COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GÉNÉRALE JUSTICE, LIBERTÉ ET SÉCURITÉDirection A : Affaires généralesLe Directeur

Bruxelles, le 31 octobre 2007JLS-A5/NCM-NG ml D(2007) 15025

À L'ATTENTION DES SOUMISSIONNAIRES POTENTIELS

Objet: Procédure ouverte – Appel d'offres JLS/2007/A5/002

"Contrat-cadre – Assistance à l'élaboration, à la conception et à la formulation de politiques de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement dans le domaine de la justice, de la liberté et de la sécurité, ainsi qu'à l'organisation et la réalisation d'actions d'information, de divulgation et de communication sur ces politiques auprès du public".

Madame,Monsieur,

1. La Commission européenne lance un appel d'offres de services, comprenant trois lots, en vue de la conclusion de Contrats-cadres concernant les services suivants: "Ecriture et graphisme", "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques" et "Audiovisuel, événements, campagnes de communication" dans le domaine des politiques communautaires en général et de la justice, de la liberté et de la sécurité en particulier.

Cet appel d’offres a fait l'objet d’un avis de marché publié au JO S 210 du 31/10/2007.

2. Les soumissionnaires intéressés par ce marché sont invités à soumettre leur offre à la Commission européenne. Les offres, datées et signées par le soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité, devront:

a) être envoyées au plus tard le 18 décembre 2007 à l’adresse suivante, par courrier recommandé ou par l’intermédiaire d’un service spécial de messagerie, le cachet de la poste ou le récépissé d’expédition faisant foi:

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Unité JLS.A5 "Information, Communication"(M. Nicolas Genevay) LX 46 07/76B-1049 Bruxelles Belgique

Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11.

Commission européenne, L-2920 Luxembourg. Telephone: (352) 43 01-1.

b) ou être remises en personne ou par un intermédiaire, au plus tard le 18 décembre 2007 avant 16h00 (heure de Bruxelles), à l’adresse suivante:

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Unité JLS.A5 "Information, Communication"(M. Nicolas Genevay)Bâtiment DAV 1 Avenue du Bourget, 1 B-1140 BruxellesBelgique

Le dépôt de l'offre sera établi au moyen d’un reçu daté et signé par le fonctionnaire du service susmentionné auquel les documents ont été remis. Le reçu devra être demandé par le soumissionnaire au moment du dépôt.

Le service du courrier central de la Commission européenne est ouvert de 8h à 17h du lundi au jeudi, et de 8h à 16h le vendredi (jours ouvrables de la Commission européenne uniquement).

3. L'offre devra être établie en triple exemplaire (un original et deux copies). Une version électronique de l'offre devra également être fournie sur CD-Rom (MS Office Word).

L'envoi devra être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes devront être fermées. L'enveloppe extérieure portera l'adresse du service indiqué au point 2.a) ci-dessus; l'enveloppe intérieure portera la même adresse, ainsi que la mention suivante:

"Appel d'offres JLS/2007/A5/002 – Lot n° …Offre présentée par ………… [nom du soumissionnaire]- À ne pas ouvrir par le service du courrier interne".

Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles devront être fermées à l’aide de ruban adhésif en travers duquel l’expéditeur apposera sa signature

4. L'ouverture des offres aura lieu le 07/01/2008 à 10h00 dans les locaux de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité au 46 rue du Luxembourg, B-1040 Bruxelles.

Les soumissionnaires souhaitant y assister devront s'inscrire au moins deux jours à l'avance, en envoyant un courrier électronique à l'adresseJLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

Le président de la commission d’ouverture annoncera le nom des soumissionnaires et le jugement relatif à la recevabilité de chaque offre. Les prix indiqués dans les offres reçues ne seront pas communiqués.

5. Le cahier des charges relatif au marché, ainsi que le projet de Contrat-cadre, sont joints à la présente invitation à soumissionner. Le cahier des charges précise tous

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les documents nécessaires pour soumettre une offre, y compris les pièces justificatives de la capacité économique, financière, technique et professionnelle.

6. L’offre devra être signée par le soumissionnaire ou son mandataire dûment habilité et être parfaitement lisible afin d'éliminer le moindre doute sur les termes et les chiffres.

7. Le délai de validité de l'offre sera de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres.

8. La soumission d'une offre vaut acceptation des conditions contenues dans la présente invitation à soumissionner, dans le cahier des charges et dans le projet de Contrat-cadre, et le cas échéant, renonciation du soumissionnaire à ses propres conditions générales ou particulières. Elle liera le soumissionnaire pendant l'exécution du Contrat-cadre, s'il en devient l'attributaire.

9. Pendant toute la procédure, les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires ne seront autorisés qu'à titre exceptionnel. Ils ne pourront intervenir que dans les conditions suivantes.

Avant la date de clôture du dépôt des offres

A l'initiative des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur pourra fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché.Les demandes de renseignements complémentaires devront être adressées par courrier électronique, au plus tard six jours ouvrables avant la date limite de transmission des offres, à l'adresse JLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

De sa propre initiative, la Commission européenne pourra informer les intéressés de toute erreur, imprécision et omission ou de toute insuffisance matérielle dans la rédaction des documents d'appel à la concurrence.

Le cas échéant, les renseignements supplémentaires et les informations précitées seront communiqués dans le strict respect du principe d’égalité de traitement. Les questions ainsi que leurs réponses seront publiées sur le site Internet de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité.

Après l'ouverture des offres

Dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, la Commission européenne pourra prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre.

La présente invitation à soumissionner ne constitue aucun engagement de la part de la Commission européenne. Celui-ci ne prendra naissance qu’à la signature du Contrat-cadre avec le soumissionnaire retenu.

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La Commission européenne peut, jusqu'à la signature du Contrat-cadre, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché, sans que les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Le cas échéant, cette décision serait motivée et portée à la connaissance des soumissionnaires.

Par ailleurs, la signature d’un contrat cadre ne confère aucun droit d’exclusivité pour ce type de services vis-à-vis de la Commission européenne, comme stipulé dans le modèle de contrat cadre. La signature du contrat cadre ne certifie pas en outre que le montant des services effectivement commandés sera égal au plafond du contrat cadre attribué.

11. Les soumissionnaires seront informés de la suite réservée à leur offre.

12. Vous êtes informés qu'aux fins de la protection des intérêts financiers des Communautés, vos données à caractère personnel peuvent être transmises au service d'audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières et/ou à l'Office européen de lutte antifraude (OLAF).

Les données relatives aux opérateurs économiques qui se trouvent dans l'une des situations mentionnées aux articles 93, 94, 96, paragraphe 1, point b), et 96, paragraphe 2, point a), du règlement financier1 peuvent être enregistrées dans une base de données centrale et communiquées aux personnes désignées de la Commission, aux autres institutions, aux agences, autorités et organismes visés à l'article 95, paragraphes 1 et 2, du règlement financier. Cette disposition concerne également les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur lesdits opérateurs économiques. Toute personne enregistrée dans la base de données a le droit de prendre connaissance des données qui la concernent, sur demande adressée au comptable de la Commission.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Tung-Laï MargueDirecteur

Annexe: Cahier des charges

1 Règlement (CE, EURATOM) N° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006 modifiant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

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CAHIER DES CHARGES

Procédure ouverte – Appel d'offres JLS/2007/A5/002

"Contrat-cadre – Assistance à l'élaboration, à la conception et à la formulation de politiques de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement dans le domaine de la justice, de la liberté et de la sécurité, ainsi qu'à l'organisation et la réalisation d'actions d'information, de divulgation et de communication sur ces politiques auprès du public.

TABLE DES MATIERES

1. INTRODUCTION Page 82. CONTEXTE DU MARCHE 83. OBJET DU MARCHE 94. DESCRIPTION DES LOTS 9

Lot 1: "Ecriture et graphisme" 9Lot 2: "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques" 10Lot 3: "Audiovisuel, événements, campagnes de communication" 13

5. MODALITES D'ATTRIBUTION DES PRESTATIONS 166. COMMANDE DES SERVICES 167. FONCTIONNEMENT ET SOUS-TRAITANCE 168. STABILITE DU SERVICE 189. LIEU DES PRESTATIONS 1910. DUREE DU MARCHE 1911. MONTANT INDICATIF DU MARCHE 1912. MODALITES DE PAIEMENT ET BUDGET 1913. PENALITES 2214. SUSPENSION DES PRESTATIONS 2215. REVISION DES PRIX 2316. INFORMATIONS CONCERNANT L'OFFRE 2317. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE 2618. OUVERTURE DES OFFRES 2619. CRITERES D'EXCLUSION 2720. CRITERES DE SELECTION 2921. CRITERES D'ATTRIBUTION DU MARCHE 3422. EVALUATION FINALE 40

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ANNEXES 43ANNEXE I: ANNEXES COMMUNES AUX 3 LOTS Page 45

Annexe I.1: Formulaire d'identification du soumissionnaire 46

Annexe I.2: Signalétique financier 48

Annexe I.3: Formulaire relatif aux situations d'exclusion 49

ANNEXE II: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 1 51

Annexe II.1: Etudes de cas du lot 1 52

Annexe II.2: Bordereau de prix du lot 1 56

Annexe II.3: Projet de Contrat-cadre du lot 1 et ses annexes 67

Annexe II.3.a: Cahier des charges 90

Annexe II.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 91

Annexe II.3.c: Modèle de Contrat spécifique 92

Annexe II.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 96

Annexe II.3.e: Garantie financière 103

Annexe II.3.f: Mandat 105

ANNEXE III: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 2 107

Annex III.1: Indicative list of products 108

Annex III.2: Profiles and roles 110

Annex III.3: Questionnaire 123

Annex III.4: Case studies of lot 2 and its annexes 172

Annexe III.4.a: Vision document 186

Annexe III.4.b: Software Development Plan 208

Annexe III.4.c: Software Architecture Document 223

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 236

Annex III.6: Schedule of prices for lot 2 244

Annex III.7:Proposed Framework service contract for lot 2 and its annexes 248

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Annex III.7.a: List of Services covered by the Contract and schedule of prices 276

Annex III.7.b: Power of Attorney 277

Annex III.7.c: Identification form and Legal entities 279

Annex III.7.d: - Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete]) 280- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.e: - Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) 281- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.f: Specific Contracts and Order forms – Models 282

Annex III.7.g: Financial guarantee – Model 283

Annex III.7.h: Performance Guarantee – Model 285

Annex III.7.i: Service Level Agreement 286

Annex III.7.j: Daily travel and subsistence allowance for the Contractor 287

Annex III.7.k: III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts 289

ANNEXE IV: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 3290

Annexe IV.1: Etudes de cas du lot 3 291

Annexe IV.2: Bordereaux de prix du lot 3 305

Annexe IV.3: Projet de Contrat-cadre du lot 3 et ses annexes 329

Annexe IV.3.a: Cahier des charges 352

Annexe IV.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 353

Annexe IV.3.c: Modèle de Contrat spécifique 354

Annexe IV.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 358

Annexe IV.3.e: Garantie financière 358

Annexe IV.3.f: Mandat 360

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1. INTRODUCTION

La Commission européenne, en particulier le service responsable de la politique d’information et de communication de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité, lance un appel d'offres de services, comprenant trois lots. La Commission européenne vise à sélectionner trois sociétés pour chaque lot avec lesquelles un Contrat-cadre multiple2 sera conclu pour une durée d'un an. Ces Contrats seront valables à partir de la date de leur signature et pourront être renouvelés trois fois pour une période d'un an.

Il est possible de fournir une offre pour un ou plusieurs lots et de former des groupements (ou consortiums d’entreprises) ou de faire appel à des sous-contractants.

Sur la base du Contrat-cadre, ces sociétés seront sollicitées selon les besoins de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité ou le cas échéant d'autres Directions générales.

Pour l’ensemble des tâches faisant l’objet de cet appel d’offres, les services consisteront en des travaux d'assistance à l'élaboration, à la conception et à la formulation de politiques de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement dans le domaine de la justice, de la liberté et de la sécurité, ainsi qu'à l'organisation et la réalisation d'actions d'information, de divulgation et de communication sur ces politiques auprès du public. En règle générale, les services devront être fournis dans les 27 Etats membres de l’Union européenne.et occasionnellement dans les pays de l’AELE/EEE (Suisse, Islande, Liechtenstein et Norvège), dans les pays candidats à l’adhésion (Croatie, ancienne République yougoslave de Macédoine et Turquie) ou dans tout autre pays où se situe un intérêt communautaire.

2. CONTEXTE DU MARCHÉ

Dans le cadre du présent appel d’offres, tous les domaines d’activité de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité sont à prendre en considération: frontières et visas; immigration et asile; justice civile; justice pénale; citoyenneté et droits fondamentaux; protection des données; lutte contre la criminalité économique et financière et contre la cybercriminalité; lutte contre le terrorisme, la traite et l'exploitation des êtres humains; lutte contre le trafic de drogue; coopération judiciaire et policière; relations extérieures et élargissement.

Davantage d’informations sur les domaines d’activité de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité sont disponibles à l’adressehttp://ec.europa.eu/justice_home/index_en.htm.

En outre, en juillet 2005, la Commission européenne a approuvé le plan d’action relatif à l’amélioration de la communication sur l’Europe. Ce plan d'action de la Commission européenne prévoit cinquante actions qui visent à améliorer les capacités et les compétences de la Commission européenne pour informer sur les politiques européennes.

2 Voir le point 5 pour la définition d'un "contrat-cadre multiple" et d’un "système de cascade".

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Le plan d'action reflète de manière concrète et pragmatique la priorité politique consistant à engager un dialogue avec les citoyens à travers l'Union européenne.

Cette nouvelle approche de la communication adoptée par la Commission européenne est basée sur trois principes.

L'écoute: il ne suffit pas d'informer les citoyens de l'Union européenne; il faut également les écouter et tenir compte de leur opinion.

La communication: expliquer comment les politiques de l'Union européenne ont une influence sur la vie quotidienne des citoyens de celle-ci et quelles sont leurs valeurs ajoutées.

Les contacts avec les citoyens au niveau local: adapter les messages au public dans chaque État membre et les transmettre par les canaux que ces publics préfèrent, dans les langues qu'ils comprennent.

De plus amples informations sur ce plan d’action sont disponibles à l'adresse http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/05/995&format=HTML&aged=0&language=FR&guiLanguage=en.

3. OBJET DU MARCHÉ

L'assistance requise par la Commission européenne doit lui permettre d'une part d'élaborer et de concevoir ses politiques et d'autre part de les divulguer au moyen d'actions d'information et de communication. Le résultat final doit se concrétiser par une meilleure perception de l’Union européenne par ses citoyens et une visibilité accrue de ses actions d'information et de communication, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

Les services requis porteront essentiellement, mais pas exclusivement, sur les tâches décrites au point suivant, dédié à la description des lots.

4. DESCRIPTION DES LOTS

Le marché est divisé en trois lots. Cette division a été effectuée afin de regrouper les services demandés en lots cohérents et correspondant à des secteurs professionnels identifiés.

Une société peut soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Dans le cas où une offre est soumise pour plusieurs lots, une offre distincte doit être soumise pour chacun des lots concernés, précisant chaque fois le nom et le numéro du lot.

Lot 1: "Ecriture et graphisme"

Les actions envisagées concernent la conception, la rédaction et la production sur tout support de produits d’information et de matériels de promotion relatifs aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

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Pour ce lot, le respect par le Contractant des règles du Code de rédaction interinstitutionnel est indispensable pour toute activité rédactionnelle et/ou de traduction afin de garantir la qualité éditoriale et linguistique des produits d’information. En outre, le Contractant devra avoir la capacité de faire traduire toute langue dans les autres langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Pour information, consulter le Code de rédaction interinstitutionnel à l'adresse http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm et la liste des langues à l'adresse http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; la recherche, la collecte et l'analyse d’informations et de documents; la rédaction, la traduction, la révision et l'adaptation de documents tels que

rapports, magazines, newsletters, mémos, brochures, dépliants, fiches, panneaux, et autres produits d’information;

l'identification, la conception, la planification et la rédaction de produits d’information à utiliser lors de campagnes de communication;

la rédaction d’annonces publicitaires; la rédaction de reportages, d’articles de presse et d’interviews; la rédaction et la production de matériel de promotion et de présentation; la conception graphique, la recherche d’images, l'illustration, la mise en page et la

production de fichiers électroniques (QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized) et de films pour l’impression de publications telles que rapports, brochures, dépliants, affiches, newsletters, mémos, magazines, etc.;

l'adaptation de toutes les réalisations susmentionnées en vue de leur mise sur des sites web et/ou sur des supports électroniques (CD-Rom, DVD, etc.);

la conception et la réalisation graphique d’annonces publicitaires; la réalisation de reportages photographiques; le développement et la gestion d’une photothèque, y compris le traitement des

questions de droits d’auteur; la conception graphique et la production de matériel de promotion et de

présentation à tirage limité (affiches, cartes géographiques, etc.); la mise sous pli du matériel réalisé; l'envoi ou le transport du matériel réalisé.

Lot 2: "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques"

Les actions envisagées concernent l'étude, la conception, la réalisation, la maintenance et le support de systèmes d'information spécifiques aux activités de l'Union européenne, en particulier, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité. Ces services seront fournis essentiellement dans les locaux du prestataire. Cela concerne essentiellement des applications de gestion de contenus web et de gestion documentaire (portails, sites web, moteurs de recherche…) mais couvre aussi d'autres types de systèmes d'information, dont des exemples typiques sont donnés ci dessous: applications de gestion et traitement de données;

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application de Business intelligence; dépôts de données (Data warehouse).

Cela concerne des applications existantes aussi bien que des développements Open Source (OSS).

Le contractant devra :

- démontrer de solides capacités de gestion de projet IT , et la capacité d'utiliser les méthodologies informatiques UP (Unified Process) et CEAF (Commission Enterprise IT Architecture Framework),

- suivre une  méthodologie parfaitement compatible et équivalente à celle utilisée couramment par la Commission (RUP@EC).

- installer et utiliser les outils méthodologiques et de gestion de projet qu'il aura proposés d'utiliser dans l'étude de cas n°1 (Développement de Systèmes d'Information).

- utiliser la méthodologie d'évaluation des coûts qu'il aura décrite et utilisée dans le cadre de l'étude de cas numéro 1.

- utiliser les modules préconstruits qu'il aura décrits dans l'étude de cas n°1 du lot 2 aux conditions et aux prix proposés. (les prix de ces modules (1 et 2) devront être intégrés dans le bordereau de prix

- garantir que tous les travaux exécutés dans le cadre de ce lot seront  conformes aux standards existants et méthodologies demandées par la Commission  telles que décrites dans les documents ci-dessous:

• Unified Process or Rational Unified Process® Methodology• Commission Entreprise Architecture Framework• Information System Security Policy• Communication sur la gouvernance des technologies de l'information [SEC(2004)1267]• Communication sur l’interopérabilité [SEC(2004) 1265]• Règlement (CE) n° 45/2001 sur la protection des données http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32001R0045:FR:NOT• IS Hosting Certification Guidelines v1

qui, pour la plupart, ne seront consultables qu'à la signature du contrat.

Pour ce lot, le respect par le Contractant des règles du Code de rédaction interinstitutionnel est indispensable pour toute activité rédactionnelle et/ou de traduction afin de garantir la qualité éditoriale et linguistique des produits d’information. En outre, le Contractant devra avoir la capacité de faire traduire toute langue dans les autres langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Pour information, consulter le Code de rédaction interinstitutionnel à l'adresse http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm et la liste des langues à l'adresse http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

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Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

Développement: gestion de projet; l’évaluation, la mise en place de nouveaux outils de production (typiquement des

outils de gestion de contenus, d'indexation et de recherche); pré-analyse, analyse comparatives, collecte des besoins, études de faisabilité; l'adaptation et/ou intégration de systèmes ou produits existant; analyse et conception, documentation (y compris technique), études de sécurité,

gestion du risque; prototypage, programmation, développement, migration, installation,

personnalisation, hébergement (durant le développement, tests et production temporairement);

assurance qualité, tests; l'installation des produits logiciels dans leurs différentes phases (développement,

test, production…) à la demande de la Commission dans le centre de calcul indiqué (en général la DIGIT ou le centre de calcul de la JLS situé à Luxembourg));

formations (y compris technique), aide aux utilisateurs finaux et support, consultance sur les systèmes d'informations;

la conception, réalisation, hébergement, maintenance, mise à jour et/ou gestion quotidienne de sites web;

la conception, réalisation, hébergement, maintenance et/ou mise à jour d'applications web;

la conception, réalisation, hébergement, maintenance et/ou mise à jour régulière de bases de données;

la conception, réalisation, hébergement, maintenance et/ou mise à jour de système de gestion de contenus (dont certains sont basés sur Documentum et son starter kit);

la conception et l’adaptation de l’architecture générale de sites Web ou portails multilingues (Guide pour les Producteurs d'Information (IPG) et ses mises à jour : http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);

la participation aux réunions de différentes instances internes à la Commission européenne, traitant de ses sites Web.

Gestion de contenus: l’intégration, l’encodage de données; la mise à jour, gestion quotidienne de sites web; relecture d'épreuves; la rédaction, la traduction, la révision et l'adaptation de contenu web dans toutes

les langues officielles présentes et à venir; la conception graphique, la recherche d’images, l'illustration, le design dans le

cadre de sites web; la manipulation de documents tels que images, photos, vidéos, rapports,

magazines, newsletters, mémos, brochures, dépliants, fiches, panneaux, pages web et autres type des documents afin de les adapter au support web (typiquement sous forme de page HTML ou de document PDF);

la manipulation, conversion de documents tels que page web, images, photos, vidéos, rapports, magazines, newsletters, mémos, brochures, dépliants, fiches,

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panneaux, pages web et autres types de documents afin de les adapter et les charger dans Documentum;

le contrôle de qualité (métadonnées, liens…) des documents en ligne; le développement, la mise en place et la gestion d’outils statistiques et interactifs

(notification, boîtes à lettres, forums, discussions, enquêtes en ligne…) ainsi que la rédaction de rapport de synthèse de l'activité de ces outils interactifs;

Organisation et modération de forums suivis de la réalisation d'un rapport de synthèse sur les résultats;

la mise en œuvre de guides pour les producteurs d’information;

Diffusion/Dissémination d'information: création, population et mise à jour de base de données; création d’une liste d’envoi ad hoc; Envoi en masse de documents par e-mail ou Fax; Impression d'étiquettes; l’intégration, l’encodage de données;

Lot 3: "Audiovisuel, événements, campagnes de communication"

Pour les trois volets de ce lot3, le respect par le Contractant des règles du Code de rédaction interinstitutionnel est indispensable pour toute activité rédactionnelle et/ou de traduction afin de garantir la qualité éditoriale et linguistique des produits d’information. En outre, le Contractant devra avoir la capacité de faire traduire toute langue dans les autres langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Pour information, consulter le Code de rédaction interinstitutionnel à l'adresse http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm et la liste des langues à l'adresse http://publications.eu.int/code/pdf/370000en.htm.

Volet "Audiovisuel"

Les actions et les outils envisagés, par exemple des reportages, des documentaires, des Video News Releases, des spots télévisuels et radiophoniques ou encore des films d’animation, ont pour objectif d'intéresser davantage les chaînes de télévision et les stations de radio aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; les conseils en stratégie de communication de la Commission européenne vis-à-vis

des chaînes de télévision et des stations de radio et des groupes visés; la production de reportages, de documentaires, de vidéos, de VNR (Video News

Releases), de spots télévisuels et radiophoniques, de films d’animation, etc.; la duplication et l'envoi de produits;

3 Il s’agit bien d’un seul et même lot et l’offre devra porter sur l’ensemble du lot. La division par "volets" est seulement destinée à répertorier plus clairement les tâches à réaliser.

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la médiatisation, c'est-à-dire la promotion en vue de leur diffusion gratuite, de produits auprès des chaînes de télévision et/ou des stations de radio, y compris EBS (Europe by Satellite)4;

le suivi de chaque médiatisation et le rapport des diffusions générées; la duplication des produits en tout format approprié; l'organisation de conférences de presse et/ou de voyages de presse pour des

journalistes/producteurs de médias audiovisuels; la recherche de cibles, par exemple de journalistes/producteurs de chaînes de

télévision et/ou de stations de radio intéressés par les sujets européens; la médiatisation d'événements auprès des médias audiovisuels, en particulier via la

rédaction, l'impression et l'envoi de communiqués ou de dossiers de presse; le suivi des retombées des activités de l'Union européenne dans les médias

audiovisuels, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

Volet "Evénements"

Les travaux d'assistance à l'élaboration, à la conception et à la formulation de politiques de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement dans le domaine de la justice, de la liberté et de la sécurité, ainsi que les travaux d'assistance à l'organisation et la réalisation d'actions d'information, de divulgation et de communication sur ces politiques, pourront comprendre des actions telles que des réunions, des conférences, des "road shows" ou des expositions ayant pour objectif de sensibiliser tantôt certains groupes cibles, tantôt le grand public.. Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive): l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; l'organisation de réunions, de conférences ou d'expositions, incluant les éléments

suivants:

l'invitation des participants; la gestion des inscriptions; le remboursement de frais aux participants; la gestion du transport et du logement; la gestion des repas et des pauses café; la réservation de salles (conférences) ou d'emplacements pour des stands

(expositions); l'installation, la décoration, l'aménagement, etc. de salles ou de stands; la location de matériels, y compris des stands, des véhicules, etc.; le montage, l'installation et le démontage de matériels; la gestion de l'interprétation et de la traduction; l'enregistrement, la transcription et la traduction des paroles prononcées; l'organisation d'une conférence de presse de lancement; la conception, la fabrication, la mise sous pli et la distribution de matériels

d'information et de promotion; l'envoi de matériels; le transport de matériels; la prise de photographies;

4 Pour des informations sur EBS, se rendre sur le site http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

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le tournage d'une vidéo; la présence de techniciens, de personnes d'accueil et de représentants du

Contractant pendant toute la durée d'un événement.

Volet "Campagnes de communication"

Les actions de communication à distance5 et les outils prévus, par exemple des concours s'adressant aux jeunes, ont pour objectif de sensibiliser certains groupes cibles aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; l'achat ou la création de listes de structures potentiellement intéressées par les

sujets européens (organisations professionnelles, associations de journalistes, organisations non gouvernementales, associations de parents et d'enseignants, écoles, clubs de jeunes, colonies de vacances, centres aérés, autres types d’organisations, d'associations et de clubs, etc.);

la création et la gestion d'un réseau de partenaires nationaux contribuant à l'organisation et à la promotion d'une activité dans chacun des pays concernés;

la promotion par e-mail, fax et téléphone d'une activité auprès de cibles potentiellement intéressées;

la promotion par la distribution d'affiches et de brochures d'une activité auprès de cibles potentiellement intéressées;

la conception, la création et la gestion pendant une durée déterminée d'un site web, généralement multilingue, dédié spécifiquement à une activité;

l'achat d'adresses web; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, la gestion de

l'inscription et de la participation des participants; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, l'organisation de

jurys; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, l'organisation de

cérémonies de remise des prix; la gestion de l'interprétation et de la traduction.

5 Comportant néanmoins une part d'organisation sur le terrain, comme par exemple l'organisation de jurys et de cérémonies de remise des prix dans le cadre d'un concours.

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5. MODALITÉS D’ATTRIBUTION DES PRESTATIONS: "CONTRAT-CADRE MULTIPLE" ET "SYSTÈME DE CASCADE"

Pour chacun des lots, un seul et unique Contrat-cadre multiple sera conclu avec les trois soumissionnaires ayant obtenu la meilleure classification lors de l’évaluation des offres et le minimum de points requis (voir points 21 et 22).

Par "Contrat-cadre multiple", on entend la situation dans laquelle un Contrat-cadre est conclu séparément, mais en termes identiques pour chacun des lots, entre la Commission européenne et plusieurs prestataires de services, en vue d’assurer l’exécution d’un marché de manière successive par l’un ou l’autre des Contractants.

En cas d’indisponibilité du premier contractant choisi pour réaliser les travaux dans les délais qui ont été requis dans la demande de prestations, ou en cas de défaillance constatée au sens de l’Article I.11 des conditions particulières du projet de Contrat-cadre (Annexe II.3 pour le lot 1, Annexe III.7 pour le lot 2, Annexe IV.3 pour le lot 3) lors de l’exécution de commandes précédentes - ce qui n’implique toutefois pas la résiliation du Contrat-cadre - la demande de prestations sera adressée automatiquement au deuxième Contractant de la liste ("système de cascade"). Si nécessaire, la même procédure s'appliquera ensuite au deuxième Contractant.

6. COMMANDE DES SERVICES

Chaque prestation susceptible d'être demandée fera l'objet, au fur et à mesure des besoins, d’une demande écrite de la Commission européenne pour laquelle le Contractant retenu devra présenter une offre détaillée qui sera établie sur la base du bordereau de prix retenu lors de la signature du Contrat-cadre. Sur la base de l'offre fournie par le Contractant, une Commande ou un Contrat spécifique, signé par une personne habilitée à engager la Commission européenne, sera formellement conclu. Le Contractant disposera du nombre de jours ouvrables spécifié par la Commission européenne dans sa demande (en règle générale entre 10 et 20 jours ouvrables selon la complexité du travail) pour soumettre son offre. En cas de non respect de ce délai, le Contractant sera considéré comme indisponible.

7. GROUPEMENTS D'ENTREPRISES ET SOUS-TRAITANCE

Les Contractants exécuteront les tâches demandées par la Commission européenne en collaboration régulière avec les services compétents de la Commission, en particulier mais pas uniquement, l'unité "Information, Communication" de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité.

Les entreprises peuvent envisager deux formes de collaboration dans le cadre d'une offre: en qualité de partenaires conjoints ou de sous-traitants. Les offres peuvent même combiner les deux modalités.Dans tous les cas, l'offre doit indiquer très clairement si chaque société qui y participe agit en tant que partenaire dans une offre conjointe ou en tant que sous-traitant (cela vaut également lorsque les différentes sociétés appartiennent au même groupe ou lorsqu’une des sociétés est la société-mère et les autres sont ses

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filiales). Pour le lot 2, les questionnaires annexés au cahier des charges comprennent un formulaire à cet effet.

Les conséquences de ces deux modes de collaboration sont radicalement différentes. Pour qu'elles soient bien comprises des soumissionnaires potentiels, elles sont décrites ci-dessous.

Offres conjointes

Les partenaires qui proposent une offre conjointe sont solidairement responsables de l’exécution du marché dans son ensemble à l’égard de la Commission européenne.Les déclarations mentionnant que:

l’un des partenaires de l’offre conjointe sera responsable d’une partie du marché et l’autre du reste, ou

plusieurs contrats devront être signés si l'offre conjointe est retenue, sont donc incompatibles avec le principe de la responsabilité solidaire. La Commission ne tiendra pas compte de clauses de ce type figurant dans une offre conjointe et elle se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation, pour cause de non-respect du cahier des charges.

Les offres conjointes seront évaluées de la manière suivante:

les critères d'exclusion seront examinés pour chaque entreprise prise individuellement;

les critères de sélection relatifs à la capacité économique et financière et à la capacité technique et professionnelle, de même que les critères d'évaluation, seront examinés par rapport à l'ensemble du groupe présentant l'offre.

Si un soumissionnaire a l’intention de présenter une offre avec un partenaire et a déjà créé à cet effet un consortium ou une entité semblable, il convient de l’indiquer dans l’offre, de même que toute autre information pertinente à cet égard.Si un soumissionnaire envisage de soumettre une offre conjointe, il doit savoir que s'il devient l'attributaire du marché, la Commission exigera qu'il donne une forme officielle à l'association proposée, préalablement à la signature du contrat. Cela peut être réalisé par:

une entité sans personnalité juridique mais offrant une protection suffisante des intérêts contractuels de la Commission européenne (selon l’État membre concerné, il peut s’agir, par exemple, d’un consortium ou d’une association temporaire); ou

la signature par tous les partenaires d'un mandat, rédigé selon le modèle joint, qui prévoit une forme de coopération.

Sous-traitance

Certaines tâches prévues dans le contrat peuvent être confiées à des sous-traitants mais le contractant principal reste pleinement responsable de l’exécution de l’ensemble du marché vis-à-vis de la Commission européenne. Par conséquent:

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le contractant principal est le seul interlocuteur de la Commission pour traiter toute question contractuelle (par exemple, les paiements), même si les tâches concernées sont sous-traitées;

le contractant principal ne peut en aucun cas se soustraire à la responsabilité envers la Commission au motif qu’un sous-traitant est fautif.

Si une offre envisage la sous-traitance, le dossier doit comprendre, pour ce qui concerne les éléments concrets de l'offre:

un document définissant clairement les rôles, les activités, l'obligation de rendre compte et les responsabilités du ou des sous-traitants, et précisant le volume ou la proportion des tâches qui reviendra à chaque sous-traitant

une déclaration d’intention de chaque sous-traitant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.

Les offres assorties de sous-traitance seront évaluées de la manière suivante:

les critères d’exclusion et les critères de sélection seront appliqués au soumissionnaire et à chaque sous-traitant proposé;

les critères d’évaluation seront appliqués à l’offre.

Pendant l’exécution du marché, le contractant devra demander une autorisation expresse écrite de la Commission avant de remplacer un sous-traitant par un autre et/ou avant de sous-traiter des tâches pour lesquelles aucune sous-traitance n’était envisagée dans l’offre initiale.La signature d'un contrat spécifique est réputée matérialiser cette autorisation.

8. STABILITÉ DU SERVICE

La Commission européenne et le Contractant effectueront le transfert réciproque de leurs connaissances nécessaires pour les prestations de services. Pendant toute la durée du Contrat-cadre, ils maintiendront les connaissances au niveau requis et à la disposition de l'autre partie pour l'exécution des prestations de services. La mise à niveau et le transfert des connaissances ne donneront pas lieu à un paiement.

Le Contractant s’assurera pour toute la durée du Contrat-cadre que les éléments nécessaires à la stabilité du service et à la bonne exécution des Contrats spécifiques soient maintenus. Le contractant a l’obligation d’informer sans tarder les services de la Commission de tout nouvel élément modifiant la capacité technique sur base de laquelle il a été sélectionné.

A cette fin, le Contractant assurera, le cas échéant, un remplacement progressif du personnel et prendra en charge les périodes de transfert de connaissances nécessaires à l'exécution des prestations de services et les frais relatifs. En aucun cas le Contractant ne pourra invoquer un changement de personnel pour se soustraire à l'une de ses obligations, notamment le respect des délais et la qualité des prestations.

Pour toutes les tâches à faible degré de substituabilité, comme par exemple la conception, la mise en place et la gestion de projets, le Contractant veillera à ce que le changement de personnel n’intervienne qu'en cas de force majeure.

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9. LIEU DES PRESTATIONS

Le lieu de prestation sera défini spécifiquement pour chaque tâche. Il est à noter cependant que le travail de coordination se fera en collaboration avec les services responsables de la Commission européenne, situés à Bruxelles. Pour le lot 2, des prestations à Luxembourg sont envisagées (centre de calcul de la DIGIT)

10. DURÉE DU MARCHÉ

Chaque Contrat-cadre sera conclu pour une période d'un an à dater de sa signature, renouvelable trois fois, au moyen d'un avenant. La durée totale du Contrat-cadre ne pourra pas dépasser 4 ans à compter de sa signature. Les contrats spécifiques doivent être renvoyés signés avant l'expiration du Contrat-cadre correspondant. Après son expiration, le Contrat-cadre demeurera en vigueur à l'égard de ces contrats spécifiques, mais au plus tard jusqu'au 6èmè mois inclus

Conformément à l'article 126 des Modalités d'exécution du Règlement Financier6, la Commission pourra, après la période de quatre années, recourir à une procédure négociée avec les opérateurs économiques adjudicataires du marché en vue de commander des services similaires pour une période complémentaire de deux années et pour un montant maximum de 50 pour cent du montant initial (voir point 11)..

11. MONTANT INDICATIF DU MARCHÉ

Le montant indicatif total sur la durée des 4 ans est détaillé comme suit:

Lot 1: 8 000 000 eurosLot 2: 12 000 000 eurosLot 3: 26 000 000 euros

Montant indicatif total du marché: 46 000 000 euros. Toutes les dépenses remboursables sont comprises dans ce montant. La signature de ces Contrat-cadre ne conférera aucun droit d’exclusivité.

La Commission européenne peut, avant que le Contrat-cadre ne soit signé, annuler la procédure d'adjudication sans que les soumissionnaires ne soient autorisés à réclamer une compensation.

6 Règlement (CE, EURATOM) No 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 modifiant le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

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12. MODALITÉS DE PAIEMENT ET BUDGET

Les paiements au titre du Contrat-cadre sont effectués conformément à l'Article II.4 du projet de Contrat-cadre. Les règlements ne sont effectués que si le Contractant a rempli toutes ses obligations contractuelles à la date d'envoi de sa facture. Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de Commandes ou de Contrats spécifiques antérieurs n'ont pas été effectués en raison d'un manquement ou d'une faute du Contractant.

Pour les lots 1 et 3

12.1 Préfinancement

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de préfinancement.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Le Contractant pourra demander un préfinancement de 40 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

12.2 Paiement intermédiaire

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de paiement intermédiaire.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Pour une prestation d’une durée inférieure à six mois, il n'y aura pas de paiement intermédiaire. Pour une prestation d’une durée égale ou supérieure à six mois, le Contractant pourra demander un paiement intermédiaire de 30 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

Pour être valable, la demande de paiement intermédiaire du Contractant doit être accompagnée soit du rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission européenne.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission européenne dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le

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Contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission européenne, le paiement intermédiaire correspondant à 30 % du montant total mentionné dans la Commande ou le Contrat spécifique, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues, est effectué.

12.3 Paiement du solde

Le solde sera payé après l’exécution de la prestation par le Contractant et son acceptation par la Commission européenne, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement.

Pour être valable, la demande de paiement du solde doit être accompagnée:

soit du rapport technique final établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission européenne;

des relevés de frais remboursables au titre de l'Article II.7 du projet de Contrat-cadre;

des factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat-cadre et de la Commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission européenne dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le Contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission européenne, le paiement du solde correspondant aux factures concernées est effectué.

Paiements pour le lot 2

Pour ce lot 2, il n'y aura pas de pré financement. Pour chaque contrat spécifique un plan de paiement sera établi en fonction des phases RUP (millesstones).

Typiquement un plan de paiement pourra prendre la forme suivante:

15% à l'issue de la phase de démarrage (inception repport)25% à l'issue de la phase d'élaboration25% à l'issue de la phase de constructionsolde à l'issue de la phase de transition

Pour les contrats spécifiques de courte durée (moins de 6 mois ou de faible montant (moins de 100.000€) les bornes de paiement pourront être regroupées.

12.4 Garantie financière

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Dans le cas d’un préfinancement supérieur à 150 000 euros, une garantie financière équivalente au montant du préfinancement, et fournie par une banque, un établissement financier agréé ou un tiers en faveur de la Commission européenne sera demandée. En fonction de la situation financière du Contractant, la Commission européenne se réserve le droit de demander aussi une garantie financière pour des montants inférieurs à 150 000 euros. La garantie est libérée au paiement du solde de la Commande ou du Contrat spécifique. Elle garantit son exécution conforme aux conditions stipulées à l'Annexe II.3.e pour le lot 1, Annexe III.7.g pour le lot 2 et Annexe IV.3.e pour le lot 3.

13. PÉNALITÉS

En cas de non-exécution des prestations à l'échéance prévue dans les Commandes ou les Contrats spécifiques, de même qu’en cas de malfaçon dans l’exécution des prestations, la Commission se réserve le droit d’infliger des pénalités financières selon les modalités suivantes.

En cas de retard de livraison

Une pénalité sera appliquée en fonction de la formule suivante:

[0,5 % de la valeur totale de la prestation] X [nombre de jours ouvrables de retard].

Le montant total de la pénalité en cas de retard de livraison sera plafonné à 20 % du montant de la Commande ou du Contrat spécifique. Ces pénalités seront exigibles sans mise en demeure préalable par les seuls faits du retard.

En cas de malfaçon 

En cas de malfaçon dans l’exécution des prestations après une deuxième présentation, la Commission européenne pourra arrêter l'exécution de la Commande ou du Contrat spécifique avec le Contractant défaillant et confier la tâche au second Contractant sur la liste, puis ensuite, le cas échéant et selon la même procédure, au troisième Contractant. Dans ce cas, le Contractant défaillant sera tenu de rembourser toute somme qu'il aurait reçue en application de la Commande ou du Contrat spécifique.

14. SUSPENSION DES PRESTATIONS

Indépendamment des pénalités prévues au point 13 ci-dessus, la Commission européenne pourra dans certains cas suspendre l’attribution des prestations au Contractant défaillant.

Dès qu'un Contractant aura exécuté des prestations avec un retard dommageable pour les résultats de l’action par rapport au délai stipulé dans la Commande ou le Contrat spécifique, et à condition que ce retard ne soit pas imputable aux services de la Commission européenne, ou qu'il aura fait l'objet d'au moins deux constats de malfaçon dans l’exécution d'une Commande ou d’un Contrat spécifique, la

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Commission européenne pourra suspendre de plein droit, au moyen d'une lettre recommandée, l'attribution des trois prestations suivantes à ce Contractant.

15. RÉVISION DES PRIX

Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année d'exécution du Contrat-cadre.

A compter du début de la deuxième année de la durée contractuelle, chaque prix peut être révisé à la hausse ou à la baisse chaque année, sur demande d'une des parties contractantes, adressée par lettre recommandée au plus tard 60 jours avant la date anniversaire de la signature du Contrat. La Commission européenne achète aux prix en vigueur à la date de signature des Commandes ou des Contrats spécifiques. Ces prix ne sont pas révisables.

Cette révision est déterminée par l'évolution de l'indice harmonisé des prix à la consommation "IPCUM": (zone euro) publié pour la première fois par l'Office des publications officielles des Communautés européennes dans le bulletin mensuel d'EUROSTAT disponible sur http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision est calculée selon la formule:

Pr = Po (Ir/Io)

dans laquelle:

Pr = prix révisé;Po = prix de l’offre initiale;Io = indice du mois correspondant à la date limite de soumission des offres;Ir = indice du mois correspondant à la date de réception de la lettre

demandant une révision des prix.

16. INFORMATIONS CONCERNANT L’OFFRE

Une société pourra soumettre une offre pour l'un des trois lots ou pour plusieurs lots. Dans ce cas, une offre distincte pour chacun des lots concernés et précisant le numéro du lot devra être soumise.

L’offre devra être rédigée en tenant compte des dispositions du présent cahier des charges, y compris du projet de Contrat-cadre et de ses annexes, joints à la présente invitation à soumissionner (Annexes II.3, pour le lot 1, Annexe III.7 pour le lot 2 et Annexe IV.3 pour le lot 3).

Les groupements (ou consortiums d’entreprises), quelle que soit leur forme juridique, peuvent soumettre une offre. Les soumissionnaires pourront, après avoir formé un groupement (ou consortium d’entreprises), soumettre une offre commune, sous réserve que les règles de concurrence soient respectées.

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Ce groupement (ou consortium d’entreprises) devra désigner l’entreprise ou la personne qui soumettra l'offre au nom de tous. Il faudra joindre à l'offre une copie du mandat, signé par tous les autres membres du groupement (ou consortium d’entreprises), autorisant cette entreprise ou cette personne à soumettre l'offre.

En cas d’attribution du marché, la Commission européenne signera le Contrat-cadre avec cette entreprise ou cette personne, au nom du groupement ou du consortium responsable de l’exécution des Commandes ou des Contrats spécifiques.

Par ailleurs, l'offre devra identifier clairement un "Directeur de projet", employé de l'entreprise ou de la personne signataire de l'offre et qui, pendant toute la durée du Contrat-cadre, sera le seul interlocuteur de la Commission européenne, en particulier pour les échanges de courrier et le relais de toutes les demandes de la Commission européenne auprès des autres membres du groupement (ou consortium d’entreprises).

16.1 Structure de l'offre

Toute offre doit comprendre trois parties, à savoir une proposition administrative, une proposition technique et une proposition financière.

16.2 Première partie: Proposition administrative

Dans cette partie, il faut inclure les informations suivantes, en complétant les trois formulaires énumérés.

Identification du soumissionnaire

L'offre comprendra les documents suivants:

- la preuve de l'inscription du soumissionnaire, selon les modalités applicables dans le pays où il est établi, à l’un des registres professionnels ou du commerce, ou à défaut une déclaration ou une attestation.

- au cas où le soumissionnaire est une personne physique, il devra joindre une copie de sa carte d'identité, de son passeport ou de son permis de conduire et apporter la preuve de sa couverture sociale en tant que travailleur indépendant.

Tout soumissionnaire, y compris les sous-traitants et les différents membres du groupement (ou du consortium d’entreprises), doit remplir et signer le formulaire d'identification, qui se trouve en Annexe I.1, et fournir les documents susmentionnés.

Toutefois, le sous-traitant ne doit ni compléter ce formulaire ni fournir ces documents lorsque la partie qui lui est sous-traitée est inférieure à 20 % du marché.

Signalétique financier

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Un formulaire d'identification bancaire rempli et signé par un représentant autorisé du soumissionnaire et de son banquier doit être ajouté à l’offre. Si l’offre émane d'un groupement (ou consortium d’entreprises), seul le chef de file devra faire parvenir ce formulaire. Un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htm.

Entités légales

Le soumissionnaire doit également envoyer le formulaire "entités légales"  complété et signé par un représentant autorisé du soumissionnaire et accompagné des documents mentionnés dans le formulaire. Si l’offre émane d'un groupement (ou consortium d’entreprises), seul le chef de file devra faire parvenir ce formulaire. Un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm#es_fr_it.

La Commission européenne se réserve le droit de requérir, dans un délai précisé dans sa demande, tout autre document relatif à l'offre présentée, aux fins d'évaluation et de vérification.

16.3 Deuxième partie: Proposition technique

Cette partie revêt une importance essentielle pour l'évaluation des offres, pour l'attribution du marché, ainsi que pour l'exécution du Contrat-cadre éventuel.

L'attention des soumissionnaires est attirée sur les critères d'attribution, qui définissent les parties de la proposition technique auxquelles ils devront être particulièrement attentifs. La proposition technique doit aborder tous les aspects énumérés dans le cahier des charges et présenter des modèles, des exemples et des solutions techniques aux problèmes posés dans les spécifications techniques. Le niveau de détail et de précision de l'offre sera déterminant pour l'évaluation. Dans son offre, le soumissionnaire proposera la méthodologie à appliquer et la manière d'organiser le travail dans le cadre de ce marché.

La proposition technique doit comporter toutes les informations nécessaires aux fins d'attribuer le marché.

16.4 Troisième partie: Proposition financière

Toute offre devra comporter une proposition financière. L'attention du soumissionnaire est attirée sur les points suivants.

L’offre de prix sera exprimée en euros, y compris pour les pays qui ne font pas partie de la zone EURO. Pour les soumissionnaires de ces pays, le montant de l’offre ne pourra pas être révisé du fait de l’évolution du taux de change. Le choix de ce taux de change appartient au soumissionnaire, qui assume les risques ou opportunités de variation de ce taux.

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Les prix devront être présentés sur la base des bordereaux de prix (Annexe II.2 pour le lot 1, Annexe III.6 pour le lot 2 et Annexe IV.2 pour le lot 3). Les prix indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations, à l’exception des frais de voyage et de séjour du Contractant qui seront remboursés selon les règles relatives au remboursement de frais (Annexe II.3.d pour le lot 1, Annexe III.7.j pour le lot 2 et Annexe IV.3.d pour le lot 3). Dans le cas particulier du lot 2, les soumissionnaires devront prendre en considération que les prix soumis dans les bordereaux doivent comprendre les frais de voyage et séjour nécessaires à la participation à une réunion de projet mensuelle dans les locaux de la Commission

Les prix doivent être indiqués hors taxes, droits et autres charges, c'est à dire également hors TVA, les Communautés étant exonérées de ces prélèvements dans l'UE en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13 juillet 1967). Cette exonération est accordée à la Commission européenne par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur pièces justificatives, soit par exonération directe. Dans les pays où la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA sera indiqué séparément. En cas de doute quant au régime de TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l'exonération de TVA dont bénéficie la Communauté européenne.

17. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE

L'évaluation sera basée sur l'offre de chaque soumissionnaire.

Toutes les informations seront évaluées par rapport aux critères définis dans le présent cahier des charges. La procédure d'attribution du marché, qui ne concerne que les offres admissibles, sera menée en trois étapes successives.

Respectivement, ces étapes visent à:

1) vérifier, au regard des critères d’exclusion, la possibilité pour les soumissionnaires de participer à la procédure de passation de marché;

2) vérifier, sur la base des critères de sélection, la capacité technique et professionnelle ainsi que la capacité économique et financière de chaque soumissionnaire;

3) évaluer, sur la base des critères d'attribution, chaque offre ayant passé avec succès les phases d'exclusion et de sélection.

18. OUVERTURE DES OFFRES

L'ouverture des offres aura lieu le le 07/01/2008 à 10h00 dans les locaux de la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité au 46 rue du Luxembourg, B-1040 Bruxelles.

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Les soumissionnaires souhaitant y assister devront s'inscrire au moins deux jours à l'avance, en envoyant un courrier électronique à l'adresseJLS - A5 - INFO-COMM@ec.europa.eu .

Le président de la commission d’ouverture annoncera le nom des soumissionnaires et le jugement relatif à la recevabilité de chaque offre. Les prix indiqués dans les offres reçues ne seront pas communiqués.

19. CRITÈRES D'EXCLUSION

19.1 Critères d'exclusion selon l'Article 93 du Règlement financier7

Sont exclus de la participation au présent marché les soumissionnaires:

19.1.a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

19.1.b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

19.1.c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

19.1.d) qui n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

19.1.e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

19.1.f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 96 paragraphe 1 du Règlement financier.

19.2 Critères d’exclusion selon l'Article 94 du Règlement financier

Sont exclus de l'attribution du présent marché, les soumissionnaires qui à l'occasion de la procédure de passation de ce marché:

19.2.a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

Les soumissionnaires doivent déclarer:

qu'ils ne sont affectés par aucun conflit d'intérêts dans le cadre du marché. Un conflit d'intérêt peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de toutes autres relations ou intérêts communs;

7 Règlement (CE, EURATOM) No 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant Règlement Financier applicable au budget général des Communautés européennes.

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qu’ils feront connaître au pouvoir adjudicateur, sans délai, toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts;

qu'ils n'ont pas fait, et s'engagent à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du présent marché;

qu'ils n'ont pas consenti, recherché, cherché à obtenir, ou accepté, d'avantage, financier ou autre, en faveur ou de la part d'une quelconque personne constituant une pratique illégale ou relevant de la corruption, directement ou indirectement, en tant qu'incitation ou récompense liée à l'attribution du marché.

La Commission européenne se réserve le droit de vérifier ces informations.

19.2.b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas fourni ces renseignements.

19.3 Moyens de preuves à fournir par les soumissionnaires

Lors de la soumission des offres, tout soumissionnaire, y compris les différents membres du groupement (ou du consortium d’entreprises) et les sous-traitants dont la partie sous-traitée est supérieure à 20 %, doit fournir une attestation sur l'honneur (Annexe I.3) dûment datée et signée, mentionnant qu'il ne se trouve pas dans une des situations visées aux points 19.1.a) et 19.1.b).

Le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer, y compris les différents membres du groupement (ou du consortium d’entreprises) et les sous-traitants dont la partie sous-traitée est supérieure à 20 %, devra fournir dans les quinze jours calendrier qui suivent la notification des résultats et avant la signature du contrat, la preuve confirmant la déclaration sur l'honneur. La Commission européenne accepte comme preuve suffisante:

1. que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés aux points 19.1.a), 19.1.b) ou 19.1.e), la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites;

2. que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné au point 1.d), la production d'un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné.

Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

Les documents énumérés ci-dessus concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris le cas échéant, les chefs d’entreprise ou toute

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personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire.

La Commission européenne se réserve toutefois le droit de requérir, dans un délai précisé dans sa demande, tout autre document relatif à l’offre présentée, aux fins d’évaluation et de vérification.

Remarque

Les soumissionnaires seront exonérés de l'obligation de produire les preuves mentionnées ci-dessus, si de telles preuves ont déjà été présentées aux fins d'une autre procédure de marché lancée par la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité et pour autant que les documents en question n'aient pas été délivrés plus d'un an auparavant et qu'ils soient toujours valables. En pareil cas, le soumissionnaire mentionnera dans son offre les références de l'appel d'offres pour lequel il a déjà fourni les documents requis.

19.4 Sanctions administratives et financières

Sans préjudice de l'application de sanctions contractuelles, les soumissionnaires ou contractants qui se sont rendus coupables de fausses déclarations ou ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles dans le cadre d'un précédent marché peuvent être exclus des marchés et subventions financés sur le budget communautaire et se voir infliger des sanctions administratives ou financières conformément à l'article 96 du Règlement financier et aux articles 133a et 134 ter des Modalités d'exécution8.

20. CRITERES DE SÉLECTION

Le soumissionnaire devra apporter la preuve de sa capacité économique et financière et de sa capacité technique et professionnelle. Le soumissionnaire qui ne fournira pas les documents requis, ou qui, sur base des documents fournis, sera considéré comme ne remplissant pas les critères définis ci-dessous, pourra être exclus de la procédure d’attribution du marché. C'est pourquoi le soumissionnaire est invité à lire attentivement cette section et à fournir les documents et les informations spécifiques demandés.

20.1 Capacité économique et financière

Pour le lot 1, le soumissionnaire ou le groupement (ou consortium d’entreprises) devra avoir un chiffre d'affaires annuel minimum de 4 000 000 euros.Pour le lot 2, le soumissionnaire ou le groupement (ou consortium d’entreprises) devra avoir un chiffre d'affaires annuel minimum de 10 000 000 euros.

8 Règlement (CE, EURATOM) No 478/2007 de la Commission du 23 avril 2007 modifiant le Règlement (CE, Euratom) No 2342/2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) No 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

29

Pour le lot 3, le soumissionnaire ou le groupement (ou consortium d’entreprises) devra avoir un chiffre d'affaires annuel minimum de 9 000 000 euros.

