ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT …

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 61 No. 1 Agustus 2018|

administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id

20

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI

PERGURUAN TINGGI

(Studi di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)

Aria Adi Negoro

Rizki Yudhi Dewantara

Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya

Malang

E-Mail: [email protected]

ABSTRACT

The research purposes are (1) understanding the event numbers that just happened in 2016 and 2017, (2)

assessing on how events enforcement processes with its weaknesses performed at FIA UB, (3) analyzing and

designing computer-based information systems to overcome its weaknesses. It can be understood that the

processes were still using manual processes. This institution uses a hardcopy form of event proposal as a part

of event approval processes. The Weaknesses that have existed with these systems are hardcopy form of

proposals that required much space for proposal storage, manual room reservation and information so at

first event organizers who want to enforce Event, in this case is the Vice Dean III who wants to approve event

approval needs to confirm about room availability to Equipment administration office and this institution still

don’t have any coordination system between event organizer to other event organizers. This will cause

potential crash. To make sure a room is available to use, event organizer needs to contact Equipment

Administration Office first. This System can overcome the weaknesses, and Faculty of Administrative Science

can implement this system design as a proposal for improving current weaknesses by building web

programming first.

Keywords: System Analysis, System Design, Event Management Information System in Higher Education

Institution

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah (1) mengetahui jumlah event yang telah diselenggarakan pada tahun 2016 dan

2017, (2) mengetahui proses penyelenggaraan event di FIA UB beserta kelemahannya (3) melakukan analisis

dan sistem informasi berbasis komputer untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Berdasarkan

penelitian yang telah dilakukan dapat diketahui bahwa proses penyelenggaraan event masih manual, yakni

menggunakan proposal berbentuk hardcopy untuk diajukan perijinannya. Kelemahan-kelemahan yang ada

dengan sistem yang berjalan saat ini adalah proposal berbentuk hardcopy yang membutuhkan banyak tempat

untuk pengarsipan, proses pembukuan, pencatatan serta penginformasian ruangan masih manual sehingga

penyelenggara event atau Wakil Dekan III harus mengkonfirmasi Sub. Bagian Umum dan Perlengkapan

terlebih dahulu untuk menyelenggarakan dan mengijinkan event dan belum adanya koordinasi antara

penyelenggara event yang satu dengan lainnya, sehingga dapat terjadi crash dan untuk memastikan

ketersediaan ruangan harus menghubungi Sub Bagian Umum dan Perlengkapan dahulu. Usulan rancangan

Sistem ini dapatmenyelesaikan berbagai kekurangan tersebut, dan rancangan tersebut dapat

diimplementasikan oleh Fakultas Ilmu Administrasi sebagai usulan dalam memperbaiki kelemahan yang

dialami saat ini dengan membangun sistem berbasis komputer dengan pemrograman web terlebih dahulu.

Kata Kunci: Analisis Sistem, Desain Sistem, Sistem Informasi Manajemen Event di Perguruan Tinggi



21

1. PENDAHULUAN

Pertumbuhan dan perkembangan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (TIK) telah mendorong

organisasi untuk megembangkan dan

menggunakannya untuk meningkatkan kualitas

pelayanan dan tata kelola dalam organisasi. Salah

satu bentuknya adalah Internet. Saat ini, Internet

menjadi sistem komunikasi yang terluas di dunia

yang bersaing dengan sistem komunikasi publik

yang bersaing dengan telepon global dan banyak

organisasi profit maupun non-profit yang

memanfaatkan Internet sebagai penunjang berbagai

kegiatan yang bersifat administratif dan informatif,

salah satunya adalah Manajemen Event yang

memiliki peranan penting dalam mengatur acara-

acara pada organisasi tersebut yang diadakan oleh

organisasi internal maupun organisasi eksternal.

Event melibatkan lingkungan masyarakat yang

diselenggarakan pada waktu tertentu.

Event dapat diselenggarakan karena

keterlibatan organisasi luar dan dalam, internal

stakeholder maupun external stakeholder dan

haruslah jelas legalitasnya. Stakeholder tersebut

menentukan jenis, tema, waktu, dan tempat untuk

event yang akan diselenggarakan di organisasi

tersebut. Salah satu bentuk organisasi adalah

Perguruan Tinggi.

Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas

Brawijaya (FIA UB) merupakan salah satu

perguruan tinggi di Jawa Timur, Indonesia. Dalam

kurun waktu satu tahun, banyak event-event

akademis maupun non-akademis yang

diselenggarakan, seperti seminar nasional maupun

internasional, workshop, lokakarya, pengembangan

dan pelatihan masyarakat, pengkaderan, lomba-

lomba, call for paper, organisasi mahasiswa,

pelatihan kerja, dan sebagainya. Diketahui bahwa

penyelenggaraan event di FIA UB masih ada

masalah, yakni proses pengajuan event beserta

proses pengambilan keputusan, penginformasian

dan pembukuan ruangan maupun tempat yang

masih dicatat manual menggunakan Microsoft

Excel, belum maksimalnya pemanfaatan Internet

dan perangkat-perangkat komputer kantor, dan

kadang-kadang suatu event bentrok dengan event

lainnya secara bersamaan. Untuk memperbaiki

masalah-masalah tersebut diperlukan

pengembangan sistem.

Pengembangan sistem dilakukan untuk

mengindentifikasi proses yang ada beserta

kelemahannya sehingga analis dapat membangun

sistem untuk mengatasi masalah tersebut

Penyusunan sistem baru dilakukan untuk mengganti

sistem secara keseluruhan atau memperbaiki sistem

yang sedang berjalan (Jogiyanto, 2005:35).

Pengembangan Sistem memiliki proses utama,

yakni Analisis Sistem, Desain Sistem, dan

Implementasi Sistem.

Penelitian ini bertujuan membangun

perancangan sistem informasi manajemen event di

FIA UB berbasis elektronik sehingga dapat

melaksanakan implementasi web manajemen event.

Berdasarkan latar belakang tersebut, maka

peneliti melakukan penelitian yang berjudul

“ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN EVENT DI

PERGURUAN TINGGI (Studi di Fakultas Ilmu

Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang)”

2. KAJIAN PUSTAKA

2.1 Sistem dan Informasi

Sistem terdiri dari kerjasama komponen-

komponen yang bertujuan mencapai tujuan utama

dengan menerima masukan yang diproses hingga

menghasilkan keluaran secara terorganisir (Oz,

2009:11). Sistem terdiri dari seperangkat komponen

saling terhubung dengan batasan yang jelas dan

untuk mencapai tujuan sistem bekerja sama dengan

menerima input dan menghasilkan output dalam

proses informasi terorganisir (O’Brien & Marakas,

2014:27). Dapat disimpulkan bahwa Sistem terdiri

berbagai komponen terhubung dengan melakukan

input, proses, dan output berupa informasi secara

teratur. Sedangkan Informasi adalah bentuk dari

hasil pengolahan data yang lebih berguna dan

berarti untuk penerima (Jogiyanto, 2005.8). Data

menjelaskan suatu kejadian dan kesatuan yang

nyata dan berbentuk mentah yang harus diolah lebih

lanjut (Jogiyanto, 2005:8). Dapat disimpulkan

bahwa Informasi terdiri dari data yang berdasarkan

fakta yang sudah diolah menjadi lebih bermanfaat

untuk pengguna maupun yang membutuhkan.

2.2 Sistem Informasi

Secara teknis, Sistem Informasi terdiri dari

rangkaian proses yang meliputi pengumpulan,

pemrosesan, penyimpanan, dan pendistribusian

yang bertujuan untuk pengambilan keputusan,

koordinasi, dan pengawasan (Laudon & Laudon,

2015:16). Sistem Infomasi juga terdiri

penggabungan teratur dari manusia, software,

hardware, jaringan, sumber data, dan kebijakan

serta prosedur yang menyimpan, mengambil,



22

mengubah, dan memisahkan informasi secara

terorganisir. (O’Brien, 2014:4) Sistem Informasi

juga berperan dalam mengolah data yang memiliki

nilai tambah dan bermanfaat dengan komputer

(Taufiq, 2013:16).

2.3 Komponen Sistem Informasi

Secara manual dengan tanpa perangkat

komputer, komponen sistem informasi terdiri dari

Data, Alat Pemrosesan Manual, dan Informasi

(Taufiq, 2013:19). Sedangkan komponen sistem

informasi berbasis komputer terdiri dari Sumber

Daya Manusia, Sumber Daya Hardware beserta

Software-nya, dan Sumber Daya Data (O’Brien &

Marakas, 2014:32).

2.4 Pengembangan Sistem

Pengembangan Sistem merupakan

penyusunan sistem baru untuk menggantikan

maupun memperbaiki sistem yang lama. Dilakukan

karena adanya masalah, kesempatan, dan instruksi

(Jogiyanto, 2005:35).

2.5 Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan penguraian

suatu sistem menjadi bagian komponennya yang

bertujuan mengidentifikasi dan mengevaluasi

masalah, kesempatan, dan hambatan yang terjadi

berserta harapan kebutuhannya sehingga perbaikan

dapat diusulkan. (Jogiyanto, 2005:129). Analisis

Sistem terdiri dari tiga tahap, yakni Tahap Analisis

Strategi, Tahap Memperoleh Kebutuhan, dan Tahap

Proposal Sistem(Dennis, Wixom, & Roth,

2012:13).

