BEST PRACTICES ECUADOR

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MANUAL DE USUARIO

SAP BUSINESS ONE

ADD-ON: BEST PRACTICES ECUADOR

SAP Business One – Manual De Usuario

Add-on Best Practices Ecuador

Version 01 - Release 2007A

Fecha: Febrero de 2008

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CONTENIDO

Alcance ...................................................................................................................................... 3

Utilidad ....................................................................................................................................... 3

Actividades ................................................................................................................................. 3

Prerrequisitos ............................................................................................................................. 3

Ruta de Menú ............................................................................................................................ 3

Procesos que intervienen .......................................................................................................... 4

Consejos Útiles .......................................................................................................................... 4

1 Documento de Instrucción .................................................................................................. 5

1.1 Parametrizaciones ......................................................................................................... 5

1.2 Configuración tabla Sustento tributario ......................................................................... 5

1.3 Configuración tabla - Concepto Retención fuente ....................................................... 6

1.4 Configuración tabla códigos de retenciones ................................................................. 6

1.5 Homologación de Series - Tipo Comprobante .............................................................. 8

1.6 Creación series números de control............................................................................ 10

1.6.1 Compras .................................................................................................................. 11

1.6.2 Ventas...................................................................................................................... 11

1.6.3 Inventarios ............................................................................................................... 11

2 Manejo de Terceros – Socios de negocios ...................................................................... 14

2.1 Ficha Logística: campo Sucursal ................................................................................ 17

2.2 Ficha Finanzas: Campo RUC ...................................................................................... 18

3 Documentos de Marketing de Compras ........................................................................... 18

3.1 Asignación de series del sistema en documento factura de Proveedores ................. 18

3.2 Ingreso de información de documentos pre impresos ................................................ 20

3.2.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo) ............... 20

3.2.2 Creación Nota Crédito o Nota Débito ...................................................................... 22

3.3 Comprobante de Retención en Documentos de Compras ......................................... 23

3.3.1 Creación del número de control .............................................................................. 24

3.4 Creación del comprobante de retención. .................................................................... 25

4 Documentos de Marketing de Ventas .............................................................................. 27

4.1 Creación documentos marketing de ventas ................................................................ 27

4.1.1 Creación Factura de proveedores (aplica factura de reserva y anticipo) ............... 27

4.1.2 Creación Guía de remisión ...................................................................................... 29

4.1.3 Creación Nota crédito \ Nota Débito ........................................................................ 35

4.2 Creación comprobante de retención - Ventas ............................................................ 36

4.3 Exportaciones .............................................................................................................. 38

5 Generación Del Anexo Transaccional Simplificado/ REOC ............................................. 43





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Alcance

Guiar al usuario en la utilización del Add-on Best Practices Ecuador funcionalidad agregada en la localización de SAP Business One, con el propósito de dar a conocer configuraciones y transacciones que se deben realizar, y de esta forma dar cumplimiento a las exigencias normativas respecto al Anexo transaccional Simplificado establecido en Ecuador.

Utilidad

La funcionalidad permite dar cumplimiento a lo establecido en el anexo transaccional Simplificado, para esto se debe realizar las configuraciones correspondientes en las tablas de sustento tributación y retenciones, de igual forma es necesario crear los Socios de negocios con los requerimientos establecidos y definir series especificas para los documentos marketing de compras y comprobantes de retenciones.

Actividades

• Parametrizaciones tablas

• Configuración Socios de negocios

• Aplicación de la localización en los documentos de compras y ventas

• Generación del anexo transaccional simplificado

• Generación de libros oficiales

Prerrequisitos

• Instalación del servicio para la utilización del número de control.

Ruta de Menú

Utilizar la siguiente ruta del Menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación Ir a. Parametrizaciones

• Herramientas → Ventanas definidas por usuario → OK1_BPEC_sustento tributario - OK1_BPEC_Concepto.

• Herramientas → Herramientas personalización → Campos definidos por el usuario

• Herramientas → Formularios por Defecto → BPECSERTC Homologación Series – Tipos de comprobantes

• Datos maestros SN → Ficha → Ficha impuestos

• Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos.

• Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de control

• Definición → Finanzas → Impuestos → Retención de impuestos





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Rutas del proceso

• Compras – Proveedores → Documentos marketing

• Ventas – Clientes → Documentos marketing

• Informe Finanzas → Finanzas → Impuestos → Anexo transaccional simplificado

• Compras – Proveedores → Comprobantes de retención

• Ventas – Clientes → Comprobantes de retención

Procesos que intervienen Estándar B1

(INPUTS)

• Datos maestros Socios de negocio (SN) – Asignación de retenciones.