Afin de prouver sa capacité économique et financière, le soumissionnaire devra joindre à son offre les éléments suivants.

Les bilans ou extraits de bilans des trois derniers exercices. Une déclaration reprenant le chiffre d'affaires global et, le cas échéant, pour

les trois derniers exercices, le chiffre d'affaires relatif à des activités liées à l'appel d'offre actuel.

20.2 Capacité technique et professionnelle

Lot 1: "Ecriture et graphisme"

Le soumissionnaire devra satisfaire aux critères énumérés plus bas. S'il n'a pas la capacité de satisfaire à tous les critères à lui seul, il pourra former un groupement (ou consortium d’entreprises) ou faire appel à des sous-traitants.

Critère 1 Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans la création de produits d’information et de matériels de promotion en plusieurs langues (minimum 3) et destinés à plusieurs pays.

Critère 2Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans l'identification de groupes cibles et la définition de leurs besoins dans plusieurs pays et plusieurs langues (minimum 3).

Critère 3Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans la production de contenus graphiques et de contenus écrits pour des sites web multilingues.

Critère 4Disposer du matériel et de l'équipement technique nécessaires pour exécuter les services envisagés (décrits plus haut au point 4 – Description des lots – Lot 1).

Critère 5Avoir les compétences linguistiques nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Eléments de preuve à fournir

Les éléments énumérés plus bas devront être fournis pour justifier la conformité aux critères du lot 1.

Les offres émanant de groupements (ou consortiums d’entreprises) ou incluant des sous-traitants devront préciser l’intitulé, le rôle et l’expérience de chacun

30

des membres du groupement (ou consortium d’entreprises) ou de chaque sous-traitant.

Pour les critères 1 à 3

Le soumissionnaire devra soumettre les éléments suivants.

La liste des principaux clients et des principaux services prestés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou privé) de chacun de ces services.

Des exemples de travaux relatifs aux critères 1 à 3, exécutés au cours des trois dernières années. Si ces travaux ont été exécutés en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium d’entreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont été le rôle et la contribution de chacun. Les projets référencés doivent comprendre une personne de contact pouvant éventuellement attester l’existence des prestations.

Pour le critère 4

Le soumissionnaire devra soumettre les éléments suivants.

La liste du matériel et de l'équipement technique dont le soumissionnaire dispose pour exécuter les services envisagés.

La liste des services que le soumissionnaire entend réaliser directement et de ceux qu'il entend éventuellement sous-traiter.

Le cas échéant, l’identification et la description des sous-traitants d'ores et déjà sélectionnés par le soumissionnaire et auxquels il fera éventuellement appel pour exécuter certains types de travaux.

Les CV du personnel désigné par le soumissionnaire pour exécuter les services envisagés. Les CV seront présentés, de préférence, selon la recommandation de la Commission européenne relative à un modèle européen commun(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3).

L’indication des effectifs moyens annuels du soumissionnaire pendant les trois dernières années.

La description des moyens dont le soumissionnaire dispose pour s'assurer du contrôle de qualité des travaux qu'il exécute.

Pour le critère 5

Le soumissionnaire devra démontrer sa capacité à travailler dans les langues de l'Union européenne et, le cas échéant, sa capacité à mobiliser rapidement les ressources nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Pour démontrer cette capacité, il devra fournir des exemples de travaux déjà réalisés dans des langues autres que la sienne.

31

Lot 2: " Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques "

Le soumissionnaire devra satisfaire aux critères énumérés plus bas. S'il n'a pas la capacité de satisfaire à tous les critères à lui seul, il pourra former un groupement (ou consortium d’entreprises) ou faire appel à des sous-traitants. Dans ce cas, l’un des candidats devra être désigné comme étant le Contractant principal.

Critère 1Avoir les capacités structurelles pour permettre la livraison des services requis.

Critère 2Avoir la main d'œuvre et le personnel qualifié adéquat aux services requis.

Critère 3Avoir une expérience dans des projets ou contrats similaires.Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans de conception, de création et de gestion d'un site web multilingue (à mettre dans le questionnaire)

Critère 4Avoir des mécanismes de contrôle et d'assurance de la qualité.

Critère 5Avoir une infrastructure et un environnement apte à la réalisation des services demandés.

Critère 6 Avoir les compétences linguistiques nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Eléments de preuve à fournir

Les éléments énumérés plus bas devront être fournis pour justifier la conformité aux critères du lot 2.

Les offres émanant de groupements (ou consortiums d’entreprises) ou incluant des sous-traitants devront préciser l’intitulé, le rôle et l’expérience de chacun des membres du groupement (ou consortium d’entreprises) ou de chaque sous-traitant..

Pour les critères 1 à 5

Le soumissionnaire devra soumettre l'ensemble des formulaires de l'annexe III.3Pour le critère 6

32

Le soumissionnaire devra démontrer sa capacité à travailler dans les langues les plus courantes de l'Union européenne et, le cas échéant, sa capacité à mobiliser rapidement les ressources nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Pour démontrer cette capacité, il devra fournir des exemples de travaux déjà réalisés dans des langues autres que la sienne.

Lot 3: "Audiovisuel, événements, campagnes de communication"

Le soumissionnaire devra satisfaire aux critères énumérés plus bas. S'il n'a pas la capacité de satisfaire à tous les critères à lui seul, il pourra former un groupement (ou consortium d’entreprises) ou faire appel à des sous-traitants. Dans ce cas, l’un des candidats doit être désigné comme étant le Contractant principal.

Critère 1Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans la gestion de projets d’information et de communication transnationaux et multilingues.

Critère 2Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans de tournage et de médiatisation de vidéos dans plusieurs pays et plusieurs langues.

Critère 3Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans d'organisation de conférences dans plusieurs pays et plusieurs langues (y compris la gestion des invitations, des inscriptions, du transport, du logement et des repas des participants).

Critère 4Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans de conception, de création et de gestion d'un site web multilingue.

Critère 5Avoir les compétences techniques nécessaires pour exécuter les services envisagés (décrits plus haut au point 4 – Description des lots – Lot 3).

Critère 6Avoir les compétences linguistiques nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Eléments de preuve à fournir

Les éléments énumérés plus bas devront être fournis pour justifier la conformité aux critères du lot 3.

Les offres émanant de groupements (ou consortiums d’entreprises) ou incluant des sous-traitants devront préciser l’intitulé, le rôle et l’expérience de chacun

33

des membres du groupement (ou consortium d’entreprises) ou de chaque sous-traitant.

Pour les critères 1 à 4

Le soumissionnaire devra soumettre les éléments suivants.

La liste des principaux clients et des principaux services prestés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou privé) de chacun de ces services.

Des exemples de travaux relatifs aux critères 1 à 4, exécutés au cours des trois dernières années. Si ces travaux ont été exécutés en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium d’entreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont été le rôle et la contribution de chacun.

Pour le critère 5

Le soumissionnaire devra soumettre les éléments suivants.

La liste du matériel et de l'équipement technique dont le soumissionnaire dispose pour exécuter les services envisagés.

La liste des services que le soumissionnaire entend réaliser directement et de ceux qu'il entend éventuellement sous-traiter.

Le cas échéant, l’identification et la description des sous-traitants d'ores et déjà sélectionnés par le soumissionnaire et auxquels il fera éventuellement appel pour exécuter certains types de travaux.

Les CV du personnel désigné par le soumissionnaire pour exécuter les services envisagés. Les CV seront présentés, de préférence, selon la recommandation de la Commission européenne relative à un modèle européen commun(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVExamples/navigate.action?locale_id=3).

L’indication des effectifs moyens annuels du soumissionnaire pendant les trois dernières années.

La description des moyens dont le soumissionnaire dispose pour s'assurer du contrôle de qualité des travaux qu'il exécute.

Pour le critère 6

Le soumissionnaire devra démontrer sa capacité à travailler dans les langues les plus courantes de l'Union européenne et, le cas échéant, sa capacité à mobiliser rapidement les ressources nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Pour démontrer cette capacité, il devra fournir des exemples de travaux déjà réalisés dans des langues autres que la sienne.

21. CRITÈRES D’ATTRIBUTION DU MARCHÉ

21.1. Qualité de l'offre

34

21.1.1 Lot 1 "Ecriture et graphisme" - Qualité de l'offre

Pour le lot 1, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu au moins le minimum de points requis (75/100) pour les critères qualitatifs et remis l’offre économiquement la plus avantageuse.

Les critères d'attribution comprennent:

1) l’analyse des réponses aux deux études de cas9; 2) le budget, aussi détaillé que possible, des études de cas (les chiffres devront être

conformes aux bordereaux de prix). Tous les prix seront indiqués en euros et hors taxes et droits, dont la TVA.

Qualité de l'offre

Chacune des études de cas du lot 1 sera notée sur 100, de la manière suivante.

Etude de cas 1 (conception et production d'un poster)

Qualité de la mise en page du poster (35 points). Pertinence de la méthodologie et des outils utilisés pour l'identification des

publics cibles (35 points). Pertinence du contenu du poster (30 points).

Etude de cas 2 (conception, production et distribution d'une brochure d'information avec DVD)

Qualité du graphisme de la brochure, du DVD et de la page HTML (40 points). Pertinence et qualité du texte proposé pour l'introduction de la brochure (40

points). Pertinence de la structure proposée pour la brochure, ainsi que pour la page

HTML (20 points).

Pour chacune des études de cas du lot 1, afin de permettre à la Commission européenne d’évaluer son offre, le soumissionnaire:

réalisera les travaux demandés en respectant les spécifications énoncées; exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour garantir la qualité et la

ponctualité des travaux, qu’ils soient réalisés par lui-même ou par des sous-traitants ou d’autres membres du consortium;

le cas échéant, exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour organiser et contrôler de manière optimale le travail de ses sous-traitants ou des autres membres du consortium;

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour collaborer le plus étroitement possible avec la Commission européenne à Bruxelles.

Seules les offres ayant obtenu au moins 75/100 à chaque étude de cas seront prises en considération pour l’étape suivante, qui consiste en la détermination de

9 Les études de cas ne préjugent en rien des prestations qui seront éventuellement confiées au(x) contractant(s).

35

la valeur financière de l’offre (somme des prix des deux études de cas), et ensuite en la détermination de l'offre la plus avantageuse.

21.1.2 Lot 2 "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content

Management Systems) et autres services informatiques " - Qualité de l'offre

Pour le lot 2, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu au moins le minimum de points requis (75/100) pour les critères qualitatifs et remis l’offre économiquement la plus avantageuse.

Les critères d'attribution comprennent:

1) l’analyse des réponses aux deux études de cas10 à développer se trouvant dans l’Annexe II.1 par rapport aux éléments listés ci-après ainsi qu’au projet de SLA introduit dans l’offre;

2) la valeur financière de l'offre (les chiffres devront être conformes aux bordereaux de prix). Tous les prix seront indiqués en euros et hors taxes et droits, dont la TVA.

Qualité de l'offre

Chacune des études de cas du lot 2 sera notée sur 100, de la manière suivante.

Volet "Développement de système d'information"

Etude de cas 1 (Système de gestion de contenus)

Qualité, clarté et consistance de la méthode de travail et des outils proposés pour la mise en œuvre et notamment approche proposée pour traiter les documents au sein de l’équipe projet, y compris les membres de la Commission (20 points avec un minimum de 13 points).

Qualité et clarté des documents produits (40 points avec un minimum de 25 points)

Qualité, clarté et faisabilité de la proposition dans la réutilisation de modules préconstruits pour réduire le coût moyen du développement de système de gestion de contenus web tels que celui spécifié dans l'étude (20 points avec un minimum de 13 points)

Qualité et clarté de la méthode d'estimation des coûts proposée (20 points avec un minimum de 13 points)

Volet "Graphisme"

Etude de cas 2 (nouveau site JLS)

Compréhension des besoins liés à la matière JLS et des publics cible dans l'analyse de la réorganisation et la navigation proposée (20 points).

Pertinence de la réorganisation et de la navigation proposée (30 points)

10 Les études de cas ne préjugent en rien des prestations qui seront éventuellement confiées au(x) contractant(s).

36

Qualité graphique de la nouvelle newsroom sur différents navigateurs internet, lors de l'impression et sur des appareils de type assistant numérique mobile personnel (30 points);

Qualité technique de la newsroom proposée (HTML, CSS, Javascript, IPG, WAI, …) (20 points).

Pour chacune des études de cas du lot 2, afin de permettre à la Commission européenne d’évaluer son offre, le soumissionnaire:

réalisera les travaux demandés en respectant les spécifications énoncées dans les études de cas. Le soumissionnaire présentera une liste de modules préconstruits disponibles et pouvant êtres utilisés dans les réalisations demandées par les services de la Commission;

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour garantir la qualité et la ponctualité des travaux, qu’ils soient réalisés par lui-même ou par des sous-traitants ou d’autres membres du consortium et s’aidant notamment de la proposition de protocole d’accord de niveau de service qu’il devra compléter en Annexe III.5;

le cas échéant, exposera dans ce protocole d’accord les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour organiser et contrôler de manière optimale le travail, la structure mise en place, les interfaces avec les sous-traitants ou les autres membres du consortium et les responsabilités fonctionnelles de chacun dans la structure;

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour collaborer le plus étroitement possible avec la Commission européenne à Bruxelles et assurer la continuité dans la livraison des services.

Seules les offres ayant obtenu au moins 75/100 à chaque étude de cas seront prises en considération pour l’étape suivante, qui consiste en la détermination de la valeur financière de l’offre, et ensuite en la détermination de l'offre la plus avantageuse.

21.1.3 Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication" - Qualité de l'offre

Pour le lot 3, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu au moins le minimum de points requis (75/100) pour les critères qualitatifs et remis l’offre économiquement la plus avantageuse.

Les critères d'attribution comprennent:

1) l’analyse des réponses aux quatre études de cas11; 2) le budget, aussi détaillé que possible, des études de cas (les chiffres devront être

conformes aux bordereaux de prix). Tous les prix seront indiqués en euros et hors taxes et droits, dont la TVA.

Qualité de l'offre

Chacune des études de cas du lot 3 sera notée sur 100, de la manière suivante.

11 Les études de cas ne préjugent en rien des prestations qui seront éventuellement confiées au(x) contractant(s).

37

Volet "Audiovisuel"

Etude de cas 1 (tournage et médiatisation d'un Video News Release)

Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour réaliser le tournage et la production de la vidéo (35 points).

Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour réaliser la médiatisation de la vidéo (35 points).

Pertinence du contenu proposé pour la vidéo (30 points).

Volet "Evénements"

Etude de cas 2 (organisation d'une conférence)

Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser la conférence (50 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" de la conférence (50 points).

Etude de cas 3 (organisation d'une exposition dans les 27 capitales de l'Union européenne)

Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser l'exposition itinérante (40 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" de l'exposition à Bucarest, sans la conférence de presse (35 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" de la conférence de presse à Bucarest (25 points).

Volet "Campagnes de communication"

Etude de cas 4 (organisation d'un concours dans les 27 Etats membres de l'Union européenne)

Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser le concours (35 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" du concours en Slovaquie, hors cérémonie nationale de remise des prix (25 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" de la cérémonie nationale de remise des prix à Bratislava, transports inclus (20 points).

Qualité de l'organisation "virtuelle" de la cérémonie européenne de remise des prix à Bruxelles, transports inclus (20 points).

Pour chacune des études de cas du lot 3, afin de permettre à la Commission européenne d’évaluer son offre, le soumissionnaire:

exposera en détail la façon dont il envisage d’accomplir les tâches imposées, en distinguant soigneusement l’organisation mise en place, les différentes étapes de son travail, en en estimant la durée et en en identifiant les points critiques;

38

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour garantir la qualité et la ponctualité des travaux, qu’ils soient réalisés par lui-même ou par des sous-traitants ou d’autres membres du consortium;

le cas échéant, exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour organiser et contrôler de manière optimale le travail de ses sous-traitants ou des autres membres du consortium;

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour travailler régulièrement dans d’autres pays que le sien et d’autres langues que la sienne;

exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour collaborer le plus étroitement possible avec la Commission européenne, à Bruxelles et dans les Etats membres.

Seules les offres ayant obtenu au moins 75/100 à chaque étude de cas seront prises en considération pour l’étape suivante, qui consiste en la détermination de la valeur financière de l’offre (somme des prix des quatre études de cas), et ensuite en la détermination de l'offre la plus avantageuse.

21.2. Valeur financière de l'offre

21.2.1 Lot 1 "Ecriture et graphisme" - Valeur financière de l’offre

Pour déterminer la valeur financière de l'offre, les prix des deux études de cas seront additionnés afin d'obtenir une somme des prix.

21.2.2 Lot 2 "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques" - Valeur financière de l’offre

Le soumissionnaire remplira le tableau suivant à partir des montants indiqués dans son bordereau de prix. Chaque prix de profil/rôle sera multiplié par son poids correspondant et le montant total pondéré sera composé de la somme de chaque prix pondéré. Ce montant total pondéré sera repris dans la formule de l'évaluation finale.

Poids(W)

Prix en € (à remplir par le soumissionna

ire)(P)

Prix pondéré(W * P)

Analyse & études      Business Designer/Analyst 4,38%Senior System Analyst 6,13%System Analyst 2,02%Requirements Specifier 2,62%IS Senior Consultant 0,52%IS Consultant 0,52%

39

Développement      Senior Implementer 7,28%Implementer 7,28%User Interface Designer 1,32%Senior Software Architect 2,80%Software Architect 2,80%Database Designer/Manager 1,32%Integrator 10,08%

Gestion      Project Manager 10,08%Change Control Manager 1,32%Configuration Manager 3,07%Test Manager 5,26%Deployment Manager 0,87%Management Reviewer 0,44%

Production et support      Technical Writer 0,44%Course Developer - User Assistance Person 0,44%Web Master 1,32%

Testers      Tester 5,96%Test Designer 10,49%

Gestion de sites web      rédacteur 7,28%technicien web 1,32%graphiste web 1,32%documentaliste 1,32%

Prix pondéré final (SOMME des prix pondérés):

21.2.3 Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication" - Valeur financière de l’offre

Pour déterminer la valeur financière de l'offre, les prix des quatre études de cas seront additionnés afin d'obtenir une somme des prix.

22. EVALUATION FINALE

22.1 Lot 1 "Ecriture et graphisme"

40

Pour chaque offre, l'évaluation finale consistera à calculer le ratio obtenu en divisant la somme des points des deux études de cas (multipliée par 1 000) par la somme des prix des deux études de cas:

Avec:

= somme des points des offres

= somme des prix des offres

Les offres seront classées par ordre décroissant sur la base du ratio obtenu. Pour le lot 1, le marché sera attribué aux trois soumissionnaires dont les offres ont obtenu les ratios les plus élevés au terme de l’évaluation finale.

22.2 Lot 2 "Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques"

Pour déterminer la meilleure offre, il sera attribué au prix (évaluation financière) un poids de 40 % et à la qualité (évaluation technique) un poids de 60 %.

Le prix et la qualité seront ensuite combinés en utilisant la formule suivante:

dans laquelle:

= note de l'étude de cas 1

= note de l'étude de cas 2

= note qualitative de l'offre

= note qualitative de la meilleure offre (parvenue à la phase d'attribution)

= prix pondéré final de l'offre la moins chère (parvenue à la phase d'attribution)

= prix pondéré final de l'offre

Les offres seront classées par ordre décroissant sur la base du score obtenu. Pour le lot 2, le marché sera attribué aux trois soumissionnaires dont les offres ont obtenu les ratios les plus élevés au terme de l’évaluation finale.

41

22.3 Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication"

Pour chaque offre, l'évaluation finale consistera à calculer le ratio obtenu en divisant la somme des points des quatre études de cas (multipliée par 1 000) par la somme des prix des quatre études de cas:

Avec:

= somme des points des offres

= somme des prix des offres

Les offres seront classées par ordre décroissant sur la base du ratio obtenu. Pour le lot 3, le marché sera attribué aux trois soumissionnaires dont les offres ont obtenu les ratios les plus élevés au terme de l’évaluation finale.

42

ANNEXES

ANNEXE I: ANNEXES COMMUNES AUX 3 LOTS Page 45

Annexe I.1: Formulaire d'identification du soumissionnaire 46

Annexe I.2: Signalétique financier 48

Annexe I.3: Formulaire relatif aux situations d'exclusion 49

ANNEXE II: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 1 51

Annexe II.1: Etudes de cas du lot 1 52

Annexe II.2: Bordereau de prix du lot 1 56

Annexe II.3: Projet de Contrat-cadre du lot 1 et ses annexes 67

Annexe II.3.a: Cahier des charges 90

Annexe II.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 91

Annexe II.3.c: Modèle de Contrat spécifique 92

Annexe II.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 96

Annexe II.3.e: Garantie financière 103

Annexe II.3.f: Mandat 105

ANNEXE III: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 2 107

Annex III.1: Indicative list of products 108

Annex III.2: Profiles and roles 110

Annex III.3: Questionnaire 123

Annex III.4: Case studies of lot 2 and its annexes 172

Annexe III.4.a: Vision document 186

Annexe III.4.b: Software Development Plan 208

Annexe III.4.c: Software Architecture Document 223

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 236

Annex III.6: Schedule of prices for lot 2 244

43

Annex III.7:Proposed Framework service contract for lot 2 and its annexes 248

Annex III.7.a: List of Services covered by the Contract and schedule of prices 276

Annex III.7.b: Power of Attorney 277

Annex III.7.c: Identification form and Legal entities 279

Annex III.7.d: - Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete]) 280- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.e: - Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) 281- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.f: Specific Contracts and Order forms – Models 282

Annex III.7.g: Financial guarantee – Model 283

Annex III.7.h: Performance Guarantee – Model 285

Annex III.7.i: Service Level Agreement 286

Annex III.7.j: Daily travel and subsistence allowance for the Contractor 287

Annex III.7.k: III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts 289

ANNEXE IV: ANNEXES SPÉCIFIQUES AU LOT 3290

Annexe IV.1: Etudes de cas du lot 3 291

Annexe IV.2: Bordereaux de prix du lot 3 305

Annexe IV.3: Projet de Contrat-cadre du lot 3 et ses annexes 329

Annexe IV.3.a: Cahier des charges 352

Annexe IV.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 353

Annexe IV.3.c: Modèle de Contrat spécifique 354

Annexe IV.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 358

Annexe IV.3.e: Garantie financière 358

Annexe IV.3.f: Mandat 360

44

ANNEXE I: ANNEXES COMMUNES AUX 3 LOTS

Annexe I.1: Formulaire d'identification du soumissionnaire 46

Annexe I.2: Signalétique financier 48

Annexe I.3: Formulaire relatif aux situations d'exclusion 49

45

ANNEXE I.1

IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE

(A compléter par le soumissionnaire)

Appel d’offres N° […]

Identité

Nom du soumissionnaire

Forme juridique

Date d'enregistrement

Pays d'enregistrement

Numéro d'enregistrement

Numéro de TVA

Description de la couverture en matière de sécurité sociale légale (au niveau de l'État membre d'origine)12

Adresse

Adresse du siège social du soumissionnaire

Le cas échéant, adresse administrative du soumissionnaire aux fins du présent appel d'offres

Personne de contact

Nom

Prénom

Titre (M. / Mme)

Fonction (par exemple: "Directeur")

Numéro de téléphone

Numéro de fax

12 Pour les personnes physiques.

46

E-mail

Adresse Internet

Nom des représentants légaux

Nom des représentants légaux et des autres personnes autorisées à signer les contrats avec les tiers

Déclaration d'un représentant autorisé de l'organisation13:Le soussigné déclare que les informations fournies dans la présente offre sont exactes.

Nom

Prénom

Titre (M. / Mme)

Fonction (par exemple: "directeur")

Numéro de téléphone

Numéro de fax

E-mail

Adresse Internet

Nom:Prénom:

Signature:

13 Son nom doit obligatoirement figurer sur la liste des représentants légaux, sous peine de voir la signature de l'offre invalidée.

47

ANNEXE I.2

SIGNALETIQUE FINANCIER

48

ANNEXE I.3

FORMULAIRE RELATIF AUX SITUATIONS D'EXCLUSION

DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE

1. Conformément à l’article 93 du règlement financier des Communautés européennes (règlement 1605/2002 du Conseil du 25/06/2002) publié au Journal officiel L 248 du 16 septembre 2002, je déclare sur l'honneur ne pas être dans une ou plusieurs des situations suivantes qui excluraient ma participation à ce marché :

a) en état ou faisant l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou étant dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) ayant fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant ma moralité professionnelle;

c) ayant commis en matière professionnelle une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

d) n'ayant pas rempli mes obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou mes obligations relatives au paiement de mes impôts selon les dispositions légales du pays où je suis établi(e) ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) ayant fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

f) ayant été déclaré, suite à la procédure de passation d'un autre marché ou de la procédure d'octroi d'une subvention financés par le budget communautaire, en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de mes obligations contractuelles.

2. La Commission accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés aux points a), b) ou e) cités ci-dessus, la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.

La Commission accepte comme preuve suffisante que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné au point d), cité ci-dessus, un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné.

Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

En renvoyant le présent formulaire, dûment signé, le soumissionnaire s'engage à

49

transmettre à la Commission, les documents visés ci-dessus et tout document complémentaire qu'elle juge utile aux fins de vérification.

3. En outre, je déclare sur l'honneur:

a) qu’à la date de soumission de l’offre, ni l’entreprise/l’organisation que je représente ni le personnel proposé pour la réalisation de la prestation ne se trouvent en situation de conflit d'intérêts du fait du présent appel d'offres. Je m'engage à informer la Commission sans délai de tout changement de cette situation survenant après la date de soumission de l'offre;

b) que les renseignements fournis à la Commission dans le cadre du présent marché sont exacts, sincères et complets.

Fait à ………………………………. le………………………………….

Nom et prénom: ……………………………...

Titre: ……………………………….

Signature: ……………………………….

50

ANNEXE II: ANNEXES SPECIFIQUES AU LOT 1

Annexe II.1: Etudes de cas du lot 1 52

Annexe II.2: Bordereau de prix du lot 1 56

Annexe II.3: Projet de Contrat-cadre du lot 1 et ses annexes 67

Annexe II.3.a: Cahier des charges 90

Annexe II.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 91

Annexe II.3.c: Modèle de Contrat spécifique 92

Annexe II.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 96

Annexe II.3.e: Garantie financière 103

Annexe II.3.f: Power of Attorney 105

51

ANNEXE II.1

Etudes de cas du lot 1

Lot 1 "Ecriture et graphisme"

"Graphisme"

Etude de cas 1 (conception et production d'un poster)

La Direction générale Justice, Liberté et Sécurité décide de produire un poster destiné à informer les entités susceptibles d'être éligibles à un financement dans le domaine "Sécurité et Sauvegarde des Libertés", sur les nouvelles possibilités de financement dans le cadre des perspectives financières 2007-2013 (Programme cadre "Sécurité et Sauvegarde des Libertés").

Les éléments à prendre en compte sont les suivants:

le poster sera en quadrichromie, de format A2; les illustrations et le texte du poster seront au libre choix du soumissionnaire; le poster devra être traduit dans les 23 langues officielles de l'Union européenne; une liste d'envoi devra être constituée par le soumissionnaire, en ciblant les entités qui

sont susceptibles d'être éligibles à un financement dans le cadre du programme financier évoqué (administrations publiques, universités, etc.). La liste devra contenir 15 000 adresses dans les 27 Etats membres (le nombre d'adresses par pays devra être proportionnel à sa population);

chaque exemplaire du poster devra être plié en quatre, mis sous enveloppe et étiqueté; les posters devront être envoyés aux destinataires dans les Etats membres de l'Union

européenne par le contractant.

Le soumissionnaire:

proposera la maquette du poster (format A2); présentera la méthodologie à suivre pour identifier les publics cibles; proposera un budget détaillé tenant compte, notamment, de l'identification des publics

cibles et de la conception, de la traduction, de la production, du conditionnement et de l'envoi aux destinataires dans les Etats membres de l'Union européenne des exemplaires suivants (NB: ces chiffres ont été arbitrairement choisis uniquement pour cet exercice et ne représentent pas la situation dans laquelle un contractant se trouverait en réalité, puisqu'il devrait envoyer dans chaque pays un nombre de posters proportionnel à sa population):

EN 1 200FR 1 200DE 1 200NL 1 200ES 1 200

52

IT 1 200PL 1 200BG 1 200RO 1 200HU 1 200GR 300FI 300SL 300SK 300CZ 300LT 300LV 300ET 300PT 300DK 300SV 300IR 300MT 300

Rappel de la notation:

qualité de la mise en page du poster (35 points). pertinence de la méthodologie d'identification des publics cibles (35 points). pertinence du contenu du poster (30 points).

Le soumissionnaire est invité à consulter en particulier la section « Funding » du site web de la DG JLS:http://ec.europa.eu/justice_home/funding/intro/funding_intro_en.htm.

"Ecriture"

Etude de cas 2 (conception, production et distribution d'une brochure d'information avec DVD)

La Direction générale Justice, Liberté et Sécurité décide de produire une brochure afin d'informer le grand public sur les priorités politiques découlant du Programme de La Haye et du "plan d'action" concernant sa mise en œuvre.

Cette brochure devra contenir un DVD, reprenant les principaux documents de base.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants:

la brochure sera en quadrichromie, de format B5; la brochure devra être traduite dans les 23 langues officielles de l'Union européenne; papier: 350 g pour la couverture; 135 g pour l'intérieur; le DVD sera constitué de 12 sections, selon la structure suivante:

une page HTML d'introduction, contenant des documents généraux de base;

53

une page HTML pour chacune des 10 priorités identifiées par le "plan d'action". Chacune de ces pages devra contenir les principaux documents disponibles dans chaque domaine (trois documents en moyenne);

une page HTML concernant la mise en œuvre du programme de la Haye ("Scoreboard Plus"), contenant les documents relatifs.

chaque page devra être disponible dans les 23 langues officielles de l'Union européenne;

le DVD devra être reproduit par pressage et avoir un label reprenant la mise en page de la brochure;

les DVD devront être mis dans des pochettes transparentes qui seront collées à l'intérieur de la couverture de la brochure;

le texte de la brochure (environ 65 000 caractères) et du DVD seront au libre choix du contractant;

les illustrations de la brochure et du DVD seront au libre choix du contractant; le produit sera distribué à Bruxelles, à l'occasion d'événements publiques ou de visites,

ainsi que par les bureaux de représentation de la Commission européenne dans les Etats membres;

le produit devra être livré à la Commission européenne à Bruxelles, conditionné en paquets de 25 exemplaires.

Le soumissionnaire:

proposera la maquette de la mise en page de la brochure (page de couverture et d'un modèle de page intérieure);

proposera une structure du contenu de la brochure; proposera la maquette du label du DVD; proposera la page HTML d'introduction (compatibilité WAI niveau 1) du DVD

(format électronique et papier); rédigera l'introduction de la brochure (3 000 caractères, tolérance +/- 10 %); proposera un budget détaillé tenant compte, notamment, de la conception, de la

traduction, de la production, du conditionnement et de la livraison des exemplaires suivants à la Commission européenne à Bruxelles14:

EN 4 800FR 4 800DE 3 200NL 800ES 800IT 800PL 800BG 400RO 400HU 200GR 200FI 200SL 200SK 200CZ 200

14 Les prix doivent couvrir la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles. Cette livraison ne doit donc pas être facturée séparément.

54

LT 200LV 200ET 200PT 200DK 200SV 200IR 200MT 200

Rappel de la notation:

qualité du graphisme de la brochure, du DVD et de la page HTML (40 points); pertinence et qualité du texte proposé pour l'introduction de la brochure (40 points); pertinence de la structure proposée pour la brochure, ainsi que pour la page HTML

(20 points).

Le soumissionnaire est invité à consulter en particulier la section « The Hague Programme » du site web de la DG JLS:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_priorities/index_en.htm ethttp://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/the_hague_2006/index_en.htm

55

ANNEXE II.2

Lot 1 « Ecriture et graphisme »

Bordereau de prix

Remarques importantes

Comme les Conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complètera impérativement et dans son intégralité le bordereau de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires.

Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entrainer le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé , sous réserve de motivation circonstanciée, à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront se conformer à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, en particulier dans le domaine de l'informatique ou du multimédia, la Commission européenne pourra le moment venu demander au Contractant des produits ou des services complémentaires que le Contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le Contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.

56

Lot 1 « Ecriture et graphisme »

Bordereau de prix

Firme: _____________________________________________________________

Nom et prénom: _____________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Signature: __________________________________________________________

Ecriture, conception, production et distribution de matériel graphique

Description Coût unitaire

Personnel

. directeur de projet

. chef de projet

. assistant chef de projet

. rédacteur en chef

. secrétaire

. concepteur graphique

. créateur graphique (élaboration de graphiques, de tableaux, de dessins, etc.) . concepteur structure HTML et navigation. collecteur d’informations15 . journaliste/copywriter. photographe16 . rédacteur

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

… euros/personne/jour … euros/personne/jour… euros/personne/jour … euros/personne/jour

… euros/pageCorrection typographique, orthographique et grammaticale17 … euros/pageCorrection stylistique18 … euros/pageAdaptation d’un texte19 … euros/pageRelecture d’épreuves … euros/page

15 Par exemple recherche sur Internet, recherche dans des archives, recherche d’exemples concrets, recherche d’illustrations, recherche de personnes susceptibles d’être interviewées, recherche de photographies ou autres illustrations, etc.

16 Ce poste sera aussi utilisé pour l’achat des droits pour la publication sur papier ou web de photographies existantes, qui sera donc calculé en équivalent "euros/personne/jour".

17 N’implique pas un travail de réécriture. 18 Nécessite la réécriture de certains passages. 19 Peut nécessiter la réécriture de l’ensemble du texte.

57

Elaboration ou adaptation d’une charte graphique pour les publications et le matériel promotionnel

. élaboration d’une nouvelle charte graphique

. adaptation d’une charte graphique existante… euros/unité… euros/unité

Traduction

. de EN, FR vers EN, FR

. de EN, FR vers une autre langue

. d’une autre langue vers EN, FR

. d’une autre langue vers une autre langue

. taux de majoration éventuellement applicable à une traduction urgente en 24H

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

+ … %

Suivi quantitatif de la couverture d'un sujet spécifique par la presse écrite et la presse en ligne

… euros/personne/jour

Suivi qualitatif de la couverture d'un sujet spécifique par la presse écrite et la presse en ligne (analyse de l'évolution des questions couvertes, des prises de position des leaders d'opinion et des médias, etc.)

… euros/personne/jour

Rédaction d'un rapport sur les suivis quantitatif et qualitatif … euros/personne/jourNumérisation de photographies/illustrations

. pour publication papier (300 dpi)

. pour publication web (72 dpi)… euros/unité… euros/unité

Retouche de photographies … euros/unitéLocation de photographies sans copyright (provenant par exemple d’une médiathèque appartenant au soumissionnaire)

… euros/unité

Stockage de 100 photographies sur CD-ROM … euros/CD-ROMStockage de 100 photographies sur DVD … euros/DVD. Développement d'une photo . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

. Duplication d'une photo sur la base d'au moins 10 unités . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

. Fourniture de cadres sur la base d'au moins 10 unités pour des photos de dimension . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité

58

. 70 * 100 cm . plus de 70 * 100 cm

. mise sous cadre

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unitéMise en page à partir de support électronique (texte uniquement)

. format A6

. format A5

. format A4

. format A3

. format A2

. format A1

. format A0

. format B5

. format C5

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

Mise en page à partir de support électronique (texte + illustrations)

. format A6

. format A5

. format A4

. format A3

. format A2

. format A1

. format A0

. format B5

. format C5

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

Epreuve couleur (Iris, sublimation, numérique)

. format A6

. format A5

. format A4

. format A3

. format A2

. format A1

. format A0

. format B5

. format C5

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Epreuve couleur chimique à partir de films

. format A6

. format A5

. format A4

. format A3

. format A2

. format A1

. format A0

. format B5

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

59

. format C5 … euros/unitéProduction de films (2 400 dpi)

. format A6

. format A5

. format A4

. format A3

. format A2

. format A1

. format A0

. format B5

. format C5

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Impression de publications20

. format A6 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format A5 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format A4 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format B5 . moins de 100 exemplaires

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité

20 Quadrichromie, huit pages, papier de 135 g.

60

. 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format C5 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Production d’un poster21

. réalisation des maquettes . format A3 . format A2 . format A1 . format A0 . format 40 * 60 cm . format 50 * 70 cm . format 70 * 100 cm

. impression . format A3 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format A2 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

21 Quadrichromie, papier de 170 g.

61

. 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format A1 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format A0 . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format 40 * 60 cm . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format 50 * 70 cm . moins de 100 exemplaires . 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

. format 70 * 100 cm . moins de 100 exemplaires

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité

62

. 100-299 exemplaires . 300-499 exemplaires . 500-999 exemplaires . 1 000-1 999 exemplaires . 2 000-2 999 exemplaires . 3 000-4 999 exemplaires . 5 000-9 999 exemplaires . 10 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Production de chemises cartonnées (fardes) pouvant contenir des documents de format A422

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Reproduction d’une page A4, noir et blanc

. moins de 100 copies

. 100-499 copies

. 500-999 copies

. 1 000-1 999 copies

. 2 000 copies ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Reproduction d’une page A4, noir et blanc, recto/verso

. moins de 100 copies

. 100-499 copies

. 500-999 copies

. 1 000-1 999 copies

. 2 000 copies ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Production de panneaux23 Forex (ou autre matière) 3 mm

. de taille inférieure à 0,70 * 1 m

. de taille égale ou supérieure à 0,70 * 1 m… euros/unité… euros/unité

Production de calicots24 (utilisation intérieur/extérieur) … euros/m²Impression de revêtement pour stand d’information

. 4 bandes 0,747 x 2,28 m

. 2 bandes latérales 0,381 x 2,28 m…euros/unité…euros/unité

Mise sous pli (film plastique) de documents A4 compris entre 20 et 100 g avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste (hors frais d’envoi)

… euros/unité

Confection de colis avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste … euros/unité

22 Format fermé: A4+ (215 x 302 mm). Impression: full quadrichromie. Papier: intérieur 350 g/m² – couché mat. Finition: trois rabats.

23 Une photo scannée haute résolution 70 * 90 cm avec un titre, un sous-titre et quelques lignes de texte; couche protectrice; support.

24 Base pour une bâche de 60 * 200 cm; une photo scannée haute résolution 70 * 90 cm avec un titre, un sous-titre et quelques lignes de texte.

63

ou à un service de courrier express (hors frais d’envoi)Envoi national d'enveloppes ou colis par courrier express

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgEnvoi national d'enveloppes ou colis par courrier normal

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgTransport national de colis lourds … euros/kg/kmEnvoi international (intra-UE) d'enveloppes ou colis par courrier express

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgEnvoi international (intra-UE) d'enveloppes ou colis par courrier normal

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgTransport international (intra-UE) de colis lourds … euros/kg/kmPortage local de petits colis … euros/unitéProduction d’un CD-ROM de présentation contenant 15 textes + 15 graphiques à créer sur mesure

… euros

Production d'un DVD-R incluant authoring et programmation, contenant 15 textes + 15 graphiques à créer sur mesure

… euros

Duplication de CD-ROM par pressage

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

64

Duplication de CD-ROM par gravure (procédure en urgence)

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Duplication de DVD-R par pressage

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Duplication de DVD-R par gravure (procédure en urgence)

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Impression d’une étiquette quadrichromie sur un CD-ROM/DVD

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture de copies d'un CD-ROM/DVD dans un "Diva Box"

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture de copies d'un CD-ROM/DVD dans une pochette en plastique transparente

. moins de 100 exemplaires

. 100-299 exemplaires

. 300-499 exemplaires

. 500-999 exemplaires

. 1 000-1 999 exemplaires

. 2 000 exemplaires ou plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

65

Pense-bête ("Post-It®") avec marquage en quadrichromie25

. Pense-bête ("Post-It®") rectangulaire26

. 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus

. Pense-bête ("Post-It®") rond27

. 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

… %

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire28

Description Coût unitaire

… …… …… …Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

25 Par exemple, les inscriptions pourraient être: le drapeau européen, "Union européenne", "Justice, Liberté, Sécurité" et l'URL de la DG JLS.

26 Bloc de 50 notes, rectangulaire, dimension: +/- 100 * 70 mm.27 Bloc de 50 notes, rond, diamètre: +/- 7 cm.28 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

66

ANNEXE II.3

PROJET DE CONTRAT-CADRE DU LOT 1 ET SES ANNEXES

Annexe II.3.a: Cahier des charges 90

Annexe II.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 91

Annexe II.3.c: Modèle de Contrat spécifique 92

Annexe II.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 96

Annexe II.3.e: Garantie financière 103

Annexe II.3.f: Power of Attorney 105

67

COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GENERALE JUSTICE, LIBERTÉ ET SÉCURITÉ

Direction Affaires générales

PROJET DE CONTRAT-CADRE DE SERVICES

CONTRAT N° … (lot 1)

La Communauté européenne (ci-après dénommée "la Communauté"), représentée par la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée "la Commission"), elle-même représentée en vue de la signature du présent Contrat par

M. Tung-Laï MARGUEDirecteurDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction A "Affaires générales"

d'une part,

et

[dénomination officielle complète]

[forme juridique officielle] (supprimer si le contractant est une personne physique ou un organisme de droit public)

[numéro d'enregistrement légal] (Supprimer si le contractant est un organisme de droit public. Pour les personnes physiques, indiquer le numéro de leur carte d'identité ou, à défaut, de leur passeport ou d'un document équivalent).

[adresse officielle complète]

[n° du registre de la TVA]

(ci-après dénommé(e) "le Contractant"), représenté(e) en vue de la signature du présent Contrat par [nom, prénom et fonction]

d'autre part,

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SONT CONVENU(E)S

des Conditions Particulières et des Conditions Générales, ainsi que des Annexes suivantes:

Annexe I: Cahier des charges (appel d'offres n° [compléter] du [compléter])

Annexe II: Offre du Contractant (n° [compléter] du [compléter]) comprenant le bordereau de prix

Annexe III: Contrat spécifique

Annexe IV: Frais de voyage et de séjour du Contractant

Annexe V: Garantie financière

qui font partie intégrante du présent Contrat (ci-après dénommé "le Contrat").

Les dispositions des Conditions Particulières prévalent sur celles des autres parties du Contrat. Les dispositions des Conditions Générales prévalent sur celles des Annexes. Les dispositions du cahier des charges (Annexe II.3.a) prévalent sur celles des Commandes et des Contrats spécifiques (Annexe II.3.c), qui elles-mêmes prévalent sur l'offre (Annexe II.3.b).

Sous réserve de ce qui précède, les différents documents formant le Contrat sont réputés s'expliquer mutuellement. Toute ambiguïté ou divergence à l'intérieur d'une même partie ou entre parties distinctes sera explicitée et corrigée par une instruction écrite de la Commission, sans préjudice des droits mentionnés à l'Article I.8 si le Contractant conteste une telle instruction.

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I - CONDITIONS PARTICULIÈRES

ARTICLE I.1 - OBJET

I.1.1 Le Contrat a pour objet la conception, la rédaction et la production sur tout support de produits d’information et de matériels de promotion relatifs aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

Les actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins;

la recherche, la collecte et l'analyse d’informations et de documents; la rédaction, la traduction, la révision et l'adaptation de documents tels que

rapports, magazines, newsletters, mémos, brochures, dépliants, fiches, panneaux, pages web et autres produits d’information;

l'identification, la conception, la planification et la rédaction de produits d’information à utiliser lors de campagnes de communication;

la rédaction d’annonces publicitaires; la rédaction de reportages, d’articles de presse et d’interviews; la rédaction et la production de matériel de promotion et de présentation; la conception graphique, la recherche d’images, l'illustration, la mise en page

et la production de fichiers électroniques (QuarkXpress, Adobe InDesign, pdf press optimized) et de films pour l’impression de publications telles que rapports, brochures, dépliants, affiches, newsletters, mémos, magazines, etc.;

l'adaptation de toutes les réalisations susmentionnées en vue de leur mise sur des sites web et/ou sur des supports électroniques (CD-Rom, DVD, etc.);

la conception et la réalisation graphique d’annonces publicitaires; la réalisation de reportages photographiques; le développement et la gestion d’une photothèque, y compris le traitement des

questions de droits d’auteur; la conception graphique et la production de matériel de promotion et de

présentation à tirage limité (affiches, cartes géographiques, etc.); la mise sous pli du matériel réalisé; l'envoi ou le transport du matériel réalisé.

I.1.2 La signature du Contrat n'emporte aucune obligation d'achat pour la Commission. Seule l’application du Contrat par le biais des Commandes et des Contrats spécifiques engage la Commission.

I.1.3 Dès que l’application du Contrat a été demandée ou a commencé, le Contractant répond et exécute les tâches conformément à toutes les dispositions du Contrat.

I.1.4 Le Contrat ne confère au Contractant aucun droit exclusif de fournir à la Commission les services décrits à l’Annexe II.3.a. Le Contractant est sélectionné en tant que [premier, deuxième, troisième] contractant d’un Contrat-cadre multiple (système de cascade). Les autres

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contractants retenus sur base de la classification établie lors de l’évaluation des offres sont:

[nom et adresse des deux autres contractants]

ARTICLE I.2 – DURÉE

I.2.1 Le Contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature.

I.2.2 L’application ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du Contrat. L'exécution des tâches ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur de la Commande ou du Contrat spécifique.

I.2.3 Le Contrat est conclu pour une durée de 12 mois à compter de la date de son entrée en vigueur. Sauf autre indication, cette durée contractuelle et tous les autres délais mentionnés dans le Contrat sont calculés en jours calendrier.

I.2.4 Les Commandes ou Contrats spécifiques doivent être renvoyés signés avant l’expiration du Contrat correspondant.

Après son expiration, le Contrat demeure en vigueur à l’égard de ces Commandes ou Contrats spécifiques, mais au plus tard jusqu’au 6ème mois après son expiration.

I.2.5 Le Contrat peut être reconduit trois fois au maximum, chaque fois pour une durée d’une année, mais uniquement avant sa date d’expiration et moyennant l'accord exprès écrit des parties. Cette reconduction n'entraîne ni modification ni report des obligations en vigueur.

ARTICLE I.3 – PRIX

I.3.1 Le prix des prestations sera toujours calculé sur base du bordereau de prix, tel qu’il figure à l’Annexe II.2.

Le montant total maximum à verser par la Commission (y compris les frais de voyage et de séjour) en vertu du Contrat s'élève à 2 000 000 euros (deux millions d'euros) et couvre l'ensemble des tâches exécutées.

I.3.2 Les prix sont exprimés en euros.

I.3.3 Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année d'exécution du Contrat.

A compter du début de la deuxième année de la durée contractuelle, chaque prix peut être révisé à la hausse ou à la baisse chaque année, sur demande d'une des parties contractantes, adressée par lettre recommandée au plus tard 60 jours avant la date anniversaire de la signature du Contrat. La Commission achète aux prix en vigueur à la date de signature des Commandes ou des Contrats spécifiques. Ces prix ne sont pas révisables.

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Cette révision est déterminée par l'évolution de l'indice harmonisé des prix à la consommation "IPCUM": (zone euro) publié pour la première fois par l'Office des publications officielles des Communautés européennes dans le bulletin mensuel d'EUROSTAT disponible sur http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision est calculée selon la formule:

Pr = Po (Ir/Io)

dans laquelle:

Pr = prix révisé;Po = prix de l’offre initiale;Io = indice du mois correspondant à la date limite de soumission des offres;Ir = indice du mois correspondant à la date de réception de la lettre

demandant une révision des prix.

I.3.4. Outre le prix des prestations stipulé dans chaque Commande ou Contrat spécifique, les frais de voyage, de séjour et d'expédition du Contractant sont remboursés conformément à l'Article II.7, de même que les autres dépenses prévues dans le cahier des charges pendant toute l’application du Contrat. L'indemnité journalière visée à l'Article II.7.4 (d) est déterminée conformément à l'Annexe II.3.d. En outre, les frais d'hébergement sont remboursés conformément à l'Article II.7.1 jusqu'à concurrence d'un montant maximum déterminé à l'Annexe II.3.d.

ARTICLE I.4 – APPLICATION DU CONTRAT

Lorsque la Commission a adressé une demande de produits ou de services au Contractant, elle doit recevoir une offre dans le délai qu'elle a spécifié dans sa demande, en règle générale entre 10 et 20 jours ouvrables, selon la complexité du travail, à compter de la date d'envoi de la demande par la Commission. Si le Contractant n’est pas disponible, il communique les motifs de son refus dans les 5 jours et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

De même, en cas de non-respect du délai ou en cas d'un désaccord sur l'offre persistant même après discussion et négociation, le Contractant est considéré comme indisponible et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

Enfin, lorsque la Commission a adressé une Commande ou un Contrat spécifique au Contractant, elle doit le recevoir dûment daté et signé par ce dernier dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la date d'envoi par la Commission. En cas de non-respect de ce délai, le Contractant est considéré comme indisponible et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

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ARTICLE I.5 – DÉLAIS DE PAIEMENT

Les paiements au titre du Contrat sont effectués conformément à l'Article II.4. Les règlements ne sont effectués que si le Contractant a rempli toutes ses obligations contractuelles à la date d'envoi de sa facture. Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de Commandes ou de Contrats spécifiques antérieurs n'ont pas été effectués en raison d'un manquement ou d'une faute du Contractant.

I.5.1 Préfinancement

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de préfinancement.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Le Contractant pourra demander un préfinancement de 30 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

I.5.2 Paiement intermédiaire

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de paiement intermédiaire.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Pour une prestation d’une durée inférieure à six mois, il n'y aura pas de paiement intermédiaire.

Pour une prestation d’une durée égale ou supérieure à six mois, le Contractant pourra demander un paiement intermédiaire de 30 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

Pour être valable, la demande de paiement intermédiaire du Contractant doit être accompagnée soit du rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le Contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

73

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission, le paiement intermédiaire correspondant à 30 % du montant total mentionné dans la Commande ou le Contrat spécifique, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues, est effectué.

I.5.3 Paiement du solde

Le solde sera payé après l’exécution de la prestation par le Contractant et son acceptation par la Commission, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement.

Pour être valable, la demande de paiement du solde doit être accompagnée:

soit du rapport technique final établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission;

des relevés de frais remboursables au titre de l'Article II.7;

des factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la Commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le Contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission, le paiement du solde correspondant aux factures concernées est effectué.

[Pour les contractants établis en Belgique, les commandes doivent comprendre la mention suivante: "En Belgique, l'utilisation de ce bon de commande vaut présentation d'une demande d'exemption de la TVA n° 450" ou une mention équivalente en néerlandais ou allemand. Le Contractant porte la mention suivante sur sa(ses) facture(s): "Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA" ou une mention équivalente en néerlandais ou allemand.]

[Pour les contractants établis en Italie, les dispositions du Contrat constituent une demande d'exemption de la TVA, à condition que le Contractant porte la mention suivante sur sa/ses facture(s): "Operazione non imponibile ai sensi dell'articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell'8/8/1996."]

I.5.4 Garantie financière

Dans le cas d’un préfinancement supérieur à 150 000 euros (cent cinquante mille euros), une garantie financière équivalente au montant du préfinancement, fournie par une banque, un établissement financier agréé ou un tiers en faveur de la Commission, sera demandée (Annexe II.3.e).

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ARTICLE I.6 - COMPTE BANCAIRE

Les paiements sont effectués sur le compte bancaire du Contractant, libellé en euros, et identifié comme suit:

Nom de la banque: [à compléter]Adresse complète de l'agence bancaire: [à compléter]Identification précise du titulaire du compte: [à compléter]Numéro de compte complet, y compris les codes bancaires: [à compléter][Code IBAN: [à compléter]]

ARTICLE I.7 - DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES

Toute communication relative au Contrat ou à son application est effectuée par écrit et mentionne le numéro du Contrat ainsi que le numéro de la Commande ou du Contrat spécifique. Les courriers ordinaires sont réputés reçus par la Commission à la date de leur enregistrement par le service responsable indiqué ci-dessous. Les communications sont envoyées aux adresses suivantes:

Pour la Commission

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction "Affaires générales"Unité "Information, Communication"A l'attention du Chef d'unitéBureau: LX 46 7/811049 BruxellesBelgique

Pour le Contractant

M./Mme […][Fonction][Dénomination sociale][Adresse officielle complète]

ARTICLE I.8 - LOI APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

I.8.1 Le Contrat est régi par le droit matériel interne belge.

I.8.2. Tout litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du Contrat et ne pouvant être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles.

ARTICLE I.9 - PROTECTION DES DONNÉES

Les données à caractère personnel mentionnées ou afférentes au Contrat, y compris celles relatives à son exécution, sont traitées conformément au règlement (CE)

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n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Elles ne peuvent être traitées qu'aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du Contrat par la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit communautaire. Le Contractant dispose d'un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d’un droit de rectification de ces données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Pour toute question concernant ces dernières, le Contractant s'adresse à la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité. Le Contractant a le droit de saisir à tout moment le contrôleur européen de la protection des données (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

ARTICLE I.10 - RÉSILIATION PAR LES PARTIES CONTRACTANTES

Chaque partie peut résilier le Contrat, de son propre gré et sans être tenue de verser la moindre indemnisation, à condition d'en informer l'autre partie avec un préavis de 2 mois. En cas de résiliation par la Commission, le droit au paiement du Contractant se limite aux services commandés avant la date de résiliation. Dès la réception de la lettre de résiliation du Contrat, le Contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis par les Conditions Particulières pour les prestations exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de 60 jours à compter de celle-ci.

ARTICLE I.11 - AUTRES CONDITIONS PARTICULIÈRES

I.11.1 Pénalités 

En cas de non-exécution des prestations à l'échéance prévue dans les Commandes ou les Contrats spécifiques, de même qu’en cas de malfaçon dans l’exécution des prestations, des pénalités financières seront appliquées selon les modalités suivantes.

