cumplimiento de la Política de suministros
Paso 1 DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS - PROVEEDORES AUTORIZADOS
La comunicación entre los encargados del departamento de suministro y el de
Producción debe coordinar constantemente y que los cambios sean eficientes y y eficaz
de tal manera de anteponerse a los requerimientos de materia prima para la producción
en los tiempos idóneos con la calidad requerida.
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Paso 2 ENCARGADO DE SUMINISTRO
El encargado de suministro será el responsable de cumplir con las siguientes
actividades en coordinación con los proveedores autorizados por la alta gerencia:
a) Consultas de existencias y saldos de materia prima con el encargado de la
bodega.
b) Investigar la capacidad de producción de los proveedores.
c) Negociar los tiempos de entrega con proveedores de tal forma de cumplir con los
requerimientos del departamento de producción de la empresa.
d) Administrar eficientemente el presupuestos de compras
e) Consultas de prepuestos financieros
f) Comunicación y coordinación con el departamento de producción de sus
requerimientos
g) Diseño de formularios y formatos
h) Mantenimiento a la base de datos de proveedores
i) Controlar el proceso de suministro
j) Evaluación de los resultados de suministro
Paso 3 COMUNICACIÒN CON PROVEEDORES
La comunicación adecuada permitirá que el programa de mejora continua se desarrolle
debe ser fluida y eficiente. El flujo que debe tener la comunicación se muestra en el
siguiente cuadro:
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Comunicación del Programa de Mejora Continua Para el abastecimiento de materia prima.
Cuadro No. 2
Fuente: Equipo de tesis
Paso 4 PROVEEDORES AUTORIZADOS El encargado de suministros está autorizado por la alta gerencia para adquirir
compromisos solamente con los proveedores autorizados por la alta gerencia, mantener
la base de datos de los proveedores autorizados actualizada. Estar actualizado con los
cambios de los proveedores para prevenir cualquier situación que pueda generar
retrasos en el sistema productivo de la empresa.
Buscar en conjunto proveedores autorizados y empresas, oportunidades de mejora en
los procesos que impacten el servicio de abastecimiento de materia prima relacionados
con los tiempos de entrega, garantía en la calidad de materia prima, optimización de
precios, procurando así mejoras al servicio y a los costos de tal manera que sea
beneficioso para ambas partes.
Autoriza los fondos para la compra
Consulta de disponibilidad financiera
Informa movimientos
9. Emite la requisición De materiales
Departamento De Suministro
1 Consulta disponibilidad de material prima. 2 Consulta la disponibilidad financiera. 3 Emitirá la orden de compra al proveedor 4. Gestionara el pedido con el proveedor.
l
Bodega
5. Recepción de mercadería. 6 Almacenamiento y registro de mercadería. 7. Salida / despacho 8. Registro de movimientos de inventario
Departamento de Contabilidad
Departamento de Producción
29
Estar actualizado y alerta a los cambios del mercado de tal manera de identificar a
nuevos proveedores y desarrollarlos para futuras necesidades de la empresa, identificar
acciones con los nuevos proveedores en el mercado de tal manera que obtenga los
precios de las materias primas acorde al mercado y oportunidades de encontrar a nuevos
proveedores.
Paso 5 CONTACTO CON PROVEEDORES.
El encargado de suministro deberá contactar a los proveedores nacionales e
internacionales autorizados por la empresa para establecer compromisos comerciales.
Esta actividad es clave para definir tiempos de tránsito, obtener lo mejores precios de la
materia prima a comprar, conocer la capacidad de producción de los proveedores,
conocer la solvencia económica de los proveedores, conocer las políticas de los
proveedores en relación a la atención al cliente y con el objeto de definir y mantener una
estrecha relación de negocios.
Paso 6 OBTENCIÒN DE COTIZACIONES
El encargado de suministro es el responsable de coordinar el suministro de materia prima
requerida por el departamento de producción cumpliendo con la política de suministro
definida, esta define que en cada suministro que se realice debe obtener al menos tres
cotizaciones y evaluar en base a estas el precio, la mejor calidad de materia prima.
