Embed Size (px)
DESCRIPTION
....
Citation preview
INTERNAL CONTROL SIKLUS PENGELUARAN
PADA PT SEMEN PADANG KELOMPOK :
1. FAKHRANI 2. FUAIDAH HANANI 3. HAMIDAWATI MAHYUNIS4. NABILA ZAHRA5. NADIA HENELIZT MARTHA 6. TRI YULIA NUR INDAH SARI
Ordering Materials, Supplies, and Service
• Pembuatan Purchase Requisition (PR) untuk Pengadaan Barang berdasarkan jenis barang (barang stock, barang expense, barang capital expenditure)
Unplanned Stock
Planned Stock
USERReservasi
BIRO PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERBEKALAN
PR
BIRO PENGADAAN
PO
Proses Pemesanan Barang Stock Memilih Supplier
Ordering Materials, Supplies, and Service
Barang expense
Pengadaan Jasa
Barang CAPEX
USER
PR
BIRO PENGADAAN
PO
Proses Pemesan Barang Expense, CAPEX, dan Pengadaan Jasa
Memilih Supplier
Ordering Materials, Supplies, and Service
Proses Pemilihan Supplier pada PT Semen Padang • Proses Tender
Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan membuat rekomendasi supplier yang potensial yang nantinya akan diverifikasi oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa terkait kesesuaian supplier dan barang/jasa yang ingin dibeli perusahaan. Bagian Pengadaan membuat Request for Quotation yang nantinya akan dikirim ke supplier terpilih melalui email dan mendokumentasikan sent item email tersebut. Lalu supplier akan mengirimkan surat penawaran dan dokumen pendukung seperti brosur sebagai pertimbangan perusahaan menentukan harga dan kualitas produk. Setelah disetujui, maka dibuat kontrak jual beli
• Proses Tunjuk Langsung • Proses Pembelian Langsung
Ordering Materials, Supplies, and ServiceSetelah supplier terpilih, Staf Bidang Pengadaan akan membuat kontrak perjanjuan jual beli yang
selanjutnya akan diverifikasi oleh Kepala Bidang Pengadaan. Staf Bidang Pengadaan lalu mencetak PO 5 rangkap yang akan disetujui oleh pihak sesuai level otorisasi. • Rangkap I untuk supplier• Rangkap II untuk Biro Pengadaan Barang/Jasa• Rangkap III untuk Bidang Akuntansi Hutang • Rangkap IV untuk Bidang Kas Bank• Rangkap V untuk Bidang Penerimaan Barang di Gudang
Level Otorisasi PO : 1. ≤ 25 juta : Kepala Biro Pengadaan Barang/ Jasa2. 25 juta – 250 juta : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa dan Kepala Departemen Perbekalan 3. 250 juta – 1,5 milyar : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa, Kepala Departemen Perbekalan, Direktur
Penelitian dan Pengembangan Operasi 4. Lebih dari 1,5 milyar : Kepala Biro Pengadaan Barang/Jasa, Kepala Departemen Perbekalan, Direktur
Penelitian dan Pengembangan Operasi dan Direktur Utama
Ordering Materials, Supplies, and Service
PENGENDALIAN INTERNAL a. Adequate separation of duties
Pemisahan tanggung jawab pada tahap pemesanan material sudah jelas dan memadai. Staf yang bertanggung jawab membuat PR atau PO tidak dapat melakukan persetujuan atas dokumen tersebut karena tidak memiliki akses untuk melakukan otorisasi. Staf Bidang Pengadaan beserta level otorisasinya memiliki user id dan password pada SAP untuk mencegah terjadinya kecurangan proses pembelian.
b. Proper authorization of transaction and activitiesLevel otorisasi pada proses persetujuan PR dan PO sudah memadai. Proses persetujuan PR atau PO
ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu proses persetujuan yang dilakukan dengan sistem SAP dan proses penandatanganan pada dokumen cetak PR atau PO.
c. Adequate documents and recordsDokumen yang digunakan pada tahap ini seperti PR, PO, RFQ merupakan prenumbered document
yang bertujuan untuk mengontrol dokumen dan memudahkan bagian pengadaan melakukan pencarian terhadap pengadaan barang terkait
