Access 2012 1 Largo

Microsoft Access 1.- Introducción 2.- Tablas 3.- Consultas 4.- Formularios 5.- Informes 6.- Consultas de Actualización 7.- Consultas de Eliminación 8.- Consultas de Referencias Cruzadas

1. Introducción

Estamos rodeados de bases de datos. La guía telefónica o las páginas amarillas son bases de datos. Cuando lee un menú en un restaurante está consultando una base de datos. Las fichas de libros en las bibliotecas son grandes bases de datos. Al buscar cualquier información en una base de datos de este tipo, seguramente tendrá que pasar varios minutos hasta localizar lo que le interesa.

Access es un manejador o gestor de bases de datos que facilita el trabajo. Con Access, localizar un libro en la base de datos de una biblioteca puede ser cuestión de pocos segundos.

Antes de comenzar con este documento es recomendable conocer Windows, ya que este es el entorno donde se va a desarrollar el trabajo con Access. Si además tiene conocimientos de Excel será aún más sencillo el aprendizaje, aunque esto último no es imprescindible

Para trabajar con Access, debe tener instalado Microsoft Office Profesional, que es el paquete que incluye Word, Excel y Access, además de otras aplicaciones extra. Una vez que lo tenga instalado en su computador puede activarlo de una de estas dos formas:

Mediante un acceso directo en el escritorio: busque un icono en el escritorio que se titule Access o Microsoft Access.

Mediante la barra de tareas: pulse el botón Inicio, luego Programas y Microsoft Access. Si no aparece aquí quizás esté localizado en otra carpeta dentro de Programas o en el mismo menú Inicio

Si no consigue activar el programa de ninguna de las dos formas anteriores, quizás no tenga instalado Access en su computador.

Cuando activa Access, lo primero que va a encontrar es una ventana con varias opciones:

Base de datos en blanco Asistente para bases de datos

Abrir una base de datos existente

Normalmente utilizará las opciones primera y tercera. La primera opción (base de datos en blanco), permite crear una nueva base de datos mientras que la segunda (abrir una base de datos existente), sirve para utilizar una base de datos que ya esté creada.

Como se supone que no tiene creada ninguna base de datos aún, va a seleccionar la opción “Base de datos en blanco” haciendo un solo clic sobre ella con el botón izquierdo del ratón. Luego pulse el botón Aceptar.

Ahora Access le pregunta cuál será el nombre de la base de datos. Escriba su nombre, por ejemplo. Luego pulse el botón Crear.

De esta forma tan sencilla puede crear una nueva base de datos (vacía de momento)

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La ventana que tiene ahora en pantalla representa su base de datos. Aún no contiene ningún tipo de información porque acaba de crearla. La información se introduce en forma de tablas (si conoce Excel sabrá qué es una tabla)

2. Tablas

Suponga que ya ha creado su base de datos (mire el punto anterior a este). El siguiente paso lógico que se debería dar ahora es el de crear una o varias tablas.

Las tablas son grupos de datos relacionados. La base de datos de una empresa puede tener varias tablas por ejemplo:

Una tabla con todos los productos que vende, los precios, etc... Una segunda tabla con los nombres de los proveedores de la empresa

Otra tabla con los datos de los clientes habituales

etc...

Para comprender esto mejor, suponga que posee una empresa y va a crear las tres tablas anteriores en su base de datos.

La primera de las tablas sería la que contiene los productos que vende la empresa. Podría ser algo parecido a esto:

Producto Precio de compra Precio de ventaPantalones 250 350Falda 150 243Camisa 126 190Traje de baño 45 80

En principio, esta tabla sería mucho más grande, pero se va a crear así como ejemplo:

1. Fíjese en la parte superior de la ventana de Access. Aparece: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tiene que estar activada la primera de ellas, si no está seguro, haga un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la palabra Tablas.

2. A la derecha tiene tres botones. Pulse el que dice Nuevo con el botón izquierdo del ratón.

3. En la nueva ventana que aparece seleccione “Vista diseño”.

4. Pulse el botón Aceptar

5. En esta nueva ventana va a crear su tabla, pero aquí no tiene que introducir los datos (Pantalones, 250.000, etc.), sino que hay que “avisar” a Access cuáles son los datos que va a introducir. Access necesita saber que se van a introducir tres datos (tres campos), que el primero va a ser el Producto, el segundo el Precio de compra y el tercero Precio de venta

a. Vamos a comenzar por el primero, así que teclee la palabra Producto, verá que se escribe en la primera casilla de la izquierda

b. Pulse la tecla Enter

c. En esta segunda casilla tenemos que definir qué tipo de información se va a guardar. Los productos aparecen normalmente en forma de texto (pantalones, faldas, etc.). Fíjese que automáticamente Access define el tipo “texto”, como es el que necesitamos lo dejaremos así

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d. Fíjese que en la parte inferior de la ventana de Access aparece otra casilla que dice “tamaño del campo: 50”. Esto indica que se pueden escribir nombres de productos de hasta 50 caracteres (contando letras, números, espacios en blanco, ...). Si se fija, en nuestra tabla, no se va a necesitar tanto espacio, como mucho 10 o 12 espacios. Se puede introducir 15 por si acaso se añadiera un producto con un nombre algo más largo. Así que borre el número 50 de la casilla de abajo y escriba en su lugar un 15. Aunque parezca poco importante, es preferible no utilizar más espacio del que se va a necesitar, ya que la memoria del computador puede quedar llena de “basura” o de espacios en blanco no utilizados.

e. De esta forma ya ha terminado de introducir el primer campo (Producto) aún faltan otros dos que se rellenan de una forma muy parecida.

