4/8/2015

1

Linda Dailey, 

Payroll Compliance Supervisor

Fairfax County Government

Linda.Dailey@fairfaxcounty.gov

(703) 324‐9413

Fair Market Value (FMV)

Non‐taxable Fringe BenefitsWorking Condition Fringe

No additional cost services

Qualified Employee Discounts

Qualified Transportation FringesTransit Passes

Qualified Parking

Bicycle Commuting Method

Personal Use of Employer Provided VehicleCommuting Valuation Method

Annual Lease Valuation Method

Cents Per Mile

Personal Use of Employer provided Aircraft

Additional Employee Provided BenefitsDiscounts or Free Services

Club Membership

Life Insurance Group Term Life (GTL)

Dependent group term life insurance

Whole Life Insurance

Long Term Care Insurance

Moving/Relocation

Educational Assistance

Adoption Assistance

Flexible Spending Account

Dependent Care

Meals and Lodging

Employee Business Travel Reimbursement

4/8/2015

2

Gifts

Awards

Gross‐ups

Equipment Allowance

Loans to Employees

Uniform Allowances

Medical Savings Accounts (MSA)

Health Savings Accounts

Health Reimbursement Arrangements (HRA)

Retirement Plans  401(k)

403(b)

457(b)

Simplified Employee Pension 408(k)

Workers Compensation

Sick Pay

Deceased Employees

IFBA‐ Includable Fringe Benefit AmountFMV – Fair Market ValueEPA‐ Employee amount paid with after tax dollarsAEL‐ Amount Excluded by Law

IFBA= FMV‐(EPA+AEL)

Fringe Benefits considered under Internal Revenue Code 132 are:No Additional Cost Services

Qualified Employee Discounts

Working Condition Fringes

De minimis Fringes

Qualified Transportation Benefits

On‐premise athletic facilities

Qualified Moving Expense Reimbursements

4/8/2015

3

No Cost Additional ServicesService offered for sale to customers

No additional Cost

Qualified Employee DiscountsCant exceed gross profit

Service offered for sale to customers

Working Condition Fringes:Business Use of a company car or airplane

Chauffer or Bodyguard provided for protection

Dues and Membership fees for a professional organizations

Subscriptions to new papers or business magazines

What is considered a De minimis Fringe Benefit ?

4/8/2015

4

Some ideas that are considered De minimis Fringes are :Typing personal letters

Use of the Copier Machine

Occasional Parties for staff

Occasional Tickets to theater or sporting events

Holiday Gifts (turkey or candies)

Coffee and Doughnuts

Personal Use of company telephone

In‐kind Meals

Commuter Highway Vehicle

Transit Passes

Qualified Parking 

Bicycle Commuting

Commuter Highway Vehicle Hold at least 6 people

Exclude up to $120 

80% of mileage must be used commuting between home and work

4/8/2015

5

Transportation benefits exclusion limits for 2015 are: $130 per month for:

transit passes, 

vouchers or fare cards 

for reimbursement by the employer

$250 per month for: qualified parking expense

IRS Notice  2015‐2 

Example:

The employer pays for parking for their employee in a parking garage next to the building.  The monthly cost of that parking is $300. The employee pays nothing and has access to the space daily.  What if any amount of this is taxable?

A. $300

B. $250

C. $50

D. None

The answer is C.  This employee would have $50 taxable income added to his income each month.

Qualified Bicycle Commuting Reimbursement$20 per month

4/8/2015

6

Special valuation methods: Commuting Valuation Method

Annual Lease Valuation Method

Cents‐per‐mile Method

Which one do you use?

4/8/2015

7

Mileage Test

Business standard mileage rate of 57.5 cents per mile 

FMV of the car can not exceed $16,000 for cars or $17,500 for trucks or vans placed in service in 2015

Example:

Your employee drives the company provided vehicle 15,000 miles during the year.  Of that mileage 7,600 of that was for personal use. 

7600 personal miles x $.575 = $4,370.00

If the employee paid for their own fuel you deduct the 5.5 cents per mile.

7600 personal miles x ($.575 ‐.055) $.52 = $3,952.00

This is the easiest method to administer

Allows the employer to charge$1.50 per one way commute

$3.00 per round trip

4/8/2015

8

FMV of vehicle the day it is put into service.

“Blue Book” if leased vehicle 

IRS Annual Lease Value Table. 

Special Accounting Rule

Let’s look at an example

Example:The employee drives the vehicle for both personal and business usage. The employee drove 15,000 miles per year of which 12,000  was for business use and the remaining 3,000 was 

personal miles.  The cars fair market value is $16,200.  

