© 2004 – 2005 The Project Group GmbH Slide 1 Microsoft Enterprise Project ManagementInfotag am 27. April 2005UnterschleißheimSteffen Reister (Senior Consultant,

© 2004 – 2005 The Project Group GmbH Slide 1

Microsoft Enterprise Project Management

Infotag am 27. April 2005Unterschleißheim

Steffen Reister (Senior Consultant, Autor Microsoft Press)Achim Schmidt-Sibeth (Marketing)Dr. Thomas Henkelmann (Director Consulting)

The Project Group GmbHHauptstr. 8b82008 UnterhachingGermany

Fon: +49 (89) 61 55 93 - 30Fax: +49 (89) 61 55 93 - [email protected]


Agenda 10:00 Begrüßung 10:15 Der Lebensweg eines Projekts in Microsoft EPM

11:00 Pause

11:15 Microsoft EPM bei Texas Instruments:

Erfahrungsbericht über den Aufbau eines Resource Management-Systems in einem multinationalen Unternehmen

(Thomas Huschenbeck, Leiter PMO, Texas Instrumens) 12:30 Mittagessen

13:15 Einbindung der Microsoft EPM in unternehmensweite Prozesse und die Möglichkeiten der Integration von SAP

14:15 Ihre Fragen und unsere Antworten 15:00 Ende der Veranstaltung – Verlosung


Auszug unserer Referenzen Audi (EPM Consulting und Training) ATLAS Elektronik (PSLink, EPM Consulting und Training) BearingPoint/KPMG (EPM Consulting und Training) Bosch Siemens Haushaltsgeräte (EPM Consulting und Training) Cognis Spezialchemie (EPM Consulting und Training) DaimlerChrysler (EPM Consulting und Training) Deutsche Lufthansa (EPM Consulting und Training) Felsomat Industrie-Automation (PSLink, EPM Consulting und Training) Flughafen München Baugesellschaft (BIS, Project Consulting und Training) Gmünder Ersatzkasse (Project Consulting und Training) GE CompuNet (PSLink) Irish Rail (EPM Consulting und Training, PSLink) Israel Aircraft Industries (EPM Consulting und Training, PSLink) Keiper Recaro Fahrzeugsitze (EPM Consulting und Training, PSLink) Kölner Verkehrsbetriebe (PSLink) MAN B&W Diesel (EPM Consulting und Trainings, PSLink) Microsoft (EPM Consulting und Training, Microsoft Project ERP Connector – solution starter) Miele Haushaltsgeräte (PSLink, TeamLink, EPM Consulting und Training) Roche Diagnostics (EPM Consulting und Training) SAP (EPM-SAP Connectivity, EPM Consulting und Training) Siemens Power Generation (EPM Consulting und Training) Siemens VDO Automotive (PSLink, EPM Consulting und Training) T-Systems (EPM Consulting und Training) TechData (EPM Consulting und Training) Texas Instruments (EPM Consulting und Training) …


Unser Profil

The Project Group ist ein Team von Experten.

Experten für Microsoft Project seit dem Jahr 1989 (der Version 1 Beta) allein das Management von TPG besitzt über

50 Mannjahre intensiver Erfahrung in Microsoft Project

Ganz oben mit dabei als einer der führenden Microsoft Premier Project Partner

im deutschsprachigen Raum Mitglied im 20-köpfigen Advisory Council (PAC), dem

internationalen Entwickler-Beratergremium für Microsoft Project

Ein Top Team seit 1998A


Unser Profil (Fortsetzung)

Einzigartige Kombination von Leistungen

Maßstäbe setzende Software als Add-in Produkte zu Microsoft Project für Projektkosten Controlling

Höchste Kompetenz in Enterprise Project Management Consulting / Konzepte Implementierung / Schulung / Wartung / Support

Umfassende Palette an offenen und Firmen-Seminaren Zu Microsoft Project (für Anwender, Entwickler und Admins) Zur Project Management Professional (PMP) Zertifizierung

A


Die Produkte von The Project Group

1. Add-in Produkte zu Microsoft Office Project

PSLink®: weltweit leistungsfähigste bidirektionale Integration von Microsoft Project mit SAP – vielfach im Einsatz und bewährt.

TeamLink: projektübergreifende, asynchrone Abstimmung über Arbeit, Ressourcen und Termine, integriert in Microsoft Project. Weltweit einzigartig.

ResourceLink: Aktualisierung des Microsoft Project Enterprise Resource Pools aus beliebigen Fremd-Systemen (SAP, Navision, Active Directory etc.).

SetHolidays: Automatischer Eintrag von Feiertagen in Outlook und Microsoft Project bis zum Jahr 2049.

