Proposal Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Pemberdayaan PUGAR dan PUMP Kementrian Kelautan dan Perikanan RI

Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranControl VersionVercreatorcreateddescription1.0HS01 JUNE 2011Resource for PreEliminary PresentationAcronyms & AbbrevationsRPJPN/RPJPDRencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional/Daerah adalah dokumen perencanaan untuk periode 20 (dua puluh) tahun.RPJMN/RPJMDRencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahunRKPRencana Kerja Pembangunan adalah dokumen perencanaan daerah untuk periode 1 (satu) tahunRenstra-SKPDRencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan SKPD untuk periode 5 (lima) tahun.Renja-SKPDRencana kerja-Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah dokumen perencanaan Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk periode 1 (satu) tahun.Visi, Misi & Strategi (Vision, Mission & Strategy)Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan.Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi.Strategi adalah langkah-langkah berisikan program-program indikatif untuk mewujudkan visi dan misi.Kebijakan (Policy)Kebijakan adalah arah/tindakan yang diambil oleh pemerintah daerah untuk mencapai tujuan.ProgramProgram adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk mencapai sasaran dan tujuan serta untuk memperoleh alokasi anggaran atau kegiatan masyarakat yang dikoordinasikan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.(BAPPEDA)Indikator kinerja (Performance Indicator)Indikator kinerja adalah alat ukur untuk menilai keberhasilan pembangunan secara kuantitatif dan kualitatif.PengendalianDefinisi: Serangkaian kegiatan manajemen bertujuan untuk menjamin pelaksanan program/kegiatan sesuai dengan rencana yang ditetapkanPemantauanDefinisi: Kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan perencanaan pembangunan, Kegiatan mengidentifikasi permasalahan yang timbul, Kegiatan mengantisipasi permasalahan untuk dapat diambil tindakanEvaluasiDefinisi: Rangkaian kegiatan membandingkan realisasi :Masukan (input)Keluaran (output)Hasil (outcome)Berdasarkan :RencanaStandar

Nomenclature and Classification Programs & Tasks (Kegiatan)Nomenklatur dan klasifikasi programProgram Teknis: merupakan program-program yang menghasilkan pelayanan kepada kelompok sasaran/masyarakat (pelayanan eksternal). CONTOH : Program Pendidikan TinggiProgram Generik: merupakan program-program yang digunakan oleh beberapa organisasi Eselon 1A yang memiliki karakteristik sejenis untuk mendukung pelayanan aparatur dan/atau administrasi pemerintahan (pelayanan internal). CONTOH: Program Pengawasan Dan Peningkatan Akuntabilitas Aparatur Departemen Pertanian

Nomenklatur dan klasifikasi kegiatanKegiatan prioritas nasional, yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dalam rangka pencapaian sasaran nasionalKegiatan prioritas K/L, yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dalam rangka pencapaian kinerja K/L.Kegiatan teknis non-prioritas, merupakan kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dan mencerminkan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan Tupoksi Satuan Kerja (Satker) namun bukan termasuk dalam kategori prioritas.Kegiatan generik, merupakan kegiatan yang digunakan oleh beberapa unit eselon 2 yang memiliki karakteristik sejenis4ReferencesPeraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan

Pedoman Evaluasi dan Indikator Kinerja Pembangunan, Kedeputian Evaluasi Kinerja Pembangunan Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Tahun 2009

Pedoman Evaluasi Kinerja Sektoral, Kedeputian Evaluasi Kinerja Pembangunan Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Tahun 2009

Dasar Hukum:Pasal 5, ayat 2, UUD 1945Pasal 30, UU Nomor 25 Tahun 2004, Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

Ruang Lingkup Pengaturan PP 39/2006KETENTUAN UMUM (Pasal 1)

PENGENDALIAN PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN1. Pemantauan (Pasal 4-10)2. Pengawasan (Pasal 11)

EVALUASI PELAKSANAAN RENCANA PEMBANGUNAN1. Evaluasi Rencana Pembangunan Umum (Pasal 12)2. Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL dan RKP (Pasal 13-14)3. Evaluasi Pelaksanaan Renstra-KL dan RPJM Nasional (Pasal 15-16)

