64160975 Microsoft Office Access 2007

VICENTA MEGIA MOLERO

APLICACIONES INFORMTICAS 1 AFI

CURSO 2010-2011

Microsoft Office Access 2007


2 VICENTA MEGIA MOLERO

INDICE INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 5

QU ES UNA BASE DE DATOS? ................................................................................................................................... 5 COMPONENTES BSICOS DE UNA BASE DE DATOS ............................................................................................................ 5 CLASIFICACIN ........................................................................................................................................................ 5

EL PROGRAMA: MICROSOFT ACCESS 2007. ....................................................................................................... 5

NOVEDADES DE MICROSOFT ACCESS 2007. .................................................................................................................. 7 OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS 2007......................................................................................................... 9 EJECUTAR MS ACCESS 2007. .................................................................................................................................. 11 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS. ........................................................................................................................... 14 ABRIR UNA BASE DE DATOS. .................................................................................................................................... 16 DESCRIPCIN DE LA NUEVA VENTANA DE TRABAJO DE MS ACCESS 2007. ......................................................................... 17 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESOS RPIDOS ......................................................................................................... 19 BOTN DE OFFICE. ................................................................................................................................................. 22 CINTA DE OPCIONES ................................................................................................................................................ 24

Fichas ............................................................................................................................................................ 25 Grupos........................................................................................................................................................... 26 Comandos. .................................................................................................................................................... 26

ACCEDER MEDIANTE EL TECLADO. .............................................................................................................................. 28 BARRA DE ESTADO. ................................................................................................................................................ 28 EL PANEL DE EXPLORACIN DE OBJETOS DE ACCESS 2007. ............................................................................................ 29 AGRUPAR OBJETOS DE ACCESS POR FECHAS. ................................................................................................................ 31 AGRUPAR OBJETOS DE ACCESS POR TABLAS Y ELEMENTOS RELACIONADOS. ........................................................................ 31 VISTAS PERSONALIZADAS. ........................................................................................................................................ 32 OBJETOS DE LA BASE DE DATOS EN ACCESS 2007. ........................................................................................................ 36 NAVEGACIN POR OBJETOS EN ACCESS 2007. ............................................................................................................. 38 CERRAR UNA BASE DE DATOS. ................................................................................................................................... 38 SALIR DEL PROGRAMA. ............................................................................................................................................ 39 ESTABLECER LAS CLAVES E NDICES. ............................................................................................................................ 39 EVITAR EL APRENDER CDIGOS. ................................................................................................................................. 42 RELACIONES. CREACIN DE TABLAS. ESTABLECER RELACIONES ......................................................................................... 47

Introduccin .................................................................................................................................................. 47 Por qu de las relaciones (supuesto)............................................................................................................. 48

RELACIONAR TABLAS ............................................................................................................................................... 54 Tipos de relaciones ........................................................................................................................................ 54 El Panel de Relaciones. .................................................................................................................................. 55 Establecer una relacin entre dos tablas. ..................................................................................................... 56 Modificar y eliminar relaciones ..................................................................................................................... 58 Integridad referencial ................................................................................................................................... 58 Establecer integridad referencial .................................................................................................................. 58 Importar y vincular tablas (R). ...................................................................................................................... 60 Qu diferencias existen entre importar y vincular? .................................................................................... 60 Cundo importar y cundo vincular? .......................................................................................................... 61 Importar o Vincular datos. ............................................................................................................................ 61

MEJORAS EN LA INTRODUCCIN DE DATOS. ................................................................................................................. 68 Propiedades de los datos: solapa Bsqueda (R). .......................................................................................... 68 Cuadro de texto. ........................................................................................................................................... 68 Cuadro de verificacin. ................................................................................................................................. 68 Cuadro de lista y cuadro combinado. ........................................................................................................... 68 Campos de Bsqueda Multivalor. ................................................................................................................. 69 Cuadros combinados de realimentacin. ...................................................................................................... 69

ESQUEMA BASE DE DATOS ............................................................................................................................. 72

BASES DE DATOS .................................................................................................................................................... 72



OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS .............................................................................................................................. 72 REQUISITOS A CUMPLIR EN EL DISEO DE UNA BASE DE DATOS ......................................................................................... 72 TIPOS DE DATOS DE LOS CAMPOS ............................................................................................................................... 72 MODOS DE TRABAJAR CON LAS TABLAS ....................................................................................................................... 73 CLAVE PRINCIPAL.................................................................................................................................................... 73 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS (DEPENDEN DEL TIPO DE DATOS) ...................................................................................... 73 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS ................................................................................................................................. 73 FILTROS ................................................................................................................................................................ 73 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS ......................................................................................................................... 73

Tamao del campo ....................................................................................................................................... 73 Formato ........................................................................................................................................................ 73 Lugares decimales......................................................................................................................................... 73 Mscara de entrada...................................................................................................................................... 74 Ttulo ............................................................................................................................................................. 74 Valor ............................................................................................................................................................. 74 Regla de validacin ....................................................................................................................................... 74 Texto de validacin ....................................................................................................................................... 74 Requerido ...................................................................................................................................................... 74 Permitir longitud cero ................................................................................................................................... 74 Indexado ....................................................................................................................................................... 74 Compresin ................................................................................................................................................... 74

DGITOS UTILIZADOS EN LAS MSCARAS DE ENTRADA ..................................................................................... 75 TIPOS DE DATOS ................................................................................................................................................ 75 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS ........................................................................................................................ 76 TIPOS DE CONSULTAS .............................................................................................................................................. 77 FORMULARIOS ....................................................................................................................................................... 77 INFORMES ............................................................................................................................................................ 77 ETIQUETAS............................................................................................................................................................ 77 EL LENGUAJE SQL .................................................................................................................................................. 77 TIPOS DE CONSULTAS ........................................................................................................................................ 78 EXPRESANDO CRITERIOS ................................................................................................................................... 78 CUADRCULA DE DISEO DE UN FORMULARIO ................................................................................................. 79 CONTROLES DE FORMULARIO ........................................................................................................................... 79 LA ZONA DETALLE DE UN FORMULARIO ............................................................................................................ 79

BASE DE DATOS CONTACTOS .......................................................................................................................... 80

RECOPILAR DATOS EN ACCESS 2007 A TRAVS DEL CORREO ELECTRNICO ......................................................................... 80

BASE DE DATOS MI BIBLIOTECA ...................................................................................................................... 90

TABLAS LIBROS, MATERIAS Y EDITORIALES ....................................................................................................... 90 RELACIONES ENTRE LAS TABLAS ...................................................................................................................... 105 CONSULTAS DE SELECCIN ............................................................................................................................. 107

1. Consulta Ttulos, Editoriales y Materias ............................................................................................. 108 2. Consulta de libros prestados .............................................................................................................. 108 3. Consulta Libros regalados. ................................................................................................................. 109 4. Consulta Listado de editoriales .......................................................................................................... 110 5. Consulta Materias biblioteca ............................................................................................................. 110 6. Consulta Sinopsis de los libros y valoracin. ...................................................................................... 111 7. Consulta TEJUELO. ............................................................................................................................. 111 8. Consulta Ttulos y Precios ................................................................................................................... 112 9. Consulta Ttulos, autores y editoriales. .............................................................................................. 113

CONSULTAS DE PARMETROS ................................................................................................................................. 114 1. Consulta de autores, dando el ttulo. ................................................................................................. 114 2. Consulta de ttulos dando autores. .................................................................................................... 114 3. Consulta Gasto por materias ............................................................................................................. 115

CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS ................................................................................................................... 116 1. Consulta Ttulos por materias. ........................................................................................................... 116



2. CONSULTA COMPRA DE MATERIAS POR MESES ................................................................................ 119 3. Consulta GASTOS TRIMESTRALES POR MATERIA. .............................................................................. 121 4. Consulta PROMEDIO DE MATERIAS. .................................................................................................. 125

FORMULARIOS ................................................................................................................................................ 128 FORMULARIO INTRODUCIR EDITORIALES EN VISTA DISEO ...................................................................... 128 FORMULARIO SINOPSIS DE LOS LIBROS Y VALORACIN CON EL ASISTENTE .............................................. 130

FORMULARIO CON GRFICO ........................................................................................................................... 137 FORMULARIO INTRODUCIR LIBROS ..................................................................................................................... 140 INFORMES ....................................................................................................................................................... 145

Etiquetas TEJUELO ...................................................................................................................................... 145 Listado de Libros AUTOINFORME ............................................................................................................... 149 Listado de Libros por materias y autores .................................................................................................... 150

EL CONTROL DE CALENDARIO ......................................................................................................................... 157 ANALIZADOR DE TABLAS ................................................................................................................................. 163 FORMULARIOS DIVIDIDOS PARA EXAMINAR DATOS RPIDAMENTE .............................................................. 169 CONVERTIR UN FORMULARIO EXISTENTE EN UN FORMULARIO DIVIDIDO ..................................................... 170 FORMULARIOS TABLA DINMICA ................................................................................................................... 173 MACROS .......................................................................................................................................................... 177 CONSULTAS ..................................................................................................................................................... 177 PANEL DE CONTROL PRINCIPAL ................................................................................................................................ 181



INTRODUCCIN Las bases de datos son recursos que recopilan todo tipo de informacin, para atender las necesidades de un amplio grupo de usuarios. Su tipologa es variada y se caracterizan por una alta estructuracin y estandarizacin de la informacin.

Qu es una base de datos?

Es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por ordenador y organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Permite recuperar cualquier clase de informacin: referencias, documentos textuales, imgenes, datos estadsticos, etc.

Componentes bsicos de una base de datos

o Documentos, constituyen la entidad fsico/cognitiva compleja que alberga la estructura formal, basada en los datos fsicos necesarios para su identificacin (ttulo, autor, lugar de publicacin, fecha, edicin,...) y la estructura lgico-cognitiva, centrada en el contenido y en las propiedades semnticas.

o Representacin de documentos, tanto de sus propiedades fsicas como semnticas se hace mediante palabras clave, frases, etc. que servirn de puntos de acceso cuando interroguemos al sistema.

o Necesidades de informacin de los usuarios, manifestadas en la solicitud de informacin.

o Representacin de las necesidades de informacin, expresadas tambin con palabras clave o frases.

o Comparacin de la representacin de informacin con la representacin de los documentos. Las bases de datos, basadas en la funcin semejanza compara, a travs de un ndice, ambas representaciones para seleccionar los documentos relevantes.

Clasificacin

Segn la naturaleza de la informacin contenida en las bases de datos, se distinguen dos grandes grupos:

Bases de datos referenciales: La informacin que contiene es muy estructurada principalmente a travs de tablas. Con stas se pueden establecer relaciones que pueden dar lugar a nuevas tablas o bases de datos. Ejemplo de este tipo de base de datos es el programa Access, Oracle, etc.

Bases de datos documentales: Los registros que componen la base de datos se relaciona con los documentos almacenados. Su organizacin se estructura de la siguiente manera: un registro se relacionan con un nmero de identificacin del documento original, y se puede acceder a ste mediante los distintos campos.

EL PROGRAMA: MICROSOFT ACCESS 2007. Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de clculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional 2007. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

Facilidad de uso, ofreciendo mtodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.



Capacidad para almacenar grandes volmenes de informacin y consultar en cualquier momento la que interese.

Numerosas herramientas visuales de diseo que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla.

El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.

El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.

Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas ms habituales. Proporcionando adems ayuda en todo momento.

Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como pueden ser dBase o Paradox.

Gracias a la tecnologa OLE se pueden incorporar grficos y otros tipos de informacin (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.

Permite importar (traer) de forma sencilla informacin con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, as como exportar (llevar) informacin hacia cualquiera de stos dos programas de su "misma familia".

Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .DOC, es decir que si creamos una carta, la informacin introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensin quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "carta.doc".

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con el procesador de textos Word, tienen la extensin .docx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar documentos de Word con la extensin .doc

Si se ha estudiado un programa hoja de clculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con dicho programa, la informacin que se gestiona (datos numricos y formulas bsicamente) se archiva en ficheros a los que el propio programa adjudica la extensin .XLS, es decir que si creamos un libro Excel para confeccionar presupuestos, la informacin introducida, los datos, las frmulas, las funciones quedar almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de clculo Excel, tienen la extensin .xlsx aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos permite guardar archivos generados con la nueva versin de Excel con la extensin .xls

De igual manera, hasta la aparicin de la nueva versin de Microsoft Access (Access 2007) toda la informacin referida a un mismo mbito de la gestin de una empresa (agenda, video club, academia...) que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introduca, se almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensin .MDB (Microsoft Data Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".



Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con Access 2007, van a recibir la extensin .accdb aunque la aplicacin para evitar problemas de compatibilidad entre archivos de bases de datos permite guardar Bases de datos con la extensin .mdb

Pero, el cambio de extensin me va a impedir trabajar con las bases de datos que tena generadas con las versiones anteriores de Access? Evidentemente no, puesto que la nueva aplicacin va a permitirnos sin problemas abrir aquellos archivos de base de datos que hubiramos creado con las versiones anteriores, tal y como veremos ms adelante.

Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007), todos los datos de un tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podran almacenar los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y as sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias tablas.

La informacin contenida en cada tabla est dispuesta en filas y columnas. A cada fila de una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo, cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.

Por tanto, cada registro est constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de informacin en cada uno de los registros, solo que los dados albergados en cada campo son distintos para cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda tpica, cada ficha de la agenda correspondera con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las fichas de la agenda se albergarn las mismas informaciones, correspondiendo cada una de ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituiran una tabla de una base de datos (ver imagen anterior).

Novedades de Microsoft Access 2007.

Llegados a este punto en el que hemos afianzado los conceptos fundamentales de un programa Gestor de Bases de Datos como es Access, mencin especial merece dedicar unos prrafos a las novedades ms interesantes y llamativas que presenta esta nueva versin de Access lanzada por Microsoft.

Entre las novedades ms significativas a comentar citaremos las siguientes:

Nuevas formas de creacin de bases de datos.- Microsoft Access 2007 incluye mltiples plantillas con las que poder crear fcilmente bases de datos, tablas y campos. Adems, hay nuevas vistas y herramientas de diseo que nos van a ayudar a crear nuevos objetos de base de datos y trabajar con los datos introducidos de manera ms rpida y sencilla.

Nueva interfaz de usuario.- Otro de los aspectos que llama ms la atencin al comenzar a trabajar con la nueva versin de Office es precisamente el cambio radical que se le ha dado a la interfaz grfica, de tal forma que la clsica distribucin en mens de los comandos se ha suprimido totalmente para dar lugar a una sencilla interfaz de opciones denominada Cinta de Opciones. Las barras de herramientas desaparecen para organizar de manera ms coherente y sencilla los comandos en grupos de opciones relacionadas.



Panel de exploracin de objetos de la base de datos ms funcional y rpido de utilizar para navegar por los diferentes objetos que tengamos creados en la base de datos.