(OUTPUTS)

• Ventas - Documentos de marketing abiertos (Factura de Clientes, Factura + Pago, Nota Débito o Nota Crédito).

• Compras - Documentos de marketing abiertos (Factura de Clientes, Factura + Pago, Nota Débito o Nota Crédito).

Add-on

(OUTPUTS)

• Reporte Anexo de Retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta por otros conceptos (REOC).

• Reporte Anexo Transaccional (ATS).

Consejos Útiles

• Si desea cambiar el nombre de algún campo ubíquese en el nombre y le da control doble clic, en ese momento se realiza la modificación

• Recuerde que en el campo T/C se debe ingresar el 100% de la base de retención y/o en la columna % importe base la tarifa de retención que corresponda con el fin de que el Add-on opere sin problemas.

• Para generar el informe REOC o ATS deberá realizar previamente la “Homologación Series – tipos de comprobantes





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1 Documento de Instrucción 1.1 Parametrizaciones

La localización de SAP Business One para Ecuador requiere de una serie de parametrizaciones que permita la adecuada implementación y funcionamiento del producto en el cliente.

Este proceso de parametrización inicia con el ingreso de la información mínima requerida dentro de las opciones estándar del sistema. Las tablas y campos serán descritos a lo largo de este manual, teniendo en cuenta que son propias de cada funcionalidad.

1.2 Configuración tabla Sustento tributario

Conforme lo establecido en el anexo transaccional simplificado se debe tener en cuenta para la localización la tabla No 5 – sustento del comprobante, esta tabla es parametrizada de forma automática en el sistema, sin embargo debe ser conocida por el usuario para que pueda ser modificar en el evento de un cambio normativo en el país. Para consultarla y actualizarla debe ir a: Barra de menú > Herramientas > Ventanas definidas por el usuario > OK1_BPEC_sustento tributario.

Grabe las modificaciones presionando el botón y luego .

La información de esta tabla será reflejada en los documentos marketing proveedores campo Sustento tributario.





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1.3 Configuración tabla - Concepto Retención fuent e

Conforme lo establecido en el anexo transaccional simplificado se debe tener en cuenta para la localización la tabla No 3 – Conceptos de Retención en la fuente (AIR), esta tabla es parametrizada de forma automática en el sistema, sin embargo debe ser conocida por el usuario para que pueda ser modifica en el evento de un cambio normativo. Para consultarla y actualizarla debe ir a: barra de menú > Herramientas > Ventanas definidas por el usuario > OK1_BPEC_Concepto.

La información de esta tabla será reflejada en la tabla estándar de SAP códigos retención de impuestos.

1.4 Configuración tabla códigos de retenciones

En esta tabla se configuran cada concepto de retención en la fuente e IVA definiendo los porcentajes según los establece la norma, adicionalmente se parametrizan las cuentas contables de retención, si es bien o servicio, concepto retención en la fuente y demás campos necesarios para efectuar la correcta parametrización para esto debe ir a: Gestión > Definiciones > Impuestos → Retención de impuestos.





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Nombre del Campo Descripción

Cuenta Se debe parametrizar las cuentas contables de acuerdo a la normatividad para las operaciones de compra y venta.

Fecha de validez Configurar la fecha en que comienzan las operaciones de retención.

Tenga en cuenta que estas fecha no debe ser superior a la fecha actual.

Categoría Las opciones a seleccionar son factura o pago, la opción que se elige es sobre la cual se calcula la retención (por lo general se aplica sobre factura ).

Tipo de base IMPORTANTE: Las opciones a seleccionar son Base o IVA:

Opción Neto se utiliza para todas tipos de retenciones diferentes a IVA.

Opción IVA se utiliza para las retenciones correspondientes a IVA.

T/C Se debe configurar el porcentaje que será base para el cálculo de las retenciones ya sea al Neto del documento de marketing o en el porcentaje de IVA a ser retenido.

% Importe base Se debe asignar los porcentajes de acuerdo a lo asignado en la normatividad de cada país





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Nombre del Campo Descripción

Tipo de retención Esta columna corresponde al tipo de retención que va a efectuar al SN, en este caso dando clic en se despliega el listado de retenciones aplicables para cada país. Estos campos cambian según la localización de Best Practices que se seleccione al momento de la instalación.

Para Ecuador se debe seleccionar: para - Retención por renta (tipo = fuente)

- Retención por IVA (Tipo = IVA )

Bien \ Servicio IMPORTANTE: Este campo es exclusivo para la localización de Ecuador, debe presionar la flecha y seleccionar el concepto de Bien o servicio correspondiente, para cada retención configurada.