INFORMASI PENGENDALIAN DAN EVALUASI RENCANA PEMBANGUNAN (Pasal 17)

KETENTUAN LAIN-LAIN (Pasal 18-19)

KETENTUAN PENUTUP (Pasal 20-21)

Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranRingkasan EksekutifPerencanaan dan Anggaran yang diberikan Lembaga/Kementerian/Pemda merupakan suatu amanah yang harus diikuti dengan akuntabilitas yang tinggi baik oleh para aparatur dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan maupun dalam pengelolaan anggaran baik di tingkat pusat maupun daerah.

Oleh karena itu dalam penyelenggaraan program/kegiatan pembangunan Lembaga / Kementerian / Pemda dituntut pengelolaan yang efisien, efektif, akuntabel serta transparan sehingga output dan outcome (impact)-nya bisa dirasakan oleh masyarakat.

Untuk mewujudkan keinginan dan tuntutan tersebut, serta dalam rangka efektivitas pelaksanaan program/kegiatan pembangunan yang diselenggarakan Lembaga/Kementria/Pemda yang sesuai dengan arah kebijakan yang telah ditetapkannya, maka upaya melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan program /kegiatan pembangunan di lingkungan Lembaga / Kementerian / Pemda merupakan suatu kebutuhan serta merupakan upaya strategis yang sangat menentukan keberhasilan program/kegiatan secara efisien dan efektif.

Tatakelola dalam perencanaan dan pengadaan suatu program atau proyek secara umum sudah merujuk kepada peraturan yang berlaku, namun dalam tahap pelaksanaan proyek terutama monitoring dan evaluasi masih banyak ditemukan kelemahan baik dalam metodologi, kompetensi pelaksana maupun teknologi informasi pendukungnya.

Salah satu upaya melakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap pelaksanaan program/kegiatan secara akuntabel, efektif dan efisien dengan output dan outcome serta benefit dapat terukur-termonitor-terlapor-terverifikasi maka perlu didukung dengan pembangunan Sistem Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Program9Latar BelakangPeningkatan efisiensi dan efektivitas alokasi sumber dayaPeningkatan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program pembangunanPasal 28 UU No. 25/2004 Tentang SPPN:Pengendalian pelaksanaan rencana pembangunan dilakukan oleh masing-masing Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah;Menteri/ Kepala Bappeda menghimpun dan menganalisis hasil pemantauan pelaksanaan rencana pembangunan dari masing-masing pimpinan Kementerian/ Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah sesuai dengan tugas dan kewenangannya.Pasal 29 UU No 25/2004 Tentang SPPN:Pimpinan Kementerian/ Lembaga melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan Kementerian/Lembaga periode sebelumnya;Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan Satuan Kerja Perangkat Daerah periode sebelumnya;Menteri/Kepala Bappeda menyusun evaluasi rencana pembangunan berdasarkan hasil evaluasi pimpinan Kementerian/Lembaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan evaluasi Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2);Hasil evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) menjadi bahan bagi penyusunan rencana pembangunan Nasional/ Daerah untuk periode berikutnya.

Penerima ManfaatPenerima manfaat dari kegiatan ini adalah PRESIDEN RIBAPPENASKEMENTRIAN DAN LEMBAGABAPPEDASKPDMASYARAKATTujuanMembantu Biro Perencanaan dalam melakukan Melakukan Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi Program dan Kegiatan atau Program sesuai Indikator Output, Indikator Outcome serta Indikator Benefit atau Impact.Menyediakan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kegiatan-Kegiatan atau Program di lingkungan L/K dan PEMDAKetersediaan informasi Capaian dan Progress suatu Kegiatan atau Program secara terpusat sehingga memudahkan proses Pengawasan dan Pengendalian serta Evaluasi melalui konsolidasi pelaporan dan penyediaan dashboard untuk pengambilan keputusan ;Input, Output dan OutcomeTersedianya Informasi Pelaksanaan Program dan Laporan Evaluasi

Terbangunnya Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Program atau KegiatanInputSistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Program yang Terpusat yang dapat diakses dengan data yang terkini dan akurat. Tersedianya Dashboard yang berisi progress dari Program berdasarkan alokasi anggaran dan indikator (KPI) yang ditargetkan

Tersedianya Sumberdaya Internal BAPPENAS dan L/K yang dapat mengoperasikan Sistem Informasi Monitoring dan EvaluasiOutputMonitoring dan Evaluasi Program dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Sistem dapat digunakan untuk pengambilan keputusan terhadap keberlanjutan suatu Kegiatan atau Program.

