employee requests  

AVRDC – The World Vegetable Center              

Application Version X1  Version    3.2 Author    James Solomon   Date    April 2010 Distribution  Internal/External 

Page 2 of 15

Table of Content 

Table of Content ..................................................................................................2 

1.  Introduction ..................................................................................................3 

2.  Employee Requests ........................................................................................3 

3.  Creating & Submitting an Employee Request......................................................3 

4.  Authorising or Rejecting an Employee Request ...................................................9 

5.  GRSU Payments (GRSU internal request only)..................................................11 

6.  My Employee Requests .................................................................................13 

7.  General Journal HR Payment (used by Eva for HR Reimbursement) .....................13 

 

Page 3 of 15

 

1. Introduction 

This document describes and illustrates the steps for registering personnel requests  

2. Employee Requests  The  menu  ’Employee  Requests’  is  used  for  registering  all  employee  requests  in  the  system.  The  claims 

captured  will  go  through  different  approval  hierarchies  depending  on  the  requests  type  selection.  Note: 

Employee Request will be used by Regional Center’s only when there is a need for HQ to approve as per the 

approval hierarchy shown below. For any request that doesn’t require the approval of the HQ please do not 

use the Employee request. Below is a listing of the respective approval hierarchies: 

 

 

 

3. Creating & Submitting an Employee Request 

1. Log  in  to  the 

AVRDC Maconomy portal with your assigned login credentials. 

 

Page 4 of 15

 

 

2. On the menu 

on the left, click on the menu ‘Employee Requests’ and the menu item ‘New Employee Request’ 

 

 

 

3. In the field 

“Request Type” Select the request type you wish to create. A brief description of the request types 

and all fields found in the layout, can be found below. 

 

Page 5 of 15

• Personal 

Request – used for requests against a personnel account (either cash or cheque). Please view the 

approval hierarchy regarding this process in section #2 above. 

• RC 

Reimbursement/Replenishment Request – used for regional centre cash replenishment requests 

to HQ. Please view the approval hierarchy regarding this process in section #2 above. 

• HR 

reimbursement – used for HR reimbursement requests. The submitter is required to give the 

respective project, task and FIN code to Eva for the expense processing. This is a two part process 

and involves creating an HR reimbursement specific expense claim or HR reimbursement general 

journal on behalf of the requester. This second part is explained in a second manual labeled 

“AVRDC ‐ User Manual ‐ HR Claim.docx” and part #7 below in this document. 

• Travel 

Request – used for employee ‘official travel requests’. Select the respective PM of the project 

you are traveling on, as the first approver. This entire process is a two (and sometimes three) part 

process and involves creating a travel request in the system to first attain authorization to travel. 

This request number must be used when creating a new travel request and will replace the 

current “TA” number used. Once approved, the request for travel can follow standard travel 

request procedure explained in the manual labeled “AVRDC ‐ User Manual ‐ External Requisition ‐ 

Travel Request.docx” 

• Home Leave 

Travel Request – used for employee ‘home leave’ travel requests. Select Eva as the first 

approver. This entire process is a two (and sometimes three) part process and involves creating a 

travel request in the system to first attain authorization to travel. Once fully approved, a 

notification gets sent back to requester to create the requisition. This request number must be 

used when creating a new requisition and will replace the current “TA” number used. The 

request for travel can follow standard travel request procedure explained in the manual labeled 

“AVRDC ‐ User Manual ‐ External Requisition ‐ Travel Request.docx” 

• GRSU Internal 

Request – used for GRSU internal requests. Respective project number, task and FIN Code need 

to be specified in the description for the correct DR (debit) entry in the General Journal creation. 

• Employee 

Request [Receipt] – used for requests to finance to accept cash coming in, in the form of 

cheque/transfer. The respective GRSU project number, task and FIN Code needs to be entered 

into the request for where finance need to transfer the value to. 

• General 

Payment Request – used for cash requests for custody funds and/or petty cash replenishment. 

Page 6 of 15

 

 

• Description – 

a short description of the request 

• Quantity – 

used for quantity (if applicable) use value ‘1’ (one) 

• Currency – the 

currency of the request value 

• Requester ‐ 

the number of the employee requesting.  

• Approver – 

This is the person in first line of approval (see section#2 above) 

 

4. The following 

screen is a more detailed view of the creation screen and also allows you to attach a document to the 

request. Below is a screen shot of that screen and points describing each field. 