En cas de retard de livraison

Une pénalité sera appliquée en fonction de la formule suivante:

[0,5 % de la valeur totale de la prestation] X [nombre de jours ouvrables de retard].

Le montant total de la pénalité en cas de retard de livraison sera plafonné à 20 % du montant de la Commande ou du Contrat spécifique. Ces pénalités seront exigibles sans mise en demeure préalable par les seuls faits du retard.

En cas de malfaçon 

En cas de malfaçon dans l’exécution des prestations après une deuxième présentation, la Commission pourra arrêter l'exécution de la Commande ou du Contrat spécifique avec le Contractant défaillant et confier la tâche au second

76

Contractant sur la liste, puis ensuite, le cas échéant et selon la même procédure, au troisième Contractant. Dans ce cas, le Contractant défaillant sera tenu de rembourser toute somme qu'il aurait reçue en application de la Commande ou du Contrat spécifique.

I.11.2 Suspension des prestations

La Commission pourra dans certains cas suspendre l’attribution des prestations au Contractant défaillant.

Lorsque le contractant n'exécute pas les prestations dans le délai requis et que ceci occasionne un dommage quant aux résultats de l’action commandée, sous réserve que ce retard ne soit pas imputable aux services de la Commission, ou lorsque les prestations du contractant font l'objet d'au moins deux constats de malfaçon, la Commission pourra suspendre de plein droit, au moyen d'une lettre recommandée, la commande des trois prestations suivantes au Contractant défaillant. Ceci signifie que pour les trois commandes suivantes, le contractant défaillant est placé en fin de cascade.

77

II - CONDITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE II.1 - EXÉCUTION DU CONTRAT

II.1.1 Le Contractant exécute le Contrat selon les meilleures pratiques professionnelles. Le Contractant est seul responsable en ce qui concerne le respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment celles émanant du droit du travail, fiscal et social.

II.1.2 Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du Contrat, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les tâches confiées au Contractant doivent être exécutées, incombent exclusivement à ce dernier.

II.1.3 Sans préjudice de l'article II.3, toute référence au personnel du Contractant dans le Contrat renvoie exclusivement à des personnes participant à l'exécution du Contrat.

II.1.4 Le Contractant doit veiller à ce que toute personne prenant part à l'exécution du Contrat ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'accomplissement des tâches qui lui sont assignées.

II.1.5 Le Contractant ne peut pas représenter la Commission ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne.

II.1.6 Le Contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui lui sont confiées.

Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le Contractant est tenu de préciser:

que le personnel exécutant les tâches confiées au Contractant ne peut recevoir d'ordres directs de la Commission,

que la Commission ne peut en aucun cas être considérée comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard de la Commission aucun droit résultant de la relation contractuelle entre la Commission et le Contractant.

II.1.7 En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du Contractant travaillant dans les locaux de la Commission, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du Contractant avec le profil requis par le Contrat, le Contractant procède à son remplacement sans délai. La Commission a le droit de demander, en exposant ses motifs, le remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du Contrat dans les mêmes conditions contractuelles. Le Contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées

78

imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent article.

II.1.8 Si un événement imprévu, une action ou une omission entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, partiellement ou totalement, le Contractant, sans délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale à la Commission. Le rapport contient une description du problème, une indication de la date à laquelle il est apparu et des mesures prises par le Contractant pour respecter toutes ses obligations contractuelles. Dans un tel cas, le Contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

II.1.9 Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles conformément aux dispositions du Contrat, la Commission peut - sans préjudice de son droit de résilier ledit Contrat - réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'inexécution constatée. La Commission peut en outre appliquer des sanctions, ou des dommages-intérêts comme le stipule l'article II.16.

ARTICLE II. 2 – RESPONSABILITÉ

II.2.1 Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, la Commission ne peut être tenue pour responsable des dommages survenus au Contractant à l'occasion de l'exécution du Contrat.

II.2.2 Le Contractant est responsable des pertes, dommages et dégâts causés par sa personne lors de l'exécution du Contrat, y compris dans le cadre des sous-contrats prévus à l'article II.13. La Commission ne peut pas être tenue responsable d'actes ou de manquements commis par le Contractant lors de l'exécution du Contrat.

II.2.3 Le Contractant assume toute indemnisation en cas d'action, de réclamation ou de procédure engagée par un tiers contre la Commission à la suite de tout dommage causé par le Contractant lors de l'exécution du Contrat.

II.2.4 Lors de toute action intentée par un tiers contre la Commission, en relation avec l'exécution du Contrat, le Contractant prête assistance à la Commission. Les frais encourus à cette fin par le Contractant peuvent être supportés par la Commission.

II.2.5 Le Contractant souscrit les assurances couvrant les risques et dommages relatifs à l'exécution du Contrat requises par la législation applicable. Il souscrit les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. Une copie de tous les Contrats d'assurance concernés est transmise à la Commission, si elle le demande.

ARTICLE II.3 - CONFLIT D'INTÉRÊTS

II.3.1 Le Contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l'exécution impartiale et objective du Contrat. Un conflit d'intérêts peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de toutes autres relations ou tous intérêts communs. Tout conflit d'intérêts surgissant pendant l'exécution du Contrat doit être signalé sans délai et par écrit à la Commission. En

79

cas de conflit de cette nature, le Contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour y mettre fin.La Commission se réserve le droit de vérifier que lesdites mesures sont appropriées et d'exiger, le cas échéant, que des mesures complémentaires soient prises dans le délai qu'elle prescrit. Le Contractant s'assure que les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Sans préjudice de l'article II.1, le Contractant remplace, immédiatement et sans exiger de la Commission une quelconque compensation, tout membre de son personnel qui serait exposé à une telle situation.

II.3.2 Le Contractant s'abstient de tout contact de nature à compromettre son indépendance.

II.3.3 Le Contractant déclare:

qu'il n'a pas fait, et s'engage à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du Contrat,

qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du Contrat.

II.3.4 Le Contractant répercute par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction, ainsi qu'auprès des tiers participant à l'exécution du Contrat. Une copie des instructions données et des engagements conclus à cet égard est envoyée à la Commission, si elle le demande.

ARTICLE II. 4 – FACTURATION ET PAIEMENTS

II.4.1 Préfinancement

Le Contractant constitue la garantie financière éventuellement exigée à l'article I.5.1, sous la forme d'une garantie bancaire ou d'une garantie équivalente fournie par une banque ou un établissement financier agréé (le garant), pour un montant égal à celui indiqué au même article, afin de couvrir le préfinancement prévu dans le Contrat. Cette garantie peut être remplacée par le cautionnement solidaire d'un tiers.

Le garant paie à la Commission, à sa demande, un montant correspondant aux sommes versées par elle au Contractant et non encore couvertes par des prestations équivalentes de ce dernier.

Le garant intervient en qualité de garant à première demande et ne peut exiger que la Commission poursuive le débiteur principal (le Contractant).

80

La garantie doit stipuler qu'elle entre en vigueur au plus tard à la date à laquelle le Contractant reçoit le préfinancement. La Commission libère le garant de ses obligations dès que le Contractant a démontré que le préfinancement concerné a été couvert par des prestations équivalentes. La garantie est conservée jusqu'à ce que le préfinancement ait été déduit des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au Contractant. Elle est libérée le mois suivant. Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du Contractant.

II.4.2 Paiements intermédiaires

À la fin de chacune des périodes indiquées à l'Annexe II.3.a, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières:

un rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de l'Annexe II.3.a;

les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent;

les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7.

Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour:

l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou

le refuser et demander un nouveau rapport.

En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.

Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées.

II.4.3 Paiement du solde

Dans les soixante jours suivant l'achèvement des tâches décrites dans chaque commande ou Contrat spécifique, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières:

un rapport technique final établi conformément aux instructions de l'Annexe II.3.a;

les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent;

les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7.

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Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour:

l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou

le refuser et demander un nouveau rapport.

En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées.

ARTICLE II.5 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LES PAIEMENTS

II.5.1 Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte de la Commission.

II.5.2 Les délais de paiement stipulés à l'article I.5 peuvent être suspendus par la Commission à tout moment, par la notification au Contractant que sa demande de paiement n'est pas recevable, soit parce que la créance n'est pas exigible, soit parce qu'elle n'est pas étayée par les pièces justificatives requises. En cas de doute sur l'éligibilité de la dépense mentionnée dans la demande de paiement, la Commission peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, notamment un contrôle sur place, afin de déterminer, avant le règlement, si la dépense est éligible.

La Commission notifie cette suspension au Contractant par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent. La suspension prend effet à compter de la date d'envoi de la lettre. Le reste du délai visé à l'article I.5 recommence à courir à la levée de la suspension.

II.5.3 En cas de paiement tardif, le Contractant peut demander à bénéficier d'un intérêt de retard, au plus tard deux mois après la date de réception du paiement. L'intérêt est calculé au taux appliqué en dernier lieu par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement ("le taux de référence"), majoré de sept points de pourcentage ("la marge"). Le taux de référence applicable est celui en vigueur le premier jour du mois où le paiement est exigible. Ce taux est publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C. L'intérêt porte sur la période écoulée entre le jour calendrier suivant la date limite de paiement et la date du paiement incluse. La suspension du paiement par la Commission ne peut être considérée comme un retard de paiement.

ARTICLE II. 6 – RECOUVREMENT

II.6.1 Lorsque le total des paiements effectués est supérieur au montant effectivement dû ou lorsqu'un recouvrement est justifié aux termes du Contrat, le Contractant

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rembourse le montant correspondant en euros dès la réception de la note de débit, selon les modalités et dans les délais fixés par la Commission.

II.6.2 À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la somme due porte intérêt au taux mentionné à l'article II.5.3. L'intérêt est dû à compter du jour calendrier suivant la date d'exigibilité jusqu'au jour calendrier où la dette est intégralement remboursée.

II.6.3 À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la Commission peut, après notification au Contractant, recouvrer des créances certaines, liquides et exigibles par voie de compensation lorsque, de son côté, le Contractant détient une créance certaine, liquide et exigible sur les Communautés. Elle peut également les prélever sur la garantie, s'il en est prévu.

ARTICLE II. 7 – REMBOURSEMENTS

II.7.1 Si les Conditions Particulières ou l'Annexe II.3.a le prévoient, la Commission rembourse les frais qui sont directement liés à l'exécution des tâches, sur présentation des pièces justificatives originales, notamment les reçus et les tickets utilisés.

II.7.2 Les frais de voyage et de séjour sont remboursés, le cas échéant, sur la base de l'itinéraire le plus court.

II.7.3 Les frais de voyage sont remboursés comme suit:

a) les voyages aériens sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet en classe économique au moment de la réservation;

b) les voyages par bateau ou par chemin de fer sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet de première classe;

c) les déplacements en voiture sont remboursés au prix d'un seul billet de train en première classe pour le même parcours et dans la même journée;

d) les déplacements en dehors du territoire communautaire sont remboursables aux conditions générales susmentionnées, sous réserve de l'accord préalable écrit de la Commission.

II.7.4 Les frais de séjour sont remboursés sur la base d'une indemnité journalière, comme suit:

a) pour les déplacements inférieurs à 200 km (aller-retour), aucune indemnité journalière n'est versée;

b) les indemnités journalières ne sont dues qu'après réception d'une pièce justificative prouvant la présence de la personne concernée au lieu de destination;

c) les indemnités journalières couvrent forfaitairement la totalité des frais de séjour, y compris le logement, les repas, le transport local, les assurances et les menues dépenses;

d) les indemnités journalières sont versées, le cas échéant, au taux stipulé à l'article I.3.

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II.7.5 Le coût du transport des équipements ou des bagages non accompagnés est remboursé à condition que la Commission ait donné son autorisation écrite au préalable.

ARTICLE II. 8 - PROPRIÉTÉ DES RÉSULTATS - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET INDUSTRIELLE

Tous les résultats ou droits y afférents, notamment les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, obtenus dans le cadre de l'exécution du Contrat sont la propriété exclusive de la Communauté, qui peut les exploiter, les publier ou les céder à son gré, sans limitation géographique ou d'une autre nature, sous réserve de l'existence de droits antérieurs à la conclusion du Contrat.

ARTICLE II. 9 – CONFIDENTIALITÉ

II.9.1. Le Contractant s'engage à traiter de manière strictement confidentielle toute information et tout document liés à l'exécution du Contrat, et à ne pas les utiliser ni les divulguer à des tiers. Le Contractant demeure tenu par cet engagement après l'achèvement des tâches.

II.9.2. Le Contractant obtient de tous les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction l'engagement de respecter le caractère confidentiel de toute information liée, directement ou indirectement, à l'exécution des tâches, et de ne divulguer à des tiers, ou d'utiliser pour leur profit personnel ou celui de tiers, aucun document ni aucune information qui n'auraient pas été rendus publics, même après l'achèvement desdites tâches.

ARTICLE II.10 - UTILISATION, DIFFUSION ET PUBLICATION D'INFORMATIONS

II.10.1 Le Contractant autorise la Commission à traiter, à utiliser, à diffuser et à publier, à toutes fins, par tous moyens et sur tous supports, les données figurant dans le Contrat ou en rapport avec ce dernier, notamment l'identité du Contractant, l'objet et la durée du Contrat, le montant versé et les rapports. Lorsqu'il s'agit de données à caractère personnel, l'article I.9 est applicable.

II.10.2 Sauf disposition contraire des Conditions Particulières, la Commission n'est pas tenue de diffuser ou de publier les documents et informations livrés en exécution du Contrat. Si elle décide de ne pas publier les documents ou informations ainsi livrés, le Contractant ne peut les faire diffuser ou publier ailleurs qu'avec l'autorisation préalable écrite de la Commission.

II.10.3 Toute diffusion ou publication par le Contractant d'informations relatives au Contrat doit être préalablement autorisée par écrit par la Commission et doit mentionner le montant versé par la Communauté. Elle précise que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du Contractant et ne constituent pas une prise de position formelle de la Commission.

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II.10.4 L'utilisation d'informations dont le Contractant a eu connaissance à l'occasion du Contrat à d'autres fins que l'exécution de ce dernier est interdite, sauf autorisation préalable expresse et écrite de la Commission.

ARTICLE II. 11 - DISPOSITIONS FISCALES

II.11.1 Le Contractant est seul responsable du respect de la législation fiscale applicable. Tout manquement invalide les factures présentées.

II.11.2 Le Contractant reconnaît que la Commission est, en principe, exonérée de tous droits et taxes, notamment de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en application des dispositions des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes.

II.11.3 A cette fin, le Contractant effectue les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les biens et services nécessaires à l'exécution du Contrat.

II.11.4 Les factures présentées par le Contractant indiquent son lieu d'assujettissement à la TVA et mentionnent séparément les montants hors TVA et les montants TVA incluse.

ARTICLE II. 12 – FORCE MAJEURE

II.12.1 On entend par "force majeure" toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations contractuelles et qui n'a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts des équipements, du matériel ou des matériaux, leur mise à disposition tardive, les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure que s'ils sont la conséquence directe d'un cas de force majeure établi.

II.12.2 Sans préjudice de l'article II.1.8, si l'une des parties contractantes est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.

II.12.3 Aucune des parties contractantes n'est considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le Contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées.

II.12.4 Les parties contractantes prennent toutes mesures pour réduire au minimum les éventuels dommages.

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ARTICLE II. 13 - SOUS-CONTRATS

II.13.1 Le Contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite de la Commission, conclure des sous-contrats ni faire exécuter, de facto, le Contrat par des tiers.

II.13.2 Même lorsque la Commission autorise le Contractant à conclure des sous-contrats avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant des obligations qui lui incombent envers la Commission en vertu du Contrat et il assume seul l'entière responsabilité de sa bonne exécution.

II.13.3 Le Contractant veille à ce que le sous-contrat n'affecte pas les droits et garanties dont la Commission bénéficie en vertu du Contrat, et notamment de son article II.17.

ARTICLE II. 14 – CESSION

II.14.1 Le Contractant ne peut céder tout ou partie des droits et obligations découlant du Contrat sans l'autorisation préalable écrite de la Commission.

II.14.2 En l'absence de l'autorisation visée au paragraphe 1 ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession effectuée par le Contractant n'est pas opposable à la Commission et n'a aucun effet à son égard.

ARTICLE II. 15 - RÉSILIATION PAR LA COMMISSION

II.15.1 La Commission peut résilier le présent Contrat, une commande en cours ou un Contrat spécifique dans les cas suivants:

a) si le Contractant est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) si le Contractant a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

c) si, en matière professionnelle, le Contractant a commis une faute grave constatée par tout moyen que la Commission peut justifier;

d) si le Contractant n'a pas rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au Contrat ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) si le Contractant fait l'objet, de la part de la Commission, de graves soupçons de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

f) si le Contractant ne respecte pas ses obligations stipulées à l'article II.3;g) si le Contractant s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les

renseignements exigés par la Commission pour sa participation au marché, ou n'a pas fourni ces renseignements;

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h) lorsqu'une modification de la situation juridique, financière, technique ou de l'organisation chez le Contractant est susceptible, selon la Commission, d'affecter l'exécution du Contrat de manière substantielle;

i) si l'exécution des tâches prévues par une commande en cours ou un Contrat spécifique n'a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par la Commission;

j) si le Contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du Contrat;

k) si le Contractant persiste à ne pas remplir ses obligations contractuelles, même après avoir reçu une mise en demeure écrite indiquant la nature du manquement supposé et lui laissant un délai raisonnable pour y remédier.

II.15.2 En cas de force majeure, notifiée conformément à l'article II.12, chaque partie contractante peut résilier le Contrat si son exécution ne peut être assurée pendant une durée correspondant à au moins un cinquième de la durée visée à l'article I.2.3.

II.15.3 Préalablement à toute résiliation en application des points e), h) et k), le Contractant aura la possibilité de soumettre ses observations.La résiliation prend effet à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception résiliant le Contrat, ou à compter de toute autre date mentionnée dans la lettre de résiliation.

II.15.4 Effets de la résiliation Si la Commission résilie le Contrat, une commande en cours ou un Contrat spécifique conformément au présent article, et sous réserve des autres dispositions du Contrat, le Contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des travaux. Dès la réception de la lettre de résiliation du Contrat, le Contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis par les Conditions Particulières pour les tâches exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de soixante jours à compter de celle-ci.La Commission peut exiger l'indemnisation de tout dommage occasionné et peut récupérer toute somme versée au Contractant dans le cadre du Contrat.Après la résiliation, la Commission peut engager tout autre contractant pour exécuter ou achever les travaux. La Commission est en droit de réclamer au Contractant le remboursement de tous les frais supplémentaires ainsi occasionnés, sans préjudice de tous autres droits ou garanties stipulés en faveur de la Commission dans le présent Contrat.

ARTICLE II.16 - DOMMAGES-INTÉRÊTS

Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le Contrat, la Commission peut décider de lui imposer le paiement de dommages-intérêts équivalents à 0,2 % du montant de l’achat concerné par jour calendrier de retard, et ce indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du Contractant et

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du droit de la Commission de résilier le Contrat. Le Contractant peut contester cette décision dans les trente jours de sa notification, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent. En l'absence de réaction de sa part ou d'annulation écrite par la Commission dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire. Ces dommages-intérêts ne sont pas appliqués s'il est prévu des intérêts en cas de retard d'achèvement. La Commission et le Contractant reconnaissent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une sanction, et qu'elle représente une compensation raisonnable des pertes susceptibles d'être occasionnées par l'inexécution des obligations.

ARTICLE II.17 - CONTRÔLES ET AUDITS

II.17.1 En vertu de l'article 142 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, la Cour des comptes européenne est habilitée à contrôler les documents détenus par les personnes physiques ou morales bénéficiant de paiements issus du budget des Communautés européennes, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

II.17.2 La Commission ou un organe externe de son choix a les mêmes droits que la Cour des comptes européenne en ce qui concerne les vérifications et les contrôles portant sur le respect des dispositions contractuelles, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

II.17.3 En outre, l'Office européen de lutte antifraude est susceptible d'effectuer des contrôles et vérifications sur place, conformément au règlement (CE, Euratom) n° 2185/96 du Conseil et au règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement et du Conseil, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

ARTICLE II. 18 - AVENANTS

Toute modification du Contrat doit faire l'objet d'un avenant écrit conclu par les parties contractantes. Aucun accord verbal ne peut lier les parties contractantes à cet effet. Une commande ou un Contrat spécifique ne peut être considéré comme une modification du Contrat.

ARTICLE II.19 - SUSPENSION DU CONTRAT

Sans préjudice de son droit de résiliation, la Commission peut à tout moment et pour toute raison suspendre l'exécution de tout ou partie du Contrat, des commandes en cours ou des Contrats spécifiques. Cette suspension prend effet à la date à laquelle le Contractant en reçoit notification par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification. À la suite d'une suspension, la Commission peut demander à tout moment au Contractant de reprendre les travaux concernés. Le Contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension de tout ou partie du Contrat, des commandes ou des Contrats spécifiques.

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SIGNATURES

Pour le Contractant,

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Pour la Commission,

Tung-Laï MARGUEDirecteur

signature:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à Bruxelles, le [date]

en deux exemplaires en français.

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ANNEXE II.3.a: Cahier des charges

Le cahier des charges qui constituera l’annexe II.3.a du Contrat-cadre sera celui joint à cette invitation à soumissionner.

91

ANNEXE II.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli)

L’offre qui constituera l’annexe II.3.b du Contrat-cadre sera celle du soumissionnaire attributaire du marché.

92

ANNEXE II.3.c: Modèle de Contrat spécifique

Contrat spécifique n°[…] mettant en application le Contrat-cadre n°[...]

La Communauté européenne (ci-après dénommée "la Communauté"), représentée par la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée "la Commission"), elle-même représentée en vue de la signature du présent Contrat par

M. Tung-Laï MARGUEDirecteurDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction A "Affaires générales"

d'une part,

et

[dénomination officielle complète]

[forme juridique officielle]

[numéro d'enregistrement légal]

[adresse officielle complète]

[n° du registre de la TVA]

ci-après dénommé(e) "le Contractant"), représenté(e) en vue de la signature du présent Contrat par

[nom, prénom et fonction]

d'autre part,

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SONT CONVENU(E)S

Article 1: Préambule

1. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé le Contrat-cadre n° [compléter] pour des prestations de services dans le domaine de l'information et de la communication. Dès sa signature par les parties, le présent Contrat spécifique sera imputé sur ledit Contrat-cadre.

[Le cas échéant:

2. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé un avenant au Contrat-cadre n° [compléter] qui renouvelle pour une période de 12 mois la durée dudit Contrat-cadre.]

[Le cas échéant:

3. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé un avenant au Contrat-cadre n° [compléter] qui spécifie que [compléter].]

4. Toutes les clauses et dispositions du Contrat-cadre qui ne sont pas modifiées ou annulées par les dispositions du présent Contrat spécifique, s'appliquent intégralement et de plein droit à celui-ci.

5. Ce Contrat spécifique porte sur le lot [compléter] et se base sur l'offre spécifique du Contractant datée du [date].

Article 2: Objet

1. Le Contractant s'engage, dans les conditions stipulées dans le Contrat-cadre et dans le présent Contrat spécifique, ainsi que dans leurs annexes qui en font partie intégrante, à entreprendre l'accomplissement des tâches décrites dans la demande de la Commission (Annexe II.3.a) et reprises dans l'offre spécifique du Contractant (Annexe II.3.b).

2. Le présent Contrat spécifique a pour objet [décrire brièvement l'objet].

Article 3: Durée

1. Le présent Contrat spécifique entrera en vigueur le jour de sa signature par la dernière des deux parties.

2. La durée des tâches ne doit pas dépasser [jours/mois]. L'exécution des tâches commence le jour d'entrée en vigueur du Contrat spécifique. Le délai d’exécution ne peut être prolongé que moyennant l’accord exprès écrit des parties avant l’expiration du délai.

[Le cas échéant:

Article 4: Rapports et documents

Les tâches poursuivies par le Contractant en exécution du présent Contrat spécifique feront l'objet de rapports établis selon les dispositions reprises en Annexe II.3.a.]

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[Le cas échéant:

Article 4: Réception des travaux

1. Dès que les prestations de services forfaitaires ont été achevées, la Commission délivre un procès-verbal de réception qui indique la date de réception et mentionne toute réserve éventuelle de sa part concernant les prestations.

2. Si les documents fournis comportent des erreurs, la Commission notifiera par écrit au Contractant les problèmes découverts et demandera à ce dernier de lui soumettre une version corrigée.]

Article 5: Prix et facturation

1. La Commission s'engage à verser au Contractant, en contrepartie des prestations fournies en application du présent Contrat spécifique une somme maximum de [montant en chiffres et en lettres]. Il est entendu que ledit montant couvre toutes les dépenses supportées par le Contractant en exécution du présent Contrat spécifique.

2. Outre le prix maximum mentionné au point précédent, les frais de voyage, de séjour et d'expédition du Contractant, ainsi que les éventuels imprévus, le tout jusqu’à concurrence de [montant en chiffres et en lettres], seront remboursés selon les modalités prévues au Contrat-cadre.

3. La facture devra faire référence au Contrat-cadre et à ce Contrat spécifique et, le cas échéant, au document d'acceptation des prestations.

4. L'adresse de facturation est

Commission européenneDirection générale [nom]Unité [nom]A l’attention de [nom][adresse]B – 1049 Bruxelles

Article 6: Dispositions administratives

1. Les personnes chargées de la mise en œuvre de ce Contrat spécifique sont:

Pour la Commission

- Questions administratives: [nom], Direction générale [nom], [adresse], B-1049 Bruxelles

- Questions techniques: [nom], Direction générale [nom], [adresse], B-1049 Bruxelles

Pour le Contractant

- Questions administratives: [nom] et [adresse]

- Questions techniques: [nom] et [adresse]

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2. Toute communication faite dans le cadre du présent Contrat spécifique doit revêtir la forme écrite et être envoyée aux personnes concernées.

Article 7: Annexes

Sont annexés au présent Contrat spécifique et en font partie intégrante, les documents suivants:

Annexe 1: Description des tâches – Demande de la Commission du [date]

Annexe 2: Offre spécifique du contractant du [date]

Annexe 3: Contrat-cadre

SIGNATURES

Pour le Contractant

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Pour la Commission

Tung-Laï MARGUEDirecteur

signature:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à Bruxelles, le [date]

en deux exemplaires en [français].

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ANNEXE II.3.d: Frais de voyage et de séjour du contractant

Indemnités journalières pour les Etats membres de l’Union européenneDaily allowances for the Member States of the European Union

DESTINATION Indemnité Journalière en EUR

Daily allowancein EUR

Plafond des frais d’hébergement (hôtel) en EURMaximum hotel

price in EUR FR EN

Allemagne Germany 93 115

Autriche Austria 95 130

Belgique Belgium 92 140

Bulgarie Bulgaria 58 169

Chypre Cyprus 93 145

Danemark Denmark 120 150

Espagne Spain 87 125

Estonie Estonia 71 110

Finlande Finland 104 140

France France 95 150

Grèce Greece 82 140

Hongrie Hungary 72 150

Irlande Ireland 104 150

Italie Italy 95 135

Lettonie Latvia 66 145

Lituanie Lithuania 68 115

Luxembourg Luxembourg 92 145

Malte Malta 90 115

Pays-Bas Netherlands 93 170

Pologne Poland 72 145

Portugal Portugal 84 120

République tchèque Czech Republic 75 155

Roumanie Romania 52 170

Royaume-Uni United Kingdom 101 175

Slovaquie Slovakia 80 125

Slovénie Slovenia 70 110

Suède Sweden 97 160

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Indemnités journalières pour les États hors de l’Union européenne (en EUR)Daily subsistence allowances for countries outside the European Union (in EUR)

DESTINATION Indemnité Journalière en EUR

Daily allowancein EUR

Plafond des frais d’hébergement (hôtel) en EURMaximum hotel

price in EUR FR EN

Afghanistan Afghanistan 50 75Afrique du Sud South Africa 50 145Albanie Albania 50 160Algérie Algeria 85 85Andorre* Andorra* 68,89 126,57Angola Angola 105 175Anguilla Anguilla 75 140Antigua et Barbuda Antigua and Barbuda 85 140Antilles néerlandaises Netherlands Antilles 90 185Arabie Saoudite Saudi Arabia 85 195Argentine Argentina 75 210Arménie Armenia 70 210Aruba Aruba 80 185Australie Australia 75 135Azerbaïdjan Azerbaijan 70 200Bahamas Bahamas 75 115Bahreïn Bahrain 80 195Bangladesh Bangladesh 50 140Barbade Barbados 75 140Belarus Belarus 90 135Belize Belize 50 135Bénin Benin 50 100Bermudes Bermuda 70 140Bhoutan Bhutan 50 130Bolivie Bolivia 50 100Bonaire Bonaire 90 185Bosnie Herzégovine Bosnia and Herzegovina 65 135Botswana Botswana 50 135Brésil Brazil 65 180Brunei Brunei 60 165Burkina Faso Burkina Faso 55 90Burundi Burundi 50 115Caïmans, îles Cayman Islands 60 135Cambodge Cambodia 50 115Cameroun Cameroon 55 105Canada Canada 65 165Cap-Vert Cape Verde 50 75Centrafricaine, Rép Central African Republic 60 80

98

Chili Chile 70 175Chine China 55 155Chypre Cyprus 50 110Cisjordanie et Bande de Gaza

West Bank and Gaza Strip

60 110

Colombie Colombia 50 120Comores Comoros 50 85Congo (Rép. Dém. du) Congo, Dem. Rep. 105 140Congo (Rép.du) Congo 70 115Cook, îles Cook Islands 50 135Corée (Nord), R.P.D. D.P.R of Korea 50 180Corée (Sud), Rép. de Republic of Korea 100 200Costa Rica Costa Rica 50 140Côte d'Ivoire Côte d'Ivoire 60 130Croatie Croatia 60 120Cuba Cuba 75 150Djibouti Djibouti 65 170Dominicaine, Rép. Dominican Republic 60 170Dominique Dominica 75 140Egypte Egypt 65 140El Salvador El Salvador 55 125Emirats arabes Unis United Arab Emirates 70 195Equateur Ecuador 50 140Erythrée Eritrea 50 80Estonie Estonia 70 120Etats-Unis d'Amérique (Autres)

USA (others) 80 200

Etats-Unis d'Amérique (New York)

USA (New York) 100 275

Ethiopie Ethiopia 50 145Fidji Fiji 50 120Gabon Gabon 75 115Gambie Gambia 50 120Géorgie Georgia 80 215Ghana Ghana 70 140Grenade Grenada 75 140Guadeloupe Guadeloupe 65 115Guam Guam 60 135Guatemala Guatemala 50 125Guinée équatoriale Equatorial Guinea 60 85Guinée, Rép. de Guinea 50 135Guinée-Bissau Guinea-Bissau 50 90Guyane Guyana 50 160Guyane Française French Guiana 55 140Haïti Haiti 65 125

Honduras Honduras 50 125

Hong Kong Hong Kong 60 205

99

Inde India 50 195

Indonésie Indonesia 50 145

Indonésie - Timor oriental Indonesia - East Timor 50 110

Iran, Rép islam Iran 55 145

Iraq Iraq 60 85

Islande Iceland 85 160

Israël Israel 105 210

Jamaïque Jamaica 60 170

Japon Japan 130 275

Jordanie Jordan 60 135

Kazakhstan Kazakhstan 70 175

Kenya Kenya 60 165

Kirghizistan Kyrgyzstan 75 180

Kiribati Kiribati 60 145

Koweït Kuwait 85 195

Laos Lao, People's Dem. Rep. 50 145

Lesotho Lesotho 50 100

Liban Lebanon 70 190

Liberia Liberia 85 150

Libye, Jamahiriya ar. Libyan Arab Jamahiriya 50 175

Liechtenstein Liechtenstein 80 95

Macao Macao 55 95

Macédoine (ARY) TFYR of Macedonia 50 160

Madagascar Madagascar 50 105

Malaisie Malaysia 50 200

Malawi Malawi 50 165

Maldives Maldives 50 135

Mali Mali 60 95

Mariannes du Nord, îles Northern Mariana Islands 70 135

Maroc Morocco 75 130

Marshall, îles Marshall Islands 50 135

Martinique Martinique 70 110

Maurice, Rép. Mauritius 60 140

Mauritanie Mauritania 50 75

Mayotte Mayotte 50 110

Mexique Mexico 70 185

Micronésie Micronesia 55 135

Moldova Republic of Moldova 80 170

Monaco* Monaco* 72,58 97,27

Mongolie Mongolia 70 90

Montserrat Montserrat 55 140

Mozambique Mozambique 60 140Myanmar Myanmar 50 75Namibie Namibia 50 85Nauru Nauru 50 135Népal Nepal 50 135

100

Nicaragua Nicaragua 50 135Niger Niger 50 75Nigeria Nigeria 50 185Niue Niue 50 135Norvège Norway 80 140Nouvelle-Calédonie New Caledonia 55 135Nouvelle-Zélande New Zealand 60 125Oman Oman 70 135Ouganda Uganda 55 180Ouzbékistan Uzbekistan 75 155Pakistan Pakistan 50 130Palau Palau, Republic of 50 135Panama Panama 50 160Papouasie Nouvelle Guinée

Papua New Guinea 55 135

Paraguay Paraguay 50 140Pérou Peru 75 135Philippines Philippines 60 150Polynésie française French Polynesia 60 135Puerto Rico Puerto Rico 65 140Qatar Qatar 65 135Réunion Reunion 60 90Russie Russian Federation 90 275Rwanda Rwanda 65 160Saint Kitts et Nevis Saint Kitts and Nevis 85 185Sainte-Lucie Saint Lucia 75 140Saint Marin* San Marino* 60,34 114,33Saint-Vincent et les Grenadines

St. Vincent and the Grena.

75 190

Salomon, îles Solomon Islands 50 120Samoa Samoa 50 135Samoa Américaines American Samoa 70 135São Tome et Principe Sao Tome & Principe 60 95Sénégal Senegal 65 135Seychelles Seychelles 85 140Sierra Leone Sierra Leone 55 135Singapour Singapore 75 150Somalie Somalia 50 125Soudan Sudan 55 215Sri Lanka Sri Lanka 50 105St Marteen St Marteen 90 185Suisse Switzerland 80 140Suriname Suriname 55 125Swaziland Swaziland 50 90Syrie Syrian Arab Republic 80 145Tadjikistan Tajikistan 75 110Taiwan, Prov de Chine Taiwan 55 200

101

Tanzanie Tanzania, United Rep. of

50 200

Tchad Chad 65 145Thaïlande Thailand 60 145Timor oriental East Timor 50 110Togo Togo 60 95Tokelau, îles Tokelau Islands 50 135Tonga Tonga 50 105Trinité et Tobago Trinidad and Tobago 60 115Tunisie Tunisia 60 85Turkménistan Turkmenistan 80 150Turks et Caicos, îles Turks and Caicos Island 55 135Turquie Turkey 55 165Tuvalu Tuvalu 50 135Ukraine Ukraine 80 190Uruguay Uruguay 55 160Vanuatu Vanuatu 60 110Vatican* Vatican* 60,34 114,33Venezuela Venezuela 85 125Vierges, îles (Etats-Unis)

Virgin Islands (USA) 55 140

Vierges, îles (Grande-Bretagne)

Virgin Islands (UK) 75 140

Viêt-Nam Viet Nam 50 205Wallis et Futuna îles Wallis & Futuna Islands 50 135Yémen Republic of Yemen 60 165Yougoslavie, Rép. Féd. (Serbie et Monténégro)

Yugoslavia 80 140

Zambie Zambia 50 135Zimbabwe Zimbabwe 50 115Autres pays Other country 60 145

* rallié géographiquement aux pays correspondants / geographically linked to the following countries:

Andorre/Andorra: Espagne/Spain Monaco: FranceSaint Marin/San Marino: Italie/ItalyVatican: Italie/Italy

102

Calcul

Le calcul des indemnités journalières (IJ) se fait selon les règles suivantes.

Durée du déplacement:

– inférieure ou égale à 6 heures: frais réels (sur présentation des pièces justificatives);– plus de 6 heures à 12 heures inclus: 0,5 IJ;– plus de 12 heures à 24 heures inclus: 1 IJ;– plus de 24 heures à 36 heures inclus: 1,5 IJ;– plus de 36 heures à 48 heures inclus: 2 IJ;– plus de 48 heures à 60 heures inclus: 2,5 IJ, etc.

Calculation

Daily subsistence allowances are to be calculated as follows.

Length of mission:

– 6 hours or less: reimbursement of actual expenses (on production of supporting documents);

– more than 6 hours but no more than 12 hours: half the daily allowance;– more than 12 hours, but not more than 24 hours: the daily allowance;– more than 24 hours but not more than 36 hours: one and a half times the daily

allowance;– more than 36 hours but not more than 48 hours: twice the daily allowance;– more than 48 hours but not more than 60 hours: two and a half times the daily

allowance, and so on.

103

ANNEXE II.3.e: GARANTIE FINANCIERE

A remplir sur le papier à en-tête de l’institution financière 

                                                            A l'attention de                                                           

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité" Direction "Affaires générales"Unité "Information, Communication"LX 46 7/81B – 1049 Bruxelles

                                                            ci-après « la Commission »  

Objet:  Garantie n°…         Garantie financière pour remboursement d'un préfinancement payable dans le cadre du Contrat spécifique n° [JLS/…] - [titre du contrat spécifique] imputé sur le Contrat-cadre n° [JLS/…] - "Assistance à la réalisation d'actions d'information et de communication sur les activités soutenues par l'Union européenne dans le domaine des politiques communautaires en général et de la justice, de la liberté et de la sécurité en particulier" – Lot 1 "Ecriture et graphisme" [numéros et titres à rappeler dans toute correspondance]

Nous, soussignés [nom et adresse de l’institution financière] déclarons irrévocablement par la présente, garantir sans conditions et à première demande en qualité de débiteur principal, pour le compte de

[nom et adresse du titulaire du contrat]

ci-après « le Contractant »,

au profit de la Commission, le paiement de [montant du préfinancement en euros en chiffres et en lettres], correspondant à la garantie mentionnée à l’article I.5.4 du Contrat-cadre n° [JLS/…] - "Assistance à la réalisation d'actions d'information et de communication sur les activités soutenues par l'Union européenne dans le domaine des politiques communautaires en général et de la justice, de la liberté et de la sécurité en particulier" – Lot 1 "Ecriture et graphisme", conclu entre le Contractant et la Commission, ci-après « le Contrat ». 

Si la garantie n’est pas fournie par une banque ou un organisme financier le texte de la garantie doit être adapté.

104

Le paiement sera effectué sans contestation ni procédure judiciaire, dès réception de votre première demande écrite (par lettre recommandée avec accusé de réception), déclarant que le Contractant n'a pas satisfait à l’une de ses obligations contractuelles. Nous ne retarderons pas le paiement et nous ne nous y opposerons pour aucune raison. Nous vous informerons par écrit dès que le paiement aura été effectué. Nous convenons notamment qu’aucune modification aux termes du Contrat-cadre, convenue entre la Commission et le Contractant, ne peut nous libérer de notre responsabilité au titre de cette garantie. Nous déclarons renoncer à être informés de tout changement, addition ou modification au Contrat-cadre. Nous avons pris bonne note que cette garantie financière restera en vigueur jusqu’au moment où la part que représente ce préfinancement dans le montant total du Contrat-spécifique est couverte par des paiements de la Commission et que celle-ci s’engage à restituer la garantie dans les 30 jours qui suivent ce moment.  La présente garantie est soumise au droit applicable au Contrat-cadre. Tout litige relatif à la présente garantie relève exclusivement de la juridiction compétente pour le Contrat-cadre.

La présente garantie entrera en vigueur et prendra effet dès sa signature.  

……………………..                                                          …………………………(lieu et date)                                                                       (signature)29

29 Le(s) nom(s) et qualité(s) de la (ou des) personne(s) qui signe(nt) pour le garant doivent être écrits en majuscules.

105

ANNEXE II.3.f: MANDAT

Accord/mandat

Modèle 1

(DÉSIGNANT L'UNE DES ENTREPRISES COMME CHEF DU GROUPE ET LUI DONNANT MANDAT)

Les soussignés,

– signataire 1 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),– signataire 2 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),– …– signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

ayant la capacité d’agir au nom de sa société,

SONT CONVENUS DE CE QUI SUIT:

(1) La Commission européenne a attribué le contrat-cadre …. («le contrat») à entreprise 1, entreprise 2, …, et entreprise N («les membres du groupe»), sur la base de l’offre conjointe soumise le …/…/…, pour la fourniture de … et/ou la prestation de services de … («les fournitures et/ou les services»).

(2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

(b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

(3) À cet effet, les membres du groupe désignent entreprise X comme chef du groupe. [N.B.: le chef du groupe doit être l'un des membres du groupe]

(4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du chef du groupe. [Indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

(5) Les membres du groupe confèrent au chef du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

106

a) le chef du groupe signe tous les documents contractuels – y compris le contrat-cadre, les contrats spécifiques, et leurs avenants – et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

b) le chef du groupe est l’interlocuteur unique de la Commission européenne en ce qui concerne les fournitures et/ou les services faisant l'objet du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne gestion du contrat.

Toute modification du présent accord/mandat requiert l’autorisation expresse de la Commission européenne.

Le présent accord/mandat expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Les parties ne peuvent le résilier avant cette date sans l’accord de la Commission.

Signé à …, le …/…/…

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

107

ANNEX III: SPECIFIC ANNEXES TO LOT 2

Annex III.1: Indicative list of products 108

Annex III.2: Profiles and roles 110

Annex III.3: Questionnaire 123

Annex III.4: Case studies of lot 2 and its annexes 172

Annexe III.4.a: Vision document 186

Annexe III.4.b: Software Development Plan 208

Annexe III.4.c: Software Architecture Document 223

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA) 236

Annex III.6: Schedule of prices for lot 2 244

Annex III.7:Proposed Framework service contract for lot 2 and its annexes 248

Annex III.7.a: List of Services covered by the Contract and schedule of prices 276

Annex III.7.b: Power of Attorney 277

Annex III.7.c: Identification form and Legal entities 279

Annex III.7.d: - Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete]) 280- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.e: - Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) 281- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.f: Specific Contracts and Order forms – Models 282

Annex III.7.g: Financial guarantee – Model 283

Annex III.7.h: Performance Guarantee – Model 285

Annex III.7.i: Service Level Agreement 286

Annex III.7.j: Daily travel and subsistence allowance for the Contractor 287

Annex III.7.k: III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts 289

108

ANNEX III.1

Liste indicative des produits

This list is based on the current list of products used by the Commission and can be modified.

Please note that this list is not exhaustive and should be considered indicative in the framework of the JLS framework contract call for tenders.

Data Base Management Systems Oracle 9i Oracle 10g

Document and Content Management Documentum 5.2.5 Documentum 5.3

Text Retrieval Tools Verity K2

Configuration and change management tools CVS Rational ClearCase / ClearQuest

IS Development Methodologies RUP@cec (RUP based)

Case Tools Rational Rose Rational RequisitePro Rational Soda

Programming languages C, C++ Java 1.4.2

WEB Servers Apache Web Server 1.3 MS Internet Information Server 6.0

Application Servers ColdFusion MX 7 WebLogic 9.1

Portal tools

109

BEA Portal 9.2

Workflow tools BEA Integration 8.x

Advanced Query, Reporting and ETL Tools Business Objects 6.5 Business Objects Data Integrator

XML Tools Xerces 2

Interfaces, Protocols SQL3 ODBC 3 JDBC WINSOCKETS HTTP 1.1 SGML HTML 3.2 J2EE XML Unicode 2.0

CSS 2.0

110

ANNEX III.2

Profiles and Roles

1. PROFILES

For each of these profiles the following information regarding requirements is provided:_______________________________________________________________________Nature of the tasks These are examples of the tasks that will be expected of a

person proposed with the required profile in relation with the corresponding lot(s). This list is not exhaustive and is to be regarded as a good indication.

Knowledge and skills A list of the minimal knowledge and skills that a person with this profile is expected to possess.

Education and Experience The required minimal education qualifications and experience required for the profile.

A university degree corresponds to a master degree, that is, a graduate diploma as defined in the Bologna Declaration of 19 June 1999 (http://ec.europa.eu/education/policies/educ/bologna/bologna.pdf), or else a full university-level cycle of at least 4 years after the secondary school.

A non university degree corresponds at least to the successful completion of a secondary school.

1.1. Business Designer / Process Analyst (BDA)

Nature of the tasks • Lead and coordinate business use-case modelling by outlining and delimiting the organization being modelled-for example, by establishing what business actors and business use cases exist and how they interact.• Responsible for the business architecture, outlining and delimiting the organization being modelled.• Assess the situation of the target organization where the project's end-product will be deployed (DG JLS, Member States, Non for Profit Organization, etc…)• Take part in defining stakeholders' requirements.• Facilitate modelling of the target organization• Discuss and facilitate a business engineering effort• Perform a cost/benefit analysis for any suggested changes in the target organization.• Discuss and support those who promote the end-product of the project.

Knowledge and skills • Understands stakeholder and user requirements, their strategies, and their goals.

111

• Good facilitator • Excellent communication skills• Capability to work in an international/multicultural environment• Familiar with the tools used to capture the business models

Education and Experience • He/She must hold a recognized University degree and will have 6 years relevant experience in one of DG JLS domains [security, justice, freedom, immigration, integration, asylum, drugs coordination, home affairs, visa, Schengen area, civil justice, criminal justice, fundamental rights, citizenship of the European Union, data protection, freedom of movement, police, customs, crime, crime prevention, terrorism, in the context of and as described on DG JLS Europa web pages (http://ec.europa.eu/justice_home/)], Finance, or Business Analysis.

1.2. System Analyst (SA)

Nature of the tasks • Analysis of user requirements and design of new information systems.• Production of use case models, software architecture documents, design and analysis models, implementation models• Data analysis, data modelling.• Follow up of the developments.• Technical Interface between the project leader and the developers.• Participation in technical working groups, progress meetings and meetings with the users• Assistance in the testing, the technical documentation, the technical training, the deployment, the evaluation and the reporting

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• In-depth knowledge of development methodologies (e.g. RUP) and modelling (e.g. UML)

Education and Experience •Senior System Analyst (SSAN): University degree with minimum 6 years experience in IS development.System Analyst (SAN): University degree with minimum 3 years experience in IS development or non University degree with minimum 6 years experience in IS development.

And for both profiles:

112

• Analysis and development experience• Experience with UML or case tools• Experience with relational databases

1.3. IS Senior Consultant (SC)

Nature of the tasks • Provision of advice and assistance in any area associated with the procurement, provision, delivery, maintenance, deployment, hosting, security, effective use of information systems and their environments.• Provision of quality plans, service level agreements, quality tests, quality control and evaluation, quality assessments or other quality matters associated with information systems projects• Assistance in the implementation of project management methodology• Provision of security studies, security assessments or other security matters associated with information system projects• Functional requirements and business case analysis• Elaboration of vision documents• Risk analysis• Provision of technical studies, technical expertise, and technical evaluations in relation with information systems

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent communicator.• Capability of working in an international/ multicultural environment• In depth knowledge in information systems matters• Strong capacity in writing and presenting studies

Education and Experience • University degree with minimum 6 years experience in IS development. • Strong experience in consulting• Strong experience in the domain of the study (e.g. quality, security, requirement analysis, technical domain)• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.4. IS Consultant (C)

Nature of the tasks • Provision of advice and assistance in any area associated with the procurement, provision, delivery, maintenance, deployment, hosting, security, effective use of information systems and their environments.• Provision of quality plans, service level agreements, quality tests, quality control and evaluation, quality assessments or other quality matters associated with information systems projects• Assistance in the implementation of project management methodology

113

• Provision of security studies, security assessments or other security matters associated with information system projects• Functional requirements and business case analysis• Elaboration of vision documents• Risk analysis• Provision of technical studies, technical expertise, and technical evaluations in relation with information systems.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Capability of working in an international/multicultural environment• Proven knowledge in information systems matters• Capacity in writing and presenting studies

Education and Experience • University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development• Experience in consulting• Experience in the domain of the study (e.g. quality, security, requirement analysis, technical domain)• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.5. Senior Implementer (SI)

(Often referred to as Senior Programmer)

Nature of the tasks • Programming/maintenance of applications• Testing of applications.• Installation and configuration of applications• Migration and updates of applications• Creation/maintenance of databases

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments

Education and experience • University degree with minimum 3 year experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 year of programming experience• Experience with relational databases

1.6. Implementer (I)

Often referred to as Programmer.

Nature of the tasks • Programming/maintenance of applications• Testing of applications.• Installation and configuration of applications• Migration and updates of applications

114

• Creation/maintenance of databasesKnowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural

environment, rapid self-starting capability and willingness to work in a team• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments

Education and experience • University degree with 1.5 years experience in IS development or successful training as programmer with 3 years experience as programmer.

1.7. User Interface Designer (UID)

Nature of the tasks • Design and development of user interfaces.• Definition and creation of graphical contents• User ergonomics

Knowledge and skills • Ability to cope with fast changing technologies used in graphical design• Knowledge of ergonomics regarding man/machine interfacing.• Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working

Education and experience • University degree with minimum 1.5 years experience in user interfaces or graphical design OR non university degree with minimum 3 years experience in user interfaces or graphical design

1.8. Software Architect (SwA)

Nature of the tasks • Analysis of information systems portfolio• Analysis of business processes• Analysis of organisational structures• IS costs/benefits analysis• Development and enhancement of architecture• Assistance with the implementation of the architecture• Data flow analysis

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, excellent communicator.• Capability of working in an international/ multicultural environment• Proven knowledge of enterprise architecture• Strong capacity in writing and presenting studies

Education and Experience •Senior Software Architect (SSAR): University degree with minimum 6 years experience in IS development. 3 years experience in enterprise architecture models and tools.•Software Architect (SAR): University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS

115

development. 2 years experience in enterprise architecture models and tools.

And for both profiles:• At least two years experience in consulting• Proven experience with quality procedures• Strong experience in the realization of studies

1.9. Database Designer/Manager (DDM)

Nature of the tasks • Produce the Data Model Artefact by defining the detailed database design including tables, indexes, views, constraints, triggers, stored procedures, and other database-specific constructs needed to store, retrieve, and delete persistent objects.• Creation, installation, configuration, maintenance and migration of databases.

Knowledge and skills • Data Modelling, Database design• Object-Oriented Analysis and Design techniques• System Architecture, including Database and System performance tuning, as well as hardware and network workload balancing.• Database Administration• Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Capability of working in an international/multicultural environment.

Education and Experience • University degree with minimum 3 year experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 years experience with relational databases.

1.10. Project Manager (PM)

Nature of the tasks • Manage the development and implementation of information systems to meet identified business needs, acquiring and utilising the necessary resources and skills, within agreed parameters of cost, timescales, and quality.• Give proposals for project strategies, planning, definition of tasks and deliverables, review of project deliverables, quality control, risk analysis and management, status reports, problem reporting and management systems, follow up and organisation.• Guide the team in charge of project activities and review their deliverables.• Participate in functional working groups and progress meetings.• Estimate costs, timescales and resource requirements for the successful completion of each project to agreed terms of reference.

116

• Prepare and maintain project and quality plans and tracks activities against the plan, provide regular and accurate reports.• Monitor costs, timescales and resources used, and take action where these deviate from agreed tolerances. Ensure that delivered systems are implemented within these criteria.• Manage the change control procedure gaining agreement for revisions to the project from project sponsors.• Provide effective leadership for the project team ensuring that team members are motivated and constantly developing their skills and experience.

Knowledge and skills • Project management.• Usage of project management tools. Willingness to use the project management tool as specified by the Commission.• Good technical knowledge on the projects aspects.• Good reporting methods.• Ability to give presentations.• Ability to apply high quality standards to all tasks• Ability to participate in multi-lingual meetings, good communication skills.• Capability of working in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working, understanding the needs, objectives and constraints of those in other disciplines and functions.• Leadership capability.

Education and Experience • University degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 3 years experience in Project Management of Information System Development. Practical experience with RUP methodology and the system development life-cycle is desirable.• Minimum 1 year of experience in a project management tool.• Proven experience with quality procedures.

1.11. Management Reviewer (MR)

Nature of the tasks • Evaluate project planning and project assessment artefacts at major review points in the project's lifecycle.• Quality assurance

Knowledge and skills • Deep knowledge of Projects, IT, quality and processes standards: RUP, Enterprise Architecture, CMMI, PMI, Prince, • Ability to participate in multi-lingual meetings, good communicator.• Decision-making ability at the operational management level.• Understanding of risk management principles

117

Education and Experience • University degree with minimum 12 years experience in IS development.• Business Development experience (including contract formulation and negotiation)• Technical, and software project management experience.

1.12. Technical Writer (TW)

Nature of the tasks • Writing technical documentation for information systems during their development• Integration of on-line help in information systems• Verification of the technical documentation against applications• Documenting the programs

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Good writing skills• Able to use the office automation tools used in the Commission (MS-Office).

Education and experience • University degree with minimum 1.5 year experience in IS development OR non university degree with minimum 3 years experience in IS development.• Minimum 1 year of technical documentation authoring experience• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

1.13. Course developer – User Assistance Person (CD)

Nature of the tasks • User assistance on the Commission premises, regarding the use of information systems to carry out their tasks.• Assistance with organising and running in the information system installation from the end user perspective.• Writing user documentation for information systems.• Prepare and give training courses about information systems

Knowledge and skills • Excellent communication / writing skills.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Ability to participate in multi-lingual meetings• Able to use the office automation tools used in the Commission (MS-Office).

Education and Experience • University degree with minimum 2 years of relevant experience OR non university degree with minimum 3 years of relevant experience• Experience in user support or training or documentation writing

118

1.14. Web Master (WM)

Nature of the tasks • Creation of a detailed site topology.• Staging of web sites.• Installation and support of web sites.• Ensure coherence of the logical and physical structure of web sites, web pages and of navigation methods.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Able to cope with the fast changing technologies used in web site management.• Conceptual understanding of content structuring, storage, access and presentation elements.• Able to cope with the needs of multi-language site deployment.

