AUDIT INTERN LA PRIMARIA BABADAG

1

CUPRINS

CAPITOLUL 1. AUDITUL INTERN-NO IUNI INTRODUCTIVE .............................................................................................................6 1.2. Obiectivele si sfera de activitate a auditului public intern ........15 1.3. Organizarea auditului public intern ..........................................16 1.4. Tipuri de audit intern................................................................ 27 1.5. Func ia de audit intern .............................................................. 29 CAPITOLUL 2. AUDIT INTERN LA PRIMARIA BABADAG........1 2.1.Preg tirea misiunii de audit intern.............................................31 2.2.P 05 Analiza riscurilor ........................................................... 49 2.3.Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor i a ponderilor acestora ........................................................................................... 53 2.4.Stabilirea nivelului i punctajului total al riscului .....................55 2.5.Clasarea opera iilor pe baza analizei riscurilor .......................... 63 2.6.Programul de audit intern .......................................................... 84 2.7.Programul interve iei la fa a locului ..........................................92 Concluzii ........................................................................................... 94 Bibliografie

2

INTRODUCERE

ntr-o economie global

i bazat pe cuno tin e, n care

informa ia reprezint al doilea factor important dup resursele umane, auditul i controlul sistemelor informa ionale devine din ce n ce mai important, ca urmare a impactului competitive pe care l are tehnologia informa iei asupra mediului de afaceri. Mediul economic, tehnologia, se afl n continu schimbare. Ceea ce a fost valabil ieri, poate fi dep it mine. n consecin , men inerea echilibrului necesit permanente ac iuni corective. Nu pu ini sunt cei care se ntreab care sunt implica iile globaliz rii economice i mai ales cum va influen a cre terea continu a cerin elor de informare, profesia de auditor. Cunoscnd cerin ele din prezent pentru aceast profesie i avnd ca model o dezvoltare economic normal ce se previzioneaz , care sunt limitele i provoc rile acestei profesii pentru viitor? Auditorul viitorului se va

confrunta i n multe cazuri deja se confrunt , cu competi ia agen ilor fiscali, consultan ilor de afaceri, contabililor necalifica i, anali tilor financiari i a diver ilor al i consultan i. De aceea auditorii trebuie s3

se axeze pe punctele lor tari tradi ionale, precum independen a i grija pentru interesul public, prin migrarea c tre activit i cu o valoare ad ugat nalt , urm rind s - i dezvolte cuno tin ele printr-o perfec ionare continu . Orice profesie, i cea de auditor, are drept caracteristic fundamental acceptarea responsabilit ii acesteia fa de public. Interesul public reprezint binele comunit ii de indivizi i institu ii pe care o deserve te un auditor profesionist. Auditorii au un rol important n societate. Investitorii, creditorii, angajatorii i alte segmente ale comunit ii de afaceri, precum i guvernul i publicul n sens larg se bazeaz pe auditori n ceea ce prive te men inerea integrit ii i eficien ei situa iilor finaciare, securit ii sistemelor informa ionale, contabilizarea i raportarea financiar corect . De aceea, atitudinea i comportamentul auditorilor n procesul de furnizare a unor astfel de servicii au impact deosebit asupra bun st rii economice a comunit ii i rii din care fac parte. Aceast pozi ie avantajoas poate fi men inut doar n condi iile n care auditorii fac cunoscut faptul c serviciile lor sunt realizate la cel mai nalt grad de performan i n concordan cu cerin ele etice

corespunz toare unei astfel de performan e. Func ia de auditor intern are o apari ie relativ recent n via a unei ntreprinderi sau institu ii. Apari ia auditorilor interni a fost generat de criza economic din anul 1929 din S.U.A., care n perioada crizei au c p tat cuno tin e necesare, i au fost folosi i i n continuare. De i ei au l rgit pu in c te pu in domeniul de aplicare, func ia de audit intern este nc la primii ei pa i, astfel c doar ncepnd cu anii 804

originalitatea i particularit ile auditului intern se contureaz cu adev rat. Se poate spune, Auditorul intern nu este cineva care face lucrurile, ci este cineva care prive te cum sunt f cute aceste lucruri. Motivul pentru care am ales aceast tem , a fost curiozitatea, provocarea i dorin a de a nv a ceva nou, i am plecat de la ideea domnului profesor universitar doctor n economie Emil Horomnea. Adev rata avere se m soar ast zi n cantitatea i calitatea informa iei de inute la un moment dat. ntreaga evolu ie a societ ii omene ti este grevat pe amplificarea continu a capacit ii de informare. Mileniul n care am intrat este cel al civiliza iei multimedia i al informa iei structurate sistemic.

5

CAPITOLUL 1. AUDITUL INTERN-NO IUNI INTRODUCTIVE

1.1. Definirea conceptului de audit Pentru n elegerea clar a auditului intern este trebuie s se clarifice o serie de elemente de substan care constituie temeiul acestui domeniu de activitate sau func ii a unei entit i. n acest sens se pot aduce trei argumente majore sus inute de realitate:1 y un prim argument este c auditul intern reprezint o func ie de asisten acordat managementului, ceea ce face ca munca auditorului este de consultan pe care o asigur tuturor celor cu care acesta vine n contact. Auditorul intern avnd la baz metode i utiliznd instrumente specifice emite o judecat asupra dispozi iilor din cadrul entit ii: reguli, proceduri, organizare, sistem de informare, adic asupra ntregului sistemului de control intern.

1

Brezeanu Petre, Bra oveanu Iulian, Audit i control financiar, Editura A.S.E., Bucure ti , 2007, pag. 77

6

y auditul intern nu are leg tur cu personalul entit ii dect n m sura n care acesta este p rta la furturi, fraude pentru care trebuie s dea socoteal , n rest auditul se adreseaz modului n care structurile entit ii ndeplinesc regulile proprii din entitate. Un auditor intern experimentat tie c el urm re te obiective, realiz ri i responsabilit i, care sigur sunt ata ate unor oameni, unor angaja i, dar scopul lui nu este angajatul, ci modul de aplicare i reflectare n rezultatele entit ii. y auditorul intern este independent, adic func ia exercitat de acesta nu suport nici o influen , nici o presiune care ar putea fi contrare obiectivelor pe care le are stabilite. n acest sens se cere subliniat caracterul dublu al independen ei, reliefat de independen a serviciului n cadrul entit ii, dar i a auditorului intern prin practica obiectivit ii. Pornind de la aceste argumente, defini ia auditului intern este n mai multe accep iuni legate de defini ia oficial , cuprins n toate normele i literatura de specialitate fiind criticat de unii, considerat prea restrictiv de al ii, ori insuficient explicat de grupuri de profesioni ti apleca i pe o cercetare i o pozi ionare ct mai exact a auditului intern Defini ia auditului intern, n versiunea american ct i cea francez este foarte apropriate, diferen a fiind dat de traducerea

7

termenului american governance prin guvernarea sau conducerea ntreprinderii.2 Potrivit opiniei lui M.Boulescu3, auditul reprezint procesul desf urat de persoane fizice sau juridice legal abilitate, numite auditori, prin care se analizeaz i evalueaz , n mod profesional,

informa ii legate de o anumita entitate, utiliznd tehnici i procedee specifice, n scopul ob inerii de dovezi, numite probe de audit, pe baza carora auditorii emit ntr-un document, numit raport de audit i o opinie responsabil i independent , prin apelarea la criterii de

evaluare care rezult din reglement rile legale sau din buna practic recunoscut unanim n domeniul n care i desfa oar activitatea entitatea auditat . Avnd n vedere defini ia de mai sus trebuie f cute anumite preciz ri:4 y Procesul de audit se deruleaz pe baza unor standarde na ionale i interna ionale; y Auditorii dobndesc aceast calitate n condi ii strict reglementate de lege; y Entitatea auditat poate fi o unitate patrimonial , guvernul n ansamblu, ministere sau dup caz departamente ministeriale;

2

3

Munteanu Ghita ,Auditul intern, Ed. Economic , Bucure ti, 2005 , pag. 82 M.Boulescu, M.Ghi , V.Mare Fundamentele auditului,Ed. Didactica si Pedagogica, 2001,pag.20 4 M. Ghi , M. Sprncean , Auditul intern al institu iilor publice- ghid profesional-, Ed. Tribuna economic , Bucure ti, 2006 , pag. 122

8

y Analiza informa iilor n misiunea de audit se face pe baza unor procedee i tehnici unanim recunoscute n domeniu, care furnizeaz auditorului probe de audit, pe baza c rora el i fundamenteaz opinia; y Evluarea i interpretarea rezultatelor ob inute se efectueaz n condi iile existen ei i lu rii n considera ie a unor criterii de evaluare care au la baz referin e contabile identificate sau principii de management. Potrivit lui R.K.Mautz i lui H.S.Sharaf5 importan a auditului deriv din faptul c auditul opereaz cu idei abstracte, are o structur logic , se bazeaz pe postulate, tehnici, pe un studiu riguros fiind considerat o disciplin n adev ratul sens al cuvntului. Plecnd de la premisa ca teoria auditului deriv n principal din practic , aceasta este n mare m sur o teorie descriptiv n sensul c furnizeaz informa ii despre cum ar trebui s fie practicile de audit. Astefel teoria auditului ar trebui s asigure un cadru conceptual logic i coerent pentru determinarea procedurilor de audit necesare pentru atingerea obiectivelor auditului, respectiv pentru evaluarea continu a practicilor i a procedurilor actuale in scopul perfec ion rii lor.6 In Romnia problematica auditului intern a fost abordata ncepnd cu anul 2000, aceasta ca urmare a implement rii cu responsabilitate a acquis-ului comunitar in domeniului controlului intern care este alc tuit, in mare m sur , de principii generale de buna practica acceptate pe plan interna ional i na ional n Uniunea5

R.K. Mautz, H.A. Sharaf- Philosophy of auditing, edi ia a XVII-a, 1993, pag.48 L.Dobro eanu, C.Dobro eanu Audit. Concepte i practici, ed. Economica, Bucure ti, 2002, pag. 34

