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MODELO DE GESTIÓN DE EXCELENCIA MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

MAYO 2019This publication was produced for review by the United States Agency for International Development. It was prepared by PROJUSTICIA, Management Systems International, A Tetra Tech Company.

MODELO DE GESTIÓN DE EXCELENCIAMANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

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responsibility of the Management Systems International and do not necessarily reflect the views of USAID or the United States Government.

ÍNDICE1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE EXCELENCIA 1

1.1. FUENTES DE REFERENCIA 11.2. ¿EN QUÉ CONSISTE EL AUTODIAGNÓSTICO? 11.3. ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA HERRAMIENTA 11.4. USO DE BASE DE DATOS 3

2. PROCESO DE PREPARACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA 3

2.1. ALCANCE DEL CONTENIDO DE LA HERRAMIENTA SEGÚN EL TIPO DE INSTITUCIÓN 32.2. PREPARACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO 42.3. GESTIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTA 4

3. PROCESO DE APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA 53.1. SENSIBILIZACIÓN SOBRE EL AUTODIAGNÓSTICO Y SU PROPÓSITO 53.2. SESIONES DE TRABAJO 6

4. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA 74.1. GENERACIÓN DE RESULTADOS 84.2. METÓDO DE CÁLCULO DE LOS RESULTADOS 84.3. USO CÍCLICO DE LA HERRAMIENTA 104.4. PRIORIZACIÓN DE ACCIONES 114.5. ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO 14

5. CONSIDERACIONES FINALES 15ANEXOS I

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE EXCELENCIA

La herramienta de autoevaluación del Modelo de Gestión de Excelencia (en adelante “la herramienta” o “el instrumento”) permite a las instituciones evaluar la calidad de sus operaciones, tomando en cuenta dos aspectos: las actividades que desarrolla (agentes) y el impacto que consiguen dichas actividades (resultados). Al mismo tiempo, este diagnóstico participativo promueve la apropiación de los procesos internos por parte de los miembros de la institución, pues se desarrolla a partir de mecanismos colaborativos que permiten intercambiar información y fomentan la autovaloración del estado en la que se encuentra cada área que la integra.

1.1. FUENTES DE REFERENCIA El diseño de la herramienta se basa en los siguientes instrumentos:

Human and Institutional Capacity Development Handbook (HICD): Es un modelo que establece procesos para identificar las causas de las brechas en el desempeño de las organizaciones. Adicionalmente, propone una amplia gama de soluciones para la mejora continua del desempeño.

Modelo de Gestión de Excelencia (MGE): Un modelo de gestión es un esquema o marco de referencia para la administración de una entidad, que sirve para desarrollar sus políticas y acciones, a través del cual pretende alcanzar sus objetivos. El MGE permite identificar las áreas de rendimiento que se pueden fortalecer, así como los métodos que se deben desarrollar para abordar las temáticas prioritarias, mejorar la transparencia y la claridad, así como optimizar el acceso y reducir la acumulación de casos. Es decir, la gestión de excelencia institucional es un proceso de identificación, satisfacción y superación de expectativas y necesidades de todos los grupos relacionados con la institución y los servicios que prestan.

Modelo chileno de Gestión de Excelencia: Este documento, administrado y difundido por el Centro Nacional de Productividad y Calidad de Chile (ChileCalidad), sirvió como base para el diseño de la herramienta.

1.2. ¿EN QUÉ CONSISTE EL AUTODIAGNÓSTICO?El autodiagnóstico es un mecanismo que permite a una institución identificar sus fortalezas y áreas de oportunidad a partir de la experiencia de sus colaboradores y colaboradoras. Es importante mencionar que la herramienta de autodiagnóstico:

No es un diagnóstico específico de una unidad o área en particular. Se trata de un diagnóstico institucional.

No responde cómo se deben solucionar las problemáticas; las detecta y genera condiciones para su priorización posterior.

1 | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

No es un modelo de calidad, aunque toma muchas referencias de la norma ISO 9001:2015.

Se basa en el conocimiento técnico e institucional de las personas que responden.

1.3. ELEMENTOS PRINCIPALES DE LA HERRAMIENTALa herramienta cuenta con ocho dimensiones, que son las categorías principales que articulan el contenido de la herramienta.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | 2

Estudia el grado de cumplimiento de los procesos de planeación conforme los requisitos establecidos en la normatividad vigente sobre la materia o la necesidad de su creación, así como el involucramiento

de las y los colaboradores en el diseño de los planes de mejora de dichos procesos. Además, identifica los mecanismos de coordinación

de la institución con otros actores.

Planeación y liderazgo

Evalúa el grado de cumplimiento de la institución de los procesos fundamentales con base en estándares de calidad claros, en particular: ingreso de causas penales, su tramitación, comunicaciones judiciales

penales, audiencias, así como resoluciones, amparos, recursos y otros. Además, identifica las acciones de mejora continua de dichos procesos.

Procesos

Analiza aspectos relacionados con la administración del personal, incluyendo los procesos de reclutamiento, selección, capacitación,

desarrollo profesional, evaluación del desempeño individual, esquemas disciplinarios y procesos de separación laboral.

Carrera judicial

Analiza los mecanismos de atención y comunicación con el ciudadano, incluyendo la recepción y atención a quejas, sugerencias y

felicitaciones. Asimismo, realiza un diagnóstico sobre los instrumentos de evaluación de los servicios para la ciudadanía.

Orientación ciudadana

Identifica si la institución cuenta con un sistema de evaluación del desempeño institucional y determina la calidad de sus indicadores y de la información que se captura para su medición. Asimismo, evalúa los

mecanismos de monitoreo y control.

Información, monitoreo y control

Diagnóstica el estado de los mecanismos de planeación y control de los recursos humanos, físicos, materiales y tecnológicos de la institución, así como las políticas y procesos de gestión de los mismos. Además,

identifica si la institución cuenta con herramientas para generar y administrar el conocimiento generado.

Recursos

La herramienta busca desagregar de lo general a lo particular los distintos componentes que integran a la institución, en primer término, a partir de las dimensiones antes señaladas. Estas dimensiones son divididas en distintas áreas denominadas subdimensiones. Asimismo, para continuar en una particularización lógica, cada subdimensión se integra por diversos ámbitos. La división entre subdimensiones y ámbitos está dada en función del nivel de detalle de cada uno. Por último, los ámbitos son valorados en función del cumplimiento de diferentes criterios.

1.4. USO DE BASE DE DATOSComo parte de los componentes de la herramienta se incluye una base de datos, que contiene todas las respuestas que las y los usuarios proporcionaron. La información contenida en esta base de datos se encuentra disponible para que la institución la utilice de la forma que considere más adecuada para contribuir a los procesos de mejora interna.

2. PROCESO DE PREPARACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA

En este apartado se exponen las consideraciones que deben tomarse en cuenta para preparar el proceso de aplicación de la herramienta al interior de la institución. Estos pasos contribuirán a que dicho proceso se realice de forma ordenada y permitirán maximizar su impacto. La aplicación estará a cargo de la persona responsable del Programa de Evaluación de la Gestión Institucional (en adelante “el/la responsable”), conforme a lo acordado por el/la titular del programa de USAID Projusticia y el máximo representante del estado donde se ubique la


Evalúa los procesos del área de informática de la institución, así como los recursos materiales y humanos con los que cuenta para llevar a

cabo sus funciones. Además, identifica si el área cuenta con procesos especiales para la gestión de casos y la coordinación con otras

instituciones.

Tecnologías de la información y la comunicación

Evalúa el nivel de compromiso de la institución con la generación de espacios que permitan garantizar la perspectiva de género, la igualdad

de oportunidades y la interculturalidad. Asimismo, identifica si la institución cuenta con protocolos que prevengan y actúen frente a la discriminación o violencias de género en el ambiente laboral y en las

actuaciones judiciales.

Integridad y ética

institución en cuestión. El/la responsable debe conocer la institución de forma integral, así como sus procesos, para facilitar la puesta en marcha del ejercicio.

2.1. ALCANCE DEL CONTENIDO DE LA HERRAMIENTA SEGÚN EL TIPO DE INSTITUCIÓN

La herramienta se puede adaptar en función de las necesidades y capacidades de la institución que lleve a cabo el autodiagnóstico. Para conocer qué elementos del instrumento que deberían aplicarse, se deben tomar en cuenta las siguientes variables:

Las necesidades inmediatas de la institución; El tiempo destinado para la aplicación de la herramienta; y La complejidad en la composición de la institución.

Una vez que se han identificado las variables, es posible determinar si se deben aplicar las ocho dimensiones de la herramienta o sólo algunas de ellas. Es posible aplicar únicamente subdimensiones específicas de la herramienta. Lo anterior, permite realizar un autodiagnóstico focalizado a las necesidades de la institución. La implementación de la herramienta de forma parcial tiene una duración más acotada e involucra la participación de un menor número de actores.

2.2. PREPARACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJOLa agenda de trabajo debe ser coordinada por el/la responsable de la aplicación de la herramienta. Para dar seguimiento a esta agenda, dentro de la herramienta se encuentra habilitada una pestaña denominada “Agenda”, en la que se registran las personas que van a participar en el llenado de los criterios. Dicha opción se vincula con la pestaña “BD respuestas”, que funciona como base datos, lo que permite contar con un mecanismo de seguimiento sobre quiénes participan en el llenado del instrumento. Esto resulta útil para la etapa de elaboración de un plan de mejora.

Ilustración 1. Sección “Agenda” de la herramienta


La selección de las personas o grupos para responder a los criterios es responsabilidad de la institución y debe(n) cumplir, por lo menos, las siguientes condiciones:

Contar con conocimiento específico sobre el área que se autodiagnosticará; y Conocer el funcionamiento general de la institución.

Se sugiere calendarizar las reuniones con las personas o grupos que responderán la herramienta con suficiente tiempo de anticipación, de tal forma que todos puedan contar con los insumos necesarios para preparar su participación. Asimismo, esto permitirá planificar el tiempo que durará el llenado de la herramienta, el análisis de la información y la presentación de los resultados. En el mismo sentido, el/la responsable debe elaborar un documento que contenga: (i) horarios de las sesiones de trabajo; (ii) horarios para descansos y comidas; (iii) objetivo y contenido de la sesión de trabajo; y (iv) participantes de la sesión.

2.3. GESTIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTASe recomienda que el/la responsable sostenga una reunión introductoria con las personas encargadas de la toma de decisiones al interior de la institución. Esta reunión tiene como objetivo presentar la herramienta y establecer expectativas claras sobre sus alcances. Además, busca lograr que los niveles gerenciales de la institución se involucren activamente en el uso cíclico de la herramienta.

En esta reunión, el/la responsable debe poner énfasis en la vocación de autodiagnóstico de la herramienta y resaltar que no se trata de una auditoría. El autodiagnóstico busca:

1. Generar un proceso de reflexión al interior de la institución sobre sus capacidades; e

2. Incentivar la apropiación por parte de las y los colaboradores de los resultados obtenidos y del plan de mejora.


Asimismo, en esta reunión, el/la responsable debe señalar que el instrumento se basa en las herramientas mencionadas en el apartado 1.1 de este manual. Dichas herramientas deben estar disponibles durante la reunión en caso de que alguna de las personas asistentes requiera información adicional. Además, el/la responsable debe determinar con las y los asistentes las consideraciones logísticas del proceso de aplicación de la herramienta, tales como:

duración de las sesiones de trabajo; espacios físicos para la implementación de la herramienta; material necesario; y número de participantes.

Es importante que el material para las sesiones de trabajo sea elaborado con anticipación. En caso de que se realicen sesiones grupales, el/la responsable debe contar con material para que las y los participantes puedan expresar sus respuestas, por ejemplo: juegos de tarjetas con las posibles respuestas (fichas).

3. PROCESO DE APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA El proceso de aplicación de la herramienta contempla la realización de sesiones de trabajo con las personas o grupos encargados del llenado de los criterios que componen dicha herramienta. Este proceso se divide en dos apartados principales: (i) la sensibilización sobre el impacto del autodiagnóstico y su propósito para el desarrollo de la institución; y (ii) la realización de las sesiones de trabajo.

3.1. SENSIBILIZACIÓN SOBRE EL AUTODIAGNÓSTICO Y SU PROPÓSITOComo parte del proceso de autodiagnóstico, es importante que el/la responsable sensibilice a las y los participantes sobre el impacto de este ejercicio en la institución. Este es un ejercicio que permite contar con insumos para fortalecer sus capacidades y conocer la percepción que tienen las y los colaboradores sobre el desempeño de la misma. Destinar un espacio para la sensibilización de las y los colaboradores también contribuye a la apropiación de la herramienta y del seguimiento de los resultados por parte de quienes están involucrados(as) directamente en las actividades de la institución. Se recomienda que este ejercicio se lleve a cabo después de la reunión de la persona responsable con las y los tomadores de decisiones de la institución y previo a la realización de las sesiones de trabajo.

