HIGHWAY DEPARTMENT 

 

   

2019 ANNUAL REPORT  

  

Public Works Committee 

John Bulawa, Chairman 

Robert Hartwig, Vice‐Chairman 

Marcy Bishop 

Russell Brandt 

William Symicek 

   

Scott M. Schmidt, PE, PLS Highway Commissioner 

Submitted: January 8, 2020 

Page 2

    

 

Washington County Highway Department 

  

Our Vision...  

The vision of the Washington County Highway Department is to be fiscally  responsible while proactively addressing the needs of the citizens and businesses 

by providing a safe and well‐maintained transportation network.     

Our Mission...  

The mission of the Washington County Highway Department is to provide a safe, reliable, accessible, and efficient highway and public transit system. 

 

≠

Page 3

INTRODUCTION  The Washington County Highway Department maintains a proud tradition of providing exceptional winter service to the citizens of Washington County while also providing preventative road maintenance to protect our infrastructure investments.   While striving to balance the multi‐modal transportation needs of the public with a fiscally prudent Highway Department, Washington County has been able to maintain a high level of service for all citizens.   Highway Department Overview  Washington County’s Highway Department is responsible for two distinct branches of transportation. First, the Highway Department’s primary responsibility is to provide a high‐quality county highway system through construction and maintenance activities.  Secondly, Transit Services, as a division of the Highway Department, is responsible for the management of alternative transportation options including the Washington County Commuter Express (WCCE) and Washington County Shared‐Ride Taxi.  In 2019, the Highway Department was comprised of 51 personnel headed by the Highway Commissioner.  Directly serving under the Highway Commissioner are the following: 

Accounting Supervisor 

Transit Superintendent (formerly managed solely in Washington County is now managed through one position jointly for Washington and Ozaukee Counties) 

Project Manager/Deputy Surveyor 

West Bend Patrol Superintendent 

Slinger Patrol Superintendent 

Shop Superintendent 

Project and Transit Manager 

Project Engineer (a member of the Administration Department housed within the Highway Department that reports to the Highway Commissioner when assigned to highway‐related projects) 

 The remainder of our personnel is as follows: 

West Bend Foremen 

Slinger Foreman 

Mechanic Foreman 

Traffic Signer 

(34) Highway Patrolmen 

(3) Mechanics 

Page 4

 In 2020, the position of Project and Transit Manager will be eliminated and the position of Assistant Highway Commissioner will take effect as well as a fourth mechanic position.  County Board Supervisor oversight is provided by the Public Works Committee, consisting of:  

John Bulawa, Chairman 

Robert Hartwig, Vice‐Chairman 

Marcy Bishop 

Russell Brandt 

William Symicek  The Public Works Committee meets once a month (typically 4th Wednesday) throughout the year to guide the Highway Department, provide fiscal oversight, and approve various permitting and construction‐related projects or purchases.  DEPARTMENT OPERATIONS  The Washington County Highway Department is responsible for the maintenance and construction of approximately 177 centerline miles of County Trunk Highway (CTH) and the maintenance of approximately 218 centerline miles of State Trunk Highway (STH), United States highway and interstate. When analyzing the two systems in combination, it is estimated that the Highway Department maintains more than 900 lane miles of overall roadway. Maintenance activities are performed throughout the year but are seasonally based.  Seasonal Operations  Spring  Spring operations focus on roadway maintenance to repair damage sustained during the winter season and the preparation of roadways scheduled for construction in the summer. Typical spring maintenance activities include removal of snow fence, grading shoulders, and right‐of‐way management including mowing operations, trash pick‐up, and brush cutting.  

Page 5

Summer Summer operations include roadway repairs, but the focus turns toward larger projects. These projects include select construction operations on County, State or Local roadways. The Highway Department also begins the regular maintenance tasks required to preserve infrastructure. Typically, this involves crack‐filling and seal coating select highways, ditch cleaning, culvert replacement, pavement marking, traffic sign maintenance, shoulder repair, bridge maintenance, pavement repairs, tree removal, and installing or repairing guard rail and cable guard.   Fall Fall operations consist mostly of finishing summer roadway and right‐of‐way maintenance work such as installing snow fence, preparing plows, and filling salt sheds. Depending on the weather, the Highway Department will also start preparing for the next construction season with additional culvert replacements, ditch cleaning and any other required tasks.    Winter Winter operations mostly entail snow and ice management, such as snow plowing during a snow event, salting and brine application during melting/freezing periods, snow clearing to re‐establish full‐width shoulders, maintaining safe vision corners and snow removal from bridges, intersections and park and ride lots. The Highway Patrolmen also perform safety appurtenances (mostly guardrail and cable beam) repairs throughout the winter season. The Highway Department works with local law enforcement agencies to ensure this work is paid for by the individuals who damage the appurtenances. Additionally, the Highway Patrolmen perform tree cutting along the right‐of‐way for the upcoming construction season and to improve vision and remove potential roadside obstacles for safety.      

