IFDA New England Chapter Minutes of the Board of Directors Meeting

February 5, 2015

 

   The  meeting  was  called  to  order  at  12:10pm.      Attendance:  All  present  except  Al  Lagueux  and  Gloria  Robertson  who  were  excused.    Jennifer  Driscoll  made  a  motion  to  accept  the  meeting  agenda.  The  motion  was  seconded  by  Bob  Grossman.    A  vote  was  taken  and  the  agenda  was  approved.    Jennifer  Driscoll  made  a  motion  to  approve  the  minutes  of  the  January  Board  Meeting.  The  motion  was  seconded  by  Bob  Grossman.    A  vote  was  taken  and  the  minutes  were  approved.    Gary  Rousseau  delivered  the  Treasurer’s  Report.      Please  contact  Karen  Dzendolet  at  karen@kdzdesigns.com  if  you  have  any  questions  about  IFDA  NE  finances.        Rob  Henry  delivered  the  Membership  Report.  

We  have  6  new  members  this  year  and  144  members  in  all.    88  are  paid  members;  56  have  not  paid,  as  of  Feb.  5th.  

 Vivian  Robbins  delivered  the  Membership  Retention  report.  

Vivian  has  data  on  which  members  attended  our  events.  This  data  will  be  included  in  the  minutes.  Rob  will  evaluate  the  data  to  determine  if  there  is  a  correlation  between  the  members  who  attended  events  and  renewed  their  membership  and  those  who  did  not  attend  events  and  did  not  renew.  Vivian  did  not  include  in  the  report  those  people  who  attended  the  Louis  Postel  writing  workshops.  It  was  requested  that  Dianne  Ramponi  keep  track  of  people  who  signed  up  for  events  and  failed  to  attend.  Rob  suggested  that  we  follow  up  with  people  who  join  the  chapter  but  never  participate.    Vivian  followed  up  with  a  member  who  never  attends  events.    This  person  remarked  that  he/she  doesn't  like  that  we  have  to  pay  dues  and  pay  to  attend  events.      Vivian  called  people  who  have  not  renewed  their  membership.    Rob  will  also  follow  up  with  people  he  knows  or  has  brought  into  the  chapter.    Vivian  reported  on  the  results  from  the  holiday  party  survey  pertaining  to  the  newsletter.    People  preferred  a  local  over  a  national  newsletter  and  quarterly  over  monthly  frequency.    Only  15  people  responded,  however.    People  wanted  to  know  what  the  Board  is  working  on,  what's  new  with  members,  and  receive  earlier  notice  of  events.  

 Jennifer  Driscoll  delivered  the  Event  Programming  Report.  

IFDA  New  England  Chapter  Board  Meeting  Minutes   February  6,  2015  Page  2      

 

The  event  planned  for  January  is  now  being  held  in  February.    This  change  is  desirable    as  Thread  postponed  presenting;    that  was  originally  planned  for  February.    Thread  was  going  to  talk  about  fabrics  and  upholstery  and  what  to  expect  from  your  workroom.    They  wanted  to  host  the  event  at  the  Kravet  Showroom  in  the  Boston  Design  Center  but  Kravet  thought  that  this  was  an  event  that  should  be  held  in  the  5th  floor  seminar  room.    Jen  would  still  like  to  hold  this  event  and  suggested  that  Thread’s  presentation  be  moved  to  the  summer  retreat.    People  who  paid  for  the  January  event  had  to  re-­‐up  for  February  or  request  a  refund.    Two  people  asked  for  refunds.    Jen  said  that  it’s  easier  to  give  refunds  than  give  credit  for  future  events.  Jen  reported  that  making  calls  to  generate  attendance  promotes  attendance.    There  is  a  20%  increase  in  attendance  when  calls  are  made.      The  March  event  (March  24th  from  5:30  to  8:30pm)  will  involve  two  NY  designers.    Taniya  Nayack  from  HGTV  is  moderating.    Jen  is  looking  for  a  third  panelist.    Dennis  Duffy  has  been  confirmed  .      Jen  needs  help  with  questions  for  Taniya  to  pose  to  panelists.    She  requested  that  we  provide  her  with  3  questions  that  we  would  want  to  ask  the  panelists.    The  March  event  will  be  held  at  Woodmeister.    Woodmeister  will  publicize  the  event  through  their  contacts  as  well.    Jen  wants  to  publicize  the  event  as  soon  as  possible.    Jen  is  expecting  at  least  50  in  attendance.    Woodmeister  has  room  for  75.      Attendance  will  depend  on  publicity.    There  may  be  a  lot  of  conflicts  because  the  event  is  being  held  during  Design  Week.    Jen  will  publicize  this  as  a  branding/membership/networking  event.      Admission  will  be  $30  for  members  and  $20  for  students.    We  will  include  consumers  in  this  event  at  $40  admission.    There  will  be  a  cost  to  us  because  we  are  housing  the  NY  designers,  providing  them  with  dinner,  and  paying  Taniya.    Woodmeister  will  pay  for  catering  and  the  bar.    There  is  no  cost  for  the  venue.  