2.6 Desain Sistem

Desain Sistem menentukan bagaimana

sistem akan menyelesaikan sesuatu, mengatur

komponen-komponen perangkat lunak dan

perangkat keras sehingga setelah pemasangan

sistem akan memuaskan perancangan yang telah

ditetapkan (Jogiyanto, 2005:195). Dalam

melakukan desain sistem terdiri dari berbagai

tahapan, yakni Mendesain suatu output, mendesain

suatu input, mendesain suatu proses, dan mendesain

suatu database (Shelly & Rosenblatt, 2012:350 –

410).

2.7 Konsep Dasar Manajemen Event

Event merupakan penyelenggarakan

kegiatan yang bertujuan untuk memperingati suatu

yang penting dalam kehidupan secara individu

maupun kelompok berlandasan tradisi, keagamaan,

keadatan, dan budaya, serta melibatkan lingkungan

masyarakat pada kurun waktu tertentu (Noor,

2013:8) Event memiliki karakteristik-karakteristik

diantaranya adalah Keunikan, Perishability,

Intangibility, Suasana, Pelayanan, dan Interaksi

Personal (Noor, 2013:14). Sedangkan Manajemen

Event adalah pekerjaan untuk mengadakan

perkumpulan umum untuk tujuan yang spesifik dan

mengarahkan tujuan spesifik yang sudah ditentukan

yang dilakukan oleh persona, maupun lembaga

professional. Manajemen Event juga bertanggung

jawab untuk membuat desain event, merencanakan,

dan mengkoordinasikan serta mengawasi guna

merealisasikan kehadiran event. (Goldblatt,

2002:08).

2.8 Konsep Organisasi Perguruan Tinggi

Organisasi merupakan unit sosial yang

memiliki anggota dua orang atau lebih dan

dikoordinasi secara sadar dan memiliki fungsi

secara berkelanjutan untuk mencapai tujuan

bersama maupun rangkaian tujuan (Robbins &

Judge, 2015:2). Dalam organisasi dapat ditemukan

Struktur Organisasi. Struktur Organisasi

menjelaskan job description yang ada untuk

dikerjakan kepada unit-unit maupun divisi-divisi

yang saling berhubungan, melaporkan kepada

persona, serta berbagai mekanisme koordinasi yang

formal dan pola interaksi yang menyertainya.

(Robbins dalam Kusdi, 2009:168). Sedangkan

Perguruan Tinggi merupakan penyelenggara

Pendidikan tinggi yang ditempuh setelah

Pendidikan menengah yang terdiri dari program

diploma, program sarjana, program magister,

program doktor, program profesi, dan program

spesialis yang prosesnya didasarkan dengan

kebudayaan Indonesia (UU RI No. 12 Tahun 2012)

Dapat disimpulkan bahwa Organisasi Perguruan

Tinggi adalah suatu organisasi yang

menyelenggarakan Pendidikan tinggi dan bertujuan

memberi pendidikan dengan jenjang yang sudah

ditentukan. Organisasi Perguruan Tinggi memiliki

deskripsi pekerjaan dan terdiri dari unit-unit yang

dibentuk dalam struktur organisasi.

3. METODE PENELITIAN

Jenis dari penelitian ini adalah penelitian

Deskriptif dengan menggunakan pendekatan

Kualitatif. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ilmu

Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang.

Sumber data dari penelitian ini menggunakan Data

Primer dan Data Sekunder. Metode Pengumpulan

Data menggunakan Teknik Wawancara dan Teknik

Dokumentasi. Uji Keabsahan Data mengacu pada

pendapat Sugiyono (2010:459) yang terdiri dari (1)



23

Uji Kredibilitas, (2) Uji Transferabilitas, (3) Uji

Dependabilitas, dan (4) Uji Konfirmabilitas.

Penelitian ini menggunakan seoang peneliti,

pedoman wawancara, pedoman dokumentasi

sebagai instrumen penelitian. Analisis hasil data

penelitian dilakukan dengan Data Analysis Spiral

yang dikemukakan oleh Creswell (2013:254 – 263)

yang terdiri dari (1) Mengorganisasikan Data, (2)

Membaca dan Membuat Memo, (3) Mendeskripsi,

Mengklasifikasikan dan (4) Menafsirkan Data,

Menjasikan dan Memvisualisasikan Data.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Event saat ini

Penyelenggaraan diadakan oleh berbagai

kalangan, seperti pihak eksternal dan internal

fakultas. Berdasarkan data jadwal peminjaman

gedung, event yang telah diselenggarakan pada

tahun 2016 berjumlah 616 dan pada tahun 2017

berjumlah 715.

