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Politicas de Gestão de Stocks

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Pontos abordados

Noções Tipos

Controlo de stocks Base de dados dos fornecedores A encomenda articulada com a gestão

de stocks S tocks de segurança Custos de stocks

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Capitulo 1 Noções Objectivo Funções Vantagens e Desvantagens na constituição do

Stock Evolução dos Stocks

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Noções

Stocks

Consiste em todos bens e materiais quesão armazenados por uma determinada

organização para seremconsumidos/utilizados no futuro.

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5

Noções

Gestão de stocks

Conjunto de operações que permite, apósconhecer a ev olução dos stocks, que severificou na empresa, formular pr evi sões

destes e tomar d ec i sões de quanto e quando

encomendar na finalidade de conseguir amelhor qualidade de serviço ao mínimo de

custo.

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Objectivo

O objectivo da gestão de stocks

env ol ve a d et erminação d e três d ec i sões

 pr inc i  pai s:

     O que comprar 

     Quanto comprar 

     Quando comprar 

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Funções

Gestor 

For necedor Utilizador 

decide encomendar quando

quanto

Consome deacordo com suas

necessidadesentregadecididopelo gestor 

quando

quanto

Exemplo do abastecimento de agua:

 

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Funções

Os consumos só excepcionalmente sãoregulares, por isso o gestor é obrigado aestudar, em função do consumo, qual o nível

ou stock de agua mais conveniente que devemanter no reservatório, ou seja, quequantidade de agua deve mandar fornecer eem que períodos de tempo de modo há que

não haja desperdício, nem de menos, o queocasionaria faltas de agua.

 

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Vantagens na constituição de stocks

Factores mais relevantes que levam as organizaçõesa constituir stock :

Para assegurar o consumo regular de um produto em caso dea sua produção ser irregular;

Geralmente, na compra de grandes quantidades beneficia-sede uma redução do preço unitário;

Não sendo prático o transporte de produtos em pequenasquantidades, opta-se por encher os veículos de transporte nointuito de economizar nos custos de transporte, o que setraduz numa constituição de stock;

 

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Vantagens na constituição de stocks

 A existência de stock pode-se justificar apenas pela legítimapreocupação em fazer face às variações de consumo;

Para prevenção contra atrasos nas entregas, provocados por 

avarias durante a produção, greves laborais, problemas notransporte, etc;

 Armazenamento de produtos, se a produção for superior aoconsumo, em alturas de crise poderá contribuir para evitar tensões sociais;

Beneficia-se da existência de stock, quando este evita oincómodo de se fazer entregas ou compras demasiadofrequentes.

 

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Desvantagens na constituição de stocks

Principais inconvenientes na constituição de stocks:

Certos produtos não possuem condições de serem mantidosem stock ou poderão ser mantidos em períodos muito curtos;

O custo de posse traduz-se no facto de existir material nãovendido que vai acabar por imobilizar capital sem acrescentar valor;

 A ruptura apresenta-se como um enorme inconveniente, vistoque a ocorrência desta irá provocar vendas perdidas e emcasos extremos poderá levar à perda de clientes.

 

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Gráfico em dentes de serra

 A evolução dos stocks pode ser expressa pelo gráficoem dentes de serra, que relaciona as entradas e assaídas dos artigos com o tempo.

Q

t

Q0 Q0¶ Q0¶¶

Q1Q2

t0¶ t0¶¶ t1 t20

Qm

 

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Gráfico em dentes de serra

Stock máximo: valor máximo atingido pelo stocks normal numdeterminado período de tempo.

Stock mínimo: valor mínimo atingido pelo stocks normal numdeterminado período de tempo.

Q

t

Stockmáximo

t1 t20

Qm

Stockmínimo

 

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Gráfico em dentes de serra

Stock médio: é a media aritmética de

todas as existências calculadas entreduas recepções de artigos.

Qm= Somatório dos períodos /quantidades de períodos

 

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Gráfico em dentes de serra

No período de t1, será igual a Q0+Q1

N

o período de t2, será igual a Q1+Q2

Simultaneamente no período de t1 e t2,será igual a Q0+Q1+Q1+Q2

E assim sucessivamente.

2

2

4

 

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Gráfico em dentes de serra

Cada sucessão das semi-rectas verticais entre duas entregas dematerial aos armazéns, pode ser substituída por uma única rectacontinua, como se procede na figura seguinte.

Q

Dezembro tJunho0

Stock médio anual =1200

2400

1200

Concretizando, tomemos o exemplo de um stock de2400 unidades cujo consumo em 12 meses é de 200por mês, portanto o stock médio anual será de 1200unidades.

