Best Practices Ecuador

5/9/2018 Best Practices Ecuador - slidepdf.com

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MANUAL DE USUARIO

SAP BUSINESS ONE

ADD-ON: BEST PRACTICES ECUADOR



SAP Business One – Manual De Usuario

Add-on Best Practices Ecuador

Version 01 - Release 2007A

Fecha: Febrero de 2008

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CONTENIDO

Alcance ...................................................................................................................................... 3 Utilidad ....................................................................................................................................... 3 Actividades ................................................ .................................................. ............................... 3 Prerrequisitos ............................................................................................................................. 3 Ruta de Menú ............................................................................................................................ 3 Procesos que intervienen .......................................................................................................... 4 Consejos Útiles .......................................................................................................................... 4 1 Documento de Instrucción .................................................................................................. 5 1.1 Parametrizaciones ......................................................................................................... 5 1.2 Configuración tabla Sustento tributario ......................................................................... 5 1.3 Configuración tabla - Concepto Retención fuente ................................................ ....... 6 1.4 Configuración tabla códigos de retenciones ................................................................. 6 1.5 Homologación de Series - Tipo Comprobante .............................................................. 8 1.6 Creación series números de control............................................................................ 10

1.6.1 Compras .................................................................................................................. 11 1.6.2 Ventas...................................................................................................................... 11 1.6.3 Inventarios ............................................................................................................... 11

2 Manejo de Terceros – Socios de negocios ...................................................................... 14 2.1 Ficha Logística: campo Sucursal ................................................................................ 17 2.2 Ficha Finanzas: Campo RUC ......................................... ............................................. 18 3 Documentos de Marketing de Compras ........................................................................... 18 3.1 Asignación de series del sistema en documento factura de Proveedores ................. 18 3.2 Ingreso de información de documentos pre impresos ................................................ 20

3.2.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo) ............... 20 3.2.2 Creación Nota Crédito o Nota Débito ...................................................................... 22

3.3 Comprobante de Retención en Documentos de Compras ......................................... 23 3.3.1 Creación del número de control .............................................................................. 24

3.4 Creación del comprobante de retención. .................................................................... 25 4 Documentos de Marketing de Ventas .............................................................................. 27 4.1 Creación documentos marketing de ventas ................................................................ 27

4.1.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo) ............... 27 4.1.2 Creación Guía de remisión ......................................... ............................................. 29 4.1.3 Creación Nota crédito \ Nota Débito ........................................... ............................. 35

4.2 Creación comprobante de retención - Ventas............................................................ 36 4.3 Exportaciones .............................................................................................................. 38 5 Generación Del Anexo Transaccional Simplificado/ REOC ............................................. 43







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Alcance

Guiar al usuario en la utilización del Add-on Best Practices Ecuador funcionalidad agregada en

la localización de SAP Business One, con el propósito de dar a conocer configuraciones ytransacciones que se deben realizar, y de esta forma dar cumplimiento a las exigenciasnormativas respecto al Anexo transaccional Simplificado establecido en Ecuador.

Utilidad

La funcionalidad permite dar cumplimiento a lo establecido en el anexo transaccionalSimplificado, para esto se debe realizar las configuraciones correspondientes en las tablas desustento tributación y retenciones, de igual forma es necesario crear los Socios de negocioscon los requerimientos establecidos y definir series especificas para los documentos marketingde compras y comprobantes de retenciones.

Actividades

• Parametrizaciones tablas

• Configuración Socios de negocios

• Aplicación de la localización en los documentos de compras y ventas

• Generación del anexo transaccional simplificado

• Generación de libros oficiales

Prerrequisitos

• Instalación del servicio para la utilización del número de control.

Ruta de Menú

Utilizar la siguiente ruta del Menú principal o en la barra superior la opción módulos parainiciar la operación Ir a.

Parametrizaciones

• Herramientas → Ventanas definidas por usuario → OK1_BPEC_sustento tributario -

OK1_BPEC_Concepto. • Herramientas → Herramientas personalización → Campos definidos por el usuario

• Herramientas → Formularios por Defecto → BPECSERTC Homologación Series – Tipos de comprobantes

• Datos maestros SN → Ficha → Ficha impuestos

• Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos .

• Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de control

• Definición → Finanzas → Impuestos → Retención de impuestos







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Rutas del proceso

• Compras – Proveedores → Documentos marketing

• Ventas – Clientes → Documentos marketing • Informe Finanzas → Finanzas → Impuestos → Anexo transaccional simplificado

• Compras – Proveedores → Comprobantes de retención

• Ventas – Clientes → Comprobantes de retención

Procesos que intervienen

Estándar B1

(INPUTS)

• Datos maestros Socios de negocio (SN) – Asignación de retenciones.