Concepto Retefuente IMPORTANTE: En este campo se debe seleccionar el concepto de retención correspondiente, para esto debe presionar la flecha y aparecerá la información configurada en la tabla OK1_BPEC_Concepto

1.5 Homologación de Series - Tipo Comprobante

Para la correcta generación del reporte REOC y ATS, se debe realizar una homologación de las series de SAP Business One frente a los tipos de comprobantes establecidos por el SRI para esto ir a: Herramientas > Formularios por Defecto > BPECSERT C > Homologación Series > Tipos de comprobantes





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Ítem Descripción

Code Este campo presenta todas las series registradas en Business One y que corresponde a documentos que son oficiales ante el SRI para seleccionarlo se da clic en el campo SHIFT + F2 y aparece la siguiente tabla:

Aquí se debe seleccionar la serie que se comparara con el tipo de comprobante que se explicara en uno de los campos siguientes.

La factura de proveedores tienen tres tipos diferentes (factura, nota de venta, liquidación de compra) es importante verificar que cada una quede con el tipo de comprobante correcto.





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Ítem Descripción

Name Se debe digitar el nombre que se le quiere dar a cada documento para identificarlo fácilmente. Al momento de ingresar a este formulario.

U_Tcomp Es una lista desplegable en la cual se debe seleccionar el tipo de comprobante establecido por el SRI para cada serie de SAP Business One.

1.6 Creación series números de control

En Ecuador, el marco legal tributario establece que la emisión de facturas y demás documentos legales debe hacerse sobre formato con el número de control pre impreso. El formulario “Series para el Número de Control”, el cual fue creado para vincular la numeración interna de los documentos de compras, ventas e inventarios de SAP Business One, con la numeración pre impresa en los formatos. En la siguiente imagen se muestra la pantalla “Número de Control” y la descripción de sus campos. Ir a Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos.

El proceso de asignación de números de control aplica para los siguientes documentos en SAP Business One.





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1.6.1 Compras

• Factura de proveedores: si es “liquidación de compra”.

• Notas Crédito: Por reversión de Factura “liquidación de compra”.

• Nota Débito.

• Comprobante de retención compras.

1.6.2 Ventas

• Entrega de mercancía: si es “Guía de remisión”.

• Factura de clientes.

• Nota Crédito.

• Nota debito.

1.6.3 Inventarios

• Transferencias de Stock: si es “Guía de remisión”.

Número Descripción

Código de serie

Puede definir cualquier código que le permita identificar de forma rápida a que documento está haciendo referencia.

Si la serie de número de control es para los “comprobantes de retención”, ingresar la series de establecimiento y serie de emisión separada de un Guion (-).

Nombre de serie Defina el nombre de la serie que se va a utilizar.

Descripción Ingrese la descripción de la serie – puede utilizar el tipo de documento al cual le corresponde la serie de numero de control.

No. de autorización

Importante:

Se debe ingresar el número de autorización correcto para el documento de marketing correspondiente ya que esta formación se traslada a la factura.

Número inicial Ingrese el número inicial del consecutivo pre impreso en el formato.

Número actual Este es actualizado automáticamente y muestra el siguiente número disponible.

Numero actual Ingrese el último número del consecutivo pre impreso en el formato.

Prefijo Importante:

El prefijo debe estar compuesto por la serie de establecimiento y la serie de punto de emisión.





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Asignación de series de números de control a las series de los documentos de compras, ventas y transferencias de Stock.

Para tratar y asignar las series de números de control a los documentos de marketing se utiliza el formulario de “Numeración de Documentos”, ingrese por la siguiente ruta del menú de SAP Business One:

El único documento que tiene este proceso es el comprobante de retención de compras.

• Paso 1: Ir a: Gestión > Inicialización Sistema > Numeración de D ocumentos . El formulario para el ingreso y los pasos para la asignación del número de control, se muestra en la siguiente pantalla:

Forma libre

La forma libre “ ” es un formato de numeración que puede ser utilizado para ser asignado a varios tipos de documentos de marketing. Su uso es aceptado por la Administración Tributaria, sólo cuando se trate de sistemas computarizados o automatizados.

Mostrar prefijo Se activa dando clic en el cuadro del campo , permite visualizar el campo a nivel de reportes.

Serie manual

Cuando se activa esa opción dando clic en el cuadro del

campo , el usuario puede asignar de forma manual la numeración en los documentos de marketing para esa serie número de control.

Si se utiliza esta opción es responsabilidad única del usuario la asignación de la numeración.





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• Paso 2 :

Haga doble clic sobre la línea de guía de remisión (entregas), factura, Nota debito o Nota Crédito y se despliega el formulario Serie- Facturas clientes

• Paso 3:

Haga clic derecho sobre la línea de las series, se selecciona la

opción” ”, lo cual despliega el siguiente formulario – Asignación de números de control.