 

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17

Gráfico em dentes de serra

Q

Dezembro tJunho0

Stock médio anual =600

1200

600

Se o stock anual for de 2400 unidades e tiver o mesmo consumo mensalde 200 unidades por mês, mas passar a ser comprado por duas vezesdurante o ano, o stock médio é reduzido a metade, ou seja a 600unidades.

Portanto o stock médio torna-se tanto menor quanto mais

encomendas foram feitas, diminuindo assim o investimento emstock. Porem, é conveniente verificar se essa redução noinvestimento compensa o aumento do custo das encomendas.

 

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Capitulo 2 Nomenclatura

Tipos de stocks

Classificação de stocks

 

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Nomenclatura

 Antes de descrever os tipos de stock que existem emarmazém, convém fazer a identificação dos artigosexistentes em stock, ou seja conhecer um por um osartigos existentes em armazém.

Os elementos que identificam os artigos em armazémdesignam-se por nomenclatura, ou seja, um conjuntode termos que definem com precisão os ar tigosconsumidos pela empresa, convenientementeregistados e ordenados segundo critérios adequados.

Portanto, a nomenclatura engloba a designação e acodificação.

 

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Nomenclatura

Designação:

Serve para identificar  o pr oduto através de uma

descrição convencionada no âmbito da linguagem

falado a escrita. Essa descrição deve ser  desenvolvida a partir do geral para o particular, isto é,começando pela caracterização mais global para amais específica do artigo ou produto.

Por exemplo:

Parafuso de aço cabeça sextavada, de 10 mm.

 

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Nomenclatura

Codificação:O Código constitui uma simplificação complementar da designação

e tem por finalidade, através de símbolos (numérico, alfabético,etc), identificar de f orma abreviada cada ar tigo.

O Código também se deve desenvolver do geral para o particular,por forma a que os últimos elementos sejam aqueles queidentificam e precisam o artigo.

 Ao primeiro conjunto de símbolos que estabelece a primeira divisãoou família designa-se classe e a sua articulação constitui a

primeira fase da codificação, que assim toma o nome declassificação, tendo por   ob jectivo apr oximar ar  tigossemelhantes e separar os distintos.

  

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Nomenclatura CODIFICAÇÃO EXEMPLOCODIFICAÇÃO EXEMPLO

Pr ocesso das etiquetasPr ocesso das etiquetas  ± ± colocacoloca--se uma etiqueta em cadase uma etiqueta em cadaproduto com a informação do preço de custo e preço de venda.produto com a informação do preço de custo e preço de venda.

EscolheEscolhe--se uma palavra chave à qual se atribui numeração de 0 a 9se uma palavra chave à qual se atribui numeração de 0 a 9PERN AMBUCOPERN AMBUCO1 2 3 4 5 6 7 8 9 01 2 3 4 5 6 7 8 9 0

O preço de custo implícito nesta etiqueta será deO preço de custo implícito nesta etiqueta será dePP²²1 logo 1201 logo 120¼ ¼EE²²22OO ± ±--00

PEO

p.v.p 145½

 

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Tipos de stocks

Stock normal: agrupa todos os artigosconsumidos de modo mais ou menos regular.Este divide-se em stocks activos e stocks de

reserva. Stock activo: artigo que no armazém ocupam oespaço dos equipamentos de arrumação (estantes,caixas, etc.)de onde são retirados para satisfaçãoimediata das necessidades correntes dos

utilizadores. Stock de reserva: constitui as existências do stock

normal que não tem no local destinado ao stockactivo.

 

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Tipos de stocks

Stock de segurança (ou de protecção): parte dostock global destinado a tentar prevenir rupturas dematerial, provenientes de:

- Eventuais excessos de consumo em relação aosprevistos;- Aumentos de prazo de entrega em relação aos quetinham sido acordados;

- Rejeições de material na sua recepção;- Falta de material por deterioração, roubos, etc.

 

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Tipos de stocks

Stock afectado: parte do stock global que seencontra destinado a fins específicos.

Quando um artigo, embora constitua consumode vários serviços, é fundamental para oconsumo de um deles e está a escassear, por vezes reserva-se parte do seu quantitativoretirando-a do stock normal onde fisicamentese encontra.

 

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Classificação de stocks

No que se refere à sua posição em relação ao processoprodutivo, os stocks podem classificar-se:

1. Pr odutos de comer cialização  ± produtos adquiridos aosfornecedores destinados à venda.

2. Pr odutos de consumo  ± produtos adquiridos aos fornecedorespara consumo interno da organização.3. Matérias-primas ou componentes  ± artigos que se incorporam

no produto final.4. Materiais auxiliares  ± materiais que se destinam à fabricação

mas que não se incorporam na produção.

