Upload
valencia-pramesty
View
15
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 1/16
Communicating in Teams and Organizations
Kelompok
Kelompok 5 :
1. Anggari Deka P. (112100162)
2. Aulia Maulana A. (112100158)
3. Valencia Pramesty (112100175)4. Ni Made Yunita Sari D. (112100177)
5. Putu Arya Mahatmavidya (112100187)
KELAS TI – 34 – 05
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 2/16
Model Komunikasi
Di bawah ini merupakan saluran metafora untuk berpikir tentang proses komunikasi.
Berdasarkan gambar diatas,
Komunikasi terjadi antara pengirim pesan dan penerima pesan. Pengirim membentuk suatu pesan dan
dikodekan melalui kata-kata, gerakan, intonasisuara, dan symbol atau tanda yg lainnya. Selanjutnya
pesan yang telah dikodekan dikirimkan ke penerima yang dimaksud melalui satu atau banyak media
komunikasi. Penerima akan menerima pesan yang masuk dan mengkodekan pesan tersebut menjadi
sesuatu yang berarti. Idealnya kode dari pesan tersebut sesuai dengan yang dimaksudkan pengirim.
Setelah itu penerima akan mengirim feedback sesuai dengan pesan yang diterima. Jika terjadi noise yang
banyak atau besar, maka bias terjadi kesalahpahaman antara penerima dan pengirim.
Saluran Komunikasi
Bagian terpenting dalam komunikasi adalah saluran yang akan digunakan untuk menyalurkan pesan.
Terdapat dua saluran komunikasi yaitu:
Komunikasi Verbal
Interaksi bertatap muka biasanya lebih baik daripada menulis pesan untuk mengirim pesan
emosi dan pesan mengajak penerima. Pengirim akan langsung dengan segera menerima
feedback dari penerima dan kesempatan untuk menyesuaikan nada emosional dari pesan yang
sesuai. Komunikasi dengan tulisan biasanya dilakukan untuk mengkomunikasikan hal-hal yang
bersifat teknis agar mudah dimengerti.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 3/16
Komunikasi elektronik
Surat elektronik (e-mail) adalah merevolusi cara kita berkomunikasi dalam pengaturan
organisasi. Informasi dapat ditambahkan dan dikirim ke banyak orang dengan sebuah klik dari
mouse. E-mail adalah (pesan yang dikirim dan diterima pada waktu yang berbeda), sehingga
tidak perlu untuk mengkoordinasikan sesi komunikasi. E-mail cenderung menjadi media yang
lebih disukai untuk mengkoordinasikan pekerjaan dan untuk mengirimkan informasi yang baik
untuk pengambilan keputusan. Secara khusus, mengurangi beberapa
komunikasi tatap muka dan telepon tetapi meningkatkan komunikasi dengan orang-orang lebih
jauh tingkatannya. E-mail juga mengurangi prasangka yang selektif karena menyembunyikan
usia, ras, berat dan fitur lain yang dapat diamati pada pertemuan tatap muka.Masalah-masalah
yang biasanya muncul jika berkomunikasi dengan e-mail adalah:
1.
E-mail bukanlah alat komunikasi yang efektif untuk mengkomunikasikan emosi.2. Dengan e-mail kesopanan dan perhatian kepada orang lain menjadi berkurang. Ini bias
anya akan menimbulkan banyak flamer.
3. E-mail bukanlah alat komunikasi yang efektif untuk mengkomunikasikan masalah yang
ambigu, kompleks dan perlu membayangkan.
4. E-mail biasanya sering terjadi overload terhadap pesan. Seseorang biasany a menerima
puluhan email tiap harinya, ini akan membuat penerima kesusahan untuk mencari
pesan yang penting.
Media Komunikasi Komputer yang lainnya adalah intranets, extranets, blackberry, instant
messaging, blogging, podcasting, dan masih banyak media komunikasi computer yang
membantu mempercepat dalam bertukar informasi.
Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal contohnya adalah mimic muka, intonasi suara, jarak fisik dan bahkan
keheningan. Komunikasi ini terjadi saat kebisingan menghalangi untuk melakukan komunikasi
verbal. Tetapi bahkan dalam pertemuan tatap muka yang tenang, kebanyakan informasi
dikomunikasikan nonverbal. Komunikasi nonverbal biasanya terdapat banyak keambiguan,
tetapi banyak ekspresi wajah bersifat universal dan bias dijadikan salah satu alat komunikasi
antar Negara dan budaya. Komunikasi nonverbal biasanya terjadi dengan tidak sadar, seperti
misalnya kita mendapat informasi yang buruk maka kita akan langsung mengeluarkan ekspresi
yang buruk juga dengan tidak sadar.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 4/16
Salah satu effect dari emosi dalam komunikasi nonverbal adalah kejadian yang disebut
penularan emosi, dimana proses menangkap atau memberikan emosi orang lain secara otomatis
dengan meniru ekspresi wajah dan perilaku nonverbal lainnya.