Page 6

Year‐round Operations  Traffic Control Maintenance of traffic control signage is on‐going as roadway accidents occur. We also make sure all of our traffic control devices are in compliance with requirements of the Manual on Uniform Traffic Control Devices (MUTCD).   Permitting Permit review and enforcement of the Washington County Access Control and Utility Accommodation Policies are activities that continue throughout the year. Enforcement of the Washington County Access Control Policy maintains the level of safety and traffic carrying capacity of the highway system while still adequately serving the property access needs of landowners.  Public Relations While providing management for the above referenced services, the Highway Commissioner is also responsible for communications with County Supervisors, residents, local business leaders, local engineering, public works and political contacts. The focus is given to maintaining timely correspondence and ensuring an open line of communication.  Planning Other on‐going responsibilities are long‐range planning and providing proper training for field and office personnel. Planning involves internal operations such as updating our Pavement Surface Evaluation and Rating (PASER) system, Five‐Year Highway Improvement Plan, Highway Equipment Replacement Program, 2050 Transportation Network Sustainability Plan, Manual for Uniform Traffic Control Curve Compliance, Intersection Safety Analysis, and beginning in 2020, our Roadway Safety Analysis.  We also review the Washington County Jurisdictional Plan adopted by the County Board in 2008 to continue our efforts toward a cooperative relationship with the Wisconsin Department of Transportation (WisDOT) and local municipalities on proper roadway planning.   Training Training is an important tool for office and field staff to continue seeking increased efficiencies and effectiveness in our office‐related and maintenance operations.   Winter Tech Talk The Highway Department held a day‐long training session dubbed a “Winter Tech Talk” on December 18, 2019. During this training, all personnel involved with winter maintenance operations were educated on new winter 

Page 7

maintenance techniques, how and why we can and should reduce salt usage, and how to properly operate and maintain vehicles so as to extend vehicle life and avoid costly repairs.  Joint ROADeo with Ozaukee County On October 17, 2019, a second bi‐annual ROADeo was held jointly between the Washington and Ozaukee County Highway Departments. The daylong event was held at the Washington County Highway Department’s West Bend facility. Members of both highway departments were blended together and broken into groups to participate in numerous highway‐related activities and training sessions throughout the day.    The main event was a road course where drivers tested their skills on precision driving with a plow truck. Other activities included training seminars on topics such as tire maintenance and fall protection. Presentations were also lead by mechanics from both departments on how to properly inspect and operate a plow truck. Both county highway departments hope to keep the event a bi‐annual tradition.  Equipment Competency Training An equipment competency training program was implemented in 2017 and continued in 2018 and 2019. All potential operators of a piece of equipment learn how to properly operate it then complete a skill test. The goal is to ensure that it’s being used properly and in a safe manner and that less maintenance will be required for the piece of equipment. The program was extended to users outside of the Highway Department such as Parks Laborers and employees of the Village of Slinger and Village of Newburg for front end loader training.   Local Road Improvement Program The Highway Department also acts as the local manager of the WisDOT’s Local Road Improvement Program (LRIP) within Washington County. Bi‐annually, LRIP distributes state and federal funding to the county, cities, villages, and towns within Washington County.    Finance Management and Accounting Our highway operations for County roadways are funded by the County in the form of County Levy, County Sales Tax and through the State with General Transportation Aids (GTA). These funds are utilized for the reconstruction of our highways through competitive bidding and maintenance of the county highways by our Department. WisDOT also utilizes the Highway Department to perform maintenance on state roads through a Routine Maintenance 

Washington‐Ozaukee Joint ROADeo  October 17, 2019 

 

Page 8

Agreement (RMA). Based upon the RMA and with direction from WisDOT staff, the County performs general maintenance and snow plowing on all State Highways and invoices the State for any work performed.   Extending Services The Washington County Highway Department also offers some maintenance services to local municipalities when it is cost‐effective to do so. This cooperation among jurisdictions allows Washington County to maintain our services while providing local municipalities with cost‐saving opportunities for work performed throughout Washington County. While this accounts for less than five‐percent of the Highway Department revenue, the services and emergency response times can be invaluable to local municipalities.   Equipment Maintenance and Management Another key in our operations is the dependability of our equipment, especially our snow plows which operate the majority of the winter coated in salt. Therefore, maintenance and responsible turnover of our equipment is a top priority. All equipment costs (fuel, lubes, repairs parts, labor, depreciation, etc) are assigned to each individual piece of equipment to provide the Shop Superintendent with the true cost of ownership for every piece of equipment in our fleet. The Highway Department closely monitors the life cycle costs for all equipment to ensure that each piece of equipment is retired before significant additional costs are incurred or depreciation in value occurs.   Transit Transit management is also part of the Highway Department’s operations, and involves two forms of alternative transportation options in Washington County: Shared Ride Taxi and Commuter Express. Both services are operated through contracted providers with oversight by the Washington County Transit Manager.    The Shared Ride Taxi is operated by Specialized Transportation Services (STS), and provides shared ride taxi service throughout Washington County, excluding trips that originate and end within the City of Hartford or City of West Bend limits. These trips are serviced by their respective municipal taxi service.   The Washington County Commuter Express (WCCE) is operated by Go Riteway and provides bus routes from Washington County to downtown Milwaukee (ten stops along Wisconsin Avenue), the Veteran’s Affairs (VA) Medical Center, Froedtert Medical Center, Innovation and Research Drive Business Park, Summit Place, Schlitz Park and Marquette University High School. Park and Ride lots continue to be used by motorists for the WCCE and other commuter purposes on Paradise Drive (West Bend), Lannon Road (Germantown), Pioneer Road (Richfield), STH 33 (Allenton), CTH K (Addison), and CTH P (Jackson). The WCCE utilizes the park and ride lots at Paradise Drive, Pioneer Road, and Lannon Road for commuter pick‐up and drop‐off locations.  

