I.CONTROLUL INTERN

REGULI

I.

CONTROLUL INTERN

II.

PROCEDURI DE VANZARI

III.

PROCEDURI DE CUMPARARI

IV.

DECONTARI IN CADRUL GRUPULUI

V.

PROCEDURI DE TREZORERIE

VI.

PROCEDURI RESURSE UMANE

VII.

PROCEDURI DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR

VIII.

PROCEDURI DE LEASING

IX.

PROCEDURI DE GESTIUNE A STOCURILOR

X.

PROCEDURI DE INVENTARIERE

XI.

PROCEDURI DE RASPUNDERE MATERIALA

XII.

PROCEDURI DE ASOCIERE IN PARTICIPATIE

XIII.

SISTEMUL DE TRATARE A INFORMATIEI

XIV.

PROCEDURI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR

XV.

FORMAT DE RAPORTARE FINANCIARA

XVI.

ANEXE

I. CONTROLUL INTERNA. PROCEDURILE CONTROLULUI INTERN

CONTROLUL - analiza permanenta sau periodica a unei activitati-urmareste mersul ei pentru a lua masuri de imbunatatire. El poate fi:

CONTROLUL INTERN - realizat de proprii angajai ai societetii/grupului

CONTROLUL EXTERN - executat de persoane sau organisme din afara unitatii.

Prin PROCEDURILE CONTROLULUI INTERN urmrim aciunile si demersurile care se executa in mod necesar si obligatoriu, intr-un cadru organizatoric ierahizat, pentru realizarea unui obiectiv.

PROCEDURIE CONTROLUI INTERN snt folositoare:

- celor care in contabilitatea - pentru a stabili ce trebuie sa fac

- celor care organizeaz si coordoneaz activitatea - pentru a ti care este succesiunea fireasca a operaiilor si pentru a verifica informatia contabila- celor care controleaz - pentru a urmai zonele de risc

DESCRIEREA PROCEDURILOR asigura ca obiectivele urmrite vor avea in vedere:

- daca exista o separare suficienta a funciilor

- daca toate operaiunile snt consemnate

- daca toate documentele snt nregistrate in contabilitate

- daca exista vizele necesare

- daca se certifica realitatea

- daca se fac evalurile conform reglementarilor

- daca se stabilesc preturile si conturile corect

- daca snt respectate condiiile de evitare a riscurilor

- daca este asigurata protecia, paza, intretinerea

- daca se fac analize intre previzionat si realizat

- daca arhivarea este pstrata conform reglementarilor

- daca se executa corect

- daca operaiunile de calcul snt verificate

- daca se respecta legislaia pentru reglementrile specifice

- daca se verifica si se analizeaz balanele sintetice si analitice

Este obligatoriu CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV (CFP). Se stabilete prin decizie conform ANEXA 1 la prezentele proceduri.

Operaiunile si documentele care se supun CFP snt prezentate in ANEXA 2 si se actulizeaza ori de cate ori este nevoie.

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

Prin CONTROLUL PROCEDURILOR se executa:

- teste de conformitate - se verifica prin sondaj respectarea procedurilor

- analiza documentelor elaborate cu ocazia controalelor precedente

- analiza modificrilor ca urmare a dinamicii legislaiei

Prin CONTROLUL CONTURILOR SI SUPERVIZARE se urmresc cerinele de calitate impuse de standardele internaionale:

- exhausivitate - toate operaiile snt nregistrate

- realitate - operaiile nregistrate snt reale si privesc societatea

- veridicitatea - evaluarea, nregistrarea si prezentarea corecta

II. PROCEDURI DE VANZARI

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A CLIENTILOR

1. Pocedura comenzilor Analiza clienilor, stabilirea strategiei de acoperire a pieei si ncheierea contractelor de vnzare - cumprare intra in atribuia Directorului Comercial, a Directorului de Vnzri sau Clientela - dup caz

Preturile din oferte / contracte se vor viza obligatoriu de Directorul Financiar

Acetia organizeaz activitatea de vnzare (produse / servicii), avnd in vedere:

In cazul serviciilor:

- la ncheierea contractelor cu clienii, se asigura ca termenele de ncasare nu snt ulterioare termenelor de plata la furnizori

- urmresc nceperea lucrrilor pentru fiecare client, respectarea termenelor de execuie si dispoziia de facturare conform contractelor

- organizeaz ntlniri cu angajaii din subordine pentru urmrirea serviciilor executate si nefacturate

In cazul vnzrilor de produse

- desemneaz persoanele care primesc comenzile (telefonic, fax sau scris) si le nregistreaz in Registrul Comenzilor

- organizeaz activitatea de desfacere ncepnd cu dispoziia de livrare, pregtirea livrrilor, stabilirea scadentei de livrri

2. Procedura de livrri

In cazul serviciilor se urmareste respectarea termenelor de execuie

Se nregistreaz in documentele magaziei (in cazul bunurilor) si se expediaz documentele la contabilitate. Documentele snt: avizul de expediie, factura care se snt ntocmite de gestionar respectiv de facturist. Se ntocmesc in trei exemplare: originalul la client, o copie la contabilitate si o copie la gestiune. Scderea din gestiune se face pe baza Avizului de Expediie

Se analizeaz comenzile neonorate si soluionarea lor. Agentul de vnzri raporteaz directorului

3. Procedura de facturare

Se intocmeste Avizul de Erxpeditie pentru valorile materiale destinate vnzrii, trimise pentru prelucrare la teri in custodie sau pstrare. Este ntocmit de persoanele autorizate sa dispun livrarea si circula la magazie - pentru eliberarea produselor si nscrierea in fisa de magazie, la compartimentul desfacere - pentru nregistrarea cantitatilor livrate si ntocmirea facturii, la compartimentul contabil - ataat la factura

Se intocmeste Factura ca document de decontare a serviciilor executate si a produselor livrate ca document justificativ de nregistrare in contabilitate. Circula la persoanele desemnate sa urmreasc ncasrile si situaia clienilor

Se intocmeste Chitana Fiscala pentru serviciile sau bunurile pentru care furnizorul nu este obligat sa emit factura fiscala

In cazul serviciilor prestate pe baza unor contracte ncheiate si exprimate in valuta, se va ntocmi Factura Proforma in valuta, urmnd ca in momentul ncasrii sa fie emisa factura fiscala in lei

4. Procedura retur / refuz

Se analizeaz daca snt respectate clauzele contractuale

Se emite factura in rou pentru regularizarea livrrilor si a plailor in funcie de realizarea clauzelor contractuale, dup caz

Se actualizeaz fisa analitica a clientului

5. Procedura reduceri, remize, discount-uri

Agentul de vnzri / account-ul va propune si Directorul de Vnzri / Clientela va aproba emiterea facturii rectificative pentru discount-ul negociat

6. nregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalului de vnzri

Sumele primite in avans - conform contractelor in derulare - se nregistreaz distinct in contul 419 respectiv contul 418 - daca plata s-a efectuat pe baza facturii proforma, sau in contul 411 daca s-a emis factura fiscala pana la finele lunii in care se inregistreza ncasarea

Creanele in devize se nregistreaz in lei la cursul de schimb in vigoare la data efecturii operaiilor. Diferenele de curs valutar, intre data nregistrrii si data ncasrii, se nregistreaz ca venituri sau cheltuieli financiare. Aceasta nregistrare nu este valabila in cazul exprimrii in lei a sumelor in valuta nscrise in facturile proforma - in cazul in care diferena dintre cursul de nregistrare a facturii proforma si cursul din ziua ncasrii, afecteaz conturile de venituri din exploatare cu TVA-ul aferent

Se actualizeaz creanele in valuta la sfarsitul exerciiului prin contul 476 pentru diferena nefavorabila si prin contul 477 pentru diferenele favorabile (invers)

Contabilitatea clienilor (ca si in cazul celorlate creane ), se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica.

7. Procedura de ncasare

ncasarea c / valorii serviciilor / produselor va fi urmrita de cel care dispune executarea serviciilor sau livrarea bunurilor in cadrul Departamentului Vnzri - Clientela si de Departamentul Financiar

8. Procedura de determinare a clienilor ru platnici Se analizeaz cauzele neachitarii sumelor datorate

Se verifica clauzele contractuale

Se verifica sumele ncasate comparativ cu cele facturate

Se declanseaza procedura de recuperare a sumelor datorate

9. Procedura de punere in ntrziere si urmrire a litigiilor si constituirea provizioanelor

Se urmareste recuperarea sumelor datorate, respectarea prioritatilor legale si nregistrarea intampinarilor in cazul unor dezacorduri

Se constituie provizioane in funcie de rezultatele lichidrii

Se trec pe cheltuieli sumele care nu mai pot fi recuperate, conform unei hotrrii judecatoresti

Se actualizeaz sumele de TVA colectata in funcie de rezultatele lichidrii

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. Cu ocazia livrrilor se verifica:

- daca produsele / serviciile comandate corespund cu cele livrate si daca se respecta clauzele contractuale

- daca documentele de prestare a serviciilor sau de livrare au semnaturile stabilite pentru avizare, completare si daca snt completate cu toate clauzele convenite cu privire la forma si perioada de plata

- daca la acceptarea unei comenzi se verifica situaia clientului, datoriile neachitate si dac se primesc semnaturile necesare in cazurile speciale ntlnite (Directorul Financiar, Directorul Executiv)

- daca se practica costurile, comisioanele, discount-urile corecte la data efecturii serviciului si bazate pe deviz estimativ

2. Cu ocazia ncasrilor se verifica:

- daca ncasrile se fac la termenele stabilite si daca se declanseaza demersurile necesare pentru recuperarea restantelor

- se confrunta sumele ncasate (din extras de cont, ordin de plata, chitana) cu cele datorate (existente in evidentele de livrare)

- daca se comunica serviciului clientela / vnzri sumele datorate de clieni, in vederea contactrii lor

3. Pentru sumele in valuta se verifica:

- corectitudinea conversiilor in lei si modul de preluare in Registrul Jurnal in funcie de diferenele de curs, de livrare si ncasare

4. Pentru clienii inceri se verifica:

- modul de constituire si utilizare a provizioanelor

- procedurile declanate pentru recuperarea datoriilor

- daca pagubele snt corect contabilizate si daca s-au luat masuri pentru evitarea lor

C. DOCUMENTE UTILIZATE

1. Contract de vnzare - cumprare 5. Chitana fiscala

2. Devize de execuie 6. Jurnalul pentru vnzri

3. Oferta de produse 7. Scadenar de ncasare

4. Factura 8. Registrul comenzilor

III. PROCEDURI DE CUMPARARI

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A FURNIZORILOR

1. Procedura comenzilor

Contractarea de prestri servicii si achiziiile se fac NUMAI pe baza Ordinului de Achiziie (OA) ntocmit de fiecare persoana responsabila cu achiziia bunului sau serviciului respectiv. OA este semnat de persoana care l intocmeste, vizat de eful de departament si - obligatoriu - aprobat de Directorul Financiar Directorul Executiv. In vederea aprobrii lui, in OA se vor specifica condiiile de livrare - recepie, a termenelor, modalitatilor si formelor de plata si se vor anexa in copie contractul de achiziie / leasing / prestri servicii, comanda, factura proforma, factura fiscala. OA se intocmeste pentru TOATE tipurile de achiziii si cheltuieli (de la achiziii de servicii / bunuri la cheltuieli curente), indiferent de modalitatea de plata. OA se intocmeste in doua (2) exemplare si circula: la departamentul care beneficiaz de servicii / produse si un exemplar la contabilitate - la documentul care atesta plata, etc.