DOBLE CLICK EN LA FILA

CLICK DERECHO





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Presionar el botón .

Presionar la opción .

2 Manejo de Terceros – Socios de negocios El manejo de terceros del Ecuador consta de un número de identificación tributaria asignado por el SRI a las personas naturales y jurídicas que realizan actividades económicas generadoras de obligaciones tributarias. Llamado RUC (Registro Único de Contribuyentes) este cuenta con una estructura específica para cada tipo de contribuyente:

Contribuyente Código de

provincia Fijo Consecutivo Digito verificador (*) Principal o

sucursal

Persona Natural 1 – 22 1 000000 0 001

RUC jurídicos y extranjeros

1 – 22 9 000000 0 001

RUC Públicos 1 - 22 6 00000 0 0001

(*) Estas sucursales se manejan por un consecutivo cuando son creadas en la ficha direcciones de datos maestros SN.

De igual forma se debe digitar la cedula de ciudadanía para el caso de personas que no cuentan con RUC y por los extranjeros.

Esta estructura debe ser registrada en cada socio de negocios al ser creados en datos maestros, para esto ir a: Socios negocios > Datos maestros socios de negocios .





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Ítem Descripción

Digite el número de:

1. RUC correspondiente al contribuyente, sin digitar el número de la sucursal.

2. Cedula de ciudadanía.

3. Extranjería.

Es obligatorio diligenciar este campo

Selección de la lista desplegable según corresponda:

1

2





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Ítem Descripción

El tipo de contribuyente se define de acuerdo al tipo de RUC seleccionando, la flecha permite definir el contribuyente. Es importante tener en cuenta el siguiente esquema:

Tipo RUC

J. RUC Jurídico

P. RUC Público

N. Persona Natural

E. Extranjero sin RUC

S. Persona Natural sin RUC

Tipo Contribuyente

S. Sociedades

N. Personas Naturales

E. Contribuyentes especiales

I. Régimen Impositivo Simplificado (RISE)

X. Extranjero sin RUC

P. Persona Natural sin RUC

Tipo RUC Tipo Contribuyente

J S, E

P S, E

N N, E, I

E X

S P

Valida el ingreso de este campo

Debe crearse la principal y sucursales correspondientes del cliente en la ficha direcciones estas se definirán para Proveedores en el campo Pago y para Cliente en el campo Destinatario de factura.

Valida el ingreso de al menos de la principal o una sucursal “Para persona natural sin RUC y Extranjero” este campo no es necesario.

En este campo se debe ingresar el número de la sucursal, el cual para el tipo RUC Persona Natural y RUC jurídico es de tres (3) dígitos y para RUC público es de cuatro (4) dígitos de acuerdo con las características definidas.

Valida el diligenciamiento del campo y el límite de dígitos. “Para persona natural sin RUC y Extranjero” este campo no es necesario.

3

4

5





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El campo NIT donde se diligenció el RUC y el campo Nombre de la dirección que corresponde al nombre de la dirección se ven reflejados en los documentos de marketing compras y ventas.

2.1 Ficha Logística: campo Sucursal





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2.2 Ficha Finanzas: Campo RUC

3 Documentos de Marketing de Compras 3.1 Asignación de series del sistema en documento factura de Proveedores

Debido a que en Ecuador se utilizan tres (3) tipos de documentos diferentes para facturar es necesario parametrizar para la factura de proveedores las series para estos documentos, de la siguiente manera:

Documento Nombre asignado en la serie

Nota de venta N

Liquidación de compras L

Factura F

Para realizar esta configuración debe ir a: Gestión > Inicialización del sistema > Numeración de documentos.





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Presione doble clic como se señala en la imagen y aparece la ventana para asignar las series correspondiente:

Definir la serie para cada documento y adicione un número por ejemplo N-001.

Defina el rango de numeración para cada serie.

Presione el botón y luego

Para la serie de “liquidación de compras” se debe asignar número de control ya que este documento es un consecutivo de la compañía.

1

2





20


3.2 Ingreso de información de documentos pre impres os

Debido a la estructura de los documentos de compras en Ecuador, se diseño una ficha especial en los documentos de marketing llamada “Best Practices Ecuador” en donde se diligenciará de forma manual los campos requeridos. A continuación se mostrara un documento pre impreso y se señalará los campos que deben ser registrados en el sistema:

• No. del documento se encuentra dividido en tres partes:

Serie establecimiento

Serie punto de emisión

No. consecutivo del documento

• No. de autorización

Número de autorización

3.2.1 Creación Factura de proveedores (aplica factu ra de reserva y anticipo)

Al momento de la creación de la factura se debe diligenciar los campos requeridos en la ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a: Compras > Proveedores > Factura de proveedores > Fi cha Best Practices Ecuador .

