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HV 7315 . A1 C33h 1984

1 l

/ HOW TO USE THE CSC MANUAL

Table of Contents

page

Introduction ......... . ... . .

How to Identify the CSC Manual 3

The System 5

The Hierarchy of Internal Regulatory Documents 8

Amendment Control . . . . . . . . . . . . . . . 1 0

Introduction Volume 12

Access to CSC Manual Documents 14

Policy and Procedures Directives Program ...... .... 15

Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

:ro~r authonzation must be:~ ~ot belong to the Crown n y mtended use amed from the author for.

Les ~rofts d'auteur du presen ~~;ua I'Etat. Toute utilisation d~d!~ment n'appartiennent

ment doit etre approuve . enu du present e prealablement par /'auteur

COMMENT FAIRE USAGE DU GUIDE DU SCC

Table des matieres

page

Introduction ............ . . .

A quoi reconnalt-on le Guide du sec 3

L'organisation du guide 5

La hierarchie des documents reglementaires internes 8

Controle des modifications . . . . . . . . . . . . . . 1 0

Le volume intitule Introduction 12

L'acces aux documents du Guide du SCC 14

Politique et !ignes directrices programme des directives

Renseignements supplementaires . .

r.

DEC lllS

. ....... 15

16

\ \

Introduction

The CSC Manual is the Policy and Procedures Manual for National Headquarters, Regional Headquarters and for operational units of the Ser­vice. It has official status under the Penitentiary Act and is administratively binding on all staff.

This guide is designed to:

• clarify the hierarchy of CSC Manual documents;

• highlight the principles for numbering, interfil­ing and amending documents;

• highlight the principles for staff, public and in­mate access to documents;

• give a description of the Introduction Volume created as a key to finding and using esc Manual documents;

• provide a brief overview of Series 000 - the policy and procedures governing the Directives Management Program.

It is intended to help you, the user, find your way through what can sometimes appear to be a com­plex task.

The chart on pages 8 and 9 explains the hierarchy of documents within the CSC Manual, their pur­pose and their uses.

"How to use the CSC Manual" was developed as a tool to assist users and holders of the CSC Manual in maintaining and retrieving information from the CSC Mmmal.

The content of this guide is no/ intended to St~persede cmy related directiues.

Introduction

Le Guide du SCC constitue un recueil de politiques et de !ignes directrices a !'intention de !'Administration cen­trale, des administrations regionales et des unites opCra­tionnelles du Service. I! fait autorite en vertu de la Loi sur les pCnitenciers et, sur le plan administratif, il assu­jettit tous les membres du personnel.

Le present document est con~u de fa<;:on it:

• expliciter Ia hiCrarchie des documents constitutifs du Guide du SCC;

• expliquer les principes de numCrotation, d'intercala­tion et de modification des documents;

• expliquer les principes rCgissant \'acc?>s du personnel, du public et des detmus aux documents;

• decrire le volume intitule "Introduction" dont le but est de permettre de reperer et d'utiliser !es documents constitutifs du Guide du SCC;

• donner un apen;:u gCnCral de Ia SCrie 000, c'est-a-dire des politiques et des \ignes directrices rCgissant le pro­gramme de Ia geslion des directives.

II vous permettra de dCbrouiller un syst?>me qui parfois peut sembler complexe.

le diagramme qui apparait aux pages 8 et 9 reprCsente Ia hiCrarchie des documents constitutifs du Guide du see, tout en donnant leur but et leur usage.

Le gtlide "CommetJt fairr• usage du Guide d11 SCC" fut conru afit! d'aider les utilisateurs et di!tenteurs du Guide du sec a mainlenir celui-ci ii iotn ninsi que d·y trouuer les renseignemeJJls requis.

Le COiltenu de ce guide ne remplace pas les directives COil/JeXeS.

1

How to Identify the CSC Manual

Reference DI 000-4-04.1

To help you identify the CSC Manual from other manuals or publications in the Service, ~pecial

binding material is provided by NHQ as follows:

H•qudlc•' dt· ~Mion m'<·n·~' It•

lc'ng du d'" dt l.o H !Jure .olm di,kntJiier il• (,ui<-k Ju Sl(

'li< k ''" L•heJ, idCr1lliVIIlj' 'L'rll''

by num\>t•r ,ltld !Jilt•

t•l•quette' ,,dhr',jv~' ··"' \',lnl ,, !dentilit•r It•' wm·• ·'" nW\'t•n tlt"· numt'n" ~I d•·· lilll''

);fl'('ll 1.1b,

Edentil\'tng "'rE'-''

i J ----; i •• !;

ungiN; vert; qu1 wrvo·nt ,1 1tlentifit'f le' 'l'rEe'

"'"''"'" il"<'•'"''

~>

3

A quoi reconnaH-on le Guide du SCC

Reterence ID 000-4-04.1

La reliure d anneaux, representee ci-dcssous et fournie par l'Admini~tration centrale, permet de reconnaitrc tacilemcnt le Guide du SCC parmi tant d'autrc~ manuel~ et document:, utili~e~ ,\ J'interieur du Service.

