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CANADIAN PENITENTIARY SERVICE SERVICE CANADIEN DES PÉNITENCIERS
illb January 14, 1974 (Revised March 28, 1974)
DIVISIONAL INSTRUCTION NO. 318
Correspondence Procedures
le 14 janvier 1974 (Révisée le 28 mars 1974)
INSTRUCTION DIVISIONNAIRE N0 318
Règles relatives à la correspondance
•
1. PURPOSE
This instruction sets forth the guidelines for the preparation of correspondence triroughout the Canadian Penitentiary Ser-vice, with the exception that it does not apply to correspon- dence to be signed by the Minis-ter or the Commissioner.
2. CHARACTERISTICS
a. Set-up
The letter should always be well balanced on the page. The left-hand margin must be absolutely straight. The right-hand margin should be as straight as possible without undue dividing of words. It is more important to avoid division of words at the end of a line than to adhere strictly to an unbroken right-hand margin. A common error in placement is to carry the right-hand margin too near the edge of the paper, thereby not allowing for the fitting in . of longer words. Therefore, the margin on both sides should be as wide as possible, depending on the length of the letter. Also iniport-ant is the point that one third of the body of the letter should be above the centre fold.
1. OBJET
La présente instruction établit les directives générales relatives à la préparation de la correspon-dance pour tout le Service cana-dien des pénitenciers, à l'ex-ception de la correspondance qui est préparée pour la signature du Ministre ou du Commissaire.
2. CARACTÉRISTIQUES OU PARTICULARITÉS
a. Disposition
Le texte de la lettre devrait toujours être bien équilibré dans la page. La marge gauche doit être parfaitement recti-ligne. La marge droite de-vrait également être le plus rectiligne possible, sans pour autant diviser inutile- ment les mots. Veuillez prendre note qu'il est plus important d'éviter de diviser les mots à la fin d'une ligne que de préserver l'as-pect rectiligne de la marge droite. Une erreur fréquente de disposition consiste à laisser, à droite de la feuil-le de papier, une marge tel- lement étroite qu'elle ne permet pas d'inscrire les grands mots. Les deux mar-ges devraient donc être aussi larges que possible, selon la longueur de la lettre. Un autre principe à ne pas ou-blier est le fait qu'un tiers du corps de la lettre devrait être au-dessus du pli central.
• . • / 2
ID N° 318 1979-03-27
DI No. 318 1979-03-27
2
b. Neatness
All letters should be of exactly the same shading. Punctuation marks showing through the paper and uneven spacing between words are not acceptable.
c. Accuracy
Accuracy is the first essential and this can only be attained by concentration and careful check-ing. This checking should be done before the letter is removed from the machine.
3. ENVELOPES
a. Kraft envelopes (10 cm x 23 cm) are used for all letters and memo-randa, except:
(1) Minister's correspondence,
(2) Commissioner's correspondence,
(3) Bulk mailing requirements.
b. Kraft envelopes of varying sizes, depending upon requirements, are available for use throughout the Service. Use is to be made of the smallest envelope which wIll serve the purpose, while ensuring that the envelope is large enough to hold enclosure.
c. Economy envelopes are only to be used, where suitable, for internal transfer of mail within Head-quarters, Regional Headquarters or the institution. Economy enve-lopes are NOT for POST.
b. Apparence soignée
Chacune des lettres du texte doit avoir la même nuance. Les signes de ponctuation qui perforent le papier et l'espacement inégal des mots et des phrases dénotent une véritable négligence.
c. Précision
La précision est le premier prin-cipe à observer et l'on ne peut y parvenir qu'en se concentrant et en vérifiant minutieusement. Cet-te vérification devrait se faire avant d'enlever le papier de la machine à écrire.
3. ENVELLOPPES
a. Les enveloppes Kraft (10 cm x 23 cm) sont utilisées pour toutes les lettres et notes de service, sauf dans les cas suivants:
(1) la correspondance du Ministre,
(2) la correspondance du Commis-saire,
(3) les envois postaux en nombre.
b. Dans les différents bureaux du Service, il est possible d'obtenir des enveloppes Kraft de divers formats, selon les besoins. On pourra utiliser le plus petit for-mat d'enveloppe à condition que l'enveloppe soit assez grande pour contenir les pièces jointes.