Objetos de Access en fichas.- Con el fin de hacer el trabajo ms sencillo y eficaz, en la misma ventana de trabajo de Access 2007 podremos trabajar con varios objetos abiertos simultneamente y organizados en fichas o solapas, de manera que desplazarnos de un objeto a otro nos va a resultar ms sencillo.

Herramientas de creacin de objetos ms eficaces.- en Access 2007 se han incluido nuevas mejoras en el diseo de tablas, formularios e informes con el fin de agilizar el procedimiento de creacin de estos objetos.

Nuevos tipos de datos en el diseo de la tabla.- Access 2007 incorpora nuevos tipos de datos como los campos multivalor para almacenar datos complejos en un nico campo, los campos de datos adjuntos para archivos, mejoras en los campos memo y fecha.

Ejemplo de mejora en los campos de tipo Fecha.



Ejemplo aplicacin de campos de bsqueda multivalor.

Nuevo panel de lista de campos en el diseo de informes y formularios.- El nuevo panel Lista de campos va ms all del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los campos de otras tablas.

Nuevo formato de archivos.- Como se ha comentado ms arriba, Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite las diferentes mejoras en la aplicacin. Cuando se crea una nueva base de datos con Access 2007, el programa utiliza el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensin de archivo .accdb

Objetos de una base de datos de Access 2007.

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas diferentes:

Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una



base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente nos traslada el programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera ms rpida y eficaz comencemos a disear cada tabla que formar parte de nuestra base de datos.

Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.

Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.



Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.

Ejecutar MS Access 2007.

Una vez que hemos instalado en el ordenador el software de Microsoft Office 2007, para iniciar una sesin de trabajo con Microsoft Access 2007, seguiremos los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botn "Inicio" de la barra de tareas de Windows y seleccionar la opcin Todos los Programas.

Localizamos el grupo de programas "Microsoft Office" y dentro del mismo seleccionamos la opcin Microsoft Office Access 2007.

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecer un acceso al mismo de manera directa al hacer clic sobre el men de Inicio, siempre y cuando el nmero de programas ejecutados no exceda del lmite de accesos rpidos a programas que pueden almacenarse en esa lista.



Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "ms a mano".

De no tenerlo, es posible crear un acceso directo, siguiendo los pasos que mostramos:

1. Abrir el Explorador de Windows (ejecutarlo).

2. Abrir la carpeta Microsoft Office que se encuentra dentro de la carpeta Archivos de programa del disco C:.

3. Posicionarse en una subcarpeta de la carpeta Microsoft Office llamada Office12.

4. Localizar el archivo Msaccess.exe (que es un programa ejecutable, en este caso Access) y hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn para mostrar el men contextual.



5. Del men contextual que se presenta seleccionar la opcin Enviar a - Escritorio (Crear acceso directo).

Interesante: Para ejecutar el Explorador de Windows, lo podremos hacer de forma rpida pulsando simultneamente la tecla (con el logotipo de Windows) que se encuentra en la parte inferior del teclado entre las teclas y y la tecla E (de Explorador). De igual modo, para minimizar "de un golpe" todas las ventanas abiertas en una sesin de trabajo con Windows lo haremos pulsando la tecla M mientras mantenemos pulsada la tecla . Para recuperar de nuevo la situacin de ventanas previa, pulsaremos simultneamente las teclas y y la letra M.

Una vez ejecutado o iniciado el programa, se presenta la siguiente pantalla en Access 2007:



Desde esta pantalla de Introduccin a MS Access 2007 tendremos acceso de manera ms rpida y eficaz a aquellas tareas ms frecuentes al iniciar una sesin de trabajo con la base de datos:

Abrir un archivo de base de datos reciente.- En este lateral de la pantalla nos aparecern los accesos rpidos a las ltimas bases de datos con las que haya estado trabajando el usuario, pudiendo abrir de manera rpida aquella que nos interese. Como veremos ms adelante si deseamos abrir otra base de datos que no aparezca reflejada en el panel de

bases de datos recientes, podemos hacer clic en para localizar el archivo de base de datos que deseamos abrir.

Crear una nueva base de datos en blanco.- Si deseamos crear una nueva base de datos en blanco seleccionaremos la opcin "Base de datos en blanco" del panel central de la pantalla de bienvenida:

Utilizar una plantilla de base de datos.- Tenemos tambin la posibilidad de utilizar y acomodar a nuestras necesidades algn modelo de base de datos (plantillas) de los disponibles tanto en la instalacin local del programa (plantillas locales) como on-line, a travs de la pgina oficial de Microsoft Office. Se trata de modelos de bases de datos con tablas tipo que pueden servirnos como modelos de partida para comenzar a crear una base de datos.

Obtener ayuda.- Desde la parte inferior de la pantalla de inicio de Access 2007 (Microsoft Office Online) podemos tambin empaparnos de todas las novedades de Access 2007.

Creacin de una Base de Datos.

Para crear una base de datos al iniciar una sesin de Access 2007, los pasos a seguir son:

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introduccin de MS Access 2007.

2. En el panel lateral derecho de la pantalla de introduccin a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco, aparecer el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.



3. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicacin exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos.

4. Pulsar el botn para acceder al cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar una ubicacin distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos.

5. Localizar la carpeta a travs de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo (no es preciso establecer la extensin ya que Access 2007 la asigna automticamente ".accdb").

6. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botn Aceptar.

7. Por ltimo, una vez establecida la ubicacin y la denominacin de la nueva base de datos, hacer clic en Crear.

8. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en "Crear", Access 2007 nos posicionar en el objeto tablas y, en concreto, nos aparecer una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a disear el objeto fundamental de Access: las tablas.



Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se est ejecutando el programa, hay que

seleccionar la opcin Nuevo del denominado Botn Office , se abre la pantalla de Introduccin de Access 2007 y hacemos clic en Base de datos en blanco.

Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

Abrir una Base de Datos.

1. Para abrir una base de datos al iniciar una sesin de Access, en la pantalla de introduccin de Access 2007, aparece en el panel lateral derecho el grupo Abrir base de datos reciente.

2. En este panel aparecen los nombres de las ltimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas bases de datos recientes basta hacer clic en su nombre.

3. En caso de querer abrir otra base de datos que no aparezca en dicho panel hacemos clic en

el botn

4. Si hacemos clic en aparecer el cuadro de dilogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a travs de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botn Abrir.



Si se quiere abrir una base de datos mientras se est ejecutando el programa, hay que seleccionar la opcin Abrir del Botn Office.

Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrar. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habra que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.

Informacin: Siempre que una base de datos .accdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensin .laccdb. Este archivo es eliminado de forma automtica al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos est en uso.

Descripcin de la nueva ventana de trabajo de MS Access 2007.

Quizs una de las novedades que ms llama la atencin a la hora de trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office 2007 es la mejora sustancial de la interfaz o entorno de trabajo de la aplicacin. Desaparecen los clsicos mens y las barras de herramientas de siempre para ser sustituidas por una denominada Cinta de Opciones, en la que se agrupan los diferentes comandos por tareas ms frecuentes a realizar en el programa.



En este apartado vamos a hacer un recorrido por esta interfaz tan novedosa en Microsoft Access 2007, donde probablemente el cambio ha sido ms drstico.

La filosofa de Microsoft para llevar este cambio en su interfaz ha sido el tener "ms a mano" aquellas tareas u opciones que ms comnmente se utilizan con la aplicacin. Y, por esto mismo, el clsico panel de objetos de base de datos de las anteriores versiones de Access desaparece por completo para ser sustituido por el Panel de Exploracin de Objetos.