Sistem dapat digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan atau programOutcomeMonitoring dan Evaluasi Kegiatan dan Program dapat dilakukan melalui Sistem ini sehingga dapat diketahui serapan anggaran, progress pekerjaan, output, outcome dan impact hasil kegiatan tersebut.

Indikator KeberhasilanTujuan Spesifik untuk Pengembangan Sistem InformasiSistem harus mampu melakukan monitoring progress pelaksanaan program terkait time, cost dan scope termasuk kualitas disamping

Sistem harus mampu melakukan konsolidasi data dan informasi program terkait evaluasi indikator output, outcome dan impact dan menampilkannya dalam bentuk dashboard yang dapat dijadikan tolak ukur evaluasi dan pengambilan keputusan untuk keberlanjutan program dan kelompok penerima layanan program

Memerlukan mobilisasi untuk capture data melalui pendamping pelaksanaan program maupun surveyor

Sistem harus mampu menyimpan dokumen terkait proses pelaksanaan program

Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranManajemen Program PembangunanManajemen Program PembangunanPlanning(Perencanaan)BudgetingAnggaranMONEV(Monitoring dan Evaluasi)ImplementationPelaksanaan16Perencanaan dan Penganggarandari RPJP sampai APBD RPJM DaerahRPJP DaerahRKP RPJM NasionalRPJP NasionalRKP DaerahRenstra KLRenja - KLRenstra SKPDRenja - SKPDRAPBNRAPBDRKA-KLRKA - SKPDAPBNRincian APBNAPBDRincian APBDDiacuPedomanDijabarkanPedomanPedomanPedomanPedomanPedomanDiperhatikanDijabarkanPedomanPedomanPedomanPedomanDiacuDiacuDiserasikan melalui MusrenbangUU SPPNPemerintah PusatPemerintah DaerahUU KN20 Tahunan5 TahunanTahunanPENANGGGUNGJAWAB DOKUMEN PERENCANAANDOKUMENPENANGGUNG JAWABPENGESAHANRPJP NasionalMenteri (Pimpinan Kementrian Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala BAPPENAS)UURPJM NasionalMenteriPPRKPMenteriPPRPJP DaerahKepala BappedaPerdaRPJM DaerahKepala BappedaPerkadaRKPDKepala Bappeda

PerkadaRenstra-KLPimpinan Kementrian/LembagaPermenRenja-KLPimpinan Kementrian/LembagaPermenRenstra-SKPDKepala SKPDPeraturan Kepala SKPDRenja-SKPDKepala SKPDPeraturan Kepala SKPD

Perencanaan(Planning)Pelaksanaan(Implementation)EvaluasiAnggaran(Budgeting)Siklus Program/ProyekArea SolusiSistem Pengendalian, Pemantauan dan Evaluasi ProgramProcurementSetelah Tahap Perencanaan Selesai dan Tahap Procurement dimulai, MONEV Sistem akan memasukkan semua profil program dan proyek untuk dilakukan proses monitoring dan kontrol meliputi progres serapan anggaran, progres pekerjaan, progres jadwal serta kualitas. Tahap evaluasi akan mengukur capaian target indikator dari setiap proyek dan dikonsolidasikan ke level program dan strategi.19BAGAN ARSITEKTUR PROGRAM UNTUK LEMBAGA TINGGI NEGARA, KEMENNEG/KEMENKO DAN LPNDSTRUKTUR MANAJEMENKINERJA