Disimpulkan bahwa sebagian besar event yang telah

diselenggarakan pada tahun 2016 dan 2017 oleh

Organisasi Kemahasiswaan.

Gambar 1: Event yang telah diselenggarakan pada

tahun 2016

Sumber: Olahan Peneliti, 2018

Gambar 2: Event yang telah diselenggarakan pada

tahun 2017


4.2 Alur Penyelenggaraan Event Saat Ini

Alur penyelenggaraan event di FIA UB bagi

Organisasi Mahasiswa menggunakan proposal

event yang diajukan kepada Wakil Dekan III

(WDIII) untuk disetujui yang kemudian diajukan ke

Sub. Bagian Umum Perlengkapan (SBUP) guna

peminjaman dan pembukuan ruangan beserta

fasilitas-fasilitas yang ada. Untuk peminjaman

ruang kuliah, pihak SBUP maupun penyelenggara

harus mengkonfirmasi ketersediaan ruangan kepada

jurusan maupun akademik. WD III juga berwenang

untuk menentukan besarnya dana yang dapat

dicairkan di Sub. Bagian Keuangan (SBK).

Sedangkan bagi unit-unit dalam Fakultas dapat

menyelenggarakan event dengan menggunakan

proposal event yang diajukan kepada Dekan yang

kemudian didisposisikan kepada Wakil Dekan I

(WD1), Wakil Dekan II (WDII), dan Ketua Tata

Usaha (KTU). Jika Event setelah disetujui Dekan

bersifat akademis, maka harus melalui WDI terlebih

dahulu. Namun, jika Event bersifat non-akademis

maka dapat langsung tertuju kepada WDII. Dalam

penyelenggaraan event, WDI bertugas

mempersiapkan daya dukung akademis, WDII

bertugas menentukan besarnya dana pembiayaan

event, sedangkan KTU bertugas menyiapkan daya

dukung untuk penyelenggaraan event unit-unit

dalam fakultas melalui sub-sub kerja TU, termasuk

SBUP yang juga mencatat penggunaan ruangan

untuk event organisasi mahasiswa dan event unit-

unit dalam fakultas.

4.3 Analisis Sistem

4.3.1 Analisis Kelemahan Sistem Lama

1. Pengajuan event yang masih manual dan belum

terkomputerisasi dengan menggunakan proposal

event berbentuk hardcopy yang membutuhkan

space yang banyak,dan menumpuknya tugas

WD III untuk menanyakan ketersediaan ruangan

kepada SBUP.

2. Pembukuan dan penginformasian ruangan yang

masih manual menggunakan Microsoft Excel.

3. Belum memiliki koordinasi antara

penyelenggara event yang satu dengan yang

lainnya terkait ketersediaan ruangan.

4. Proses reservasi dan peminjangan ruangan yang

crash karena ada event penting yang

diselenggarakan secara mendadak di suatu

ruangan pada pukul dan tempat yang sama.

5. Proposal event yang masih menggunakan media

kertas sehingga berkas-berkas dapat nemumpuk

di meja kerja maupun di Gudang pengarsipan

dokumen.

4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna

1. Penyelenggara Event: Mengisi Form dan

Proposal Event, ruangan, membutuhkan

050

100150

Jum

lah T

ota

l E

ven

t

Bulan

Event di FIA UB pada tahun 2016

050

100150

Jum

lah T

ota

l E

ven

t

Bulan

Event di FIA UB pada tahun 2017



24

informasi status perijinan penerimaan,

penolakan maupun pembatalan event dari pihak

yang berwenang dan ketersediaan ruangan untuk

direservasi.

2. .Dekan: Mengetahui dan menyetujui ajuan ijin

event fakultas yang bersifat akademis maupun

non-akademis.

3. Wakil Dekan I: Mengetahui dan menyetujui

event fakultas yang bersifat akademis.

4. Wakil Dekan II: Mengetahui dan menyetujui

event fakultas yang bersifat non-akademis dan

akademis dari WDI.

5. Wakil Dekan III: Mengetahui dan menyetujui

event organisasi mahasiswa.

6. Ketua Tata Usaha: Mengetahui dan

mengkonfirmasi event fakultas yang bersifat

akademis maupun non-akademis agar dapat

dilakukan koordinasi kepada sub unit-unit kerja

Tata Usaha.

7. Sub Bag Umum dan Perlengkapan: Mengetahui

dan mengkonfirmasi penggunaan fasilitas yang

dibutuhkan semua event dan ruangan mana yang

digunakan, dan juga dapat memindahkan event

pada tanggal, ruangan dan waktu yang berbeda.