El encargado de suministro debe presentar al gerente del departamento de suministro las
cotizaciones para que este le de el visto bueno del suministro de materia prima al mejor
proveedor. El gerente del departamento de suministro debe autorizar el suministro de
30
materia prima al proveedor que ofrezca las mejores condiciones en cuanto a precio,
calidad y tiempo de transito para la entrega de la mercadería.
Paso 7 ELABORACIÒN DE ORDEN DE SUMINISTRO
La elaboración de la orden de suministro será responsabilidad del encargado de
suministro. La orden de compra es el único documento que la empresa reconocerá como
compromiso con el proveedor y por la cual está obligado a cancelar el valor de esta
siempre y cuando sea cumplida en detalle lo ordenado y en las condiciones pactadas.
También es el documento con el que el proveedor se compromete con la empresa de
cumplir con las cantidades a suministrar de materia prima detalladas y además a
mantener los precios que esta se detalla.
31
Orden de Suministros
Formulario No. 4
Fuente: Equipo de tesis
ORDEN NO.
PROVEEDOR
CÓDIGO :NOMBRE: DIRECCIÓN:TELÉFONO:CONTACTO:
FECHA PRECIO VALORREQUERIDA UNITARIO TOTAL
F.
PARA TODA RECEPCIÓN DE MERCADERÍA, SE COMPROBARÁN LAS
CANTIDADES, CON LOS DOCUMENTOS ORIGINALES RESPECTIVOS.
SUB-TOTAL 13.00 % IVA
TOTAL
AUTORIZADO
ORDENADO POR
CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN
FECHA ORDEN CONDICIONES DE PAGO VIA EMBARQUE
Empresa "Maquiladora"NIT: NRC : Dirección Telefono: E –mail:
32
Paso 8 SEGUIMIENTO DE LA ORDEN DE SUMINISTRO
Es imprescindible esta actividad por parte del encargado de suministro, ya que es la
única forma en que puede asegurar el cumplimiento de los acuerdos con el proveedor en
relación al suministro de materiales de materia prima, o en caso que el proveedor no
pueda cumplir con la entrega del pedido pueda tomar acciones de contactar a otros
proveedores que le puedan cumplir con la entrega de la mercadería y en los tiempos
pactados de entrega.
Paso 9 RECURSOS A UTILIZAR PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA. Para que el Programa de Mejora Continua se desarrolle óptimamente necesita de los
siguientes requerimientos:
a. Requerimientos Técnicos
• Software de suministro y de manejo de inventario
• Equipo de cómputo
• Entrenamiento en el manejo de software.
• Internet
• Capacitaciones
b. Requerimientos Físicos
• Equipo de oficina escritorio, silla, impresor, fotocopiadora
• Formatos y formularios a utilizar
• Instalaciones adecuadas para almacenamiento de la materia prima (bodega)
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• Mobiliario y equipo necesario para la manipulación de la mercadería
(montacargas, estantes, y otros)
c. Requerimiento Humano
• Encargado de administrar la mercadería en bodega
• Encargado de suministro
• Supervisor, (Contador , Gerente)
10. TERCERA FASE: VERIFICACIÓN, ALMACÈN, CONTROL DE CALIDAD E INDICADORES DE DESEMPEÑO.
En esta fase es importante la verificación de la calidad de la materia prima adquirida a fin
de constar que el proveedor cumple con los términos y condiciones acordadas y el
sistema de almacenamiento utilizado en la bodega en las empresas maquiladoras.
PASO 1 ALMACÉN
Es importante que las empresas del sector en estudio cuenten con espacio físico
adecuado para el almacenamiento de la materia prima y además con un responsable que
se encargara de resguardar, custodiar, controlar el abastecimiento de materia prima.
Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias
primas (telas, botones, hilos, remaches, zipers) al departamento de producción.