STRUKTUR PERENCANAAN KEBIJAKAN

STRUKTUR ANGGARANSTRUKTUR ORGANISASIFUNGSI-ORGANISASIESELON 1 INDIKATOR KINERJA PROGRAM (OUTCOME) :-SUB-FUNGSIJENIS BELANJAESELON 2 KEGIATANPRIORITASFOKUS PRIORITASKEGIATAN PRIORITASPROGRAMPROGRAM :PROGRAM TEKNISPROGRAM GENERIKINDIKATOR KINERJA KEGIATAN(OUTPUT) SASARAN POKOK (IMPACT)INDIKATOR KINERJAFOKUS PRIORITAS(OUTCOME)MISI SASARAN K/L(IMPACT)19Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranSekarangAdanya berbagai macam peraturan yang mengamanatkan agar sektor (K/L) dan daerah menyusun laporan evaluasi kinerja pembangunanDepdagriLANMenpanDepartemen KeuanganBappenasSetnegK/LterkaitTidak adanya implikasi/dampak dari pelaksanaan kegiatan evaluasiSangat Mahal (Biaya dan Waktu)Evaluasi top-downEvaluasi fragmentasi 1 waktuEvaluasi PasifKurangnya penghargaan terhadap hasil evaluasiAkan Datang Satu laporan dapat diakses oleh seluruh institusi (K/L) dan daerahEvaluasi dapat dilakukan secara komprehensifSistem evaluasi yang baru diharapkan mewujudkan integrasi dan saling keterkaitan yang bersinergi dan mempengaruhi antara hasil evaluasi yang satu dengan yang lainnyaLebih efisien dan biaya rendahMemperkenalkan evaluasi yang terintegrasi, sistem top-down dan bottom-upEvaluasi yang kontinu untuk proses pembelajaran institusiEvaluasi aktif (melibatkan pihak eksternal)Menciptakan sistem insentif-disinsentif dari hasil Evaluasi Adanya komunitas evaluatorGambaran Sistem Evaluasi Kinerja PembangunanPrinsip Prinsip DasarSederhana dan mudah dikontrolKapasitas evaluasi yang kuatInformasi yang terbuka dan dapat dievaluasiAdanya penghargaan terhadap kinerjaKejelasan status hasil evaluasiProses PengembanganLandasan Hukum Evaluasi KinerjaEvaluasi terkait dengan kerangka regulasi/kebijakan publikCollecting opinionsSeminars, Workshops, etcPemetaan peraturan dan opini publikMembangun kerangka kerja (framework) yang baruMembangun IndikatorImplementasiPengembangan Sistem MONEVTerminologi Setiap TingkatanMANFAATTujuan/manfaat yang diperoleh dengan berfungsinya keluaran secara optimalHASILSegala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya suatu keluaranPROSESSesuatu yang langsung diperoleh/ dicapai dari pelaksanaan kegiatanINPUTDAMPAKPengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh dari hasil kegiatanMenggambarkan aspek makro tujuan proyek secara sektoral, regional maupun nasionalKegiatan dan sumberdaya/dana yg dibutuhkan agar keluaran sesuai yg diharapkan23OUTPUTPelaksanaan Kegiatan dengan mengelola input yang tersedia sehingga mencapai keluaran yang ditargetkanSumber Pembuktian(Means of Verification)How should the information be collected, eg. sample surveyWhat source is most appropriate?Who should do it?When and How often should the information be collected,analyzed & reportedWhat formats are required to record the data beingcollected?23Jenis Indikator KinerjaInputProsesOutputIndikator KinerjaOutcomesBenefitImpact24www.dadangsolihin.comPenjabaran Indikator Kinerja Pembangunan dari RPJMProgram ManagementStrategy ManagementVISISTRATEGIMISIAGENDASASARANPRIORITASPROGRAM DAN KEGIATANIndikator Kinerja Pencapaian PembangunanFokus pada Tujuan PembangunanDapat Diimplementasikan Secara OperasionalKedudukan Indikator KinerjaPerencanaanPelaksanaanPemantauan dan EvaluasiIndikator KinerjaKuantitatifKualitatifSasaran dan Tujuan26www.dadangsolihin.comKepala SKPDProvinsiKepala SKPDKabupaten/ KotaPPTKBupati/ Walikotau.p. BappedaGubernuru.p. BappedaMen.PPNMekanisme Pemantauan dan Pelaporan5 hari setelah triwulan berakhirPresiden RIForm CForm CMenteri/ Ka. LembKa. Unit Kerja K/LForm AForm B10 hari setelah triwulan berakhirForm C5 hari setelah triwulan berakhirForm C5 hari setelah triwulan berakhir5 hari setelah triwulan berakhir14 hari setelah triwulan berakhirForm CMen.DNForm C5 hari setelah triwulan berakhir14 hari setelah triwulan berakhirMen.KeuForm CForm CKa. Unit Org.Form AForm BKa. Unit Kerja5 hari setelahtriwulan berakhir10 hari setelahtriwulan berakhirKeterangan: 1. Gubernur melakukan pemantauan pelaksanaan dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 2. Bupati/Walikota melakukan pemantauan pelaksanaan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 3. Kepala SKPD Provinsi melakukan pemantauan pelaksanaan dekonsentrasi yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannya, 4. Kepala SKPD Kabupaten/Kota melakukan pemantauan pelaksanaan tugas pembantuan yang meliputi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan tugas dan kewenangannyaPPTKForm AForm BKa. Unit KerjaMen.PANRenja KL RKPMenteri/Kepala LembagaEvaluasiMenteri PerencanaanLaporan Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL EvaluasiLaporan Evaluasi Pelaksanaan Renja-KL EvaluasiEvaluasiRenstra-KL RPJMNMenteri/Kepala LembagaEvaluasiMenteri PerencanaanLaporan Evaluasi Pelaksanaan Renstra-KL EvaluasiLaporan Evaluasi Pelaksanaan RPJMN EvaluasiEvaluasiEvaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Tahunan Masukan Evaluasi : indikator dan sasaran kinerja kegiatan dan/atau program2 Bulan setelah anggaran berakhir4 Bulan sebelum RPJMN berakhirUsul Perubahan Program28Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSekilas`SolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranInformation System Monitoring & Evaluation Common Principles in Public Sectors