Memilih Saluran Komunikasi Terbaik
Karyawan berperforma lebih baik jika mereka dapat dengan cepat menentukan jalur komunikasi terbaik
untuk situasi dan cukup fleksibel untuk menggunakan metode yang berbeda. Tapi saluran komunikasi
yang manakah yang paling tepat? Kami sebagian menjawab pertanyaan ini dalam evaluasi kami dari
saluran komunikasi yang berbeda. Namun, dua kontinjensi tambahan yang perlu diperhatikan adalah
media kekayaan dan makna simbolis.
Media Kekayaan
Faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika memilih saluran komunikasi adalah media
kekayaan. Gambar berikut menggambarkan berbagai saluran komunikasi disusun dalam hirarki
kekayaan, dengan tatap muka interaksi pada laporan teratas dan ramping data hanya di bagian bawah.
Hirarki kekayaan media ditentukan oleh tiga faktor
1. Pertama, media yang kaya memungkinkan seseorang untuk secara bersamaan mengirim pesandalam cara yang berbeda.
2. Kedua, media yang kaya memungkinkan umpan balik langsung dari penerima ke pengirim,
sedangkan umpan balik dalam media ramping adalah tertunda atau tidak ada.
3. Ketiga, media yang kaya memungkinkan pengirim untuk menyesuaikan pesan ke penerima.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 5/16
Gambar diatas menunjukkan bahwa media yang kaya lebih baik daripada media ramping ketika
situasi komunikasi bersifat tidak rutin dan ambigu. Dalam situasi tidak rutin (seperti keadaan darurat tak
terduga dan tidak biasa) pengirim dan penerima memiliki sedikit pengalaman, sehingga mereka perlu
untuk mengirimkan sejumlah besar informasi dengan umpan balik segera. Media ramping bekerja
dengan baik dalam situasi rutin karena pengirim dan penerima memiliki harapan bersama melalui model
mental bersama. Situasi ambigu juga membutuhkan media kaya karena para pihak harus berbagi
sejumlah besar informasi dengan umpan balik segera untuk menyelesaikan multitafsir dan pertentangan
dari pengamatan dan pengalaman mereka.
Apa yang terjadi ketika kita memilih tingkat media kekayaan untuk suatu situasi? Ketika situasi
yang rutin atau yang jelas, dengan menggunakan kaya menengah seperti mengadakan pertemuan
khusus-akan tampak seperti buang-buang waktu. Di sisi lain, jika masalah unik dan ambigu ditangani
melalui e-mail atau media lain dengan kekayaan rendah, maka dapat memakan waktu lebih lama untuk
menyelesaikan dan dapat terjadi kesalahpahaman.
Mengevaluasi Media Kekayaan
Media kaya lebih baik daripada media ramping bila menghadapi situasi yang tidak rutin atau
ambigu. Tapi bukti itu tercampur ketika teknologi informasi yang muncul dipelajari. Salah satu alasan
inkonsistensi ini adalah bahwa kita perlu untuk memperhitungkan pengalaman sebelumnya
komunikator dengan e-mail, IM, dan alat komunikasi lain yang tidak ada secara alami. Orang yang
memiliki banyak pengalaman dengan media komunikasi tertentu dapat "mendorong" jumlah kekayaan
media yang biasanya mungkin melalui saluran informasi.
Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan adalah pengalaman sebelumnya komunikator dengan
penerima. Semakin banyak orang dua atau lebih berbagi model mental yang umum, pertukaran
informasi dengan makna baru kurang diperlukan. Orang yang mengenal satu sama lain memiliki sama
"codebook," sehingga pengirim dapat berkomunikasi dengan kata-kata yang lebih sedikit atau simbol
lain dan tidak perlu memeriksa dengan maksimal bahwa pesan telah dipahami.
Hambatan Komunikasi (Kebisingan)
Persepsi
Proses persepsi menentukan apa pesan yang kita pilih atau saring, serta bagaimana informasi
yang dipilih akan diatur dan ditafsirkan. Ini bisa menjadi sumber signifikan kebisingan dalam
proses komunikasi jika pengirim dan penerima memiliki kerangka persepsi yang berbeda dan
model mental.
Penyaringan
Beberapa pesan disaring atau dihentikan sama sekali dalam perjalanan mereka ke atas ataubawah dalam hierarki perusahaan. Menyaring mungkin melibatkan penghapusan atau
penundaam informasi negatif atau menggunakan kata-kata kurang keras sehingga terdengar
lebih menguntungkan. Karyawan dan supervisor biasanya menyaring komunikasi untuk
menciptakan kesan yang baik dari diri mereka sendiri kepada atasan. Penyaringan adalah paling
umum di mana organisasi memberikan penghargaan pada karyawan yang berkomunikasi
terutama dengan informasi positif dan menghukum mereka yang menyampaikan berita buruk.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 6/16
Hambatan Bahasa
Masalah bahasa dapat menjadi sumber besar gangguan komunikasi. Ketika kedua orang
berbicara bahasa yang sama, mereka mungkin menafsirkan kata dan frase yang berbeda.