,,,,.,, .... , , ..... ,,,.,

bmder cw·er <11'•erl' ,denlily•nl; ilw C~(__ l\ldnu.!l

dll{lll'lte<- tll' ldrton arr"'~''' 'llr !,1 I r ,m< he dt'' relture' ,,I in d "I <'Ill 1tlt·r le CtJ1tle du :,c_ (_

Lrt'dm-whtll' t,,[,, id<'nlilvtng <,eclion.,

<1+------, I

nngl..t' dl' tuult·ur <n•nw qui WI'Vt•nt <> <dt•ntiliPr 1~, "'ttion•,

-~-.::1.-~T~ ... . ~~· ---~: __

continued sUite.

4

The number of series to be retained in each binder is determined locally depending on the quantity of documents to be interfiled. All documents are published on a standard page format as described in DI 000-3-04.3, and are published according to the following colour scheme:

-Cream-White

Dl< ~Buff

Rl< -Green

so, - White

A table of contents precedes each series and is to be interfiled according to the following colour scheme:

• Issued by NHQ Cream-White

• Issued by RHQ Green

• Issued locally - White

Le nombre de s€ries par reliure pourra varier selon le lieu, dependant du nombre de documents a intercaler. Tousles documents sont imprim€s sur un formu!aire­type. d€crit dans l'ID 000-3-04.3, dont Ia couleur est choisie comme suit:

- creme

les ro - clwmois

les IR - vert

lesOP - blanc

Une table des mati€res precede chaque serie et Joi! Ctre placee selon J'ordre suivant:

• Celles emises par !'Administration centrale­cou/eur creme

• Celles emises par !'Administration regionale­cou/eur verte

• Celles emises sur place - cou/eur b/ancl1e.

The System The CSC Manual System is organized in the following way:

PART I SERIES 000 - CSC DIRECTIVES PROGRAM

020 - ORGANIZATION 030 - AUDITSIINQUIRIES/

ACCREDIT AT! ON 040 - PLANNING AND

EVALUATION 050 - COMMUNICATIONS/

PROTOCOL

PART II SERIES 120 - ADMINISTRATION AND

OFfiCE MANAGEMENT 130 - PERSONNEL 150 - FINANCE 200 - MATERIEL AND PROPERTY

PART Ill SERIES 500 - EDUCATION, TRAINING AND

EI'v1PLOYMENT 600 - INMATE PROGRAMS AND

AFFAIRS 700 - MEDICAL AND HEALTH CARE 800 - SECURITY AND CONTROL

SERIES are numbered on the basis of the financial coding structure and cover major functions relating to the basic organizational and operational responsibilities of the Service, e.g. the financial activity code for Security is 800 - the directives relating to security and control functions are therefore numbered In Series 800.

A series may contain up to nine (9) sections. SECTIONS cover major programs and activities and are numbered sequentially, e.g. Series 200 relates to the Technical Services functions- the directives relating to Food Services activities have therefore been regrouped under Section 2 of this Series.

A section may contain up to 99 chapters, each being numbered sequentially. CHAPTERS cover specific areas of operation, e.g. Section 2 of Series 600 relates to Case Management activities -therefore directives relating specifically to the

contmued.

l'organisation du guide Le Guide du SCC se prCsente comme suit:

PARTIE I SERIES 000 - PROGRAMME DES DIRECTIVES DU

sec 020 - ORGANISATION 030 - VERIFICATION;ENQUf:TES.'

AGREMENT 040 - PLANIFICATION ET EVALUATION

050 - COMMUNICATIONS ET PROTOCOLE

PARTIE II SERIES 120 - ADMINISTRATION ET GESTJON DU

BUREAU 130 - PERSONNEL 150 - FINANCES 200 - MATERIEL ET PROPRIETES

PARTIE Ill SERIES 500- EDUCATION, FORMATION ET

EMPLOI 600 - PROGRAMMES ET AFFAIRES DES

DETENUS 700 SERVICES MEDICAUX ET DE SANTE soo SECURITE ET CONTR6LE

Les SERIES sont numCrotCes selon le systE>me des codes financiers et reflE>tent les grands foyers de responsabilite organisationnelle et operationnelle du Service, p. ex., le code financier pour l'activite Securite est 800 - les directives se rapportant aux fonctions concernant securitt' et contr61e sont done numCrotCes dans Ia SCrie 800.

Chaque serie peut com prendre jusqu'a neuf (9) sections. Ces SECTIONS traitent d'activit&s et de programmes importants; elles sont num&roh~es naturellement et sans interruption, p.ex., Ia Serie 200 se rapporte aux fonctions des Services techniques - les directives se rapportant aux activit€s s'appliquant aux Services alimentaires furent done regroupees sous Ia Section 2 de cette SCrie.