Successful delivery and clear leadershipLinking Policy Initiatives to ImplementationFocusing efforts on priority projects and programmesDeveloping best practice through improving key processes and making them repeatableAdopting programme management approach to delivery Centres of ExcellenceIncreased Spending means greater responsibilityDe-Centralisation - Local ResponsibilityProviding Value for Money (VfM)Greater emphasis on management of fundsVisibility of InformationIncreased emphasis on departmental reporting to Central GovernmentGreater public awareness of targetsAdaptability to ChangeChanges in political directionChanges in priorities30Sekilas SolusiManajemen Pembangunan PemerintahManajemen Kinerja & Portofolio:fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan

Manajemen Program& ProyekManajemenPenugasan & Sumber DayaArah Kebijakan(RPJPN, RPJMN)Visi Misi PemerintahSumber Pendanaan(APBN, APBD, dll)Delivery Plan & Task ManagementRencana Prioritas, Target, Indikator Kinerja Pemerintah(RKP)Program & Proyek(Renstra, Renja, RKA SKPD) Business Area/Biro Perencanaan /BAPPENASProgram & Project TeamsK/L dan PEMDAPRESIDEN RIPemantauan pelaksanaan programPemantauan SupervisiTindak lanjut penyimpangan terhadap pencapaian tujuanRealisasi TARGET, penyerapan DANA dan KENDALAArea SolusiManajemen Operasional,Delivery Agents, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)31As a government agency you have missions, directions and more and more concrete objectives. Those can be driven by political commitments, internal policies or by law. You are highly dependent on your sources of funds, which can be central government or other regional agency.

The Artemis solution (in the yellow frame) supports a top down process where the objectives are set by either Central and/or Regional government and are declined in strategic themes. For a given set of themese, the Performance and Portfolio Management capabilities of the solution helps choosing the right set of initiatives or projects, allocating the budgets and monitoring the execution of the initiatives or projects to achieve the agreed benefit targets and value for money.