(OUTPUTS)

• Ventas - Documentos de marketing abiertos (Factura de Clientes, Factura + Pago,Nota Débito o Nota Crédito).

• Compras - Documentos de marketing abiertos (Factura de Clientes, Factura + Pago,Nota Débito o Nota Crédito).

Add-on

(OUTPUTS)

• Reporte Anexo de Retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta por otrosconceptos (REOC).

• Reporte Anexo Transaccional (ATS).

Consejos Útiles

• Si desea cambiar el nombre de algún campo ubíquese en el nombre y le da controldoble clic, en ese momento se realiza la modificación

• Recuerde que en el campo T/C se debe ingresar el 100% de la base de retención y/o

en la columna % importe base la tarifa de retención que corresponda con el fin de queel Add-on opere sin problemas.

• Para generar el informe REOC o ATS deberá realizar previamente la “Homologación Series – tipos de comprobantes







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1 Documento de Instrucción

1.1 Parametrizaciones

La localización de SAP Business One para Ecuador requiere de una serie deparametrizaciones que permita la adecuada implementación y funcionamiento del producto enel cliente.

Este proceso de parametrización inicia con el ingreso de la información mínima requeridadentro de las opciones estándar del sistema. Las tablas y campos serán descritos a lo largo deeste manual, teniendo en cuenta que son propias de cada funcionalidad.

1.2 Configuración tabla Sustento tributario

Conforme lo establecido en el anexo transaccional simplificado se debe tener en cuenta parala localización la tabla No 5 – sustento del comprobante, esta tabla es parametrizada de formaautomática en el sistema, sin embargo debe ser conocida por el usuario para que pueda sermodificar en el evento de un cambio normativo en el país. Para consultarla y actualizarla debeir a: Barra de menú > Herramientas > Ventanas definidas por el usuario > OK1_BPEC_sustento tributario.

Grabe las modificaciones presionando el botón y luego .

La información de esta tabla será reflejada en los documentos marketing proveedorescampo Sustento tributario.







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1.3 Configuración tabla - Concepto Retención fuente

Conforme lo establecido en el anexo transaccional simplificado se debe tener en cuenta para

la localización la tabla No 3 – Conceptos de Retención en la fuente (AIR), esta tabla esparametrizada de forma automática en el sistema, sin embargo debe ser conocida por elusuario para que pueda ser modifica en el evento de un cambio normativo. Para consultarla yactualizarla debe ir a: barra de menú > Herramientas > Ventanas definidas por el usuario > OK1_BPEC_Concepto.

La información de esta tabla será reflejada en la tabla estándar de SAP códigosretención de impuestos.

1.4 Configuración tabla códigos de retenciones

En esta tabla se configuran cada concepto de retención en la fuente e IVA definiendo losporcentajes según los establece la norma, adicionalmente se parametrizan las cuentascontables de retención, si es bien o servicio, concepto retención en la fuente y demás camposnecesarios para efectuar la correcta parametrización para esto debe ir a: Gestión >

Definiciones > Impuestos → Retención de impuestos.







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Nombre del Campo Descripción

Cuenta Se debe parametrizar las cuentas contables deacuerdo a la normatividad para las operacionesde compra y venta.

Fecha de validez Configurar la fecha en que comienzan lasoperaciones de retención.

Tenga en cuenta que estas fecha no debeser superior a la fecha actual.

Categoría Las opciones a seleccionar son factura o pago,la opción que se elige es sobre la cual se calculala retención (por lo general se aplica sobre

factura).Tipo de base IMPORTANTE:

Las opciones a seleccionar son Base o IVA:

Opción Neto se utiliza para todas tipos deretenciones diferentes a IVA.

Opción IVA se utiliza para las retencionescorrespondientes a IVA.

T/C Se debe configurar el porcentaje que será basepara el cálculo de las retenciones ya sea al Netodel documento de marketing o en el porcentajede IVA a ser retenido.

% Importe base Se debe asignar los porcentajes de acuerdo a lo

asignado en la normatividad de cada país







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Nombre del Campo Descripción

Tipo de retención Esta columna corresponde al tipo de retenciónque va a efectuar al SN, en este caso dando clic

en se despliega el listado de retencionesaplicables para cada país. Estos camposcambian según la localización de Best Practicesque se seleccione al momento de la instalación.

Para Ecuador se debe seleccionar: para- Retención por renta (tipo = fuente)

- Retención por IVA (Tipo = IVA )

Bien \ Servicio IMPORTANTE:

Este campo es exclusivo para la localización deEcuador, debe presionar la flecha yseleccionar el concepto de Bien o servicio

correspondiente, para cada retenciónconfigurada.