1

2

3

4





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De acuerdo con las series parametrizadas en: Gestión > Inicialización Sistema > Numeración documentos se selecciona la correspondiente al documento que se quiere crear.

El campo Comprobante Retención tiene un tratamiento especial por lo cual se explicará más adelante como se genera la información correspondiente.

Cuando la factura es por liquidación de compras, la única información que se debe diligenciar en la pestaña Best Practices es el número de Sustento Tributario y el Comprobante Retención , los demás campos estarán bloqueados para esta factura.

No del documento se encuentra dividido en tres partes:

Diligenciar serie de establecimiento

Diligenciar serie punto de emisión

Diligencia No. consecutivo del documento

Diligenciar número de autorización

3

1

2

4





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Sustento Tributario

Seleccionar sustento tributario de acuerdo a la configuración previa de la tabla OK1_BPEC_sustento tributario

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón .

3.2.2 Creación Nota Crédito o Nota Débito

Al momento de la creación de la factura se debe diligenciar los campos requeridos en la ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a Compras – Proveedores → Nota Crédito \ Nota Débito → Ficha Best Practices Ecuador .

Cuando la Nota Crédito es por una anulación o reversión de una factura de liquidación de compras, la única información que se debe diligenciar en la pestaña Best Practices en el campo “Fac Afec” y “Sustento Tributario”.

Los siguientes campos cuando son basados en una factura, deben ser modificados de forma manual y registrar de la información de la Nota crédito correspondiente.

- No del documento se encuentra dividido en tres partes:

5





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Diligenciar serie de establecimiento de la Nota Crédito

Diligenciar serie punto de emisión de la Nota Crédito

Diligencia No. consecutivo del documento de la Nota Crédito

Diligenciar número de autorización

Seleccionar sustento tributario de acuerdo a la configuración previa de la tabla OK1_BPEC_sustento tributario

El campo comprobante de retención, Cuando la Nota Crédito \ Debitó se encuentra basada en una factura trae el comprobante de retención que se grabo por la factura, sin embargo al grabar la Nota Crédito \ Debitó el sistema le informa si desea crear el comprobante de la Nota Crédito y de esta forma queda grabado el comprobante correspondiente a la Nota.

De acuerdo con la imagen anterior, se debe ingresar de forma manual la información del recuadro rojo que dice “Información de factura afectada” la cual corresponde al documento que afecta la Nota Crédito:

• Campo Factura Afectada

De las opciones que aparecen cuando se presiona la flecha, para compras se debe seleccionar solo se debe seleccionar Cód. [01] > Factura [02] > Nota venta [03] Liquidación compra.

El Cód. 18 Documento ventas – solo aplica para documentos de ventas.

• Continúan tres recuadros a seleccionar

Recuadro 1: seleccione la serie de establecimiento de la factura

Recuadro 2: seleccione la serie punto de emisión

Recuadro 3: Presión SHIFT + F2 seleccione la factura correspondiente.

• Digite el número de autorización correspondiente para la factura.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón

3.3 Comprobante de Retención en Documentos de Compr as

Es el documento que sustenta el crédito de las retenciones de impuestos realizadas por los compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos, esta funcionalidad permite registrar las múltiples retenciones de un socio de negocios. Para su utilización se debe realizar el siguiente procedimiento.

1

2

3

4

5

6





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3.3.1 Creación del número de control

Numero Descripción

Código de serie

Recordar que para el comprobante de retención siempre en este campo debe digitarse numero de establecimiento y numero de punto de emisión separado de un guión (-)

Nombre de serie Defina el nombre de la serie que se va a utilizar.

Descripción Ingrese la descripción de la serie – puede utilizar el tipo de documento al cual le corresponde la serie de numero de control.


Importante: Se debe ingresar el número de autorización correcto para el documento de marketing correspondiente ya que esta formación se traslada a la factura

Número inicial Ingrese el número inicial del consecutivo pre impreso en el formato

Número actual Este es actualizado automáticamente y muestra el siguiente número disponible.

Número actual Ingrese el último número del consecutivo pre impreso en el formato.





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Los comprobantes de retención fueron añadidos en la ventana Numeración de documentos, con el fin de que se creen las series conforme aplica en la documentación pre impresa. Para asignar las series ir a: Gestión → Inicialización del sistema → Numeración de documentos.

Asegúrese que en el momento de configurar las series de los comprobantes de retención, la ventana comprobante de retención se encuentre cerrada para que las series sean afectadas correctamente.