Education and Experience • University degree with minimum 1 years of relevant experience OR non university degree with minimum 3 years of relevant experience• Minimum 1 year experience as Webmaster

1.15. Web Technician (WT)

Nature of the tasks • Updating content of web pages.• Creation of new web pages based on a template.• Updating of links.• Ensure the integrity of the logical and physical structure of web sites, web pages and of navigation methods.

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working.• Conceptual understanding of content structuring, storage, access and presentation elements.• Able to cope with the needs of multi-language site updating.

Education and Experience • University degree with minimum 1.5 year experience in IS development OR non university degree with minimum 3 years experience in IS development• Minimum 1 year experience as Web technician

1.16. Tester (T)

Nature of the tasks • Definition of test plans• Definition of test cases• Construction of test scenarios and scripts• Tests coordination and execution• Reporting of test results

119

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Good communication skills• Proven knowledge of testing technologies and tools• Ability to cope with fast changing technologies used in application developments• Aptitudes in reporting

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in IS development OR non university degree with minimum 6 years experience in IS development.• Minimum 2 years of IS testing experience

1.17. Editor (R)

Nature of the tasks • Drafting of information and communication documents• Update of data and of information and communication documents• Formatting of text to match web support • Organisation and follow-up on editorial committees

Knowledge and skills • Ability to participate in multi-lingual meetings, ease of communication.• Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Very good communication skills• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in journalism OR non university degree with minimum 6 years experience in journalism.

1.18. Graphic designer (G)

Nature of the tasks • Create design for online publications • Create layout for online publications • Image processing• Follow-up on editorial committees

Knowledge and skills • Capability of integration into an international/ multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Very good graphic skills• Knowledge of image manipulation tools• Reporting capabilities

Education and experience • University degree with minimum 3 years experience in graphic design OR non university degree with minimum 5 years experience in graphic design, including at least 1 year in web graphic design.

120

1.19. Documentalist (D)

Nature of the tasks • Research, collection and filing of information on JLS issues.• Drafting and summary of texts based on existing materials.

Knowledge and skills • Capability of integration in an international/multicultural environment, rapid self-starting capability and experience in team working• Ability to work in several languages.• Good communication skills• Minimum 1 year experience with the office automation tools used in the Commission (MS-Office)

Education and experience • University degree with minimum 2 years experience as a documentalist OR non university degree with minimum 4 years experience as a documentalist.

2. ROLES

1.20. Requirements Specifier (RRS)

The Requirements Specifier role specifies the details of one or more parts of the system's functionality by describing one or the aspects of the requirements.

Different aspects of the requirements are typically documented in different types of software requirements artefacts, mainly the Software Requirement Specifications and the Use Case Model. A person playing the Requirements Specifier role may be responsible for many of those artefacts —such as one or more use-case packages— and for maintaining the integrity of the requirements within and between those artefacts.

He/She must hold a recognized University degree and will have 3 years experience in IS development or a non University degree with at least 6 years experience in IS development. He/She will have two years experience as Requirements Specifier.

1.21. Integrator (RIN)

Integrators are responsible for planning the integration and performing the integration of Implementation Elements to produce builds.

Implementers deliver their tested Implementation Elements into an integration workspace, whereas integrators combine them to produce a build. An integrator is also responsible for planning the integration, which takes place at the subsystem and system levels, with each having a separate integration workspace. Tested elements are delivered from an implementer's private development workspace into a subsystem integration workspace, whereas integrated implementation subsystems are delivered from the subsystem integration workspace into the system integration workspace.

121

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as integrator.

1.22. Change Control Manager (RCCM)

The Change Control Manager role oversees the change control process which the role is also responsible for defining.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Change Control Manager.

1.23. Configuration Manager (RCM)

The Configuration Manager role is responsible for providing the overall Configuration Management (CM) infrastructure and environment to the product development team. The Configuration Manager role defines the policies and processes for configuration and change management, defines the configuration objects, reviews the policies and processes for configuration and change management within the scope of the software development project

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Configuration Manager.

1.24. Deployment Manager (RDM)

The Deployment Manager role is responsible for planning the product's transition to the user community, ensuring those plans are enacted appropriately, managing issues and monitoring progress. He also interacts with the Data Centre for all deployment related issues.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Deployment Manager.

1.25. Test Manager (RTM)

The Test Manager role is tasked with the overall responsibility for the test effort's success. The role involves quality and test advocacy, resource planning and management, and resolution of issues that impede the test effort.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Test Manager.

1.26. Test Designer (RTD)

The Test Designer role is responsible for:• defining the test strategy and ensuring its successful implementation,

122

• identifying and defining the required tests, • monitoring detailed testing progress and results in each test cycle, • evaluating the overall quality experienced as a result of testing activities.

The role involves identifying the appropriate techniques, tools and guidelines to implement the required tests, and to give guidance on the corresponding resources requirements for the test effort.

The role typically carries the responsibility for appropriately representing the needs of stakeholders that do not have direct or regular representation on the project.

He/She must hold a recognized University degree and 3 years of experience in IS development, OR a non university degree with 6 years experience in IS development. He/She will have 1.5 years experience as Test Designer.

123

ANNEX III.3: QUESTIONNAIRE

Questionnaire “Lot 2”

Name of Tenderer:………………………………..

124

SELECTION OF THE TENDERER / TECHNICAL AND PROFESSIONAL CAPACITY

1. ORGANISATION OF THE TENDERER TO ALLOW THE DELIVERY OF THE REQUIRED SERVICES

In case of a joint offer, provide the information for each company

1.1. Tenderer’s structure

1.1.1. Have you described your organisational structure detailing the departments and allocated number of staff on all levels of your company(ies), as well as the division(s) responsible for the delivery of services requested in the present call for tenders ?

If relevant, include the relationships between the tenderer and other companies of the same group, including those that could participate (e.g. as sub-contractor) in the delivery of the requested services.

YES/NO (mandatory)

Reference:

1.1.2. Centre of expertise

1.1.2.1. Do you have permanent centre(s) of expertise in the enterprise that provides support for the efficient implementation, enhancement and maintenance of information systems delivered to your customers?

YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this centre of expertise)

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible(s) for this centre of expertise: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

125

(b)describe the functioning of the centre(s) of expertise:

Reference: ……….

(c)how do you provide access for your staff to the services of the centre(s) of expertise?

Reference: ……….

1.1.2.2. If NO, how do you provide the efficient expertise for enhancement and maintenance of information systems?

Reference: ……….

1.1.2.3. Do you have agreements and/or alliances with third parties (e.g. tools suppliers, etc), to ensure rapid response to resolve technical problems?

YES/NO

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for managing the agreement(s): surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

(b)describe the agreement(s) with third parties (name of third party, name of the agreement, description of agreement coverage, procedures for using the agreement):

(only for tools and products in relation with the lot)

Reference: ……….

If NO, how do you ensure rapid response to resolve a technical problem?

Reference: ……….

126

1.1.3. Technical knowledge management

1.1.3.1. Do you have technical knowledge base(s) relevant to the delivery of the requested services?

YES/NO (if YES, include the name used internally by the tenderer for this technical knowledge base).

1.1.3.2. If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for this technical knowledge base: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

(b)describe the functioning of the technical knowledge base(s) (how is information entered, how can information be consulted, where is the information stored, how is the quality of the information guaranteed):

Reference: ……….

(c)how does the tenderer provide access for his staff to this technical knowledge base(s)?

Reference: ……….

1.1.3.3. If NO, how do you guarantee the availability of information relevant to the technical knowledge for the services required?

Reference: ……….

127

1.1.4. Training Centre

1.1.4.1. Do you have training programme(s) that support the quality of the services required?

YES/NO

If YES,

(a)indicate the person(s) responsible for maintaining the training program: surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

Reference: ……….

(b)give overview of the courses in the training program(s) by providing for each course the following information:

(For technical training only in relation with the field of the lot)

Course reference code Course name Company / institute organising the course

Course table of contents

Extend this table as necessary.

1.1.4.2. If NO, how do you guarantee the training program and the staff competence that supports the quality of the services required?

Reference: ……….

128

1.2. Tenderer manpower and qualification of staff relevant to the required services

In case of a joint offer, the required information should be provided for the group of tenderers as a whole.

Note that staff of subcontractors is considered as non permanent staff.

Please refer to the following staffing schema:

The I.S. specialists are IT specialists in the development of information systems.

When filling out the tables, take into account that each block in the staffing schema is a further detailed group. For example when asked for staff numbers, the “I.S. specialists – block 8” is also part of the “permanent chargeable – block 6” staff and should be included in the count.

Please note that only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

a) In case of a consortium, the thresholds mentioned below will apply on the level of the consortium and not on an individual basis.

129

b) Staff with a personal contractual relation to a company of another nature or without a personal contractual relation to it (e.g. free-lancers, staff from affiliated companies or from subcontractors) shall only be quoted as non-permanent staff.

c) In case of a branch-company responds in the name of a group, a written endorsement of the group is necessary with the names of all affiliated companies that participate effectively.

1.2.1. Staffing tables

1.2.1.1. Indicate your average annual manpower for the last three years as well as the current number (separating permanent and not permanent staff)

Total annual manpower (block 1 in the staffing schema)

2004 2005 2006 1/1/ 2007

Permanent staff

Non permanent staff

1.2.1.2. Indicate your average number of managerial staff for the last three years as well as the current number (only permanent staff)

Total managerial staff 2004 2005 2006 1/1/ 2007

Permanent staff

1.2.1.3. Indicate the number of staff working in your IT division(s) in the field of development of information systems for the last three years and the current number (separating permanent and non permanent staff)

The minimum acceptable valuei is 85 permanent staff

Number of specialists in the development of information systems

2004 2005 2006 1/6/ 2007

Permanent staff (block 8 in the staffing schema) Non permanent staff (block 9 in the staffing schema)Total (permanent and non permanent)

130

1.2.1.4. Indicate the average number of staff from your IT division working on Tenderer's premises in the field of development of information systems for the last three years and the current number (separating permanent and non permanent staff)

The minimum acceptable value is 55 permanent staff

Number of specialists in the development of information systems working in Tenderer's premises

2004 2005 2006 1/5/2007

Permanent staff Non permanent staff Total

1.2.1.5. Indicate the average number of permanent non-technical staff in your IT division (for the provision of secretariat, contract management, customer relations, etc…) for the last 3 years and the current number

Number of non technical staff in your IT division(s) ( block 4 in the staffing schema)

2004 2005 2006 1/5/ 2007

Permanent staff

1.2.1.6. Indicate the percentage of personnel turnover for the permanent technical staff working in the tenderer’s IT division in the field of development of information systems for the last 3 years.

Personnel turnover working in your IT division(s) in the field of development of information systems

2004 2005 2006 1/5/ 2007

Percentage of turnover

131

1.2.2. Profiles

1.2.2.1. In the following tables, indicate the number of staff (working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you have available for the services required).

An individual person can be counted only in one profile.

Total permanent

Total non-

permanentTotal

available

(FP and QTM in the field of

the lot): (FP and QTM in the field of

the lot):

(FP and

QTM in the field of the

lot):

-1 -2 -3

EXAMPLE:      Project manager 10 2 12

(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot. Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot.

(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )

In the example, the tenderer has available 10 project managers that are permanently employed and 2 that are non-permanently employed.

Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s premises in Brussels.

The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a job description for any additional profile he will submit.

132

Count an individual person in one profile only

  Total permanent

Total non-permanent Total available

  -1 -2 -3  (FP and QTM services

in the field of the lot):(FP and QTM services in

the field of the lot):(FP and QTM services in the

field of the lot):

BDA: Business Designer/ Analyst in JLS field

….. ….. …..(minimum 8)  

SSAN: Senior System Analyst

….. …..(minimum 9)  

SAN: System Analyst ….. …..(minimum 3)  

SC: IS Senior Consultant ….. …..(minimum 1)  

C: IS Consultant ….. …..(minimum 1)  

SI: Senior Implementer ….. …..(minimum 12)  

I: Implementer ….. …..(minimum 12)  

UID: User Interface Designer

….. …..(minimum 2)  

SSA: Senior Software Architect

…..  (minimum 5)  

SAR: Software Architect …..  (minimum 3)  

DDM: Database Designer/Manager

…..  (minimum 2)  

PM: Project Manager …..  (minimum 7)  

MR: Management Reviewer

…..  (minimum 1)  

TW: Technical Writer …..  (minimum 1)  

CD: Course Developer-User Assistance Person

…..  (minimum 1)  

WM: Web Master …..  (minimum 1)  

WT: Web technician …..  (minimum 1)  

R: Editor …..  (minimum 1)  

G: Graphic designer …..  (minimum 1)  

133

D: Documentalist …..  (minimum 1)  

T: Tester …..  (minimum 10)  

1.2.3. Roles

1.2.3.1. In the following tables, indicate the number of staff (working for the Tenderer and with experience in the field of the lot you have available for the services required).

An individual person can be counted only in one role.

Total permanent

Total non-

permanentTotal

available

(FP and QTM in the field of

the lot): (FP and QTM in the field of

the lot):

(FP and

QTM in the field of the

lot):

-1 -2 -3

EXAMPLE:      Requirements specifier (RRS) manager

6 2 8

(1) Put in here the total number of permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot. Only staff with a direct, individual, regular and unlimited working contract with the tenderer can be quoted as “permanent” staff. He/she will be on the Tenderer's payroll.

(2) Put in here the total number of non permanent staff for Fixed Price and Quoted Time & Means services in the field of the lot.

(3) Put here the total number of available staff (permanent and non permanent: (1) + (2) )

In the example, the tenderer has available 6 persons in the role of requirement specifier that are permanently employed and 2 that are non-permanently employed.

Note that the work should be executed in the premises of the contractors. The delivery and progress meetings will normally take place at the Commission’s premises in Brussels.

The minimum set of profiles is listed in the table below. The tenderer will provide a job description for any additional role he will submit.

134

Count an individual person in any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in Annexe 8.II.

  Total permanent

Total non-permanent Total available

  -1 -2 -3  (FP and QTM

services in the field of the lot):

(FP and QTM services in the field of the lot):

(FP and QTM services in the field of the lot):

Analysis and design ….. ….. …..Requirements specifier (RRS) (minimum 6)    Development ….. ….. …..Integrator (RIN) (minimum 10)    Management ….. ….. …..Change Control Manager (RCCM) (minimum 4)    Management ….. ….. …..Configuration Manager (RCM) (minimum 6)    Management ….. ….. …..Deployment Manager (RDM) (minimum 2)    Management ….. ….. …..Test Manager (RTM) (minimum 8)    Testing ….. ….. …..Test Designer (RTD) (minimum 10)    

1.2.4. Mapping of profiles, roles and CV's

1.2.4.1. Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff

In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are able to fulfil mapping profiles, roles and CVs for permanent staff. Each profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in annexe 8.II.

In the first column of the table below, indicate the identifier; this is the abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for the first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second column the profile, in the third the CV number (only for persons whose CV is enclosed), in the fourth the person’s name (surname, first name), in the fifth the name of the employer and in the sixth the abbreviation of the additional roles this person can fulfil.

(1)Identifier

(2) Profile

(3)CV

number

(4)Staff name

(surname, first name)

(5)Employer

(6)Additional roles that

can be fulfilled

135

An individual person can only be counted for one profile but can be assigned to different roles.

1.2.4.2. Mapping of profiles and names for non permanent staff

In the following table, tenderers will connect profiles with roles they are able to fulfil mapping mapping profiles with names for non-permanent staff. Each profile can be connected to any number of roles, provided that it fulfils the minimum qualifications requested in annexe 8.II.

In the first column of the table below, indicate the identifier; this is the abbreviation of the profile followed by an order number (i.e. PM1 for the first Project Manager, PM2 for the second one, etc…), in the second the profile, in the third the person’s name (surname, first name) and in the fourth the name of the employer.

(1)Identifier

(2) Profile (2)Staff name

(surname, first name)

(4)Employer

An individual person can only be counted for one lot and one profile. Non permanent staff can't be assigned to roles.

1.2.5. Expertise

1.2.5.1. For each of the profiles enclose one Software Expertise Form (SEF) (see Attachment 2 – standardised form).

Minimum level of expertise required and thresholds

In the field of the lot, a good expertise of the following is required:

- Oracle RDMS

- BEA WebLogic

- ColdFusion

- J2EE

- XML

- Documentum

- Business Objects

- HTML, WDML

136

- RUP (or other UP)

- UML

- CSS

- Verity/Idol

- CISSP, CISA, or CISM

Other expertise is also required for some profiles.

To have expertise in a product means to have worked with the specified product or software for at least 12 months.

The following minima are based on current needs and on the software currently mainly used by the Commission in the field of the lot.

The tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

In order to verify the responses the Commission could ask the tenderer to provide the list of employees that are included in the Software Expertise Forms (with respect of confidentiality).

Required minimum staff number with the following expertise :

SSA SA SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMS 5 2 6 3 2BEA WebLogic 3 2 4 2ColdFusion 2 1 4 2 2J2EE 3 2 5 3XML 3 2 4 2Documentum 1 1 1Business Objects 1 1 1 1HTML, WDML 5 3 6 3 2RUP (or other UP) 3 2 5UML 6 2 1 2CSS 1 1Verity/Idol 1 1CISSP, CISA, or CISM 1JLS domain 1 1

JLS domains to be considered are: security, justice, freedom, immigration, integration, asylum, drugs coordination, home affairs, visa, Schengen area, civil justice, criminal justice, fundamental rights, citizenship of the European Union, data protection, freedom of movement, police, customs, crime, crime prevention, terrorism, in the context of and as described on DG JLS Europa web pages (http://ec.europa.eu/justice_home/)

These minima apply to the total number of staff (permanent and non permanent).

137

An individual person can be counted only in one profile

Reference to the Software Expertise Form:

(a) Senior System Analyst (SSAN) 1. SEF n° ……….

(b) System Analyst (SA) 2. SEF n° ……….

(c) Senior Consultant (SC) 3. SEF n° ……….

(d) Consultant (C) 4. SEF n° ……….

(e) Senior Implementer (SI) 5. SEF n° ……….

(f) Implementer (I) 6. SEF n° ……….

(g) User Interface Designer (UID) 7. SEF n° ……….

(h) Database Design Manager 8. SEF n° ……….

(i) Project Manager 9. SEF n° ……….

1.2.6. CVs

For CVs, it is mandatory to use one of the attached CV forms (see attachment 3)

1.2.6.1. For each of the following profiles enclose one standardised CV for each of the indicated number of permanent staff working in the area of the required services and with expertise related to the lot.

The proposed CVs need to conform to the profile descriptions and the requirements of the lot.

Moreover, the minimum numbers of CVs that must demonstrate specific expertise (according to the description of profiles) in the following technologies are indicated in the next table:

138

Required minimum staff number with the following expertise :

SSAN SAN SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMS 3 2 3 2 1BEA WebLogic 2 1 2 1ColdFusion 1 1 2 1 1J2EE 2 1 4 2XML 2 1 2 1Documentum 1 1 1Business Objects 1 1 1 1HTML, WDML 3 2 3 2 1RUP (or other UP) 2 1 2UML 3 1 1 2CSS 1 1Verity/Idol 1 1CISSP, CISA, or CISM 1 1JLS domain 1 1

Note that the same person could have a specific expertise in different technologies.

Indicate the CV numbers.

SSAN: Senior System Analyst (9 CVs minimum and 20 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SAN: System Analyst (7 CVs minimum and 14 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SC: IS Senior Consultant (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

C: Consultant (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

SI: Senior Implementer (10 CVs minimum and 20 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

I: Implementer (5 CVs minimum and 10 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

UID: User Interface Designer (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

DDM: Database Designer/Manager (1 CVs minimum and 2 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

PM: Project Managers (2 CVs minimum and 4 CVs maximum)

CV n° ………. to n° ……….

139

The Tenderers who don’t comply with the minimum thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

The CV numbers are the same as the one indicated in the table in the chapter 1.2.4.1 "Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff" of this annexe.

Indicate in the following table the reference to the CV numbers with the specific expertise in the mentioned technologies.

Specific Expertise SSA SA SC C SI I UID DDM PM

Oracle RDBMSBEA WebLogicColdFusionJ2EEXML DocumentumBusiness ObjectsHTML, WDMLRUP (or other UP)UMLCSSVerity/IdolCISSP, CISA, or CISMJLS domain

1.3. References in relation to similar projects/contracts

1.3.1. Client References

1.3.1.1. Have you provided a list of the principal services provided in the past three years, with the amounts, dates, and recipients, whether public or private, of the services provided:

The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the service provider to have been effected.

In case of a joint offer, provide the information for each company

YES/NO:

Reference: ……….

140

1.3.1.2. Tenderers will provide at least 5 client reference contacts of customers, other than the Commission that are making use of services similar to the service requirements of this lot. The references should be for different customers (*) in a fixed price or quoted time & means context in Tenderer's premises. Only provide client references that can be consulted by the Commission.

In case of a joint offer, the required information can be provided for the group of tenderers.

Contractor Customer Client’s surname, forename, title (e.g. Dr., Mr., Mme…), function (e.g. Manager…) Telephone number, fax number, address, e-mail.

Volume (person-days)

(*) A European institution, a specific ministry or a company must be considered as one single customer

1.3.2. Project sizes

1.3.2.1. Indicate how many projects in the area of the required services you have completed in 2005 or 2006, where the consumption of your own resources was:

In case of a joint offer, the required information should be provided for the group of tenderers as a whole.

141

Number of Fixed Price or Quoted Time & Means projects

1. 50 to 99 person-days: (a) ……………

2. 100 to 499 person-days: (b) ……………

3. 500 to 999 person-days: (c) ……………

4. 1000 person -days or more: (d) ……………

1.3.3. Project References

In case of a joint offer, the required information can be provided for the group of tenderers

1.3.3.1. Enclose project reference forms using the attached template (Attachment 1. The use of this standardised form is mandatory)

Tenderer must include at least 6 different projects (and maximum 12) for at least 4 different customers for projects/contracts executed in your premises and in the field of the lot.

At least 2 different customers should be in the public sector.

The minimum size of the projects must be in total 150 person-days.

The references must concern contracts executed in 2005 or 2006.

Departments, divisions, directorates, etc. are regarded as the same customer. For example, a specific European Institution or ministry or company is considered as one customer.

A framework contract with different specific contracts must be considered as a single reference.

The use of the following technologies is required as a minimum:

- Oracle RDBMS in 3 references

- BEA WebLogic in 2 references

- ColdFusion in 2 references

- A J2EE in 2 references

- UML in 3 references

- XML in 2 references

- Documentum in 1 reference

- Business Objects in 1 reference

- Verity/Idol in 1 reference

142

The Tenderers who don’t comply with these thresholds will be judged not having the minimum technical capacity to deliver the required services.

Fill in the following table:

PRF N°

Public or Private sector

Volume (persons-days)

Use of Oracle

(Y/N)

Use of WebLogic

(Y/N)

Use of ColdFusion

(Y/N)

Use of a J2EE (Y/N)

Use of UML

(Y/N)

Use of XML

(Y/N)

Use of Documentum (Y/N)

Use of Business Objects (Y/N)

Use of Verity/Idol (Y/N)

RUP

1

2

3

4

5

6

1.4. Quality assurance and control mechanisms

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

1.4.1. Quality assurance procedures

1.4.1.1. Have you given a description of your procedures for ascertaining the quality of the services you deliver to clients and the conformity of the deliveries with their orders?

YES/NO: (mandatory)

Reference:

1.4.1.2. Have you enclosed title and contents list of your quality assurance manual.

YES/NO

Reference:

143

1.4.2. Quality standards certifications

1.4.2.1. Do you have quality procedures for your delivery organisation conforming to the EN29000 (ISO 9000) series of quality standards or equivalent?

YES/NO:

Reference:

IF YES,

(a) Specify the year and the country for which the accreditation has been obtained.

(b)State the name of the certification body.

( c) Have you enclosed a copy of the certificate?

YES/NO:

Reference:

(d) Have there been any follow-up audits? If yes specify.

YES/NO:

1.4.2.2. What other norms do you follow?

(Mandatory if the response to 4.2.1 is NO)

1.4.3. Methodology

1.4.3.1. Have you given a description of your project management methodology applicable to the required services

YES/NO (Mandatory):

144

Reference:

1.4.3.2. Do you use project management tools other than those used by the Commission? If No, state the name and a short description of the tools used instead. A list of products used by the Commission is available in annexe 8.I.

YES/NO (Mandatory):

1.5. Development infrastructure environment

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

1.5.1. Infrastructure at the company’s premises

1.5.1.1. Have you described the organisation of your development environment, including the organisational structure and responsibilities?

YES/NO: (mandatory)

Reference:

1.5.1.2. Have you described the mechanisms of the periodical update of your technical infrastructure? Clearly indicate the procedures, responsibilities and timing.

YES/NO

Reference:

1.5.1.3. Have you enclosed an Infrastructure Description Form (IDF - Attachment 6) with your existing development infrastructure?

YES/NO:

Reference: IDF n° …..

(in case of a joint offer, one for each company)

145

1.6. Meetings

In case of a joint offer, provide the relevant information for each company

1.6.1. Have you filled the declaration on honnor for the meeting requested in the present call for tenders?

The tenderer should confirm that a duly mandated representative of the Company will be able to participate to a meeting in the Commission premises within 48 h of the request to commit the Company on any subject or to address technical issues.

YES/NO: (mandatory)

Reference:

146

Attachment 1

Project Reference Form

147

Project Reference Form

The Project Reference Form must be used to give details about relevant projects the tenderer wants to present as proof of experience.

The Project Reference Form consists of two pages:

Front page;

Description page.

Both pages must be used to form a complete Project Reference Form.

A new Project Reference Form must be completed for each project.

Contact persons may be contacted by the Commission in the scope of the call for tenders.

Use of this form is mandatory - only projects submitted on this form will be considered.

The delivery has to be certified by the purchaser; or failing this, declared by the service provider to have been effected.

148

Project Reference Form (page 1 of 2)

Project reference n° ______ Project reference front page

Project name:

Start date (mm/yy): Finish date (mm/yy):

Client name: Contact person: Phone:

Project type (development, maintenance, study, support, etc…):

Principal contractor for this project :

If it is not the tenderer, explain the tenderer’s role:

Principal location for this project:

Tenderer's premises

Client's premises

Other – Precise:

Number of tenderer's own technical staff involved in person -days, by profile:

Business Designer/Analyst (BDA) : Senior Software Architect (SSAR) : Senior System Analyst (SSAN) : Software Architect (SAR) :

System Analyst (SA) : User Interface Designer (UID) :

Technical writer (TW) : Database Designer/Manager (DDM):

Senior Implementers (SI) : Implementers (I) : Project Manager : Other (precise):

Total :

Methodologies involved:

Technologies involved (hardware, software and tools) :

149

Project Reference Form (page 2 of 2)

Project reference n° ______

Project reference description pageArea(s) covered by the project (for example Human Resource, Finance, Environment,…):

Project description:

Declaration of conformity and signature:

150

Attachment 2

Software Expertise Form

151

Software Expertise Form

The Software Expertise Form must be used to give details about the staff that the tenderer employs at 1/1/2007 and who could be made available for the services required.

When completing the form, follow these guidelines:

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

TOTAL (1) (2) (3)

Expertise 1 (4) (5) (6)

Expertise 2

…

Expertise n

Total number of employees with respective profile:

The first row “Total number” (1) indicates how many of your employees with the respective profile could be made available for the requested services.

Indicate the number of permanent employees in the column with the heading “Total permanent” (2), indicate the number of non-permanent employees in the column with the heading “Total non-permanent” (3).

Number of employees with required expertise:

By writing numbers into one of the next rows (expertise rows), indicate how many of your employees with the respective profile have the expertise described in the leftmost column of the table.

Indicate the total number of employees in the column with the heading “Total Number” (4), indicate the number of permanent employees in the column with the heading “Total permanent” (5), indicate the number of non-permanent employees in the column with the heading “Total non-permanent” (6).

“To have expertise” means in this context: “To have worked with the specified product for at least a year”!

152

Of course, the numbers in the expertise rows do not necessarily add up to the sum in the “Total number” row, because you can count any one employee in as many rows as you wish, according to the number of fields of expertise.

DO NOT count any employee in more than one profile! For example, a System Analyst must not be counted as an Implementer again.

153

Software Expertise FormSEF n° ……….

For profile (tick only one): Project Manager

Senior System Analyst

System Analyst

Senior Consultant

Consultant

Senior Implementer

Implementer

User Interface Designer

Database Designer/Manager

Count an individual person in one profile only!

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

TOTAL

Oracle RDBMS

BEA WebLogic

ColdFusion

J2EE

XML

Documentum

Business Objects

HTML, WDML

RUP (or other UP)

UML

CSS

Verity/Idol

CISSP, CISA, or CISM

Tomcat

154

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

JBoss

Apache

iPLANET

MS IIS

Oracle Application Server

Eclipse

SQL Server

Alfresco

Visual Basic

PowerDesigner

Oracle workflow

SearchServer (Fullcrum)

Fame

Troll

Postgresql

MySQL

Frontpage

Acrobat

Apache web server

Microsoft Internet Information Server

C,C++

SQL, pl/SQL

Perl

JMS

SOAP

155

Number of employees with the above mentioned profile that the tenderer could make available

Total Number

Total Permanent

Total Non permanent

PHP

Web services

Rational Rose

Rational ClearQuest

Rational ClearCase

Rational RequisitePro

Rational SODA

MS-Office

MS- Project

HTTP, HTTPS

(other expertise that you may want to indicate)

156

Attachment 3

CV Forms

157

Guidelines for the completion of the CV

The JLS standardized CV form defines the Curriculum Vitae (CV) layout for a tenderer to use when putting forward a person for a particular role.

Use of the JLS standardized CV form or of the European Curriculum Vitae format is mandatory - only CVs submitted on one of these two forms will be considered.

How to fill out the JLS standardized CV form:

All the required information has to be provided. Any missing or incomplete information may lead to a CV being discarded.

Where the information is to be provided in tabular form, all the columns of the table have to be filled in.

The CV should be a summary rather than a biography of an individual and must be in a format enabling a quick and accurate comparison with other CVs submitted to fill certain roles. There should be no unaccounted chronological breaks.

Each CV consists of one CV front page and at least one CV training page and at least one CV software expertise page and at least one CV professional experience page; more CV training, CV software expertise or CV experience pages may be added as necessary.

Specialised expertise should mention the tools or topics in which the candidate has a high expertise (see the description of profiles in the “Service Requirements”, Annex 2).

Software expertise :

- Competence must be rated from 1 (basic) to 5 (excellent).- Duration must be expressed in months and has to relate clearly to the relevant

entries under “Professional experience”.- Description must state how the competence has been acquired and in what

projects it has been used, relating clearly to the relevant entries under “Professional experience”.

Each CV professional experience page contains data about the projects the employee has participated in, its role and responsibilities, and the products or tools be used in the context of these projects. More CV experience pages must be added for more projects.

- Dates must indicate precisely the starting and ending months of the entry.- Project size is to be expressed as the total number of person-months.- Description must include an explanation of the scope and results of the

project (or task).

158

How to fill out the European Curriculum vitae form

All the information requested for the JLS standardized CV form should be indicated in the CV, in particular:

- In Surname(s)/first name(s), the CV number and identifier (as in the connection table for permanent staff). The profile must appear very clearly in the identifier or has to be explicitly mentioned.

- In Computer skills and competences, the software expertise (including tools, methodologies and products) with the competence rate, the duration in months and description with reference to work experience.

Specialised expertise should be clearly mentioned as such.

- in Work experience, the current employer first (e.g. the tenderer).

It must contain data about the projects the employee has participated in, its role and responsibilities, and the products or tools be used in the context of these projects. In addition to start and end dates, the effective number of months worked on the projects should be indicated.

- In additional information, the date of recruitment and the date IT career started

All other entries not referred in the “JLS standardized CV” are optional

159

JLS CV FORM

CV front page

CV number : (indicate here the CV number) …………

Date of birth: (dd/mm/yy)

Contract information: Date of recruitment (dd/mm/yy):

Current function: (indicate the function in the company)

Profile for which employee is entered:

Check the appropriate (only one): Project manager Business Designer/Analyst Senior System Analyst System Analyst Senior Implementer Programmer User Interface Designer Technical Writer Database Design Manager

IS Senior Consultant IS Consultant Senior Software Architect Software Architect Tester Course Developer – User

Assistance Person Webmaster IS Coordinator

Manager Reviewer

Profile experience Does the employee fulfil the corresponding profile requirements (see profile descriptions in service requirements) : YES / NO

Highest relevant educational qualification:

Check the appropriate :

University degree

Non university degreeCertificate and/or diploma obtained :

Institute:

Date:

Languages:

(indicate level of skill:from 1=basic to 5=excellent)

English:French:German:Dutch:Italian:Spanish:Other(s):

Spoken Written

Date IT career started:

(mm/yy)

Specialised expertise

160

Summary (use this area to briefly indicate the major facts which should be known about this employee):

161

CV training page

CV number:

CV training page number for this CV:

TRAINING

Training name: Company/institute organising the training:

Date(s) training followed:

Exams or certificates:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

162

CV software expertise page

CV number:

CV software expertise page number for this CV:

Software expertise

Tool (precise manufacturer, product name and version(s))

Competence (rating : 1 -5)

Duration (in months)

Description (e.g. give relevant entries under “professional experience”)

163

CV professional experience pageCV number:

CV experience page number for this CV:

PROJECT EXPERIENCE

Project name:

Company:

Dates : Start: (mm/yy) End: (mm/yy) Effective number of months worked on the project: (months)

Client :

Project size:

Project description :

Employee’s Roles & Responsibilities in the project:

Technologies and methodologies used by the employee in the project:

EUROPEAN CURRICULUM VITAE FORMEuropean

Curriculum Vitae format

Personal informationSurname(s) / First name(s) Indicate here the CV number and identifier (or profile)

Date of birth

164

Work experience

Dates ( from –to) Add separate entries for each relevant post occupied, starting from the most recent

Occupation or position heldMain activities and responsibilities

Name and address of employer Indicate the name of the employerType of business or sector

Education and training

Dates (from-to) Add separate entries for each relevant course you have completed, starting from the most recent. (remove if not relevant, see instructions)

Title of qualification awardedPrincipal subjects/occupational skills

coveredName and type of organisation

providing education and trainingLevel in national or international

classification

Personal skills and competences

Mother tongue(s) Specify mother tongue

Other language(s)Self-assessment Understanding Speaking WritingEuropean level (*) Listening Reading Spoken interaction Spoken production

LanguageLanguage

Social skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Organisational skills and competences

Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Technical skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Computer skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Artistic skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

165

Other skills and competences Replace this text by a description of these competences and indicate where they were acquired.

Additional information Include here any other information that may be relevant.

166

Attachment 4

Mapping of profiles, roles and CV's for permanent staff

167

Attachment 5

Mapping of non-permanent staff

168

Attachment 6

Infrastructure Description Form

169

Infrastructure description form

The use of the infrastructure description form is mandatory. It must give details about the infrastructure in the development environment at the tenderer’s premises on the 1/1/2007.

In order to be able to provide the services requested by the call for tenders, the tenderer must have the following tools. In case of a consortium each member has to fill in the table, however, these tools must be available on the level of the consortium.

- Oracle RDBMS 9i or higher; - BEA Weblogic 8 or higher;- Coldfusion MX 6 or higher;- Rational Rose or another UML tool;- One Java IDE;- Documentum 5.x - Business Objects 6.x- Dreamweaver MX

The tenderer has the possibility to add in the infrastructure description form other products that he uses in its development environment.

170

Infrastructure Description Form (page 1 of 2)IDF n° ………. for company : ……

Location of the development infrastructure :

Development servers Number

Windows 2000 (or higher) servers

Windows NT servers

UNIX Servers

Linux servers

Other (specify)

Workstations (used for development) Number

Windows XP workstations

Windows NT workstations

Linux workstations

Other (specify)

Internet

Company website URL

Type and speed of Internet connection

Company official e-mail address

e-mail address for all permanent personnel YES/NO

e-mail address for all non-permanent personnel YES/NO

171

Infrastructure Description Form (page 2 of 2)IDF n° ……….

Software licenses Number, type (individual, site, etc…), version of licences

Number of users (for development)

Oracle 9i or higher

Oracle 8i

Weblogic 8 or higher

Weblogic 6 or 7

ColdFusion MX 6 or higher

ColdFusion 5

Rational Rose

ECLIPSE

BEA Workshop

Documentum 5.x

Business Objects 6.x

Business Objects 5.x

DreamWeaver MX

Apache Web Server

MS Internet Information Server

Adabas

SQL Server

POSTGRESQL

MySQL

Oracle IFS

VERITY K2

BEA Integration

Oracle Workflow

XERCES 2

XML SPY

PowerBuilder 6 or higher

Visual Basic 6.0 or higher

Jbuilder

INTELLIJ IDEA

Oracle IAS

PowerDesigner

Rational RequisitePro

Rational SODA

Rational Clercase/Clearquest

CVS

172

Software licenses Number, type (individual, site, etc…), version of licences

Number of users (for development)

MS Visual Source Safe

MS-Office

ACROBAT

Frontpage

Internet Explorer

Firefox

MS-Project

OMNIPAGE

SAS

FAME

TROLL

BEA Portal

ArcGIS (Arc View, Info, IMS, SDE…)

(complete with other tools)

173

Annex III.4: Case studies of lot 2 and its annexes

Annexe III.4.a: Vision document 186

Annexe III.4.b: Software Development Plan 208

Annexe III.4.c: Software Architecture Document 223

174

Annex III.4: Case studies of lot 2

Lot 2 "Websites, web content management systems and other computer services"

"Information system development"Case study 1 (Content management system)

1. OBJECTIVES

The goal of this case study is to allow Tenderers to demonstrate how they would develop an IT system using the Unified Process (UP) methodology in a cost effective way. More specifically, Tenderers are requested to simulate the process of developing a Web Content Management System (WCMS) to be used by the units of the Directorate General of Justice, Freedom and Security (DG JLS) to organize and manage the content of their stakeholders and user communities (web portals, web sites, intranet applications, discussion forums, etc.). Typical fields and programs under DG JLS responsibility are:

Integration policies and best practices Immigration policies Asylum policies, best practices and systems Resources for combating violence against children, young people and women European Refugee Fund …

Additional information on the policy areas in which DGJLS is active can be found by following this link: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/intro/fsj_intro_en.htm

Also, examples of web sites to support the aforementioned policies can be found on the DG JLS pages on Europa (http://ec.europa.eu/justice_home/web/intro/web_intro_en.htm).

It is important to state that this exercise is a simulation for the purpose of technical evaluation only and it does not mean that DG JLS will actually ask for the development of such a system as a result of this call for tender.

2. DESCRIPTION OF SYSTEM'S CORE MODULES

The WCMS will offer the functionalities, grouped by modules, which are described below. Tenderers are invited to propose their own modular approach by potentially grouping the required features in a different way. Please refer to the terminology page for definitions.

175

2.1. Content publishing or delivery

For many organizations, the main focus of their web application platforms is to deliver content through whatever channels and whatever formats and languages the enterprise requires.

o Aggregator: publishing syndicated content

The news aggregator is a powerful on-site news reader that can gather fresh content from news sites and web logs around the web and make it available from the site.

Users can view the latest news chronologically in the main news aggregator display or by source.

The administrator can add, edit, and delete feeds and choose how often to check each individual feed for updated news. He can also tag individual feeds with categories, offering selective grouping of some feeds into separate displays. Listings of the latest news for individual sources or categorized sources can be enabled as blocks for display in the sidebar through the block administration page.

o Block: controlling content in the sidebars

Blocks are the boxes of related/grouped data that are visible in the left and/or right sidebar(s) of the site. They can also be placed anywhere on a page using regions. These are usually generated automatically by modules, but administrators can also create their own defined blocks.

The sidebar each block appears in depends on both which theme is used (some are left-only, some right, some both), and on the settings in block management.

The block management screen lets the administrator specify the vertical sort-order of the blocks within a sidebar.

The block management screen also provides checkboxes and a configure link for customizing the visibility of individual blocks. A block's visibility depends on:

The Enabled checkbox. Disabled blocks are never shown. The Throttle checkbox. Throttled blocks are hidden during high server

loads. Page specific visibility settings. Individual blocks can be configured to

only show/hide on certain pages. Custom visibility settings. Individual blocks can be configured so that

users decide whether to show/hide certain blocks. Its function. Dynamic blocks (such as those defined by modules) may be

empty on certain pages and will not be shown.

o Locale: multi-language support for all official EU languages

176

The locale module allows the administrator to present the site in a language other than the default English. The administrator can use it to set up a multi-lingual web site or replace given built-in text with text which has been customized for the site. Whenever the locale module encounters text which needs to be displayed, it tries to translate it into the currently selected language. If a translation is not available, then the string is remembered, so the administrator can look up untranslated strings easily.The locale module provides two options for providing translations. The first is the integrated web interface, via which the administrator can search for untranslated strings, and specify their translations. An easier and less time-consuming method is to import existing translations for any language. Translations for all official EU languages are available for download from the translation page.

o Menu: customize site navigation

The menu module allows for customization of the menus. Menus appear in blocks on the site and are useful for providing navigation in it. The main menu for navigation is the navigation menu. On the administer menu page administrators can '''edit''' to change the title, description, parent or weight of the menu item. Menu items which are disabled are not deleted; they are merely not available for navigating the site in the sidebar menu block. The default menu items generated by the menu module cannot be deleted, only disabled. Using the '''add menu''' tab submit a title for a new custom menu. Once submitted, the new menu will appear in a list toward the bottom of the administer menu page underneath the main navigation menu.

o Node: the content

All content on the website is stored and treated as "nodes." A node is any posting, such as a page, poll, story, forum text, or blog entry. Comments are not stored as nodes but are always tied to one.Treating all content as nodes allows the flexibility of creating new types of content. It also allows the administrator to painlessly apply new features or changes to all content.Behind the scenes, the nodes module manages these nodes. This module is what lets the administrator

• list, sort through, and manage all the content on the site • set norms for how all posts are displayed • list and configure the "content types" for the site, and create new ones

Offering "content types" is a way the system allows the administrator to have different kinds of nodes for different purposes. For example, a "story" is one kind of node, a "book page" another, and a "blog entry" yet another. The administrator can also create new content types of his own.

o Page: post static pages

The page module allows users to create static pages, which are the most basic type of content. Pages can be collected in books via the book module. Users

177

should create a page if the information on the page is static. An example would be an "about" page. When a page is created, a user can set authoring information, configure publishing options, whether readers will be able to post comments. They can also select the content type of the page (e.g., full HTML, filtered HTML, other…). The administrator can set the publishing default for a page (in its workflow): he can specify whether a page is by default published, sent to moderation, promoted to the front page, sticky at the top of lists, and whether revisions are enabled by default. He can set the permissions that different user roles have to view, create, and edit pages.

o Profile: extending user account information

The profile module lets users share information about them. The administrator sets up forms for them to fill in. Users tell about themselves by filling in those forms on the edit tab of their "My Account" page. And what each user tells will be visible to the rest of the users on the site, to the extent the administrator chooses when he designs the forms.

o Story: post static pages

The story module is used to create a content post type called stories. Stories are articles in their simplest form: they have a title, a teaser and a body. Stories are typically used to post news articles or as a group blog.

The story administration interface allows for complex configuration. It provides a submission form, workflow, default view permission, default edit permission, permissions for permission, and attachments.

o Tracker: viewing new and updated content

The tracker module displays the most recently added or updated content to the website allowing users to see the most recent contributions. The tracker module provides user level tracking for those who like to follow the contributions of particular authors.

The "recent posts" page is available via a link in the navigation menu block and contains a reverse chronological list of new and recently-updated content. The table displays the content type, the title, the author's name, and how many comments that item has received, and when it was last updated. Updates include any changes to the text, either by the original author or someone else, as well as any new comments added to an item. To use the tracker module to watch for a user's updated content, click on that user's profile, then the track tab.

o Upload: collaborate with files

The upload module allows users to upload files to the site. The ability to upload files to a site is important for members of a community who want to share work. It is also useful to administrators who want to keep uploaded files connected to a node or page.

178

Users with the upload files permission can upload attachments. The administrator can choose which post types can take attachments on the content type's settings page. Each user role can be customized for the file size of uploads, and the dimension of image files.

2.2. Collaboration services

o Forum: create threaded discussions

The forum module lets the administrator create threaded discussion boards, called forums, on the site. Forums are very useful because they allow community members to discuss topics with one another, and the discussions are archived for future reference.Topics, or threaded discussions, are posted to a forum. Each topic is comprised of an initial post and replies, or comments. Forum topics can have their own URLs.Multiple forums are often set up for different areas of discussion. Forums can also be placed inside other forums for a discussion area that is a subset of the parent forum, in which case they are often called child boards or forums. Containers can also be created to hold a group of forums. However, topics cannot be posted to containers, unlike parent forums. Both containers and forums can be placed inside other containers and forums. By planning the structure of the containers and forums well, the administrator makes it easier for users to find a discussion area of interest to them.Forum modules require Taxonomy and Comments modules to be enabled.

o Contact: a way for users to get in touch

The contact module helps people get in touch with one another and with the system's administrator.

Through personal contact forms users can send one another e-mail. And through site-wide contact forms users can send e-mail to the system's administrator.

With either form, users can specify a subject, write their message, and also have a copy of their e-mail sent to their own address.

Through contact forms, users allow themselves to be contacted yet keep their own e-mail addresses private.

Users (in their account settings) can turn their personal contact forms on or off. When their form is turned on, a contact tab appears in their user profile, for everyone to see. (Privileged users such as site administrators can contact even users who have turned their forms off.)

2.3. Content repository

In general, the Content Repository consists of all the textual and graphical content that is available to be delivered through the content delivery applications.

179

o Categories (taxonomy): A way to organize content

The categories module lets the administrators classify content into categories and subcategories, thus organizing the content on their site. For example, they could classify music by genre: classical, jazz, rock. And they might further classify "classical" into concertos, sonatas, symphonies, and so on. When users create new content, administrators can let them classify it (or even require them to do so) right when they create it.

When users view a post to which a category has been assigned, the theme, along with the post, will generally show the name of the category (or categories) to which the post belongs. Each category's name appears as a link. And clicking on that link will bring users to a page showing the other posts of the same category.

o Search: an internal site search system

The search module lets users search for specific content on the site. They can search both for users and for particular words.

With a regular search, if users enter more than one search term the search module will look for content that has all the terms they've entered. If instead they want either one term or another, they join the terms with "or." If they are looking for an exact phrase, they enclose it in quotation marks.

With Advanced Search they can also look for "any of these words" or "this phrase," or both, they can rule out words they don't want, and they can choose content types within which to confine their search.

The search engine indexes the text of the site and the names of the users. The administrator can tweak the way it does this.

2.4. Workflows

An important aspect of any Web Content Management System is the set of workflows that are used to oversee the content management process. A good workflow will attempt to reflect the business process that any content project will go through before it is finally published, coordinating the activities of content creators, approvers (or rejecters), editors, managers and/or system administrators.

o Book: structured document authoring

A book is a set of pages tied together in sequence, perhaps with chapters, sections, subsections, and so on. Authors can use books for manuals, reports, site resource guides, Frequently Asked Questions (FAQs), or whatever they would like.

Users who have permission can create a book and write, review, modify, or rearrange the pages. Many users can work together on a book. Authors can allow or disallow collaboration, to whatever extent they want.

180

At the bottom of book pages, the system automatically provides links for moving to the previous page and the next, and a link labelled up that leads to the level above in the structure. A contents page is also automatically created.

Authors can provide their users with a menu that helps them find their way around inside their books. They do this by enabling the book navigation block on the blocks page. (Users will see the menu only when viewing the book.)

The "books" link takes users to authors' books. The "book navigation" block helps users move around inside authors' books.

On the books administration page, administrators can view a list of all the books on the site. For each book there's a link to an outline, from which to edit or delete pages or sections, change their titles, or change their weight (thus putting them in a different order).

o Comment: allow comments on content

The comment module creates a discussion board for each post. Users can post comments to discuss a forum topic, weblog post, story, collaborative book page, etc. The ability to comment is an important part of involving members in a community dialogue.

An administrator can give comment permissions to user groups, and users can (optionally) edit their last comment, assuming no others have been posted since.

Attached to each comment board is a control panel for customizing the way that comments are displayed. Users can control the chronological ordering of posts (newest or oldest first) and the number of posts to display on each page.

Comments behave like other user submissions. Filters, smileys and HTML that work in nodes will also work with comments. The comment module provides specific features to inform site members when new comments have been posted. On sites with active commenting from users, the administrator can turn over comment moderation to the community.

2.5. System administration and users' management

o Help: context-sensitive guidance

The help module displays context-sensitive help.

Administrators cannot alter the help system. But module authors can make informative use of it. And modules can make help texts available to other modules.

o Statistics: tracking referrers, page hits, etc.

181

The statistics module keeps track of numerous statistics of site usage. It counts how many times, and from where each of the posts are viewed. The statistics module can be used to learn many useful things about how users are interacting with each other and with the site.

Statistics module features Logs show statistics for how many times the site and specific content on

the site has been accessed. Referrers tell from where visitors came from (referrer URL). Top pages show what's hot, what is the most popular content on the site. Top visitors show the most active visitors for the site and allow the

administrator to ban abusive visitors. Recent hits displays information about the latest activity on the site. Node count displays the number of times a node has been accessed in the

node's link section next to # comments.

o User: access and management settings.

The user module allows users to register, login, and logout. Users benefit from being able to sign on because it associates content they create with their account and allows various permissions to be set for their roles. The user module supports user roles which can setup fine grained permissions allowing each role to do only what the administrator wants them to. Each user is assigned to one or more roles. By default there are two anonymous roles - a user who has not logged in, and an authenticated user who has signed up and who has been authorized.

Users can use their own name or handle and can fine tune some personal configuration settings through their individual my account page. Registered users need to authenticate by supplying either a local username and password, or a remote username and password such as one from another JLS powered website. A visitor accessing the website is assigned a unique ID, the so-called session ID, which is stored in a cookie. For security's sake, the cookie does not contain personal information but acts as a key to retrieve the information stored on the server.

o Watchdog: site monitoring

The watchdog module monitors the system and records system events in a log that can be reviewed. This helps the administrator get a quick overview of activity on his site. Since the log records events in sequence, it can also be useful for debugging site errors.

The watchdog log records errors, warnings, usage data, performance data, and operational information. The administrator can filter the entries ("Filter by message type") to view only a particular type of message.

2.6. Important Notices

It should be noted that:

182

Tenderers are asked to respect the minimum set of features described in the modules listed above and, only if they consider it necessary, to provide additional modules that could effectively contribute to the implementation of the requested System.

Tenderers are allowed to group required system's features in a way other than described in the previous sections. It means that they can propose differently structured modules as part of their architecture.

Tenderers are asked to provide their own solution based on products supported by the Commission's infrastructure. A list of these products is included in the description of lot 2 but it is not exhaustive and may evolve in time. Also, an indicative list of currently used products is given in Annex 8.I.

3. DEVELOPMENT METHODOLOGY

(a) Tenderers will detail the methodology they propose to use throughout the whole development process. It is required to apply a UP methodology for the purpose of this case study. Attention should be drawn to the fact that the Commission and DG JLS has chosen to use the Rational Unified Process (RUP) methodology. Hence, the contract which is going to be signed with the successful Tenderer will require the use of RUP@EC.

(b) Tenderers are asked to produce the following RUP artefacts to simulate the implementation of the Web Content Management System in question, namely:

Vision document Software development plan Software architecture document

In the case of not having enough information for completing the above artefacts, the Tenderers are asked to make reasonable assumptions, especially concerning the scope and the organization of the project, the stakeholder requirements, the type and profile of the users of the system, etc.

The templates of those artefacts can be found in the annexes 8.V to 8.VII. Tenderers are requested to strictly follow the maximum length indications for each chapter while keeping the same character font and size. Failure to do so will be considered as a major breach in quality.

(c) Tenderers will explain which tools they propose to use for each of the different phases of this sample case and for the different disciplines as well as their cost (examples could be tools for risk management, requirements collection, change management, test plans design, etc). The Tenderers can use their tools for producing the artefacts required by the UP methodology and to better organize their work. However, it must be noted that the Commission has acquired licenses to use a set of IBM Rational tools for analysis and development (described in the tendering specifications) and the Tenderers must be in the position to make use of them if requested by the Commission.

183

(d) Tenderers are requested to describe their pre-built modules as either open source or proprietary, those considered as ready-to-use, that could facilitate the development and reduce the implementation time and cost. They will explain how they propose to integrate them into the overall system's architecture.

They are invited also to describe other relevant modules they are able to offer which could extend the functionalities of the system or its performances. Tenderers will explain what the impact of using those modules on project's resources will be and what cost reductions their usage will incur to such a development project (presumably the cost of building modules from scratch).

4. COST ESTIMATION METHODOLOGY

A detailed budget will be produced, broken down by role, by phase and by tasks. The budget will be expressed in person-days and be presented as in the tables below:

Role # people # working days Sub totalProject manager P1 WD1 P1 * WD1Architect P2 WD2 P2 * WD2Role #3 P3 WD3 P3 * WD3Role #n Pn WDn Pn * WDnTOTAL

Activity Project Mgr

Software Architect

Profile or Role 1…n

Total

Inception PhaseBusiness Modelling

ActivitiesRequirements

ActivitiesDisciplines and Activities

Inception Phase totalElaboration Phase

Disciplines and ActivitiesElaboration Phase totalConstruction Phase

Disciplines and ActivitiesConstruction Phase totalTransition Phase

Disciplines and ActivitiesTransition Phase totalSoftware Licenses Other costsRisk #1Risk #n

184

Grand total

The list of roles can be found in the annexe 8.II.

It is crucial that Tenderers explain in an analytical way the methodology they use to estimate their effort to build the system.

They will detail the license costs (if any) of the softwares that are necessary to build the solution.

They will identify the risk factor for each of the risks identified for the project, translate them into Person Days and add it to the total project cost.

185

TERMINOLOGY

BlockBlocks are the navigational or content additions that generally live on the left or right side of a page when you view it in your browser. Blocks are not nodes; they are just a way of positioning data within a page.