Ambiguitas bahasa tidak selalu kebisingan disfungsional. Perusahaan pemimpin
kadang-kadang mengandalkan kiasan dan bahasa samar lain untuk menggambarkan ide-ide
tidak jelas atau kompleks. Ambiguitas juga digunakan untuk menghindari menyampaikan atau
menciptakan emosi yang tidak diinginkan. Seiring dengan ambiguitas, orang yang biasanya
berbicara bahasa yang sama mungkin tidak memahami jargon tertentu dalam bahasa tersebut.
Jargon terdiri dari bahasa teknis dan akronim serta kata-kata yang diakui dengan makna khusus
dalam organisasi tertentu atau kelompok sosial. Beberapa jargon dapat meningkatkan efisiensi
komunikasi ketika kedua pengirim dan penerima memahami bahasa khusus.
Kelebihan Informasi
Informasi yang berlebihan terjadi ketika volume informasi yang diterima melebihi kapasitas
seseorang untuk bisa melewatinya. Karyawan memiliki kapasitas pemrosesan jumlah informasi
yang mereka dapat proses dalam unit waktu yang tetap. Pada saat yang sama, pekerjaan
memiliki berbagai beban jumlah informasi yang akan diproses per unit waktu. Informasi yang
berlebihan menciptakan gangguan dalam sistem komunikasi karena informasi diabaikan atau
disalahartikan ketika orang tidak dapat memprosesnya cukup cepat. Hal ini juga menjadi
penyebab umum stres di tempat kerja. Informasi yang berlebihan menciptakan gangguan dalam
sistem komunikasi karena informasi diabaikan atau disalahartikan ketika orang tidak dapat
memprosesnya cukup cepat. Hal ini juga menjadi penyebab umum stres di tempat kerja.
Masalah-masalah ini dapat diminimalkan dengan meningkatkan kapasitas pengolahan informasi,
mengurangi beban informasi pekerjaan, atau kombinasi keduanya. Informasi kapasitas
pengolahan meningkat ketika kita belajar membaca cepat, memindai melalui dokumen lebih
efisien, dan menghilangkan gangguan informasi yang kecepatan pemrosesannya lambat.
Manajemen waktu juga meningkatkan kapasitas pengolahan informasi. Tiga strategi membantu
kita untuk mengurangi beban informasi: buffering, menghilangkan, dan meringkas.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 7/16
Persepsi, penyaringan, hambatan bahasa, dan informasi yang berlebihan tidak satu-satunya
sumber gangguan dalam proses komunikasi, tetapi mereka mungkin yang paling umum.
Kebisingan juga terjadi ketika kita berkomunikasi lintas budaya atau jenis kelamin.
Perbedaan komunikasi antara wanita dan pria
Sejumlah buku-buku populer tentang perbedaan gender dalam komunikasi tampaknya
menyimpulkan bahwa pria dan wanita adalah bentuk kehidupan yang sama sekali berbeda dari
planet yang berbeda. Pada pria dan wanita memiliki realitas praktik komunikasi yang serupa,
tetapi ada perbedaan halus yang kadang-kadang bisa menyebabkan kesalahpahaman dan
konflik. Salah satu perbedaan adalah bahwa pria lebih mungkin dibandingkan perempuan untuk
melihat percakapan sebagai negosiasi status relatif dan kekuasaan. Mereka menegaskan
kekuasaan mereka dengan langsung memberikan nasihat kepada orang lain ("Anda harus
melakukan berikut ini") dan menggunakan bahasa agresif. Ada juga bukti bahwa laki-laki
mendominasi waktu bicara dalam percakapan dengan wanita, serta mengganggu lagi, danmenyesuaikan gaya berbicara mereka kurang dari wanita. Pria juga terlibat dalam lebih
"berbicara laporan," di mana fungsi utama dari percakapan yang pertukaran informasi
impersonal dan efisien. Wanita juga menggunakan laporan bicara, terutama saat bercakap-
cakap dengan laki-laki; ". Bicara hubungan" namun percakapan antara wanita memiliki insiden
yang lebih tinggi membangun hubungan melalui Penekanan ini pada hubungan baik daripada
bicara laporan juga terlihat dalam studi tentang bagaimana perempuan berkomunikasi dalam e-
mail dan bentuk lain dari komunikasi online. Lain perbedaan gender adalah bahwa perempuan
menggunakan permintaan tidak langsung seperti "Apakah Anda
mempertimbangkan. . . "Demikian pula, wanita lebih sering meminta maaf dan mencari nasihatdari orang lain lebih cepat daripada para pria?. Akhirnya, penelitian cukup konsisten
menunjukkan bahwa wanita lebih sensitif dibandingkan pria terhadap isyarat nonverbal dalam
tatap muka pertemuan. Baik pria maupun wanita biasanya memahami satu sama lain, tetapi
perbedaan-perbedaan halus yang iritasi sesekali. Sebagai contoh, para ilmuwan perempuan
mengeluh bahwa para ilmuwan laki-laki menggunakan gaya debat kompetitif yang membuat
sulit bagi perempuan untuk berpartisipasi dalam dialog yang bermakna. Iritan lain terjadi ketika
wanita mencari empati tetapi menerima dominasi pria di respon. Secara khusus, perempuan
kadang-kadang mendiskusikan pengalaman pribadi mereka dan masalah untuk
mengembangkan kedekatan dengan penerima. Tetapi ketika orang mendengar masalah,mereka dengan cepat menyarankan solusi karena ini menegaskan kontrol mereka atas
situasi. Selain frustrasi kebutuhan wanita untuk pemahaman umum,
Aktif dalam Mendengarkan
Awalnya kita perlu mengenali bahwa mendengarkan merupakan proses aktif penginderaan
sinyal pengirim, mengevaluasi dengan akurat, dan menanggapi dengan tepat. Pendengar menerima
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 8/16
sinyal pengirim, decode mereka sebagaimana dimaksud, dan memberikan umpan balik yang sesuai dan
tepat waktu ke pengirim. Pendengar aktif terus mengikuti siklus melalui penginderaan, mengevaluasi,
dan menanggapi selama percakapan dan terlibat dalam berbagai kegiatan untuk meningkatkan
proses ini.