Concepto Retefuente IMPORTANTE:

En este campo se debe seleccionar el conceptode retención correspondiente, para esto debepresionar la flecha y aparecerá la informaciónconfigurada en la tabla OK1_BPEC_Concepto

1.5 Homologación de Series - Tipo Comprobante

Para la correcta generación del reporte REOC y ATS, se debe realizar una homologación delas series de SAP Business One frente a los tipos de comprobantes establecidos por el SRIpara esto ir a: Herramientas > Formularios por Defecto > BPECSERTC > Homologación Series > Tipos de comprobantes







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Ítem Descripción

Code Este campo presenta todas las series registradas en Business One y quecorresponde a documentos que son oficiales ante el SRI paraseleccionarlo se da clic en el campo SHIFT + F2 y aparece la siguientetabla:

Aquí se debe seleccionar la serie que se comparara con el tipo decomprobante que se explicara en uno de los campos siguientes.

La factura de proveedores tienen tres tipos diferentes (factura, notade venta, liquidación de compra) es importante verificar que cada unaquede con el tipo de comprobante correcto.







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Ítem Descripción

Name Se debe digitar el nombre que se le quiere dar a cada documento paraidentificarlo fácilmente. Al momento de ingresar a este formulario.

U_Tcomp Es una lista desplegable en la cual se debe seleccionar el tipo decomprobante establecido por el SRI para cada serie de SAP BusinessOne.

1.6 Creación series números de control

En Ecuador, el marco legal tributario establece que la emisión de facturas y demás documentoslegales debe hacerse sobre formato con el número de control pre impreso. El formulario “Seriespara el Número de Control”, el cual fue creado para vincular la numeración interna de losdocumentos de compras, ventas e inventarios de SAP Business One, con la numeración preimpresa en los formatos. En la siguiente imagen se muestra la pantalla “Número de Control” yla descripción de sus campos. Ir a Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos.

El proceso de asignación de números de control aplica para los siguientes documentos enSAP Business One.







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1.6.1 Compras

• Factura de proveedores: si es “liquidación de compra”.

• Notas Crédito: Por reversión de Factura “liquidación de compra”.• Nota Débito.

• Comprobante de retención compras.

1.6.2 Ventas

• Entrega de mercancía: si es “Guía de remisión”.

• Factura de clientes.

• Nota Crédito.

• Nota debito.

1.6.3 Inventarios

• Transferencias de Stock: si es “Guía de remisión”.

Número Descripción

Código de serie

Puede definir cualquier código que le permita identificar de formarápida a que documento está haciendo referencia.

Si la serie de número de control es para los “comprobantesde retención”, ingresar la series de establecimiento y serie deemisión separada de un Guion (-).

Nombre de serie Defina el nombre de la serie que se va a utilizar.

DescripciónIngrese la descripción de la serie – puede utilizar el tipo dedocumento al cual le corresponde la serie de numero de control.

No. de autorización

Importante:

Se debe ingresar el número de autorización correcto para eldocumento de marketing correspondiente ya que esta formaciónse traslada a la factura.

Número inicialIngrese el número inicial del consecutivo pre impreso en elformato.

Número actualEste es actualizado automáticamente y muestra el siguientenúmero disponible.

Numero actualIngrese el último número del consecutivo pre impreso en elformato.

Prefijo

Importante:

El prefijo debe estar compuesto por la serie de establecimiento yla serie de punto de emisión.







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Asignación de series de números de control a las series de los documentos decompras, ventas y transferencias de Stock.

Para tratar y asignar las series de números de control a los documentos de marketing se utilizael formulario de “Numeración de Documentos”, ingrese por la siguiente ruta del menú de SAPBusiness One:

El único documento que tiene este proceso es el comprobante de retención decompras.

• Paso 1:

Ir a: Gestión > Inicialización Sistema > Numeración de Documentos.El formulario para el ingreso y los pasos para la asignación del número de control, semuestra en la siguiente pantalla:

Forma libre

La forma libre “ ” es un formato de numeración quepuede ser utilizado para ser asignado a varios tipos dedocumentos de marketing. Su uso es aceptado por la

Administración Tributaria, sólo cuando se trate de sistemascomputarizados o automatizados.

Mostrar prefijoSe activa dando clic en el cuadro del campo ,permite visualizar el campo a nivel de reportes.

Serie manual

Cuando se activa esa opción dando clic en el cuadro del

campo , el usuario puede asignar de forma manualla numeración en los documentos de marketing para esa serienúmero de control.

Si se utiliza esta opción es responsabilidad única del usuariola asignación de la numeración.







