D e p a r t m e n t f o r W o r k a n d P e n si o n s

D E C I S I O N M A K I N G A N D A P P E A L S ( P A R T O F L E G A L G R O U P )

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att or n e y s a n d D e p uti e s G ui d e ( A A A D G)

A u g u st 2 0 0 9 a m e n d m e nt p a c k a g e

1. T h e A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att or n e y s a n d D e p uti e s G ui d e i s n o w t h e r e s p o n si bilit y of t h e D e ci si o n M a ki n g a n d A p p e al s ( P art of L e g a l Gr o u p) ( D M A). T hi s a m e n d m e nt p a c k a g e bri n g s t h e g ui d e u p t o d at e wit h c urr e nt l e gi sl ati o n.

2. T hi s a m e n d m e nt p a c k a g e aff e ct s p art s 4 a n d 5 a n d A p p e n di x 2 .

3. T hi s a m e n d m e nt p a c k a g e i s i s s u e d i n P D F f or m at o nl y,

N ot e: W h e n pri nti n g P D F p a c k a g e s s et t h e pri nt pr o p erti e s t o D u pl e x/ L o n g E d g e i n or d er t o pr o d u c e d o u bl e- si d e d pri nt s.

4. C o pi e s of t hi s a m e n d m e nt p a c k a g e c a n b e p ur c h a s e d fr o m C or p o r at e D o c u m e nt S er vi c e s ( 0 1 1 3 3 9 9 4 0 4 0). F or D W P c u st o m er s t hi s will b e c h ar g e a bl e t o y o ur o w n c o st c e ntr e. Y o u c a n al s o a c c e s s t h e A A A D G a n d i n di vi d u al a m e n d m e nt p a c k a g e s vi a t h e D W P w e b sit e at w w w. d w p. g o v. u k/ a d vi s er s/i n d e x. a s p .

5. T h e A A A D G c a n b e a c c e s s e d o n t h e D W P I ntr ali n k. O n t h e h o m e p a g ecli c k " D eli v er y", “ B e n efit g ui d a n c e”, " D W P F or m s a n d G ui d a n c e G at e w a y".

6. R e m o v e t h e s h e et s i n t h e l eft h a n d c ol u m n a n d i n s ert n e w s h e et s i n t h e ri g ht h a n d c ol u m n.

Remove

Part four - Attorney

4240– 4299 (4 pages)

Part five - Appointee

5300 – 5349 (1 page)

Appendices

Appendix 2 (2 pages)

Insert

Part four - Attorney

4240– 4299 (4 pages)

Part five - Appointee

5300 – 5349 (1 page)

Appendices

Appendix 2 – (2 pages)

P art f o u r

Att or n e y

P o w e r s gr a nt e d t o a n att o r n e y

F ull p o w er s

4 2 4 0 If t h e c u st o m er gr a nt s t h eir att or n e y p o w er s t o m a n a g e t h eir e st at e/ aff air s, t h e att or n e y

r e c ei v e s f ull p o w er o n b e h alf of t h e c u st o m er t o h a n dl e t h eir bu si n e s s a n d fi n a n ci al aff air s.

T hi s i n cl u d e s:

• m a ki n g a n e w cl ai m t o S o ci al S e c urit y b e n efit s w h e n t h er e i s n o e xi sti n g cl ai m or

• m a ki n g a cl ai m f or p a y m e nt of S o ci al S e c urit y b e n efit s w h e n t h er e i s a n e xi sti n g cl ai m

m a d e b y t h e c u st o m er a n d p a y m e nt i s d u e/ alr e a d y b ei n g m a d e.

4 2 4 1 - 4 2 4 9

S p e cifi c p o w e r s

4 2 5 0 If t h e c u st o m er gr a nt s t h eir att or n e y s p e cifi c p o w er s, t h e p o w er s m a y i n cl u d e t h e p o w er t o:

• m a k e a cl ai m f or b e n efit or

• r e c ei v e p a y m e nt of b e n efit or

• b ot h m a k e a cl ai m f or a n d r e c ei v e b e n efit.

F or m or e i nf or m ati o n, s e e R e s p o n si biliti e s of a n att or n e y i n t h e S c otl a n d s e cti o n of t hi s p art

of t h e g ui d e.

