คู่มือการใช่งาน Project Office

โครงการจางออกแบบ ศกษาและพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ

อยางบรณาการ ระหวางรฐสภาและสถาบนพระปกเกลา

คมอการใชงานระบบ Project Office

KPI Vol.1_Project Office Manual

บรษท เทเลโทรล วน จ ากด

ชอเอกสาร : ระเบยบการประชมตดตามโครงการ เวอรชน : 1.0 วนทพมพ : 21/03/2555

โครงการจางออกแบบ ศกษา และพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศอยางบรณาการระหวางรฐสภาและสถาบนพระปกเกลา

Teletrol-One Co., Ltd. – All rights reserved หนา 2

คมอการใชงานระบบ PROJECT OFFICE

ชอโครงการ : โครงการจางออกแบบ ศกษาและพฒนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศ อยางบรณาการระหวางรฐสภาและสถาบนพระปกเกลา

รหสโครงการ : KPI VOL.1

เวอรชน : 1.0

บทบาทหนาทรบผดชอบ ชอ – นามสกล ลายเซน

ผจดท า : Project Secretary นายกองตระกล สบสารคาม

ผตรวจทาน : Quality Assurance

Project Manager

ผอนมต : Senior Management

ลกคาอนมต :

CCB อนมต:

Quality Manager

Project Manager

Configuration Management




ประวตการเปลยนแปลงเอกสาร

(REVISION HISTORY)

ล าดบ วนเดอนป เวอรชน

อางองเอกสารการขอ

เปลยนแปลงเลขท

เพม / แกไข /

ลบ รายละเอยดการแกไข ผรบผดชอบ

1. 15/03/2555 1.0 - - ประกาศใชครงแรก กองตระกล

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.




สารบญ

เรอง หนา บทท 1 การเขาใชงานระบบ ...........................................................................................................................................................1

บทท 2 เมนตางๆ ของระบบงานในโครงการ KPI ...........................................................................................................................2

บทท 3 การใชงานในสวนเมน Documents ..................................................................................................................................4

3.1 การเพมไฟลเอกสาร .......................................................................................................................................................................... 4

3.2 การเพมโฟลเดอร ............................................................................................................................................................................... 5

3.3 การแกไขเอกสารหรอ Update เอกสาร .......................................................................................................................................... 6

3.4 การลบและกคนไฟลเอกสาร ............................................................................................................................................................. 7

บทท 4 การใชงานในสวนเมน Meeting Record ..........................................................................................................................9

4.1 การบนทกรายงานการประชม .......................................................................................................................................................... 9

4.2 การแนบไฟลทเกยวกบการรายงานประชม .................................................................................................................................... 12

4.3 การยนยนรายงานการประชม ......................................................................................................................................................... 13

บทท 5 การใชงานในสวนเมนรายงานผลการปฏบตการ .............................................................................................................. 14

5.1 บนทกรายงานผลการปฏบตงาน ..................................................................................................................................................... 14

5.2 การแนบไฟลทเกยวกบการรายงานผลการปฏบตงาน .................................................................................................................... 17

บทท 6 การใชงานในสวนของเมน Tracking .............................................................................................................................. 18

6.1 บนทกงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย .................................................................................................................. 18

6.2 การแกไขงานทมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย ........................................................................................................................... 21

6.3 การเลอกดมมมอง (View) ของงานแบบตางๆ ............................................................................................................................... 21




บทท 1 การเขาใชงานระบบ

การเขาใชงานระบบ Project Office มขนตอนดงน 1. เปด Web Browser และพมพ URL : https://one2center.one2cloud.com:486/ ในชอง Address แลว

Enter ดงรปท 1.1

รปท 1. 1 กรอก URL

2. จากนนจะมหนาตางเพอใหใสชอผใชและรหสผาน เพอ Login เขาระบบ (รปท 1.2) แตถาไมมหรอลมชอผใชและรหสผาน สามารถตดตอผดแลระบบเพอขอชอผใชและรหสผานได

รปท 1. 2 หนาตาง Login

3. เมอ Login เขาสระบบเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาแรก ดงรปท 1.3