Formatul OA este anexa la prezentele proceduri - ANEXA3

Nu se admite achiziia de bunuri / servicii ale cror caracteristici depasesc metodele de utilizare

Directorul Departamentului Comercial va include obligatoriu in fisa postului pentru fiecare persoana din subordine (care se ocupa de derularea contractelor), sarcini cu privire la respectarea concordantei intre documente, astfel:

- OA - daca este corespunztor cluzelor de livrare (pre, cantitate,

termene, etc.)

- Factura - daca este corespunztoare Notei de Recepie si OA

- Nota de Recepie - daca este corespunztoare cu OA

2. Procedura de recepie

Se verifica bunurile sau serviciile achiziionate prin ntocmirea Notei de recepie (in cazul bunurilor). Nota de receptiese intocmeste in doua exemplare - unul la contabilitate si unul la gestiune - de ctre persoana care rspunde de gestionarea bunurilor

Se confirma primirea bunurilor / serviciilor conform modalitatilor stabilite, prin nscrierea pe factura a meniunii Bun de plata si vizarea documentelor factura sau factura proforma de ctre persoana responsabila cu achiziia bunului / serviciului respectiv (persoana care intocmeste OA), dup ce au fost verificate datele din Nota de recepie sau Comanda(in cazul serviciilor ), cu cu factura primita de la furnizor

3. Procedura de nregistrare in magazie (in cazul bunurilor)

nregistrarea in magazie se va face pe baza Notei de recepie la care se anexeaz Avizul de Expediie4. Procedura retur /refuz

Dup recepia bunurilor / serviciilor achiziionate prin compararea cu cele comandate / contractate, se solicita factura fiscala in rou pentru retur / refuz5. Procedura reducerilor, remizelor, discount-uri

Se verifica facturarea bunurilor / serviciilor achiziionate si acordarea reducerilor / discount-urilor conform condiiilor contractuale

Persoana care rspunde de verificarea facturilor primite (in conformitate cu Nota de recepie sau OA) pentru bunuri / servicii, este cea care intocmeste OA

6. nregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalului de cumprri

Sumele achitate in avans - conform contractelor in derulare - se nregistreaz distinct in contul 409 respectiv contul 408 - daca plata s-a efectuat pe baza facturii proforma sau in contul 401 daca s-a obinut factura fiscala pana la finele lunii in care se nregistreaz plata

Datoriile in devize se nregistreaz in lei la cursul de schimb in vigoare la efecturii operaiilor. Diferenele de curs valutar, intre data nregistrrii datoriilor si data pltii, se nregistreaz ca venituri sau cheltuieli financiare. Aceasta nregistrare nu este valabila in cazul exprimrii in lei a sumelor in valuta nscrise in facturile proforma - situaie in care diferena dintre cursul de nregistrare a facturii proforma si cursul din ziua pltii, afecteaz conturile de venituri din exploatare si TVA - ul aferent

Se actualizeaz datoriile in valuta la sfarsitul exerciiului prin contul 476 pentru diferena nefavorabila (cursul valutei la sfarsitul anului este mai mare dect cursul de la data contactrii / cumprrii)si prin contul 477 pentru diferenele favorabile (invers)

Contabilitatea furnizorilor (ca si in cazul celorlate datorii), se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica

7. Procedura de plata

Plata se va efectua NUMAI pe baza OA la care se anexeaz copii ale documentelor suport(facturi fiscale sau proforma - dup caz , - devize estimative, contracte, convenii civile, etc.)

8. Procedura scadenarului de aprovizionat

(ntocmirea situaiei necesarului de aprovizionat pe surse, atenionarea furnizorilor restanieri) Se stabilesc termenele de aprovizionare si se urmareste derularea contractelor. Directorul Executiv va desemna persoana / persoanele responsabile, in funcie de specificul activitatii

9. Procedura de punere in ntrziere si urmrirea litigiilor

Se stabilete scadenarul de plai

Se declanseaza procedurile de recuperare a inarzierilor ivite in aprovizionare

Se ntocmesc siruatii referitoare la derularea contractelor in vederea solutionarii litigiilor mpreuna cu Departamentul Juridic

Rspund persoanele desemnate cu aprovizionarea

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. La recepia bunurilor sau a lucrrilor - se analizeaz daca:

- s-au respectat clauzele contractului de achiziie

- sumele si cantitatile nscrise in factura (corelate cu Nota de recepie, Avizul de expediie, Declaraia vamala, etc.) s-au preluat corect in gestiune si in evidenta contabila

2. La urmrirea derulrii contractelor:

- daca suma pltita corespunde cu cea datorata

- daca s-au operat corect in contabilitate veniturile sau cheltuielile datorate cursului valutar

- daca s-a soluionat returul mrfurilor necomandate, cnd exista clauze de retur

3. In cazul nerespectarii cluzelor contractuale:

- se analizeaz in ce constau si se stabilete modul lor de soluionare

- se verifica cum s-au nregistrat solutionarile litigiilor si riscurile posibile (provizioane)

4. La sfarsitul exerciiului:

- se verifica modul de nregistrare la cursul de nchidere al datoriilor in valuta

- se analizeaz respectarea separrii exerciiilor pentru facturile nesosite inca

- se stabilete situaia datoriilor pe furnizori

C. DOCUMENTE UTILIZATE

1. Ordinul de achiziie

2. Comanda

3. Factura

4. Chitana fiscala

5. Avizul de expediie

6. Declaratia vamala

7. Jurnalul pentru cumprri

8. Contract de vnzare - cumprare

9. Contract de prestri servicii

10. Contract de finanare

11. Contract de leasing

12. Contract de construcii

IV. DECONTARI IN CADRUL GRUPULUI

Se folosete contul 451 - Decontri in cadrul grupului, analitic 4511

Din pune de vedere al funciei contabile, este un cont bifunctional:

- prezint sold debitor, cnd acesta reprezint creane si in acest caz devine cont de activ

- prezint sold creditor, cnd acesta reprezint obligaii, datorii, caz in care devine cont de pasiv

In cadrul fiecrei unitati se deschid analitice distincte, pentru celelalte unitatii ale grupului, cu care s-au efectuat decontri

Operaiuni ce se pot nregistra in acest cont

a. acordarea de mprumuturi intre unitatile grupului: mprumuttor A mprumuttor B

A BLei - acordare mprumut

4511B = 51215121 = 4511A

- restituire mprumut 5121 = 5411B 4511A = 5121

A B

Valuta - acordare mprumut 4511B = 5124 5124 = 4511A

- restituire, cnd rezulta 5124 = % % = 5124

difererenta favorabila 4511B 4511A

de curs valutar la A 765 665

A

B

- restituire, cnd rezulta % = 4511B 4511 = %

diferena nefavorabila 5124 5124

de curs valutar la A 665 765

b. virarea dividendelor cuvenite A, dintr-o operaiune de participaie, cnd B tine evidenta contabila a participaiilor, nu se face decont justificativ, calculeaz si repartizeaz profitul rezultat din operaiune

A B

5121 = 4511B 129 = 457

4511B = 761 457 = 4511A

4511A = 5121

c. transferarea unor debite A B

461 = 4511B 4511 = 461

Operaiunile de decontri in cadrul grupului, au loc in baza contractelor ncheiate

In cazul in care se folosete numerarul, nregistrrile se fac prin contul Casa in locul contului Conturi la banci

2. Procedura de ncasare (lei si valuta)

In contul curent:

Se depun ncasrile in numerar care depasesc plafonul de casa 20.000.000 lei, in ziua imediat urmtoare ncasrii

Se inregistreza sumele ncasate de la clienti pe baza ordinelor de plata, cecurilor si efectelor de comer ajunse la scadenta

Se nregistreaz sumele provenite din mprumuturi

Se alimenteaz contul curent cu sumele transferate din alt cont curent al aceluiai titular

Se nregistreaz sumele necuvenite, se verifica si se anuna banca pentru clarificarea lor

Se remit documentele justificative ale ncasrilor in valuta

Se ncaseaz excedentul de casa in valuta

In casierie: Se nregistreaz aportul in numerar la capital, in cazul vrsrii lui in casierie

Se nregistreaz contravaloarea serviciilor / bunurilor ncasate numerar

Se ncaseaz sume datorate de debitori

Se ncaseaz sume neutilizate din avansuri de trezorerie in lei si valuta

Se ncaseaz imputaii sau propriri

Se nregistreaz ridicarea de numerar de la banca

Se ridica valuta din contul curent

3. Procedura de plata (lei si valuta)

Prin contul curent:

Se pltesc obligaiile ctre funizori

Se achita impozitele si taxele ctre bugetul statului sau fondurile speciale

Se ridica numerar pentru plata salariilor si a altor drepturi de personal

Se ridica numerar pentru cheltuieli curente pltite cu numerar in limita a 30.000.000 lei

Se alimenteaz alte conturi ale aceluiai titular

Se achita dobnzile si comisioanele bancare

Se deschide acreditiv sau alte forme de plata convenite cu furnizorii

Se depune Declaraia de plata a valutei la extern pentru serviciile / produsele datorate la extern

Se retrage numerar pentru deplasri in strintate

Se nregistreaz dobnzile in valuta primite sau pltite

Din casierie:

Se pltesc salariile si alte depuneri de personal

Se pltesc unele servicii in numerar ctre furnizori

Se pltesc avansurile spre decontare ( achiziii de consumabile, ordin de deplasare) - in limita a 5.000.000 lei

Se pltesc numerar unele prestri de servicii sau avansuri - in limita a 2.500.000 lei pe ordin de achiziie (sume mari, in mod excepional cu aprobarea expusa Directorului Financiar)