f. Haga un solo clic con el botón izquierdo del ratón en la casilla debajo de donde escribió “Producto”

g. Escriba el nombre del siguiente campo: Precio de compra

h. Pulse la tecla Enter

i. Igual que ocurrió antes, Access por defecto hace aparecer el tipo texto, pero en este caso no va a servir, ya que el campo que se está definiendo contiene números (los precios de compra). Pulse la tecla “n” (en el teclado) y verá que aparece el tipo “numérico”. De esta forma se avisa a Access que lo que se va a escribir en este campo van a ser números

j. Como este es un campo “numérico”, no se van a introducir los espacios que va a ocupar (fíjese que en la casilla de abajo ya no dice “50”, sino “entero largo”, ya veremos qué es esto más adelante)

k. Haga clic con el botón izquierdo del ratón en la casilla de abajo y escriba el nombre del último de los campos: Precio de venta

l. Pulse Enter y luego la tecla “n”, ya que también se tiene que definir este campo como numérico

6. De esta forma ya se tiene “definida” la tabla. Ahora solo falta darle un nombre y rellenarla con los datos: Justo debajo de la opción Archivo (en la parte superior de la ventana de Access) tienes un botón llamado “vista” (es el primero de la izquierda). Este botón es el que le permite pasar a introducir los datos una vez que se ha terminado de diseñar la tabla, así que púlselo una vez con el botón izquierdo del ratón

7. Antes de introducir los datos, le pregunta si quiere guardar la tabla que ha definido. Como es lógico le dirá que sí. A continuación escriba el nombre de la tabla, por ejemplo: Productos


9. A la pregunta de ¿Desea crear una clave principal? responda que No (ya se verá más adelante qué es la clave principal)

10. Fíjese que ahora aparece la tabla vacía para que la rellene. Utilice los datos de ejemplo que se encuentran un poco más arriba en este mismo texto:

11. Teclee el primer dato de la tabla: Pantalones

12. Pulse la tecla Enter

13. Teclee el Precio de compra: 250.000


15. Teclee el Precio de venta: 350.000

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17. Como ya no quedan más campos, fíjese que aparece una nueva fila en blanco. Continúe introduciendo el resto de los valores de la tabla

18. Cuando haya terminado:

19. Seleccione la opción Archivo (en la parte superior de la ventana de Access)

20. Seleccione cerrar

21. Fíjese que ahora aparece la ventana de su base de datos, pero ya no está vacía. Si hace un doble clic sobre la tabla “Productos”, verá que se abre la ventana mostrando los datos introducidos.

22. Vuelva a cerrar la ventana de Productos y pruebe ahora a crear esta otra tabla:

Nombre Apellidos Teléfono

Juan Gómez 328471298

Ana García 234837493

Pedro Sánchez 343209830

Marian López 329040239

35. Recuerde seguir los mismos pasos que usó para crear la primera tabla de Productos

3. Consultas

Las consultas en Access permiten “filtrar” la información proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contenga una agenda telefónica, se podría, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados.

Se pueden utilizar consultas tanto para campos numéricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, cree la siguiente tabla en Access (si no sabe cómo hacerlo, vaya al procedimiento en el punto 1 de este documento). Todos los campos son de tipo “texto”, tenga en cuenta que, aunque el teléfono va a contener números, no se van a realizar operaciones con ellos (no se van a sumar los números de teléfono, por ejemplo), además, puede que se quiera incluir guiones (-), paréntesis u otros signos dentro del número. Cuando guarde la tabla asígnele el nombre de “AGENDA” (sin las comillas)

Nombre Apellidos Ciudad TeléfonoAntonio García Caracas 8422597Ana López Los Teques 7798542Antonio Fernández Caracas 2971102Ana García Capanaparo 0524457

Esta tabla contiene cuatro registros. Cada uno contiene los datos personales de algunas personas. Una vez que tenga creada la tabla y haya introducido los cuatro registros cierre la tabla (pero no cierre la base de datos)

Para crear una consulta:

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1. Primero debe activar el apartado de consultas en la ventana de la base de datos. Fíjese que en la parte superior aparece junto a “Tablas”, el apartado “Consultas”, haga clic sobre este apartado para crear la consulta

2. Haga clic sobre el botón “Nuevo” 3. Seleccione la opción Vista diseño y 4. pulse el botón aceptar 5. Aparecerá una nueva ventana con todas las tablas que tiene creadas en la base de datos. Entre ellas debe de

aparecer la que acaba de crear AGENDA (o el nombre que le haya asignado) 6. Selecciónela con el botón izquierdo del ratón y luego pulse el botón Agregar. Si lo hace bien, verá que aparece

una pequeña ventana en la parte superior izquierda de la pantalla con el nombre de la tabla (si no es así, vuelva a repetir la operación hasta que aparezca)

7. Pulse el botón Cerrar 8. Fíjese que en la pequeña ventana que tiene arriba, aparecen los nombres de los campos de la tabla (nombre,

apellidos, ciudad y teléfono) 9. En la parte de abajo aparece otra ventana más grande (que está vacía) llena de filas (campo, tabla, orden,

mostrar, criterios, o) 10. Haga un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo “Nombre” (en la ventana pequeña de arriba).

Si lo hace bien, verá que este campo aparece en la primera de las columnas de la ventana de abajo y que debajo del nombre del campo, aparece el nombre de la tabla

11. Repita lo mismo para el campo apellidos (haz un doble clic sobre él con el botón izquierdo del ratón). Si lo ha hecho bien, debería tener dos columnas, una con el campo “nombre” y otra a la izquierda con el campo “apellidos”

12. Para comprobar el resultado haga clic sobre el botón “Vista” (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda, justo debajo de la palabra “Archivo”). Si lo ha hecho bien, verá que aparecen los datos de la tabla, pero solo el nombre y los apellidos, no aparecen los otros dos campos porque no han sido añadidos.