Chaque section peut compter jusqu'a 99 chapitres numerates naturellement et sans interruption. Les CHAPITRES abordent des domaines precis d' operations, p.ex., Ia Section 2 de Ia SCrie 600 se rapporte aux activites s'appliquant a Ia Ges!ion des cas- done les

suite.

5

6

transfer of inmates are numbered under Chapter 04 of this Section.

Serie~, sections and chapters are detailed in the subject classification index. (Chapter 02 · INTRODUCTION VOLUME)

This structure allows for the standard identifica­tion of documents under the same theme nn a national basis, e.g.:

THEME: SERIES:

INI\JA TE TRANSFERS

600, entitled "Jl\:MATE PROGRAl\IS AND AFFAIRS"

SECTION: 2, entitled "CASE ;vlANACE~lENT" CHAPTER: 04, entitled "TRA:-..:SFER"

Whether issued by NHQ, RHQ or operational unit, the chapter number- 6Q0-2-04- rcmaim the same.

However, the document number b not complete unless a further decimal identification is SUIJplied by the originating unit. Therefore a local Standing Order on Tran.~fers could be numbered 600-1-04.1 whereas a corresponding Divi~ional Instruction with the same theme and context, could be numbered 600-2-04.2.

On the existing page formal. Lhi~ information would appear as follow~:

.,_

directives ~c rapportant pr0ci~fment ,w-: tr,w..,t&remenls des detenus sont numi·rotCes so us lc Chapilre 04 de cette Section.

Lc-. s~ric~. les <.ections et les chapitrc-; '>Olll CnumCrCs ,wee leur<. litrcs respectils a !"index de cl.:~~si!-ication par m,ltit-rP'>. (Chapitrc 02- vot.L:,\1E IJJNmont:criOl\:J

Cr,1cc j cellc organisation, il est possible cle regrouper plusieurs documcnb so us un m&me sujet d Je les iden­

tifiE'r unif-ormCmC'nl dans tousles bureaux du Service. A titre d'vxemple.

SUJET:

SERll~: TRA;..!S!;ElnS DE Di:TE;\;lJS oOO. intituli·e '"PROGI~A~t:-..!ES ET AF­

l'AIRES DE~ OtfENUS"' SECTIO;../: 2, intitulee ""CEST!O~ DES C 1\S'" CJ IAPITRE: 04, intitule "TR/1.;\;Sfi;RE\lE~TS'"

Lc numero de chapitre - 600~~-04 - nc varic pa'i, quelle qu'en ~oit !a provenance, Ue~ adminbtrations centrale ou n!:gionale~, ou d'unc unite opCrationnelk.

Un numero de document demeure neanmoi11~ incomplet

ju~qu'it cc que 1e palier d'oiJ il emane lui adjoigne une dt-cimale qui complete !'identification. Un Ordre per­manent ~ur !e) transfhements pourrait done porter le numCro 600-2-04.! alors qu'une Instruction divi~ion­nairL' idcntiquc quant au ~ujet et au contexte porterait lc numCro 600-2-04.2.

Le-; rcmeigncmcnts ~ont db pose~ comme suit sur le for­mulaire courant:

-

'

1 STANDING ORDER Rbl-' C~NTR~

5CI-mo'. CHAPTfR Document No CE'!HRF Cit ~,cs 118'1 ORORE PERMANENT Ongrnatrng unit- Spnnghrll Lreu d'ongine- Springhrll

~! ,,p SlR•t

210 600

\___

Inmate Programs & Affa1rs

Programmes et affa1res des dGtenus

2

t Case

Management Gest<on des cas

~

GHAPII Rio N ~· du document

04 1 ••L

Transler TransliJrements

)

COMMISSIONER'S DIRECTIVE ~-n~~~T~iNc.T,Rf ~~n 1 ~,0 ~c.cr:-:>'i . <::KAPT~R Document No

DIRECTIVE DU COMM __ ._s_s_A_I_R_E __ _,_ fi~u -+--'·'_"_"_+ ___ 4 '"'!~->TRE':t-----Ji ~J" dudocument Onginating unit- NHQ Lieu d"ongine- Admllllstralion centrale 1 1 DO 600 2 04 2

\~

contmued. sw/e

Tn provide you with easy retrieval and accc~s. all documents under each chapter, whether a CD, Dl. Rl or SO, are intertiled in the ~arne physical location respecting the basic hierarchy as follows:

I ' I

A~~uming there were one (I) CD, three (3l 0[.,,

two (2) Rh, and one (I) SO under chapter 600-2-04, entitled "Transfer", the<;e would he interfilcd a\ follow~:

CD 600-2-04 I rrcanr-whill?