Se depune numerar la banca

Se pltesc avansuri de deplasare in stainatate

4. Procedura de nregistrare a operaiunilor prin casa

Operatuinile de ncasri / plti in numerar se efectueaz de persoane specializate

Casierul semneaz toate documentele de ncasare / plata si registrele de casa

Contabilul ef semneaz registrele de casa pentru verificarea documentelor

5. Procedura de soluionare a documentelor refuzate la plata

Se verifica detaliile bancare de pe documentele primare sau prin fax - direct de la partener

Se instiinteaza banca despre modificrile aprute

Se ataseaza documentele suplimentare cerute de banca / se urmareste efectuarea pltii

Toate operaiunile de mai sus snt soluionate prin prevederile Regulamentului BNR 10/96

6. nregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalelor de casa si banca

Contabilul nregistreaz zilnic toate operaiunile in lei si in devize efectuate prin casa si banca

nregistrarea se face pe baza registrelor de casa ntocmite zilnic de casier si pe baza extraselor de cont ridicate de acesta si predate contabilului

Contabilul urmareste corectitudinea sumelor nscrise in Registrul de casa, le confrunta cu documentele justificative ataate (suma, destinaia acesteia conform OA,existenta OA si semntura casierului pe chitane, dispoziii de plata / ncasare

Contabilul semneaz pentru verificare fiecare fila a Registrului de casa

Contabilul verifica sumele din Extrasul de cont si sesizeaz diferenele fata de documentele justificative anexate la extras

Contabilul urmareste concordanta soldurilor finale din Registrul de casa si din Extrasul de cont curent cu soldurile finale din contabilitate

7. Procedura urmririi - ncasrii si plaii

Se intocmeste situatia debitelor si creantelor in functie de vechime, conform modelului anexat

Situatia se intocmeste la fiecare sfarsit de luna de ctre Contabilul ef si se prezint Directorului Financiar

Se trimite Extras de cont pentru teri si se solicita confirmare de solduri partenerilor

Se iau masuri pentru ncasarea sumelor datorate de teri si se prezint Directorului Executiv situaia rezolvrii lor

Se solicita sprijinul Departamentului Juridic pentru extinderea masurilor de recuperare a sumelor

8. Procedura de gestionare a documentelor cu regim special

Documentele cu regim special se nregistreaz in contul 604 Cheltuieli materiale nestocate , se opereaz in fisa documentelor cu regim special si se pstreaz in condiii de securitate in Serviciul Financiar

Casierul le pstreaz mpreuna cu valorile banesti si le elibereaz pe baza se semntura pe fisa documentelor cu regim special, gestionarilor sau persoanelor desemnate sa le completeze

Eliberarea lor se face pe msura terminrii setului (carnetului) de documente

9. Procedura de acordare a avansului spre decontare

Avansurile spre decontare se elibereaz NUMAI pe baza Ordinului de Achiziie OA ntocmit de persoanele care efectueaz deplasarea - in cazul deplasrilor - si de ctre Administrator pentru cheltuielile curente, in limita a 2.500.000 lei

Avansurile pentru deplasri in strintate se elibereaz pe baza Referatului de deplasare semnat de Directorul General / Executiv si de Direcorul Financiar

In momentul aprobrii OA, Directorul Financiar va verifica daca suma solicitata si destinaia acestuia este prevzuta in buget

Decontul, justificativ al cheltuielilor se depune spre aprobare IMEDIAT la ntoarcerea din deplasare, iar plata sumelor reprezentnd avans neutilizat avans neutilizat sau diferene de primit, se va face in 24 de ore de aprobare

Decontul justificativ al cheltuielilor din deplasri in strintate va avea ataat - pe lng documentele justificative - chitane de schimb valutar

10. Procedura de conversie lei in devize si invers Se depune ordinul de cumprare valuta si documentarea necesarului de valuta si precizarea condiiilor de achiziie (la termen, cu precizarea limitei de schimb etc.)

Se depune ordinul de vnzare de valuta cu stabilirea condiiilor de vnzare (termen, cota minima de schimb etc.)

11. Procedura de gestionare a valutei

Sumele in valuta snt evideniate distinct in Registre de casa Extrasele de banca in devize, pe fiecare valuta in parte

Sumele din casierie care depasesc 500 USD - sau echivalentul in alte valute - snt depuse in banca

Avansurile in valuta pentru deplasare in strintate se pltesc pe baza OA

Sumele in valuta snt ncasate si pltite pe baza Dispoziiilor de ncasare / plata ctre casierie

12. Analiza rezultatelor controalelor inopinate la casierie

Directorul Financiar, mpreuna cu Contabilul ef, vor efectua controale inopinate la casierie, cel puin odat pe luna

Se intocmeste Procesul Verbal de control al casieriei in care se consemneaz soldul faptic si documentele operate, precum si plusurile sau minusurile constatate

Se cere Nota explicativa casierului cu privire la plusurile si minusurile constatate

13. Procedura solutionarii diferendelor extrasului de la banca cu

evidenta contabila

Casierul preda zilnic contabilului extrasul de cont si sesizeaz eventualele diferene de sume dintre acesta si Registrul numerelor de ordine al documentelor de plata

Contabilul verifica ncasrile si platule cu situaia contabila a datoriilor si creanelor si sesizeaz diferenele, Contabilului ef / Directorului Financiar

Se instiinteaza Banca, Clienii si Furnizorii despre eventualele diferene si se cere confirmarea - clarificarea lor / se solicita toate documentele justificative aferente extrasului

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. Respectarea regulamentului intern si al disciplinei financiare prin:

- Respectarea dispoziiilor Directorului Financiar desemnat sa:

- aprobe platile

- autorizeze ridicarea documentelor si a numerarului de la banca

- Stabilirea prin fisa postului a obligaiilor care revin persoanelor desemnate;

- sa lucreze cu numerar

- sa avizeze platile

- Controlul respectrii disciplinei financiare

- Stabilirea precisa a condiiilor de efectuare a plailor in numerar

- Executarea controalelor inopinate la casierie si confruntarea scriptic cu faptele

- Verificarea documentelor de ncasare / plata, urmrindu-se

- existenta semnelor de avizare si concordanta sumelor ncasate /

pltite cu cele nscrise in documentele justificative

- existenta tampilei sau a explicaiilor privind modul de stingere

a obilgatiilor

- Instruirea persoanelor implicate in activitatile de trezorerie

- Actualizarea si semnarea de luare la cunostiinta a modificrilor

regulamentului de ordine interna

- Stabilirea de ctre conducere a msurilor de securitate in depozitarea si manipularea numerarului si a altor valori

2. Verificarea realitii si evalurii corecte prin:

- Analiza facturilor emise si a documentelor de ncasat pe clieni, a sumelor de ncasat si a sumelor ncasate

- Compararea sumelor depuse / ridicate in numerar nregistrate in Registrul de casa cu sumele nscrise in Exrasele de banca

- Punctarea operaiunilor din jurnalele de vnzri si cumprri cuevidenta plailor si a ncasrilor din registre, respectiv balane analitice

- Analiza de ctre Contabilul ef a veniturilor si cheltuielilor cu vnzrile si platule efectuate

- Controlul calculelor din documentele justificative ale plailor

- Analiza de ctre Directorul Financiar a oportunitatii si mrimii cheltuielilor justificative

- Verificarea daca avansurile pltite furnizorilor snt decontate (regularizate)la plata finala

- Verificarea nregistrrii corecte in lei a operaiunilor in valuta, inclusiv a documentelor justificative a operaiunilor si corectitudinii lor

- Restituirea formularelor DPVE anulate de banca

C. DOCUMENTE UTILIZATE

Specifice trezoreriei prin banca:

- Toate documentele tipizate

Specifice trezoreriei prin casa:

1. Chitana pentru operaii in lei si in valuta (tipizat publicat sau bancar)

2. Chitana fiscala

3. Dispoziia de plata-ncasare ctre casierie

4. mputernicire (procura)

5. Decont de cheltuieli

6. Registrul de casa in lei si valuta

VI. PROCEDURI RESURSE UMANE

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE

1. Procedura de recrutare de personal Se determina necesarul de cadre de vrste, studii, specializri (calificri), experiena

Se analizeaz posibilitatea recalificrii personalului existent

Se definete politica de cadre, modul de angajare

Se stabilesc procedurile de testare si selecionare

Se negociaz condiiile de ncadrare

Se stabilesc clauzele de desfacere a contractului de munca, clauze privind regimul decontrii cheltuielilor de delegare - detaare, indemnizaii, prime

Se ncheie contractul de munca si se nscrie la Camera de Munca

Se executa instructajul de protecie a muncii

Se stabilete fisa postului - vezi ANEXA 4

(In ANEXA 5 snt prezentate Fise de post pentru departamentul financiar - contabil

2. Procedura desfacere a contractului de munca (disponibilizri, lichidri) Se stabilesc cauzele de desfacere a contractului de de munca

Se analizeaz cazurile de indisciplina

Se analizeaz angajaii cu rezultate nesatisfascatoare

Se analizeaz plafonul de restructurare a activitatii si se stabilesc posturile disponibile

Se inmaneaza preavizele si se pltesc

Se urmresc ncasarea debitelor pentru salariaii crora li s-au desfcut contractele de munca

Se analizeaz cererile de transfer, se recupereaz debitele si se aproba transferul

Se completeaz fisa de lichidare

Se completeaz carnetul de munca, se vizeaz la Camera de Munca si se elibereaz

3. Procedura de desfasurare a activitatii curente Se organizeaz activitatea de coordonare si control, prin proceduri interne si fise de post

Se evidentiaza timpul lucrat

Se controleaz ndeplinirea sarcinilor

4. Procedura de stabilire a salariului

Se evidentiaza rezultatele muncii de ctre eful de departament si se determina drepturile de remunerare de ctre Directorul Financiar

Se acualizeaza normele si tarifele de munca

efii de departamente ntocmesc Referate prin care propun salariile subordonailor

Directorul Financiar compara nivelul salariilor propuse cu cel al salariilor bugetate

Departamentul Financiar intocmeste statele de plata pe baza referatelor aprobate de Directorul Financiar si Directorul Executiv

Aprobarea statelor in vederea pltii salariilor, se fac numai dup analiza indicatorilor financiari ai societatii

5. Procedura de aprobare a primelor

Se analizeaz rezultatele activitatii si se propun prime de merit (propunerea o face eful de Departament)

Se verifica posibilitatea acordrii acestora in funcie de bugetul estimat (Directorul Financiar si Directorul Executiv)

Se acorda prime cu ocazia Srbtorilor legale daca snt prevzute in buget

6. Procedura de utilizare a colaboratorilor externi

ncadrarea in munca prin convenie civila se face:

- pentru ndeplinirea unor activitati cu o durata de cel mult 60 de zile

- pentru desfasurarea unor activitati cu caracter permanent care nu

depasesc, in medie, 3 ore pe zi, in raport cu programul lunar de lucru de 170 de ore