6

9

Europeana. Modalitate in care aceste principii se transpun in sistemele de management si control intern este specifica fiec rei ri innd cont de condi iile constitu ionale, administrative, legislative, culturale,etc. Func ia de Audit Intern este una relativ recenta deoarece apari ia ei (sau reapari ia ei, dup unii) se situeaz n perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite. Auditul intern este o func ie universala. Acest calificativ trebuie n eles din doua puncte de vedere: este o func ie universal deoarece se aplic tuturor organiza iilor, dar este o func ie universal unde aceasta se exercit . Auditul, reprezint examinarea de c tre o persoan independent i competent a fidelit ii reprezent rilor contabile i financiare, a constituit i constituie cheia de bolt pentru probitatea i credibilitatea tranzac iilor economice. Termenul de audit reprezint o examinare profesional a unei informa ii,n vederea exprim rii unei opinii responsabile i independente,prin raportarea la un criteriu sau standard de calitate.7 Auditul public intern este definit ca activitatea func ional, independent i obiectiv care d asigur ri i consiliere pentru buna i pentru c se aplic tuturor Func iilor acolo

administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfec ionnd activit ile entit ii publice. Auditul public intern este activitatea care ajut entitatea public s - i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic7

i

Cr ciun tefan Audit financiar i audit intern, Ed. Economic , Bucure ti, 2004 , pag. 135

10

metodic . Este activitatea prin care se evalueaz

i se mbun t e te

eficien a i eficacitatea sistemului de conducere legat de gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Auditul public intern nseamn o activitate de evaluare n cadrul unei entit i,care este reprezentat de un serviciu efectuat n favoare ei. Fiind o activitate de control din cadrul entit ii, auditul intern are ca func ii: examinarea, evaluarea, monitorizarea gradului de adecvare i eficien a sistemelor de contabilitate i de control intern. Auditul intern vegheaz din interiorul entit ii economico-sociale, m sura n care sunt respectate reglement rile na ionale i interna ionale. Deasemenea trebuie s vad dac la toate nivelurile entit ii sunt urmate cu stricte e regulile interne. Auditul public intern are o importan deosebit deoarece defini ia termenului de audit public intern arat c este o modalitate de examinare obiectiv a ansamblului activit ii entit ii economice, nseamn c de fapt,aceast activitate,se desf oar i acoper :

y toate laturile i procesele activit ilor economice, financiare, speciale i de oricare alt natur ,n func ie de specificul activit ii entit ii economice respective. y pentru a asigura caracterul obiectiv al examin rii proceselor activit ii de ansamblu a entit ii, auditul intern trebuie s fie organizat corespunz tor acestei cerin e,adic s aib un grad ridicat de independen fa de structurile i forma iunile organizatorice din entitate.11

Problematica privitoare la auditul intern se pare c este mai diversificat dect cea cu privire la auditul financiar,ntruct reglement rile,dispozi iile normative n domeniul auditului intern se pot considera a fi n primul rnd unele cu caracter general,iar n al doilea rnd,reglement ri sectoriale de domeniu,sunt adresate pentru unele categorii de entit i economico-sociale ordonate dup forma de proprietate precum i dup modul de organizare al acestora. Auditul public intern este definit att n legisla ia na ional ct i n cea interna ional . Conform legisla iei romne ti termenul de audit intern este definit ca: a) Activitate de examinare obiectiv a ansamblului activit ilor entit ii economice n scopul furniz rii unei evalu ri independente a managementului riscului,controlului i proceselor de conducere a acestuia.8 b) Este activitatea care se exercit n cadrul entit ii de c tre persoane din interiorul sau exteriorul acesteia. Practicile de audit intern se diferen iaz n func ie de scopul,m rimea,structura i domeniile de activitate ale entit ii economice Cele doua defini ii ale termenului de audit sunt i fac parte din dispozi ii cu caracter general. Din acestea putem spune c auditul public intern se exercit pentru a satisface cerin ele managementului. De asemenea in dispozi iile legale se prev d urm toarele :

8

M. Ghi , M. Sprncean , Auditul intern al institu iilor publice- ghid profesional-, Ed. Tribuna economic , Bucure ti, 2006 , pag. 147

12

a) Auditul intern reprezint activitatea organizat independent n structura unei institu ii publice i n directa subordine a conduc torului acesteia,care const n verific ri,inspec ii i analize ale sistemului propriu de control intern,n scopul evalu rii obiective a m surii n care acesta asigur ndeplinirea obiectivelor institu iei publice i utilizeaz resursele n mod economic,eficace i eficient i pentru a raporta conducerii constat rile f cute,sl biciunile identificate i m surile propuse de corectare a deficien elor sistemului de control intern9 b) Auditul public intern-activitatea func ional-independent obiectiv care d asigur ri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice,perfec ionnd activit ile entit ii publice,ajut entitatea public s - i ndeplineasc obiectivul printr-o abordare sistematic i metodic ,care evalueaz i i

mbun t e te eficien a i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului,a controlului i a proceselor de administrare Auditul public intern este n leg tur direct cu toate formele de control intern,pe care le evalueaz mbun t irii acestora. Controlul intern este definit ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entit ii publice,inclusiv auditul intern,stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglement rile legale,n vederea asigur rii administr rii fondurilor publice n mod9

i d recomand ri n sensul

O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern i controlul financiar preventiv,republicat ,M.Of. nr.779 din 12.10.2003

13

economic, eficient si eficace, acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile . Auditul public intern face parte din mediul de control intern al entit ii, dar acesta nu trebuie confundat cu controlul intern. Defini ia termenului, arat c auditul intern este o func ie independent de evaluare organizat n cadrul entit ii publice. Independen a activit ii de audit nseamn c trebuie s se fac f r constrngeri,influen e interne i externe pentru ca opinia de audit s fie corect . Auditul public intern ajut ,aduce un plus de valoare la buna i efectiva gestiune a fondurilor publice pe care entitatea public le are n administrare. Entitatea public este reprezentat de autoritatea public , institu ia public , companie/societate na ional , regie autonom , societate comercial la care statul sau o unitate administrativ teritorial este ac ionar majoritar, cu personalitate juridic , care utilizeaz /administreaz fonduri publice i/sau patrimoniu public. Institutul de audit din SUA afrma ca auditul intern este o activitate independent i obiectiv care d unei organiza ii o

asigurare n ceea ce prive te gradul de control de inut asupra opera iunilor,o ndrum pentru a-i mbun t i opera iunile i contribuie la ad ugarea unui plus de valoare. El ajut aceast organiza ie s - i ating obiectivele evalund printr-o abordare sistematic i metodic procesele sale de management al riscurilor,de14

control i de conducere a ntreprinderii i f cnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea. Potrivit dispozi iilor legale, n esen auditul intern este o parte component a activit ilor din entitatea economic ,dar pentru a eviden ia pregnant rolul i locul auditului intern,putem spune c auditul intern este o func ie a entit ii economice a a cum este definit n mai multe lucr ri de specialitate. Auditul intern se aplica tuturor ntreprinderilor, indiferent de m rimea i de natura acestora i care n esen are urm toarea defini ie: Auditul intern este n cadrul unei organiza ii o func ie exercitat ntr-o manier independenta si cu mandat de evaluare a Controlului intern. Acest demers specific concureaz cu bunul control asupra riscurilor de catre responsabili. Auditul intern este o activitate independent i obiectiv ,care d

unei organiza ii o asigurare n ceea ce prive te gradul de control de inut asupra opera iunilor,o ndrumare pentru a-i mbun t i opera iunile i contribuie la ad ugarea unui plus de valoare. 1.2. Obiectivele si sfera de activitate a auditului public intern Obiectivele auditului public intern, conform art. 3 din lege, sunt: -asigurarea obiectiva si consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele si activitatile entitatii publice -sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se15

imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii. Sfera auditului public intern cuprinde:10 -activitati financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din momentul constituirii angajamentelor pina la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa; -constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora; -administrarea patrimoniului public, precum si vinzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat sau public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale; -sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente. Obiectivele specifice ale auditului intern pentru entitatile economice din sectorul sau domeniul public vor avea la baza un cadru comun elaborat de Ministerul Finantelor Publice si Camera Auditorilor Financiari din Romania. 1.3. Organizarea auditului public intern Activitatea de audit intern se desf oar pe baza unui cadru metodologic general care a fost elaborat n conformitate cu standardele de audit intern i buna practic interna ional recunoscut10

Munteanu Ghita ,Auditul intern, Ed. Economic , Bucure ti, 2005 , pag. 137

16

n domeniu. Acesta cuprinde: normele aplicabile compartimentului de audit intern i auditorilor interni (normele de calificare i normelor de func ionare) i prezint n detaliu sistemul derul rii misiunilor de audit intern, astfel nct auditorii s aib la dispozi ie un ndrumar complet pentru activitatea desf urat . Pe baza acestui cadru metodologic general, entit ile din sistemul public i-au dezvoltat propriile metodologii de audit intern dup care i desf oar activitatea, necesitate derivat din caracterul de independen profesional a auditorilor interni n exercitarea func iei. De asemenea, pentru auditarea corespunz toare a fondurilor europene trebuie elaborate norme specifice, ca cerin a trecerii la utilizarea fondurilor n sistem descentralizat. Procedurile de a hot r programul anual de audit sau alte modalit i de a decide anvergura i momentul cnd trebuie efectuat un anumit audit sunt diferite de la o institu ie la alta. Indiferent de procesul folosit spre a ajunge la o anumit decizie etapele r mn acelea i. Chiar dac procesul decizional este puternic descentralizat, f r s existe o decizie luat la nivel superior, central, organizarea procesului decizional i a r spunderii pentru decizii trebuie s ncerce s urmeze acelea i etape, evalund factorii relevan i n cadrul institu iei. Pentru fiecare factor trebuie s existe documenta ie, mai ales n privin a riscului audit rii, indiferent de tipul de structur managerial a institu iei respective.11 Serviciile de audit trebuie s recunoasc de asemenea faptul c11

Munteanu Ghita, Popescu M., Audit intern al institu iilor publice, Editura CECCAR, Bucure ti, 2006 , pag. 48