Dis 600-2-04.1 600-2-04.2 buff 600-2-04.3

Ris 600-2-04.1 600-2-04.2 :.;rcen

so 600-2-04.1 white

The chapter number is standard on ;J national bJsis, whereas the document numbers (decimal) differentiate as they are as-.igned by each originating unit by type of document.

7

\'ous twuvcrez un d11Cument d'autant plus f,Kilemenl que vou~ ~aure1. qu'd l'inlCricur dt> chaqw.' chapitre ce document e~t immanquab!ement classe en tout premier lieu selon sa catCgorie (DC ID, IR nu OPJ <;uivant Ia hierarchie suivante·

!es pc] I b·-c!D~­

lcsiR c I

!es or .

Advenant que le chapitre 000-2-04 intituk ···rransfi!rement~'' contiennc une (I) DC, troi\ (31 !D, deux (2) (R ct un (I) OP, ih apparaitraient dam l'ordre <>uivant:

Ia DC 600-2-04.1 l'IJ CfC/1/C

Je~ lD 600-2-04.1 600-2-04.2 en chamois 600-2-04.3

les IR b00-2-04 .I 600-2-04.2 en c•ert

I'OP 000-2-04.1 e11 bhmc

Le !1Uf!IE'TO cle chapitre demeure lc m!?me pour un m&me ~ujct dan'> tout le Sen·ictc. Lc num&ro de document (!d

dCcimalcl pourra varier pour le mCmc ~ujet. d'une catCgoric Je document~ d ["autre, ~don que le document aura plus ou moim de prCdCccsseurs dan~ sa categorie au moment de !'attribution de Ia dCcimale par l'unitC emettrice dudit document.

8

1\ The Hierarchy of Internal Regulatory Documents

white blal!c

gree11 vert

cream-white creme

buff chamois

DIRECTIVES OU COMMISSAfRE (DC)

lntamlees .iw1> I<! Guide du SCC

DIVlSIONAL INSTRUCTIONS (Dl)

lnterfilcd ;, t!w CSC Almnwl

INSTRUCTIONS DIVISIONNAIR£5 (IOJ iiJterca/Je,; dmrslr G!ride dr1 SCC

REGIONAL INSTRUCTIONS (RIJ

fl,tc,fi/ed irrlil<' CSC Mamwl

INSTRUCTIONS REGIONALES (IRJ llrtamlfles duns le G111de d1r SCC

STANDING ORDERS (50) luterfilcd in the CSC Mmwul

ORDR£5 PERMANENTS (OPl Intermit's dansle Guide tlu SCC

ROUTINE ORDERS (RO)

Pilblislied separate from llrt! CSC Mmwal

OimR£5 DE SERVICE COURANTS (QSC) l'ubfi<\s a p11rt

SUPPLEMENTARY DOCUMENTS

Normally published separate from the CSC Mamwl

DOCUMENTS COMPLEMENT AIRES HabitHcllemenl pub/res ri part

Each document, wlwtl!er n Commissioner's Directive or Standing Order, is equally imporlat!l. Although no dowment is a repetition of the other, they supplement 011e another to provide you with the direction required to perform your duties.

To!Js les documents. de Ia Directive d!J Commissaire a /"Ordre per­manent. Ol!t rme importance i>gn/e. Bien qu'aunm n"en n>pete 1111

autre. to us se complr?tel!l nfi11 de 1.1ous donner /'orientaliollllr;;CI?ssaire au bon accomplissement de vos foncfi01!5.

-{

-(

-(

La hil~rarchie des documents n~glementaires internes REFERENCE Dl 000-2·02

APPLICATION- NATIONAL

CONTENTS - states "what ought to be done" and who i~ n>spon­sible for ensuring ''it is done"

AUTHORITY -The Commissioner o! Correction• onlv.

REFERENCE D1 000-2-02

APPLICATION - NATIONAL

CONTENTS - provides the "how to" and "com.idcr<~tiom" fur im­plementing policy; may olso provide the "who, whJ.t, when and how" to implement policy, when required for ~tandardization on a national ba~i,_

AUTHORITY- Branch Heads at NHQ or their delegate(•) in thelr absence.

REFERENCE Dl 000-2-02

APPLICATION- REGIONAL

CONTENTS - provide~ the "how to" ,;md "consideration«". specific to the operations of the region. for implementing policy.

AUTHORIIT- Ot>puty Commissioner~. Regions or their delq~~tebl in their absence.

REFERENCE Dl 000-2."02

APPLICATION - LOCAL

CONTENTS - provides methods and allocation of re,pon~ibilities. specific to the operations of the unit. for implementing policy.

AUTHORITY- lA) NATIONAL/REGIONAL HQs ~ OFF!CEI{­IN-CHARGE of unit or delegate in his ab;ence.

(BJ DISTRICT OFF!CES!INSTITUT!ONS CHARGE of unit only.