PASO 2
ENCARGADO DE ALMACÉN El encargado de Almacén es el responsable de realizar las siguientes actividades:
34
a) Verificar que las materias primas recibidas estén acorde a las solicitadas al
proveedor.
b) Verificar que las cantidades facturadas estén acorde con la recepción física.
c) Verificar que la documentación este completa (factura original, carta porte, manifiesto
de carga, formulario aduanero o declaración de mercancía)
d) Reportar al Encargado de Suministro las inconsistencias entre lo facturado y lo
recibido físicamente.
e) Una vez recibida la materia prima deberá registrar el ingreso al sistema y/o registrarlo
en el kardex.
f) Es responsable de realizar inventarios periódicos (mensuales) de materia prima.
g) Efectuar ajustes de inventarios previamente autorizados por la gerencia general en
caso de diferencias en la toma física.
h) Justificar las diferencias de inventarios identificadas en la confirmación física.
i) Es responsable de mantener la materia prima debidamente ordenada y codificada, a
fin de facilitar su localización y manejo.
j) Debe mantener limpia la instalación física de bodega.
k) Es responsable de la preparación y entrega en las cantidades de los requerimientos
de materia prima realizados por el Departamento de Producción.
35
l) Es responsable medir la rotación de cada uno de los ítems de materia prima, de tal
manera de evitar obsolescencia, sobre stock de materia prima, insuficiencias de
materia prima para producción.
PASO 3
POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO Es importante definir políticas para el almacenamiento de materia primas, las cuales se
detallan a continuación:
1. Utilizar el método PEPS, se basa en que las primeras materias primas ingresadas a
bodega son las primeras en salir de almacén.
2. Mantener niveles de inventario de materia prima acorde a las necesidades que
demanda producción.
3. Establecer reserva de inventarios basados en la demanda de producción.
4. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores, para la
adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del crédito sino
también el plazo de pago.
5. Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin afectar la
demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo.
Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de
inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que
requiera la demanda del mercado.
6. Mantener las existencias de inventarios de materia prima tipo "A" mediante una
administración personalizada.
36
PASO 4 CALIDAD
El encargado del control de calidad es el responsable de verificar que la materia prima
suministrada por los proveedores cumpla con los criterios de calidad establecidos en el
paso 10 de la primera etapa de planeación.
Gestión de Calidad
El encargado del control de calidad se debe apoyar en siguientes principios para realizar
correctamente la evaluación de la materia prima que los proveedores suministren a las
empresas en estudio con el objeto de garantizar que estos cumplan con los acuerdos
pactados en la negociación.
Principios de Calidad
1.- Cumplimiento del proveedor
Cumplimiento de los criterios de evaluación de proveedores.
2.- Cumplimiento de negociación del suministro
El proveedor debe cumplir con los requerimientos de la Política de Suministros.
3.- Apoyo al Programa de Mejora Continua de los departamentos de la empresa.
Es responsabilidad de los encargados de los departamentos de producción, de
suministro, de calidad y el del almacén del aseguramiento de la calidad.
4.- Compromiso del personal en la calidad
Todo el personal debe tener involucramiento en la administración de la calidad a través
de educación y capacitación.
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5.- Responsabilidad Social
Los directores, accionistas, propietarios deben tener conciencia de los daños que se
generan por contaminación de los residuos generados en el proceso productivo y tomar
acciones de hecho de prevención.
PASO 5
HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE CALIDAD
El encargado de suministro contara con las siguientes herramientas que le permitirán
medir el desempeño y buscar mejoras que ayuden a eliminar las inconsistencias con los
proveedores de materia prima, contribuyendo al programa de mejora continua en la toma
de decisiones oportunas y correctas para un adecuado suministro de materia prima.
Herramientas Estadísticas
Estas herramientas serán claves para la medición del desempeño del programa, la
deben utilizar los encargados de suministros, de producción, calidad y del almacén.
Diagrama de Pareto Servirá para identificar problemas dispersos en el programa de mejora continua.
Diagrama de Ishikawa Servirá para identificar causas que afecten el buen desempeño del programa.
Histogramas Servirá para identificar problemas recurrentes y buscar alternativas de mejora continua.
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Hoja de verificación Servirá para la recolección de datos que contribuirán a identificar mejoras de
oportunidad.
Estratificación Esta herramienta también se puede utilizar para analizar problemas recurrentes con los
proveedores y buscar oportunidades de mejora.