รปท 1. 3 หนาแรกของระบบ

https://one2center.one2cloud.com:486/




บทท 2 เมนตางๆ ของระบบงานในโครงการ KPI

การเขาใชงานระบบ Project Office ในสวนของโครงการ KPI มขนตอนดงน

1. เมอเขามาทหนาแรกของระบบ Project Office แลว ใหเลอกเมน KPI (1) หรอสามารถเลอกเขาระบบยอย 19 ระบบ จากเมนยอยได (2) ดงรปท 2.1

รปท 2. 1 เลอกเมน KPI หรอ ระบบยอย 19 ระบบ

ความหมายของเมน มดงน

1) KPI หมายถง หนา KPI สวนกลาง 2) 411 หมายถง หนาระบบสารสนเทศนตบญญต 3) 412 หมายถง หนาระบบสารสนเทศการประชมและกรรมาธการ 4) 413 หมายถง หนาระบบสารสนเทศญตต 5) 421 หมายถง หนาระบบสารสนเทศกระทถาม 6) 422 หมายถง หนาระบบสารสนเทศสรรหาและแตงตง 7) 423 หมายถง หนาระบบสารสนเทศถอดถอนบคคลออกจากต าแหนง 8) 424 หมายถง หนาระบบสารสนเทศรบเรองราวรองทกข 9) 425 หมายถง หนาระบบสารสนเทศขอมลส าหรบจดเกบเอกสารในรปแบบ

อเลกทรอนกส 10) 426 หมายถง หนาระบบสารสนเทศสบคนขอมล 11) 430 หมายถง หนาระบบประเมนผลการด าเนนงาน




12) 440 หมายถง หนาชดโปรแกรมบนทกตารางงานและอ านวยการประจ าตวสมาชกสภาผแทนราษฎร (สส.) / สมาชวฒสภา (สว.)

13) 511 หมายถง หนาระบบทะเบยนเครอขายภาคพลเมอง 14) 512 หมายถง หนาระบบสนบสนนการแสดงความคดเหนภาคพลเมอง 15) 520 หมายถง หนาระบบ Community of Democracy Practice (CoDP) 16) 530 หมายถง หนาระบบจดการประชมทางไกล 17) 610 หมายถง หนาระบบตดตามการด าเนนโครงการ 18) 620 หมายถง หนาระบบการประเมนผลงานบคลากรสถาบนพระปกเกลา 19) 630 หมายถง หนาระบบการประเมนความเสยงของสถาบนพระปกเกลา 20) 640 หมายถง หนาระบบบรการผลงานทางวชาการ

ซงผใชแตละคนจะสามารถเหนเมนแตละเมนได ขนอยกบการก าหนดสทธของผใชงาน

2. เมอเขามาทหนาระบบทเลอกแลว จะปรากฏหนาดงรปท 2.2 ซงแตละผใชงานกจะเหนเมนระบบงานอนๆ แตกตางกนขนอยกบสทธการใชงานระบบเชนกน

รปท 2. 2 หนาระบบงานทเลอก




บทท 3 การใชงานในสวนเมน Documents

เปนเมนส าหรบการจดการไฟลเอกสารตางๆ เชน เพม ลบและแกไข ดงรปท 3.1

รปท 3. 1 หนาแรกของเมน Documents

3.1 การเพมไฟลเอกสาร

มขนตอนดงน

1) คลกท หรอ แลวจะปรากฏหนาฟอรมส าหรบเลอกไฟลทตองการ Upload เขาระบบ ดงรปท 3.2

รปท 3. 2 ฟอรมการ Upload ไฟลเอกสาร

2) คลกท เลอกไฟล และเลอกไฟลเอกสารทตองการ Upload และคลกปม OK เมอ Upload เรยบรอยแลวจะมชอไฟลทได Upload ไปแสดงในรายการ เอกสารในหนาระบบ ดงรปท 3.3




รปท 3. 3 รายการไฟลทอยในระบบ

3.2 การเพมโฟลเดอร


1) คลกท แลวจะปรากฏหนาฟอรมส าหรบตงชอโฟลเดอร ดงรปท 3.4

รปท 3. 4 ฟอรมเพมโฟลเดอร

2) กรอกชอโฟลเดอรทตองการ แลวคลก Save จะไดโฟลเดอรทตองการในหนารายการเอกสารในระบบดงรปท 3.5