En el ejercicio de sensibilización, el/la responsable debe comunicar a las y los participantes que la aplicación de la herramienta de autodiagnóstico no es una evaluación externa o una auditoría. Esto permitirá que las y los participantes se sientan en confianza cuando respondan la herramienta, pues sabrán que es un ejercicio de reflexión interna y de autocrítica que generará insumos para tomar mejores decisiones al interior de la institución. Este


espacio es idóneo para presentar de forma general el contenido de la herramienta a las y los participantes.

3.2. SESIONES DE TRABAJOSe recomienda que el/la responsable de implementar la herramienta informe a las personas o grupos que participarán en su llenado sobre la composición de las sesiones de trabajo. Se pueden utilizar dos tipos de facilitación en dichas sesiones: individuales y grupales. En función del tipo de facilitación, las reuniones se estructurarán de la siguiente forma:

Individuales:

Grupales:

En el paso 3 de las sesiones grupales, es recomendable que el/la responsable distribuya entre las y los participantes un juego de respuestas impresas. Las y los participantes mostrarán, todos al mismo tiempo, la respuesta que consideren adecuada. Esta dinámica busca que las respuestas de las y los participantes no estén condicionadas a las del resto de los integrantes del grupo. Es fundamental mantener una dinámica horizontal y participativa para mitigar tensiones en grupos en los que participan integrantes de diferentes niveles de la jerarquía


1 Se exponen los componentes que deberá responder la persona;

1I

III

IV

Se abre una sesión de preguntas y respuestas sobre el contenido de los componentes de la herramienta; Se pregunta criterio por criterio la respuesta que se considera adecuada; y Se asienta en la herramienta la respuesta seleccionada para el criterio en cuestión.

1

II

III

IV

Se exponen los componentes que deberá responder el grupo;

Se abre una sesión de preguntas y respuestas sobre el contenido de los componentes; componente por componente la respuesta que Se pregunta criterio por criterio a las y los integrantes del grupo la respuesta que consideran adecuada;En caso de no existir acuerdo en la respuesta, se abre un espacio para la discusión hasta que el grupo alcance un consenso al respecto; y

V Se asienta en la herramienta la respuesta consensada para el criterio

La sensibilización es un recurso que no se agota en su totalidad en esta etapa de la aplicación de la herramienta. Durante las sesiones de trabajo, el/la responsable puede

utilizar este recurso cuando lo considere o identifique que las contribuciones de las y los participantes no abonan al

cumplimiento del objetivo de la herramienta.

organizacional. Los pasos descritos deben repetirse hasta que se hayan respondido todos los criterios responsabilidad del área o persona designada.

En la Ilustración 2 se muestran las opciones de respuesta disponibles para los criterios: “muy alto”, “alto”, “medio” y “bajo”. Dichas opciones, en orden descendente, responden al nivel de avance del criterio al interior de la institución de acuerdo con la percepción de los participantes.

Ilustración 2. Llenado de los criterios

En la Ilustración 3 se señalan los tipos de solución propuestos para cada uno de los criterios: (i) tecnológicas; (ii) capacitación; (iii) recursos humanos; (iv) recursos materiales; (v) innovación; (vi) liderazgo; y (vii) normativo. Cuando se realicen las sesiones de trabajo, además de indicar el nivel de avance para cada criterio, las y los participantes también deberán responder que solución consideran más adecuada.

Ilustración 3. Tipo de solución

4. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA


Si el grupo no llega a un consenso sobre la respuesta a algún criterio, el/la responsable puede realizar preguntas que redireccionen el rumbo de la discusión. Si la persona responsable lo considera necesario, la discusión de algún

criterio puede ser pospuesta para otro momento.

En esta sección se describe el proceso para la generación de resultados con base en la información obtenida en la aplicación de la herramienta, así como el método de cálculo de los resultados. Adicionalmente, se expone el uso cíclico que se debe dar a los resultados en el marco de los procesos de mejora continuos que lleven a cabo las instituciones.

4.1. GENERACIÓN DE RESULTADOSLa herramienta permite generar resultados en diferentes niveles: globales, por dimensión, por subdimensión y por ámbito. Estos niveles de desagregación facilitan el análisis de los resultados, su priorización y el diseño de un plan de mejora en función de las necesidades específicas de cada una de las áreas de la institución. En la Ilustración 4 se puede observar un ejemplo de los resultados que genera la herramienta a nivel global y por dimensiones. Estos resultados proporcionan información útil sobre las capacidades generales de la institución y facilitan la identificación de las dimensiones que requieren atención prioritaria.

Ilustración 4. Ejemplo de resultados globales

En la Ilustración 5 es posible observar un ejemplo de presentación de resultados por dimensión y desagregado por nivel de avance para cada uno de los ámbitos que lo integran. Lo anterior proporciona insumos a la institución para identificar adecuadamente las áreas que requieren acciones para su fortalecimiento. La institución puede consultar la información sobre los ámbitos y criterios específicos de dichos elementos para atender brechas específicas y establecer acciones concretas, por ejemplo: elaboración de protocolos, ajuste de proceso, entre otros. Para aquellas instituciones en las que se aplique parcialmente el instrumento, esta presentación de los resultados es idónea, pues facilita la atención focalizada.

Ilustración 5. Ejemplo de resultados por dimensión


4.2. METÓDO DE CÁLCULO DE LOS RESULTADOSEl método de cálculo se compone de dos elementos:

1. Resultados por nivel: para obtener el resultado de cada uno de los niveles de la herramienta (dimensión, subdimensión y ámbito) se deben tener los resultados del nivel inferior primero. Por ejemplo, si se quiere saber el resultado de una dimensión en particular, debemos tener primero el resultado de todas las subdimensiones que integran esa dimensión. En el caso del resultado de una subdimensión, se deben tener los resultados de todos los ámbitos que la integran. Los resultados se calculan promediando los elementos que lo conforman, de esta manera el resultado de una subdimensión corresponde al promedio de todos los ámbitos que lo integran y lo mismo sucede entre el resultado de las dimensiones y sus subdimensiones.

Puesto que se trata de una metodología que calcula promedios de los diferentes niveles para llegar al resultado de la dimensión, el resultado es distinto al que se obtiene de calcular únicamente el promedio de los ámbitos que integran una dimensión. En otras palabras, se trata de un resultado a nivel de dimensión que surge del promedio entre los ámbitos para obtener el resultado de las subdimensiones y luego del promedio de las subdimensiones para obtener el resultado de la dimensión, es decir, el promedio del promedio. Un cálculo de esta naturaleza se traduce en que cada dimensión está integrada por un distinto volumen de subdimensiones y que cada subdimensión se integra por un diverso número de ámbitos.

2. Cálculo de resultado por ámbito: como se mostró anteriormente, para obtener los resultados de cualquier nivel de la herramienta, se debe tener el resultado para cada uno de los ámbitos. Por ello, se ha definido que cada ámbito posee un valor óptimo de cumplimiento al 100%. Este valor se da cuando todos los criterios que se evalúan en ese ámbito sean respondidos como “muy alto”. Por ejemplo, si un ámbito se integra por cinco criterios y estos cinco son evaluados con un nivel “muy alto”, el resultado de este ámbito será del 100%.

¿Qué ocurre entonces cuando los criterios se evalúan con otras respuestas? Para responder la pregunta anterior es necesario explicar que la herramienta


efectúa una transformación de las respuestas a valores numéricos de acuerdo con el tipo de respuesta como se muestra en la siguiente tabla:

De

esta manera el método de cálculo de los resultados de un ámbito responde a la siguiente fórmula:

Valor ámbito = Suma de los valores numéricos de todos los criterios del ámbito x 100%

(Cantidad total de criterios que componen el ámbito x 3)

Siguiendo con el ejemplo anterior sobre el ámbito con cinco criterios, existen casos en que las respuestas a los criterios son diversas y no únicamente “muy alto”, como se había planteado anteriormente. En la siguiente tabla se ilustra este nuevo caso:

Para este ejemplo, se calculará el porcentaje de resultado del ámbito, donde la suma total de los valores numéricos obtenidos de la transformación de las respuestas es: 3+0+2+1+2=8. De esta forma, para este ámbito, el puntaje máximo que se puede obtener es de 15, ya que se tienen 5 criterios con un puntaje máximo de 3 puntos cada uno. Si el puntaje obtenido fue de 8 puntos y el puntaje máximo es de 15, la división de estos dos valores nos dará el resultado del ámbito.


TABLA 1. VALORES NUMÉRICOS PARA LAS RESPUESTAS

RESPUESTA VALOR NUMÉRICO

Muy alto 3

Alto 2

Medio 1

Bajo 0

TABLA 2. EJEMPLO DE RESPUESTAS CON VALORES DIVERSOS

CRITERIO RESPUESTA VALOR NUMÉRICO

Criterio 1 Muy alto 3

Criterio 2 Bajo 0

Criterio 3 Alto 2

Criterio 4 Medio 1

Criterio 5 Alto 2

Por lo tanto, el resultado del ámbito es: 0.53333, lo que multiplicado por un 100% es: 53.3%.

4.3. USO CÍCLICO DE LA HERRAMIENTALos resultados obtenidos a través de la implementación de la herramienta sirven como insumos para la generación periódica de estrategias orientadas al fortalecimiento de capacidades al interior de la institución y para la priorización de las brechas sobre las que la es necesario trabajar. En la Ilustración 6 se señalan las fases que componen el ciclo para el uso de la herramienta.

Ilustración 6. Uso cíclico de la herramienta

Como parte de la vocación cíclica de la herramienta, se espera que la institución se apropie de sus contenidos y sea capaz de replicar su aplicación de forma sistemática como parte de las estrategias de mejora continua internas.

4.4. PRIORIZACIÓN DE ACCIONESLa priorización de acciones permite a la institución tomar decisiones informadas. Para ello, se encuentran habilitadas diferentes opciones en la herramienta. En la pestaña “Priorizar dimensiones”, se encuentra disponible una tabla para que la institución asigne el nivel de relevancia que considera pertinente para cada una de las ocho dimensiones. Para ello, como se observa en la Ilustración 7, es necesario completar la columna “Nivel de relevancia” con un número del uno al ocho, en donde uno es el nivel más bajo de relevancia y ocho el más alto. La herramienta multiplica automáticamente dicho número por un factor de relevancia predeterminado, lo que da como resultado el ponderador para cada dimensión (en términos porcentuales). Dichos resultados también aparecen de forma de gráfica dentro de la misma pestaña.

Ilustración 7. Definición de ponderadores por dimensión


Para la definición más detallada de las prioridades de la institución, es necesario seguir los pasos que se describen a continuación.

En la pestaña “Priorizar criterios” se encuentra disponible una tabla como la que se muestra en la Ilustración 7. A diferencia de dicha tabla, en esta última se asigna un nivel de importancia a seis variables que impactarán a la matriz de priorización y en el diseño del plan de mejora: (i) autoevaluación; (ii) costo (iii) tiempo; (iv) impacto; (v) capacidad propia; y (vi) planeación. Los valores que se pueden asignar van del uno al seis. Estos valores se multiplican por un factor predeterminado que arroja como resultado el ponderador de importancia en términos porcentuales. Como sucede con la tabla anterior, la herramienta también presenta los resultados de forma gráfica.

La correspondencia de los valores (1-6) a los niveles de prioridad es definida por la institución en función de sus necesidades. Para ello, en la misma pestaña se encuentra habilitada una tabla en la que, de forma manual, se pueden anotar los rangos que se desea tenga cada una de las categorías. En la Ilustración 8 se muestra un ejemplo de rangos.

Ilustración 8. Ejemplo de rangos para las categorías de prioridad

Como se ha mencionado, en la herramienta se encuentra disponible una matriz de priorización (en la pestaña “Matriz de priorización”). Esta matriz sistematiza la información de los 96 ámbitos que se recolectó mediante la aplicación de la herramienta. Como se muestra en la Ilustración 9, las columnas señaladas en color azul claro se completan de forma automática con las respuestas que se han proporcionado previamente en la herramienta. El resto de las columnas (en blanco)


y la columna de autoevaluación se encuentran condicionadas particularmente a los ponderadores que se calcularon en la pestaña “Priorizar criterios”. En relación con esta última columna, es importante mencionar que el valor máximo que se puede obtener es cinco y el valor mínimo es cero.

Ilustración 9. Opciones de llenado de la matriz de priorización

Las columnas “Costos $”, “Tiempo”, “Impacto”, “Capacidad propia” y “planeación” deben llenarse de forma manual por la institución. En la Ilustración 10 se indica la lógica que debe seguir el llenado de este apartado. Es importante seguir este orden ya que la respuesta de cada uno de los ámbitos es relativa, es decir, está en función del resto de los ámbitos. Por ejemplo, para determinar si el costo de cumplir algún ámbito es “alto”, es necesario conocer el valor que se asignaría para el resto de los elementos de la misma columna.