- Penginderaan
Penginderaan adalah proses menerima sinyal dari pengirim dan memperhatikan
kepada mereka. Sinyal-sinyal ini termasuk kata-kata diucapkan, sifat suara (kecepatan
isyarat bicara, nada suara, dan sebagainya), dan nonverbal. Pendengar aktif meningkatkan
penginderaan dengan menunda evaluasi, menghindari gangguan, dan memelihara:
• Tunda evaluasi. Banyak pendengar menjadi korban kesan pertama. Mereka
cepat membentuk opini pesan pembicara dan kemudian menyaring penting
informasi. Pendengar aktif, di sisi lain, mencoba untuk tetap berpikiran terbukamungkin dengan menunda evaluasi pesan sampai pembicara selesai.
• Hindari interupsi. Menyela pembicaraan pembicara memiliki dua efek negatif
pada proses penginderaan. Pertama, mengganggu ide pembicara, karena pendengar
tidak menerima seluruh pesan. Kedua, interupsi cenderung menebak-nebak
apa yang pembicara katakan, yang memberikan kontribusi terhadap masalah mengevaluasi
pembicara ide terlalu dini.
• Menjaga kepentingan. Seperti perilaku apapun, mendengarkan aktif membutuhkan motivasi.
Terlalu sering kita menutup pikiran kita segera setelah pembicaraan dimulai karena subjek
adalah membosankan. Sebaliknya pendengar aktif mempertahankan bunga dengan mengambil
pandangan-mungkin sebuah akurat satu bahwa selalu ada sesuatu yang bernilai dalam
percakapan, melainkan hanya soal aktif mencarinya.
- Mengevaluasi
Komponen mendengarkan mencakup pemahaman pesan yang berarti, mengevaluasi
pesan, dan mengingat pesan. Untuk meningkatkan mereka evaluasi percakapan, pendengar aktif
berempati dengan lawan bicara dan mengatur informasi yang diterima selama percakapan.
• Berempati. Pendengar aktif mencoba untuk memahami dan sensitif terhadap pembicara
perasaan, pikiran, dan situasi. Empati adalah keterampilan penting dalam mendengarkan secara
aktif karena isyarat verbal dan nonverbal dari pembicaraan secara akurat ditafsirkan
dari titik orang lain pandang.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 9/16
• Mengatur informasi. Pendengar informasi proses tiga kali lebih cepat dari
rata tingkat pembicaraan (450 kata per menit vs 125 kata per menit), sehingga
mereka mudah terganggu. Pendengar aktif menggunakan waktu luang untuk mengatur
informasi menjadi poin utama. Bahkan, itu ide yang baik untuk membayangkan bahwa Anda
harus meringkas apa yang orang katakan setelah mereka selesai berbicara.
- Menanggapi
Menanggapi, komponen ketiga mendengarkan, adalah umpan balik ke pengirim, yang
memotivasi dan mengarahkan komunikasi pembicara. Pendengar aktif melakukan ini dengan
menunjukkan minat dan memperjelas pesan:
• Tampilkan bunga. Pendengar aktif menunjukkan minat dengan mempertahankan kontak mata
yang cukup dan mengirimkan kembali sinyal saluran seperti "Oh, benar-benar" dan "Saya lihat"
selama sesuai istirahat dalam percakapan.• Memperjelas pesan. Pendengar aktif memberikan umpan balik dengan mengulang pembicara
ide-ide di potongan yang sesuai. Ini lebih lanjut menunjukkan bunga dalam percakapan dan
membantu pembicara menentukan apakah Anda memahami pesan.