C. Les enveloppes réutilisables ne doivent être utilisées que dans les cas où cela convient et pour le courrier intérieur de l'Admi-nistration centrale ou régionale ou pour celui d'un établissement. Les enveloppes réutilisables ne doivent pas être utilisées pour le courrier mis à la poste.
.../3
DI No. 318 _1979-03-27
ID N° 318 1979-03-27
3
4. FORMAT OF CORRESPONDENCE 4. PRÉSENTATION DE LA CORRESPONDANCE
(2) Lettres - voir annexes "E" et "F".
(2) Letters - See Annexes "E", and "F".
a. The block style format as recom-mended by Treasury Board will be used for all correspondence. This format involves positioning of the date, address, salutation, compli-mentary closing, and the writer's name and title on the left margin and eliminating indentures for paragraphs.
Examples for:
(1) Memoranda - See Annexes "A", "B", and "C".
a. Conformément aux recommandations du Conseil du trésor, on établira toute correspondance en bloc. Dans cette présentation, la date, l'adresse, l'appel, la salutation finale ainsi que le nom et le titre de l'auteur sont ramenés à la ligne et les alinéas des para-graphes sont éliminés.
Exemples de:
(1) Notes de service - voir annexes "A", "B" et "C".
• b. Punctuation
Its function is to help the reader understand what you have written by clarifying the relationship between the various parts of the sentence. Improper punctuation can, and often does, alter meaning and confuse the reader.
c. Information Copies
(1) When copies of correspondence are sent to persons other than the addressee, the following action will be necessary:
(a) Within the Service (Memo-randa)
The information will be indi-cated on the original and on all copies.
b. Ponctuation
Le but de la ponctuation est d'aider le lecteur à comprendre ce que vous avez écrit en indiquant clairement la relation qui existe entre les diverses parties de la phrase. Il arrive souvent qu'une mauvaise ponctuation change le sens d'une phrase et embrouille le lecteur.
c. Doubles
(1) Lorsqu'on fait tenir des doubles à une ou plusieurs personnes autres que le destinataire, il faudrait l'indiquer de la façon suivante:
(a) Courrier interne du Service (Notes de service)
L'information apparaîtra sur l'original et sur tous les doubles.
.../4
•
4
D.I. No. 318 I.D. No 318 (ReiSed March 28, 1974) (Révisée le 28 mars 1974)
(b) Out of the Service (Let-ters)
The information will be shown only on copies to be used in the filing/in-formation dissemination systems, i.e. floaters, etc.
example: c.c. John Doe
d. Dictation Data
The initials of the dictator and the stenographer will ap-pear only on the file copy.of correspondence, e.g. AL/dl.
5. USAGE OF FORMAT
a. Memoranda
To be used for all corres-pondence within the Service. This includes corresponden-ce between Headquarters, Re-gional Headquarters and the institutions. Memoranda may also be used when correspond-ing with the Ministry Secre-tariat and the National Pa- role Service (See Annexes "A", "B" and "C").
b. Letters
To be used for all correspon-dence going to other depart-ments, agencies, commercial businesses, individuals, etc. (See Annexes "D", "E" and "F").
6. ROUND TRIP MEMORANDUM
Round Trip Memorandum CGSB Stan- dard Form 59 (See Annex "G") is
(h) Courrier externe (Lettres)
L'information n'apparaîtra que sur les doubles des-tinés aux fiches, dossiers itinérants, etc.
exemple: c.c. Pierre Martin
d. Information rédacteur-secré-taire Les initiales du rédacteur et de la secrétaire n'appraitront que sur les doubles du cour-rier. Par exemple, AL/dl.
5. UTILISATION DU MODE DE PRESENTA-TION
a. Notes de service
Mode de présentation réglemen-taire pour tout le courrier interne du Service. Ce mode de présentation s'applique à la correspondance échangée entre l'Administration cen-trale et régionale ainsi que les institutions. On peut également utiliser les notes de service pour la correspon-dance échangée avec le Secré- tariat du ministère et le Service national des libéra-tions conditionnelles (voir les annexes "A", "B" et "C").
b. Lettres
Mode de présentation réglemen-taire pour toute correspon-dance destinée aux autres mi-nistères et organismes, aux entreprises commerciales, aux particuliers, etc. (voir les annexes "D", "E" et "F").