IRS Annual Lease Table 14,000 to 14,999................... 4,100

15,000 to 15,999................... 4,350

16,000 to 16,999................... 4,600

17,000 to 17,999................... 4,850 

Percentage of personal miles = 3000/15000= 20%

Fair Market Value of personal Use = $4,600 x 20% = $920.00

Business Travel

Personal Travel

General Valuation Rule

Non‐commercial flight valuation rule[(SIFL x mileage) x weight‐based aircraft multiple] + terminal charge = value of benefit

4/8/2015

9

Discounts on Property or ServicesEmployee discounts qualify as a non‐taxable fringe benefit with some exclusions

Club Membership Must be substantiated

Could be a tax deductible by employee 

Example:The employer provides the employee with a country club membership that is valued at $10,000 and the employer does not treat the payment of the business related portion of the dues as wages.  The employee substantiates that they used the club 60% of the time for business purposes.  Lets calculate the personal use of the club.

$10,000.00 x .60 = $6,000.00 Business Usage

$10,000.00 ‐ $6,000.00= $4,000.00 Personal Usage  (should be included in income) 

Group Term Life Insurance Over $50,000 is included in income unless:

����������� ��������� ��� ��

����������� ������������������������

���� ���������������� ������������������ ������������

Dependent Group Term Life Up to $2000 in coverage

4/8/2015

10

Scenario #1

An Employee is 36 years old has a salary of $70,000 per year he is paid monthly and he receives 2 times his salary as a company paid benefit, what is his taxable imputed income for this benefit?

Scenario #1 Calculation

70,000 x 2 = 140,000

140,000 – 50,000 = 90,000

90,000 / 1,000 = 90

90 x .09 = 8.10 (per month)

Scenario #2

An employee is 45 years old, has a salary of $82,000 per year, and receives a benefit of two times his salary.  This employee is paid bi‐weekly and has a deduction of $3.00 per pay period in after tax dollars and the remainder is paid by the employer.  What is the imputed income for this employee each pay period?

4/8/2015

11

Scenario #2 Calculation

82,000 x 2 = 164,000

164,000 – 50,000 = 114,000

114,000 / 1000 = 114

114 x .15 = 17.10 (per month)

17.10 x 12 months = 205.20

205.20 / 26 pay periods = 7.90

7.90 – 3.00 (after tax deduction) = 4.90 per pay  period imputed income

Whole Life InsurancePolicies for Whole or Straight Life 

Taxability is determined by who the beneficiary of the policy is.

Considered Accident and Health Insurance Contracts

Per Diem Payments

Not part of a Cafeteria 125

Qualifications

4/8/2015

12

What are the two tests must be met before moving expense reimbursements can be excludable from income?

Distance Test 

Time test.

If either of these tests failed then all expenses that are reimbursed are taxable income to the employee.

What are deductible moving expenses?Transportation of Household goods

Storage for up to 30 days

Traveling from former to new home

What about other expenses? 

Employer pays to Third PartyQualified moving expense

Does not have to be recorded or reported

Non‐qualified

Report on Form W‐2, Boxes 1,3,5 Boxes 16,18 (if applicable)

4/8/2015

13

Job Related Educational AssistanceNo limit 

Non‐taxable as long as certain conditions are met

Non‐Job Related Educational AssistanceLimited to $5250 per year.

Adoption Assistance limit for 2015 is $13,400

Eligible Child

Phase out for the Adjusted Gross income  $201,010 to $241,010

Qualified expenses

W‐2 Box 12‐ Code T

Example:

The employer paid $15,000 in 2015 for a qualified adoption expense on behalf of one if it’s employees.  The employee and her spouse do not reach the income limitations for 2015.  

In 2015 this employee can have $13,400 excluded from income, but must include the remaining $1,600 as income in 2015 

4/8/2015

14

Funded through salary deductions

Designation at the beginning of the plan year

Contribution limit for 2015 $2550

Use it or Lose it

$5,000 Limit

Must be necessary

Eligible and Ineligible Expenses

When the expense is incurred

On Site Facility (Day Care Center)

Example:

The employer has an on‐site child care facility for its employees.  Its direct operating cost for 2015 is $100,000 and the number of children it could care for at any one time is 30.  The Daycare center was open for 220 days  during 2015.  A employee brought her child to his facility on 200 days during 2015. Here is how you determine the value you of the benefit for the employee:

4/8/2015

15

Direct Cost x 125%=$100,000 x 1.25 = $125,000

$125,000 / total child capacity=$125,000 / 30 = 4166.67

$4,166.67 / number of days facility was open=$4,166.67 / 220 = $18.94

$18.94 x number of days employee used the center:$18.94 x 200 =$3,788.00

Meals:Non‐Taxable if 

Served on employer’s premises

Convenience of Employer

Lodging:Non Taxable if 

On the employer’s premises

Furnished for employers convenience

Accountable or Non Accountable Plan

Away from Home

Temporary

4/8/2015

16

Reimbursement of daily transportation expense

Advances

Spousal Travel

De minimis

Holiday gifts

Gift Certificates or Gift Cards?