8. Sub Bag Keuangan: Mengetahui jumlah dana

yang disetujui oleh WDII dan WDIII, dan

mengkonfirmasi kapan dana yang sudah

disetujui dapat cair.

4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi

Kebutuhan Fungsional

1. Sistem dapat memunculkan formulir event yang

diisi oleh pihak penyelenggara event yang

ditujukan kepada pihak berwenang yang

memberi persetujuan event.

2. Sistem dapat menyimpan dan menampilkan

ketersediaan ruangan untuk direservasi secara

otomatis.

3. Sistem dapat meampilkan permohonan ijin dan

status persetujuan ijin event kepada pihak terkait.

4. Sistem dapat mendisposisi ruangan yang dapat

dilakukan oleh Dekan, WDI, WDII, dan WDIII.

Kebutuhan Non-Fungsional

Sistem dapat beroperasi 24 Jam dengan diakses

dimanapun, dapat diakses dengan kecepatan

maksimal dengan bandwidth yang tinggi, dan dapat

dirancang dan dioperasikan dengan bug seminim

mungkin.

Kebutuhan Keamanan Sistem

1. Pengguna memiliki username berdasarkan NIM

maupun NIP dan password yang bertujuan

membatasi pengguna dan username tersebut

memiliki jangka waktu tertentu. Proses login

juga dilengkapi dengan captcha untuk

menghindari penggunaan program robot.

2. Dibutuhkan software anti-hacker maupun anti-

virus agar database tidak dapat dibobol dan

disusupi pop-up-ads dan sebagainya, dan

database aman dari kerusakan yang disebabkan

virus.

4.3.4 Analisis Biaya

Biaya Jasa Perancangan Web : Rp4,500,000

Biasa Konsumsi untuk sosialisasi :Rp 930,000

Jumlah Biaya : Rp5,430,000

4.4 Desain Sistem Informasi

4.4.1 Desain Output

Desain Output berupa informasi ruangan

beserta spesifikasinya, informasi event yang akan

diselenggarakan, event yang sudah disetujui pihak

yang berwenang, dan dana yang diajukan dan

disetujui oleh pihak berwenang.

4.4.2 Desain Input

Desan Input berupa form data pengajuan

event oleh penyelenggara dengan menggunakan

keyboard beserta upload proposal event, formulir

data ruangan oleh SBUP, dan data persetujuan event

berupa tombol “setuju” serta “tidak setuju” dengan

mouse yang juga disertai dengan catatan yang

dibutuhkan dengan keyboard yang dilakukan oleh

yang memberi ijin.

4.4.3 Desain Proses

Desain Proses dapat digambarkan dalam

bentuk Flowchart Sistem Informasi, Use Case

Diagram (UCD), Diagram Konteks, dan Data Flow

Diagram (DFD). Desain-desain proses tersebut

bertujuan untuk menberikan gambaran bagaimana

sistem beserta aktivitas pengguna dan data-data

yang menyeratinya dapat berjalan.

Flowchart Sistem Informasi

Flowchart Sistem Informasi bertujuan

menggambarkan bagaimana alur kerja pada sistem

yang diusulkan akan diterapkan secara fisik dan

menggambarkan bagaimana proses-proses dan

langkah-langkah aktor dalam berperilaku dengan

bantuan komputer. Untuk mellihat bagaimana suatu

desain flowchart dirancang dan mengetahui

bagaimana gambaran operasi sistem informasi

secara fisik dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.



25

Gambar 3: Flowchart Sistem Informasi yang

diusulkan

Sumber: Olahan Penelti, 2018

Use Case Diagram (UCD)

UCD terdiri dari nama use case yang dilakukan oleh

tiap aktor. Suatu use case dapat berdiri sendiri,

harus berdiri dengan use case utama, dan juga dapat

berdiri sendiri maupun berdiri dengan use case

utama. UCD dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4: UCD Sistem yang diusulkan


Diagram Konteks

Menjelaskan aktivitas oleh aktor pada sistem secara

keseluruhan dapat diringkas yang dapat dilihat pada

Gambar 5.

Gambar 5: Usulan Sistem dalam Diagram Konteks

Sumber: Olahan Peneliti

Data Flow Diagram (DFD)

Menjelaskan bagaimana secara logis aktivitas dapat

menggunakan dan menghasilkan data yang

mengalir yang dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6: DFD yang diusulkan




26

4.4.4 Desain Database

Desain Database bertujuan untuk

menampung dan mengelola data-data dalam sistem.