5. Materiais de conservação, peças e acessórios.6. Ferramentas.7. Embalagens.8. Pr odutos finais (produtos acabados).

 

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Classificação de stocks

Baseado na sua utilidade, os stocks podem ainda ser colocadosnuma destas categorias

Stock em lotes - constitui o stock adquirido no sentido deantecipar as exigências, nesse sentido, é feita uma encomenda

em lotes numa quantidade maior do que o necessário; Stock de segurança - é o stock destinado a fazer face a

incertezas tanto do ponto de vista do fornecimento como dasvendas;

Stock sazonal - trata-se do stock constituído para afrontar picosde procura sazonais, ou rupturas na capacidade produtiva.

Stock em tr ânsito - são artigos armazenados com vista aentrarem no processo produtivo; Stock de desacoplamento - trata-se do stock acumulado entre

actividade da produção ou em fases dependentes.

 

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Classificação de stocks

Exemplos de utilização de Outras ³Classificações´

Numa empresa Comercial, haverá, essencialmente,stocks de produtos finais, materiais de consumo e,

eventualmente, peças de reserva.

Numa empresa de investimentos financeiros ou numbanco haverá, certamente, stocks de títulos e demoeda.

Num estabelecimento hospitalar os stocks demedicamentos poderão ser classificados de acordocom os diferentes usos previstos.

 

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Capitulo 3 Entidades intervenientes

Controlo de stock

Tipos de movimentos maiscorrentemente utilizados

 Analise ABC

 

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Entidades intervenientes

O Contr olo Operacional do Armazém

Para que os produtos possam fluir eficientementeatravés do armazém, tem de existir informação que

ajude a dirigir as actividades do próprio armazém e amedir a eficiência da utilização dos seus recursos.

O processo de informação inclui: o desenvolvimento doorçamento anual, a preparação de mapas mensais ou

trimestrais dos recursos, a programação diária esemanal das actividades do armazém e relatóriossobre as operações e as actividades a decorrer noarmazém.

 

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Entidades intervenientes

Para uniformizar e simplificar a descrição do sistema de informação de gestãode stocks cito as entidades intervenientes num processo de aquisição deum bem, de um modo único e genérico, se bem que na realidade os nomespossam variar consoante a nomenclatura usada em cada organismo.

Serviço  ± Entidade pertencente a um Organismo e que consome

bens. For necedor  ± Entidade designada para fornecer, ou já fornecedora,de um bem.

Firma  ± Entidade passível de consulta para fornecimento e quepode vir a ser Fornecedor.

Economato  ± Serviço que gere o material em armazém e a sua

entrega aos outros Serviços de um Organismo. Compras  ± Serviço que efectua e gere o processo de aquisição deum bem.

Armazém ± Serviço ou espaço onde são depositados, de um modoprovisório, os bens adquiridos pelo Organismo.

 

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Entidades intervenientes

Com estes intervenientes definidos, as várias fases que integram o fornecimento, deum bem a um Serviço, podem descrever-se do seguinte modo:

1. Quando um serviço necessita de um bem pede-o à secção de Economatoatravés de uma Requisição inter na.

2. O Economato verifica a existência do bem em armazém.

3. Se houver no Armazém o bem pretendido este é entregue ao Serviçoacompanhado de uma Guia de entrega.4. Se não houver no Armazém, dá-se início a um pr ocesso de aquisição

através de um pedido à secção de Compras.5. A secção de Compras efectua o processo de consulta ao mercado e é tomada

uma decisão de aquisição de um bem a uma dada Firma, a qual éformalizada por uma Requisição oficial ou Nota de encomenda.

6. O Fornecedor, após a recepção da Requisição oficial ou Nota de encomenda,entrega o bem ao Organismo. A entrega, dependendo do tipo de bem, podeser no Armazém ou no Serviço. No entanto, quem acusa a recepção do bemé o Economato através da recepção da Guia de remessa/Factura doFor necedor .

7. Após entendimento de boa recepção do bem, este é passível de pagamento.

 

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Entidades intervenientes

Serviçode

compra

Serviço deprodução

Economato

Fornecedor 

1

2

4

5

6 7

3

 

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Sistema de gestão de stocks

Domínios da Gestão de Stocks

O Sistema de Gestão de Stocks tem como objectivo primordial gerir três domínios importantes:

- Gestão Administrativa de Stocks - identifica-se naprática com a gestão de Aprovisionamento, e centra-se na requisição externa. Gere todo o processo decontratação e requisição de bens e serviços.

- Gestão de Materiais - preocupa-se essencialmente

com as entradas, saídas, e disposição dos materiaisno armazém.