17

programul de audit nu poate fi static. Circumstan ele mediului n care ele func ioneaz se schimb iar priorit ile privind subiectele poten iale de auditare se schimb i ele la rndul lor. Noi probleme

apar, noi tipuri de priorit i pentru un anume control sau altul, sau sunt impuse urgen e, care trebuie rezolvate cu prim prioritate, schimbnd ordinea priorit ilor stabilite prin plan, i necesitnd ajustarea i modificarea programului de activitate. Uneori, anumite audit ri planificate trebuie amnate, i nlocuite cu cele ce se cer n regim de urgen . Preg tirea unui plan de sarcini de audit este vital , ca faz n procesul de auditare. Auditarea implic colectarea i analizarea unor informa ii suficiente spre a se ajunge la concluzii vitale. Resursele disponibile pentru acest proces sunt totdeauna limitate. Elaborarea planului de auditare este motorul necesar spre a reconcilia activitatea de controale ce trebuie efectuate, cu resursele disponibile pentru ndeplinirea lor. Un bun plan de audit este unul care, implementat n mod adecvat, prezint probabilitatea maxim de ndeplinire a obiectivului audit rii, respectndu-se resursele disponibile i cu o minim alocare de resurse pentru acele sarcini din plan care se dovedesc, pe parcurs, ca fiind necesare. Preg tirea unui plan de sarcini de audit trebuie s ia n considerare riscul i materialitatea, bazat pe n elegerea structurii organiza ionale a institu iei sau domeniului auditat, a programelor i activit ilor sale precum i a mediului informatic n care func ioneaz acesta. Planul trebuie s stabileasc cum i cnd va avea loc controlul i ct de multe18

informa ii necesare pentru auditare sunt ob inute pentru a fundamenta concluziile i recomand rile n urma auditului. Un plan de audit trebuie s cuprind urm toarele elemente12: 1. Cadrul legal de efectuare al audit rii; 2. Scurt descriere a activit ii, programului sau a organiza iei auditate, incluznd i rezultatele audit rilor din anii preceden i, precum i impactul acestora; 3. Motivele pentru care se face auditul; 4. Factorii care influen eaz procesul de audit, mai ales restric iile de resurse materiale; 5. Evaluarea riscurilor; 6. Obiectivele auditului, anvergura sa i modul abord rii (praguri de resurse alocate, sistemele ce trebuie evaluate i testate, metodologii planificate spre a se utiliza, strategii de e antionare, dimensiunea anticipat a e antionului); 7. Resurse necesare: auditorii utiliza i, exper i din exterior, cerin e privind deplas rile, bugetele alocate; 8. Pre ul care va fi cerut pentru efectuarea auditului (dac este cazul); 9. Responsabilit i pentru institu ia de audit; 10. Datele pentru efectuarea diferitelor etape ale auditului, incluznd i data prev zut pentru proiectul de raport final;

11. Forma raportului final de control, con inutul s u, i beneficiarii12

Ana Morariu, Gheorghe Suciu, Flavia Stoian, Audit intern i Guvernan Coorporativ , Editura Universitar , Bucure ti,2008, pp.128-129

19

acestuia; Pe parcursul fazei de planificare a sarcinilor auditului, auditorul principal trebuie s se asigure c ob ine urm toarele rezultate, pe care le transmite celor n drept s le tie: - auditorul principal trebuie s fac cunoscut cadrul legal i temeiul legal care st la baza controlului, i s transmit modific rile legisla iei n vigoare; - s ob in ct se poate de multe informa ii spre a n elege modul de func ionare a domeniului, organiza iei sau activit ii care constituie obiectul audit rii; - s stabileasc canalele potrivite de contact, informare i rela ii cu organiza ia controlat . De multe ori s-a dovedit c e un lucru bun ca planurile i programarea lor s fie revizuite din cnd n cnd de c tre un auditor extern echipei de control, i cu experien n domeniu. Astfel de examin ri efectuate de c tre o persoan competent , din afara grupului, arat uneori c exist necesitatea unor modific ri care nu au fost ini ial prev zute de cei care au conceput planul de control ini ial i l-au defalcat pe activit i. n cazul auditului performan ei, num rul i complexitatea problemelor de planificare poate fi chiar mai mare. Metodologia de evaluare a eficien ei unei entit i va fi foarte diferit fa de metodologia care ncearc s m soare eficacitatea unui program de ai atinge propriile obiective prestabilite. Aceste dou tipuri de audit implic colectarea i analizarea diferitelor tipuri de date, provenind20

din diferite surse. Auditul intern este o activitate planificat . n aceast etap auditorii i definesc planul de activitate viitor, att cel strategic ct i cel anual, focaliznd domeniile n care se pot manifesta riscuri semnificative care pot limita sau chiar mpiedica entitatea public s - i ating obiectivele programate. Pentru nceput se face inventarierea tuturor activit ilor entit ii publice, spre a se identifica poten ialele riscuri asociate, dar i zonele vulnerabile ale sistemului de control intern ata at, spre care trebuie ndreptat activitatea de audit intern. Se realizeaz aprecierea riscului i se calculeaz riscul rezidual, reprezentnd nivelul de risc care persist chiar i dup exercitarea controlului intern (expunere la risc).

Fazele analizei riscurilor sunt:a) identificarea obiectivelor entit ii/structurii auditate;b) analiza i evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare semnificativ a entit ii auditate, cu inciden a asupra opera iilor financiare;c) verificarea existen ei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum i evaluarea acestora;d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mp r irea lor pe clase de risc. M surarea riscului depinde de probabilitatea de apari ie a riscului i de gravitatea consecin elor evenimentului. Activitatea de m surare a riscului se realizeaz prin urm toarele metode:a) metoda probabilit ii,b) metoda factorilor de risc, care se identific n prealabil plecnd de la o clasificare pe categorii de riscuri,c) metoda21

matricelor de apreciere, care ine cont de criteriile de apreciere i ponderile riscului. Componentele riscului:a) probabilitatea de apari ie,b) nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecin elor i durata acestora. n final, se elaboreaz ierarhizarea activit ilor entit ii publice func ie de nivelul riscurilor asociate, tablou care este utilizat pentru ob inerea de informa ii esen iale n definirea planului de activitate. Procesul de planificare strategic a auditului intern, fundamentat pe baza analizei riscurilor, a solicit rilor exprese ale managementului entit ii, corelat cu capacitate de audit existent , a continuat s se dezvolte n entit ile publice. Dac la entit ile publice centrale planificarea activit ii de audit public intern se ncadreaz n parametrii satisf c tori, n cadrul institu iilor administra iei publice locale procesul de aplicare a procedurilor privind planificarea activit ii de audit intern continu s manifeste unele dificult i. Lipsa experien ei auditorilor interni i accesul nc redus la informa ii din surse directe sunt elementele care explic demarajul mai lent al aplic rii acestor proceduri i practicarea pe o scar mai redus a auditului bazat pe analiza riscului. Al turi de misiunile de intern planificate, auditorii exercit i

audituri ad-hoc care se realizeaz prin intermediul unor misiuni cu caracter excep ional, dispuse direct de conduc torul institu iei n timpul anului i care nu totdeauna sunt cuprinse n planurile anuale de audit intern. De fapt, conduc torul institu iei prime te semnale c22

riscurile asociate unor activit i au dep it un anumit nivel admisibil i are la dispozi ie prin intermediul auditului ad-hoc un instrument operativ cu ajutorul c ruia poate gestiona riscurile pe care le consider iminente, spre a le aduce la un nivel acceptabil.13 Buna practic interna ional recomand ca acest instrument (auditul ad-hoc) s fie folosit doar n situa ii deosebite pentru c altfel poate schimba sensul activit ii de audit intern, limitnd mult independen a n planificare a auditorilor interni. Supervizarea este activitatea de monitorizare realizat de un auditor cu experien sau de eful compartimentului de audit intern, pe tot parcursul desf ur rii misiunii de audit. Scopul ac iunii de supervizare este acela de a se asigura atingerea tuturor obiectivelor misiunii cu respectarea procedurilor specifice metodologiei, prin analiza calitativ a constat rilor, a elementelor de fundamentare i a clarit ii redact rii raportului de audit intern, verificarea execut rii programului de audit i respectarea termenelor fixate. Supervizarea va permite depistarea deficien elor n anumite etape din derularea misiunii i va permite ini ierea de activit i de mbun t ire a viitoarelor misiuni de audit i asigurarea perfec ion rii profesionale a auditorilor. Asigurarea i mbun t irea calit ii activit ii de audit intern este o alt procedur important , solicitat de standardele interna ionale, fiind rezultatul evalu rilor interne efectuate de c tre eful structurii de audit intern, dar i al evalu rilor externe realizate de UCAAPI sau de13

Munteanu Ghita, Popescu M., Audit intern al institu iilor publice, Editura CECCAR, Bucure ti, 2006 , pag. 158

23

organul ierarhic superior pentru institu iile din sfera lor de activitate, prin care sunt identificate sl biciunile n preg tirea profesional a auditorilor, precum i punctele slabe ale metodologiei de audit intern. n urma acestor evalu ri eful structurii de audit intern stabile te ac iunile care pot conduce la eliminarea sl biciunilor, implicit la mbun t irea calit ii activit ii de audit intern. Programul de asigurare i mbun t ire a calit ii trebuie s asigure perfec ionarea activit ii profesionale a auditorilor interni, n zonele n care n urma evalu rilor au fost depistate insuficien e, dar i mbun t irea metodologiei de abordare concret a fiec rei probleme ntlnit n activitatea practic , care s conduc la ob inerea de valoare ad ugat pentru activit ile entit ii. Sistemul de raportare n activitatea de audit intern cuprinde:a) elaborarea raportului de audit intern, sinteza constat rilor i recomand rilor formulate n misiunile de audit efectuate de auditorii interni;b) raportarea iregularit ilor i a recomand rilor nensu ite de c tre conduc torul entit ii publice;c) elaborarea raportului anual al activit ii de audit public intern. Finalitatea unei misiuni de audit intern se concretizeaz n elaborarea raportului de audit i trebuie s cuprind ntro form clar i concis , structurate pe obiectivele misiunii de audit intern, constat rile sus inute de probe de audit adecvate, cauzele disfunc iilor evaluarea consecin elor, precum i recomand rile formulate, care prin aplicare s determine limitarea ac iunii riscurilor. Raportul se finalizeaz cu concluzii, n care este exprimat opinia auditorului24

intern asupra calit ii sistemului de control intern. Pe parcursul derul rii misiunii de audit intern constat rile i recomand rile auditorilor interni sunt discutate cu responsabilii compartimentelor auditate i apoi sunt cuprinse n raportul de audit intern, care se nainteaz managementului general, care stabile te m surile ce se impun pentru implementarea recomand rilor, care se transpun ntrun plan de ac iune, nso it de calendarul implement rii recomand rilor. Auditorii interni urm resc progresele nregistrate ca urmare a aplic rii m surilor dispuse. Raport rile anuale ale entit ilor publice cuprind i confirm faptul c au existat recomand ri ale auditorilor interno care trebuie sa contribuie la nt rirea sistemelor de control intern existente sau la efectuarea unor controale n puncte cheie ale lan ului procedural, dar i situa ii de eliminare a excesului de control. Auditul public intern are urm toare organizare:14 - Comitetul pentru Auditul Public Intern (CAPI) - Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) - compartimentele de audit public intern din entit ile publice15. Compartimentul de audit public intern se organizeaz astfel: - conduc torul institu iei publice are obliga ia instituirii cadrului organizatoric i func ional necesar desf ur rii activit ii de audit public intern;14 15