Desain ini terdiri dari berbagai entitas-entitas

beserta atributnya yang dapat digambar dengan

tabel-tabel berikut:

Tabel 1: Atribut Entitas “Penyelenggara Event” Atribut Type Length Keterangan

ID_Penyelenggara integer 8 Primary Key

Nama_Divisi varchar 20

Alamat_E-Mail varchar 30

No_HandPhone varchar 15


Tabel 2: Atribut Entitas “Dekan”

Atribut Type Length Keterangan

ID_Persetujuan_D integer 8 Primary key

Tgl_Disetujui_Event Date

Catatan_Dari_Dekan varchar 255


Tabel 3: Atribut Entitas “Wakil Dekan I”


ID_Persetujuan_WDI integer 8 Primary key

Tgl_Disetujui_Event date

Catatan_Dari_WDI varchar 255


Tabel 4: Atribut Entitas “Wakil Dekan II”


ID_Persetujuan_WDII Integer 8 Primary key


Besar_Dana_Disetujui varchar 20

Catatan_Dari_WDII varchar 255


Tabel 5: Atribut Entitas “Wakil Dekan III”


ID_Persetujuan_WDIII Integer 8 Primary key


Besar_Dana_Disetujui Varchar 20

Catatan_Dari_WDIII Varchar 255


Tabel 6: Atribut Entitas “Ketua Tata Usaha”


ID_Konfirmasi_KTU Integer 8 Primary key

Tgl_Dikonfirmasi_Event Date

Catatan_Dari_KTU Varchar 255


Tabel 7: Atribut Entitas “Sub Bag. Umum dan

Perlengkapan”


ID_Konfirmasi_SBUP Integer 8 Primary key

Tgl_Dikonfirmasi Date

Catatan_Dari_SBUP Varchar 255


Tabel 8: Atribut Entitas “Sub Bag. Keuangan”


ID_Konfirmasi_SBK Integer 8 Primary Key

Tgl_Dikonfirmasi Date

Tgl_Cairnya_Dana Date

Catatan_Dari_SBUP Varchar 255


Tabel 9: Atribut Entitas “Ruangan”


ID_Ruangan integer 8 Primary key

Nama_Ruangan varchar 25

Luas_Ruangan varchar 10

Fasilitas_Ruangan varchar 70

Kapasitas varchar 8

Fungsi varcar 120


Tabel 10: Atribut Entitas “Event Fakultas”


ID_Event integer 8 Primary key

ID_Ruangan integer 8 Foreign key

ID_Penyelenggara integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_D integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDI integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDII integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_KTU integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBUP integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBK integer 8 Foreign key

Nama_Event varchar 30

Deskripsi_Event varchar 40

Jenis_Event varchar 15

Jumlah_Perserta varchar 10

Jumlah_Panitia varchar 10

Tanggal_Dimulai date

Pukul_Dimulai time

Pukul_Selesai time

Tanggal_Diajukan date

Dana_Yang_Dibutuhkan varchar 20

Proposal_Event file

Catatan varchar 255


Tabel 11: Atribut Entitas “Event Mahasiswa”


ID_Event (PK) integer 8 Primary key

ID_Ruangan (FK) integer 8 Foreign key

ID_Peneyelenggara (FK) integer 8 Foreign key

ID_Persetujuan_WDIII (FK) integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBUP (FK) integer 8 Foreign key

ID_Konfirmasi_SBK (FK) integer 8 Foreign key

Nama_Event varchar 30

Deskripsi_Event varchar 40

Jumlah_Peserta varchar 10

Jumlah_Panitia varchar 10

Tanggal_Dimulai date

Pukul_Dimulai time

Pukul_Selesai time

Tanggal_Diajukan date

Dana_Yang_Dibutuhkan varchar 20

Proposal_Event file

Catatan varchar 255


Tabel 12: Atribut Entitas “Reservasi Ruangan” Atribut Type Length Keterangan

ID_Reservasi integer 8 Primary key

ID_Ruangan integer 8 Foreign key


ID_Event integer 8 Foreign key



27

Tanggal_Digunakan date

Pukul_Mulai_Digunakan time

Pukul_Selesai_Digunakan time


Tabel 13: Atribut Entitas “Disposisi Ruangan”


ID_Dis_Ruangan Integer 8 Primary Key

ID_Persetujuan_D Integer 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDI Interger 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDII Integer 8 Foreign Key

ID_Persetujuan_WDIII Integer 8 Foreign Key

ID_Event Integer 8 Foreign Key

ID_Ruangan Integer 8 Foreign Key

Tanggal_Dis_Ruangan Date

Alasan_Disposisi varchar 255


Setelah database tersebut disusun, untuk

mengetahui bagaimana database tersebut berelasi

dapat dilihat pada ERD gambar 6.