    The  event  for  April  will  be  a  NE  Home  Magazine  editorial  review  or  a  fabric  workshop.    

Jen  reported  that  Cowtan  &  Tout  is  opening  a  new  showroom  and  she  would  love  for  them  to  be  a  sponsor  for  Take  A  Seat.  Eddie  Lane  (one  of  the  NY  designers  for  the  March  event)  has  a  connection  with  the  head  of  Cowtan  &  Tout  National.  Cowtan  &  Tout  had  said  they  were  interested  in  the  March  event,  but  we  had  already  arranged  with  Woodmeister  to  host.    Karen  suggested  reaching  out  to  Karen  Gilman  to  contact  Cowtan  &  Tout.      Jen  reported  that  she  is  trying  to  arrange  to  kick  off  Take  A  Seat  on  May  13th  at  the  Isabella  Stewart  Gardiner  Museum,  as  well  as  looking  at  other  venues.  We  will  kick  off  Take  A  Seat  in  partnership  with  other  IFDA  chapters  (NY,  Philly  and  Washington,  DC).  

IFDA  New  England  Chapter  Board  Meeting  Minutes   February  6,  2015  Page  3      

 

After  the  kickoff  on  May  13th,  the  chairs  are  moved  around  and  displayed  as  a  group  (in  a  store  or  showroom).    The  chair  displays  will  be  publicized.    The  event  finale  will  be  an  auction  and  gala  at  the  end  of  May/June.  Jen  would  like  each  designer  participating  in  Take  A  Seat  to  connect  with  an  architect  and  builder  for  sponsorship.    The  architect/builder’s  logo  will  be  attached  to  the  designer’s  chair.  Jen  is  looking  at  a  space  at  100  Federal  Street  with  a  courtyard  for  the  gala.    Jen  is  looking  to  partner  with  the  BSA  and  BRAGB  for  the  event.  Rose  Ann  has  a  vendor  who  makes  cookies  imprinted  with  a  logo.    She  is  getting  samples.    Jen  will  consider  this  for  Take  A  Seat.    We  will  still  have  the  boat  cruise  at  the  end  of  June.    Rob  has  started  discussions  for  the  boat  cruise,  which  will  be  an  IFDA  NE  and  BRAGB  event.    WIHED,  our  new  charity,  will  be  announced  in  our  newsletter  and  at  our  February  event.  Jen  reported  that  people  want  to  include  speed  networking  at  our  events:  3  sessions  of  60  seconds  in  which  each  person  shares  3  things  about  his/her  business.    Jen  is  planning  to  do  speed  networking  at  the  beginning  of  the  February,  April,  May,  June,  September,  and  November  events.    The  designers  will  be  separate  from  everyone  else.    It  will  be  suggested  that  each  participant  pick  a  person  with  whom  he/she  had  a  connection  and  call  that  person  to  meet  at  another  time.    Jen  will  send  out  a  “save  the  date”  for  the  March  event.      Karen  asked  that  we  announce  by  March  the  dates  of  all  events  between  now  and  the  summer  because  people  are  asking  for  “save  the  dates.”  

 Dianne  Ramponi  delivered  the  Hospitality  Report.  

Dianne  will  call  7  people  who  signed  up  for  the  January  event  and  have  not  reconfirmed  for  the  February  event.    Jen  requested  that  a  membership  information  sheet  be  at  the  registration/hospitality  table  at  all  events.  

 Chris  Saad  delivered  the  Communications  Report.  

Chris  is  expanding  our  reach  with  LinkedIn,  Facebook  and  Constant  Contact.  He  is  working  on  our  branding  inside  and  outside  the  industry.  He  is  looking  at  ways  to  get  our  brand  out.    Constant  Contact  is  a  good  way  to  get  our  communications  out.  We  have  130  likes  on  our  Facebook  page.    Chris  has  started  a  Twitter  account.  Chris  looked  up  all  of  our  members’  Facebook  pages  and  liked  them  in  the  hope  that  people  will  like  us  back.    He  will  do  the  same  with  Twitter  accounts.  Chris  will  post  save  the  dates  to  Facebook.    He  will  use  the  photos  taken  by  Elaine  Frederick  at  events  and  post  those.  