4 2 5 1 - 4 2 5 9

P o w er of att o r n e y g r a nt e d f o r a li mit e d p eri o d

4 2 6 0 If a c u st o m er gr a nt s a P o A f or a li mit e d p eri o d, y o u m u st n ot e t h e e n d d at e t o m a k e s ur e t h e

c u st o m er’ s att or n e y i s r e vi e w e d, i e t o e st a bli s h if t h e c u st o m er i nt e n d s t o e xt e n d t h e P o A.

4 2 6 1 If t h e P o A i s n ot e xt e n d e d b ey o n d t h e e x pir y d at e, t a k e a c ti o n t o e n d t h e att or n e y

r el ati o n s hi p. F or m or e i nf or m ati o n, s e e E n di n g a n O P/ C O P r el ati o n s hi p i n P art si x of t hi s

g ui d e.

4 2 6 2 - 4 2 6 9

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att o r n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art f o u r Att or n e y

V e rif yi n g t h e att or n e y i s e m p o w er e d

4 2 7 0 If y o u r e c ei v e a cl ai m or e n q uir y fr o m a n y p er s o n( s) or org a ni z ati o n st ati n g t h at t h e y ar e t h e

c u st o m er’ s att or n e y( s), a s k t o s e e t h e P o A d o c u m e nt t o v erif y t h at t h e y h a v e b e e n gr a nt e d

P o A. If t h e P o A i s d at e d o n or aft er 2 A pril 2 0 0 1 a n d t h e c u st o m er i s m e nt all y i n c a p a bl e or

u n a bl e t o c o m m u ni c at e, t h e o nl y a c c e pt a bl e e vi d e n c e i s a c o p y a s r et ur n e d b y t h e P u bli c

G u ar di a n t o g et h er wit h hi s C ertifi c at e of R e gi str ati o n.

P h ot o c o pi e s

4 2 7 1 Y o u c a n a c c e pt a p h ot o c o p y of t h e P o A d o c u m e nt pr o vi d e d it i n cl u d e s a d e cl ar ati o n t h at it

i s a tr u e c o p y of t h e ori gi n al si g n e d b y:

• t h e c u st o m er or

• a s oli cit or or

• a st o c k br o k er.

F or d e e d s r e gi st er e d i n S c otl a n d o n or aft er 2 A pril 2 0 0 1 t h e y m u st b e ar t h e st a m p of t h e

O P G a n d h a v e a c ertifi c at e of r e gi str ati o n.

4 2 7 2 If t h e ori gi n al d e e d i s dr a w n u p b ef or e 2 A pril 2 0 0 1 a n d ha s b e e n r e gi st er e d i n t h e B o o k s of

C o u n cil a n d S e s si o n, a c o p y i s s u e d b y t h e R e gi st er s of S c otl a n d i s a c c e pt a bl e pr o vi d e d it

b e ar s t h eir offi ci al st a m p.

C h e c ki n g t h e p o w er of att o r n e y d o c u m e nt i s a c c e pt a bl e

4 2 7 3 If t h e P o A w a s e x e c ut e d:

• b ef or e 1 A u g u st 1 9 9 5, t h e c u st o m er m u st h a v e si g n e d t h e P o A d o c u m e nt i n fr o nt of

t w o wit n e s s e s or

• o n or aft er t h e 1 A u g u st 1 9 9 5, t h e c u st o m er n e e d o nl y h a v e si g n e d t h e d o c um e nt i n

fr o nt of o n e wit n e s s.

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att o r n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art f o u r Att or n e y

4 2 7 4 T h e T e sti n g Cl a u s e ( w hi c h a p p e ar s a b o v e t h e si g n at ur e s a n d aft er t h e w or d s ‘I n wit n e s s

w h er e of ’):

• m u st i n cl u d e t h e:

– f ull n a m e a n d a d dr e s s of ( b ot h) wit n e s s( e s) a n d

– pl a c e a n d d at e of si g ni n g, a n d

• m a y c o nt ai n t h e n a m e of t h e c u st o m er, b ut m a y st at e o nl y ‘ si g n e d b y m e — — —‘.

