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Mise en concurrence du mandat de syndicLes 10 Etapes Clés 18 Oct. 2018

Les 10 étapes clésMise en

concurrence du mandat de syndic

2

2. CAHIER DES CHARGES CONTRACTUEL

J-100 J-100 J-90 J-80 J-75 J-60 J-50 J

3. CAHIER DES CHARGES ORGANISATIONNEL

4. PRISE DE CONTACT AVEC LES SYNDICS

5. VERIFICATIONS ADMINISTRATIVES

6. ANALYSE DES CONTRATS

8. ANALYSE DES METHODES DE GESTION

9. NOTIFICATION ET INFORMATION

10. TENUE DE L’AG

100 JOURS POUR REUSSIR SON CHANGEMENT DE SYNDIC

J-70

7. ANALYSE DES HONORAIRES PROPOSES

1. OBLIGATION DE MISE EN CONCURRENCE

1. Respect des dispositions de la Loi ALURMise en


3

Mars 2014

Nov. 2015

Obligation de mise en

concurrence du mandat de

syndic

Mise en concurrence obligatoire

tous les 3 ans

Nov. 20182017

3 ANS

La Loi ALUR, promulguée en Mars 2014, impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrencedu mandat de syndic. La Loi Macron, entrée en application en Novembre 2015, a imposé une périodicité de 3 ans pour cette mise en concurrence.

Le conseil syndical a l’obligation de mettre en concurrence mais il n’a pas l’obligation de proposer un ou plusieurs syndics au vote des copropriétaires en AG, notamment s’il juge que le syndic en place donne satisfaction.

Dispense de mise en

concurrence possible : votée lors de l’AG qui

précède le terme des 3

ans

2. Cahier des charges contractuelMise en


Il est nécessaire de définir précisément le cahier des charges contractuel afin que les syndics sollicités soumettent des contrats dont les honoraires de base couvrent l’ensemble de ces prestations.

Sans cela, les honoraires proposés par les syndics ne seront pas comparables.

La teneur de ce cahier des charges est fonction de la taille de la résidence, de ses caractéristiques techniques ainsi que des « sujets » à adresser.

4

25 logementsElémentscollectifs réduits

70 logements 200 logementsEléments collectifs nombreux

Visites de la copropriété

Nombre 2 6 12

Durée 1h00 1h30 2h00

Présence du PCS

Compte-rendu

Conseilssyndicaux en présence du gestionnaire

Nombre 1 2 4


Plage horaire 9h – 19h 9h – 20h 9h – 21h

Assemblée généraleordinaire


Plage horaire 9h – 20h 9h – 21h30 9h – 22h30

Assemblées générales supplémentaires

Nombre 0 0 0

Durée -- -- --

Plage horaire

Mise en concurrence du

mandat de syndic

5

Lister les spécificités de la copropriété Taille de la résidence (grand ensemble, IGH, SSI, ERP, ASL…) Problématiques à adresser : contentieux, recouvrement,

rénovation énergétique, sécurité, gestion du personnel…

Compétences

3. Cahier des charges organisationnel

Profil du cabinet

Organisation dutravail

Taille de la structure Localisation géographique Services dédiés : contentieux, travaux, gestion du personnel… Horaires d’ouverture (physique et téléphonique)

Réunions du conseil syndical : périodicité et contenu Seuils de validation par le CS et de mise en concurrence Procédure de validation des ordres de services Contrôle des comptes : modalités et périodicité

Intérêt pour les copropriétaires et le conseil syndical Documents de base : RC, PV d’AG, contrats, carnet d’entretien… Comptabilité en dynamique : relevé de dépenses, factures. Accès aux interventions en dynamique : ordres de services, devis

Extranet


mandat de syndic

6

Bouche-à-oreille Syndics sélectionnés par un courtier en syndic Copropriétés voisines Forum UNARC « Copro-forum »

Sélection des syndics

4. Prise de contact avec les syndics

Visite de lacopropriété

Visiter la résidence avec les syndics identifiés. Passer en revue les problématiques techniques lors de la

visite afin de « tester » les compétences techniques dugestionnaire

Locaux du syndic Notamment pour les structures jeunes, afin de vous assurerdes moyens dont dispose la société

Vous assurer de la tenue des dossiers


mandat de syndic

7

Si possible identifier le gestionnaire amené à reprendre ledossier

Nombre d’années d’expérience Nombre d’années d’ancienneté Portefeuille de copropriétés

Gestionnaire

4. Prise de contact avec les syndics (suite)

Entretien Faire abstraction du discours commercial pour se focalisersur les compétences et la disponibilité

Références Demander les coordonnées de copropriétés actuellementgérées par les différents cabinets

Les caractéristiques de ces copropriétés doivent êtresemblable (zone géographique, taille…)


mandat de syndic

8

La durée de la carte est dorénavant réduite à 3 ans(précédemment 10 ans).