Persoanele care presteaz servicii in baza unor convenii civile nu beneficiaz de drepturi de asigurri sociale si nici de cele prevzute de legislaia privind protecia omerilor

Unitatea care ncadreaz personal in baza unor convenii civile nu datoreaz contribuia pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de omaj

7. nregistrarea in contabilitate

Angajatorii snt obligai sa depun la Departamentul Personal Central al Media Pro Group - respectiv d-na Stefania Eftimie - toate acele privind ncheierea, executarea, modificarea si ncetarea contractelor de munca si a conveniilor civile in termen de 5 (cinci) zile de la emiterea acestora (sub msura sanciunii disciplinare )

Pana la data de15 a fiecrei luni se va trimite, de asemenea, Departamentului Personal MPG, o copie a statelor de salarii pe luna anterioara

8. Procedura de detaare /delegare

Persoanele care pleac in delegaii vor avea ordinul de deplasare ntocmit de departamentul financiar, cu suma primita ca avans de deplasare nscrisa pe acesta

Ordinul de deplasare va fi napoiat la departamentul contabilitate odat cu decontarea cheltuielilor si va avea stampila unitatii la care s-a efectuat deplasarea

9. Procedura de determinare a salariilor si completarea statului de plata

efii de Departamente /Secii ntocmesc fisa de prezenta

Pe baza acesteia Departamentul Financiar intocmeste Statele de Plata, determinnd sumele cuvenite

10. Procedura de verificare si aprobare a statelor

Statele de plata se ntocmesc in cadrul Departamentului Financiar pe baza Referatelor aprobate

Directorul Financiar verifica Statele de plata (sume cuvenite / angajat) si Directorul Executiv aproba

11. Procedura de plata

Platile cuvenite salariailor se fac de doua ori pe luna, pe baza Statelor de plata aprobate

Zilele in care se efectueaz platile snt stabilita de Comitetul de Conducere, la date fixe

Sumele solicitate ca avans in afara acestor date se elibereaz pe baza de referat semnat de Directorul Financiar

Platile drepturilor salariale se fac pe baza Dispoziiilor de plata pentru fiecare individ in parte

Scderea din casierie a sumelor datorate personalului se face numai pe msura pltii efective si nu pe baza Statului de Plata

12. Procedura de asigurare a numerarului

Directorul Financiar dispune ridicarea de numerar pentru plata salariilor la nivelul sumelor totale nscrise in Statele de Avans / Lichidare

Sumele cuvenite angajailor se pltesc naintea plailor ctre furnizori sau a altor obigatii

13. Procedura de gestiune a salariilor neridicate

Drepturile de personal neridicate in termen de 3(trei) zile se nregistreaz in cont distinct , pe persoane

14. Procedura de verificare si plata a reinerilor

Reinerile din salariile personalului pentru cumprri cu plata in rate, chirii sau alte obligaii datorate terilor de ctre salariai (propriri, pensii alimentare etc.) se efectueaz in baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relaii contractuale

15. Procedura de aprobare - justificare cursuri, cheltuieli pentru pregtire profesionala

Se definesc criteriile de selectare a angajailor trrimisi la pregtire / instruire

Se stabilesc formele si condiiile de pregtire

Se selecteaz cursanii

Se urmareste desfasurarea programului de pregatire si se verifica rezultatele

16. Procedura de deinere si actualizare a dosarelor individuale

Se completeaz fisa salariatului care conine date eseniale din Curriculum Vitae - dup modelul anexat

Se completeaz fisa postului pentru fiecare salariat - dup modelul anexat

Se completeaz Carnetul de Munca

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. La angajare sau promovare se verifica:

- Daca documentele snt semnate de persoanele desemnate spre avizare:

- eful de Departament si Directorul Financiar pentru referatul de angajare

- Directorul Executiv - pentru contractul de Munca / Colaborare

- Daca sumele stabilite in Contractul de Munca / Colaborare snt aceleai cu cele din cartea de munca si statul de salarii

- Daca in urma modificrii salariului (prin promovare, retrogradare sau renegociere se tine cont la completarea Statului si daca modificrile snt consemnate corect si la timp in Carnetul de Munca

2. La completarea Statalor de salarii si la plata salariilor se verifica :

- Daca reinerile snt corect calculate

- Daca s-au fcut actualizrile cotelor de impozitare in funcie de modificrile survenite ; daca aceste modificri snt aplicate la timp

- Daca certificatele medicale snt corect ntocmite si vizate

- Daca suma calculata a concediului medical este corect determinata in funcie de durata concediului si de ncadrarea sa; daca sumele suportate de unitate si asigurrile sociale snt corect stabilite

- Daca suma calculata aferenta concediului de odihna este corect determinata in funcie de durata concediului si a salariului cuvenit

- Daca la lichidare toate sumele acordate ca avans snt nscrise pe stat

- Daca persoanele dup stat snt angajai / colaboratori ai unitatii

- Daca statele snt semnate de persoana care le intocmeste si de cea care la avizeaz

- Daca fondul de salarii (brut) determinat corespunde cu suma asupra careia se determina obligaiile unitatii ctre asigurrile sociale si fondul de omaj

- Daca pentru salariile neridicate se intocmeste borderou si se nregistreaz corespunztor

- Daca exista o evidenta un istoric al drepturilor neridicate

- Daca obligaiile reinute ctre stat si teri snt virate cu aceeai valoare (se confruta ordinele de plata si extrasul de cont bancar cu centralizatorul reinerilor)

- Daca pentru persoanele scutite de plata impozitului pe salarii se respecta regelementarile legale

- Daca se respecta masurile de securitate in mnuirea banilor

3. La desfacerea contractelor de munca se verifica:

- Daca s-au respectat regelementarile legale cu privire la desfacerea contractelor de munca

- Modul de nmnare a preavizelor si mrimea sumelor pltite

- Daca s-au respectat procedura de lichidare a debitelor naintea semnrii foii de lichidare, carnetul de munca este corect completat, adus la zi si vizat de de Camera de Munca

- Daca persoanele crora li s-a desfcut contractul de munca mai apar in statele de salarii, daca s-au luat masuri pentru invalidarea listrii lor

C. DOCUMENTE UTILIZATE

Cerere de angajare

Curriculum Vitae

Diploma de studii

Carnet de munca

Contract individual de munca

Cazier judiciar

Fisa medical

Fisa de personal

Contract de nchiriere

Hotrre cu titlu executoriu de reinere

Contract de vanzare- cumprare cu plata in rate

Condica de prezenta

Certificate medicale / legitimaii de veteran

Ordin de deplasare

Stat de salarii /Lista de avans chenzinal

Lista de indemnizaii pentru concediul de odihna / Lista de concedii medicale

Proces verbal / Referat / Decizie de atestare pe functii- de promovare, de retrogradare etc.

Cerere de transfer

Hotrre de desfacere a contractului de munca

Preaviz

Proces verbal de constatare si consemnare a accidentelor de munca

Fisa de lichidare

VII. PROCEDURILE DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR CORPORALE SI A IMOBILIZARILOR IN CURS

1. Procedura de achiziie a imobilizrilor corporale

Este considerat mijloc fix obiectul ce se utilizeaz ca atare si indeplineste cumulativ urmtoarele condiii:

- are o valoare de intrare mai mare de 1.000.000 lei

- are o durata normata de funcionare mai mare de un an

Imobilizrile in curs snt investiii care reprezint totalitatea cheltuielilor ocazionate de crearea de noi capacitati

Mijloacele fixe pot fi proprii, nchiriate sau dobndite in baza unui contract de vanzare- cumparare,. in rate sau leasing

Procurarea imobilizrilor corporale se face in conformitate cu bugetul si strategia de dezvoltare a firmei, conform planului de afaceri, fiind iniiata - in funcie de importanta investiiei - de A.G.A., Consiliul de Administraie, sau Directorul General al firmei

Dup ordonarea investiiei, eful compartimetului care va beneficia de respectivul mijloc fix va ntocmii Ordin de Achiziie care va fi aprobat de Directorul General si vizat obligatoriu de Directorul Financiar

Se va efectua prospectarea pieei si analiza ofertelor din punct de vedere al raportului pre-calitate . Se vor avea in vedere ofertele a minim trei furnizori, obinute obligatoriu in baza unei Cereri de Oferta adresata prin fax, sau scrisoare de cu confirmare de primire

Activitatea de prospectare se finalizeaz cu un Contract si/ sau Comanda cu semntura Directorului General si avizat obligatoriu de Directorul Financiar

Contractul trebuie sa contina aluzie precise cu privire la calitate., termene si condiii de livrare, forma si momentul plaii, penalitati,etc

2. Procedura de recepie a bunurilor cumprate

Recepia imobilizrilor corporale se face cu ocazia intrrii in unitate, instalrii sau punerii in funciune, de ctre o comisie de recepie (numita pe unitate cu caracter permanent ) din care trebuie sa fac parte obligatoriu persoana care a ntocmit Ordinul de Achiziie si o persoana din compartimentul financiar- contabil delegata de Directorul Financiar

Se verifica conformitatea cu datele nscrise in Contract si in Ordinul de Achizitie precum si cu nscrisurile din documentul insotitor (Aviz de Expediie si / sau Factura Fiscala) Rezultatele recepiei se materializeaz in Procesul Verbal de Recepie / punere in funciune Intrarea in unitate a mijloacelor fixe proprietate se consemneaz in Registrul numerelor de inventar, prin atribuirea unui numr de inventar fiecrui mijloc fix, care se face de regula in ordinea cronologica si pe categorii de mijloace fixe. Numrul de inventar atribuit se trece pe toate documentele care privesc mijlocul respectiv, inclusiv imprimarea directa pe mijlocul fix. Mijloacele fixe nchiriate sau in lesing vor fi nscrise in liste de inventariere, separat de mijloacele fixe proprii Mijlocul fix isi pstreaz numrul de inventar att timp cat ramane in firma. Numrul de inventar nu poate fi atribuit altui mijloc fix, dect la o noua numerotare a acestora, ocazie cu care va ntocmii un nou Registru 3. Procedura de recepie a darii in funciune (a mijloacelor care necesita montaj sau snt construite in unitate )

Obiectele care snt folosite in cadrul unui sistem sau lot, seturile care formeaz un singur corp care se ncadreaz ca mijloc la valoarea ntregului set sau lot si nu disparat

Imobilizrile corporale in curs reprezint investiiile neterminate efectuate in regie proprie sau in antrepriza si se evalueaz la costul de producie, respectiv la costul de achiziie, reprezentnd preul de deviz al investiiei. Acestea se trec in categoria mijloacelor fixe dup recepia, darea in folosina sau punerea in funciune a acestora

4. Procedura de utilizare si micare a mijloacelor fixe

Utilizarea si micarea mijloacelor fixe se consemneaz in Fisa Mijlocului Fix care se intocmeste pentru fiecare mijloc fix si in care se consemneaz norma de amortizare legala, valoarea de inventar sau modificarea valorii de inventar ca urmare a completrii, imbunatatirii, modernizrii sau reevalurii lor

Micarea mijlocului fix intre doua locuri de folosina ale firmei se consemneaz in Bonul de Transfer care se pstreaz in cartoteca ataat Fisei Mijlocului Fix

6. Procedura de scoatere din finctiune /casare

Scoaterea din funciune /casarea se va face la propunerea compartimentului care care utilizeaz respectivul mijloc fix in cazul amortizrii integrale sau in mod excepional in cazul declasrii mijlocului fix in urma analizei unei comisii (care cuprinde in mod obligatoriu un delegat al Directorului Financiar si efului compartimentului care propune scoaterea din funciune / casarea)

Rezultatele analizei se vor consemna in procesul verbal de casare / scoatere din funciune si se va supune aprobrii A.G.A.