A c c e pt a bl e w o r di n g f o r p o w er s of att o r n e y

4 2 7 5 I n all c a s e s, m a k e s ur e t h e P o A d o c u m e nt i n cl u d e s o n e or m or e of t h e f oll o wi n g a c c e pt a bl e

f or m s of w or di n g - n ot e t h e di sti n cti o n b et w e e n t h o s e t h at o nl y a p pl y t o t h e r e c ei vi n g of

S o ci al S e c urit y b e n efit s a n d t h o s e t h at a p pl y t o b ot h t h e r e c ei vi n g of a n d t h e cl ai mi n g of

S o ci al S e c urit y b e n efit s:

• t h e s e t w o cl a u s e s o nl y e xt e n d t o t h e r e c ei vi n g of, n ot t h e cl ai mi n g of, S o ci al S e c urit y

b e n efit s:

– ‘ — —t o r e c ei v e a n d gi v e v ali d r e c ei pt f or a n y m o n e y or pr o p ert y d u e o wi n g or

b el o n gi n g t o m e o n a n y a c c o u nt w h at s o e v er’

– ‘ T o d e m a n d a n d s u e f or e nf or c e p a y m e nt of a n d r e c ei v e a n d giv e di s c h ar g e f or —

— all m o n e y a n d s e c uriti e s f or m o n e y — — a n d ot h er p er s o n al e st at e w h at s o e v er

n o w b el o n gi n g d u e o wi n g or d eli v er a bl e or h er e aft er t o b el o n g or t o b e c o m e d u e

o wi n g or d eli v er a bl e t o m e — —-‘

• t h e s e fi v e cl a u s e s e xt e n d t o b ot h t h e r e c ei vi n g of, a n d t h e clai mi n g of, S o ci al S e c urit y

b e n efit s:

– ’ wit h f ull p o w er s t o d o e v er yt hi n g w hi c h I c o ul d or c a n d o my s elf, i n cl u di n g wit h o ut

pr ej u di c e t o t h e f or e g oi n g g e n er alit y.‘

– ’ P o w er — —t o e x e c ut e a n d d eli v er d o c u m e nt s of all ki n d s — — a n d t o m a n a g e m y

pr o p ert y of w h at s o e v er ki n d a n d w h er e s o e v er sit u at e’

– ‘ — — wit h f ull p o w er t o m y Att or n e y t o a ct f or m e, eit h er i n m y o w n n a m e, or i n t h e

n a m e of m y Att or n e y a n d t o d o e v er yt hi n g r e g ar di n g m y aff air s a n d m y e st at e s,

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att o r n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art f o u r

Att or n e y

h erit a bl e, m o v a bl e, r e al a n d p er s o n al, of w h at ki n d s o e v er a n d w h er e v er sit u at e

w hi c h I c o ul d h a v e d o n e m y s elf if p er s o n all y a cti n g, a n d i n p arti c ul ar, wit h o ut

pr ej u di c e t o t h e f or e g oi n g g e n er alit y — —-’

– ‘ — — wit h f ull p o w er t o d o e v er yt hi n g r e g ar di n g m y e st at e a n d aff air s w hi c h I c o ul d

d o or c o ul d h a v e d o n e m y s elf wit h o ut li mit ati o n b y r e a s o n of a n yt hi n g h er ei n

c o nt ai n e d a n d wit h o ut pr ej u di c e t o t h e f or e g oi n g g e n er alit y — —-’ or

– ‘ T o cl ai m a n d r e c ei v e o n m y b e h alf all p e n si o n s, b e n efit s, all o w a n c e s, s er vi c e s,

fi n a n ci al c o ntri b uti o n s, r e p a y m e nt s, r e b at e s, a n d t h e li k e, t o w hi c h I m a y b e

e ntitl e d or f or w hi c h I m a y b e e ntitl e d t o a p pl y. T o c o m pl et e a n d s u b mit all f or m s,

gi v e a n y n e c e s s ar y u n d ert a ki n g s, m a k e a n y r el e v a nt a p p e al s a n d g e n er all y d o

a n yt hi n g el s e n e c e s s ar y or a p pr o pri at e i n c o n n e cti o n t h er e wit h, a n d t h at a s

r e g ar d s all p eri o d s p a st c urr e nt or f ut ur e.’

P o w er of Att o r n e y d o c u m e nt d o e s n ot s ati sf y t h e S c otti s h r e q ui r e m e nt

4 2 7 6 If y o u r e c ei v e a P o A or a d o c u m e nt w hi c h d o e s n ot s ati sf y t h e w or di n g r e q uir e m e nt s at

p ar a gr a p h 4 2 7 6, it m a y still b e l e g all y v ali d. I n t h e s e cir c u m st a n c e s, a c o p y of t h e d o c u m e nt

s h o ul d b e t a k e n a n d r ef err e d f or a d vi c e t o:

I nf or m ati o n & D e v ol uti o n P oli c y - S c otl a n d

R o o m D 3 1 1

Ar g yl e H o u s e

E di n b ur g h

F a x: 0 1 3 1 2 2 2 5 3 6 4.