Page 9

Similar to the Highway fleet, an important factor in transit operations is the dependability of the vehicles. Whereas the Commuter Express is operated with vehicles owned by Go Riteway, the County owns the shared ride taxi vehicles and leases them to STS. Transit vehicles average approximately 50,000 miles each year; maintenance and responsible turnover of these vehicles is a top priority. Washington County maintains an active fleet of 27 vehicles to use in the Shared Ride Taxi service. Vehicles are replaced annually through grants and the budgeting process. In 2019, six vehicles were replaced with an average mileage of 239,798 miles per vehicle.  

ACHIEVEMENTS FROM 2019  Jurisdictional Transfers  Washington County has been doing something historical over the past two years. One of the largest and perhaps most complex jurisdictional transfer deals in Wisconsin history was successfully executed within Washington County and implementation of it continued in 2019. Additional jurisdictional transfers were also proposed and executed by the Highway Department continuing the evolution of the county’s highway system. 

 The original jurisdictional transfer package involved Washington County spearheading discussions with the State of Wisconsin and eight local governments within the county aiming for win‐win solutions with all parties involved. That original deal proposed in 2018 included approximately 13.5 miles of roadway being exchanged between the various jurisdictional authorities. Since then, and most recently in 2019, CTH DD and CTH HH were also successfully transferred to the Town of Farmington bringing the total mileage of roadway exchanged within a two‐year period to 17.2 miles. 

JURISDICTIONAL TRANSFERS EXECUTED IN WASHINGTON COUNTY IN 2018 AND 2019 

Page 10

 Some aspects of the deals were complex, some involved significant financial investments, but in the end and when all aspects of are executed, the deals are agreed upon by all parties involved and roads are managed by the jurisdictional authority that is in the best interest of the public. This ensures that tax payer dollars are and will continue to be spent in the most efficient way possible while the department pursues its vision of being fiscally responsible while proactively addressing the needs of the citizens and businesses.  

2018‐2019 JURISDICTIONAL TRANSFER SUMMARY  

   

   

   

Highway Location Removed from: Milage Accepted By: Milage

CTH N City of Hartford to County Line Washington County 1.30 City of Hartford 1.30

STH 83 STH 60 northerly to City limits State of Wisconsin 1.13 City of Hartford 1.13

STH 83 City of Hartford to Clover Road State of Wisconsin 1.12 Town of Hartford 1.12

CTH K Main Street 0.68 miles east towards STH 83 Washington County 0.68 Town of Hartford 0.68

CTH CC CTH E to 1 mile south Washington County 1.00 Town of Hartford 1.00

CTH K 0.68 miles east of Main Street to STH 83 Washington County 0.68 Town of Addison 0.68

Pioneer Road From I‐41 to Mayfield Road Town of Polk 0.16 State of Wisconsin 0.16

Pioneer Road From Mayfield Road to STH 175 Village of Richfield 0.50 State of Wisconsin 0.50

CTH FD From I‐41 to USH 45 Washington County 0.30 State of Wisconsin 0.30

STH 83 From Clover Road to STH 175 State of Wisconsin 3.41 Washington County 3.41

CTH CC From 1 mile south of CTH E to STH 167 Washington County 2.00 Village of Richfield 2.00

CTH MY From County line to CTH M Washington County 1.25 Village of Newburg 1.25

CTH DD Bolton Drive and Pine Lane Washington County 1.23 Town of Farmington 1.23

CTH HH Bolton Drive and Pine Lane Washington County 1.32 Town of Farmington 1.32

Municipality Removed milage Added Milage Net Gain or ‐Loss

Washington County 9.76 3.41 ‐6.35

State of WI 5.66 0.96 ‐4.70

Town of Hartford 0.00 2.80 2.80

Town of Addison 0.00 0.68 0.68

Town of Polk 0.16 0.00 ‐0.16

Village of Richfield 0.50 2.00 1.50

City of Hartford 0.00 2.43 2.43

Village of Newburg 0.00 1.25 1.25

Town of Farmington 0.00 2.55 2.55

Page 11

Winter Maintenance  During the 2018‐2019 winter season, the Highway Department used a total of 18,010 tons of salt on State and County Highways, an increase from the previous winter season.  