Munteanu Ghita, Popescu M., Audit intern al institu iilor publice, Editura CECCAR, Bucure ti, 2006 , pag. 62 Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, publicat n Monitorul Oficial nr. 953/24.12.2002, art.4

25

- la institu iile publice mici, care nu sunt subordonate altor entit i publice, auditul public intern se limiteaz la auditul de regularitate i se efectueaz de compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finan elor Publice; - conduc torul entit ii publice subordonate poate stabili i men ine un compartiment func ional de audit public intern, cu acordul entit ii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiin eaz , auditul entit ii respective se efectueaz de compartimentul de audit public intern al entit ii publice de la nivelul ierarhic imediat superior16. Compartimentul de audit public intern se constituie n subordinea direct a conducerii unit ii. Prin atribu iile sale, el nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern i n desf urarea activit ilor supuse auditului public intern17. Compartimentul de audit public intern au urm toarele atribu ii: - elaboreaz norme metodologice specifice entit ii publice n care i desf oar activitatea, cu avizul UCAAPI sau organului ierarhic superior, n cazul entit ilor publice subordonate; - elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; - efectueaz activit i de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entit ii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien16 17

i eficacitate;

Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, publicat n Monitorul Oficial nr. 953/2002, art.9 Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, publicat n Monitorul Oficial nr. 953/2002, art.10

26

- informeaz UCAAPI despre recomand rile nensu ite de conduc torul entit ii publice auditate, precum i despre consecin ele acestora; - raporteaz periodic asupra constat rilor, concluziilor i recomand rilor rezultate din activit ile de audit; - elaboreaz raportul anual al activit ii de audit public intern; - n cazul identific rii unor nereguli sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conduc torului entit ii publice i structurii de control intern abilitate18. 1.4. Tipuri de audit intern Conform normelor na ionale i n literaturi de specialitate auditul intern poate fi: 19 Auditul de regularitate cuprinde atestarea responsabilit ii financiare a entit ilor presupunnd examinarea i evaluarea nregistr rilor financiare i exprimarea opiniilor asupra situa iilor financiare i anume : y atestarea responsabilit ii financiare a administra iei guvernamentale n ansamblu; y auditul sistemelor i tranzac iilor financiare incluznd o evaluare a conformit ii cu statutele i reglement rile n vigoare; y auditul onestit ii i a caracterului adecvat a deciziilor administrative luate n cadrul18

I.G. ara, M.Bucurean, Auditul public intern, n revista Controlul economic financiar nr. 6/2004, pp. 28-30. M. Boulescu, C. Brnea, O. Ispir, Controlul financiar intern i audit intern la entit ile publice, Ed. Economic , Bucure ti, 2004 , pag. 9319

27

entit ii auditate; y auditul controlului intern i a func iilor acestuia; y raportarea oric ror altor chestiuni decurgnd din audit sau n leg tur cu auditul, pe care institu iile supreme de control (SAI) consider necesar a le face cunoscute. Auditul de performan eficacit ii i eficien ei20 : y auditul economicit ii activit ilor administrative n concordan cu principiile i practicile s n toase i cu politice manageriale; y auditul eficacit ii realiz rilor n raport cu atingerea obiectivelor entit ii auditate i auditul impactului real al activit ilor comparativ cu impactul dorit; y auditul eficien ei const n verificarea eficien ei utiliz rii resurselor umane, financiare sau de alt natur i examinarea sistemelor de informare, de m surare a rezultatelor i de control, analiza procedurilor utilizate de unitate, controlate pentru remedierea neajunsurilor constatate. Audit de sistem presupune o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern , cu scopul de a stabili dac acestea func ioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficien elor i formularea de recomand ri pentru cercetarea acestora.M. Boulescu, C. Brnea, O. Ispir, Controlul financiar intern i audit intern la entit ile publice, Ed. Economic , Bucure ti, 2004 , pag. 11120

se refer la auditul economicit ii,

28

1.5. Func ia de audit intern Func ia de audit, ca urmare a evolu iei sale permanente, a c p tat o serie de valen e care pentru un profesionist este bine s fie cunoscute, chiar i numai la un nivel superficial, dar care au rolul de a trezi interesul de a se instrui mai mult i de a prelua cuno tin e legate de auditul intern. Auditori interni trebuie s ofer o imagine diversificat asupra acestuia, eterogenitatea fiind nc destul de prezent , din cauza faptului c entit ile sunt foarte diferite, dar mai ales au culturi i tradi ii organiza ionale uneori chiar contrare. Sigur c s-au ob inut progrese prin aplicarea standardelor profesionale n materie, dar acestea au un caracter normativ prea general, modalit ile practice de aplicare fiind, n continuare, insuficient cunoscute i aplicate de auditorii interni. Trebuie luat in seama faptul ca unificarea practicilor nu are nici o leg tur cu uniformitatea, fiind obligatoriu ca speciali tii s aib acelea i n elesuri asupra termenilor de referin , drept pentru care o aplecare a organismelor profesionale c tre acest drum devine imperativ . De-a lungul timpului evolu ia auditul intern a c p tat un caracter represiv sau, de ce nu, preventiv, dar experien a a presupus renun area la partea de sanc ionare, c p tnd teren tot mai mult latura de consiliere i de consultan .

29

Mai to i autorii au c zut de acord c auditul intern reprezint o func ie universal pentru c se aplic tuturor entit ilor, dar i tuturor func iilor oric rei entit i. Cele mai multe entit i au ajuns singure la concluzia c este bine s aib organizat auditul intern, aceste fiind o func ie care aduce plusvaloare, cel pu in prin auditul de eficacitate. Toate organiza iile au n eles c auditul intern le permite s aib un bun control asupra activit ilor i s ating mai sigur obiectivele stabilite. Obiectivele i metodologia auditului intern sunt universale, n sensul c ele se aplic tuturor activit ilor, ceea ce va asigura un control asupra acestora. Plecnd de la aceasta afirma ie se poate afirma c auditorul intern lucreaz n beneficiul tuturor. Astfel, auditorul intern va aplica normele sale profesionale asupra tuturor func iilor: financiar contabil , comercial gestiune, managerial . De precizat este ca func ia de audit intern este o func ie periodic pentru cei care sunt audita i, func ia avnd caracter permanent n cadrul entit ii. Cei audita i au leg tur cu auditorii interni poate o dat pe an sau la doi ani, atunci cnd activitatea lor intr n planul de audit i pentru o perioad scurt de timp care nu va dep i trei luni ntr-un an. Func ia de audit intern are, deci, trei caracteristici importante: noutate, universalitate i periodicitate, care ast zi sunt recunoscute i acceptate, dar i nsu ite.30

i

i logistic , fabricare/produc ie, informatic ,

CAPITOLUL 2. AUDIT INTERN LA PRIMARIA BABADAG

Dup cum se poate observa, o misiune de audit intern de regularitate prezint 4 etape: preg tirea misiunii de audit, interven ia la fa a locului, raportul de audit intern i urm rirea recomand rilor, toate acestea fiind cuprinse schematic mai sus. 2.1.Preg tirea misiunii de audit intern Aceast etap cuprinde procedurile:

31

ini ierea auditului P01- Ordinul de serviciu, P02 Declara ia de independen , P03 Notificarea privind declan area misiunii de audit intern; colectarea i prelucrarea informa iilor P04; analiza riscurilor P05; elaborarea programului de audit intern P06; edin a de deschidere. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU Scop: Repartizarea sarcinilor de serviciu auditorilor interni, astfel nct ace tia s poat ncepe misiunea de evaluare. Premise: Ordinul de serviciu reprezint mandatul de interven ie dat de c tre structura de audit intern, se aprob de c tre Directorul general al societa i , pe baza planului anual de evaluare a activitatii de audit intern. Procedur : eful compartimentului de audit 1. Elaboreaza Ordinul de serviciu; 2. Repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor; 3. Aproba Ordinul de serviciu; 4. Atribuie un num r Ordinului de serviciu 5. Furnizeaz copii ale Ordinului de serviciu fiec rui membru al echipei de audit; Auditorii (evaluatori) 6. Iau la cuno tin Ordinul de serviciu i32

Directorul general Personalul Secretariatului

sarcinile repartizate. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern Nr. de inreg. 371/09.03.2010

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art.8, lit.c, din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr.38/2008 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activit ii de audit intern, cu modific rile i complet rile ulterioare i cu Planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la Prim ria localitatii Babadag n perioada 15.03.2010-20.03.2010. Scopul misiunii de audit intern este nregistrarea, eviden a si inventarierea patrimoniului, iar obiectivele acesteia sunt: cum se nregistreaza i se eviden iaz bunurilor n contabilitate, derularea inventarierii elementelor de activ i pasiv, valorificarea rezultatelor inventarierii, certificarea existen ei registrului inventar. Men ion m c se va efectua un audit de conformitate, perioada supus audit rii este 01.02.2009-01.02.2010. Echipa de audit intern este format din urm torii auditori: Moldovan Vasile auditor intern Popescu Ciprian auditor intern33

eful compartimentului audit intern - Muntean Diana

Aprobat Dir. General Morar tefan

PROCEDURA P 02 DECLARA IA DE INDEPENDEN Scopul: De a demonstra independen a auditorilor fa de entitatea/structura auditat i de a arata c auditorul desemnat are

calific rile necesare efectu rii auditului respectiv. Premise: n vederea desemn rii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilit ile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibilit i personale, doar dac repartizarea lui este imperios necesar , fiind furnizat n acest sens o justificare din partea conduc torului structurii de audit intern. Dac n timpul efectu rii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus , auditorii sunt obliga i s informeze de urgen conducerea societ ii. Procedura:34