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• Paso 2 :

Haga doble clic sobre la línea de guía de remisión (entregas), factura, Nota debito o NotaCrédito y se despliega el formulario Serie- Facturas clientes

• Paso 3:

Haga clic derecho sobre la línea de las series, se selecciona la

opción” ”, lo cual despliega el siguiente formulario –Asignación de números de control.

DOBLE CLICK EN LAFILA

CLICK DERECHO







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Presionar el botón .

Presionar la opción .

2 Manejo de Terceros – Socios de negocios

El manejo de terceros del Ecuador consta de un número de identificación tributaria asignadopor el SRI a las personas naturales y jurídicas que realizan actividades económicasgeneradoras de obligaciones tributarias. Llamado RUC (Registro Único de Contribuyentes) estecuenta con una estructura específica para cada tipo de contribuyente:

Contribuyente Código deprovincia

Fijo Consecutivo Digito verificador (*) Principal osucursal

Persona Natural 1 – 22 1 000000 0 001

RUC jurídicos yextranjeros

1 – 22 9 000000 0 001

RUC Públicos 1 - 22 6 00000 0 0001

(*) Estas sucursales se manejan por un consecutivo cuando son creadas en la ficha direcciones de datos maestros SN.

De igual forma se debe digitar la cedula de ciudadanía para el caso de personas que nocuentan con RUC y por los extranjeros.

Esta estructura debe ser registrada en cada socio de negocios al ser creados en datosmaestros, para esto ir a: Socios negocios > Datos maestros socios de negocios.







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Ítem Descripción

Digite el número de:1. RUC correspondiente al contribuyente, sin digitar el númerode la sucursal.

2. Cedula de ciudadanía.

3. Extranjería.

Es obligatorio diligenciar este campo

Selección de la lista desplegable según corresponda:2







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Ítem Descripción

El tipo de contribuyente se define de acuerdo al tipo de RUCseleccionando, la flecha permite definir el contribuyente. Es

importante tener en cuenta el siguiente esquema:

Tipo RUC

J. RUC Jurídico

P. RUC Público

N. Persona Natural

E. Extranjero sin RUC

S. Persona Natural sin RUC

Tipo Contribuyente

S. SociedadesN. Personas Naturales

E. Contribuyentes especiales

I. Régimen Impositivo Simplificado (RISE)

X. Extranjero sin RUC

P. Persona Natural sin RUC

Tipo RUC Tipo Contribuyente

J S, E

P S, E

N N, E, I

E X

S P

Valida el ingreso de este campo

Debe crearse la principal y sucursales correspondientes del cliente enla ficha direcciones estas se definirán para Proveedores en el campoPago y para Cliente en el campo Destinatario de factura.

Valida el ingreso de al menos de la principal o una sucursal“Para persona natural sin RUC y Extranjero” este campo no esnecesario.

En este campo se debe ingresar el número de la sucursal, el cual parael tipo RUC Persona Natural y RUC jurídico es de tres (3) dígitos ypara RUC público es de cuatro (4) dígitos de acuerdo con lascaracterísticas definidas.

Valida el diligenciamiento del campo y el límite de dígitos.“Para persona natural sin RUC y Extranjero” este campo no esnecesario.

3

4

5







17


El campo NIT donde se diligenció el RUC y el campo Nombre de la dirección quecorresponde al nombre de la dirección se ven reflejados en los documentos de marketing

compras y ventas.

2.1 Ficha Logística: campo Sucursal







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2.2 Ficha Finanzas: Campo RUC

3 Documentos de Marketing de Compras

3.1 Asignación de series del sistema en documento factura de Proveedores

Debido a que en Ecuador se utilizan tres (3) tipos de documentos diferentes para facturar esnecesario parametrizar para la factura de proveedores las series para estos documentos, de lasiguiente manera:

Documento Nombre asignado enla serie

Nota de venta N

Liquidación de compras L

Factura F

Para realizar esta configuración debe ir a: Gestión > Inicialización del sistema > Numeración de documentos.







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Presione doble clic como se señala en la imagen y aparece la ventana para asignar las seriescorrespondiente:

Definir la serie para cada documento y adicione un número por ejemplo N-001.

Defina el rango de numeración para cada serie.

Presione el botón y luego

Para la serie de “liquidación de compras” se debe asignar número de control ya queeste documento es un consecutivo de la compañía.

1

2







20


3.2 Ingreso de información de documentos pre impresos

Debido a la estructura de los documentos de compras en Ecuador, se diseño una ficha especial

en los documentos de marketing llamada “Best Practices Ecuador” en donde se diligenciará deforma manual los campos requeridos. A continuación se mostrara un documento pre impreso yse señalará los campos que deben ser registrados en el sistema:

• No. del documento se encuentra dividido en tres partes:

Serie establecimiento

Serie punto de emisión

No. consecutivo del documento

• No. de autorización

Número de autorización

3.2.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo)

Al momento de la creación de la factura se debe diligenciar los campos requeridos enla ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a: Compras > Proveedores > Factura de proveedores > Ficha Best Practices Ecuador .

