ESTUDIO DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS

EL VALOR INMEDIATO O PRIMARIO

ESQUEMA DE LOS VALORES DE UN

DOCUMENTO INMEDIATOS O PRIMARIOS:

Interesan a la institución productora y al iniciador.

Presentan aspectos: Administrativos, legal contable, técnico.

Existen durante los momentos: de trámite, de vigencia, de plazo precaucional.

Se evalúan para dar un plazo de retención en un tabla.

Terminan en “desafectación” o disponibilidad.

Mediatos o Secundarios Interesan a la investigación y a la

historia. Se clasifican: predecibles o

evidenciales, no predecibles, importantes, complementarios.

Se juzgan para: destrucción, conservación permanente.

Definición del valor inmediato o primario

Por el ciclo vital puede definirse: Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del ciclo vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

Por los interesados o usuarios: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en el tema o asunto.

Por su característica temporal: Es el valor que se da primero en el tiempo y es transitorio –aunque dure décadas- porque va unido a la utilidad práctica para la que se creó.

ASPECTOS O FACETAS DEL VALOR PRIMARIO

Aspecto administrativo: Se evalúa desde dos perspectivas: entidad productora y del iniciador o destinatario.

Entidad productora: Tiene valor administrativo mientras la información que contienen le es útil.

Iniciador: Hay papeles que son fuente de derechos y obligaciones del usuario con la institución.

Aspecto legal: Todo documento de archivo tiene un valor legal.

1. Los documentos dispositivos del Estado que afecten al orden general.

2. Los documentos testimoniales que sustentan derechos reales.

3. Los contratos pactados con todos los requisitos.

4. Los documentos emitidos o avalados por escribanos.

Aspecto contable: Existe en los documentos que expresan movimiento de dinero. Los libros contables y los balances anuales tienen valor legal, si han sido llenados con todos los requisitos.

Aspecto técnico: Mira a los documentos sustantivos o característicos de cada tipo de institución o empresa. Requiere un especialista en la materia.

Según la archivalía a evaluar, tendrá que haber un experto en cada uno de los puntos de vista necesarios para evaluar.

EVALUACIÓN DE LA VIGENCIA Casos

Especiales Vigencia de los documentos

denegatorios. Documentos que respaldan

derechos adquiridos: Son los fundados en una ley que merece el respeto de la legislaciones posteriores.

Documentos que respaldan derechos sucesorios.

Documentos que crean derechos colaterales.

Documentos contables que asientan equipos a amortizar.

La reviviscenica se da por otro documento.

EVALUACIÓN DEL PLAZO PRECAUCIONAL

El valor se mide en un lapso variable de retención, anterior al destino final.

La cuantificación del plazo precaucional tiene en cuenta distintos aspectos:

1. Si existe prescripción de derecho sobre los hechos sustentados por los documentos que estamos evaluando.

Lo ya dicho de los distintos aspectos o facetas.

Si dos o más aspectos dan distinto plazo, se toma el más largo.

El carácter de original o copia y aún de cada serie de copias, si hay más de una.

A todo documento original hay que marcarle un plazo precaucional, aunque sea breve.

Cuál de los dos objetivos del plazo precaucional mencionados, es el que juega en este tipo de documento o asunto. Responder a reclamaciones o retener como antecedente o sustento necesario de otro que no puede tener vigencia sin él.

DAR DE BAJA O DESAFECTAR

Dar de baja es enviar directamente a la destrucción.

Sólo puede hacerse cuando esto está taxativamente previsto en la tabla con fórmulas tales como:

1. Eliminación total.2. Muestreo geográfico Desafectar es separar del uso un bien

hasta que se dictamine su destino final

Hay un valor que puede predecirse y otro que se conoced a posteriori, este segundo debe de someterse a la Comisión evaluadora en el momento que vence la fecha establecida para el valor primario.