How to find a study place on your campusby Bart Valks

(Dutch readers, please scroll down)

Welcome back! In the first blog post I outlined the plan for this year’s research project: we are going to broaden our scope to Europe and the world. In order to know who we need to contact or interview, we need to determine where to look for innovative smart tools. With regard to the universities our hypothesis is that universities in northern Europe and the coasts of the United States are most likely to be innovative in this area. To this end I explored the existence of smart tools for study places on campus within the 50 top-ranked universities, according to the Times Higher Education rankings. I do this within the wider context of information provision on study places on campus, looking at what information these universities provide to find study places.

Researching tools related to study places in this stadium of the research is logical for multiple reasons. The research method used here is desk research, collecting data that is on the websites of the universities systematically. More so than other space types, universities are likely to provide information on study places on their websites. Aside from the fact that office spaces, laboratories, classrooms and meeting rooms are shared much less often between faculties, departments and/or individuals, even if this is the case this is done via internal booking and scheduling systems. In addition, studying on campus is a hot topic – research by my colleagues showed that in the Netherlands, the past ten years the universities have seen a development in which students study more on campus and in which they have made a conscious effort to support this demand.

Last year, research amongst Dutch universities showed that with regard to study places, 9 of the 13 universities give information to their students on the availability of study places with desktop PCs. One university provides information on the availability of study places without PCs by giving an indication of the occupancy of their Library building. Furthermore, almost half of the universities have booking systems in which students can book rooms for studying in groups and 3 universities have tools that facilitate self-study in classrooms and/or meeting rooms based on scheduling information. At the time only the Erasmus University did not provide one of these services to its students, but in the meantime they have developed the ‘EUR Study Rooms’ app that shows available rooms for self-study. In summary, all the Dutch universities are active with regard to smart tools to help find or book study spaces.

Left: PC availability at Radboud University. Right: Booking system for group studying at Twente University.

Let’s see how universities abroad compare. The THE top 50 universities consists mostly of US universities (25), followed by universities from the UK (7), China (4), Germany (3), Canada (3), Switzerland (2), Australia (2) and universities from Belgium, Sweden, Singapore and Japan. For each university data was collected on what information they provide for study places on campus. In this blog we will focus on two of them: room booking and real-time availability.

Let’s start with the availability of desktop PC’s: 13 out of 50 universities provide this kind of information on their websites or via apps. When divided per region the ratios are: USA 3 out of 25, Europe 4 out of 14, rest of the world 6 out of 11. The universities in Canada, Australia and Hong Kong that are on the list provide this service almost without exception.

Computer finder at McGill University

Then the self-booking systems: these are provided almost without exclusion. 44 out 0f 50 enable students to book rooms; 40 of these use self-booking systems online that show the availability of the study rooms and enable users to select a time slot of their choice. The other four universities manage the bookings via request forms. Springshare is an especially popular service provider in this category.

Example of a room booking system – Springshare @ UPenn

Some universities also allow students to book individual study places. At some universities students can submit an application to reserve study carrels. These are study places that are furnished for individual studying, and are common at US and UK universities. At Australian National University and Hong Kong University, students can reserve study places with desktop PCs in the Library.

Finally, there are two universities that show the availability of study places, seemingly also including study places without desktop PCs: at KU Leuven and Ludwig Maximilians University Munich. However, in both cases the website does not state how they determine occupancy. The total number of study places covered by these tools suggest the inclusion of all study places at those locations. Also, the University of Edinburgh is in the process of a space monitoring pilot according to their website.

Blokken in Leuven, KU Leuven.

Aside from the information provided by the universities via their websites, another development is going on: students themselves have been working on projects to provide information on availability to their peers. At Columbia University, a student lab called ADI has developed an app called Density that estimates occupancy rates based on Wi-Fi data. The developers even wrote a blog about their data and provided a number of useful visualisations! At Duke University three students have built the FreeSpace app, which allows users to find Free spaces based on a sensor network using their own sensors. A quick search teaches us that this is not a particularly unique development – at UC Davis and Bryant University students are doing the same! Bryant University even uses its lighting system to show room occupancy. See for yourself:

http://findyourfreespace.com/ - FreeSpace, Duke University http://density.adicu.com/ - Density, Columbia University https://study.space/ - Study Space, UC Davis https://www.universitybusiness.com/article/app-helps-students-find-empty-

study-space - RoomFinder, Bryant University

FreeSpace App

These examples also demonstrate a complication of student projects, however. The Density app has not been updated since last November, whilst FreeSpace and Study Space are still in the development stages according to their websites – and have been so for a few years. The RoomFinder app at Bryant University cannot be found at all, despite that the article mentions that it has gone live.