Perbedaan komunikasi antara wanita dan pria
Sejumlah buku-buku populer tentang perbedaan gender dalam komunikasi tampaknya
menyimpulkan bahwa pria dan wanita adalah bentuk kehidupan yang sama sekali berbeda dariplanet yang berbeda. Pada pria dan wanita memiliki realitas praktik komunikasi yang serupa,
tetapi ada perbedaan halus yang kadang-kadang bisa menyebabkan kesalahpahaman dan
konflik. Salah satu perbedaan adalah bahwa pria lebih mungkin dibandingkan perempuan untuk
melihat percakapan sebagai negosiasi status relatif dan kekuasaan. Mereka menegaskan
kekuasaan mereka dengan langsung memberikan nasihat kepada orang lain ("Anda harus
melakukan berikut ini") dan menggunakan bahasa agresif. Ada juga bukti bahwa laki-laki
mendominasi waktu bicara dalam percakapan dengan wanita, serta mengganggu lagi, dan
menyesuaikan gaya berbicara mereka kurang dari wanita. Pria juga terlibat dalam lebih
"berbicara laporan," di mana fungsi utama dari percakapan yang pertukaran informasiimpersonal dan efisien. Wanita juga menggunakan laporan bicara, terutama saat bercakap-
cakap dengan laki-laki; ". Bicara hubungan" namun percakapan antara wanita memiliki insiden
yang lebih tinggi membangun hubungan melalui Penekanan ini pada hubungan baik daripada
bicara laporan juga terlihat dalam studi tentang bagaimana perempuan berkomunikasi dalam e-
mail dan bentuk lain dari komunikasi online. Lain perbedaan gender adalah bahwa perempuan
menggunakan permintaan tidak langsung seperti "Apakah Anda
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 10/16
mempertimbangkan. . . "Demikian pula, wanita lebih sering meminta maaf dan mencari nasihat
dari orang lain lebih cepat daripada para pria?. Akhirnya, penelitian cukup konsisten
menunjukkan bahwa wanita lebih sensitif dibandingkan pria terhadap isyarat nonverbal dalam
tatap muka pertemuan. Baik pria maupun wanita biasanya memahami satu sama lain, tetapi
perbedaan-perbedaan halus yang iritasi sesekali. Sebagai contoh, para ilmuwan perempuanmengeluh bahwa para ilmuwan laki-laki menggunakan gaya debat kompetitif yang membuat
sulit bagi perempuan untuk berpartisipasi dalam dialog yang bermakna. Iritan lain terjadi ketika
wanita mencari empati tetapi menerima dominasi pria di respon. Secara khusus, perempuan
kadang-kadang mendiskusikan pengalaman pribadi mereka dan masalah untuk
mengembangkan kedekatan dengan penerima. Tetapi ketika orang mendengar masalah,
mereka dengan cepat menyarankan solusi karena ini menegaskan kontrol mereka atas
situasi. Selain frustrasi kebutuhan wanita untuk pemahaman umum,
Aktif dalam Mendengarkan
Awalnya kita perlu mengenali bahwa mendengarkan merupakan proses aktif penginderaan
sinyal pengirim, mengevaluasi dengan akurat, dan menanggapi dengan tepat. Pendengar menerima
sinyal pengirim, decode mereka sebagaimana dimaksud, dan memberikan umpan balik yang sesuai dan
tepat waktu ke pengirim. Pendengar aktif terus mengikuti siklus melalui penginderaan, mengevaluasi,
dan menanggapi selama percakapan dan terlibat dalam berbagai kegiatan untuk meningkatkan
proses ini.
- Penginderaan
Penginderaan adalah proses menerima sinyal dari pengirim dan memperhatikan
kepada mereka. Sinyal-sinyal ini termasuk kata-kata diucapkan, sifat suara (kecepatan
isyarat bicara, nada suara, dan sebagainya), dan nonverbal. Pendengar aktif meningkatkan
penginderaan dengan menunda evaluasi, menghindari gangguan, dan memelihara:
• Tunda evaluasi. Banyak pendengar menjadi korban kesan pertama. Mereka
cepat membentuk opini pesan pembicara dan kemudian menyaring penting
informasi. Pendengar aktif, di sisi lain, mencoba untuk tetap berpikiran terbuka
mungkin dengan menunda evaluasi pesan sampai pembicara selesai.
• Hindari interupsi. Menyela pembicaraan pembicara memiliki dua efek negatif
pada proses penginderaan. Pertama, mengganggu ide pembicara, karena pendengar
tidak menerima seluruh pesan. Kedua, interupsi cenderung menebak-nebak
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 11/16
apa yang pembicara katakan, yang memberikan kontribusi terhadap masalah mengevaluasi
pembicara ide terlalu dini.
• Menjaga kepentingan. Seperti perilaku apapun, mendengarkan aktif membutuhkan motivasi.
Terlalu sering kita menutup pikiran kita segera setelah pembicaraan dimulai karena subjek
adalah membosankan. Sebaliknya pendengar aktif mempertahankan bunga dengan mengambil
pandangan-mungkin sebuah akurat satu bahwa selalu ada sesuatu yang bernilai dalam
percakapan, melainkan hanya soal aktif mencarinya.