6. NOTE ALLER-RETOUR
La formule normalisée 59 de l'ONGC (voir l'annexe "G") est
D.I. No. 318 I.D. No 318
5
(Revi,sed Mardh 28, 1974) (Révisée le 28 mars 1974)
•
another useful means of communi-cation. It is normally used for passing information, seeking or requesting information and expressing opinions. It is a very informal means of corres-pondence and can be handwritten. It should only be used for com-munication within Headquarters, Regional Headquarters, or the institution.
7. ADDRESSING OF CORRESPONDENCE
a. External Memoranda - Memo-randa being despatched out-side to Headquarters, Region-al Headquarters, another ins-titution, Ministry Secreta-riat or the National Parole Service will be addressed to the specific appointment that will be required to take ac-tion, render a decision or be interested in receiving the information contained in the memoranda. The address block will also contain the location of the titled posi-tion as per the following ex-amples:
To: AD (Socialization) Matàqui Institution
From: Director, Industry Canadian Penitentiary
/Service Ottawa, Ontario
OR
To: Chief, Case Preparation National Parole Service Ottawa, Ontario
une autre forme de communication utile. Elle sert habituellement à transmettre ou à demander des renseignements et à formuler des opinions. C'est une forme de correspondance très simple qui peut être écrite à la main. Cet-te note ne devrait être utilisée que pour les communications faites à l'intérieur de l'Administration centrale ou régionale ou d'une institution.
7. FAÇONS D'ADRESSER LA CORRESPON-DANCE
a. Notes de service externes - Les notes de service envoyées à l'extérieur, c'est-à-dire à l'Administration centrale ou régionale, ou à une autre ins-titution, au Secrétariat du ministère ou au Service na-tional des libérations condi-tionnelles, doivent porter le nom du poste particulier dont le titulaire devra prendre les mesures nécessaires ou la décision concernant la note ou qui est intéressé à recevoir les renseignements contenus dans cette note. Le bloc-adresse comprendra également l'adresse du poste mentionné, tel qu'illustré par les exem-ples suivants:
Â: DA (Socialisation) Institution de Matsqui
DE: Directeur, Industrie Service canadien des
pénitenciers Ottawa, Ontario
OU
A: Chef, Préparation des cas Service national des libé-rations conditionnelles Ottawa, Ontario
• • • / 6
•Me 6
D.I. No. 318 (Revised March 28, 1974)
I.D. No 318 (Révisée le 28 mars 1974) -
• From: Chief, Sentence Admin-istration
Canadian Penitentiary Service
Ottawa, Ontario
b. Internal Memoranda memoran-da despatched or circulated within Central Headquarters, Regional Headquarters or the institution shall be addres-sed to a specific appointment and do not require a refe-rence to a location as per the following examples:
To: Chief, Technical Training From: Director, Financial
Service
OR
To: AD (O&A) From: SOS
Abbreviations may be used in the address block.
c. Letters
All letters will be addressed to a titled appointment or a specific individual. Letters sent in reply to earlier cor-respondence should be addres-sed to the letter writer. The address block will clear-ly indicate the name and/or title of the anticipated re-cipient and the full address. Since CPS letterhead does not now have a printed return address shown, it is neces-sary for the signing officer to have the return address tvped at the bottom of the letter. Examples are shown at Annexes "D" and "E".
DE: Chef, Administration des sentences
Service canadien des pénitenciers
Ottawa, Ontario
b. Notes de service internes Les notes de service internes, c'est-à-dire celles qui sont acheminées ou distribuées au sein de l'Administration cen-trale ou régionale ou encore d'une institution, doivent porter le nom d'un poste par-ticulier, mais il n'est pas nécessaire de mentionner l'en-droit oU est situé ce poste, tel qu'illustré dans les ex-emples suivants:
A: Chef, Formation technique DE: Directeur, Services
financiers
OU
A: DA (O&A) DE: SSB
Les sigles peuvent être uti-lisés dans le bloc-adresse.