7. Procedura de vnzare

Vnzarea de imobilizri este o operaiune cu caracter excepional si trebuie sa aib aprobarea Consiliului de Administraie

Este de preferat ca aceasta operaie sa se efectueze in urma organizrii unei licitaii, rezultatele ei fiind consemnate in Factura emisa si in Procesul Verbal de licitaie.

Este de preferat ca preul de vnzare sa nu fie inferior valorii contabile ramase a mijlocului fix

8. Procedura de inventariere

Se face cu ocazia fuzionrii sau lichidrii si CEL PUTIN o data pe an se consemneaz in Lista de inventariere (vezi procedura INVETARIERE

2. Procedura de recepie a bunurilor cumprate

Recepia imobilizrilor corporale se face cu ocazia intrrii in unitate, instalrii sau punerii in funciune, de ctre o comisie de recepie (numita pe unitate cu caracter permanent ) din care trebuie sa fac parte obligatoriu persoana care a ntocmit Ordinul de Achiziie si o persoana din compartimentul financiar- contabil delegata de Directorul Financiar

Se verifica conformitatea cu datele nscrise in Contract si in Ordinul de Achiziie precum si cu nscrisurile din documentul insotitor (Aviz de Expediie si / sau Factura Fiscala) Rezultatele recepiei se materializeaz in Procesul Verbal de Recepie / punere in funciune Intrarea in unitate a mijloacelor fixe proprietate se consemneaz in Registrul numerelor de inventar, prin atribuirea unui numr de inventar fiecrui mijloc fix, care se face de regula in ordinea cronologica si pe categorii de mijloace fixe. Numrul de inventar atribuit se trece pe toate documentele care privesc mijlocul respectiv, inclusiv imprimarea directa pe mijlocul fix. Mijloacele fixe nchiriate sau in lesing vor fi nscrise in liste de inventariere, separat de mijloacele fixe proprii Mijlocul fix isi pstreaz numarul de inventar att timp cat ramane in firma. Numrul de inventar nu poate fi atribuit altui mijloc fix, dect la o noua numerotare a acestora, ocazie cu care va ntocmii un nou Registru 3. Procedura de recepie a darii in funciune (a mijloacelor care necesita montaj sau snt construite in unitate )

Obiectele care snt folosite in cadrul unui sistem sau lot, seturile care formeaz un singur corp care se ncadreaz ca mijloc la valoarea ntregului set sau lot si nu disparat

Imobilizrile corporale in curs reprezint investiiile neterminate efectuate in regie proprie sau in antrepriza si se evalueaz la costul de producie, respectiv la costul de achiziie, reprezentnd preul de deviz al investiiei. Acestea se trec in categoria mijloacelor fixe dup recepia, darea in folosina sau punerea in funciune a acestora

4. Procedura de utilizare si micare a mijloacelor fixe

Utilizarea si micarea mijloacelor fixe se consemneaz in Fisa Mijlocului Fix care se intocmeste pentru fiecare mijloc fix si in care se consemneaz norma de amortizare legala, valoarea de inventar sau modificarea valorii de inventar ca urmare a completrii, imbunatatirii, modernizrii sau reevalurii lor

Micarea mijlocului fix intre doua locuri de folosina ale firmei se consemneaz in Bonul de Transfer care se pstreaz in cartoteca ataat Fisei Mijlocului Fix

6. Procedura de scoatere din funciune /casare

Scoaterea din funciune /casarea se va face la propunerea compartimentului care utilizeaz respectivul mijloc fix in cazul amortizrii integrale sau in mod excepional in cazul declasrii mijlocului fix in urma analizei unei comisii (care cuprinde in mod obligatoriu un delegat al Directorului Financiar si efului compartimentului care propune scoaterea din funciune / casarea)

Rezultatele analizei se vor consemna in procesul verbal de casare / scoatere din funciune si se va supune aprobrii A.G.A.

7. Procedura de vnzare

Vnzarea de imobilizri este o operaiune cu caracter excepional si trebuie sa aib aprobarea Consiliului de Administraie

Este de preferat ca aceasta operaie sa se efectueze in urma organizrii unei licitaii, rezultatele ei fiind consemnate in Factura emisa si in Procesul Verbal de licitaie.

Este de preferat ca preul de vnzare sa nu fie inferior valorii contabile ramase a mijlocului fix

8. Procedura de inventariere

Se face cu ocazia fuzionrii sau lichidrii si CEL PUTIN o data pe an se consemneaz in Lista de inventariere (vezi procedura INVETARIERE

9. nregistrarea in contablitate

La intrarea in patrimoniu, mijloacele fixe se nregistreaz in contabilitate la valoarea de intrare care se determina in funcie de modul de dobndire a mijlocului fix, astfel:

- Costul de achiziie pentru mijloacele fixe procurate cu titlu

oneros si care pot fi puse ca atare in exploatare

- Costul de producie pentru mijloacele fixe produse in cadrul

firmei

- Valoarea de utilitate estimata comparativ cu bunuri similare sau apropiate pentru mijloace fixe obinute cu titlu gratuit

- Valoarea de aport acceptata de pari si confirmata de Raportul

de Evaluare al unei persoane fizice intrate in patrimoniu cu

ocazia asocierii, fuzionrii, etc.

- Valoarea stabilita in urma reevalurilor administrative in baza

normelor emise de instituiile abilitate ale statului (MEF)

Nu snt considerare mijloace fixe, chiar daca ndeplinesc condiiile cerute, urmtoarele:

- Motoarele, aparatele si subansamblele destinate nlocuirii celor uzate,

cu ocazia reparaiilor

- Sculele, instrumentele si dispozitivele speciale ce se folosesc la

fabricarea de produse in serie sau la executarea unor comenzi

- Prototipurile care servesc drept model pentru producia in serie

- Echipament de protecie si lucru, imbracaminte speciala

Contabilitatea mijloacelor fixe trebuie organizata astfel nct sa corespunda urmtoarelor cerine:

- Cunoaterea in orice moment a mijloacelor fixe de care dispune firma

- Cunoaterea in orice moment a locului de folosina a fiecrui mijloc

fix

- Asigurarea controlului gestiunii mijloacelor fixe

- Calcularea exacta a amortizrii si includerea acestora in cheltuieli

Amortizarea mijloacelor fixe concesionate, nchiriate sau in locaie de gestiune intra in sarcina proprietarului de drept al acestora. In cazul acestor categorii, investiiile efectuate da ctre firma snt considerate mijloace fixe supuse amortizrii, iar amortizarea este in sarcina si se nregistreaz in contabilitatea firmei. La expirarea contractului de concesiune, nchiriere sau locaie de gestiune, valoarea investiiilor executate la mijloacele fixe luate cu acest titlu, se scade din evidenta firmei si se nregistreaz in contabilitatea celui cruia i-au fost restituite

In cazul dobndirii prin leasing a mijlocului fix, se aplica procedurile specifice recomandate pentru leasing

Pentru mijloacele fixe cumprate in baza unor contracte de vnzare-cumprare cu plata in rate, dei mijlocul fix se nregistreaz in contabilitatea firmei, amortizarea se poate calcula asupra valorii achitate. Aceasta se datoreaz faptului ca regimul amortizrii se supune regimului juridic al proprietarii (care se transfera treptat pe baza ratelor pltite in acest caz)

10. Procedura de transfer in magazie a materialelor si piesele rezultate din casri

Se respecta normele in vigoare privind casarea mijloacelor fixe, dup cum au fost sau nu complet amortizate

Se respecta procedurile de casare iar subansamblele si materialele rezultate in urma casrii propriu-zise se preiau in gestiune magaziilor in conformitate cu cele consemnate in Procesul Verbal de scoatere din funciune

11. Procedura de amortizare

Amortizarea mijloacelor fixe se face privind prevederile legale, utiliznd unul din urmtoarele regimuri de amortizare;

- Liniara

- Degresiva AD1 (fara influenta uzurii morale)

- Degresiva AD2 (cu infuenta uzurii morale)

- Accelerata

Competenta de aprobare a utilizrii regimului de amotizare revin adunrii generale a acionarilor (AGA) care stabilete regimul de amortizare in baza unei hotariri

Conform principiului permanentei metodelor, regimul de amortizare al unui mijloc fix nu se va mai schimba pana la amortizarea sa completa

In vederea ajustrii finale a rezultatelor, evidenta tuturor imobilizrilor, precum si a valorii amortizarii/deprecierii acestora, se tine la cursul istoric, dup modelul:

DenumireNr.ACHIZITIEAMORTIZAREVALOARE RAMASA

mijlocInventarDataCurs USDValoare achiziieDurataVal.

lunaraNumrVal. totala amortizare

fixLeiUSD(ani)amortizareluniLeiUSDLeiUSD

123456=

5/478=5/(7*12)910=

8*911=

10/412=

5-1013=

6-11

B. REGULI SI METODE UTILIZATE pentru toate catgoriile de imobilizri:

1. Pentru achiziii si evidenta, se verifica si analizeaz:

- Daca imobilizrile snt corect ncadrate pe grupe, subgrupe, clase, subclase

- Daca s-au fcut reevaluri si daca s-au respectat normele legale privind valoarea reevaluata

- Daca s-au respectat normele legale (si interne de organizare) cu privire la organizarea licitaiilor, analiza ofertelor, aprobarea si respectarea criteriilor de selecie

- Daca s-au respectat criteriile de calitate, condiiile de garanie si formele de plata si avans necesare si uzuale

- Se verifica si se confrunta clauzele din contract cu rezultatele consemnate in Procesul Verbal de recepie si punere in funciune