13. De momento, ya se ha aprendido una de las utilidades que pueden tener las consultas y es la de limitar el número de campos que se van a ver en la pantalla. Veamos otras utilidades más importantes aún:

14. Vuelva a pulsar el botón “Vista” (en la parte superior de la ventana de Access, el primero de la izquierda). De esta forma volvemos al diseño de la consulta

15. Fíjese ahora en la ventana grande de abajo. Existe una fila llamada “Criterios”. Esta fila va a servir para “limitar” los registros que se van a ver en pantalla. Por ejemplo vamos a suponer que se quieren ver los datos de las personas que se llamen “Antonio” Sitúese en la casilla “Criterios” de la primera columna (ya que es en esta columna donde está el campo “nombre”)

16. Escriba el nombre que quiere encontrar, es decir, “Antonio” (sin las comillas) 17. Pulse el botón “Vista” (en la parte superior de la ventana de Access) Si lo ha hecho bien, solo verá dos registros,

los de las dos personas que se llaman “Antonio” 18. Para volver al diseño de la consulta vuelva a pulsar el botón “Vista” 19. Ahora vamos a suponer que se quiere ver solo los de las personas que se llamen Antonio, pero que se apelliden

García, así que escriba en la fila de “Criterio” en la segunda columna (la de los apellidos), el apellido que estamos buscando, es decir, “García” (sin las comillas). De esta forma, ya se ha indicado a Access que se está buscando el nombre “Antonio” y el apellido “García”, ahora solo saldrán en pantalla los que tengan ese nombre y ese apellido

20. Pulse el botón “Vista” para comprobarlo. Si lo ha hecho bien verá los datos de Antonio García que vive en Caracas. Veamos qué otras posibilidades se tienen:

21. Vuelva a pulsar el botón “Vista” 22. Borre el apellido “García” y vuelva a escribirlo una casilla más abajo (en la fila llamada “o:”). Esta fila llamada

“o:” es la que permite añadir criterios que no tienen que cumplirse a la vez. Si ha escrito “Antonio” y “García” en dos filas distintas (uno más arriba que el otro), le está diciendo a Access, que está buscando las personas que se llamen “Antonio” o las que se apelliden “García”, pero no necesariamente las dos cosas juntas.

23. Pulse el botón “Vista” para comprobarlo. Si lo ha hecho bien verás que aparecen Antonio García, Antonio Fernández y Ana García. Si se fija estas tres personas o bien se llaman Antonio o bien se apellidan García (por eso aparecen). El único registro que no sale es el de Ana López, ya que ni se llama Antonio ni se apellida García

24. Fíjese que al haber escrito las dos condiciones (Antonio y García) en filas separadas, Access lo interpreta como que no tienen que cumplirse las dos a la vez. Cuando en el primer ejemplo se escribieron las dos condiciones en la misma fila, solo aparecía Antonio García, ya que era el único que cumplía las dos condiciones a la vez

25. Para terminar la consulta seleccione la opción “Archivo” en la parte superior de la ventana de Access y luego “cerrar”. Cuando haga esto, Access preguntará si quiere que se guarde la consulta que acaba de crear.

26. Pulsa el botón SI para guardar la consulta.

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27. A continuación escriba el nombre de la consulta, este nombre debe ser lo más descriptivo posible, de forma que haga referencia a lo que busca la consulta. Por ejemplo, en este caso, podríamos llamar a esta consulta “Antonios y Garcías”, ya que lo que hace es buscar todas las personas que se llaman Antonio o se apellidan García.

28. Fíjese que aparece el nombre de su consulta, ahora, cada vez que abra esta consulta (haciendo un doble clic sobre ella, por ejemplo) aparecerán en pantalla todas las personas que se llaman Antonio y las que se apellidan García.

Se va a crear una nueva consulta para comprender mejor el proceso1. Asegúrase de que está activada la hoja “Consultas” en la parte superior de la ventana de tu base de datos 2. Pulse el botón Nuevo 3. Seleccione Vista diseño 4. Pulse el botón Aceptar 5. Seleccione su tabla (AGENDA), y pulse el botón Agregar 6. Pulse el botón Cerrar 7. Ahora se van a añadir los cuatro campos que tiene la tabla a la consulta. Para ello, se va haciendo un doble clic

sobre los nombres de los campos que tiene arriba a la izquierda (nombre, apellidos, ciudad y teléfono) 8. Una vez que tenga abajo las cuatro columnas rellenadas con los cuatro campos, muévase hasta la casilla

“criterios” del campo ciudad 9. Escriba “Caracas” (cuidado tiene que escribirlo igual que lo tiene en la tabla) 10. Pulse el botón “Vista”. Si lo ha hecho bien, aparecerán en pantalla los dos registros de Caracas. 11. Suponga que necesita que aparezca, además de los de Caracas, los de Capanaparo. Para ello, vuelva a pulsar

el botón “Vista”, para volver al diseño de la tabla escriba en la casilla debajo de “Caracas”, la otra ciudad que se está buscando: Capanaparo.

12. Ahora Access buscará los registros que sean de Capanaparo ó de Caracas13. Pulse el botón “Vista” para comprobarlo 14. Si aún no está muy seguro de cómo funcionan las consultas, pruebe Ud. mismo a realizar búsquedas de

ciudades, apellidos o nombres y compruebe el resultado utilizando el botón “Vista”.15. En el siguiente ejemplo se verá cómo crear consultas para campos con números. Ya verá que es muy parecido

a las consultas con campos de texto. 16. Para ello cree la siguiente tabla con el nombre SUELDOS. Los campos nombre y apellidos son campos de tipo

“texto”, y el sueldo puede crearlo con un tipo especial que se llama “moneda”, este tipo de campo se utiliza cuando se van a introducir cantidades de dinero

Nombre Apellidos Sueldo

Juan Gómez 10.000

Ana García 15.000

Pedro Sánchez 25.000

Marián López5.525

17. Una vez que haya creado la tabla, ciérrela, active la hoja de “Consultas”, pulse sobre el botón nuevo, agregue la consulta SUELDOS que acaba de crear y pulse el botón Cerrar:

18. En esta tabla se tiene un campo que contiene números. Puede crear una consulta utilizando este campo de la siguiente forma:

a. Añada los tres campos (nombre, apellidos y sueldo), haciendo un doble clic sobre cada uno de ellos en la ventana de la tabla (arriba a la izquierda de la pantalla)

b. Cuando haya añadido los tres campos, se va a establecer un criterio en el campo sueldo, muévase hasta la casilla correspondiente (se supone que ya sabe hacerlo) y escriba 15.000.000

c. Pulse el botón “Vista”. Si lo ha hecho bien, verá que aparece el registro de Ana García, ya que es la única que gana esa cantidad (15.000.000)

d. Vuelva a pulsar el botón “Vista” 19. Borre el criterio 15.000.000 que escribió antes. Puede utilizar también los signos “mayor que” (>) o “menor que”

(<). Por ejemplo, escriba: >15.000.000

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20. Access entiende esto como que quiere ver los que ganan más de esa cantidad. Pulse el botón “Vista”. Si lo ha hecho bien, verá que aparecen los registros de Pedro Sánchez (25.000.000) y Marián López (20.000.000), ya que son los únicos que ganan más de 15.000.000

21. Tenga en cuenta que Ana García no puede aparecer ahora, ya que no gana más de 15.000.000. Habría aparecido si ganara 15.000.001, por ejemplo

22. Vuelva a pulsar el botón “Vista” 23. Cambie el criterio >15.000.000 por >=15.000.000 (solo tiene que poner un signo “=“ entre “>“ y “15.000.000”) 24. Vuelva a pulsar el botón “Vista” 25. Si se fija, ahora sí sale el registro de Ana García. ¿Por qué? Porque al indicar >=15.000.000, se está diciendo a

Access que se buscan números mayores o iguales(=) a 15.000.000, es decir, que de esta forma “entra” en el criterio desde el número 15.000.000 en adelante

26. Pulse el botón “Vista” y cambie el criterio por <20.000.000 27. Pulse el botón “Vista” 28. Fíjese que ahora aparecen Juan Gómez y Ana García, que son los dos que ganan menos (<) de 20.000.000. No

aparece Marian López ya que gana exactamente 20.000.000, no menos Si cambia el criterio por <=20.000.000, verá que sí entra Marián López.

4. Formularios

¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas

Ya sabe que cuando trabaja con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.

Se puede mejorar el aspecto de una tabla cuando se visualiza en pantalla gracias a los formularios.

Para crear un formulario, pruebe los siguientes pasos:1. Abra una base de datos que tenga creada (sirve cualquiera que haya creado siguiendo este documento, por

ejemplo) 2. Active la hoja “Formularios”, en la parte superior de la ventana de la base de datos

3. Pulse el botón “Nuevo”

4. Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el “asistente”. El asistente es un pequeño programa que, formula una serie de preguntas y es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que se busca)

5. Haga un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción “asistente para formularios”

6. En la casilla en blanco que tiene un poco más abajo puede elegir la tabla que quiere utilizar para crear el formulario.

7. Seleccione una cualquiera y pulsa el botón aceptar

8. Verá que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla

9. A la derecha tiene un panel en blanco. Los campos que pase a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha

10. Pulse el botón “Siguiente”

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11. En esta ventana simplemente tiene que elegir el formato que quiere que se utilice para mostrar los campos: “En columnas” y “Justificado” hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que una cédula, por ejemplo), “Tabular” y “Hoja de datos” hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ve la tabla).

12. Seleccione “En columnas” por ejemplo

13. Pulse el botón “Siguiente”

14. Ahora tiene distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van a aplicar para ver la tabla. Vaya haciendo clic sobre todos ellos y fíjese en el ejemplo que aparece a la izquierda. Cuando vea uno que le guste, selecciónelo con el ratón y luego pulse el botón “Siguiente”

15. En este último paso, simplemente tiene que escribir un nombre para el formulario (en la parte superior de la ventana). Normalmente ya aparece el nombre de la tabla que ha utilizado para crear el formulario, si no quiere cambiar este nombre por otro simplemente pulse el botón “Terminar”

16. Tras unos segundos, verá el formulario en pantalla con el estilo de colores que seleccionó

17. Fíjese que en la parte inferior del formulario tiene una serie de botones. Estos botones le sirven para pasar de un registro a otro: ( |< ) pasa al primer registro, ( < ) retrocede un registro (no funciona si está en el primero), ( > ) avanza un registro, ( >| ) avanza hasta el último registro y ( >* ) añade un nuevo registro.

18. Aquí puede ver los datos que tiene escritos, borrarlos, modificarlos, añadir datos nuevos, ... igual que en la tabla, ya que, de hecho, lo que está viendo es la tabla, lo que ocurre es que la está viendo a través del formulario, que es el que le da la apariencia, los colores, etc.

19. Como verá, gracias al asistente se puede crear rápidamente un formulario. Lo único malo que tiene es que lo crea a su manera, es decir, según unos patrones que tiene predefinidos.

Se puede personalizar el formulario una vez que ha sido creado de la siguiente forma:20. Pulse el botón “Vista” 21. De esta forma se pasa al diseño del formulario 22. Quizás le parezca algo difícil lo que ve en pantalla, pero no es más que el esquema del formulario. Básicamente

tiene tres bandas o apartados: “Encabezado del formulario”, “Detalle” y “Pie del formulario”. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del formulario y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del formulario) En el apartado de detalle verá que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros:

23. Haga un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo suelte Sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha). De esta forma tan sencilla puede modificar la posición de los campos en la pantalla

24. Para eliminar un campo del formulario, haga clic sobre el y luego pulse la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la tecla Enter)

25. Para añadir un campo al formulario seleccione la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access 26. Seleccione “lista de campos” 27. Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos 28. Haga un doble clic sobre el nombre del campo que quiera añadir y aparecerá en la ventana del formulario 29. Ahora puede seleccionarlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del formulario que desee 30. También puede modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma: Seleccione cualquiera de los campos

que tiene en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón). Fíjese que en la parte superior de la ventana de Access tiene una serie de botones (parecidos a los que tiene en Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsa el botón que tiene una N oscura, aplicará el estilo “negrilla” al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tiene otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado. Justo a la derecha tiene los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha

31. Los tres botones que tiene a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debe pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsa este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Seleccione el que más te guste.