รปท 3. 5 รายการโฟลเดอรทสรางขนมา

3.3 การแกไขเอกสารหรอ Update เอกสาร


1) คลกท ของรายการเอกสารทตองการแกไขเอกสารหรอ Update แลวเลอก ดงรปท 3.6

รปท 3. 6 การ Check Out

2) Icon ของไฟลทเราเลอกจะมลกษณะดงน จากนนคลกทรายการเพอดาวนโหลดเอกสารมาแกไข หรอ Update

3) เมอแกไข หรอ Update เสรจแลว เลอกรายการไฟลท Check Out และคลกทปม เพอ Upload ไฟลทแกไขแลว ดงรปท 3.7




รปท 3. 7 การ Upload ไฟลทแกไขแลว

4) และเมอ Upload เสรจ Icon ทรายการเอกสารจะเปนปกต

3.4 การลบและกคนไฟลเอกสาร


1) เลอกรายการไฟลเอกสารทตองการลบ และคลกท เพอลบไฟล ดงรปท 3.9

รปท 3. 1 การลบไฟล

2) จะปรากฏหนาตางดงรปท 3.10 เพอยนยนการลบไฟลเอกสาร และคลก “ตกลง” ไฟลทเลอกกจะถกลบออกไปจากรายการ แลวไปอยใน Recycle Bin




รปท 3. 2 หนาตางยนยนการลบไฟลเอกสาร

3) ถาตองการกคนไฟลทเคยลบไปแลวกลบมา สามารถท าไดโดยคลกทเมน ในหนา Recycle Bin จะปรากฏรายการไฟลทเคยถกลบไปแลว ดงรปท 3.11

รปท 3. 3 หนา Recycle Bin

4) คลกเลอกทไฟลทตองการกคน แลวคลก เพอท าการกคนไฟล ดงรปท 3.12

รปท 3. 4 การกคนไฟล




บทท 4 การใชงานในสวนเมน Meeting Record

เปนเมนส าหรบการจดการบนทกรายงานการประชม และแนบไฟลเอกสารทเกยวของกบการประชม ดงรปท 4.1

รปท 4.1 เมน Meeting Record

4.1 การบนทกรายงานการประชม

มขนตอนดงน 1) คลก แลวจะปรากฏหนาฟอรมส าหรบการบนทกรายงานการประชม ดงรปท 4.2




รปท 4.2 ฟอรมบนทกการประชม




วธการกรอกขอมลในฟอรม มดงน 1.1) ครงท

กรอกหมายเลขครงทประชม 1.2) เรมการประชม – จบการประชม

เลอกวนทและเวลาเรม – จบการประชม 1.3) ผเขารวมการประชม / ผขาดการประชม

กรอกชอภาษาองกฤษของผเขารวม / ผขาดการประชม แลวคลก เพอยนยน Username หรอ คนหา Username โดยคลก ท าการคนหา Username แลวคลก Add เพอเพม Username ทตองการ เมอครบแลวคลก OK

1.4) แจงใหทราบ

กรอกประเดน/วาระทประธานในทประชมแจงเรองตางๆ ใหผเขารวมประชมรบทราบ 1.5) ประเดน

กรอกประเดน/วาระทมการหารอในทประชม 1.6) สงการ

กรอกประเดนทประธานในทประชมมค าสงการใหผเขารวมประชมหรอเลขาฯด าเนนการ โดยตองระบชอผรบผดชอบและก าหนดแลวเสรจดวย

1.7) ประเดนคาง กรอกประเดน/วาระทยงประชมหาขอสรปในการประชมครงนนไมได ตองยกประเดน/

วาระไปไวในการประชมครงตอไป 1.8) ประเดนคางเสรจสน

ในกรณทประเดนคางจากการประชมครงทผานมาหาขอสรปไดแลว ใหแกไขบนทกการประชมครงทผานมาแลวท าเครองหมาย