Based on the findings, a number of conclusions can be drawn. The top 50 universities do not seem to be further in the development of smart tools to help students find study places than is the case in the Netherlands. Universities in other countries offer room booking tools more often, but show the availability of desktop PCs less often than Dutch universities. Our hypothesis can be partly affirmed – some of the European universities seem to be further along in the development, however the US universities are lagging behind somewhat. Based on their work with real-time availability LMU Munich, KU Leuven and the University of Edinburgh could prove to be interesting cases. It would also be good to contact some of the student groups in the US working on the projects to hear from their experiences. That’s it for now! Suggestions or remarks are much appreciated!

Hoe vind jij studieplekken op je campus?door Bart Valks

Welkom terug! In de eerste blog heb ik uiteengezet wat het plan is voor het onderzoeksproject van dit jaar: we gaan ons blikveld verbreden naar Europa en de wereld. Omdat we te weten moeten komen wie te contacteren of te interviewen, moeten we eerst vaststellen waar te zoeken voor innovatieve smart tools. Met betrekking tot de universiteiten is onze hypothese dat universiteiten in Noord Europa en de kustregio’s van de Verenigde Staten het meest waarschijnlijk om innovatief op dit gebied te zijn. Daarom heb ik de aanwezigheid van smart tools voor studieplekken op de campus verkend bij de top 50 universiteiten, althans volgens de Times Higher Education rankings. Ik heb dit gedaan binnen een wat wijdere context van de informatievoorziening over studieplekken op de campus, om ook inzicht te krijgen in de informatie die universiteiten bieden naast of in plaats van smart tools.

Er zijn meerdere redenen om in dit stadium van het onderzoek ons op studieplekken te richten. Op dit moment wordt er van desk research gebruik gemaakt, waarbij data wordt verzameld die via de websites van universiteiten beschikbaar is. Voor studieplekken zullen universiteiten vaker informatie voorzien dan bij andere ruimtetypen het geval is. Naast het feit dat kantoren, laboratoria, onderwijszalen en vergaderzalen veel minder vaak worden gedeeld tussen faculteiten, afdelingen en individuen, wordt dat via interne systemen gedaan als dat wel het geval is. Daarnaast is studeren op de campus een ‘hot topic’ – onderzoek van mijn collega’s geeft aan dat in Nederland studenten meer op de campus studeren dan tien jaar geleden, en waarin universiteiten bewust kiezen om deze ontwikkeling te ondersteunen.

Vorig jaar liet het onderzoek onder Nederlandse universiteiten zien dat voor studieplekken 9 van de 13 universiteiten (excl. Open Universiteit) informatie verstrekten over de beschikbaarheid van PC werkplekken. Een universiteit gaf informatie over studieplekken zonder PC’s door een indicatie van de drukte te geven in de bibliotheek – m.b.v. camera’s. Daarnaast hadden 6 van de 13 universiteiten boekingssystemen waarmee studenten lokalen konden boeken om in groepen te studeren, en 3 van de 13 universiteiten hadden tools waarmee zelfstudie werd gefaciliteerd in kleine onderwijsruimten of zelfs in vergaderzalen op basis van roosterinformatie. Op dat moment was bood alleen de Erasmus Universiteit geen van deze diensten aan, maar inmiddels hebben zij de ‘EUR Study Rooms’ app ontwikkeld waarmee ze beschikbare ruimten voor zelfstudie laten zien. Kort samengevat zijn alle Nederlandse universiteiten actief bezig met smart tools voor het vinden of boeken van studieplekken.

Links: Actuele bezetting bij Radboud University. Rechts: Web Room Booking bij Twente University.

Nu naar de universiteiten in het buitenland. De THE top 50 universiteiten bestaat grotendeels uit Amerikaanse universiteiten (25), gevolgd door universiteiten uit het Verenigd Koninkrijk (7), China (4), Duitsland (3), Canada (3), Zwitserland (2), Australië (2) en universiteiten uit België, Zweden, Singapore en Japan. Voor elke universiteit is data verzameld over de informatie die zij over studieplekken op hun campus verstrekken. In deze blog richten we ons op twee soorten informatie: reserveringen van ruimten en real-time beschikbaarheid van (PC) werkplekken.