1

2

3

4







21


De acuerdo con las series parametrizadas en: Gestión > Inicialización Sistema > Numeración documentos se selecciona la correspondiente al documento que sequiere crear.

El campo Comprobante Retención tiene un tratamiento especial por lo cualse explicará más adelante como se genera la información correspondiente.

Cuando la factura es por liquidación de compras, la única información que sedebe diligenciar en la pestaña Best Practices es el número de Sustento Tributario y elComprobante Retención, los demás campos estarán bloqueados para esta factura.

No del documento se encuentra dividido en tres partes:

Diligenciar serie de establecimiento

Diligenciar serie punto de emisión

Diligencia No. consecutivo del documento

Diligenciar número de autorización

3

1

2

4







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Sustento Tributario

Seleccionar sustento tributario de acuerdo a la configuración previa de la tablaOK1_BPEC_sustento tributario

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón .

3.2.2 Creación Nota Crédito o Nota Débito

Al momento de la creación de la factura se debe diligenciar los campos requeridos enla ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a Compras – Proveedores → Nota Crédito \ Nota Débito → Ficha Best Practices Ecuador .

Cuando la Nota Crédito es por una anulación o reversión de una factura deliquidación de compras, la única información que se debe diligenciar en la pestaña BestPractices en el campo “Fac Afec” y “Sustento Tributario”.

Los siguientes campos cuando son basados en una factura, deben sermodificados de forma manual y registrar de la información de la Nota créditocorrespondiente.

- No del documento se encuentra dividido en tres partes:

5







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Diligenciar serie de establecimiento de la Nota Crédito

Diligenciar serie punto de emisión de la Nota Crédito

Diligencia No. consecutivo del documento de la Nota Crédito

Diligenciar número de autorización

Seleccionar sustento tributario de acuerdo a la configuración previa de la tablaOK1_BPEC_sustento tributario

El campo comprobante de retención, Cuando la Nota Crédito \ Debitó seencuentra basada en una factura trae el comprobante de retención que segrabo por la factura, sin embargo al grabar la Nota Crédito \ Debitó el sistemale informa si desea crear el comprobante de la Nota Crédito y de esta forma

queda grabado el comprobante correspondiente a la Nota.

De acuerdo con la imagen anterior, se debe ingresar de forma manual lainformación del recuadro rojo que dice “Información de factura afectada” la cualcorresponde al documento que afecta la Nota Crédito:

• Campo Factura Afectada

De las opciones que aparecen cuando se presiona la flecha, para compras se debeseleccionar solo se debe seleccionar Cód. [01] > Factura [02] > Nota venta [03]Liquidación compra.

El Cód. 18 Documento ventas – solo aplica para documentos de ventas.

• Continúan tres recuadros a seleccionar

Recuadro 1: seleccione la serie de establecimiento de la factura

Recuadro 2: seleccione la serie punto de emisión

Recuadro 3: Presión SHIFT + F2 seleccione la factura correspondiente.

• Digite el número de autorización correspondiente para la factura.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón

3.3 Comprobante de Retención en Documentos de Compras

Es el documento que sustenta el crédito de las retenciones de impuestos realizadas por loscompradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos, esta funcionalidadpermite registrar las múltiples retenciones de un socio de negocios. Para su utilización se deberealizar el siguiente procedimiento.

1

2

3

4

5

6







24


3.3.1 Creación del número de control

Numero Descripción

Código de serie Recordar que para el comprobante de retenciónsiempre en este campo debe digitarse numerode establecimiento y numero de punto deemisión separado de un guión (-)

Nombre de serieDefina el nombre de la serie que se va a utilizar.

DescripciónIngrese la descripción de la serie – puedeutilizar el tipo de documento al cual lecorresponde la serie de numero de control.

No. deautorización

Importante:

Se debe ingresar el número de autorizacióncorrecto para el documento de marketing

correspondiente ya que esta formación setraslada a la factura

Número inicialIngrese el número inicial del consecutivo preimpreso en el formato

Número actualEste es actualizado automáticamente y muestrael siguiente número disponible.

Número actualIngrese el último número del consecutivo preimpreso en el formato.







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Los comprobantes de retención fueron añadidos en la ventana Numeración de documentos,con el fin de que se creen las series conforme aplica en la documentación pre impresa. Paraasignar las series ir a: Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos.

Asegúrese que en el momento de configurar las series de los comprobantes deretención, la ventana comprobante de retención se encuentre cerrada para que las series seanafectadas correctamente.