Auditorii (evaluatori) eful compartimentului de audit

1. Elaboreaz Declara ia de Independen

2. Verific Declara ia de Independen ; 3. Identific starea de incompatibilitate semnalat de c tre auditori i explic modul n care aceasta poate fi atenuat ;

Directorul general al societ ii Auditorii (evaluatori)

4. Aprob Declara iile de Independen ; 5. ndosariaz Declara iile de Independen n dosarul misiunii de evaluare; 6. Dac n timpul misiunii apare o incompatibilitate real sau presupusa, informeaza imediat conducerea;

Conducerea societ i

7. Analizeaza starea de incompatibilitate semnalata si dispune in consecint .

Prim ria localitatii Babadag35

Compartimentul de audit intern DECLARA IA DE INDEPENDEN Misiunea de audit intern: nregistrarea, eviden a i inventarierea patrimoniului

Incompatibilit i n leg tur cu structura auditat A i avut/ave i vreo rela ie oficial , financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze m sura n care pute i s v interesa i, s descoperi i sau s constata i sl biciuni de audit n orice fel? Ave i idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organiza ii sau obiective care ar putea s v influen eze n misiunea de audit? A i avut/ave i func ii sau a i fost/sunte i implicat( ) n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entit ii/structurii ce va fi audiat ? Ave i responsabilit i n derularea programelor i proiectelor finan ate integral sau par ial de Uniunea European ? A i fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entit ii/structurii ce urmeaz a fi audiat ?36

Da

Nu

X

X

X

X

X

Sunte i so /so ie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conduc torul entit ii/structurii ce va fi audiat sau cu membrii organului de conducere colectiv ? Ave i vreo leg tur politic , social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redeven e de la vreun grup anume, sau organiza ie sau nivel guvernamental? A i aprobat nainte facturi, ordine de plat , i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi audiat ? A i inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi audiat ? Ave i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi audiat ? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate peronal , extern sau orgazniza ional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impar iale, notifica i eful Compartimentului de audit intern de urgen ? X X X X X

1. Incompatibilit i personale Nu exist . 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilit ile_ Dac da, explica i cum anume. Nu este cazul.37

10.03.2010

Auditor intern, ef compartiment audit intern, Moldovan Vasile Muntean Diana

P 03 NOTIFICAREA DECLAN EVALUARE

RII MISIUNII DE

Scopul: S informeze entitatea/structura auditat c urmeaz s se desf oare o misiune de audit intern. Premise: Se inten ioneaz ca prin notificarea entit ii/structurii auditate s se asigure desf urarea corespunz toare a procedurilor de audit. Procedura: Auditorii (evaluatori) 1. Preg tesc adresa de notificare c tre p r ile interesate, astfel nct aceasta s le fie trimis cu 15 zile nainte de declan area misiunii de evaluare; 2. Verific notificarea; 3. Vizeaza notificarea; 4. Semneaza notificarea; 5. Atribuie un num r notific rii i o transmit structurii evaluate;38

eful serviciului de audit Directorul General al Societ i Personalul secretariatului

Auditorii (evaluatori)

6. Includ domeniile de interes (dac se decide comunicarea acestora) n programul de evaluare; 7. ndosariaz copia notific rii n dosarul permanent.

Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern NOTIFICARE PRIVIND DECLAN AREA MISIUNII DE AUDIT INTERN C tre: Primarul localitatii Babadag n conformitate cu planul annual de audit intern, urmeaz ca n perioada 15.03.2010-20.03.2010 s efectu m o misiune de audit intern cu tema nregistrarea, eviden a i inventarierea patrimoniului. Auditul va examina responsabilit ile asumate de c tre compartimentul logistic n cazul nregistr rii, eviden ei i inventarierii patrimoniului i va determina dac acesta i ndepline te obliga iile n mod efficient i efectiv. Perioada supus audit rii este 01.02.200901.02.2010. V vom contacta pentru a stabili de comun accord edin a de deschidere n vederea discut rii problemelor specifice misiunii de audit cuprinznd: prezentarea auditorilor interni;39

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interven iei la fa a locului; domeniul misiunii de audit intern. Pentru o mai bun n elegere a activit ii dumneavoastr , v rug m s ne pune i la dispozi ie n termen de 10 zile de la primirea prezentei adrese, urm toarele documente: legile i reglement rile specifice entit ii; regulamentele de organizare i func ionare care se aplic ; fi ele posturilor existente; toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia nregistr rii, eviden ei i inventarierii patrimoniului; situa iile financiare aferente anilor 2007 i 2008; registrul jurnal i fi ele de cont sintetice i analitice; decizia conduc torului entit ii privind numirea comisiilor de inventariere; registrul inventar, listele de inventariere i procesele verbale privind rezultatele inventarierii; contractele de garan ie ale gestionarilor; rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceast tem . Dac intervin ntreb ri privind misiunea de audit intern, pute i s contacta i pe unul dintre auditori sau pe conduc torul compartimentului de audit intern.

11.03.201040

ef compartiment

audit intern,

Muntean Diana

P 04 COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMA IILOR PRELIMINARE Scop: Cunoasterea ansamblului domeniului de activitate al entitatii supuse evaluarii, ii ajuta pe auditori sa se familiarizeze cu structura supus evalu ri. Premise: Pe durata fazei de colectare i de prelucrare a informa iilor preliminare, echipa de evaluare pregateste informatiile necesare pentru identificarea aspectelor pozitive si abaterilor relevante initiale si elaboreaza Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile apreciind impactul acestora pentru atingerea obiectivelor misiunii de evaluare. Procedura:

Auditorii (evaluatori)

1. Identific legile i regulamentele aplicabile entitatii/structurii evaluate; 2. Ob in organigramele, regulamentele de func ionare, fi ele posturilor, procedurile scrise ale41

structurii evaluate; 3. Identific personalul responsabil; 4. Identific circuitul documentelor; 5. Ob in exemplare ale rapoartelor de evaluare anterioare; 6. Se familiarizeaz cu activit ile structurii evaluate; 7. Colecteaza date statistice pentru a le utiliza n faza de analiz a aspectelor pozitive i negative preliminare si pentru determinarea populatiei statistice necesare;

Seful compartiment audit intern 9. Organizeaz o ntlnire pentru a identifica elementele utilizate n analiza aspectelor pozitive i negative.42

8. Revizuie te documenta ia;

10. Reevalueaz modul n care au fost stabilite obiectivele misiunii de evaluare; Auditorii (evaluatori) 11. Elaboreaz Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile; 12. Initiaza dosarele cu teste; Seful compartiment audit intern 13. Analizeaz i aprob testele.

Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern COLECTAREA INFORMA IILOR Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit: Moldovan Vasile auditor intern. Avizat: Popescu Ciprian auditor intern. Colectarea informa iilor43

Serviciul administrativ i financiar contabilitate Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate. Ob inerea organigramei entit ii Ob inerea regulamentului de organizare i func ionare Ob inerea fi elor posturilor Ob inerea procedurilor scrise

Da

Nu

Observa ii

X X X X Nu exist X proceduri scrise

Ob inerea deciziei conduc torului entit ii de numire a comisiilor de inventariere Ob inerea registrului inventar, a listelor de inventariere i a proceselor verbale de inventariere Ob inerea registrului-jurnal i a fi elor de cont sintetice i analitice Ob inerea contractelor de garan ie a gestionarilor Ob inerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X

X

X

X Anterior nu X au fost executate misiuni de

44

audit intern ntruct auditorii interni nu cunosc n detaliu activitatea entit ii, iar anterior nu a au fost executate misiuni de audit intern la aceast societate, auditorii interni colecteaz informa ii despre structura care va fi supus audit rii prin chestionarul de luare la cuno tin . Acest chestionar va fi solicitat de c tre auditorii interni atunci cnd trimit notificarea privind declan area misiunii de audit intern. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNO TIN Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit: Moldovan Vasile auditor intern. Avizat:Popescu Ciprian auditor intern. Nr. crt. 1.

Enun ul ntreb rii Care este actul de nfiin are al entit ii?45

R spuns Legea

2.

Unde se afl situat unitatea?

407405, Babadag, str. Principala, nr. 1014, jud. Tulcea Tel/Fax: 0241/329101;

3.

Societatea are elaborat Regulament de organizare i func ionare (ROF)? Da Preciza i nr. i data ordinului de aprobare. Nr. 123/01.01.2009

4.

Care este obiectul principal de activitate al entit ii?

Administrarea resurselor i sidponibilit ilor comunei.

5.

Care sunt atribu iile sistemului auditat? (extras din ROF)

-sa discute, aprobe si/sau modifice situatiile financiare anuale, pe baza rapoartelor Consiliului de Administratie si ale auditorului financiar. -sa aleaga si sa revoce membrii Consiliului de Administratie si Presedintele Consiliului de Administratiei -sa se pronunte asupra gestiunii Consiliului de Administratie; sa aprobe bugetul de

46

venituri si cheltuieli si planul de afaceri pe exercitiul financiar urmator; -sa aprobe categoriile, nivelul/plafoanele comisioanelor si a tarifelor pentru operatiunile specifice desfasurate in sistemul de inregistrare, garantare, compensare si decontare a tranzactiilor cu instrumente financiare derivate

6.

Sunt diferen e ntre atribu iile din ROF i cele realizate efectiv? Care sunt acestea? Nu

7.

Sunt ntocmite fi e ale posturilor pentru toate func iile aferente sistemului auditat? Da

8.

Cine asigur asisten a juridic a societ ii?

jurist Dan Mihai

9.

