Best Practices for Payroll Year End

Housekeeping

The last 10 minutes have been reserved for Q&A but ask questions as needed

A copy of today’s slides and additional resources are available for download

APA RCH Certificate & CPE credits will be available upon completion of our session survey

2

Your Speaker:[Insert Professional Associate Picture]

Agenda

1. Year End Timeline2. Year End Seminar 3. Commonly Amended Items4. Health Care Coverage Memo5. Company Level Validations6. Employee Level Validations7. Planning Ahead8. Q&A

3

Year End Timeline

Year End Timeline

November• Verify your Payroll Schedules, Management Report Schedules, G/L Interface Schedules and Purge Options 

• Verify data on Quarterly Tax Verification Letter• Review new limits for deferred compensation, goal limits and special calculations 

• Request a Preview Wage & Tax Register and Preview forms W‐2

• Consider the ADP Direct Mail Service for W2s and eliminate the need to mail all W2s out yourself.

5

Year End Timeline

December• Process Year End bonus and adjustment payrolls and verify their accuracy 

• Submit new SUI and workers compensation rate changes on the ADP Support Center 

• Verify that all manual checks, voided checks and special compensation moneys have been accurately submitted to ADP 

• Review the final 2014 payroll for accuracy

6

Year End Timeline

January• Review W‐2 forms and distribute by January 31 • Verify 2015 schedules • Verify any changes to your employee’s tax exempt status for 2015 if so complete new W‐4s for each employee.

7

Year End Seminar

Year-End Seminar 2014

9

Year-End Seminar Objectives

Identify the source documents needed for quarter‐end and year‐end closing.Identify key dates and deadlines.Identify documents that require a response to ADP.Describe how ADP processes adjustments.Reconcile quarter‐end and year‐end reports.Describes selected special compensation  options.Summarize changes for this year and identify what’s new for next year.

Upon completing this seminar, you will be prepared to do the following:

Year-End Seminar on The Bridge

I am already registered for mine next month.I attend their seminars every year ‐ they are beneficial to getting thru the year end process. I go to these every year (year 10). I have always come out with something new. There are always new issues, concerns and requirements at year end. You'll walk away with checklists to help cross your T's and dot your I's. I do it every year to get a complimentary preview wage & tax register for all company codes which can be very helpful.

Commonly Amended Fields

Commonly Amended Fields

Top 5 reasons for Out of Sequence (OOS) PR’s and Amendments: 

1. Health Care Coverage Memo2. Special Compensation:

• Roth 401K• Stock Options• GTL• ER HSA• Tax exempt items

3. Manual or voided check adjustments4. Company level corrections5. Employee level corrections

13

Health Care Coverage Memo

Health Care Coverage Memo

• The total amounts paid by the employer and the employee for each employee's coverage must be reported as one amount on each employee's W‐2

• The amount is displayed in Box 12 of the W‐2 with code DD

• Memo codes and accumulators for these amounts were created for all active company codes 

• Instructions for each payroll product are available to clients on the Support Center.

15

Health Care Coverage Costs

16

Health care coverage costs are displayed in Box 12 as code DD.

Health Care Coverage Costs

17

Health care coverage costs are displayed on the Master Control as an accumulator

Report Health Care Coverage Costs

18

Health care coverage costs are displayed in the quantitative section of the Wage and Tax Register as Health Plans Value.

Health Care Reform Tools

19

ACA Compliance Timeline for Employershttp://www.adp.com/health‐care‐reform/

Company Level Validations

Critical Tools in Company Level Validations

Quarterly Tax Verification LetterMaster Control Report

Company Level Validations

SAMPLE: Quarterly Tax Verification Letter

Company Level Review Checklist:• Are the reports being sent to the correct person?• Review Company level information, Tax Features, and Company Features

• If you use ADP’s Tax Filing Service, verify the list of responsibilities for deposits and filing status.

• Do you know your Pension Indicator?

Quarterly Tax Verification Reminders

Quarterly Tax Verification

Pension Indicator

Company level Pension Indicator can be found on you Quarterly Tax VerificationIf you wish to change your company option, then go to https://support.adp.com click on payroll and click Contact ADP

SAMPLE: Master Control Report

Master Control Report

Company Level Review Checklist:• Quarterly totals should match the Wage and Tax Register quarter to date. Year‐to‐date amounts should match the Wage and Tax Register year‐to‐date and Form W‐2. 

1. Gross wages2. Taxes3. Special Compensation

• Correct negative conditions: 1. Negative FIT Tax2. Negative FICA Tax3. Negative 3PSP4. Medicare Wages Less Than Social Security Wages 

Employee Level Validations

Critical Tools in Employee Level Validations

Master Control ReportWage and Tax

Preview Forms W‐2

Employee Level Validations

SAMPLE: Master Control

SAMPLE: Wage & Tax Register

Preview Forms W-2

Preview Wage and Tax Register and Preview Forms W‐2:• Preview W2’s are available to anyone attending the Year End Seminar for free!

• Or they can be requested via the Support Center for a fee

Employee Level Validations

Employee Level Review Checklist:• Social Security Numbers (validate on preview W2)

− Administrators can also add a check stub message or portal message for Employee’s to validate SSN on portal

• Mailing Address• State Taxability• Special Compensation and Reportable Items• Tipped wages• “Negative” tax or wages:

− Negative FIT Tax− Negative FICA Tax− Negative 3PSP− Medicare Wages Less Than Social Security Wages 

ADP has all the tools to make your YE process easier through data import tools• Special Compensation/Reportable items: VHC, GTL, ER HSA….

Access the Support Center

Data Import Tools

Search for Data ImportFind Importing and Exporting Employee Data in the Resources tab. 

Data Import Tools

Data Import Tools

Data Import Tools

If you need further assistance access the online User Guides and FAQ’s.

Planning Ahead

Planning Ahead

Year End Guide

Year End Guide

Stay Connected!

• Attend an ADP Pro Year‐End Seminar• Take advantage of on‐demand recordings of this conference

• Connect with other clients on The Bridge sponsored by ADP ™ 

• NOTE: to get credits for attending the conference, please complete the survey. 

Questions

45