3.4 Creación del comprobante de retención.

Para esto existen dos opciones:

Crear el comprobante en el mismo documento de compras, para esto se da clic derecho en lapestaña “Best Practices Ecuador”:

PrefijoImportante:El prefijo debe estar compuesto por la serie deestablecimiento y la serie de punto de emisión.

Forma libre

La forma libre “ ” es un formato denumeración que puede ser utilizado para serasignado a varios tipos de documentos demarketing. Su uso es aceptado por laAdministración Tributaria, sólo cuando se tratede sistemas computarizados o automatizados.

Mostrar prefijoSe activa dando clic en el cuadro del

campo , permite visualizar elcampo a nivel de reportes.

Serie manual

Cuando se activa esa opción dando clic en el

cuadro del campo , el usuariopuede asignar de forma manual la numeraciónen los documentos de marketing para esa serienúmero de control.

Si se utiliza esta opción es responsabilidadúnica del usuario la asignación de lanumeración.







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La otra manera forma de crear el comprobante es ir a: Compras – Proveedores >Comprobante de Retención.

De las dos formas como se mostró se puede crear el comprobante de retención así:

Campo Descripción

Clave Factura Seleccionar el numero de factura correspondientes

Factura No. Presenta la serie de la factura y el numero de la serie

Serie Se debe seleccionar la serie que fue creada en el formulario“numero de control”

Número Al momento de seleccionar el campo “Serie” aparece elconsecutivo del “comprobante de retención” de formaautomática, el cual se extrae del formulario numero decontrol







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Campo Descripción

NoAutorización

Al momento de seleccionar el campo “serie” aparece elnumero de autorización del “comprobante de retención” de

forma automática, el cual se extrae del formulario numerode control

Referencia Este número extrae de forma automática la informacióndigitada en el campo referencia de la “factura deproveedores” que para el caso de la Nota de venta y facturacorresponde al consecutivo de factura del proveedor

Consecutivo Numero consecutivo del comprobante de retención

Registro en eldiario

Presenta la contabilización que se realizo en estedocumento

Líneas Se debe seleccionar los conceptos de retención que sequieren aplicar, para esto seleccionar el recuadro blancoque se encuentra en la parte derecha de cada línea.

Anular Permite anular el documento para asignar uno nuevo a lafactura.

4 Documentos de Marketing de Ventas

4.1 Creación documentos marketing de ventas

4.1.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo)

Para la creación de la factura se asigna en la serie número de control el prefijo y elnúmero de autorización de los documentos de marketing, el número de control seregistra automáticamente al documento y las series de establecimiento, punto deemisión, numero de autorización son definidos directamente desde el formularionumero de control los campos requeridos en la ficha Best Practices Ecuador los cualesse mostraran a continuación. Ir a Compras – Proveedores → Factura de Proveedores → Ficha Best Practices Ecuador







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Digite el número consecutivo del documento pre impreso.

El número de control es asignado de forma automática, de acuerdo con la serienumero de control previamente parametrizada.

Comprobante de retención este campo lo diligencia de forma automática en elmomento de la creación del comprobante.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón

Las retenciones se aplican directamente desde el comprobante de retención.

2

4







29


4.1.2 Creación Guía de remisión

Debido a la estructura de los documentos de compras en Ecuador, se diseño la guía de

remisión con una ficha especial en los documentos de marketing llamada BestPractices Ecuador y unos campos adicionales. A continuación se mostrara la estructuradel documento pre impreso y se señalara los campos que deben ser registrados en elsistema:

La guía de remisión se divide en dos partes

Cabecera – información correspondiente a la numeración del documento.

Serie establecimiento

Serie punto de emisión

No. consecutivo del documento

No. de autorización

Estos campos se registran directamente en el formulario número de control,presentado en el numeral 1.5.

o Líneas

Corresponde a información detallada de la guía de remisión y la demás información está basada en campos que se extraen directamente de la factura







30


de reserva, Datos Maestros Socios de Negocios, y la transacción usuario - definiciones.

Para la creación del documento guía de remisión en el sistema ir a: Ventas > Clientes > Guía de remisión.

La guía de remisión se basa en factura de reserva:

A continuación se mostrara el procedimiento de creación guía de remisión y se señalara en un OVALO ROJO los campos que se requieren diligenciar de forma obligatorio, ya que son los que aparecerán en documento impreso.

o Cabecera y ficha - Contenido







31


o Ficha – Logística

Al hacer clic en el campo Transportista > Definir nuevo, se diligencia la información que aparecerá en el documento impreso.

El campo DUE/FUE solo debe ser diligenciado si la operación corresponde a una exportación o importación.