Program and Project Management is then about producing the agreed outcomes or deliverables to scope and specification, within budget and timescales, and feeding accurate progress information back to the program owners.

At the operational level, you have also the option to manage the execution in mode depth, specially for projects and tasks performed by internal resources or if you want to extend your control to work executed by third parties.

(1)Pengendalian oleh gubernur, bupati/walikota dalam pelaksanaannya dilakukan oleh Bappedauntuk keseluruhan perencanaan pembangunan daerah dan oleh Kepala SKPD untuk programdan/atau kegiatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.(2) Pengendalian oleh Bappeda meliputi pemantauan, supervisi dan tindak lanjut penyimpanganterhadap pencapaian tujuan agar program dan kegiatan sesuai dengan kebijakanpembangunan daerah.(3) Pemantauan pelaksanaan program dan/atau kegiatan oleh SKPD sebagaimana dimaksudpada ayat (1) meliputi realisasi pencapaian target, penyerapan dana, dan kendala yangdihadapi.(4) Hasil pemantauan pelaksanaan program dan/atau kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat(3) disusun dalam bentuk laporan triwulan untuk disampaikan kepada Bappeda.(5) Kepala Bappeda melaporkan hasil pemantauan dan supervisi rencana pembangunan kepadakepala daerah, disertai dengan rekomendasi dan langkah- langkah yang diperlukan.

Sekilas Solusi: proses

Rencana Serah Terima

Proses Komunikasi

Menentukan Strategy -Obyektif Pembangunan

MenentukanKPI Strategy

RKA, KPI Program & Proyek

Proses Tatakelola Program & Proyek

Manajemen PembangunanManajemen Kinerja & Portofolio:fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunanManajemen Program& ProyekManajemenPenugasan & Sumber Daya

Progress

Resiko & Keterkaitan

Jadwal Serah Terima

Sumberdaya

Manajemen Kinerja & Analisa VfM

Pelaporan Status

Biaya

Hasil

Resiko

Perencanaan & Pengendalian PembangunanBiro Perencanaan /BAPPENASProgram & Project TeamsK/L dan PEMDAManajemen Operasional,Delivery Agents, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)PRESIDEN RI