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32. El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debe pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo)

33. El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puede probarlo igual que los anteriores 34. Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el “efecto”. El efecto

puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Prueba distintas combinaciones 35. A la izquierda del botón de negrilla (N) tienes el tamaño de la letra. Mientras más grande haga el número de

esta casilla, más grande aparecerá el texto. 36. Más a la izquierda aún, tiene la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tenga instalados en tu

computador, tendrá aquí más o menos posibilidades. 37. Una vez que haya terminado de modificar el aspecto del formulario, pulse el botón “Vista” para comprobar el

resultado.

5.- Informes

Los informes sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios).

De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.

Lo primero que vamos a necesitar es la siguiente tabla, así que créela y tenga en cuenta que todos los campos serán de tipo texto menos “fecha” que será de tipo “fecha/hora”, “casado” que será de tipo “si/no” y “sueldo” que será de tipo “moneda”. Los campos de tipo “si/no” aparecen luego en forma de casilla de selección, cuando vaya a rellenarlo verá que pulsando sobre el campo con el ratón se activa o se desactiva (representando el si y el no). Cree la tabla y dele el nombre: EMPLEADOS

Nombre Apellidos Departamento Fecha Casado SueldoJuan García A 10/10/84 Si 1.250Ana García A 10/01/71 Si 1.125Pedro Santurce B 21/09/70 No 1.750Sandra Smith B 04/02/75 No 1.750

Para crear un informe nuevo puede hacer lo siguiente:1. Abra una base de datos que tenga ya creada (sirve alguna que haya creado siguiendo este documento, por

ejemplo). 2. Active la hoja “informes” en la parte superior de la ventana de la base de datos 3. Pulse el botón “nuevo” 4. Seleccione “asistente para informes” 5. En la casilla inferior (en blanco), seleccione la tabla EMPLEADOS 6. Pulse el botón aceptar 7. Aquí aparecen dos paneles, uno a la izquierda (con los nombres de los campos de la tabla) y otro a la derecha

(vacío). Los campos que pasen al panel de la derecha serán los que aparezcan en el informe. Para pasar campos al panel de la derecha, puede utilizar los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa un solo campo cada vez que lo pulsas, (>>) pasa todos los campos al panel de la derecha, (<) quita uno de los campos del panel de la derecha (<<) quita todos los campos del panel de la derecha. Añada todos los campos al panel derecho y pulsa el botón “siguiente”

8. El siguiente paso es el de “nivel de agrupamiento”. Aquí puede indicar que el listado aparezca en “grupos”. ¿qué tipo de grupos? pues por ejemplo, en nuestra tabla existe un campo llamado DEPARTAMENTO, que contiene el departamento donde trabaja cada empleado. Si le indica a Access que agrupe el listado por este campo, hará que aparezcan primero los de un departamento y luego los de otro. Para ello haga clic sobre el campo DEPARTAMENTO y luego pulsa el botón ( > ) para añadirlo al panel de la derecha.

9. Pulse el botón “siguiente” 10. En esta ventana tiene la posibilidad de añadir un “orden” a la tabla. Por ejemplo, si está haciendo un informe para

una tabla que tiene nombres y apellidos, puede ser bastante útil ordenar la tabla primero por los apellidos y luego por los nombres, de forma que si hubiera dos hermanos, aparecería primero el que le correspondiera

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alfabéticamente según su nombre. Tiene cuatro casillas numeradas del 1 al 4. Pulse sobre la primera y seleccione el campo “apellidos”. Este será el campo principal por el que se ordenará la tabla.

11. Puede hacer lo mismo en la segunda casilla y seleccionar “nombre” 12. Abajo tiene un botón llamado “opciones de resumen”. Este botón le permite añadir al final del listado algunas

operaciones. Por ejemplo, puede decirle a Access, que haga una media de los sueldos, por ejemplo. Para ello pulsa el botón “opciones de resumen”. Fíjese que aparece solo el nombre del campo “sueldo” ya que es el único numérico con el que se pueden hacer operaciones. Puede hacer las operaciones suma, promedio, máximo y mínimo sobre el campo, según la casilla que seleccione (pruebe por ejemplo la del promedio)

13. Pulse el botón “aceptar” 14. Pulse el botón “siguiente” 15. El paso siguiente es muy sencillo. Tiene una serie de distribuciones disponibles (en pasos, esquema, bloque,

etc.). Si selecciona cada una de ellas, verá un ejemplo de cómo es en el panel de la izquierda. Algunas distribuciones aprovechan el papel mejor que otras, otras muestran líneas o cuadros. Más a la derecha puede indicar si deseas que el papel aparezca en horizontal o en vertical. El horizontal está recomendado cuando se van a visualizar muchos campos. Como este no es el caso, déjelo en vertical. Seleccione una cualquiera y pulse el botón Siguiente

16. Ahora puede escoger un estilo. Los estilos se basan en tipos de letra, colores y líneas que den un aspecto homogéneo a la tabla cuando la imprima. Seleccione el que más le guste y pulse el botón “Siguiente”

17. Para terminar solo tiene que darle un nombre al informe, normalmente aparece indicado el mismo nombre que tiene la tabla que está utilizando para hacer el informe, si no le gusta puede cambiarlo.