SALT USE TOTALS IN TONS  (2009‐2010 thru 2018‐2019 Winter Seasons) 

 

         Washington County had ordered an adequate supply of salt for the winter months. The Washington County Highway Department, along with state purchased salt, began the 2019‐2020 winter season with 28,360 tons of salt in our inventory. At $71.34 per ton, this is over $2,000,000 worth of salt to begin the winter season. Through the annual bid process, Washington County reserves the option to purchase an additional 3,630 tons of County salt during the current winter season. This would provide adequate salt to exceed the most severe winter season in recent history. The Highway Department performed its last salt run of the season on April 14, 2019.  The most notable event of the 2018‐2019 winter began in the morning of January 29th and had a 24‐hour duration. With extremely cold air and asphalt temperatures, we received nine inches of snow which created travel conditions involving black ice. That event was followed by another significant storm that deposited an additional 10 inches of snow between the night of February 11th and morning of February 13th.  

Winter Season  County  State  Total 

2009‐2010  4,146  9,371  13,517 

2010‐2011  6,787  11,656  18,443 

2011‐2012  4,452  7,122  11,574 

2012‐2013  10,057  14,357  24,414 

2013‐2014  7,690  16,071  23,761 

2014‐2015  4,552  7,496  12,048 

2015‐2016  4,196  9,047  13,243 

2016‐2017  7,136  11,684  18,820 

2017‐2018  5,385  11,278  16,663 

2018‐2019  5,979  12,031  18,010 

 

Page 12

Reconstruction & Paving Operations  Through the annual budget process, the Washington County Highway Department 5‐Year Highway Improvement Plan is reviewed and updated. Highway and bridge improvement projects are planned and programmed based on pavement conditions, vehicles accident/safety concerns, traffic patterns and necessary street expansion to accommodate increased traffic from new residential or commercial/industrial development.   To help facilitate the 5‐Year Highway Improvement Plan, all of the county highways are field‐inspected annually or biannually and given a pavement condition rating. The pavement rating system (PASER) assigns a number from 1 to 10, with 10 being a new roadway and 1 being a pavement in extremely poor condition. PASER ratings required to be submitted every odd‐numbered year.  The Highway Department improved 3.53 miles of county highway through repaving and reconstruction in 2018 and 9 miles in 2019. Due to those improvements, adamant maintenance practices, and the jurisdictional transferring of certain roadways, the county highway system’s PASER rating increased to its highest mark in more than a decade.  The Highway Department aims to improve and/or resurface an average of 7.4 miles of county highway per year based on a 25‐year pavement service life and 177 miles of county highways. Over the past 10 years, a total of 63.33 miles have been improved averaging 6.33 miles per year and falling short of the 7.4‐mile goal. In the next 10 years, the Highway Department plans to improve 83.69 miles (8.37 miles per year) and exceed the goal of 7.4 miles per year, and with proper maintenance, correct the trend with the intention of creating an extremely high‐quality and structurally sustainable county highway system once all road segments have been improved after a 25‐year pavement life cycle. This should, in turn, increase the average PASER rating of the county highway system significantly. 

    

MILES OF COUNTY HIGHWAY 

IMPROVEMENT 

Past 10 Years (2010‐2019) and Future 10 Years (2020‐2029) 

Year PASER Average 

2009  6.33

2010  6.41

2011  6.33

2012  6.42

2013  6.98

2014  6.97

2015  6.71

2016  N/A

2017  7.02

2018  N/A

2019  7.15

Page 13

Reconstruction – CTH K – Addison Road to Turtle Road/N Main Street  CTH K on the borders of the Towns of Hartford and Addison was reconstructed from Addison Road (just west of I‐41) westerly Turtle Road/N Main Street for a total of 4 miles. Improvements included grading, asphalt, curb and gutter, storm sewer, bypass and turn lanes and sight line improvements. The typical cross section generally includes 6.25” of asphalt, 12’ travel lanes, 5’ paved and 3’ gravel shoulders, and curb in select locations. The project area was designed to meet current and future traffic needs and improve safety for the traveling public. Project funding will be supplemented through the Wisconsin County Highway Improvement Program (CHI) and County Highway Improvement Discretionary Program (CHID).

     

     

Repaving – CTH C and CTH WW  In the Town of Polk, a 2‐mile stretch of CTH C was pulverized and repaved between CTH Z and CTH P. The project also involved some culvert improvements, an upgrade to the guardrail system over USH 45, and grading work that improved sight distances.   In the Towns of Addison and Wayne, a 3‐mile stretch of CTH WW was pulverized and repaved between CTH D and STH 33. The project included guardrail upgrades, grading work to improve sight distances at the Beaver Dam Road intersection, and drainage improvements. A larger sized asphaltic aggregate was used on this project in effort to accommodate heavy agricultural equipment.     