Exist la nivel de entitate un grafic (circuit) informa ional al documentelor?47

Da

10.

Care sunt riscurile semnificative identificate de unitate n atingerea obiectivelor? Risc inerent

11.

Au fost sesizate, pn acum, neregularit i/ disfunc ionalit i la nivelul sistemului auditat? Daca da, cum a fost gestionat rezolvarea lor? Nu

12.

Pentru urm rirea realiz rii eficace a obiectivelor sistemului auditat a fost organizat i se exercit controlul intern? Da

13.

Cum este dotarea cu spa ii de lucru, mobilier i tehnic necesar a sistemului auditat? Bun

14.

Spa iile destinate depozit rii bunurilor sunt corespunz toare?

Da

15.

Entitatea are completate toate registrele cerute de Legea contabilit ii nr. 82/1991? Da

16.

Cum sunt, raportat la num rul acestora, opera iunile efectuate n cadrul sistemului auditat (pentru fiecare atribu ie din ROF): - opera iuni numeroase48

Opera iuni mai putin numeroase

- opera iuni mai pu in numeroase - opera iuni pu in numeroase Care este impactul inanciar al opera iunilor efectuate n cadrul sistemului auditat n cazul producerii 17. riscului asociat (pentru fiecare atribu ie din ROF): - mare - mediu - minim 18. Care sunt constat rile verific rilor anterioare efectuate de alte structuri (interne i/sau externe) n perioada supus auditului, cu privire la sistemul auditat? 19. Cum este fluctua ia personalului n cadrul sistemului auditat? (mare/medie/mic ) Medie. Conforme cu standardele X

2.2.P 05 Analiza riscurilor Analiza riscurilor presupune parcurgerea unor pa i pornind de la obiectivele misiunii de audit stabilite, dup cum urmeaz : a) identificarea activit ilor/opera iilor, respectiv a obiectelor auditabile;49

b)identificarea riscurilor asociate activit ilor/opera iilor; c) stabilirea criteriilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora i a nivelurilor de apreciere ale acestora; d)stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i determinarea punctajului total al criteriului utilizat; e) clasarea riscurilor pe baza punctajului total; f) ierarhizarea activit ilor/opera iilor ce urmeaz a fi auditate; g)elaborarea tematicii n detaliu a activit ilor/opera iilor seclectate. Chestionarul de control intern se elaboreaz prin intervievarea Directorului General dar i pe baza observ rii fizice i a analizei efectuate cu ocazia colect rii documentelor. Chestionarul de control intern reprezint un document important n aprecierea nivelului riscurilor. Prin intermediul chestionarului de control intern auditorul intern, cu ajutorul ntreb rilor formulate, se asigur de existen a i modul de func ionalitate al controalelor interne. Cei audita i vor r spunde ntreb rilor formulate de auditorii interni prin DA sau NU. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit:Moldovan Vasile auditor intern. Avizat:Popescu Ciprian auditor intern.50

Nr. crt. 1.

Enun ul ntreb rii Exist proceduri scrise (formalizate) privind nregistrarea, eviden a bunurilor?

DA

NU

Observa ii

X

2.

Cunoa te i normele procedurale privind recep ionarea, depozitarea, gestionarea, darea n consum i scoaterea din uz a bunurilor, n limita competen elor pe care le ave i? X

3.

Responsabilitatea pentru procurarea i recep ionarea activelor este delegat ?

X

4.

Exist documente justificative privind intrarea i ie irea n/din eviden a activelor? X

5. 6.

Exist registru de eviden a activelor? Au fost alocate integral resurse pentru procurarea de bunuri materiale?

X X

7.

Activele preluate n gestiunea entit ii sunt codificate corect?

X

8.

Activele sunt marcate fizic la data recep ion rii?

X

9.

Activele recep ionate se nregistreaz corect, n eviden a tehnico-operativ51

i

X

contabil ? 10. Sunt delegate i/sau delimitate atribu iile privind recep ionarea, eviden a, administrarea i gestionarea activelor? 11. Sunt respectate normele privind inventarierea activelor? 12. Amortizarea activelor se nregistreaz corect? 13. Pentru scoaterea din uz a activelor exist aviz rile conform normelor legale? 14. Scoaterea din uz a activelor este formalizat 15. i nregistrat ? X X

X

X

X

Sunt efectuate verific ri privind scoaterea din uz a activelor?

X

16.

Sunt prezentate periodic rapoarte privind starea activelor?

X

17.

A fost constituit o comisie central pentru coordonarea activit ii de inventariere? X

18.

Directorul entit ii a emis decizia de numire a comisiilor de inventariere?

X

19.

A fost efectuat instructajul personalului care particip la inventariere?

X X

20.

Au fost luate i respectate m suri52

organizatorice de comisii pentru buna derulare a inventarierii? 21. Este competent personalul implicat n activitatea de inventariere? X

Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor, a ponderilor i a nivelurilor de apreciere a riscurilor se realizeaz innd cont de 3 factori: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ (impactul financiar) i aprecierea calitativ (vulnerabilitatea sistemului). Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern 2.3.Stabilirea factorilor de analiz a riscurilor i a ponderilor acestora Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit: Moldovan Vasile auditor intern. Avizat:Popescu Ciprian auditor intern. Factori de Pondere risc (Fi) a factorilo r de risc (Pi) Apreciere Exist53

Nivelul de apreciere a riscului (N) N1 N2 N3

Exist

Nu exist

a controlulu i intern F1 Apreciere a cantitativ F2 Apreciere a calitativ F3

P1-50%

proceduri, i se aplic

proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic

proceduri

Impact P2-30% financiar Sc zut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

P3-20%

Vulnerabilitat Vulnerabilitat Vulnerabilitat e mic e medie e mare

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii aceasta nu este prezentat , ns acestea se reg sesc n documentul stabilirea nivelului i punctajului total al riscurilor. Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului se face de c tre auditorii interni n baza documentelor aflate n posesia lor pn la acel moment dar i pe baza experien ei personale a auditorilor interni n domeniu. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern54

2.4.Stabilirea nivelului i punctajului total al riscului Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit:Moldovan Vasile auditor intern. Avizat: Popescu Ciprian auditor intern. P2

Obiective/obiective auditabile

Riscuri identificate

P1

P3

30 50% % N1 N2

Punct 20% aj total N3

I) nregistrarea i eviden a tuturor bunurilor 1. Existen a procedurilor scrise Inexisten a procedurilor scrise 3 2 2 2,5

2. ntocmirea recep iilor 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind

Lipsuri n gestiune ca 2 urmare a neefectu rii recep iilor Bunuri nenregistrate n contabilitate Inexisten a controalelor interne55

2

2

2,0

2

2

3

2,20

3

2

2

2,5

recep ionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fi ele de gestiune a bunurilor primite 6. ntocmirea bunurilor de consum 7. Aprobarea i formalizarea bunurilor de consum 8. Eliberarea n consum a bunurilor Necunoa terea stocului la nivelul gestiunii Bunuri livrate f r justificare Neaprobarea i nejustificarea consumurilor Eliber ri de bunuri f r documente justificate 9. Operarea n fisele de magazie Neconducerea la nivelul gestiunii a eviden ei scriptice 10. Operarea n contabilitate a consumurilor 11. Completarea fiselor de gestiune Consumuri sau cheltuieli neoperate n contabilitate Completarea fiselor de gestiune cu erori 1 2 1 1,3 2 1 2 1,7 1 2 3 1,7 2 2 2 2,0 2 2 2 2,0 1 2 3 1,7 2 2 2 2,0

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ si pasiv56

12. Existenta procedurilor scrise 13. Stabilirea comisiei de inventariere

Inexistenta procedurilor scrise n decizie nu sunt men ionate componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de derulare si termenele de nceput si finalizate

3

2

2

2,5

2

3

1

2,1

14.Eventuale incompatibilit ti ale comisiilor de inventariere

n comisie sunt numiti 3 membrii care: - au preg tire specific inadecvat ; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii;

1

2

2,2

- sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse inventarierii 15.Stabilirea responsabilit ilor n Derularea necorespunz toare a57

3

3

2

2,8

efectuarea inventarierii

inventarierii din cauza necunoa terii responsabilit ilor

16. Luarea declara iilor de inventariere

Nu s-au ntocmit, data 2 si semnat declara iile scrise ale gestionarilor care s cuprind : - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are n gestiune bunuri apar innd ter ilor; - are cuno tin de plusuri sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecep ionate; - a primit sau eliberat bunuri f r documente legale; - are documente de predare-primire pe care nu le-a operat n58

2

2

2,0

eviden a gestiunii sau nu le-a predat la contabilitate 17. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ie ire Necunoa terea declar rii i nregistr rii tuturor documentelor la timp i cronologic 18. Inventarierea bunurilor Nu s-a prev zut inventarierea si urm toarelor elemente de patrimoniu: - bunuri apar innd ter ilor; - disponibilit i b ne ti, cecuri, scrisori de garantie; 2 3 3 2,5 1 2 3 1,7

- disponibilit i aflate n conturi la b nci (Trezorerie); - m rci po tale, timbre fiscale 19. ntocmirea si Necuprinderea n liste59

2

2

2

2,0

completarea listelor de a tuturor bunurilor inventariere 20. Inventarierea bunurilor aflate n custodie 21. Semnarea si datarea listelor de inventariere inventariate Includerea unor active sau stocuri care nu apar in entit ii Membrii comisiei si gestionarul nu au semnat pe fiecare fil a listei si nu a fost men ionat data III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 22. Definitivarea stocului faptic 23. Definitivarea stocului scriptic Erori n stabilirea stocului faptic Nenregistrarea tuturor 2 intr rilor sau ie irilor de bunuri 2 3 2,2 2 3 2 2,3 2 1 2 1,7 2 2 3 2,2

2 24. Stabilirea rezultatelor inventarierii Efectuarea incorect a eventualelor compens ri cantitative sau valorice 25. ntocmirea60

2

2

2,0

2

2

2

2,0

procesului verbal de valorificare a inventarierii

Completarea necorespunz toare a procesului-verbal de efectuare a inventarierii Erori n stabilirea r spunderii pentru minusuri n gestiune; 2 3 3 2,5

26. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor

Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de nlocuire; Plusurile din gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just

27. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii

Rezultatele inventarierii (plusuri, minusuri, debite) nu au fost nregistrate n eviden a contabil tehnic-operativ n termen de 3 zile de la data aprob rii procesului verbal de61

2

1

2

1,7

i

c tre conduc torul entit ii

IV) Completarea registrului inventar 28. ntocmirea registrului inventar cu datele inventarierii Necompletarea registrului inventar cu rezultatele inventarierii 29. Concordan a dintre Datele din registrul inventar i datele men ionate n registrul- inventar inventar nu corespund cu cele din procesul verbal de inventariere si cu datele din contabilitate; Datele din bilan ul contabil anual nu sunt n corespondent cu situatia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin62

2

2

2

2,0

2

2

3

2,2

inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balanta de verificare, bilan ul contabil si situatiile anex )

Auditorii interni au mp r it riscurile pe 3 categorii: riscuri mici situate n intervalul 1,0 1,5; riscuri medii situate n intervalul 1,6 1,9; riscuri mari situate n intervalul 2,0 3,0. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern 2.5.Clasarea opera iilor pe baza analizei riscurilor Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit:Moldovan Vasile auditor intern. Avizat: Popescu Ciprian auditor intern. Obiective/Obiecte auditanile Riscuri identificate63

Clasare Obs.