4 2 7 7 - 4 2 8 9

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att or n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art f o u r

Att or n e y

T w o or m or e att or n e y s

P o w er of Att or n e y d o c u m e nt all o w s att or n e y s t o a cts e p ar at el y

4 2 9 0 If t h e c u st o m er a p p oi nt s t w o or m or e att or n e y s j oi ntl y a n d t h e P o A d o c u m e nt a ut h ori z e s

t h e m t o a ct s e p ar at el y, y o u c a n p a y b e n efit t o w hi c h e v er att or ne y m a k e s t h e a p pli c ati o n,

pr o vi d e d t h e P o A d o c u m e nt m e et s t h e ot h er r e q uir e m e nt s. F or m or e i nf or m ati o n a b o ut t h e

ot h er r e q uir e m e nt s, s e e V erif yi n g t h e att or n e y i s e m p o w er e d i n t h e S c otl a n d s e cti o n of t hi s

p art of t h e g ui d e.

P o w er of Att o r n e y d o c u m e nt d o e s n ot all o w att or n e y st o a ct s e p ar at el y

4 2 9 1 If t h e c u st o m er a p p oi nt s t w o or m or e att or n e y s j oi ntl y a n d t h e P o A d o c u m e nt d o e s n ot

a ut h ori z e t h e m t o a ct s e p ar at el y, a n y a p pli c ati o n m u st b e m a d e j oi ntl y a n d si g n e d b y all

p arti e s. All p a y m e nt s i n r e s p e ct of t h e c u st o m er m u st al s o b e p ai d j oi ntl y t o t h e att or n e y s.

Eit h er att o r n e y d e cli n e s t o a ct o n t h e c u st o m er’ s b e h alf

4 2 9 2 W h e n t h e c u st o m er a p p oi nt s t w o or m or e att or n e y s j oi ntl y a n d t h e P o A d o c u m e nt d o e s n ot

a ut h ori z e t h e m t o a ct s e p ar at el y, a pr o bl e m ari s e s if o n e or m or e t h e n d e cli n e t o a ct o n t h e

c u st o m er’ s b e h alf. Y o u c a n n ot m a k e p a y m e nt t o o nl y o n e att or n e y i n s u c h a j oi nt

att or n e y s hi p.

4 2 9 3 I n t h e s e cir c u m st a n c e s:

• m a k e p a y m e nt dir e ct t o t h e c u st o m er or

• if t h e c u st o m er i s m e nt all y i n c a p a bl e, r ef er t h e c a s e t o t h e no mi n at e d/ a p pr o pri at e

offi c er t o c o n si d er a p p oi nt e e a cti o n. F or i nf or m ati o n a b o ut a ut h ori zi n g a n a p p oi nt e e,

s e e A p p oi nt e e i n P art fi v e of t hi s g ui d e.

4 2 9 4 - 4 2 9 9

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att o r n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art fi v e

A p p oi nt e e

A p p oi nt e e n e e d e d b ut n o o n e n o mi n at e d

5 3 0 0 If a vi siti n g offi c er d e ci d e s a c u st o m er n e e d s a n a p p oi nt e e b ut n o o n e h a s b e e n n o mi n at e d,

m a k e att e m pt s t o i d e ntif y a s uit a bl e p er s o n, e. g.:

• a s p o u s e

• a r el ati v e or cl o s e fri e n d

• a n or g a ni z ati o n, e. g. a L A or A H A or

• t h e pr o pri et or of a C H/ N H, b ut o nl y if n o ot h er s uit a bl e p er so n i s f o u n d.

5 3 0 1 If a s uit a bl e p er s o n i s n ot a v ail a bl e, t h e vi siti n g offi c er m u st i nf or m t h e c u st o m er’ s l o c al

s o ci al s er vi c e s a n d t h e r el e v a nt b e n efit s e cti o n.

5 3 0 2 If s o ci al s er vi c e s c a n n ot h el p t h e n a s a l a st r e s ort w e will h a v e t o c o nt a ct t h e O P G - 0 8 4 5

3 3 0 2 9 0 0. A c o urt a p p oi nt e d d e p ut y m a y b e t h e o nl y o pti o n.