- Mengevaluasi
Komponen mendengarkan mencakup pemahaman pesan yang berarti, mengevaluasi
pesan, dan mengingat pesan. Untuk meningkatkan mereka evaluasi percakapan, pendengar aktif
berempati dengan lawan bicara dan mengatur informasi yang diterima selama percakapan.
• Berempati. Pendengar aktif mencoba untuk memahami dan sensitif terhadap pembicaraperasaan, pikiran, dan situasi. Empati adalah keterampilan penting dalam mendengarkan secara
aktif karena isyarat verbal dan nonverbal dari pembicaraan secara akurat ditafsirkan
dari titik orang lain pandang.
• Mengatur informasi. Pendengar informasi proses tiga kali lebih cepat dari
rata tingkat pembicaraan (450 kata per menit vs 125 kata per menit), sehingga
mereka mudah terganggu. Pendengar aktif menggunakan waktu luang untuk mengatur
informasi menjadi poin utama. Bahkan, itu ide yang baik untuk membayangkan bahwa Anda
harus meringkas apa yang orang katakan setelah mereka selesai berbicara.
- Menanggapi
Menanggapi, komponen ketiga mendengarkan, adalah umpan balik ke pengirim, yang
memotivasi dan mengarahkan komunikasi pembicara. Pendengar aktif melakukan ini dengan
menunjukkan minat dan memperjelas pesan:
• Tampilkan bunga. Pendengar aktif menunjukkan minat dengan mempertahankan kontak mata
yang cukup dan mengirimkan kembali sinyal saluran seperti "Oh, benar-benar" dan "Saya lihat"
selama sesuai istirahat dalam percakapan.
• Memperjelas pesan. Pendengar aktif memberikan umpan balik dengan mengulang pembicara
ide-ide di potongan yang sesuai. Ini lebih lanjut menunjukkan bunga dalam percakapan dan
membantu pembicara menentukan apakah Anda memahami pesan.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 12/16
Berkomunikasi dalam Hierarki Organisasi
Sejauh ini kita telah terfokus pada "tingkat mikro" masalah dalam komunikasi proses-yaitu
dinamika mengirim dan menerima informasi antara dua orang dalam berbagai situasi. Tapi di
era ini di mana pengetahuan adalah keunggulan kompetitif, pemimpin perusahaan juga perlu
untuk menjaga aliran komunikasi yang terbuka atas, bawah, dan di seluruh organisasi. Bagian
ini memperkenalkan empat strategi komunikasi organizationwide: desain ruang kerja, e-
zines/blogs/wikis, survei karyawan, dan komunikasi langsung dengan manajemen puncak.
Workspace Desain
Kemampuan dan motivasi untuk berkomunikasi adalah sampai batas tertentu dipengaruhi oleh
fisik ruang di mana karyawan bekerja. Lokasi dan desain koridor, kantor, bilik, dan daerah
komunal (kafetaria, lift) bentuk semua yang kita berbicara sebagai serta frekuensi komunikasi
itu. Beberapa perusahaan mencoba untuk mendorong komunikasi dalam tim dengan
mengorganisir karyawan ke dalam kelompok. Cluster ini pendekatan yang digunakan di IDEO
desain produk perusahaan. Ruang fisik secara harfiah kelompok karyawan bersama-sama
sehingga tatap muka komunikasi dalam tim mudah, sedangkan interaksi dengan orang-orang di
tim lain diminimalkan.
Strategi lain ruang kerja yang semakin populer adalah untuk menggantikan kantor tradisional
dengan pengaturan ruang terbuka di mana semua karyawan (termasuk manajemen) bekerja di
daerah terbuka yang sama. Bukti bersifat anekdot menunjukkan bahwa orang berkomunikasi
lebih sering dengan dinding lebih sedikit di antara mereka. Namun, penelitian jugamenunjukkan bahwa desain kantor terbuka berpotensi meningkatkan stres karyawan karena
hilangnya privasi dan pribadi ruang. Menurut analisis survei 13.000 karyawan di 40 besar
organisasi, fungsi paling penting dari ruang kerja adalah untuk menyediakan tempat untuk
berkonsentrasi pada pekerjaan tanpa gangguan. Fungsi yang paling penting kedua adalah
untuk mendukung informal, komunikasi dengan rekan kerja. Dengan kata lain, ruang kerja yang
perlu menyeimbangkan privasi dengan kesempatan untuk interaksi sosial.