- Se verifica documentele de plata (se compara sumele pltite cu cele stabilite in contract) si se analizeaz semnaturile controlului preventiv

- Daca s-a consemnat recepia in Registrul numerelor de inventar si fisa milocului fix

- Daca s-a calculat corect norma de amortizare

- Daca valoarea de intrare a mijlocului fix a fost corect determinata si daca se regaseste in contul aferent din clasa 2 si in balana mijloacelor fixe

- Daca au fost corect modificate sumele utilizate din fondurile de dezvoltare, amortizare si/sau alte fonduri

2. Pentru casri, se verifica:- Daca s-au respectat normele in vigoare pentru casarea mijloacelor fixe

- Daca Procesul Verbal de scoatere din funciune analizat, avizat si aprobat

- Daca subansamblele si materialele recuperate au fost preluate in contabilitate si daca valoarea lor a fost corect determinata

3. Pentru vnzri, se verifica si ananlizeaza:- Daca s-au efectuat diligentele necesare unei bune vnzri (o analiza serioasa cu privire la cine a hotrt vnzarea si cine a cumprat)

- Daca suma stabilita in urma vnzrii a fost ncasata si daca a fost corect consemnata in evidenta contabila (venituri,TVA, modificarea aferenta a fondului de dezvoltare cu diferena intre valoarea realizata si valoarea rmasa de amortizat)

4. Pentru imobilizri date / luate cu chirie, se varifica respectarea contractului:Pentru imobilizri luate cu chirie - Suma chiriei si data ncasrii

- Preluarea veniturilor din chirii corect in contabilitate si afectarea corecta a exerciiului curent in cazul unei ncasri anticipate

Pentru imobilizri luate cu chirie

- Daca aceste imobilizri snt nscrise in afara bilanului

- Daca cheltuielile cu chiria au fost corect imputate exrcitiului in cazul unei achitri anticipate 5. Pentru amortizri, se verifica:- Calculul corect al amortizrii

- Calculul amortizrii si reesalonarii recuperrii noii valori de intrare in cazul completrilor efectuate la anumite mijloace fixe

6. Pentru imobilizri necorporale (intangibile):

Se vor analiza:

- Necesitatea procurrii imobilizrilor necorporale

- nregistrarea operaiunilor in contabilitate

- Criteriile de evaluare

- Construirea provizioanelor si justificarea lor

- Utilitatea concesiunilor, brevetelor si altor drepturi cu valori similare

- Existenta proteciei legale pentru brevetele si mrcile deinute

- Tipul acestor protecii (nationale/internationale)

Se vor verifica:

- Sumele nregistrate in contabilitate pe baza documentelor justificative (contracte, facturi, chitane, extrase bancare, etc.)

- ndeplinirea condiiilor de nregistrare ca imobilizri corporale (a cheltuielilor de constituire, dezvoltare, etc.)

- Modul de calcul al amortizrii: verificarea duratelor de amortizare stabilite

- Listele de inventariere si sumele provizionate

7. Pentru imobilizri financiare:

In cazul creterii imobilizrilor financiare- Se verifica daca s-au respectat hotrrile AGA cu privire la politica financiara, procedura de avizare si achiziie, preluarea si constituirea de garanii

- Se analizeaz respecarea clauzelor din Scrisoarea de intenie sau Ordinul de cumprare dat societatii de valori mobiliare

- Se confrunta sumele aferente din fisa conturilor implicate

- Se verifica documentele de plata a contravalorii titlurilor achiziionate cu valoarea titlurilor si cheltuielilor de comision si alte taxe

- Se compara sumele confirmate de beneficiar pentru mprumut sau capitalizare, cu contractele de mprumut sau capitalizare, cu contractele de mprumut si sumele nregistrate in contabilitate

In cazul diminurii imobilizrilor financiare

- Se verifica daca s-au respectat hotrrile AGA cu privire la politica financiara, mai ales in cazul cedrii unor titluri de participare

- Se verifica respectarea condiiilor nscrise in Ordinul de vnzare cu privire la condiiile vnzrii si a sumei minime de ncasat

- Se verifica ncasarea sumei din vnzarea activelor in extrasul de cont

- Se verifica efectele cedrii activelor (scoaterii din gestiune) cu privire la veniturile sau cheltuielile excepionale si stingerea provizioanelor daca este cazul

Pentru imobilizrile financiare deinute

- Se verifica actele de proprietate asupra titlurilor

- Se verifica preluarea in gestiune a dobnzilor si/ sau dividendelor comparnd si rezultatele raportate de societate, Raportul anual sau Procesul verbal AGA

- Se determina valoarea actuala a titlurilor cu ocazia inventarierii si se analizeaz daca s-au operat corect provizioanele (cretere sau micorare)

- Se verifica valorile confirmate cu cele inventariate si nscrise in evidenta

- Daca exista imobilizri financiare in devize se verifica corectitudinea nregistrrii diferenelor de curs valutar, calculul pierderii nete si deductibilitatea fiscala

C. DOCUMENTE UTILIZATE

1. Pentru imobilizri corporale

Registrul numerelor de inventar

Fisa mijlocului fix

Bon de micare a mijloacelor fixe

PV de scoatere din funciune a mijloacelor fixe

Lista de evidenta si inventariere a mijloacelor fixe

Contract de achizitie/constructie /montaj/ nchiriere

Comanda

Factura

NIR/PV de recepie /PV de punere in funciune

Fisa contuluiMijloace Fixe

2. Pentru imobilizri necorporale

Contractul de societate (daca este cazul pentru aportul de licene, brevete, mrci de fabrica,etc)

Chitane (pentru plata taxelor si altor cheltuieli de nscriere si nmatriculare)

Contracte de prospectare a pieei

Contracte de concesiune, cumprare de brevete, alte drepturi si valori similare si titlul de proprietate aferent

Contract de cumprare si garanie a produselor infomatice achiziionate

3. Pentru imobilizri financiare

Hotrrile Adunrii Generale a Acionarilor (sau asociailor)

Bugetul de Venituri si Cheltuieli existent si previzionat

Prospect de Oferta publica de vnzare valori mobiliare

Procese Verbale ale AGA de la filiale si sucursale de aprobare a bilanului si nivelului dividendelor

Contract de mprumut

Acte de proprietate asupra titlurilor

Scrisoare de intenie

Cerere de cumprare

Ordin de vanzare/cumparare adresat unei societati de valori mobiliare

Registrul valorilor mobiliare

Extrase de cont emise de societatile de valori mobiliare sau de societati de compensare- decontare

Scrisoare /cerere de confirmare a imprumuturilor/avansurilor

Contracte de garanie pentru mprumuturile acordate

Hotrre de majorare de capital social (pentru mprumuturile date unei capitalizri)

Facturi de nregistrare a cheltuielilor cu comisioane si alte taxe; Chitane

Fisa conturilor de verificare, analitice si sintetice

Documente financiare - contabile de sinteza

VIII. PROCEDURI DE LEASING

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE LEASING

1. Procedura de achiziie

Leasingul este operaiunea prin care o parte, denumita locatar (ofertantul de leasing), se angajeaz la indicaia unei alte pari, denumite utilizator, sa cumpere de la un ter si sa confere spre folosina si posesia utilizatorului, un bun mobil sau imobil, in scopul exploatrii sale comerciale sau pentru consumul final

Pentru efectuarea unei operaiuni de leasing se va formula unei societatii de leasing, o oferta ferma, insotita de lista de bunuri pe care intentioneaza sa le utilizeze, precum si de acte din acre sa rezulte situaia sa financiara

In situaia in care bunul care face obiectul operaiunii de leasing urmeaz a fi achiziionat din import, se vor utiliza urmtoarele documente:

- Contractul de mandat (intre societatea care nchiriaz si banca romaneasca garanta)

- Scrisoarea de garanie (emisa de banca romaneasca pe baza contractului de mandat)

- Factura externa

- Declaraia vamala

- Avizul de scutire a garantrii taxelor vamale si TVA

- Contractul de leasing (intre societatea de leasing si societatea care nchiriaz)

- Ordin de plata (la extern)

- Declaraia vamala de import (pentru valoarea reziduala)

- Procesul verbal de recepie a bunului cumprat

2. nregistrarea in contabilitate a principalelor operaiuni privind lesingul operaional, respectiv in cazul in care prin contract s-a transmis utilizatorului numai dreptul de folosina asupra bunului achiziionat, cunoate urmtoarele etape:

Imobilizrile corporale primite in cazul tranzaciilor de leasing conform prevederilor din contractele ncheiate intre pari, se nregistreaz in debitul contului de ordine si evidenta 8036 Rdevente,locatii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate. Acest cont se crediteaz pe msura pe msura plaii redevenelor potrivit contractului, astfel nct soldul debitor sa reflecte valoarea ratelor ramase de rambursat.

Obligaia de plata a ratelor reprezentnd chiria (redevena), se nregistreaz pe baza facturii emise de proprietarul bunurilor, prin articolul contabil:

% = 401 Furniz

612 Cheltuieli cu redevenele, locaiile de gestiune si chiriile

4426 TVA deductibila

Nota:Contul 612 poate fi dezvoltat, astfel:

- 612xx Cheltuieli cu redevenele la nivelul amortizrii

- 612xy Cheltuieli cu redevenele rerprezentand marja locatorului

In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor), este persoana juridica strina cu sediul in strintate, se va nregistra si impozitul pe redevene datorat de acesta (conform prevederilor din conveniile ncheiate pentru evitarea dublei impuneri), dar achitat de beneficiar la cursul de schimb in vigoare la data respectiva, efectundu-se articolele contabile:

401 Furnizori = 446 Alte impozite, taxe si vrsminte asimilate

respectiv

446 Alte impozite = 5121 Conturi la bnci in lei

In situaia existentei unor diferene de curs valutar la data achitrii redevenei, acestea se nregistreaz la venituri sau cheltuieli financiare, dup caz

nregistrarea in contabilitate, la expirarea contractului, a transferului dreptului de proprietate (cnd exista opiunea de cumprare a bunurilor) la valoarea reziduala conform contractului si a facturii, se face prin articolul contabil:

% = 404 Furnizori de imobilizri

212 Mijloace fixe

4426 TVA deductibila

Evidenierea diferenei de amortizare pana la nivelul costului de achiziie, iniial nregistrata de locator (contul 612xx)

212 Mijloace fixe = 281 Amortizri privind imobilizrile corporale

In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor) este persoana fizica juridica strina cu sediul in strintate, la valoarea de valoarea de cumprare a bunurilor se vor adaug si taxele nerecuperabile (taxa vamala, comisionul vama, etc.), nregistrate in creditul contului 446 Alte impozite, taxa si vrsminte asimilate

