A Data CenA data center migration checklist to mitigate riskter Migration Checklist to Mitigate Risk

8/16/2019 A Data CenA data center migration checklist to mitigate riskter Migration Checklist to Mitigate Risk

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2016. 6. 3. A data center migration checklist to mitigate risk

http://searchdatacenter.techtarget.com/tip/A-data-center-migration-checklist-to-mitigate-risk?vgnextfmt=print 1/4

S e a r c h D a t a C e n t e r . c o m

A d a t a c e n t e r m i g r a t i o n c h e c k l i s t t o m i t i g a t e r i s k

B y P a u l K o r z e n i o w s k i

M a j o r I T c h a n g e s a r e i n e v i t a b l e , b u t b u s i n e s s e s c a n m i t i g a t e t h e i r i n h e r e n t r i s k b y f o l l o w i n g a

p r o p e r d a t a c e n t e r m i g r a t i o n c h e c k l i s t .

D a t a c e n t e r s c o n s i s t o f c o m p l i c a t e d , d e n s e l y p o p u l a t e d r a c k s o f h a r d w a r e r u n n i n g a l l k i n d s o f

s o f t w a r e , c o n n e c t e d b y o o d l e s o f c a b l i n g . S o , w h e n t h e f i r m p l a n s t o m i g r a t e a n a p p l i c a t i o n , a

b u s i n e s s g r o u p o r p e r h a p s t h e e n t i r e I T i n f r a s t r u c t u r e t o a n e w p l a t f o r m , i t c a n c a u s e a p a n i c . A

m i g r a t i o n m e a n s s i f t i n g t h r o u g h t h e c o m p l e x w e b o f c o n n e c t e d d e v i c e s , a p p l i c a t i o n s , c o o l i n g

s y s t e m s a n d c a b l e s t o m a p o u t a l l i n t e r d e p e n d e n c i e s , t h e n p l a n n i n g a n d e x e c u t i n g o n a d a t a

c e n t e r m i g r a t i o n p r o j e c t p l a n w i t h m i n i m a l d i s r u p t i o n s .

H e r e i s a d a t a c e n t e r m i g r a t i o n c h e c k l i s t i n 1 0 e a s y s t e p s .

1 . U n d e r s t a n d w h y y o u ' r e m i g r a t i n g

B u s i n e s s e s h a v e d i f f e r e n t r e a s o n s f o r m i g r a t i n g t o a n e w s y s t e m , a n d t h o s e m o t i v e s a l t e r t h e

p o t e n t i a l c h a l l e n g e s I T w i l l f a c e d u r i n g m i g r a t i o n . P e r h a p s m a r k e t s u c c e s s c a u s e d e x p l o s i v e

g r o w t h t h a t r e n d e r e d t h e c u r r e n t d a t a c e n t e r f a c i l i t y o b s o l e t e : M o r e p r o c e s s i n g p o w e r i s n e e d e d .

P e r h a p s t h e c o m p a n y w a n t s t o s a v e c o s t s : D a t a c e n t e r c o n s o l i d a t i o n a n d r i g h t - s i z i n g b y

c o m b i n i n g s y s t e m s w i l l l o w e r l i c e n s i n g a n d o p e r a t i o n a l e x p e n s e s .

M e r g e r s a n d a c q u i s i t i o n s o f t e n d r i v e a d a t a c e n t e r m i g r a t i o n p r o j e c t : T h e t w o g r o u p s m u s t

b e c o m e o n e c o h e s i v e o r g a n i z a t i o n . R e g u l a t o r y r e q u i r e m e n t s a l s o s p a r k c h a n g e : A c o r p o r a t i o n w i l l

r e v a m p i t s d a t a c e n t e r t o s h o r e u p b a c k u p , a r c h i v i n g , d a t a m a n a g e m e n t a n d s e c u r i t y .

2 . M a p o u t a c l e a r p l a n

T h e s u c c e s s o r f a i l u r e o f a m i g r a t i o n p r o j e c t d e p e n d s o n h o w w e l l t h e I T d e p a r t m e n t c o m p l e t e s

i t s d u e d i l i g e n c e . A s k t h e r i g h t q u e s t i o n s l o n g b e f o r e y o u t o u c h a n y d a t a c e n t e r s y s t e m .

" G e n e r a l l y , c o m p a n i e s s t a r t 1 8 m o n t h s a h e a d , " s a i d T i m S c h u t t , v i c e p r e s i d e n t a t T r a n s i t i o n a l D a t a

S e r v i c e s ( T D S ) , a t e c h n o l o g y c o n s u l t i n g c o m p a n y b a s e d i n W e s t b o r o u g h , M a s s .