E-zine, Blog, dan Wiki
Selama puluhan tahun, karyawan telah menerima berita perusahaan resmi melalui hard copy
newsletter dan majalah. Banyak perusahaan masih menggunakan perangkat komunikasi, tetapi
sebagian besar dilengkapi atau diganti mereka sepenuhnya dengan Web berbasis informasi
sumber. Newsletter format web-based atau PDF-satunya, yang disebut e-zine, murah dan
memungkinkan perusahaan untuk mengirim informasi baru dengan cepat. Namun, informasi
dari e-zine cenderung singkat karena karyawan banyak mengalami kesulitan membaca artikel
lama di layar komputer.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 13/16
Kisah pembuka bab ini dijelaskan bagaimana blog yang memasuki perusahaan dunia sebagai
kendaraan lain komunikasi. Salah satu survei terbaru melaporkan bahwa sementara hanya 7
persen CEO terlibat dalam blogging, persen percaya bahwa blog yang berguna untuk
berkomunikasi dengan karyawan. Blog yang ditulis oleh para eksekutif senior menawarkan
komunikasi langsung kepada karyawan dan, jika ditulis dengan santai, memiliki sentuhanpribadi yang membuat informasi yang lebih kredibel dari majalah resmi. Blog Eksekutif juga
memungkinkan karyawan untuk mengirimkan komentar mereka, yang tidak mungkin dalam e-
zine atau newsletter. Di selain blog eksekutif, Matsushita dan beberapa perusahaan lain yang
beralih ke karyawan blog di mana orang dalam unit kerja update posting tentang kejadian di
daerah mereka.
Wiki (Hawaii untuk "cepat") adalah variasi kolaboratif blog di mana setiap orang dalam
kelompok dapat menulis, mengedit, atau menghapus materi dari situs Web. Wikipedia, populer
ensiklopedia online, merupakan contoh besar dari wiki. Wiki juga perlahan-lahan menemukan
mereka cara menjadi organisasi tradisional. Karyawan di Aperture Technologies Inc di Stamford,
Connecticut, menggunakan wiki untuk menulis dokumentasi, ide brainstorming, dan
mengkoordinasikan pemasaran proyek. "Wiki memungkinkan kolaborasi ini jauh lebih baik dari
apa pun lain, jadi kami menyelesaikan sesuatu lebih cepat, "kata pendiri Aperture Nicholas
Pisarro Jr.
Karyawan Survei
Hampir semua "perusahaan terbaik untuk bekerja," dan juga sebagian besar perusahaan besar
seluruh Amerika Serikat dan beberapa negara lain, melakukan survei karyawan setidaknya
sekali setiap tahun. Bahkan, pemimpin di dua pertiga dari kinerja tinggi pada perusahaan
mengklaim bahwa survei karyawan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk
memperkuat karyawan keterlibatan tingkat. Survei adalah perangkat komunikasi yang berguna
ke atas untuk berbagai tujuan. Tennessee Valley Authority survei karyawannya setiap tahun
dengan menggunakan 60-item "kesehatan indeks budaya" bahwa produsen energi ditemukan
memprediksi berikutnya produktivitas di setiap unit kerja. Bell Kanada survei 60.000
karyawannya setiap tahun menggunakan 84 pertanyaan tentang beberapa tema, termasuk
mobilitas karir, tantangan pekerjaan, berbagi informasi, dan kepercayaan dalam kepemimpinan
perusahaan. Terbesar di Kanada telepon perusahaan juga memiliki "Survei pulsa" triwulanan
yang mengukur sikap tentang kebijakan khusus seperti pensiun dini.
Komunikasi Langsung dengan Manajemen Puncak "Pupuk terbaik dalam bidang apapun adalah
bahwa langkah kaki petani!" Ini Cina kuno mengatakan berarti bahwa pertanian yang paling
berhasil bila petani menghabiskan waktu di sawah langsung mengamati perkembangan
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 14/16
tanaman itu. Dalam konteks organisasi ini berarti bahwa untuk sepenuhnya memahami isu-isu,
eksekutif senior harus keluar dari suite eksekutif dan memenuhi langsung dengan karyawan di
semua tingkat dan di wilayah mereka. Hampir 40 tahun yang lalu orang-orang di Hewlett-
Packard menciptakan sebuah frase untuk strategi komunikasi: manajemen oleh berjalan-jalan
(MBWA). Greg Aasen, direktur operasional dan pendiri PMC-Sierra, apakah MBWA nya denganmenjalankan dengan karyawan saat makan siang. "Bahkan senior orang Saya telah bekerja
dengan selama 10 tahun, mereka memberitahu Anda lebih banyak habis pada jejak dari mereka
akan di kantor Anda. Ini tidak menakutkan, saya kira, "kata Aasen.
Seiring dengan MBWA, eksekutif mendapatkan komunikasi yang lebih langsung dengan
karyawan melalui "pertemuan balai kota," di mana kelompok besar karyawan mendengar
tentang merger atau berita khusus lainnya secara langsung dari para pengambil kebijakan
kunci. Misalnya, segera setelah menjadi kepala eksekutif McDonald di Inggris, Peter Beresford
melembagakan bulanan kota secara online aula peristiwa di mana anggota dewan menjawab
pertanyaan dari setiap McDonald staf. Beberapa eksekutif juga melakukan forum karyawan
meja bundar mendengar pendapat dari representasi kecil staf tentang berbagai isu. Semua
komunikasi langsung strategi berpotensi meminimalkan penyaringan karena eksekutif
mendengarkan langsung kepada karyawan. Mereka juga membantu para eksekutif
memperoleh pengertian yang lebih mendalam cepat internal masalah organisasi. Keuntungan
ketiga dari komunikasi langsung adalah bahwa karyawan mungkin memiliki empati lebih untuk
keputusan yang diambil jauh di hierarki perusahaan.