18. Pulse el botón “Terminar”. Si lo ha hecho bien verá una vista preliminar del informe.19. Si lo quiere imprimir, selecciona “archivo” en la parte superior de la ventana de Access. Luego “imprimir” y luego

“aceptar”

Se puede personalizar el informe una vez que ha sido creado de una forma muy parecida a como se haría con un formulario:20. Pulse el botón “Vista” (debajo de “archivo” en la parte superior de la ventana de Access). De esta forma se pasa al

diseño del informe. Quizás le parezca algo complicado lo que ve en pantalla, pero no es más que el esquema del informe. Básicamente tiene tres bandas o apartados: “Encabezado del informe”, “Detalle” y “Pie del informe”. El encabezado representa lo que aparecerá en la parte superior del informe y el pie lo que aparecerá abajo. El detalle representa la zona donde van a aparecer los datos de la tabla (justo en el centro del informe)

21. En el apartado de detalle verá que aparecen los nombres de los campos dentro de unos recuadros: 22. Haga un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre cualquiera de los campos y no lo suelte 23. Sin soltar el botón del ratón, arrástrelo hacia cualquier dirección (arriba, abajo, izquierda o derecha, pero no lo

saque de su sección). De esta forma tan sencilla puede modificar la posición de los campos en la pantalla 24. Para eliminar un campo del informe, haga clic sobre él y luego pulse la tecla suprimir (Supr, a la derecha de la

tecla Enter) 25. Para añadir un campo al informe seleccione la opción Ver en la parte superior de la ventana de Access 26. Seleccione “lista de campos” 27. Aparecerá una pequeña ventana con los nombres de todos los campos 28. Hagaun doble clic sobre el nombre del campo que quiera añadir y aparecerá en la ventana del informe. Ahora

puede pincharlo con el ratón y arrastrarlo hacia el lugar del informe que desee.

También puede modificar el aspecto de los campos de la siguiente forma:29. Seleccione cualquiera de los campos que tiene en pantalla (haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo

del ratón) 30. Fíjese que en la parte superior de la ventana de Access tiene una serie de botones (parecidos a los que tiene en

Word o Excel) para modificar el aspecto del texto. Si pulsa el botón que tiene una N oscura, aplicará el estilo “negrilla” al texto, es decir, que aparecerá más resaltado. Al lado tiene otros botones K y S que activan respectivamente cursiva (letra inclinada) y subrayado.

31. Justo a la derecha tiene los botones de alineación, el primero alinea a la izquierda, el segundo al centro y el tercero a la derecha

32. Los tres botones que tiene a continuación son para modificar los colores, el primero (que tiene dibujado un cubo con pintura), modifica el color de fondo del cuadro. Para seleccionar el color, no debe pulsar justo encima del cubo, sino en el pequeño botón que está justo a su derecha (es un pequeño botón con un triángulo apuntando hacia abajo). Si pulsa este botón aparecerá una lista de colores disponibles. Seleccione el que más le guste.

33. El siguiente botón modifica el color del texto. Igual que en el botón anterior, debe pulsar sobre el botón pequeño que está al lado (el que tiene un triángulo apuntando hacia abajo). El último de los tres botones modifica el color de las líneas. Puede probarlo igual que los anteriores

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34. Los dos últimos botones modifican respectivamente el ancho de las líneas del recuadro y el “efecto”. El efecto puede ser una sombra o un relieve, por ejemplo. Pruebe distintas combinaciones

35. A la izquierda del botón de negrilla (N) tiene el tamaño de la letra. Mientras más grande haga el número de esta casilla, más grande aparecerá el texto.

36. Más a la izquierda aún, tiene la fuente o tipo de letra. Depende de los tipos de letra que tenga instalados en tu computador, tendrás aquí más o menos posibilidades.

37. Una vez que haya terminado de modificar el aspecto del informe, pulse el botón “Vista” para comprobar el resultado

6.- Consultas de Actualización

Se supone que si ha llegado a este punto del documento, es porque ya sabe qué es una consulta y tiene conocimientos previos de Access. Las consultas de actualización y las de eliminación son un tipo de consulta avanzada que permiten eliminar registros o bien modificar automáticamente los valores de ciertos campos.

La forma de crear una consulta de estos tipos no es demasiado complicada (especialmente las consultas de eliminación), así que se va a comenzar creando la siguiente tabla, sobre la que haremos ejemplos. El campo memoria debe ser de tipo numérico. Llame a la tabla COMPUTADORES:

Modelo Procesador Memoria Tarjeta gráfica PrecioA1 K7 64 Asus 1.140A2 Pentium 4 64 Intel 1.720A3 Pentium 4 64 Intel 1.590A4 K7 64 Asus 1.555

Suponga que posee una flamante tienda de computadores y que tiene cuatro modelos a la venta. Cada uno con una configuración distinta (procesadores, memoria, etc.)

Suponga ahora que, por exigencias del mercado, va a ampliar la memoria a 128 Mb, pero solo de aquellos modelos con procesador K7. Se tienen dos opciones:

Modificar en la tabla los valores por uno mismo: Esta opción parece la más rápida cuando se tienen pocos registros (como en este caso)

Utilizar una consulta de actualización que haga los cambios automáticamente: Esta opción es la mejor cuando existen muchos registros

En este caso debería utilizar el primer método y cambiar los valores de los dos registros con procesador K7 a mano. Pero como esto es solo un ejemplo se verá como se haría utilizando una consulta de actualización:

1. Active la hoja “consultas” en la parte superior de la ventana de la base de datos 2. Pulse el botón “nuevo”

3. Seleccione “vista diseño” y pulse el botón “aceptar”

4. Seleccione el nombre de la tabla COMPUTADORES y pulse el botón “agregar”

5. Pulse el botón “cerrar”

6. Una vez añadida la tabla COMPUTADORES a la consulta, Access creerá que se está creando una consulta normal si no se lo avisamos. Para definir la consulta como de actualización :