Las siguientes técnicas deben ser utilizadas por los encargados de cada de
departamento para identificar correctamente los problemas, tomar acciones para
controlarlos y mejorarlos constantemente:
• La Encuesta
• La Entrevista
• Diagrama de Flujo
• Matriz de Selección de Problemas
• Detectar problemas
• Delimitar el área problemática
• Estimar factores que probablemente provoquen el problema
• Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no
• Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido
• Confirmar los efectos de mejora
• Detectar desfases
• La lluvia de ideas
PASO 6 RETROALIMENTACION A DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS, ALMACEN Y DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN
Cada uno de los encargados de las áreas involucradas en la cadena de suministros debe
dar retroalimentación clara, constructiva y periódica de las actividades que desarrolla.
39
Esta retroalimentación se debe basar en la información obtenida del análisis realizado
con las herramientas y técnicas antes descritas.
La información a compartir estará relacionada con las estadísticas que se deben registrar
por recepción de pedido por cada compromiso de suministro realizado por el proveedor,
el almacenamiento de la materia prima y el uso de la materia para la producción en el
cual se deben identificar inconsistencias como faltantes, daños, tiempos de entrega,
exactitud en la recepción, precio y calidad.
PASO 7 INDICADORES DE DESEMPEÑO El encargado de suministro debe hacer uso de indicadores para medir el desempeño de
los proveedores e identificar las deficiencias y tomar acciones para corregir estas.
Pasos para la medición de desempeño
• Conocer la misión, la visión y los factores críticos de éxito del negocio
• Identificar los procesos críticos.
• Tener definido indicadores de desempeño.
• Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores.
• Determinar el origen de los datos
• Contar con un cronograma de medición y un responsable para controlar el
proceso.
Indicadores de desempeño
• % Entregados a Tiempo: Mide el nivel de cumplimiento de los proveedores para
realizar la entrega de los pedidos, en la fecha o período pactado.
40
Formula
Entregas a Tiempo: VPRT x 100 VPRB
VPRT = Valor del Producto que el cliente recibió a tiempo
VPRB = Valor del Producto que el Cliente recibió Bien
• % Entregas completas: Calcula el nivel de cumplimiento de los proveedores en
la entrega de pedidos completos, es decir, determina la relación entre lo solicitado
y lo realmente entregado.
Formula:
% de entregas completas = VPO – VPNE – VPEE x 100
VPCO
VPO= Valor del Producto ordenado
VPNE= Valor del Producto No enviado
VPEE= Valor del Producto enviado en exceso
VPCO= Valor del Producto que el Cliente Ordeno
• Tiempo de Transito: Tiene por objeto controlar el tiempo que transcurre desde
que se realiza el pedido, hasta el momento en que lo recibe físicamente. Este
indicador debe expresar el ciclo normal de orden y por lo tanto debe calcularse
excluyendo los pedidos urgentes y los pedidos programados.
• % Documentación sin Problemas: Mide el porcentaje de facturas generadas-
recibidas sin ningún error. Es importante que la compañía, además de calcular
este indicador, documente las causas de problemas de facturación, por ejemplo:
errores en los precios; lo despachado, es diferente a lo facturado; problemas en
descuentos; errores de digitación y errores en otros datos de la factura.
41
• % Entregas Perfectas: Este indicador mide la calidad total de la entrega de
pedidos. Se considera que un pedido es perfecto cuando cumple con las
siguientes condiciones: El pedido es entregado-recibido a tiempo. El pedido es
entregado-recibido completo. La factura no presenta ningún error. Las condiciones
del producto son excelentes y se entregan de acuerdo con los requerimientos
acordados.
Formula
Tiempo de Transito: %OC x %PEB x %PET
%OC = % de ordenes cubiertas
%PEB = % de producto entregado bien
%PET= % de productos entregados a tiempo
PASO 8
INDICADORES DE GESTIÒN DE INVENTARIOS
Estos indicadores evalúan la eficiencia y exactitud de los inventarios, el cual debe
mantenerse controlado constantemente por el encargado del almacén.