C r e a t e a d a t a c e n t e r m i g r a t i o n p r o j e c t p l a n t h a t i d e n t i f i e s t h e s t e p s i n t h e p r o c e s s , a s w e l l a s t h e

k e y r e s o u r c e s n e e d e d . D e f i n e t h e s c o p e a n d s i z e o f t h e p r o j e c t , a n d t h e n e x a m i n e k e y l i m i t i n g

f a c t o r s , s u c h a s s y s t e m a v a i l a b i l i t y a n d s e c u r i t y . S e t a m i g r a t i o n b u d g e t a n d g e t t h e o r g a n i z a t i o n ' s

a p p r o v a l . F i n a l l y , a c c o u n t f o r f u t u r e s y s t e m r e q u i r e m e n t s , a n d l e a v e e n o u g h c a p a c i t y i n t h e n e w

s y s t e m s t o s u p p o r t f u t u r e g r o w t h .

3 . G e t e v e r y o n e o n b o a r d

H o w w i l l t h e c h a n g e a f f e c t o t h e r d e p a r t m e n t s w i t h i n t h e o r g a n i z a t i o n ? I n d i v i d u a l s t a k e h o l d e r s

v i e w t h e d a t a c e n t e r m i g r a t i o n u n i q u e l y b e c a u s e t h e y c o n c e n t r a t e o n l y o n h o w a m o v e a f f e c t s

t h e i r d a i l y o p e r a t i o n s .

http://searchservervirtualization.techtarget.com/tip/IT-budget-planning-in-the-face-of-an-eventual-cloud-migrationhttp://searchnetworking.techtarget.com/tip/Calculate-the-cost-of-downtime-ROI-calculatorhttp://searchdatacenter.techtarget.com/news/1360157/Data-centers-deal-with-the-fallout-of-mergers-and-acquisitionshttp://searchdatacenter.techtarget.com/tip/Data-center-consolidation-strategy-can-benefit-from-ITIL-lifecyclehttp://searchcloudcomputing.techtarget.com/tutorial/How-providers-affect-cloud-application-migration


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T h e C F O v i e w s t h e p r o j e c t a s a c o s t c u t t e r . T h e d a t a c e n t e r m a n a g e r p e r c e i v e s i t a s a l o g i s t i c a l

n i g h t m a r e - - o n e g i a n t , m u l t i y e a r c h e c k l i s t o f a c t i o n s w i t h h a z a r d s l u r k i n g e v e r y w h e r e . T h e

s y s t e m s a d m i n i s t r a t o r s v i e w i t a s a t e c h n i c a l c h a l l e n g e . T h e b u s i n e s s u n i t s m i g h t e n v i s i o n

o u t a g e s t h a t w i l l t h r e a t e n t h e i r p e r f o r m a n c e .

F i r s t , i t i s i n c u m b e n t o n t h e d a t a c e n t e r m a n a g e r t o u n d e r s t a n d t h o s e d i f f e r e n t v i e w p o i n t s w i t h i n

a n d o u t s i d e t h e I T t e a m . S p e n d t i m e i n t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s . E a r l y i n t h e p r o c e s s , m a k e t h e s e

e m p l o y e e s a w a r e o f t h e c h a n g e s t h a t a r e c o m i n g . A s t h e m i g r a t i o n u n f o l d s , p u l l i n d i f f e r e n t

d e p a r t m e n t s ' e x e c u t i v e s f o r p l a n n i n g ; m a k e s u r e t h e i r v o i c e i s h e a r d . T h i s w i l l e n c o u r a g e n o n - I T

p e r s o n n e l t o s u p p o r t t h e p r o j e c t a n d w o r k w i t h y o u r t e a m t o s o l v e a n y p r o b l e m s .

4 . C o m p l e t e a n i n v e n t o r y

I T d e p a r t m e n t s o f t e n s u p p o r t s y s t e m s t h a t a r e n ' t o f f i c i a l l y o n t h e b o o k s ; d a t a c e n t e r r e s o u r c e s

e n t e r t h e o r g a n i z a t i o n t h r o u g h t h e f r o n t a n d b a c k d o o r s . B e f o r e b e g i n n i n g a m i g r a t i o n p r o j e c t ,

t h e I T s h o p m u s t i d e n t i f y a l l o f i t s c o m p o n e n t s . T h a t m e a n s - - e s p e c i a l l y i n l a r g e r c o m p a n i e s - -

f i n d i n g s e r v e r s h i d d e n u n d e r e m p l o y e e s ' d e s k s a n d a p p l i c a t i o n s t h a t h a v e b e e n r u n n i n g i n

d e p a r t m e n t a l s t e a l t h m o d e f o r y e a r s .