I) nregistrarea i eviden a tuturor bunurilor 1. Existen a procedurilor scrise Inexisten a procedurilor 2. ntocmirea recep iilor scrise. Lipsuri n gestiune ca urmare a neefectu rii recep iilor. 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recep ionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fi ele de gestiune a bunurilor primite 6. ntocmirea bunurilor de consum Necunoa terea stocului la nivelul gestiunii Bunuri livrate f r justificare Mediu Mic Inexisten a controalelor interne Mare Bunuri nenregistrate n contabilitate Mare Mare Mare

7. Aprobarea i formalizarea bunurilor de consum

Neaprobarea i nejustificarea consumurilor Mediu

8. Eliberarea n consum a bunurilor 9. Operarea n fisele de magazie

Eliber ri de bunuri f r documente justificate Neconducerea la nivelul gestiunii a eviden ei64

Mediu

Mediu

scriptice 10. Operarea n contabilitate a consumurilor 11. Completarea fiselor de gestiune Consumuri sau cheltuieli neoperate n contabilitate Completarea fiselor de gestiune cu erori Mic Mediu

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv 12. Existenta procedurilor scrise 13. Stabilirea comisiei de inventariere Inexistenta procedurilor scrise n decizie nu sunt men ionate componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de derulare si termenele de nceput si finalizate 14.Eventuale incompatibilit i ale comisiilor de inventariere n comisie sunt numi i membrii ce: - au preg tire specific inadecvat ; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii; - sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse65

Mare

Mare

Mare

inventarierii 15. Stabilirea responsabilit ilor n efectuarea inventarierii Derularea necorespunz toare a inventarierii din cauza necunoa terii responsabilit ilor 16. Luarea declara iilor de inventariere Nu s-au ntocmit, data si semnat declara iile scrise ale gestionarilor care s cuprind : - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; Mare

- are n gestiune bunuri apar innd ter ilor; - are cuno tin de plusuri sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecep ionate; - a primit sau eliberat bunuri f r documente legale; - are documente de predare-primire pe care66

Mediu

nu le-a operat n eviden a gestiunii sau nu le-a predat la contabilitate 17. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ie ire Necunoa terea declar rii i nregistr rii tuturor documentelor la timp i cronologic 18. Inventarierea bunurilor Nu s-a prev zut inventarierea si urm toarelor elemente de patrimoniu: - bunuri apar innd ter ilor; - disponibilit i b ne ti, cecuri, scrisori de garan ie; - disponibilit i aflate n conturi la b nci (Trezorerie); - m rci po tale, timbre fiscale 19. ntocmirea si completarea listelor de inventariere Mare Mediu

Necuprinderea n liste a tuturor bunurilor67

Mare

inventariate 20. Inventarierea bunurilor aflate n custodie Includerea unor active sau stocuri care nu apar in entit ii 21. Semnarea si datarea listelor de inventariere Membrii comisiei si gestionarul nu au semnat pe fiecare fil a listei si nu Mediu a fost men ionat data Mediu

III) Valorificarea rezultatelor inventarieri

22. Definitivarea stocului faptic 23. Definitivarea stocului scriptic

Erori n stabilirea stocului Mare faptic Nenregistrarea tuturor intr rilor sau ie irilor de bunuri Mare

24. Stabilirea rezultatelor inventarierii 25. ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii

Efectuarea incorect a eventualelor compens ri cantitative sau valorice Completarea necorespunz toare a procesului-verbal de efectuare a inventarierii68

Mediu

Mare

26. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor

Erori n stabilirea r spunderii pentru minusuri n gestiune; Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de nlocuire; Plusurile din Mare gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just

27. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii

Rezultatele inventarierii (plusuri, minusuri, debite) nu au fost nregistrate n eviden a contabil de 3 zile de la data aprob rii procesului verbal de c tre conduc torul entit ii Mediu i

tehnic-operativ n termen

IV) Completarea registrului inventar 28. ntocmirea registrului Necompletarea registrului69

inventar cu datele inventarierii

inventar cu rezultatele inventarierii

Mediu

29. Concordan a dintre inventar i datele men ionate n registrul- inventar

Datele din registrul inventar nu corespund cu cele din procesul verbal de inventariere si cu datele din contabilitate; Datele din bilan ul contabil anual nu sunt n corespondent cu situa ia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balan a de verificare, bilan ul contabil si situa iile anex ) Mare

70

Riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere n continuarea misiunii de audit (obiectele 6 i 11), iar riscurile medii i mari vor fi ierarhizate n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Tabelul puncte tari i puncte slabe con ine att punctul de vedere al auditorului intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activit ii auditate, ct i gradul de ncredere al aceluia i auditor n fun ionarea controlului intren, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mare, sau la maximizarea apari iei riscului atunci cnd gradul de ncredere este mic. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit:Moldovan Vasile auditor intern. Avizat: Popescu Ciprian auditor intern.

Punct Consecin- Gradul Obiective/Obiecte Riscuri auditabile identificate Tare/ tele funcSlab tionarii controlului intern I) nregistrarea i eviden a tuturor bunurilor71

de incredere in controlul intern

1. Existen a procedurilor scrise

Inexisten a procedurilor scrise.

S Sc zut

2. ntocmirea recep iilor

Lipsuri n gestiune ca urmare a neefectu rii recep iilor. S Sc zut

3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recep ionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n bunurilor primite 6. Aprobarea i formalizarea bunurilor de

Bunuri nenregistrate n contabilitate

S

Sc zut

Inexisten a controalelor interne

S

Scazut

Necunoa terea S Scazut gestiunii Neaprobarea i nejustificarea consumurilor S Scazut

fi ele de gestiune a stocului la nivelul

72

consum 7. Eliberarea n Eliber ri de bunuri S Scazut

consum a bunurilor f r documente justificate 8. Operarea n fisele de magazie Neconducerea la nivelul gestiunii a

Punctajele lunare pot descoperi diferentele Ridicat

eviden ei scriptice T

9. Operarea n contabilitate a consumurilor

Consumuri sau cheltuieli neoperate n contabilitate S Scazut

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv 10. Existenta procedurilor scrise 11. Stabilirea comisiei de inventariere Inexistenta procedurilor scrise n decizie nu sunt men ionate componenta, responsabilul, gestiunea supus inventarierii modul de derulare73

S

Sc zut

S

Sc zut

si termenele de nceput si finalizate 12.Eventuale incompatibilit ti ale comisiilor de inventariere n comisie sunt numiti membrii care: - au preg tire specific inadecvat ; - sunt gestionari la gestiunea supus inventarierii; S - sunt contabili care in evidenta gestiunii supuse inventarierii 13.Stabilirea responsabilit ilor n efectuarea inventarierii Derularea necorespunz toare a inventarierii din cauza necunoa terii responsabilit ilor74

Sc zut

S

Sc zut

14. Luarea declara iilor de inventariere

Nu s-au ntocmit, data si semnat declaratiile scrise ale gestionarilor care s cuprind : - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - are n gestiune bunuri apar innd ter ilor; - are cunostint de S plusuri sau lipsuri n gestiune; - are bunuri nerecep ionate; - a primit sau eliberat bunuri f r documente legale; - are documente de predare-primire75

Sc zut

pe care nu le-a operat n eviden a gestiunii sau nu lea predat la contabilitate 15. Semnarea Necunoa terea nregistr rii tuturor documentelor la timp i cronologic 16. Inventarierea bunurilor Nu s-a prev zut inventarierea si urm toarelor elemente de patrimoniu: - bunuri apar innd ter ilor; - disponibilit i b ne ti, cecuri, scrisori de garantie; - disponibilit i76

ultimelor documnte declar rii i de intrare sau ie ire

S

Sc zut

S

Sc zut

aflate n conturi la b nci (Trezorerie); - m rci postale, timbre fiscale 17. ntocmirea si completarea listelor de inventariere 18. Inventarierea bunurilor aflate n custodie Necuprinderea n liste a tuturor bunurilor inventariate Includerea unor active sau stocuri care nu apartin entit ii 19. Semnarea si datarea listelor de inventariere Membrii comisiei si gestionarul nu au semnat pe fiecare fil a listei si nu a fost mentionat data III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 20. Definitivarea stocului faptic Erori n stabilirea stocului faptic S Sc zut S Sc zut S Sc zut S Sc zut

77

21. Definitivarea stocului scriptic

Nenregistrarea tuturor intr rilor sau iesirilor de bunuri S Sc zut

22. Stabilirea rezultatelor inventarierii

Efectuarea incorect a eventualelor compens ri cantitative sau valorice S Sc zut

23. ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii

Completarea necorespunz toare a procesuluiverbal de efectuare a inventarierii S Sc zut

24. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor

Erori n stabilirea r spunderii pentru minusuri n gestiune; Lipsurile din gestiune nu au fost nregistrate n contabilitate la valoarea de78