- Gestão Económica de Stocks - decidir acerca dosartigos a adquirir, assim como, das suas quantidades.

 

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Gestão administrativa de stocks

O conhecimento das existências, em quantidade e emvalor, responde a várias necessidades da empresa,servindo para alimentar a contabilidade, gerir a

tesouraria e gerir os reapr ovisionamentos.

É indispensável o conhecimento do preço unitário dosartigos para os poder integrar no cálculo dos preços de

custo dos produtos finais ou em curso.È portanto necessário que os stocks e os seus

movimentos se jam correctamente valorizados.

 

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Gestão Administrativa de stocks

Em termos de gestão dos stocks, o inventáriopermanente permite inf ormar as quantidades e ospreços unitários, bem como o valor dos consumosanuais, parâmetros de base para definir o períodoeconómico de encomenda. Por outro lado, os preços

unitários informados servem de referência aoscompradores permitindo determinar os preços defacturação dos artigos cedidos a outros serviços daempresa ou vendidos ao exterior.

Em resumo, o conhecimento global do stock só se obtémquando se fala em unidades monetárias e não apenasem quantidades ± donde a necessidade de dispor dedados quantificados e valorizados sobre stocks: osconsumos, as entradas e os stocks detidos.

 

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Gestão Administrativa de stocks

 Assim a Gestão Administrativa de Stocks tem comoobjectivos:

- Registar, as entradas e saídas dos bens;-Conhecer as quantidades dos diversos bens, existentes

em armazém;- Planear a entrega das encomendas dos clientes;-Manter actualizadas as previsões de recepção de

encomendas dos fornecedores;-Analisar desvios entre as quantidades existentes e as

que deveriam existir.

 

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Gestão administrativa de stocks

³O SEU OBJECTIVO É CONTROLAR AS EXISTÊNCIAS´

O Serviço Administrativo deve a cada momento:- O QUE EXISTE em stock  ± através da identificação

dos artigos, por exemplo, utilizando códigos de barras;- QUANTO EXISTE em stock (análise ABC)  ±assegurar o controlo permanente do armazém,através de:

-Armazém: registo de entradas e saídas e

elaboração de fichas de stocks;-Gestão administrativa: verificação dedesvios, controlar e comparar stocks.

- Em que local (ONDE) está  ± facilidade delocalização e arrumação, utilizando um código

 

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Controlo de stocks

OPERAÇÕES DA GESTÃO DE

STOCKS

 Armazenagem

Gestão das entradas/saídas

Inventários

 

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Controlo de stocks

Armazenagem  Gestão mono-armazém / mono-localização

Neste tipo de organização todos os pr odutos sãoarmazenados e geridos num único lugar . Este tipo

de organização tem a vantagem de simplificar agestão do stock mas implica necessariamentenumerosas movimentações de onde resultam atrasose custos. Gestão multi-armazém / multi-localização

Com o objectivo de minimizar as movimentações é,

por vezes, preferível repar tir os stocks por  várioslocais de armazenagem. Cada armazém agrupa osprodutos por tipo (produtos acabados, matérias-primas) ou em função de proximidade geográfica.

 

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Controle de stocks

Gestão de entradas e saídas Recepção

Consiste na entrada de um produto emarmazém. Para este tipo de transacção deve-se verificar a conformidade dos produtosrecebidos bem como a sua qualidade. Entrega

Os artigos solicitados são retirados do stock

sob a forma de nota de encomenda de umcliente (produtos acabados) ou uma ficha desaída (produtos fabricados).

 

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Controlo de stocks

InventáriosUm inventário consiste numa operação de contagem

física dos artigos nas prateleiras do armazém. Diferentes tipos de inventário:1. Inventário permanente: Consiste em manter 

permanentemente actualizadas as quantidades decada artigo em stock através das transacções.2. Inventário intermitente :É realizado no final do ano

contabilístico. Efectua-se para todos os artigos daempresa o que implica uma apreciável carga de

trabalho que pode perturbar a sua actividade.3. Inventário r otativo: Consiste em examinar o stockpor grupos de artigos e verificar a sua exactidão emtermos de quantidades e localização desses artigos. Afrequência de realização deste inventário é diferenteconsoante o tipo/importância do artigo.

 

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Valorimetria

Critérios de valorimetria das existências

- A entrada das mercadorias em armazém é sempreregistada ao preço de custo, o que deve incluir as

despesas de compra e excluir os descontoscomerciais obtidos.

- A saída, pelo contrário, depende do critério devalorimetria de existências utilizado pela empresa.

Ou seja, o custo pela qual as mercadorias saem doarmazém para venda.