 

Page 7 of 15

 

 

• Request No. – 

auto‐generated request number  

• Request Type 

– the request type chosen in creation step 

• Description – 

description given to the request on creation 

• Quantity – the 

quantity chosen in the creation step 

• Currency – 

currency chosen in the creation step 

• Amount – the 

amount chosen in the creation step 

• Total Amount 

– the total amount as a product of quantity and amount 

• Requester – 

the requester (creator) of the request (with employee name adjacent to it) 

• Approver – 

first level approval of the request (with employee name adjacent to it) 

• Approve/Rejec

t comment – comment used by the approver for any detail on the rejection/approval 

Page 8 of 15

• Status – the 

current status of the request 

• Document 

archive link – used to attach documents to the request. (refer to the point 5 below for instructions 

on how to attach documents – this is an exert from the expense sheet user manual) 

• Created By – 

the person who created the request 

• Created Date 

– the date the request was created 

• Changed by –  

the person who made the last change/update to the request 

• Changed date 

– the date the request was changed/updated 

• Version No. – 

the change version number of the request 

 

5. To  attach  a 

document  to  the  employee  request  press  the  hyperlink  adjacent  to  the  field  island  labelled 

“Document Archive link”. Then follow the instructions below in the screen shots below. 

   

 

 

 

 

 

Page 9 of 15

 

 

6. When 

completed, press the ‘submit’ button 

 

 

4. Authorising or Rejecting an Employee Request   

1. Log in to the AVRDC Maconomy portal with your assigned login credentials.  

  

2. Once logged in, click on the menu ‘ToDo’ and menu item “Approve Employee Requests” and click on the Request number that you wish to approve.  

   

3. Once  linked to the Employee Request screen, enter  in an approve/reject comment and click on the button  ‘Approve’  (to  approve)  or  ‘Reject’  (to  reject).  Subsequently,  the  requester  will  receive  a notification for rejection when it is rejected.  

Page 10 of 15

  

   

4. Once  authorised,  a  second  approval  is  required  and  a  notification will  be  sent  to  the  respective second approver. This notification is labelled ‘Approve Employee Request’  

  

5. Again, once linked to the Employee Request screen, click on the button ‘Close/Approve’ (to approve) or  ‘Reopen/Reject’  (to  reject). Then enter  in an approve/reject  comment  in  the  field  ‘Description’. Subsequently, the requester will receive a notification for rejection when it is rejected.  

   

  

6. In the event that there is a 3rd level of notification, once the 2nd approver selects ‘Close/Approve’, the 3rd level approver will receive a notification called ‘Transfer Employee Request’  

 

Page 11 of 15

  To act on the notification, the 3rd level approver will need to Reopen and (re)Approve the employee request. This is done by pressing the ‘Reject’ button and then the ‘Approve’ button.  

    

5. GRSU Payments (GRSU internal request only)  The  “My  Employee  Requests” menu  item  (found  in  the menu  ‘Employee  Requests’)  displays  a  list  of  all expenses and their current status for that particular employee.  

1. Log in to the AVRDC Maconomy portal with your assigned login credentials.  

  

2. Once  logged  in,  click on  the menu  item  ‘New General  Journal GRSU’  in  the menu  item  “Employee Requests”. Then click on the button labelled ‘Create Payment”  

  

3. In the next screen, select ‘General Ledger’ from the number series drop down  

Page 12 of 15

  

4. In location, enter in ‘HQ’  

  

5. Then create a new line in the journal by clicking on the small shit page (see screen shot below)  

  

6. Enter in the project details to debit (from initial employee request)  

 7. Enter in the respective GRSU project, task and FIN code to credit 

 

  

8. Click on the check box labelled ‘Submit’ and press <enter> on the keyboard 

Page 13 of 15

 

9. To  view  a  list  of  pending  (incomplete  or  unapproved)  payments,  click  on  the menu  item  labelled “Pending GRSU Payments” in the menu labelled “Employee Requests” 

 

 

6. My Employee Requests  The  “My  Employee  Requests” menu  item  (found  in  the menu  ‘Employee  Requests’)  displays  a  list  of  all expenses and their current status for that particular employee.  

1. Log in to the AVRDC Maconomy portal with your assigned login credentials.  

  

2. Once logged in, click on the menu ‘Employee Requests’ and menu item “My Employee Requests”. The report will display a list of employee requests that you are creator of OR requester of.  

  

7. General Journal HR Payment (used by Eva for HR Reimbursement) 

The  “New General  Journal” menu  item  (found  in  the menu  ‘Employee Requests’)  allows  you  to  create HR reimbursements.  

Page 14 of 15

1. Log in to the AVRDC Maconomy portal with your assigned login credentials.  

  

2. Once logged in, click on the menu ‘Employee Requests’ and menu item “New General Journal”. Then click on the button ‘Create General Journal’ 

 

   

3. In the Journal screen select “General Ledger” in the drop down “Number Series”. Also enter in “HQ” in the field labelled ‘Location’ 

 

  

4. Create the debit entry against the respective project, task and FIN Code by creating a new  line and entering the details in columns ‘Project Number’, Task, ‘FIN Code’.  

Page 15 of 15

  

5. Create the credit entry against the respective employee vendor and employee personnel account.  

  

6. Once completed, click on the check box labelled ‘Post’ to submit it to Finance for approval.  

  

7. To view a  listing of all your pending General  Journals, click on  the menu  item  ‘My Pending General Journals’