Exactitud de Inventarios
El encargado de almacén tiene la responsabilidad de controlar las existencias de
inventarios las cuales deben coincidir entre lo teórico y lo físico.
Para realizar la medición de la exactitud de inventarios, se sugiere utilizar este índice.
Este índice divide el número de renglones que definimos como “renglones exactos”
durante el proceso de conteo cíclico, entre la cantidad de renglones que se revisaron
durante ese conteo, multiplicado por cien.
42
Fórmula
No. de Renglones Exactos El = x 100 No de Renglones Contados
PASO 9 PROCEDIMIENTO DE CALCULO DE EXACTITUD DE INVENTARIOS
• General los listados de inventarios para efectos de realizar la toma física de
existencias de materias primas.
• Establecer grupo responsables de conteo físico de materias primas
• Conteo físico de materias primas y materiales existencias en almacén
• Cotejar las existencias físicas contra las existencias teóricas
• Establece diferencias entre lo teórico y lo físico
• Realizar reconteo de los ítems de materia prima con diferencia entre lo físico y lo
teórico.
• Validación final entre el segundo conteo y el teórico.
• Justificación de diferencia de inventarios.
• Obtener autorización de aceptación de diferencias de inventarios
• Realizar ajuste de inventarios, a fin de reflejar el conteo físico coincida con el
teórico.
PASO 10
ROTACIÒN DE INVENTARIOS
El encargado de suministro es el responsable de velar por mantener un nivel de
inventario adecuado de tal manera de optimizar el recurso financiero de la empresa.
43
Debe tomar en cuenta la rotación de inventarios para medir la eficiencia. Si los
requerimientos de suministro incrementan el inventario y este mantiene una rotación baja
le indicara que son demasiado grandes para las necesidades de consumo que tiene, lo
cual representaría un uso ineficiente de los activos. Si por el contrario mantiene
controlado los requerimientos de abastecimiento de materia prima y el inventario tiene
una rotación alta lograra obtener una eficiencia en los activos de la empresa.
Indicadores
Nombre del índice Formula Como se calcula unidad de medida
Rotación de Inventario # #
Veces(Manufactura)
( Costo de Ventas /Inventario total Promedio)
(Estado de Resultado / Balance General ) Veces
Nombre del índice Formula Como se calcula unidad de
medida Rotación de Inventario
# días (Manufactura)
(Inventario Materia Prima Promedio x 360)/ Costo de Ventas
(((Balance General Periodo Anterior + Balance General Periodo Actual) / 2) x 360).
Días
Debe tener presente que la rotación de inventarios de materia prima de la empresa rota
varias veces en el año, quiere decir, que el inventario se convierte varias veces por año
en efectivo o cuentas por cobrar. Es decir muestra las veces que rota el inventario en el
año. Una vez obtenido el numero de días de inventarios, se toma el costo de ventas
promedio mensual y se divide en 30 y luego se multiplica por el numero de días que rota
el inventario, lo que nos da el inventario que debe tener la empresa para atender
correctamente las ventas.
44
PASO 11
COMPARTIR RESULTADOS DE INDICADORES
Es responsabilidad del encargado de suministros y del encargado de manejo de los
inventarios compartir la información que se genere de los indicadores de desempeño con
las diferentes áreas funcionales de la empresa, a efecto de tomar acciones correctivas,
que contribuyan con el correcto funcionamiento del programa de mejora continua de la
cadena de suministros de materia prima.
El éxito del programa depende estrictamente de las oportunidades y mejoras que se
identifiquen constantemente a través de la medición con las herramientas estadísticas y
de un correcto y adecuado análisis de estos para contribuir con la eficiencia de la cadena
de suministros en el abastecimiento de materia.
11. CUARTA FASE: ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS PASO 1 ACCIONES PREVENTIVAS CON LOS PROVEEDORES El encargado de suministros debe compartir con los proveedores información relevante
relacionada con la calidad, los tiempos de entrega, precios, entregas completas y daños
en la materia prima, con el objeto de identificar oportunidades de mejora que contribuyan
a la eficiencia en la cadena de suministros y que sean convenientes para ambas partes.