What about those gifts and prizes given out at     Holiday Parties?  What do we do with those?

Outstanding Achievement Awards

Length of Service Awards

Safety Awards

Civic and Charitable Award

4/8/2015

17

Basic Gross‐up Calculator

The employee receives a bonus for $25,000.00.  The employees YTD wages are $112,500.00 for 2015.  The employee lives in a state with no state income tax. What is the grossed up amount of the bonus?

4/8/2015

18

4/8/2015

19

Allowances for employees who use their own tools

No allowances if paid to all employees

Things you need to know to determine taxability:Interest Rate charged vs Federal Interest Rate

Amount of the Loan

Repayment of the Loan

Cost of purchasing or maintaining uniforms

Requires Substantiation

Cant be worn as street clothes

4/8/2015

20

Covered Employees

Eligible Employees

Deductibles

Tax Treatment and Limitations

Example:

The employee earned $25,000 from his employer in 2015. Through this employer, the employee had an HDHP for his family for the entire year. The annual deductible was 

$5,000. He can contribute up to $3,750 to his Archer MSA 

(75% × $5,000). He can contribute the full amount be‐

cause he earned more than $3,750 during the year.

Tax Exempt Trust or Custodial Account

Annual Deductibles Minimums

Out of Pocket Expenses

High Deductible Health Care Plan (HDHP)

Cover Qualified Medical Expenses

4/8/2015

21

Employee and Employer can contribute

Catch‐up Contribution

2015 Contribution LimitsSelf Only Coverage

Family Coverage

Distributions Allowable

Employer Paid

Carry Forward

Requires Substantiation

Plan Differences401k

open to all companies with a qualified plan

403Bopen to public schools, tax‐exempt charitable, religious and educational organizations.

457 open to state and local governments and tax‐exempt organizations other than churches

4/8/2015

22

Simplified Employee Pension 408(k)Employers contribute on behalf of employee

Percentage of Compensation

Employee Participation

Only open to certain employers

Wage limit of $265,000 for 2015

Contribution limit of $18,000 for 2015

Catch up contribution limit of $6,000 for 2015 for those age 50 and over

Total Contributions limit of $53,000 for 2015

Special Provisions:403BCan contribute an additional amount if you have at least 15 years of service

457(b)3 years prior to the plans normal retirement age employees may defer up to twice the limit or current years limit and the limits from the previous 3 years minus any deferrals in those years.

4/8/2015

23

Benefit payments made while on workers compensation are not included in income and are not subject to income tax.

This applies only for compensation  received for injuries  or illness suffered while on the job.

If the employer compensates employees over and above the workers compensation payment, those amounts are taxable and you must withhold taxes.

Is it taxable?Generally employers provide their employees with sick time off for brief illnesses.  That compensation is taxable.

When would sick leave not be taxable?For Long term illness

Third Party PayersPayments made by an Employers Agent

They administer the disability plan The employer retains responsibility for taxes unless it enters into an agreement with the agent that they will take responsibility

Payments made by a third party non agentAssumes a greater role as far as tax responsibilityThey do not withhold Federal Income tax unless they receive a W‐4S from the employee directing them to do so

They are responsible for the employer portion of SS and Medicare

4/8/2015

24

Check State Law Before Proceeding!

Employee dies before cashing their paycheckEmployer should reissue the check to the employee’s personal representative/estate

Same net amount

Reported on the employee’s Form W‐2 

4/8/2015

25

Employee dies and the final payment is in the same year as deathPaid to the estate or legal representative

Not subject to federal income tax withholding

Subject to social security, Medicare and FUTA

Reported on Form W‐2 Name of the employeeReport only in: Box 3 (SS Taxable 

Wages) Box 4 (SS Tax Withheld) Box 5 (Medicare Taxable 

Wages) Box 6 (Medicare Tax 

Withheld)

Reported on Form 1099‐MISC 

Name of BeneficiaryBox 3 (Other Income)

Wages paid after the year of deathNot subject to any federal income taxes

ReportingForm 1099‐MISC

Name of beneficiary

Box 3 (Other Income)

4/8/2015

26

4/8/2015

27

Linda Dailey

Fairfax County Government

(703) 324‐9413

Linda.Dailey@fairfaxcounty.gov