Page 14

Preventative Maintenance  To ensure we maintain our infrastructure, Highway Department employees perform road repairs and preventative maintenance throughout the year. Some of our more significant projects from the past year are detailed below.  If left untreated and unmaintained, pavement will deteriorate over time at an ever‐increasing rate. Preventative maintenance and rehabilitation can slow or reverse this deterioration. The degree to which this occurs is dependent on the type of maintenance as well as the timing of such actions. In general, an early and systematic maintenance plan is the most cost‐effective approach and results in the greatest extension of useful pavement life.   To combat this deterioration, the Highway Department performed 27.7 miles of crack filling and three miles of chip sealing on County Highways during the summer months. Mastic treatments were also applied at select locations.  These tasks attempt to keep water out of the roadway base due to the destructive actions that will occur when water is allowed to penetrate the surface. The water in a roadway’s base will freeze and thaw during Wisconsin’s long winter expanding and contracting the road subgrade.   The Highway Department provides an extensive focus on the life cycle costs for all County Highways. This focus drives the decision to reconstruct, pulverize and repave, or overlay roads as they reach the end of their useful life. Depending on design standards and geotechnical reports from soil boring, the total life cycle cost of the road is analyzed to ensure the most value to the taxpayers of Washington County.  Crack Filling (CTHs A, BB, DW, H, M, P, T, W, and Z)  In 2019, Washington County crack filled 27.7 miles of county highways. Crack filling is the application of hot rubber into cracks of the roadway to prevent water entry. This is done by routing the crack, blowing out the dust with compressed air, applying hot rubber, and covering the rubber with one‐ply toilet paper to help it set. Washington County always crack fills a roadway prior to chip sealing it in the same year to achieve optimum performance from the chip seal.   Chip Sealing (CTH DW)  In 2019, Washington County chip sealed 3.0 miles of county highways with stone chips. The chip sealing process takes place in summer and, depending on the location and weather, usually takes 2 to 3 days. Emulsion oil is applied onto the road, then a fleet of trucks hauls stone chips or boiler slag to a chip spreader that will spread the material evenly onto the emulsion oil, then a compactor will set the chips or slag 

Page 15

into the oil. Any excess material is swept off to the side of the road. This is all done while the road remains open to traffic.   Mastic  Mastic was applied to roadways and bridge decks at select locations. Mastic can effectively fill larger gaps in the surface that standard crack filling cannot and can also improve the riding surface making it smoother.   High Friction Surface Treatment  A 2,100’ segment of CTH H between the Oak Road and Kettle Moraine Drive intersections in the Town of Kewaskum received a high friction surface treatment. This segment of roadway had a history of crashes primarily associated with hydroplaning. Centerline rumble strips were also installed throughout the project area. The purpose of installing this special aggregate is to help vehicles stay in their travel lane in all weather conditions. Funding was supplemented through the Highway Safety Improvement Program (HSIP) which involves a 90% State/Federal and 10% local funding split.  

     

Page 16

Intersection Safety Analysis  As part of Washington County’s 2017‐2019 Strategic Plan, the Washington County Highway Department was directed to conduct a traffic safety analysis that assesses data at all major intersections throughout the County highway system to “Ensure a safe public transportation network that is well‐maintained, accessible and enhances safe traffic flow and mobility.” On March 13, 2019, the Washington County Board of Supervisors approved a document that serves as that analysis and provides traffic, crash, and spatial data and identifies county‐controlled intersections in greatest need of attention. This document further provides a summary of best practices for desired performance, with an attempt to provide comparisons to intersections throughout southeast Wisconsin. This document also provides recommended next steps to make design improvements to the most hazardous intersections and fund the construction of the same.  Throughout the summer of 2019, the Highway Department began implementation of safety improvements as identified in the analysis. Examples of improvements made at some of the county‐controlled intersections with the highest number of total crashes, highest crash rates, and highest crash severity involved:  

Restructuring and repainting stop bars and traffic delineation systems 

Installing more significant stop sign systems that may involve oversized signage, reflective strips on sign posts, and sign repositioning 

Adding additional warning signage 

Initiating and completing plans for intersection reconstruction such as conversion of a four‐way stop to a roundabout 

    

Page 17

2050 Transportation Network Sustainability Plan Implementation  After the Highway Department developed its first long‐range plan for management of the Washington County highway system in 2017; the 2050 Transportation Network Sustainability Plan received its second year of implementation in 2019. There were a few updates made to the plan in its first two years as it is a living document and management of the county highway system will always be evolving.   The plan contains the following elements: 1) an inventory of all county roadways; 2) a timeline of necessary maintenance with anticipated expenses accounting for anticipated inflation; 3) a summary of recommended ‘Best Practices’ for the timing of necessary maintenance (i.e. crack filling, chip sealing, resurfacing, reconstruction, etc.); 4) a breakdown of recommended average annual funding necessary to adequately maintain existing roadways; and 5) an analysis of the 2050 Regional Transportation Plan and the anecdotal impact of the addition or subtraction of roadways via the Plan. The plan has been well‐received in its first two years and will continue to guide the department’s management and maintenance of the county highway system.  Performance Based Maintenance (PBM) 

 In January of 2013, the Wisconsin Transportation Finance & Policy Commission released their report examining the issues related to the future of transportation finance in Wisconsin.   Wisconsin is the only state that utilizes County Highway Departments to perform maintenance on State Highways. In Wisconsin, this annual agreement is our Routine Maintenance Agreement ($2,553,600 in 2019 for Washington County). Under this arrangement, the Washington County Highway Department performs routine maintenance on State Highways and sends an invoice to WisDOT monthly for our actual costs.  