3.4 Creación del comprobante de retención.

Para esto existen dos opciones:

Crear el comprobante en el mismo documento de compras, para esto se da clic derecho en la pestaña “Best Practices Ecuador”:

Prefijo Importante: El prefijo debe estar compuesto por la serie de establecimiento y la serie de punto de emisión.

Forma libre

La forma libre “ ” es un formato de numeración que puede ser utilizado para ser asignado a varios tipos de documentos de marketing. Su uso es aceptado por la Administración Tributaria, sólo cuando se trate de sistemas computarizados o automatizados.

Mostrar prefijo Se activa dando clic en el cuadro del

campo , permite visualizar el campo a nivel de reportes.

Serie manual

Cuando se activa esa opción dando clic en el

cuadro del campo , el usuario puede asignar de forma manual la numeración en los documentos de marketing para esa serie número de control.

Si se utiliza esta opción es responsabilidad única del usuario la asignación de la numeración.





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La otra manera forma de crear el comprobante es ir a: Compras – Proveedores > Comprobante de Retención.

De las dos formas como se mostró se puede crear el comprobante de retención así:

Campo Descripción

Clave Factura Seleccionar el numero de factura correspondientes

Factura No. Presenta la serie de la factura y el numero de la serie

Serie Se debe seleccionar la serie que fue creada en el formulario “numero de control”

Número Al momento de seleccionar el campo “Serie ” aparece el consecutivo del “comprobante de retención” de forma automática, el cual se extrae del formulario numero de control





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Campo Descripción

No Autorización

Al momento de seleccionar el campo “serie ” aparece el numero de autorización del “comprobante de retención” de forma automática, el cual se extrae del formulario numero de control

Referencia Este número extrae de forma automática la información digitada en el campo referencia de la “factura de proveedores” que para el caso de la Nota de venta y factura corresponde al consecutivo de factura del proveedor

Consecutivo Numero consecutivo del comprobante de retención

Registro en el diario

Presenta la contabilización que se realizo en este documento

Líneas Se debe seleccionar los conceptos de retención que se quieren aplicar, para esto seleccionar el recuadro blanco que se encuentra en la parte derecha de cada línea.

Anular Permite anular el documento para asignar uno nuevo a la

factura.

4 Documentos de Marketing de Ventas 4.1 Creación documentos marketing de ventas 4.1.1 Creación Factura de proveedores (aplica factu ra de reserva y anticipo)

Para la creación de la factura se asigna en la serie número de control el prefijo y el número de autorización de los documentos de marketing, el número de control se registra automáticamente al documento y las series de establecimiento, punto de emisión, numero de autorización son definidos directamente desde el formulario numero de control los campos requeridos en la ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación. Ir a Compras – Proveedores → Factura de Proveedores → Ficha Best Practices Ecuador





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Digite el número consecutivo del documento pre impreso.

El número de control es asignado de forma automática, de acuerdo con la serie numero de control previamente parametrizada.

Comprobante de retención este campo lo diligencia de forma automática en el momento de la creación del comprobante.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón

Las retenciones se aplican directamente desde el comprobante de retención.

1

2

4





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4.1.2 Creación Guía de remisión

Debido a la estructura de los documentos de compras en Ecuador, se diseño la guía de remisión con una ficha especial en los documentos de marketing llamada Best Practices Ecuador y unos campos adicionales. A continuación se mostrara la estructura del documento pre impreso y se señalara los campos que deben ser registrados en el sistema:

La guía de remisión se divide en dos partes

Cabecera – información correspondiente a la numeración del documento.

Serie establecimiento

Serie punto de emisión

No. consecutivo del documento


Estos campos se registran directamente en el formulario número de control, presentado en el numeral 1.5.

o Líneas

Corresponde a información detallada de la guía de remisión y la demás información está basada en campos que se extraen directamente de la factura





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de reserva, Datos Maestros Socios de Negocios, y la transacción usuario -definiciones.

Para la creación del documento guía de remisión en el sistema ir a: Ventas > Clientes > Guía de remisión.

La guía de remisión se basa en factura de reserva: A continuación se mostrara el procedimiento de creación guía de remisión y se señalara en un OVALO ROJO los campos que se requieren diligenciar de forma obligatorio, ya que son los que aparecerán en documento impreso.

o Cabecera y ficha - Contenido





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o Ficha – Logística

Al hacer clic en el campo Transportista > Definir nuevo, se diligencia la información que aparecerá en el documento impreso.

El campo DUE/FUE solo debe ser diligenciado si la operación corresponde a una exportación o importación.





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o Ficha - Finanzas

o Ficha - Best Practices Ecuador





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Recuerde que el tipo de documento de la factura de reserve correspondiente es: Documento Ventas.