IFDA  New  England  Chapter  Board  Meeting  Minutes   February  6,  2015  Page  4      

 

Advertising  on  Facebook  is  something  Chris  thinks  we  should  consider  for  the  future.  Chris  is  looking  at  a  common  hashtag  to  use.  Chris  is  looking  at  hosting/giving  a  workshop  for  teaching  Social  Media  to  our  members.    Leslie  Fine  did  this  type  of  workshop  before.    Jen  also  suggested  reaching  out  to  Adam  Japko  to  give  a  talk  at  the  NE  Home  Magazine  editorial  review  event.  Chris  wants  to  encourage  members  to  provide  content.    Jen  suggested  reaching  out  to  suppliers.    Karen  said  at  the  national  conference  there  were  a  lot  of  requests  for  trends  reports  in  local  areas.  Chris  is  trying  to  post  content  every  2  days.  Chris  addressed  whether  there  is  value  doing  the  newsletter.    We  received  only  15  survey  responses  out  of  130  persons  eligible  to  respond.    But  the  results  showed  that  people  who  care  about  the  newsletter  really  care  about  it.    Chris  is  wondering  whether  it  makes  sense  to  post  content  on  a  more  timely  basis  than  in  a  quarterly  newsletter.    Chris  thinks  we  don't  have  enough  content  to  do  a  more  frequent  newsletter  but  we  may  want  to  consider  more  frequent  issues  in  the  future.  We  have  a  LinkedIn  group  page  but  we  don't  know  how  to  put  content  on  it.  Laurie  Gorelick  suggested  that  we  ask  people  for  their  social  media  contact  information  when  they  register.  

 Gloria  Robertson  reported  in  absentia  on  Education  and  Educational  Foundation.  

Gloria  has  contacted  the  BAC  to  resurrect  the  student  chapter  there.  Karen  asked  her  to  apply  for  all  the  grant  money  we  can  access  from  National,  and  she  is  working  complete  all  the  paperwork.  As  of  2015,  we  have  funded  an  IFDA  student  scholarship  in  the  amount  of  $1500  for  green  and  sustainable  design;    we  have  renamed  it  the  Tricia  LeVangie  Green/Sustainable  Design  Scholarship.  We  have  agreed  to  support  it  for  3  years.    

   Rose  Ann  Humphrey  reported  on  Sponsorship.  

Rose  Ann  reached  out  to  Thread  and  Allstate  Glass  but  has  not  gotten  responses.  Rose  Ann  will  use  the  membership  list  to  reach  out  to  corporate  members.  Karen  requested  that  Rose  Ann  circulate  a  list  of  potential  sponsors  among  the  board  and  that  board  members  approach  contacts  they  have;    non-­‐IFDA  members  should  be  approached.  Chris  thinks  NARI  could  be  a  good  fit  for  us.  

 Jacqui  Becker  reported  on  Community  Relations.  

Jacqui  met  with  WIHED  and  is  waiting  to  hear  back  from  the  executive  director.    The  executive  director  will  do  a  5  minute  presentation  at  the  February  event.    Jacqui  requested  that  the  director  bring  something  visual  to  represent  the  organization  and  what  it  stands  for  that  will  be  inspirational  to  our  membership.    Jacqui  requested  that  the  director  identify  projects  that  she  thinks  will  benefit  best  from  our  organization’s  contribution.    Jacqui  is  waiting  to  hear  back  on  the  projects  that  will  connect  best  with  our  membership.  

IFDA  New  England  Chapter  Board  Meeting  Minutes   February  6,  2015  Page  5      

 

 Bob  Grossman  reported  on  Industry  Events.  

There  is  not  much  to  report.    He  spoke  to  Michelle  from  NARI,  and  she  said  she  checks  out  our  calendar  all  the  time.  

 Sean  Reynolds  reported  on  Future  Directions.  

Sean  is  trying  to  determine  what  the  difference  is  between  his  role  and  the  Educational  role.  Sean  is  thinking  he  should  approach  recent  graduates.    He  is  looking  for  input  from  membership  as  to  whether  we  want  to  host  internship,  mentoring  or  shadowing  programs.    He  wants  to  use  our  efforts  to  help  prospective  students  figure  out  what  school  is  best  for  them.    Karen  suggested  that  she  sit  down  with  Sean,  Chris  and  Gloria  to  see  where  there  is  crossover.    Gloria  reaches  out  to  schools.    Sean  is  reaching  out  to  what  comes  out  of  schools.    

 Karen  Dzendolet  delivered  President’s  remarks.    

In  the  interest  of  time,  Karen  tabled  discussion  on  the  membership  ambassador  program  until  a  future  meeting.    Karen  wants  to  identify  a  person  to  do  it.    She  will  circulate  job  specifications  to  get  feedback.  Karen  summarized  Louis’s  mission  statement  workshop.    Louis  asked  us  to  spend  10  minutes  writing  what  would  make  us  proud  to  be  a  member  of  IFDA  in  2015.    He  then  asked  us  to  write  how  we'd  accomplish  each  item.    We  will  circulate  our  remarks  in  a  Google  doc.    

 Rose  Ann  made  a  motion  to  end  the  meeting.    The  motion  was  seconded  by  Dianne.    A  vote  was  taken  and  the  motion  passed.    The  meeting  was  adjourned  at  2:20  pm.