 

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Valorimetria

Método de custeio (os mais utilizados)(os mais utilizados)

a) Custo específico; b) Custo médio ponderado;

c) FIFO;

d) LIFO;

 

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Valorimetria

Custo especificoCusto especifico ± ± as existências sãoas existências sãoavaliadas pelo seu custo real ou efectivo.avaliadas pelo seu custo real ou efectivo.

Utilizado por empresas que comercializamUtilizado por empresas que comercializamartigos de elevado valor ou cujo número deartigos de elevado valor ou cujo número deartigos para venda seja muito elevadoartigos para venda seja muito elevado

Exemplo: standsExemplo: stands

 

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Valorimetria

Custo médio ponderadoCusto médio ponderado  ± ± as saídas doas saídas doarmazém são valorizadas ao custo médio dasarmazém são valorizadas ao custo médio dasentradas.entradas.

CMP = Q1 x P1 + Q2 x P2CMP = Q1 x P1 + Q2 x P2Q1 +Q2Q1 +Q2

QQ  ± ± quantidadequantidadePP -- preçopreço

 

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Valorimetria

FIFO (Fir st In, Fir st Out)

Com este método de avaliação, o sistemaparte do princípio de que os artigos queentraram primeiro no armazém serão tambémos primeiros a sair. Isto significa que as saídade mercadorias são avaliadas com os preçosque são válidos para as primeiras entradas de

mercadorias. FIFO - ou PEPS - primeiro que entra,primeiro que sai

 

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Valorimetria

LI F O ( Last In, Fir st Out )

Com este método de avaliação, o sistemaparte do princípio de que os artigos queentraram por último no armazém serão osprimeiros a sair.

LIFO - ouU

EPS - último que entra, primeiroque

 

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Valorimetria

Exemplo:Aquisição sucessiva dos seguintes lotes da mesma mercadoria:

Outubro de 2001: Quantidade 100 Preço unitário: 10 Euros Novembro de 2001: Quantidade 200Preço unitário:12Euros Dezembro de 2001: venda de 150 unidades

Apuramento do CMVMC: Custo médio ponderado

FIFO LIFO

 

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Valorimetria

RESOLUÇÃO:RESOLUÇÃO:

Custo médio ponderadoCusto médio ponderado

CMVMC = (100*10 + 200*12) * 150 =CMVMC = (100*10 + 200*12) * 150 = 17001700100+200100+200

FIFOFIFOCMVMC= 100*10 + 50*12 =CMVMC= 100*10 + 50*12 = 16001600 LIFOLIFOCMVMC= 150*12 =CMVMC= 150*12 = 18001800

 

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Valorimetria

O registo destes critérios de valorimetria são feitos em :O registo destes critérios de valorimetria são feitos em :

 

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TIPOS DE MOVIMENTOS MAISCORRENTEMENTE UTILIZADOS

Os materiais dentro da empresa estão sujeitos aos maisdiversos tipos de movimentos. Destes, os maisutilizados são os seguintes:

Entradas de compras ± produtos provenientes defornecedores que provocam o aumento dasexistências

Saídas para utilização inter na ± produtosrequisitados para uso na própria empresa e queoriginam a redução das existências

Expedição ± movimento de saída para o exterior queconduz à redução das existências

 

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TIPOS DE MOVIMENTOS MAISCORRENTEMENTE UTILIZADOS

Transferências ± movimentos entre armazéns ouentre locais de armazenagem, que não conduzem aoaumento em termos globais do inventário

Devoluções de fabricação±

ou mais genericamentedevoluções de utilização, compreendem movimentode entrada em stock proveniente de saídas de stocknão utilizadas

Devoluções a f or necedores ± movimento de saídaresultante da não-aceitação de materiais provenientesde compras, mas cuja não conformidade só foidetectada após o movimento de Entrada da Compra.

 

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 Analise ABC (lei de Pareto)

Como não é possível nem aconselhável tratar todos os artigos da mesma forma, a analise

 ABC é uma ferramenta de gestão muitosimples, mas com grande eficácia naclassificação correcta dos stocks, criando trêsníveis de prioridade distintos na gestão dosmesmos.

 Assim, este método classifica os stocks em

três grandes grupos, A, B ou C, de acor docom a per centagem dos consumos anuaisque cada grupo representa.

 

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 Analise ABC (lei de Pareto)

 A separação é feita de acordo com a seguinte metodologia:

Classe AEste e o grupo de artigos com maior valor de consumo anual,embora seja representado por um pequeno numero de artigos:

15 a 20% do total de artigos correspondem a 75 a 80% do valor do consumo anual total.Classe B

Este e um grupo intermédio: 20 a 25% do total de artigosrepresentam 10 a 15% do valor do consumo anual de todos osartigos.