 One concern of the Transportation Finance & Policy Commission was that this relationship made it challenging for WisDOT to monitor costs or even establish the value of services received. Out of this recommendation, Performance Based Maintenance was born as well as the creation of 84.07(2)(b) of the Wisconsin state statutes, which provides that WisDOT “and the county or municipality may agree to a payment and terms other than specified in par a. (a), including payment according to a contract price for maintenance services rather than payment of actual costs of the maintenance.”  The Washington County Highway Department performed three projects under Performance Based Maintenance for WisDOT in 2019. For these projects, Washington County submitted a unit cost quote/bid for WisDOT to review and accept or reject. All of the projects were considered a success for Washington County and WisDOT and allowed for some much needed repairs on the State Trunk Highway System. The total income for these projects was $566,821.  These funds may be used at the discretion of the County.     

Page 18

Roadway  Segment  Maintenance Type STH 28  I‐41 to USH 45  Crack fill and chip seal STH 144  CTH NN to STH 33  Crack fill and chip seal I‐41/USH 45  various segments  Bridge deck sealing 

 Transit  Washington County Transit provides curb‐to‐curb and door‐to‐door shared ride taxi service and commuter bus service. All services are operated through contracted providers. The shared ride taxi service is contracted with Specialized Transport Services (STS), Inc. and the Commuter Express service is contracted with GoRiteway Bus Service, Inc. Both contracts are in their final renewal year and will need to be procured in 2020.   The Washington County Commuter Express (WCCE) provides service to downtown Milwaukee and several medical centers in Milwaukee during peak commute times. Projected ridership for 2019 is 66,995, which is an increase from 2018 by 4.6%. WCCE began the year with projected losses in ridership. Advertising efforts were increased. There was also an information campaign led by Interfaith of Washington County after discovering that many senior residents are confused about how to use the WCCE. Transit Services will continue efforts to increase awareness and education on this resource.   The Shared Ride Taxi ridership for 2019 is projected to be 88,268. This is a 3.8% decrease from 2018. Of the total estimated number of passengers, 68,715, or 77.8% are elderly, disabled, or both. The Shared Ride Taxi service continues to struggle with a driver shortage, limiting the availability of rides. STS changed leadership in 2019 and has begun pursuing additional avenues for recruitment. Ride capacity continues to be an issue during peak times (6:00 am – 9:00 am, and 2:00 pm – 5:00 pm). Transit received additional grant money for vehicle purchases in 2019‐2020. The funding will be used to increase the fleet size to meet capacity during peak times and to eventually provide cross‐county service into Ozaukee County.  The major change to Washington County Transit in 2019 has been the hiring of a joint Transit Superintendent with Ozaukee County in anticipation of a merger between the two systems. The Transit Superintendent replaced the Transit Manager in Washington County and the Transit Superintendent in Ozaukee County. Ozaukee County is the official employer for this new position. However, the Transit Superintendent reports to the Washington County Highway Commissioner and to the Ozaukee County Public Works Commissioner.   A transit system merger will require the creation of a Joint Transit Commission. The Transit Superintendent has been working closely with the State, SEWRPC, FTA, and administration in both counties to develop a proposed timeline and Commission Charter. Both county boards are expected to be able to vote on the merger in April. There will be a public hearing prior to the vote.  

Page 19

Staffing  

Highway Commissioner  Scott M. Schmidt was active in his position of Highway Commissioner in 2019. Scott continues to progress the highway department forward with the use of training and technology. We are now using new technologies such as drones for aerial photography and earthwork quantity calculation, GPS integration with smart phones for sign inventory, electronic timecards, digital photography for load securement, Maintenance Decision Support System (MDSS) along with our Automatic Vehicle Location services for recommended maintenance methods prior to and during winter storm events. These are but some of the advances we continue to make as we strive to be a leading county highway department in Wisconsin.  Project and Transit Manager – Assistant Highway Commissioner  Josh Glass served the Highway Department in the role of Project and Transit Manager in 2019. Josh oversees the Department’s permitting operations, manages the County’s involvement in the Local Road Improvement Program, managed the high friction surface treatment project on CTH H and assisted in the hiring of the Washington‐Ozaukee Transit Superintendent in 2019. As of January 1, 2020, Josh will be transitioning into his new role as Assistant Highway Commissioner.  Accounting Supervisor  For Accounting Supervisor, Micki Surprenant, 2019 was an innovative year preparing for program improvements taking effect in January 2020. WisDOT is rolling out a new online Maintenance Program Management (MPM) system that will allow for the online submission of financial reports, surveys, invoices, equipment classifications and annual agreements. This will replace several manual processes and integrate with CHEMS, our Cost Accounting Program. Micki attended training and was asked to be on the team of County testers to help build and test this new program.  The Highway Department is also transitioning from paper to electronic timecards.  We created a team of Highway Department personnel along with Michelle Von Haden, an Application Developer in our IT Department, and built our own internal electronic timecard program. This new program should add functionality including automation of manual processes and data entry. We have eliminated the use of clerical staff of 12 hours a week that had assisted in payroll data input.     