Eerst de beschikbaarheid van werkplekken met PCs: 13 uit 50 universiteiten bieden deze informatie aan via hun website of via een app. Per regio zijn de verhoudingen als volgt: VS 3 uit 25, Europa 4 uit 14, overig 6 uit 11. De universiteiten uit Canada, Australië en Hong Kong bieden deze dienst aan bijna zonder uitzondering.

Computer finder, McGill University

Dan naar zelfboekingssystemen: deze worden bijna zonder uitzondering aangeboden. 44 uit 50 universiteiten maken het voor studenten om kleine ruimten te boeken; 40 gebruiken hiervoor zelfboekingssystemen waarin de beschikbaarheid van de ruimten wordt weergegeven en waar gebruikers een ruimte en tijdstip kunnen kiezen. De andere vier universiteiten beheren hun boekingen via formulieren. Springshare is een bijzonder populaire aanbieder in deze categorie.

Voorbeeld van een zelfboekingssysteem – Springshare @ UPenn

Sommige universiteiten laten studenten ook individuele werkplekken boeken. Bij deze universiteiten kunnen studenten een verzoek indienen om zogenaamde ‘study carrels’ te reserveren: dit zijn werkplekken of zelfs aparte ruimten voor individuele zelfstudie. Dit is alleen bij universiteiten in het Verenigd Koninkrijk en de VS het geval. Bij Australian National University en Hong Kong University kunnen studenten studieplekken met PCs reserveren in de bibliotheek.

Ten slotte zijn er twee universiteiten die de beschikbaarheid van studieplekken laten zien, waarbij ze ogenschijnlijk ook studieplekken zonder PC meenemen: dit is bij de KU Leuven en de Ludwig Maximilians Universiteit in München. In beide gevallen geeft de website niet aan hoe ze benutting meten; de totale aantallen studieplekken die worden aangegeven, doen echter wel vermoeden dat alle studieplekken meegenomen worden. Verder is ook de Universiteit van Edinburgh bezig om een pilot te doen op het gebied van bezetting- en benutting monitoren, zo is op hun site te vinden.

Blokken in Leuven, KU Leuven.

Naast de informative die de universiteiten zelf verstrekken, is er nog een andere ontwikkeling gaande: studenten zijn zelf bezig om via projecten informatie over de beschikbaarheid van studieplekken aan hun medestudenten te voorzien. Bij Columbia University heeft een studentenlab genaamd ADI een app ontwikkeld genaamd Density, waarmee de benutting van gebouwen per verdieping wordt ingeschat op basis van Wi-Fi data. De ontwikkelaars hebben zelfs een blog geschreven over hun data met daarbij aantal mooie visualitaties! Bij Duke University hebben drie studenten de FreeSpace app gebouwd, waarmee gebruikers beschikbare ruimten kunnen vinden. Het werkt op basis van een sensornetwerk met zelf ontwikkelde sensoren. Een snelle zoektocht leert dat dit ook bij andere universiteiten gaande is – bij UC Davis en Bryant University doen studenten hetzelfde! Bryant University geeft zelfs aan hun verlichtingssysteem als bron te gebruiken.

Zie de volgende links:

http://findyourfreespace.com/ - FreeSpace, Duke University http://density.adicu.com/ - Density, Columbia University https://study.space/ - Study Space, UC Davis https://www.universitybusiness.com/article/app-helps-students-find-empty-

study-space - RoomFinder, Bryant University

FreeSpace App

Deze voorbeelden laten echter ook een moeilijkheid zien van studentenprojecten. De Density app is niet meer bijgewerkt sinds November, terwijl FreeSpace en Study Space nog steeds in de ontwikkelfases zitten volgens de websites – en dat is al een aantal jaar zo. De RoomFinder app van Bryant University is zelfs helemaal niet te vinden, ondanks dat deze volgens het nieuwsbericht al live is gegaan.

Op basis van de bevindingen kunnen een aantal (voorlopige) conclusies getrokken worden. De top 50 universiteiten lijken niet verder in de ontwikkeling van smart tools te zijn dan de Nederlandse universiteiten voor zover het over smart tools voor studieplekken gaat. Universiteiten in andere landen gebruiken vaker zelfboekingssystemen, maar laten minder vaak de beschikbaarheid van studieplekken met PCs zien dan de Nederlandse universiteiten. Op basis van hun werk met real-time beschikbaarheid lijken KU Leuven, LMU München en de Universiteit van Edinburgh interessante cases. Het zou ook goed zijn om een aantal studentengroepen te contacteren die zelf apps hebben gebouwd om van hun ervaringen te leren. Dat is het voor nu – suggesties of opmerkingen worden op prijs gesteld!