Classe CEste grupo de artigos possui o menor valor de consumo anual,embora represente um elevado numero de referencias: 60 a 65%do numero total de artigos correspondem a 5 a 10% do valor doconsumo anual de todos os artigos.

 

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 Analise ABC (lei de Pareto)

 A Curva ABC ou 80-20, é baseada noteorema do economista Vilfredo Pareto,na Itália, no século XIX, num estudosobre a renda e riqueza, ele observouuma pequena parcela da população,20%, que concentrava a maior parte da

riqueza, 80%.

 

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 Analise ABC (lei de Pareto)

 A gestão de cada grupo deve ser realizada da seguinteforma:

Classe A

Os artigos devem ser controlados frequentemente deforma a manter existências baixas e evitar rupturas. Classe B

Os artigos devem ser controlados de forma maisautomatizada.

Classe COs artigos devem possuir regras de decisão muitosimples e totalmente automatizadas. Os níveis destock de segurança podem ser elevados de forma aminimizar os inconvenientes de eventuais rupturas.

 

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 Analise ABC (lei de Pareto)

Curva ABC

 

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 AULA 4 Base de dados dos fornecedores

 A encomenda articulada com a gestãode stocks

 

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Base de dados dos fornecedores

Para encomendar, temos que saber onde. Ou então, quais osfornecedores em que podemos encomendar um determinado tipo deproduto. Para isso é necessário constituir uma base de dados defornecedores. Quais os elementos que consideramos importantesregistar numa base de dados de fornecedores?

O nome do fornecedor;  A morada; O contacto telefónico; O tipo de produto; O prazo de entrega; O prazo de pagamento; O transporte que utiliza;

 

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Base de dados dos fornecedores

A Inf ormática e o Apr ovisionamento

 A utilização da informática no aprovisionamentopermite que a tomada da decisão seja pronta e eficaz,

tanto nas compras, ao tratar dos dados sobre omercado fornecedor, variedade de artigos e dos seuspreços, etc., como na gestão dos stocks, naprevenção das rupturas, na vigilância dos prazos deentrega, etc. As principais aplicações de informática

nas compras são, sobretudo, a existência de umficheiro de artigos e de um ficheiro de fornecedores, agestão das encomendas aos fornecedores e a gestãodas encomendas das fábricas.

 

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Base de dados dos fornecedores

Ficheir o de ar tigos:

Um ficheiro de artigos deve poder registar, a todo o momento, atotalidade de artigos existente em stock e, para cada um deles:

Nome do artigo Nomenclatura Formas comerciais do produto Propriedades  Acondicionamento U

tilização na empresa Produtos de substituição Fornecedores possíveis Encomendas passadas

 

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Base de dados dos fornecedores

Ficheir o de f or necedores:

Deve conter: Nome do fornecedor  O seu código Números de telefone e de fax Nome do empregado a contactar  Principais produtos que fornece Contactos anteriores Informações diversas: encomendas realizadas,

solidez financeira, etc.

 

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Base de dados dos fornecedores

Para que os ficheir os possam estar  actualizados, tor na-se necessário:

No ficheiro de artigos

- Acrescentar uma nova referência- Modificar as características que definem umproduto ( a designação, o preço, « )- Retirar um artigo que deixou de ser consumido/vendido

- Solicitar ou responder à procura de qualquer artigo- Listar todos os artigos triados sob qualquer critério

 

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Base de dados dos fornecedores

No ficheiro de fornecedores

- Juntar ou suprimir um fornecedor dedeterminado artigo

- Introduzir ou alterar o preço do artigoapresentado por qualquer fornecedor 

- Introduzir outras informações relevantes

 

A d ti l d

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 As encomendas articuladas com agestão de stocks

A gestão das encomendas aos f or necedores:

Decorre desde o envio da nota de encomenda até ao pagamentoao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:

- Envio da nota de encomenda- Confirmação da recepção da nota de encomenda- Anulação eventual da nota de encomenda- Vigilância do prazo de entrega- Entrada do artigo em armazém

- Recepção e verificação da factura- Emissão da ordem de pagamento

Também será conveniente a verificação do volume de negóciosdo fornecedor, assim como do seu cumprimento dos prazos deentrega e ainda da qualidade dos artigos.

 

A d ti l d

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 As encomendas articuladas com agestão de stocks

A gestão das encomendas das f ábricas:

Vai desde a recepção da encomenda até à colocaçãoà disposição do requisitante, o que decorre nas fases

seguintes:- Recepção da encomenda- Saída desta de armazém- Emissão da nota de saída de armazém

Existem um número enorme de aplicações possíveisda informática no que respeita à gestão de stocks.