C h a n gi n g a n a p p oi nt e e

P ot e nti al a p p oi nt e e n o mi n at e d

5 3 0 3 If t h e c urr e nt a p p oi nt e e n o l o n g er wi s h e s t o a ct ( N B: T h e wit h dr a w al c a n b e m a d e b y p h o n e

or i n writi n g.) a n d n o mi n at e s a n ot h er p er s o n or or g a ni z ati o n t o a ct , t a k e t h e f oll o wi n g a cti o n:

• s u s p e n d p a y m e nt of b e n efit; u nl e s s b e n efit i s b ei n g p ai d i nt o t h e c u st o m er’ s o w n

a c c o u nt, t h e n arr a n g e f or t h e e xi sti n g b a n k a c c o u nt d et ail s t o b e r e m o v e d fr o m CI S

• b e gi n B F 5 6 a cti o n wit h t h e n e w pr o s p e cti v e a p p oi nt e e

• it i s n ot al w a y s n e c e s s ar y t o vi sit t h e c u st o m er u nl e s s t h er e i s a r e a s o n t o d o s o. T h e

pr o s p e cti v e a p p oi nt e e s h o ul d b e i nt er vi e w e d a n d t h e f or m B F 5 6 c o m pl et e d a s

n or m al. If t h e pr o s p e cti v e a p p oi nt e e i s alr e a d y a cti n g a s a n a p p oi nt e e, w h et h er a s a n

i n di vi d u al or c or p or at e a p p oi nt e e, it i s u nli k el y t h at a vi sit/i nt er vi e w will b e r e q uir e d.

B ut y o u will still n e e d t o a s k t h e m t o c o m pl et e a f or m B F 5 6

• S e n d a B F 5 8 t o t h e e x- a p p oi nt e e.

5 3 0 4 A s p er st e p 2 of 5 2 1 1 u ntil s u c h ti m e t h at t h e n e w a p p oi nt m e nt i s m a d e y o u s h o ul d n ot

di s cl o s e a n y d et ail s a b o ut t h e c u st o m er’ s e xi sti n g cir c u m st a n c e s. Cl e arl y t h e pr o s p e cti v e

a p p oi nt e e will b e a w ar e t h at b e n efit i s b ei n g r e c ei v e d a n d m a y b e a w ar e of m u c h el s e a b o ut

t h e c u st o m er b ut w e s h o ul d n ot a d d t o t h at k n o wl e d g e u ntil t h e a p p oi nt m e nt i s c o nfir m e d.

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att or n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

P art fi v e

A p p oi nt e e

5 3 0 5 O n c e t h e a p p oi nt m e nt i s c o nfir m e d t h e n it m a y b e u s ef ul, d e p e n di n g o n t h e ti m e t h e

c u st o m er h a s alr e a d y b e e n o n b e n efit, t o u n d ert a k e a f ull b e n ef it r e vi e w s o t h at t h e

a p p oi nt e e st art s afr e s h. H o w t hi s i s d o n e i s u p t o e a c h b e n efit b ut p a y m e nt s h o ul d n ot b e

d el a y e d w hil st w h at e v er st e p s ar e t a k e n.

N o ot h er a p p oi nt e e n o mi n at e d

5 3 0 6 T a k e t h e f oll o wi n g a cti o n:

• s u s p e n d p a y m e nt of b e n efit; u nl e s s b e n efit i s b ei n g p ai d i nt o t h e c u st o m er’ s o w n

a c c o u nt, t h e n arr a n g e f or t h e e xi sti n g b a n k a c c o u nt d et ail s t o b e r e m o v e d fr o m CI S

• c o nt a ct s o ci al s er vi c e s a s a m att er of ur g e n c y

• f oll o w u p wit h B F 5 6 a cti o n a s a p pr o pri at e.

• s e n d a B F 5 8 t o t h e e x- a p p oi nt e e.

