Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: [email protected] 1 Dokumenten-Management

Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: [email protected] 1

Dokumenten-Management


Allgemeine DMS* Infos

* DMS = Dokumenten-Management-System



WER

weiß was

worüber?

Informationen = 4. Produktionsfaktor

Informationslogistik

Informationsmanagement

Informationsmanagement = Qualitätsmanagement,Geschäftsprozessmanagement, -Optimierung !



Der Markt DMS

DMS Wachstum weltweit.

Schätzungen haben ergeben, daß der globale Markt für Dokumenten-Management-Systeme bis 2003 auf über 41 Mrd. US$ anwachsen wird, das bedeutet ein jährliches Durchschnittswachstum von 26%.

© Frost & Sullivan IDC: 2003: 9,5 Mrd US $

DMS Wachstum europaweit.



Fax.tif

E-mail

.rtf

Betriebssystem (z.B. WIN98)

Netzserver

Netzwerk

Archiv-server

Systemphilosophien

Konventionell

ASP && InternetApplication-Service-Provider

BridgeBridge

ArchivBackendArchivBackend

VPN

Alternativ: Anbindung an ein herkömmliches Archiv und/oder Host-system über COLD-Schnittstelle möglich.

Automatisierung der Vorgänge- Connect- Archiv- Retrieval

Netzwerk

Rechenzentrum

Virtual Privat Network

WEB Client

INTERNET

Host-, Applikations-anbindung, z.B. SAP



Datengeschwindigkeit im Telefonnetz

Quelle: T-Monitor, 30.08.00



Trends im DMS Markt1. ASP

2. Der “Internetbriefkasten“

3. Das virtuelle persönliche Archiv im Internet.

ASP Lösungen gibt es in den Ausprägungen:-Mieten der konventionellen Software und Equipment sowie Support im eigenen Haus, evtl. über Remote. -Nutzen des vorhandenen Equipment und Standards, z.B. WEB Browser und Datenhandling im RZ.

Der “Internetbriefkasten“:Dies ist eine Lösung die Unternehmen mit druck- und versandintensiven Prozessen dadurch entlastet, das dieser Paperoutput zukünftig entfällt und dem Empfänger direkt in seinen virtuellen Briefkasten gestellt wird. Z. B. eine Telefonrechnung, oder kommunale Bescheide etc. Dr. Materna, GmbH

Das persönliche “Weltarchiv“:In diesem Szenario wird einem Kunden ein Speicherbereich zu Verfügung gestellt auf den er via Internet von jedem Ort der Welt zugreifen kann. Diese Lösung richtet sich primär an Privatkunden. Siemens AG



Kosten des PapierhandlingsBelegablage

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

100 200 500 1.000 2.000

Belege / Tag

Kos

ten

in D

M /

Jah

r

Belegsuche

0

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200000

300000

400000

10 20 50 100 200

Recherchen / Tag

Ko

sten

in

DM

/ J

ahr

manuell

elektronisch

Basis: (Quelle, Docunet WEB Site)240 Arb./Tg., 45DM/Std Pers.Kosten, 90 BL/Std Sortierung u. Ablage, 1,50 DM/100 BL Sachmittelkosten, 10 min manuelle Recherchezeit, 20 Seiten scannen/min,100 Seiten/Std. indizieren, 0,1DM/100 Seiten Sachmittelkosten f. CD-R, 15.000 Seiten/CD-R Seitenkapazität NCI, 0,5 min/Vorgang elektronische Recherchezeit.

Blatt pro Tag Kost. Papierabl. Kost. Elekt. AblageEinsparungenin DM p.a. in DM p.a. in DM p. a.

100 24.360 11.724 12.636200 48.720 23.448 25.272500 121.800 58.620 63.180

1.000 243.600 117.240 126.3602.000 487.200 234.480 252.720

Recherchen Suchaufwand Suchaufwand Einsparungenpro Tag Papier p.a. Elektr. Ablage p.a.in DM p.a.

10 18000 900 1710020 36000 1800 3420050 90000 4500 85500

100 180000 9000 171000200 360000 18000 342000

Einsparunggesamt.

29.736 DM 59.472 DM148.680 DM297.360 DM594.720 DM

(Ohne Hard-, Softwareanteil, ohne Reg. Mittel)

= Investkapital für DMS.



MEHRWERT bei Einsatz eines elektronischen Archivsystems:

50-90 % Reduktion der Bearbeitungszeit

10-35 % Herabsetzung des Sachbearbeiteraufwands

20-30 % Erhöhung der Sachbearbeiterproduktivität

20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten pro Dokument

10-40 % Verringerung der Arbeitsschritte

20-40 % Verkürzung der Durchlaufzeiten

30-50 % Einsparung an Büroflächen

30-60 % Steigerung der Kundenzufriedenheit

(Quelle: AWV; Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung)



Entscheidungen

Es besteht nicht die Frage, soll ich DMS einführen?

Es besteht die Frage, welches DMS ist das Richtige für mein Unternehmen ?



Wo steh´ ich, was will ich?

Standort(e)

DV Infrastruktur, Netz

Hostanwendungen

Heterogene Datenquellen

Verfügbare, modellierte Prozesse

.

.

Daten-, Informationskonsolidierung

Archivierung

Dokumenten-, Informationshandling

D-,I.-Lenkung

Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. AO.

Contentmanagement

Workflow

.

.



Was muss ich wissen ?

Ich muss wissen, DMS Partnerbindung ist in der Regel mehr als ein “Lebensabschnittspartner“. Aufbewahrungsfristen liegen bei 10 Jahren und mehr (Produkthaftung etc.).

Das Unternehmen verändert sich, mit ihm die Prozesse.

Ein Konzept ist nie fertig und nie sofort vollständig realisierbar.

Das DMS Produkt muss skalierbar sein und gängigen Standards entsprechen.

Der DMS Partner muss aufgrund seiner Reputation und des Produktes Investitionsschutz bieten.

Das DMS Produkt und alle wichtigen Add One sollten eigene Produkte des Lieferanten sein. Anderenfalls entsteht Zusatzaufwand für Migration und Support.

Prioritäten und daraus resultierende Teilschritte (Projekte) sind zu definieren, ein Strategiepapier ist zu erstellen.



Wo positionieren sich die DMS Anbieter ?

Quelle: SAPERION Quelle: SER Systems AG

Ein objektiver Vergleich aufgrund von Veröffentlichungen, auch unabhängiger Institute, ist schwierig.



DMS, muss kein Griff nach den Sternen sein!

DMS, der Griff nach den Sternen?

Lassen Sie sich unabhängig beraten und unterstützen.

Externe Beratung sichert die Externe Beratung sichert die Umsetzung der Kundenanforderungen Umsetzung der Kundenanforderungen und nicht die Realisierung der und nicht die Realisierung der Standards der DMS- Lieferanten.Standards der DMS- Lieferanten.



Notizen

Documents

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