La ventana de trabajo que se presenta al abrir una base de datos en Access 2007 muestra la siguiente apariencia:

A diferencia de las versiones anteriores del programa, aqu no aparecern dos ventanas, una exterior del programa de Access, y la interior con la base de datos actual. Podremos tener abiertas de manera simultnea varias bases de datos diferentes, pero cada una de ellas han de abrirse en sesiones independientes del programa, como hemos reiterado en varios apartados.

Para cerrar una base de datos sin cerrar el programa deberemos hacerlo mediante la opcin Cerrar Base de Datos del botn Office.



Describiremos a continuacin cada uno de los elementos de la pantalla de trabajo de MS Access 2007.

Mens de control, ttulo y botones de maximizar, minimizar y cerrar.

En primer lugar, a la izquierda nos encontramos el Botn Office que contiene las opciones referentes a la gestin de archivos (nuevo, abrir, publicar...).

A la izquierda del nombre del documento se pueden observar una serie de iconos que constituyen la barra de herramientas de accesos rpidos. sta es una nueva opcin en la ltima versin del programa.

En el ttulo de la ventana de Access aparece el nombre de la base de datos actual, en el caso de la imagen anterior "Gestin de Pedidos Mi Empresa".

Tambin en esta barra nos aparecern los controles correspondientes a maximizar, minimizar y cerrar la ventana.

Barra de Herramientas de Accesos Rpidos

Esta barra de herramientas de Accesos Rpidos se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicacin:

Con esta barra, el programa nos permite colocar a la vista y ms a mano aquellas herramientas que vamos a utilizar de manera habitual en nuestra labor diaria.

Nosotros mismos decidiremos que iconos deseamos que aparezcan visibles, para ello hacemos clic sobre el smbolo que aparece ms a la derecha de la barra y a travs del cual se nos despliega un nuevo men que nos permite elegir que accesos rpidos queremos colocar en nuestra barra de herramientas. Los elegidos mediante un clic, quedan sealados en la lista mediante un tic de confirmacin sobre fondo naranja.



Este men tambin nos permitir aadir ms comandos de los que aparecen en la lista inicial. Mediante la opcin "Ms comandos...", se nos da acceso a todos los que puede utilizar el programa, desde los ms habituales y de uso ms comn, hasta los mas especficos. De esta forma se permite que cada uno de los usuarios del programa pueda personalizar esta barra, adaptndola a sus necesidades y facilitndole de este modo el trabajo.

Desde este men tambin podemos elegir la posicin en la que deseamos que aparezca la barra de herramientas de acceso rpido, sobre la cinta de opciones o bajo la misma. Siempre aparecer la opcin contraria a la activa en ese momento, para permitir el cambio.

Tambin se nos permite minimizar la cinta de opciones, de esta manera lo nico que podremos ver en la ventana inicial sern los ttulos de cada uno de los elementos de la cinta de opciones, que no se desplegarn hasta que no se lo indiquemos haciendo clic sobre cada uno de ellos.

Al seleccionar la opcin "Ms comandos...", se nos abre de manera automtica la ventana correspondiente a "Opciones de Access", pero preseleccionando la casilla correspondiente a "Personalizar".



El men Personalizar da paso a una ventana en la que se observan dos columnas, en la de la derecha se colocarn los comandos disponibles en la aplicacin, clasificados por diversos criterios. Para cada una de clasificaciones disponibles aparecer un listado de los comandos correspondientes.

Para elegir que comandos queremos que aparezcan en nuestra barra de accesos rpidos, slo debemos seleccionar el comando deseado en la lista de la izquierda y presionar sobre el botn "Agregar" que aparece entre ambas columnas. De esta manera vamos completando la columna de la derecha con aquellos accesos directos que deseamos que aparezcan en nuestra barra.

Sobre la lista de las opciones elegidas para personalizar nuestra barra de herramientas de acceso rpido, nos encontramos con un men desplegable que nos permite determinar si deseamos que los comandos seleccionados aparezcan en todos los documentos de Access de manera predeterminada, o solamente en la base de datos actual.

Del mismo modo tambin tenemos la opcin de quitar aquellos comandos ya seleccionados e incluidos en el listado de la izquierda. Para ello lo nico que debemos hacer es tener dicho comando seleccionado y pulsar el botn "Quitar" que aparece entre ambas columnas.

Otra de las opciones que permite esta ventana es la de "Restablecer" los valores predeterminados, de manera que los nicos accesos que aparecen en la barra son guardar, deshacer y rehacer:



Botn de Office.

Este botn situado en la barra de ttulo de la ventana de la aplicacin, nos da acceso a un men mediante el cual podemos realizar, entre otras, las siguientes operaciones:

Nuevo: Al hacer clic sobre la opcin "Nuevo", aparecer la pantalla de introduccin a Access 2007, en la que tenemos varias opciones a elegir ya comentadas en apartados anteriores de esta unidad didctica:

Nueva base de datos en blanco.- Nos permite crear una base de datos en blanco.

Crear una nueva base de datos partiendo de una Plantilla.- Desde el lateral izquierdo (Categoras de Plantillas) Access 2007 nos permitir crear una nueva base de datos basada en una plantilla de las disponibles con la instalacin del programa. Las plantillas son Bases de datos modelo con unas determinadas tablas diseadas para poder acomodarlas a nuestros intereses sin tener que crear una base de datos desde cero. Haciendo clic en la categora "Plantillas Locales", se nos mostrarn en la parte central de la pantalla varias bases de datos modelo relacionadas con diferentes temticas para que seleccionemos aquella que ms se pueda acomodar a la base de datos que queremos crear.



Informacin: Las Plantillas Locales son aquellas que se instalan en nuestro ordenador cuando instalamos la aplicacin de Microsoft Office 2007. Las tendremos siempre disponibles con la instalacin del programa. Sin embargo, tambin a travs de la opcin Microsoft Office Online podemos acceder a mltiples plantillas disponibles en la web oficial de Microsoft Office y descargrnoslas en nuestro ordenador, siempre que hayamos adquirido la aplicacin de forma legal.

Utilidad: La utilizacin de plantillas para desarrollar bases de datos puede resultar muy interesante en determinados casos ya que supone un ahorro de tiempo considerable en el diseo de la estructura de las tablas. Por ejemplo, si queremos gestionar el alumnado que acude a nuestro centro de formacin a travs de una base de datos, la plantilla "Alumnos" puede resultarnos ser de gran ayuda en el proceso de creacin de la base de datos y las tablas necesarias. As no tendremos que partir de cero en el diseo.

Abrir.- Abre una base de datos ya existente.

Guardar y Guardar como.- A travs de estas opciones podremos guardar la base de datos sobre la que hemos estado trabajando.

Cerrar base de datos.- Se cierra la base de datos actual pero sin salir de la ejecucin del programa.



Adems de estos mens, en la ventana que se abre en el botn de office, aparece en su columna de la izquierda un listado de las ltimas bases de datos abiertas desde esta aplicacin. De esta forma podemos disponer de un acceso rpido a esas bases de datos haciendo clic directamente sobre el nombre de las mismas.

Este botn de office tambin nos permite acceder a las opciones de Access 2007 (que analizaremos posteriormente), y cerrar el programa, mediante los botones que aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las novedades de esta nueva versin del programa, sustituyendo a los antiguos mens del programa, mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Access.

En esta cinta aparecen una serie de opciones a modo de pestaas (o de fichas), de manera original aparecer el nombre de todas ellas, y slo una abierta o desplegada con todos los comandos a los que da lugar.