7. Seleccione la opción “consulta” en la parte superior de la ventana de Access

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8. Seleccione la opción “consulta de actualización”. De esta forma Access ya sabe que vamos a crear una consulta de actualización

9. Ahora vaya añadiendo los cinco campos en de la tabla haciendo doble clic sobre cada uno de ellos (modelo, procesador, memoria, tarjeta gráfica y precio, cada uno debe aparecer en una columna diferente de la consulta)

10. Como se quiere cambiar la memoria solo a los computadores con procesador K7, hay que indicárselo a Access: En la fila “criterio” de la columna del campo “procesador” escriba “K7” (sin las comillas)

11. Ahora falta decirle qué es lo que se quiere cambiar en la tabla. Lo que se quiere cambiar es que la memoria sea 128Mb, escribe “128” (sin las comillas) en la fila “actualizar a” de la columna del campo “memoria” (la casilla “actualizar a” es la que le dice a Access qué es lo que se quiere cambiar).

12. De esta forma le está diciendo a Access que se quiere actualizar el valor del campo memoria a 128, pero solo de los que tengan el procesador K7 (el primer y último registro en este caso)

13. Pulse el botón “vista” (justo debajo de “archivo”)

14. Este botón solo nos va a servir para ver que efectivamente aparecen los computadores con procesador K7, pero fíjese que todavía siguen teniendo 64 de memoria

15. Vuelva a pulsar el botón “vista”

16. Ahora seleccione la opción “consulta” en la parte superior de la ventana de Access

17. Seleccione ejecutar

18. Aparecerá un cuadro de diálogo advirtiendo que va a realizar una modificación que afectará a dos registros (los dos K7). Cierre la ventana pulsando el botón “Si”


20. Si lo ha hecho bien, aparecerán los dos registros pero el valor del campo “memoria” será ahora 128

21. Como ve, crear una consulta de actualización es parecido a crear una consulta de selección normal. Aunque la cosa se puede complicar un poco:

22. Vuelva a pulsar el botón “vista” para volver al diseño de la consulta

23. Borre los valores 128 y K7 de la consulta para crear otra nueva

24. Ahora suponga que, por exigencias del mercado, necesita bajar el precio de los computadores con procesador Pentium III en 50

25. Escriba en la casilla “criterios” de la columna del campo “procesador” “Pentium III” (escríbalo con comillas, y tenga cuidado en escribirlo igual que lo tiene en la tabla, ya que no es lo mismo escribir un espacio entre la palabra Pentium y III que escribir dos espacios)

26. Como lo que se quiere hacer es disminuir el precio en 50 ¿se escribe 50 en la columna de precio? Piénselo bien, si se escribe 50, estará aplicando ese precio al computador en lugar de restárselo. O sea, que el computador pasaría a valer 50.

27. Solucionar este problema se hace de la siguiente forma:

28. En la casilla “actualizar a” de la columna del campo “precio” haga clic una sola vez con el botón DERECHO del ratón

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29. Seleccione “generar ...”

30. Verá que aparece una nueva ventana. A la izquierda tiene un panel que dice tablas, consultas, formularios, informes,... Si hace un doble clic sobre “tablas” verá que aparecen debajo todas las tablas que ha creado en la base de datos que tiene abierta. Entre ellas debe aparecer obviamente la tabla COMPUTADORES que es con la que se está trabajando.

31. Selecciónela con el ratón

32. Fíjese que en el panel de al lado aparecen ahora los nombres de los campos de la tabla COMPUTADORES. Entre ellos debe aparecer el campo “precio” que es al que interesa restarle los 50 Bs. Seleccione el campo “precio” haciendo un doble clic sobre su nombre. Si lo hace bien, aparecerá en la casilla de arriba entre corchetes y precedido del nombre de la tabla (computadores). Esto es normal.

33. Ahora suelte el ratón y escriba el signo de restar (-) y escriba 50 (sin punto ni Bs., solo 5000). De esta forma, le está diciendo a Access que al campo precio le quiere restar 50


35. Pulse el botón “vista”, para comprobar que salen los registros que queremos (los Pentium 4). Fíjese en su precio


37. Seleccione “consulta” en la parte superior de la ventana de Access

38. Seleccione ejecutar

39. Verá un cuadro de diálogo avisándole que va a modificar dos registros (los Pentium 4)

40. Pulse el botón Si

41. Pulse el botón “vista” y compruebe que el precio ha sido reducido en 50

42. Evidentemente, cada vez que seleccione “consulta” y luego “ejecutar” se restarán 50 al precio. Si lo hace muchas veces, el precio quedará muy reducido al final

43. Cierre la consulta y dele el nombre “-50”

44. Fíjese que ahora aparece en la ventana de la base de datos

45. Cada vez que haga un doble clic sobre el nombre de esta consulta se restarán las 50 Bs. Esto quiere decir que puede tener guardadas consultas de actualización para modificar periódicamente una tabla de su base de datos. Simplemente haciendo un doble clic sobre ella

46. Pruebe ahora a sumar 64 Mb de memoria a los computadores con tarjeta gráfica Asus

7.- Consultas de Eliminación

(Para realizar el siguiente ejemplo, necesitará la tabla contenida en el punto anterior de este documento - Consultas de actualización)

Las consultas de eliminación son mucho más sencillas de utilizar que las de actualización. Como puede imaginar, las consultas de eliminación sirven para eliminar registros que no se necesiten. Por ejemplo, utilizando la tabla del ejemplo anterior se van a eliminar los registros de los computadores K7

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Para ello:1. Active la hoja “consultas” en la parte superior de la ventana de la base de datos 2. Pulse el botón “nuevo” 3. Seleccione vista diseño y pulse el botón aceptar 4. Seleccione la tabla COMPUTADORES con el botón izquierdo del ratón y luego pulse agregar 5. Pulse el botón cerrar 6. Añada todos los campos a la consulta haciendo un doble clic sobre sus nombres (modelo, procesador, memoria,

tarjeta gráfica y precio) 7. Seleccione “consulta” en la parte superior de la ventana de Access 8. Seleccione “consulta de eliminación” 9. Para eliminar los computadores con procesador K7, escriba “K7” (sin las comillas) en la casilla criterio de la

columna del campo “procesador” 10. Pulse el botón “vista” y compruebe que salen los computadores con procesador K7 11. Vuelva a pulsar el botón “vista” 12. Seleccione “consulta” en la parte superior de la ventana de Access 13. Seleccione “ejecutar” 14. Aparecerá una ventana avisándole que va a eliminar dos registros (los dos K7) y que luego no podrá recuperarlos.