A


Die Produkte von The Project Group

2. Projektkosten Controlling Software

PROBIS: Produkt zur Multi-Projekt fähigen, zentralen Überwachung von Kosten für Projektsteuerer und Bauherren – Referenz: z.B. Neue Messe München (Summe z.Zt. mehrere Hundert Mio. €).

BIS: Individuelles, modulares Informationssystem zur Projektüberwachung – Referenz: Flughafen München, Terminal II (Summe z.Zt. mehr als 1,3 Mrd €).

Budget: Einfache Verwaltung von Baukosten mit umfangreichem Berichtswesen – Referenz: z.B. Kanzleramt Berlin (Summe z.Zt. mehr als 2 Mrd €).

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Die Dienstleistungen von The Project Group

1. Enterprise Project Management (EPM) Beratung

Consulting:Branchen-unabhängige Beratung zur optimalen Tool-Unterstützung im modernen, unternehmensweiten Projektmanagement auf Basis von Microsoft Project.

Konzepte:Analyse und Gestalten von Planungs-, Überwachungs- und Reporting-Prozessen. Definition von Standards sowie der jeweils am besten passenden Projektorganisation.

T



2. Enterprise Project Management (EPM) Umsetzung

Implementierung:Einrichten von Microsoft Project (alle Versionen) und Anpassen an die individuellen Erfordernisse. Erweiterungen z.B. im Bereich Berichtswesen und Vorlagenerstellung. Anbinden an die vorhandene Infrastruktur wie z.B. SAP und/oder Datenbanken.

Schulung: Der richtige Start für die Anwender in das neue System.

Wartung / Support:Reibungslose Funktion des implementierten Microsoft EPM Systems durch schnelle Reaktionszeiten.

T



3. Offene Seminare in Microsoft Office Project

Für Einsteiger, Fortgeschrittene und Experten Termine, Kosten und Ressourcen Enterprise Project Management mit Project Server Entwickler-Workshops für Project Programmierer Admin-Workshops für Microsoft EPM Firmenseminare jederzeit auf Anfrage

Sowie

Theorie zum Projektmanagement. Intensiv-Vorbereitung auf die Prüfung zum international anerkannten Project Management Professional (PMP)

PDU-Workshops zur Erhaltung des PMP-StatusT


Der Lebensweg eines Projekts in Microsoft EPM


Erstellen & Verfolgen der Projekte

Projektdokumente, Offene Punkte und Risiken

Integration

Infrastruktur nutzen

Zentrale Speicherung und Auswertung der Projekte und Ressourcen

Teamarbeit

Microsoft Project 2003 - Architektur

ERP Systeme

S


Ein offenes System für Ihren Bedarf!

Austausch von Daten mit externen Systemen Synchronisation der Benutzerkonten und Benutzergruppen

mit dem Active Directory Import von Konten und Adressen aus Adressbuch Datenexport über offene und dokumentierte Datenbank Datenimport über serverbasierte API (SOAP) Datenimport über XML und automatische Verarbeitung

Externe Applikationen zur Synchronisation z.B. mit SAP über PSLink

S


Microsoft Project 2003 - Beteiligte

Teammitglieder

Project Server ermöglichtZugriff & Zusammenarbeit

Portfolio & skillbasiertesRessourcenmanagement

Nutzer

Projekt/Business Manager

Projektmanagement“leicht gemacht”

Microsoft Project 98

Microsoft Project 2000

Microsoft Project 1 – 4.x

Microsoft Project 2002/2003

Quelle: Microsoft

S

Projektleiter


Projektvorlage Strukturen

Organisationseinheiten Kostenstellen Standorte Intern/Extern Skills Generische Ressource Kostensätze

Pflege der Daten zentral oder durch die Organisationseinheit

Einheitliche Methode für die Planung

T


Verzeichnis aller Ressourcen Mitarbeiter: individuelle Kalender, Skills Generische Ressourcen: Platzhalter Material, Arbeitsmittel: beliebige Einheiten Kosten: Pauschalkosten, externe Kosten Übernahme aus

• Datenbank• ERP Systemen• Projekten

Zentrale Pflege durch Systemadministration

Zentraler Ressourcenpool

T


Ressourcenoptimierung Ersetzen generischer Ressourcen durch Mitarbeiter Ersetzen überlasteter Mitarbeiter durch verfügbare

Mitarbeiter Kriterien für Ersetzung

• Skills• Zugehörigkeit zum Projektteam• Verfügbarkeit

Ergebnis ist Vorschlag für nächste Planungsrunde

Anforderung und Einsatz der Mitarbeiter

T


Ressourcen im einzelnen Projekt Zuordnung durch Bildung eines Projektteams Planung auf Phasen/Vorgangsebene

• Kurzfristig: Mitarbeiter• Mittel-/Langfristig: Generische Ressource

Auslastungskontrolle durch Projektleiter• Im einzelnen Projekt / Offline

Detaillierung passend zur Fortschreibung

Ressourcenplanung

T


Offene Punkte Über Windows SharePoint Services 2.0 verwaltet Je Projekt mit Zugriffsregelung

Diskussionsforen Ähnlich Newsgroup je Projekt

Dokumente Ablage in Unterstrukturen je Projekt Volltextindizierung Versionierung, Check-In und Check-Out

Risiken Je Projekt mit Einfluss und Verfolgung der Lösung

Projektkommunikation

S


Zeiterfassung durch alle Mitarbeiter Projektaufwände Abwesenheiten Besprechungen, Schulung usw.