Module A module is a software entity that groups a set of (typically cohesive) subprograms and data structures. Modules are units that can be compiled separately, which makes them reusable and allows multiple programmers to work on different modules simultaneously.

Node Almost all content in the system is stored as a node. When people refer to "a node" all they mean is a piece of content within the system, it could be a poll, a story, a book page, etc.

Permissions Permissions control access to content creation, modification and site administration. Administrators assign permissions to roles, and then assign roles to users. Anonymous user is uid0.

Roles Roles are sets of permissions that can be applied to individual users. Users can take on more than one role.

Taxonomy Taxonomy is the practice and science of classification. Taxonomies, which are composed of taxonomic units known as taxa (singular taxon), are frequently hierarchical in structure, commonly displaying parent-child relationships.

Template A HTML-writer-readable file that is mostly HTML with special codes to substitute in values provided by an engine.

Theme In computing, a theme is a preset package containing graphical appearance details, used to customize the look and feel of (typically) an operating system widget sets, or a window manager.

186

"Graphics"

Case Study 2 (new JLS website)

Directorate General Justice, Freedom and Security has decided to recreate its website (http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm) in order to refresh the visual appearance and to offer the internet users a more coherent presentation of the information. To do this, a study is required on the best way of reorganising this information as well as suggestions for the architecture of the site and of the resulting navigational tools. Furthermore, the website editor would like to completely review the newsroom and is looking for a more attractive presentation and graphics. Moreover, a better support for printing and for appliances such as blackberry is required.

The criteria to take into account are as follows:

the respect of the IPG (http://ec.europa.eu/ipg/index.htm); the type of content presently available on the JLS site

(http://ec.europa.eu/justice_home/index.htm). Particular attention should be paid to certain content, such as "information dossiers", which appear as mini-sites within the site itself;

the tenderer will be free to choose the illustrations; as a general rule, the site is available in 3 languages (German, English and

French).

The tenderer:

will put together a dossier to support their tender and which explains how he thinks of reorganising the information on the site;

will draw up a document explaining the new structure and navigation of the site; will create an html page of the new newsroom.

Reminder of the appraisal points:

a demonstration of a good understanding of the JLS themes and the correct identification of the target public audience in the analysis of the proposed reorganisation and navigation (20 points);

relevance of the proposed reorganisation and navigation (30 points); the quality of the graphics in the new newsroom on different internet browsers,

on printing and on appliances such as blackberry (30 points); the technical quality of the HTML, CSS and Javascript. Respect of the IPG and

WAI recommendations. Facility of maintenance and order of the different elements which go together to compose the HTML page (the banner, global navigation, navigation by theme, navigation of the page, information…) of the new newsroom (20 points).

187

Annexe III.4.a: Vision document

188

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Appel d'offres JLS/2007/A5

Date: 23/10/2006

Version: 0.000

Authors:

Revised by:

Approved by: [name of the System Owner or Project Steering Committee chair]

Public:

Reference Number:

189

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION...........................................................................................190

1.1. SCOPE..........................................................................................................191

1.2. VISION DOCUMENT GLOSSARY...........................................................191

1.3. DEFINITIONS, ACRONYMS, AND ABBREVIATIONS.........................193

1.4. REFERENCES.............................................................................................193

1.5. OVERVIEW.................................................................................................194

2. POSITIONING................................................................................................194

2.1. BUSINESS OPPORTUNITY......................................................................194

2.2. PROBLEM/OPPORTUNITY STATEMENT..............................................194

2.3. INFORMATION SYSTEM POSITION STATEMENT.............................194

2.4. NEW OR UPDATED BUSINESS PROCESSES PROPOSED FOR AUTOMATION..........................................................................................196

3. PROPOSED APPROACH..............................................................................196

4. STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS..........................................196

4.1. STAKEHOLDERS.......................................................................................197

4.2. USER ENVIRONMENT..............................................................................199

4.3. KEY STAKEHOLDER OR USER NEEDS................................................199

4.4. ALTERNATIVES........................................................................................201

4.4.1. SYNERGIES WITH OTHER PROJECTS.............................201

4.4.2. <ALTERNATIVE A>.............................................................201

4.4.3. <ALTERNATIVE B>.............................................................201

5. INFORMATION SYSTEM OVERVIEW......................................................201

5.1. INFORMATION SYSTEM PERSPECTIVE..............................................201

5.2. ASSUMPTIONS AND DEPENDENCIES..................................................201

5.3. COST AND TIMING...................................................................................202

5.3.1. COST.......................................................................................202

5.3.2. TIMING...................................................................................203

190

5.4. QUALITY RANGES AND INFORMATION SYSTEM REQUIREMENTS............................................................................203

5.4.1. AVAILABILITY.....................................................................203

5.4.2. USABILITY............................................................................203

5.4.3. MAINTAINABILITY.............................................................204

5.4.4. APPLICABLE STANDARDS................................................204

5.4.5. SYSTEM REQUIREMENTS.................................................204

5.4.6. PERFORMANCE REQUIREMENTS....................................204

5.5. LICENSING AND INSTALLATION.................................................204

6. FEATURES.....................................................................................................205

7. PLANNED RESOURCES..............................................................................207

8. CONSTRAINTS..............................................................................................207

8.1. SECURITY CONSTRAINTS......................................................................207

8.2. DATA PROTECTION CONSTRAINTS.....................................................207

8.3. OTHER CONSTRAINTS............................................................................207

191

Document History

Version Date Comment Modified Pages

[Clearly indicate the review by the System Owner or Project Steering Committee chair]

[General comment on this template: all paragraphs of this vision document are mandatory unless explicitly stated otherwise. If a given paragraph is not applicable to your Project/Information System please indicate “Not applicable”. If a given non-optional paragraph cannot be completed, please provide a concise description of the reason(s) for not being able to complete the paragraph]

[All paragraphs have an indicative maximum length. The maximum lengths are not necessarily the result of best practices but an informed estimate by the author of the template.]

[If the concerned project is a maintenance cycle of an existing Information System, only the new functionality needs to be documented in this Vision Document. The previous Vision Documents (and/or other documentation describing the existing Information System) should be uploaded to GovIS30 and appropriate references to them should be made in paragraph 1.4 References]

[The vision document describes the full project even if it spans more than one financial year. In case the project is funded from the common "Information Systems" appropriations, the vision document should be submitted to the Corporate Project Office (CPO) in year N for requesting budget of year N and an updated version of the vision document should be submitted in year N+1 for requesting budget of year N+1. If there are no changes to the vision document submitted in year N, a simple letter to the CPO in year N+1 will suffice for requesting the funding of the project in year N+1]

1. INTRODUCTION

[The introduction to the Vision document provides an overview of the entire document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of this Vision document.]

[The introduction, for example, could be:]

The purpose of this document is to collect, analyse, and define high-level needs and features of the <<System Name>>. It focuses on the capabilities needed by the stakeholders, and the target users, and why these needs exist. The details of how the <<System Name>> fulfils these needs are detailed in the use-case and supplementary specifications.

30 GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/) enables decentralised acquisition and sharing of data about the Commission's Information Systems and IT projects.

192

1.1. Scope

[Indicative maximum length: 1 page]

[A brief description of the scope of this Vision document; what Business and/or IT project(s) it is associated with and anything else that is affected or influenced by this document.]

1.2. Vision document glossary

The glossary below provides the reader with an overview of terms (other than business and/or project terms which are defined in § below) used throughout this vision document.

Term DescriptionCEAF The Commission Enterprise Architecture Framework. It

shows from each stakeholder’s perspective (business or IT) the blueprint of all aspects involved in constructing information systems and how they relate.

COTS Commercial off-the-shelf products (hardware or software) refers to readily available products that can be acquired from the market (instead of being developed in-house).

CPO The Corporate Project Office – created by the Commission's decision SEC(2004)1267. It is hosted by DIGIT and its duties concern horizontal activities related to information systems coordination in the Commission, including the preparation and presidency of the Methodology, Architecture and Portfolio management working group. Its mandate is detailed in Annex 1 of the SEC(2004)1267 communication.

CTI-IS The Comité Technique Informatique-Information Systems – created by the Commission's decision SEC(2004)1267. The CTI-IS units all heads of information systems development in the DGs. The Committee assures the interservice coordination for all maters related to information systems in the Commission. Its mandate is detailed in the SEC(2004)1267 communication.

Data Centre The Data Centre is often used to describe the services offered by Directorate C of DIGIT and concerns the provision of hosting facilities (infrastructure, hardware, software, network, etc.) to run and operate the information systems.

FTE Full-Time Equivalent. One FTE indicates the equivalent work of one full-time person. A half FTE indicates the equivalent work of a half-time person, and so on.

GovIS The Commissions IT Governance Information System. GovIS (http://applicationservers.cc.cec.eu.int/govisp/). It enables decentralised acquisition and sharing of data about the Commission's Information Systems and IT projects.

Information System A system, whether automated or manual, that comprises

193

people, machines, and/or methods organised to collect, process, transmit, and disseminate data that represent user information

ISSP The Information System Security Policy developed by DG ADMIN/DS. The ISSP is a comprehensive security policy indicating which security measures should be taken into account when developing information systems.

MAP The Methodology, Architecture and Portfolio management working group created by the Commission's decision SEC(2004)1267. The MAP is a sub-group of the CTI-IS and aims to ensure the operational coordination of information system development in the Commission. It reports its activities to the CTI-IS. Its mandate is detailed in Annex 1 of the SEC(2004)1267 communication.

Programme The term Programme often refers to the collection of projects aimed towards the same goal (e.g. the ABAC programme which comprised many projects to realise the introduction of an accrual based accounting in the Commission).

Project Projects are performed by people, constrained by limited resources, and planned, executed, and controlled. A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service. Temporary means that every project has a definite beginning and a definite ending. Unique means that the product or service is different in some distinguishing way from all similar products and services. Projects are often critical components of the performing organizations' business strategy.

Stakeholder An individual who is materially affected by the outcome of the information system. Stakeholders of an information system (amongst others) are : the business units, the users of the system, the supplier of the system, etc.

SWOT Analysis An analysis whereby the (internal) Strengths, (internal) Weaknesses, (external) Opportunities and (external) Threats involved in a project are being evaluated.

TCO Total Cost of Ownership. The TCO of an information system defines the total estimated cost to develop the system, to put it into production, to operate it, to support it, to maintain it, to phase it out at the end, etc. The cost estimation is as comprehensive as possible and should include all costs from the very inception of the system until its phase out.

[add any other terms required for the readers to correctly interpret the vision document]

[description of the term]

194

1.3. Definitions, Acronyms, and Abbreviations

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per definition]

[This subsection provides the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Vision document. This information is a subset of the project's Glossary and/or the CEAF Business Glossary. For example]

Dom

ain31

Data

obj

ect N

ame

Desc

riptio

n (E

N)

Desc

riptio

n (F

R)

FINANCIAL Commitment Commitment of the EU to pay an amount.

FINANCIAL Invoice The invoice is 'any payment demand' whatever the form of it: cost claim, prefinancing request, invoice

FINANCIAL Legal Commitment

Legal base of the obligations and rights between the commission and another legal entity

FINANCIAL Legal Entity Legal entity which enters in relation with the commission: contractor (legal entity), supplier, customer, beneficiary, person,…

1.4. References

[Indicative maximum length: ½ page]

[This subsection provides a complete list of all documents referenced elsewhere in the Vision document. Identify each document by title, report number (if applicable), date, and publishing organisation. Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document.]

[IT GOV: all reference documents should be uploaded to GovIS and linked to the project to which this Vision document applies]

31 Domains momentarily apply to one of the following corporate domains: Document management, Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration), Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.

195

1.5. Overview

[This paragraph is optional] [Indicative maximum length: 10 lines]

[This subsection describes what the rest of the Vision document contains and explains how the document is organised.]

2. POSITIONING

2.1. Business Opportunity

[Indicative maximum length: 1 page]

[Briefly describe the business opportunity being met by this project.]

2.2. Problem/Opportunity Statement

[Indicative maximum length: ½ page]

[Provide a statement summarising the problem being solved (or the opportunity addressed – adapt the title of this section accordingly) by this project. The following format may be used:]

The problem of

or (remove as appropriate)

The opportunity

[describe the problem/opportunity]

affects [the stakeholders affected by the problem or the stakeholders that will benefit from the opportunity addressed]

the impact of which is [what is the impact of the problem/opportunity?]

a successful solution would be

[list some key benefits of a successful solution]

2.3. Information System Position Statement

[Indicative maximum length: ½ page]

[Provide an overall statement summarising, at the highest level, the unique position the Information System intends to fill in the organisation. The following format may be used:]

196

For [target customer]

who [statement of the need or opportunity]

the (Information System name)  is a [Information System category32]

that [statement of key benefit; that is, the compelling reason to realise the IS]

unlike [primary alternative]

our Information System [statement of primary differentiation]

Our Information System has a security classification

[Information System Security Classification33]

[An Information System position statement communicates the intent of the application and the importance of the project to all concerned personnel.]

32 This refers to the Information systems typology in the Commission defined in the annex 2 (§ 1) of the IT governance communication SEC(2004)1267

33 This refers to the Information System classification (Normal, High, Exceptional) defined in the Information System Security Policy – Part I (§ 2.3 and 2.4)

197

2.4. New or Updated Business Processes Proposed for Automation

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per process]

[IT GOV] [Identify the business processes affected by the new information system. This list is a subset of the CEAF Process Glossary. For example:]

Dom

ain34

ID

Nam

e

Desc

riptio

n (E

N)

Desc

riptio

n (F

R)

FINANCIAL 1 General ledger FINANCIAL 1.1 Payment The operational payment

process flow covers the payment process starting from receipt of cost statement, invoice or request for payment or other supporting document, until payment execution

FINANCIAL 1.2 Recovery Order The operational recovery order process flow covers the receivables process starting form forecast of revenue, creation of recovery order until effective recovery of the principal amount and interests for late payment if applicable

3. PROPOSED APPROACH

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[IT GOV][Summarise how the business problem will be solved. Include at least the following main elements : the project approach, the project's organisation (organisational structure, the phases, the outputs, the way the RUP lifecycle will be applied, etc.), the way the IT project will contribute to solving the business problem at hand, list the top-3 risks (or provide reference to the project's risk list (in annex to this vision document or in GovIS) and indicate how the project will tackle these risks, describe the accompanying measures the System Owner will put in place to implement the changing business processes and related business and/or organisational changes]

4. STAKEHOLDER AND USER DESCRIPTIONS

[To effectively provide Information Systems and services that meet your stakeholders’ and users' real needs, it is necessary to identify and involve all of the stakeholders as part of the Requirements modelling process. You must also identify the users of the system and ensure that the stakeholder community

34 Domains momentarily apply to one of the following corporate domains : Document management, Other External (policy related), Financial, Human Resources, Other Internal (administration), Methodology (RUP), Portal (internal), Resource planning / reporting, Security, Data Warehouse.

198

adequately represents them. This section provides a profile of the stakeholders and users involved in the project, and the key problems that they perceive to be addressed by the proposed solution. It does not describe their specific requests or requirements as these can be captured in a separate stakeholder requests artefact. Instead, it provides the background and justification for why the requirements are needed.]

4.1. Stakeholders

[Indicative maximum length: ½ page per stakeholder]

[There are a number of stakeholders with an interest in the development. They are the future users but also non-user stakeholders. Present a list of all stakeholders including System Owner, System Provider, Steering Committee, end-users, etc...]

Name Steering Committee

Description [Describe the Steering Committee : members, president, etc.]

Responsibilities The Steering Committee is responsible for monitoring the correct execution of the project. The Steering Committee defines the main orientations and co-ordinates the project's main tasks. It validates the human and financial resources allocated to the project and validates the main project deliverables. All stakeholders should be represented in the Steering Committee.

Success Criteria [How does the Steering Committee define success?

How is the Steering Committee rewarded?]

Name System Owner

Description [Briefly describe the System Owner : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities The System Owner is responsible for setting the business objectives and priorities. He approves all management milestones documents during the project (vision, business case, acceptance criteria and testing, user manuals, etc.) and commissions the new service and its accompanying organisational and procedural changes. The system owner is typically a Head of Unit or Director from the user department. He/She usually chairs the Steering Committee.

Success Criteria [How does the System Owner define success ?

How is the System Owner rewarded?]

199

Name System Supplier

Description [Briefly describe the System Supplier : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities The System Supplier supplies the Information System that will be put in place to solve the business problem. The System Supplier ensures that this system is in line with the requirements, timing and budget defined and agreed with the System Owner and/or Steering Committee. The System Supplier is typically the IT unit.

Success Criteria [How does the System Supplier define success?

How is the System Supplier rewarded?]

Name End-users

Description [Briefly describe the end-users : who, DG/unit, represented by, etc.]

Responsibilities Describe the responsibilities of the end-users for this project.

Success Criteria [How do the end-users define success?

How is the stakeholder rewarded?]

[describe all other stakeholders of the project]

Name [Name the stakeholder type (e.g. DG representative, Project Owner, Production Manager, Designer, Citizen, employee, accountant …)]

Description [Briefly describe the stakeholder.]

Responsibilities [Summarise the stakeholder's key responsibilities with regard to the project and /or the system being developed; that is, their interest as a stakeholder. For example, this stakeholder:

- ensures that the system will be maintainable

- ensures that there will be a demand for the Information System's features

- monitors the project's progress 

- approves funding

- and so forth]

Success Criteria [How does the stakeholder define success?

How is the stakeholder rewarded?]

200

4.2. User Environment

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[Detail the working environment of the target user of the system. Here are some suggestions:

User population (DG, COM, INST, EU&MS or ROW)? 35

Number of people involved in completing the task? Is this changing?

How long is a task cycle? Amount of time spent in each activity? Is this changing?

Which systems platforms are in use today? Future platforms?

What other applications/IS do the users currently use for doing what they have to do ? Does your application/IS need to integrate with them? Provide this information from an end-user perspective. The technical interfaces (or interfaces non-visible to the end-users) are described in § 5.1 Information System Perspective

This is where extracts from the Business Model could be included to outline the task and business workers involved, and so on.]

4.3. Key Stakeholder or User Needs

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per need]

[List the key problems/opportunities with existing solutions as perceived by the stakeholder. Clarify the following issues for each problem or opportunity :

• What are the reasons for this problem/opportunity ?

• How is it solved now / Why is it an opportunity ?

• What solutions does the stakeholder or user want?]

[It is important to understand the relative importance the stakeholder or user places on addressing each problem / opportunity. Ranking and cumulative voting techniques indicate problems/opportunities that must be addressed versus issues they would like to be addressed (potentially).

35 The user population may be DG (internal to the DG), COM (several DGs of the Commission), INST (internal to the Institutions), EU&MS (INST and the Member states) or ROW (particular or general public outside the Commission). It is assumed that these populations are nested, DG being the innermost and ROW being the most peripheral level. Indicate the outmost level.

201

Need Priority Concerns36 Current Solution Proposed Solutions

 

36 « Concerns » does not mean « relates to » but in this case means « main worries »

202

4.4. Alternatives

[Indicative maximum length: ½ page per alternative]

[Identify alternatives the stakeholder perceives as available. These can include buying a COTS (Commercial Off-the-Shelf) product, building a home-grown solution or simply maintaining the status quo. List any known alternatives that exist or may become available. Provide the major strengths, weaknesses, opportunities and threats of each alternative as perceived by the stakeholder or end user (SWOT).]

[IT GOV : consult GovIS .to ensure that the project is not about to develop something that has already been developed elsewhere that could be re-used. Use GovIS to check whether or not the new or updated business processes touched by the project are of a common nature and hence could be automated by seeking synergies with other DGs/projects]

4.4.1. Synergies with other projects

[IT GOV : List the results of your GovIS investigations in this section.]

4.4.2. <Alternative A>

[Provide the SWOT analysis of the first alternative]

4.4.3. <Alternative B>

[Provide the SWOT analysis of the second alternative]

[Etc.]

5. INFORMATION SYSTEM OVERVIEW

[This section provides a high level view of the Information System, its capabilities, interfaces with other applications, and systems configurations. This section usually consists of five subsections, as follows:

• Information System perspective

• Assumptions and dependencies

• Cost and Timing

• Quality Ranges and Information System requirements

• Licensing and Installation]

5.1. Information System Perspective

[Indicative maximum length: 1 to 2 pages]

[This subsection of the Vision document puts the Information System in perspective with any other related Information Systems and the user’s environment. If the Information System is independent and totally self-contained, state it here. If the Information System is a component of a larger system, then this subsection relates how these systems interact and identifies the relevant interfaces between the systems. This could be a schematic representation]

5.2. Assumptions and Dependencies

[Indicative maximum length: ½ page]

203

[List each of the factors that affects the features stated in the Vision document. List assumptions that, if changed, will alter the Vision document. For example, an assumption may state that a specific operating system will be available for the hardware designated for the software Information System. If the operating system is not available, the Vision document will need to be changed.]

5.3. Cost and Timing

[Indicative maximum length: ½ page]

[For Information Systems developed in-house or purchased as a commercial package, cost and timing issues can directly impact the application's definition and implementation. In this section, record any cost and timing constraints that are relevant.]

5.3.1. Cost

[IT GOV] [This section should describe the financing structure: budget lines, headings and amounts. Provide the total cost of ownership of the Information System (i.e. development, installation/deployment, operations, maintenance, training, support, etc.). Calculate the cost for all stakeholders (including costs – if any - for other DGs and/or external stakeholders).Provide at least the information requested in the table below – add further detail/justification if necessary]

Expenditure Budget Line Amount37

Infrastructure38

Development39

Maintenance40

Support41

Training42

Total

Total FTE officials43

37 If you cannot provide an amount, provide at least a qualitative statement (e.g. 1 server with 4 processors, 20 days of training, etc.)

38 Infrastructure : provide the total (anticipated) cost of the hardware and software required to develop, support, operate and maintain the system

39 Development : provide the total (anticipated) cost (human resources) for the development of the system

40 Maintenance : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to maintain the system

41 Support : provide the total (anticipated) cost (human resources) in K€ per year to support the system (e.g. helpdesk, operations, etc.)

42 Training : provide the total (anticipated) cost (human resources) to ensure the training of the users, the support and operations staff, etc.

204

[If the project is to be financed from the 'Information Systems' budget line, clearly indicate the budget claim. For example]

The MAP and CPO are requested to provide a favourable opinion to finance [name of the project] for a total of [amount] from the Information Systems appropriations of [indicate budget year].

5.3.2. Timing

[Provide an indicative timing specifying at least the end dates of the major phases of the project – add further detail/justification (if necessary)]Phase44 End-date Main subject45

Inception

Elaboration

Construction

Transition

5.4. Quality Ranges and Information System Requirements

[Indicative maximum length: 2 pages]

[Define the quality ranges for robustness, fault tolerance, usability, and similar characteristics that are not captured in the Feature Set. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the availability constraints and constraints related to the operation of the Information System can be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines' are taken into account]

5.4.1. Availability

[Define the required level of availability. Provide a justification if the system requires a non-standard availability (i.e. availability outside working hours). For example:]

The System shall be available during working hours (8.00 AM to 18.00 PM) Monday to Friday.

5.4.2. Usability

[Define the required level of availability. For example:]

[The System shall be easy-to-use and shall include search and on-line help facilities.]

5.4.3. Maintainability

[Define the required level of maintainability. For example:]

43 Total FTE officials : provide the total (anticipated) effort that will be spent by Commission officials on the project (in man-weeks, man-months or man-years).

44 Phase : these phases refer to the RUP phases and milestones. Please refer to http://www.cc.cec/CITnet/methodo/process/itrwkfls/iwf_iwfs.htm for a description of these phases and milestones.

45 Indicate the main content and work that will be done in these phases205

[The System shall be designed for ease of maintenance. All data should be table-driven and modifiable without recompilation of the System.]

5.4.4. Applicable Standards

[List all standards with which the Information System must comply. These can include legal, regulatory, communications standards (TCP/IP, ISDN), platform compliance standards (Windows, UNIX, and so on), quality or other standards (ISO, CMMI).

5.4.5. System Requirements

[Define any system requirements necessary to support the application. These can include the supported host operating systems and network platforms, configurations, memory, peripherals, and companion software. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the constraints can be met. Get advice and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines’ are taken into account.

Indicate which Operating System (Unix, Windows, others), Application Server (ColdFusion, Weblogic, other), Database (Oracle), Search Engine (Verity K2) the system will use. Also indicate which network is to be used (Internet, SNET, Testa, others]

5.4.6. Performance Requirements

[Use this section to detail performance requirements. Performance issues can include such items as user load factors, bandwidth or communication capacity, throughput, accuracy, and reliability or response times under a variety of loading conditions. For Information Systems that wish to be hosted at the Data Centre: make sure that the constraints can be met. Get advise and an opinion from the Data Centre and ensure that the ‘Information System Hosting Services – Guidelines’ are taken into account. For example :]

[The system shall support up to 2000 simultaneous users against the central database at any given time, and up to 500 simultaneous users against the local servers at any one time.

The system shall provide access to the database with no more than a 10 second latency.

The system shall complete 80% of all transactions within 2 minutes.]

5.5. Licensing and Installation

[Indicative maximum length: ½ page]

[Licensing and installation issues can also directly impact the development effort. For example, the need to support serialisation, password security or network licensing will create additional requirements of the system that must be considered part of the development effort.

Installation requirements may also affect coding or create the need for separate installation software.]

6. FEATURES

[Indicative maximum length: 1 to 10 lines per feature]

206

[List and briefly describe the Information System features. Features are the high-level capabilities of the system that are necessary to deliver benefits to the users. Each feature is an externally desired service that typically requires a series of inputs to achieve the desired result. A CEAF Business Function is a feature. For example, a feature of a problem tracking system might be the ability to provide trending reports. As the use-case model takes shape, update the description to refer to the use cases.

Because the Vision document is reviewed by a wide variety of personnel, the level of detail needs to be general enough for everyone to understand. However, enough detail must be available to provide the analysis team with the information they need to create a use-case model.

To effectively manage application complexity, we recommend for any new system, or an increment to an existing system, that capabilities are abstracted to a high enough level (i.e. a maximum of 25 to 99 features). These features provide the fundamental basis for Information System definition, scope management, and project management. Each feature will be expanded in greater detail in the use-case model.

Throughout this section, each feature will be externally perceivable by users, operators or other external systems. These features should include a description of functionality and any relevant usability issues that must be addressed. The following guidelines apply:

• Avoid design. Keep feature descriptions at a general level. Focus on capabilities needed and why (not how)  they should be implemented

• If you are using the Rational RequisitePro toolkit, all needs in the following table must be selected as requirements of type “Need” for easy reference and tracking.

• Use the ‘Planned Release’ column to indicate which feature will be included in which release of the System hence determining the precedence and priority of the features to be provided]

207

Need Priority Features Planned release

208

7. PLANNED RESOURCES

[Indicative maximum length: 1 page]

[IT GOV] [This section describes the resources planned for development and operation.

Summarise here the numbers and type of staff required, including any special skills or experience, scheduled by project phase.

Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the project: staff and equipment.]

[Include all resources required to run the project/Information System in all user/stakeholder groups including resources required in other DGs and/or external stakeholders (if any).]

8. CONSTRAINTS

8.1. Security Constraints

[Indicative maximum length: ½ page]

[ISSP] [Provide a security statement and top level security requirements.]

8.2. Data Protection Constraints

[Indicative maximum length: ½ page]

[Note any design constraints and dependencies related to the processing of personal data and the free movement of such data as described in Data Protection Regulation No 45/2001.]

8.3. Other Constraints

[This paragraph is optional] – [Indicative maximum length: ½ page]

[Note any design constraints, external constraints or other dependencies.]

209

Annex III.4.b: Software Development Plan

210

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Appel d'offres JLS/2007/A5

Date: 31/03/2005

Version: 0.000

Authors:

Revised by:

Approved by:

Public:

Reference Number:

211

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION...........................................................................................213

1.1. PURPOSE.....................................................................................................213

1.2. SCOPE..........................................................................................................213

1.3. DEFINITIONS, ACRONYMS AND ABBREVIATIONS..........................213

1.4. REFERENCES.............................................................................................213

1.5. OVERVIEW.................................................................................................214

2. PROJECT OVERVIEW..................................................................................214

2.1. PROJECT PURPOSE, SCOPE, AND OBJECTIVES.................................214

2.2. ASSUMPTIONS AND CONSTRAINTS....................................................214

2.3. PROJECT DELIVERABLES......................................................................214

2.4. [ISSP] SENSITIVITY OF INFORMATION...............................................215

2.5. [ISSP] SYSTEM IDENTIFICATION..........................................................215

3. PROJECT ORGANISATION.........................................................................215

3.1. ORGANISATIONAL STRUCTURE..........................................................215

3.2. EXTERNAL INTERFACES........................................................................215

3.3. ROLES AND RESPONSIBILITIES............................................................215

[ISSP] SECURITY RULES OF BEHAVIOUR..........................................219

[ISSP] USER ROLES AND ACCESS REQUIREMENTS........................219

PROBLEM REPORTING, ESCALATION, AND ISSUE RESOLUTION219

3.4. COMMUNICATION...................................................................................219

4. MANAGEMENT PROCESS..........................................................................219

4.1. PROJECT ESTIMATES..............................................................................219

4.2. PROJECT PLAN..........................................................................................219

4.2.1. PHASE PLAN.........................................................................219

4.2.2. PROJECT RESOURCING......................................................220

4.2.2.1. STAFFING PLAN..................................................220

4.2.2.2. RESOURCE ACQUISITION PLAN.....................220

4.2.2.3. TRAINING PLAN.................................................220

4.2.3. BUDGET.................................................................................220212

4.3. ITERATION PLANS...........................................................................220

4.4. PROJECT MONITORING AND CONTROL.....................................220

4.4.1. REQUIREMENTS MANAGEMENT PLAN.........................220

4.4.2. SCHEDULE CONTROL PLAN.............................................220

4.4.3. BUDGET CONTROL PLAN..................................................220

4.4.4. REPORTING PLAN...............................................................220

4.4.5. MEASUREMENT PLAN.......................................................220

4.4.6. [ISSP] MANAGEMENT REPORTS......................................221

4.5. RISK MANAGEMENT PLAN............................................................221

4.5.1. [ISSP] SYSTEM SECURITY MEASURES...........................221

4.6. CLOSE-OUT PLAN............................................................................221

5. TECHNICAL PROCESS PLANS..................................................................221

5.1. DEVELOPMENT CASE.............................................................................221

5.2. METHODS, TOOLS AND TECHNIQUES................................................221

5.3. INFRASTRUCTURE PLAN.......................................................................222

5.4. PRODUCT ACCEPTANCE PLAN.............................................................222

6. SUPPORTING PROCESS PLANS................................................................222

6.1. CONFIGURATION MANAGEMENT PLAN............................................222

6.2. EVALUATION PLAN.................................................................................222

6.3. QUALITY ASSURANCE PLAN................................................................222

6.4. SUBCONTRACTOR MANAGEMENT PLAN..........................................222

7. ADDITIONAL PLANS...................................................................................222

8. Annexes...........................................................................................................222

213

Document History

Version Date Comment Modified Pages

214

1. INTRODUCTION

[The introduction of the Software Development Plan should provide an overview of the entire document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of this Software Development Plan.]

1.1. Purpose

[Specify the purpose of this Software Development Plan.]

[ISSP] The following elements of ISSP will be documented in the Software Development Plan,

System Identification – see the chapter “Project Overview”

Roles and Responsibilities – see chapter “Roles and Responsibilities”

Sensitivity of Information – see chapter “Project Overview”

Rules of Behaviour – see chapter “Project Organisation”

Management Reports – see chapter “Project Monitoring and Control”

In this way these parts of the Software Development Plan constitutes part of the project Security Plan for projects of type A, B, C and D.

1.2. Scope

[A brief description of the scope of this Software Development Plan; what Project(s) it is associated with, and anything else that is affected or influenced by this document.]

1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations

[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Software Development Plan.  This information may be provided by reference to the project and/or the Business Domain Glossary.]

1.4. References

[This subsection should provide a complete list of all documents referenced elsewhere in the Software Development Plan.  Each document should be identified by title, report number (if applicable), date, and publishing organisation.  Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document. 

For the Software Development Plan, the list of referenced artefacts should include:

         Iteration Plans

         Evaluation Plan (only if this is a separate plan - normally this is part of the Software Development Plan at Section 6.2)

         Subcontractor Management Plan only (if this is relevant)

215

RUP@EC provides standards or guidelines for the following documents. These are used in this project. Any deviations to these are documented in the Software Development Plan:

         Quality Assurance Plan

         Problem Resolution Plan

         Product Acceptance Plan

         Configuration Management Plan

         Requirements Management Plan

         Measurement Plan

         Risk Management Plan

         Development Case

If guidelines have been produced that are applicable to the project, they must also be referenced. There could be such guidelines as:

         Business Modelling Guidelines

         User Interface Guidelines

         Use-Case-Modelling Guidelines

         Design Guidelines

         Programming Guidelines

         Test Guidelines

         Manual Style Guide ]

1.5. Overview

[This subsection should describe what the rest of the Software Development Plan contains and explain how the document is organised.]

2. PROJECT OVERVIEW

2.1. Project Purpose, Scope, and Objectives

[A brief description of the purpose and objectives of this project and a brief description of what deliverables the project is expected to deliver.]

2.2. Assumptions and Constraints

[A list of assumptions that this plan is based and any constraints, for example. budget, staff, equipment, schedule, that apply to the project.]

2.3. Project Deliverables

[A tabular list of the artefacts to be created during the project, including target delivery dates.]

216

2.4. [ISSP] Sensitivity of Information

[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter identifies the sensitivity of the system contents]

2.5. [ISSP] System Identification

[ISSP][ For projects of type A, B, C and D, this chapter contains the main identification characteristics of the system such as responsible organisation, system name, category, operational status, general description/purpose, planned security processes, controls and guidelines and work breakdown for security during development.]

3. PROJECT ORGANISATION

3.1. Organisational Structure

[Describe the organisational structure of the project team, including management and other review authorities. Include a description and composition of the project’s Steering Committee.]

3.2. External Interfaces

[Describe how the project interfaces with external groups.  For each external group, identify the internal and external contact names.]

3.3. Roles and Responsibilities

[Identify the project organisational units that will be responsible for each of the disciplines, workflow details, and supporting processes.]

Role Responsibility NameProject ManagementProject Manager Responsible for managing the overall

Project Management discipline. As described in the Rational Unified Process.

Management Reviewer

Responsible for evaluating project planning and project assessment artefacts at major review points in the project's lifecycle.As described in the Rational Unified Process.

Technical Reviewer

Responsible for contributing feedback to the review process. This role is involved in the category of review that deals with the technical review of project artefacts. This role is responsible for providing timely, appropriate feedback on the project artefacts being reviewed.As described in the Rational Unified Process.

Review Coordinator

Responsible for facilitating formal reviews and inspections, and ensuring that they occur when required and are conducted to a satisfactory standard.

217

As described in the Rational Unified Process.

[ISSP] LISO a) Liaison with the SD on security issues related to the project/service, b) advising the Project/Service Owner and Manager, and System Supplier on security issuesc) supervising and auditing the security-related activities and controls

Business ModellingBusiness-Process Analyst

Responsible for defining the business architecture and for defining the business use cases and actors, and how they interact.As described in the Rational Unified Process.

Business Designer

Responsible for specifying the workflow of business use cases in terms of business workers and business entities. As described in the Rational Unified Process.

Requirements System Analyst Responsible for leading and coordinating

requirements elicitation and use-case modelling by outlining the system's functionality and delimiting the system; for example, identifying what actors exist and what use cases. As described in the Rational Unified Process.

Requirements Specifier

Responsible for the details of one or more a parts of the system's functionality by describing one or the aspects of the requirements.As described in the Rational Unified Process.

Analysis and DesignSoftware Architect

Responsible for the software architecture, which includes the key technical decisions that constrain the overall design and implementation for the project.As described in the Rational Unified Process.

Designer Responsible for designing a part of the system, within the constraints of the requirements, architecture, and development process for the project.As described in the Rational Unified Process.

User Interface Designer

Responsible for coordinating the design of the user interface. User-interface designers are also involved in gathering usability requirements and prototyping candidate

218

user-interface designs to meet those requirements.As described in the Rational Unified Process.

Database Designer

Responsible for designing the persistent data storage to be used by the system.As described in the Rational Unified Process.

ImplementationImplementer Responsible for developing and testing

components, in accordance with the project's adopted standards, for integration into larger subsystems. When test components, such as drivers or stubs, must be created to support testing, the implementer is also responsible for developing and testing the test components and corresponding subsystems.As described in the Rational Unified Process.

Integrator Responsible for planning the integration and performing the integration of Implementation Elements to produce builds.As described in the Rational Unified Process.

TestTest Manager Responsible for the test effort's success. The

role involves quality and test advocacy, resource planning and management, and resolution of issues that impede the test effortAs described in the Rational Unified Process.

Test Designer responsible for defining the test strategy and ensuring its successful implementation, for identifying and defining the required tests, for monitoring detailed testing progress and results in each test cycle, for evaluating the overall quality experienced as a result of testing activitiesAs described in the Rational Unified Process.

Tester Responsible for the core activities of the test effort, which involves conducting the necessary tests and logging the outcomes of that testing.As described in the Rational Unified Process.

DeploymentDeployment Manager

responsible for planning the product's transition to the user community, ensuring those plans are enacted appropriately,

219

managing issues and monitoring progressAs described in the Rational Unified Process.

Course Developer

Responsible for developing training material to enable users to be taught how to use the product.As described in the Rational Unified Process.

Graphic Artist Responsible creates product artwork that is included as part of the product packagingAs described in the Rational Unified Process.

Technical Writer

Responsible for producing end-user support material such as user guides, help texts, release notes, and so on.As described in the Rational Unified Process.

Configuration and Change ManagementChange Advisor Board (Steering Committee)

Responsible for the control of the new requests, enhancement requests. Needs to be aware about the impact on the project scope, cost and planningThis role is described as Change Control Manager or Change Control Board in Rational Unified Process.

Configuration Manager

Responsible for providing the overall Configuration Management (CM) infrastructure and environment to the product development team.As described in the Rational Unified Process.

EnvironmentProcess Engineer

Responsible for equipping the project team with an efficient and leaning development process, and to make sure that the team members are not hindered in doing their jobsAs described in the Rational Unified Process.

Tool Specialist Responsible for the supporting tools on the project. This includes selecting and acquiring tools. The Tool Specialist also configures and sets up the tools, and verifies that the tools work.As described in the Rational Unified Process.

System Administrator

Responsible for maintaining the development environment, both hardware and software, system administration, backup, and so on.As described in the Rational Unified Process.

220

[ISSP] Security Rules of Behaviour

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part includes security-relevant rules that clearly delineate responsibilities of and expectations for all individuals with access to the system. The rules should address such issues as dial-in access, copyright protections, and individual accountability and should state the consequences of non-compliance]

[ISSP] User Roles and Access Requirements

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, this part describes the security relevant roles and access requirements.]

Problem Reporting, Escalation, and Issue Resolution

[Define how process problems will be reported and escalated, and the process to be followed to achieve resolution]

[Any deviation from the standard RUP@EC Problem Resolution Plan concerning problem reporting, escalation and issue resolution should be described here.] [ISSP][For projects of type A and B: provide the Incident Handling Plan that defines the organisational structure, procedures and resources that should be used for handling security incidents.]

3.4. Communication

[Describe how the project will communicate project information : web site, newsletter, …]

4. MANAGEMENT PROCESS

4.1. Project Estimates

[Provide the estimated cost and schedule for the project, as well as the basis for those estimates, and the points and circumstances in the project when re-estimation will occur.]

4.2. Project Plan

4.2.1. Phase Plan

[Include the following:

         Work Breakdown Structure (WBS)

         a timeline or Gantt chart showing the allocation of time to the project phases or iterations

         identify major milestones with their achievement criteria

         a brief description of each software release and whether it’s demo, beta, etc

        Diagrams or tables showing target dates for completion of iterations and phases, release points, demos, and other milestones]

221

4.2.2. Project Resourcing

4.2.2.1. Staffing Plan

[Identify here the numbers and type of staff required, including any special skills or experience, scheduled by project phase or iteration.]

4.2.2.2. Resource Acquisition Plan

[Describe how you will approach finding and acquiring resources needed for the project : staff and equipment.]

4.2.2.3. Training Plan

[List any special training project team members will require, with target dates for when this training should be completed.]

4.2.3. Budget

[Allocation of costs against the WBS and the Phase Plan.]

4.3. Iteration Plans

[Iteration plans can be enclosed in this section or in separate Iteration Plan documents.]

4.4. Project Monitoring and control

4.4.1. Requirements Management Plan

The project will follow the standard RUP@EC Requirements Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

4.4.2. Schedule Control Plan

[Describes the approach to be taken to monitor progress against the planned schedule and how to take corrective action when required.]

4.4.3. Budget Control Plan

[Describes the approach to be taken to monitor spending against the project budget and how to take corrective action when required.]

4.4.4. Reporting Plan

[Describes internal and external reports to be generated, and the frequency and distribution of publication.

Various reports of security planning activity are required and procedures to produce them must be documented in this part]

4.4.5. Measurement Plan

The project will follow the standard RUP@EC Measurement Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

222

4.4.6. [ISSP] Management Reports

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, various reports of security planning activity are required and procedures to produce them must be documented in this part.]

4.5. Risk Management plan

The project will follow the standard RUP@Ec Risk Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

4.5.1. [ISSP] System Security Measures

[ISSP] [For projects of type A, B, C and D, the System Security Measures, which describe the control measures used to mitigate the system risks, such as management, personnel, acquisition / implementation, operations, security administration, computer security and system architecture/integrity control must be documented here.]

4.6. Close-out Plan

[Describe the activities for the orderly completion of the project, including staff reassignment, archiving of project materials, post-mortem debriefings and reports etc.]

5. TECHNICAL PROCESS PLANS

5.1. Development Case

The project will follow [indicate whether the project will follow the Standard Development Case or the Maintenance Development Case]

[+Any deviation from the above-mentioned development case should be described here.]

5.2. Methods, tools and techniques

[Lists the documented project technical standards, etc., by reference:

         Business Modelling Guidelines

         User Interface Guidelines

         Use-Case-Modelling Guidelines

         Design Guidelines

         Programming Guidelines

         Test Guidelines

         Manual Style guide]

223

5.3. Infrastructure Plan

[Enclosed by reference]

5.4. Product Acceptance Plan

The project will follow the standard RUP@EC Product Acceptance Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6. SUPPORTING PROCESS PLANS

6.1. Configuration Management Plan

The project will follow the standard RUP@EC Configuration Management Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6.2. Evaluation Plan

[Part of the Software Development Plan, this describes the project’s plans for product evaluation, and covers the techniques, criteria, metrics, and procedures used for evaluation— this will include walkthroughs, inspections, and peer reviews. Note that this is in addition to the Test Plan which is not enclosed in the Software Development Plan.]

6.3. Quality Assurance Plan

The project will follow the standard RUP@EC Quality Assurance Plan.

[Any deviation from the standard plan should be described here.]

6.4. Subcontractor Management Plan

[If the project is highly dependent on subcontractors, the subcontractor management plan shall describe how to manage these dependencies. The subcontractor management plan can also include the financial management of subcontractors.

It the project does not employ subcontractors this section is not applicable.]

7. ADDITIONAL PLANS

[Additional plans if required by contract or regulations.]

8. ANNEXES

[Additional material of use to the reader of the SDP.]

 

224

Annex III.4.c: Software Architecture Document

225

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERALINFORMATICSInformation systems Directorate

European CommissionBruxelles, le …

Appel d'offres JLS/2007/A5

Date: 18/01/2006

Version: 0.000

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Revised by:

Approved by:

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Reference Number:

226

TABLE OF CONTENTS

1. INTRODUCTION......................................................................................228

1.1. PURPOSE...............................................................................................228

1.2. SCOPE....................................................................................................228

1.3. DEFINITIONS, ACRONYMS AND ABBREVIATIONS....................228

1.4. REFERENCES........................................................................................228

1.5. OVERVIEW............................................................................................228

2. ARCHITECTURAL REPRESENTATION...............................................228

3. ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS..............................229

4. SECURITY................................................................................................229

4.1. SECURITY OVERVIEW.......................................................................229

4.2. PHILOSOPHY........................................................................................229

4.3. SCOPE....................................................................................................229

4.4. ASSUMPTIONS.....................................................................................229

4.5. TRUSTED COMPUTING BASE.........................................................229

4.6. ALTERNATIVE SECURITY DESIGNS.............................................230

4.7. MAPPING OF FEATURES TO REQUIREMENTS............................230

5. USE-CASE VIEW.....................................................................................230

6. LOGICAL VIEW.......................................................................................230

6.1. OVERVIEW............................................................................................230

6.2. ARCHITECTURALLY SIGNIFICANT DESIGN PACKAGES..........230

6.3. USE-CASE REALIZATIONS................................................................230

7. PROCESS VIEW.......................................................................................231

8. DEPLOYMENT VIEW.............................................................................231

9. IMPLEMENTATION VIEW.....................................................................231

9.1. OVERVIEW............................................................................................231

9.2. LAYERS.................................................................................................231

227

10. DATA VIEW...........................................................................................231

11. SIZE AND PERFORMANCE.................................................................232

12. QUALITY................................................................................................232

13. SOFTWARE CARTOGRAPHY.............................................................233

14. SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX................................234

15. Test Interface Specification (optional).....................................................235

228

Document History

Version Date Comment Modified Pages

229

1. INTRODUCTION

[The introduction of the Software Architecture Document should provide an overview of the entire Software Architecture Document. It should include the purpose, scope, definitions, acronyms, abbreviations, references, and overview of the Software Architecture Document.]

1.1. Purpose

This document provides a comprehensive architectural overview of the system, using a number of different architectural views to depict different aspects of the system.  It is intended to capture and convey the significant architectural decisions which have been made on the system.

[This section defines the purpose of the Software Architecture Document, in the overall project documentation, and briefly describes the structure of the document. The specific audiences for the document should be identified, with an indication of how they are expected to use the document.]

1.2. Scope

[A brief description of what the Software Architecture Document applies to; what is affected or influenced by this document.]

1.3. Definitions, Acronyms and Abbreviations

[This subsection should provide the definitions of all terms, acronyms, and abbreviations required to properly interpret the Software Architecture Document.  This information may be provided by reference to the project Glossary.]

1.4. References

[This subsection should provide a complete list of all documents referenced elsewhere in the Software Architecture Document.  Each document should be identified by title, report number (if applicable), date, and publishing organization.  Specify the sources from which the references can be obtained. This information may be provided by reference to an appendix or to another document.]

[ISSP] [For projects of type A, B and C, reference to the Contingency Plan]

1.5. Overview

[This subsection should describe what the rest of the Software Architecture Document contains and explain how the Software Architecture Document is organized.]

2. ARCHITECTURAL REPRESENTATION

[This section describes what software architecture is for the current system, and how it is represented. Of the Use-Case, Logical, Process, Deployment, and Implementation Views, it enumerates the views that are necessary, and for each view, explains what types of model elements it contains.]

230

3. ARCHITECTURAL GOALS AND CONSTRAINTS

[This section describes the software requirements and objectives that have some significant impact on the architecture, for example, safety, security, privacy, use of an off-the-shelf product, portability, distribution, and reuse. It also captures the special constraints that may apply: design and implementation strategy, development tools, team structure, schedule, legacy code, and so on.]

[ISSP] For projects of type A and B, the architecture of the system should take into account continuity provisions (Contingency Plan)]

4. SECURITY

The content of this chapter concerns basically the security requirements and security design deliveries of ISSP.

4.1. Security Overview

[ISSP] [For projects of type A, B and C, this part gives an overview of the security system to be developed, describing the system purpose, boundaries, security purpose (in terms of availability, integrity, confidentiality and trust) and requirements.Note: “security system to be developed” = security requirements]

4.2. Philosophy

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the overall philosophy of protection must be described in terms of how the broad security features and techniques are intended to appropriately preserve the defined needs for availability, integrity, confidentiality and trust.]

4.3. Scope

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the intended scope of security within the system must be described, including the extent to which existing Commission infrastructure will be expected to provide security services in framework of the Project/Service.]

4.4. Assumptions

[ISSP] [For projects of type A, B and C, a list of the primary assumptions that underlie the planned and / or actual security architecture must be given; European Commission Information Systems Security Policy Rev 023 III-68]

4.5. Trusted Computing Base

[ISSP] [For projects of type A, B and C, the totality of protection mechanisms within a computer system (known as trusted computing base) that are responsible for internally enforcing the security rules established to manage, protect, and distribute sensitive information, must be described.]

231

4.6. Alternative Security Designs

[ISSP] [For projects of type A, B and C, any alternative security designs considered must be presented.]

4.7. Mapping of Features to Requirements

[ISSP] [For projects of type A, B and C, in this part, a description must be given of how the planned / actual architecture will satisfy the defined security requirements. A mapping of each planned/actual security feature to the security requirements it is intended to satisfy must be included.]

5. USE-CASE VIEW

[This section lists use cases or scenarios from the use-case model if they represent some significant, central functionality of the final system, or if they have a large architectural coverage - they exercise many architectural elements, or if they stress or illustrate a specific, delicate point of the architecture.]

6. LOGICAL VIEW

[This section describes the architecturally significant parts of the design model, such as its decomposition into subsystems and packages. And for each significant package, its decomposition into classes and class utilities. You should introduce architecturally significant classes and describe their responsibilities, as well as a few very important relationships, operations, and attributes.]

[CEAF] [This section should contain those parts of the Analysis Model and Design Model that can be used to develop the CEAF artefacts 'Logical Data Model' and 'System Design and Implementation'. Only the elements that are relevant at the CEAF level should be dealt with in this document.]

6.1. Overview

[This subsection describes the overall decomposition of the design model in terms of its package hierarchy and layers.]

6.2. Architecturally Significant Design Packages

[For each significant package, include a subsection with its name, its brief description, and a diagram with all significant classes and packages contained within the package.

For each significant class in the package, include its name, brief description, and, optionally a description of some of its major responsibilities, operations and attributes.]

6.3. Use-Case Realizations

[This section illustrates how the software actually works by giving a few selected use-case (or scenario) realizations, and explains how the various design model elements contribute to their functionality.]

232

[CEAF][The Use-Case Realizations of the project are a subset of the CEAF Application Flow.]

7. PROCESS VIEW

[This section describes the system's decomposition into lightweight processes (single threads of control) and heavyweight processes (groupings of lightweight processes). Organize the section by groups of processes that communicate or interact. Describe the main modes of communication between processes, such as message passing, interrupts, and rendezvous.]

8. DEPLOYMENT VIEW

[This section describes one or more physical network (hardware) configurations on which the software is deployed and run. It is a view of the Deployment Model. At a minimum for each configuration it should indicate the physical nodes (computers, CPUs) that execute the software, and their interconnections (bus, LAN, point-to-point, and so on.) Also include a mapping of the processes of the Process View onto the physical nodes.]

[CEAF][The component diagram(s) of the project should be documented here at a level relevant for the CEAF]

9. IMPLEMENTATION VIEW

[This section describes the overall structure of the implementation model, the decomposition of the software into layers and subsystems in the implementation model, and any architecturally significant implementation elements.]

[CEAF][The deployment diagram(s) and implementation model of the project should be documented here at a level relevant for the CEAF. This serves as a basis for the CEAF artefacts 'Distributed System Architecture', 'Software Component to Distributed System Architecture' and 'Technology Architecture']

9.1. Overview

[This subsection names and defines the various layers and their contents, the rules that govern the inclusion to a given layer, and the boundaries between layers. Include a component diagram that shows the relations between layers. ]

9.2. Layers

[For each layer, include a subsection with its name, an enumeration of the subsystems located in the layer, and a component diagram.]

10. DATA VIEW

[A description of the persistent data storage perspective of the system.]

233

[CEAF] [This section should contain those parts of the Data Model that are relevant at the CEAF level.]

11. SIZE AND PERFORMANCE

[A description of the major dimensioning characteristics of the software that impact the architecture, as well as the target performance constraints.]

12. QUALITY

[A description of how the software architecture contributes to all capabilities (other than functionality) of the system: extensibility, reliability, portability, and so on.]

234

13. SOFTWARE CARTOGRAPHY

[CEAF] [This software cartography can be published under the form of an information system inventory describing all existing information systems, their modules, the interfaces they offer, the business functions supported, the technology used, etc..

Mandatory information:- Principal EC business domain and zone to which the information system belongs.- Name of the information system.- Name of the information system module.- Description of the information system/ information system module.- Supported business functions.- Business responsible (DG, Directorate, unit and/or name) of the information system.- Last modification, responsible and date for updating the artefact.

For example:]

Domain Zone IS Name IS Module Description Supported Function(s) Interfaces

Responsible(DG /

Directorate / Unit / Name)

Modified by(DG /

Directorate / Unit / Name)

CU Customer ERP CRM for Utilities  

Create a customer, Record a customer, Create a complaint      

NT  

Laboratory Information Management System            

NT   SCADA System            FIN Customer Billing Application            

FIN Accounting ERPAccounting application  

Payroll, Treasury, General Ledger      

WKWork

Management ERPComputerised Maintenance   Create an outage      

235

Management System

14. SOFTWARE/BUSINESS FUNCTIONS MATRIX

[CEAF] [By describing the relationship between software modules and business functions, the software/business functions matrix links the functional and application perspectives of the CEAF. By doing so, it will propagate the traceability of the information from business processes to the software module level. For example: ]

Domain CU CU CU NT NT NT FIN

Zone Customer CustomerContact Center

Outage management

Leakage management Telecontrol Payroll

Business FunctionCreate a customer

Record a customer

Create a complaint

Create an outage Billing  

Domain Zone IS Name IS Module CU Customer ERP CRM for Utilities X X X

NT  

Laboratory Information Management System  

NT  SCADA Systems   X

FIN CustomerBilling Application   X

FIN Accounting ERP Accounting Application X

WKWork

Management ERP

Computerised Maintenance Management System X

236

15. TEST INTERFACE SPECIFICATION (OPTIONAL)

The Test Interface Specification provides a means of documenting the special requirements of the test effort that will place constraints or additional requirements on the design of the software. Where aspects of the system that do not normally have visibility must be observed, or where control of the software is required in a way not normally available through the standard interface, this may necessitate that specialized test interfaces be developed.