Responda pulsando el botón Si 15. Cierre la consulta 16. Active la hoja “tablas” en la parte superior de la ventana de la base de datos

Haga un doble clic sobre la tabla COMPUTADORES. Si lo ha hecho bien, no aparecerán los computadores que tenían procesador K7

17. Ahora pruebe Ud. realizar otra consulta de eliminación para eliminar los que tienen tarjeta gráfica Intel

8.- Consultas de Referencias Cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas son quizás el tipo de consultas mas complicadas de entender (no de crear), es decir, lo complicado no es crear una consulta de referencias cruzadas, sino entender su utilidad, para qué sirve.

En general se puede decir que sirven para realizar resúmenes de tablas grandes. Bien utilizadas es una de las herramientas más útiles que posee Access

La mejor forma de comprenderlo es en la práctica, así que se va a crear la siguiente tabla. Defina el campo Cantidad como numérico, el campo precio como moneda y el campo fecha de venta como fecha/hora. Llame a la tabla CARROS:

Vendedor Carro vendido Cantidad Precio Fecha de ventaRBV BMW 2 150.500 11/05/12ACC Audi 3 300.000 11/05/12ACC Audi 2 257.000 12/05/12RBV BMW 4 400.500 12/05/12PQA Audi 2 199.700 12/05/12

En esta tabla se ven las ventas de carros que han realizado una serie de vendedores. Esta lista, podría ser mucho más grande (podría indicar, por ejemplo las ventas anuales de varias sucursales). Además, se podrían tener muchos más vendedores (en lugar de solo tres)

En este caso, quizás interesa tener a mano un resumen que diga cuántos carros ha vendido cada vendedor. Qué carros se han vendido más y quién los han vendido, la media de ventas de un determinado vendedor, etc. En realidad, las consultas de referencias cruzadas, lo que hacen es esto: crear un resumen

Aunque pocos de nosotros podemos alardear de tener un concesionario de carros (yo no, por supuesto), se verá como solucionar este problema gracias a las consultas de referencias cruzadas:1. Active la hoja de “consultas” en la ventana de la base de datos 2. Pulse el botón “nuevo”

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3. Seleccione “asistente para consultas de referencias cruzadas” 4. Pulse el botón aceptar 5. En ventana que aparece ahora tiene que definir simplemente qué tabla quiere utilizar para crear la consulta de

referencias cruzadas. Seleccione la tabla CARROS y pulse el botón “siguiente” 6. Ahora Access pregunta qué campo se quiere utilizar como título de fila en el resumen. Seleccione el campo

Vendedor haciendo un doble clic sobre él. Si lo ha hecho bien, el nombre del campo aparecerá en el panel de la derecha

7. Pulse el botón “siguiente” 8. Ahora Access pregunta qué campo quiere utilizar como columna en el resumen. Seleccione el campo “carro

vendido” haciendo un simple clic sobre su nombre. Pulse el botón “siguiente” 9. Antes de seguir reflexionemos ¿qué se ha hecho hasta ahora? Se ha creado un resumen que tiene como filas los

nombres de los vendedores y como columnas, los carros que se han vendido, es decir, que de momento tenemos algo parecido a esto:

Vendedor Audi BMW ACC PQA RBV

10. Fíjese que en la tabla de arriba aparecen los tres vendedores que hay, pero solo uno cada vez, uno por cada fila.11. Fíjese también que como columnas aparecen los nombres de los carros, pero una vez cada uno

12. ¿Qué podría aparecer en la intersección de cada fila con cada columna? Eso es lo que se está preguntando ahora Access. Fíjese que en la parte superior de la ventana aparecen dos paneles, en el de la izquierda tiene los nombres de los tres campos que aún no ha utilizado (cantidad, precio y fecha de venta) y en el de la derecha aparecen una serie de funciones.

13. Sería una buena opción seleccionar el campo “cantidad” en el panel de la izquierda y la función “suma” en el de la derecha, ya que de esta forma, Access sumaría cuántos carros ha vendido cada vendedor. Así que seleccione “cantidad” y “suma” y pulse el botón “siguiente”

14. En esta última ventana solo tiene que escribir el nombre que quiere asignar a la consulta (si es que no le gusta el que le propone Access).

15. Por último pulse el botón terminar. Si lo ha hecho bien, debería aparecer algo parecido a esto:

Vendedor Total de cantidad Audi BMW ACC 5 3 2 PQA 2 2 RBV 3 1 2

16. ¿Cómo se puede leer esta tabla? En primer lugar está diciendo que el vendedor ACC ha vendido en total 5 carros, 3 han sido Audi y 2 han sido BMW (puede comprobarlo en la tabla)

17. PQA ha vendido 2 carros y los dos han sido BMW

18. RBV ha vendido 3 carros, 1 Audi y 2 BMW

19. De la misma forma, se podría haber seleccionado los campos “precio” y “suma” en el penúltimo paso. En ese caso se habría obtenido en la intersección de cada fila con cada columna, la cantidad de dinero que ha conseguido cada vendedor. Como podrá ver las combinaciones son muchas y el resultado es bastante útil, sobre todo en caso de trabajar con tablas grandes.

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Documents

Access 2012 1 Largo