Gambar 6: ERD yang diusulkan


4.4.5 Peran Sistem menyelesaikan kelemahan

Sistem Informasi Berbasis Komputer dapat

memperbaiki kelemahan yang ada, diantaranya

sebagai berikut:

Tabel 14: Sistem menyelesaikan kelemahan

Kelemahan yang ada Solusi

WD III harus menghubungi

SBUP mengenai ruangan

yang kosong maupun

mahasiswa sendiri yang

harus datang untuk

menanyakan, dan proposal

event fakultas yang juga

menggunakan hardcopy

sehingga pengarsipan dapat

menumpuk.

Sistem dapat mengetahui

ketersediaan ruangan secara

langsung, sehingga pihak

penyelenggara event tidak

perlu mengkonfirmasi

ketersediaan ruangan, dan

proses perijinan kedua event

hanya membutuhkan soft copy

sehingga arsip tidak

menumpuk.

Proses reservasi dan

pencatatan ruangan dicatat

secara manual dengan

Microsoft Excel.

Sistem dapat mereservasi

ruangan secara otomatis dan

real-time.

Belum memiliki koordinasi

antara penyelenggara yang

satu dengan lainnya karena

untuk mengetahuinya, pihak

pengguna ruangan harus

menuju ke SBUP untuk

melihat siapa saja yang

menggunakan untuk

mengkonfirmasi

penggunaan ruangan.

Sistem dapat meresevasi

ruangan tanpa perlu

konfirmasi ke SBUP karena

pengguna ruangan dapat

mengetahui siapa saja

penggunanya melalui sistem,

sehingga crash dapat

dihindari.


4.4.6 Solusi bagi proposal event bersrtata

Proposal Event memerlukan tanda tangan

guna persetujuan event oleh pimpinan maupun

pihak yang terlibat. Proposal event yang akan di-

upload pada sistem dapat dibentuk dengan format

.pdf maupun .docx Format tersebut mendukung

Digital Signatures. Digital Signatures pada .pdf

merupakan penjamin data tidak diubah oleh pihak

yang tidak berwenang. Digital Signatures dapat

dibagi menjadi dua, yakni Certified Signatures yang

mengindikasi bahwa penyusun dokumen meupakan

author dokumen dan Approval Signatures yang

dapat mengoptimalisasi prosedur perijinan dalam

alur kerja dengan merekam persetujuan oleh divisi

yang berwenang untuk meng-embedding-kan ke

dalam .pdf (instantssl.com).

4.4.7 Hambatan yang dapat terjadi pada

Sistem

Analis dapat memprediksi berbagai masalah

yang dapat timbul, seperti:

1. Aktor yang jarang atau tidak pernah membuka

sistem yang mengakibatkan menumpuknya

notifikasi status event maupun ajuan perijinan



28

event, sehingga aktor dapat ketinggalan

informasi. Kondisi tersebut berakibat tidak

disiapkannya sebuah event dengan baik.

2. Adanya suatu keputusan yang tidak terstruktur

yang disebabkan oleh faktor nomer 1, sehingga

aktor perlu menghubungi aktor lainnya secara

manual.

3. Menguragi bahkan menghilangkan interaksi

sosial karena pihak penyelenggara event maupun

pihak pemberi ijin event tidak bertemu, berbicara

dan beratatap muka secara langsung, sehingga

penyelenggara maupun pemberi ijin tidak

mengetahui siapa yang mewakilkan dan pola

hidup individualisme dapat meningkat.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian pada Hasil dan

Pembahasan, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Event yang telah diselenggarakan pada tahun

2016 dan 2017 sebagian besar diselenggarakan

oleh organisasi mahasiswa FIA.

2. Alur penyelenggaraan event fakultas saat ini

dimulai dari proposal kegiatan yang diajukan

kepada Dekan kemudian WDI dan WD II

kemudian KTU.

3. Alur penyelenggaraan event organisasi

mahasiswa dimulai dari proposal kegiatan yang

diajukan ke WD III kemudian ke SBUP dan

SBK.

4. Ditemukannya kelemahan seperti pengajuan

event yang masih manual, reservasi dan

pencatatan ruangan yang manual, belum adanya

koordinasi antar penyelenggara terkait ruangan,

dan penggunaan ruangan yang kadang-kadang

terjadi crash.

5. Dari tahap analisis kebutuhan pengguna,

ditemukan Penyelenggara event membutuhkan

informasi ruangan, form dan juga status

persetujuan event. Dekan membutuhkan

informasi ajuan event fakultas, WDI

membutuhkan informasi event fakultas bersifat

akademis, WD II membutuhkan informasi

tentang event fakultas.WD III membutuhkan

informasi event organisasi mahasiswa, KTU

membutuhkan informasi event fakultas, SBUP

membutuhkan informasi event fakultas maupun

event organisasi mahasiswa.