Berkomunikasi melalui Grapevine
Tidak peduli berapa banyak pemimpin perusahaan mencoba untuk berkomunikasi melalui e-
zine, blog, wiki, survei, MBWA, dan sarana lainnya, karyawan masih akan bergantung pada
komunikasi tertua saluran: gosip perusahaan. Selentingan adalah tidak terstruktur, jaringan
informal didirikan pada hubungan sosial daripada bagan organisasi atau deskripsi pekerjaan.
Apa karyawan berpikir tentang selentingan? Survei karyawan di dua perusahaan AS-satu di
Florida, yang lain di California memberikan jawabannya. Kedua survei menemukan bahwahampir semua karyawan menggunakan selentingan, tetapi sangat sedikit dari mereka lebih
memilih sumber informasi. Survei California juga melaporkan bahwa hanya Sepertiga karyawan
percaya informasi selentingan yang kredibel. Dengan kata lain, karyawan beralih ke selentingan
ketika mereka memiliki pilihan lain.
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 15/16
Grapevine Karakteristik Penelitian yang dilakukan beberapa dekade yang lalu melaporkan
bahwa selentingan mengirimkan informasi sangat cepat di segala penjuru di seluruh organisasi.
Pola khas adalah cluster rantai, dimana beberapa orang secara aktif mengirimkan rumor banyak
lainnya. Selentingan bekerja melalui jaringan sosial informal, sehingga lebih aktif di manakaryawan memiliki latar belakang yang sama dan dapat berkomunikasi dengan mudah. Banyak
rumor tampaknya memiliki minimal sebuah kernel kebenaran, mungkin karena mereka
ditransmisikan melalui media yang kaya saluran komunikasi (faceto- wajah) dan karyawan
termotivasi untuk berkomunikasi secara efektif. Namun demikian, selentingan mendistorsi
informasi dengan menghapus detil-detil halus dan membesar-besarkan hal penting dari cerita.
Beberapa karakteristik ini masih mungkin benar, tetapi fitur lain dari selentingan telah berubah
karena efek dramatis dari teknologi informasi di tempat kerja. E-mail, pesan cepat, dan bahkan
blog telah menggantikan pendingin air tradisional sebagai sumber gosip. Jaringan sosial telah
berkembang sebagai karyawan berkomunikasi satu sama lain di seluruh dunia, bukan hanya di
sekitar bilik berikutnya. Publik blog dan forum Web telah memperpanjang gosip kepada siapa
pun-bukan hanya karyawan yang terhubung ke jaringan sosial.
Grapevine Manfaat dan Keterbatasan
Jika selentingan didorong, ditoleransi, atau membatalkan? Kesulitan dalam menjawab
pertanyaan ini adalah bahwa selentingan memiliki baik kelebihan dan keterbatasan. Salah satu
manfaat, seperti yang disebutkan sebelumnya, adalah bahwa karyawan mengandalkan
selentingan ketika informasi adalah tidak tersedia melalui saluran resmi. Itu juga merupakan
saluran utama melalui mana organisasi cerita dan simbol lain dari budaya organisasi
dikomunikasikan. Sebuah manfaat ketiga dari selentingan adalah bahwa interaksi sosial
mengurangi kecemasan. Hal ini menjelaskan mengapa pabrik rumor yang paling aktif selama
masa ketidakpastian. Akhirnya, selentingan dikaitkan dengan dorongan untuk obligasi. Menjadi
penerima gosip adalah tanda penyertaan, menurut psikolog evolusioner. Mencoba untuk
membatalkan selentingan adalah, dalam beberapa hal, upaya untuk merusak hard alami
manusia untuk interaksi sosial.
Meskipun selentingan menawarkan manfaat ini, bukan komunikasi yang lebih disukai
menengah. Informasi Grapevine kadang-kadang begitu terdistorsi bahwa escalates bukan
mengurangi kecemasan karyawan. Selanjutnya, karyawan mengembangkan sikap yang lebih
negatif terhadap organisasi saat manajemen lebih lambat dari selentingan dalam
berkomunikasi informasi. Apa yang harus pemimpin perusahaan lakukan dengan selentingan?
Yang terbaik saran tampaknya untuk mendengarkan selentingan sebagai sinyal kecemasan
5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 16/16
karyawan, maka memperbaiki penyebab kegelisahan ini. Beberapa perusahaan juga
mendengarkan selentingan dan langkah untuk memperbaiki kesalahan terang-terangan dan
rekayasa. Yang paling penting, perusahaan pemimpin perlu untuk melihat selentingan sebagai
pesaing-dan akhirnya memenangkan tantangan untuk menginformasikan karyawan sebelum
mereka menerima berita selentingan.