Ilustración 10. Lógica del llenado manual de la matriz de priorización

La respuesta a cada una de estas columnas impacta de diferente forma en el resultado de la priorización. En la siguiente tabla se señala el tipo de impacto de cada una de ellas.

TABLA 3. IMPACTO DE LOS CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN EN LOS RESULTADOS DE PRIORIZACIÓN

CRITERIO DE PRIORIZACIÓN

IMPACTO EN LOS RESULTADOS DE PRIORIZACIÓN

Costos Cuanto más elevado sea el costo asociado a la mejora


TABLA 3. IMPACTO DE LOS CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN EN LOS RESULTADOS DE PRIORIZACIÓN

del ámbito, menor será el nivel de prioridad.Tiempo Cuanto más elevado sea el tiempo requerido para trabajar en el ámbito, menor será el nivel de prioridad.Impacto Cuanto mayor sea el impacto de trabajar en el ámbito, mayor será el nivel de prioridad.

Capacidad propia Cuanto mayor sea la capacidad de la institución para trabajar en el ámbito, mayor será el nivel de prioridad.Planeación Cuanto más alta sea la planeación existente para trabajar en el ámbito, mayor será el nivel de prioridad.

El resultado combinado de las respuestas a los criterios de priorización y del ponderador de las variables de priorización arrojan el nivel de prioridad para cada uno de los ámbitos. Dicho nivel aparece en la herramienta en tres formatos, como se puede observar en la Ilustración 11. Los rangos asociados con cada tipo de prioridad están definidos en la pestaña “Priorizar criterios” (ver Ilustración 8). Dicha tabla, como se ha señalado, puede ser modificada en función de las necesidades de la institución o en situaciones en las que sea necesario disminuir el número de ámbitos que formen parte de la categoría “Prioridad alta”1. Sin importar los valores numéricos de los rangos, siempre seguirán la siguiente lógica: cuanto más alto sea el valor numérico, menor será la prioridad del ámbito o, viceversa, cuanto más bajo el valor, mayor será la prioridad. La herramienta realiza de forma automática los cambios asociados a los rangos en las secciones pertinentes.

Ilustración 11. Formatos de resultados de priorización

Si el resultado de la columna “Autoevaluación” es igual a cinco, esto significa que dicho ámbito ya se encuentra en una situación óptima. Por ello, la herramienta automáticamente descarta dicho ámbito en el proceso de priorización (como se observa en la Ilustración 12), independientemente de los criterios de priorización.

Ilustración 12. Comportamiento de un ámbito con un cumplimiento óptimo

1 Un número elevado de ámbitos dentro de la categoría “Prioridad alta” dificulta el diseño de un plan de mejora factible para las instituciones de tamaño pequeño y recursos limitados. Por ello, la herramienta proporciona la opción de modificar los rangos numéricos vinculados a los tipos de prioridad.


4.5. ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJOLa pestaña “Plan de trabajo” de la herramienta permite a la institución conocer de forma global sus prioridades y determinar las acciones y plazos para atenderlas. La información de las columnas “No. De criterios”, “Responde”, “Prioridad” y las que engloba “Tipo de solución” se encuentran vinculadas al resto de la herramienta, por lo que su llenado se realiza de forma automática. La tabla disponible esta pestaña tiene habilitada la opción de filtro para identificar el número de ámbitos y criterios que corresponden a cada nivel de prioridad. Si en cierto nivel de prioridad, el número de ámbitos y criterios no corresponde a las necesidades y capacidades de la institución, es posible modificarlo en la pestaña “Priorizar criterios”, como se ha indicado anteriormente.

Adicionalmente, la tabla contiene cuatro columnas que sirven para determinar en qué momento se iniciarán y concluirán los trabajos para alcanzar el nivel óptimo de cumplimiento para cada uno de los ámbitos en función del nivel de prioridad. El llenado de este apartado se realiza de forma manual. Para ello, se encuentran habilitados tres opciones de plazos en las columnas “plazo de inicio” y “plazo de término”: corto, mediano y largo. En la columna “Inicio (semana)” se debe colocar el número de la semana en que iniciarán los trabajos y en la columna “Duración (semana)” el número total de semanas que se dedicarán para tal fin. Como se muestra en la Ilustración 13, la información de estas dos últimas columnas se reflejará de forma automática en el diagrama de Gantt disponible en la tabla, que contempla un total de 52 semanas.

Ilustración 13. Diagrama de Gantt


La herramienta elabora un resumen de la información (pestaña “Resumen”), que se genera mediante el plan de trabajo. En dicho resumen se presentan las actividades por nivel de prioridad y dimensión, así como las actividades por plazo de inicio y dimensión. Además, en dicha pestaña se presentan de forma gráfica el número de dimensiones para cada plazo determinado de acuerdo con el diagrama de Gantt.

Finalmente, en la pestaña “Min. esperado” se encuentra disponible un gráfico que permite contrastar el nivel de logro general para cada una de las subdimensiones con un nivel mínimo esperado que la institución define con base en sus necesidades y sus capacidades. Para definir el mínimo esperado, hay un apartado denominado “Nivel”, que contiene como opciones: “Muy alto”, “Alto”, “Medio” y “Bajo”. Este nivel está vinculado con el resto de componentes de la herramienta.

5. CONSIDERACIONES FINALES Es indispensable que las personas encargadas de implementar la

herramienta tengan conocimientos, por lo menos, intermedios en el uso de Excel. Esto para asegurar el fácil manejo de la herramienta y su base de datos para la generación de resultados.

Durante la aplicación de la herramienta, las personas encargadas de su implementación, deben evitar interferir o influir en los valores que asignan las personas que integran la institución, ya que se trata de un diagnóstico participativo y no de una auditoría o evaluación.

Se recomienda tener claridad de los pasos siguientes a la aplicación de la herramienta, con la finalidad de que la persona que la implementa tenga oportunidad de manejar y clarificar las expectativas que pudieran generarse en las personas que integran la institución.

Se sugiere se aplique la herramienta una vez al año para dar seguimiento a las aplicaciones.

Asimismo, para la aplicación, el personal de la institución debe contestar las preguntas de la forma mas autocrítica posible, ya que en la medida de la veracidad de las respuestas, será mas certero el resultado.


ANEXOS

# Dimensión #Subdimensi

ón # Ámbito # Criterio

1Planeación y Liderazgo

1.1.

Planeación Institucional

1.1.1.

Normatividad para el proceso de planeación estratégica con participación ciudadana.

1.1.1.1.

Se establece en reglamento aprobado el proceso de planeación estratégica.


1.1.


1.1.1.


1.1.1.2.

Se establece en reglamento publicado el proceso de planeación estratégica.


1.1.


1.1.1.


1.1.1.3.

Existen periodos específicos para el desarrollo del proceso.


1.1.


1.1.1.


1.1.1.4.

Establece la obligación de realizar un diagnóstico contextual e institucional para el desarrollo del plan estratégico.


1.1.


1.1.1.


1.1.1.5.

Establece los contenidos mínimos para la integración del plan estratégico.


1.1.


1.1.1.


1.1.1.6.

Establece la participación ciudadana como requisito para el desarrollo del plan estratégico.


1.1.


1.1.2.

Plan estratégico vigente en la institución con orientación ciudadana.

1.1.2.1. Cuenta con un plan estratégico por escrito.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.2. Cuenta con un plan estratégico vigente.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.3.

Cuenta con un plan estratégico aprobado por la instancia competente.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.4.

Se realizó con base en un diagnóstico contextual e institucional para identificar capacidades.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.5. Establece una Misión institucional.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.6. Establece una Visión institucional.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.7.

Establece objetivos, estrategias y metas con una vinculación clara a mediano y largo plazo.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.8.

Tiene una orientación hacia la satisfacción ciudadana.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.9.

Tiene una orientación hacia la calidad en el servicio.


1.1.


1.1.2.


1.1.2.10.

Se Incluyó la participación de organizaciones civiles en su desarrollo.

I | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN


1.1.


1.1.2.


1.1.2.11.

Su contenido se relaciona con la promoción de la equidad de género y el respeto de los DDHH.


1.1.


1.1.3.

Normatividad que establece los requisitos específicos y obligatoriedad para la elaboración del plan operativo.

1.1.3.1.

Se establece en un documento formal el proceso de elaboración plan operacional.


1.1.


1.1.3.


1.1.3.2.

Existen periodos específicos para el desarrollo del proceso


1.1.


1.1.3.


1.1.3.3.

Establece los contenidos mínimos para la elaboración del plan operacional.


1.1.


1.1.3.


1.1.3.4.

Establece la participación de jueces y funcionarios en el desarrollo del plan operacional.


1.1.


1.1.4.

Plan operativo vigente en la institución con orientación ciudadana.

1.1.4.1.

Cuenta con un plan o programa operativo por escrito.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.2.

Cuenta con un plan o programa operativo vigente.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.3.

Cuenta con un plan o programa operativo aprobado por la instancia competente.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.4.

Se realizó un diagnóstico para identificar capacidades institucionales.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.5.

Establece objetivos, estrategias y metas claras a corto plazo


1.1.


1.1.4.


1.1.4.6.

Se alinea la planeación estratégica a la normativa institucional


1.1.


1.1.4.


1.1.4.7.

Su contenido se relaciona a la satisfacción ciudadana.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.8.

Su contenido se relaciona a la calidad en el servicio.


1.1.


1.1.4.


1.1.4.9.



1.1.


1.1.5.

Difusión interna de planes y programas institucionales

1.1.5.1.

La misión y visión institucional es compartida con los colaboradores en medios impresos.


1.1.


1.1.5.


1.1.5.2.

La misión y visión institucional es compartida con los colaboradores en medios digitales.


1.1.


1.1.5.


1.1.5.3.

Se establece en normatividad, manuales o procedimientos aprobados, la obligación de difundir los planes o programas.


1.1.


1.1.5.


1.1.5.4.

Los planes y programas se encuentran publicados en medios digitales para consulta de los colaboradores.

1 Planeación y 1. Planeación 1.1. Difusión interna de planes y programas 1.1.5. Se realizan actividades de inducción o

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | II

Liderazgo 1. Institucional 5. institucionales 5.presentación de los planes y programas a todos los niveles.


1.1.


1.1.5.


1.1.5.6.

Se realizan evaluaciones sobre el conocimiento de los colaboradores sobre el plan estratégico.


1.1.


1.1.6.

Monitoreo y control de la planeación institucional

1.1.6.1.

Está asignada una o más personas de manera formal a actividades exclusivas de monitoreo de la planeación.


1.1.


1.1.6.


1.1.6.2.

Se establece por escrito y están aprobadas por la instancia competente las funciones y responsabilidades del área.


1.1.


1.1.6.


1.1.6.3.

Están implementados procedimientos para el monitoreo de los avances en el plan estratégico.


1.1.


1.1.6.


1.1.6.4.

Están implementados procedimientos para el monitoreo de los avances en el plan operativo.


1.2.

Estructura Organizacional

1.2.1. Estructura Organizacional

1.2.1.1.

Se establece la estructura orgánica de la institución por escrito por la instancia competente.


1.2.



1.2.1.2.

La estructura orgánica de la institución está aprobada por la instancia competente.


1.2.



1.2.1.3.

Establece las descripciones de cargo o puesto para todas las áreas en la institución.


1.2.



1.2.1.4.

La estructura orgánica separa con claridad las funciones administrativas y jurisdiccionales.


1.2.



1.2.1.5.

Los puestos y cargos se diseñaron de manera proactiva con actores externos con los que interopera.


1.2.



1.2.1.6.

Los puestos y cargos establecen especificación de responsabilidades, competencias, procesos y actividades.


1.3. Liderazgo

1.3.1.

Mecanismos de participación de colaboradores internos en la planeación y diseño institucional

1.3.1.1.

Se realizan actividades con colaboradores internos de diferentes niveles de la institución en el desarrollo del plan operativo vigente.


1.3. Liderazgo

1.3.1.


1.3.1.2.

Se realizan actividades con colaboradores internos de diferentes niveles de la institución en el establecimiento de estándares de los procesos críticos.


1.3. Liderazgo

1.3.1.


1.3.1.3.

Se realizan actividades con colaboradores internos de diferentes niveles de la institución en el diseño de puestos y cargos de la estructura orgánica.

III | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN


1.3. Liderazgo

1.3.2.

Mecanismos de participación de colaboradores internos en procesos de mejora continua

1.3.2.1.

Se realizan actividades con colaboradores internos de diferentes niveles de la institución en actividades para análisis de indicadores del desempeño institucional.


1.3. Liderazgo

1.3.2.


1.3.2.2.

Se realizan actividades con colaboradores internos de diferentes niveles de la institución en actividades para el diseño de estrategias de mejora continua.


1.3. Liderazgo

1.3.2.