Tambin existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma slo aparecern los nombres de cada una de las pestaas, y para ver su contenido ser necesario hacer clic sobre su nombre.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos dos procedimientos:

1. Mediante la opcin que aparece en el men desplegable de la barra de accesos rpidos.



2. Colocndonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botn derecho del ratn nos aparecer un men, en el podemos marcar o desmarcar la opcin correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecer marcada o no, en funcin de su estado actual.

3. Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

Fichas

Existen cuatro fichas clasificadas por sus diferentes contenidos: Inicio, Crear, Datos Externos y Herramientas de Base de datos.

Aparecern nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecer una ficha correspondiente a tablas cuando estemos trabajando con ellas, donde se recogern todos los comandos que necesitemos en el diseo de la tabla, y desaparecer cuando ya no estemos trabajando con ellas, mantenindose siempre las cuatro fichas fijas que hemos comentado.



Grupos.

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de elementos con determinadas caractersticas homogneas que aparecen, por ello, agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectngulos.

Por ejemplo, en la ficha Crear tenemos todos los comandos necesarios para crear los diferentes objetos de la base de datos. Estos comando se encuentran agrupados en funcin del objeto que queremos crear: Tablas, Formularios, Informes, Otros (Macros...)

Comandos.

Cada una de las diferentes opciones de actuacin dentro del programa.

La sintaxis de los diferentes Grupos de la cinta de opciones de Access 2007 es la siguiente:

1. Iniciador de cuadros de dilogo: As se denomina la pequea flecha que aparece en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que aparecan visibles en la versin anterior de Access y ahora aparecen ocultas.



2. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia abajo: Al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Access.

3. Opcin de men con una punta de flecha rellena hacia la derecha. Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opcin se desplegar otro men de Access. (Existen submens)

4. Opciones de botn: En este caso las opciones que estn disponibles en cada momento se iluminarn con un color anaranjado en el fondo, al pasar el puntero del ratn sobre ellas, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botn izquierdo del ratn.

5. Opciones con una ventana (casilla de verificacin) izquierda sensible: En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opcin y activarla, una opcin activada tiene un smbolo de verificado.



6. Mens contextuales: Los mens contextuales o rpidos aparecen al pulsar el botn derecho del ratn, dependiendo de la posicin del puntero del ratn el men contendr unas opciones u otras. Se podra decir que el men contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Acceder mediante el teclado.

El mtodo ms rpido para acceder a las opciones de Access es hacer un clic con el ratn sobre ellas. En el caso de que deseemos acceder a las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecern en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra que se corresponde con el acceso a las mismas a travs del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponde a cada una de estas opciones, para acceder a cada una de ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la tecla que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los mens desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastar pulsar la tecla ALT junto con la tecla que aparece subrayada en cada uno de los casos.

Otro mtodo para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de funcin F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (tambin del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opcin.

La aplicacin nos permite incluir los comandos que necesitemos de la cinta de opciones en la barra de accesos rpidos, de una manera muy cmoda, colocndonos sobre los iconos de dichos comandos y haciendo clic con el botn derecho del ratn, de esta manera obtendremos un men contextual en el cual podremos elegir la opcin de agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Adems cada vez que coloquemos el puntero del ratn sobre cualquiera de los elementos de la ventana, aparecer a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos.

Barra de Estado.

En la zona inferior de la ventana de Access aparece la barra de estado.



Esta barra nos ofrecer en todo momento informacin importante acerca del estado en el que se encuentra la aplicacin, o informacin sobre un comando que estemos utilizando en un momento dado.

El Panel de Exploracin de Objetos de Access 2007.

Merece dedicar un epgrafe completo a esta importante novedad operada en el nuevo Access 2007, ya que el antiguo panel de objetos de las versiones anteriores se sustituye ahora por el Panel de Exploracin que vamos a estudiar con detenimiento.

A travs del Panel de Exploracin podremos visualizar y acceder a los objetos que hayamos creado en la base de datos actual en la que estemos trabajando.

Para ver cada una de las categoras de objetos de la base de datos, seguiremos los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botn que aparece en el "ttulo" del panel de exploracin.

2. Del men de opciones que se despliega, seleccionaremos aquella categora de objetos que deseamos visualizar (Tablas, consultas, formularios e informes)

3. Al hacer clic en alguna de las categoras o grupos de objetos de Access, aparecer en el panel de exploracin el contenido de dicho grupo, mostrndose los objetos de esa clase que se hayan creado en la Base de datos actual.

En este ejemplo, tenemos una base de datos donde se han creado 5 tablas, tal y como podemos

apreciar en el panel de exploracin al seleccionar el grupo "Tablas".



Si deseamos ver de una sola vez en el panel de exploracin, todos los grupos de objetos que se hayan creado en una base de datos:


2. Seleccionar la opcin "Todos los objetos de Access".

3. Aparecern organizados en los diferentes grupos de Access, todos los objetos que de cada grupo se hayan creado en la base de datos con la que estamos trabajando.

4. Podremos ocultar o mostrar cada grupo o categora de objetos haciendo clic en el botn

que acompaa al encabezado de cada grupo de objetos.

En este ejemplo, hemos ocultado el contenido de los tres grupos de objetos de la base de datos con la que se est trabajando; para volver a mostrar cada grupo slo tendremos que hacer clic en el botn

sealado en la imagen.



Agrupar objetos de Access por fechas.

A travs del panel de exploracin, podemos elegir tambin como forma de visualizacin de los objetos de la base de datos la agrupacin de objetos por Fechas. En concreto se pueden agrupar los diferentes objetos que hayamos creado en la base de datos por Fecha de creacin o bien por Fecha de modificacin.

Para realizar esta agrupacin seleccionaremos la opcin oportuna del panel de exploracin:

En el ejemplo de arriba, hemos agrupado los objetos por Fecha de modificacin. Se agrupan los

objetos segn la fecha de la ltima modificacin llevada a cabo sobre los mismos.

Informacin: Esta forma de agrupar objetos recuerda mucho a la forma de organizar los correos electrnicos de muchos programas clientes de correo electrnico como, por ejemplo, Microsoft Outlook, donde existe la posibilidad de mostrar los correos electrnicos enviados y recibidos por la fecha de envo o recepcin. Tambin, esta forma de agrupacin de objetos equivale a ordenar por fecha de modificacin los archivos y carpetas que tenemos en nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows.

Agrupar objetos de Access por Tablas y elementos relacionados.

Existe otra interesante forma de visualizar en el panel de exploracin los objetos contenidos en una base de datos: "Tablas y vistas relacionadas".

A travs de esta forma de organizacin de los elementos de una base de datos, visualizaremos en el panel de exploracin de Access todas las tablas contenidas en nuestra base de datos y, adems, los objetos que estn relacionados con cada una de las tablas.

Como veremos ms adelante, las tablas son el elemento fundamental de una base de datos, la unidad de informacin en Access. Todos los dems objetos que creemos en la base de datos (consultas, formularios e informes) van a basarse en los datos contenidos en las tablas. Tomarn los datos de los almacenados en las tablas.

Pues bien, esta forma de agrupacin o visualizacin de "Tablas y vistas relacionadas" mostrar en el panel de exploracin de objetos de Access, las tablas que hayamos creado y el resto de objetos que est relacionado con cada tabla (por ejemplo, las consultas que hayamos diseado para cada tabla, los formularios basados en cada una de las tablas...)