Micki Surprenant Accounting Supervisor 

Josh Glass Assistant Highway Commissioner 

Scott M. Schmidt PE, PLSHighway Commissioner

Page 20

Project Engineer  The County’s Project Engineer position is held by Brad Abraham. In 2019, Brad’s primary project was to monitor and inspect the 4‐mile CTH K reconstruction project from Main Street to I‐41. The Highway Department estimates that the county saved approximately $39,000 by having its own Project Engineer perform the construction inspection instead of hiring a consultant for such services for that project alone.  This position is housed in the Highway Department but is part of the Administration Department. The Project Engineer can be involved with a wide array of county projects that can range from road construction inspection to building improvements on the county campus. The Project Engineer reports directly to the Highway Commissioner for highway‐related projects and to Administration for any other work.  Project Manager and Deputy Surveyor  Ted Dumke serves as the County’s Project Manager and Deputy Surveyor. The County Surveyor’s office is responsible for maintaining the Public Land Survey System (PLSS) in Washington County, managing the monument maintenance program, and providing surveying services for various highway projects and for other county departments. In 2019 approximately 60 PLSS section corners were remonumented by County survey staff. 2019 was also the first year of a contract with WisDOT to reimburse Washington County for remonumenting section corners displaced by State road construction projects. In the monument maintenance program, survey consultant firms performed survey work in Richfield and Trenton. Survey staff conducted work and prepared maps for several land transfers and agreements connected to County construction projects. The County Surveyor’s office also worked closely with the Information Technology Department in 2019 on publishing updated survey data and maintaining survey records.  Mechanic and Labor Crews  Similar to 2018, the department’s labor force experienced significant change again in 2019 through the loss of 7 laborers and a Patrol Superintendent.  At the time this report is being submitted, a labor crew position for the West Bend shop is anticipated to be refilled in mid‐January bringing the labor crews back to full staff. In 2019, the department also received word that it was able to add a mechanic position. The new mechanic is expected to officially start full‐time in January of 2020.     

Brad Abraham Project Engineer 

Ted Dumke Project Manager/ Deputy Surveyor

Page 21

Transit Superintendent  Joy Neilson filled the new position of Transit Superintendent for Washington and Ozaukee Counties in June. In her role, she oversees the contracted vendors who operate transit services and ensures compliance with Federal and State transit regulations. Joy splits her time between the two counties. Joy's primary project in 2019‐2020 is the creation of a Joint Transit Commission, thereby merging the transit systems of the two counties into a single entity. She has been working with the Public Works Committee, County Administrator, and Public Works Commissioner of both counties to lay the foundation for the Joint Commission.   

2020 PROJECTS   The Highway Department will have the following road improvement projects in progress during 2020:  Reconstruction  CTH D Eliminate series of curves between Nenno Rd and railroad tracks and reconstruct roadway on new alignment (0.46 miles) 

Reconstruct roadway in summer of 2020  Pioneer Road Reconstruct from STH 175 to Richfield Way (0.5 miles) 

Reconstruct roadway in summer of 2020  CTH M Bridge Replace bridge located 400’ south of STH 33 

Replace bridge in 2020  CTH W Reconstruct from STH 33 to STH 83 in 2021 (3.5 miles) 

Finalize design and engineering in 2020  

Progress with right‐of‐way acquisition and necessary permitting in 2020 

Utility relocation in 2020  Paving / Resurfacing (this list is subject to change) 

Pulverize and repave CTH E from CTH K to STH 164 (4.1 miles)  Pulverize and repave CTH K from E Monroe Ave to STH 60 (0.75 miles) 

   

Joy Neilson  Transit Superintendent Washington & Ozaukee 

Counties 

Page 22

GOALS FOR 2020 AND BEYOND  The following goals have been established for the Highway Department and align with the priorities set forth by the County Board:  

Annually update the 2050 Transportation Network Sustainability Plan with the work completed the previous year, proposed future work, and submit to the Public Works Committee at its January meeting in conjunction with the Capital Improvement Program timing. 

Explore new and innovative means, methods and materials to improve our final product that we provide to the public by attending winter and summer highway conferences, sending the shop and patrol superintendents to their regional supervisor meetings, and attending vendor trainings. 

Collaborate and market our services to other County departments, local municipalities, and surrounding counties by meeting annually with the Highway Commissioners of surrounding counties and informing other County departments of any new service or equipment. 

Continue to expand the communication forums between the Department and the public and emphasize that we strive to serve them by posting Highway Department information and messages on Washington County’s Facebook page at least once per month.   