Presione el botón y luego aparece de forma inmediata el mensaje:

Al presionar el botón y se graba el documento.

Se recomienda crear dos series de numeración en el documento “Entrega de mercancía” La primero que tenga asignado número de control, esta sería la que se aplica cuando la entrega de la mercancía tiene guía de remisión y la segundo que no tenga numero de control para realizar las entregas sin Guía de remisión.

Recuerde en el documento impreso de la Guía de Remisión se reportan campos correspondiente a otros documentos y transacción estos son:

o Factura de Reserva Ir a Ventas > Clientes > Factura de Reserva





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o Usuario – Definiciones Ir a Gestión > Definiciones > General > Usuario – Definiciones.

o Socio de negocio Ir a Socios de negocios > Datos maestros Socios de negocios.





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4.1.3 Creación Nota crédito \ Nota Débito Para la creación de la Nota Crédito \ Nota Débito se asigna en la serie número de control el prefijo y el número de autorización de los documentos de marketing, el número de control ingresa automáticamente al documento y son asignados los campos requeridos en la ficha Best Practices Ecuador los cuales se mostraran a continuación.

Ir a Compras - Proveedores > Nota Crédito \ Nota Débito > Ficha Best Practices Ecuador.

La serie es asignada automáticamente de acuerdo establecido al informe.

El número de control es asignado de forma automática, de acuerdo con la serie numero de control previamente parametrizada.

Los campos correspondientes a series (serie de establecimiento y serie punto de emisión) y el campo No de autorización el sistema los ingresa de forma automática de acuerdo con la parametrizadas previamente realizadas en la serie numero de control.

1

2

3





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Comprobante de retención este campo lo diligencia de forma automática en el momento de la creación del comprobante.

De acuerdo con la imagen anterior, se debe ingresar de forma manual la información del recuadro rojo que dice “información de factura afectada” corresponde al documento que afecta la Nota Crédito:

• Campo Factura afectada: seleccionada cód. 18 Documento ventas – lo aplica para documentos de ventas.

• Continúan tres recuadros a seleccionar

Recuadro 1: seleccione la serie de establecimiento de la factura

Recuadro 2: seleccione la serie punto de emisión

Recuadro 3: Presión SHIFT + F2 seleccione la factura correspondiente.

• Digite el número de autorización correspondiente para la factura.

Luego de seleccionar toda la información requerida se presiona el botón .

4.2 Creación comprobante de retención - Ventas

Es el documento que sustenta el crédito de las retenciones de impuestos realizadas por los compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos.

Los certificados de retención poseen una numeración independiente de la factura y factura de reserva. Además la base mínima de la retención no se calcula con una sola factura sino que puede involucrar más de una en los mismos o diferentes periodos.

Se creara una funcionalidad que permita crear contabilizaciones de retenciones a socios de negocios relacionando.

Para esto ir a: Ventas – Clientes > Asignación Comprobante de Reten ción

Para esto existen dos opciones:

Crear el comprobante en el mismo documento de compras, para esto se da clic derecho en la pestaña “Best Practices Ecuador”:

4





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La otra manera forma de crear el comprobante es ir a: Compras > Proveedores > Comprobante de retención

De las dos formas como se mostró se puede crear el comprobante de retención así:

Campo Descripción

Clave Factura Seleccionar el numero de factura correspondientes

Factura No. Presenta la serie de la factura y el numero de la serie

Serie Digitar la serie de establecimiento y punto de emisión del cliente para este documento separada por un guion.

Número Digitar numero consecutivo para este documento del cliente

No. Autorización

Digitar numero de autorización para este documento del cliente





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Campo Descripción

Referencia Este número extrae de forma automática la información digitada en el campo referencia de la “factura venta

Consecutivo Numero consecutivo del comprobante de retención

Registro en el diario

Presenta la contabilización que se realizo en este documento

Líneas Se debe seleccionar los conceptos de retención que se quieren aplicar, para esto seleccionar el recuadro blanco que se encuentra en la parte derecha de cada línea.

Anular Permite anular el documento para asignar uno nuevo a la

factura.

Presione el botón

Ingrese el cliente correspondiente y la fecha de comprobante, adicionalmente tenga en cuenta los siguientes campos:

Es el número de comprobante impreso compuesto por (Serie de establecimiento. Series punto de emisión, y número consecutivo de documento), también totaliza el valor del comprobante.

De forma automática se muestran todas las facturas del cliente. Seleccione aquellas a las que correspondan al comprobante de retención.

Se asigna de forma automática un consecutivo.

4.3 Exportaciones

Este documento se crea para soporta las operaciones de exportación que se lleven a cabo, además, esta información es reportada en el anexo transacción del SRI.