Para establecer esta vista:




2. Seleccionar la opcin "Tablas y vistas relacionadas".

3. ste es el aspecto que mostrar en nuestro ejemplo el panel de objetos de Access:

Se muestra cada tabla y, justo debajo de la misma, los objetos diseados relacionados con cada tabla,

o en los que intervienen los campos de la tabla correspondiente.

Vistas personalizadas.

Por ltimo, la versatilidad del nuevo panel de exploracin de objetos de Access va ms all permitindonos crear grupos personalizados que aglutinen los diferentes objetos contenidos en una base de datos. Para ello seguiremos el siguiente procedimiento:


2. Seleccionar la opcin "Personalizado".



3. El aspecto que muestra la ventana de Exploracin de objetos ser similar al que muestra la siguiente imagen:

Un primer grupo personalizado ("Grupo personalizado 1") y los objetos de la base de datos

disponibles para irlos colocando en ese grupo personalizado y otros posibles que creemos ("Objetos no asignados").

Para crear un nuevo grupo:

Seleccionar cualquiera de los objetos no asignados de nuestra base de datos y hacer clic con el botn derecho.

Del men contextual que se despliega seleccionar la opcin "Agregar al Grupo" - "Nuevo Grupo".



Aparecer un segundo grupo personalizado. Escribiremos el nombre que deseamos darle y pulsamos Intro.

Nota: El objeto sobre el que hayamos hecho clic con el botn derecho quedar asignado al nuevo grupo creado. Aunque es posible cambiar la asignacin a otra categora o grupo en todo momento, como veremos ms adelante.

Para cambiar el nombre a un grupo:

Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre genrico del grupo personalizado.

Seleccionamos del men contextual la opcin Cambiar nombre.

Escribimos el nuevo nombre y pulsamos Intro.

Asignar Objetos a cada grupo personalizado: Para asignar cada objeto que tengamos creado en nuestra base de datos seguiremos los siguientes pasos:

Hacemos clic con el botn derecho sobre el objeto correspondiente.

Seleccionamos la opcin Agregar al grupo...

Del desplegable que aparece seleccionaremos aquel grupo donde deseemos asignar el objeto elegido.



En la base de datos del ejemplo con el que estamos trabajando, una forma de personalizar la visualizacin del panel de exploracin sera la siguiente:

Hemos creado cuatro grupos personalizados, y cada objeto creado en la base de datos lo hemos asignado o agregado a uno de esos grupos determinados.

Office 2007: Respecto al panel de exploracin de objetos es posible ocultarlo de

manera provisional. Para ello, basta con hacer clic en el botn que aparece en la parte superior del panel. De esa forma se ocultar el panel de exploracin momentneamente. Para volver a activarlo, hacer clic en la barra lateral izquierda que aparece con el nombre de "Panel de Exploracin". Volver a estar activo dicho panel.



Objetos de la base de datos en Access 2007.

En posteriores captulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien tambin poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuacin:

Para crear un nuevo objeto bastar con seleccionar la Ficha Crear de la cinta de opciones. Seleccionaremos el comando del grupo correspondiente al tipo de objeto que se desea crear:

Tabla.- Para crear una nueva tabla.

Formulario en blanco.- Para crear un nuevo formulario vaco.

Informe en blanco.- Para crear un informe vaco en blanco.

Diseo de consulta.- Crear una consulta desde cero.

Office 2007: Con el fin de simplificar las tareas y hacerlas ms accesibles a los usuarios, Access 2007 agrupa todas las tareas relativas a la creacin de objetos en la base de datos, en una Ficha propia en la Cinta de Opciones: la Ficha Crear. A travs, de esta Ficha vas a encontrar todos los comandos necesarios para la creacin de los diferentes objetos de una base de datos: tablas, formularios, informes, consultas y macros. Todas las opciones estn enmarcadas en diferentes grupos que toman, precisamente, el nombre de cada objeto posible en Access.



Para modificar las caractersticas de un objeto, se selecciona el mismo en el Panel de Exploracin de Objetos de Access y a continuacin hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el objeto en cuestin y seleccionamos la opcin Vista diseo. De esta forma tan sencilla accederemos al diseo del objeto seleccionado para modificarlo.

Para visualizar los datos de una tabla, consulta, formulario o informe, hacemos doble clic sobre el objeto en cuestin. Tambin podemos hacer clic con el botn derecho sobre el elemento que deseamos abrir y seleccionamos la opcin "Abrir" del men contextual.

Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualizacin habitual (segn se apreciar en posteriores captulos).

Se pueden conmutar en cualquier momento la visualizacin que se precise, la Visualizacin Normal del objeto o la Vista Diseo. Se puede acceder a ambas opciones a travs del botn Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio, cuando el objeto est abierto:

Vista Diseo: para visualizar y modificar el diseo del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualizacin normal de tablas o consultas

Vista formulario: visualizacin normal de los formularios.

Vista preliminar: visualizacin normal de los informes.

Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentar en una ventana de documento y se podrn gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamao, etc.). La opcin "Cambiar ventanas" del grupo ventana de la ficha de Inicio contiene en todo momento informacin de los objetos abiertos actualmente en la base de datos.



Navegacin por objetos en Access 2007.

Otra de las novedades que comentamos en los primeros apartados de la unidad didctica, es la inclusin de mejoras considerables en la navegacin o exploracin de objetos abiertos. De tal forma que si estamos trabajando con varios objetos de la base de datos abiertos simultneamente, stos se organizan en solapas o fichas de navegacin en la parte superior del rea de trabajo. Para visualizar cada elemento u objeto abierto slo tendremos que hacer clic con el ratn en su solapa correspondiente.

En la imagen anterior tenemos tres tablas abiertas y nos encontramos situados en la tabla denominada "CURSOS". Para acceder a otra tabla abierta slo tendremos que hacer clic en su solapa correspondiente.

Si deseamos cerrar uno de los elementos abiertos haremos clic en la "X" que aparece en la barra de navegacin de los objetos abiertos.

Office 2007 - Importante: Esta novedosa forma de navegar y visualizar los diferentes objetos abiertos de una base de datos, es importante recalcar que slo est disponible en las bases de datos creadas con el nuevo formato de Access 2007, es decir, las bases de datos que lleven la extensin .accdb y cuyo contenido haya sido creado con el nuevo formato de base de datos. Si tenemos una base de datos creada con las versiones anteriores de Access y trabajamos con ella en Access 2007, esas nuevas funcionalidades no estarn operativas.

Cerrar una base de datos.

Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo clic sobre el botn Cerrar, situado en su barra de ttulos o seleccionando a la opcin "Cerrar base de datos" del botn Office.



Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubic la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opcin Guardar.

Salir del programa.

Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botn Cerrar de la barra de ttulos o accediendo a la opcin "Salir de Access" del botn Office.

Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma sern almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.

Establecer las claves e ndices.

Para definir las relaciones es preciso haber establecido correctamente la clave principal en cada tabla. En el caso de la tabla de detalles de pedidos la clave est formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma:

1. Abrimos la tabla en modo diseo.



2. Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL seleccionamos los dos campos que formarn la clave principal (Idproducto e Idpedido) pulsando en los selectores de fila de la izquierda.

3. En la ficha de Diseo dentro de las Herramientas de Tabla, pulsamos sobre el botn Clave Principal para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos campos.

Recordamos que una clave principal poda estar formada por un solo campo de la tabla, o por una combinacin de varios. No obstante se recomienda la creacin de campos clave artificiales, siendo recomendables los de tipo autonumrico.

ndices mltiples.