6. Kebutuhan Sistem secara fungsional dapat

menampilkan form event beserta informasi

ruangan yang bisa direservasi dan menampilkan

ajuan event kepada pihak yang berwenang

memberikan ijin dan konfirmasi, dapat mmindah

event, dan dapat mendisposisi ruangan oleh

pihak dekanat.

7. Kebutuhan Sistem secara non-fungsional dapat

beroperasi selama 24 jam, memiliki bandwidth

yang tinggi dan dirancang dengan bug sedikit

mungkin.

8. Kebutuhan keamanan sistem memiliki username

dan password dengan NIM / NIP yang memiliki

masa tenggang berlaku dan keamanan lainnya

yang memadai agar database tidak mudah

dibobol.

9. Hasil desain sistem berupa desain input, proses,

dan output. Desain proses-proses digambarkan

dengan Flowchart, Use Case Diagram, Diagram

Konteks, dan Data Flow Digaram. Desain

Database juga digambarkan dengan database-

database beserta relasinya dalam bentuk Entiry

Relationship Diagram.

10. Perbaikan yang ditawarkan adalah

penyelenggara event mengetahui ruangan yang

tersedia untuk direservasi secara langsung dan

otomatis berserta koordinasi dengan

penyelenggara yang lain tentang siapa saja yang

menggunakan ruangan.

11. Pengunggahan proposal yang berstrata dapat

menggunakan digital signatures pada .pdf.

12. Sistem ini dapat meimbulkan masalah baru yang

dapat timbul, seperti aktor yang jarang dan tidak

pernah membuka sistem sehingga informasi

yang datang tidak diolah yang menyebabkan

penumpukan tugas dan mengurangi interaksi

sosial.

5.2 Saran Peneliti

Adapun saran-saran peneliti bagi pihak-

pihak terkait adalah sebagai berikut:

1. Bagi FIA UB diharpkan dapat

mengimplementasi sistem ini jika program

berbasis web sudah jadi.

2. Bagi Peneliti yang lain maupun ahli

pemograman komputer diharapkan dapat

mengembangkan lagi desain sistem ini

mengingat sistem ini belum mencangkupi

penggunaan kelas kuliah yang harus

mengkonfirmasi ke bagian akademik maupun

jurusan, belum juga mencagkupi

penyelenggaraan event oleh pihak luar fakultas

dan event yang tidak memerlukan ijin kepada

pimpinan sehingga peneliti yang lain maupun

ahli pemrograman kompuer dapat memasukan



29

penyelenggara event dari luar fakultas agar dapat

masuk ke dalam sistem, dan juga proses

penyelenggaraan event oleh Dekanat yang harus

berubah posisi sebagai penyelenggara event pada

sistem sehingga proses penyelenggaraan event

oleh Dekanat belum efektif karena Dekanat

sebagai penyelenggara event tetap harus tertuju

ijinnya kepada Dekan, WD I dan WD II,

sehingga analis mengharapkan pemrograman

komputer agar penyelenggaraan event oleh

Dekanat dapat tertuju langsung kepada KTU.

DAFTAR PUSTAKA

Creswell, John W. 2013. Penelitian Kualitatif dan

Desain Riset. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

Dennis, Alan., Barbara H. Wixom, dan Roberta M.

Roth. 2012. System Analysis and Design.

John & Willey Sons, Inc.

Goldblatt, Joe. 2002. Special Events Twenty-First

Century Global Event Management. New

York: John & Willey Sons, Inc.

Instant SSL. What is a Digital Signature. Comodo

CA Limited. Diakses 12 Juli 2018 dari

https://www.instantssl.com/https-

tutorials/digital-signature.html

Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem

Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:

CV Andi Offset

Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi.

Jakarta: Salemba Humanika

Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon. 2015.

Sistem Informasi Manajemen:Mengelola

Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba

Empat.

Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Bandung:

Penerbit Alfabeta

O’Brien, James A., dan George M. Marakas. 2014.

Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:

Salemba Empat

Oz, Effy. 2009. Management Information Systems.

Boston: Thomson

Republik Indonesia. 2012. Undang-Undang

Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012

Tentang Dikti. Lembaran Negara RI Tahun

2012

Robbins, Stephen P., dan Timothy A. Judge. 2015.

Perilaku Organisasi. Jakarta: Salemba

Empat

Shelly, Gary B., dan Harry J. Rosenblatt. 2012.

Systems Analysis and Design, Ninth Edition.

Boston: Cengage Learning

Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi

Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu

Documents

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EVENT …