32


o Ficha - Finanzas

o Ficha - Best Practices Ecuador







33


Recuerde que el tipo de documento de la factura de reserve correspondiente es: Documento Ventas.

Presione el botón y luego aparece de forma inmediata el mensaje:

Al presionar el botón y se graba el documento.

Se recomienda crear dos series de numeración en el documento “Entrega de mercancía” La primero que tenga asignado número de control,esta sería la que se aplica cuando la entrega de la mercancía tiene guía de remisión y la segundo que no tenga numero de control para realizar las entregas sin Guía de remisión.

Recuerde en el documento impreso de la Guía de Remisión se reportan campos correspondiente a otros documentos y transacción estos son:

o Factura de Reserva

Ir a Ventas > Clientes > Factura de Reserva







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o Usuario – Definiciones

Ir a Gestión > Definiciones > General > Usuario – Definiciones.

o Socio de negocio

Ir a Socios de negocios > Datos maestros Socios de negocios.







35


4.1.3 Creación Nota crédito \ Nota Débito

Para la creación de la Nota Crédito \ Nota Débito se asigna en la serie número de control el

prefijo y el número de autorización de los documentos de marketing, el número de controlingresa automáticamente al documento y son asignados los campos requeridos en la fichaBest Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a Compras - Proveedores > Nota Crédito \ Nota Débito > Ficha Best Practices Ecuador.

La serie es asignada automáticamente de acuerdo establecido al informe.

El número de control es asignado de forma automática, de acuerdo con la serie numerode control previamente parametrizada.

Los campos correspondientes a series (serie de establecimiento y serie punto deemisión) y el campo No de autorización el sistema los ingresa de forma automática deacuerdo con la parametrizadas previamente realizadas en la serie numero de control.

1

2

3







36


Comprobante de retención este campo lo diligencia de forma automática en elmomento de la creación del comprobante.

De acuerdo con la imagen anterior, se debe ingresar de forma manual la informacióndel recuadro rojo que dice “información de factura afectada” corresponde al documento queafecta la Nota Crédito:

• Campo Factura afectada: seleccionada cód. 18 Documento ventas – lo aplica paradocumentos de ventas.

• Continúan tres recuadros a seleccionar

Recuadro 1: seleccione la serie de establecimiento de la factura

Recuadro 2: seleccione la serie punto de emisión

Recuadro 3: Presión SHIFT + F2 seleccione la factura correspondiente.

• Digite el número de autorización correspondiente para la factura.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón .

4.2 Creación comprobante de retención - Ventas

Es el documento que sustenta el crédito de las retenciones de impuestos realizadas por loscompradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos.

Los certificados de retención poseen una numeración independiente de la factura y factura dereserva. Además la base mínima de la retención no se calcula con una sola factura sino quepuede involucrar más de una en los mismos o diferentes periodos.

Se creara una funcionalidad que permita crear contabilizaciones de retenciones a socios denegocios relacionando.

Para esto ir a: Ventas – Clientes > Asignación Comprobante de Retención

Para esto existen dos opciones:

Crear el comprobante en el mismo documento de compras, para esto se da clic derecho en lapestaña “Best Practices Ecuador”:

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La otra manera forma de crear el comprobante es ir a: Compras > Proveedores > Comprobante de retención

De las dos formas como se mostró se puede crear el comprobante de retención así:

Campo Descripción

Clave Factura Seleccionar el numero de factura correspondientes

Factura No. Presenta la serie de la factura y el numero de la serie

Serie Digitar la serie de establecimiento y punto de emisión delcliente para este documento separada por un guion.

Número Digitar numero consecutivo para este documento del cliente

No.

Autorización

Digitar numero de autorización para este documento delcliente







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Campo Descripción

Referencia Este número extrae de forma automática la informacióndigitada en el campo referencia de la “factura venta

Consecutivo Numero consecutivo del comprobante de retenciónRegistro en eldiario

Presenta la contabilización que se realizo en estedocumento

Líneas Se debe seleccionar los conceptos de retención que sequieren aplicar, para esto seleccionar el recuadro blancoque se encuentra en la parte derecha de cada línea.

Anular Permite anular el documento para asignar uno nuevo a lafactura.

Presione el botón

Ingrese el cliente correspondiente y la fecha de comprobante, adicionalmente tenga en cuentalos siguientes campos:

Es el número de comprobante impreso compuesto por (Serie de establecimiento.Series punto de emisión, y número consecutivo de documento), también totaliza elvalor del comprobante.

De forma automática se muestran todas las facturas del cliente. Seleccione aquellas alas que correspondan al comprobante de retención.

Se asigna de forma automática un consecutivo.

4.3 Exportaciones

Este documento se crea para soporta las operaciones de exportación que se lleven a cabo,además, esta información es reportada en el anexo transacción del SRI.