237

Annex III.5: Service Level Agreement (SLA)

238

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERAL Justice, Freedom and SecurityGeneral Affairs DirectorateUnit Budget and Control

Service level agreement

(to be completed in details by the tenderer)

239

Instructions for completion of the SLAThis Service Level Agreement has to be completed by the tenderer, in conformance with the Service Requirements document attached to the Tendering Specifications and the structure provided herewith.It should not overrule the terms and conditions defined by the draft framework contract and the technical specifications.The completed SLA is a key element of the offer, it accounts for the overall technical evaluation. The tenderer’s proposal for a draft service agreement is considered as a formal commitment. The contractor will be obliged to implement the proposed service elements and to apply the procedures. In case of award, the SLA proposed by the tenderer will become an annex to the Framework contract to be signed. However, changes may be requested by both parties in order to adapt the service level agreement. Changes have to be approved by the Commission and will be enacted by a contract amendment. Typically the size of the SLA should not exceed 16 A4 pages. When necessary, additional details will be provided in Annex. Additional important documents that the tenderer proposes in relation with its offer may be referenced and annexed.

240

Document informationDocument History

Version46

Revision No

Author Date Description Action47 Pages

Internal Quality ControlActivity Name Function Date

Technical review

Quality review

Authorisation

Distribution ListName Organisation Job

46 Draft / Issue

47 Insert, Delete and/or Replace

241

TABLE OF CONTENTS

SERVICE LEVEL AGREEMENT.............................................................................241

1. INTRODUCTION..............................................................................................241

1.1. SCOPE AND OBJECTIVES..............................................................................241

1.2. APPLICABLE DOCUMENTS...........................................................................241

2. SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE.........................241

2.1. SERVICE ORGANISATION, INTERFACES, ROLES AND

RESPONSIBILITIES..........................................................................................241

2.2. APPLICATION OF PROJECT MANAGEMENT METHODOLOGY............241

2.3. QUALITY OF MEASURES TO RESPECT PROJECT DEADLINES.............242

2.4. QUALITY OF DELIVERABLES......................................................................242

2.5. QUALITY OF TRAINING AND FOLLOW-UP OF CONSULTANTS...........242

2.6. GUARANTEE TO GET PROJECTS COMPLETED........................................242

2.7. QUALITY OF CONTINUITY IN SERVICE DELIVERY...............................242

2.8. TENDERER'S INFORMATICS INFRASTRUCTURE FOR WORK IN THE CONTEXT OF THIS LOT.................................................................................242

242

Service Level Agreement

1. INTRODUCTION

1.1. Scope and objectives

The present Service Level Agreement (SLA) lays down the service organisation for the relevant lot of call for tender JLS/2007/A5/…, the measures taken to provide a good service quality, the judgment of the service quality and compensation / penalties and corrective measures to be taken in case the service quality is to be improved.

1.2. Applicable documents

Call For Tenders JLS/2007/A5/…, Tendering Specifications, among others:

-Model Framework contract

-SERVICE REQUIREMENTS

Other Reference documents

- Contractor’s proposal in reply to Call for Tenders JLS/2007/A5/…

2. SERVICE: QUOTED TIME & MEANS AND FIXED PRICE

2.1. Service organisation, interfaces, roles and responsibilities.

Describe the service organisation, interfaces, roles, responsibilities and line of reporting.

This should include the full life cycle of the service, among others amendments to the framework contract, request processing, specific contract signature, project management, invoicing, complaints about the overall service etc.

It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and how it will work for the group of companies in case this is a joint offer.

Describe how the tenderer will guarantee the correctness and accuracy of the proposed service organisation and their conformity with the service requests. In correspondence with the points hereafter, describe how the accuracy of the proposed profiles will be measured.

2.2. Application of project management methodology

Describe how the proposed project management methodology (which was mentioned in 1.4.3 of the questionnaire) will be applied for fixed-price projects or

243

quoted time and means projects at the premises of the tenderer. It should also indicate how this will be applied when subcontractors get involved and how it will be applied for the group of companies in case this is a joint offer.

2.3. Quality of measures to respect project deadlines

Describe what preventive measures will be taken to prevent project delays and what corrective measures and compensation is foreseen in case delays happen nevertheless.

Justify the proposed management tools and methods to reach the deadlines.

2.4. Quality of deliverables.

Describe what preventive measure will be taken to ensure a high quality of the deliverables and what corrective measures and compensation is foreseen for bugs or deliverables not corresponding to the user requirements.

2.5. Quality of training and follow-up of consultants

Describe how training will be organised in order to keep the consultants expertise up to date in their domain. What type of training can the Commission expect that they will follow and how many days per year, with the condition that the cost of training is in charge of the tenderer and that training days can not be considered as working days for the Commission. Describe this for the different profiles and technologies. Also describe the issues dealing with certification.

Describe how the tenderer will perform a follow-up of the consultants and of customer satisfaction and take corrective actions if necessary.

2.6. Guarantee to get projects completed.

Describe what guarantee is foreseen to make the Commission confident that projects will be completed and the compensation in case nevertheless the tenderer is unable or unwilling to finalise a project.

2.7. Quality of continuity in service delivery

Describe what measures the tenderer will take to avoid service interruptions and to minimise its impact if it occurs, during the execution of a specific contract but also for an extension of it covered by the same original request. Describe what free of charge hand-over period will be foreseen in case a service is interrupted. Describe what compensation is foreseen in case a suitable continuation is not found. Describe what the tenderer will do to avoid that a critical Commission project is impacted by an interruption of services. Whatever the tenderer describes here, as a minimum, the clauses mentioned in the formal contract apply.

2.8. Tenderer's informatics infrastructure for work in the context of this lot.

Describe the informatics infrastructure which will be set up in case the Commission requests work at the premises of the tenderer in the context of this lot. It should also indicate how this will work when subcontractors get involved and

244

how it will work for the group of companies in case this is a joint offer. Explain the following elements: Hardware, software, security, administration tools, means of transmission to the Commission’s services.

245

Annex III.6: Schedule of prices for lot 2

Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management

Systems) et autres services informatiques »

Bordereau de prix

Remarques importantes

Comme les Conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complètera impérativement et dans son intégralité les bordereaux de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

S'agissant des modules préconstruits le soumissionnaire en présentera la liste dans le tableau de la liste de prix, accompagnée de leur prix respectif et d'un descriptif en annexe afin, pour chacun d'eux d'en préciser les caractéristiques et les fonctions.

Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires, mais à l’exception des frais de voyage et de séjour du Contractant qui, le cas échéant, seront remboursés selon les règles relatives au remboursement de frais ("Article II.7 – Remboursements" du Contrat de services type) et selon la liste des indemnités journalières ("Annexe IV – Frais de voyage et de séjour" du Contrat de services type).

Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entrainer le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront se conformer à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, la Commission européenne pourra le moment venu demander au Contractant des produits ou des services complémentaires que le Contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le Contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.

Enfin, quel que soit le volet dans lequel un métier (ou un matériel) est indiqué, celui-ci est utilisable pour l'ensemble du lot et son prix vaut aussi pour l'ensemble du lot.

246

Lot 2 « Sites web, Systèmes Web de Gestion de Contenu (Web Content Management Systems) et autres services informatiques »

Bordereaux de prix

Firme: _____________________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Nom et signature: ____________________________________________________

Analyse et étude

Description Coût unitaire

. Business Designer/Analyst

. Senior System Analyst

. System Analyst

. Requirements Specifier

. IS Senior Consultant

. IS Consultant

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Développement

Description Coût unitaire

. Senior Implementer

. Implementer

. User Interface Designer

. Senior Software Architect

. Software Architect

. Database Designer/Manager

. Integrator

. Web Master

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Management

Description Coût unitaire

247

. chef de projet

. Change Control Manager

. Configuration Manager

. Test Manager

. Deployment Manager

. Management Reviewer

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Production et Support

Description Coût unitaire

. Technical Writer

. Course Developer - User Assistance Person

. Tester

. Test Designer

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Gestion de sites Web

Description Coût unitaire

. rédacteur

. technicien web

. graphiste web

. documentaliste

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Traduction

. de EN, FR ou DE vers EN, FR ou DE

. de EN, FR ou DE vers une autre langue

. d’une autre langue vers EN, FR ou DE

. d’une autre langue directement vers une autre langue

. d’une autre langue vers une autre langue via une langue relais

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

Hébergement et maintenance de bases de données, recherche de cibles et envoi de documents

Description Coût unitaire

Hébergement et maintenance d’une base de données de destinataires d’informations de la Direction générale « Justice et Affaires intérieures » en format Excel … euros/enregistrementEncodage de données … euros/enregistrement

248

Création d’une liste d’envoi ad hoc à partir d’une base … euros/enregistrementEnvoi en masse d’un document par e-mail (avec, si nécessaire, tri par version linguistique et pays) … euros/page/adresseEnvoi en masse d’un document par fax (avec, si nécessaire, tri par version linguistique et pays) … euros/page/numéroImpression d’étiquettes adressées générées à partir d’une base … euros/unitéConstitution d’une liste à partir de plusieurs listes existantes48 … euros/enregistrementConversion de données d’un format à un autre … euros/enregistrementExtraction de données et mise sur support (CD ou DVD-ROM) … euros/enregistrement

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Taux de majoration éventuellement applicable à une traduction urgente en 24H + … %Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne + … %

Modules Préconstruits

Description Coût unitaire

… …… …… …

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire49

Description Coût unitaire

… …… …… …

48 Par exemple constituer une liste de francophones à partir de listes de destinataires habitant plusieurs pays. 49 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

249

Annex III.7: Proposed Framework service contract for lot 2 and its annexes

Annex III.7.a: List of Services covered by the Contract and schedule of prices 276

Annex III.7.b: Power of Attorney 277

Annex III.7.c: Identification form and Legal entities 279

Annex III.7.d: - Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete]) 280- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.e: - Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) 281- Original archived at the Commission’s premises

Annex III.7.f: Specific Contracts and Order forms – Models 282

Annex III.7.g: Financial guarantee – Model 283

Annex III.7.h: Performance Guarantee – Model 285

Annex III.7.i: Service Level Agreement 286

Annex III.7.j: Daily travel and subsistence allowance for the Contractor 287

Annex III.7.k: III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts 289

250

EUROPEAN COMMISSIONDIRECTORATE-GENERAL JUSTICE, FREEDOM AND SECURITY

Directorate General Affairs

PROPOSED FRAMEWORK SERVICE CONTRACT

CONTRACT NUMBER – [complete]

The European Community (hereinafter referred to as "the Community"),

represented by the Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"),

which is represented for the purposes of the signature of this contract by Mr Tung-Laï Margue, Director-General, Directorate General Justice, Freedom and Security,

of the one part,

and

[official name in full][official legal form] [statutory registration number][official address in full][VAT registration number]

(hereinafter referred to as "the Contractor50"), [represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full and function,]]

of the other part

50 In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below the identification of the parties: “The parties identified above and hereinafter collectively referred to as ‘the Contractor’ shall be jointly and severally liable vis-à-vis the Commission for the performance of this contract”.

251

HAVE AGREED

the I Special Conditions, the II General Conditions and the III General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts below and the following Annexes:

Annex I – List of Services covered by the Contract and schedule of prices.

Annex II – Power of Attorney.

Annex III – Identification form and Legal entities

Annex IV – Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

Annex V – Contractor's Tender (No [complete] of [complete]) – Original archived at the Commission’s premises

Annex VI – Specific Contracts and Order forms – Models

Annex VII – Financial guarantee – Model

Annex VIII – Performance Guarantee – Model

Annex IX – Service Level Agreement

Annex X – Daily travel and subsistence allowance for the Contractor

Annex XI – III – General Terms and Conditions for Information TechnologiesContracts

which form an integral part of this contract (hereinafter referred to as “the Contract”).

- The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those in the other parts of the Contract.

- The terms set out in the General Conditions shall take precedence over those in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

- The terms set out in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts shall take precedence over those in the Annexes.

- The terms set out in the Contract shall take precedence over those in the Specific Contracts and Order Forms.

- The terms set out in the Tender Specifications (Annex IV) shall take precedence over those in the Tender (Annex V).

Subject to the above, the several instruments forming part of this Contract are to be taken as mutually explanatory. Ambiguities or discrepancies within or between such parts shall be explained or rectified by a written instruction issued by the Commission; subject to the rights of the Contractor under Article I.7 should he dispute any such instruction.

252

I – SPECIAL CONDITIONS

ARTICLE I.1 - SUBJECT

I.1.1 The object of the contract is the study, design, creation, maintenance and support of information systems specific to the activities of the European Union, particularly but not exclusively in the field of justice, freedom and security based on orders at fixed prices or QTMs. This mainly involves web content management and document management applications (portals, websites, search engines, etc.) but also cover other types of information system, typical examples of which are given below:

processing applications and data management; Business Intelligence application; data warehouses.

The work could include the following (this list is not exhaustive and the Commission is not obliged to request all the services listed below):

Development: project management; evaluation and introduction of new production tools (typically content

management, indexation and search tools); preliminary analysis, comparative analysis, gathering of user requirements,

feasibility studies; adapting and/or integrating existing systems or products; analysis and design, documentation (including technical documentation),

studies of security aspects, risk management; prototyping, programming, development, migration, installation,

customisation, hosting (temporarily during development, testing and production);

quality assurance, tests; installation of software products in various phases (development, testing,

production, etc.) upon request of the Commission in the computer centre indicated (usually DIGIT or JLS's computer centre in Luxembourg);

training (including technical training), assistance for end-users, support, consultancy on information systems;

design, production, hosting, maintenance, updating and/or day-to-day management of websites;

design, production, hosting, maintenance and/or updating of web applications; design, production, hosting, maintenance and/or regular updating of databases; design, production, hosting, maintenance and/or updating of content

management systems (some of which are based on Documentum and its starter kit);

design and adaptation of the general architecture of multilingual websites or portals (Information Providers Guide (IPG) and its updates; see http://ec.europa.eu/ipg/index.htm);

taking part in meetings of the various internal Commission bodies dealing with its websites.

253

Content management: database integration and encoding of data; updating and day-to-day management of websites; proof-reading; writing, translating, revising and adapting web content in all current and future

official languages; graphic design, picture research, illustrations, design for websites; manipulation of documents such as images, photos, videos, reports, magazines,

newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages, and other types of documents, to adapt them to the web medium (usually in HTML format or as a PDF document);

manipulation of documents such as web pages, images, photos, videos, reports, magazines, newsletters, memos, brochures, leaflets, notices, panels, web pages, and other types of documents, to adapt them and load them in Documentum;

monitoring the quality of online documents (metadata, links, etc.); developing, introducing and managing statistical and interactive tools

(notification, mailboxes, forums, discussions, online surveys, etc.) and producing a summary report on the operation of such interactive tools;

organising and moderating forums, and then producing a summary report on the results;

producing guides for information producers.

Distribution/dissemination of information: creating, populating and updating databases; creating an ad hoc mailing list; mass mailing of documents by email or fax; printing labels; database integration and encoding of data.

I.1.2 Signature of the Contract imposes no obligation on the Commission to purchase. Only implementation of the Contract through Orders and Specific Contracts is binding on the Commission.

I.1.3 Once implementation of the Contract has been asked or has commenced, the Contractor shall reply and execute the tasks in accordance with all terms and conditions of the Contract.

I.1.4 The Contract does not confer on the Contractor any exclusive right to provide the services described in Annex I to the Commission.

The Contractor is selected as the [first, second, third] contractor for a multiple "cascade" Framework Contract. The other Contractors selected on the basis of the classification established during the evaluation of the offers are:

[names and addresses of the other Contractors]

ARTICLE I.2 - DURATION

254

I.2.1 The Contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last contracting party.

I.2.2 Under no circumstances may implementation take place before the date on which the Contract enters into force. Specific Contracts may under no circumstances be placed before the date on which the Contract enters into force.

I.2.3 The Contract is concluded for a period of 12 months with effect from the date on which it enters into force. This contractual period and all other periods specified in the Contract are calculated in calendar days unless otherwise indicated.

I.2.4 The Orders or Specific Contracts shall be returned, signed, before the Contract to which they refer expires.

The Contract shall continue to apply to such Orders and Specific Contracts after its expiry, but no later than 6 months after it expires.

I.2.5 The Contract may be renewed up to three times, each time for a period of one year, only before expiry of the Contract and with the express written agreement of the parties. Renewal does not imply any modification or deferment of existing obligations.

ARTICLE I.3 - PRICES

I.3.1 The prices of this contract shall be as listed in Annex I.

I.3.2 Prices shall be expressed in Euro.

I.3.3 Prices shall be fixed and not subject to revision during the first year of duration of the Contract.

From the beginning of the second year of duration of the Contract, each price may be revised upwards or downwards each year, where such revision is requested by one of the contracting parties by registered letter no later than 60 days before the anniversary of the date on which it was signed. The Commission shall purchase on the basis of the prices in force on the date on which Orders or Specific Contracts are signed. Such prices shall not be subject to revision.

This revision shall be determined by the trend in the harmonised consumer price index "MUICP": (eurozone) published for the first time by the Office for Official Publications of the European Communities in the Eurostat monthly bulletin at http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

Revision shall be calculated in accordance with the following formula:

where:

= revised price;= price in the original tender;

255

= index for the month corresponding to the final date for submission of tenders;= index for the month corresponding to the date of receipt of the letter

requesting a revision of prices

I.3.4 In addition to the total amount specified in each Order or Specific Contract, travel, subsistence and shipment expenses of the Contractor shall be reimbursed in accordance with Article II.7, as shall other expenses provided for by the Tender Specifications throughout implementation of the Contract. The daily subsistence allowance referred to in Article II.7.4 (d) shall be determined in accordance with Annex IX. Moreover, the lodging expenses shall be reimbursed in accordance with Article II.7.1 up to a maximum amount determined in Annex VI.

ARTICLE I.4 – IMPLEMENTATION OF THE CONTRACT

Within 10 to 20 working days – depending on the complexity of the task required – of a request for goods or services being sent by the Commission to the Contractor (the exact date will be specified in the request), the Commission shall receive an offer.

Should the Contractor be unavailable, he shall give reasons for refusal within the same period and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.

Similarly, in the event of failure to observe this deadline or of disagreement on the offer persisting even after discussion and negotiation, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission shall be entitled to place the order with the next contractor on the list.

Finally, within 10 working days of an Order Form or Specific Contract being sent by the Commission to the Contractor, the Commission shall receive it back, duly signed and dated. In the event of failure to observe this deadline, the Contractor shall be considered unavailable and the Commission shall be entitled to place the order with the next Contractor on the list.

ARTICLE I.5 – PAYMENT PERIODS

In conformity with Article III.1.5.4 of the General terms and conditions for Information Technologies contracts, the invoicing procedures for the services, once accepted by the Commission, are as follows:

FIXED-PRICE SPECIFIC CONTRACT

Specify one of the two possibilities:

Where this is an initial Specific Contract:

Amounts in the Specific Contract over EUR 25 000:

- Maximum of 30 % on receipt of first deliverable.

- 70 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

Where this is an extended Specific Contract, or for amounts in the Specific Contract below EUR 25 000:

256

- 100 % on completion of the work, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

For work performed in instalments:

- Payment by instalment for the deliverables specified in the technical annex, based on receipt advice slips accepted and signed by the Commission in accordance with the form annexed to the specific contract model (to be attached to the invoice)

QUOTED T&M SPECIFIC CONTRACT

Specify one of the two possibilities:

Amounts in the Specific Contract over EUR 25   000:

- at the end of each calendar quarter, on the basis of quotation forms duly completed and signed by both the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly completed Forms must be attached to the invoice.

Amounts in the Specific Contract below EUR 25   000:

- once the work has been completed, on the basis of quotation forms duly completed and signed by both the Commission and the Contractor using the form annexed to the specific contract model. Duly completed Forms must be attached to the invoice.

Payments under the Contract shall be made in accordance with Article II.5. Payments shall be executed only if the Contractor has fulfilled all his contractual obligations by the date on which the invoice is submitted. Payment requests may not be made if payments for previous Orders or Specific Contracts have not been executed as a result of default or negligence on the part of the Contractor.

I.5.1 Pre-financing

For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros

There shall be no pre-financing payment.

For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000 euros

The Contractor may request a pre-financing payment of 30% of the total price of the service, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses.

257

I.5.2 Interim payment

For Orders or Specific Contracts whose total price is below 40,000 euros

There shall be no interim payment.

For Orders or Specific Contracts whose total price is equal to or above 40,000 euros

For a service of less than six months, there shall be no interim payment.

For a service of six months or more, the Contractor may request an interim payment of 30% of the total price of the service, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses.

Requests for interim payment by the Contractor shall be admissible if accompanied either by an interim technical report in accordance with the instructions laid down in the Order or Specific Contract or by an acknowledgement of receipt of the service, provided by the Commission.

In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit additional information or a new report.

Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission, an interim payment corresponding to 30% of the total amount referred to in the relevant Order or Specific Contract, excluding travel and subsistence allowances for the Contractor and possible unforeseen expenses, shall be made.

I.5.3 Admissible payments

The balance shall be paid after services have been delivered by the Contractor and accepted by the Commission, within 30 days of the date of receipt of the relevant invoice.

The request for payment of the balance shall be admissible if accompanied by:

either the final technical report in accordance with the instructions laid down in the Order or Specific Contract or an acknowledgement of receipt of the service, provided by the Commission;

statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7;

the relevant invoices, indicating the reference number of the Contract and of the Order or Specific Contract to which they refer.

In the case of a technical report, the Commission shall have 20 days from receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have 10 days in which to submit additional information or a new report.

258

Within 30 days of the date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission, a final payment corresponding to the relevant invoices shall be made.

[For Contractors established in Belgium, the orders shall include the following provision: “En Belgique, l’utilisation de ce bon de commande vaut présentation d’une demande d’exemption de la TVA n° 450” or an equivalent statement in the Dutch or German language. The Contractor shall include the following statement in his invoice(s): “Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA” or an equivalent statement in the Dutch or German language.]

[For Contractors established in Italy, the provisions of the Contract constitute a request for VAT exemption, provided the Contractor includes the following statement in his invoice(s): “Operazione non imponibile ai sensi dell’articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell’8/8/1996”.]

I.5.5 Performance guarantee:

A guarantee for an amount of € XXXXXX (2,5 % of the contract value) for the first contractor in the cascade, € XXXXX (0,25 % of the contract value) for the second contractor, € XXXX (0.025% of the contract value) for the third contractor may be requested by the Commission at the signature of the contract. It shall be issued by a bank, an authorised financial institution or a third party in favour of the Commission.

Such a guarantee shall be released three months after payment of the balance of the last order or Specific Contract. It shall cover performance of the Contract in accordance with the terms set out in the Contract and notably with the terms set out in Annex IV. The Commission reserves the right to request an additional performance guarantee with respect to the Specific Contracts which proportionally represent a relevant value in relation to the Framework Contract.

I.5.6 Bank Account

Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro, stated in the Contractor’s identification form set out in Annex III.

ARTICLE I.6 – BANK ACCOUNT

Payments shall be made to the Contractor’s bank account denominated in Euro, identified as follows:

Name of bank: [complete]Address of branch in full: [complete]Exact designation of account holder: [complete]Full account number including codes: [complete][IBAN code: [complete]]

259

ARTICLE I.7 – GENERAL ADMINISTRATIVE PROVISIONS

Any communication relating to the Contract or to its implementation shall be made in writing and shall bear the Contract and Order or Specific Contract numbers. Ordinary mail shall be deemed to have been received by the Commission on the date on which it is registered by the department responsible indicated below. Communications shall be sent to the following addresses:

Commission:European CommissionDirectorate-General "Justice, Freedom and Security"Directorate "General Affairs"Unit "Information and Communication"For the attention of the Head of UnitOffice: LX 46 7/811049 BrusselsBelgium

Contractor:Mr/Mrs/Ms [complete][Function][Company name][Contact address in full]

ARTICLE I.8 - APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES

I.8.1 The Contract shall be governed by the national substantive law of Belgium.

I.8.2 Any dispute between the parties resulting from the interpretation or application of the Contract which cannot be settled amicably shall be brought before the courts of Brussels.

ARTICLE I.9 – DATA PROTECTION

I.9.1 Any personal data included in or relating to the Contract will be processed in accordance with the requirements of Regulation (EC) 45/2001 of the European Parliament and the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movements of such data (OJ No L8, 12.1.2001, p. 1). The data will only be processed for the purposes of the performance, management and follow up of the Contract by the Contracting authority(ies) without prejudice to a possible transmission to the bodies in charge of a monitoring or inspection task in conformity with Community law. The Contractor may, upon request, obtain the communication of his personal data and rectify any inaccurate or incomplete personal data. Should the Contractor have any queries concerning the processing of his personal data, he

260

shall address them to the Contracting authority(ies). As regards the processing of his personal data, the Contractor has a right of recourse at any time to the European Data Protection Supervisor (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

I.9.2 When processing personal data on behalf of the Contracting authority(ies) in the performance of the Contract the Contractor:

(a) shall act only on instructions from the Contracting authority(ies);

(b) shall comply with the obligations set out in Articles 21 and 22 of Regulation (EC) 45/2001 on the confidentiality and the security of processing unless, by virtue of Article 16 or Article 17(3), second indent, of Directive 95/46/EC, the Contractor is already subject to obligations with regard to confidentiality and security laid down in the national law of one of the Member States.

Appropriate technical and organisational measures will be taken by the Contractor for the security of the processing in accordance with Article 22 of Regulation (EC) 45/2001 and will have to be agreed between the Contractor and the Contracting authority(ies) in writing or in another equivalent form.

I.9.3 The Contractor shall comply with Council regulation (Euratom, EEC) N° 1588/90 of 11 June 1990 on the transmission of data subject to statistical confidentiality to the Statistical Office of the European Communities (OJ No L151, 15.6.1990, p. 1).

ARTICLE I.10 – TERMINATION BY EITHER CONTRACTING PARTY

Either contracting party may, of its own volition and without being required to pay compensation, terminate the Contract by serving six months formal prior notice. Should the Commission terminate the Contract, the Contractor shall only be entitled to payment corresponding to the services ordered and delivered before the termination date. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the Services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.

ARTICLE I.11 – SPECIFIC DEROGATIONS TO III GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR INFORMATION TECHNOLOGIES CONTRACTS

By way of derogation from Article 7.3.1 of the General Terms and Conditions for the Information Technology Contracts, Quoted Time & Means work may be partially or totally performed on-site (intra-muros) in agreement with the Commission, according to what is the most appropriate in a particular situation.

261

By way of derogation from III the General Terms and Conditions for Information Technology Contracts, the following articles are hereby modified as follows:

III.2.2 Security

2.2.2 The contractor and its staff, when performing tasks for the Commission in execution of this Framework contract, undertakes to comply with

– the decision C(95) 1510 of 23 November 1995 of the Commission on protection of information system, its subsequent version, its implementing rules and the corresponding security notices, and

– the Commission decision on security annexed to the decision 2001/844/EC, CECA, Euratom of the Commission of 29 November 2001 amending its internal rules of procedure, as well as all its subsequent versions

2.2.6. The Contractor shall take all appropriate steps for each Product to ensure that the data and the magnetic media upon which they are stored are safely preserved. The Products supplied shall not contain any mechanism (e.g. viruses) which could compromise their availability, integrity or confidentiality or that of other Products. The cost of repairing the damage caused by such a mechanism shall be borne by the Contractor.

III.2.4 Co-operation

2.4.1 The Contractor agrees to co-operate with other suppliers to make the Products work with those of these other suppliers. It agrees to attend meetings called for that purpose by the Commission.

ARTICLE I.12 – SPECIFIC PROVISIONS

1.12.1 TRAVEL

For reimbursement of travel costs and daily allowances, the rules, regulations and rates of the Guide to Missions for officials and other servants of the European Commission, as indicated in Appendix A of Annex 2 of the tendering specification (questionnaire), shall be applied analogously.

In case of travel to locations other than the normal locations of delivery (Brussels, Luxembourg) that is conducted on request of the European Commission, the contractor shall be entitled to invoice days of travel by using the applicable daily rate for the relevant profile.

1.12.2. ADDITIONAL SERVICES

The Commission may exercise the option to increase the estimated market amount at a later stage via negotiated procedure with the contractor in accordance with Art. 126.1.f. of the Implementing Rules of the Financial Regulation.

262

1.12.3 NORMAL WORKING DAYS

Commission on-duty days (such as Holy Thursday, the day following Ascension Day and the period from 27. to 31. December) shall be included in the normal working day as defined in Art. 1.1 of the General Terms and Conditions. In case the Commission requires service provision on these days, the normal day rate without any surcharge shall apply.

ARTICLE I.13 – SPECIFIC QUALITY STANDARDS AND IMPLEMENTATION

I.13.1 Specific quality standards and compensations / penalties as set out in the Service Level Agreement (Annex VIII) apply in addition to the quality standards and penalties described in Articles III.2.1 of the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts and Art. II.2.4 of the General Conditions of this Contract.

I.13.2 For time and means services, in case the tenderer is unable to provide a suitable person by the requested start date for three consecutive requests or for three requested start dates within a period of twelve months, whatever the requested profile, the tenderer who could not provide a suitable person, will be treated as if he were at the end of the cascade for all following requests during a period of 12 months : the first day of the period will be the day after the day on which the Contractor receives a registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, the last day included in the period will be the last day of the 12th calendar month following the start day. Before the end of the period, the contractor can already advance one position to the beginning of the cascade if during the period another contractor receives the "at end of cascade" treatment. The advancement will also be notified by registered letter and take effect on the start date of the period for the newcomer "at end of cascade". A period of two months, starting at the framework contract signature date, will be a "grace period". Inability to provide suitable persons for requests with a start date within this "grace" period, will not be taken into account. The changes to the cascade via this article will not have an impact on the performance guarantee that may have asked to the contractors at the start of the framework contract.

ARTICLE I.14 – SPECIFIC MAINTENANCE SECURITY RULES

Not applicable

263

II – GENERAL CONDITIONS

ARTICLE II.1 - PROCEDURES FOR PERFORMING THE CONTRACT

II.1.1 Phases of execution of the Specific Contract

Sending of the Specific Contract

Whenever the Commission wishes services to be provided or goods to be supplied pursuant to the Contract, it shall send a Specific Contract to the Contractor, in duplicate, specifying the terms of the provision of services or supply of the goods, such as quantity, designation, quality, price, place of delivery and time allowed for delivery, in accordance with the conditions laid down in the Contract.

Acknowledgment of the Specific Contract by the Contractor

Within the period indicated in Article I.4, the Contractor shall return one original of the Specific Contract, duly signed and dated, thereby acknowledging receipt of the Specific Contract and acceptance of the terms.

Delivery

a) Time allowed for delivery

The time allowed for delivery shall be calculated in accordance with Article I.4.

b) Date, time and place of delivery

The Commission shall be notified in writing of the exact date of delivery within the period indicated in Article I.4. All deliveries shall be made at the agreed place of delivery during the hours indicated in Article I.4.

The Contractor shall bear all costs and risks involved in delivering the goods to the place of delivery.

c) Delivery note

Each delivery shall be accompanied by a Delivery note in duplicate, duly signed and dated by the Contractor or his carrier, giving the Specific Contract number and particulars of the goods delivered. One copy of the Delivery note shall be countersigned by the Commission and returned to the Contractor or to his carrier.

Certificate of conformity (or acceptance note)

Signing of the Delivery note by the Commission, as provided for in subparagraph c) above, is simply an acknowledgment of the fact that the goods have been delivered and in no way implies conformity of the goods with the Specific Contract.

Conformity of the goods delivered shall be evidenced by the signing of a certificate to this effect by the Commission no later than one month after the date of delivery, unless provision for a different period is made in the Special Conditions or in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

264

Conformity shall be declared only where the conditions laid down in the Contract and in the Specific Contract are satisfied and the goods conform to the Annex I.

Where, for reasons attributable to the Contractor, the Commission is unable to accept the goods, the Contractor shall be notified in writing at the latest by the deadline for conformity.

Conformity of the goods/services delivered with the Contract

a) The goods/services delivered by the Contractor to the Commission must be in conformity in quantity, quality, price and packaging with the Contract and the relevant Specific Contract.

b) The goods/services delivered must:

- correspond to the description given in Annex I and possess the characteristics of the goods/services supplied by the Contractor to the Commission as a sample or model;

- be fit for any specific purpose required of them by the Commission and made known to the Contractor at the time of conclusion of the Contract and accepted by the Contractor;

- be fit for the purposes for which goods/services of the same type are normally used;

- demonstrate the quality and performance which are normal in goods/services of the same type and which the Commission can reasonably expect, given the nature of the goods/services and taking into account any public statements on the specific characteristics of the goods/services made by the Contractor, the producer/service provider or his representative, particularly in advertising or on labelling;

- be packaged according to the usual method for goods/services of the same type or, failing this, in a way designed to preserve and protect them.

Remedy

a) The Contractor shall be liable to the Commission for any lack of conformity which exists at the time the goods/services are verified.

b)In the event of lack of conformity, without prejudice to Article II.4 regarding liquidated damages applicable to the total price of the goods/services concerned, the Commission shall be entitled:

- either to have the goods/services brought into conformity, free of charge, by repair or replacement;

- or to have an appropriate reduction made in the price.

c) Any repair or replacement shall be completed within a reasonable time and without any significant inconvenience to the Commission, taking account of the nature of the goods/services and the purpose for which they are required by the Commission.

d)The term ‘free of charge’ in paragraph b) refers to the costs incurred to bring the goods/services into conformity, particularly the cost of carriage, labour and materials.

265

Assembly

If required by Article I.1.2 of the Special Conditions, the Contractor shall assemble the goods delivered within a period of one month unless otherwise specified in the Special Conditions or in the General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts.

Any lack of conformity resulting from incorrect installation of the goods delivered shall be deemed to be equivalent to lack of conformity of the goods if installation forms part of the Contract and the goods were installed by the Contractor or under his responsibility. This shall apply equally if the product was to be installed by the Commission and was incorrectly installed owing to a shortcoming in the installation instructions.

Services provided to goods

If required by the Contract, services to goods shall be provided accordingly.

II.1.2 General provisions concerning goods

a) Packaging

The goods shall be packaged in strong boxes or crates or in any other way that ensures that the contents remain intact and prevents damage or deterioration. Packaging, pallets, etc., including contents, shall not weigh more than 500 kg.

Unless otherwise specified in the Special Conditions, pallets shall be considered as one-way packaging and shall not be returned. Each box shall be clearly labelled with the following information:

Commission of the European Communities and address for delivery;

name of Contractor;

description of contents;

date of delivery;

number and date of Specific Contract;

EC code number of article.

b) Guarantee

The goods shall be guaranteed against all defects in manufacture or materials for two years from the date of delivery, unless provision for a longer period is made in Annex I.

The Contractor shall guarantee that any permits and licences required for manufacturing and selling the goods have been obtained.

The Contractor shall replace at his own expense, within a reasonable time limit to be determined by agreement between the parties, any items which become damaged or defective in the course of normal use during the guarantee period.

The Contractor is responsible for any conformity defect which exists at the time of delivery, even if this defect does not appear until a later date.

266

The Contractor is also responsible for any conformity defect which occurs after delivery and is ascribable to non-compliance with his obligations, including failure to provide a guarantee that, for a certain period, goods used for the purposes for which they are normally used or for a specific purpose will preserve their qualities or characteristics as specified.

If part of an item is replaced, the replacement part shall be guaranteed under the same terms and conditions for a further period of the same duration as that specified above.

If a defect is found to originate in a systematic flaw in design, the Contractor must replace or modify all identical parts incorporated in the other goods that are part of the Specific Contract, even though they may not have been the cause of any incident. In this case, the guarantee period shall be extended as stated above.

II.1.3 Performance of the Contract

a) The Contractor shall perform the Contract to the highest professional standards. The Contractor shall have sole responsibility for complying with any legal obligations incumbent on him, notably those resulting from employment, tax and social legislation.

b) The Contractor shall have sole responsibility for taking the necessary steps to obtain any permit or licence required for performance of the Contract under the laws and regulations in force at the place where the tasks assigned to him are to be executed.

c) Without prejudice to Article II.3 any reference made to the Contractor’s staff in the Contract shall relate exclusively to individuals involved in the performance of the Contract.

d) The Contractor must ensure that any staff performing the Contract have the professional qualifications and experience required for the execution of the tasks assigned to him.

e) The Contractor shall neither represent the Commission nor behave in any way that would give such an impression. The Contractor shall inform third parties that he does not belong to the European public service.

f) The Contractor shall have sole responsibility for the staff who execute the tasks assigned to him.

The Contractor shall make provision for the following employment or service relationships with his staff:

staff executing the tasks assigned to the Contractor may not be given orders direct by the Commission;

the Commission may not under any circumstances be considered to be the staff's employer and the said staff shall undertake not to invoke in respect of the Commission any right arising from the contractual relationship between the Commission and the Contractor.

267

g) In the event of disruption resulting from the action of a member of the Contractor's staff working on Commission premises or in the event of the expertise of a member of the Contractor's staff failing to correspond to the profile required by the Contract, the Contractor shall replace him without delay. The Commission shall have the right to request the replacement of any such member of staff, stating its reasons for so doing. Replacement staff must have the necessary qualifications and be capable of performing the Contract under the same contractual conditions. The Contractor shall be responsible for any delay in the execution of the tasks assigned to him resulting from the replacement of staff in accordance with this Article.

h) Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper execution of the tasks, either partially or totally, the Contractor shall immediately and on his own initiative record it and report it to the Commission. The report shall include a description of the problem and an indication of the date on which it started and of the remedial action taken by the Contractor to ensure full compliance with his obligations under the Contract. In such event the Contractor shall give priority to solving the problem rather than determining liability.

i) Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract in accordance with the provisions laid down therein, the Commission may - without prejudice to its right to terminate the Contract - reduce or recover payments in proportion to the scale of the failure. In addition, the Commission may impose penalties or liquidated damages provided for in Article II.16.

ARTICLE II.2 - LIABILITY

II.2.1 The Commission shall not be liable for damage sustained by the Contractor in performance of the Contract except in the event of wilful misconduct or gross negligence on the part of the Commission.

II.2.2 The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by himself in performance of the Contract, including in the event of subcontracting under Article II.10. The Commission shall not be liable for any act or default on the part of the Contractor in performance of the Contract.

II.2.3 The Contractor shall provide compensation in the event of any action, claim or proceeding brought against the Commission by a third party as a result of damage caused by the Contractor in performance of the Contract.

II.2.4 In the event of any action brought by a third party against the Commission in connection with performance of the Contract, the Contractor shall assist the Commission. Expenditure incurred to this end may be borne by the Commission.

II.2.5 The Contractor shall take out insurance against risks and damage relating to performance of the Contract if required by the relevant applicable legislation. He shall take out supplementary insurance as reasonably required by standard practice in the industry. A copy of all the relevant insurance contracts shall be sent to the Commission should it so request.

268

ARTICLE II.3 - CONFLICT OF INTERESTS

II.3.1 The Contractor shall take all necessary measures in order to prevent any situation that could compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such conflict of interests could arise in particular as a result of economic interest, political or national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or shared interest. Any conflict of interests which could arise during performance of the Contract must be notified to the Commission in writing without delay. In the event of such conflict, the Contractor shall immediately take all necessary steps to resolve it.

The Commission reserves the right to verify that such measures are adequate and may require that additional measures be taken, if necessary, within a time limit which it shall set. The Contractor shall ensure that his staff, board and directors are not placed in a situation which could give rise to conflict of interest. Without prejudice to Article II.1 the Contractor shall replace, immediately and without compensation from the Commission, any member of his staff exposed to such a situation.

II.3.2 The Contractor shall abstain from any contact likely to compromise his independence.

II.3.3 The Contractor declares:

- that he has not made, and will not make, any offer of any type whatsoever, from which an advantage can be derived under the Contract,

- that he has not granted and will not grant, has not sought and will not seek, has not attempted and will not attempt to obtain, and has not accepted and will not accept, any advantage, financial or in kind, to or from any party whatsoever, where such advantage constitutes an illegal practice or involves corruption, either directly or indirectly, inasmuch as it is an incentive or reward relating to the performance of the Contract.

II.3.4 The Contractor shall pass on all the relevant obligations in writing to his staff, board, and directors as well as to third parties involved in performance of the Contract. A copy of the instructions given and the undertakings made in this respect shall be sent to the Commission should it so request.

ARTICLE II.4 - LIQUIDATED DAMAGES

Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract within the time limits set by the Contract, then, without prejudice to the Contractor's actual or potential liability incurred in relation to the Contract or to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may decide to impose liquidated damages of 0.2% of the amount of the relevant Specific Contract per calendar day of delay. The Contractor may submit arguments against this decision within thirty days of notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent. In the absence of reaction on his part or of written withdrawal by the Commission within thirty days of the receipt of such arguments, the decision imposing the

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liquidated damages shall become enforceable. These liquidated damages shall not be imposed where there is provision for interest for late completion. The Commission and the Contractor expressly acknowledge and agree that any sums payable under this Article are in the nature of liquidated damages and not penalties, and represent a reasonable estimate of fair compensation for the losses that may be reasonably anticipated from such failure to perform obligations.

ARTICLE II.5 – INVOICING AND PAYMENTS

II.5.1 Pre-financing:

Where required by Article I.5.1, the Contractor shall provide a financial guarantee in the form of a bank guarantee or equivalent supplied by a bank or an authorised financial institution (guarantor) equal to the amount indicated in the same Article to cover pre-financing under the Contract. Such guarantee may be replaced by a joint and several guarantee by a third party.

The guarantor shall pay to the Commission at its request an amount corresponding to payments made by it to the Contractor which have not yet been covered by equivalent work on his part.

The guarantor shall stand as first-call guarantor and shall not require the Commission to have recourse against the principal debtor (the Contractor).

The guarantee shall specify that it enters into force at the latest on the date on which the Contractor receives the pre-financing. The Commission shall release the guarantor from its obligations as soon as the Contractor has demonstrated that any pre-financing has been covered by equivalent work. The guarantee shall be retained until the pre-financing has been deducted from interim payments or payment of the balance to the Contractor. It shall be released the following month. The cost of providing such guarantee shall be borne by the Contractor.

II.5.2 Interim payment:

At the end of each of the periods indicated in Annex I the Contractor shall submit to the Commission a formal request for payment accompanied by those of the following documents which are provided for in the Special Conditions:

an interim technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order

or specific contract to which they refer; statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7.

If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which to:

approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or

reject it and request a new report.

If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations or information enclosed.

270

Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.

II.5.3 Payment of the balance:

Within sixty days of completion of each order or specific contract, the Contractor shall submit to the Commission a formal request for payment accompanied by those of the following documents, which are provided for in the Special Conditions:

a final technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I; the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order

or specific contract to which they refer;

If the report is a condition for payment, on receipt the Commission shall have the period of time indicated in the Special Conditions in which:

to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and request additional information; or

to reject it and request a new report.

If the Commission does not react within this period, the report shall be deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations and information enclosed.

Where the Commission requests a new report because the one previously submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.

ARTICLE II.6 – GENERAL PROVISIONS CONCERNING PAYMENTS

II.6.1 Payments shall be deemed to have been made on the date on which the Commission's account is debited.

II.6.2 The payment periods referred to in Article I.5 may be suspended by the Commission at any time if it informs the Contractor that his payment request is not admissible, either because the amount is not due or because the necessary supporting documents have not been properly produced. In case of doubt on the eligibility of the expenditure indicated in the payment request, the Commission may suspend the time limit for payment for the purpose of further verification, including an on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is eligible.

The Commission shall notify the Contractor accordingly by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent. Suspension shall take effect from the date of dispatch of the letter. The remainder of the period referred to in Article I.4 shall begin to run again once the suspension has been lifted.

II.6.3 In the event of late payment the Contractor may claim interest within two months of receiving the payment. Interest shall be calculated at the rate applied by the European Central Bank to its most recent main refinancing operations (“the reference rate”) plus seven percentage points (“the margin”). The reference rate in force on the first

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day of the month in which the payment is due shall apply. Such interest rate is published in the C series of the Official Journal of the European Union. Interest shall be payable for the period elapsing from the calendar day following expiry of the time limit for payment up to the day of payment. Suspension of payment by the Commission may not be deemed to constitute late payment.

ARTICLE II.7 –RECOVERY

II.7.1 If total payments made exceed the amount actually due under the Specific Contract or if recovery is justified in accordance with the terms of the Contract, the Contractor shall reimburse the appropriate amount in euro on receipt of the debit note, in the manner and within the time limits set by the Commission.

II.7.2 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the sum due shall bear interest at the rate indicated in Article II.6.3. Interest shall be payable from the calendar day following the expiry of the due date up to the calendar day on which the debt is repaid in full.

II.7.3 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for reimbursement, the Commission may, after informing the Contractor, recover amounts established as certain, of a fixed amount and due by offsetting, in cases where the Contractor also has a claim on the Communities that is certain, of a fixed amount and due. The Commission may also claim against the guarantee, where provided for.

ARTICLE II.8 –TAXATION

II.8.1 The Contractor shall have sole responsibility for compliance with the tax laws which apply to him. Failure to comply shall make the relevant invoices invalid.

II.8.2 The Contractor recognises that the Commission is, as a rule, exempt from all taxes and duties, including value added tax (VAT), pursuant to the provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Communities.

II.8.3 The Contractor shall accordingly complete the necessary formalities with the relevant authorities to ensure that the goods and services required for performance of the Contract are exempt from taxes and duties, including VAT.

II.8.4 Invoices presented by the Contractor shall indicate his place of taxation for VAT purposes and shall specify separately the amounts not including VAT and the amounts including VAT.

ARTICLE II.9– FORCE MAJEURE AFFECTING THE CONTRACT OR THE SPECIFIC CONTRACT(S)

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II.9.1 Force majeure shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event beyond the control of the contracting parties which prevents either of them from performing any of their obligations under the Contract, was not due to error or negligence on their part or on the part of a subcontractor and could not have been avoided by the exercise of due diligence. Defects in equipment or material or delays in making it available, labour disputes, strikes or financial problems cannot be invoked as force majeure unless they stem directly from a relevant case of force majeure.

II.9.2 Without prejudice to the provisions of Article II.1.3(h), if either contracting party is faced with force majeure, it shall notify the other party without delay by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, stating the nature, likely duration and foreseeable effects.

II.9.3 Neither contracting party shall be held in breach of its contractual obligations if it has been prevented from performing them by force majeure. Where the Contractor is unable to perform his contractual obligations owing to force majeure, he shall have the right to remuneration for the goods actually delivered and any service provided.

II.9.4 The contracting parties shall take the necessary measures to reduce damage to a minimum.

ARTICLE II.10 – SUBCONTRACTING

II.10.1 The Contractor shall not subcontract without prior written authorisation from the Commission nor cause the Contract to be performed in fact by third parties.

II.10.2 Even where the Commission authorises the Contractor to subcontract to third parties, he shall none the less remain bound by his obligations to the Commission under the Contract and shall bear exclusive liability for proper performance of the Contract.

II.10.3 The Contractor shall make sure that the subcontract does not affect rights and guarantees to which the Commission is entitled by virtue of the Contract, notably Article II.14.

ARTICLE II.11 – ASSIGNMENT

II.11.1 The Contractor shall not assign the rights and obligations arising from the Contract, in whole or in part, without prior written authorisation from the Commission.

II.11.2 In the absence of the authorisation referred to in 1 above, or in the event of failure to observe the terms thereof, assignment by the Contractor shall not be enforceable against and shall have no effect on the Commission.

ARTICLE II.12 – TERMINATION BY THE COMMISSION

273

II.12.1 The Commission may terminate the Contract, a pending Specific Contract or an order in the following circumstances:

(a) where the Contractor is being wound up, is having his affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations;

(b) where the Contractor has been convicted of an offence concerning his professional conduct by a judgment which has the force of res judicata;

(c) where the Contractor has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the Commission can justify;

(d) where the Contractor has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which he is established or with those of the country applicable to the Contract or those of the country where the Contract is to be performed;

(e) where the Commission seriously suspects the Contractor of fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests;

(f) where the Contractor is in breach of his obligations under Article II.3;

(g) where the Contractor was guilty of misrepresentation in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the Contract procedure or failed to supply this information;

(h) where a change in the Contractor’s legal, financial, technical or organisational situation could, in the Commission’s opinion, have a significant effect on the performance of the Contract;

(i) where execution of the tasks under a pending order or a specific contract has not actually commenced within fifteen days of the date provided for, and the new date proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission;

(j) where the Contractor is unable, through his own fault, to obtain any permit or licence required for performance of the Contract;

(k) where the Contractor, after receiving formal notice in writing to comply, specifying the nature of the alleged failure, and after being given the opportunity to remedy the failure within a reasonable period following receipt of the formal notice, remains in serious breach of his contractual obligations.

274

II.12.2 In the event of force majeure, notified in accordance with Article II.9, either contracting party may terminate the Contract, where performance thereof cannot be ensured for a quantity of goods corresponding to at least one fifth of the quantity of goods ordered or where performance thereof cannot be ensured for a period corresponding to at least to one fifth of the period laid down in Article I.2.3.

II.12.3 Prior to termination under point e), h) or k), the Contractor shall be given the opportunity to submit his observations.

Termination shall take effect on the date on which a registered letter with acknowledgment of receipt terminating the Contract is received by the Contractor, or on any other date indicated in the letter of termination.

II.12.4 Consequences of termination:

In the event of the Commission terminating the Contract in accordance with this Article and without prejudice to any other measures provided for in the Contract, the Contractor shall waive any claim for consequential damages, including any loss of anticipated profits for uncompleted work. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions for the goods supplied and / or services rendered up to the date on which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.

The Commission may claim compensation for any damage suffered and recover any sums paid to the Contractor under the Contract.

On termination the Commission may engage any other contractor to supply the goods and/ or to execute or complete the services. The Commission shall be entitled to claim from the Contractor all extra costs incurred in doing so, without prejudice to any other rights or guarantees it has under the Contract.

ARTICLE II.13 - CANCELLATION OF SPECIFIC CONTRACTS

Where execution of the Specific Contract has not actually commenced within fifteen days of the date foreseen for the commencement of execution and the new date proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission, the Commission may cancel such Specific Contract with no prior notice. Cancellation shall take effect from the day after the day on which the Contractor receives a registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent.

The Commission may cancel a Specific Contract at any time during execution thereof on the grounds and under the conditions set out in Article II.12 with respect to the part still outstanding. The Contractor shall accept, as the aggregate liability of the Commission, payment of the price of the goods delivered or services provided by him as at the effective date of cancellation.

275

ARTICLE II.14 – CHECKS AND AUDITS

II.14.1 Pursuant to Article 142 of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities, the European Court of Auditors is empowered to audit the documents held by the natural or legal persons receiving payments from the budget of the European Communities from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

II.14.2 The Commission or an outside body of its choice shall have the same rights as the European Court of Auditors for the purpose of checks and audits limited to compliance with contractual obligations from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

II.14.3 In addition, the European Anti-Fraud Office may carry out on-the-spot checks and inspections in accordance with Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 and Parliament and Council Regulation (EC) No 1073/1999 from signature of the Contract up to five years after payment of the balance of the last Specific Contract.

ARTICLE II.15 - AMENDMENTS

Any amendment to the Contract shall be the subject of a written agreement concluded by the contracting parties. An oral agreement shall not be binding on the contracting parties. A Specific Contract shall not be deemed to constitute an amendment to the Contract.

ARTICLE II.16 – CONFIDENTIALITY

II.16.1 The Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make use of or divulge to third parties any information or documents which are linked to performance of the Contract. The Contractor shall continue to be bound by this undertaking after execution of the Specific Contracts.

II.16.2 The Contractor shall obtain from each member of his staff, board and directors an undertaking that they will respect the confidentiality of any information which is linked, directly or indirectly, to execution of the tasks and that they will not divulge to third parties or use for their own benefit or that of any third party any document or information not available publicly, even after execution of the Specific Contracts.

ARTICLE II. 17 – OWNERSHIP OF THE RESULTS - INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY

Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Commission, which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract being entered into.

276

ARTICLE II.18 - USE, DISTRIBUTION AND PUBLICATION OF INFORMATION

II.18.1 The Contractor shall authorise the Commission to process, use, distribute and publish, for whatever purpose, by whatever means and on whatever medium, any data contained in or relating to the Contract, in particular the identity of the Contractor, the subject matter, the duration, the amount paid and the reports. Where personal data is concerned, Article I.8 shall apply.

II.18.2 Unless otherwise provided by the Special Conditions, the Commission shall not be required to distribute or publish documents or information supplied in performance of the Contract. If it decides not to publish the documents or information supplied, the Contractor may not have them distributed or published elsewhere without prior written authorisation from the Commission.

II.18.3 Any distribution or publication of information relating to the Contract by the Contractor shall require prior written authorisation from the Commission and shall mention the amount paid by the Community. It shall state that the opinions expressed are those of the Contractor only and do not represent the Commission's official position.

II.18.4 The use of information obtained by the Contractor in the course of the Contract for purposes other than its performance shall be forbidden, unless the Commission has specifically given prior written authorisation to the contrary.

ARTICLE II.19 – SUSPENSION OF THE CONTRACT

Without prejudice to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may at any time and for any reason suspend performance of the Contract or pending Specific Contracts or any part thereof. Suspension shall take effect on the day the Contractor receives notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, or at a later date where the notification so provides. The Commission may at any time following suspension give notice to the Contractor to resume performance of the Contract or pending Specific Contracts. The Contractor shall not be entitled to claim compensation on account of suspension of the Contract, the specific contracts, the orders or of part thereof.

SIGNATURES

For the Contractor,

[Company name/forename/surname/function]

signature[s]: _______________________

For the Commission,

[forename/surname/function]

signature[s]:_____________________

Done at [Brussels], [date] Done at [Brussels], [date]

In duplicate in English.

277

Annex III.7.a – List of Services covered by the Contract and schedule of prices

278

Annex III.7.b – Power of Attorney.