O n c e a l l t h e s e c r e t a n d k n o w n I T a s s e t s a r e a c c o u n t e d f o r , t h e I T t e a m m u s t m a p t h e i r c o m p l e x

s e t o f i n t e r d e p e n d e n c i e s . " T h e b i g g e s t c h a l l e n g e i s f i g u r i n g o u t t h e d e p e n d e n c i e s a m o n g a l l o f

t h e d i f f e r e n t e l e m e n t s , " s a i d A a r o n C o x , p r a c t i c e m a n a g e r a t F o r s y t h e T e c h n o l o g y I n c . , a

m a n a g e m e n t c o n s u l t i n g a n d t e c h n o l o g y s e r v i c e s p r o v i d e r i n S k o k i e , I l l . " Y o u d o n ' t w a n t t o c h a n g e

o n e s y s t e m a n d k n o c k a n o t h e r o n e o f f l i n e . "

I d e n t i f y a l l t h e h a r d w a r e , s o f t w a r e , n e t w o r k e q u i p m e n t , s t o r a g e d e v i c e s , a i r a n d c o o l i n g s y s t e m s ,

p o w e r e q u i p m e n t , a n d d a t a i n v o l v e d i n t h e m o v e . T h e n p i n p o i n t t h e l o c a t i o n o f e a c h o f t h e s e

d a t a c e n t e r e l e m e n t s , d e t e r m i n e w h e r e e a c h w i l l m o v e a n d e s t i m a t e h o w l o n g t h a t p r o c e s s w i l l

t a k e .

5 . S e t a d o w n t i m e l i m i t

B u s i n e s s e s t o d a y a r e i n t o l e r a n t o f l o n g s e r v i c e d i s r u p t i o n s , a k a d o w n t i m e . E v e r y o n e e x p e c t s t h e i r

s y s t e m s t o b e a v a i l a b l e 2 4 / 7 . B u t s a y i n g y o u c a n ' t a f f o r d d o w n t i m e i s n ' t t h e s a m e a s s a y i n g y o u

c a n a f f o r d u p t i m e . K e e p i n g s y s t e m s u p d u r i n g a m i g r a t i o n a d d s t o t h e p r o j e c t ' s c o s t . T o t r u l y

e l i m i n a t e a n y d o w n t i m e , y o u w o u l d n e e d a d u p l i c a t e d a t a c e n t e r , w h i c h i s n o t p r a c t i c a l .

I T n e e d s t o w o r k w i t h b u s i n e s s u n i t s t o i d e n t i f y t i m e s t o t a k e d e p a r t m e n t a n d c o m p a n y

a p p l i c a t i o n s o f f l i n e . I f t h e y l o o k c l o s e l y e n o u g h , d e p a r t m e n t s c a n f i n d w i n d o w s w h e n t h e

m i g r a t i o n w o u l d l e a s t h i n d e r t h e i r o p e r a t i o n . " [ F o r e x a m p l e , ] a d e p a r t m e n t m a y h a v e a b a c k u p

w i n d o w w h e n t h e i r s y s t e m s a r e d o w n , " T D S ' S c h u t t e x p l a i n e d .

6 . D e v e l o p a s t r o n g c o n t i n g e n c y p l a n

P r o b l e m s w i l l a r i s e d u r i n g t h e m i g r a t i o n , a n d t h e y w i l l i n f l u e n c e s y s t e m a v a i l a b i l i t y . T h e c h a l l e n g e

i s t o f i g u r e o u t t h e d a t a c e n t e r m i g r a t i o n r i s k s a h e a d o f t i m e , a n d d e t e r m i n e h o w t h e y w i l l a f f e c t

t h e c o m p a n y ' s p l a n s a n d w h i c h s t e p s c a n l e s s e n t h e i r i m p a c t . T h e s u c c e s s o r f a i l u r e o f

c o n t i n g e n c y p l a n s s t e m f r o m t h e s t r e n g t h o r w e a k n e s s o f t h e i n i t i a l a u d i t . F o r e x a m p l e , i f a f i r m

h a s a c o m p l e t e p i c t u r e o f i t s l o c a l a n d w i r e l e s s a r e a n e t w o r k s , t h e I T t e a m k n o w s w h e r e t o p l a c e

b a c k u p c o m m u n i c a t i o n l i n e s t o k e e p i n f o r m a t i o n f l o w i n g d e s p i t e d o w n t i m e o n a m a j o r c i r c u i t .

http://searchcloudcomputing.techtarget.com/tip/Overcoming-data-migration-issues-with-cloud-based-data-warehousinghttp://searchdatacenter.techtarget.com/tip/IT-asset-management-best-practices-for-any-data-center


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I n c l u d e i n t e r i m e q u i p m e n t a n d b a c k u p s y s t e m s i n t h e c o n t i n g e n c y p l a n w h e r e v e r n e c e s s a r y .