Esta actividad la debe realizar constantemente y con cada uno de los proveedores
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ACCIONES A SEGUIR
Las siguientes acciones se deben llevar a cabo por el encarado de suministros para
corregir las deficiencias de los proveedores.
• Acordar con los proveedores plan de acción para corregir deficiencias
• Ejecución de acuerdos del plan acción
• Seguimiento al plan de acción
• Evaluación de resultados del plan de acción
PASO 2 ACCIONES CORRECTIVAS CON PROVEEDORES El encargado de suministros debe tomar acciones encaminadas al cumplimiento de las
políticas de la empresa, siempre que los proveedores las incumplan y afecten intereses
de las empresas en estudio.
ACCIONES A SEGUIR El encargado de suministros tiene la potestad de prescindir de los servicios de los
proveedores que incumpla las políticas de la empresa.
• Cambiar de proveedor definitivamente
• Identificar nuevos proveedores en el mercado para el abastecimiento de materia
prima.
PASO 3 ACCIONES PREVENTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN
El encargado de producción debe informar los problemas que se identifiquen con la
calidad de materia prima, el suministro a tiempo de acuerdo a las necesidades de
producción.
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ACCIONES A SEGUIR
• Acordar plan de acción para corregir deficiencias con el encargado de suministros
y el encargado del almacén.
• Ejecución de acuerdos del plan acción
• Seguimiento al plan de acción
• Evaluación de resultados del plan de acción
PASO 4 ACCIONES CORRECTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN
El encargado de producción debe tomar acciones encaminadas al cumplimiento de las
políticas de calidad a fin del buen desempeño del programa de mejora continua.
ACCIONES A SEGUIR
• No aceptar materia prima que no cumpla con la política de calidad
• Notificar al encargado de suministros problemas de calidad de la materia prima
• Retroalimentar al encargado del almacén el mal manejo de materia prima
• Exigir la reposición de faltantes de materia al encargado del almacén
PASO 5 ACCIONES PREVENTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE ALMACÈN
El encargado del almacén es el responsable de informar al encargado de suministros
todos los problemas que se identifiquen en la recepción de la materia prima a los
proveedores.
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ACCIONES A SEGUIR
• Acordar plan de acción para corregir deficiencias con el encargado de suministros
y los proveedores
• Ejecución de acuerdos del plan acción
• Seguimiento al plan de acción
• Evaluación de resultados del plan de acción
PASO 6 ACCIONES CORRECTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE ALMACÈN El encargado del almacén debe tomar acciones concretas para corregir problemas con la
calidad en la materia al momento de la recepción, al identificar faltantes de los
proveedores, daños de la mercadería.
ACCIONES A SEGUIR
• Rechazar mercadería identificada en mal estado al momento de la recepción
• Notificar faltantes en las recepciones al proveedor de materia prima
• Exigir cumplimiento de entregas completas de acuerdo a lo facturado por el
proveedor
• Sugerir cambio de proveedor
PASO 7 ACCIONES PREVENTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE CALIDAD
El encargado del departamento de calidad es el responsable de informar al encargado de
suministros todos los problemas que se identifiquen en la calidad de materia prima que
los proveedores están abasteciendo.
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ACCIONES A SEGUIR
• Acordar plan de acción para corregir deficiencias con el encargado de suministros
y los proveedores
• Ejecución de acuerdos del plan acción
• Seguimiento al plan de acción
• Evaluación de resultados del plan de acción
PASO 8 ACCIONES CORRECTIVAS CON EL DEPARTAMENTO DE ALMACÈN
El encargado del departamento de calidad debe tomar acciones concretas para corregir
problemas con la calidad en la materia al momento de la recepción a los proveedores.
ACCIONES A SEGUIR
• Notificar la materia prima identifica de mala calidad al encargado de suministros.
• Exigir cambio de proveedor al encargado de suministros
12. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA
Para que el programa de mejora continúe proporcione los beneficios reales a las
empresas industriales de maquila de ropa y que además contribuya a la eficiencia de la
cadena de suministros. Es necesario que exista un plan de implementación que permita
llevar a la práctica cada una de las partes que lo constituyen.