REFERENCE D1 000-2-02

APPLICATION - LOCAL

OFFICER-IN-

CONTENTS - Provides, in the form of weekly order;, infurm<~tion and direction on certain short-term activities and dutie.> other than normal duties, specific to the operations of the unit_

AUTHORITY- Officer-in-charge of originating unit or delegate in his absence.

REFERENCE D! 000-2-03

APPLICATION -Supplementary to COMMISSIONER'S DIREC­TIVES, DIVISIONAL INSTRUCTIONS. REGIONAL JNST!WC­TIONS, AND STANDING ORDERS.

CONTENTS- provides in~!ructional information of~ nature not appropriate to publish in the offici<~! formal of a directive, e.g., Ml­lional Financial Coding Mamw/, National Fonm Crlta/ogue, Local Posl Order.;, Local Conli11genry P/a"-'-

AUTHORITY- Th<: signing authority of the parent CD. Dl, Rl or SO, as applicable.

REFERENCE ID 000+02

PORTEE NAT!ONALE

TENEUR enunc~ "~e qui do it ~tre fait" d qui do it s·a,~urer que "cela snit fait"

AUTORJSA TION- r<iwrv<ies au Commi,saire au service correctionnel.

REFERDJCE ID 000-2"02

PORTEE - NATIONALE.

TENEUR Coonce "comment" et en "tenant compte de quelleo considera­tion'" l'on doit assurer Ia mise en vigL!eur d'une politique; peul aussi dire d'une f<1r;on pluo pnici<;e ]e, "qui, quoi, <l"'~nd el comment" deb mise en vigueur d'une politique, lorsqu<: celt~ mi»e en vigu~ur doit i\tre uniforme dan\ tout le pay;.

AUTOR!SATION le> rc;pon;<~ble> d~ directions .i J'Admini;tr<~tion cen­trale, ou en leur absence. leur> delegues.

EEFE!{ENCE ID 000-2-02

PORTEE REG!ONALE.

TENEUR - lincmce "comment" ct en "tenant compte d~ quelle; con>idi'ra­tion;", p~rticuli<'re; a La r<igion, I' on duit a~surer Ia mise en vigueur d'une politique_

AUTOR!SATJON les sous-commi~~aires de, r.?giono ou, en leur ab,ence, leur' dflfguf,.

REfERENCE ID 000-2-02

PORTEE - LOCALE.

TENEUR - ~nonce le; lao;:un,; de procfdcr et !'attribution de responsabilitfo en lonction d6 particularilfs des opfrations de l'unitf.

AUTORJSATJON (AI ADMINISTRATIONS CENTRALE Oll REGIONALES - !'agent respomable de !'unite ou, en son absence. son d<ilfguf;

(B) BUREAUX DE DISTRICTS ou i:TABUSSEMENTS- nis(•rves;, I' agent re~pon,ablc.

REFERENCE ID 000-2-02

PORTEE - LOCALE

TEl\IEUR- publie ch<~que ~emaine. il donne de; ren;eignemento et des direc­tives au ;ujet d'activite, a court terme et de taches extraordinaires. en fonc­tion de> pMticularitC~ des operations de !'unite.

AUTOR!SAT!ON - !'agent re;pun;.Jble de !'unite <imettrice ou. en son .Jb;ence, ,;on delfgue.

REFERENCE ID 000-2-03

PORTEE- compl&te une DIRECTIVE DU COMM!SSAIRE, une JNSTRIX­TJON D!VIS!ONNAIRE, une INSTRL'CTION J{EGlONALE ou un ORDRE PERMANENT.

TENEUR - Coonce des don nee~ directriceo qui nc >~ pri!tent pa~;, Ia public.J­tion sou' forme de directive p.cx. le Gt1ide nation<~! des cod6 financier~. le Catalogue national de formules, l~> consignes locales relative~ aux poslcs de ofcurite, les plan~ d'urgences de• divers <!tablissement~.

AUTORISATION -- l'autorite h.1bilitfe a oigner Ia DC I'JD. I'IR ou 1'01' traitant du mi!me sujet

9

10

Amendment Control

Reference DI 000-4-0~.:1.

You are informed of changes to CSC Manual documents that you hold through the Notice and Record of Amendment sheet. This Notice accompanies every amendment package issued by NHQ, RHQ or locally.

The Notice and Record of Amendment sheet provides you with a cumulative summary, per series, of documents rernoved and 1·eplaced remoi'ed only, and/or inserted ordy. The cur­rent amendment to be actio ned is coded with the following symbol (** ). Each page is numbered sequentially by series allowing you to identify new pages to insert or previous pages to destroy. The Notice is to be inlerfil­ed immediately preceding the table of contents for that series, in the following order:

• Issued by NHQ- cream~ white

• Issued by RHQ - green

• Issued locally - white.

Controle des modifications

Reference - 10 000-4-04."1

La fiche tl'avis et de consignation de modification vous permet de prendre connaissance des modifica­tions apportCes au Guide du SCC. Cette fiche accompagne toute modification, que!le qu'en soit l'origine.