D e t e r m i n e a h e a d o f t i m e h o w m u c h t h e b u s i n e s s i s w i l l i n g t o s p e n d o n s u c h d e v i c e s a n d w h a t

w i l l h a p p e n w i t h t h e m a f t e r t h e d a t a c e n t e r m i g r a t i o n . I d e a l l y , t h e e x t r a s w i l l b e c o m e p a r t o f t h e

I T d e v i c e p o o l a n d g e t u s e d a s v a r i o u s c o m p o n e n t s a g e o u t o r b r e a k d o w n .

7 . S w e a t t h e s m a l l s t u f f

I T d e p a r t m e n t s o f t e n h a v e a b r o a d u n d e r s t a n d i n g a b o u t w h a t n e e d s t o h a p p e n i n a d a t a c e n t e r

m i g r a t i o n p r o j e c t . U n f o r t u n a t e l y , t h e y s l i p u p o n t h e l i t t l e t h i n g s . E m p l o y e e s g e t s i c k - - s o m e w i l l

b e o u t d u r i n g t h e m o v e . D o y o u h a v e t h e s t a f f i n g l e v e l s t o c o n t i n u e t h e p r o j e c t ? E q u i p m e n t w i l l

b e d a m a g e d d u r i n g t h e m o v e . D o y o u h a v e s p a r e s ? D o y o u h a v e t h e r i g h t p a c k i n g s u p p l i e s f o r

d e l i c a t e i t e m s ?

W h e n d a t a s t o r a g e s u p p l i e r C a r b o n i t e I n c . m o v e d i t s d a t a c e n t e r , i t e v e n m a d e a l l o w a n c e s f o r t h e

t r a f f i c i n B o s t o n . " T r a f f i c c a n g e t q u i t e h e a v y d u r i n g c e r t a i n t i m e s , " s a i d B r i o n L ' H e u r e u x , d i r e c t o r

o f d a t a c e n t e r o p e r a t i o n s . T h e c o m p a n y w o r k e d w i t h l a w e n f o r c e m e n t t o a v o i d t r a f f i c j a m s a n d

a c c i d e n t s a s e q u i p m e n t m o v e d f r o m o n e l o c a t i o n t o t h e o t h e r .

E v e n t h e m o s t f a s t i d i o u s p l a n n e r s c a n n o t a c c o u n t f o r e v e r y p o s s i b l e o b s t a c l e . D u r i n g i t s m o v e ,

C a r b o n i t e ' s f i r e a l a r m s o u n d e d , w h i c h l e f t t h e s t a f f o u t o n t h e s i d e w a l k . F a c t o r i n g i n s o m e

u n e x p e c t e d s n a g s l i k e t h e s e a l l o w e d t h e c o m p a n y t o c o m p l e t e t h e m i g r a t i o n o n s c h e d u l e .

8 . T a k e b a b y s t e p s , n o t g i a n t l e a p s

D a t a c e n t e r m i g r a t i o n s t y p i c a l l y o c c u r i n s t a g e s . F i r s t , t h e n e w s y s t e m i s d e p l o y e d a n d t e s t e d .

T h e d a t a c e n t e r s t a f f v e r i f i e s t h a t t h e s e r v e r s , r a c k s , p o w e r c i r c u i t s a n d s t o r a g e a l l o p e r a t e . T h e n ,

n e t w o r k c o n n e c t i o n s a r e i n s t a l l e d a n d t e s t e d . A n d f i n a l l y , t h e I T t e a m t e s t s i t s b a c k u p s y s t e m s

a n d t h e c h a n g e i s m a d e .