1.9) ผบนทกการประชม กรอกชอภาษาองกฤษของผบนทกการประชม แลวคลก เพอยนยน Username

หรอ คนหา Username โดยคลก ท าการคนหา Username แลวคลก Add เพอเพม Username ทตองการ เมอครบแลวคลก OK




2) เมอกรอกขอมลรายงานการประชมครบแลว คลก Save ระบบจะบนทกรายการและแสดงเปนรายการในหนาแรกของเมน Meeting Record

4.2 การแนบไฟลทเกยวกบการรายงานประชม


1) คลกเลอกรายการรายงานการประชมทตองการ แลวคลก ดงรปท 4.3

รปท 4.3 การแนบไฟลการประชม

2) จากนนจะปรากฏหนาตางส าหรบการ Upload ไฟล ดงรปท 4.4 แลวกด OK

รปท 4.4 หนาตางการ Upload ไฟลการประชม




4.3 การยนยนรายงานการประชม

มขนตอนดงน 1) เมอมรายงานการประชมทผใชไดเขารวมการประชมดวย จะมรายการส าหรบอานและยนยนรายงาน

การประชมปรากฏอยทหนาแรกของเมน Meeting Record ดงรปท 4.5

รปท 4.5 รายการยนยนรายงานการประชม

2) คลกเขาไปทรายการทตองการยนยนรายงานการประชม จะปรากฏฟอรมส าหรบแสดงความคดเหนและยนยนการประชม โดยกรอกแสดงความคดเหนทชอง Comments และคลก Approve เพอยนยนรายงานการประชม ดงรปท 4.6

รปท 4.6 การยนยนรายงานการประชม




บทท 5 การใชงานในสวนเมนรายงานผลการปฏบตการ

เปนเมนส าหรบการรายงานผลการปฏบตงานของทมงานทไดรบมอบหมาย ดงรปท 5.1

รปท 5.1 เมน รายงานผลการปฏบตงาน

5.1 บนทกรายงานผลการปฏบตงาน


1) คลก จะปรากฏหนาฟอรมส าหรบบนทกรายงานผลการปฏบตงาน ดงรปท 5.2




รปท 5.2 ฟอรมบนทกรายงานผลการปฏบตงาน




วธการกรอกขอมลในฟอรม มดงน 1.1) Title

กรอกชองานทปฏบต 1.2) Start Time – End Time

เลอกวนทและเวลาเรม – สนสดการปฏบตงาน 1.3) S_name

กรอกรายชอลกคาหรอผตดตอดวย 1.4) Position

กรอกต าแหนงของลกคาหรอผตดตอดวย 1.5) Department

กรอกชอหนวยงาน 1.6) Staff

กรอกชอผปฏบตงาน 1.7) Staff_Team

กรอกรายชอทมผปฏบตงาน 1.8) DocumentSet

กรอกรายชอเอกสารทใชในการปฏบตงาน 1.9) Detail

กรอกรายละเอยดงานทปฏบต 1.10) NextDate

เลอกวนทปฏบตงานครงตอไป 1.11) NextLocation

กรอกชอสถานทปฏบตงานครงตอไป 1.12) N_Name

กรอกรายชอลกคาหรอผตดตอดวยในครงตอไป 1.13) N_Objective

กรอกจดประสงคทปฏบตงานครงตอไป

2) เมอกรอกขอมลรายงานผลการปฏบตงานครบแลว คลก Save ระบบจะบนทกรายการและแสดงเปนรายการในหนาแรกของเมน รายงานผลการปฏบตงาน




5.2 การแนบไฟลทเกยวกบการรายงานผลการปฏบตงาน


1) คลกเลอกรายการรายงานการประชมทตองการ แลวคลก ดงรปท 5.3

รปท 5.3 การแนบไฟลผลการปฏบตงาน

2) จากนนจะปรากฏหนาตางส าหรบการ Upload ไฟล ดงรปท 5.4 แลวกด OK

รปท 5.4 หนาตางการ Upload ไฟลผลการปฏบตงาน




บทท 6 การใชงานในสวนของเมน Tracking

เปนเมนส าหรบการบนทกงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย ดงรปท 6.1