Agreement / Power of Attorney

Model 1

(DESIGNATING ONE OF THE COMPANIES OF THE GROUP AS LEADER AND GIVING A MANDATE TO IT)

We the undersigned:

– Signatory 1 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),– Signatory 2 (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),– …– Signatory N (Name, Function, Company, Registered address, VAT Number),

Each of them having the legal capacity required to act on behalf of his/her company,

HEREBY AGREE AS FOLLOWS:

(1) The European Commission has awarded Framework Contract … (« the Contract ») to Company 1, Company 2, …, Company N (« the Group Members »), based on the joint offer submitted by them on …/…/… for the supply of … and / or the provision of services for … (« the Supplies and/or the Services »).

(2) As co-signatories of the Contract, all the Group Members:

(a) Shall be jointly and severally liable towards the European Commission for the performance of the Contract.

(b) Shall comply with the terms and conditions of the Contract and ensure the proper execution of their respective share of the Supplies and / or the Services.

(3) To this effect, the Group Members designate Company X as Group Leader. [N.B.: The Group Leader has to be one of the Group Members]

(4) Payments by the European Commission related to the Supplies or the Services shall be made through the Group Leader’s bank account. [Provide details on bank, address, account number, etc.]

279

(5) The Group Members grant to the Group Leader all the necessary powers to act on their behalf in connection with the Supplies and/or the Services. This mandate involves in particular the following tasks:

(a) The Group Leader shall sign any contractual documents — including the Framework Contract, Specific Agreements and Amendments thereto — and issue any invoices related to the Supplies or the Services on behalf of the Group Members.

(b) The Group Leader shall act as single point of contact for the European Commission in connection with the Supplies and/or the Services to be provided under the Contract. It shall co-ordinate the provision of the Supplies and/or the Services by the Group Members to the European Commission, and shall see to a proper administration of the Contract.

Any modification to the present agreement / power of attorney shall be subject to the European Commission’s express approval.

This agreement / power of attorney shall expire when all the contractual obligations of the Group Members towards the European Commission in connection with the Supplies and/or the Services to be provided under the Contract have ceased to exist. The parties cannot terminate it before that date without the Commission’s consent.

Signed in … on …/…/…

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

NameFunctionCompany

280

Annex III.7.c – Identification form and Legal entities

The bank identification form must be filled in and signed by an authorised representative of the tenderer and his/her banker. A specific form for each Member State is available at the following Internet address:

http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm

In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the project.

Legal entities

The legal entity form must be filled in and should be accompanied by a number of supporting documents, available on the Web site:

http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm

In the case of a grouping, this form must only be provided by the person heading the project.

281

Annex III.7.d – Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

282

Annex III.7.e – Contractor's Tender (No [complete] of [complete])

– Original archived at the Commission’s premises

283

Annex III.7.f: – Specific Contracts and Order forms – Models

284

Annex III.7.g – Financial guarantee – Model

To be completed on paper bearing the letterhead of the financial institution

For the attention of

European Commission Directorate-General "Justice, Freedom and Security" Directorate "General Affairs"Unit "Information and Communication"LX 46 7/81B – 1049 Brussels

referred to below as the "the Commission"

Subject: Guarantee No …

Financial guarantee for the repayment of pre-financing payable under Specific Contract [Contract number and title] governed by Framework Contract [Contract number and title + Lot number and title] [please quote numbers and titles in all correspondence]

We, the undersigned, [name and address of the financial institution] hereby irrevocably declare that we unconditionally guarantee as a primary obligor and first-call guarantor on behalf of

[name and address of the Contractor]

hereinafter referred to as “the Contractor”,

payment to the Commission of [amount of the pre-financing in euros in numbers and letters], this amount representing the guarantee referred to in Article I.5.4 of Framework Contract No [Contract number and title + Lot number and title] concluded between the Contractor and the Commission, hereinafter referred to as “the Contract”.

Payment shall be made without objection or legal proceedings of any kind, upon receipt of your first written claim (sent by registered letter with confirmation of receipt) stating that the Contractor has not fulfilled one of his contractual obligations. We shall not delay the payment, nor shall we oppose it for any reason whatsoever. We shall inform you in writing as soon as payment has been made.

If the guarantor is not a financial institution the text of the guarantee has to be adapted introducing joint and several liability.

285

We accept notably that no amendment to the terms of the Contract agreed between the Commission and the Contractor can release us from our obligation under this guarantee. We waive our right to be informed of any change, addition or amendment to the Contract.

We have taken note that this financial guarantee shall remain in force until payments by the Commission match the proportion of the total amount due accounted for by pre-financing. The Commission undertakes to release the guarantee within 30 days following that date.

This guarantee is governed by the law applicable to the Framework Contract. The courts having jurisdiction for matters relating to the Framework Contract shall have sole jurisdiction in respect of matters relating to this guarantee.

This guarantee shall come into force and shall take effect upon its signature.

…………………….. …………………………(Date a place of signing) (Signature)51

51 The name(s) and position(s) of the persons signing on behalf of the guarantor must be shown in printed characters.

286

Annex III.7.h – Performance Guarantee – Model

287

Annex III.7.i – Service Level Agreement

288

Annex III.7.j – Daily travel and subsistence allowance for the Contractor

Se référer à l'annexe II.3.d du lot 1 (p. 96).

289

Annex III.7.k III – General Terms and Conditions for Information Technologies Contracts

290

ANNEXE IV: ANNEXES SPECIFIQUES AU LOT 3

Annexe IV.1: Etudes de cas du lot 3 291

Annexe IV.2: Bordereaux de prix du lot 3 305

Annexe IV.3: Projet de Contrat-cadre du lot 3 et ses annexes 329

Annexe IV.3.a: Cahier des charges 352

Annexe IV.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 353

Annexe IV.3.c: Modèle de Contrat spécifique 354

Annexe IV.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 358

Annexe IV.3.e: Garantie financière 358

Annexe IV.3.f: Mandat 360

291

ANNEXE IV.1

Etudes de cas du lot 3

292

Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication"

Volet "Audiovisuel"

Etude de cas 1 (tournage et médiatisation d'un Video News Release)

Décrire la méthodologie proposée pour le tournage et la médiatisation d'un Video News Release (VNR) illustrant la lutte au niveau de l'Union européenne, en particulier via le programme Daphné, contre la violence faite aux femmes et/ou aux enfants.

L'objectif essentiel est de produire une version VNR utilisable en tout ou partie par les chaînes de télévision européennes potentiellement intéressées par le traitement du sujet, ainsi que par EBS52.

A cela s'ajoutera une version grand public disponible dans les 23 langues officielles et destinée à être distribuée par la Commission européenne aux publics concernés des 27 Etats membres.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants.

Durée maximale du VNR: 12 mn. Ecriture du scénario par le soumissionnaire sur la base d'informations glanées par lui

même. Choix des personnes à interviewer par le soumissionnaire lui-même. Choix des lieux de tournages et d'interviews par le soumissionnaire lui-même. Interviews dans la langue des personnes interviewées. Commentaires et narration en voice over (original en n’importe quelle langue officielle de

l’Union européenne). Production de trois versions: en anglais, en français et en allemand. Production d'une version internationale (version originale sans doublage). Production de trois masters BETA numérique: un pour la version FR + internationale, un

pour la version EN + internationale et un pour la version DE + internationale. Rédaction du script, du descriptif des cassettes (dubsheet) et du communiqué de presse. Mise à disposition du script, du descriptif des cassettes et du communiqué de presse en FR,

EN et DE. Médiatisation du VNR auprès de toutes les chaînes de télévision des 27 Etats membres. Estimation du résultat atteint: 100 commandes, comprenant 50 BETA SP en FR, 25 DVC

Pro en EN et 25 DV CAM en DE. Copie des masters BETA numérique sur 50 BETA SP (FR), 25 DVC Pro (EN) et 25 DV

CAM (DE). Envoi des 100 copies par courrier express. Production d'une version grand public (version habillée avec des génériques d'entrée et de

sortie, l'identité et la fonction des personnes interviewées, l'indication des lieux où se déroulent les interviews, etc.) dans les 23 langues officielles.

Production d'un master BETA numérique pour chaque version linguistique de la version grand public.

Sur la base de ces masters, production d'un DVD contenant les 23 versions linguistiques en 1 000 exemplaires avec label couleur à insérer dans des "Diva Box".

Livraison des masters et des DVD à la Commission européenne à Bruxelles.

52 Pour des informations sur EBS, se rendre sur le site http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

293

Pour les masters de la version grand public, production d'une version web directement utilisable sur le site web de la DG JLS.

Le soumissionnaire:

indiquera en détail la méthodologie qu’il suivra pour réaliser le tournage et la production de la vidéo;

indiquera en détail la méthodologie qu’il suivra pour réaliser la médiatisation de la vidéo; fera une proposition détaillée quant au contenu de cette vidéo (sujets spécifiques à traiter,

personnes à interviewer, lieux de tournage, esquisse de scénario…); détaillera le budget de l’opération53.

Rappel de la notation:

pertinence de la méthodologie proposée pour réaliser le tournage et la production de la vidéo (35 points);

pertinence de la méthodologie proposée pour réaliser la médiatisation de la vidéo (35 points);

pertinence de la proposition de contenu pour la vidéo (30 points).

Le soumissionnaire est invité à consulter en particulier la section « Daphné » du site web de la DG JLS:http://ec.europa.eu/justice_home/funding/2004_2007/daphne/funding_daphne_en.htm.

53 Les prix doivent couvrir la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles. Cette livraison ne doit donc pas être facturée séparément.

294

Volet "Evénements"

Etude de cas 2 (organisation d'une conférence)

Décrire la méthodologie proposée pour l'organisation d'une conférence sur le thème de la radicalisation de la violence, censée se tenir à Ljubljana pendant la présidence slovène au premier semestre de 2008.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants.

Dates et horaires de la conférence: le mercredi 6 février 2008 de 9H00 à 12H30 et de 14H00 à 17H00.

Arrivée le soir du mardi 5 février 2008 et départ le matin du jeudi 7 février 2008 (deux nuits, deux petits déjeuners, deux repas du soir, un déjeuner buffet, deux pauses café).

Logement dans un hôtel 4 étoiles. Repas du soir dans un restaurant de "catégorie supérieure". Déjeuner buffet et pauses café sur le lieu de la conférence. Durant la conférence, les langues parlées seront le français, l'anglais et l'allemand et

l'interprétation se fera depuis et vers ces trois langues. Les participants seront identifiés par le contractant (recherche de cibles). Le contractant devra assurer le contact avec les participants potentiels et le suivi de leurs

inscriptions (enregistrement, confirmation, etc.). Il y aura 189 participants (7 en provenance de chaque capitale de l’Union européenne). En plus des 189 participants, il y aura 4 experts du sujet, qui seront les orateurs de la

conférence. Ces personnes proviendront de Londres, de Paris, de Madrid et de Rome. Elles seront identifiées et contactées par la Commission européenne elle-même sur le principe de leur participation. Ensuite, elle seront contactées par le contractant pour les questions techniques liées à leur déplacement, puis transportées et logées par le contractant de la même manière que les autres participants.

Le contractant devra organiser le transport des participants et des experts orateurs depuis chaque capitale nationale vers Ljubljana, ainsi que le logement et les repas à Ljubljana.

Les frais de voyage et de séjour des 189 participants et des 4 experts orateurs doivent être estimés et inclus dans le budget54. Ces frais seront couverts par la Commission européenne.

Le contractant se chargera de réserver et d'acheter les vols des participants et des experts orateurs et de leur faire parvenir les billets d'avion par courrier express.

Le contractant se chargera de réserver et de payer les chambres d'hôtel des participants et des experts orateurs.

Le contractant se chargera des réservations et des paiements afférents à tous les repas. En ce qui concerne les employés de la Commission européenne assistant à la conférence, le

contractant n'interviendra en aucune façon ni dans la réservation et l'achat des billets d'avion, ni dans la réservation et le paiement des chambres d'hôtel, ni dans le règlement des frais de restauration.

Le contractant devra réaliser une transcription intégrale, c'est-à-dire mot pour mot, des paroles prononcées par les participants et les experts orateurs pendant la conférence. Il devra fournir à la Commission européenne au plus tard six semaines après la conférence une transcription complète en français, anglais et allemand. Après approbation, un exemplaire de la transcription sera envoyé à chaque expert orateur et participant en français, anglais et allemand selon le choix de la personne.

54 On ne comptera pas de frais de voyage et d’hôtel pour les 7 participants en provenance de Ljubljana, mais on comptera les frais de restauration.

295

La conférence se déroulera dans une salle adéquate pour 200 personnes et dotée d'un espace d'accueil, d'une petite salle supplémentaire réservée aux organisateurs, ainsi que d'un espace de convivialité où se dérouleront les pauses café.

L'équipement minimal requis pour la salle de conférence est: sonorisation complète, tribune avec quatre microphones, deux microphones sans fil, trois cabines d’interprétation, 200 écouteurs, un PC avec Powerpoint et connexion Internet, accès Internet haut débit, vidéo projecteur haute résolution, rétroprojecteur, tableau de conférence (flipchart), écran grand format +/- 3,50 * 2,50 m, éléments de décoration (drapeaux, bouquets de fleurs, plantes, etc.) et quatre chevalets portant le nom de chaque expert orateur.

L'équipement nécessaire pour la salle des organisateurs, l'espace d'accueil et l'espace de convivialité est à définir par le contractant.

Le contractant devra concevoir, imprimer et envoyer, par e-mail et par courrier express, à chaque participant et expert orateur, un programme et une lettre d’invitation en anglais.

Le programme sera de nouveau distribué au début de la conférence. Le contractant devra concevoir et imprimer une chemise dans laquelle seront placés les

documents à distribuer aux participants et experts orateurs. Le contractant devra imprimer pour chaque participant et expert orateur la liste des

participants et des experts orateurs, ainsi qu'un document de base en noir et blanc de 30 pages qui lui sera remis par la Commission européenne.

Les matériels à distribuer à chaque participant et expert orateur sont: un badge couleur, un kit de conférence standard55 et une chemise dans laquelle seront placés la liste des participants et des experts orateurs, le programme, le document de base et la fiche d'évaluation (voir plus bas).

Le contractant devra assurer la présence d'un technicien pendant toute la durée de la conférence.

Le contractant devra assurer la présence de quatre personnes d’accueil couvrant à elles quatre le slovène, l’anglais, le français et l’allemand pendant toute la durée de la conférence.

Le contractant devra assurer la présence de deux de ses représentants sur place du 5 février matin au 7 février après-midi.

Le contractant devra concevoir, produire et distribuer à chaque participant et expert orateur une fiche d'évaluation en anglais. Il se livrera à une compilation et à une analyse des réponses et rédigera un rapport, qu'il joindra à son rapport final.

Le soumissionnaire:

indiquera en détail la méthodologie qu’il suivra pour organiser la conférence; fera une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects de l’organisation de la

conférence; détaillera le budget de l’opération.

Rappel de la notation:

pertinence de la méthodologie proposée pour organiser la conférence (50 points); qualité de l'organisation "virtuelle" de la conférence (50 points).

Le soumissionnaire est invité à consulter en particulier la section « Terrorisme » du site web de la DG JLS:http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/terrorism/fsj_terrorism_intro_en.htm.

55 Mallette en tissu, stylo en plastique et conférencier en tissu incluant un bloc note de format A4.

296

297

Etude de cas 3 (organisation d'une exposition dans les 27 capitales de l'Union européenne)

Décrire la méthodologie proposée pour l'organisation d'une exposition itinérante dans les 27 capitales de l'Union européenne sur le thème "Citoyenneté et droits fondamentaux". Cette action cible le grand public.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants.

Début de l'opération: au plus tôt le lundi 21 janvier 2008. Fin de l'opération: au plus tard le dimanche 14 décembre 2008.

L'exposition se déroulera pendant sept jours successivement dans chacune des 27 capitales de l'Union européenne (un jour pour le montage, cinq jours pour l'exposition et un jour pour le démontage).

L'exposition sera montée dans un lieu de passage couvert. Pour chaque pays, 12 posters de format A1 seront fournis au contractant par la

Commission européenne dans la/les langues nationales. L'exposition consistera en une série de panneaux sur lesquels seront affichés les posters

dans la/les langues nationales. Le contractant se chargera de la location ou de l'achat des panneaux et de toute l'installation.

Le contractant devra faire transporter 1 tonne de matériel d'information de Bruxelles vers chaque capitale. Ce matériel (brochures, posters, mini-livres, etc.) lui sera fourni par la Commission européenne dans la/les langues nationales et devra être distribué au public pendant l'exposition.

De plus, le contractant devra s'occuper de la commande, de l'acheminement et de la distribution de deux gadgets marqués par langue: stylos et lanières. Le contractant devra estimer le nombre de stylos et de lanières dont il aura besoin pour chaque pays et langue.

Les différents matériels d'information et de promotion seront distribués au public dans des sacs en papier marqués par langue. Le contractant devra s'occuper de la commande et de l'acheminement de ce produit. Il devra estimer le nombre de sacs dont il aura besoin pour chaque pays et langue.

La mise des matériels d'information et de promotion dans les sacs sera réalisée par le contractant avant le lancement de l'exposition.

Le contractant assurera la présence de deux de ses représentants avant et pendant l'exposition et jusqu'à son lendemain.

Le contractant assurera la présence permanente sur l'exposition de trois animateurs/animatrices.

Les animateurs/animatrices devront être formés au contenu et au fonctionnement de l'exposition avant son lancement.

Ces personnes porteront des t-shirts, sweatshirts et vestes marqués par langue. Le contractant devra s'occuper de la commande et de l'acheminement de ce produit. Il devra estimer le nombre de vêtements dont il aura besoin pour chaque pays et langue.

Afin d'attirer davantage de public vers l'exposition, le contractant organisera une ou plusieurs activités stimulantes et attrayantes à des moments réguliers de la journée. Il est demandé au soumissionnaire d'imaginer et d'inclure dans son budget une ou plusieurs activités de ce type.

Le contractant accompagnera l'exposition avec tous les éléments nécessaires: tables, chaises, 2 bornes d'accueil, 1 bannière pour signalétique, 2 ordinateurs, 1 grand écran, système de projection, téléphones portables pour les animateurs/animatrices, etc.

298

Le contractant assurera la sécurité de l'exposition du soir au matin par du stockage et du gardiennage.

Dans chaque capitale, le contractant organisera une conférence de presse le jour du lancement de l'exposition.

Le contractant se chargera de la prise de photographies et du tournage vidéo d'images de l'exposition. Il faudra photographier et filmer la conférence de presse puis l'exposition "en action".

Le soumissionnaire:

indiquera en détail la méthodologie qu’il suivra pour organiser l'exposition itinérante; fera une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects pratiques de

l’organisation de l'exposition à Bucarest, sans la conférence de presse; fera une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects pratiques de

l’organisation de la conférence de presse à Bucarest; détaillera le budget de l’opération.

Rappel de la notation:

pertinence de la méthodologie proposée pour organiser l'exposition itinérante (40 points); qualité de l'organisation "virtuelle" de l'exposition à Bucarest, sans la conférence de presse

(35 points); qualité de l'organisation "virtuelle" de la conférence de presse à Bucarest (25 points).

Le soumissionnaire est invité à consulter en particulier la section "Droits fondamentaux" du site web de la DG JLS:http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/rights/fsj_rights_intro_en.htm.

299

Etude de cas 4 (organisation d'un concours dans les 27 Etats membres de l'Union européenne)

Décrire la méthodologie proposée pour l'organisation d'un concours destiné aux jeunes de 12 à 18 ans dans les 27 pays de l'Union européenne sous le titre "L'Union européenne et la liberté d'expression et d'information" (Art. 11 de la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne). Il s'agit d'assurer l'organisation du concours et l'organisation des cérémonies nationales et européenne de remise des prix.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants.

Les candidats doivent se grouper pour produire un poster illustrant le thème de la liberté d'expression et d'information.

Chaque groupe sera constitué d'au moins quatre jeunes accompagnés d'un adulte. Les candidats seront divisés en deux tranches d'âge: 12-14 ans et 15-18 ans. L'opération débutera le vendredi 1er août 2008 et se terminera le lundi 15 décembre 2008.

Partenaires nationaux

Le contractant devra s'appuyer sur un réseau de partenaires nationaux, comprenant un partenaire par État membre. Chacun des partenaires devra accomplir les tâches suivantes:

organiser, immédiatement après la signature du contrat, une réunion avec des représentants du bureau de représentation de la Commission européenne et des ministères de l'Education, de la Justice et des Affaires européennes, auxquels ils se présenteront et donneront des informations détaillées sur l'initiative et sur la stratégie qui sera mise en place;

être l'interlocuteur du bureau de représentation et des ministères susmentionnés, du début à la fin du projet;

recenser dans le pays les principaux réseaux éducatifs, associations d'enseignants, associations de parents, organisations de jeunesse, etc., entrer en contact avec eux et les encourager à participer activement à la promotion du concours;

assurer la promotion du concours directement auprès des écoles secondaires et des clubs de jeunes, en les contactant par télécopie, par courrier électronique et/ou par téléphone;

distribuer des affiches de promotion aux associations, réseaux, organisations, etc. susmentionnés ainsi qu'à des écoles secondaires et clubs de jeunesse sélectionnés;

être le point de contact et de coordination des équipes inscrites, qu'ils contacteront régulièrement pour les encourager à participer effectivement au concours;

être le point de contact et de coordination des équipes participantes, notamment pour la réception de leurs posters;

informer régulièrement le contractant des progrès réalisés et immédiatement en cas de problème;

organiser la réunion du jury national; organiser la cérémonie nationale de remise des prix; pour six d'entre eux, accompagner l'équipe gagnante à Bruxelles (1 personne par équipe

gagnante).

Le soumissionnaire fera figurer dans son offre la liste des partenaires nationaux qu'il envisage d'utiliser pour répondre à une telle demande de la Commission européenne. Il joindra à cette liste un engagement préalable de chacun des partenaires potentiels à coopérer avec lui dans le

300

cas où la Commission européenne déciderait de lancer cette opération et où le contrat spécifique serait signé.

Promotion

Puisque chaque partenaire devra assurer une promotion directe du concours auprès d'un certain nombre d'écoles secondaires et de clubs de jeunes, le soumissionnaire décrira précisément comment ses partenaires procéderont à cet effet et estimera le nombre d'écoles secondaires et de clubs de jeunes que chacun de ses partenaires devra contacter dans chaque pays.

À titre d'information, voici trois exemples de ce qui a été fait pour promouvoir le Concours de l’Union européenne sur les Droits de l'enfant en 2006 : en République tchèque, 5 670 courriers électroniques ont été envoyés aux écoles secondaires et clubs de jeunes et 550 appels téléphoniques ont été passés; en Pologne, 4 000 courriers électroniques ont été envoyés et 2 000 appels téléphoniques passés et en Italie, 5 200 messages électroniques ont été envoyés et 2 600 appels téléphoniques passés.

Site web

Le contractant devra concevoir, créer et gérer un site web consacré au concours, en 23 langues. Pour avoir une idée de ce que nous attendons au sujet de ce site et des documents qu'il doit contenir, nous vous invitons à consulter la version EN du site web créé pour le concours de 2006 sur:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.

Le site web devra suivre le Guide pour les producteurs d'information (IPG) de la Commission européenne (http://ec.europa.eu/ipg/index_fr.htm), à l'exception de la règle n° 4, qui ne sera applicable qu'au moment de l'intégration du site dans le domaine Europa. Pour la règle n° 5, nous vous demandons d'utiliser Coldfusion ou JSP (Java Server Pages) comme langage script côté serveur et Oracle comme SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle).

Le contractant devra acquérir 23 noms de domaine nécessaires (un par langue) en « .eu », qui deviendront la propriété de la Commission européenne.

Le soumissionnaire expliquera en détail comment il créera le site web. On partira du principe qu'il y aura 10 rubriques avec:

20 pages fournies par la Commission européenne en FR ou EN à traduire dans les 22 autres langues et à mettre en ligne;

1 poster de promotion fourni par la Commission européenne sur DVD en format postScript dans les 23 langues à mettre en ligne;

36 pages à rédiger, traduire et mettre en ligne (voir ci-dessous); 54 posters gagnants à mettre en ligne.

Le contractant devra assurer l'hébergement et la gestion du site web jusqu'à la fin mars 2009.

Kits pédagogiques pour enseignants et quiz pour participants

301

Le contractant devra créer, traduire et mettre en ligne les documents destinés à aider les participants et leurs professeurs, à savoir deux kits pédagogiques (un par tranche d'âge) et deux quiz (un par tranche d'âge). Nous vous invitons à consulter les kits pédagogiques et les quiz créés pour le concours 2006 sur:http://ec.europa.eu/justice_home/news/information_dossiers/euroyoung/index_en.htm.

Le soumissionnaire décrira en détail comment il créera ces kits pédagogiques et ces quiz, dont nous estimons la longueur à 8 pages par kits pédagogique et 10 pages par quiz (25 à 30 questions/réponses/explications).

Poster de promotion

Outre la mise sur le site web du poster de promotion dans les 23 langues, il incombera au contractant d'en faire distribuer par chacun de ses partenaires des exemplaires à des structures qu'il jugera utiles à l'action. À cet effet, dès que le poster sera imprimé dans toutes les langues, la Commission européenne en enverra un stock à chacun des partenaires du contractant, afin qu'il les distribue ou les envoie aux associations, réseaux, organisations, écoles et clubs de jeunes qu'il aura sélectionnés. On partira du principe que la Commission européenne enverra à chaque partenaire 400 exemplaires du poster par langue(s) officielle(s) du pays.

Le soumissionnaire décrira comment ses partenaires s'acquitteront de cette distribution ou de ces envois.

Réunion des jurys nationaux

Les réunions des jurys nationaux se tiendront le jeudi 30 octobre 2008 dans les locaux des bureaux de représentation de la Commission européenne dans chaque capitale et dureront une journée. Chacun des partenaires prendra l'ensemble de la logistique en charge et assurera la participation au jury d'un représentant du bureau de représentation, d'un représentant de l'un des ministères précités, d'un enseignant, d'un spécialiste de la communication, d'un graphiste et d'un jeune membre d'une organisation de jeunesse.

Le soumissionnaire décrira en détail comment il préparera et organisera les réunions des jurys nationaux.

Cérémonies nationales de remise des prix

Ces cérémonies auront lieu le jeudi 20 novembre 2008, « Journée internationale des droits de l'enfant », dans les locaux des bureaux de représentation de la Commission européenne dans chaque capitale. Elles commenceront en fin de matinée et dureront environ deux heures, de façon à ce que les équipes venant de loin aient suffisamment de temps pour arriver et repartir dans la même journée.

Dans chaque État membre, les trois équipes gagnantes par tranche d'âge seront invitées: quatre jeunes + un adulte (enseignant ou parent) par équipe, soit au total 5 personnes x 6 équipes = 30 personnes).

Le rôle du contractant consistera, dans chaque État membre, à coordonner et organiser, avec l'aide de son partenaire national, le transport en car, train ou avion, selon le lieu d'origine, des six équipes gagnantes; à préparer et organiser la cérémonie proprement dite, en étroite

302

collaboration avec le bureau de représentation; à assurer la promotion de l'événement auprès des médias nationaux, également en étroite collaboration avec le bureau de représentation.

Le lendemain de la cérémonie, les deux affiches gagnantes du pays seront envoyées à la Commission européenne par courrier express, avec une copie des formulaires d'inscription et de participation accompagnée de leur traduction en EN ou FR. En outre, si les affiches comportent du texte, celui-ci sera traduit en EN ou FR.

Le soumissionnaire expliquera en détail comment il préparera et organisera les cérémonies nationales de remise des prix.

Le budget doit être forfaitaire et inclure tous les éléments prévisibles tels que: le coût de transport estimé des équipes entre leurs lieux d'origine et les capitales, les invitations envoyées à la presse, les médailles distribuées aux lauréats, le cocktail dînatoire offert à la fin de la cérémonie, les en-cas et boissons (en respectant les éventuels régimes spéciaux) servis aux équipes à leur arrivée et avant leur départ, une visite de la capitale en car (ou une activité similaire) avant ou après la cérémonie pour occuper les jeunes (absolument indispensable), l'envoi à la Commission européenne des posters gagnants, etc.

Cérémonie européenne de remise des prix

Cette cérémonie aura lieu à Bruxelles le lundi 15 décembre 2008, dans un bâtiment de la Commission européenne, et sera présidée par le Vice-président de la Commission européenne.

Les six équipes gagnantes au niveau européen, accompagnées chacune par un enseignant ou un parent et, pour des raisons linguistiques, par un représentant du partenaire national, soit un total de six personnes par équipe, arriveront à Bruxelles le samedi 13 décembre 2008 et repartiront le lundi 15 décembre 2008 en fin d'après-midi.

Le budget doit être forfaitaire et inclure tous les éléments prévisibles, tels que: le coût de transport estimé des équipes entre leurs lieux d'origine et Bruxelles, le logement de deux nuits à Bruxelles, les activités du samedi après-midi et du dimanche, la nourriture et les boissons (en respectant les éventuels régimes spéciaux) servis pendant cette période, l'organisation de la cérémonie proprement dite, les transports dans Bruxelles, etc.

L'attention du soumissionnaire est attirée sur les contraintes suivantes concernant le séjour à Bruxelles:

différentes activités doivent être organisées pour les deux tranches d'âge; chaque tranche d'âge doit être accompagnée à tout moment par une infirmière; il faut demander à chacun des 36 invités s'il est soumis à des règles alimentaires (d'ordre

médical, religieux, philosophique ou autre); les participants doivent être logés dans un hôtel. Les auberges de jeunesse et autres

établissements de ce type sont à proscrire.

L'attention du soumissionnaire est attirée sur les contraintes suivantes concernant la cérémonie européenne:

la cérémonie ayant lieu dans un bâtiment de la Commission européenne, l'interprétation sera assurée et ne doit pas être comprise dans l'offre;

303

chacun des 30 jeunes et professeurs doit recevoir un trophée; il doit y avoir un maître de cérémonie, un photographe et trois hôtesses; le cocktail dînatoire sera pris en charge par la Commission européenne et ne doit pas être

compris dans l'offre.

Le soumissionnaire expliquera en détail comment il préparera et organisera la cérémonie européenne de remise des prix.

Les mêmes conditions budgétaires s'appliquent que dans le cas des cérémonies nationales.

Calendrier indicatif

Fin février La DG JLS lance une demande de proposition à son contractant en vue de signer un contrat spécifique pour organiser le concours "L'Union européenne et la liberté d'expression et d'information".

Fin mars La DG JLS signe le contrat spécifique relatif à l'organisation du concours.

Fin mars - Fin juillet  Le contractant crée, traduit et met en ligne tous les documents nécessaires. Le site web est ainsi créé.

Fin juillet  Le concours est officiellement lancé par le Vice-président Frattini par un communiqué de presse.Le site web est mis en ligne.

Début août Le contractant et ses partenaires nationaux démarrent la campagne de promotion dans les pays où la rentrée scolaire a lieu en août.

Début septembre Le contractant et ses partenaires nationaux démarrent la campagne de promotion dans les pays où la rentrée scolaire a lieu en septembre.

Fin septembre Date limite d'inscription des équipes (ce délai sera probablement prolongé).

Mi-octobre Date limite de remise des posters par les participants.Fin octobre Réunion des jurys nationaux.20 novembre « Journée internationale des droits de l'enfant »

Les cérémonies nationales de remise des prix se déroulent.

21 novembre Les 54 affiches gagnantes au niveau national sont envoyées à la DG JLS par courrier express.

Début décembre Réunion du jury européen. Mi-décembre Les équipes gagnantes au niveau européen découvrent Bruxelles et

participent aux activités.Mi-décembre Les équipes assistent à la cérémonie européenne de remise des prix

présidée par le VP Frattini. Elles visitent le Berlaymont et le quartier européen. Elles rentrent ensuite dans leurs pays respectifs.

Fin mars année suivante Fin de l'hébergement et de la gestion par le contractant du site web consacré à l'édition du concours.

Le soumissionnaire:

304

indiquera en détail la méthodologie qu’il suivra pour organiser le concours; fera une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects pratiques de

l’organisation du concours en Slovaquie; fera une proposition précise et concrète couvrant l’organisation de la cérémonie nationale

de remise des prix à Bratislava, depuis le transport des participants vers cette ville jusqu'à leur retour dans leurs lieux d'origine;

fera une proposition précise et concrète couvrant l’organisation de la cérémonie européenne de remise des prix à Bruxelles, depuis le transport des participants vers cette ville jusqu'à leur retour dans leurs lieux d'origine;

détaillera le budget de l’opération.

Rappel de la notation:

pertinence de la méthodologie proposée pour organiser le concours (35 points); qualité de l'organisation "virtuelle" du concours en Slovaquie, hors cérémonie nationale de

remise des prix (25 points); qualité de l'organisation "virtuelle" de la cérémonie nationale de remise des prix à

Bratislava, transports compris (20 points); qualité de l'organisation "virtuelle" de la cérémonie européenne de remise des prix à

Bruxelles, transports compris (20 points).

305

ANNEXE IV.2

Bordereau de prix du lot 3

306

Lot 3 « Audiovisuel, événements, campagnes de communication »

Bordereaux de prix

Remarques importantes

Comme les Conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complètera impérativement et dans son intégralité les bordereaux de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires, mais à l’exception des frais de voyage et de séjour du Contractant qui, le cas échéant, seront remboursés selon les règles relatives au remboursement de frais ("Article II.7 – Remboursements" du Contrat de services type) et selon la liste des indemnités journalières ("Annexe IV – Frais de voyage et de séjour" du Contrat de services type).

En ce qui concerne les frais de voyage des participants/invités à une activité (réunion, conférence, etc.), le contractant devra soumettre à la Commission européenne, avant la signature du Contrat spécifique, un devis détaillé des frais de voyages établi selon les règles définies aux l'Articles II.7.2 et II.7.3 – Remboursements" du Contrat de services type.

Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entrainer le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront se conformer à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, en particulier dans le domaine de l'informatique ou du multimédia, la Commission européenne pourra le moment venu demander au Contractant des produits ou des services complémentaires que le Contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le Contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Bon nombre des activités se dérouleront à Bruxelles, toutefois elles pourront s'étendre à tous les Etats membres de l’Union européenne, ainsi qu'aux pays de l'AELE/EEE (Suisse, Islande, Liechtenstein et Norvège), aux pays candidats à l’adhésion (Croatie, ancienne République yougoslave de Macédoine et Turquie) et à d'autres pays tiers.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

307

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.

Enfin, quel que soit le volet dans lequel un métier (ou un matériel) est indiqué, celui-ci est utilisable pour l'ensemble du lot et son prix vaut aussi pour l'ensemble du lot.

308

Lot 3 « Audiovisuel, événements, campagnes de communication »

Bordereaux de prix

Firme: _____________________________________________________________

Nom et prénom: _____________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Signature: __________________________________________________________

309

Volet "Audiovisuel" (par exemple tournage et médiatisation de Video News Releases)

Description Coût unitaire

Personnel

. directeur de projet

. chef de projet

. assistant chef de projet

. comptable

. aide-comptable

. logisticien voyages et séjours

. gestionnaire administratif

. spécialiste chargé de la recherche de cibles56

. spécialiste chargé de la recherche de partenaires

. expert médias

. producteur

. assistant de production

. secrétaire de production

. réalisateur

. assistant réalisateur

. journaliste

. reporter

. scénariste

. scripte

. chargé de production

. chargé de relations presse

. spécialiste de la recherche de cibles

. documentaliste

. rédacteur

. ingénieur vidéo

. assistant ingénieur vidéo

. ingénieur du son

. assistant ingénieur son

. chef opérateur image

. chef technicien (électricien ou machiniste)

. cadreur vidéo

. assistant cadreur vidéo

. cadreur et technicien son

. directeur photo

. monteur off line

. monteur on line

. électricien

. machiniste

. régisseur plateau

. décorateur

. opérateur télétexte/téléprompteur

. speaker pour commentaire

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

… euros/personne/heure… euros/personne/heure

56 Par exemple personnes à interviewer, participants à un événement, etc.

310

. speaker pour doublage de voix off

. speaker pour doublage d'interview

. interprète

. concepteur graphique

. infographiste

. maquilleur

. comédien

. figurant

. compositeur/illustrateur sonore

. coordinateur linguistique

. secrétaire de traduction

Traduction

. de EN, FR vers EN, FR

. de EN, FR vers une autre langue

. d’une autre langue vers EN, FR

. d’une autre langue vers une autre langue

. taux de majoration éventuellement applicable à une traduction urgente en 24H

Musique

. création d'une musique originale, tous droits cédés

. illustration musicale, tous droits cédés

. négociation des droits de reproduction et de diffusion d'une musique avec l'éditeur57

Matériel(Equipement technique de tournageMontage et sonorisationDuplicationFournitures)

. ordinateur portable avec modem

. téléphone GSM

. magnétoscope lecteur-enregistreur Beta DIGI

. magnétoscope lecteur-enregistreur Beta SP

. magnétoscope lecteur-enregistreur DVC PRO 25

. magnétoscope lecteur-enregistreur DV CAM

. lecteur Beta SP (par expl. BVW 22P)

. lecteur DVC PRO 25

. lecteur DVC CAM

. unité de montage portable DVC PRO 25 (laptop editor)

. enregistreur DAT

. optique grand angle x 0,8

. équipement ENG

. studio TV multicam (3) avec green ou blue key sur chaque

… euros/personne/heure… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

… euros/page… euros/page… euros/page… euros/page

+ … %

…euros/jour…euros/mn

… euros/personne/jour

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

57 Ce poste sera aussi utilisé pour le paiement des droits de diffusion d'une musique, qui seront donc calculés en équivalent "euros/personne/jour".

311

caméra. Le studio sera opérationnel en définition standard et en définition 1080i/50, aura un dispositif d'éclairage complet et un système de prompteur unique pour les trois caméras. banc de montage 2 machines Beta SP/DIGI avec générateur de caractères et micro de proximité sans monteur. banc de montage 2 machines digital (DVC PRO 25) avec générateur de caractères et micro de proximité sans monteur. banc de montage 3 machines digital (DVC PRO 25) avec générateur de caractères, mixeur, effets vidéo digitaux, mélangeur son et micro de proximité sans monteur. salle de montage SD/HD non-linéaire pour matériel haute résolution sans monteur. Une palette complète d'effets vidéo et audio doit être disponible . banc de montage virtuel sans monteur. car TV multicaméra digital (3 caméras) personnel inclus. équipement portable pour la montée des signaux vers le satellite personnel inclus. moniteur couleurs de qualité broadcast. caméscope Beta SP. caméscope Beta numérique. caméscope DVC PRO 25. caméscope DV CAM. machinerie/travelling (type Key West). éclairage de base. équipement éclairage: kit 1 (reportage). équipement éclairage: kit 2 (camionnette équipée). microphone à main. microphone cravate . matériel son de base . ingest vidéo (digitalisation images) personnel inclus. log in vidéo (équipement de dérushage). titrage vidéo personnel inclus. générateur de caractères. studio son numérique avec cabine d’enregistrement et table de mixage son. régie numérique avec générateur de caractères, mixeur effets vidéo numérisés, mélangeur son. station informatique pour dérushage (présélection des images avant montage). numérisation des images en basse résolution (pour montage d’une maquette de travail). numérisation des images en haute résolution (pour montage définitif). palette graphique 2D. palette graphique 2D personnel inclus. palette graphique 3D. palette graphique 3D personnel inclus. palette graphique pour effets spéciaux (type flame). palette graphique pour effets spéciaux (type flame) personnel inclus

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour… euros/jour… euros/jour

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

312

. compression/encodage vidéo digitale (fichiers type MPEG1, AVI, WMP, Quicktime, Real, MP3) . 1 mn . 5 mn . 20 mn . 60 mn et plus. compression/encodage vidéo digitale (fichiers type MPEG2) . 1 mn . 5 mn . 20 mn . 60 mn et plus

… euros/fichier… euros/fichier… euros/fichier… euros/fichier

… euros/fichier… euros/fichier… euros/fichier… euros/fichier

Duplication d'un master Beta numérique58 vers Beta numérique

. 30 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 60 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 61 mn et plus . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

Duplication d'un master Beta numérique vers Beta SP

. 30 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 60 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 61 mn et plus . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

Duplication d'un master Beta numérique vers DVC PRO

. 30 mn

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

58 Format à utiliser pour les masters.

313

. 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 60 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 61 mn et plus . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

Duplication d'un master Beta numérique vers DV CAM

. 30 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 60 mn . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

. 61 mn et plus . 25 exemplaires . 50 exemplaires . 100 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Sur la base d'un master Beta numérique, production par pressage d'un DVD-R incluant authoring, programmation, création et pre-press de la jaquette et du label

. 30 mn . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

. 60 mn . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

. 90 mn . 100 exemplaires . 200 exemplaires

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité

314

. 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

. 120 mn . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

. 180 mn . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

. 240 mn et plus . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 500 exemplaires . 1 000 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture cassette Beta SP

. 30 mn

. 60 mn

. 90 mn et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture cassette DV CAM

. 30 mn

. 60 mn

. 90 mn et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture cassette DVC PRO

. 30 mn

. 60 mn

. 90 mn et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture cassette Beta numérique

. 30 mn

. 60 mn

. 90 mn et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture DVD-R

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires

. 500 exemplaires

. 1 000 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture DVD-R

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires … euros/unité… euros/unité

315

. 500 exemplaires

. 1 000 exemplaires et plus… euros/unité… euros/unité

Fourniture "Diva Box"

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires

. 500 exemplaires

. 1 000 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture boîtier avec jaquette

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires

. 500 exemplaires

. 1 000 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire59

Description Coût unitaire

… …… …… …Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

59 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

316

Volet "Evénements" (par exemple conférences, expositions et roadshows)

Description Coût unitaire

Personnel

. secrétaire

. pédagogue

. formateur

. dessinateur

. installateur d’équipement

. monteur de stand

. technicien informatique

. électricien

. personne d’accueil

. photographe

. agent de sécurité (jour)

. agent de sécurité (nuit)

. chauffeur voiture

. chauffeur camion

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/nuit… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Chambre d’hôtel « single », petit-déjeuner inclus, de catégorie supérieure (4 étoiles)60 dans les capitales de l'Union européenne

. Bruxelles

. Paris

. Londres

. Berlin

. Vienne

. Dublin

. Lisbonne

. Madrid

. Luxembourg

. La Haye

. Copenhague

. Stockholm

. Helsinki

. Rome

. Athènes

. Tallinn

. Riga

. Vilnius

. Varsovie

. Prague

. Bratislava

… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit

60 Les très grandes différences de prix des hôtels entre certaines villes et la forte incidence que cela peut avoir sur un budget d'organisation d'événement expliquent cette distinction entre les capitales. Il en va de même pour les capitales hors UE.

317

. Ljubljana

. Budapest

. Sofia

. Bucarest

. La Valette

. Nicosie

… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit

Chambre d’hôtel « single », petit-déjeuner inclus, de catégorie supérieure (4 étoiles) dans les capitales des pays de l’AELE/EEE (Suisse, Islande, Liechtenstein et Norvège)

. Berne

. Reykjavik

. Vaduz

. Oslo

… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit

Chambre d’hôtel « single », petit-déjeuner inclus, de catégorie supérieure (4 étoiles) dans les capitales des pays candidats à l’adhésion (Croatie, ancienne République yougoslave de Macédoine et Turquie)

. Zagreb

. Ankara

. Skopje

… euros/nuit… euros/nuit… euros/nuit

Chambre d’hôtel « single », petit-déjeuner inclus, de catégorie supérieure (4 étoiles) dans d'autres pays tiers

… euros/nuit

Déjeuner à table (vin, eau et café compris)

. avec apéritif

. sans apéritif… euros/personne… euros/personne

Déjeuner buffet (vin, eau et café compris)

. avec apéritif

. sans apéritif… euros/personne… euros/personne

Cocktail (boissons alcoolisées, eau et jus de fruits avec cinq petits fours sucrés ou salés)

… euros/personne

Dîner (vin, eau et café compris)

. avec apéritif

. sans apéritif… euros/personne… euros/personne

Pause café

. café/thé

. café/thé avec viennoiseries… euros/personne… euros/personne

Boissons en salle de conférence (eau et jus de fruits) … euros/personne

318

Photographies

. mise sur DVD de photos et copie de ce DVD sur un autre DVD . moins de 50 exemplaires . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 300 exemplaires . 400 exemplaires . 500 exemplaires et plus

. développement d'une photo sur la base d'au moins 10 unités . 10 * 15 cm . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm

. cadres sur la base d'au moins 10 unités pour photos de dimension . 20 * 30 cm . 30 * 45 cm . 40 * 60 cm . 50 * 75 cm . 70 * 100 cm . plus de 70 * 100 cm

. mise sous cadre

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unitéSur la base d'un master CD audio, production par pressage d'un CD-R incluant authoring, programmation, création et pre-press de la jaquette et du label

. moins de 50 exemplaires

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires

. 300 exemplaires

. 400 exemplaires

. 500 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Fourniture CD-R

. 100 exemplaires

. 200 exemplaires

. 500 exemplaires

. 1 000 exemplaires et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Transport local (autocar, minibus, taxi, etc.) … euros/personne/jourLocation d’une salle sans système d'interprétation

. moins de 50 places

. 100 places… euros/jour… euros/jour

319

. 200 places

. 300 places

. 400 places

. 500 places et plus

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

Location d’une salle permettant l’interprétation simultanée

. de 1 à 3 cabines . moins de 50 places . 100 places . 200 places . 300 places . 400 places . 500 places et plus

. 4 cabines ou plus . moins de 50 places . 100 places . 200 places . 300 places . 400 places . 500 places et plus

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour… euros/jour

Sonorisation d'une salle de conférence … euros/unitéInstallation et mise à disposition de matériel audiovisuel, informatique, téléphonique et bureautique pendant toute la durée d'un événement

. PC multimédia avec écran 17"

. imprimante noir et blanc

. imprimante couleur

. écran plasma 42'' connectable à un PC

. système de lecture et de projection de CD-Rom et DVD sur grand écran . rétroprojecteur. vidéo projecteur haute résolution . totem (borne interactive). videostreaming (canal / 4 heures de transmission / 50 connexions simultanées). récepteurs/écouteurs. écran grand format +/- 2,50 m * 2 m. écran grand format +/- 3,50 m * 2,50 m. téléphone. fax . photocopieur noir et blanc. photocopieur couleur. bureau. tribune avec quatre microphones. lutrin avec microphone. microphone sans fil. tableau de conférence (flipchart). marqueur pour tableau de conférence

… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour

… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour

… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour

…euros/unité

320

Installation d'un système d'interprétation simultanée dans une salle dépourvue d'un tel système

… euros/cabine/jour

Supplément pour salle disposant d'un système de téléconférence

… euros/jour

Supplément pour salle disposant d'un système de vidéoconférence

… euros/jour

Utilisation du système de téléconférence pour communication internationale

… euros/heure

Utilisation du système de vidéoconférence pour communication internationale

… euros/heure

Décoration d'une salle (drapeaux, bouquets de fleurs, plantes, etc.)

… euros/élément de décoration

Banderole/bannière … euros/m²/jourCalicot pour utilisation intérieur et/ou extérieur … euros/m²Stand complet (panneaux à structure modulaire avec câblage interne, plancher technique, éclairage, petite pièce de stockage avec étagères, hauteur de +/- 2,50 mètres)

… euros/mètre linéaire/jour

Stand complet (voir ci-dessus) avec en plus un espace cuisine … euros/mètre linéaire/jourSonorisation d'un stand avec micro sans fil … euros/jourStand "parapluie" avec kit d'éclairage, largeur de +/- 3 mètres, hauteur de +/- 2,50 mètres

… euros/unité/jour

Chapiteau ou tente d'exposition en plein air … euros/m²/jourMontage d'un stand … euros/m²Démontage d'un stand … euros/m²Panneau avec éclairage, hauteur de +/- 2,50 mètres … euros/mètre linéaire/jourTirage photo – contre collage PVC (ou autre matière) 3 mm – plastification d'une photo

. de taille inférieure à 0,70 m * 1,00 m

. de taille égale ou supérieure à 0,70 m * 1,00 m… euros/unité… euros/unité

Cadre aluminium laqué pour panneaux … euros/mètre linéaireAlimentation électrique … euros/jourTapis d'exposition ignifugé … euros/m²Radiateur pour chapiteau ou tente d'exposition en plein air … euros/unité/jourExtincteur … euros/unité/jourTable … euros/unité/jourChaise … euros/unité/jourPorte-manteau sur roulettes (pour +/- 40 vêtements) … euros/unité/jourBorne d'accueil … euros/unité/jourPrésentoir pour brochures … euros/unité/jourChevalet

. chevalet simple

. chevalet imprimé… euros/unité… euros/unité

Armoire métallique fermant à clé

. petit modèle

. grand modèle… euros/unité/jour… euros/unité/jour

321

Petit réfrigérateur … euros/unité/jourProduction de kits de conférence avec inscriptions sur tous les éléments

. kit standard (mallette en tissu, stylo en plastique et conférencier en tissu incluant bloc note format A4) . moins de 50 exemplaires . 100 exemplaires . 200 exemplaires . 300 exemplaires . 400 exemplaires . 500 exemplaires et plus

. kit de prestige (mallette en cuir et conférencier en cuir, incluant bloc note format A4, stylo de prestige en métal, calculette et pochettes pour cartes de visite et CD) sur la base d'au moins 10 unités

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité

Création et fabrication de badges pour participants

. badges noir et blanc . moins de 50 unités . 100 unités . 200 unités . 300 unités . 400 unités . 500 unités et plus

. badges couleur . moins de 50 unités . 100 unités . 200 unités . 300 unités . 400 unités . 500 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Bloc-notes

. format A4 . moins de 50 unités . 100 unités . 200 unités . 300 unités . 400 unités . 500 unités et plus

. format A5 . moins de 50 unités . 100 unités . 200 unités . 300 unités

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

322

. 400 unités . 500 unités et plus

. format B5 . moins de 50 unités . 100 unités . 200 unités . 300 unités . 400 unités . 500 unités et plus

… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Création et installation d'une signalétique … euros/jourEnregistrement des sessions pour transcription ultérieure (chaque version linguistique devra être enregistrée)

… euros/langue/jour

Retranscription intégrale (mot pour mot) des discours et des débats

… euros/page

Rédaction de conclusions de conférences … euros/personne/jourImpression de chemises cartonnées61 pouvant contenir des documents de format A4

. moins de 50 unités

. 100 unités

. 200 unités

. 300 unités

. 400 unités

. 500 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Impression de programmes, annonces, dépliants, etc62.

. moins de 50 unités

. 100 unités

. 200 unités

. 300 unités

. 400 unités

. 500 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Impression laser en noir et blanc … euros/pageImpression laser en couleur … euros/pageReprographie en noir et blanc … euros/pageReprographie en couleur … euros/pageImpression en noir et blanc … euros/pageImpression en couleur … euros/pageAssemblage et mise sous pli de produits dans des sacs, chemises (fardes), enveloppes, colis, etc.

… euros/heure

Gadgets pour diffusion large avec marquage en quadrichromie63

61 Format fermé: A4+ (215 x 302 mm). Impression: full quadrichromie. Papier: intérieur 350 g/m² – couché mat. Finition: trois rabats.

62 Format ouvert: A4. Format fermé: A4 plié en trois. Impression: full quadrichromie. Papier: intérieur 135 g/m² – pelliculage mat.

63 Par exemple, les inscriptions pourraient être: le drapeau européen, "Union européenne", "Justice, Liberté et Sécurité" et l'URL de la DG JLS. Cela vaut aussi pour les vêtements à utilisation/diffusion restreinte.

323

. stylos . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. lanières . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. Pense-bête ("Post-It®") rectangulaire64

. 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. Pense-bête ("Post-It®") rond65

. 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. petits ballons gonflables . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. porte-clés . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. petite lampe de poche . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. petite calculatrice solaire . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. tapis de souris . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. sacs en papier66 deux poignés . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. sacs en plastique recyclable . 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus. sacs en tissu léger

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

64 Bloc de 50 notes, rectangulaire, dimension: +/- 10 cm * 7 cm.65 Bloc de 50 notes, rond, diamètre: +/- 7 cm.66 Pour distribuer matériels d'information et gadgets, dimension +/- 30 cm * 20 cm. Cela vaut aussi pour

les sacs en plastique et en tissu.

324

. 1 000 unités . 5 000 unités . 10 000 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Vêtements pour utilisation/diffusion restreinte avec marquage en quadrichromie sur la base d'au moins 50 unités

. casquette

. t-shirt

. polo avec col

. sweatshirt

. coupe vent

. veste chaude

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Petits drapeaux67

. 1 000 unités

. 5 000 unités

. 10 000 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Location d'un véhicule

. voiture

. minibus

. camionnette

. camion de transport (+/- 20 tonnes)

. camion pour exposition68

… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour… euros/unité/jour

Personnalisation d'un véhicule69

. voiture

. camionnette

. camion

… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Conception et réalisation d'un quiz show (+/- 10 questions) … euros/personne/jourSuivi de la couverture d'un événement par les médias70 … euros/personne/jourDuplication d'un fichier sur CD-Rom

. moins de 50 unités

. 100 unités

. 200 unités

. 300 unités

. 400 unités

. 500 unités et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Mise sous pli de lettres ou autres documents de petit format avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste ou à un service de

… euros/unité

67 Petits drapeaux en papier, dimension +/- 15 cm * 10 cm, d'un coté le drapeau européen, de l'autre côté le drapeau national.

68 Camion semi-remorque conçu pour les événements et les expositions, équipé d'un élévateur conçu pour les fauteuils roulants afin d'en permettre l'accès aux visiteurs à mobilité réduite. Podium intégré +/- 50 m², sonorisation, éclairage, espace VIP pour interviews et photos. Exemple sur le site web de la DG Emploi, Affaires sociales et Egalité des chances à l'adresse http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm.

69 Adhésivage total (côtés, l'avant et l'arrière) personnalisé. Création, production, pose et dépose incluses.70 Veille des médias (presse écrite, web, chaînes de TV et stations de radio) pendant toute la durée d’un

événement et envoi d'un rapport après l'événement.