O n c e t h e n e w s y s t e m s a r e d e p l o y e d , t h e f o c u s s h i f t s t o t h e e x i s t i n g s y s t e m . M a n y c o m p a n i e s

m a k e a d r y r u n , t e s t i n g a f e w e l e m e n t s t o b e s u r e t h e i r p l a n i s a c h i e v a b l e . T y p i c a l l y , a c o m p a n y

w i l l g e t t h e n e w s y s t e m s u p a n d r u n n i n g a n d o p e r a t e t h e o l d a n d n e w e q u i p m e n t i n t a n d e m f o r

s o m e t i m e , a l l o w i n g I T t o r o l l b a c k a c h a n g e i f a s i g n i f i c a n t p r o b l e m a r i s e s .

9 . D o n ' t f o r g e t a b o u t t h e o l d e q u i p m e n t

C o m p a n i e s u n d e r t a k i n g d a t a c e n t e r m i g r a t i o n p r o j e c t s e n d u p w i t h a l o t o f o l d e q u i p m e n t t h a t

c a n n o t s i m p l y b e t h r o w n a w a y . F i r m s m u s t c r e a t e a d e t a i l e d d e c o m m i s s i o n i n g a n d r e b u i l d i n g

p l a n t h a t a c c o u n t s f o r l o c a l h e a l t h a n d s a f e t y p r o c e d u r e s a r o u n d e l e c t r o n i c w a s t e . I n m a n y c a s e s ,

t h e s y s t e m s w i l l b e r e p u r p o s e d i n s o m e w a y .

S i n c e c o n f i d e n t i a l c o r p o r a t e d a t a s a t o n t h e d r i v e s a n d i n m e m o r y , I T o r g a n i z a t i o n s m u s t e n s u r e

t h a t i n f o r m a t i o n i s w i p e d c l e a n , s o n o o n e e l s e c a n a c c e s s i t .

1 0 . U p d a t e b u s i n e s s p r o c e s s e s

I t i s i m p e r a t i v e t h a t t h e d a t a c e n t e r m a n a g e r u p d a t e s p r o c e s s e s , p r o c e d u r e s a n d d o c u m e n t a t i o n

o n c e t h e m i g r a t i o n i s c o m p l e t e . T h e n e w s y s t e m w i l l n o t f u n c t i o n a s t h e o l d o n e d i d , s o s t a f f

n e e d t i m e t o f a m i l i a r i z e t h e m s e l v e s . H o l d a t r a i n i n g s e s s i o n o r s e s s i o n s s h o r t l y a f t e r t h e m i g r a t i o n

t o e n s u r e t h e s t a f f d o e s n ' t r e v e r t t o o l d , f a m i l i a r p r o c e s s e s t h a t d o n ' t s u i t t h e n e w d a t a c e n t e r

s e t u p .

http://searchdatacenter.techtarget.com/answer/How-to-securely-dispose-of-data-before-server-donationhttp://searchservervirtualization.techtarget.com/tip/Server-repurposing-Achieving-more-efficient-data-center-virtualizationhttp://searchnetworking.techtarget.com/feature/Enterprise-network-testing-Best-practices-for-developing-a-test-labhttp://searchdatacenter.techtarget.com/guides/Server-performance-and-benchmark-testing-guidehttp://itknowledgeexchange.techtarget.com/information-technology-management/guidelines-for-replacement-of-data-center-equipment/


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G i v e n b u s i n e s s e s ' r e l i a n c e o n I T s y s t e m s a n d t h e n u m b e r o f p o s s i b l e p r o b l e m s t h a t c o u l d a r i s e ,

m i g r a t i o n s c a u s e I T m a n a g e r s a g r e a t d e a l o f c o n s t e r n a t i o n . W i t h a d a t a c e n t e r m i g r a t i o n

c h e c k l i s t a n d g a m e p l a n , m a n a g e r s c a n l e s s e n t h e l i k e l i h o o d o f p r o b l e m s a r i s i n g a n d , w h e n t h e y

d o , c a n d e a l w i t h p r o b l e m s w i t h o u t g e t t i n g o f f t r a c k .

A b o u t t h e a u t h o r :

P a u l K o r z e n i o w s k i i s a f r e e l a n c e w r i t e r w h o s p e c i a l i z e s i n d a t a c e n t e r i s s u e s . H e h a s b e e n w r i t i n g

a b o u t t e c h n o l o g y f o r t w o d e c a d e s , i s b a s e d i n S u d b u r y , M a s s . , a n d c a n b e r e a c h e d a t

p a u l k o r z e n @ a o l . c o m .

0 2 A p r 2 0 1 4

A l l R i g h t s R e s e r v e d , C o p y r i g h t 2 0 0 0 - 2 0 1 6 , T e c h T a r g e t | R e a d o u r P r i v a c y S t a t e m e n t
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