Continue to implement the Intersection Safety Analysis of all County‐controlled intersections. 

Utilize salt brine on the State and County highway network to reduce dependency on rock salt, analyze brine usage in the 2019‐2020 winter season, and make necessary adjustments for the 2020‐2021 winter season.  

In 2020, review the County’s mowing operations for timing, amount of mowing, and route optimization. 

Review the Department’s current staffing levels by May of each year and determine if it will satisfy the expected workload. If a deficiency is noted, work with Administration through the budget process to address the need. 

Provide outside training to employees to expand their knowledge base, enhance efficiency, and enable them to train other employees. This would allow advancement between tiers in the County’s compensation program. 

In 2020, review all roadway signage to ensure it meets current MUTCD standards for reflectivity, location, advisory speed, speed limits, etc. and report the findings to the Public Works Committee by its December meeting. 

Analyze snow plowing routes during 2019‐2020 winter season and look for ways to increase efficiencies, reduce costs, and reduce adverse environmental effects. 

Annually meet with WisDOT and local municipalities to review upcoming transportation projects, the 2050 Transportation Network Sustainability Plan, the 2050 Jurisdictional 

Page 23

Transportation Plan, land use plans, current traffic concerns, and available equipment and services. 

 Transit Services  Goals for transit services include:  

Develop metrics and benchmarks for defining transit excellence; implement a plan for achieving excellence. 

Partner with Ozaukee County to provide cross‐county service on the Shared Ride Taxi through a transit system merger. 

Work together STS and community organizations such as Interfaith, ADRC, senior centers, nursing homes, adult day cares, to increase rider education among elderly adults. 

Pilot electronic ticket system on WCCE. 

Continue participation in grant project led by Interfaith Ozaukee to streamline access to public and private transit programs for elderly and/or disabled persons in Ozaukee and Washington County. 

Procure new contracts for Shared Ride Taxi and WCCE. 

Successfully pass the FTA Triennial Review. 

 CONCLUSION  The Washington County Highway Department went through a number of staffing changes in 2019 and there are a few more changes coming in 2020. As Commissioner, I will continue to strive to keep the Department fully staffed with responsible and efficient employees. I appreciate all highway department staff for their service and commitment to providing a safe, well‐maintained, accessible, and reliable transportation network.  Our accomplishments in 2019 could not have been fulfilled without the support of the Public Works Committee, Administration, and County Board – thank you. It continues to be a privilege to serve as the Highway Commissioner for Washington County. 

 Respectfully submitted,   

 Scott M. Schmidt, PE, PLS Washington County Highway Commissioner/County Surveyor    

Page 24

Performance Management Highlights Report – Highway Department 2019

Targeted services to be measured S1. Snow & Ice Control – Winter operations S2. Traffic Control – Signs, signals, pavement markings S3. Driving Surface Management – Pavement and shoulders S4. Roadside Maintenance – mowing, weed control, litter pickup, tree and brush control S5. Structures and Drainage – Bridges, culverts and roadside ditches Outcomes of services to be measured O1. County highways are open to travel 365 days a year. O2. County highway signs are easy to read, command respect and direct traffic safely. O3. County highway pavements are safe and provide a high ride quality. O4. County highway rights-of-way contribute to motorist safety and are aesthetically pleasing. O5. County highway bridges and culverts are structurally sound and functional.

Targeted Service Measure Target for 2019 Actual for 2019 Target for 2020

S1 Snow & Ice Control County trunk highways blocked for more than six hours

0 0 0

S2 Traffic Control Devices Pavement markings are done annually

100% 100% 100%

S3 Driving Surface Maintained Potholes 2" or deeper not filled within one day of the reported condition

0 0 0

S4 Roadside Maintenance All rights-of-way are mowed once a year

33% 33% 33%

S5 Bridges, Culverts, and Drainage

Culverts blocked by debris 0 0 0

Outcomes of Services Measure Target for 2019 Actual for 2019 Target for 2020

01 County highways are traversable year round

Highways blocked by snow or ice for more than six hours

0 0 0

02 County highway traffic control devices are easy to read, command respect, and direct traffic safely.

Downed stop signs are replaced within 24 hours

100% 100% 100%

Other downed or damaged signs replaced within three working days

100% 100% 100%

03 County highway pavements are safe and provide a high ride quality.

Pavement ratings increase each year 6.50+ 7.15 7.00+

2" deep potholes filled within one working day

0 0 0

Shoulders not more than 2" of pavement elevation

0 0 0

O4 County highway rights-of-way contribute to motorist safety and

are aesthetically pleasing.

Five or less complaints about site distance due to vegetation

0-5 4 0-5

Ten or less complaints about noxious weeds on county rights-of-way

0-10 1 0-10

Highways blocked due to fallen dead trees

0 1 0

05 County highway bridges and culverts are structurally sound and functional

Highways closed due to catastrophic failure of bridge or culverts

0 0 0

Highways closed by flooding caused by plugged culverts

0 0 0