 

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 AULA 5 Stocks de segurança

Custos de stocks (custos de compra, deencomenda, de posse, de ruptura)

 

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Stocks de segurança

O stock de segurança representa o stock adicional às existências normais que permite minimizar osimpactes de um aumento inesperado da pr ocurapor parte dos clientes e um atraso não previsto nofornecimento dos fornecedores, ou seja um aumento

do seu prazo de entrega. Tem por finalidade principalevitar uma rotura de stocks.

O stock de segurança é a quantidade de produtosequivalente ao número de dias de vendas (número deprodutos vendidos por dia em média) a considerar para conseguir satisfazer as encomendas no caso defalhas ou atrasos por parte dos fornecedores.

 

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Stocks de segurança

Existem várias formas de calcular o stock de segurança:

Fórmula simples: Depende da variação do consumo médiomensal para cada período; esta fórmula utiliza-se para empresascom forte componente sazonal nas vendas;

Fórmula Vicente/Santos: Depende dos acréscimos previsíveistanto do consumo como dos prazos de entrega; leva a um stock de segurança entre 10 a 20% superior ao consumo médiomensal;

Fórmula de Batter sby: Depende da amplitude das vendas emdeterminados períodos (meses);

Fórmula inglesa: Depende do consumo médio mensal, do prazode entrega e da constante do nível de serviço (ou seja, o inversoda ruptura admissível, um valor definido pela empresa).

 

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Stocks de segurança

Stock de segurança permite a protecçãoStock de segurança permite a protecçãocontra:contra: procura instável;procura instável;

entregas de mercadorias com defeito por entregas de mercadorias com defeito por parte dos fornecedores;parte dos fornecedores;

prazos de aprovisionamento que nãoprazos de aprovisionamento que não

estejam a ser cumpridos.estejam a ser cumpridos.

 

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Custos de stocks

Todos os stocks incorrem em custos. Existem 4 tipos de custos inerentes à gestão

económica dos stocks: (CA) Custo de aquisição (custo de compra)- engloba custos

de transporte, inspecção, recepção, etc. (CE) Custo de lançamento ou efectivação da encomenda (CP) Custo de posse- com a manutenção dos stocks,

conservação, etc. Custos de ruptura de stocks- quando o armazém não satisfaz

a procura.

CT = CA + CE + CP

 

Custo de compra (Custo de

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Custo de compra (Custo deaquisição)

Custo de compra (CA):

Inclui

A preparação das requisições; A selecção de fornecedores;

A negociação;

Os transportes;

 

Custo de compra (Custo de

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Custo de compra (Custo deaquisição)

O custo de compra (CA) é igual ao número deunidades compradas por ano (N) vezes o preço médiounitário do artigo em causa (p), o qual resultará de uma média de todos os preços praticados durante o ano.

CA = N x p Exemplo:

Se forem comprados 1000Kg de uma dada matéria primadurante o ano N e se o preço médio por quilo for, nesse período

de tempo, de 80¼, entãoCA = N x p

CA = 1000 x 80

CA = 80.000¼

 

Custo de compra (Custo de

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Custo de compra (Custo deaquisição)

Para minimização deste custo, o gestor de stocksdeve procurar satisfazer três condições de redução dep (uma vez que as urgências do consumo/produçãodetermina N):

- Reduzir tanto quanto possível as compras deurgência, porque estas contribuem para a subida dospreços  ± a prioridade principal passa a ser a rapidezda entrega da encomenda e não o preço.

- Tentar evitar prazos de pagamento longosporque conduzem a preços de encomenda mais

elevados.- Organizar as compras de modo a centralizá-las,porque aumenta o poder negocial da empresa.

 

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Custo de encomenda

Custo de realização da encomenda (CE):

É igual ao custo de realização de uma encomenda (E) vezes onúmero de encomendas efectuadas durante um ano.

CE = E x n.º encomendas

O valor E obtém-se somando todos os gastos efectuadosdirectamente e indirectamente com a realização dasencomendas e dividindo-os pelo número anual de encomendas:

- Encargos salariais, relativos ao tempo de trabalho prestado naexecução da encomenda, incluindo subsídios recebidos,

pagamentos à segurança social, etc.-Encargos com material utilizado na realização das encomendas(papel, esferográficas, impressos das notas de encomenda,clipes, borrachas, etc);

 

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Custo de encomenda

- Amortizações das instalações e equipamentos do sector dascompras;

- Custos indirectos relacionados com a encomenda, como os deaquecimento, iluminação, telefonem, fax, e-mails, selos, etc, quesó aproximadamente e por cálculos indirectos poderão ser afectados às compras.