1.3.2.3.

Están implementados procedimientos para recoger ideas y sugerencias de los colaboradores internos de diferentes niveles.


1.4.

Coordinación Interinstitucional

1.4.1.

Normatividad para relaciones interinstitucionales

1.4.1.1.

Existe normatividad vigente que considera ámbitos para relaciones interinstitucionales.


1.4.


1.4.1.


1.4.1.2.

Existe normatividad vigente que establece consejos interinstitucionales o similares.


1.4.


1.4.1.


1.4.1.3.

Existe normatividad vigente que establece el procedimiento para formalizar acuerdos interinstitucionales.


1.4.


1.4.2.

Acuerdos con instituciones públicas, privadas y organizaciones sociales

1.4.2.1.

Se realizan actividades para identificar ámbitos de coordinación operativa con otras instituciones públicas, privadas y organizaciones sociales.


1.4.


1.4.2.


1.4.2.2.

Están vigentes acuerdos operativos con otras instituciones.


1.4.


1.4.2.


1.4.2.3.

Están integrados consejos u organismos similares para controlar, dar seguimiento y cumplimiento a los acuerdos interinstitucionales.


1.4.


1.4.2.


1.4.2.4.

Se realizan actividades específicas y formales para controlar y dar seguimiento al cumplimiento de acuerdos interinstitucionales.


1.4.


1.4.3.

Mecanismos de coordinación, comunicación y negociación con organizaciones sindicales

1.4.3.1.

Están definidos formalmente representantes institucionales ante el sindicato.


1.4.


1.4.3.


1.4.3.2.

Se realizan reuniones periódicas entre representantes institucionales y sindicales.


1.4.


1.4.3.


1.4.3.3.

Están vigentes acuerdos operativos con sindicatos.

2 Procesos 2.1.

Diseño de los procesos

2.1.1.

Procesos críticos institucionales con prioridad a la satisfacción al usuario

2.1.1.1.

Se desarrolló un mapeo de procesos institucionales para identificar cuáles de estos

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | IV

externo. son críticos.

2 Procesos2.1.


2.1.1.

Procesos críticos institucionales con prioridad a la satisfacción al usuario externo.

2.1.1.2.

Están documentados formalmente los procesos críticos institucionales (por escrito).

2 Procesos2.1.


2.1.1.


2.1.1.3.

Los procesos críticos consideran el uso de tecnologías (digitalización, aplicaciones móviles).

2 Procesos2.1.


2.1.1.


2.1.1.4.

Se establece entre los objetivos de los procesos críticos la satisfacción al usuario principalmente externo.

2 Procesos2.1.


2.1.1.


2.1.1.5.

Se diseñaron los procesos críticos considerando las necesidades de grupos vulnerables.

2 Procesos2.1.


2.1.1.


2.1.1.6.


2 Procesos2.1.


2.1.2.

Procedimientos vinculados a los procesos críticos.

2.1.2.1.

Están por escrito los procedimientos vinculados a los procesos críticos identificados.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.2.

Se hacen revisiones y actualizaciones anuales de los procedimientos.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.3.

Los procedimientos están aprobados por el área o instancia competente.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.4.

Los procedimientos establecen los tiempos de realización de las actividades.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.5.

Se realizan actividades de difusión de estos procedimientos.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.6.

Se evalúa el nivel de cumplimiento de los procedimientos.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.7.

Se establecen en cada procedimiento las políticas respecto a periodos de conservación, restitución y/o destrucción de registros físicos.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.8.

Se establecen en cada procedimiento las políticas respecto a periodos de conservación, restitución y/o destrucción de registros digitales.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.9.

Se considera el uso de tecnologías (TICs) en estos procedimientos (digitalización, aplicaciones móviles)

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.10.

Se cuenta con un manual de procedimientos alineado al sistema procesal penal acusatorio.

2 Procesos2.1.


2.1.2.


2.1.2.11.

Se eliminaron las transcripciones de las resoluciones a vinculación a proceso.

2 Procesos 2.1.


2.1.3.

Mecanismos de coordinación entre jueces para la mejora de los procesos

2.1.3.1.

Están formalmente establecidos y normados por escrito procedimientos de coordinación para

V | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

institucionales. jueces en todas las materias

2 Procesos2.1.


2.1.3.

Mecanismos de coordinación entre jueces para la mejora de los procesos institucionales.

2.1.3.2.

Están formalmente establecidos y normados por escrito comités, consejos u órgano similar de coordinación para jueces en todas las materias

2 Procesos2.1.


2.1.4.

Registros y archivos para la información generada de los procesos críticos.

2.1.4.1.

Existen archivos físicos de todos los registros generados por los procesos críticos.

2 Procesos2.1.


2.1.4.


2.1.4.2.

Existen archivos electrónicos de todos los registros generados por los procesos críticos.

2 Procesos2.1.


2.1.4.


2.1.4.3.

Cuentan con medios de consulta electrónicos sobre los registros generados por los procesos críticos.

2 Procesos2.1.


2.1.4.


2.1.4.4.

Están implementados controles para la consulta de los registros generados en los procesos críticos.

2 Procesos2.1.


2.1.4.


2.1.4.5.

Están implementados controles para el resguardo, vigencia, consulta y conservación de los registros generados en los procesos críticos

2 Procesos2.2.

Mejora continua e innovación

2.2.1.

Estándares de calidad para los procesos críticos identificados

2.2.1.1.

Se realizan actividades para identificar y diseñar las metas operativas o estándares de calidad para los procesos críticos (tiempo, oportunidad, eficiencia).

2 Procesos2.2.


2.2.1.


2.2.1.2.

Las metas o estándares de calidad están definidos por escrito.

2 Procesos2.2.


2.2.1.


2.2.1.3.

Existen registros del monitoreo de las metas o estándares de calidad.

2 Procesos2.2.


2.2.2.

Acuerdos de niveles de servicio para los procesos críticos.

2.2.2.1.

Se analizaron e identificaron los parámetros y objetivos del nivel de servicio para los procesos críticos.

2 Procesos2.2.


2.2.2.


2.2.2.2.

Se realizaron por escrito acuerdos de niveles de servicio que como mínimo contienen la definición del servicio, deberes del cliente, garantías y acuerdo.

2 Procesos2.2.


2.2.2.


2.2.2.3.

Está establecido formalmente e implementado el procedimiento en caso de incumplimiento en los acuerdos de niveles de servicio.

2 Procesos2.2.


2.2.3.

Evaluación Comparativa (Benchmarking) para conseguir mejoras y fomentar la innovación en los procesos

2.2.3.1.

Existen planes por escrito para realizar el benchmarking que contemplan como mínimo el objetivo y los procesos relacionados.

2 Procesos2.2.


2.2.3.


2.2.3.2.

Está por escrito la metodología para la realización del benchmarking

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | VI

2 Procesos2.2.


2.2.3.


2.2.3.3.

Está formalizado la metodología para la realización del benchmarking

2 Procesos2.2.


2.2.3.


2.2.3.4.

Se realizan actividades periódicamente de benchmarking

2 Procesos2.2.


2.2.3.


2.2.3.5.

Existen registros respecto a las acciones realizadas

2 Procesos2.2.


2.2.4.

Metodología de mejora continua de los procesos.

2.2.4.1.

Están formalmente establecidos los procedimientos para la mejora continua de los procesos.

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.2.

Están formalmente implementados los procedimientos para la mejora continua de los procesos.

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.3.

Se realizan actividades para involucrar a actores internos (colaboradores) en la mejora continua de los procesos

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.4.

Se realizan actividades para involucrar a actores externos (usuarios, ciudadanos.) en la mejora continua de los procesos

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.5.

Se realizan actividades periódicamente para identificar y corregir errores en los procesos.

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.6.

Se realizan actividades periódicas para generar, reunir y proyectar ideas innovadoras de todas las fuentes.

2 Procesos2.2.


2.2.4.


2.2.4.7.

Se realizan acciones para adaptar la estructura orgánica con el fin de mejorarla con base a los resultados institucionales.

2 Procesos2.3.

Proceso de Ingreso de Causas Penales

2.3.1.

Sistema digital integral de administración de justicia en materia penal

2.3.1.1.

Se inician las causas penales a partir del sistema digital

2 Procesos2.3.


2.3.1.


2.3.1.2.

Se digitalizan los antecedentes necesarios sobre trámites o diligencias de las cuales debe dejarse legalmente constancia.

2 Procesos2.3.


2.3.1.


2.3.1.3.

Se registra la canalización de usuarios en el sistema digital

2 Procesos 2. Proceso de 2.3. Sistema digital integral de administración 2.3.1. Se registra la canalización de promociones en el

VII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

3.

Ingreso de Causas Penales 1. de justicia en materia penal 4. sistema digital

2 Procesos2.3.


2.3.1.


2.3.1.5.

Cuenta con comunicaciones judiciales electrónicas hacia la procuraduría y defensoría.

2 Procesos2.4.

Proceso de Comunicaciones judiciales penales

2.4.1.

Mecanismos de comunicación electrónicos.

2.4.1.1.

Se establecen por escrito políticas que refieren a qué tipo de comunicación puede realizarse electrónicamente.

2 Procesos2.4.


2.4.1.


2.4.1.2.

Se establecen por escrito el procedimiento para que se autoricen comunicaciones judiciales para realizarse electrónicamente.

2 Procesos2.4.


2.4.1.


2.4.1.3.

Cuentan con comunicaciones judiciales autorizadas para realizarse electrónicamente.

2 Procesos2.4.


2.4.2.

Mecanismos para garantizar que la sentencia judicial cumple con todos los requerimientos de ley

2.4.2.1.

Existe un formato y estándares formalmente implementado para las sentencias

2 Procesos2.4.


2.4.2.

Mecanismos para garantizar que la sentencia judicial cumple con todos los requerimientos de ley

2.4.2.2.

Se establecen por escrito el procedimiento para la emisión de sentencias

2 Procesos2.4.


2.4.3.

Notificaciones y mensajería en materia penal

2.4.3.1.

Existe una sola área con personal designado exclusivamente a la entrega de comunicaciones judiciales y otros documentos.

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.2.

El área de notificaciones tiene cobertura a nivel estatal y de todos los distritos.

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.3.

Se cuenta con un sistema digital para el control de entregas, constancias razonadas o cualquier otro registro.

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.4.

El área cuenta con vehículos asignados exclusivamente para sus tareas operativas y administrativas.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | VIII

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.5.

Están formalizados e implementados los procedimientos de esta área.

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.6.

Cuentan con encargados de zona para las notificaciones

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.7.

Cuentan con un sistema que optimiza los tiempos y costos de las notificaciones

2 Procesos2.4.


2.4.3.


2.4.3.8.

Se fomentan las notificaciones por vía electrónica

2 Procesos2.4.


2.4.4.

Mecanismos para garantizar el aviso oportuno a imputados privados de libertad en caso de audiencia.

2.4.4.1.

Existe un acuerdo con el centro penitenciario para realizar avisos por vía electrónica

2 Procesos2.4.


2.4.4.


2.4.4.2.

Están formalizados e implementados los procedimientos y las políticas para el aviso de audiencias para imputados privados de su libertad.

2 Procesos2.4.


2.4.4.


2.4.4.3.

Se cuenta con un sistema digital para el control y entrega de avisos para audiencia de imputados privados de su libertad.

2 Procesos2.5.

Proceso de Manejo de Audiencia en Materia Penal.

2.5.1.

Mecanismos para eficientar la programación y asignación de audiencias en Materia Penal

2.5.1.1.

Se establece de manera formal y está implementada la responsabilidad del área administrativa de la programación y control de las audiencias

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.2. Se manejan bloques de horarios

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.3.

Se establecen y controlan los tiempos de intermedios de cada bloque

2 Procesos 2. Proceso de 2.5. Mecanismos para eficientar la 2.5.1. Se establecen y controlan los tiempos promedios

IX | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

5.

Manejo de Audiencia en Materia Penal. 1.

programación y asignación de audiencias en Materia Penal 4. por audiencia según su tipo.

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.5.

Se establecen y controlan el número mínimo de audiencias por sala.

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.6.

Se establecen controles y se asignan de manera equitativa el juez para la audiencia.

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.7.

Se cuenta con un sistema digital integral para el control en la programación de audiencias.

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.8. Los jueces no tienen radicación de causa

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.9. Los jueces no manejan la agenda de audiencia

2 Procesos2.5.


2.5.1.


2.5.1.10.

Está formalizado e implementado un procedimiento de coordinación en el traslado de los detenidos a las audiencias programadas

2 Procesos2.5.


2.5.2.

Mecanismos para garantizar el cumplimiento de la programación de las audiencias en Materia Penal

2.5.2.1.

Se establecen políticas y procedimientos formales para que las citaciones se realicen en tiempo y forma

2 Procesos2.5.


2.5.2.


2.5.2.2.