S

Sc zut

nlocuire; Plusurile din gestiune nu au fost nregistrate la valoarea just 25. nregistrarea n Rezultatele contabilitate a rezultatelor inventarierii inventarierii (plusuri, minusuri, debite) nu au fost nregistrate n eviden a contabil i tehnic-operativ n termen de 3 zile de la data aprob rii procesului verbal de c tre conduc torul entit ii IV) Completarea registrului inventar 26. ntocmirea cu datele Necompletarea S Sc zut S Sc zut

registrului inventar registrului inventar cu79

inventarierii

rezultatele inventarierii

27. Concordan a dintre inventar i datele men ionate n registrulinventar

Datele din registrul inventar nu corespund cu cele din procesul verbal de inventariere si cu datele din contabilitate; Datele din bilan ul contabil anual nu sunt n corespondent cu situatia real a elementelor de activ si pasiv stabilite prin inventariere (corespondenta dintre datele din Registrul jurnal, balanta de verificare, bilanul80

S

Sc zut

contabil si situatiile anex )

! Ca urmare a analiz rii modului de func ionare a sistemelor de control intern au fost identificate 1 obiect auditabil i 1 risc asociat, el fiind evaluat ca punct tare i n consecin va fi eliminat din auditare. Tematica n detaliu a opera iunilor auditabile se realizeaz prin selectarea obiectivelor auditabile care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n vedere de auditorii interni. Acest document va fi semnat de eful compartimentului de audit intern i va fi adus la cuno tin n cadrul edin ei de deschidere celor audita i. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern TEMATICA N DETALIU A OPERA IILOR AUDITABILE Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit: Moldovan Vasile auditor intern. Avizat:Popescu Ciprian auditor intern. Obiective I) nregistrarea i eviden a tuturor bunurilor Obiecte auditabile 1. Existen a procedurilor scrise 2. ntocmirea recep iilor 3. nregistrarea n81

Obs

contabilitate a

bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recep ionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fi ele de gestiune a bunurilor primite 6. Aprobarea i formalizarea bunurilor de consum 7. Eliberarea n consum a bunurilor 8. Operarea n contabilitate a consumurilor II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ si pasiv 9. Existenta procedurilor scrise 10. Stabilirea comisiei de inventariere 11. Eventuale incompatibilit i ale comisiilor de inventariere 12. Stabilirea responsabilit ilor n efectuarea inventarierii 13. Luarea declara iilor de inventariere

14. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ie ire82

15. Inventarierea bunurilor 16. ntocmirea si completarea listelor de inventariere 17. . Inventarierea bunurilor aflate n custodie 18. Semnarea si datarea listelor de inventariere III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 19. Definitivarea stocului faptic 20. Definitivarea stocului scriptic 21. Stabilirea rezultatelor inventarierii 22. ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii 23. Stabilirea si definitivarea plusurilor sau minusurilor 24. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii IV) Completarea registrului inventar 25. ntocmirea registrului inventar cu datele inventarierii. 26. Concordan a dintre inventar i datele men ionate n registrulinventar

83

P 06 Elaborarea programului de audit intern Programul de audit intern se elaboreaz pe baza obiectivelor misiunii de audit intern i a analizei riscurilor. Programul de audit intern cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat ac iunile necesare atingerii obiectivului auditat, repartizarea acestora pe fiecare auditor intern, num rul de ore planificate i locul de desf urare a ac iunii. Programul de audit intern are drept scopuri: y asigur eful compartimentului de audit intern c au fost luate n

considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern; y asigur repartizarea sarcinilor i planificarea activit ilor, de c tre eful compartimentului de audit; Programul de audit intern se poate modifica pe parcursul desf ur rii misiunii de audit intern, n situa ia n care timpul planificat pentru interven ia la fa a locului nu s-a apreciat n mod corespunz tor. Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern 2.6.Programul de audit intern Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010.84

ntocmit:Moldovan Vasile auditor intern. Avizat: Popescu Ciprian auditor intern. Obiectivele auditului Total general I. Preg tirea misiunii de audit 1. Tip rirea i procesarea ordinului de serviciu 2. Tip rirea i procesarea declara iilor de independen 2 2 Muntean Diana Moldovan Vasile Popescu Ciprian 3. Preg tirea i transmiterea notific rii privind declan area misiunii de audit intern c tre p r ile interesate 4.Colectarea i prelucrarea 10 informa iilor Moldovan Vasile Popescu Ciprian 5. ntocmirea listei85

Activit i

Durata (h)

Persoanele Locul implicate (Auditorii) desf ur rii 160 45 CAI

CAI

3

Moldovan Vasile Popescu Ciprian

CAI

CAI

5

Moldovan

CAI

centralizatoare a obiectelor auditabile

Vasile Popescu Ciprian

6. Elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe

6

Moldovan Vasile Popescu Ciprian

CAI

7. ntocmirea programului de audit

5

Moldovan Vasile Popescu Ciprian

CAI

8. ntocmirea programului preliminar al interven iei la fa a locului

4

Moldovan Vasile Popescu Ciprian

CAI

9. Planificarea i organizarea edin ei de deschidere cu cei implica i n misiunea de audit intern

5

Moldovan Vasile Popescu Ciprian Muntean Diana

Auditat

10. Redactarea minutei edin ei de deschidere. Ob inerea numelor86

3

Moldovan Vasile Popescu

Auditat

persoanelor de contact.

Ciprian Muntean Diana

II. Interven ia la fa a locului I) i eviden a bunurilor 1.2. Discutarea constat rilor cu eful de compartiment 1.3. Elaborarea 5 Moldovan Vasile 1.4. Colectarea dovezilor 5 Moldovan Vasile 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con inutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru II) Derularea Total 2.1. Efectuarea test rilor87

78 25 10 Moldovan Vasile 2 Moldovan Vasile Auditat Auditat

Total

nregistrarea 1.1. Efectuarea test rilor

Auditat

Auditat

3

Moldovan Vasile

Auditat

25 10 Popescu Auditat

inventarierii anuale a ele- 2.2. Discutarea mentelor de constat rilor cu eful de activ i paviv compartiment 2.3. Elaborarea 5 2

Ciprian Popescu Ciprian Auditat

Popescu Ciprian

Auditat

2.4. Colectarea dovezilor

5

Popescu Ciprian

Auditat

2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con inutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru III) Valorificarea rezultatelor inventarierii 3.2. Discutarea constat rilor cu eful de compartiment 3.3. Elaborarea 3.1. Efectuarea test rilor Total

3

Popescu Ciprian

Auditat

14

Popescu Ciprian

Auditat

4

Popescu Ciprian

Auditat

2

Popescu Ciprian

Auditat

4

Popescu Ciprian

Auditat

88

3.4. Colectarea dovezilor

2

Popescu Ciprian

Auditat

3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con inutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru IV) Completarea registrului inventar 4.2. Discutarea constat rilor cu eful de compartiment 4.3. Elaborarea Total 4.1. Efectuarea test rilor

2

Popescu Ciprian

Auditat

14 2 Moldovan Vasile 2 Moldovan Vasile Auditat Auditat

4

Moldovan Vasile

Auditat

4.4. Colectarea dovezilor

4

Moldovan Vasile

Auditat

4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con inutului i al formei i ntocmirea notei89

2

Moldovan Vasile

Auditat

centralizatoare a documentelor de lucru III. Raportul de audit intern 1.1. Redactarea proiectului 10 de raport de audit intern Moldovan Vasile Popescu Ciprian 1.2. Revizuirea raportului 4 Moldovan Vasile Popescu Ciprian 1.3.Ob inerea proiectului de raport de audit intern 1.4. Transmiterea proiectului de raport de audit intern la auditat 6 4 Muntean Diana Moldovan Vasile Popescu Ciprian 1.5. Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere, dac este cazul 5 Moldovan Vasile Popescu Ciprian 1.6. Includerea n raportul de audit intern a aspectelor re inute din punctul de90

34 CAI

CAI

CAI

CAI

Auditat

2

Moldovan Vasile Popescu

CAI

vedere al auditatului 1.7. Finalizarea raportului de audit 2

Ciprian Moldovan Vasile Popescu Ciprian CAI

1.8. Transmiterea recoamnd rilor IV. Urm rirea recomand rilor Urm rirea recomand rilor

1

Moldovan Vasile

CAI

3

Moldovan Vasile

Programul preliminar al interven iilor la fa a locului se ntocme te n baza programului de audit intern i prezint n mod detaliat lucr rile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantific rile, testele (interviuri, note de rela ii, sondaje), validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verific ri la fa a locului. Testele pot fi efectuate verificnd obiectele auditabile asupra ntregii popula ii, lucru mai greu de realizat n practic din cauza volumului mare i al timpului relativ redus, sau asupra unui e antion din popula ia total . Prim ria localitatii Babadag Compartimentul de audit intern

91

2.7.Programul interve iei la fa a locului Misiunea de audit: nregistrarea, eviden a i inventariere patrimoniului. Perioada auditat : 01.02.2009-01.02.2010. ntocmit: Moldovan Vasile auditor intern. Avizat:Popescu Ciprian auditor intern. Obiective Tipul verific rii Locul test rii Durata Auditori test rii (h) 68 Analiza procedurilor de lucru; Observarea fizic a complet rii documentelor; Teste, interviuri; Verificarea fi elor de gestiune; Compararea semn turilor de pe bonuri cu cele autorizate Moldovan Vasile

TOTAL I) nregistrarea i eviden a bunurilor

Auditat

25

Popescu Ciprian

II) Derularea inventarierii anuale a elementelor de activ i pasiv

Examinarea deciziei de numire a comisiei de inventariere; Analiza responsabilit ilor stabilite membrilor comisiei; Verificarea existen ei declara iilor de inventar; Sondaje faptice pe teren; Vizualizarea listelor de inventar i compararea92

Auditat

25

Popescu Ciprian

semn turilor; Verificarea existen ei semn turii i a datei listelor de inventar III) Verificarea modului de Valorificarea stabilire a stocului scriptic; rezultatelor Verificarea modului de inventarierii stabilire a plusurilor sau minusurilor; Verificarea Auditat procesului verbal de valorificare a inventarierii; Verificarea nregistr rii n contabilitate