E xi sti n g a p p oi nt e e cl ai m s a n ot h e r b e n efit

W h er e a n e xi sti n g a p p oi nt e e cl ai m s a n ot h er b e n efit f or t h e p er s o n h e r e pr e s e nt s y o u m u st

fir st c o nfir m t h at h e i s t h e a p p oi nt e e b ef or e d e ci di n g t h e cl ai m. T h er e ar e t hr e e w a y s y o u

c a n d o t hi s:

i. C h e c k CI S/ CI S t o c o nfir m t h at h e i s t h e a p p oi nt e e f or t h e o t h er b e n efit. S e e b el o w, b ut

t hi s s h o ul d n ot b e u s e d i n i s ol ati o n wit h o ut t a ki n g t h e f urt h er st e p of

ii. A s ki n g t h e e xi sti n g b e n efit s e cti o n if t h e y h a v e t h e B F 5 6 t o h a n d. If y e s, a s k f or a c o p y t o

b e s e nt. If n ot b e c a u s e it h a s b e e n s e nt t o H e y w o o d t h e n, fi n al l y,

iii. A s k t h e a p p oi nt e e if h e h a s hi s B F 5 7.

If ii a n d iii ar e n ot a v ail a bl e t h e n, u nl e s s y o u h a v e d o u bt s ab o ut t h e v er a cit y of hi s st at e m e nt

t h at h e i s t h e a p p oi nt e e or d o u bt s a b o ut t h e s ai d i n c a p a cit y of t h e c u st o m er, y o u c a n u s e

t h e CI S/ CI S r e c or d a s c o nfir m ati o n a n d d e ci d e a n d p a y t h e cl ai m a c c or di n gl y. Y o u m u st

m a k e a n ot e of t h e st e p s t a k e n t o v erif y t h e a p p oi nt e e s hi p.

5 3 0 7 - 5 3 4 9

A u g 2 0 0 9

A g e nt s, A p p oi nt e e s, Att or n e y s a n d D e p uti e s G ui d e

Code Number

Our direct dial number is

Code Number

Textphone users with speech or hearing difficulties call

If you get in touch with us, tell us this reference number

/ /

Date

Office stamp BF5

7 04/08

New or existing appointment to act

We approved your application to act as an appointee on behalf of the person named in Part 1. This appointment will take place immediately.

Your existing appointment as authorises you to act on behalf of the person named in Part 1 for Department for Work and Pensions, Veterans Agency and HM Revenue & Customs tax credit purposes.

We have returned the following documents

You are authorised to exercise on behalf of the person named in Part 1 any rights which they might have under social security legislation, Veterans Agency legislation or the Board of HM Revenue & Customs. You will also receive and administer any money which may be due to them. You must tell us about any changes that might affect your appointment.

Part 1 – About the person you are acting for

Surname Mr/Mrs/Miss/Ms/Dr/Rev

Other names – in full

National Insurance (NI) number

Full address if different from above

Postcode

Please turn over

�

N e w o r e xi s ti n g a p p oi n t m e n t t o a c t c o nti n u e d

P a rt 2 – A b o u t y o u

F ull n a m e of i n di vi d u al or or g a ni s ati o n

N ati o n al I n s ur a n c e ( NI) n u m b er (I n di vi d u als o nl y)

A d dr e s s

P ost c o d e

If a n y of t h e d et ail s i n P art s 1 a n d 2 ar e i n c orr e ct, pl e a s e l et u s k n o w.

I m p o r t a n t – O r g a ni s a ti o n s m u s t fill i n t h e c e r ti fi c a t e i n P a r t 4, o r p r o vi d e t h ei r r e p r e s e n t a ti v e wi t h a si mil a r l e t t e r o f a u t h o ri t y.

P art 3 – I m p o r t a n t i n f o r m a ti o n

Y o u ar e r es p o nsi bl e f or d e ali n g wit h t h e

● s o ci al s e c urit y b e n efits ● s o ci al s e c urit y p e nsi o ns ● s o ci al s e c urit y all o w a n c es ● H M R e v e n u e & C ust o ms t a x cr e dits ● w a r dis a bl e m e nt or w ar wi d o ws or wi d o w ers p e nsi o ns

A n y m o n e y t h at y o u r e c ei v e o n t h eir b e h alf m ust b e us e d i n t h eir a n d t h eir d e p e n d a nt’s b est i nt er est. F or e x a m pl e

● p a yi n g t h eir f e es f or a n ursi n g or c ar e h o m e or c ar er T his i n cl u d es t h e f e es f or s o ci al c ar e s er vi c es s u c h as r esi d e n c e i n a c ar e h o m e or s u p p ort i n t h eir o w n h o m e.

● t o w ar ds m e eti n g e v er y d a y li vi n g c osts.