Se implementa una verificación mínima de cinco días antes de la audiencia de las citaciones para que las notificaciones se realicen en tiempo y forma

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | X

2 Procesos2.5.


2.5.2.


2.5.2.3.

Se implementa una revisión previa de agenda por cada sala

2 Procesos2.5.


2.5.2.


2.5.2.4.

Existen registros y monitoreo del cumplimiento de horarios de programación

2 Procesos2.5.


2.5.2.


2.5.2.5.

Existen registros y monitoreo de la asistencia de jueces a las audiencias asignadas

2 Procesos2.5.


2.5.2.


2.5.2.6.

Existen registros y monitoreo de la suspensión de audiencias.

2 Procesos2.5.


2.5.3.

Mecanismos para el desarrollo de audiencias en Materia Penal

2.5.3.1.

Se establecen políticas y procedimientos formales para el desarrollo de audiencias.

2 Procesos2.5.


2.5.3.


2.5.3.2.

Se implementa una revisión previa a cada audiencia del funcionamiento del equipo computacional, de audio y video

2 Procesos2.5.


2.5.3.


2.5.3.3.

Se implementa controles para la presencia de los intervinientes antes de la hora de inicio de la audiencia

2 Procesos2.5.


2.5.3.


2.5.3.4.

Existe un registro en un sistema digital de las principales actuaciones decretadas en la audiencia y la hora de inicio y de término de la misma.

2 Procesos 2.5.

Proceso de Manejo de Audiencia en Materia

2.5.3.


2.5.3.5.

Está formalizado e implementado un procedimiento general y único para el adecuado orden en el ingreso del público a las salas de audiencia

XI | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

Penal.

2 Procesos2.5.


2.5.4.

Mecanismos de control de los registros de audiencias en Materia Penal

2.5.4.1.

Se establecen políticas y procedimientos formales para el control de los registros de audiencias

2 Procesos2.5.


2.5.4.


2.5.4.2.

Se implementan controles del acceso a copias para asegurar que únicamente se entregue audio y video de las audiencias

2 Procesos2.5.


2.5.4.


2.5.4.3.

Se establecen e implementan políticas para una comunicación automatizada/electrónica con otras autoridades.

2 Procesos2.6.

Proceso de Resoluciones, Amparo, Recursos y otros.

2.6.1.

Mecanismos de control para el proceso de Resoluciones.

2.6.1.1. Existe un registro digital de resoluciones.

2 Procesos2.6.


2.6.1.


2.6.1.2.

Está formalizado e implementado el procedimiento para garantizar que las sentencias ejecutoriadas sean turnadas al juez de ejecución.

2 Procesos2.6.


2.6.1.


2.6.1.3.

Se establece por escrito el control del área administrativa sobre consignaciones por garantías económicas, acuerdos reparatorios y suspensiones condicionales.

2 Procesos2.6.


2.6.1.


2.6.1.4.

Se implementa un control sobre consignaciones con motivo de garantías económicas, acuerdos reparatorios y suspensiones condicionales.

2 Procesos2.6.


2.6.1.


2.6.1.5.

Se implementan resoluciones judiciales homologadas y estandarizadas en su diseño, redacción, formato y contenido

2 Procesos 2.6.

Proceso de Resoluciones, Amparo,

2.6.1.


2.6.1.6.

Existe un sistema único digital de registro y control órdenes de aprehensión

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XII

Recursos y otros.

2 Procesos2.6.


2.6.2.

Mecanismos de control para el proceso de Amparos.

2.6.2.1.

Se establecen políticas para la no transcripción del acto reclamado.

2 Procesos2.6.


2.6.2.

Mecanismos de control para el proceso de Amparos.

2.6.2.2.

Se realizan acciones de monitoreo para el cumplimiento de las políticas para la no transcripción del acto reclamado.

2 Procesos2.6.


2.6.3.

Mecanismos de control para el proceso de Recursos

2.6.3.1.

Se establecen políticas para la no transcripción de los recursos.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.2.

Se realizan acciones de monitoreo para el cumplimiento de las políticas para la no transcripción de los recursos.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.3.

Se cuenta con un Administrador para la gestión en los tribunales de alzada o segunda instancia.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.4. Se cuenta con una Unidad de Gestión.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.5.

Esta Unidad de Gestión, cuenta con un Jefe de Causa y Gestión de Segunda Instancia.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.6.

Esta Unidad de Gestión, cuenta con Encargados de Sala específicamente para Segunda Instancia.

2 Procesos 2.6.

Proceso de Resoluciones,

2.6.3.


2.6.3.7.

Esta Unidad de Gestión, cuenta con Oficialía de Partes y/o Atención al Público específicamente

XIII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

Amparo, Recursos y otros. para Segunda Instancia.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.8.

Se establece de manera formal y está implementada la responsabilidad del área administrativa de la programación y control de las audiencias

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.9.

Se establecen y controlan los tiempos promedios por audiencia según su tipo.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.10.

Se establecen y controlan el número mínimo de audiencias por sala.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.11.

Se establecen controles y se asignan de manera equitativa los magistrados para las audiencias.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.12.

Se cuenta con un sistema digital integral para el control en la programación de audiencias.

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.13.

Los magistrados no manejan la agenda de audiencia

2 Procesos2.6.


2.6.3.


2.6.3.14.

Está formalizado e implementado un procedimiento de coordinación en el traslado de los detenidos a las audiencias programadas

3 Carrera Judicial3.1.

Reclutamiento y Selección

3.1.1.

Plan de reclutamiento para carrera judicial

3.1.1.1.

Se identifica mediante un diagnóstico las necesidades sobre carrera judicial



3.1.1.


3.1.1.2.

Define los periodos y estrategias para atraer aspirantes

3 Carrera Judicial 3.1.


3.1.1.


3.1.1.3.

Establece las plazas necesarias anuales para cada área considerando la movilidad de

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XIV

personal.



3.1.1.


3.1.1.4.

Se establecen políticas específicamente para la equidad de género en el plan de reclutamiento.



3.1.2.

Procedimientos de reclutamiento y selección para la carrera judicial

3.1.2.1.

Están por escrito los procedimientos vinculados al reclutamiento y selección de carrera judicial



3.1.2.


3.1.2.2.

Los procedimientos están aprobados por el área o instancia competente.



3.1.2.


3.1.2.3.

Los procedimientos establecen los tiempos de realización



3.1.2.


3.1.2.4.

Se definen las pruebas básicas que se aplicaran en la selección para el ingreso a la carrera judicial



3.1.2.


3.1.2.5.

Se establecen políticas para garantizar transparencia en el proceso de selección de aspirantes



3.1.2.


3.1.2.6.

La decisión sobre el ingreso de aspirantes se toma de manera colegiada



3.1.2.


3.1.2.7.

Se establecen políticas específicamente para la equidad de género en la selección


Capacitación y desarrollo.

3.1.2.


3.1.2.8.

Existe un área u órgano al interior encargado de monitorear el cumplimiento de los procesos establecidos de reclutamiento y selección.



3.2.1.

Sensibilización sobre el sistema penal acusatorio para todos los aspirantes de carrera judicial.

3.2.1.1.

Está por escrito y aprobado por la instancia competente.



3.2.1.

Sensibilización sobre el sistema penal acusatorio para todos los aspirantes de carrera judicial.

3.2.1.2. Se aplica para todos los ingresos



3.2.2.

Programa de formación inicial para aspirantes de carrera judicial

3.2.2.1.

Está basado en un diagnóstico para identificar las necesidades y competencias necesarias.



3.2.2.


3.2.2.2.




3.2.2.


3.2.2.3.

Se aplica para todos los ingresos en el último año.



3.2.2.


3.2.2.4. Se establece una metodología de formación.



3.2.3.

Mecanismos de capacitación sostenida y especializada de carrera judicial

3.2.3.1.

Se contempla un presupuesto anual para capacitación especializada



3.2.3.


3.2.3.2.

Cuenta con políticas y procedimientos implementados para realizar una selección de participantes que participan en los diversos cursos.

3 Carrera Judicial 3. Capacitación 3.2. Mecanismos de capacitación sostenida y 3.2.3. Cuenta con un plan anual de capacitación para

XV | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

2. y desarrollo. 3. especializada de carrera judicial 3.integrantes de la carrera judicial con base en un diagnóstico sobre necesidades institucionales



3.2.3.


3.2.3.4.

Se hace una distinción entre programas de formación obligatorios y optativos



3.2.3.


3.2.3.5.

Se contemplan actividades para el intercambio de experiencias y conocimientos entre el personal y sus colegas de otras instituciones similares



3.2.3.


3.2.3.6.

Se establecen formalmente políticas para asegurar que todos los integrantes se capacitan con los programas obligatorios



3.2.4.

Registros actualizados de información sobre el personal de carrera judicial.

3.2.4.1.

Registros físicos o electrónicos con información del ingreso y trayectoria institucional de todo el personal de carrera judicial



3.2.4.


3.2.4.2.

Registros físicos o electrónicos de todo el personal sobre evaluaciones para la selección.



3.2.4.


3.2.4.3.

Registros físicos o electrónicos de todo el personal sobre capacitaciones institucionales recibidas.



3.2.4.


3.2.4.4.

Registros físicos o electrónicos de todo el personal otras capacitaciones no institucionales recibidas.



3.2.4.


3.2.4.5.

Registros físicos o electrónicos de promociones o ascensos otorgados.



3.2.5.

Procedimientos de promociones y ascensos de carrera judicial.

3.2.5.1.

Están por escrito y aprobado por la instancia competente.



3.2.5.


3.2.5.2.

Se establece la metodología incluyendo las variables a considerar.



3.2.5.


3.2.5.3.

Se establece la obligación de hacer públicos los resultados.



3.2.5.


3.2.5.4.

Se establece la obligación de desarrollar una convocatoria interna pública y abierta.



3.2.5.


3.2.5.5.

La decisión sobre el ascenso o promoción se toma de manera colegiada



3.2.5.


3.2.5.6.

Los procedimientos están implementados para todas las promociones o ascensos en el último año.



3.2.5.


3.2.5.7.

Se establecen políticas específicamente para la equidad de género en oportunidades de ascenso.



3.2.6.

Sistema de evaluación de la efectividad de la capacitación de carrera judicial

3.2.6.1.

Se realizan acciones de pre y post evaluación al personal que recibe capacitación institucional

3 Carrera Judicial 3. Capacitación 3.2. Sistema de evaluación de la efectividad 3.2.6. Se establece una metodología para el análisis de

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XVI

2. y desarrollo. 6. de la capacitación de carrera judicial 2.efectividad de los programas de capacitación institucional.

3 Carrera Judicial3.3. Desempeño

3.3.1.

Procedimientos para la evaluación individual del desempeño de integrantes de carrera judicial

3.3.1.1.

Están por escrito y aprobados por la instancia competente.


3.3.1.


3.3.1.2.

Se establece la metodología incluyendo las variables a considerar.


3.3.1.


3.3.1.3.

Se establece la obligación de notificar los resultados al evaluado


3.3.1.


3.3.1.4.

Se considera el logro de metas, aportación a los planes y programas, cumplimiento de responsabilidades y obligaciones.


3.3.1.


3.3.1.5.

Los resultados son considerados para promociones, ascensos y reconocimientos.


3.3.1.


3.3.1.6.

Los resultados son considerados para subsanar debilidades en el desempeño del personal por medio de capacitaciones u otras respuestas necesarias


3.3.1.


3.3.1.7.

Existen recursos para inconformarse con los resultados.


Disciplina y separación laboral

3.4.1.

Obligaciones y conductas que ameritan una sanción administrativa

3.4.1.1.

Están por escrito y aprobadas por la instancia competente.



3.4.1.


3.4.1.2.

Existe definiciones respecto a la sanción que amerita cada conducta en relación a criterios como la gravedad y reincidencia



3.4.1.


3.4.1.3.

Están por escrito y de manera formal el tipo de sanciones administrativas



3.4.1.


3.4.1.4. Se definen las causales de separación laboral



3.4.1.


3.4.1.5.

Se realizan acciones para que los integrantes las conozcan



3.4.2.

Mecanismos para la supervisión y el control sobre responsabilidades y obligaciones

3.4.2.1.

Cuenta con un área responsable de la supervisión de responsabilidades y obligaciones.

3 Carrera Judicial 3. Disciplina y 3.4. Mecanismos para la supervisión y el 3.4.2. Están por escrito e implementados formalmente

XVII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

4.separación laboral 2.

control sobre responsabilidades y obligaciones 2.

los procedimientos para la investigación por incumplimiento de obligaciones



3.4.2.


3.4.2.3.

Se establecen políticas sobre plazos para la investigación por incumplimiento de obligaciones.



3.4.2.


3.4.2.4.

Están por escrito e implementados formalmente los procedimientos para determinar las sanciones



3.4.2.


3.4.2.5.

Están por escrito e implementados formalmente los procedimientos para aplicar las sanciones



3.4.2.