c. Lettres
Toutes les lettres doivent porter, dans l'adresse, le nom d'un poste particulier ou d'un individu. Les lettres rédi-gées en réponse à une autre lettre devraient être adressées à l'auteur de cette dernière. Le bloc-adresse doit indiquer le nom et/ou le titre du destinataire ainsi que son adresse complète. Comme le papier à lettres du S.C.P. ne comporte pas d'adresse-retour imprimée, celui qui signe la lettre doit faire dactylogra-phier cette adresse au bas de la lettre. Des exemples en sont donnés aux annexes "D" et "E".
m/e• 7 m111
D.I. No. 318 I.D. No 318 (Revised March 28, 1974) (Révisée le 28 mars 1974)-
11> 8. SIGNING OF CORRESPONDENCE
Many letters and other types of correspondence are forwarded over improper signatures. In order to standardize signing au-thorities, the following rules will apply:
a. Correspondence shall be pre-pared for signature by the Commissioner, Regional Direc-tor or the Director of an institution when:
(1) it is in reply to corres-pondence addressed to the Commissioner, Regional Director or the Director of an institution;
(2) it is in reply to corres-pondence from a Minister of the Crown, a Senator, a Member of Parliament or the personal officer of a Cabinet Minister;
(3) it involves a policy deci-sion; or
(4) the subject matter is of an unusual nature.
8. LA SIGNATURE DE LA CORRESPONDANCE
De nombreuses lettres et d'autres genres d'envois sont souvent pré-parés au nom du mauvais signa-taire. Afin d'uniformiser la question des signataires respon-sables, voici les règles qui s'ap-pliquent:.
a. Une pièce de correspondance doit être établie en vue d'être signée par le Commissaire, le Directeur régional ou le Di- recteur d'une institution quand:
(1) il s'agit d'une réponse adressée au Commissaire, au Directeur régional ou au Directeur d'une insti-tution;
(2) il s'agit d'une réponse à une lettre provenant d'un ministre de la Couron-ne, d'un sénateur, d'un député ou du secrétaire personnel d'un ministre du Cabinet;
(3) c'est une décision de politique; ou
(4) le sujet est de nature inhabituelle.
•
b. Correspondence shall be pre- pared for the signature of a Divisional Head at the three levels of administra-tion "en:
(1) it refers to procedures giving effect to policy;
(2) it involves divisional resources consideration;
(3) it involves a divisional program;
b. Une pièce de correspondance doit être établie en vue d'être signée par un Chef de division des trois niveaux d'administration, lorsqu'elle:
(1) concerne des procédures visant à donner effet à une politique;
(2) concerne des questions relatives aux ressources des divisions;
(3) concerne le programme d'une division;
DI No. 318 October 29, 1976
-8- ID No 318 le 29 octobre 1976
• (4) it is on a subject for which a direct channel of communication has been authorized; or
(5) it concerns a contro-versial subject within delegated area of responsibility.
(4) traite d'un sujet pour lequel une voie de communication a été autorisée; ou
(5) porte sur une question controversée dans un domaine de compétence déléguée.
c. Direct channels of communication are authorized between section and/or unit heads when the subject matter is of a casual, technical or routine administrative nature, within established policy and the subject has no financial impli- cation. This form of correspondence shall be prepared for the signature of the Section and/or Unit Head.
9. TRANSLATION
Correspondence requiring translation shall be processed in accordance with DI No. 1402, "Translation Requests".
c. Des voies de communication directes sont autorisées entre les resmonsables -de - sebtions_ et/ou d'unités lorsque le sujet traité est de nature occasionnelle, technique ou qu'il porte sur l'admi-nistration courante, pourvu que cela respecte les politiques établies et que le sujet n'ait aucune incidence financière. Cette forme de correspondance doit être établie en vue d'être signée par un rèsmonsable de section et/ou d'unité.
9. TRADUCTION
La correspondance dont une traduction est exigée sera traitée selon les stipula-tions de l'ID n° 1402, "Demandes de traduction".
Director, Organization & Administration.
le Directeur, Organisation & Administration.
A. Lavery
•
Fi SÉCURITÉ
OUR FILE — N/RÉFÉRENCE
YOUR FILE — V/RÉFÉRENCE
DATE
• - TÀ°1>
r- --FROM
DE
_J
Signing Officer's Name non du signataire
Dictation Data End.