Distribusi APBN & Perkiraan Maju

Analisa Anggaran

Target & Outcome

Target-Target Pembangunan32Program Policy & StrategyMereview hasil MONEV tahun sebelumnyaHigh Level Process Program ManagementPerencanaan(Planning)Pelaksanaan(Implementation)EvaluasiAnggaran(Budgeting)Pemasukkan DataBudget Program & StrukturPendanaanPemasukkan Data & InformasiStrategi, Kebijakan dan Prioritas Program (dan doc pendukung)Data Terkait Integrasi dengan Sistem KeuanganPersiapan ProgramImplementasi ProgramInisiasi KegiatanPerencanaan KegiatanPelaksanaanKegiatanPengendalian KegiatanPenutupan KegiatanKajian ProgramEvaluasiPaska ImplementasiMonitoring & ControllingUnit/Satker/SKPDMemasukkan Usulan Program dan Approval (Criteria & Budget Allocation)Project GenerationProgram ReviewPemasukkan Data Program RKPD/RENJA SKPD yg telah ditetapkanProgram Prioritizing & GenerationPemasukkan Data Indikator Kinerja per Program dan per KegiatanProgram IndicatorProgram BudgetingManajemen Proyek dalam Aktifitas OperasionalMengembangkan dan memperbaiki Renstra meliputi kebutuhan dari bawah, prioritas, strategi dan kebijakan/ panduanMengalokasikan Anggaran Tahunan Pemerintah dan meminta proposal dari pelaksana proyek untuk menemui gap proyek yang kritikalmengkatalog, mereview dan menyetujui seluruh proposal proyek berdasarkan kebutuhan publik dan prioritas renstra Menyesuaikan Anggaran berdasarkan prioritas proyek yang tidak memiliki alokasiMemoonitor progres proyek, melacak aliran dana dan mengevaluasi impact dari proyekCore BRR processes1. Perencanaan& Kebijakan2. Pengajuan Proyek3. Persetujuan4. PenyesuaianAnggaran5. Persiapan fasilitas & sumberdaya6. Monitoring & EvaluasiMembuat Pusat Operasi untuk menampung data yang diperlukan, aktifitas proyek dan aliran budget sesuai program dan geografisPenye-suaian--7. Sistem Informasi ProyekMemfasilitasi kesiapan rancangan implementasi proyek melalui kapasitas building dan regulasiDaftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSekilas`SolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranDatabase LayerProcess LayerApplication LayerRepository DocumentSI PROGRAM MONEV WebSistem Informasi MONEV High Level ProcessesProject LayerPROGRAM MANAGEMENTBudget Control and AlertK/L PEMDAMONITORING PROGRESS& QABIRO PERENCANAAN / BAPPENASUpdate Actual Progress by Entry or UploadSign ContractStart ProjectSURVEYORISSUES & LOG ENTRYSISTEM INFORMASI PROGRAM MONEVBAPPENAs RULES FOR KPI ALERTDatabase PROGRAM MONEV WebBIRO PERENCANAANCloseOutEXECUTIVEExcutive Views DashboardCOLLABORATIONData WarehouseExtract Transform Loading36MONEV System LandscapeBAPPENASProject Progress ReportingParticipatory Monitoring MechanismImpact Survey Complaints Handling MechanismField ChecksType of DataTimingRoll OutProject Outputs, Bottlenecks, Fund use (Serapan Anggaran)Community needs, outputs, gaps, bottlenecksOutcomes, ImpactComplaintsOutputs, QualityWeekly6 or 12 Months as neededMonthlyOngoingAd HocOff-budget process launched in mid-SeptQuick scan by Gradual Rollout of full systemTo be decidedBy .SeptOctK/L & PEMDACamatCamatCamatEnter Into ComputerSummary and ForwardingData Collection monthly by Kepala DesaPMCSConsultantContractorComplaints from community via PO Boxes, SMS, e-mailTechnical field check of projects by SCI SurveyorsPIUGovernment projects

Carried Out by NGOs, Academics, Statistics Bureau (BPS), Donors etc12345Facilitated by NGO, 3rd Party etcK/L & PEMDAoutputexecutionbeneficiariesactorsfundprojectsoutcome & benefitimpactconstraintspolicycoordinationstrategy knowledgeinformationTo empower information and knowledge for being a material support which ready for use Information Management & Knowledge Management in Project ManagementCaptured from Edi Darajat PresentationProgram Monitoring and evaluation Control in Organization Information HierarchyStrategyMultiProgram

ProgramManagementVisibilityExecutivesDivisionalManagerSKPDExecutive SummaryMulti Program View,Monitoring, AnalysisScheduling,Progress Inputting,AnalysisExecutive Dashboard & Report Analysis Web Access Application Task ManagementWide Access to SystemUse Their Owned SystemWeb Access Application&Legacy SystemContractorsSolution Structure

Strategic Themes or Objectives

Key Programs or Sub Objectives

ProjectsBe prepared to adjust terminologyCopyright 2001 Artemis International Solutions Corporation40Defining the expected Outputs and Benefits

Target the achievement and the value for money expected from each programSelect from a wide range of outputs

41

Value for the Country, People and BusinessChallenge to Implementation SuccessPROGRAM

Diversifikasi Usaha Nelayan

BureaucracyReform

Fasilitasi Akses PermodalanPROGRAM(Sample) General Dashboard View of Strategic BubbleLowHigh

KUB

Sertifikasi Hak Atas Tanah Nelayan

CriticalPotentialProblemOn ScheduleOn Budget42Performance of the Portfolio

Review performance against lifecycle See snapshot of projects overspending & underspending Drill down for a summary of current situation

43Analyze against your key dimensions

Understand how well programs and strategic objectives are relatedMeasure the impact of new initiatives before they even receive fundingReview balance against strategic outcomes geographic areassub-contractors..44Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSekilas`SolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanPekerjaan dan BudgetLampiranKebutuhanPMO SpecialistProject ManagerIT Consultant and DevelopmentConsultancyCapacity BuildingData EntryTechnologyCommand Room / War RoomSistem Informasi Program MONEVDashboard Reporting Analysis Program Monitoring & EvaluationICT InfrastructureData Entry OperatorPM / PMO Trainers

Daftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSekilas`SolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanMetodologi Pekerjaan dan BudgetLampiranAligning with Corporate StrategyFine Tune PM MethodologyProvide SOP: Policy > Processes > Procedures > Workflow > Forms > ChecklistsQuality & Audit ProcessContinuous Improvement

Role & ResponsibilityCompetency Standard for Project Survey and Data Acquisition @ProgramTraining & Competency DevelopmentCertification

Sistem Informasi MONEVProgram Master DataProgram KPI and BudgetProgress EntryCollaboration Tools for ClarificationReport Analysis & Dashboard for ExecutivePotential Risk Register per Project and per ActivityKnowledge & Document ManagementInfrastructure and NetworkDevelopment MethodologyProgram Monitoring & EvaluationSolution FrameworkStrategy

Overall Approach: From Design to Operation 1. Beneficiaries PEMDA Point of View BeneficiariesTime

Services2011JanFebMarAprMayJunJulAugSepOctNovDecPEMDAConsultingTechnology( IT Infrastructure & Application Development )Capacity Building & Change ManagementICT Infrastructure & WAR ROOMMONEVInitial Education & Training, Visioning, Champaign, Change Request, Advisory, Operational SupportProject ManagementPlanning, Control & Monitoring, Lesson LearnedDefine Business Requirement, Define Business Process, SOP,Define KPI MonevPilotting, Data Entry,Further Initiatives Implementation Sistem Monev EnhancementMobilisation Data Capturing,Further Change Management & Sistem Monev Operation AdvisoryPembangunan Sistem AplikasiMONEVOur Approach Overall Project ActivitiesTechnologyProgram MonevMethodologyChangeManagementTahap 1 Program Monev Design Organization Strategic Intent ReviewDesign High Level Program Monev System ArchitectureDesign Program MonevOrganization StructureDevelop Project Control Monitoring Process, Roles & PoliciesGap Analysis & Readiness Assessment (Data, Process, etc)Design Sistem Informasi Program MonevDevelop Change Management Plan.... Weeks... Weeks.. WeekDevelop Program MonevKey Performance IndicatorsProgram Monev Methodoogy& Document DesignSI Program Monev & TrainingProject Management - Project Updates, Steering Committee Engagement17123495Determine Sistem Informasi MonevSystem Requirements and Functionalities8Workshop & Training6Tahap 2 Migration & Development Develop Sistem Informasi Program Monev& Testing10Tahap 3SI Program Monev Pilotting & Roll OutChampaign& Data Consolidation & Entry12ICT Infrastucture11Pilotting & Deployment13Advisory & Survey 14Enhancement15 Continual Improvement of Process, Roles & Policies16... WeeksAdvisory & Implementation SupportLegacy Data MigrationConsultancyCapacity BuildingTechnologyPekerjaan dan BudgetNoPekerjaanTujuanAnggaran1Pembangunan Sistem Informasi Program Monitoring dan Evaluasi KegiatanMembantu Presiden, Kepala BAPPENAS, L/K dan PEMDA khususnya BAPPEDA dalam melakukan Melakukan Program Monitoring dan Evaluasi Kegiatan atau Program sesuai Indikator Output, Indikator Outcome serta Indikator Benefit atau Impact.Menyediakan Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Kegiatan-Kegiatan atau Program di lingkungan BAPPENASKetersediaan informasi Capaian dan Progress suatu Kegiatan atau Program secara terpusat sehingga memudahkan proses Pengawasan dan Pengendalian serta Evaluasi melalui konsolidasi pelaporan dan penyediaan dashboard untuk pengambilan keputusan ;12 MJumlah12 MDaftar IsiRingkasan EksekutifMonitoring dan EvaluasiSekilas`SolusiSolusi Teknologi Program Monev & DashboardKebutuhanManajemen Program PembangunanMetodologi Pekerjaan dan BudgetLampiran

Operation & Command Room53Operation Room / Operation Center

54