H o w e v er, if t h e y ar e i n a n ursi n g or c ar e h o m e, y o u m ust e ns ur e t h at t h e s p e cifi e d a m o u nt of p ers o n al all o w a n c e is p ai d o v er e a c h w e e k f or t h e b e n efit of t h e p ers o n n a m e d i n P art 1 .

Y o u m ust t ell t h e p ers o n’s D e p art m e nt f or W or k a n d P e nsi o ns or H M R e v e n u e & C ust o ms offi c e or t h e S er vi c e P ers o n n el a n d V et er a ns A g e n c y str ai g ht a w a y if t h er e is a c h a n g e i n t h e p ers o n’s cir c u mst a n c es w hi c h c o ul d aff e ct t h eir b e n efit. A list of c h a n g es, w hi c h m ust b e r e p ort e d, is gi v e n i n t h e n ot es iss u e d wit h t h e first p a y m e nt of b e n efit. If y o u d o n ot h a v e a c o p y of t h e list of c h a n g es y o u m ust r e p ort, y o u c a n g et o n e fr o m y o ur s o ci al s e c urit y or H M R e v e n u e & C ust o ms offi c e or t h e S er vi c e P ers o n n el a n d V et er a ns A g e n c y.

E x a m pl e s of c h a n g e s y o u m u st t ell u s a b o ut ar e w h e n t h e p er s o n

● c h a n g es a d dr ess ● c h a n g es n a m e ● h a s a c hil d l e a vi n g s c h o ol ● g o es i nt o or c o m es o ut of h os pit al, i n cl u di n g c o mi n g o ut of h os pit al

o n l e a v e ● b e c o m es w ell e n o u g h t o m a n a g e t h eir o w n aff airs ● i n t e n ds t o b e a bs e nt fr o m Gr e at Brit ai n f or a n y p eri o d ● di es.

T his list is n ot e x h a usti v e.

N e w o r e xi s ti n g a p p oi n t m e n t t o a c t c o nti n u e d

P a rt 3 – I m p o r t a n t i n f o r m a ti o n c o nti n u e d

If t h e p ers o n y o u n a m e d i n P art 1 di es, y o u m ust

● t ell y o ur J o b c e ntr e Pl us offi c e, s o ci al s e c urit y offi c e, P e nsi o n C e ntr e, H M R e v e n u e & C ust o ms offi c e, or t h e S er vi c e P ers o n n el a n d V et er a ns A g e n c y str ai g ht a w a y if t h eir p a y m e nts w er e b ei n g m a d e dir e ct i nt o a n a c c o u nt

● r e t ur n a n y c h e q u e p a y m e nts y o u h a v e f or t h e m

As a n a p p oi nt e e y o u will als o b e r es p o nsi bl e f or l etti n g us k n o w if t h er e ar e a n y c h a n g es i n y o ur

● n a m e ● a d dr ess ● c o nt a ct n u m b er ● a c c o u nt d et ails

I f a n o v e r p a y m e n t h a p p e n s

If a n o v er p a y m e nt of b e n efit o c c urs, y o u m a y b e r e q uir e d t o r e p a y t h e o v er p a y m e nt y o urs elf d e p e n di n g o n h o w t h e o v er p a y m e nt ar os e.

Y o u will b e r es p o nsi bl e f or r e p a yi n g a n y o v er p a y m e nt of b e n efit t h at h a p p e n e d b e c a us e y o u

● m a d e a n u ntr u e or i n c orr e ct st at e m e nt a b o ut y o urs elf or t h e p ers o n n a m e d i n P art 1

● f ail e d t o r e p ort a c h a n g e i n y o ur o w n cir c u mst a n c es ● f ail e d t o r e p ort a c h a n g e i n t h e cir c u mst a n c e, w hi c h y o u k n e w

a b o ut, i n r es p e ct of t h e p ers o n n a m e d i n P art 1 ● f ail e d t o o bt ai n r el e v a nt i nf or m ati o n a b o ut t h e cir c u mst a n c es of t h e

p ers o n n a m e d i n P art 1 .

I f y o u h a v e b e e n a p p oi n t e d b y t h e S e c r e t a r y o f S t a t e ( a p p oi n t e e s o nl y)

H o w l o n g c a n I b e a n a p p oi n t e e ?