Para la creación de este documento ir a: Ventas – Clientes > Exportación .

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Cabecera

Exportación de - Elija la opción 1- Referendo cuando la exportación esteautorizada por la SRI.

- Elija la opción 2 – Sin Referendo Cuando la exportacióneste autorizada por la SRI.

Fecha de transacción - Para bienes: se registra la fecha efectiva en que serealizó el embarque.

- Para Servicios: Se registra la fecha en que se realizoel cobro y se registro contablemente, es decir, al mes alcual corresponde el ingreso.

Este campo se debe llenar únicamente cuando seinformo “Con referendo” en el campo “Exportación de”

Tipo de comprobante Corresponde al tipo de comprobante utilizado en latransacción que se va a registrar según lo indicado en laTabla 4 del anexo transaccional. Este campo es obligatoriopara el registro de exportaciones.

Los tipos de comprobantes son:

16 - FUE-DAU (factura de exportación de bienes)

1 - factura (factura de exportación servicios)4 - Nota crédito

5 - Nota débito

Valor FOB Debe ingresar el valor FOB de los bienes exportados o elvalor del ingreso percibido del exterior, que consta en elcomprobante o documento sustento de la transacción. Elvalor debe ser ingresado en dólares.







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Numero FUE Debe ingresar el número de FUE, DAU o DAV quecorresponda a la transacción que se informa.

No. Corresponde al número consecutivo de la exportación

creadaNo documento detransporte

Este campo se debe llenar únicamente cuando se informo“Con referendo” en el campo “Exportación de” correspondeal número registrado en el documento que soporta eltransporte de la mercadería con el cual se realizo el registrode la exportación

Doc. exportación

Doc. exportación De acuerdo con el tipo de comprobante seleccionado(FUE-DAU, factura de exportación , Nota crédito, Notadebito) presione el boto y elija el documentocorrespondiente

Numero de serie Serie número de establecimiento y punto de emisióndel documento de exportación seleccionado

Número secuencial Número del documento de exportación ubicado en elcampo Referencia.

Numero autorización Numero de autorización correspondiente al documento

de exportación.Fecha emisión Fecha de contabilización del documento deexportación

Valor FOB Comp. local Valor del campo total del documento de exportación.

Refrendo

Esta parte del formulario se debe diligenciar únicamente cuando se informo “Conrefrendo” en el campo “Exportación de”. Corresponde al número asignado por laAduana a la transacción de exportación. Cuando el tipo de comprobante sea notacrédito o nota debito. Este campo deberá ser llenado con el número de refrendo delcomprobante original.

Distrito Se debe ingresar uno de los códigos de la tabla No 6 –distrito aduanero del anexo transaccional

Año Periodo correspondiente - Consta de cuatro (4)caracteres

Régimen Se debe ingresar uno de los códigos de la tabla No 7 –código régimen del anexo transaccional

Correlativo Consta de seis (6) caracteres

Verificador Consta de un (1) digito







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Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos antes de crear la exportacióncuando el tipo de comprobante del documento de exportación es:

• Cuando el tipo de comprobante del documento de exportación es FUE-DAU (factura de exportación de bienes) ò factura (factura de exportación de servicios) sedebe crear la factura de exportación y luego la exportación para esto ir a: Ventas –Cliente > Factura de exportación.







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Presione el botón y aparece el mensaje

Al presionar el botón y aparece la ventana exportación para diligenciar

Presione el botón y luego

• Cuando el tipo de comprobante del documento de exportación es nota crédito òNota debito se debe crear el documento de marketing correspondiente y luego desdeel documento de exportación se selecciona como tipo de comprobante la nota crédito odebito correspondiente.







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5 Generación Del Anexo Transaccional Simplificado/ REOC

De acuerdo con la normatividad Ecuatoriana los contribuyentes deben reportar un informe

llamado Anexo Transaccional Simplificado el cual debe ser entregado de forma mensual a laSRI. Para cubrir este proceso se creó dentro de la localización una funcionalidad llamadaAnexo transacción Simplificado (ATS) la cual permite reportar la información correspondiente alas operaciones de compras y ventas del contribuyente. Para esto ir a: Informes > Finanzas > Finanzas > Impuestos > Anexo Transaccional Simplificado.

Ingrese el mes correspondiente a la emisión del ATS

Ingrese el año correspondiente a la emisión del ATS

Presionando el botón defina la ruta donde desea que el archivo seguardado XML

Para terminar presione el botón e inmediatamente se exporta el archivo a la rutaconfigurada

Si lo desea puede ir a la ruta del archivo especificada y abrir el documento

Y verificar la información que será enviada a la SRI

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