In cazul leasingului operaional, in blantul contabil anual al utilizatorului, valoarea ratelor ramase de rambursat (soldul debitor al contului 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate, seva nscrie in formularul Date informative, pe un rnd distinct

3. nregistrarea in contabilitate a principalelor operatuini privind leasingul financiar, respectiv in cazul in care prin contract s-a transmis utilizatorului dreptul de posesie asupra bunului achiziionat, cunoate

urmtoarele etape:

nregistrarea I contabilitate a imobilizrilor corporale primite conform prevederilor din contractele ncheiate intre pari si evidenierea datoriilor, incisiv a dobnzilor aferente:

212 Mijloace fixe = 167 Alte mprumuturi si datorii asimilate

471 Cheltuieli intregistrate = 1687 Dobnzi aferente altor

in avans mprumuturi si datorii asimilate

si,

- debit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate, cu valoarea imobilizrilor corporale conform documentelor

Amortizarea imobilizrilor corporale achiziionate conform contractelor de leasing, se face potrivit duratelor normale de funcionale legale in vigoare

nregistrarea in contabilitatea utilizatorului a amortizrii imobilizrilor corporale primite in cadrul contractelor de leasing financiar:

681 Cheltuieli de exploatare = 281 Amortizri privind imobilizrile

privind amortizarea corporale

imobilizrilor

nregistrarea obligaiei de plata a ratelor (redevenelor) pe baza facturilor emise de proprietarul bunurilor:

167 Alte mprumuturi si = 404 Furnizori de imobilizri

datorii asimilate

1687 Dobnzi aferente altor

mprumuturi si datorii asimilate

4426 TVA deductibila

666 Cheltuieli privind = 471 Cheltuieli nregistrate in avans

dobnzile

si,

- credit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate

In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor) este persoana juridica strina cu sediul in strintate, se va nregistra si impozitul pe redevene datorat de acesta (conform prevederilor din conveniile ncheiate pentru evitarea dublei impuneri) dar achitat de beneficiar la cursul de schimb in vigoare la data respectiva, efectundu-se articolele contabile:

404 Furnizori de imobilizri = 446 Alte mprumuturi si datorii

asimilate

si,

446 Alte mprumuturi si datorii = 5121 Conturi la bnci in lei

asimilate

nregistrarea in contabilitate la expirarea contractului, a valorii reziduale prevzuta in contract, cu acesta ocazie avnd loc transferul dreptului de proprietate:

167 Alte mprumuturi si = 404 Furnizori de imobilizri

datorii asimilate

si,

- credit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate, cu valoarea imobilizrilor corporale achiziionate si care au devenit proprietatea utilizatorului

In bilanul contabil al beneficiarului valoarea redevenei ramase de ncasat se reflecta in soldul conturilor 167 Alte mprumuturi si datorii asimilate si 1687 Dobnzi aferente altor mprumuturi si datorii asimilate, care se vor nscrie in formularul cod 23 Situaia creanelor si a datoriilor rndul 33 respectiv 37

IX. PROCEDURI DE GESTIUNE A STOCURILOR

A. DESCRIEREA PROCEDURI.LOR DE GESTIUNE A STOCURILOR

1. Procedura de evaluare a bunurilor

La intrarea in patrimoniu, bunurile materiale se evalueaz si se nregistreaz in contabilitate in funcie de modul de dobndire al lor:

- Bunurile procurate de la furnizori - se nregistreaz la costul de

achiziie

- Bunurile obinute din activitatea proprie de exploatare - se

nregistreaz la costul de producie

- Bunurile aduse ca aport la capital social - se nregistreaz la valoarea utilitate (prin expertiza contabila)

- Bunurile obinute cu titlu gratuit - se nregistreaz la valoarea de utilitate

Costul de achiziie este format din doua componente: preul de cumprare propriu-zis si cheltuielile accesorii de achiziie (transport, taxe nerecuperabile, comisioane,etc)

Costul de producie este format din costul de achiziie al materiilor prime si materialelor consumate, alte cheltuieli indirecte de producie precum si cota cheltuielilor indirecte de producie repartizate ca fiind legate de fabricaia acestuia

Valoarea de utilitate este stabilita in funcie de preul pieei la produsela de tipul si categoria lui, utilitatea si starea bunurilor evaluate

2. Procedura de gestionare a stocurilor de materii prime si materiale

Materiile prime se nregistreaz in contul de activ 300 (se definesc analitice pe tipuri, subgrupesi/sau grupe de materii prime). Se evidentiaza existenta si iscarea bunurilor care participa direct la fabricarea produselor si se regsesc integral sau parial fie in starea lor iniiala, fie transformate in produsul finit rezultat din ciclul de exploatare al firmei.

Materialele auxiliare (consumabile) se nregistreaz in contul de activ 301, insa se desfasoara pe conturi sintetice de gradul II. Nu se vor nregistra in nici un caz in contul 301 global si este recomandabil sa se creeze analitice pe tipuri, subgrupe si/sau grupe de materiale auxiliare

Prin acestea se evidentiaza existenta si micarea bunurilor care participa sau creeaz condiiile pentru desfasurarea procesului de fabricaie sau exploatare, fara a se regsi de regula in produsul obinut

In cazul folosirii unor preturi standard pentru materiile prime si materialele consumabile, intervine contul 308 in care se evidentiaza:

- pe debit - diferenele de pre in plus (costul de achiziie > preul standard) pentru intrrile in gestiune di diferenele de pre in minus (costul de achiziie < preul standard ) pentru ieiri

- pe credit - diferenele de pre in minus (costul de achizitiepretul standard) pentru ieiri

3. Proceduri de gestionare a stocurilor de mrfuri

Mrfurile snt bunuri achiziionate in vederea revinderii lor in starea in care au fost luate cu adaos comercial

Preturile la care se nregistreaz mrfurile in contabilitate depinde de modul in care se tine evidenta analitica a stocurilor de mrfuri:

- Evidenta cantitativ - valorica (pe feluri de mrfuri) - se nregistreaz la preul de achiziie sau la preul de achiziie plus adaosul comercial

- Evidenta global - valorica la nivel de gestiune - se nregistreaz la preul de vnzare cu amnuntul inclusiv TVA

In cazul in care evidenta mrfurilor se tine la pre de cumprare, nu este necesara folosirea contului 378 Diferene de pre la mrfuri pentru evidenta adaosului comercial

In cazul in care evidenta mrfurilor se tine la pre cu amnuntul, se nregistreaz in creditul contului 378 valoarea adaosului comercial aferent mrfurilor intrate in gestiune iar in debitul sau se nregistreaz valoarea adaosului comercial aferent mrfurilor vndute

In cazul in care evidenta mrfurilor se tine la preul cu amnuntul inclusiv TVA , se evidentiaza TVA-ul aferent pana in momentul vnzrii in contul 4428 TVA neexigibila iar la vnzare aceasta taxa se va transfera in contul 4427 TVA exigibila

Descrcarea de gestiune se face prin debitarea contului 607 Cheltuieli privind mrfurile

Veniturile rezultate din vnzare se vor nregistra prin creditarea contului 707 Venituri din vnzarea mrfurilor

4. Proceduri de gestionare a stocurilor de produse finite si producie neterminata

Rezultatul material al activitatilor de producie se concretizeaz in produse finite, semifabricate si eventual produse reziduale care constituie obiectul contabilitatii stocurilor

Produsele finite snt bunuri care au parcurs in ntregime fazele procesului tehnologic inclusiv controlul calitatii, rezultate din producie proprie sau constatate plus la inventar si se nregistreaz in debitul contului 345 Produse finite iar in creditul contului 345 se nregistreaz valoarea produselor ieite din gestiune prin vnzare sau pe alte cai (lipsuri din inventar, darea in custodie sau prelucrarea la teri). Soldul reprezint valoarea la pre de nregistrare a produselor finite aflate in stoc.

Semifabricatele snt bunuri al cror proces tehnologic a fost terminat intr-o secie (faza de fabricaie) sau se livreaz terilor; se nregistreaz in debitul contului 341 Semifabricate iar in creditul contului 341 se nregistreaz valoarea produselor ieite din gestiune pe alte cai (lipsuri din inventar, darea in custodie sau prelucrarea la teri). Soldul reprezint valoare la pre de nregistrare a semifabricatelor aflate in stoc.

Produsele reziduale snt bunuri ramase din procentul de producie ce pot fi valorificate la preturi inferioare (rebuturi, materiale recuperabile, deeuri) si care se nregistreaz in contul 346 Produse reziduale a crui funcionare este similara cu funcionarea conturilor 341 si 345

In cazul folosirii unor preturi standard pentru produse se va folosi contul 348 Diferene de pre la produse in care se evidentiaza diferenele intre preturile de nregistrare si costurile efective de producie

Contul 348 functioneaza ca un cont rectificativ al valorilor de nregistrare a produselor din conturile 345, 341si 346

- Pe debit - diferenele de pre in plus, nefavorabile (costul de producie efectiv > preul standard) pentru intrrile in gestiune din producia proprie si diferenele de pre in minus, favorabile (costul de producie efectiv < preul standard) repartizate asupra produselor ieite din gestiune

- Pe credit - diferenele de pre in minus (costul de producie efectiv < preul standard pentru intrrile in gestiune si diferenele de pre in plus (costul de producie efectiv > preul standard) repartizate asupra produselor ieite din gestiune.

- Soldul contului reprezint diferenele de pre aferente produselor existente in stoc si poate fi debitor, reprezentnd diferene in plus sau creditor reprezentnd diferene in minus.