Bearbeiten von Dokumenten Integration in Outlook

Integration der Mitarbeiter

S


Projektfortschreibung

Aktualisierung der Projekte mit Istwerten Leistungsverrechnung in ERP Systemen Nächste Planungsrunde

Projektterminierung Ressourcenoptimierung

S


Auswertungen und Berichte

Teilportfoliobildung Enterprise Codes definieren und einsetzen Ansichten nach Codes strukturieren

Auswertungen Ansichten und berechnete Felder OLAP Auswertungen

T


Und das geht wirklich?

Anwenderbericht

Erfahrungsbericht über den Aufbau eines Resource Management-Systems in einem multinationalen Unternehmen

(Thomas Huschenbeck, Leiter PMO, Texas Instrumens)

S,T


Microsoft Project Infotag, 27. April 2005

Einbindung der Microsoft EPM in unternehmensweite Prozesse und die Möglichkeiten der Integration von SAP

Steffen ReisterDr. Thomas Henkelmann




Microsoft EPM: ein offenes System!

Anpassbar durch Erweiterungen des MSP Clients

• Meilenstein Rollup• Ressourcen Rollup

Erweiterung der Auswertemöglichkeiten• FTE im OLAP Cube

Übernahme der Daten in externe System• Excel als Analysewerkzeug

S


Was bedeutet Integration mit ERP Systemen?

T


Projekte und Kernprozesse

Projekte: Microsoft EPM technology

Kernprozesse: ERP System

Rollen imUnternehmen

Projektleiter, Teams

PMO, Abteilungen

Oberes Management

Kritische Meilensteine, Projekterfolg

Portfolios, Meilensteine, Budgets, zentrale Ressourcenplanung

Risiken, Probleme, Änderungsmanagement etc.

Operatives Projektmanagement,Überwachung

Strategische Sicht Indikatoren, KundenprofitabilitätStrategische Ausrichtung (z.B. SAP CO, FI, BW)

Controlling-Sicht :Budgets, Kostenstellen, Erlöse, EinkaufKundenmanagement(z.B. SAP PS, CO, SD ...)

Projektsicht:, Mitarbeiteraufwand Stückkosten(SAP PS, HR, CATS)

T


Welche Daten sollen ausgetauscht werden?

ERP System

Project Server

Project Client

????Ressourcen, Termine, Arbeit,Kosten, Budgets, Ist-Daten,

Material, Texte … ????

T


Was ist zu beachten?

Rollenbasierter Datenaustausch Wer plant mit welchem Werkzeug? Wer benötigt welche Daten? Wer muss welche Daten liefern? Wer hat Zugriff auf welche Daten?

Prozessbasierter Datenaustausch Wie ist der Übergang vom Vertrieb zum Projekt? Wo werden Projekte zuerst angelegt? Welche Daten sollen bei Phasenübergängen synchronisiert

werden?

T


Was noch…

Welches System ist führend?

Welche Daten werden in welchem System verwaltet?

Wird automatisch oder auf Befehl synchronisiert?

Werden Projekte im jeweils anderen System gesperrt?

…

T


Ressourcenintegration

S


Worum es dabei geht

Aktualisieren des Enterprise Ressourcenpools aus anderen Systemen

Mögliche Quellen SAP HR SAP CO/PS (Kostenstellen/Leistungsarten oder

Arbeitsplätze) Navision PeopleSoft Jedes weitere ERP System Nicht ERP Systeme wie Active Directory

S


Was aktualisiert wird

Neue Ressourcen anlegen Vorhandene Ressourcen anpassen Nicht mehr vorhandene Ressourcen

löschen oder deaktivieren oder ignorieren

Daten Name, Email etc. Kostensätze Struktur Codes (z. B. Skills, Organisationsstruktur)

S


Lösung

TPG ResourceLink Produkt für Administratoren zur Synchronisation des

Enterprise Resource Pools mit fremden Systemen Verschiedene Adapter für Datenbeschaffung aus

Quellsystemen Simulation vor Import ausführliches Logging etc.