3.4.2.6.

La decisión sobre sanciones a aplicar se toma de manera colegiada.

4 Recursos4.1.

Planeación y control de los recursos

4.1.1.

Análisis y monitoreo de los recursos humanos para los procesos y planes de trabajo de las áreas adjetivas (administrativas) de la institución.

4.1.1.1. Está por escrito y vigente.

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.2.

Se realiza de forma proactiva con integrantes de la institución.

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.3.

Se hace un análisis comparado con otros años y otras dependencias.

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.4.

Incluye el análisis de las cargas de trabajo del personal de la institución

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.5.

Se consideran recursos para los procesos de innovación.

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.6.

Se realiza en relación de la importancia relativa a la contribución en la consecución de los objetivos de la planeación estratégica

4 Recursos4.1.


4.1.1.


4.1.1.7.

Se monitorea en relación a nivel deseado, el nivel real y la desviación.

4 Recursos 4. Planeación y 4.1. Análisis y monitoreo periódico de los 4.1.2. Está por escrito y vigente.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XVIII

1.control de los recursos 2.

recursos físicos y materiales para los procesos y planes de trabajo. 1.

4 Recursos4.1.


4.1.2.

Análisis y monitoreo periódico de los recursos físicos y materiales para los procesos y planes de trabajo.

4.1.2.2.


4 Recursos4.1.


4.1.2.


4.1.2.3.


4 Recursos4.1.


4.1.2.


4.1.2.4.


4 Recursos4.1.


4.1.2.


4.1.2.5.


4 Recursos4.1.


4.1.3.

Análisis y monitoreo periódico de los recursos financieros para los procesos y planes de trabajo


4 Recursos4.1.


4.1.3.


4.1.3.2.


4 Recursos4.1.


4.1.3.


4.1.3.3.


4 Recursos4.1.


4.1.3.


4.1.3.4.


4 Recursos4.1.


4.1.3.


4.1.3.5.


4 Recursos4.1.


4.1.3.


4.1.3.6.

Se monitorea en relación a nivel deseado, el nivel real y la desviación.

4 Recursos4.1.


4.1.4.

Acciones correctivas y reasignación periódica de los recursos.

4.1.4.1.

Se realizan acciones periódicas para cubrir las necesidades en cuanto a infraestructura considerando cargas de trabajo, normatividad y estructura

4 Recursos4.1.


4.1.4.


4.1.4.2.

Se reasignan en relación de la importancia relativa de su contribución a la consecución de los objetivos de la planeación estratégica

4 Recursos4.1.


4.1.4.


4.1.4.3.

Están por escrito y establece el programa, servicio o concepto afectado.

4 Recursos 4. Planeación y 4.1. Gestión presupuestal para planes, 4.1.5. Está por escrito para un periodo determinado.

XIX | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

1.control de los recursos 5. programas y procesos. 1.

4 Recursos4.1.


4.1.5.

Gestión presupuestal para planes, programas y procesos.

4.1.5.2.

Está formalmente equilibrado entre los ingresos y gastos a cubrir.

4 Recursos4.1.


4.1.5.


4.1.5.3.

Muestra un análisis de los gastos que asumirán los diferentes planes, programas y proyectos.

4 Recursos4.1.


4.1.5.


4.1.5.4.

Se realizan auditorías financieras y están disponibles para la consulta pública.

4 Recursos4.1.


4.1.5.


4.1.5.5.

Están formalizadas e implementadas políticas para el control de multas y fondos ajenos

4 Recursos4.1.


4.1.5.


4.1.5.6. Está a disposición de la consulta pública.

4 Recursos4.2.

Gestión del recurso humano

4.2.1.

Política de suplencias y reemplazos de puesto de trabajo de las áreas adjetivas


4 Recursos4.2.


4.2.1.


4.2.1.2. Establece los criterios de aplicación

4 Recursos4.2.


4.2.1.


4.2.1.3. Establece los procedimientos para la aplicación.

4 Recursos4.2.


4.2.1.


4.2.1.4. Cuenta con formularios para la aplicación

4 Recursos4.2.


4.2.1.


4.2.1.5. Se aplican las políticas de suplencia

4 Recursos4.2.


4.2.2.

Mecanismos para que el personal de áreas adjetivas esté asignado al cargo o puesto por el que fueron contratados y capacitados

4.2.2.1.

Se establecen por escrito los criterios por los cuales se puede cambiar a una persona del puesto asignado.

4 Recursos4.2.


4.2.2.

Mecanismos para que el personal de áreas adjetivas esté asignado al cargo o puesto por el que fueron contratados y capacitados

4.2.2.2.

Se realizan actividades de monitoreo para verificar que el personal asignado cumple con los requisitos del cargo o puesto.

4 Recursos4.2.


4.2.3.

Política sobre rotación de trabajos (Polifuncionalidad) para las áreas adjetivas.


MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XX

4 Recursos4.2.


4.2.3.


4.2.3.2.

Se lleva a cabo mediante un plan detallado con metodología, objetivos y tiempos de cada etapa.

4 Recursos4.2.


4.2.3.


4.2.3.3. Establece los criterios de aplicación

4 Recursos4.2.


4.2.3.


4.2.3.4.

Establece los procedimientos para la aplicación (inmediata o programada).

4 Recursos4.2.


4.2.3.


4.2.3.5.

Informa claramente los resultados esperados y avances a los involucrados.

4 Recursos4.2.


4.2.3.


4.2.3.6. Se aplican las políticas de rotación

4 Recursos4.2.


4.2.4.

Metodología para la definición y asignación de sueldos y compensaciones para áreas sustantivas y adjetivas (jurisdiccionales y administrativas)

4.2.4.1.

Está por escrito y vigente una política institucional.

4 Recursos4.2.


4.2.4.


4.2.4.2.

Se consideran criterios para la definición de sueldos conforme a requisitos intelectuales, habilidades exigidas, requisitos físicos, responsabilidad y condiciones de trabajo.

4 Recursos4.2.


4.2.4.


4.2.4.3.

Se hace un análisis de puestos comparables en otras instituciones.

4 Recursos4.2.


4.2.4.


4.2.4.4.

Establece una agrupación de puestos similares en grados de remuneración.

4 Recursos4.2.


4.2.4.


4.2.4.5.

Se establecen políticas específicas para la igualdad de género en los sueldos y compensaciones.

4 Recursos4.2.


4.2.4.


4.2.4.6. Existe una escala única de sueldo por cargo

4 Recursos4.2.


4.2.5.

Mecanismos de control transparentes y equitativos para beneficios adicionales institucionales (celulares, vales de gasolina, vehículos)


XXI | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

4 Recursos4.2.


4.2.5.


4.2.5.2.

Establece los criterios de asignación, uso, consumo, responsabilidades y devoluciones.

4 Recursos4.2.


4.2.5.


4.2.5.3.

La política es publicada y difundida en la institución.

4 Recursos4.2.


4.2.5.


4.2.5.4.

Establece los procedimientos para la asignación y retiro

4 Recursos4.2.


4.2.5.


4.2.5.5. Se monitorea el uso y consumo

4 Recursos4.3.

Gestión de recursos tecnológicos

4.3.1.

Mecanismos para el uso de TICs en todos los niveles organizacionales

4.3.1.1.

Está por escrito y vigente una política institucional.

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.2.

Establece el procedimiento de asignación y monitoreo de TICs.

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.3.

La comunicación entre miembros se realiza por correo electrónico institucional.

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.4.

Establece las consecuencias y sanciones en caso de incumplimiento de las políticas de uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.5.

Se realizan auditorias sobre el correcto uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.6.

Se desarrolla capacitación periódica en temas de uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.7.

Cuenta con una mesa de ayuda o sistema similar.

4 Recursos4.3.


4.3.1.


4.3.1.8.

Se prioriza la atención de servicios solicitados con base en la importancia operativa.

4 Recursos4.3.


4.3.2.

Mecanismos de seguridad para TICs en todos los niveles organizacionales

4.3.2.1.

Cuenta con políticas por escrito e implementada sobre seguridad de TICs

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXII

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.2.

Se implementa firma electrónica en los procesos críticos

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.3.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas sobre seguridad y control en el uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.4.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas sobre capturas de información en sistemas en TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.5.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas sobre perfiles de usuario en TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.6.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas sobre el uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.7.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas sobre contingencia en caso de fallas, cambios o daño de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.8.

Cuenta con políticas por escrito e implementadas para promover y facilitar el uso de TICs

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.9.

Procedimiento o política para la actualización de software y mejoras.

4 Recursos4.3.


4.3.2.


4.3.2.10.

Cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de los TICs

4 Recursos4.4.

Gestión del activos físicos y materiales

4.4.1.

Mecanismos para el mantenimiento de las instalaciones e infraestructura.

4.4.1.1.

Cuenta con una política por escrito e implementada sobre el mantenimiento de instalaciones e infraestructura institucional.

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.2.

Existe un presupuesto definido y asignado específicamente para el mantenimiento preventivo de instalaciones e infraestructura.

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.3.

Están elaborados, archivados y disponibles para consulta los planos y manuales de mantenimiento.

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.4.

Cuenta con personal o área responsable de implementar la política sobre mantenimiento

XXIII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.5.

Se establecen procedimientos para la solicitud de servicios y atención sobre el mantenimiento.

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.6.

Se cuenta con personal capacitado para realizar actividades de mantenimiento de forma efectiva.

4 Recursos4.4.


4.4.1.


4.4.1.7.

Las instalaciones e insumos cumplen con las normas técnicas sobre esta materia

4 Recursos4.4.


4.4.2. Áreas de atención ciudadana

4.4.2.1.

Todas las áreas donde se reciben ciudadanos cuentan con información gráfica que oriente sobre el servicio

4 Recursos4.4.



4.4.2.2.

Cuentan con iluminación adecuada y funcionando

4 Recursos4.4.



4.4.2.3.

Cuentan con limpieza en general y pintura en paredes y techo en buen estado

4 Recursos4.4.



4.4.2.4. Cuentan con extintores en condiciones de uso

4 Recursos4.4.



4.4.2.5.

Cuentan con rampas de acceso para personas con capacidades diferentes

4 Recursos4.4.



4.4.2.6. Cuentan con sanitarios higiénicos y funcionales

4 Recursos4.4.



4.4.2.7.

Cuenta con espacios acondicionados para recepción y atención a usuarios con discapacidad

4 Recursos4.4.


4.4.3.

Mecanismos para el control en el uso de activos físicos y materiales institucionales

4.4.3.1.

Cuenta con una política por escrito e implementada sobre el control en el uso de activos.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXIV

4 Recursos4.4.


4.4.3.


4.4.3.2.

Cuenta con una política por escrito e implementada respecto al consumo responsable y el ahorro de energía en la institución.

4 Recursos4.4.


4.4.3.


4.4.3.3.

Está formalizado e implementado un procedimiento de atención de solicitudes sobre activos físicos y materiales

4 Recursos4.4.


4.4.3.


4.4.3.4.

Se asignan los activos en cumplimiento de la política institucional y mediante la firma de resguardos.

4 Recursos4.4.


4.4.3.


4.4.3.5.

Se establece e implementa un procedimiento sobre el monitoreo sobre el uso de los activos.

4 Recursos4.4.


4.4.3.


4.4.3.6.

Se establece e implementa un procedimiento de responsabilidad en caso de mal uso o extravío.

4 Recursos4.5.

Gestión del conocimiento e innovación.

4.5.1.

Mecanismos para generar, registrar, administrar y controlar el conocimiento generado.

4.5.1.1.

Se implementan herramientas para la identificación del conocimiento generado institucionalmente

4 Recursos4.5.


4.5.1.


4.5.1.2.

Cuenta con plataformas de software que facilitan compartir y distribuir dicho conocimiento.

4 Recursos4.5.


4.5.1.


4.5.1.3.

Se realizan actividades para la reproducción del conocimiento como con eventos o foros de debate

4 Recursos4.5.


4.5.1.


4.5.1.4.

Cuenta con un sistema de gestión documental que respalde el registro del conocimiento y que facilite su consulta en el momento necesario.

5Orientación Ciudadana

5.1.

Servicios al Ciudadano

5.1.1.

Diagnóstico en materia de atención ciudadana

5.1.1.1.

Existe un análisis por escrito y formal sobre demandas y preferencias ciudadanas sobre los servicios


5.1.


5.1.1.


5.1.1.2.

Se identificaron e implementaron canales para ofrecer los diversos servicios institucionales conforme al análisis de demandas y preferencias.


5.1.


5.1.1.


5.1.1.3.

Se identificaron e implementaron horarios para ofrecer los diversos servicios institucionales conforme al análisis de demandas y preferencias.

XXV | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN


5.1.


5.1.2.

Mecanismos para la recepción y atención de quejas, sugerencias y felicitaciones ciudadanas.

5.1.2.1.