Information de dictation Pièce ci-jointe
+ Government Gouvernement o. Canada du Canada
Annex "A" - D.I. No. 318 Annexe "A" - I.D. N° 318 Revised/Révisée - 18/11/74 .
NOIEMMUMEMJIM NOTE DE SERVICE
SUBJECT OBJET
Double space - Double interligne Text of first paragraph begins here and single spacing is used throughout the paragraphs. Le texte commence ici et on fait un simple interligne entre chaque ligne
Double space between paragraphs - double interligne entre les paragraphes
Double space - Double interligne
Double space - Double interligne
6 spaces
7540 21-885-6699 FORMULE NORMALISÉE 22d DE L'ONGC CGSB STANDARD FORM 22d
-- FROM Executive Secretary
DE Canadian Corrections Service
L_ OTTAWA, Ontario
. T TO 1>
L_
Regional Director, Ontario Kingston, Ontario
Government Gouvernement of Canada du Canada
Annex "B" to DI No. 318 1979-03-27
MEMORANDUM NOTE DE SERVICE
SECURITY - CLASSIFICA110N - DE secuRie
CONFIDENTIAL OUR FILE/NOTRE REFERENCE
123(100) YOUR FILE/VOTRE REFERENCE
DATE
1979-03-27
•
SU W ECT O BJET Preparation of Memoranda 1. The purpose of this memorandum is to demonstrate the format for memoranda. Effective immediately, Government of Canada Standard Bilingual Printed Memorandum Form and not plain paper is required for memoranda prepared in this Service. To ensure consistency in format and to maintain a high standard in appearance of correspondence, the following principles are set out for your guidance.
2. When preparing memoranda, the margin at the right of the text of the message is kept as close as possible to the width of the margin at the left, but never less than 2.5 centimetres. The Subject line required on all memoranda, is underlined and typed in space as shown above. The text of the first paragraph starts at the left margin of the page two spaces below subject; paragraphs are to be numbered aàd the first line of each paragraph indented five spaces. Single spacing is used throughout and double spacing between paragraphs.
3. The Security Classification, if required, is under1ined and typed in capitals in the space provided. The file numbers and date line are typed in the spaces indicated on the right hand side of the form. All memoranda shall bear a file number.
4. When the last or closing paragraph is completed, drop down six spaces and type the signing officer's name.
John F. Doe
JFD:tdr c.c. Dorchester Penitentiary
TO $1 Le Directeur régional, Ontario À Kingston, Ontario
L_ r-
Secrétaire exécutif F ROM Les Services correctionnels canadiens IDE
OTTAWA, Ontario
Annexe "B" à l'ID N0 318
I Government Gouvernement 1979 - 03 - 27 l'fr of Canada du Canada MEMORANDUM NOTE DE SERVICE
SECURITY - CLASSIFICATION - DE sEcuRin
CONFIDENTIEL OUFI FILE/NOTRE RÉFÉRENCE
123(100) YOUR FILE/VOTRE RÉFÉRENCE
DATE
1979-03-27
•
•
SU W ECT OBJET Préparation des notes de service
1. Le but de la présente note de service est d'indiquer la présentation qu'il faut donner aux notes de service. A compter de ce jour, il faudra utiliser la formule normalisée de note de service, imprimée et bilingue, du gouvernement du Canada, et non du papier ordinaire, pour établir les notes de service dans le. Service. correctionnel: En vue d'assurer l'uniformité de la présentation et de maintenir une norme élevée de l'apparence de la correspondance, les principes suivants ont été énoncés afin de vous guider.
2. En disposant le texte d'une note de service, il faut laisser, à la droite du texte, une marge qui soit le plus égal possible en largeur a la marge de gauche et cette marge ne doit
I jamais avoir moins de 2.5 centimètres de largeur. L'énoncé du sujet, exigé dans toute note de service, doit être souligné et tapé dans l'espace approprié, tel qu'indiqué ci-dessus. Le texte du premier paragraphe commence a la ligne, à deux interlignes sous l'énoncé du sujet; chaque paragraphe doit commencer en retrait de cinq espaces. Les lignes des paragraphes sont séparées d'un interligne et les paragraphes eux-mêmes, de deux interlignes.