Para la creación de este documento ir a: Ventas – Clientes > Exportación .

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Cabecera

Exportación de - Elija la opción 1- Referendo cuando la exportación este autorizada por la SRI.

- Elija la opción 2 – Sin Referendo Cuando la exportación este autorizada por la SRI.

Fecha de transacción - Para bienes: se registra la fecha efectiva en que se realizó el embarque.

- Para Servicios : Se registra la fecha en que se realizo el cobro y se registro contablemente, es decir, al mes al cual corresponde el ingreso.

Este campo se debe llenar únicamente cuando se informo “Con referendo” en el campo “Exportación de”

Tipo de comprobante Corresponde al tipo de comprobante utilizado en la transacción que se va a registrar según lo indicado en la Tabla 4 del anexo transaccional. Este campo es obligatorio para el registro de exportaciones.

Los tipos de comprobantes son:

16 - FUE-DAU (factura de exportación de bienes)

1 - factura (factura de exportación servicios)

4 - Nota crédito

5 - Nota débito

Valor FOB Debe ingresar el valor FOB de los bienes exportados o el valor del ingreso percibido del exterior, que consta en el comprobante o documento sustento de la transacción. El valor debe ser ingresado en dólares.





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Numero FUE Debe ingresar el número de FUE, DAU o DAV que corresponda a la transacción que se informa.

No. Corresponde al número consecutivo de la exportación creada

No documento de transporte

Este campo se debe llenar únicamente cuando se informo “Con referendo” en el campo “Exportación de” corresponde al número registrado en el documento que soporta el transporte de la mercadería con el cual se realizo el registro de la exportación

Doc. exportación

Doc. exportación De acuerdo con el tipo de comprobante seleccionado (FUE-DAU, factura de exportación , Nota crédito, Nota debito) presione el boto y elija el documento correspondiente

Numero de serie Serie número de establecimiento y punto de emisión del documento de exportación seleccionado

Número secuencial Número del documento de exportación ubicado en el campo Referencia.

Numero autorización Numero de autorización correspondiente al documento de exportación.

Fecha emisión Fecha de contabilización del documento de exportación

Valor FOB Comp. local Valor del campo total del documento de exportación.

Refrendo Esta parte del formulario se debe diligenciar únicamente cuando se informo “Con refrendo” en el campo “Exportación de”. Corresponde al número asignado por la Aduana a la transacción de exportación. Cuando el tipo de comprobante sea nota crédito o nota debito. Este campo deberá ser llenado con el número de refrendo del comprobante original.

Distrito Se debe ingresar uno de los códigos de la tabla No 6 – distrito aduanero del anexo transaccional

Año Periodo correspondiente - Consta de cuatro (4) caracteres

Régimen Se debe ingresar uno de los códigos de la tabla No 7 – código régimen del anexo transaccional

Correlativo Consta de seis (6) caracteres

Verificador Consta de un (1) digito





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Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos antes de crear la exportación cuando el tipo de comprobante del documento de exportación es:

• Cuando el tipo de comprobante del documento de expo rtación es FUE-DAU (factura de exportación de bienes) ò factura (factura de exportación de servicios) se debe crear la factura de exportación y luego la exportación para esto ir a: Ventas – Cliente > Factura de exportación.





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Presione el botón y aparece el mensaje

Al presionar el botón y aparece la ventana exportación para diligenciar

Presione el botón y luego

• Cuando el tipo de comprobante del documento de expo rtación es nota crédito ò Nota debito se debe crear el documento de marketing correspondiente y luego desde el documento de exportación se selecciona como tipo de comprobante la nota crédito o debito correspondiente.





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5 Generación Del Anexo Transaccional Simplificado/ REOC

De acuerdo con la normatividad Ecuatoriana los contribuyentes deben reportar un informe llamado Anexo Transaccional Simplificado el cual debe ser entregado de forma mensual a la SRI. Para cubrir este proceso se creó dentro de la localización una funcionalidad llamada Anexo transacción Simplificado (ATS) la cual permite reportar la información correspondiente a las operaciones de compras y ventas del contribuyente. Para esto ir a: Informes > Finanzas > Finanzas > Impuestos > Anexo Transaccional Simplificado.

Ingrese el mes correspondiente a la emisión del ATS

Ingrese el año correspondiente a la emisión del ATS

Presionando el botón defina la ruta donde desea que el archivo se guardado XML

Para terminar presione el botón e inmediatamente se exporta el archivo a la ruta configurada

Si lo desea puede ir a la ruta del archivo especificada y abrir el documento

Y verificar la información que será enviada a la SRI

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BEST PRACTICES ECUADOR