325

courrier express (hors frais d’envoi)Confection de colis avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste ou à un service de courrier express (hors frais d’envoi)

… euros/unité

Envoi national d'enveloppes ou colis par courrier express

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgEnvoi national d'enveloppes ou colis par courrier normal

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgTransport national de colis lourds … euros/kg/kmEnvoi international (intra-UE) d'enveloppes ou colis par courrier express

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgEnvoi international (intra-UE) d'enveloppes ou colis par courrier normal

. 20 g

. 50 g

. 100 g

. 300 g

. 500 g

. 1 kg et plus

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

… euros/kgTransport international (intra-UE) de colis lourds … euros/kg/kmPortage local de petits colis … euros/unitéStockage de produits dans un lieu sécurisé … euros/m³/jourNettoyage du lieu de l'organisation d'un événement (y compris évacuation de palettes, d'emballages, etc.)

… euros/m²

326

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire71

Description Coût unitaire

… …… …… …Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

71 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

327

Volet "Campagnes de communication" (par exemple concours)

Description Coût unitaire

Personnel

. coordinateur d'un réseau

. responsable de la promotion

. téléopérateur72

. concepteur quiz

. infirmière diplômée73 (jour)

. infirmière diplômée (nuit)

. maître de cérémonie

. musicien

. guide touristique

. animateur74

Personnel site web

. directeur technique

. directeur artistique

. développeur du site

. éditeur

. ergonome

. graphiste

. webmaster

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/nuit… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour… euros/personne/jour

Achat d'un nom de domaine web … euros/unitéHébergement, support et gestion d'un site web … euros/moisBillet d´entrée pour un site ou une attraction75 … euros/unitéDéjeuner à table (eau et boissons non alcoolisées comprises) … euros/personneDéjeuner buffet (eau et boissons non alcoolisées comprises) … euros/personneCocktail (eau et boissons non alcoolisées avec cinq petits fours sucrés ou salés)

… euros/personne

Dîner (eau et boissons non alcoolisées comprises) … euros/personnePause café. café/thé, eau et jus de fruits. café/thé, eau et jus de fruits avec viennoiseries

… euros/personne… euros/personne

Panier repas … euros/personne

72 Y compris l'utilisation des outils nécessaires (téléphone, fax, e-mail).73 Pour accompagner un groupe.74 Pour animer jeux, sport, karaoké, etc.75 Musée, exposition, bowling, bus bavard, etc.

328

Objets pour utilisation restreinte avec couleur(s) et inscription(s) sur la base d'au moins 10 unités

. médailles d'or

. médailles d'argent

. médailles de bronze

. trophées 1er prix

. trophées 2ème prix

. trophées 3ème prix

. diplômes encadrés format A3

. diplômes encadrés format A4

. sacs à dos

. parapluies

. parapluies pliants

… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité… euros/unité

Taux de majoration éventuel

Description Coût unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

Eléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire76

Description Coût unitaire

… …… …… …Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

76 Dans la limite de 20 pour cent du nombre d'éléments déjà présents.

329

ANNEXE IV.3

PROJET DE CONTRAT-CADRE DU LOT 3 ET SES ANNEXES

Annexe IV.3.a: Cahier des charges 352

Annexe IV.3.b: Offre du Contractant (comprenant le bordereau de prix rempli) 353

Annexe IV.3.c: Modèle de Contrat spécifique 354

Annexe IV.3.d: Frais de voyage et de séjour du Contractant 358

Annexe IV.3.e: Garantie financière 358

Annexe IV.3.f: Power of Attorney 360

330

COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GENERALE JUSTICE, LIBERTÉ ET SÉCURITÉ

Direction Affaires générales

PROJET DE CONTRAT-CADRE DE SERVICES

CONTRAT N° … (lot 3)

La Communauté européenne (ci-après dénommée "la Communauté"), représentée par la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée "la Commission"), elle-même représentée en vue de la signature du présent Contrat par

M. Tung-Laï MARGUEDirecteurDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction A "Affaires générales"

d'une part,

et

[dénomination officielle complète]

[forme juridique officielle] (supprimer si le contractant est une personne physique ou un organisme de droit public)

[numéro d'enregistrement légal] (Supprimer si le contractant est un organisme de droit public. Pour les personnes physiques, indiquer le numéro de leur carte d'identité ou, à défaut, de leur passeport ou d'un document équivalent).

[adresse officielle complète]

[n° du registre de la TVA]

(ci-après dénommé(e) "le Contractant"), représenté(e) en vue de la signature du présent Contrat par [nom, prénom et fonction]

d'autre part,

331

SONT CONVENU(E)S

des Conditions Particulières et des Conditions Générales, ainsi que des Annexes suivantes:

Annexe I: Cahier des charges (appel d'offres n° [compléter] du [compléter])

Annexe II: Offre du Contractant (n° [compléter] du [compléter]) comprenant le bordereau de prix

Annexe III: Contrat spécifique

Annexe IV: Frais de voyage et de séjour du Contractant

Annexe V: Garantie financière

Annexe VI: Power of Attorney

qui font partie intégrante du présent Contrat (ci-après dénommé "le Contrat").

Les dispositions des Conditions Particulières prévalent sur celles des autres parties du Contrat. Les dispositions des Conditions Générales prévalent sur celles des Annexes. Les dispositions du cahier des charges (Annexe I) prévalent sur celles des Commandes et des Contrats spécifiques (Annexe III), qui elles-mêmes prévalent sur l'offre (Annexe II).

Sous réserve de ce qui précède, les différents documents formant le Contrat sont réputés s'expliquer mutuellement. Toute ambiguïté ou divergence à l'intérieur d'une même partie ou entre parties distinctes sera explicitée et corrigée par une instruction écrite de la Commission, sans préjudice des droits mentionnés à l'Article I.8 si le Contractant conteste une telle instruction.

332

I - CONDITIONS PARTICULIÈRES

ARTICLE I.1 - OBJET

I.1.1 En ce qui concerne l'audiovisuel, le Contrat a pour objet d'intéresser davantage les chaînes de télévision et les stations de radio aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité, au moyen d'actions diverses.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; les conseils en stratégie de communication de la Commission européenne vis-à-vis

des chaînes de télévision et des stations de radio et des groupes visés; la production de reportages, de documentaires, de vidéos, de VNR (Video News

Releases), de spots télévisuels et radiophoniques, de films d’animation, etc.; la duplication et l'envoi de produits; la médiatisation, c'est-à-dire la promotion en vue de leur diffusion gratuite, de

produits auprès des chaînes de télévision et/ou des stations de radio, y compris EBS (Europe by Satellite)77;

le suivi de chaque médiatisation et le rapport des diffusions générées; la duplication des produits en tout format approprié; l'organisation de conférences de presse et/ou de voyages de presse pour des

journalistes/producteurs de médias audiovisuels; la recherche de cibles, par exemple de journalistes/producteurs de chaînes de

télévision et/ou de stations de radio intéressés par les sujets européens; la médiatisation d'événements auprès des médias audiovisuels, en particulier via la

rédaction, l'impression et l'envoi de communiqués ou de dossiers de presse; le suivi des retombées des activités de l'Union européenne dans les médias

audiovisuels, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité.

En ce qui concerne les événements organisés sur le terrain, le Contrat a pour objet de sensibiliser tantôt certains groupes cibles, tantôt le grand public, aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité, au moyen d'actions diverses.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; l'organisation de conférences ou d'expositions, incluant les éléments suivants:

l'invitation des participants; la gestion des inscriptions; la gestion du transport et du logement; la gestion des repas et des pauses café; la réservation de salles (conférences) ou d'emplacements pour des stands

(expositions);77 Pour des informations sur EBS, se rendre sur le site http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm.

333

l'installation, la décoration, l'aménagement, etc. de salles ou de stands; la location de matériels, y compris des stands, des véhicules, etc.; le montage, l'installation et le démontage de matériels; la gestion de l'interprétation et de la traduction; l'enregistrement, la transcription et la traduction des paroles prononcées; l'organisation d'une conférence de presse de lancement; la conception, la fabrication, la mise sous pli et la distribution de matériels

d'information et de promotion; l'envoi de matériels; le transport de matériels; la prise de photographies; le tournage d'une vidéo; la présence de techniciens, de personnes d'accueil et de représentants du

Contractant pendant toute la durée d'un événement.

En ce qui concerne les campagnes de communication à distance78, le Contrat a pour objet de sensibiliser certains groupes cibles aux activités de l'Union européenne, en particulier mais pas uniquement, dans les domaines de la justice, de la liberté et de la sécurité, au moyen d'actions diverses.

Ces actions peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; l'achat ou la création de listes de structures potentiellement intéressées par les sujets

européens (organisations professionnelles, associations de journalistes, organisations non gouvernementales, associations de parents et d'enseignants, écoles, clubs de jeunes, colonies de vacances, centres aérés, autres types d’organisations, d'associations et de clubs, etc.);

la création et la gestion d'un réseau de partenaires nationaux contribuant à l'organisation et à la promotion d'une activité dans chacun des pays concernés;

la promotion par e-mail, fax et téléphone d'une activité auprès de cibles potentiellement intéressées;

la promotion par la distribution d'affiches et de brochures d'une activité auprès de cibles potentiellement intéressées;

la conception, la création et la gestion pendant une durée déterminée d'un site web, généralement multilingue, dédié spécifiquement à une activité;

l'achat d'adresses web; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, la gestion de

l'inscription et de la participation des participants; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, l'organisation de

jurys; dans le cas de l'organisation d'une activité telle qu'un concours, l'organisation de

cérémonies de remises des prix; la gestion de l'interprétation et de la traduction.

I.1.2 La signature du Contrat n'emporte aucune obligation d'achat pour la Commission. Seule l’application du Contrat par le biais des Commandes et des Contrats spécifiques engage la Commission.

78 Comportant néanmoins une part d'organisation sur le terrain, comme par exemple l'organisation de jurys et de remises des prix dans le cadre d'un concours.

334

I.1.3 Dès que l’application du Contrat a été demandée ou a commencé, le Contractant répond et exécute les tâches conformément à toutes les dispositions du Contrat.

I.1.4 Le Contrat ne confère au Contractant aucun droit exclusif de fournir à la Commission les services décrits à l’Annexe I.

Le Contractant est sélectionné en tant que [premier, deuxième, troisième] contractant d’un Contrat-cadre multiple (système de cascade). Les autres contractants retenus sur base de la classification établie lors de l’évaluation des offres sont:

[nom et adresse des deux autres contractants]

ARTICLE I.2 – DURÉE

I.2.1 Le Contrat entre en vigueur à la date de la dernière signature.

I.2.2 L’application ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du Contrat. L'exécution des tâches ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur de la Commande ou du Contrat spécifique.

I.2.3 Le Contrat est conclu pour une durée de 12 mois à compter de la date de son entrée en vigueur. Sauf autre indication, cette durée contractuelle et tous les autres délais mentionnés dans le Contrat sont calculés en jours calendrier.

I.2.4 Les Commandes ou Contrats spécifiques doivent être renvoyés signés avant l’expiration du Contrat correspondant.

Après son expiration, le Contrat demeure en vigueur à l’égard de ces Commandes ou Contrats spécifiques, mais au plus tard jusqu’au 6ème mois après son expiration.

I.2.5 Le Contrat peut être reconduit trois fois au maximum, chaque fois pour une durée d’une année, mais uniquement avant sa date d’expiration et moyennant l'accord exprès écrit des parties. Cette reconduction n'entraîne ni modification ni report des obligations en vigueur.

ARTICLE I.3 – PRIX

I.3.1 Le prix des prestations sera toujours calculé sur base du bordereau de prix, tel qu’il figure à l’Annexe II.

Le montant total maximum à verser par la Commission (y compris les frais de voyage et de séjour) en vertu du Contrat s'élève à 4 500 000 euros (quatre millions cinq cent mille euros) et couvre l'ensemble des tâches exécutées.

I.3.2 Les prix sont exprimés en euros.

I.3.3 Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année d'exécution du Contrat.

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A compter du début de la deuxième année de la durée contractuelle, chaque prix peut être révisé à la hausse ou à la baisse chaque année, sur demande d'une des parties contractantes, adressée par lettre recommandée au plus tard 60 jours avant la date anniversaire de la signature du Contrat. La Commission achète aux prix en vigueur à la date de signature des Commandes ou des Contrats spécifiques. Ces prix ne sont pas révisables.

Cette révision est déterminée par l'évolution de l'indice harmonisé des prix à la consommation "IPCUM": (zone euro) publié pour la première fois par l'Office des publications officielles des Communautés européennes dans le bulletin mensuel d'EUROSTAT disponible sur http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision est calculée selon la formule:

Pr = Po (Ir/Io)

dans laquelle:

Pr = prix révisé;Po = prix de l’offre initiale;Io = indice du mois correspondant à la date limite de soumission des offres;Ir = indice du mois correspondant à la date de réception de la lettre demandant

une révision des prix.

I.3.4. Outre le prix des prestations stipulé dans chaque Commande ou Contrat spécifique, les frais de voyage, de séjour et d'expédition du Contractant sont remboursés conformément à l'Article II.7, de même que les autres dépenses prévues dans le cahier des charges pendant toute l’application du Contrat. L'indemnité journalière visée à l'Article II.7.4 (d) est déterminée conformément à l'Annexe IV. En outre, les frais d'hébergement sont remboursés conformément à l'Article II.7.1 jusqu'à concurrence d'un montant maximum déterminé à l'Annexe III.

ARTICLE I.4 – APPLICATION DU CONTRAT

Lorsque la Commission a adressé une demande de produits ou de services au Contractant, elle doit recevoir une offre dans le délai qu'elle a spécifié dans sa demande, en règle générale entre 10 et 20 jours ouvrables, selon la complexité du travail, à compter de la date d'envoi de la demande par la Commission.

Si le Contractant n’est pas disponible, il communique les motifs de son refus dans le même délai et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

De même, en cas de non-respect du délai ou en cas d'un désaccord sur l'offre persistant même après discussion et négociation, le Contractant est considéré comme indisponible et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

Enfin, lorsque la Commission a adressé une Commande ou un Contrat spécifique au Contractant, elle doit le recevoir dûment daté et signé par ce dernier dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la date d'envoi par la Commission. En cas de non-respect de ce délai,

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le Contractant est considéré comme indisponible et la Commission est alors en droit d’envoyer une demande au Contractant suivant sur la liste.

ARTICLE I.5 – DÉLAIS DE PAIEMENT

Les paiements au titre du Contrat sont effectués conformément à l'Article II.4. Les règlements ne sont effectués que si le Contractant a rempli toutes ses obligations contractuelles à la date d'envoi de sa facture. Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de Commandes ou de Contrats spécifiques antérieurs n'ont pas été effectués en raison d'un manquement ou d'une faute du Contractant

I.5.1 Préfinancement

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de préfinancement.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Le Contractant pourra demander un préfinancement de 30 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

I.5.2 Paiement intermédiaire

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est inférieur à 40 000 euros

Il n'y aura pas de paiement intermédiaire.

Pour les Commandes ou les Contrats spécifiques dont le montant total est égal ou supérieur à 40 000 euros

Pour une prestation d’une durée inférieure à six mois, il n'y aura pas de paiement intermédiaire.

Pour une prestation d’une durée égale ou supérieure à six mois, le Contractant pourra demander un paiement intermédiaire de 30 % sur le montant du prix total de la prestation, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues.

Pour être valable, la demande de paiement intermédiaire du Contractant doit être accompagnée soit du rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le Contractant dispose

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d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission, le paiement intermédiaire correspondant à 30 % du montant total mentionné dans la Commande ou le Contrat spécifique, à l'exclusion des éventuels frais de voyage et de séjour du Contractant et des éventuelles dépenses imprévues, est effectué.

I.5.3 Paiement du solde

Le solde sera payé après l’exécution de la prestation par le Contractant et son acceptation par la Commission, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement.

Pour être valable, la demande de paiement du solde doit être accompagnée:

soit du rapport technique final établi conformément aux instructions de la Commande ou du Contrat Spécifique, soit de l’accusé de réception de la prestation, fourni par la Commission;

des relevés de frais remboursables au titre de l'Article II.7;

des factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la Commande ou du Contrat Spécifique auxquels elles se rapportent.

Dans le cas d’un rapport technique, la Commission dispose d'un délai de 20 jours à compter de la réception pour approuver ou refuser le rapport, et le Contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires ou un nouveau rapport.

Dans les 30 jours suivant la date d'approbation du rapport ou de l’acceptation de la prestation par la Commission, le paiement du solde correspondant aux factures concernées est effectué.

[Pour les contractants établis en Belgique, les commandes doivent comprendre la mention suivante: "En Belgique, l'utilisation de ce bon de commande vaut présentation d'une demande d'exemption de la TVA n° 450" ou une mention équivalente en néerlandais ou allemand. Le Contractant porte la mention suivante sur sa(ses) facture(s): "Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA" ou une mention équivalente en néerlandais ou allemand.]

[Pour les contractants établis en Italie, les dispositions du Contrat constituent une demande d'exemption de la TVA, à condition que le Contractant porte la mention suivante sur sa/ses facture(s): "Operazione non imponibile ai sensi dell'articolo 72, comma 3) paragrafo 3 del D.P.R. n. 633 del 26/10/1972 come modificato da ultimo dal D.L. n. 323 del 20/06/1996 convertito in Legge n. 425 dell'8/8/1996."]

I.5.4 Garantie financière

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Dans le cas d’un préfinancement supérieur à 150 000 euros (cent cinquante mille euros), une garantie financière équivalente au montant du préfinancement, fournie par une banque, un établissement financier agréé ou un tiers en faveur de la Commission sera demandée (Annexe V).

ARTICLE I.6 - COMPTE BANCAIRE

Les paiements sont effectués sur le compte bancaire du Contractant, libellé en euros, et identifié comme suit:

Nom de la banque: [à compléter]Adresse complète de l'agence bancaire: [à compléter]Identification précise du titulaire du compte: [à compléter]Numéro de compte complet, y compris les codes bancaires: [à compléter][Code IBAN: [à compléter]]

ARTICLE I.7 - DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES GÉNÉRALES

Toute communication relative au Contrat ou à son application est effectuée par écrit et mentionne le numéro du Contrat ainsi que le numéro de la Commande ou du Contrat spécifique. Les courriers ordinaires sont réputés reçus par la Commission à la date de leur enregistrement par le service responsable indiqué ci-dessous. Les communications sont envoyées aux adresses suivantes:

Pour la Commission

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction "Affaires générales"Unité "Information, Communication"A l'attention du Chef d'unitéBureau: LX 46 7/811049 BruxellesBelgique

Pour le Contractant

M./Mme […][Fonction][Dénomination sociale][Adresse officielle complète]

ARTICLE I.8 - LOI APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

I.8.1 Le Contrat est régi par le droit matériel interne belge.

I.8.2. Tout litige entre les parties résultant de l'interprétation ou de l'application du Contrat et ne pouvant être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles.

ARTICLE I.9 - PROTECTION DES DONNÉES

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Les données à caractère personnel mentionnées ou afférentes au Contrat, y compris celles relatives à son exécution, sont traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Elles ne peuvent être traitées qu'aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du Contrat par la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit communautaire. Le Contractant dispose d'un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d’un droit de rectification de ces données si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Pour toute question concernant ces dernières, le Contractant s'adresse à la Direction générale Justice, Liberté et Sécurité. Le Contractant a le droit de saisir à tout moment le contrôleur européen de la protection des données (http://www.cc.cec/dataprotectionofficer/).

ARTICLE I.10 - RÉSILIATION PAR LES PARTIES CONTRACTANTES

Chaque partie peut résilier le Contrat, de son propre gré et sans être tenue de verser la moindre indemnisation, à condition d'en informer l'autre partie avec un préavis de 2 mois. En cas de résiliation par la Commission, le droit au paiement du Contractant se limite aux services commandés avant la date de résiliation. Dès la réception de la lettre de résiliation du Contrat, le Contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis par les Conditions Particulières pour les prestations exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de 60 jours à compter de celle-ci.

ARTICLE I.11 - AUTRES CONDITIONS PARTICULIÈRES

I.11.1 Pénalités 

En cas de non-exécution des prestations à l'échéance prévue dans les Commandes ou les Contrats spécifiques, de même qu’en cas de malfaçon dans l’exécution des prestations, des pénalités financières seront appliquées selon les modalités suivantes.

En cas de retard de livraison

Une pénalité sera appliquée en fonction de la formule suivante:

[0,5 % de la valeur totale de la prestation] X [nombre de jours ouvrables de retard].

Le montant total de la pénalité en cas de retard de livraison sera plafonné à 20 % du montant de la Commande ou du Contrat spécifique. Ces pénalités seront exigibles sans mise en demeure préalable par les seuls faits du retard.

En cas de malfaçon 

En cas de malfaçon dans l’exécution des prestations après une deuxième présentation, la Commission pourra arrêter l'exécution de la Commande ou du Contrat spécifique avec le Contractant défaillant et confier la tâche au second Contractant sur la liste, puis ensuite, le cas échéant et selon la même procédure, au troisième Contractant. Dans ce

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cas, le Contractant défaillant sera tenu de rembourser toute somme qu'il aurait reçue en application de la Commande ou du Contrat spécifique.

I.11.2 Suspension des prestations

La Commission pourra dans certains cas suspendre l’attribution des prestations au Contractant défaillant.

Dès qu'un Contractant aura exécuté des prestations avec un retard dommageable pour les résultats de l’action par rapport au délai stipulé dans la Commande ou le Contrat spécifique, et à condition que ce retard ne soit pas imputable aux services de la Commission, ou qu'il aura fait l'objet d'au moins deux constats de malfaçon dans l’exécution d'une Commande ou d’un Contrat spécifique, la Commission pourra suspendre de plein droit, au moyen d'une lettre recommandée, l'attribution des trois prestations suivantes à ce Contractant.

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II - CONDITIONS GÉNÉRALES

ARTICLE II.1 - EXÉCUTION DU CONTRAT

II.1.1 Le Contractant exécute le Contrat selon les meilleures pratiques professionnelles. Le Contractant est seul responsable en ce qui concerne le respect de toutes les obligations légales qui lui sont applicables, notamment celles émanant du droit du travail, fiscal et social.

II.1.2 Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du Contrat, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les tâches confiées au Contractant doivent être exécutées, incombent exclusivement à ce dernier.

II.1.3 Sans préjudice de l'article II.3, toute référence au personnel du Contractant dans le Contrat renvoie exclusivement à des personnes participant à l'exécution du Contrat.

II.1.4 Le Contractant doit veiller à ce que toute personne prenant part à l'exécution du Contrat ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'accomplissement des tâches qui lui sont assignées.

II.1.5 Le Contractant ne peut pas représenter la Commission ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne.

II.1.6 Le Contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui lui sont confiées.Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le Contractant est tenu de préciser:

que le personnel exécutant les tâches confiées au Contractant ne peut recevoir d'ordres directs de la Commission,

que la Commission ne peut en aucun cas être considérée comme l'employeur dudit personnel et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard de la Commission aucun droit résultant de la relation contractuelle entre la Commission et le Contractant.

II.1.7 En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du Contractant travaillant dans les locaux de la Commission, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du Contractant avec le profil requis par le Contrat, le Contractant procède à son remplacement sans délai. La Commission a le droit de demander, en exposant ses motifs, le remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du Contrat dans les mêmes conditions contractuelles. Le Contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées imputable à un remplacement de personnel opéré conformément au présent article.

II.1.8 Si un événement imprévu, une action ou une omission entrave directement ou indirectement l'exécution des tâches, partiellement ou totalement, le Contractant, sans

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délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale à la Commission. Le rapport contient une description du problème, une indication de la date à laquelle il est apparu et des mesures prises par le Contractant pour respecter toutes ses obligations contractuelles. Dans un tel cas, le Contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

II.1.9 Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles conformément aux dispositions du Contrat, la Commission peut - sans préjudice de son droit de résilier ledit Contrat - réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'inexécution constatée. La Commission peut en outre appliquer des sanctions, ou des dommages-intérêts comme le stipule l'article II.16.

ARTICLE II. 2 – RESPONSABILITÉ

II.2.1 Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, la Commission ne peut être tenue pour responsable des dommages survenus au Contractant à l'occasion de l'exécution du Contrat.

II.2.2 Le Contractant est responsable des pertes, dommages et dégâts causés par sa personne lors de l'exécution du Contrat, y compris dans le cadre des sous-contrats prévus à l'article II.13. La Commission ne peut pas être tenue responsable d'actes ou de manquements commis par le Contractant lors de l'exécution du Contrat.

II.2.3 Le Contractant assume toute indemnisation en cas d'action, de réclamation ou de procédure engagée par un tiers contre la Commission à la suite de tout dommage causé par le Contractant lors de l'exécution du Contrat.

II.2.4 Lors de toute action intentée par un tiers contre la Commission, en relation avec l'exécution du Contrat, le Contractant prête assistance à la Commission. Les frais encourus à cette fin par le Contractant peuvent être supportés par la Commission.

II.2.5 Le Contractant souscrit les assurances couvrant les risques et dommages relatifs à l'exécution du Contrat requises par la législation applicable. Il souscrit les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. Une copie de tous les Contrats d'assurance concernés est transmise à la Commission, si elle le demande.

ARTICLE II.3 - CONFLIT D'INTÉRÊTS

II.3.1 Le Contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation susceptible de compromettre l'exécution impartiale et objective du Contrat. Un conflit d'intérêts peut résulter notamment d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de toutes autres relations ou tous intérêts communs. Tout conflit d'intérêts surgissant pendant l'exécution du Contrat doit être signalé sans délai et par écrit à la Commission. En cas de conflit de cette nature, le Contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour y mettre fin.La Commission se réserve le droit de vérifier que lesdites mesures sont appropriées et d'exiger, le cas échéant, que des mesures complémentaires soient prises dans le délai qu'elle prescrit. Le Contractant s'assure que les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Sans préjudice de l'article II.1, le Contractant

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remplace, immédiatement et sans exiger de la Commission une quelconque compensation, tout membre de son personnel qui serait exposé à une telle situation.

II.3.2 Le Contractant s'abstient de tout contact de nature à compromettre son indépendance.

II.3.3 Le Contractant déclare:

qu'il n'a pas fait, et s'engage à ne pas faire, d'offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du Contrat,

qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du Contrat.

II.3.4 Le Contractant répercute par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction, ainsi qu'auprès des tiers participant à l'exécution du Contrat. Une copie des instructions données et des engagements conclus à cet égard est envoyée à la Commission, si elle le demande.

ARTICLE II. 4 – FACTURATION ET PAIEMENTS

II.4.1 Préfinancement

Le Contractant constitue la garantie financière éventuellement exigée à l'article I.5.1, sous la forme d'une garantie bancaire ou d'une garantie équivalente fournie par une banque ou un établissement financier agréé (le garant), pour un montant égal à celui indiqué au même article, afin de couvrir le préfinancement prévu dans le Contrat. Cette garantie peut être remplacée par le cautionnement solidaire d'un tiers.

Le garant paie à la Commission, à sa demande, un montant correspondant aux sommes versées par elle au Contractant et non encore couvertes par des prestations équivalentes de ce dernier.

Le garant intervient en qualité de garant à première demande et ne peut exiger que la Commission poursuive le débiteur principal (le Contractant).

La garantie doit stipuler qu'elle entre en vigueur au plus tard à la date à laquelle le Contractant reçoit le préfinancement. La Commission libère le garant de ses obligations dès que le Contractant a démontré que le préfinancement concerné a été couvert par des prestations équivalentes. La garantie est conservée jusqu'à ce que le préfinancement ait été déduit des paiements intermédiaires ou du paiement du solde au Contractant. Elle est libérée le mois suivant. Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du Contractant.

II.4.2 Paiements intermédiaires

À la fin de chacune des périodes indiquées à l'Annexe I, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières:

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un rapport technique intermédiaire établi conformément aux instructions de l'Annexe I;

les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent;

les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7.

Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour:

l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou

le refuser et demander un nouveau rapport.

En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.

Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées.

II.4.3 Paiement du solde

Dans les soixante jours suivant l'achèvement des tâches décrites dans chaque commande ou Contrat spécifique, le Contractant présente à la Commission une demande officielle de paiement, accompagnée de ceux des documents suivants qui sont prévus par les Conditions Particulières:

un rapport technique final établi conformément aux instructions de l'Annexe I; les factures concernées, mentionnant le numéro de référence du Contrat et de la

commande ou du Contrat spécifique auxquels elles se rapportent; les relevés de frais remboursables au titre de l'article II.7.

Si le paiement est subordonné à la remise du rapport, à compter de sa réception, la Commission dispose du délai stipulé dans les Conditions Particulières, pour:

l'approuver, avec ou sans observations ou réserves, ou suspendre le délai et demander des informations complémentaires; ou

le refuser et demander un nouveau rapport.

En l'absence de réponse de la Commission dans le délai prescrit, le rapport est réputé approuvé. L'approbation du rapport n'emporte reconnaissance ni de sa régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.Si, après avoir refusé le document qui lui a été soumis, la Commission demande un nouveau rapport, celui-ci lui est présenté dans le délai stipulé dans les Conditions Particulières. Le nouveau rapport est également soumis aux dispositions précitées.

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ARTICLE II.5 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LES PAIEMENTS

II.5.1 Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte de la Commission.

II.5.2 Les délais de paiement stipulés à l'article I.5 peuvent être suspendus par la Commission à tout moment, par la notification au Contractant que sa demande de paiement n'est pas recevable, soit parce que la créance n'est pas exigible, soit parce qu'elle n'est pas étayée par les pièces justificatives requises. En cas de doute sur l'éligibilité de la dépense mentionnée dans la demande de paiement, la Commission peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, notamment un contrôle sur place, afin de déterminer, avant le règlement, si la dépense est éligible.

La Commission notifie cette suspension au Contractant par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent. La suspension prend effet à compter de la date d'envoi de la lettre. Le reste du délai visé à l'article I.5 recommence à courir à la levée de la suspension.

II.5.3 En cas de paiement tardif, le Contractant peut demander à bénéficier d'un intérêt de retard, au plus tard deux mois après la date de réception du paiement. L'intérêt est calculé au taux appliqué en dernier lieu par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement ("le taux de référence"), majoré de sept points de pourcentage ("la marge"). Le taux de référence applicable est celui en vigueur le premier jour du mois où le paiement est exigible. Ce taux est publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C. L'intérêt porte sur la période écoulée entre le jour calendrier suivant la date limite de paiement et la date du paiement incluse. La suspension du paiement par la Commission ne peut être considérée comme un retard de paiement.

ARTICLE II. 6 – RECOUVREMENT

II.6.1 Lorsque le total des paiements effectués est supérieur au montant effectivement dû ou lorsqu'un recouvrement est justifié aux termes du Contrat, le Contractant rembourse le montant correspondant en euros dès la réception de la note de débit, selon les modalités et dans les délais fixés par la Commission.

II.6.2 À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la somme due porte intérêt au taux mentionné à l'article II.5.3. L'intérêt est dû à compter du jour calendrier suivant la date d'exigibilité jusqu'au jour calendrier où la dette est intégralement remboursée.

II.6.3 À défaut de paiement dans le délai indiqué dans la demande de remboursement, la Commission peut, après notification au Contractant, recouvrer des créances certaines, liquides et exigibles par voie de compensation lorsque, de son côté, le Contractant détient une créance certaine, liquide et exigible sur les Communautés. Elle peut également les prélever sur la garantie, s'il en est prévu.

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ARTICLE II. 7 – REMBOURSEMENTS

II.7.1 Si les Conditions Particulières ou l'Annexe I le prévoient, la Commission rembourse les frais qui sont directement liés à l'exécution des tâches, sur présentation des pièces justificatives originales, notamment les reçus et les tickets utilisés.

II.7.2 Les frais de voyage et de séjour sont remboursés, le cas échéant, sur la base de l'itinéraire le plus court.

II.7.3 Les frais de voyage sont remboursés comme suit:

a) les voyages aériens sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet en classe économique au moment de la réservation;

b) les voyages par bateau ou par chemin de fer sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet de première classe;

c) les déplacements en voiture sont remboursés au prix d'un seul billet de train en première classe pour le même parcours et dans la même journée;

d) les déplacements en dehors du territoire communautaire sont remboursables aux conditions générales susmentionnées, sous réserve de l'accord préalable écrit de la Commission.

II.7.4 Les frais de séjour sont remboursés sur la base d'une indemnité journalière, comme suit:

a) pour les déplacements inférieurs à 200 km (aller-retour), aucune indemnité journalière n'est versée;

b) les indemnités journalières ne sont dues qu'après réception d'une pièce justificative prouvant la présence de la personne concernée au lieu de destination;

c) les indemnités journalières couvrent forfaitairement la totalité des frais de séjour, y compris le logement, les repas, le transport local, les assurances et les menues dépenses;

d) les indemnités journalières sont versées, le cas échéant, au taux stipulé à l'article I.3.

II.7.5 Le coût du transport des équipements ou des bagages non accompagnés est remboursé à condition que la Commission ait donné son autorisation écrite au préalable.

ARTICLE II. 8 - PROPRIÉTÉ DES RÉSULTATS - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET INDUSTRIELLE

Tous les résultats ou droits y afférents, notamment les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, obtenus dans le cadre de l'exécution du Contrat sont la propriété exclusive de la Communauté, qui peut les exploiter, les publier ou les céder à son gré, sans limitation géographique ou d'une autre nature, sous réserve de l'existence de droits antérieurs à la conclusion du Contrat.

ARTICLE II. 9 – CONFIDENTIALITÉ

II.9.1. Le Contractant s'engage à traiter de manière strictement confidentielle toute information et tout document liés à l'exécution du Contrat, et à ne pas les utiliser ni les

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divulguer à des tiers. Le Contractant demeure tenu par cet engagement après l'achèvement des tâches.

II.9.2. Le Contractant obtient de tous les membres de son personnel et de ses organes d'administration et de direction l'engagement de respecter le caractère confidentiel de toute information liée, directement ou indirectement, à l'exécution des tâches, et de ne divulguer à des tiers, ou d'utiliser pour leur profit personnel ou celui de tiers, aucun document ni aucune information qui n'auraient pas été rendus publics, même après l'achèvement desdites tâches.

ARTICLE II.10 - UTILISATION, DIFFUSION ET PUBLICATION D'INFORMATIONS

II.10.1 Le Contractant autorise la Commission à traiter, à utiliser, à diffuser et à publier, à toutes fins, par tous moyens et sur tous supports, les données figurant dans le Contrat ou en rapport avec ce dernier, notamment l'identité du Contractant, l'objet et la durée du Contrat, le montant versé et les rapports. Lorsqu'il s'agit de données à caractère personnel, l'article I.9 est applicable.

II.10.2 Sauf disposition contraire des Conditions Particulières, la Commission n'est pas tenue de diffuser ou de publier les documents et informations livrés en exécution du Contrat. Si elle décide de ne pas publier les documents ou informations ainsi livrés, le Contractant ne peut les faire diffuser ou publier ailleurs qu'avec l'autorisation préalable écrite de la Commission.

II.10.3 Toute diffusion ou publication par le Contractant d'informations relatives au Contrat doit être préalablement autorisée par écrit par la Commission et doit mentionner le montant versé par la Communauté. Elle précise que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du Contractant et ne constituent pas une prise de position formelle de la Commission.

II.10.4 L'utilisation d'informations dont le Contractant a eu connaissance à l'occasion du Contrat à d'autres fins que l'exécution de ce dernier est interdite, sauf autorisation préalable expresse et écrite de la Commission.

ARTICLE II. 11 - DISPOSITIONS FISCALES

II.11.1 Le Contractant est seul responsable du respect de la législation fiscale applicable. Tout manquement invalide les factures présentées.

II.11.2 Le Contractant reconnaît que la Commission est, en principe, exonérée de tous droits et taxes, notamment de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), en application des dispositions des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes.

II.11.3 A cette fin, le Contractant effectue les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les biens et services nécessaires à l'exécution du Contrat.

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II.11.4 Les factures présentées par le Contractant indiquent son lieu d'assujettissement à la TVA et mentionnent séparément les montants hors TVA et les montants TVA incluse.

ARTICLE II. 12 – FORCE MAJEURE

II.12.1 On entend par "force majeure" toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations contractuelles et qui n'a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Les défauts des équipements, du matériel ou des matériaux, leur mise à disposition tardive, les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure que s'ils sont la conséquence directe d'un cas de force majeure établi.

II.12.2 Sans préjudice de l'article II.1.8, si l'une des parties contractantes est confrontée à un cas de force majeure, elle en avertit sans délai l'autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par un moyen équivalent, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.

II.12.3 Aucune des parties contractantes n'est considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le Contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées.

II.12.4 Les parties contractantes prennent toutes mesures pour réduire au minimum les éventuels dommages.

ARTICLE II. 13 - SOUS-CONTRATS

II.13.1 Le Contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite de la Commission, conclure des sous-contrats ni faire exécuter, de facto, le Contrat par des tiers.

II.13.2 Même lorsque la Commission autorise le Contractant à conclure des sous-contrats avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant des obligations qui lui incombent envers la Commission en vertu du Contrat et il assume seul l'entière responsabilité de sa bonne exécution.

II.13.3 Le Contractant veille à ce que le sous-contrat n'affecte pas les droits et garanties dont la Commission bénéficie en vertu du Contrat, et notamment de son article II.17.

ARTICLE II. 14 – CESSION

II.14.1 Le Contractant ne peut céder tout ou partie des droits et obligations découlant du Contrat sans l'autorisation préalable écrite de la Commission.

349

II.14.2 En l'absence de l'autorisation visée au paragraphe 1 ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession effectuée par le Contractant n'est pas opposable à la Commission et n'a aucun effet à son égard.

ARTICLE II. 15 - RÉSILIATION PAR LA COMMISSION

II.15.1 La Commission peut résilier le présent Contrat, une commande en cours ou un Contrat spécifique dans les cas suivants:

a) si le Contractant est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) si le Contractant a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

c) si, en matière professionnelle, le Contractant a commis une faute grave constatée par tout moyen que la Commission peut justifier;

d) si le Contractant n'a pas rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au Contrat ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) si le Contractant fait l'objet, de la part de la Commission, de graves soupçons de fraude, de corruption, de participation à une organisation criminelle ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

f) si le Contractant ne respecte pas ses obligations stipulées à l'article II.3;g) si le Contractant s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les

renseignements exigés par la Commission pour sa participation au marché, ou n'a pas fourni ces renseignements;

h) lorsqu'une modification de la situation juridique, financière, technique ou de l'organisation chez le Contractant est susceptible, selon la Commission, d'affecter l'exécution du Contrat de manière substantielle;

i) si l'exécution des tâches prévues par une commande en cours ou un Contrat spécifique n'a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par la Commission;

j) si le Contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du Contrat;

k) si le Contractant persiste à ne pas remplir ses obligations contractuelles, même après avoir reçu une mise en demeure écrite indiquant la nature du manquement supposé et lui laissant un délai raisonnable pour y remédier.

II.15.2 En cas de force majeure, notifiée conformément à l'article II.12, chaque partie contractante peut résilier le Contrat si son exécution ne peut être assurée pendant une durée correspondant à au moins un cinquième de la durée visée à l'article I.2.3.

II.15.3 Préalablement à toute résiliation en application des points e), h) et k), le Contractant aura la possibilité de soumettre ses observations.La résiliation prend effet à compter de la date de réception de la lettre recommandée avec accusé de réception résiliant le Contrat, ou à compter de toute autre date mentionnée dans la lettre de résiliation.

350

II.15.4 Effets de la résiliation Si la Commission résilie le Contrat, une commande en cours ou un Contrat spécifique conformément au présent article, et sous réserve des autres dispositions du Contrat, le Contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des travaux. Dès la réception de la lettre de résiliation du Contrat, le Contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il établit les documents requis par les Conditions Particulières pour les tâches exécutées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation, dans un délai maximum de soixante jours à compter de celle-ci.La Commission peut exiger l'indemnisation de tout dommage occasionné et peut récupérer toute somme versée au Contractant dans le cadre du Contrat.Après la résiliation, la Commission peut engager tout autre contractant pour exécuter ou achever les travaux. La Commission est en droit de réclamer au Contractant le remboursement de tous les frais supplémentaires ainsi occasionnés, sans préjudice de tous autres droits ou garanties stipulés en faveur de la Commission dans le présent Contrat.

ARTICLE II.16 - DOMMAGES-INTÉRÊTS

Si le Contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le Contrat, la Commission peut décider de lui imposer le paiement de dommages-intérêts équivalents à 0,2 % du montant de l’achat concerné par jour calendrier de retard, et ce indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du Contractant et du droit de la Commission de résilier le Contrat. Le Contractant peut contester cette décision dans les trente jours de sa notification, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent. En l'absence de réaction de sa part ou d'annulation écrite par la Commission dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire. Ces dommages-intérêts ne sont pas appliqués s'il est prévu des intérêts en cas de retard d'achèvement. La Commission et le Contractant reconnaissent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une sanction, et qu'elle représente une compensation raisonnable des pertes susceptibles d'être occasionnées par l'inexécution des obligations.

ARTICLE II.17 - CONTRÔLES ET AUDITS

II.17.1 En vertu de l'article 142 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, la Cour des comptes européenne est habilitée à contrôler les documents détenus par les personnes physiques ou morales bénéficiant de paiements issus du budget des Communautés européennes, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

II.17.2 La Commission ou un organe externe de son choix a les mêmes droits que la Cour des comptes européenne en ce qui concerne les vérifications et les contrôles portant sur le respect des dispositions contractuelles, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

351

II.17.3 En outre, l'Office européen de lutte antifraude est susceptible d'effectuer des contrôles et vérifications sur place, conformément au règlement (CE, Euratom) n° 2185/96 du Conseil et au règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement et du Conseil, à compter de la signature du Contrat jusqu'au cinquième anniversaire du paiement du solde de la dernière application.

ARTICLE II. 18 - AVENANTS

Toute modification du Contrat doit faire l'objet d'un avenant écrit conclu par les parties contractantes. Aucun accord verbal ne peut lier les parties contractantes à cet effet. Une commande ou un Contrat spécifique ne peut être considéré comme une modification du Contrat.

ARTICLE II.19 - SUSPENSION DU CONTRAT

Sans préjudice de son droit de résiliation, la Commission peut à tout moment et pour toute raison suspendre l'exécution de tout ou partie du Contrat, des commandes en cours ou des Contrats spécifiques. Cette suspension prend effet à la date à laquelle le Contractant en reçoit notification par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen équivalent, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification. À la suite d'une suspension, la Commission peut demander à tout moment au Contractant de reprendre les travaux concernés. Le Contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension de tout ou partie du Contrat, des commandes ou des Contrats spécifiques.

SIGNATURES

Pour le Contractant,[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Pour la Commission,Tung-Laï MARGUEDirecteur

signature:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à Bruxelles, le [date]

en deux exemplaires en français.

352

ANNEXE IV.3.A: CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges qui constituera l’annexe IV.3.a du Contrat-cadre sera celui joint à cette invitation à soumissionner.

353

ANNEXE IV.3.b: OFFRE DU CONTRACTANT

(comprenant le bordereau de prix rempli)

L’offre qui constituera l’annexe IV.3.b du Contrat-cadre sera celle du soumissionnaire attributaire du marché.

354

ANNEXE IV.3.c: MODÈLE DE CONTRAT SPÉCIFIQUEContrat spécifique n° […] mettant en application le Contrat-cadre n° [...]

La Communauté européenne (ci-après dénommée "la Communauté"), représentée par la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée "la Commission"), elle-même représentée en vue de la signature du présent Contrat par

M. Tung-Laï MARGUEDirecteurDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité"Direction A "Affaires générales"

d'une part,

et

[dénomination officielle complète]

[forme juridique officielle]

[numéro d'enregistrement légal]

[adresse officielle complète]

[n° du registre de la TVA]

ci-après dénommé(e) "le Contractant"), représenté(e) en vue de la signature du présent Contrat par

[nom, prénom et fonction]

d'autre part,

355

SONT CONVENU(E)S

Article 1: Préambule

1. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé le Contrat-cadre n° [compléter] pour des prestations de services dans le domaine de l'information et de la communication. Dès sa signature par les parties, le présent Contrat spécifique sera imputé sur ledit Contrat-cadre.

[Le cas échéant:

2. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé un avenant au Contrat-cadre n° [compléter] qui renouvelle pour une période de 12 mois la durée dudit Contrat-cadre.]

[Le cas échéant:

3. En date du [date], la Commission et le Contractant ont signé un avenant au Contrat-cadre n° [compléter] qui spécifie que [compléter].]

4. Toutes les clauses et dispositions du Contrat-cadre qui ne sont pas modifiées ou annulées par les dispositions du présent Contrat spécifique, s'appliquent intégralement et de plein droit à celui-ci.

5. Ce Contrat spécifique porte sur le lot [compléter] et se base sur l'offre spécifique du Contractant datée du [date].

Article 2: Objet

1. Le Contractant s'engage, dans les conditions stipulées dans le Contrat-cadre et dans le présent Contrat spécifique, ainsi que dans leurs annexes qui en font partie intégrante, à entreprendre l'accomplissement des tâches décrites dans la demande de la Commission (Annexe 1) et reprises dans l'offre spécifique du Contractant (Annexe 2).

2. Le présent Contrat spécifique a pour objet [décrire brièvement l'objet].

Article 3: Durée

1. Le présent Contrat spécifique entrera en vigueur le jour de sa signature par la dernière des deux parties.

2. La durée des tâches ne doit pas dépasser [jours/mois]. L'exécution des tâches commence le jour d'entrée en vigueur du Contrat spécifique. Le délai d’exécution ne peut être prolongé que moyennant l’accord exprès écrit des parties avant l’expiration du délai.

[Le cas échéant:

Article 4: Rapports et documents

Les tâches poursuivies par le Contractant en exécution du présent Contrat spécifique feront l'objet de rapports établis selon les dispositions reprises en Annexe 1.]

356

[Le cas échéant:

Article 4: Réception des travaux

1. Dès que les prestations de services forfaitaires ont été achevées, la Commission délivre un procès-verbal de réception qui indique la date de réception et mentionne toute réserve éventuelle de sa part concernant les prestations.

2. Si les documents fournis comportent des erreurs, la Commission notifiera par écrit au Contractant les problèmes découverts et demandera à ce dernier de lui soumettre une version corrigée.]

Article 5: Prix et facturation

1. La Commission s'engage à verser au Contractant, en contrepartie des prestations fournies en application du présent Contrat spécifique une somme maximum de [montant en chiffres et en lettres]. Il est entendu que ledit montant couvre toutes les dépenses supportées par le Contractant en exécution du présent Contrat spécifique.

2. Outre le prix maximum mentionné au point précédent, les frais de voyage, de séjour et d'expédition du Contractant, ainsi que les éventuels imprévus, le tout jusqu’à concurrence de [montant en chiffres et en lettres], seront remboursés selon les modalités prévues au Contrat-cadre.

3. La facture devra faire référence au Contrat-cadre et à ce Contrat spécifique et, le cas échéant, au document d'acceptation des prestations.

4. L'adresse de facturation est

Commission européenneDirection générale [nom]Unité [nom]A l’attention de [nom][adresse]B – 1049 Bruxelles

Article 6: Dispositions administratives

1. Les personnes chargées de la mise en œuvre de ce Contrat spécifique sont:

Pour la Commission

- Questions administratives: [nom], Direction générale [nom], [adresse], B-1049 Bruxelles

- Questions techniques: [nom], Direction générale [nom], [adresse], B-1049 Bruxelles

Pour le Contractant

- Questions administratives: [nom] et [adresse]

- Questions techniques: [nom] et [adresse]

2. Toute communication faite dans le cadre du présent Contrat spécifique doit revêtir la forme écrite et être envoyée aux personnes concernées.

357

Article 7: Annexes

Sont annexés au présent Contrat spécifique et en font partie intégrante, les documents suivants:

Annexe 1: Description des tâches – Demande de la Commission du [date]

Annexe 2: Offre spécifique du contractant du [date]

Annexe 3: Contrat-cadre

SIGNATURES

Pour le Contractant

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Pour la Commission

Tung-Laï MARGUEDirecteur

signature:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à Bruxelles, le [date]

en deux exemplaires en [français].

358

ANNEXE IV.3.d: FRAIS DE VOYAGE ET DE SÉJOUR DU CONTRACTANT

Se référer à l'annexe II.3.d du lot 1 (p.96).

359

ANNEXE IV.3.e: GARANTIE FINANCIERE

A remplir sur le papier à en-tête de l’institution financière 

                                                            A l'attention de                                                           

Commission européenneDirection générale "Justice, Liberté et Sécurité" Direction "Affaires générales"Unité "Information, Communication"LX 46 7/81B – 1049 Bruxelles

                                                            ci-après « la Commission »  

Objet:  Garantie n°…         Garantie financière pour remboursement d'un préfinancement payable dans le cadre du Contrat spécifique n° [JLS/…] - [titre du contrat spécifique] imputé sur le Contrat-cadre n° [JLS/…] - "Assistance à la réalisation d'actions d'information et de communication sur les activités soutenues par l'Union européenne dans le domaine des politiques communautaires en général et de la justice, de la liberté et de la sécurité en particulier" – Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication" [numéros et titres à rappeler dans toute correspondance]

Nous, soussignés [nom et adresse de l’institution financière] déclarons irrévocablement par la présente, garantir sans conditions et à première demande en qualité de débiteur principal, pour le compte de

[nom et adresse du titulaire du contrat]

ci-après « le Contractant »,

au profit de la Commission, le paiement de [montant du préfinancement en euros en chiffres et en lettres], correspondant à la garantie mentionnée à l’article I.5.4 du Contrat-cadre n° [JLS/…] - "Assistance à la réalisation d'actions d'information et de communication sur les activités soutenues par l'Union européenne dans le domaine des politiques communautaires en général et de la justice, de la liberté et de la sécurité en particulier" - Lot 3 "Audiovisuel, événements, campagnes de communication", conclu entre le Contractant et la Commission, ci-après « le Contrat ». 

Si la garantie n’est pas fournie par une banque ou un organisme financier le texte de la garantie doit être adapté.

360

Le paiement sera effectué sans contestation ni procédure judiciaire, dès réception de votre première demande écrite (par lettre recommandée avec accusé de réception), déclarant que le Contractant n'a pas satisfait à l’une de ses obligations contractuelles. Nous ne retarderons pas le paiement et nous ne nous y opposerons pour aucune raison. Nous vous informerons par écrit dès que le paiement aura été effectué. Nous convenons notamment qu’aucune modification aux termes du Contrat-cadre, convenue entre la Commission et le Contractant, ne peut nous libérer de notre responsabilité au titre de cette garantie. Nous déclarons renoncer à être informés de tout changement, addition ou modification au Contrat-cadre. Nous avons pris bonne note que cette garantie financière restera en vigueur jusqu’au moment où la part que représente ce préfinancement dans le montant total du Contrat-spécifique est couverte par des paiements de la Commission et que celle-ci s’engage à restituer la garantie dans les 30 jours qui suivent ce moment.  La présente garantie est soumise au droit applicable au Contrat-cadre. Tout litige relatif à la présente garantie relève exclusivement de la juridiction compétente pour le Contrat-cadre.

La présente garantie entrera en vigueur et prendra effet dès sa signature.  

……………………..                                                          …………………………(lieu et date)                                                                       (signature)79

79 Le(s) nom(s) et qualité(s) de la (ou des) personne(s) qui signe(nt) pour le garant doivent être mentionnés en caractères imprimés.

361

ANNEXE IV.3.f: MANDAT

Accord/mandat

Modèle 1

(DÉSIGNANT L'UNE DES ENTREPRISES COMME CHEF DU GROUPE ET LUI DONNANT MANDAT)

Les soussignés,

– signataire 1 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),– signataire 2 (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),– …– signataire N (nom, fonction, entreprise, siège social, numéro de TVA),

ayant la capacité d’agir au nom de sa société,

SONT CONVENUS DE CE QUI SUIT:

(1) La Commission européenne a attribué le contrat-cadre …. («le contrat») à entreprise 1, entreprise 2, …, et entreprise N («les membres du groupe»), sur la base de l’offre conjointe soumise le …/…/…, pour la fourniture de … et/ou la prestation de services de … («les fournitures et/ou les services»).

(2) En tant que cosignataires du contrat, tous les membres du groupe:

a) sont solidairement responsables envers la Commission européenne de l’exécution du contrat;

b) respectent les conditions du contrat et veillent à la bonne exécution de leur part respective des fournitures et/ou des services.

(3) À cet effet, les membres du groupe désignent entreprise X comme chef du groupe. [N.B.: le chef du groupe doit être l'un des membres du groupe]

(4) Les paiements effectués par la Commission européenne pour les fournitures ou les services se feront sur le compte bancaire du chef du groupe. [Indiquer le nom de la banque, l’adresse, le numéro de compte, etc.].

(5) Les membres du groupe confèrent au chef du groupe tous les pouvoirs nécessaires pour agir en leur nom en ce qui concerne les fournitures et/ou les services. Ce mandat comporte notamment les tâches suivantes:

362

a) le chef du groupe signe tous les documents contractuels – y compris le contrat-cadre, les contrats spécifiques, et leurs avenants – et établit toutes les factures relatives aux fournitures ou aux services au nom des membres du groupe;

b) le chef du groupe est l’interlocuteur unique de la Commission européenne en ce qui concerne les fournitures et/ou les services faisant l'objet du contrat. Il coordonne la livraison des fournitures et/ou la prestation des services par les membres du groupe à la Commission européenne et veille à la bonne gestion du contrat.

Toute modification du présent accord/mandat requiert l’autorisation expresse de la Commission européenne.

Le présent accord/mandat expire lorsque toutes les obligations contractuelles des membres du groupe envers la Commission européenne en rapport avec les fournitures et/ou les services à assurer au titre du contrat ont cessé d’exister. Les parties ne peuvent le résilier avant cette date sans l’accord de la Commission.

Signé à …, le …/…/…

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

NomFonctionEntreprise

363