3. S'il y a lieu, la classification de sécurité doit être tapée en majuscules dans l'espace prévu â cette fin, puis soulignée. Le numéro de référence et la date s'inscrivent dans les espaces prévus à cette fin, sur le côté droit de la formule. Toutes les notes de service doivent porter un numéro de référence.
4. Lorsque le paragraphe final est complété, passer six lignes et dactylographier le nom du signataire.
John F. Doe
JFD:tdr c.c. Pénitencier de Dorchester
Addressee's Title -2- Date
Annex "C" to DI No. 318 1979-03-27
Preparation of Following Pages
The following principles will be followed when preparing second and/or following pages of lengthy memoranda:
a. do not crowd the text on the first page with only a few lines on the second or last pages;
b. do not split paragraphs at the bottom of page unless there are at least two lines of the paragraph at the bottom of the page and at least three lines of the paragraph at the top of the second page;
c. use plain sheets of paper of the same stock as the original for the second and following pages;
d. the left- and right-hand margins remain the same as on the original or the first page;
e. the top margin of the second or following pages is 2.5 centimetres. Head the page as follows:
• f. the continued text of the correspondence starts 11 lines down
the page;
g. enclosures are indicated by the abbreviated word Encl , appearing immediately below the dictation data at the left margin; (Note: End. 3 would mean that there are 3 enclosures or attachments to the correspondence)
h. leave 6 spaces between the last line of the text and the signing officer's name;
j. correspondence of two or more pages are stapled in the top left-hand corner of the page. If enclosures or attachments are included, they are stapled to the back of the correspondence in the same order as they appear in the memoranda.
The above principles are intended to help you prepare memoranda of a high standard in appearance and format.
John F. Doe
JFD:tdr c.c. Dorchester Penitentiary
• FORMULE NORIVIA LIS élE 174 DE 12 ONGO 7540-21-872-2498 0058 STANDARD FOR M 174
1 Annexe "C" à l'ID N° 318 1979-03-27
Présentation des pages autres que la première
Voici les principes à suivre pour la présentation de la deuxième page et des pages suivantes dans les longues notes de service.
a. ne pas encombrer la première page de façon à n'avoir que quelques lignes de texte sur la deuxième ou la dernière page;
b. ne pas interrompre un paragraphe au bas d'une page, à mois qu'il n'y ait au moins deux lignes au bas de la page et au moins trois lignes du même paragraphe au haut de la page suivante;
c. utiliser des feuilles de papier blanc de la même qualité que l'original pour la deuxième page et les pages suivantes;
d. dans ces pages, il faut ménager les mêmes espaces de marge gauche et droite que sur l'original, soit sur la première page;
e. au haut de la deuxième page et des pages suivantes, il faut laisser un espace de 2.5 centimètres puis intituler la page de la façon suivante:
Titre du destinataire -2- Date
•
f. le texte de la note de service doit commencer à la lle ligne à partir du haut de la page;
g. les pièces jointes sont indiquées par le signe P. J. qui s'inscrit à la ligne, immédiatement au-dessous de l'information rédacteur-secrétaire; (Remarque: "P. J. 3" signifie que la note de service comporte trois pièces jointes ou annexes)
h. passer six lignes entre la dernière ligne du texte et dactylographier le nom du signataire;
j. lorsqu'une note de service comporte deux pages ou plus, ces dernières doivent être brochées dans l'angle supérieur gauche de la page. Si la note de service comporte des pièces jointes ou des annexes, il faut les brocher à l'arrière dans l'ordre selon lequel elles sont mentionnées dans la note de service.
Le but des principes ci-dessus est de vous aider à 'établir des notes de service de qualité élevée au point de vue apparence et présentation.
J. F. Doe
JFD:tdr c.c. Pénitencier de Dorchester
FORMULE NORMALISÉE 174 DE ONGC 7540-21-872-2498 CGSB STANDARD FOR M 174
Date »we. Ubtarrilemur
Clr Notie Weise«, ) 3 spaces
double space
Complimentary closing,
6 spaces
)
)
)
)
)
)
Signing Officer's Name, Title Section/Division Identification
Dictation Data • )single )space double space
Annex *Sr D.I. No.318 111* Canada
gz:n.ferzt Canada
Penitentiaries Pénitenciers
single) space )
Name/Title and — address (initial caps only)
. double space Attention:.