Prozessintegration am Beispiel von SAP,SAP Hintergründe

T


Einige Hintergründe zu SAP

SAP R/3 und SAP Enterprise (Core) bestehen aus mehreren Modulen

CO, FI, PS... SAP Enterprise bietet auch die „Enterprise Extensions“

Erweiterungen für Reiseplanung und -abrechnung HR Erweiterungen PLM (Product Life Cycle Management)...

SAP xApps Basiert auf Business Warehouse „Cross functional integration, processes and reporting“ xRPM, xPD, xM&A, Employee Productivity Suite ...

T


SAP PS Modul

Das traditionelle Projekt System in SAP R/3 und SAP Enterprise

Wird in über 3.000 Firmen eingesetzt Vergleichbare Funktionalität zu Microsoft Project Tiefe Integration in andere Module

(CO, HR, FI ...) Adressiert vornehmlich Projekt Manager und Projekt

Controller

T


Zusammenfügen des Puzzles

SAP xRPMManager

Microsoft Project EPM Server

(Abteilungen, Standorte etc.)

SAP R/3 / Enterprise mit PS oder cProjects

(z.B. untersch. Standorte)

PMO,Projektmanager,Team Mitglied

Manager, Controller,Abteilungsleiter

T


Hintergründe und Kunden-Beispiel für die Prozessintegration mit SAP

T


Integration EPM mit SAP – Funktionsübersicht

HR/Arbeitsplätze/Kostenstellen/Leistungsarten Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Enterprise

Ressourcen basierend auf SAP HR Ressourcen oder Arbeitsplätzen oder Kostenstellen/Leistungsarten

Aufbau des RBS im Enterprise Ressourcenpool basierend auf SAP

Update der Stundensätze für jedes Fiskaljahr

Stammdaten (unidirektional)

T


Integration EPM mit SAP – Funktionsübersicht

Microsoft Project mit SAP PS synchron halten Neue Projekte anlegen SAP MSP oder MSP SAP Erstellen und aktualisieren von Projektobjekten in beiden

Richtungen Festlegung eines Objekt and Daten Mappings

Synchronisationsmechanismus (Differenzanalyse, basierend auf den führenden Systemen)

SAP Plausibilitätsprüfung Sperrmechanismus and Konsistenzprüfung

Bewegungsdaten (bidirektional)

T


Server basierte Synchronisation

SAP Server

Öffnen, S

peichern,

Veröffentlic

hen

Microsoft Project Professional + PSLink SE

PSLink Standard Edition (SE) Datenaustausch

SAP Einstellungen und Auswahllis

ten

Synchronisation

Microsoft Project Server + PSLink SE Server Extensions


PSLink 3.0 SE – Die Standard Edition

Detaillierte, regelbasierte, vielfach bewährte Integration Sehr umfangreich anpassbar durch Konfiguration und

Zusatzprogrammierung Für allgemeine Projektmanagement-Aufgaben (z.B. Termin-

und Ressourcenplanung) SAP bezogene Aufgaben (e.g. Kostenplanung) können in

Microsoft Project erfolgen Unterstützt alle Objekte in SAP PS, inkl.

PSP Elemente, Netzpläne, Anordnungsbeziehungen, Netzplanvorgänge

Daten werden jederzeit synchron gehalten auf beiden Seiten.


Synchronisation

SAP Server

Öffnen, S

peichern,

Veröffentlic

hen

Microsoft Project Professional + PSLink SE Client Components

PSLink Controlling Edition (CE) Datenaustausch

Microsoft Project Server

PSLink Server

Daten Aggregation

PSLink Befehle


PSLink 3.0 CE – Die Controlling Edition

SAP dient als Back-end System für das Finanzcontrolling

Projektmanagement-Aufgaben nur mit Microsoft Project

Unterstützt PSP-Elemente und PSP-Meilensteine

PSP-Strukturen werden über die PSP Gliederung oder Gliederungscode-Definition synchronisiert

Für klare Anwendungsfälle

Kosten und Arbeit werden auf PSP-Elemente und Controlling Kennzeichen pro Periode der Fisklajahre verdichtet.

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bei der Einbindung in Microsoft Project


PSLink: Eigenschaften Client- und Server-Lösung

Client-basierte Lösung Manuelles Auslösen des Datentransfers möglich Kontrolle über den Datenaustausch Nutzerabhängige Dokument. der Änderungen in SAP Weniger Aufwand für Administration

Server-basierte Lösung Keine direkte Aktion mit SAP Synchronisation zeitlich steuerbar Weniger Komponenten und Funktionen auf Microsoft

Project Clients

T


Integration EPM mit SAP – PSLink Technologie

Server zu Server oder Client zu Server Kommunikation Middleware COM Add-Ins für Client Funktionalitäten Vorwiegend direkte Aufrufe an das SAP System

(RFC/BAPI)

T




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