Si le syndic a obtenu / renouvelé sa carte professionnelleaprès le 1er juillet 2015, il est possible de consulter le siteinternet de la Chambre de Commerce et d’Industrie :http://www.cci.fr/web/trouver-un-professionnel-de-l-immobilier

Carte Professionnelle

5. Vérifications administratives

Garantie Financière Le contrat de syndic doit obligatoirement mentionnerl’adresse du garant financier

Il est possible d’appeler le garant pour vérifier le montant dela garantie financière ainsi que sa validité

Il est conseillé d’éviter les garanties financières de typebancaire

Capital social Le capital ne constitue pas une information pertinente pourles structures établies (+ de 5 ans)

Pour les structures jeunes, privilégier les sociétés dont lecapital social est supérieur à 10 000 €

Privilégier les sociétés publiant leurs comptes


mandat de syndic

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Le contrat de syndic doit reprendre in extenso le contrat-typeintégré en annexe du décret du 26 mars 2015 :

Points majeurs : Contrat « tout sauf », photocopies liées à lagestion courante intégrées au forfait, liste de prestationsparticulières conforme au décret

Format du contrat

6. Analyse des contrats

Durée du contrat

Contenu du contrat

Privilégier une durée d’un exercice : 18 mois maximum

Vérifier que les prestations comprises dans le forfait soientconformes au cahier des charges défini par le conseil syndical

Si les tarifs de certaines prestations particulières sont manquanteselles sont, par conséquent, comprises dans le forfait

Le tarif de la vacation horaire doit être raisonnable

Le rapport de mise en concurrence remis par le courtier ensyndic permet de satisfaire à l’obligation de mise enconcurrence.

SI le CS réalise l’appel d’offres seul, il se doit alors de rédiger unenote présentant l’appel d’offres auprès des copropriétaires.

Formalisation

7. Analyse des honoraires proposésMise en


10

La société SYNEVAL a publié en février 2018 une étude détaillée sur les honoraires de syndic réalisée auprès de plus d’une centaine de cabinets de syndic. Cette étude intègre :▪ Une analyse des honoraires de base moyens proposés par les syndics en fonction de la taille de la copropriété.▪ Les tarifs moyens de chaque prestation particulière autorisée par la Loi ALUR.Cette étude est disponible gratuitement sur le site internet de Syneval.

8. Analyse des méthodes de gestionMise en


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Comptabilité Administratif Contentieux

Travaux Gestionnaire Personnel

Compte bancaire séparé Périodicité du contrôle

des comptes Annexes comptables

Convocation et PV d’AG Mutations Archives

Procédure de recouvrement

Protocoles d’accord Procédures Service dédié

Honoraires de suivi Réseau de prestataire Analyse comparative des

devis Suivi de chantier

Expérience et ancienneté Portefeuille : copropriétés

et lots principaux Traitement en cas

d’absence

Service dédié Contrôle des tâches Traitement de la paie Contrats

Sinistres

Intercalaire Partenaires courtiers Expertises Suivi des sinistres

Maintenance

Qualité des prestataires Procédure de validation

(seuils de consultation et de mise en concurrence)

Coût


mandat de syndic

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La notification doit être envoyée en Lettre Recommandéeavec Accusé Réception ou remise contre émargement.

Notifier

Rédiger

Annexer le contrat

Le courrier doit intégrer la qualité de l’émetteur(copropriétaire) et la résolution doit être rédigée :« l’AG nomme la société X en qualité de syndic pour unedurée de X mois et moyennant des honoraires de base fixés àX euros TTC ».

Le courrier de notification doit intégrer en annexe le contratde syndic du cabinet présenté.

Option : Diffuser auprès des copropriétaires un courrierpermettant de les informer du projet de changement desyndic : raisons de la mise en concurrence, appel d’offres etprofil du cabinet présenté par le conseil syndical.

Informer

9. Notification et Information


mandat de syndic

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Liste des copropriétaires à jour Matrice de procès-verbal d’AG

Documents d’AG

Sécuriser le bureau

Présenter les cabinets

Le président de séance a le pouvoir de modifier l’ordre devote des résolutions

Le secrétariat de séance peut être assuré par un copropriétaire

Accorder une dizaine de minutes au syndic en place afin dedéfendre sa candidature

Faire entrer le syndic candidat, préalablement au vote, afinqu’il présente sa société aux copropriétaires

Procéder au vote à la majorité de l’Article 25 L’AG continue : le nouveau syndic prend la suite et termine l’AG S’assurer que le nouveau syndic bénéficie bien des documents

suivants : feuille de présence émargée, pouvoirs signés, procès-verbal signé

Procéder au vote

10. Tenue de l’assemblée générale

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MERCI POUR VOTRE ATTENTION