Y o u will b e a n a p p oi nt e e u ntil

● t h e p ers o n y o u ar e a n a p p oi nt e e f or b e c o m es w ell e n o u g h t o m a n a g e t h eir o w n aff airs

● t h e p ers o n y o u ar e a n a p p oi nt e e f or di es, or ● y o u or t h e D e p art m e nt f or W or k a n d P e nsi o ns, H M R e v e n u e &

C ust o ms or t h e S er vi c e P ers o n n el a n d V et er a ns A g e n c y d e ci d e t o e n d t h e arr a n g e m e nt b e c a us e it is n ot w or ki n g pr o p erl y

● y o u wis h t o e n d t h e arr a n g e m e nt b e c a us e y o u n o l o n g er wis h t o c o nti n u e as a n a p p oi nt e e.

If y o u w a nt t o e n d t h e arr a n g e m e nt y o u m ust writ e t o y o ur D e p art m e nt f or W or k a n d P e nsi o ns, H M R e v e n u e & C ust o ms offi c e or t h e S er vi c e P ers o n n el a n d V et er a ns A g e n c y, gi vi n g t h e m at l e ast o n e m o nt h’s n oti c e.

Pl e a s e t ur n o v er

▲

N e w o r e xi s ti n g a p p oi n t m e n t t o a c t c o nti n u e d

A d di ti o n al i n f o r m a ti o n f o r o r g a ni s a ti o n s

All a p p oi nt e es ar e r es p o nsi bl e f or t h e c oll e cti o n a n d a d mi nistr ati o n of t h e p ers o n’s s o ci al s e c urit y b e n efits, p e nsi o ns a n d all o w a n c es, H M R e v e n u e & C ust o ms t a x cr e dits, a n d w ar p e nsi o ns a n d all o w a n c es. If t h e or g a nis ati o n n o mi n at es a r e pr es e nt ati v e t o c arr y o ut t h e a p p oi nt e e d uti es o n t h eir b e h alf, t h e or g a ni s ati o n r e m ai ns r es p o nsi bl e f or t h e m a n a g e m e nt of t h e p ers o n’s aff airs. Or g a nis ati o ns m ust t h er ef or e m a k e a n y n o mi n at e d r e pr es e nt ati v es a w ar e of t h eir r es p o nsi biliti es t o b ot h t h e or g a nis ati o n a n d t h e p ers o n n a m e d at P art 1 .

If y o u ar e a cti n g as a r e pr es e nt ati v e wit hi n a n or g a nis ati o n, t h er e ar e s o m e as p e cts t h at n e e d t o b e c o nsi d er e d i n a d diti o n t o t h os e alr e a d y m e nti o n e d. W h e n q u oti n g t h e a p p oi nt e e d et ails, it is t h e or g a nis ati o n d et ails t h at m ust b e gi v e n a n d n ot t h os e of a n i n di vi d u al.

Y o u will n e e d t o c o nt a ct us if a n y of t h e f oll o wi n g d et ails c h a n g e

● t h e or g a nis ati o n n a m e ● t h e or g a nis ati o n a d dr ess, i n cl u di n g p ost c o d e ● p h o n e a n d f a x n u m b er ● t h e or g a nis ati o n c e as es t o e xist, f or e x a m pl e, a n ursi n g or c ar e

h o m e cl os es ● b a n k a c c o u nt d et ails ● t h e n a m e d r e pr es e nt ati v e.

P a rt 4 – F o r o r g a ni s a ti o n s o nl y

T h e b e ar er of t his d o c u m e nt is a r e pr es e nt ati v e of t his or g a nis ati o n a n d is a ut h oris e d t o c oll e ct a n y b e n efits, p e nsi o ns, all o w a n c es or cr e dits i n r es p e ct of t h e p ers o n n a m e d i n P art 1 .

Si g n at ur e

D at e / /

P o siti o n s i n or g a ni s ati o n

N a m e of or g a ni s ati o n

N o t e s f o r t h e r e p r e s e n t a ti v e

If t h e p a y m e nt is m a d e dir e ct i nt o a b a n k or b uil di n g s o ci et y a c c o u nt t h e or g a nis ati o n m ust e ns ur e t h at y o u ar e c orr e ctl y a ut h oris e d t o m a k e wit h dr a w als o n b e h alf of t h e c ust o m er a n d t h at b a n k pr o c e d ur es f or m a ki n g wit h dr a w als ar e f oll o w e d. C o nt a ct t h e b a n k or b uil di n g s o ci et y w h er e t h e a c c o u nt is h el d f or f urt h er d et ails.