La fiche d'avis et de consignation de modification donne pour chaque s€rie un historique des documents retires et rcmplacJs. retires seulcntent et (ou) insi:res settlement. La modification courante est pn!cedee d'un astt;risque double(**). Chaque page a l'intCrieur d'une sCric est num€roh§e naturellement et sans interruption, permettant ainsi !'identification des pages nouvelles a inserer et celle des pages anciennes a eli miner. La fiche do it etre intercalee imm€diatemcnt avant Ia table des matieres de ladite sfric, selon l'ordre suivant:

• Celie Cmise par I' Administration centrale -couleur cri!me

• Celie Cmise par !'Administration r€gionale -coulcur verte

• Celie €mise sur place - couleur blanche.

CSC MA~lUAL- SERIES GUIDE DU SCC - SERlE Umt Unite_

NOTICE AND RECORD OF AMENDMENT FICHE D'AVIS ET DE CONSIGNAJION DE MODIFICATION

Page __

rAmeodme4t Remove Retirer Modtftcat1on

- ~ $PIPCI;fo

I I Comr'"to

No Da:Je ',, Do< umf'~l Au comp~:,,t '· P.,~.el.>l bell!Pmfent

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• • Current amendment lor ac\lon Nouvelle{s) modtfocatton(S)- p0ur suite a dOilrlOr

(D Amendment number added sequen!tally­ONE Amendment number per package

Modtfications numerotees naturellement et sans interruption - Un numero de modiftca· lion par ensemble

0 Date Amendment issued

Date d'Elmission de Ia modification

0 Type of document- CD, 01, AI or SO as applicable

Ca!Sgorie de document- DC. ID. IR ou OP, selon le cas

G) Document number- series, section, chapter and decimal

Numero de document- serie, section. chapitre et d9crmale

(;;\ Entire document to be removed (rdentify wrth \:!...)an "'X"')

Document compte! a retirer (le signaler au moyen d'un "X")

@ Selective pages to be removed (identify by page number)

Pages sp8c1fiques a retirer (les signaler au moyen des num8ros de pages)

0 Dale on document Date du document

® Type of document- CD. Dl. Rl or SO as applicable

Cah~gorie de document- DC, ID. IR ou OP. seton le cas

Document number- Series. section, chapter and decimal ~Jumero de document- S8rie, secllon, chap1tre et d8cimale

r:;;,.. En lire document to be inserted (identify wrth ~ an"X'")

Document complet :3 inserer (le srgnaler au moyen d"un "X"')

Selective pages to be inserted (idenlrfy by page number) Pages sp8cifiques :3 rns8rer (les srgnaler au moyen des num8ros de pages)

Date on document

Date du document

ll

12

Introduction Volume

Reference documents published in the Introduc­tion Volume do not only support the directives management program but are published to assist you in finding and using CSC Manual documents.

The Introduction Volume currently contains the following eight (8) chapters, as described below, which are numbered sequentially:

Chapter

01

02

03

04

05

Subject & Description of Contents

Preface - System Overview A description of the design and organization of documents within the Manual.

Subject Classification Index A current and complete listing of the standard series, section, chapter numbers and related subject(s) to be used to identify CSC Manual documents on a national basis.

Conversion Table A listing of all documents as identified by number and subject in the previous system, (e.g., CD 260, entitled 'Transfers within Canada") cross­referenced to the new document number and subject as re-identified in the CSC Manual, (e.g., CD 600-2-04.1, entitled 'Transfers within Canada").

Master Listing of External Regulatory Documents A complete and current listing of legislation and directives, published by other departments and agencies, which govern the operations of the Service, (e.g., TB Administrative Policy Manual).

Master Listing of Supplementary Documents A complete and current listing of all in­ternal supplementary documents published either by NHQ, RHQ or locally.

continued . .

le volume intitull~ Introduction

Les documents de n~fercnce qui composent !e volume intitule "Introduction," en plus de servir au programme de Ia gestion des directives, vous aideront a mieux reperer et utiliser !es documents du Guide du SCC.

Le volume intitule "Introduction", sous sa forme presente, comprend les huit (8) chapitres suivants numerotCs naturellement et sans interruption:

Chapitre

01

02

03

04

05

Objet et T eneur

Preface- vue d'ensemble Une description de Ia conception et de ]'organisation des documents a l'inh~rieur du Guide.

Index de classification par matieres Une enumeration complete et a jour des numeros de series, de sections et de chapitres du Guide ainsi que des sujets cor­respondants, etablie afin de permettre !'identification uniforme des documents dans tout le Service.

Table de concordance Une table de concordance dab lie entre Ia numerotation et les titres des documents selon !'ancien systi-me d'identificalion (p.ex., Ia DC 260 intitulee "Transferts a l'in­terieur du Canada") et selon le nouveau (p.ex., Ia DC 600-2-04.1 intitulCe 'Transferts a !'interieur du Canada").