Producia in curs de execuie reprezint bunurile ce nu au trecut prin toate fazele de prelucrare precum si produsele nesupuse probelor si recepiei tehnice sau necompletate in ntregime si care se nregistreaz in conturile 331 Produse in curs de execuie si 332 Lucrri si servicii in curs de execuie

Reflectarea in conturi a operaiunilor privind produsele finite este dependenta de sistemul de inventar adoptat pentru evidenta produselor:

a) Cazul inventarului permanent:- Se nregistreaz cheltuielile pentru producia neterminata prelucrata in perioada anterioara de gestiune prin creditarea contului 331 Produse in curs de execuie concomitent cu debitarea contului 711 Venituri din producia stocata

- Se colecteaz cheltuielile aferente procesului de producie in cursul lunii curente

- Se ncarc in gestiune produsele rezultate din exploatare la costul standard prin debitarea contului 345 Produse finite concomitent cu creditarea contului 711 Venituri din producia stocata

- Se determina si se nregistreaz producia neterminata la sfarsitul lunii la costul efectiv prin debitarea contului 331 Produse in curs de execuie concomitent cu creditarea contului 711 Venituri din productia stocata

- Se determina costul efectiv al productiei finite obtinute, diferenta fata de pretul standard si se inregistreaza aceasta diferenta in contul 348 Diferente de pre la produse

- Se descarc gestiunea de produse finite cu valoarea la pre de standard a produselor livrate

- Se repartizeaz diferena de pre aferenta produselor livrate prin calcularea si aplicarea coeficientului mediu al diferenelor K

b) Cazul inventarului intermitent:- La nceputul lunii stocul iniial preluat de la finele perioadei precedente se deblocheaz din conturile 345 Produse finite si 331 Produse in curs de execuie stornnd prin inversare operaia finala de ncheiere (in corespondenta cu contul 711 Venituri din producia stocata) a lunii anterioare

- Se nregistreaz cheltuielile efectuate cu producia in cursul perioadei curente

- Se determina prin inventariere si se evalueaz la costul efectiv producia neterminata la sfarsitul lunii prin debitarea contului 331 Produse in curs de execuie concomitent cu creditarea contului 711 Venituri din producia stocata

- Stocul de produse finite nelivrat stabilit prin inventariere se evalueaz la costul efectiv se transfera si se blocheaz in conturile de stocuri devenind venituri prin debitarea contului 345 Produse finite concomitent cu creditarea contului 711 Venituri din producia stocata

Evidenta semifabricatelor se tine identic dar se folosete contul 341 Semifabicate in locul contului 345 Produse finite

5. Proceduri de gestionare a stocurilor de ambalaje

Se urmrete cu ajutorul contului 381 Ambalaje; in debitul acestui cont se nregistreaz valoarea ambalajelor intrate in patrimoniu prin aprovizionare odat cu marfa sau goale pe alte cai iar in creditul acestui cont se inregistreaza valoarea ambalajelor vandute odat cu marfa, scoase din circuit ca urmare a uzurii sau pe alte cai

6. Proceduri de gestionare a stocurilor aflate la teri

Snt considerate ca fiind aflate la teri, bunurile din proprietatea firmei in unul din urmtoarele cazuri:

a) Snt in curs de aprovizionare:

- Snt achitate dar nu au sosit

- Au sosit actele de expediie si confirmare a expediiei prin delegat dar nu s-a confirmat primirea bunurilor

b) Se afla temporar la teri:

- Snt achitate si lsate in custodie la furnizor

- Snt date spre prelucrare sau reparare

- Snt date spre depozitare temporara

- Snt date spre vnzare in consignaie

Evidenta bunurilor aflate la teri se face prin conturile 351 Materii si materiale aflate la teri, 352 Obiecte de inventar la teri, 354 Produse aflate la teri , 357 Mrfuri in custodie sau consignaie aflate la teri

7. Procedura transferului in magazia de produse finite a semifabricatelor si produselor

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele, etc., aflate la locurile de munca la sfarsitul lunii si nesupuse prelucrrii, nu se considera producie in curs de execuie. Acesta se inventariaz separat si se repun cin conturile de stocuri din care provin, diminundu-se cheltuielile

In vederea inventarierii produciei realizate, a produciei in curs de execuie, semifabricatelor din producia proprie si produselor reziduale, se vor executa urmatoatele operaii:

Se vor preda la magazii si la depozite, pe baza Bonului de Predare- Transfer Restituire toate piesele, ansamblele si agregatele a cror prelucrare a fost terminata

Se vor varifica de ctre serviciul de control al calitatii si conformitatii produselor semifabricatele si produsele a cror utilizare este ndoielnica, se vor preda pe baza Bonului de Predare- Transfer Restituire la magazie unde se vor inventaria pe o Lista de Inventariere separata urmnd sa se stabileasc de ctre o comisie numita prin decizia Consiliului de Administraie cauzele si responsabilii, eventualele posibilitati de recuperare a pagubelor sau valorificarea acestora la un pre inferior pentru recuperarea pariala a prejudiciului. In cazul in care declasarea produselor nun se datoreaz unor cauze tehice obiective sau nu fac parte din rebuturile sau pierderile operaionale planificabile, se vor stabili persoanele rspunztoare si modul de imputare a prejudiciillor

Se vor colecta din secii sau ateliere toate produsele reziduale si deseuriile, ntocmindu-se documentele de constatare, se vor preda la magazie gestionarului pe baza Bonului de Predare- Transfer Restituire unde se vor inventaria pe o Lista de Inventariere separata Bonul de Predare- Transfer Restituire este documentul justificativ pentru predarea la magazie a produselor si semifabricatelor, pentru ncrcarea in evidenta magaziei si in contabilitate

El trebuie vizat de persoana desemnata de Directorul Tehnic, Inginerul ef si eful Compartimentului de Producie pentru certificarea executrii efectiva a produselor, de ctre serviciul de control al calitatii si conformitatii produselor.

Se va ntocmi in 3 exemplare care se vor pstra: unul la Compartimentul Producie, unul la Gestionarul magaziei si unul la Compartimentul Financiar -Contabil

De asemenea acest document se va utiliza si ca document de predare sau transfer la magazie sau intre secii

Eliberarea din magazie a produselor, mrfurilor sau a altor valori materiale destinate vnzrii, trimise

pentru prelucrare la teri, in custodie sau pstrare se va face pe baza Dispoziiei de Livrare, care trebuie vizata de persoana desemnata de Directorul Compartimentului de Vnzri - Desfacere

Dispoziia de Livrare va fi ntocmita in 4 exemplare, va circula si se va pstra: unul la Compartimentul Vanzari- Desfacere, unul la gestionarul magaziei, unul la Compartimentul Financiar- Contabil si unul va insotii bunurile ce merg la client

B. REGULI SI METODE DE UTILIZARE

1. Pentru stocurile de materii prime si materiale

In cazul intrrii - Se verifica daca datele nscrise in documentele primare corespund cu cele recepionate (Nota de receptie- Fisa de magazie)

- Se verifica daca datele recepionate corespund cu cele nscrise in actele de insotire (factura/aviz)

- Se verifica daca sumele datorate conform documentelor de insotire si recepie au fost achitate si daca corespund cu sumele nscrise (extrase de cont, ordine de plata)

- Se verifica daca au fost diferene si cum au fost soluionate

- Se verifica daca restituirile au fost operate in contabilitate

Pentru materialele date in consum

- Se verifica metoda de evaluare (CMP,FIFO,LIFO)

- Se compara sumele nscrise in documente justificative (fisa de magazie, fisa contului)

- Se compara valoarea materiilor si materialelor consumate cu suma nscrisa la cheltuieli cont 600/601

- Se calculeaz si se verifica stocurile de materii si materiale de la sfarsitul exerciiului

- Se analizeaz modul de organizare si desfasurare al inventarului

- Se compara soldurile (stocurile) faptice rezultate in urma inventarierii cu cele scriptice (fisa de magazie, registrul stocurilor, fisa de cont)

- Se analizeaz modul de soluionare a plusurilor si minusurilor de inventar

- Se verifica daca s-au fcut corect compensarea plusurilor cu minusurile si daca snt pagube, cum s-a procedat pentru recuperarea lor

- Se verifica daca plusurile au fost preluate in gestiune, daca s-au mrit stocurile aferente si daca s-au micorat in evidenta cheltuielile cu aceeai suma

Pentru materiile si materialele depreciate

- Se verifica modul de calcul al provizioanelor in evidenta

- Se verifica daca s-au respectat normele cu privire la regimul fiscal

2. Pentru stocurile finite si producie neterminata

Pentru produsele finite sau semifabricatele predate la magazie

- Se verifica daca snt consemnate in fisa de magazie cantitatile recepionate

- Se analizeaz sumele iscrise in evidenta contabila cu privire la veniturile obinute di stocarea produselor finite, daca aceste sume snt corect calculate (se verifica corelaia cantitate, pre de nregistrare)

- Se analizeaz daca valoarea produciei stocate este actualizata corect cu diferenele de pre calculate in cazul in care nu se utilizeaz preul efectiv la nregistrare

Pentru produsele finite vndute

- Se analizeaz daca se respecta procedura de livrare

- Se verifica daca in factura cantitatile nscrise corespund cu cele efectiv livrate si daca s-au nscris in fisa de magazie la ieirea din gestiune

- Se verifica daca produsele livrate snt corect preluate in evidenta contabila analitica (fise da cont client si produs) si daca se respecta procedura sau clauzele de garanie pentru ncasarea sumelor

Pentru producia neterminata

- Se analizeaz modul de evaluare (calcul) al produciei neterminate

- Se verifica daca valoarea produciei neterminate se nscrie corect in valoarea produciei stocate la sfarsitul lunii si daca aceeai se storneaz la nceputul lunii urmtoare

Cu ocazia inventarierii

- Se analizeaz daca se respecta procedura de inventariere

- Daca se nregistreaz in contabilitate plusurile si minusurile de inventar

- Daca se constituie corect provizioanele si daca snt nscrise in rezultatele exerciiului

3. Pentru stocurile de mrfuri si ambalaje

Pentru prelucrarea mrfurilor in gestiune

- Se compara mrimile comandate cu cele recepionate

- Se compara sumele nscrise in documentul de insotire (aviz, factura) cu cele recepionate

- Se verifica corecta preluare in gestiunea magaziei (fisa de magazie) in contabilitatea analitica si sintetica

- Se compara sumele datorate de ctre furnizor rezultate din nota de recepie si factura cu sumele pltite (extras de banca si ordin de plata)

Pentru vnzarea /livrarea mrfurilor

- Se analizeaz modul de soluionare a contractelor si comenzilor

- Se varifica procedura de livrare (prelucrarea comenzii, emiterea dispoziiei de livrare - aviz de expediere, nscrierea in fisa de magazie a mrfurilor eliberate, emiterea facturi, prelucrarea in evidenta contabila analitica (pe marfa si pe client) si sintetica , ncasarea (sau urmrirea ncasrii)

- Se analizeaz metoda folosita pentru determinarea preului de ieire, se verifica calculul preului de ieire prin scderea din gestiune a mrfurilor vndute si determinarea stocului rmas

Pentru mrfurile existente la sfarsitul exerciiului

- Se analizeaz modul de efectuare a inventarului

- Se verifica soluionarea diferenelor constatate la inventariere, modul de aplicare a compensrilor, respectarea procedeelor de recuperare a pagubelor si verificarea modului de preluare in evidenta magaziilor si in contabilitate

- Se analizeaz deprecierile semnalate, constituirea provizioanelor si corecta preluare in contabilitatea analitica si sintetica

C. DOCUMENTE UTILIZATE

Contract de vnzare-cumprare

Comanda de aprovizionare/livrare

Dispoziie de livrare

Factura

Nota de recepie si constatare difereneBon de predare-transfer, restituire

Bon de consum

Fisa de magazie

Borderou de predare a documentelor