Existen medios físicos o electrónicos para la recepción y registro de quejas y sugerencias.


5.1.


5.1.2.


5.1.2.2.

Todos los servicios presenciales al ciudadano cuentan con un canal para quejas o sugerencias.


5.1.


5.1.2.


5.1.2.3.

Está por escrito e implementado el procedimiento para la recepción y atención de quejas o sugerencias ciudadanos


5.1.


5.1.2.


5.1.2.4.

Está por escrito e implementado el procedimiento para reconocer o premiar periódicamente la adecuada atención ciudadana


5.1.


5.1.2.


5.1.2.5.

Se establece formalmente un área o responsable para la atención de quejas o sugerencias.


5.1.


5.1.3.

Mecanismos para identificar y evaluar satisfacción, necesidades y expectativas con los servicios

5.1.3.1.

Se realizan periódicamente encuestas sobre calidad, fiabilidad, conformidad con tiempos o plazos de tramitación, entre otros.


5.1.


5.1.3.


5.1.3.2.

Se realizan periódicamente encuestas de evaluación sobre la satisfacción en los servicios.


5.1.


5.1.3.


5.1.3.3.

Está por escrito e implementado el procedimiento para la recepción, análisis, canalización y uso de esa información.


5.1.


5.1.4.

Medios de comunicación sobre trámites, servicios y estatus de los mismos

5.1.4.1.

Existe un catálogo público, claro, sencillo y de fácil acceso sobre todos los servicios brindados al ciudadano


5.1.


5.1.4.


5.1.4.2.

Cuenta con una imagen institucional formalizada, homologada y utilizada en las diversas herramientas de comunicación sobre servicios al ciudadano


5.1.


5.1.4.


5.1.4.3.

Cuenta con documentos en diversos soportes para los servicios al ciudadano (lenguaje apropiado, traducciones, Braille, etc.)


5.1.


5.1.4.


5.1.4.4.

Existe un canal de comunicación directo para informar al ciudadano sobre los trámites, servicios y estatus de los mismos.


5.1.


5.1.4.


5.1.4.5.

Cuenta con un área o responsable de la comunicación directa sobre servicios al ciudadano.


5.1.


5.1.5.

Procedimientos para la atención de ciudadanos

5.1.5.1.

Está formalmente establecido e implementado un procedimiento para la atención presencial del ciudadano.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXVI


5.1.


5.1.5.


5.1.5.2.

Está formalmente establecido e implementado un procedimiento para canalizar a ciudadanos a otras dependencias cuando sea necesario.


5.1.


5.1.5.


5.1.5.3.

Está formalmente establecido e implementado un procedimiento para la recepción de ciudadanos a audiencias.


5.1.


5.1.5.


5.1.5.4.

Se capacita al personal de atención ciudadana en calidad y calidez en el servicio


5.1.


5.1.5.


5.1.5.5.

Se evalúa el cumplimiento de los procedimientos de atención usuarios


5.2.

Apertura con el Ciudadano

5.2.1.

Mecanismos formales de comunicación e información con ciudadanos/usuarios o determinados grupos de interés

5.2.1.1.

Se difunde periódicamente en medios electrónicos y físicos los resultados de evaluaciones del desempeño institucional


5.2.


5.2.1.


5.2.1.2.

Cuenta con un área o responsable a comunicación social, publicidad, o vocería.


5.2.


5.2.1.


5.2.1.3.

Cuenta con políticas y procedimientos formales e implementados sobre comunicación.


5.2.


5.2.1.


5.2.1.4.

Cuenta con una gaceta, periódico o cualquier otro medio de comunicación impreso o digital emitido de manera periódica para comunicar acciones institucionales.


5.2.


5.2.2.

Actividades para el acercamiento con la ciudadanía

5.2.2.1.

Las actividades se implementan a partir de un plan o proyecto formal y por escrito con diagnóstico, objetivos y metas


5.2.


5.2.2.


5.2.2.2.

Se fomenta la cercanía del ciudadano con la institución por medio de la recepción de visitas para conocer instalaciones, procesos y programas.


5.2.


5.2.2.


5.2.2.3.

Existen programas implementados de manera periódica para la atención directa de los funcionarios de primer nivel a las solicitudes o problemáticas ciudadanas.


5.2.


5.2.2.


5.2.2.4.

Se evalúa periódicamente el resultado de las actividades de acercamiento institucional con la ciudadanía.

6

Información, Monitoreo y Control

6.1.

Sistema de Evaluación del Desempeño Institucional

6.1.1.

Indicadores para evaluar el desempeño institucional

6.1.1.1.

Están definidos por escrito y contiene como mínimo la descripción de variables, fórmula, frecuencia de medición, fuentes y responsable.

6 Información, 6. Sistema de 6.1. Indicadores para evaluar el desempeño 6.1.1. Existen registros estadísticos electrónicos de las

XXVII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

Monitoreo y Control 1.

Evaluación del Desempeño Institucional 1. institucional 2.

variables de tal manera que puedan ser consultados cuando sea necesario.

6


6.1.


6.1.1.


6.1.1.3.

Se definen para todos los procesos críticos identificados.

6


6.1.


6.1.1.


6.1.1.4.

Se calculan de manera periódica y se registran resultados.

6


6.1.


6.1.2.

Análisis de la información del desempeño institucional.

6.1.2.1.

Está integrado un comité o similar de manera formal y responsable del análisis y toma de decisiones sobre el desempeño institucional.

6


6.1.


6.1.2.


6.1.2.2.

Se elaboran matrices, tableros de control u otras herramientas para el análisis

6


6.1.


6.1.2.


6.1.2.3.

Se desarrolla por escrito y de manera formal un plan de acción para la mejora continua.

6


6.1.


6.1.2.


6.1.2.4.

Se comunican los resultados de manera formal a través de reportes o presentaciones.

6


6.2.

Calidad de Información.

6.2.1.

Procedimientos de supervisión en captura de datos para indicadores

6.2.1.1.

Se establecen por escrito los procedimientos de supervisión de captura de datos.

6


6.2.


6.2.1.


6.2.1.2.

Los procedimientos establecen periodicidad y responsable.

6


6.2.


6.2.1.


6.2.1.3.

Existe de manera formalizada un área o responsables para la supervisión en captura de datos.

6 Información, 6. Calidad de 6.2. Procedimientos de supervisión en captura 6.2.1. Se diseñan, desarrollan y levantan reportes en

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXVIII

Monitoreo y Control 2. Información. 1. de datos para indicadores 4. caso de retrasos o errores de captura

6


6.2.


6.2.1.


6.2.1.5.

Se realizan actividades periódicas para la homologación y corrección de datos.

6


6.2.


6.2.2.

Herramientas para la captura de información y emisión de informes de desempeño institucional

6.2.2.1.

Los resultados de los indicadores definidos se generan a través de sistemas informáticos digitales.

6


6.2.


6.2.2.


6.2.2.2.

Se generan informes sobre los indicadores a través de sistemas informáticos.

6


6.2.


6.2.2.


6.2.2.3.

Existe acceso directo a la información sobre el desempeño institucional por parte de usuarios internos y externos

6


6.2.


6.2.3.

Mecanismos de control en el registro de datos.

6.2.3.1.

Se implementan cursos de capacitación para los responsables de la captura de datos para los sistemas de información institucionales.

6


6.2.


6.2.3.


6.2.3.2.

Existen catálogos sobre las variables y datos que se registran en los sistemas de información institucionales.

6


6.2.


6.2.3.


6.2.3.3.

Se establecen por escrito y se implementan políticas y procedimientos sobre la captura en los sistemas de información institucionales.

6


6.2.


6.2.3.


6.2.3.4.

Se definen e implementan procedimientos de auditoria interna sobre el registro y captura de datos

6


6.3.

Monitoreo y control

6.3.1.

Resultados de indicadores de desempeño institucional

6.3.1.1.

Se formulan por escrito las acciones necesarias para la mejora del desempeño institucional.

6


6.3.

Monitoreo y control

6.3.1.


6.3.1.2.

Se identifican y asignan los recursos necesarios para implementar las acciones.

6


6.3.

Monitoreo y control

6.3.1.


6.3.1.3.

Existe un área o responsable del seguimiento de las acciones planeadas.

6


6.3.

Monitoreo y control

6.3.1.


6.3.1.4.

Se elaboran reportes periódicos del avance y resultado de las acciones.

6


6.3.

Monitoreo y control

6.3.1.


6.3.1.5.

Se llevan a cabo acciones para mejora de la productividad y efectividad de jueces (audiencias efectivas, diferimientos, puntualidad)

7 Integridad y Ética 7. Valores y 7.1. Código de ética institucional 7.1.1. Está por escrito y aprobado por la instancia

XXIX | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

1.Estatutos Éticos 1. 1. competente.

7 Integridad y Ética7.1.

Valores y Estatutos Éticos

7.1.1. Código de ética institucional

7.1.1.2.

Contienen la declaración de principios generales del comportamiento adecuado y una guía para la toma de decisiones.



7.1.2. Código de conducta en la institución

7.1.2.1.




7.1.2. Código de conducta en la institución

7.1.2.2.

Tienen una orientación clara sobre aspectos de corrupción, soborno, colusión o cohecho.



7.1.3.

Política institucional para prevenir la corrupción

7.1.3.1.




7.1.3.


7.1.3.2.

Expresa de forma clara e indiscutible los comportamientos o acciones no permitidos en la materia.



7.1.3.


7.1.3.3.

Define procedimientos de control internos para prevenir actos de corrupción.



7.1.3.


7.1.3.4.

Establece los procedimientos de monitoreo y notificación en caso de actos de corrupción.



7.1.3.


7.1.3.5.

Establece las consecuencias de su incumplimiento.



7.1.3.


7.1.3.6.

Se destina un presupuesto para la implementación de la política.



7.1.3.


7.1.3.7.

Cuenta con un área o persona responsable de la implementación.



7.1.3.


7.1.3.8. Los procedimientos están implementados.



7.1.4.

Políticas institucionales para asegurar el trato igualitario para todos los usuarios

7.1.4.1.

Está por escrito y aprobada por la instancia competente.



7.1.4.


7.1.4.2.

Establece mecanismos para identificar necesidades para trato igualitario en los servicios.

7 Integridad y Ética 7.1.

Valores y Estatutos

7.1.4.


7.1.4.3.

Promueve que los entornos, productos y servicios existentes cumplan con la accesibilidad

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXX

Éticos universal.



7.1.4.


7.1.4.4.

Se implementan acciones para la adecuación y remodelación de los entornos físicos y edificaciones.



7.1.4.


7.1.4.5.

Se destina un presupuesto para la implementación de la política.



7.1.4.


7.1.4.6.

Cuenta con un área o persona responsable de la implementación.



7.1.5.

Actividades de comunicación para la difusión de los códigos de conducta, códigos de ética y políticas relacionadas

7.1.5.1.

Los códigos y políticas son compartidos con los colaboradores en medios impresos o digitales.



7.1.5.


7.1.5.2.

Se establece en normatividad, manuales o procedimientos aprobados, la obligación de difundir los códigos y políticas



7.1.5.


7.1.5.3.

Los códigos y políticas se encuentran publicados en medios digitales de fácil acceso para colaboradores.



7.1.5.


7.1.5.4.

Se realizan actividades de inducción o presentación de los códigos y políticas a todos los niveles



7.1.6.

Mecanismos para evaluar y actuar sobre el cumplimiento de los códigos y políticas relacionadas

7.1.6.1.

Están definidos y se utilizan indicadores que permiten monitorear el desempeño institucional en materia de ética y conducta de las personas que la integran



7.1.6.


7.1.6.2.

Se realizan actividades orientadas a mejorar la ética y el buen comportamiento de las personas que integran la institución



7.1.6.


7.1.6.3.

Se realizan evaluaciones del conocimiento de los códigos y políticas.


Equidad de Género y DDHH

7.2.1.

Mecanismos para promover la equidad de género

7.2.1.1.

Se realizan actividades de difusión sobre la importancia de la equidad de género



7.2.1.

Mecanismos para promover la equidad de género

7.2.1.2.

Se realizan actividades de capacitación y asesoría para la institucionalización de la perspectiva de género



7.2.2.

Mecanismos para promover el respeto a los DDHH

7.2.2.1.

Se realizan actividades de difusión sobre la importancia en el respeto de los DDHH

7 Integridad y Ética 7.2.

Equidad de Género y

7.2.2.

Mecanismos para promover el respeto a los DDHH

7.2.2.2.

Se realizan actividades de capacitación y asesoría para la institucionalización de DDHH

XXXI | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

DDHH



7.2.3.

Actuaciones judiciales con perspectiva de género

7.2.3.1.

Se capacita a los jueces y funcionarios en forma periódica



7.2.3.


7.2.3.2.

Se revisa el uso de la perspectiva de género en las resoluciones judiciales



7.2.3.


7.2.3.3.