Aunque nos salimos del tema central de este captulo, vamos a ver a continuacin como podemos crear ndices mltiples.



Un ndice simple es una tabla oculta que genera Access en la cual establece el valor del campo que est siendo indexado y la posicin que ocupa en la tabla. De esta forma cuando ordenamos por un campo indexado, se ejecuta esta operacin de forma muy rpida ya que esa tarea se haba realizado con anterioridad. Adems si establecemos que el ndice es (sin duplicados), Access evitar que introduzcamos valores repetidos en ese campo. En la tabla de clientes, si aadiramos el campo CIF, dicho campo podramos indexarlo sin duplicados, y de esta forma no podramos duplicar a un cliente cuyo CIF ya existe en nuestra tabla de clientes.

Un ndice mltiple est formado por varios campos, y puede ser definido con duplicados o sin ellos. La nica diferencia es que el orden se establece por la combinacin de varios campos, en lugar de uno solo. En la tabla de vendedores, para evitar introducir duplicados, podramos crear un ndice mltiple sin duplicados formado por (apellidos, nombre, telfono, domicilio). Una vez creado el ndice, Access evitar que metamos a un vendedor cuya combinacin de esos tres campos coincida con los de un dato ya existente. Lo vemos por pasos:

1. Abrimos la tabla Empleados en la vista Diseo.

2. Accedemos al botn ndices, dentro de la ficha diseo en las Herramientas de Tabla.

3. Aparecer el cuadro de ndices.

4. En una nueva lnea escribimos el nombre del ndice Ej:"triple", y a continuacin seleccionamos los campos que formarn ese ndice.



5. Pulsamos de nuevo sobre el nombre del ndice y cambiamos a la parte inferior del cuadro donde establecemos las caractersticas del ndice.

6. Seleccionaremos que no va a ser la clave principal en la primera opcin. Seleccionamos que S debe ser un ndice nico (sin duplicados), e indicamos que s puede haber valores nulos en el ndice en previsin de que falte algn dato en alguno de estos campos.

7. Guardamos los cambios en el diseo de la tabla, y para probarlo podemos intentar aadir un nuevo cliente con el mismo nombre apellidos y telfono que otro que exista.

Evitar el aprender cdigos.

Si introducimos un pedido directamente desde la tabla vemos que para introducir el Idcliente al que pertenece un pedido, debemos escribir el cdigo que tiene asignado ese cliente en la tabla de clientes.

Esto es un gran inconveniente que puede ser evitado usando de la siguiente forma los cuadros combinados.

1. Abrimos la tabla de pedidos en vista diseo.

2. Activamos el campo Idcliente y vamos a la ficha bsqueda.

3. En la ficha de bsqueda cambiamos a cuadro combinado.

4. En el cuadro Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta.



5. Situamos el cursor en el cuadro Origen de la fila y hacemos clic sobre el botn Generar que se muestra a la derecha del mismo. Entonces se abre el generador de consultas donde crearemos una consulta que seleccione de la tabla de Clientes el Idcliente y el Nombrecompaia.

6. Si se quieren ver ordenados los datos en el cuadro combinado, ordenamos por Nombrecompaia. El aspecto final de la consulta es el que muestra la siguiente imagen:

7. Cerramos la consulta. En el cuadro de dilogo que se presenta hacer clic en el botn S, y volvemos al diseo de la tabla.



8. En la columna dependiente establecemos 1, es decir ser la primera columna de la consulta (Idcliente) la que se almacene en la tabla al seleccionar una opcin de este cuadro. (Si por el contrario escribisemos 2, sera el nombre de la compaa el que se almacenase dentro de este campo).

9. En nmero de columnas, indicamos que son 2 las columnas que deseamos mostrar en el cuadro combinado.

10. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Por ejemplo 2cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa.



11. En la opcin Filas en lista indicamos la altura (en numero de filas) que queremos se presenten al desplegar el cuadro combinado.

12. El Ancho de la lista se establecer a la suma de las anchuras de cada columna 2+4=6cm.

13. Finalmente en la opcin Limitar a la lista, seleccionamos la opcin Si, de este modo no podremos escribir el cdigo de un cliente que previamente no ha sido introducido en la tabla de clientes. El aspecto final de este cuadro ser el de la siguiente figura:

Probamos el resultado, y observamos que el cuadro slo me permite elegir uno de entre todos los clientes que ya tengo introducidos en la tabla de clientes. Aunque para realizar la bsqueda por iniciales debo escribir los cdigos. Es muy importante conocer que aunque el cuadro combinado me muestra dos cosas el dato que se almacena en el campo es nicamente el IDcliente.



Podemos ir un poco ms lejos y olvidarnos completamente de los cdigos realizando en el cuadro combinado los siguientes cambios:

1. En Ancho de columnas establecemos la anchura en cm. para cada una de las columnas que se muestran en el cuadro combinado. Ahora pondremos 0cm para el Idcliente y 4cm para el nombre de la compaa. De este modo el Idcliente estar, pero ser invisible.

2. En el Ancho de lista cambiamos a 4cm.

El resultado es un cuadro combinado donde solamente se ve el nombre del cliente, y lo mas interesante, es que la bsqueda por iniciales se realiza por el nombre en lugar del cdigo, aunque internamente el valor que se almacena en la tabla es el Idcliente.



Relaciones. Creacin de tablas. Establecer relaciones

Introduccin

Access es un programa gestor de base de datos, pero como ya se ha comentado, adems es relacional, es decir, se basa en el trabajo, no con tablas individuales como hasta ahora hemos manejado en este curso, sino en el trabajo entre varias tablas relacionadas entre si. De ste modo (con tablas relacionadas), la informacin se gestiona mucho ms eficazmente y ms rpidamente que si en vez de estar separada en varias tablas relacionadas estuviera en una sola tabla grande y pesada de mover y gestionar.

Para poder visualizar y trabajar con datos procedentes de varias tablas, es necesario establecer relaciones entre ellas. Estas relaciones hacen que todas las tablas se comporten como un solo grupo, pudiendo utilizar datos de varias tablas en una consulta, formulario o informe.

Existen otros gestores de bases de datos en el mercado informtico que se fundamentan en otros sistemas de trabajo: Bases de datos documentales, distribuidas pero Access es RELACIONAL.

Manteniendo la informacin en tablas relacionadas ganaremos tiempo (ya que conseguiremos mayor velocidad en el trabajo), as como mayor espacio libre en disco (ms megabytes disponibles para trabajar).

As pues, algunas de las muchas ventajas que presenta la relacin entre las distintas tablas de una base de datos son las siguientes:

Almacenar en cada una de las tablas distintos datos, no teniendo que repetir un mismo dato en varias tablas (a excepcin del campo comn a todas ellas).

El proceso de introduccin de informacin es ms rpido, al no tener que introducir datos repetitivos.

El espacio requerido para almacenar la base de datos es menor, ya que no se almacenan datos repetidos.

Al actualizar los datos solo habr que modificarlos en una sola tabla, disminuyendo la probabilidad de cometer un error y haciendo el proceso ms rpido y seguro.



Posibilidad de activar opciones de 'integridad referencial' (mecanismo de Access para las relaciones). Esta caracterstica garantiza en mayor grado la seguridad en el trabajo con los datos.

Por qu de las relaciones (supuesto)

Veamos con un ejemplo en qu consiste relacionar tablas. El por qu de su necesidad. Las ventajas que ello aporta a la base de datos. Para ello, partiremos de un supuesto prctico.

Supuesto: Se dispone de una tabla de empleados de una gran empresa con una plantilla de 500 trabajadores.