double space Salutation,
double space First line of text begins here opposite the fold line. Single spacing is used throueout the paragraph. The Attention Line, if required,•
is typed two :paces below the address at the left.of the page and is underlined. The Salutation is then typed two spaces below.
double space
.••■•••••••■••••••••••■••••■■•■•■•■•••••■■■■•
double space
double) space )
3 spaces
Return Address
Your Hie Voire référence
) ) 3 interlignes )
Our file Neri refirence
Annexe "D" I.D. 318
)../1
Solicitor General Canada
Penitentiaries
Solliciteur général Canada
Pénitenciers
, Date
)Nom/Titre simple et interligne) adresse
(majuscule à la première lettre seulement)
(double interligne) A l'attention de:
(double interligne) Appel
(double interligne) La première ligne du texte commence ici, avant la ligne de pliage. Les lignes du paragraphe se tapent à simple interligne. S'il y a lieu, la mention "À l'attention de" se tape deux lignes sous l'adres-se, sur le côté gauche de la page, et doit être soulignée. Puis on tape l'appel deux lignes au-dessous. (double interligne)
(double interligne)
(double interligne)
•
Salutation finale
Titre du signataire
Nom du signataire
information rédacteur-secrétaiq
adresse retour
(passer deux lignes)
(passer deux lignes)
(passer cinq lignes)
(passer deux lignes)
(passer trois linges)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
1+ Solicitor General Canada
Solliciteur général Canada
Annex "E" to DI No. 318 1979-03-27
1979-03-27
Your Me Votre référence
1-7 (Correspondence) Our Me Notre référence
Mrs. Gail Mason Federal Identity Program Information Canada Ottawa, Ontario KlA 0S9
1722 (1)
Penitentiaries Pénitenciers
Dear Gail:
This letter has been typed according to the typing format recom-mended by Treasury Board. The block style has proven to be time-saving and is easier to type. The new stationery has been especially designed with this format in mind.
You start your letter by aligning the date with the small dot. The file reference follows as shown above and you continue with the recipient's address three lines below the date. This address should consist of not more than five lines, especially when used with a window envelope.
Paragraph spacing shown on this sample is expressed in regular type-writer spaces. The right-hand margin should not measure more than 4 cm, to properly balance the text on the sheet. A margin of at least three lines (1.3 cm) should be kept between the last line of the letter and the typed or printed address at the bottom. If a second page is required, the typing should start 11 lines from the top. If the return address is to be typed on the letter, it should appear on the second page.
The finished letter will not only satisfy the Post Office's postal mechanization requirements, but will help in the projection of a clean, contemporary image of the CSC.
Yours very truly
John F. Doe, Deputy Commissioner Communications
JFD:tdr
The Correctional Service of Canada 40 Laurier Avenue West Ottawa, Ontario KlA OP9
Your file Votre référence
1-7 (Correspondance) Our file Notre référence
1722 (1)
1+ Solicitor General Canada
Solliciteur général Canada
Annexe "E" à l'ID No 318 1979-03-27
Penitentiaries PénitenCiem
1979-03-27
Mme Gail Mason Programme de diffusion du symbole fédéral Information Canada Ottawa (Ontario) KlA 0S9
Madame,,
La présente lettre a été dactylographiée conformément à la présen-tation recommandée par le Conseil du trésor. Il a été démontré que la présentation du corps de la lettre en bloc épargne du temps et facilite la tâche de la secrétaire. La nouvelle papeterie a été spécialement conçue en tenant compte de cette présentation.
Commencez votre lettre en alignant la date avec le petit point. Tapez ensuite le numgro de référence du dossier tel qu'indiqué ci-dessus, puis inscrivez l'adresse du destinataire trois lignes au-dessous de la date. Cette adresse ne devrait pas comporter plus de cinq lignes, surtout si la lettre doit être incluse dans une enveloppe à fenêtre.
Dans le présent spécimen, l'espacement des paragraphes a étê fait selon les espaces normaux des machines à écrire. La marge droite ne devrait pas avoir plus de 4 cm de largeur de façon à ce que le texte soit équilibré dans la page. Un espace d'au moins trois lignes (1.3 cm) devrait être laissé entre la dernière ligne de la lettre et l'adresse dactylographiée ou imprimée au bas de la page. S'il faut utiliser une deuxième page, on doit commencer à dactylographier le texte à 11 lignes du haut de la page. Si l'adresse retour doit être dactylographiée sur la lettre, il faut le faire au bas de la dernière page.