Liste principale- documents r9glemen­taires externes Une enumeration complete et a jour des lois, reglemenls et directives qui emanent d'autres ministeres ou agences, et qui regis­sent les operations du Service (p.cx., le Manuel de Ia politique administrative du Conseil du Tresor).

Lisle principals- documents complementaires Une enumeration complete eta jour de taus les documents complt~mentaires internes €mis par les administrations centrale ou regionales ou localement.

suite

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Administrative Consolidation of Acts and Regulations A consolidated version of acts and regulations directly governing the operations of the Service - currently the Penitentiary Act and Regula­tions/the Parole Act and Regulations.

Keyword Index An alphabetical listing of keywords and context words cross-referenced to CSC Manual chapters listed in the sub­ject classification index - currently a keyword index of existing COs and Dis only.

Glossary An alphabetical listing of terms and ex­pressions defined for formal and stan­dard application within the context of the operations of the Service - also in­cluded, a listing of definitions extracted from existing COs and Dis.

Documents for these chapters are also interfiled in a green binder identified with its own binder cover and spine inserts.

Special dividers are provided to separate the con­tents of each chapter.

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Amendments are controlled for the entire voh1me through the Notice and Record of Amendment, as for series of internal directives.

A Table 0f Contents precedes the documents and is interfiled according to the basic colour scheme.

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Codification administrative des lois et r8glements

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Une version codifi€e des lois et rf>glements r€gissant les operations du Service; pr€sente­ment. il s'agit de Ia loi sur les p€nitenciers, du Reglemenl sur le Service des p€nitenciers, de Ia Loi sur Ia liberation conditionnelle de detenus et du Ri!glement sur !a liberation conditionnelle de d€tenus.

Index id8ologique Une CnumCration en ordre alphab€tique des mots des et des mots de contexte, avec des renvois aux chapitres du Guide enumeres a !'index de classification par matieres. Cet in­dex n'existe pr€sentement que pour les DC et les !D.

Glossa ire Une enumeration en ordre alphab€tique des termes et expressions d€finis de fat;on formelle pour un usage uniforme dans le contexte des operations du Service. Ce chapitre comprend aussi une lisle de defini­tions tir€es de DC et d'ID courantes.

Les documents compris dans ces chapitres ant eux aussi ete places dans une reliure verte a anneaux t"tiquet€e aussi bien sur Ia tranche que le dos.

Les diff€rentes parties de chaque chapitre sont s€par€es au moyen d'intercalaires con!;us a cet effet.

' .

Le contr6le des modifications s'effectue pour \e volume intitul€ "Introduction" de la mi">me mani€re que pour lcs autres volumes du Guide, a savoir, gdice a Ia fiche d'avis et de consignation de modification.

Une table des mati€res pnk€de les documents et trouve sa place dans le volume selon Ia hi€rarchie des couleurs pnkit€e.

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Access to esc Manual Documents

STAFF

Reference Dis 000-4-02 and 000-4-03

There arc two ways to access CSC Man ual documents:

a) Controlled access to any CSC Manual docu­ment through the Central A ccess Centre under the supervision of your Directives Program Coordinator from the Administration Division; and

b) Controlled access to those documents you re­quire on a regu lar basis, from the Work Area Access Centre(s ) es tabli shed for your Branch / Division . (Specific holders have been designated within your o rganizational unit to update these manuals without delay as amend­ments are received .)

Do not hes itate to direct any of your questions co1tcerni11g tlze location, identity of tlze designated holder, and operations of your Work Area Access Centre to your immediate supervisor - likewise to the Administration Division for the operation of the Central A ccess Centre.

Ensure the Manual you are using is up-to-date. If in doubt, check with your DIRECTIVES PROGRAM COORDINATOR from the Ad­ministration D ivision .

INMATES AND PUBLIC

Reference DI 000-4-01

Inmates may obtain the followi ng documents through their inmate library:

• All Commissioner's Directives and Divisional Instructions not exempted under the Access to Info rmation legislation;

• Regional Instructions and Standing Orders from Section 600-6 (Rights and Affairs of In­mates) and Section 600-7 (Rules and O bliga­tions of Inmates), not exempted under the Ac­cess to Information legislation.

A ll requests from members of the public are to be referred to the Information and Privacy Coor­dinator a t NHQ , through normal channels.

L'acces aux documents du Guide du sec LE PERSONNEL

Reference ID 000-4-02 et 000-4-03

Deux voies s'ouvrent pour l'acces aux documents du G uide du SCC:

al l'acces controle a tous les documents du Guide du SCC, au centre d 'acces central, sous Ia surveillance du coordonnateu r du Programme des d irectives, de Ia D ivision de !'administration; et

b) l'acces contro le aux documents don t vous aurez be­soin n>gulierement, au(x) centre(s) d'acccs de secteur de trat>ail de votre direction ou d ivision . (Certains detenteur!; du Guide ont ete designes a l' intcrieur de votre unite o rganisationnelle; ils doivent veiller a Ia m ise a jour du Guide lors de Ia parution de modifications.)