Cada trabajador, adems de contar con sus datos personales, dispone de unos datos bancarios en donde tiene domiciliada la nmina, as como unos datos que definen totalmente su puesto de trabajo, sueldo, pluses, etc

Por cada trabajador, deberemos tener tantos datos individuales como sean necesarios para identificarlo a l inequvocamente (como empleado de la empresa) frente a los dems empleados. Al menos, los campos para cada trabajador, seran los siguientes:

Datos de carcter personal.

CODIGO NOMBRE APELLIDOS NIF FECHANACIM (fecha nacimiento) - DIR POB CPOS (cdigo postal) PROV TELEF MOVIL (telfono mvil) ECIVIL (estado civil) HIJOS (nmero de hijos) - en cuanto a datos personales.

Datos Bancarios.

Adems existirn tambin los concernientes a sus datos bancarios. Por lo menos los siguientes: NROCUENTA ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO (direccin del banco) POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR (nombre del director) TEFELBANCO -

Datos Relacin Laboral.

Y adems los que lo definen como trabajador de sta empresa. Al menos los siguientes: PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI (nivel de responsabilidad en la empresa) FECHAALTA (fecha de alta en la empresa) PLUSCONVENIO (si el trabajador tiene plus convenio o no lo tiene)-

Esto significa, que por cada trabajador, por cada registro de la gran tabla EMPLEADOS, deberamos tener toda su informacin alojada en todos estos campos, por lo que por cada registro de la tabla (por cada empleado, y recordemos que en nuestro ejemplo son 500), se necesitaran tantos bytes (caracteres de ocupacin en disco) como sumatorio de bytes tuvieran todos los campos de cada registro.

Cada campo, dependiendo de su tipo y/o longitud, tiene en Access -como sabemos- un tamao expresado en bytes.



Por lo tanto, por cada empleado de nuestra plantilla (500 empleados) se ocuparn 407 bytes en disco. O sea 407 (bytes por empleado) por 500 (empleados) = 203.500 bytes, unos 199 kbytes (203.500 / 1.024) ocupara nuestra tabla de empleados (a grandes rasgos).

Pero vamos a reflexionar un poco ms. Si de los 500 trabajadores tenemos 300 peones, todos ellos tendrn la misma categora, sueldo, nivel de responsabilidad y plus convenio, luego los datos de Pen, 1.000 euros, baja, y plus convenio=no (respectivamente) sern valores que se repiten 300 (en este caso) veces en nuestra tabla de empleados.

Por otro lado, todos los empleados que tengan su cuenta bancaria en la misma entidad y sucursal tendran los mismos datos para los campos ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR TEFELBANCO con lo cual se tendra esa informacin dupli, tripli, cuadruplicada dentro de nuestra "gran" tabla. Se estara mal utilizando el espacio del disco conteniendo informaciones repetidas que, adems de tener que teclear muchas veces, multiplica la probabilidad de cometer errores por parte del usuario. El sistema ptimo va a ser mantener no una tabla grande con toda esa informacin, sino varias tablas relacionadas.

Para resolver el problema de en cuntas tablas mantener la informacin, que datos en cada tabla, etc., aunque existan tcnicas cientficas y sofisticadas para resolverlo, hagamos las siguientes reflexiones:

La informacin de qu campos es la que, ms o menos masivamente se va a repetir a lo largo de

nuestra tabla de empleados (en ste ejemplo). Basta con imaginarse las fichas de 20 trabajadores, pensando en todas las situaciones que se puedan dar (que varios tengan las mismas condiciones de sueldo, puesto, etc., por parte de la empresa. De que varios compartan la misma entidad bancaria, por lo tanto los mismos datos bancarios a excepcin de nmero de cuenta que evidentemente cada empleado tiene la suya



Coloquemos en una tabla de dos columnas, de todos los campos necesarios, los que no van a repetir sus contenidos masivamente (puede darse que existan cuatro empleados llamados Mara pero esto se considera casualidad, no repeticin masiva ya que pudiera no haber cuatro Mara), y los que s van a repetir sus valores de forma considerable y reiterada.

Todos los empleados que operen con el mismo banco y sucursal, tendrn los mismos valores para los campos ENTIDAD SUCURSAL DIRBANCO POBBANCO CPOSBANCO NOMDIRECTOR TELEFBANCO -

Si stos datos de las entidades bancarias, los introducimos en una tabla aparte, de bancos, tendremos por cada sucursal bancaria, un registro con sus datos una sola vez en la tabla BANCOS. De modo contrario, en el caso de tener diez empleados con su cuenta bancaria en la misma sucursal, deberamos tener los datos bancarios en el propio registro de datos de cada empleado en la tabla empleados, por lo que la informacin de banco estara repetida, en este caso, diez veces innecesariamente.

Tambin, y de igual manera, todos los empleados que operen con el mismo puesto de trabajo dentro de la empresa, tendrn los mismos valores para los campos PUESTO SUELDO NIVELRESPONSABILI PLUSCONVENIO.

En caso de tener 20 administrativos, esos datos se ubicaran para cada empleado en la tabla empleados, con lo que tendramos 20 veces repetida en la tabla empleados esa informacin. Sin embargo, si creamos una tabla separada llamada CATEGORAS, cada categora profesional, con todos los datos que la definen estara en dicha tabla una sola vez sin repeticiones.

De esta primera consideracin, deduciremos la necesidad de tener la informacin, en tres grandes bloques, en tres tablas (segn ste ejemplo).

Una contendr los datos de los EMPLEADOS, otra los datos de los BANCOS, y otra los datos de las CATEGORAS profesionales de sta empresa. As, en la tabla de bancos por cada entidad y sucursal, tendremos un solo registro con todos los datos que definen a dicha sucursal, exactamente igual para las categoras. Pero cmo saber cules son los datos bancarios que corresponden a un determinado trabajador? Cmo saber el sueldo, categora, etc. de un determinado trabajador si dichos datos ya no se van a encontrar en la tabla empleados? Cmo poder asignar a cada empleado su banco y su categora profesional con todas sus informaciones?



Para organizar correctamente los elementos de una lista (artculos, empleados, socios, pelculas, pedidos) se recurre con frecuencia a una tcnica que consiste en asignar a cada elemento un cdigo, que no es ni ms ni menos que un nmero (generalmente) que identifica inequvocamente a cada elemento de ese conjunto frente al resto. Tambin y desde el inicio, a cada empleado ya le habamos asignado un cdigo de empleado nico para cada trabajador dentro de la empresa de nuestro ejemplo.

Si de la anterior diseccin o separacin de datos respecto al gran bloque o, tabla inicial, llegamos a la conclusin de que si asignamos a cada entidad un cdigo numrico (a cada una uno distinto) y a cada categora profesional uno distinto, solo nos quedara incluir entre los datos de dada empleado el cdigo de banco que le corresponde as como el cdigo de categora que tiene.

Y por lo tanto de esta situacin pasaramos a sta otra:



Cada empleado tendr ahora en su registro, el cdigo que le corresponde dentro de la tabla de bancos, decir que si tiene su cuenta bancaria y por lo tanto su nmina domiciliada en la oficina urbana nmero 100 del Banco Santander y en la tabla de entidades esa oficina tiene asignado el cdigo 12, en el registro del empleado Pedro Gonzlez en campo codigoenti tendr el valor 12. Mediante ese cdigo de entidad 12, se busca en la tabla de entidades la que tiene nmero 12 y en ese registro se encontrarn todos los datos que definen a esa sucursal bancaria.

De la mism

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