Dans sa forme définitive, non seulement la lettre répondra-t-elle aux exigences de l'automatisation des postes, mais elle contribuera à donner une image attrayante et moderne du SCC.
Veuillez agrêer, Madame, l'expression de mes meilleurs sentiments.
Le Commissaire adjoint, Communications
John F. Doe
JFD:tdr
Le Service correctionnel du Canada 340 ouest, avenue Laurier Ottawa (Ontario) KlA OP9
Addressee's Name -2- Date
• Annex "F" to DI No. 318 1979-03-27
Preparation of Following Pages
The following principles will be followed when preparing second and/or following pages of lengthy letters:
a. do not crowd the text on the first page with only a few lines on the second or last page;
b. do not split paragraphs at the bottom of a page unless there are at least two lines of the paragraph at the bottom of the page and at least three lines of the paragraph at the top of the second page;
c. use plain sheets of paper of the same stock as the original or first page for the second and following pages;
d. the left- and right-hand margins remain the same as on all pages;
e. the top margin of the second or following pages is 2.5 centimetres. Head the page as follows:
f. the continued text of the letter starts 11 lines down the page starting at the left margin;
g. enclosures are indicated by the abbreviated word Encl , appear-ing at the left margin immediately below the dictation data; (Note: End. 3 would mean that there are 3 enclosures or attachments to the letter)
h. leave two spaces between the last line of the text and the complimentary closing;
j. leave 6 spaces between the complimentary closing and the signing officer's name, title and office identification.
Yours very truly
John F. Doe, Deputy Commissioner Communications
JFD:tdr End. 1
The Correctional Service of Canada 340 Laurier Avenue West, Ottawa, Ontario KlA OP9
Nom du destinataire -2- Date
• Annexe "F" à l'ID N° 318 1979-03-27
Préparation des pages autres que la première
Voici les principes à suivre pour la présentation de la deuxième page et des pages suivantes dans les longues lettres:
a. ne pas encombrer la première page de façon à n'avoir que quelques lignes de texte sur la deuxième ou la dernière page;
b. ne pas interrompre un paragraphe au bas d'une page, à moins qu'il n'y ait au moins deux lignes au bas de la page et au moins trois lignes du même paragraphe au haut de la page suivante;
c. utiliser des feuilles de papier blanc de la même qualité que l'original pour la deuxième page et les pages suivantes;
d. dans ces pages, il faut manager les mêmes espaces de marge gauche et droite que sur l'original, soit sur la première page;
e. en haut de la deuxième page et des pages suivantes, il faut laisser un espace de 2.5 centimètres puis intituler la page de la façon suivante:
•
•
f. le corps du texte de la lettre se poursuit à 11 lignes du haut de la page, en commençant à la ligne;
g. les pièces jointes sont indiquées par le signe P. J. qui s'inscrit à la ligne, près de la marge gauche, immédiatement sous l'information rédacteur-secrétaire; (Remarque: "P.J. 3" signifie que la lettre comporte trois pièces jointes ou annexes)
h. passer deux lignes entre la dernière du texte et la salutation finale;
j. passer deux lignes entre la salutation finale et le titre du signataire, passer cinq lignes et dactylographier le nom du signataire.
Veuillez agréer, Monsieur (Madame, Mademoiselle) l'expression de mes meilleurs sentiments.
Le Commissaire adjoint, Communications
John F. Doe
JFD:tdr
P.J. 1 Le Service correctionnel du Canada 340 ouest, avenue Laurier Ottawa (Ontario) KlA OP9
TO Ill> File No loddresseel Dossier o° fdestioutuire,1
Government Gouvernement a. ' Canada du Canada
Pvote
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ROUND TRIP MEMORANDUM NOTE ALLER RETOUR A nnexe liGte
D.I. No. 3 1
- I.D.N0 318
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Subject - Objet
Smitnhire Dote
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Sigrulture Dote
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SeCurify Chelsilitifteun Classement sécurrtaire 300731 Gc- ;rnment Gou ■ernement
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