O somatório destes custos dá-nos o custo total anual dasencomendas, o qual dividido pelo número de encomendasrealizadas no mesmo período de tempo é igual ao custo derealização de uma encomenda (E). Se considerarmos quefrequentemente numa encomenda (nota de encomenda) existe

mais do que um artigo pedido, então deverá ser considerado onúmero anual de artigos encomendados em vez do númeroanual de pedidos.

 

Custo de posse ou custo de

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Custo de posse ou custo dearmazenagem

Custo de Posse (CP)

O custo de posse do stock compreende duascategorias de despesas: o interesse financeiro doscapitais imobilizados que se situa entre 10 e 15% e osgastos de armazenagem que podem atingir 5 a 10%do valor imobilizado.Os gastos de armazenagem são constituídos pelocusto de funcionamento dos armazéns (remuneraçõese encargos, iluminação e força motriz, manutençãodos locais e dos equipamentos), a amortização ou

aluguer dos locais, a amortização dos equipamentos,seguros, perdas por deterioração e roubo, custo deobsolescência.

 

Custo de posse ou custo de

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Custo de posse ou custo dearmazenagem

O custo de armazenagem envolve a taxa deposse dos stocks e o valor do stock médio.

 A taxa de posse dos stocks é constituída por:

- As despesas relativas aos armazéns;

- Juros do capital imobilizado em stocks;- Desvalorização do stock.

 

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Custo de Ruptura

Custo de Ruptura

 A ruptura pode verificar-se nas duas

actividades de produção:- Fabricação: falta de materiais para dar 

continuidade ao processo produtivo

- Manutenção: falta de uma peça queorigina paragem de fabrico e cuja produçãonão pode ser recuperada.

 

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Custo de Ruptura

Estes são os custos assoc i ad os à f al t a de umdet er mi nad o pr od uto. Estes custos são muito difíceisde calcular e em muitos casos não passam deestimativas, devendo por isso ser utilizados comalgum cuidado.

No entanto, é consensual que as roturas podem ter conseq uênc i as mu i to pr ej u d i c i ai s par a asempr esas. Como tal empresas estão dispostas asuportar os custos de posse dos stocks de modo aevitar a rotura.

No caso mai s si mples o fornecedor pode perder olucro resultante dessa venda (poderá ainda perder acontribuição para a cobertura dos custos fixos).

 

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Custo de Ruptura

No entanto, as consequências podem ser mai sg r aves: perda de confiança, perda de vendas futurase prejuízo da reputação entre outras.

 A rotura de um determinado produto pode provocar perturbações significativas da produção.

Para além disso, em consequência da rotura podemser activados mec ani smos de r e posição q u e t emcustos mu i to elevad os: encomendas de emergência,utilização de fornecedores alternativos, transporte demercadorias por meios expresso ou mesmo oarmazenamento de produtos parcialmente acabados.

 

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CONCLUSÃOCONCLUSÃO

 

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Questões básicas da gestão de stocks

 

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Questões básicas da gestão de stocks

Quais os pr odutos a manter  em stock?

 As organizações devem garantir que os stocks se mantêm nosníveis mais baixos possíveis permitindo manter os níveis deserviço adequados. Ou seja:

Manter os stocks dos produtos existentes a níveis razoáveis; Controlar a utilização/custos dos produtos que já estão emstock, e se tornar mais barato não o manter em stock, ele deveser removido o rapidamente.  Antes de adicionar um novo produto ao inventário devem ser avaliados os custos e os benefícios. Ou seja, não devem ser 

adicionados ao inventário produtos que não são absolutamentenecessários. Remover do inventário todos os produtos que já não sãonecessários.

 

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Questões básicas da gestão de stocks

Quando é que devemos encomendar ?

Existem basicamente três abordagens para esta questão:

Utilizar um sistema de revisão periódica para colocar encomendas de dimensão variável a intervalos regulares de

tempo. Utilizar um sistema que coloca encomendas numa quantidadefixa. Os níveis do stock devem ser continuamente controladose quando atingem um nível pré-determinado a encomenda écolocada. Utilizar um sistema que relacione a procura directamente como oferta e que encomenda quantidades suficientes parasatisfazer as necessidades durante um determinado períodode tempo.

 

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Questões básicas da gestão de stocks

Q u al é a q u ant i dade a encomendar? 

Cada vez que é colocada uma encomenda, existem custosassociados:

Se colocarmos muitas encomendas, de pequena dimensão, os

custos de encomenda são elevados, mas os stocks médios sãobaixos;

Se colocarmos poucas encomendas, de grande dimensão, oscustos de encomenda são reduzidos, mas os stocks médios sãoaltos.