N 'hesitez pas il cons111ter v otre surveillant i111mediat a11 Slljet de rem placement et du fo nctiOI1111!1Yll!11t du centre d 'accc?s de secteur de travail ou de /'identite du detenteur designe; 0 11 a VOIIS renseigner aupres de Ia Div ision de /'administration sur le fonctionnernent du centre d ·acces central.

Veuillez vous assurer que le Gu ide que vous utilisez soit bien a jour. En cas de doute, verifiez aupres du coordonnateur du Programme des directives, a Ia Division de ]'administrat ion .

LES OETENUS ET LE PUBLIC

Reference ID 000-4-01

Les detenus peuvent se procurer les documents suivants a Ia bibliotheque des detenus:

• toutes les Directives du Commissaire et les Instruc­tions divisionnaires in touchees par une dispense en vertu de Ia Loi sur le d ro it a l' inform<>tion;

• les Instructions regionales et les Ordres permanents des sect ions 600-6 (Droi ts et affaires des detenus) et 600-7 (Regles, reglemen ts et discipline des detenus), intouches par une dispense en vert u de Ia Loi sur le droit a l'information.

Toutes les demandes d'acces qui emanent du public seront transmises au Coordonnateur de l'acces a !'infor­mation et de Ia protection des renseignements person­nels a !'Administration centrale, par les voies habituelles.

Policy and Procedures Directives Program

Policy and procedures governing the CSC Direc­tives Program are published in SERIES 000 to the CSC Manual. Topics covered in this series are :

Chapter 000-1-01 - Program Management

Chapter 000-1-02 - Sys tem Management -Roles and Responsibilities

Chapter 000-2-01 - Types of Regulatory Documents

Chapter 000-2-02 - Internal Directives

Chapter 000-2-03 - CSC Manual -Supplementary Documents

Chapter 000-3-01 - Internal Directives -Processing Control

Chapter 000-3-02 - CSC Manual Supplemen­tary Documents -Processing Control

Chapter 000-3-03 - CSC Manual Reference Documents - Processing Control

Chapter 000-3-04 - Directives Writing and Publication Standards

Chapter 000-4-01 - Public and Inmate Access to Internal Directives

Chapter 000-4-02 - Staff Access Centres -CSC Regulatory Documents

Chapter 000-4-03 - Distribution Control -CSC Manual Documents

Chapter 000-4-04 - CSC Manual -Assembling, Interfiling and Amendment Control

For full details on any or all of these chapters, con­sult SERIES 000 in your Access Centre(s) .

Politique et lignes directrices programme des directives

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Les politiques et les !ignes directrices regissant le Pro­gramme des directives forment Ia serie 000 du Guide du SCC. Cette ser ie touche aux sujets suivants:

Chapitre 000-1-01 - Gestion du Programme

Chapitre 000-1-02 - Gestion du systeme - Fonctions et responsabilites

Chapitre 000-2-01 - Genres de documents

Chapitre 000-2-02 - Directives internes

Chapitre 000-2-03 - Documents complementaires au Guide du SCC

Chapitre 000-3-01 - Directives internes - Controle du traitement

Chapitre 000-3-02 - Documents complementaires du Guide du SCC - Controle du traitement

Chapitre 000-3-03 - Documents de reference du Guide d u SCC - Controle du trai tement

Chapitre 000-3-04 - Normes relatives a Ia redaction des directives et a leur publication

Chapitre 000-4-01 - Acces du public et des detenus aux directives internes

Chapitre 000-4-02 - Centres d'acces pour les employes - Documents n~glementaires du Service

Chapitre 000-4-03 - Controle de Ia distribution des documents du Guide du sec

Chapitre 000-4-04 - Guide du SCC - Contr6le de I' assemblage, de l'intercalage et des modifications

La consultation du volume de Ia serie 000 de votre cen­tre d'acces vous donnera tousles renseignements sur un, plusieurs ou tous ces chapitres .

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Inquiries

Should you wish to obtain further clarification or information concerning the Directives Program or CSC Manual System:

• Consult SERIES 000;

• Discuss with your immediate supervisor;

• Obtain assistance from your local Directives Program Coordinator from the Administration Division.

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Renseignements suppll!mentaires

Pour obtenir des eclaircissements Oll des renseignements suppl€mentaires au sujet du programme des directives au du Guide du SCC:

• consultez le volume de Ia s€rie 000;

• parlez a votre surveillant immt'diat;

• demandez !'aide du coordonnateur local du pro­gramme des directives, Division de !'administration.

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