Se evalúan el conocimiento en materia de genero de los jueces



7.2.4.

Políticas laborales de inclusión, diversidad y no discriminación en la institución

7.2.4.1.

Está por escrito y aprobada por la instancia competente.



7.2.4.


7.2.4.2.

Se diseña de manera participativa con representantes de la dirección, las gerencias, mandos medios, niveles profesionales y administrativos.



7.2.4.


7.2.4.3.

Se establece y comunica internamente las acciones concretas que puedan efectuar los colaboradores



7.2.4.


7.2.4.4.

Se integra a los procesos de selección, reclutamiento y desarrollo profesional en la institución.



7.2.4.


7.2.4.5.

Establece requisitos en cuanto infraestructura institucional para la “Accesibilidad para todos”.



7.2.4.


7.2.4.6.

Cuentan con planes periódico de difusión y comunicación de la política



7.2.4.


7.2.4.7.

Se realiza evaluación del conocimiento de la política a los funcionarios



7.2.4.


7.2.4.8.

Se capacita a los jueces y funcionarios en forma periódica



7.2.4.


7.2.4.9.

Se evalúan el conocimiento en materia de no discriminación de los funcionarios y jueces

8

Tecnologías de la Información y la Comunicación

8.1. Recursos

8.1.1.

El área de Informática cuenta con los recursos humanos necesarios para el desempeño de sus funciones.

8.1.1.1.

El área de informática cuenta con el personal necesario.

8 Tecnologías de la Información y la

8.1.

Recursos 8.1.1.

El área de Informática cuenta con los recursos humanos necesarios para el

8.1.1.2.

El área de Informática cuenta con personal capacitado.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXXII

Comunicación desempeño de sus funciones.

8


8.1. Recursos

8.1.1.

El área de Informática cuenta con los recursos humanos necesarios para el desempeño de sus funciones.

8.1.1.3.

El área de Informática cuenta con personal especializado (mantenimiento, desarrollo, producción, front- back, framework)

8


8.1. Recursos

8.1.2.

El área de Informática cuenta con la infraestructura necesaria para el desempeño de sus funciones.

8.1.2.1. El área de Informática cuenta con site propio

8


8.1. Recursos

8.1.2.


8.1.2.2.

El área de Informática cuenta con oficina para el encargado de sistemas.

8


8.1. Recursos

8.1.2.


8.1.2.3.

El área de Informática cuenta con cubículos para el personal de sistemas.

8


8.1. Recursos

8.1.3.

El área de Informática cuenta con el equipamiento necesario para el desempeño de sus funciones.

8.1.3.1. El área de Informática cuenta con servidores.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.2.

El área de Informática cuenta con servicio de internet.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.3.

El área de Informática cuenta con equipos de escritorio.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.4.

El área de Informática cuenta con equipos portátiles.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.5.

El área de Informática cuenta con licencias de sistemas operativos.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.6.

El área de Informática cuenta con licencias de software.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.7.

El área de Informática cuenta con equipamiento audiovisual de uso exclusivo.

8


8.1. Recursos

8.1.3.


8.1.3.8.

El área de Informática cuenta con sus propios equipos de impresión y fotocopiado.

8


8.1. Recursos

8.1.4.

El área de Informática cuenta con presupuesto para el desempeño de sus funciones.

8.1.4.1.

El área de Informática cuenta con presupuesto para la adquisición de software.

8


8.1. Recursos

8.1.4.


8.1.4.2.

El área de Informática cuenta con presupuesto para la adquisición de hardware.

XXXIII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

8


8.1. Recursos

8.1.4.


8.1.4.3.

El área de Informática cuenta con presupuesto para la actualización de equipos.

8


8.1. Recursos

8.1.4.


8.1.4.4.

El área de Informática cuenta con presupuesto para el desarrollo de aplicaciones.

8


8.1. Recursos

8.1.4.


8.1.4.5.

El área de Informática cuenta con presupuesto para el mantenimiento.

8


8.1. Recursos

8.1.5.

El área de Informática cuenta con recursos para la seguridad y resguardo de la información.

8.1.5.1.

El área de Informática cuenta con un sistema de respaldo y resguardo de la información.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.2.

El área de Informática cuenta con un protocolo para respaldar los medios de almacenamiento digital u óptico, o en su lugar a través de servicios en la nube y servidores espejo.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.3.

El área de Informática cuenta con un sistema de registro de acciones (log) para saber las operaciones que realizan los usuarios en caso de una auditoría de su operación.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.4.

El área de Informática cuenta con un sistema permite controlar el nivel de acceso por roles definidos y permisos limitados a cada tipo de usuario dependiendo de sus privilegios.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.5.

El área de Informática cuenta con firewalls y métodos de seguridad de acceso para acceder a los servidores centrales de la base de datos y de los sistemas internos.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.6.

El área de Informática cuenta con restricción de acceso físico al site de los servidores, se encuentra bloqueado para todo el personal que no sea del área de Tecnologías de Información.

8


8.1. Recursos

8.1.5.


8.1.5.7.

El área de Informática cuenta con planes de contingencia por posibles afectaciones en los equipos de TI.

8


8.1. Recursos

8.1.6.

El área de Informática cuenta con recursos para el desarrollo de aplicaciones.

8.1.6.1.

El área de Informática cuenta con aplicaciones propias desarrolladas internamente

8


8.1. Recursos

8.1.6.


8.1.6.2.

El área de Informática cuenta con aplicaciones locales cliente - servidor

8 Tecnologías de la Información y la

8.1.

Recursos 8.1.6.

El área de Informática cuenta con recursos para el desarrollo de

8.1.6.3.

El área de Informática cuenta con aplicaciones web

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXXIV

Comunicación aplicaciones.

8


8.1. Recursos

8.1.6.


8.1.6.4.

El área de Informática cuenta con personal capacitado en lenguajes de programación

8


8.1. Recursos

8.1.6.


8.1.6.5.

El área de Informática cuenta con personal capacitado en manejo de bases de datos

8


8.1. Recursos

8.1.6.


8.1.6.6.

El área de Informática cuenta con personal capacitado en lenguajes open source

8


8.1. Recursos

8.1.7.

El área de Informática cuenta con una metodología formal de análisis y desarrollo de software.

8.1.7.1.

El área de Informática cuenta con alguna metodología formal en su área de sistemas para el desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.2.

El área de Informática utiliza sistemas de desarrollo descentralizados de software para administrar los proyectos (Git).

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.3.

El área de Informática cuenta con el personal capacitado con el acceso a todos los sistemas internos a nivel administrador, así como a su código fuente.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.4.

El área de Informática cuenta con manuales de usuario/operación de todos los sistemas internos donde se muestre como operar los procesos dentro de cada sistema.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.5.

El área de Informática cuenta con manuales técnicos y de instalación de todos los sistemas.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.6.

El área de Informática cuenta con diagramas entidad-relación de todas las bases de datos de la institución.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.7.

El área de Informática cuenta con diagramas de casos de uso, de flujo, de clases y/o de secuencia.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.8.

El área de Informática cuenta con el código fuente de sus desarrollos comentado.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.9.

El área de Informática cuenta con algún protocolo para el control y la solicitud de modificaciones a los sistemas internos.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.10.

El área de Informática cuenta con un control de versiones de los sistemas internos, así como de los errores encontrados.

XXXV | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.11.

El área de Informática maneja niveles de servicio dentro del área de TI junto con encuestas de satisfacción.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.12.

El área de Informática cuenta con un programa de capacitación en las diversas herramientas de TI para el personal operativo de la institución.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.13.

El área de Informática cuenta la con políticas establecidas para el uso de Tecnologías de Información y documentos electrónicos.

8


8.1. Recursos

8.1.7.


8.1.7.14.

El área de Informática cuenta con una mesa de control o soporte técnico para apoyo de las áreas operativas.

8


8.2.

Documentación

8.2.1. Entrada de información

8.2.1.1.

El área de Informática digitaliza la información de los casos ya sea por captura o de manera electrónica (vía web, enlace con instituciones o sistema internos).

8


8.2.

Documentación


8.2.1.2.

El área de Informática digitaliza los documentos utilizados en los procedimientos al interior de la institución.

8


8.2.

Documentación


8.2.1.3.

En El área de Informática los documentos digitalizados han sustituido completamente a los expedientes en papel para su manejo al interior de la institución.

8


8.2.

Documentación


8.2.1.4.

El área de Informática cuenta con un sistema que verifique que la información de los casos sea correcta y completa.

8


8.2.

Documentación


8.2.1.5.

El área de Informática cuenta con un sistema que verifique que los imputados, víctimas o asesores jurídicos han participado en otros procesos para dar un historial de referencia.

8


8.2.

Documentación

8.2.2. Operación Interna

8.2.2.1.

El área de Informática cuenta con un sistema sobre el cuál se controle el flujo de los procesos internos de la institución.

8


8.2.

Documentación


8.2.2.2.

El área de Informática cuenta con un sistema para saber en qué etapa del proceso se encuentra cada caso y el funcionario responsable.

8


8.2.

Documentación


8.2.2.3.

El área de Informática cuenta con un sistema que mida los tiempos de atención a usuarios.

8


8.2.

Documentación


8.2.2.4.

El área de Informática utiliza algún módulo, herramienta o aplicación para el control de las notificaciones o comunicación con usuarios.

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXXVI

8


8.2.

Documentación

8.2.3. Difusión al exterior

8.2.3.1.

El área de Informática utiliza las redes sociales y portales web para la difusión de sus resultados.

8


8.2.

Documentación

8.2.3. Difusión al exterior

8.2.3.2.

El área de Informática utiliza encuestas online u offline para medir la calidad en el servicio o el nivel de satisfacción del usuario.

8


8.2.

Documentación

8.2.4. Interacción con otras instituciones

8.2.4.1.

El área de Informática comparte información en línea con otras instituciones (para entrada de información o consulta).

8


8.2.

Documentación


8.2.4.2.

El área de Informática remite información digital estadística por red o medios electrónicos a otras instituciones.

8


8.2.

Documentación


8.2.4.3.

El área de Informática puede consultar la información de imputados, víctimas y asesores jurídicos de otras instituciones a través de alguna interfaz o sistema.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.

Sistemas para el seguimiento del proceso penal

8.2.5.1.

El área de Informática cuenta con un sistema para la captura, almacenamiento y análisis de carpetas de investigación.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.2.

El área de Informática cuenta con el número de denuncias por tipo penal.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.3.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas con y sin imputado.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.4.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas con medidas cautelares aplicadas.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.5.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas abiertas o en curso.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.6.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en las cuales no se ejerce acción penal.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.7.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en investigación judicializadas.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.8.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas con procedimiento abreviado.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.9.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en suspensión condicional del proceso.

XXXVII | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.10.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en acuerdos reparatorios.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.11.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en sentencias condenatorias.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.12.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en sentencias absolutorias.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.13.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en sobreseimiento.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.14.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas de sentencias en trámite.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.15.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas no judicializadas por parte del Ministerio Público.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.16.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas en archivo temporal ya sea por imputado desconocido.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.17.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas remitidas a unidades de atención temprana.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.18.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas con litigio en curso.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.19.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas remitidas al Mecanismos Alternativos de Solución de Controversia.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.20.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas remitidas a El área de Informática de tramitación masiva.

8


8.2.

Documentación

8.2.5.


8.2.5.21.

El área de Informática cuenta con el número de carpetas que no se han analizado o se encuentran en trámite.

8


8.2.

Documentación

8.2.6.

Cuenta con datos para generar indicadores demográficos.

8.2.6.1.

El área de Informática cuenta con determinaciones territoriales por estado, municipio y colonia.

8


8.2.

Documentación

8.2.6.


8.2.6.2.

El área de Informática cuenta con indicadores como edad, sexo, nivel socioeconómico, nivel de estudios y profesión.

8 Tecnologías de la 8. Documentaci 8.2. Cuenta con datos para generar 8.2.6. El área de Informática tiene identificado algún

MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN | XXXVIII

Información y la Comunicación 2. ón 6. indicadores demográficos. 3.

fenómeno criminal con enfoque de género, contra la libertad de expresión, violencia política, etc.

8


8.2.

Documentación

8.2.6.


8.2.6.3.

El área de Informática tiene identificado algún fenómeno criminal con enfoque de género, contra la libertad de expresión, violencia política, etc.

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.1. Completitud

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.2. Conformidad

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.3. Consistencia

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.4. Precisión

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.5. Duplicación

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.6. Integridad

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.7. Carga de Histórico a Base de Datos Central

8


8.3.

Calidad de Datos


8.3.1.8. Consultas Integrales de la Base de Datos Central

XXXIX | MANUAL DE USO LA HERRAMIENTA DE AUTOEVALUACIÓN

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Bienvenido a la Feria por la Justicia · Web viewAl mismo tiempo, este diagnóstico participativo promueve la apropiación de los procesos internos por parte de los miembros de la