49
1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL.
• Lograr que el programa de mejora continua contribuya a la eficiencia de la cadena
de suministros, llevándolo a la práctica por las empresas industriales de maquila
de ropa, ubicadas en el municipio de Santa Tecla.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
• Determinar los recursos necesarios para la implementación del programa de
mejora continua.
• Proporcionar los lineamientos generales para la implementación del programa de
mejora continua.
• Desarrollar las vías de comunicación más adecuadas para la implementación del
programa de mejora continua que permita la eficiencia de la cadena de
suministros en las empresas industriales de maquila de ropa ubicadas en el
municipio de Santa Tecla
2. ACCIONES A DESARROLLAR PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA.
• Dar a conocer de una forma específica el programa a la alta gerencia de las
empresas industriales de maquila ropa.
• Se deberá capacitar a los involucrados para la implementación del programa de
mejora continua.
• Se debe brindar el entrenamiento necesario al personal responsable de realizar
los cambios de forma que se logre una rápida adaptación y aceptación por parte
de éste.
50
3. POLÍTICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA. Para que la propuesta del programa de mejora continua pueda aplicarse efectivamente
se deben considerar las políticas siguientes:
• Participación dinámica de todos los niveles gerenciales en la implementación.
• Involucrar a todo el personal en el cambio permitiéndoseles que hagan aportes en
la implementación.
• La dirección deberá proporcionar todas las facilidades necesarias para que lo
planificado en el programa de mejora continua se cumplan.
4. ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA.
Es de mucha importancia el establecimiento de estrategias que dirijan las actividades
que se pretenden realizar para la aplicación del programa.
• Utilización de material audiovisual para la presentación del programa.
• Disposición de un área específica que contenga los requerimientos de
comodidad, para presentar adecuadamente el programa.
• Definir una programación acorde con las disposiciones de tiempo de los
diferentes niveles gerenciales para tratar de combinar los esfuerzos en pro de
la empresa.
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5. RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN
Los responsables directos de implementar el programa, será la alta gerencia,
apoyándose en el encargado de suministros para realizar el seguimiento para el
desempeño del programa.
6. Presupuesto Inversión Para la implementación del Programa de Mejora Continua (PMC) expresado en Dólares (estadounidense).
Recursos Cantidad Tipo Precios
Unitarios Precio Total
($)
Recursos Humanos Asesor para la implementación de Programa 20.00 H /H $ 100.00 $ 2,000.00Capacitación del Personal 10.00 3 Persona $ 140.00 $ 1,400.00
Montaje de la capacitación 3.00
Capacitación $ 250.00 $ 750.00
Sub Total $ 4,150.00 Recursos Tecnológicos Computadora 4.00 $ 1,200.00 $ 4,800.00Impresor Matricial 3.00 $ 200.00 $ 600.00Software para inventarios 1.00 $ 3,000.00 $ 3,000.00Tendido de red 1.00 $ 500.00 $ 500.00Sub Total $ 8,900.00 Recursos Materiales Papelería para Implementar Programa $ 1.00 $ 200.00 $ 200.00Papelería para Capacitación 1.00 $ 100.00 $ 100.00Sub Total $ 300.00 Imprevistos (10%) $ 1,335.00 TOTAL $ 14,685.00
52
7. Cronograma de Actividades para la Implementación del Programa de Mejora Continua.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1Presentación del programa a la alta Gerencia
2 Aprobación del Programa
3 Análisis de AbastecimientoActual.
4 Determinación de las Áreas de aplicación
5Contratación del facilitadordel programa
6 Aprobación de estrategias
7 Conformación de las áreas de trabajo
8 Capacitación al PersonalInvolucrado
9 Evaluación del personal de las áreas Involucradas
10 Evaluación del Programa
11 Seguimiento y control del Programa
12 Retroalimentación
Gere
Gere
Gerente G
F
Facilitador
Gerentes
Gerente G
Gerente g
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6Semanas Semanas Semanas SemanasNoº Actividad Semanas Semanas