รปท 6. 1 หนาแรกของเมน Tracking

6.1 บนทกงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย

บนทกงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย มขนตอนดงน

1) คลก จะปรากฏหนาฟอรมส าหรบบนทก ดงรปท 6.2




รปท 6. 2 ฟอรมบนทกงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย




วธการกรอกขอมลในฟอรม มดงน 1.1) Title

กรอกชองานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย 1.2) Assigned To

กรอกชอภาษาองกฤษของผรบมอบหมายงานแลวคลก เพอยนยน Username หรอ คนหา Username โดยคลก ท าการคนหา Username แลวคลก Add เพอเพม Username ทตองการ คลก OK

1.3) Issue Status เลอกสถานะของงานดงน

Active หมายถง งานทก าลงด าเนนการ Resolved หมายถง งานทด าเนนการแลว Closed หมายถง งานทปดแลว

1.4) Priority เลอกระดบความส าคญของงานดงน

(1) High หมายถง งานทมระดบความส าคญสง (2) Normal หมายถง งานทมระดบความส าคญปานกลาง (3) Low หมายถง งานทมระดบความส าคญต า

1.5) Description กรอกรายงานละเอยดของงานทมอบหมาย

1.6) Category เลอกหมวดหมของงาน หรอถาหมวดหมของงานไมไดอยใน List ใหคลกเลอกท Specify

your own value แลวกรอกชอหมวดหมทตองการ 1.7) Related Issues

ถามงานทมความสมพนธกบงานทก าลงมอบหมาย สามารถเพมรายการได ดงน

1. เลอกรายการงานทตองการดานซาย 2. คลกปม Add > 3. รายงานทเลอกจะมาอยในดานขวา คองานทมความสมพนธกบงานทมอบหมาย




หรอถาตองการลบงานทเลอกในขนตนไปออกจากรายการ ใหเลอกรายการงานดานซายแลวคลกปม < Remove เพอลบรายการงาน

1.8) Comment กรอกหมายเหตเพมเตมส าหรบการมอบหมายงานน

1.9) Due Date เลอกวนทและเวลาทก าหนดสงงานหรอตดตามงานครงตอไป

2) เมอกรอกขอมลงานทมอบหมายครบแลว คลก Save ระบบจะบนทกรายการและแสดงเปนรายการในหนาแรกของเมน Tracking

6.2 การแกไขงานทมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย

การแกไขงานทตองการมอบหมายหรอทไดรบมอบหมาย มขนตอนดงน

1) คลกท ของงานทตองการแกไข แลวเลอก ดงรปท 6.3

รปท 6. 3 เลอกงานทตองการแกไข

2) จากนนจะมหนาฟอรมส าหรบแกไขงานเหมอนกบหนาฟอรมบนทกงาน และเมอแกไขขอมลงานในฟอรมเรยบรอยแลวใหคลกทปม Save

6.3 การเลอกดมมมอง (View) ของงานแบบตางๆ

การเลอกดมมมอง (View) ของงานแบบตางๆ สามารถเลอกดได ดงน 1) คลกท All Issues แลวจะมประเภทมมมอง (View) ใหเลอก ดงรปท 6.4




รปท 6. 4 การเลอกมมมอง (View) ของาน

2) ประเภทมมมอง (View) ของงานมดงน

All Issues จะแสดงงานทงหมดทมอยในระบบ ดงรปท 6.4

My Issues จะแสดงเฉพาะงานทตนเองไดรบมอบหมาย ดงรปท 6.5

รปท 6. 5 มมมอง (View) แบบ My Issues

Active Issues จะแสดงเฉพาะงานทมสถานะเปน Active อย ดงรปท 6.6

รปท 6. 6 มมมอง (View) แบบ Active Issues

Issues Calendar จะแสดงงานแบบปฏทน โดยจะแสดงงานในวนทก าหนดสงงานหรอตดตามครงตอไป ดงรปท 6.7




รปท 6. 7 มมมอง (View) แบบ Issues Calendar

และเมอคลกทเลขวนท จะแสดงตารางงานตามเวลาทก าหนดสงงานของวนทเลอกไว ดงรปท 6.8

รปท 6. 8 ตารางงานในวนทเลอก